Financiële Verordening
Financiële Verordening Gemeente Helmond Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Helmond Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie
Gemeente Helmond
Officiële naam regeling
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Helmond
Citeertitel
Financiële verordening gemeente Helmond
Vastgesteld door
Gemeenteraad
Onderwerp
algemeen
Eigen onderwerp
administratie
Opmerkingen met betrekking tot de regeling Deze regeling vervangt de Financiële verordening Gemeente Helmond van 28 februari 2005, gewijzigd op 11 december 2010. Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Gemeentewet, artikel 212 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten Interne regelgeving die op deze verordening is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Treasurystatuut gemeente Helmond Nota Investeringsbeleid Nota Reserves en Voorzieningen
1
Hoofdstuk 1. Inleidende Bepalingen Artikel 1. Definities 1. In deze verordening wordt verstaan onder: a. administreren: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. b. financiële organisatie: het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. c. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving. d. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. e. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Hoofdstuk 2. Planning en Controlcyclus Artikel 2. Kalender 1. Het College van B&W biedt jaarlijks, vóór 1 december, een bestuurlijke planning voor het volgende begrotingsjaar aan de Raad aan. In deze planning zijn de data opgenomen met betrekking tot het aanbieden en vaststellen van de Planning en Controlproducten. 2. De Planning en Controlcyclus bestaat uit de volgende producten: a. Voorjaarsnota b. Programmabegroting c. Bestuursrapportage d. Jaarstukken Artikel 3. Voorjaarsnota 1. Het College van B&W biedt, als aftrap van de nieuwe Planning- en Controlcyclus, aan de Raad een nota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire uitgangspunten alsmede de vertaling daarvan naar de budgettaire kaders voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming duidelijk worden. In deze nota worden op hoofdlijnen ook voorstellen gedaan hoe met de budgettaire ruimte of opgave om te gaan bij het opstellen van de ontwerpbegroting. 2. De voorjaarsnota wordt vastgesteld door de Raad.
2
Artikel 4. Programmabegroting 1. Het College kan nadere regels stellen die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Artikel 5. Bestuursrapportage 1. Het College informeert de Raad door middel van twee bestuursrapportages over de voortgang van de programmabegroting in het lopende boekjaar. 2. De rapportage gaat in op de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde programmabegroting alsmede op eventuele nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen en bevat tevens de realisatie ultimo rapportagedatum en een prognose van het jaarresultaat. Daarnaast wordt ingegaan op afwijkingen in tijd en geld ten aanzien van de investeringskredieten. 3. In of als bijlage bij een bestuursrapportage wordt jaarlijks over de voortgang van de grootste grondexploitaties gerapporteerd. 4. Op basis van deze bestuursrapportage kunnen voorstellen tot wijziging van de programmabegroting ter vaststelling aan de Raad worden aangeboden die als bijlage bij deze bestuursrapportage worden gevoegd. Artikel 6. Jaarstukken 1. Het College kan nadere regels stellen die waarborgen dat de uitvoering van de jaarstukken rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
Hoofdstuk 3. Financiële Positie Artikel 7. Investeringsbeleid 1. Het College legt de uitgangspunten voor het investeringsbeleid alsmede de waardering en afschrijving van vaste activa vast in een nota Investeringsbeleid. Deze nota wordt eens in de vier jaar ter vaststelling aan de Raad aangeboden. 2. Deze nota bevat minimaal: a. het afwegingskader voor investeringen; b. criteria voor het activeren van activa; c. criteria voor het waarderen van activa; d. toegepaste methoden van afschrijven; e. interne regels rondom verantwoording in de producten van de Planning en Controlcyclus; f. procedures rondom afsluiten van kredieten en het overhevelen van de kredieten naar het volgende begrotingsjaar. Artikel 8. Reserves en voorzieningen 1. De interne regels omtrent reserves en voorzieningen worden vastgelegd in een nota Reserves en Voorzieningen. Deze nota wordt eens in de vier jaar ter vaststelling aan de Raad aangeboden. 2. Het College biedt jaarlijks in de programmabegroting inzicht in de omvang van de reserves en voorzieningen. Dit inzicht bestaat minimaal uit: a. het verloop en voorgenomen onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves; b. het verloop van de voorzieningen. Artikel 9. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Helmond wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening
3
worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor riool, reiniging en afvalstoffen de niet compensabele BTW. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij programmabegroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. Artikel 10. Financieringsfunctie 1. Het College draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de Raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren; b. het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's en kredietrisico's; c. het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; d. het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten binnen de gegeven wettelijke kaders, respectievelijk de richtlijnen en limieten van het Treasurystatuut. 2. Het College neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. voor het aantrekken van financieringen worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; b. voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het College informeert de Raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden. 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties hanteert het College een terughoudend beleid. Uitgangspunten omtrent leningenen borgstellingen zijn uitgewerkt in het Treasurystatuut. 4. Het College stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit Treasurystatuut. Het College zendt het besluit Treasurystatuut eens in de vier jaar ter kennisgeving aan de Raad.
4
Hoofdstuk 4. Paragrafen Artikel 11. Lokale heffingen 1. Het College geeft in de paragraaf lokale heffingen van de programmabegroting en de jaarstukken aan: a. de uitgangspunten voor het tarievenbeleid; b. de ontwikkeling van de woonlasten; c. een overzicht van de belastingtarieven; d. eventuele overige ontwikkelingen en belastingaangelegenheden. Artikel 12. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2. Het College geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en de jaarstukken aan: a. een gekwantificeerde inventarisatie van de relevante risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico zich voordoen, uitmondend in een overzicht van de benodigde weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en een inschatting in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. c. Uitgangspunt is een ratio weerstandsvermogen, dit is de verhouding tussen benodigd en aanwezig weerstandsvermogen, te hanteren van minimaal 1,5 en maximaal 2,0. Artikel 13. Onderhoud kapitaalgoederen 1. Het College biedt tenminste eens in de vier jaar een nota Onderhoud Openbare Ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota vast. 2. Het College biedt ten minste eens in de vier jaar een nota Rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota vast. 3. Het College biedt tenminste eens in de vier jaar een nota Onderhoud Gebouwen aan. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota vast. Artikel 14. Financiering 1. Bij de programmabegroting en de jaarstukken neemt het College in ieder geval op: a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar; d. de rentevisie. Artikel 15. Bedrijfsvoering 1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de programmabegroting en de jaarstukken neemt het College in ieder geval op: a. de omvang, opbouw en (verwachte) ontwikkeling van het personeelsbestand; b. de totale personele lasten (vast personeel en inhuur derden); c. tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
5
Artikel 16. Verbonden Partijen 1. De paragraaf verbonden partijen bevat in ieder geval: a. een visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de programmabegroting; b. beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen; c. een lijst van verbonden partijen. Artikel 17. Grondbeleid 1. Het College biedt tenminste eens in de vier jaar een nota Grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de Raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan: 1. de relatie met de programma's van de programmabegroting; 2. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente; 3. de ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten en de verwachte resultaten daarvan; 4. de grondverwerving en uitgifte van gronden alsmede het beleid ten aanzien van de grondprijzen; 5. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie Artikel 18. Administratie 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten, het maken van kostencalculaties en voor het inzicht in bepaalde indicatoren; d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en relevante wet- en regelgeving.
6
Artikel 19. Financiële organisatie 1. Het College draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; e. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 20. Interne controle 1. Het College zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking. 2. Het College waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen. 3. Het College neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel. 4. Het College draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3. Artikel 21. Aanbesteding en inkoop 1. Het College draagt zorg voor en legt vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Nationale en Europese wetgeving.
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 22. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2016. De verordening welke is vastgesteld door de Raad in 2005 en gewijzigd in 2010 vervalt hiermee. Artikel 23. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Helmond". Aldus besloten in zijn openbare vergadering van d.d. 5 november 2015. De Raad voornoemd, De voorzitter, Mevrouw P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel De griffier, mr. J.P.T.M. Jaspers Bekend gemaakt op: …
7
