Felkészülés egy sikeres kiállítási részvételre – avagy a hibákat a kiállításokon is csak egyszer szabad elkövetni Tihanyi Klára Hungexpo Zrt üzletfejlesztési igazgató
A kiállítások napjainkban • Magyarországon a rendszerváltás után lett a kiállítás szervezés a gazdaság látványos versenyágazata • A B2B szakkiállítások népszerűsége töretlen az internet korában is • A B2C kiállítások és vásárok közül azok maradtak népszerűek, amelyek egy jól körülhatárolható célcsoporthoz szólnak • A kiállítási részvétel egy komplex marketingeszköz
Kiállítási részvétel és a marketingstratégia
A kiállítások siker faktorai – fontos szempont a megfelelő választáshoz • A sikeres kiállításhoz az kell, hogy az adott piac legfontosabb szereplői jelen legyenek. • Ezáltal a potenciális vásárlóknak, érdeklődőknek egy igazi találkozóhelyévé tud válni a rendezvény. • A szakmai szervezetek támogatása elengedhetetlen. • A kiállítás mellett látogató-vonzó érdekes kísérőprogramok, szakmai konferenciák zajlanak.
A siker első lépése: a részvétel pontos céljának meghatározása • • • • • •
Új üzleti kapcsolatok kiépítése, új partnerek felkutatása Meglévő üzleti kapcsolatok ápolása, mélyítése Új piacok feltérképezése Új termékek, innováció bemutatása, tesztelése A cégimage javítása, presztízsének növelése Piaci árszint, árkondíciók felmérése
A siker első lépése: a részvétel pontos céljának meghatározása • Konkurenciafigyelés • Az ágazatra jellemző trendek feltérképezése, piaci információk begyűjtése • Új értékesítési csatornák kiépítése • Képviselők, ügynökök felkutatása • Helyszíni értékesítés • Piaci jelenlét prezentálása • Fogyasztói igények, vélemények megismerése
A részvétel megszervezése •
Legfontosabb faktor az idő! • • • • • • • •
A részvétel költségeinek megtervezése helyfoglalás, standtervezés, szolgáltatások megrendelése, szállítmányozás megszervezése, promóciós anyagok, szóróanyagok megtervezése, standüzemeltetés, hostessek,
Költségek megoszlási arány (átlag) Stand kivitelezése (tervezés, dekor, építés, bontás)
10%
Stand bérlése, energiaellátás (helydíj, szolgáltatások)
5%3% 38%
19% 25%
Személyzet (utazás, szállás, étkezés) Standüzemeltetés és kommunikáció (hostessek, vendéglátás) Egyéb költségek (tréningek, follow up, piackutatás) Járulékos költségek (szállítmányozás)
A standhely kiválasztása • A stand elhelyezkedése kulcsfontosságú, akár a részvétel sikere is múlhat rajta. Így a kiállítónak törekednie kell a számára legjobb hely kiválasztására- ebben a szervezők is segítenek. • Ehhez időben kell jelentkezni, sok esetben előjelentkezési kedvezménnyel honorálják ezt a szervezők! • A jó hely sok tényezőtől függ, nem csak a jelentkezés időpontja, hanem a stand nagysága, típusa, a design, a tematika.
Kitűnni a tömegből! • •
Kihasználni az ingyenes lehetőségeket! De ne bízzunk mindent a szervezőkre, legyünk proaktívak! • • • • • • • • •
előpromóció megtervezése: • szaklapokban, neten, hírlevelek kiküldése, email aláírás a kiállítás logojával partnerek meghívása, DM több lépcsőben: • save the date levél • e-tickett kiküldése kiállítás weboldalán adatok, újdonságok feltöltése – kiállítói profil kezelése vásárterületi reklámok: szórólap, rádió, hostess promóció, plakát szponzoráció pályázat termékversenyre szakmai előadások tartása, részvétel üzletember találkozókon attrakciók a standon - adatbázisgyűjtés fejlesztés alatt: mobilapplikáció alapú figyelemfelkeltés (pl. Smart Events, Pozi Technologies)
A stand funkciói • A standnak három nagyon fontos kommunikációs funkciója van: a látogatót megállásra készteti, megszólítja, és beinvitálja. • A látogatók figyelmét elsősorban a vizuális elemek keltik fel, ezért az információszolgáltatás mellett a figyelemfelkeltésnek legalább akkora jelentősége van. • A design mellett felkelthetjük a látogatók figyelmét, ha valamilyen látványos programot, attrakciót, de akár nem túl nagy befektetéssel nyereményjátékot hirdetünk.
Kedvező standkialakítás
Kedvező standkialakítás
Kedvezőtlen standkialakítás
Kedvezőtlen standkialakítás
Egységstand hagyományos megjelenéssel
Egységstand látványos dekorációval
A személyzet szerepe • Létfontosságú kérdés a megfelelő standszemélyzet kiválasztása és felkészítése. •
A személyzetnek valójában két funkciót kell betöltenie: egyrészt fogadja a látogatókat, másrészt igény szerint pontos, részletes tájékoztatást tud adni a termékekről, vagy éppen érdemben tud tárgyalni. (felkészültség, nyelvtudás!)
• A személyzetnek maximálisan motiváltnak, proaktívnak kell lennie, hogy a sok stand közül pont a mi standunkra invitálja a látogatót.
Mystery Shopping felmérés Gastromotive Hungary Kft kutatása • 262 stand került vizsgálatra a Hungexpo kiállításain. • Minden próbavásárló potenciális vásárlóként fellépve érdeklődött a kiállítók szolgáltatásai, termékei iránt. • A statisztikai eredmények jól mutatják, hogy a potenciális üzleti partnerek elégedettsége mely pontokon sérül • Az utolsó egy méter, avagy az eladó, mint a sikeres értékesítés kulcsfigurája
Mystery Shopping felmérés Az egyes vizsgálati szempontok az alábbi főcsoportokra bontva kerültek elemzésre: • • • • • •
Atmoszféra A kiállító munkatárs fellépése Értékesítési beszélgetés Elérhetőségek egyeztetése Szóróanyagok, prospektusok A kiállítási stand megjelenése
87,39% 92,81% 77,66% 30,75% 78,15% 95,18%
Mystery Shopping felmérés
• Megfelelő termékismeret híján az eladó nem tudja eléggé szeretni a terméket, ajánlása rutinszerű, vagy bizonytalan lesz, motiváltsága kevéssé érezhető • Nem invitálják be a vásárlót, nem köszöntik – az értékesítési beszélgetés vesztett helyzetből indul • Nem eléggé nyitottak a partner egyedi igényeire • Ellenvetés kezelés – alternatív kínálat, kiegészítő szolgáltatás ajánlása is fejlesztésre szorul sok esetben .
Mystery Shopping felmérés
• A kiállító munkatársak mindössze 30 százalékban egyeztetett időpontot a továbblépéshez a potenciális ügyfelekkel • A kiállítók 18 százaléka lépett kapcsolatba a kiállítást követően potenciális üzleti partnerével • Az eladási beszélgetés során kialakult összbenyomás alapján a potenciális partnerek a kiállítókat 62,4 százalékban választanák üzleti partnerüknek.
A részvétel értékelése • A kiállítás után össze kell hasonlítani az eredményeket a kitűzött célokkal. • Szempontok: • Megrendelések, sikeres üzletkötések száma • A begyűjtött névjegykártyák, adatbázis, vagyis a potenciális üzletfelek száma • Teljes részvételi költség kiszámítása • Így meg lehet határozni az egy kapcsolatra jutó költségek mértékét is, ami fontos a következő kiállítási részvétel eldöntéséhez
Follow up
• A kiállítás csak akkor válik hatékonnyá, ha a zárást követően az információk feldolgozásra kerülnek, és azok rendszerezésével egyfajta akcióterv készül. • A follow-up jól szolgálhatja a potenciális partnerekkel megkezdett dialógus folytatását, a kapcsolatok ápolását, fejlesztését, a döntéshozatal megkönnyítését, a vásárlást, a szerződés létrejöttét.
Köszönöm szépen a figyelmet, kérdés esetén állok szíves rendelkezésükre!
