FEESTEN EN PARTIJEN | Tips en checklist
FEESTEN EN PARTIJEN
Tips en checklist
1. Tips en checklists Wat is het doel van het evenement? Heeft u een budget bepaald? Heeft u een gastenlijst opgesteld? Heeft u een voorlopige datum en tijd gekozen, met alternatieven voor het geval er geen ruimte beschikbaar is? Waar wilt u uw speciale evenement houden: heeft u een bepaalde stad of een bepaald land in gedachten? Heeft u kamers nodig voor gasten die willen overnachten? Zo ja: hoeveel? Heeft u al nagedacht over de catering tijdens het evenement? Heeft u audiovisuele apparatuur nodig? Welk percentage van uw budget is bestemd voor: • Kamers voor gasten • Evenementruimte • Catering • Huur van audiovisuele apparatuur Heeft u een planning voor het evenement opgesteld?
2. De juiste locatie vinden: Wat voor soort feest wilt u organiseren? Heeft u een budget bepaald? Wat is de maximale afstand die u wilt reizen van het dichtstbijzijnde vliegveld naar het hotel? Heeft u ruimte nodig die voor mindervaliden toegankelijk is? Wilt u dat er ter plekke taxi’s en/of limousines zijn voor uw gasten? Parkeren: hoeveel parkeerplaatsen bij het hotel heeft u nodig? Heeft u gekeken naar het tijdschema en de kosten van een shuttleservice? Zijn er voldoende vluchten naar de bestemming die aansluiten bij het tijdschema van het evenement? Komt u in het hoogseizoen of het laagseizoen? Heeft u naar een geschikte locatie gezocht in onze 375 hotels wereldwijd? Heeft u bij ons een offerte aangevraagd en u al uw wensen in de aanvraag beschreven?
www.nh-hotels.com
1/3
FEESTEN EN PARTIJEN |
Tips en checklist
3. Kamers voor de gasten: Weet u al hoeveel kamers u nodig heeft en voor welke data? Heeft u voorkeur voor bepaalde kamertypes (bijvoorbeeld éénpersoons, tweepersoons of aansluitende kamers)? Hoeveel gasten zijn er per kamer? Hoeveel kamers denkt u te zullen boeken? Is dit een schatting of weet u het zeker? Dienen er kamers op dezelfde verdieping of dicht bij elkaar te liggen? Van welke kamerprijs bent u in uw begroting uitgegaan? Dient elke gast zelf voor zijn/ haar reservering te zorgen of is er één persoon die alle kamers reserveert? Is het belangrijk dat er wifi in de kamers is? We bieden gratis wifi voor alle gasten. Op verzoek kunnen we ook de gebruikslimieten verhogen.
4. Evenementtool (persoonlijke groepswebsite): Heeft u een persoonlijke groepswebsite nodig? U kunt uw accountmanager hierom vragen. Vraag het hotel na het inchecken om een kopie van de kamerlijst met de namen van al uw gasten en hun kamernummer. Zo weet u waar iedereen is en kunt u het evenement eenvoudig coördineren.
5. Ruimte voor het evenement Heeft u een tijdschema voor het evenement? Als het evenement meerdere dagen duurt: zijn de begin- en eindtijden elke dag anders? Hoeveel mensen zullen er komen? Heeft u gedacht aan de tafelopstelling: receptie, theater, U-vorm, school, cabaret of een lange rechte tafel? Heeft u twee lijsten voor de tafelschikking: een op alfabetische volgorde en een op tafelnummer? Wat voor soort audiovisuele apparatuur heeft u nodig voor entertainment en/of sprekers? Heeft u een spreekstoel nodig? Heeft u een podium en een dansvloer nodig? Heeft u gedacht aan extra tafels voor bijvoorbeeld goodiebags en prijzen?
www.nh-hotels.com
2/3
FEESTEN EN PARTIJEN
|
Tips en checklist
6. Eten en drinken: Voor hoeveel mensen is er cateringnodig? Wilt u dat het menu voor iedereen tegelijk wordt uitgeserveerd, of in meerdere zittingen? Heeft u bepaald welke gerechten en dranken er worden geserveerd? Heeft u een aparte ontvangstruimte nodig? Wat is het beleid van het hotel ten aanzien van self-catering? Begrijpt u wat de aansprakelijkheidsverzekering inhoudt? Zijn er gasten met speciale dieetbehoeften? Zijn er extra kosten verbonden aan de service voor de catering?
7. Facturering en betaling: Dient er een aanbetaling te worden gedaan? Zo ja: is er een betalingsschema? Wie is er bevoegd om wijzigingen aan te brengen in de reservering die tot extra kosten leiden? Wilt u een rekening bij het hotel openen? Zo ja: welke kosten kunnen hierop worden geboekt en wie is er bevoegd om deze kosten te maken? Wie is verantwoordelijk voor de betaling van de kamers voor de gasten?
8. Extra’s: Is er vervoer van en naar het vliegveld en het centrum beschikbaar? Is er een vaste dienstregeling of dient u plaatsen te reserveren? Zijn er kosten aan verbonden? Dienen kamers, openbare ruimtes en multifunctionele ruimtes toegankelijk te zijn voor mindervaliden? Is het hotel op de hoogte van afleverings- en ophaaltijden van externe leveranciers? Parkeren bij het hotel: hoeveel parkeerplaatsen heeft u nodig en worden hier kosten voor berekend?
Opmerkingen:
www.nh-hotels.com
3/3
