BAB II PROSES BISNIS 2.1 Proses Bisnis Utama Model rantai nilai yang dikembangkan oleh Michael Porter adalah suatu metode atau alat dasar yang sistematik untuk memeriksa semua aktifitas kinerja perusahaan dan bagaimana mereka berinteraksi sebagai dasar menganalisis sumber daya yang diandalkan dalam mendapatkan keunggulan bersaing. Poin penting mengenai model rantai nilai Porter adalah ia hanya membutuhkan sedikit adopsi ketika digunakan dalam sektor otomotif. Berdasarkan pendekatan Porter, rantai nilai Main Dealer pada umumnya dapat dikategorikan
menjadi
tiga,
yaitu
proses
bisnis
utama
(Dealer
,Distribution(MD) dan Service) dan proses bisnis penunjang (infrastruktur perusahaan dan procurement).
Firm Infrastructure Human Resource Management Technology Procurement Distribution(MD) Dealer Service Sales Marketing Dealer (Sales) (distribution) (promotion) Development
MA RG I
N
IINN RGG R A MA M
Kegiatan Utama
Gambar 2 .1 Konsep Rantai Nilai Porter (Sumber : Yusuf, 2006) Proses bisnis utama di PT. Imora Motor adalah semua proses yang ditujukan langsung untuk melayani dealer dan konsumen mulai dari: proses
19
pembelian oleh dealer dan konsumen (gambar 2.1) , sampai dengan proses after sales. HONDA JAKARTA CENTER SALES DEPARTMENT
FLOW CHART CUSTOMER
DEALER
EKSPEDISI
SALES DEPARTMENT ADMINISTRATION
SLS PLAN & DIST.
DELIVERY
START
BELI MOBIL
FLEET SALES TERIMA PO FLEET
KONFIRMASI DO, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI MD
BUAT SPK BERDASARKAN DATA DARI CUSTOMER
IF
STOCK UNIT DI WAREHOUSE
N
Y
TERIMA & CEK SPK
INPUT SPK KE PROGRAM H3S
TERIMAUNIT, CEK PDI
CEK MOBIL YANG CACAT N
IF
Y
MENGANALISA STOCK, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI DEALER TERIMA UNIT, SESUAIKAN DENGAN DO HJC, CEK PDI
Y
MENDAPAT KONFIRMASI MENGENAI DISCOUNT, DELIVERY TIME & MEMBERIKAN PROTEKSI KEPADA DEALER
MEMBERIKAN DISCOUNT KHUSUS UNTUK FLEET
IF N
TERIMA FAX DO DARI HJC, SESUAIKAN UNIT DENGAN DO YANG DITERIMA
BUAT DO
REPAIR SESUAI DENGAN KERUSAKAN
N
IF
Y
BUAT SURAT JALAN
FAKTUR : CEK NAMA, ALAMAT, KODE POS CALON PEMBELI TERIMA UNIT, CEK
HPM
CETAK FAKTUR
TERIMA FAKTUR
FINISH
Gambar 2.2 Proses Bisnis inti di PT. Imora Motor KONSUMEN INDIVIDU MEMESAN MOBIL Konsumen yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu pihak dealer akan menginput pesanan konsumen ke program H3S. Setelah itu MD akan menerima cek SPK dan MD
20
akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya. KONSUMEN PERUSAHAAN YANG MEMESAN MOBIL Konsumen perusahaan yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu dealer akan mengirimkan PO Fleet sales ke MD, dan gunanya untuk mendapatkan discount tambahan dari HPM. HPM akan mengkonfirmasikan discount, delivery time, dan proteksi atas perusahaan tersebut melalui MD. MD akan akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan
21
diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya. MD MENDAPATKAN MOBIL DARI HPM MD akan memesan mobil tiga bulan sebelum pengiriman dari HPM ke MD. HPM akan mengirimkan mobil yang sesuai dengan pesanan MD dan alokasi MD. Sebelum menerima unit, MD akan mengecek mobil apkah cacat atau tidak. Jika cacat MD akan memperbaikinya terlebih dahulu, dan jika tidak unit mobil akan langsung masuk ke warehouse atau langsung dikirimkan ke delaer. Dari alur proses bisnis utama(gambar 2.3 dan gambar 2.4), layanan utama yang ada di PT. Imora Motor, yaitu: 1. Sales(Dealer) 2. Service
22
Honda Jakarta Center
Rev.
RETAIL SALES PROCESS FLOW CHART
Jl. P. Jayakarta No.50 Jakarta 10730
: 1
Rev. Date
: 20 Juni 2006
Division Date.
: Retail Sales Div. : 7 Juli 2006
Adm. Customer
Sales person
SPK
Koord.
Staff
DJ (Oprtl)
Service
Keuangan
Main Dealer / HPM
Distribusi SPK : - Sls counter : 4 - Sls force : 3
Mulai
Pemesanan kendaraan (DP Rp.5jt)
SPK*
* harus sudah di tanda tangan oleh SS/SM
SPK*
Menerima konfirmasi / bukti pembayaran DP dr customer
Tanda Terima
Tanda Terima
SPK
SPK
* Incl: 3 set copy KTP & 2 set copy slip permintaan disc. Menerima konfirmasi / bukti pembayaran dari sales
Booking SPK (hrs ada DP atau PO)
Tanda Terima
Tanda Terima
e-mail
Approved SPK, kirim ke MD
SPK (+ no. rangka)
SPK
UNIT
Minta unit, Bagi unit
Cash: min.30% unit. Leasing: PO + DP
Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit
Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit
Tanda Terima
Tanda Terima
Tanda Terima
mengisi form permohonan faktur & WO
approved u/ permohonan faktur & WO
input data permohonan faktur, surat jalan, buat WO
Surat Jalan
e-mail
Approved Faktur, kirim ke MD
Permohonan Faktur*
* Faktur jadi CBU : min. 3 mg Permohonan faktur
Souvenir
Surat Jalan*
* Faktur jadi CKD : min. 1 hari
Buku Service
* untuk ambil buku service & souvenir
Approved WO
WO
WO
WO
* WO ditanda tangani bgn service
Approved WO* pengerjaan unit sesuai WO * WO telah di ttd o/ Agung
ya
Approved WO*
belum selesai?
* WO telah diapproved bgn service
PDI, isi buku service
ya
Buku Service
Periksa Tagihan WO/ bln
OK ?
tidak
tagih WO/ bln
Bayar WO/ bln
Faktur Jadi, dll.*
* Untuk proses STNK & BPKB
STNK & BPKB*
* BPKB : 3 bln setelah STNK
ya
STNK & BPKB*
Lunas?
tidak
* BPKB : 3 bln setelah STNK
Minta unit dikirim
Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll
Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll
ongkos supir+bensin, form klaim, dll*
* Unit tidak bolh dikirim jk form klaim & BSTK belum di appv. o/ keuangan
Kirim unit
Surat Jalan
Isi CAP, tanda tangan Surat Jalan, terima STNK, BPKB
Surat Jalan
CAP
CAP
Form BSTK+ Klaim Inct.
Form BSTK+ Klaim Inct.
Incentive (/ bulan)
Laporan Klaim Incentive
Laporan Kirim mobil
Gambar 2.3 Alur Proses Dealer
23
Konsumen yang memesan mobil akan mendapatkan SPK(Surat Pemesanan Kendaraan). SPK tersebut akan diberikan oleh sales person ke bagian Koordinator, Staff dan bagian keuangan. Di dalam SPK akan tercantum pembayaran DP yang dibayar oleh konsumen. Setelah SPK diberikan ke bagian diatas maka SPK tersebut harus disetujui oleh bagian coordinator, setelah itu SPK dikirim ke MD dengan menggunakan email. Jika unit yang dipesan sudah ada maka pihak coordinator dealer akan meminta unit ke MD yang disesuaikan dengan SPK dan nomer rangka. Setelah itukonsumen harus membayar lunas mobil atau jika menggunakan leasing dibayarkan 30%. Pembayaran harus dikonfimasi/bukti pembayaran dilampirkan oleh konsumen ke sales person, dan sales person akan mengkonfirmasi ke bagian finance. Sales pada saat itu bisa mengisi form permohonan faktur, form tersebut harus disetujui oleh pihak finance baru bisa diinput oleh staff untuk dibuat permohonan faktur, surat jalan dan buat WO dan Faktur dikirim ke MD via email. Surat jalan akan dilanjutkan ke Sales, Staff, DJ Departemnet, keuangan dan service untuk memulai menyiapkan mobil pesanan. Setelah faktur jadi diberikan ke staff dan finance dealer. Dibagian finance akan memberikan STNK&BPKB jika pembayaran sudah lunas dan melalui sales konsumen akan mobil beserta STNK dan BPKB.
24
PROSEDUR KERJA DI BENGKEL Customer
Reception
Service Advisor
Foreman
Customer
Update Data
Interview
Diagnose
Estimate
Print Out W/O
No. of Stall
Job Description
Final Inspection
Cashier Payment
Invoice
Final Explain
Gambar 2.4 Alur Proses Service Konsumen yang datang terlebih dahulu mendaftar di reception untuk mengupdate data, setelah selesai customer akan dilayani oleh Service Advisor (SA)untuk interview mengenai keluhan dan keinginan konsumen, dan bagian SA akan berkonsultasi kepada Foreman untuk mendiagnosa keluhan konsumen terhadap mobil konsumen, setelah diketahui penyebab dan perbaikan apa yang akan dilakukan Service Advisor akan membuat estimasi biaya, jika biaya disetujui oleh konsumen maka pihak Reception akan membuat Work Order (WO), kemudian SA akan menunjuk nomer stall untuk mobil konsumen tersebut dan Foreman akan memberikan job description kepada teknisi. Setelah mobil selesai diperbaiki oleh tenisi maka Foreman akan melakukan Final Inspection. Jika Foreman memutuskan mobil telah selesai dan
25
keluhan sudah diatasi maka SA akan membuat Final Explain dan bersamaan Reception juga akan membuat Invoice sebagai syarat untuk mengambil mobil yang telah disservice. Dan yang terakhir konsumen membayar di kasir. Setelah membayar konsumen akan menerima mobilnya dari SA.
26
