FINANCIËLE VERORDENING Gemeenschappelijke regeling Regionaal reinigingsbedrijf AVALEX
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 1 van 8
Inhoud Hoofdstuk 1 - Inleidende bepalingen ......................................................................................3 Artikel 1 Begripsomschrijvingen ....................................................................................................... 3
Hoofdstuk 2 - Begroting en verantwoording ...........................................................................4 Artikel 2 Programma-indeling ........................................................................................................... 4 Artikel 3 Kaders ontwerp-begroting.................................................................................................. 4 Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken .................................................................................... 4 Artikel 5 Uitvoering begroting .......................................................................................................... 4 Artikel 6 Tussentijdse rapportage ..................................................................................................... 4
Hoofdstuk 3 - Financieel beleid ...............................................................................................4 Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa .............................................................................. 4 Artikel 8 Voorzieningen voor oninbare vorderingen ......................................................................... 5 Artikel 9 Reserves en voorzieningen ................................................................................................. 5 Artikel 10 Kostprijsberekening.......................................................................................................... 5 Artikel 11 Vaststelling hoogte tarieven ............................................................................................. 5 Artikel 12 Financieringsfunctie ......................................................................................................... 5
Hoofdstuk 4 - Paragrafen .........................................................................................................6 Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement .................................................................... 6 Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................................... 6 Artikel 15 Financiering...................................................................................................................... 6 Artikel 16 Bedrijfsvoering ................................................................................................................. 6 Artikel 17 Verbonden partijen .......................................................................................................... 6
Hoofdstuk 5 - Financieel beheer en interne controle ............................................................7 Artikel 18 Administratie ................................................................................................................... 7 Artikel 19 Financiële administratie ................................................................................................... 7 Artikel 20 Interne controle ............................................................................................................... 7
Hoofdstuk 6 - Financiële organisatie ......................................................................................7 Artikel 21 Financiële organisatie ....................................................................................................... 7 Artikel 22 Aanbesteding en inkoop ................................................................................................... 8
Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen ..................................................................................................8 Artikel 23 Inwerkingtreding .............................................................................................................. 8 Artikel 24 Citeertitel ......................................................................................................................... 8
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 2 van 8
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 29 november 2012 en gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), alsmede artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex; besluit: Vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex.
Hoofdstuk 1 - Inleidende bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt (in alfabetische volgorde) verstaan onder: Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de Gemeenschappelijke regeling (GR) en haar afdelingen en/of andere onderdelen en ten behoeve van de verantwoording, die daarover moet worden afgelegd. Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en instandhouden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. Doelmatigheid: Het binnen de gestelde kaders realiseren van de gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen. Doeltreffendheid: De mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan de gestelde (beleids)doelen en beoogde maatschappelijke effecten. Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de GR. Financieel beleid: Het geheel van maatregelen om doelstellingen van de GR binnen de financiële kaders te regelen. Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch vastleggen en verwerken van mutaties en aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de GR, teneinde te komen tot een juist, tijdig en volledig inzicht in: - de financieel-economische positie; - het beheer en het verloop van de vermogenswaarden; - de financiële consequenties van het uitvoeren van de begroting; - het ontstaan, het verloop en de afwikkeling van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. Gemeenschappelijke Regeling (hierna aan te duiden als de GR): De Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex, zoals ingeschreven in het register van de Provincie Zuid - Holland. Rechtmatigheid: Het in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen uit de GR alsmede besluiten van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur, plaatsvinden van handelingen.
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 3 van 8
Hoofdstuk 2 - Begroting en verantwoording Artikel 2 Programma-indeling 1. Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling vast. 2. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de maatschappelijke effecten van het beleid van de GR. Artikel 3 Kaders ontwerp-begroting 1. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk in april van het begrotingsjaar een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota uiterlijk in mei voorafgaand aan het jaar waarop de nota betrekking heeft vast. 2. De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Artikel 5 Uitvoering begroting 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de uitvoering gebeurt binnen de budgetten en doelstellingen van het betreffende programma. 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. 5. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het Algemeen Bestuur doet het Dagelijks Bestuur voorstellen tot wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid. Beleidsvoorstellen gedurende het begrotingsjaar met financiële gevolgen zijn voorzien van een begrotingswijziging, waardoor de begroting in evenwicht blijft. Besluiten tot wijziging van de vastgestelde begroting kunnen tot uiterlijk het einde van het betreffende begrotingsjaar worden genomen. Artikel 6 Tussentijdse rapportage 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages per kwartaal over de realisatie van de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling. 2. De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel wat betreft lasten en baten, investeringen, als realisatie van beleidsvoornemens. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van meer dan € 100.000.
Hoofdstuk 3 - Financieel beleid Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in vijf jaar afgeschreven.
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 4 van 8
2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden lineair afgeschreven in een termijn die maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening. 3. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in maximaal: a. 40 jaar: bedrijfsgebouwen; b. 30 jaar: milieu-investeringen; c. 25 jaar: renovatie en restauratie van bedrijfsgebouwen, rekening houdend met resterende levensduur; d. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; e. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken; f. 8 jaar: transportmiddelen; g. 5 jaar: hard- en software; h. 10 tot 15 jaar: inzamelmiddelen; i. Geen afschrijving op gronden en terreinen. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd. De afschrijvingstabel geldt voor alle vanaf 2013 nieuw aan te schaffen activa. 4. Langere afschrijvingstermijnen dan de onder 3 genoemde afschrijvingstermijnen zijn slechts mogelijk bij besluit van het Algemeen Bestuur. Kortere afschrijvingstermijnen moeten worden gehanteerd wanneer de reële afschrijvingstermijn lager wordt ingeschat dan in lid 3 weergegeven. Over bedrijfsmiddelen kan het Dagelijks Bestuur afzonderlijk besluiten. 5. De afschrijving vindt plaats vanaf het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin de investering gereedkomt of wordt verworven. Artikel 8 Voorzieningen voor oninbare vorderingen Voor de openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen op balansdatum. Artikel 9 Reserves en voorzieningen 1. Het Dagelijks Bestuur geeft jaarlijks in de programmabegroting en de jaarstukken een overzicht van de reserves en voorzieningen. 2. In deze overzichten van reserves en voorzieningen is vermeld: a. het specifieke doel van de reserve(s) c.q. voorziening(en); b. de grondslag voor de voorziening(en); c. de maximale hoogte en maximale looptijd van de reserve(s) d. de voeding van de reserve(s) c.q. voorziening(en); e. de onttrekking(en) aan de reserve(s) c.q. de besteding(en) ten laste van de voorziening(en); Artikel 10 Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de GR wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de GR verleende diensten. 2. Bij de in de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. Artikel 11 Vaststelling hoogte tarieven Het Dagelijks Bestuur doet het Algemeen Bestuur jaarlijks bij het aanbieden van de begroting een voorstel voor de hoogte van de standaardtarieven. Het Algemeen Bestuur stelt de standaardtarieven vast. Artikel 12 Financieringsfunctie 1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie zorg voor:
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 5 van 8
a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de kaders van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut in acht. Het treasurystatuut bevat de meerjarige kaders voor de financieringsactiviteiten. Het statuut bevat tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.
Hoofdstuk 4 - Paragrafen Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op. Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen 1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de voortgang van het geplande onderhoud; b. de omvang van het achterstallig onderhoud; 2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de kantoor- en bedrijfsgebouwen. Het Algemeen Bestuur stelt het plan vast. Artikel 15 Financiering In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar; d. de rentevisie voor de komende vier jaar; Artikel 16 Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op ontwikkeling op de gebieden: a. personeel & organisatie; b. informatisering & automatisering; c. financieel beheer; Artikel 17 Verbonden partijen In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op: a. de naam en vestigingsplaats; b. de structuur van de deelneming; c. het maatschappelijk kapitaal en het aandeel van de GR daarin; d. de vertegenwoordiging van de GR; e. de samenstelling van directie en bestuur f. de relevante ontwikkelingen die blijken uit de begroting en/of jaarverslag van de verbonden partij;
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 6 van 8
Hoofdstuk 5 - Financieel beheer en interne controle Artikel 18 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de GR als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enz.; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de GR; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 19 Financiële administratie Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de GR. Artikel 20 Interne controle 1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Indien de resultaten van de interne controle daartoe aanleiding geven neemt het Dagelijks Bestuur passende maatregelen tot herstel. 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Gemeenschappelijke Regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 3. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
Hoofdstuk 6 - Financiële organisatie Artikel 21 Financiële organisatie Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: a. een eenduidige indeling van de organisatie van de GR en een eenduidige toewijzing van de taken van de GR aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 7 van 8
d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; Artikel 22 Aanbesteding en inkoop Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen minimaal dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen Artikel 23 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2013, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2014 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Avalex”, vastgesteld op 22 november 2010. Artikel 24 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Avalex”. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 13 december 2012,
de voorzitter,
de secretaris,
R. de Prez
D. Jense
Financiële verordening Avalex
10-12-2012
pag. 8 van 8
