Fondsenwerving 2013 – 2017 Stichting Vrienden van Estinea Visie Stichting Vrienden van Estinea gaat actief sponsoren en fondsen werven. De stichting wil op deze wijze direct of indirect zorgprojecten financieel ondersteunen voor cliënten die ondersteuning krijgen bij Estinea en waarvan de gelden niet gesubsidieerd worden. Het gaat daarbij om zorgprojecten ten behoeve van algemeen welzijn, recreatie, ontspanning en educatie voor cliënten.
Doelstelling stichting Vrienden van Estinea De stichting Vrienden van Estinea heeft ten doel cliënten van de te Aalten gevestigde stichting: Estinea (stichting voor Zorg en Dienstverlening aan Mensen met een Verstandelijke Beperking) , verder ook te noemen: Estinea, direct of indirect te ondersteunen middels activiteiten die gericht zijn op het gebied van recreatie, ontspanning, educatie en het algemeen welzijn, waarvoor geen reguliere financiering te verkrijgen is. De ondersteuning kan ook plaats vinden in de vorm van aanschaf en ter beschikking stellen van materialen, hulpmiddelen en dergelijke. Meer in het bijzonder stelt zij zich ten doel: 1. Middelen ter beschikking te stellen en mogelijkheden te creëren ter verbetering van de kwaliteit van het leven van de cliënten. 2. Het verwerven en beheren van middelen (financieel en/of in natura), nodig ter verwezenlijking van haar doelstelling. De stichting beoogt niet het maken van winst. Doelen sponsor en fondsenwerving Over de periode 2013 – 2015 wil Stichting Vrienden van Estinea: 1.
Een geldbedrag á 250.000 euro ter beschikking stellen voor projecten van stichting Estinea.
2.
Een grote groep vaste en doorlopende geef- en sponsorrelaties ontwikkelen t.w.v. € 100.000,- per jaar.
3.
Het bestuur zo versterken dat het representatief is voor en fondsenwervend actief kan zijn in het gehele werkgebied en voor alle onderdelen en locaties van Estinea.
4.
Gemiddeld maximaal 25% kosten maakt over de eerste drie jaar inclusief alle Ontwikkelingskosten.
a.
Waarbij investeringen in evenementen of vaste vrienden over langere tijd (5 of 7 jaar) afgeschreven kunnen worden mits het verloop van vaste geefrelaties dat rechtvaardigt (max 15% verloop per jaar).
Cases for Support 2013 – 2015 Voor de periode 2013-2015 worden de volgende projecten tot een case for support uitgewerkt: 1/ nieuwbouw Slaadreef: interactieve - hydro snoezelruimtes
-
aanlevering 31 oktober
2/ nieuwbouw Slaadreef: inrichting belevingstuin
-
aanlevering 31 oktober
3/ inbreng cases for support (andere regio’s Estinea) in afstemming met Raad van Bestuur Estinea Overige projecten in deze periode worden: 1. Door de Raad van Bestuur van Estinea ingebracht; 2. Door het bestuur van de stichting Vrienden van Estinea beoordeeld op urgentie en haalbaarheid/geschiktheid voor fondsenwerving. Projecten kunnen eenmalig of terugkerend/permanent zijn en voldoen aan de volgende voorwaarden: •
Passend in het strategisch beleid van stichting Estinea;
•
Draagvlak in het verantwoordelijke team;
•
In de aanvragen voor financiële ondersteuning zorgprojecten, moet een vorm van maatschappelijke participatie opgenomen zijn. Er wordt een eigen investering in de vorm van een financiële donatie en of donatie in natura gevraagd, de eigen investering zal maximaal 15% van het gevraagde geldbedrag bedragen.
Strategie 2013 – 2017 De stichting Vrienden van Estinea wil de volgende sponsor en fondsenwervingsactiviteiten opzetten. Hierbij valt te denken aan de volgende activiteiten: 1. Aanschrijven Fondsen die passen bij het case for support project. 2. Sponsoring financieel of in natura. 3. Onderzoeken of er subsidies zijn die aansluiten bij de case for support. 4. Netwerken/ relaties aanspreken en enthousiasmeren tot een bijzondere bijdrage (grote particuliere giften/projectrealisatie), door eveneens gebruik te maken van netwerken van een nog op te richten Comité van Aanbeveling. 5. Uitbreiden van het vriendennetwerk stichting Vrienden van Estinea. 6. Eigen (jaarlijkse) fondsenwervende evenementen/acties en of samenwerkend met anderen (acties derden) die zich willen inzetten voor een case for support van (een locatie van) stichting Estinea.
Organisatie Om in staat te zijn tot deze prestaties richt de stichting Vrienden de volgende organisatie in: 1.
De rol en taken van de bestuursleden worden door het bestuur opnieuw vastgesteld. Uitgangspunt daarbij is dat elk bestuurslid naast de ‘klassieke’ bestuurlijke taken (lange termijn borgen, jaarplan en –jaarrekening goedkeuren etc.) een of enkele bij hem of haar passende fondsenwervende taken op zich neemt, zoals: a.
Het zoeken en contact leggen met regionale familiefondsen en aanvragen helpen voorbereiden en doen;
b.
Het zoeken en contact leggen met ondernemers en vermogende particulieren uit eigen netwerk of het netwerk van intermediaire relaties en het helpen deze mensen te informeren en inspireren tot bijdragen;
c.
De organisatie van eigen fondsenwervende evenementen (wellicht in een apart actiecomité, te versterken met lokale ondernemers), dan wel vaste contactpersoon c.q. eigenaar van een actie die door derden georganiseerd wordt;
d.
Portefeuille Vriendenwerving en relatiebeheer stichting Vrienden van Estinea;
e.
Communicatie & publiciteit, vrije publiciteit: ervoor zorgen dat de fondsenwerving periodiek in het nieuws komt, met eigen communicatiemiddelen en gratis, via de pers;
f.
Relatiebeheer met regiomanagement en medewerkers en geef- en sponsorrelaties in de ‘eigen regio’, o.a. het inbrengen en ‘eigenaar’ zijn in het bestuur van die projecten uit de eigen regio, waarvoor geworven wordt. Duidelijkheid, verwachtingen en veranderende rol van het bestuur van stichting Vrienden van Estinea zal daarmee bekrachtigd worden en naar “buiten” gecommuniceerd worden. Het bestuur zal de komende periode tot aan eind 2013 toegerust worden in het thema “fondsenwerven”. Mogelijk dat er ook afspraken gemaakt worden m.b.t. mediatraining en het fondsenwerven. De coördinator zal de bestuursleden eveneens ondersteunen daar waar dit nodig geacht wordt en hij zal gevraagd en ongevraagd advies geven. Een extern deskundige zal de coördinator coachen in zijn nieuwe functie m.b.t. het sponsor en fondsenwerven.
2.
De Raad van Bestuur van Estinea heeft een bestuurlijke, adviserende én fondsenwervende rol/ taak binnen het bestuur van Stichting Vrienden van Estinea, om daarmee ook het netwerk van Estinea zelf effectiever te kunnen benaderen, meer gezamenlijk momentum als bestuur te kunnen genereren en de vereiste betrokkenheid van management en medewerkers te genereren, sneller besluiten te kunnen nemen (over projecten, investeringen, inzet van mensen en middelen in de fondsenwerving etc.).
3.
Organisatie van de uitvoering, en ondersteuning van het bestuur en individuele leden bij alle fondsenwervend en taken waar het kan, wordt geleverd door Estinea: a.
Coördinator sponsor fondsenwerving, voorlopig 2 dagen per week;
b.
Secretariaat/vaste bereikbaarheid;
c.
Per groot project blijft de Regiomanager Estinea verantwoordelijk, als lid van het interne fondsenwervingsteam; II.
Tijdig uitwerken van projecten in vereiste mate van detail en kosten
II.
Up to date houden van die informatie
III. Aanleveren illustratiemateriaal IV. Besteding van ontvangen gelden conform ingediende projectplannen d. Tijdelijk en gedoseerd wordt extern advies ingewonnen om de nieuwe aanpak doelmatig en efficiënt op te zetten en de vereiste expertise over te dragen
Financiële organisatie & begroting 2013 - 2017 Voortaan hanteert stichting Vrienden van Estinea de volgende uitgangspunten voor de financiering van projecten, activiteiten sponsor en fondsenwerving t.b.v. cases for support die door Estinea zijn voorgedragen: 1.
De geaccordeerde voorgenomen grote projecten (> €100.000) zijn opgenomen in het jaarplan van stichting Vrienden van Estinea;
2.
Aanvaarden grote projecten eventueel pas na haalbaarheidsstudie;
3.
Sponsors en gevers kunnen geoormerkt en ongeoormerkt geven; een administratiesysteem wordt daarvoor opgezet;
4.
Personele kosten (staf fondsenwerving en secretariaat) worden in de regel door Stichting Vrienden van Estinea afgedekt;
5.
Materiele kosten fondsenwerving worden door de stichting Vrienden gedragen op basis van offerte en goedkeuring vooraf door het bestuur.
De meerjaren begroting vindt u in de bijlage. 2014 – 2015, in 1e instantie Stichting Vrienden van Estinea wil voor de sponsor en fondsen acties alle mogelijke “instrumenten” inzetten om de door hen vastgestelde doelen voor sponsor en fondsenwerving te behalen. Per case for support wordt de inzet van deze “instrumenten” overwogen om een passende sponsor en fondsenwervingsstrategie te bepalen. Zo zal als eerste een doelgroepenlijst gemaakt worden wie benaderd gaan worden voor sponsoring en fondsenwerving. Doelgroepen zijn: -
Cliënten (incl. oud cliënten);
-
Familie (incl. oud familieleden);
-
Belangenbehartigers van cliënten;
-
Buurt;
-
Gemeente;
-
Leveranciers;
-
Medewerkers (incl. oud medewerkers);
-
Vrijwilligers (incl. oud vrijwilligers);
-
Bezoekers;
-
Huidige en potentiële sponsoren;
-
Fondsen;
-
Vrienden van Estinea (incl. oude vrienden van Estinea);
Aanpak Vrienden van Estinea werft jaarlijks voor een of meer eenmalige of doorlopende projecten of activiteiten. Per project beoordeelt het bestuur of zij (deels) uit algemene, ongeoormerkte opbrengsten gedekt wordt, of (deels) uit speciaal voor dat project te werven eenmalige projectbijdragen.
Haalbaarheid Grote projecten willen we vooraf op haalbaarheid toetsen. De steunwaardigheid c.q. haalbaarheid van een project is op verschillende manieren te toetsen, zoals: •
Marktonderzoek;
•
Brainstormsessie met onafhankelijke “derden”;
•
Netwerk raadplegen (interviews);
•
Concurrentie analyse;
In 2e instantie Als verschillende cases for support in gang zijn gezet, wordt in 2014 gestart met een voorlichtings/informatiecampagne met als thema “testamentair toekennen van legaat aan stichting Vrienden van Estinea”.
Relatiebeheer Een belangrijke factor voor succes wordt ons vermogen om de relatie met sponsors en vrienden die we werven, goed te onderhouden. Een aantal relaties zal gezien het belang en de vereiste status primair door bestuursleden moeten worden onderhouden. De fondsenwerver zorgt voor de coördinatie en organisatie van relatiebeheer waar mogelijk (nieuwsbrief, vriendendagen, bijhouden dossiers belangrijke relaties, persoonlijke attenties). Ten behoeve van dat relatiebeheer wordt een relatiebeheersysteem ingericht en gebruikt waarmee we aanvankelijk de meest elementaire zaken kunnen bijhouden en regelen (bedankbrieven koppelen, incasso, relevante persoonlijke informatie opslaan, status van de gift (van toezegging tot incasso etc.) en dat kan meegroeien naarmate we behoefte hebben aan meer vermogen. Estinea zal een CRM database daarvoor beschikbaar stellen.
Tijdsplanning Zie bijlage – tijdsplanning.
Acties 2013 1. Concept beleidsplan 2013 – 2015
oktober 2013
2. Uitwerken case for support locatie Slaadreef
oktober 2013
3. Inventariseren & prioriteren overige projecten 2013 – 2015
november 2013
4. Marktanalyse, netwerken bestuursleden, interne stakeholders , andere doelgroepen per project (fondsen, projectsubsidie, lokale gemeenschap)
oktober 2013
5. Onderzoek haalbaarheid (panels & interviews, intern en extern); case for support Slaadreef
oktober 2013
6. Strategie fondsenwerving ( netwerkwerving vs. vriendenwerving – acties/evenementen zelf of samen met derden organiseren) vaststelling 7. Start eerste fondsenwervende acties vanaf januari 2014
oktober 2013 januari 2014
Communicatie en publiciteit Feitelijke bekendheid van mensen in ons adherent gebied met de extra projecten die we wensen en waarvoor we willen gaan werven, is eerst noodzakelijk voordat we sowieso gaan werven. In overleg met de medewerker Communicatie wordt daarom nog een publiciteits- en communicatieplan uitgewerkt, dat bijvoorbeeld de volgende onderdelen kan bevatten: 1. Update website – gekoppeld aan bijv. een eigen Blogg, You Tube, Twitter en of Facebook; 2. Nieuwsbrief 3x per jaar – (ontwikkeling digitale nieuwsbrief te koppelen aan website); 3. Kranten regionaal en of landelijk; 4. Radio – TV – regionaal en of landelijk; 5. Media – NRW – Duitsland (Euregio); Uitgangspunt is in principe het bereiken en interacteren met de oudere doelgroep (vanaf 40 of 50 jaar, omdat jongere mensen in de regel nog weinig of niet geven. Uiteraard wordt er ook aandacht besteed aan de interne communicatie om cliënten, medewerkers, MT en OR op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
Evaluatie Evaluatie vindt plaats aan de hand van jaarplannen en kwartaalrapportages, aangeleverd door de coördinator.
Organogram Voorzitter SVvE.
RvB Estinea
Comité aanbevelingen
Estinea Coördinator Secretariaat/PR.
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Actiecomité PR& Communicatie
Commissie vriendenwerven / evenementen
Commissie fondsenwerven/ sponsoring
Commissie netwerken / giften/ nalatenschap
