Firmastempel en handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger:

In te vullen door Amsterdam RAI: Debiteurennummer CP-nummer Afw. firmanaam voor publicatie JA / NEE Order Akkoord PM

Elke pagina dient voorzien te worden van een paraaf van de rechtsgeldige vertegenwoordiger. Exposantengegevens: Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Firmanaam (voor publicaties) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, postcode en plaats Land Telefoon Website Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger Naam en initialen beursverantwoordelijke/coördinator* 8-cijferig KvK nummer** BTW nummer

Dient in alfabetische lijsten te worden opgenomen onder de letter: (één letter invullen):

Fax E-mail (algemeen) m/v m/v

Functie

E-mail

Functie E-mail ** Uittreksel uit het Handelsregister meezenden (niet ouder dan 3 maanden) Inkoopnummer:

* Alle belangrijke documenten voor deelname Fleet Expo 2013 (zoals deelnamebevestiging, toewijzing, inlogcodes voor het Exhibitor Management Portal (EMP) zullen per e-mail naar de beursverantwoordelijke/coördinator gestuurd worden. Wij verzoeken daarom géén info- e-mailadressen maar juist persoonlijke e-mailadressen in te vullen. ** Let op: door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien uw firma geen BTW-nummer heeft dient u een kopie van de belastingauthoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de firma een belastingplichtige onderneming is in het land van herkomst.

Factuuradres (indien afwijkend van de vermelde exposantengegevens): Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, Postcode en Plaats Land Telefoon Fax Website E-mail (algemeen) Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger m/v Functie E-mail 8-cijferig KvK nummer* *Uittreksel uit het Handelsregister meezenden bij (niet ouder dan 3 maanden) BTW nummer*** Inkoopnummer: Correspondentieadres (indien afwijkend van de vermelde exposantengegevens): Firmanaam Adres/Postbus Postcode en plaats Land Telefoon Fax E-mail (algemeen) Website Naam + initialen contactpersoon m/v Functie Datum:

E-mail

Firmastempel en handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger:

Pagina 1 van 7 Paraaf: Fleet Expo 2013- Inschrijvingsformulier

DEELNAMEKOSTEN DEELNAME PAKKET Per inschrijving worden éénmalig de kosten voor het deelnamepakket in rekening gebracht. De kosten voor het deelnamepakket bedragen € 495,00 exclusief BTW. De kosten van het deelnamepakket zijn niet terug te vorderen. Aantal

Deelname pakket

Totaal

1x

€ 495,00

€ 495,00

Dit deelnamepakket bestaat uit: inschrijvingsgeld deelnemersbadges naar standgrootte 100 uitnodigingskaarten voor uw relaties opname in de deelnemerslijsten voor de (vak)media uw bedrijfnaam vermelding op de website uw bedrijfnaam vermelding op de officiële Fleet Expo 2013 plattegrond uw bedrijfsnaam vermelding in de beurscatalogus de mogelijkheid tot het presenteren van persdocumentatie in de perskamer

STANDRUIMTE AUTO IMPORTEURS Aanvraag standruimte (incl. uniforme standbouw, excl. BTW): Standruimte Tarieven 2013  12 m²

€ 2.316,00

 25 m² (plaats voor 1 auto)

€ 4.825,00

 40 m² (plaats voor 2 auto’s )

€ 7.720,00

Het is in 2013 niet meer mogelijk om met uw eigen stand te exposeren op Fleet Expo. Alle deelnemers kunnen gebruik maken van een complete stand inclusief wanden, verlichting en stroomverbruik. U vindt een beschrijving van de uniforme standbouw bij de specifieke voorwaarden. STANDRUIMTE NIET IMPORTEURS Aanvraag standruimte (incl. uniforme standbouw, excl. BTW): Standaard tarief 2013

Standruimte

…… m²

€ 193,00 per m²

Het is in 2013 niet meer mogelijk om met uw eigen stand te exposanten op Fleet Expo. Alle deelnemers kunnen gebruik maken van een complete stand inclusief wanden, verlichting en stroomverbruik. U vindt een beschrijving van de uniforme standbouw bij de specifieke voorwaarden. (min. standgrootte is 12 m², max. standgrootte is 50 m²) Voorkeur met betrekking tot standtoewijzing:

N.B.: Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met uw wensen m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. De organisatoren kunnen echter niet garanderen dat aan al uw wensen voldaan zal worden.  Wij willen gebruik maken van een netwerktafel Aantal

NIEUW: Starterspakket

Totaal

1x

€ 1.500,-

€ 1.500,-

In dit pakket zit inbegrepen: Netwerktafel met twee barkrukken Een display (A4) met uw bedrijfsnaam 2 deelnemersbadges Uw logo in de beurscatalogus Advertorial van 250 woorden in print in Fleetmotive november editie Het Starterspakket is bedoeld voor exposanten die nog niet eerder hebben deelgenomen aan Fleet Expo.


Voertuigen op stand Elke exposant, niet zijnde auto-importeur, welke de intentie heeft om een voertuig op de gehuurde standruimte te exposeren, dient deze hieronder op te geven. Deze kunnen alleen na goedkeuring van de organisatoren worden toegelaten Model:

Aantal:

Type

CO-EXPOSANT(EN) Voor ieder bedrijf dat deelneemt, als co-exposant, op de stand van de hoofddeelnemer wordt € 495,00 kosten voor het deelnamepakket gefactureerd aan de hoofddeelnemer. Voor elke co-exposant dient een apart inschrijvingsformulier ingevuld te worden met de vermelding “co-exposant” met daarop aangegeven met welke hoofdexposant men deelneemt. MEDIA SOLUTIONS

Deelne Deelnemers kunnen gebruik maken van diverse Media Solutions om voor, tijdens en na de beurs, de beursdeelname nog beter onder de aandacht te brengenbrengen. Denk hierbij aan: Online advertising Adverteren in de catalogus Adverteren in- en om het RAI-gebouw Relatiemanagement

□ Ik ben geïnteresseerd in Media Solutions. Neem svp contact met mij op. BETALINGSTERMIJNEN Overeenkomstig het gestelde in de Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven 2. 2e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) Deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd. NB. De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden er geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. _____________________________________________________________________________________________________________________ Ondergetekende, rechtsgeldig onderstaande firma vertegenwoordigende, verklaart onder de bepalingen, omschreven in de voor de Expositie geldende 'Specifieke Voorwaarden ' alsmede in de bijbehorende 'Algemene Voorwaarden Deelname Evenement' (waarvan op de achterzijde van dit formulier een uittreksel is opgenomen en die integraal te raadplegen zijn op www.rai.nl en die op verzoek worden toegezonden), met welke voorwaarden hij/zij hierbij uitdrukkelijk akkoord gaat, te willen deelnemen aan Fleet Expo 2013. Aldus ingevuld en ondertekend door: Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger:____________________________________________________________________________________ Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: _____________________________________________________________________________ Plaats:________________________________________________________________________________________________________________ Datum: _______________________________________________________________________________________________________________ Firmastempel: Inzenden voor 1 januari 2013 aan: Amsterdam RAI, Fleet Expo 2013, Postbus 77777, 1070 MS Amsterdam, faxnummer 020 – 5491889, e-mail: [email protected] (Behoud een kopie voor uw eigen dossier!) Inzendingen ‘onder voorbehoud’ worden niet geaccepteerd. De Deelnemer is ermee bekend en gaat er expliciet mee akkoord dat Amsterdam RAI het Inschrijvingsformulier als pdf-file digitaliseert en uitsluitend deze digitale pdf-versie in haar archieven bewaart. Partijen merken de aldus gedigitaliseerde versie van het Inschrijvingsformulier aan als het originele Inschrijvingsformulier dat Partijen bindt en dezelfde rechts- en bewijskracht heeft als de onderhavige schriftelijke versie van dit formulier.


Specifieke Voorwaarden Deelname De bepalingen waaronder aan Fleet Expo 2013 (hierna te noemen: het Evenement) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de Specifieke Voorwaarden (met inbegrip van later te verzenden Aanvullende Specifieke Voorwaarden) alsmede in de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (hierna te noemen: Algemene Voorwaarden). Organisatie Het Evenement wordt georganiseerd door Amsterdam RAI B.V. (hierna en in de Algemene Voorwaarden te noemen: ‘de Organisatoren’). Het correspondentieadres is: Amsterdam RAI – Projectteam Fleet Expo 2013 Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM T: 020 - 549 12 12, F: 020 - 549 18 89 E: [email protected] , W: www.fleet-expo.nl De Organisatoren behouden zich het recht voor producten te beoordelen en te weigeren welke niet in overeenstemming zijn met het Expositieprogramma zoals hieronder beschreven. In geval van twijfel is het raadzaam om advies van de Organisatoren in te winnen vóór de inschrijving. De Organisatoren behouden te allen tijden het recht tot herziening van de aanvaarding van de producten. Beoordelingscommissie De Beoordelingscommissie bestaat uit Organisatoren vanuit Amsterdam RAI en beursmanager Roelant Groen. Plaats en tijdstip Het Evenement wordt gehouden in het Elicium van het Amsterdam RAI Convention Centre (hierna te noemen: Convention Centre) aan het Europaplein te Amsterdam op dinsdag 2 april 2013. Openingstijden Fleet Expo 2012 is op dinsdag 2 april 2013 voor bezoekers geopend van 10.00 -18.00 uur Voor deelnemers is het Convention Centre geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het Evenement. Opbouw Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnenbrengen van goederen is het Elicium beschikbaar op maandag 1 april 2013 van 14.00-24.00 uur en dinsdag 2 april 2013 van 07.00 – 09.00 uur. Standoplevering is maandag 1 april om 20.00 uur. Hierna kan er nog wel ingericht worden. Afbouw Deelnemers dienen hun stand leeg te maken op dinsdag 2 april 2013 van 18.00 – 21.00 uur. Auto- importeurs Het is voor auto-importeurs alleen mogelijk deel te nemen aan Fleet Expo 2013 als zij ook exposant zijn op AutoRAI 2013. Toegang & Parkeren Bestellingen van extra deelnemersbadges, extra uitnodigingskaarten en parkeerkaarten kunnen de deelnemers tegen betaling doen in de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services). Prijsstelling van bovenstaande kaarten wordt in een later stadium gecommuniceerd.


Expositieprogramma Op de expositie kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, die naar het inzicht van de organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van de expositie om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten op het gebied van: a. Importeurs van personenauto's en lichte bedrijfswagens b. Lease – en verzekeringsmaatschappijen c. Leveranciers van intichting & toebehoren van personenauto’s en lichte bedrijfswagens d. Schadeherstelbedrijven en ROB aanbieders e. Leveranciers van track&trace navigatiesystemen f. Bedrijven gespecialiseerd in automatisering en ICT oplossingen g. Aanbieders van consultancy en trainingen op het gebied van mobiliteit h. Leveranciers van accessoires en onderdelen i. Leveranciers van brandstog en tankcards j. Autoverhuurbedrijven k. Aanbieders van groene mobiliteitsoplossingen l. Onafhankelijke wagenparkbeheerders Bij gevallen van twijfel beslissen de Organisatoren. Eenmalige kosten deelnamepakket Eenmalige kosten deelnamepakket bedragen €495,00 excl. BTW. Dit bedrag wordt in rekening gebracht in aanvulling op de standhuur. Bij eventuele annulering wordt dit inschrijvingsgeld niet gerestitueerd. Voor het overige gelden de bepalingen over ‘Annulering’ in de Algemene Voorwaarden. Bij deze inschrijvingskosten zit inbegrepen: toegang tot de Online Exhibitor Portal, de mogelijkheid tot het presenteren van persdocumentatie in de perskamer, de mogelijkheid tot gebruik van verschillende aanbiedingen van preferred suppliers en opname in de deelnemerslijsten voor de media, op de website en op de officiële Fleet Expo 2013 plattegrond. Standmogelijkheden Het is in 2013 niet meer mogelijk om met uw eigen stand te exposeren op Fleet Expo. Alle deelnemers kunnen gebruik maken van een complete stand inclusief wanden, verlichting en stroomverbruik. Standhuur De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte, inclusief uniforme standbouw, bedraagt €193,00 per m² (excl. BTW ). Uniforme standbouw De verplichte uniforme standbouw is inclusief wanden, verlichting, stroomverbruik. Uniforme standbouw bestaat uit: • Standhuur • Wanden • Bedrijfsnaam vermelding op de scheidingswand • Verlichting (1 spot per 4 m²) • 1 x 2KW elektra-aansluiting met wandcontactdoos • Electraverbruik tijdens de beurs • Tapijt (standaard aanwezig in de hal, kleur paars) (minimale standgrootte is 12m2, maximaal 50m2). Procedure standbouw Op basis van ingeschreven m² zullen de Organisatoren een standindeling maken van Fleet Expo 2013. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de deelnemers m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. De Organisatoren kunnen echter niet garanderen dat aan alle wensen voldaan zal worden.


Annulering De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, alsmede indien de organisatie van het Evenement daartoe noopt, de in de Specifieke Voorwaarden vermelde data en tijden van het Evenement te wijzigen, de ten behoeve van de deelnemer vastgestelde standruimte, standtype en/of standplaats te wijzigen, het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade. De hiervoor bedoelde wijzigingen van het Evenement geven de deelnemer niet het recht om zijn deelname aan het Evenement eenzijdig te annuleren of beëindigen. Uitsluitend in geval van zeer uitzonderlijke omstandigheden die de deelnemer (dan wel zijn onderneming) betreffen is het de deelnemer toegestaan om zijn deelname aan het Evenement te beëindigen. De deelnemer is in dat geval wél de annuleringsvergoeding verschuldigd zoals omschreven in artikel 3.1 van de Algemene Voorwaarden. Betalingstermijnen Overeenkomstig het gestelde in deze Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven inclusief de eventuele kosten voor de afgenomen Standaard uniforme standbouw, binnen 21 dagen na afloop rebooktarief (1 februari 2012). 2. 2e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) binnen 21 dagen na datering van de 2 e voorschotfactuur (deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd). NB.De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. Media Solutions Amsterdam RAI heeft een groot assortiment met Media Solutions om uw deelname voor en tijdens beurs te optimaliseren. Per beurs en per doelstelling zullen specifieke Media pakketten samengesteld worden. Hiernaast kunnen de items ook los afgenomen worden uit de volgende drie productgroepen: - Online Solutions (bijvoorbeeld buttons op de site, advertorials in nieuwsbrieven, eigen partnermailing) - Narrowcasting Solutions in het Amsterdam RAI gebouw (bijvoorbeeld 10, 20 en 30 sec commercials) - In-en Outdoor Media Solutions (bijvoorbeeld billboards, banieren, promopoints) Een overzicht van de Media Solutions kunt u t.z.t op de website www.fleet-expo.nl terugvinden. Tevens zullen wij u d.m.v. een exposantennieuwsbrief hiervan op de hoogte stellen. Voor meer informatie over Media Solutions kunt u persoonlijk contact opnemen met: Nynke de Ruiter, Manager Partnerships & Media Solutions, tel 020-5493106, e-mail [email protected] Betalingscondities en Annuleringsvoorwaarden (Media Solutions): De kosten met betrekking tot Media Solutions zijn in 1 termijn (van 100%) verschuldigd. De facturen worden vanaf 182 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement verzonden. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling dient binnen 21 dagen na datering van de factuur op de rekening van Amsterdam RAI te zijn bijgeschreven. Bij annulering van bestelde Media Solutions zijn onderstaande annuleringsvoorwaarden van kracht: 50% bij annulering minder dan 182 dagen maar meer dan 62 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement; 100% bij annulering vanaf 62 dagen voor de eerste opbouwdag van het Evenement. Vergunningen Deelnemers die gebruik maken van tribune- en/of podiabouw (vanaf 60 cms) dienen minimaal 6 weken voor aanvang opbouw een vergunning aan te vragen. De aanvraagformulieren voor deze vergunningen vindt u in de Webshop van Amsterdam RAI waarvoor u t.z.t. de benodigde inlogcodes ontvangt. Mocht u vragen hebben over vergunningen, kunt u contact opnemen met: Amsterdam RAI, Vergunningendesk, @: [email protected], T: 020 - 549 18 50. Etagebouw is niet mogelijk. Terugbetaling BTW Door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien een deelnemer geen BTW-nummer heeft dan dient de deelnemer een kopie van de belastingautoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de deelnemer een belastingplichtige ondernemer is in het land van herkomst. De verschuldigde BTW dient steeds aan de Organisatoren te worden voldaan. Het Nederlandse Ministerie van Financiën heeft bepaald dat buitenlandse exposanten onder bepaalde voorwaarden terugstorting van BTW kunnen verkrijgen, betaald over in Nederland geleverde goederen en diensten. Meer informatie kunt u vinden op www.vatalliance.co.uk/rai. Op alle overeenkomsten en op overeenkomsten welke daarvan het uitvloeisel zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen.


Algemene Voorwaarden


Firmastempel en handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger:

Recommend Documents