Flint Group - Gedragscode

Flint Group - Gedragscode

Contents:

Section 2.

Naleving van de Gedragscode en de Wetgeving .....................................6

Section 3.

Bedrijfsethiek ......................................................................................8

Section 4.

Veiligheid, Gezondheid en Milieu ...........................................................9

Section 5.

Werkomstandigheden ..........................................................................10

Section 6.

Vertrouwelijke Informatie .....................................................................11

Section 7.

Belangenconflicten .............................................................................12

Flint Group

Section 8.

Omkoping en Corruptie .......................................................................13

Het doel van deze Gedragscode is het vastleggen van de algemene normen binnen Flint Group rond ethisch en juridisch gedrag. Deze Code regelt de handelingen en werkrelaties van werknemers, kaderleden en directieleden van Flint Group,1 met huidige en potentiële klanten, leveranciers, distributeurs, agenten, concurrenten, overheden en autonome organisaties, de media en alle anderen waarmee Flint Group contact heeft.

Section 9.

Witwassen van geld ............................................................................15

Section 10.

Fraude en Illegale Praktijken ...............................................................15

Section 11.

Handelscontrole .................................................................................16

Section 12.

Antitrust- en Concurrentiewetgeving .....................................................17

Section 13.

Officiëel Onderzoek .............................................................................17

Section 14.

Politieke Betrokkenheid ...................................................................... 18

Section 15.

Registratie van Transacties en Gegevens van Flint Group .....................18

Flint Group - Code of Conduct Dit document is een aangepaste versie van Code of Conduct Flint Group gepubliceerd november 2014 die kan worden gevonden op:

Section 16.

Gebruik van bedrijfsmiddelen van Flint Group ......................................19

Section 17.

Internet en E-Mail .............................................................................. 19

www.flintgrp.com/en/Codeofconduct.php

Section 18.

Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen ................................. 20

Section 19.

Toepassing en Verklaring van Afstand van deze Gedragscode ............... 22

Section 20.

Flint Group: Beleid voor de Waarborging van de Integriteit .....................24

schutblad: Members of Flint Group’s Print Media Europe Chemical Products Division, Irlam, UK.

2

Flint Group: Code of Conduct

Antoine Fady - CEO, Flint Group

“Dank dat u de tijd neemt om de Gedragscode van Flint Group volledig te lezen.” Dit document maakt bijzonder duidelijk welke hoge ethische normen wij onszelf dagelijks opleggen bij het zakendoen. Het verklaart ons engagement om te handelen volgens de wet en in overeenstemming met onze principes van eerlijkheid en integriteit. Het geeft ook de informatie die we nodig hebben om op veilige wijze zakelijk gedrag te onthullen dat deze richtlijnen niet naleeft. Deze Gedragscode geldt voor ons allen - werknemers, partners, leveranciers, distributeurs en agenten - ieder die werkt voor, met of in naam van Flint Group. We maken deze reis samen. Wij zijn trouw aan de principes van correct handelen en dat maakt het verschil in ons zelfrespect, het welzijn van onze gemeenschappen en ons succes op lange termijn. Hoogachtend,

Antoine Fady CEO


3

Antoine Fady - CEO Flint Group

Flint Group: Mission and Guiding Principles

Missie De Missie van Flint Group is de best presterende leverancier te worden voor de grafische- en verpakkingsindustrie, zoals ervaren door onze klanten, aandeelhouders en werknemers. Dit willen wij bereiken door ons vermogen om uitzonderlijke prestaties te leveren, alsook een constante kwaliteit en coninue innovatie voor klanten over de hele wereld. Waarde scheppen voor klanten, werknemers en aandeelhouders

Klanten

Werknemers

Integriteit

Continue verbetering

Leiderschap, teamwerk

4


Introductie:

Flint Group staat voor ethisch zakendoen, persoonlijke integriteit en het naleven van de Gedragscode (“Code of Conduct”) en alle wetten die van toepassing zijn voor Flint Group in alle landen waarin de groep actief is. Flint Group heeft de reputatie verantwoordelijk te handelen, wat een cruciale rol speelt in ons succes als bedrijf. Onze reputatie is gebaseerd op onze vijf leidende beginselen, die de essentie van ons handelen en zakendoen definiëren:

Elk van ons heeft de verantwoordelijkheid om van Flint Group een goede, succesvolle en eerbare werkplek te maken.

- Onze klanten staan steeds in het middelpunt bij alles wat we doen; - Iedereen draagt bij tot ons succes; - Onze integriteit is onaantastbaar; - Voortdurende verbetering drijft onze prestaties en steunt onze ambitie om excellentie te bereiken; en - Leiderschap en teamwork zijn noodzakelijke voorwaarden om onze doelstellingen te bereiken. Deze waarden komen tot uitdrukking in de principes en gedragsregels die te vinden zijn in onze Gedragscode. Ze definiëren de wijze waarop we economische, sociale, veiligheidsen milieuaspecten van onze wereldwijde organisatie beheren. Deze Gedragscode wordt aangevuld met meer gedetailleerde beleidslijnen en procedures over specifieke domeinen van compliance.


5

Flint Group - Costa Rica

Section 2: Naleving van de Gedragscode en de Wetgeving

Elk van ons heeft de verantwoordelijkheid op integere wijze te werken als we handelen in naam van Flint Group. In elke land waarin Flint Group actief is, wordt van werknemers verwacht dat zij bekend zijn met de wetten, regels en bepalingen die van toepassing zijn op onze specifieke rol en verantwoordelijkheden—het niet kennen van de wet is geen aanvaardbare reden voor nietnaleving ervan. Werknemers worden geacht de wetgeving, deze Gedragscode en de beleidslijnen en beleidsregels die van toepassing zijn op hun taken en verantwoordelijkheden, na te leven. Bovendien hebben werknemers in leidinggevende functies een bijzondere verantwoordelijkheid in het leiden door het voorbeeld te geven in opperste integriteit. Zij dienen zich ervan te vergewissen dat werknemers onder hun toezicht training krijgen in en zich bewust zijn van deze Gedragscode, en deze ook naleven. Mocht u weet hebben van enig gedrag dat in overtreding lijkt te zijn met de wet, deze Gedragscode of de beleidslijnen en normen van Flint Group, dan is het uw verantwoordelijkheid om dit te rapporteren via één van de rapporteringsmechanismes beschreven in Artikel 18, Ethisch Advies en Rapportering van Schendingen. Als u niet zeker weet wat u in een bepaalde situatie te doen staat, lees dan het relevante deel van deze Gedragscode, praat met uw manager of, als u hieraan de voorkeur geeft, neem contact op met één van de andere contactpersonen in dit document.

“Als uw actie voorpaginanieuws zou zijn, zou u dat trots maken? Dat is meestal een goede barometer om te weten of gedrag gepast is of niet.” Antoine Fady, CEO Flint Group

Flint Group zal alle schendingen van deze Gedragscode als ernstig beschouwen, ongeacht hoe klein of onbeduidend de schending lijkt. Alle vermeende schendingen of overtredingen zullen direct worden onderzocht, en bewezen schending kan ernstige disciplinaire gevolgen hebben, inclusief beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Bovendien kan het contract van Derden die deze Gedragscode niet respecteren worden beëindigd of niet verlengd. Indien Flint Group bepaalt dat de schending van deze Gedragscode ook een schending van de wetgeving kan zijn, zal de zaak worden onderzocht en, waar toepasselijk, doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten. Onze Gedragscode is geen contract. Hieraan kan geen specifiek recht op tewerkstelling worden ontleend noch garandeert het tewerkstelling voor een bepaalde tijd. Flint Group respecteert en steunt de geest van het 'Global Compact'-initiatief van de Verenigde Naties

http://www.unglobalcompact.org Dirk Wollenweber - Operations Manager, Packaging and Narrow Web, Germany

6


Het is belangrijk dat we voortdurend ons eigen handelen en gedrag in vraag stellen - stel uzelf de volgende vragen:

- Gedroeg ik me in overeenstemming met onze waarden? - Leefde ik de Gedragscode en de Wetgeving na? - Als dit verhaal in de krant zou verschijnen, zou ik me prettig voelen bij de beslissing die ik nam? - Voelt dit aan als de juiste manier om dingen te doen? - Zou ik trots zijn op de manier waarop we ons in deze situatie hebben gedragen? - Hoe zou ik me voelen als de rollen omgedraaid waren en ik aan dit gedrag zou worden blootgesteld? - Is de beslissing die ik nam fair, professioneel en gebaseerd op feiten? - Heeft mijn beslissing een negatieve of nadelige impact op een ander persoon zonder geldige en redelijke reden? - Liet ik mijn persoonlijk belang of oordeel invloed uitoefenen op mijn gedrag? Flint Group: Code of Conduct

7

Alfred Karow - Application Technology, Flexographic Products, Germany

Section 3: Bedrijfsethiek

Er wordt van alle werknemers en Derden van Flint Group verwacht dat ze, naast naleving van de wetgeving, zich houden aan hoge normen voor bedrijfsethiek en persoonlijke ethiek bij het uitvoeren van de hun toegewezen taken en verantwoordelijkheden. Dit vereist eerlijkheid, integriteit en verstandig beoordelingsvermogen in alle aspecten van de omgang met andere werknemers van Flint Group, het publiek, de bedrijfsgemeenschap, klanten, leveranciers en overheids- en wetgevende instanties.

Goed ethisch gedrag gaat verder dan wat door de wetgeving is voorgeschreven. Het is het beleid van Flint Group om ervoor te zorgen dat de bedrijven in alle landen waar de groep actief is, voldoen aan de hoogste ethische normen, zodat de integriteit en eerlijkheid van Flint Group en de kaderleden en werknemers buiten twijfel staan.

“Doe altijd het goede” Bill Miller, Print Media President, beëindigt zijn management meetings en Town Hall sessies met de belangrijkste woorden voor elke werknemer van Flint Group.

Bill Miller President Print Media Transatlantic

8


Section 4: Veiligheid, Gezondheid en Milieu

Flint Group wil haar activiteiten uitvoeren volgens alle geldende veiligheidsen milieuwetgeving, evenals alle wetgeving en regelgeving voor de werkplek, zodat de veiligheid en gezondheid van de werknemers en de bescherming van het milieu op de beste manier worden gewaarborgd. Daarom verwacht Flint Group van alle werknemers dat ze hun uiterste best doen om de letter en geest van deze wetgevingen en verordeningen na te leven, evenals de volgende essentiële elementen van het Beleid voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu van het bedrijf in acht te nemen:

Wij verwachten dat elke werknemer verantwoordelijk is voor zijn of haar eigen veiligheid, en zich op veilige wijze gedraagt. Bovendien verzoeken we dat werknemers hun collega's onmiddellijk aanspreken als zij iemand onveilig zien handelen. Nul letsels op de werkvloer is een fundamentele doelstelling van Flint Group. Voor alle werkactiviteiten hanteren we deze regels als leidende beginselen bij het overwegen van nieuwe of bestaande werkprocessen en productontwerp en -ontwikkeling. Flint Group wil al zijn werknemers een veilige werkomgeving bezorgen. Wij verschaffen de noodzakelijke tools en training om er voor te zorgen dat werknemers hun werk kunnen uitvoeren en op veilige wijze zaken kunnen doen. Wij zullen alle lokale van toepassing zijnde regels, wetten en bepalingen naleven, of de standaardvereisten van Flint Group volgen, afhankelijk van welke bepalingen verregaander zijn. Proactieve tools en technieken zullen hiervoor worden ingezet, ook bij het anticiperen op wetgeving die kan resulteren in nieuwe regelgeving. Flint Group werkt enkel met leveranciers van materialen en contractors die over de geschikte reglementaire goedkeuring beschikken. We verwachten van onze leveranciers en contractors dat zij onze opinie delen aangaande veiligheid op de werkvloer en milieubescherming. Flint Group streeft naar vermindering van vervuiling door lozingen en uitstoot. We besparen actief energie tijdens de levensduur van onze producten.

Een sterke veiligheidscultuur onstaat uit vele wortels. Training, meting, dagelijkse focus en zelfs wat humor werken allemaal samen om veiligheidsprogramma's om te vormen tot een veiligheidscultuur.

Bovendien gebruiken we Veiligheids-, Gezondheids- en Milieugegevens om onze werknemers en klanten correct te informeren door het gebruik van goedgekeurde labels en Veiligheidsdocumenten.


9

Michael Tucker - Laboratory Technician, Print Media North America, Atlanta - USA

Section 5: Werkomstandigheden

A. Dwangarbeid Flint Group veroordeelt dwangarbeid en voldoet aan de betreffende wetgevingen van alle landen waarin het werkzaam is.

B. Kinderarbeid Flint Group erkent de rechten van elk kind op bescherming tegen economische uitbuiting en voldoet wat betreft de minimumleeftijd van personeel aan de wetgevingen van alle landen waarin het werkzaam is. Verder voldoet Flint Group te allen tijde aan de VN Verklaring van de Rechten van het Kind.

http://www.unicef.org/lac/spbarbados/Legal/global/General/declaration_child1959.pdf

C. Anti-Discriminatie Flint Group erkent de waardigheid van alle werknemers en het recht op een werkplek die vrij is van pesterij, misbruik of lijfstraffen. Beslissingen over indienstname, salaris, bonussen, promoties, beëindiging of pensioen zijn gebaseerd op de bekwaamheden van de werknemer om het werk uit te voeren. Flint Group discrimineert niet op basis van eigenschappen die door de geldende wetgeving worden beschermd maar zal altijd, indien deze handelingen niet vallen onder of worden voorzien door geldende wetgeving, zorgen dat geen discriminatie bestaat op basis van ras, geloof, handicap, geslacht, huwelijkse status of moederschap, religieuze of politieke standpunten, leeftijd of seksuele geaardheid.

D. Arbeidsrecht en Minimum Beleidsnormen Flint Group voldoet aan alle geldende arbeidswetgeving, verordeningen en bedrijfsnormen in alle landen waarin we werkgelegenheid verschaffen. De werknemers van Flint Group ontvangen redelijke lonen voor de diensten die ze verlenen. Flint Group verwacht dat nergens ter wereld werknemers lijden onder enige vorm van pesterij, intimidatie, respectloze behandeling, bedreigende werkomgevingen, enz.

E. UN Universal Declaration of Human Rights Flint Group respecteert en steunt de geest van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN

http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml (L-R) Xintong Lu, Lead Scientist and Ayesha Syed R&D Technician - Chemical Products Division, Batavia, USA

10


Section 6: Vertrouwelijke Informatie

Flint Group ziet bedrijfseigen informatie als een belangrijk bezit in de bedrijfsvoering en verbiedt onbevoegd gebruik of onthulling van deze informatie. Flint Group ontvangt soms vertrouwelijke informatie van andere bedrijven, onder een Geheimhoudingsverklaring. Werknemers dienen deze informatie te beschermen zoals in de Geheimhoudingsverklaring overeen gekomen is. Flint Group respecteert de rechten van andere bedrijven wat betreft hun bedrijfseigen informatie en eist dat werknemers volledig voldoen aan zowel de geest als de letter van de geldende wetgevingen en verordeningen die dit soort rechten beschermen.

Alle niet-openbare informatie betreffende Flint Group of haar bedrijven, werknemers, klanten en leveranciers is vertrouwelijk. Vertrouwelijke informatie wordt toevertrouwd aan de werknemers, kaderleden en directeuren van Flint Group. Dit soort informatie mag alleen worden gebruikt voor het bedoelde zakelijke gebruik. Vertrouwelijke informatie mag niet worden gedeeld met personen buiten Flint Group, inclusief familie en vrienden, of met andere werknemers die de informatie niet nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Werknemers van Flint Group kan worden gevraagd specifieke geheimhoudingsverklaringen te ondertekenen tijdens hun tewerkstelling bij Flint Group, waarbij de volgende niet-limitatieve lijst van vertrouwelijke informatie richtlijnen kan verstrekken, maar niet definitief is wat betreft inhoud of reikwijdte. De werknemers van Flint Group blijven, binnen de grenzen van de geldende wetgeving of jurisdictie, verplicht om alle informatie vertrouwelijk te houden, zelfs na beëindiging van hun tewerkstelling bij Flint Group.

Wat als...

Hieronder volgt een niet-limitatieve lijst van vertrouwelijke informatie: - De huidige en voorspelde handelsresultaten van Flint Group voordat ze door het bedrijf in het openbare domein bekend zijn gemaakt. - Handelsgeheimen, inclusief zakelijke of technische informatie, zoals formules, programma's, methodes, processen, technieken, compilaties of informatie die van waarde is omdat ze niet algemeen bekend is. - Alle rechten op een uitvinding of een proces dat door een werknemer ontwikkeld is met behulp van faciliteiten van Flint Group of informatie van handelsgeheimen resulterend uit werk voor Flint Group, of gerelateerd aan de bedrijfsvoering van Flint Group. - Klantgegevens, offertes en prijzen en voorwaarden. - Leveranciersgegevens, offertes en prijzen en voorwaarden. - Productieprocessen, capaciteiten en uitvoer. - Geheime informatie zoals klantenlijsten en vertrouwelijke informatie van klanten. - Alle publieke en mediacommunicaties met betrekking tot Flint Group (andere dan loutere handelsmededelingen) moeten vooraf worden goedgekeurd door de Chief Executive Officer.


11

Vraag: Tijdens een recent project had ik toegang tot informatie die vertrouwelijk leek. Naar mijn mening zou Flint Group er baat bij hebben dit met onze klanten te delen. Wat kan ik doen? Antwoord: Vraag het eerst steeds aan degene die de informatie oorspronkelijk met u deelde. Misschien stemmen ze erin toe om de klanten die u heeft aangeduid, te informeren. Als dat niet het geval is, houdt u de informatie vertrouwelijk, zoals gevraagd. Er kunnen moeilijkheden zijn waarvan u zich niet bewust bent, of bijkomende redenen voor de vertrouwelijkheid of misschien gewoon een verschil van mening. In dit geval is het uw taak om de vertrouwelijkheidsrichtlijnen te volgen van diegenen die belast zijn met het nemen van de uiteindelijke beslissing.

Christine Viklund - HR Director, Global Flexographic Products and Corporate Functions

Section 7: Belangenconflicten

Belangenconflicten kunnen potentieel schade toebrengen aan klantenrelaties en aan de reputatie van Flint Group, of Flint Group blootstellen aan juridische gevolgen. Communicatie en waakzaamheid zijn dan ook noodzakelijk om ervoor te zorgen dat u zichzelf niet in een situatie brengt waarbij uw persoonlijke belangen of relaties in conflict komen met de onze of die van onze klanten. U dient professioneel, onbevooroordeeld en onpartijdig te zijn als u ons vertegenwoordigt en met onze klanten werkt. Het is van belang dat zelfs de schijn van een belangenconflict wordt vermeden. De beslissingen die u neemt mogen niet zijn beïnvloed, of lijken te zijn beïnvloed, door enige persoonlijke opportuniteiten of relaties, potentieel financieel voordeel of enig ander voordeel voor uzelf of een derde, met inbegrip van een vriend, een familielid of een zakenpartner. Belangenconflicten kunnen onder andere zijn: - werk of tewerkstelling buiten de groep; - een zakenrelatie buiten de groep met, of interesse in, een klant of een concurrent;

Wij hebben allemaal de plicht melding te maken en helemaal eerlijk te zijn. Meer informatie over hoe u uw bekommernissen kunt melden vindt u op pagina 20 van deze brochure...

Tang Tie, TS Technician - Narrow Web, Guangzhou, China

- een zakenrelatie namens Flint Group met een persoon die een familielid of een persoonlijke vriend is, of met een bedrijf dat door zo'n persoon wordt beheerd; - een positie waarin u invloed of controle hebt op de verloning van een persoon die een familielid of een levenspartner is; of - het aanvaarden van persoonlijk voordeel, dat meer is dan een bescheiden geschenk of entertainment, van een persoon of organisatie die handelt of verwacht te handelen met Flint Group in een zakelijke transactie. Werknemers zijn altijd verplicht om aan hun superieuren situaties te melden waarin de mogelijkheid van een conflict of belangenverstrengeling tussen de werknemer en Flint Group bestaat. Het onthullen van mogelijke conflicten door een voorafgaande melding aan de manager/supervisor van de werknemer is de sleutel tot volledige naleving van deze Gedragscode.

12


Section 8: Omkoping en Corruptie Elke werknemer, directielid, kaderlid, Derde of elke andere persoon die handelt voor of in naam van Flint Group heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat Flint Group niet betrokken is in corrupte activiteiten. Deze verantwoordelijkheid is ook van toepassing op al onze zakelijke transacties over de hele wereld, ongeacht de gebruikelijke of vereiste lokale praktijken. Flint Group voert een expliciet verbod op omkoping en corruptie in elke vorm, rechtstreeks of onrechtstreeks, in onze contacten in alle delen van de wereld waar we actief zijn. Dit is van toepassing op alle werknemers, zakenpartners en Derden van Flint Group die handelen met anderen in naam van Flint Group. Flint Group verbiedt specifiek elk aanbod, belofte, geschenk of toestemming tot betaling of ander voordeel of gunst—rechtstreeks of onrechtstreeks—aan:

Een overheidsfunctionaris voor het (proberen) beïnvloeden van elke actie of beslissing om zakelijk voordeel te krijgen of te houden voor Flint Group of; Ieder ander met het doel om die persoon, of elke andere persoon, te (proberen) brengen tot het niet correct uitvoeren van hun taak of te belonen voor de niet correcte uitvoering. Een “overheidsfunctionaris” is elke amtenaar of werknemer van een overheid overal ter wereld, op elk niveau; entiteiten die tot een overheid behoren of door hen worden gecontroleerd, zoals universiteiten of nutsbedrijven; politieke partijen; of publieke internationale organisaties zoals het Rode Kruis. Ongeacht de lokale praktijken, staat Flint Group in geen geval de betaling toe van "steekpenningen"—dit zijn betalingen aan een overheidsfunctionaris voor routinematige overheidsacties (zoals het verwerken van documenten, het verkrijgen van vergunningen, enz.) om een versnelde uitvoering te verkrijgen van hun taken, (een actie die zij sowieso dienen te verrichten). Onder “steekpenningen” vallen niet de betaling van sommen die zijn vastgelegd door een lokale wet voor de betaling aan lokale overheden. We dienen er ons ook bewust van te zijn dat commerciële akkoorden, zoals overeenkomsten met adviseurs of commissies, en giften aan liefdadige instellingen, potentieel kunnen worden gebruikt als een dekmantel voor omkoping. Alle akkoorden met Derden en liefdadige bijdragen dienen het beleid van Flint Group te volgen. Flint Group stimuleert een open en onmiddellijke melding van elke poging tot, vermoeden van of feitelijke schending van de bepalingen van deze Gedragscode. Niemand mag feitelijke omkoping, poging tot omkoping of signalen die omkoping suggereren, door de vingers zien.


13

Met meer dan 6.000 werknemers in 40 landen, meer dan 1.000 distributeurs en agenten en meer dan 22.000 leveranciers, moeten we ervoor zorgen dat het gedrag in alle locaties, bedrijven en culturen de algemene normen van Flint Group volgt.

Dan Xu - Quality Control Laboratory Technician, Shanghai Pigments Plant, China

Omkoping en Corruptie

A. Commerciële Omkoping Het aanbieden, maken, vragen om of ontvangen van betalingen of betalingen in natura (giften, gunsten, enz.) voor beïnvloeding van personen voor het verwerven van zakelijke mogelijkheden voor Flint Group of voor het nemen van een zakelijke beslissing ten gunste van Flint Group of met de bedoeling dat een actie dientengevolge onjuist uitgevoerd wordt, wordt door Flint Group niet getolereerd.

Het doel van Flint Group is het wedijveren op de markt op basis van superieure producten, diensten en competitieve prijzen. Commerciële omkoping met als doel de continuering van bestaande zakelijke betrekkingen of het verwerven van nieuwe zakelijke mogelijkheden wordt niet geaccepteerd en is in alle gevallen verboden. Dit soort handelingen is in strijd met de bepalingen van deze Gedragscode en kan in strijd zijn met de geldende wetgeving, waardoor de werknemer mogelijk een boete en/of inhechtenisneming tegemoet ziet. Deze bepalingen verbieden niet dat kortingen of bonussen worden toegekend aan klanten volgens de gangbare sectoriële afspraken, noch dat financiële regelingen worden getroffen met juridische entiteiten of de eigenaars van deze entiteiten, volgens de gangbare sectoriële afspraken.

B. Geschenken, Entertainment en Sponsoring

Wat als... Vraag: Een belangrijke leverancier bood me een gratis uitnodiging aan voor een groot sportevenement. De meeste toeschouwers moeten hun ticket kopen. Dit lijkt een onschuldig geschenk. Mag ik dit evenement bijwonen? Antwoord: Als u het gevoel heeft dat de uitnodiging een beloning of aansporing is voor een voorkeursbehandeling, moet u deze afwijzen. Bescheiden en occasionele geschenken en entertainment zijn aanvaardbaar als ze worden aangeboden zonder de intentie u of het bedrijf te beïnvloeden. Deze situatie moet geval per geval worden beoordeeld. Bij de geringste twijfel, spreekt u met uw manager of de juridische afdeling om ervoor te zorgen dat uw beslissing in lijn is met de richtlijnen van Flint Group.

(L-R) Ron Yarbrough, Product Development Engineer, Anthony Wilson - Department Manager, Transfer Media Division - Asheville, USA

Gekregen en gegeven geschenken en entertainment als beloning of aansporing voor een voorkeursbehandeling zijn niet toegestaan. In bepaalde gevallen is het geven en ontvangen van bescheiden geschenken en entertainment aanvaardbaar. Een zakenlunch kan bijvoorbeeld een ontspannen manier zijn om informatie uit te wisselen. Niettemin kan dit, afhankelijk van het volume, de frequentie en de omstandigheden waarin het plaatsvindt, beschouwd worden als omkoperij, politieke betaling of onrechtmatige invloed. De belangrijkste test hierbij is de vraag of geschenken of entertainment de intentie kunnen hebben of redelijkerwijs kunnen worden geïnterpreteerd als een beloning voor of aansporing tot het verkrijgen van een gunst of voorkeursbehandeling. Als het antwoord ja is, zijn deze verboden volgens het beleid van Flint Group. Het uitwisselen van geschenken en entertainment, met inbegrip van de betaling van reiskosten, en alle sponsorovereenkomsten, moeten in overeenstemming zijn met het beleid van Flint Group. Geschenken, met inbegrip van elke vorm van gastvrijheid, mogen niet rechtstreeks of onrechtstreeks worden gegeven aan overheidsfunctionarissen zonder de voorafgaande goedkeuring van het Legal Department van Flint Group. Diensten en gunsten, met inbegrip van het geven van geld, reizen of andere voordelen mogen in geen enkel geval, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, aan overheidsfunctionarissen worden gegeven.

Hou te allen tijde de integriteit in gedachten—weten we zeker dat we hebben gehandeld op een manier die stand houdt bij onderzoek naar de geschenken of gastvrijheid die we hebben gegeven of ontvangen? 14


Section 9: Witwassen van geld

Het witwassen van geld is het proces van verbergen van de oorsprong van geld dat men via illegale weg heeft verkregen, door legale zakelijke transacties te voeren. Wie voor Flint Group werkt mag zich nooit laten gebruiken voor het witwassen van geld, het financieren van criminele activiteiten of het steunen van illegale activiteiten. Wie werkt voor of in naam van Flint Group mag niet toestaan dat middelen of systemen van Flint Group worden gebruikt voor criminele of illegale activiteiten en wordt geacht om de nodige behoedzaamheid aan de dag te leggen als zij weet krijgen van transacties of activiteiten die ongebruikelijk of vreemd lijken, of als zij gevraagd worden iets te doen dat niet strict voldoet aan onze vereisten voor risicobeoordeling, gegevensopslag of processen.

Section 10: Fraude en Illegale Praktijken Elk gedrag of elke transactie bedoeld om financiële of andere voordelen te bezorgen aan uzelf of aan derden, met inbegrip van verduistering van de bezittingen van Flint Group of van een klant, zijn niet enkel in strijd met deze Gedragscode en de voorwaarden voor uw tewerkstelling, maar zijn een misdaad in de meeste landen. Flint Group zal elke frauduleuze of illegale praktijk onderzoeken en op gepaste wijze melden aan de relevante autoriteiten, zonder afbreuk te doen aan enige andere rechten die het kan hebben.

Flint Group vereist van werknemers, kaderleden en directie dat zij melding maken van elke gekende of vermoede fraude of illegale praktijk waarbij Flint Group of iemand die werkt voor of in naam van Flint Group is betrokken, overeenkomstig de richtlijnen voor het melden in Artikel 18 van deze Gedragscode, Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen.

We moeten onze partners zorgvuldig selecteren en hen dezelfde hoge normen opleggen die we van onszelf eisen.


15

Lisa Johnson - HR Director, Pigments, Chips and Resins, Elizabethtown - USA

Section 11: Handelscontrole

Personeel van Flint Group dient bijzonder te letten op wetten die de internationale handel bepalen, met inbegrip van exportcontrole, importvereisten en sanctionele wetten (samen, “de handelscontrole”).

Handelsbeperkingen omvatten: - Export of herexport naar een verboden of gesanctioneerd land, entiteit of individu zonder de noodzakelijke licentie of toestemming; - Import of vastgoedtransacties van of afkomstig uit een land waarvoor een sanctie geldt; - Import of vastgoedtransacties met een entiteit of een individu waarvoor een sanctie geldt; - Zakelijke transacties met een land, entiteit of individu waarvoor een sanctie geldt; - De transfer van producten, software, technische gegevens of technologie waarvoor beperkingen gelden, zonder licentie, via email, download of vrijgave aan mensen in of afkomstig uit een land waarvoor een sanctie geldt; - Het verbod op de deelname aan bepaalde boycotactiviteiten, bijvoorbeeld Amerikaanse antiboycotwetten.

Andreas Tueschen Director Global Regulatory

Sommige landen waarin Flint Group actief is leggen handelsbeperkingen op aan bepaalde landen, entiteiten en individuen. De meeste landen leggen ook tijdelijke controles op voor export en eindgebruik van bepaalde producten, technologie, software en diensten. De straffen voor het overtreden van deze wetten kunnen hoog oplopen. Straffen kunnen gaan van burgerlijke of strafrechtelijke boetes, gevangenisstraf en het herroepen van exportvergunningen tot uitsluiting van het werken aan overheidscontracten. Deze wetten zijn vaak ook van toepassing op personen en activiteiten buiten het land waar de wet van kracht is. Wie werkt voor of in naam van Flint Group moet altijd handelen volgens de van toepassing zijnde wetten en regelgevingen op handelscontrole. - De relevante import- en exportregels in acht nemen die bepalend zijn voor het versturen van de grondstoffen, producten en diensten van Flint Group, evenals alle van toepassing zijnde handelsovereenkomsten; - Geen zaken doen (import noch export) met landen waarvoor een handelsembargo en/of economische sancties gelden die van toepassing zijn op Flint Group en/of dochterondernemingen; en - Nooit zaken doen in een land waar Flint Group nog niet eerder zaken deed zonder het risico te bepalen en te bespreken met het management en het Legal Department van Flint Group.

16


Section 12: Antitrust- en Concurrentiewetgeving

Flint Group leeft de principes van vrije en eerlijke concurrentie na. Ons beleid bestaat erin sterk en effectief te concurreren, met inachtneming van de van toepassing zijnde concurrentie-/antitrustwetten en reglementeringen in alle landen waarin we actief zijn. We moeten dan ook: - Contact met onze concurrenten tot een minimum beperken; - Geen commercieel gevoelige informatie, zoals prijzen, contractonderhandelingen, capaciteit, productiekosten, commerciële strategieën of plannen, offerteplanning, klanten en marktaandeel, - vrijgeven aan, zoeken bij of uitwisselen met concurrenten; - Geen commercieel gevoelige informatie bespreken in joint ventures met concurrenten of potentiële concurrenten tenzij die van toepassing zijn op die specifieke venture; - Geen commercieel gevoelige informatie bespreken bij deelname aan handels- of industriële samenwerking; en - Bij het verkopen of kopen van producten bij een concurrent, enkel die informatie uitwisselen die wettelijk is vereist om te transactie te doen. Het is illegaal om enig akkoord te sluiten met een concurrent over prijzen, kosten, voorwaarden, klanten, markten, productie, business plannen of enig ander feit dat de concurrentie zou kunnen beïnvloeden. Een onuitgesproken akkoord om prijzen vast te leggen of markten toe te kennen is net zo illegaal als een besproken of geschreven akkoord.

Section 13: Officiëel Onderzoek Openbare aanklagers en toezichthouders van de overheid hebben een grote bevoegdheid om mogelijke schendingen van de wetgeving te onderzoeken. Ze kunnen kwesties voor de rechtbank brengen, documenten dagvaarden en om gesprekken of getuigenissen van werknemers van Flint Group verzoeken. Het beleid van Flint Group is samen te werken met elk redelijk verzoek van onderzoekers van de overheid. Tegelijkertijd heeft Flint Group recht op de bescherming die de wetgeving biedt aan personen waarop het onderzoek van toepassing is, of die beschuldigd worden van overtredingen, inclusief juridische bijstand. Als een vertegenwoordiger van een overheid of een overheidsinstantie contact opneemt met een werknemer van Flint Group of voor een onderzoek toegang vraagt tot gegevens of documenten, dan dient de werknemer onmiddellijk de supervisor of de juridische afdeling van Flint Group op de hoogte te brengen en te reageren volgens de gebruikelijke bedrijfspraktijk van Flint Group. Betreffende materialen, inclusief documenten die betrekking kunnen hebben op het onderzoek, worden bewaard als dit door de wetgeving wordt vereist. Bij vragen over het onderzoek of over hoe te reageren, dient de werknemer de juridische afdeling van Flint Group te contacteren.


17

Russell Taylor - Senior VP - HR, Communications and Integrity/Compliance

Section 14: Politieke Betrokkenheid Het beleid van Flint Group bepaalt dat er geen bedrijfsfondsen worden gebruikt voor het geven van politieke contributies aan kandidaten of politieke partijen. Dit verbod heeft niet alleen betrekking op directe contributies, maar tevens op indirecte bijdragen of steun aan kandidaten of politieke bijdragen door middel van aankoop van tickets voor speciale diners of andere evenementen voor fondsenwerving, en het leveren van andere goederen, diensten of apparatuur aan politieke partijen of comités. Geen enkel persoon mag direct of indirect vergoedingen ontvangen van Flint Group voor een politieke contributie of voor de kosten van het bijwonen van een politiek evenement. Elke vorm van politieke lobbying is verboden.

Section 15: Registratie van Transacties en Gegevens van Flint Group

Flint Group houdt boekhouding, facturen, gegevens en accounts bij die, in redelijk detail, accuraat en eerlijk de transacties en het gebruik van de bezittingen van Flint Group weerspiegelen.

“Flint Group werkt met duizenden klanten en leveranciers over de hele wereld. Elke dag hebben we te maken met een indrukwekkende waaier van producten en valuta. Accuraat factureren en boeken is de basis voor goed zakendoen.”

Elke werknemer dient accurate en eerlijke gegevens bij te houden van transacties, tijdrapportages, onkostennota's en andere gegevens van Flint Group. Flint Group dient een systeem van interne controles op te stellen en bij te houden, dat afdoende is voor een redelijke garantie dat transacties correct worden geautoriseerd, uitgevoerd en geregistreerd. Alle boeken, gegevens, accounts, fondsen en bezittingen van Flint Group moeten worden bijgehouden in redelijk detail, eerlijk, accuraat en in de juiste boekhoudkundige periode waarin de relevante transactie, de onderliggende transacties en de beschikking van Flint Group hebben plaatsgevonden. Er wordt geen enkele boeking gedaan om de ware aard van een transactie van Flint Group bewust te verbergen.

Steve Dryden, CFO

Wat dit betreft moeten de volgende richtlijnen worden opgevolgd:

Steve Dryden CFO Flint Group

18


1. Fondsen of bezittingen die niet onthuld, niet opgeslagen, of buiten de boeken worden gehouden, mogen in geen geval voorkomen. 2. Er mogen geen onjuiste of fictieve facturen worden betaald of gemaakt. 3. Er mogen geen onjuiste of kunstmatige posten worden gemaakt en er mogen geen misleidende rapporten worden uitgegeven. 4. Bezittingen en schulden van Flint Group worden erkend en vermeld volgens de standaard werkwijzen van Flint Group en 'GAAP' (algemeen geaccepteerde accountingsprincipes), die altijd worden toegepast.

Als een werknemer van Flint Group van mening is dat boeken en gegevens van Flint Group niet volgens deze voorwaarden worden bijgehouden, dan dient de werknemer de zaak direct te rapporteren aan het managementniveau dat hij/zij geschikt acht, of zoals aangegeven in Artikel 18, Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen.

Section 16: Gebruik van bedrijfsmiddelen van Flint Group De bezittingen van Flint Group mogen uitsluitend worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden van Flint Group zoals bepaald in het IT-beleid en alleen door geautoriseerde werknemers of personen die door hen zijn aangewezen.

Verklaring van “niet-organisationeel gebruik” Werknemers mogen de technologische middelen van Flint Group niet gebruiken voor: - Betaald werk buiten het bedrijf, tenzij dit is toegestaan door een Senior Executive van de afdeling en een Senior Human Resources Executive - Voordeel voor organisaties die niet verbonden zijn met het bedrijf, tenzij dit is toegestaan door een Senior Executive van de afdeling en een Senior Executive van HR voor een aangewezen dienst die aan het bedrijf is gerelateerd - Persoonlijk voordeel of persoonlijke winst

Dit omvat zowel materiële als immateriële bezittingen. Voorbeelden van materiële bezittingen zijn kantoorapparatuur zoals telefoons, kopieerapparatuur, computers, meubels, voorraden en productie-apparatuur.

- Politieke of lobbyingactiviteiten die niet zijn goedgekeurd door de CEO - Privézaken of commerciële ondernemingen

Section 17: Internet en E-Mail Internet en e-mail worden aan werknemers van Flint Group ter beschikking gesteld voor zakelijk gebruik en niet voor persoonlijk gebruik. Er wordt van werknemers verwacht dat ze deze hulpmiddelen gebruiken op een manier die in lijn is met het IT-beleid en de procedures van Flint Group. Daarnaast zijn gebruikers gebonden aan de voorwaarden van lokale, provinciale, nationale en geldende internationale wetgeving en contractuele verplichtingen, inclusief, maar zonder beperking, het beleid betreffende acceptabel gebruik van het netwerk en de internet serviceprovider(s) van Flint Group.


19

De bedrijfstechnologie mag niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden, behalve als dit specifiek is toegestaan in andere schriftelijke beleidslijnen van het bedrijf. Dergelijk commercieel gebruik moet correct gerelateerd zijn aan de activiteiten van het bedrijf en gepaard gaan met een aangepaste terugbetaling aan het bedrijf van belastingen en andere kosten die het bedrijf eventueel moet dragen door het commercieel gebruik. Alle communicatie moet waarheidsgetrouw, professioneel en behoorlijk zijn.

Heinz EnsenChief Information Officer, Flint Group

Section 18: Ethisch Advies en Rapporteren van Schendingen

Op veel ethische vraagstukken waarmee men in de dagelijkse zakelijke activiteiten wordt geconfronteerd, zijn geen eenvoudige antwoorden.

Ons nultolerantiebeleid inzake wraak gaat samen met onze overtuiging dat melding maken altijd de juiste keuze is.

Adrian Fradley - Aqueous Batch Maker, Chemical Products Division - Irlam, UK

In sommige gevallen is de juiste handeling duidelijk, maar in meer complexe situaties kan het voor een werknemer moeilijk zijn om te beslissen wat de beste handelswijs is. Er zijn verschillende opties voor wie bij of in naam van Flint Group werkt in het geval vragen rijzen over de naleving van procedures of als men een mogelijk geval van schending wil melden. Dit zijn: (1) praten met een manager of supervisor; (2) formele interne processen, zoals de formele klachtenprocedure; (3) praten met een Human Resources medewerker; en (4) contact opnemen met een medewerker van Flint Group Corporate Compliance. Bovendien zijn de gratis telefonische Hotline voor Ethiek en Integriteit van Flint Group en het meldingsformulier op het web 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar om anoniem melding te making van een ernstig geval van schending, met inbegrip van fraude, discriminatie, pesterij, geweld, schendingen van het beleid of juridische overtredingen, en milieukwesties. Alle meldingen worden ernstig genomen. Elke aantijging wordt onderzocht en, indien bewezen, opgelost door gepaste corrigerende maatregelen en/of straffen. Als de werknemer zich bekend maakt, zal hij/zij feedback ontvangen als het onderzoek is afgerond. Flint Group duldt geen enkele vorm van wraak of vergelding tegen wie in eer en geweten een potentiële schending heeft gemeld. Ons nultolerantiebeleid inzake wraak gaat samen met onze overtuiging dat melding maken altijd de juiste keuze is. Als u te goeder trouw uw bekommernis uit of wanbeheer meldt - of deelneemt aan een onderzoek naar een zaak rond ethiek en compliance - handelt u volgens onze Gedragscode. Flint Group zal in geen enkel geval wraak tegen u dulden. Flint Group beschouwt wraakacties als een uiting van wangedrag dat, indien het wordt bewezen, kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van de arbeidsovereenkomst. 20


Als u melding maakt van een vermoedelijke schending waaraan u hebt deelgenomen, zal uw aangifte en medewerking in aanmerking worden genomen bij het bepalen of, en zoja welke, sancties geschikt zijn voor uw verantwoordelijkheid in de schending. Het meldingsproces dient echter enkel te worden gebruikt voor een oprechte bekommernis. Als u te kwader trouw een bekommernis uit waarvan u weet dat deze onjuist of kwaadwillig is, zal de zaak worden doorgegeven aan de Senior VP - Human Resources, Communications and Compliance, die advies zal uitbrengen over de gepaste disciplinaire maatregelen tegen u. Als u aan derden melding maakt van een mogelijke schending (met uitzondering van een erkende regelgevende of overheidsinstantie)—bv. een journalist of een sociale mediasite—voor dit intern is gemeld zoals hier bepaald, tijdens een onderzoek of nadat een onderzoek is afgerond, zal de zaak worden voorgelegd aan de Senior VP - Human Resources, Communications and Compliance, die advies zal uitbrengen over de gepaste disciplinaire maatregelen tegen u. Als een bekommernis of klacht rond een schending wordt gemeld, zal elk individu dat ervan wordt verdacht deze schending te hebben begaan, het vermoeden van onschuld genieten tot Flint Group het anders bepaalt. Dit principe van onschuld tot de feiten en omstandigheden anders uitwijzen is een belangrijke waarborg voor werknemers die het onderwerp zijn van een melding in verband met een vermoeden van schending. De Corporate Compliance Officers die u kunt contacteren voor richtlijnen zijn de Regional Integrity and Compliance Contacts, de Flint Group Integrity Officers, de Chief Compliance Officer en de Voorzitter.

http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssurance.php http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssuranceHotline.php


21

Vragen rond meldingen... Vraag: Als een probleem wordt gemeld, binnen welk tijdsbestek wordt dan gepaste actie ondernomen? De aangeduide onderzoeker zal contact opnemen met de persoon of personen die de klacht indienden zodra dit mogelijk is en meestal binnen de 10 dagen nadat de klacht is ingediend. Vraag: Als ik een probleem meld, krijg ik dan feedback over de actie die wordt ondernomen? Ja, de persoon of personen die de klacht indienen krijgen feedback over het resultaat van het onderzoek. Vraag: Als iemand een valse klacht indient of met kwaad opzet handelt, welke actie wordt dan ondernomen? Als een werknemer een probleem meldt dat niet te goeder trouw is en zowel onjuist als kwaadwillig is, zal de kwestie worden voorgelegd aan de Senior VP, HR, Communications and Integrity/Compliance, die advies zal uitbrengen over de gepaste disciplinaire maatregelen tegen de werknemer die het probleem meldde.

Abhijit Rahate - Operations Manager, Chemical Products Division- Irlam UK

Section 19: Toepassing en Verklaring van Afstand van deze Gedragscode

Deze Gedragscode wordt beheerd door de Raad van Bestuur van Flint Group. Vragen en verzoeken om meer informatie over deze Gedragscode dienen in eerste instantie te worden gericht aan een Corporate Compliance Officer. (klik hier voor meer informatie).

“You make Flint Group what it is today. The highest standards. The best team...”

Members of Flint Group’s second European Phoenix Leadership Training Course

Op regelmatige tijdstippen verspreidt Flint Group de Gedragscode onder zijn werknemers en organiseert het opleidingen over de Gedragscode. Er is een jaarlijks Werknemers Vertegenwoordigingscertificaat (ERC) waarbij uitgekozen werknemers en onze Raad van Bestuur dienen te verklaren dat zij de Gedragscode hebben gelezen en begrepen en dat zij deze naleven, en potentiële belangenconflicten of enige andere mogelijke uitzondering op de naleving van de Gedragscode aan het licht zullen brengen. Het niet volgen van dit certificeringsproces kan een

22


schending zijn van de Gedragscode en kan u blootstellen aan disciplinaire of andere maatregelen waarover het bedrijf beslist en waar toegestaan bij wet. In geen geval is het niet lezen van de Gedragscode, het niet ondertekenen van de verklaring of het niet volgen van de online certificering een vrijstelling van uw verplichting om onze Gedragscode na te leven. Werknemers, kaderleden en directeuren van Flint Group dienen deze gedragscode op te volgen, en dienen Flint Group (en dochterondernemingen) in alle regio's en territoria altijd op een verantwoordelijke manier te vertegenwoordigen. In het algemeen mag er niet worden afgeweken of afstand worden genomen van deze gedragscode. In zeer uitzonderlijke gevallen kan er echter een conflict met de Code ontstaan, en hier kan dan een afstandname worden toegestaan. Afstandname wordt per geval bekeken door de Chief Executive Officer. De overweging en beslissing tot afstandname wordt volledig beschreven in de notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur. Bekende of vermoede schendingen van deze Gedragscode worden onderzocht en elke werknemer die betrokken is bij dit soort schendingen, en een manager die dit soort schendingen aanmoedigt, steunt of bewust negeert, zijn onderhevig aan disciplinaire acties, tot aan beëindiging van de arbeidsovereenkomst toe.


23

Informatie die aan het Auditcomité van de Raad van Bestuur van Flint Group wordt verstrekt, bevat: 1. Een samenvatting van alle commentaren en resultaten in het Werknemer Vertegenwoordigingscertificaat 2. Een overzicht van alle integriteits- en schendingskwesties - rapportage van de gegevens en resultaten en 3. Alle serieuze kwesties betreffende ontdekte fraude en criminele activiteiten.

Flint Group Beleid voor de Waarborging van de Integriteit Flint Group blijft zich wijden aan het aanmoedigen van het hoogste niveau van ethisch gedrag en integriteit in de gehele organisatie. Wij verwachten van alle werknemers dat zij zaken doen op een respectvolle, eerlijke en ethische wijze. Als u echter een oprechte bekommernis hebt omtrent ongepaste zakelijke praktijken en u hebt het gevoel dat u hierover niet kunt spreken met uw manager, dan helpt EthicsPoint u om deze bezorgdheid veilig, betrouwbaar en confidentieel te rapporteren.

Hotline webportaal:

www.flintgrp.ethicspoint.com Uw bezorgdheid zal worden gehoord, we nemen deze informatie zeer ernstig.

www.flintgrp.com [email protected] linkedin.com/company/flint-group @flinteresting Flint Group

Flint Group - Gedragscode

Recommend Documents