Feedback Wijzer Gedrag (Algemene Versie) Deze feedbackwijzer is een uitgeschreven voorbeeld van een feedbackgesprek Gedrag, zoals u dat met een respondent kunt voeren. Deze wijzer is bedoeld voor beginnende TSIConsultants die wat ondersteuning kunnen gebruiken bij het voorbereiden op, en het voeren van een feedbackgesprek over TSI-Profielen. U kunt hem gebruiken in uw oefenperiode, maar ook in uw beginperiode als gecertificeerd consultant. Doel Dit document is gebaseerd op de werkwijze van de consultants van TSI Benelux. Wij horen regelmatig dat beginnende consultants het lastig vinden om het feedbackgesprek voor te bereiden en om het daadwerkelijk te voeren. In die lastige beginperiode geeft dit document u wellicht wat houvast. Dit is een algemene lijn. Vanzelfsprekend past u het feedbackgesprek ook aan op het doel van het traject (selectie, coaching, loopbaanbegeleiding, etc.). Wij hebben niet de wijsheid in pacht als het om feedback geven gaat. In de loop der tijd gaat u hopelijk uw eigen ‘format’ vinden voor het nabespreken van TSI-Profielen, komt u ook losser te staan van de theorie en merkt u vanzelf dat u meer gaat improviseren. Hoe werkt deze wijzer? Schuingedrukt is het “script” van het gesprek, dikgedrukt zijn instructies voor u als consultant. Nogmaals, dit zijn voorbeelden, bedoeld als hulp, niet als richtlijn! Voorbereiding Deze feedbackwijzer gebruikt u in combinatie met uw TSI-Handboek. Een goed feedbackgesprek ‘staat of valt’ met factorkennis (de 4 DISC-Factoren voor Gedrag). Factorkennis haalt u (deels) uit uw handboek. De grootste bron van informatie is en blijft echter uw respondent! Wat nu als ik liever anders leer? Het kan zijn dat u vanuit uw eigen drijfveren, gedrag, leerstijlen niet zo zit te wachten op weer een document vol tekst. Misschien ben u iemand die liever leert door te doen? Wat zijn dan uw alternatieven? U maakt een afspraak met TSI Benelux om telefonisch of per Skype ‘droog’ te oefenen. Stuur tijdig het profiel in dat u wilt oefenen, zodat wij ons ook een beetje kunnen inleven in de rol van respondent. U hebt wat lef nodig voor deze methode, maar hij werkt goed, want u krijgt direct (opbouwende) feedback……. mits u zich goed in de stof verdiept hebt (wij verwachten geen perfectie, wel dat u uw huiswerk op factorkennis hebt gedaan). U bent overigens ook altijd welkom op het TSI-Kantoor in Amsterdam voor een face-to-face oefensessie. Of informeer naar de mogelijkheden om een keer bij een live feedback aanwezig te mogen zijn.
Het feedbackgesprek “Welkom! Het doel van dit gesprek is samen met u de uitkomsten van het onderdeel Gedrag te bespreken. Wat levert de score op het deel Gedrag uzelf op? Mensen zijn in hun werkomgeving doorgaans het meest succesvol als ze mogen doen wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dit deel van het profiel geeft onder meer inzicht in wat voor u een prettige werkomgeving is, waar u in uitblinkt en waar mogelijke valkuilen liggen. Voor alle duidelijkheid: dit profiel is géén test. U kunt hem namelijk nooit fout maken. Het is een meting van hoe u dingen doet. Het vertelt iets over uw gedragsstijl. Gedrag in die context is nooit goed of fout. U kunt wel zeggen dat het ene gedrag, afhankelijk van de setting, effectiever is dan het andere. Dit profiel geeft aan waar gedragstechnisch uw voorkeur ligt, hoe u uw taken aanpakt en met anderen communiceert. Het meet geen zaken als intelligentie, ervaring, opvoeding, enzovoorts. Laten we eerst eens beginnen met het algemene beeld dat er uitkomt.” Loop samen de pagina’s algemene kenmerken en waarde voor de organisatie door en stel (enkele van) de volgende vragen:
“Wat vond u leuk om over uzelf te lezen?” “Welke opmerkingen uit deze tekst typeren u goed?” “Helpt het u of hindert het u?” “Zijn er misschien opmerkingen waar u vragen over heeft of die u minder goed kunt plaatsen?”
Leg uit waar de tekst in het rapport vandaan komt. Bijvoorbeeld: “Die tekst staat er niet
zomaar, natuurlijk. Die is ergens op gebaseerd. Bij het invullen van de vragenlijst heeft u per vraag gedragskenmerken op voorkeursvolgorde 1 tot 4 gezet (dit noemen we R4). Deze antwoorden hebben geleid tot de twee grafieken die u ziet staan op pagina 21 onder Stijlanalyse Grafieken.”
Zelf Interpreteren Leg tijdens u voorbereiding alle tekstpagina’s opzij. Kijk naar de basisgrafiek en bedenk welke vijf positieve punten u kunt beschrijven aan de hand van de scores. Beschrijf in constructieve bewoording welke drie valkuilen dit basisprofiel kan hebben. Probeer meer te doen dan woorden te zoeken bij de vier losse scores. Kijk eerst hoe de voorkeursstijlen (de stijlen boven de middenlijn) elkaar beïnvloeden. Kijk vervolgens naar de stijlen onder de middenlijn. Welke elementen versterken elkaar? Bijvoorbeeld: een hoge D met een lage S versterkt iemands voortvarendheid, resultaten worden bij voorkeur in een rap tempo en niet per se volgens een vast plan bereikt. Als het niet linksom lukt, dan maar rechtsom. Deze oefening leert u de samenhang te zien tussen de factoren. Pak de pagina’s met Algemene Kenmerken erbij om te kijken of u iets daarvan hebt weten te pakken.
Feedbackwijzer Gedrag - ©TTI Success Insights Benelux 2016
2
Ga naar de pagina’s Stijlanalyse grafieken. “U ziet hiernaast twee grafieken met gekleurde staafjes. Boven Grafiek II staat Basisstijl. Dit is het gedrag dat mensen vertonen als ze op hun gemak zijn en helemaal zichzelf zijn, de aard van het beestje. Het is ook het gedrag dat mensen vertonen als ze onder druk staan of vermoeid zijn. Ze hebben op zo’n moment geen energie meer om Sociaal wenselijk gedrag te vertonen en laten een soort masker afvallen. Boven Grafiek I staat Respons op de omgeving. Dat is het gedrag dat mensen vertonen in aanpassing op de verwachtingen van de omgeving. Mensen passen vaak hun gedrag aan. Aan de aard van het werk, aan collega’s of om andere redenen We gaan eerst kijken naar de Basisstijl. De gekleurde staafjes staan voor 4 factoren die kunnen worden gemeten met betrekking tot menselijk gedrag.” Schets altijd eerst een algemeen kader van de betekenis van de grafieken, voordat u ingaat op de persoonlijke scores van de respondent. Leg uit hoe we de hoogte van de scores definiëren: • • • •
we spreken over een “hoge score” als een gekleurd staafje boven de 75 scoort; we spreken van “boven gemiddeld”, als de score tussen de 50 en 75 komt; “onder gemiddeld” tussen de 25 en 50; “lage score” < 25.
“De D-factor of het rode staafje staat voor dominantie. De D-factor meet de manier waarop mensen omgaan met problemen en uitdagingen.” Leg de D-factor verder uit. Geef een korte beschrijving van hoog D-gedrag, én van laag Dgedrag. Gebruik eventueel een voorbeeld, een bekende persoon of iets anders dat de stijl illustreert. Bijvoorbeeld Louis van Gaal, een pitbull, ‘een dag zonder uitdaging, is een dag niet geleefd’.
“De I-factor of het gele staafje staat voor invloed. De I-factor meet de manier waarop iemand anderen probeert te overtuigen.” Geef weer een korte beschrijving van het bijbehorende gedrag, ook van een lage score. Bijvoorbeeld Bill Clinton, Irene Moors, de ‘sfeermaker in een groep’.
“De S-factor of het groene staafje staat voor stabiliteit. De S-factor meet de manier waarop iemand omgaat met tempowisselingen en veranderingen.” Geef weer een korte beschrijving van het bijbehorende gedrag, ook van een lage score Bijvoorbeeld Jan Peter Balkenende, een dieselmotor. Feedbackwijzer Gedrag - ©TTI Success Insights Benelux 2016
3
“En tot slot de C-factor of het blauwe staafje, staat voor conformiteit. Deze factor meet de manier waarop iemand omgaat met regels/procedures die door derden zijn gesteld. Geef weer een korte beschrijving van het bijbehorende gedrag, ook van een lage score en noem voorbeelden. Ga vervolgens in op de persoonlijke scores van de respondent. Begin met het bespreken van de Basisstijl.
“Als we naar uw score kijken, valt op dat…” Bespreek eerst de stijlen boven de middenlijn, van de hoogste naar de laagste, neem ook de stijlen onder de middenlijn mee. Wijs de respondent op het effect van de combinaties tussen de losse factoren. Vat het, voordat u overgaat naar de responsstijl, nog in een paar zinnen samen. Bijvoorbeeld:
“In samenhang geeft uw score het beeld van iemand die hoge eisen aan zichzelf stelt en feitelijk communiceert. U zult niet snel naar collega’s toestappen en heeft de neiging om uitdagingen eerst zelf te willen oplossen.” Wat u verder kunt zeggen over de scores:
“Hoge of lage scores of de cijfermatige aanduidingen in dit profiel zeggen overigens niets over hoe goed u ergens in bent, maar waar u van nature het meeste toe geneigd bent, waar uw persoonlijke voorkeur ligt. Net als ieder ander vertoont u gedrag in alle vier meetfactoren. De onderlinge afstanden en de combinatie van alle vier de factoren zorgen voor de blauwdruk van het specifieke gedrag van u als persoon.” Ga nu naar de responsgrafiek:
“Laten we nu eens kijken naar uw responsgrafiek. De meeste mensen passen het eigen gedrag enigszins aan. De reden waarom iemand dat doet kan positief of negatief geladen zijn. Hoe dan ook, we kunnen zeggen dat aanpassingen ten opzichte van ons basisgedrag ons een bepaalde mate van energie kosten, iets van ons vergen.” Bespreek de verschillen tussen de twee grafieken. Bijvoorbeeld:
“De I-factor gaat in de responsstijl omhoog. Het lijkt erop dat u zich meer op contact met anderen gaat richten, zich opener opstelt. Klopt dit? Heeft u misschien een idee waarom u dat doet?” Of bijvoorbeeld:
Feedbackwijzer Gedrag - ©TTI Success Insights Benelux 2016
4
“Het lijkt erop dat u zich wat terughoudender opstelt, wat minder op de voorgrond treedt, richting andere mensen een beetje de kat uit de boom kijkt”.
Verschil Basis en Respons Zorg dat u voor de bespreking kijkt naar afwijkingen tussen het basis- en het responsgedrag. Kijk naar alles waar een verschil te zien is van meer dan 15 punten ten opzichte van de basisstijl (zie uw handboek voor een uitgebreidere beschrijving over wat stijgingen en dalingen in elk van de factoren betekenen). Ter indicatie: De hoge D reageert proactief op uitdagingen en problemen vs. problemen juist uit de weg te gaan of ze vooral in samenspraak met anderen op te lossen, stelt zich bescheidener en flexibeler op. Een veranderende I met contact (meer naar buiten treden en uzelf ‘verkopen’ vs. meer afstand nemen), een veranderende S met tempo (pas op de plaats maken, rust inbouwen vs. tempo opschroeven, meer gaan “multitasken”), een veranderende C met controle (u conformeren aan de regels, procedures vs. autonoom handelen, nonconformistisch, neemt graag risico’s, improviseert. Let extra op als er patroonveranderingen te zien zijn. Bijvoorbeeld een extravert profiel wordt in de respons voornamelijk introvert of een respondent switcht van emotioneel naar rationeel.
Een redelijk neutrale methode om uit te vinden of een aanpassing positief geladen is (en de bijbehorende energie-investering kennelijk de moeite waard) dan wel negatief, is vragen stellen of de respondent ‘mist’ uit zijn basisgedrag die hij minder inzet in zijn huidige rol. Of vragen stellen over hoe iemand er aan het eind van de werkweek aan toe is (moe maar voldaan of moe als in “gesloopt”).
Bespreek vervolgens de pagina met de Gedragsvoorkeuren.
“Deze pagina is een weergave van twaalf specifieke gedragsvoorkeuren, die op de werkvloer gewenst en nodig kunnen zijn, en waarop medewerkers worden beoordeeld. Het is een afgeleide van de twee grafieken die we net samen hebben besproken. De pagina met de Gedragsvoorkeuren geeft ons meer gedetailleerde informatie over waar u gedrag technisch ‘op inzet’. De cijfers achter elk van de gedragsvoorkeur zijn dus geen rapportcijfers. U kunt namelijk nooit overal een tien op scoren. Het geeft weer waar u in uw gedrag van nature het meest toe geneigd bent.” Is er in de gedragsvoorkeuren een verschil te zien tussen basis en responsstijl? Dan is het interessant om met de respondent te onderzoeken of dit in de functie ook echt effectief is. Mogelijk kan de respondent zijn energie beter op andere zaken richten. Ga nu naar de pagina Aandachtspunten voor ontwikkeling. Vraag aan de respondent:
“Kunt u van deze items er eens twee of drie aanvinken die u op dit moment het liefste zou ontwikkelen?” Feedbackwijzer Gedrag - ©TTI Success Insights Benelux 2016
5
Vraag naar voorbeelden waarom hij dat wil. Selecteer op den duur eventueel die hoofdstukken uit het profiel die relevant zijn in het kader van uw coachvraag. Zo komt u sneller tot de kern. Het TTI Success Insights Wiel kunt u gebruiken als visueel hulpmiddel om uw respondent kort iets uit te leggen over de achtergrond van het DISC-model van Marston. U kunt het dan vóór de Stijlanalyse laten zien en nadat u de vier DISC-kwadranten hebt verklaard, terugbladeren naar de Stijlanalyse. Een alternatief is dat u in uw intro iets zegt over dit model als basis voor het profiel en de positie van de respondent helemaal aan het eind bespreekt. Bijvoorbeeld als volgt:
“Het TTI Success Insights Wiel is een ander soort visuele weergave van uw score dan de DISC-grafieken. Uw score is hier in een wiel geplaatst met 8 verschillende gedragstypen. Het wiel wordt vaak ingezet om de gedragsvoorkeuren van teams inzichtelijk te maken. U kunt er namelijk gemakkelijk de scores van een hele groep personen in weergeven. U ziet dan in één oogopslag wat kenmerkend is voor het gedrag van het team, waar het team sterk in is, welke kwaliteiten minder goed vertegenwoordigd zijn, welke teamleden misschien moeite met elkaar hebben, etc.
Over het algemeen kunnen we zeggen dat hoe meer u aan de buitenkant van het wiel zit, des te uitgesprokener en duidelijker is uw gedrag voor anderen. De kans op conflicten met tegenoverliggende stijlen is wel groter en samenwerking en communicatie kan stroever verlopen.
Hoe meer naar binnen, des te meer u in uw communicatie kunt aansluiten op andere gedragsstijlen. Dat maakt u dus flexibeler, maar kan het ook wat lastiger voor anderen maken om uw gedrag te ‘plaatsen’. Men kan weleens verrast zijn over snelle wisselingen in uw gedragsstijl, en kunnen u misschien daardoor zelfs zien als wispelturig.”
Grote Lijnen Zien
Om uzelf te leren het ‘grotere plaatje te zien kan het helpen uzelf in uw voorbereiding de volgende vragen te stellen:
Hoe probeert deze persoon zijn omgeving te beïnvloeden? Hoe communiceert hij met anderen? Hoe neemt deze persoon beslissingen? Wat voor type manager/coach/servicedeskmedewerker etc. [functie] is dit?
Feedbackwijzer Gedrag - ©TTI Success Insights Benelux 2016
6
