PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT Diajukan untuk memenuhi laporan presentasi mata kuliah Manajemen Proyek
Oleh :
Achmad Farizal Dwi Sukma Bestry Jandika Triindra B Prabowo Wahyu Basuki Revan Faredha Rijal Permana Ryan Danny Kresnawan
Telkom University Bandung 2015
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PROJECT Project human resource management merupakan proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Proyek manajemen sumber daya manusia, dalam pelaksanaannya
merupakan proses yang dilakukan dengan tujuan untuk
membuat pemanfaatan Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam suatu proyek lebih efektif. Pelaku yang dilibatkan yaitu mencakup semua stakeholder Manajemen human resource dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Manajemen Human resource merupakan proses mengorganisasikan dan menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Gambaran tentang proses Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia, adalah sebagai berikut: 9.1 Plan Human Resource Management—Proses identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan menciptakan rencana manajemen kepegawaian. 9.2 Acquire Project Team—Proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan memperoleh tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. 9.3 Develop Project Team—Proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek. 9.4 Manage Project Team—Proses kinerja anggota tim pelacakan, memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Proses – proses tersebut berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di wilayah pengetahuan lain. Sebagai hasil dari interaksi ini perencanaan tambahan mungkin diperlukan selama proyek berlangsung . Sebagai contoh: • Setelah anggota tim awal membuat struktur rincian kerja , anggota tim tambahan mungkin perlu ditambahkan ke tim. • anggota tim sebagai tambahan ditambahkan ke tim, tingkat pengalaman mereka, atau kekurangan mereka, dan kekurangan ini dapat mengurangi atau menambah risiko proyek, menciptakan kebutuhan untuk perencanaan risiko tambahan . • Bila jangka waktu aktivitas diperkirakan, dianggarkan, scoped(dibaatasi lingkupnya) atau direncanakan sebelum mengidentifikasi semua anggota tim proyek, tingkat kompetensi mereka, durasi kegiatan dapat berubah .
Mengelola dan memimpin tim proyek termasuk kedalam hasil interaksi, namun tidak terbatas pada: • Mempengaruhi tim proyek. Manajer proyek harus menyadari dan berpengaruh, bila mungkin, faktor sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi proyek. Faktor-faktor ini termasuk lingkungan tim, lokasi geografis dari anggota tim, komunikasi antara para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, politik, isu-isu budaya, keunikan organisasi, dan faktor-faktor lain yang dapat mengubah kinerja proyek. • Profesional dan etika perilaku. Tim manajemen proyek harus menyadari, mengikuti, dan memastikan bahwa semua anggota tim mengikuti perilaku profesional dan etika. Berikut ini adalah overview dari Project Human Resource Management :
9.1 Plan Human Resource Management
Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan menciptakan rencana manajemen kepegawaian. Manfaat utama dari proses ini adalah menetapkan peran dan tanggung jawab proyek, bagan organisasi proyek, dan rencana manajemen kepegawaian termasuk jadwal untuk akuisisi staf dan pemecatan.
Figure 9-3. Plan Human Resource Management Data Flow Diagram Perencanaan sumber daya manusia digunakan untuk menentukan dan mengidentifikasi sumber daya manusia dengan keterampilan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek . Rencana pengelolaan sumber daya manusia menggambarkan bagaimana peran dan tanggung jawab, pelaporan manajemen hubungan, staf akan dibahas terstruktur dalam suatu proyek. Hal ini juga berisi rencana pengelolaan kepegawaian termasuk jadwal untuk akuisisi staf dan pelepasan staff, identifikasi kebutuhan pelatihan, strategi team-building, rencana untuk pengakuan dan penghargaan program, pertimbangan kepatuhan, masalah keamanan, dan dampak dari rencana pengelolaan kepegawaian pada sebuah organisasi.
Perencanaan sumber daya manusia yang efektif harus mempertimbangkan dan merencanakan untuk ketersediaan atau persaingan sumber daya. 9.1.1 Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia : Input 9.1.1.1 Rencana Manajemen Proyek Dijelaskan dalam Bagian 4.2.3.1. Rencana manajemen proyek digunakan untuk mengembangkan manajemen sumber daya manusia seperti yang dijelaskan dalam Bagian 9.1.3.1. Informasi yang digunakan untuk rencana pengembangan manajemen sumber daya manusia termasuk, namun tidak terbatas pada :
Siklus hidup Proyek dan proses yang akan diterapkan pada setiap tahap proyek. Bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan proyek. Sebuah rencana perubahan manajemen yang mendokumentasikan bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan. Sebuah konfigurasi rencana manajemen yang mendokumentasikan bagaimana manajemen konfigurasi akan dilakukan. Bagaimana integritas baseline proyek akan dipertahankan, dan Kebutuhan dan metode komunikasi antara para pemangku kepentingan.
9.1.1.2 Activity Resource Requirements. Dijelaskan dalam Bagian 6.4.3.1. Perencanaan sumber daya manusia menggunakan kebutuhan sumber daya kegiatan untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia untuk proyek tersebut. Persyaratan awal mengenai anggota tim proyek yang diperlukan dan kompetensi mereka secara progresif diuraikan sebagai bagian dari proses Rencana Pengelolaan Sumber Daya Manusia. 9.1.1.3 Enterprise Environmental Factors Dijelaskan dalam Bagian 2.1.5. Faktor-faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi Rencana Sumber Daya Manusia Proses manajemen meliputi, tetapi tidak terbatas pada :
Budaya dan struktur organisasi Ada sumber daya manusia Dispersi geografis dari anggota tim Kebijakan administrasi Personil, dan Kondisi Marketplace.
9.1.1.4 Organizational Process Assets Dijelaskan dalam Bagian 2.1.4 . Proses aset organisasi yang dapat mempengaruhi Rencana Sumber Daya Manusia Proses manajemen meliputi, tetapi tidak terbatas pada : Proses standar Organisasi, kebijakan, dan deskripsi peran Template untuk bagan organisasi dan deskripsi jabatan
Pelajaran tentang struktur organisasi yang telah bekerja dalam proyek-proyek sebelumnya Prosedur Eskalasi untuk menangani masalah di dalam tim dan dalam organisasi.
9.1.2 Plan Human Resource Management: Tools and Techniques 9.1.2.1 Organization Charts and Position Descriptions Format yang ada untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab anggota tim. Sebagian besar format jatuh ke salah satu dari tiga jenis (Gambar 9-4): hirarkis, matriks, dan teks-oriented. Terlepas dari metode yang digunakan, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap paket pekerjaan memiliki pemilik jelas dan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka. Sebagai contoh, format hirarkis dapat digunakan untuk mewakili peran tingkat tinggi, sementara format berbasis teks mungkin akan lebih cocok untuk mendokumentasikan tanggung jawab secara rinci.
• Hierarchical-type charts. Struktur bagan organisasi tradisional dapat digunakan untuk menunjukkan posisi dan hubungan dalam grafis, format yang top-down. Struktur rincian kerja ( WBS ) yang dirancang untuk menunjukkan bagaimana deliverable proyek dipecah menjadi paket pekerjaan, menyediakan cara untuk menunjukkan daerah tanggung jawab tingkat tinggi. Sedangkan WBS menunjukkan pengelompokan deliverable proyek, dengan rincian organisasi struktur ( OBS ) diatur sesuai dengan departemen organisasi yang ada, unit, atau tim dengan kegiatan proyek atau paket pekerjaan yang terdaftar di bawah masing-masing departemen. Departemen operasional seperti teknologi informasi atau pembelian dapat melihat semua tanggung jawab proyek dengan melihat bagian atas OBS. Struktur rincian sumber daya ( RBS ) adalah daftar hirarkis sumber daya yang terkait berdasarkan kategori dan jenis sumber daya yang digunakan untuk memfasilitasi perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek. setiap menurun tingkat ( rendah ) merupakan deskripsi yang semakin rinci tentang sumber daya sampai cukup kecil untuk digunakan dalam hubungannya dengan struktur rincian kerja ( WBS ) untuk memungkinkan pekerjaan yang harus direncanakan,
dimonitor dan dikendalikan. Struktur rincian sumber daya sangat membantu dalam biaya proyek pelacakan dan dapat disejajarkan dengan sistem akuntansi organisasi. Hal ini dapat berisi kategori sumber daya selain sumber daya manusia . • Matrix-based charts. Atau responsibility assignment matrix (RAM). Tugas tanggung jawab matriks ( RAM ) adalah grid yang menunjukkan proyek sumber daya yang ditugaskan untuk masing-masing paket pekerjaan. Hal ini digunakan untuk menggambarkan hubungan Antara paket pekerjaan.atau kegiatan dan anggota tim proyek . Pada proyek yang lebih besar, RAM dapat dikembangkan di berbagai tingkatan. Misalnya, RAM tingkat tinggi dapat menentukan apa kelompok tim proyek atau unit bertanggung jawab dalam setiap komponen WBS, sedangkan RAM - tingkat yang lebih rendah yang digunakan dalam kelompok untuk menunjuk peran, tanggung jawab, dan tingkat kewenangan untuk kegiatan tertentu. Format matriks menunjukkan semua kegiatan yang berhubungan dengan satu orang dan semua orang yang terkait dengan satu kegiatan. ini juga memastikan bahwa hanya ada satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap satu tugas untuk menghindari kebingungan tanggung jawab. Salah satu contoh RAM adalah sebuah RACI = (responsible, accountable, consult, and inform) ( bertanggung jawab , akuntabel , berkonsultasi, dan menginformasikan ).
• Text-oriented formats. Tanggung jawab anggota tim yang membutuhkan deskripsi rinci dapat ditentukan dalam format teks-oriented. Biasanya dalam bentuk garis besar, dokumen memberikan informasi seperti tanggung jawab, wewenang, kompetensi, dan kualifikasi. Dokumen-dokumen tersebut dikenal dengan berbagai nama termasuk deskripsi posisi dan bentuk peran-tanggung jawab-otoritas. Dokumen-dokumen ini dapat digunakan sebagai template untuk proyek-proyek masa depan, terutama ketika informasi tersebut diperbarui sepanjang proyek ini dengan menerapkan pelajaran dari proyek ini. 9.1.2.2 Networking
Networking adalah interaksi formal dan informal dengan orang lain dalam suatu organisasi, industri, atau lingkungan professional. Ini adalah cara yang konstruktif untuk memahami faktor-faktor politik dan interpersonal yang akan berdampak pada efektivitas berbagai pilihan manajemen kepegawaian. Manfaat manajemen sumber daya manusia dari sukses networking.dengan meningkatkan pengetahuan dan akses ke aset sumber daya manusia seperti kompetensi yang kuat, pengalaman khusus, dan peluang kemitraan eksternal. Contoh sumber daya manusia kegiatan jaringan termasuk korespondensi proaktif, pertemuan makan siang, percakapan informal termasuk rapat dan acara, konferensi perdagangan, dan simposium. Networking bisa menjadi teknik yang berguna di awal proyek. Hal ini juga dapat menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan pengembangan profesional manajemen proyek selama proyek berlangsung dan setelah proyek berakhir. 9.1.2.3 Organizational Theory Teori organisasi memberikan informasi mengenai cara di mana orang-orang, tim, dan organisasi unit berperilaku. Efektif menggunakan tema-tema umum yang diidentifikasi dalam teori organisasi dapat mempersingkat jumlah waktu, biaya, dan upaya yang diperlukan untuk menciptakan output proses Rencana Manajemen Sumber Daya Manusia dan meningkatkan efisiensi perencanaan. Adalah penting untuk menyadari bahwa struktur organisasi yang berbeda memiliki respon individu yang berbeda, kinerja individu, dan karakteristik hubungan pribadi. Juga, teori organisasi yang berlaku mungkin merekomendasikan gaya kepemimpinan yang fleksibel yang menyesuaikan dengan perubahan tingkat kematangan tim di seluruh siklus hidup proyek. 9.1.2.4 Expert Judgment Ketika mengembangkan rencana manajemen sumber daya manusia, penilaian ahli digunakan untuk:
Daftar persyaratan awal untuk keterampilan yang dibutuhkan Menilai peran yang diperlukan untuk proyek berdasarkan deskripsi peran standar dalam organisasi Menentukan tingkat upaya awal dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan proyek Menentukan hubungan pelaporan yang dibutuhkan berdasarkan pada budaya organisas Memberikan pedoman waktu yang diperlukan untuk staf, berdasarkan pelajaran yang didapat dan kondisi pasar; Mengidentifikasi risiko yang terkait dengan akuisisi staf, retensi, dan pelepasan rencana, dan Mengidentifikasi dan merekomendasikan program untuk mematuhi kontrak yang berlaku dan serikat pekerja.
9.1.2.5 Meetings Ketika merencanakan manajemen sumber daya manusia proyek, tim manajemen proyek akan mengadakan perencanaan pertemuan. Pertemuan ini memanfaatkan kombinasi alat dan
teknik lainnya untuk memungkinkan semua anggota tim manajemen proyek untuk mencapai konsensus mengenai rencana pengelolaan sumber daya manusia. 9.1.3 Plan Human Resource Management: Outputs 9.1.3.1 Human Resource Management Plan Rencana pengelolaan sumber daya manusia, merupakan bagian dari rencana manajemen proyek, memberikan pedoman bagaimana sumber daya manusia proyek harus didefinisikan, dikelola, diatur, dan akhirnya diberhentikan. Rencana pengelolaan sumber daya manusia termasuk, namun tidak terbatas pada, sebagai berikut:
Peran dan tanggung jawab Berikut ini harus diatasi ketika daftar peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek : • Peran. Fungsi diasumsikan oleh atau ditugaskan kepada seseorang dalam proyek . Contoh peran proyek adalah insinyur sipil, analis bisnis, dan koordinator pengujian. Kejelasan peran tentang otoritas, tanggung jawab, dan batas-batas juga harus didokumentasikan. • Otoritas. Hak untuk menerapkan sumber daya proyek, membuat keputusan, menandatangani persetujuan, menerimadeliverables, dan mempengaruhi orang lain untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Contoh keputusan kewenangan yang jelas meliputi pemilihan metode untuk menyelesaikan suatu kegiatan, kualitaspenerimaan, dan bagaimana menanggapi varians proyek. Anggota tim beroperasi terbaik ketika mereka diberi kewenangan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. • Tanggung Jawab. Tugas yang diberikan dan pekerjaan yang dilakukan anggota tim proyek diharapkan dilakukan dalam rangka untuk menyelesaikan kegiatan proyek. • Kompetensi. Keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang ditugaskan dalam kendala proyek. Jika anggota tim proyek tidak memiliki kompetensi yang dibutuhkan, kinerjaakan terancam. Ketika ketidakcocokan tersebut diidentifikasi, respon proaktif seperti pelatihan, perekrutan, perubahan jadwal, atau ruang lingkup perubahan harus dimulai. Project Organization Charts. Sebuah bagan organisasi proyek maksudnya tampilan grafis dari anggota tim proyek dan hubungan pelaporan mereka. Hal ini dapat formal atau informal, sangat rinci atau dibingkai luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Staffing management plan. Rencana pengelolaan kepegawaian adalah komponen dari rencana pengelolaan sumber daya manusia yang menggambarkan kapan dan bagaimana anggota tim proyek akan diakuisisi dan berapa lama mereka akan dibutuhkan. Ini menggambarkan bagaimana kebutuhan sumber daya manusia akan dipenuhi. Rencana Manajemen kepegawaian dapat formal atau informal, sangat rinci, atau dibingkai luas, tergantung pada kebutuhan proyek. Rencananya diperbarui terus-
menerus selama proyek. Dalam rencana pengelolaan kepegawaian bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi dan ukuran proyek, tapi item yang perlu dipertimbangkan termasuk : • Akuisisi staf . Sejumlah pertanyaan muncul ketika merencanakan akuisisi tim proyek anggota. Misalnya, apakah sumber daya manusia berasal dari dalam organisasi atau dari eksternal , atau dikontrak, apakah anggota tim perlu bekerja di satu lokasi pusat atau mungkin bekerja dari lokasi yang jauh , biaya yang terkait dengan masing-masing tingkat keahlian yang diperlukan untuk proyek , dan tingkat bantuan yang departemen sumber daya manusia organisasi dan manajer fungsional mampu memberikan kepada tim manajemen proyek . • Kalender sumber daya. Kalender yang mengidentifikasi hari kerja dan pergeseran yang menggambarkan kerangka waktu yang diperlukan untuk anggota tim proyek, baik secara individual maupun kolektif, serta ketika kegiatan akuisisi seperti merekrut harus dmulai. Satu alat untuk memetakan sumber daya manusia adalah histogram sumber daya, digunakan oleh tim manajemen proyek sebagai sarana untuk memberikan representasi visual atau alokasi sumber daya untuk semua pihak yang berkepentingan. Bagan ini menggambarkan jumlah jam seseorang, departemen, atau seluruh tim proyek yang akan dibutuhkan setiap minggu atau bulan selama proyek. Grafik dapat mencakup garis horizontal yang mewakili jumlah maksimum jam tersedia dari sumber daya tertentu. Sebuah contoh dari histogram sumber daya diilustrasikan dalam Gambar 9-6.
Figur e 9-6. Illustrative Resource Histogram
•
Garis hitam menunjukkan lamanya waktu bekerja dalam satu minggu. Dari diagram diatas selama 40 jam dalam satu minggu. Dari diagram diatas juga dapat diketahun bahwa pada minggu pertama bulan Januari proyek dikerjakan oleh satu orang selama 175 jam. Apabila dikerjakan oleh dua orang maka akan selesai selama 88,8 jam. Rencana pemberentian Staf. Menentukan metode dan waktu melepaskan anggota tim. Ketika anggota tim yang diberentikan dari sebuah proyek , biayaterkait dengan sumber daya tidak lagi dibebankan pada proyek , sehingga mengurangi biaya proyek. rencana rilis Staf juga membantu mengurangi risiko sumber daya manusia yang mungkin terjadi selama atau di akhir proyek .
•
•
• •
Kebutuhan pelatihan. Rencana pelatihan dapat dikembangkan sebagai bagian dari proyek. Rencana tersebut juga dapat mencakup cara untuk membantu anggota tim memperoleh sertifikasi yang akan mendukung kemampuan mereka untuk menguntungkan proyek. Pengakuan dan penghargaan. Kriteria yang jelas untuk hadiah dan sistem direncanakan untuk bantuan mempromosikan dan memperkuat perilaku pekerja sesuai dengan yang diinginkan. Agar efektif, pengakuan dan penghargaan harus berdasarkan kegiatan dan kinerja di bawah kendali seseorang. Sebagai contoh, anggota tim yang harus dihargai untuk mencapai tujuan biaya harus memiliki tingkat yang sesuai kontrol atas keputusan yang mempengaruhi biaya. Pengakuan dan penghargaan merupakan bagian dari Mengembangkan proses Tim Proyek ( Bagian 9.3 ) . Kepatuhan. Rencana pengelolaan kepegawaian dapat mencakup strategi untuk mematuhi baik peraturan pemerintah, kontrak serikat, dan kebijakan sumber daya manusia lainnya didirikan. Keselamatan. Kebijakan dan prosedur harus melindungi anggota tim dari bahaya keamanan dapat dimasukkan dalam rencana pengelolaan kepegawaian serta dalam daftar risiko.
9.2 Acquire Project Team Adalah proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Manfaat utama dari proses ini terdiri dari menguraikan dan membimbing seleksi tim dan tanggung jawab tugas untuk mendapatkan tim sukses. Masukan, alat dan teknik, dan output ini Proses yang digambarkan pada Gambar 9-7. Gambar 9-8 menggambarkan diagram aliran data dari proses.
Figure 9-8. Acquire Project Team Data Flow Diagram Tim manajemen proyek mungkin tidak memiliki kontrol langsung atas pemilihan anggota tim karena perjanjian kerja sama, penggunaan personel subkontraktor, lingkungan proyek matriks, internal atau eksternal hubungan pelaporan, atau berbagai alasan lainnya. Adalah penting bahwa faktor-faktor berikut dianggap selamaproses mendapatkan tim proyek :
Manajer proyek atau tim manajemen proyek harus secara efektif bernegosiasi dan mempengaruhi orang lain untuk menyediakan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . Kegagalan untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk proyek tersebut dapat mempengaruhi jadwal proyek, anggaran, kepuasan pelanggan, kualitas, dan risiko. Keterbatasan sumberdaya manusia mengurangi probabilitas keberhasilan dan, dalam skenario terburuk, bisa mengakibatkan pembatalan proyek . Jika sumber daya manusia yang tidak tersedia karena kendala, seperti faktor ekonomi atau penugasan untuk proyek-proyek lain, manajer proyek atau tim proyek mungkin diperlukan untuk menetapkan alternative sumber daya, mungkin dengan kompetensi rendah, asalkan tidak ada pelanggaran hukum, peraturan, atau kriteria khusus lainnya .
Faktor-faktor ini harus dipertimbangkan dan direncanakan dalam tahap perencanaan proyek. Manajer proyek atau Tim manajemen proyek akan diminta untuk mencerminkan dampak dari setiap tersedianya sumber daya manusia yang diperlukan dalam jadwal proyek, anggaran proyek, risiko proyek, kualitas proyek, rencana pelatihan, dan rencana manajemen proyek lainnya. 9.2.1 Acquire Project Team: Inputs 9.2.1.1 Human Resource Management Plan
Dijelaskan dalam Bagian 9.1.3.1. Rencana pengelolaan sumber daya manusia memberikan pedoman bagaimana proyek sumber daya manusia harus diidentifikasi, dikelola, dan akhirnya dirilis. Hal ini termasuk:
Peran dan tanggung jawab untuk menentukan posisi, keterampilan, dan kompetensi dalam tuntutan proyek Bagan organisasi proyek yang menunjukkan jumlah orang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, dan Rencana pengelolaan Staff menggambarkan periode waktu setiap anggota tim proyek akan dibutuhkan dan informasi penting lainnya untuk melibatkan tim proyek.
9.2.1.2 Enterprise Environmental Factors Dijelaskan dalam Bagian 2.1.5. Faktor-faktor lingkungan perusahaan mempengaruhi proses perolehan Tim Proyek termasuk, namun tidak terbatas pada:
yang
Informasi yang ada pada sumber daya manusia termasuk ketersediaan, tingkat kompetensi, pengalaman sebelumnya, minat bekerja pada proyek dan tingkat biaya mereka; Kebijakan administrasi Personil yang mempengaruhi contohnya outsourcing; Struktur organisasi, dan Colocation atau beberapa lokasi
9.2.1.3 Organizational Process Assets Dijelaskan dalam Bagian 2.1.4. Proses Aset organisasi yang mempengaruhi proses Tim Proyek, namun tidak terbatas pada, kebijakan standar organisasi, proses, dan prosedur. 9.2.2 Acquire Project Team: Tools and Techniques 9.2.2.1 Pre-assignment. Ketika anggota tim proyek yang dipilih, mereka di pra-ditugaskan. Situasi ini dapat terjadi jika proyek tersebut adalah hasil dari orang-orang tertentu yang diidentifikasi sebagai bagian dari proposal yang kompetitif, jika proyek tergantung pada keahlian dari orang-orang tertentu, atau jika beberapa tugas staf didefinisikan dalam proyek charter. 9.2.2.2 Negotiation. Tugas staf dinegosiasikan pada banyak proyek. Sebagai contoh, tim manajemen proyek mungkin perlu bernegosiasi dengan :
Manajer fungsional, untuk memastikan bahwa proyek menerima staf yang tepat dan kompeten dalam kerangka waktu dan bahwa anggota tim proyek akan mampu , mau , dan berwenang untuk bekerja pada proyek tersebut sampai tanggung jawab mereka selesai Organisasi Eksternal, vendor, pemasok, kontraktor, dll yang sesuai, langka, khusus, berkualitas, bersertifikat, atau lainnya sumber daya manusia seperti yang ditentukan. Pertimbangan khusus harus diberikan kepada kebijakan eksternal, praktik, proses, pedoman, hukum, dan lainnya dalam kriteria tersebut. Kemampuan tim manajemen
proyek untuk mempengaruhi orang lain memainkan peran penting dalam menegosiasikan tugas staf. 9.2.2.3 Acquisition Ketika organisasi tidak dapat menyediakan staf yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek, yang diperlukan dapat diperoleh dari sumber-sumber luar. Hal ini dapat dilakukan dengan menyewa konsultan individu atau subkontrak yang bekerja untuk organisasi lain. 9.2.2.4 Virtual Teams Penggunaan tim virtual menciptakan kemungkinan-kemungkinan baru ketika memperoleh anggota tim proyek . Tim virtual dapat didefinisikan sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama yang memenuhi peran mereka dengan sedikit atau tanpa waktu yang dihabiskan pertemuan langsung. Ketersediaan teknologi komunikasi seperti e -mail, audio conferencing, media sosial, berbasis web pertemuan dan konferensi video telah membuat tim virtual layak. Model tim virtual memungkinkan untuk :
Formasi tim dari orang-orang yang berasal dari organisasi yang sama yang tinggal di wilayah geografis yang luas Menambah keahlian khusus untuk tim proyek ahli walaupun tidak dalam wilayah geografis yang sama Memasukkan karyawan yang bekerja dari rumah Bentuk tim artinya orang yang bekerja pada shift yang berbeda, jam yang beda, atau hari yang beda Sertakan orang-orang dengan keterbatasan mobilitas atau cacat, dan Bergerak maju dengan proyek-proyek yang akan telah diabaikan karena biaya perjalanan.
Ada beberapa kelemahan yang terkait dengan tim virtual, seperti kemungkinan kesalahpahaman, merasa isolasi, kesulitan dalam berbagi pengetahuan dan pengalaman antara anggota tim, dan biaya sesuai teknologi yang digunakanya. Perencanaan komunikasi menjadi semakin penting dalam lingkungan tim virtual. Tambahan waktu mungkin diperlukan untuk menetapkan harapan yang jelas, memfasilitasi komunikasi, mengembangkan protokol untuk menyelesaikan konflik, termasuk dalam pengambilan keputusan, memahami perbedaan budaya, dan berbagi hal lain dalam keberhasilan suatu proyek. 9.2.2.5 Multi-Criteria Decision Analysis Kriteria seleksi yang sering digunakan sebagai bagian dari memperoleh tim proyek. Dengan menggunakan keputusan multi-kriteria analisis, kriteria yang dikembangkan dan digunakan untuk menilai anggota tim yang potensial. Kriteria yang berbobot menurut kepentingan relatif dari kebutuhan dalam tim. Beberapa contoh kriteria seleksi yang dapat digunakan untuk mencetak anggota tim tersebut adalah sebagai berikut:
Ketersediaan. Mengidentifikasi apakah anggota tim tersedia untuk bekerja pada proyek dalam jangka waktu yang dibutuhkan. Jika ada kekhawatiran untuk ketersediaan selama waktu proyek. Biaya. Periksa apakah biaya penambahan anggota tim berada dalam anggaran yang ditentukan. Pengalaman. Pastikan bahwa anggota tim memiliki pengalaman yang relevan yang akan berkontribusi pada proyek sukses. Kemampuan. Pastikan bahwa anggota tim memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek. Pengetahuan. Pertimbangkan jika anggota tim memiliki pengetahuan yang relevan dari pelanggan, mirip diimplementasikan proyek, dan nuansa lingkungan proyek. Keterampilan. Tentukan apakah anggota memiliki keterampilan yang relevan dengan menggunakan alat proyek, implementasi, atau pelatihan. Sikap. Tentukan apakah anggota yang memiliki kemampuan untuk bekerja dengan orang lain sebagai tim kohesif. Faktor-faktor internasional. Pertimbangkan lokasi anggotatim, zona waktu dan kemampuan komunikasi.
9.2.3 Acquire Project Team: Outputs 9.2.3.1 Project Staff Assignments Proyek ini dikelola oleh orang yang tepat. Tugas dokumentasi ini dapat mencakup direktori tim proyek, memo kepada anggota tim, dan nama dimasukkan ke bagian lain dari rencana manajemen proyek, seperti bagan organisasi proyek dan jadwal. 9.2.3.2 Resource Calendars Kalender sumber daya mendokumentasikan periode waktu yang masing-masing anggota tim proyek yang tersedia untuk bekerja pada proyek tersebut. Membuat jadwal yang dapat diandalkan. Tergantung untuk saling memiliki pemahaman yang baik tentang ketersediaan setiap orang dan kendala jadwal, termasuk zona waktu, jam kerja, waktu liburan, liburan lokal, dan komitmen untuk proyek-proyek lain. 9.2.3.3 Project Management Plan Updates Elemen-elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, manusia rencana pengelolaan sumber daya. Misalnya, orang yang ditugaskan untuk peran yang telah ditetapkan tidak dapat memenuhi semua persyaratan staf yang digariskan dalam rencana pengelolaan sumber daya manusia. Ketika kesenjangan terjadi, rencana manajemen proyek perlu diperbarui untuk mengubah struktur tim, peran, atau tanggung jawab. 9.3 Develop Project Team Mengembangkan Tim Proyek adalah proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu menghasilkan peningkatan kerja sama tim, peningkatan keterampilan
dan kompetensi orang, karyawan termotivasi, tingkat pergantian staf berkurang, dan meningkatkan keseluruhan kinerja proyek. Masukan, alat dan teknik, dan output dari proses ini digambarkan dalam Gambar 9-9. Gambar 9-10 menggambarkan diagram aliran data dari proses.
Figure 9-10. Develop Project Team Data Flow Diagram Manajer proyek harus memperoleh keterampilan untuk mengidentifikasi, membangun, memelihara, memotivasi, memimpin, dan menginspirasi tim proyek untuk mencapai kinerja tim yang tinggi dan untuk memenuhi tujuan proyek. Teamwork merupakan faktor penting agar proyek sukses, dan mengembangkan tim proyek yang efektif merupakan salah satu tanggung jawab utama dari manajer proyek. Manajer proyek harus menciptakan lingkungan yang memfasilitasi kerja sama tim. Manajer proyek harus terus memotivasi tim mereka dengan memberikan tantangan dan peluang, dengan memberikan umpan balik tepat waktu dan dukungan yang dibutuhkan, dan dengan mengakui kinerja yang baik dan bermanfaat. Kinerja tim yang tinggi dapat dicapai dengan menggunakan komunikasi yang terbuka dan efektif , menciptakan peluang membangun tim, membangun kepercayaan di antara anggota tim, mengelola konflik secara konstruktif, dan mendorong pemecahan masalah kolaboratif dan pengambilan keputusan. Manajer proyek harus meminta dukungan manajemen dan / atau mempengaruhi pemangku
kepentingan yang tepat untuk memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan tim proyek yang efektif . Manajer proyek beroperasi dalam lingkungan global dan bekerja pada proyek-proyek yang ditandai dengan keragaman budaya. anggota tim sering memiliki pengalaman industri yang beragam, tahu beberapa bahasa, dan kadang-kadang beroperasi di "bahasa tim" yang mungkin menjadi bahasa atau norma yang berbeda dari sifat asli mereka . Tim manajemen proyek harus memanfaatkan perbedaan budaya, fokus pada pengembangan dan mempertahankan tim proyek sepanjang hidup proyek siklus, dan mempromosikan kerja sama interdependently (saling ketergantungan) dalam iklim saling percaya. Mengembangkan tim proyek meningkatkan keterampilan bermasyarakat , kompetensi teknis, untuk kinerja proyek. Itu jelasmembutuhkan, tepat waktu, efektifitas, dan efisien dalam komunikasi antara anggota tim di seluruh kehidupan proyek. Tujuan pengembangan tim proyek meliputi, tetapi tidak terbatas pada :
Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota tim untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk menyelesaikan deliverable (penyampaian) proyek, sambil menurunkan biaya, mengurangi jadwal, dan meningkatkan kualitas Meningkatkan rasa kepercayaan dan kesepakatan di antara anggota tim untuk meningkatkan moral, konflik yang lebih rendah, dan meningkatkan kerja tim, dan Menciptakan budaya tim yang dinamis, kohesif, dan kolaboratif untuk ( 1 ) meningkatkan produktivitas individu dan tim, semangat tim, dan kerja sama, dan ( 2 ) memungkinkan silang pelatihan dan mentoring antara anggota tim untuk berbagi pengetahuan dan keahlian .
9.3.1 Develop Project Team: Inputs 9.3.1.1 Human Resource Management Plan Dijelaskan dalam Bagian 9.1.3.1. Rencana pengelolaan sumber daya manusia memberikan pedoman bagaimana proyek manusia sumber daya harus didefinisikan, dikelola, dikendalikan, dan akhirnya dirilis. Ini mengidentifikasi strategi pelatihan dan rencana untuk mengembangkan tim proyek. Barang-barang seperti penghargaan, umpan balik, pelatihan tambahan, dan disiplin dapat ditambahkan ke rencana sebagai hasil dari penilaian kinerja tim yang sedang berlangsung dan bentuk lain dari proyek manajemen tim. 9.3.1.2 Project Staff Assignments Dijelaskan dalam Bagian 9.2.3.1. Pengembangan tim dimulai dengan daftar anggota tim proyek. staf proyek dokumen penugasan mengidentifikasi orang-orang yang berada di tim. 9.3.1.3 Resource Calendars Dijelaskan dalam Bagian 9.2.3.2. Kalender sumber daya mengidentifikasi saat-saat ketika anggota tim proyek dapat berpartisipasi dalam kegiatan pengembangan tim. 9.3.2 Develop Project Team: Tools and Techniques 9.3.2.1 Interpersonal Skills
Keterampilan interpersonal, kadang-kadang dikenal sebagai "soft skill" adalah kompetensi perilaku yang mencakup keahlian seperti kemampuan komunikasi, kecerdasan emosional, resolusi konflik, negosiasi, pengaruh, pembentukan tim, dan fasilitasi kelompok. Soft skill adalah aset berharga ketika mengembangkan tim proyek. Sebagai contoh, proyek tim manajemen dapat menggunakan kecerdasan emosional untuk mengurangi ketegangan dan meningkatkan kerjasama dengan mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan sentimen anggota tim proyek, mengantisipasi tindakan mereka, mengakui keprihatinanmereka, dan menindaklanjuti masalah-masalah mereka. 9.3.2.2 Training Pelatihan mencakup semua kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan kompetensi anggota tim proyek. Latihan bisa formal maupun informal. Contoh metode pelatihan meliputi ruang kelas, online, berbasis komputer, pelatihan on-the-job dari anggota tim proyeklain, dan mentoring,. Jika kurangnya anggota tim proyek diperlukan manajemen atau keterampilan teknis, keterampilan tersebut dapat dikembangkan sebagai bagian dari pekerjaan proyek. Pelatihan dijadwalkan mengambil tempat sebagaimana tercantum dalam rencana pengelolaan sumber daya manusia. Pelatihan direncanakan berlangsung akibat dari pengamatan, percakapan, dan penilaian kinerja proyek yang dilakukan selama proses pengendalian pengelolaan proyek tim. Biaya pelatihan dapat dimasukkan dalam anggaran proyek, atau didukung dengan melakukan organisasi jika ditambahkan keterampilan mungkin berguna untuk proyek-proyek masa depan. Hal ini dapat dilakukan oleh internal maupun eksternal. 9.3.2.3 Team-Building Activities Kegiatan pembangunan Tim dapat bervariasi. Pengalaman profesional difasilitasi untuk dirancang guna meningkatkan hubungan interpersonal. Tujuan dari pembangunan timdalam kegiatan adalah untuk membantu anggota tim individu bekerja sama secara efektif . Strategi membangun tim sangat berharga. Komunikasi Informal dan kegiatan dapat membantu dalam membangun kepercayaan dan membangun hubungan kerja yang baik . Sebagai proses yang berkelanjutan , membangun tim sangat penting untuk keberhasilan proyek . Team building sangat penting selama tahap awal proyek. Manajer proyek harus terus memantau fungsi tim dan kinerja untuk menentukan apakah tindakan yang diperlukan untuk mencegah atau memperbaiki berbagai masalah tim . Salah satu model yang digunakan untuk menggambarkan pengembangan tim adalah tangga Tuckman ( Tuckman , 1965; Tuckman & Jensen, 1977) , yang meliputi lima tahap perkembangan tim.. Proyek dengan anggota tim yang bekerja bersama-sama di masa lalu mungkin melewatkan fase:
Forming. Fase ini adalah di mana tim bertemu dan belajar tentang proyek dan peran formal mereka dan tanggung jawab. Anggota tim cenderung independen dan tidak terbuka dalam fase ini . Storming. Selama fase ini, tim mulai mengatasi pekerjaan proyek, keputusan teknis, dan pendekatan manajemen proyek. Jika anggota tim tidak kolaboratif dan terbuka untuk ideide yang berbeda dan perspektif, lingkungan dapat menjadi kontraproduktif .
Norming. Pada fase norming, anggota tim mulai bekerja sama dan menyesuaikan kebiasaan kerja mereka dan perilaku untuk mendukung tim . Belajar tim untuk saling percaya. Performing. Tim yang mencapai fungsi ini sebagai unit yang terorganisir dengan baik . mereka saling tergantung dan bekerja melalui isu-isu secara efektif . Adjourning. Pada tahap menangguhkan, tim melengkapi pekerjaan dan bergerak dari proyek tersebut. Hal ini biasanya terjadi ketika staf dilepaskan dari proyek sebagai deliverable atau sebagai bagian dari melaksanakan Tutup Proyek.
Durasi tahap ini tergantung pada dinamika tim, ukuran tim, dan kepemimpinan tim. Proyek manajer harus memiliki pemahaman yang baik tentang dinamika tim untuk memindahkan anggota tim mereka melalui semua tahapan secara efektif. 9.3.2.4 Ground Rules Aturan-aturan dasar menetapkan ekspektasi yang jelas tentang perilaku yang dapat diterima oleh anggota tim proyek. Awal komitmen untuk pedoman yang jelas menurunkan kesalahpahaman dan meningkatkan produktivitas. Membahas aturan-aturan dasar di berbagai bidang seperti kode etik, etika komunikasi, bekerja sama, atau pertemuan memungkinkan anggota tim untuk menemukan nilai-nilai yang penting bagi satu sama lain. Semua anggota tim proyek berbagi tanggung jawab untuk menegakkan aturan setelah mereka ditetapkan. 9.3.2.5 Colocation Colocation, juga disebut sebagai "matriks yang ketat," menempatkan banyak atau semua anggota tim proyek yang paling aktif di lokasi fisik yang sama untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk tampil sebagai sebuah tim. Colocation dapat bersifat sementara, seperti pada waktu strategis penting selama proyek, atau untuk seluruh proyek. Strategi colocation dapat mencakup ruang pertemuan tim, tempat untuk mengirim jadwal, dan kemudahan lainnya yang meningkatkan komunikasi dan komunitas. Sementara colocation dianggap sebagai strategi yang baik, penggunaan tim virtual dapat membawa manfaat seperti penggunaan sumber daya yang lebih terampil, mengurangi biaya, perjalanan kurang, dan relokasi biaya dan kedekatan anggota tim untuk pemasok, pelanggan, atau stakeholder kunci lainnya. 9.3.2.6 Recognition and Rewards Bagian dari proses pengembangan tim melibatkan pengakuan untuk perilaku yang diinginkan dan bermanfaat. Cara-cara untuk menghargai orang yang dikembangkan selama Rencana proses Manajemen Sumber Daya Manusia. Adalah penting untuk menyadari bahwa hadiah khusus yang diberikan kepada setiap individu akan efektif hanya jika memenuhi hal yang dihargai oleh individu tersebut. Penghargaan dibuat , secara formal maupun informal , selama proses mengelola tim proyek melalui penilaian kinerja proyek ( Bagian 9.4.2.2 ) . Perbedaan budaya harus dipertimbangkan ketika menentukan pengakuan dan penghargaan . Orang-orang termotivasi jika mereka merasa dihargai dalam organisasi dan nilai ini ditunjukkan oleh penghargaan yang diberikan kepada mereka . Umumnya , uang dipandang sebagai aspek nyata dari setiap sistem reward , tapi tidak berwujud hadiah bisa sama atau bahkan
lebih efektif . Sebagian besar anggota tim proyek termotivasi oleh kesempatan untuk tumbuh, menyelesaikan, dan menerapkan keterampilan profesional mereka untuk memenuhi tantangan baru . Sebuah strategi yang baik untuk manajer proyek adalah untuk memberikan pengakuan tim sepanjang siklus hidup proyek daripada menunggu sampai proyek ini adalah selesai. 9.3.2.7 Personnel Assessment Tools Alat penilaian personil memberikan wawasan pada manajer proyek dan tim proyek dalam bidang kekuatan dan kelemahan. Alat-alat ini membantu manajer proyek menilai preferensi tim, aspirasi, bagaimana mereka memproses dan mengatur informasi, bagaimana mereka untuk membuat keputusan, dan bagaimana mereka memilih untuk berinteraksi dengan orang-orang. Berbagai alat yang tersedia seperti survei sikap, penilaian tertentu, wawancara terstruktur, kemampuan tes, dan focus kelompok. Alat-alat ini dapat memberikan peningkatan pemahaman, kepercayaan, komitmen, dan komunikasi antara anggota tim dan memfasilitasi tim yang lebih produktif sepanjang proyek. 9.3.3 Develop Project Team: Outputs 9.3.3.1 Team Performance Assessments Sebagai upaya pengembangan tim proyek seperti pelatihan, pembentukan tim, dan colocation yang diterapkan, Tim manajemen proyek membuat penilaian formal maupun informal efektivitas tim proyek. Strategi efektif dan kegiatan pengembangan tim diharapkan dapat meningkatkan kinerja tim, yang meningkat kemungkinan memenuhi tujuan proyek. Kriteria penilaian kinerja tim harus ditentukan oleh semua pihak yang tepat dan tergabung untuk mengembangkan Tim Proyek . Kinerja tim sukses diukur dalam hal keberhasilan teknis sesuai dengan yang telah disepakati dalam tujuan proyek ( termasuk tingkat kualitas ), kinerja pada jadwal proyek ( selesai tepat waktu ), dan kinerja pada anggaran ( selesai dalam kendala keuangan ). Tim berkinerja tinggi yang ditandai dengan ini berorientasi pada tugas dan hasil berorientasi pada hasil . Evaluasi efektivitas tim mungkin menggunakan beberapa indikator seperti :
Perbaikan dalam keterampilan yang memungkinkan individu untuk melakukan tugas lebih efektif Peningkatan kompetensi yang membantu tim tampil lebih baik sebagai sebuah tim , Mengurangi tingkat pergantian staf, dan Peningkatan kekompakan tim di mana anggota tim berbagi informasi dan pengalaman secara terbuka dan membantu satu sama lain untuk meningkatkan kinerja proyek secara keseluruhan .
Hasil dari mengidentifikasi diperlukan untuk daya yang tepat
melakukan evaluasi kinerja keseluruhan tim, tim manajemen proyek dapat spesifik pelatihan, coaching, mentoring, bantuan, atau perubahan yang memperbaiki tim kinerja. Hal ini juga harus mencakup identifikasi sumber atau diperlukan diperlukan untuk mencapai dan melaksanakan perbaikan
diidentifikasi dalam penilaian. Sumber daya dan rekomendasi untuk tim perbaikan harus didokumentasikan dengan baik dan diteruskan ke pihak-pihak terkait. 9.3.3.2 Enterprise Environmental Factors Updates Faktor-faktor lingkungan perusahaan yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Mengembangkan Tim Proyek termasuk, namun tidak terbatas pada, administrasi kepegawaian, catatan pelatihan karyawan, dan keterampilan penilaian. 9.4 Manage Project Team Mengelola Tim Proyek adalah proses kinerja anggota tim mengamati, memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan perubahan mengelola tim untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Manfaat utamana adalah pengaruh perilaku tim, mengelola konflik, menyelesaikan masalah, dan Penilai kinerja anggota tim. Masukan, alat dan teknik, dan output dari proses ini digambarkan pada Gambar 9-11. Gambar 9-12 menggambarkan aliran data diagram proses.
Figure 9-12. Manage Project Team Data Flow Diagram Sebagai hasil dari mengelola tim proyek, permintaan perubahan yang diajukan, manajemen sumber daya manusia Rencana diperbarui, masalah diselesaikan, masukan disediakan untuk penilaian kinerja, dan pelajaran ditambahkan ke database organisasi. Mengelola tim proyek memerlukan berbagai keterampilan manajemen untuk mengembangkan kerja tim dan mengintegrasikanupaya anggota tim untuk membuat tim berkinerja tinggi. Tim manajemen melibatkan suatu kombinasi dari keterampilandengan penekanan khusus pada komunikasi, negosiasi manajemen konflik,, dan kepemimpinan. manajer proyekharusmemberikan tugas yang menantang untuk anggota tim dan memberikan pengakuan/penghargan atas kinerja yang baik. 9.4.1 Manage Project Team: Inputs 9.4.1.1 Human Resource Management Plan Dijelaskan dalam Bagian 9.1.3.1. Rencana pengelolaan sumber daya manusia memberikan pedoman bagaimana proyek sumber daya manusia harus didefinisikan, dikelola, dikendalikan, dan akhirnya dirilis. Ini mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
Peran dan tanggung jawab, Organisasi Proyek, dan Rencana pengelolaan Staffing.
9.4.1.2 Project Staff Assignments
Dijelaskan dalam Bagian 9.2.3.1. Tugas Staf proyek menyediakan dokumentasi, yang meliputi daftar proyek anggota tim. 9.4.1.3 Team Performance Assessments Dijelaskan dalam Bagian 9.3.3.1. Tim manajemen proyek membuat penilaian formal maupun informal yang kinerja tim proyek. Dengan terus-menerus menilai kinerja tim proyek, tindakan dapat diambil untuk menyelesaikan masalah, memodifikasi komunikasi, konflik, dan meningkatkan interaksi tim. 9.4.1.4 Issue Log Masalah timbul dalam pelaksanaan pengelolaan tim proyek. Sebuah daftar masalah dapat digunakan untuk mendokumentasikan dan memantau siapa bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan target waktu. 9.4.1.5 Work Performance Reports Dijelaskan dalam Bagian 4.4.3.2. Laporan kinerja kerja menyediakan dokumentasi tentang status proyek saat ini dibandingkan dengan perkiraan proyek. Bidang kinerja yang dapat membantu dengan manajemen tim proyek meliputi hasil dari jadwal kontrol, pengendalian biaya, kontrol kualitas, dan validasi lingkup. Informasi dari laporan kinerja dan terkait prakiraan membantu dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia di masa mendatang, pengakuan dan penghargaan, dan update rencana pengelolaan kepegawaian. 9.4.1.6 Organizational Process Assets Dijelaskan dalam Bagian 2.1.4. Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses mengelola tim proyek yang meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
Sertifikat penghargaan, Newsletter, Website, Struktur Bonus, Pakaian perusahaan, dan Perquisites organisasi lainnya.
9.4.2 Manage Project Team: Tools and Techniques 9.4.2.1 Observation and Conversation Pengamatan dan percakapan yang digunakan untuk tetap berhubungan dengan pekerjaan dan sikap anggota tim proyek. Monitor tim manajemen proyek menuju kemajuan deliverable(penyampaian) proyek, prestasi yang menjadi sumber kebanggaan bagi anggota tim, dan masalah interpersonal 9.4.2.2 Project Performance Appraisals
Tujuan untuk melakukan penilaian kinerja selama proyek dapat mencakup klarifikasi peran dan tanggung jawab, umpan balik konstruktif kepada anggota tim, penemuan masalah yang tidak diketahui atau belum terselesaikan, pengembangan rencana pelatihan individu, dan pembentukan tujuan spesifik untuk periode waktu mendatang. Kebutuhan untuk penilaian kinerja proyek formal atau informal tergantung pada panjang proyek, kompleksitas proyek, kebijakan organisasi, persyaratan kontrak kerja, dan jumlah dan kualitas komunikasi yang teratur. 9.4.2.3 Conflict Management Konflik tidak dapat dihindari dalam lingkungan proyek. Sumber konflik Antara lain sumber daya yang langka, penjadwalan prioritas, dan gaya kerja pribadi. aturan dasarTim, norma kelompok, dan praktek manajemen proyek padat, seperti perencanaan komunikasi dan definisi peran, mengurangi jumlah konflik. Hasil pengelolaan konflik yang berhasil dalam produktivitas yang lebih besar dan hubungan kerja yang positif . dikelola dengan baik, perbedaan pendapat dapat menyebabkan peningkatan kreativitas dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Jika perbedaan menjadi faktor negatif, anggota tim proyek yang awalnya bertanggung jawab jadi tidak bertanggung jawab. Jika konflik meningkat , manajer proyek harus membantu memfasilitasi resolusi yang memuaskan. Konflik harus ditangani dini dan biasanya secara pribadi, menggunakan langsung, pendekatan kolaboratif . Jika konflik terus mengganggu, prosedur resmi dapat digunakan, termasuk tindakan-tindakan disipliner. Keberhasilan manajer proyek dalam mengelola tim proyek mereka sering tergantung banyak pada kemampuan mereka untuk menyelesaikan konflik. Manajer proyek yang berbeda dapat memanfaatkan metode resolusi konflik yang berbeda . Faktor-faktor yang mempengaruhi metode resolusi konflik meliputi:
Pentingnya variasi dan intensitas konflik Tekanan Waktu untuk menyelesaikan konflik Posisi yang diambil oleh orang-orang yang terlibat Motivasi untuk menyelesaikan konflik dalam jangka panjang atau jangka pendek .
Ada lima teknik umum untuk menyelesaikan konflik . Sebagai salah satu masing-masing memiliki tempat dan digunakan, ini tidak diberikan dalam urutan tertentu :
Withdraw/Avoid. Mundur dari situasi konflik aktual atau potensial ; menunda masalah yang akan lebih siap atau harus diselesaikan oleh orang lain . Smooth/Accomodate. Menekankan bidang perjanjian daripada daerah perbedaan ; kebobolan posisi seseorang dengan kebutuhan orang lain untuk menjaga keharmonisan dan hubungan . Compromise/Reconcile . Mencari solusi yang membawa beberapa tingkat kepuasan bagi semua pihak dalam memerintahkan untuk sementara atau sebagian menyelesaikan konflik.
Force/Direct. Mendorong sudut pandang seseorang dengan mengorbankan orang lain, hanya menawarkan solusi menang-kalah, biasanya ditegakkan melalui posisi kekuatan untuk mengatasi keadaan darurat . Collaborate/Problem Solve. Menggabungkan beberapa sudut pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda. Membutuhkan sikap kooperatif dan dialog terbuka yang biasanya mengarah pada konsensus dan komitmen .
9.4.2.4 Interpersonal Skills Manajer proyek menggunakan kombinasi teknis, keterampilan pribadi, dan konseptual untuk menganalisis situasi dan berinteraksi secara tepat dengan anggota tim. Menggunakan kemampuan interpersonal yang tepat memungkinkan manajer proyek untuk memanfaatkan kekuatan dari semua anggota tim. Contoh keterampilan interpersonal yang seorang manajer proyek yang paling sering digunakan meliputi :
Kepemimpinan. Proyek yang berhasil, memerlukan keterampilan kepemimpinan yang kuat . Kepemimpinan penting melalui semua fase siklus hidup proyek. Ada beberapa teori kepemimpinan mendefinisikan gaya kepemimpinan yang harus digunakan sebagai diperlukan untuk setiap situasi atau tim . Hal ini terutama penting untuk mengkomunikasikan visi dan menginspirasi tim proyek untuk mencapai kinerja terbaik . Mempengaruhi. Karena manajer proyek sering memiliki kewenangan langsung atas anggota tim dalam lingkungan matrix , kemampuan mereka untuk mempengaruhi stakeholder secara tepat waktu sangat penting untuk keberhasilan proyek . Keterampilan utama yang mempengaruhi meliputi : • • • •
Kemampuan untuk menjadi poin, persuasif dan jelas mengartikulasikan ; Keterampilan tingkat tinggi mendengarkan aktif dan efektif ; Kesadaran dan pertimbangan dalam berbagai perspektif dalam situasi apapun , dan Mengumpulkan informasi yang relevan dan penting untuk menangani masalahmasalah penting dan mencapai kesepakatan tetap menjaga rasa saling percaya . Pengambilan keputusan yang efektif. Hal ini melibatkan kemampuan untuk bernegosiasi dan mempengaruhi organisasi dan tim manajemen proyek . Beberapa pedoman untuk pengambilan keputusan meliputi: • Fokus pada tujuan • Ikuti proses pengambilan keputusan • Pelajari faktor lingkungan • Menganalisis informasi yang tersedia • Mengembangkan kualitas pribadi dari anggota tim • Merangsang kreativitas tim • Mengelola risiko.
9.4.3 Manage Project Team: Outputs 9.4.3.1 Change Requests
Perubahan staf, baik karena pilihan atau peristiwa yang tidak terkendali, dapat mempengaruhi sisa rencana manajemen proyek.Ketika masalah kepegawaian mengganggu tim proyek dari mengikuti rencana manajemen proyek seperti menyebabkan jadwal untuk diperpanjang atau anggaran yang akan terlampaui, permintaan perubahan dapat diproses melalui proses Integrated Change Control. Perubahan staf mungkin termasuk memindahkan orang untuk tugas yang berbeda, outsourcing beberapa pekerjaan, dan mengganti anggota tim yang meninggalkan tanggung jawabnya. Tindakan pencegahan adalah tindakan yang dikembangkan untuk mengurangi kemungkinan dan / atau dampak masalah sebelum terjadi. Tindakan ini dapat mencakup pelatihan untuk mengurangi masalah selama anggota tim proyek absen dan klarifikasi peran tambahan untuk memastikan semua tanggung jawab terpenuhi. 9.4.3.2 Project Management Plan Updates Elemen-elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, manusia rencana pengelolaan sumber daya. 9.4.3.3 Project Documents Updates Dokumen proyek yang secara tidak langsung dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
Log Issue Deskripsi Peran Tugas Staf proyek.
9.4.3.4 Enterprise Environmental Factors Updates Faktor lingkungan perusahaan yang mungkin memerlukan pembaruan sebagai akibat dari Mengelola proses Tim Proyek termasuk, namun tidak terbatas pada:
Input untuk penilaian kinerja organisasi, dan Update skill Personil.
9.4.3.5 Organizational Process Assets Updates Proses aset organisasi yang mungkin memerlukan pembaruan sebagai akibat dari Mengelola proses Tim proyek meliputi, namun tidak terbatas pada: Informasi historis dan pelajaran dokumentasi, Template, dan Proses standar Organisasi.
