FEDERALE OVERHEIDSDIENST SOCIALE ZEKERHEID. Stafdienst Informatie en Communicatietechnologie

FEDERALE OVERHEIDSDIENST SOCIALE ZEKERHEID

Stafdienst Informatie en Communicatietechnologie

Open offerteaanvraag voor “Web georiënteerde toepassing ter digitale inventarisering van de Oorlogsslachtoffers archieven “ voor de FOD Sociale Zekerheid

OPENING VAN DE OFFERTES: 1 oktober 2015 te 14.15 uur. FOD Sociale Zekerheid Finance Tower T02 (2de verdieping) Kruidtuinlaan 50 1000 Brussel

Vragen kunnen tot 4 september 2015 18.00 uur gesteld worden. Op het volgende adres: [email protected]

Stafdienst ICT Public Procurement & Contracts Finance Tower - Kruidtuinlaan 50 bus 140 – 1000 Brussel http://socialsecurity.fgov.be

1

Inhoudsopgave.

A. ALGEMENE BEPALINGEN. .................................................................................. 4 1. Voorwerp en aard van de opdracht................................................................. 4 1.1 Algemeen kader.............................................................................................. 4 1.2. Voorwerp van de opdracht........................................................................... 4 1.3. Procedure .................................................................................................... 5 1.4. Percelen ...................................................................................................... 5 1.5. Wijze van prijsbepaling ................................................................................ 5 1.6. Duurzame ontwikkeling................................................................................ 5 1.7. Belangenvermenging. .................................................................................. 5 2. Duur van de overeenkomst.................................................................................. 5 3. Aanbestedende overheid – bijkomende inlichtingen. ........................................... 6 4. Opdrachtcentrale ................................................................................................. 6 5. Leidende dienst – leidende ambtenaar. ............................................................... 7 6. Informatiesessie. ................................................................................................. 7 7. Indieningsrecht en opening van de offertes. ........................................................ 7 7.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes ............................................ 7 8. Beschrijving van de gewenste situatie. ................................................................ 9 9. Documenten van toepassing op de opdracht ...................................................... 9 9.1. Wetgeving .................................................................................................... 9 9.2. Opdrachtdocumenten. ................................................................................ 9 10. Offertes. ............................................................................................................. 9 10.1. In de offerte te vermelden gegevens........................................................ 9 10.2 Geldigheidsduur van de offerte. .............................................................. 10 10.3. Bij de offerte te voegen documenten en attesten. ................................ 10 11. Demonstraties ................................................................................................. 11 12. Prijzen.............................................................................................................. 11 12.1. Prijzen. ...................................................................................................... 11 12.2. Prijsherziening. ....................................................................................... 11 13. Waarborg voor de aangeboden oplossing ....................................................... 12 14. Selectie – Regelmatigheid van de offertes- Gunningscriteria. ......................... 12 14.1.1.Toegangsrecht. ...................................................................................... 12 14.1.2. Kwalitatieve selectie van de inschrijver ............................................. 14 14.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver ......................................................................................................... 14 14.2. Regelmatigheid van de offertes.............................................................. 15 14.3. Gunningscriteria. ..................................................................................... 15 14.3.1.Lijst van de gunningscriteria. ............................................................... 15 14.3.2..Beoordeling van de gunningscriteria ................................................. 16 14.3.3. Eindquotering. ...................................................................................... 16 15. Borgtocht. ........................................................................................................ 17 16. Opleveringen. .................................................................................................. 18 16.1. De Projectfase .......................................................................................... 18 16.2. Voorlopige oplevering. ............................................................................ 18 16.3. Definitieve oplevering. ............................................................................ 18 17. Uitvoering van de opdracht. ............................................................................. 19 17.1. Termijnen en clausules. .......................................................................... 19 17.2. Uitvoeringsvoorwaarde ........................................................................... 19 17.2. Plaats waar de levering en diensten moeten worden uitgevoerd. .............. 20 2

De software en diensten zijn bestemd voor : ...................................................... 20 18. Taalgebruik ...................................................................................................... 20 19. Facturatie en betaling van de diensten. ........................................................... 20 20. Aanbestedingsberichten, rechtzettingen, vragen en antwoorden. ................... 21 21. Bijzondere verbintenissen voor de leverancier voor wat de diensten betreft. .. 21 22. Geschillen. ....................................................................................................... 21 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. ..................................................................... 22 1. Beschrijving van de opdracht. ....................................................................... 22 1.1. Opleveren van een nieuwe toepassing ...................................................... 24 1.2. Migratie van de gegevens van de huidige toepassing (Musnet) naar de nieuwe toepassing ................................................................................................. 28 1.3. Beschikbaar stellen van de documentatie ................................................. 29 1.4. Opleiding ................................................................................................... 29 • Opleiding voorzien voor de gebruikers (key-users) .......................................... 29 1.5. Garantie, onderhoud en updates van de software en eventuele hardware 30 C. BIJLAGEN............................................................................................................ 31 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER .................................................................. 32 BIJLAGE B : Model van PRIJSOVERZICHT ....................................................... 35 BIJLAGE C : Criterium C - Antwoordblad gevraagde functies .................................. 36 BIJLAGE D : MUSNETMODEL ................................................................................ 38 BIJLAGE E : HUIDIGE VERSIE ............................................................................... 38

3

FOD Sociale Zekerheid Stafdienst Informatie- en Communciatietechnologie Finance Tower Kruidtuinlaan 50, bus 140 1000 Brussel Contactpersoon : Julithe Kavaruganda Email : [email protected]

BESTEK nr. 2015_000037 Open offerteaanvraag voor “Web georiënteerde toepassing ter digitale inventarisering van de Oorlogsslachtoffers archieven “voor de FOD Sociale Zekerheid .

A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. 1.1 Algemeen kader De dienst Oorlogsslachtoffers gebruikt de Musnet toepassing voor de registratie van archiefgegevens van de burgerlijke Oorlogsslachtoffers, na een aankoopprocedure in 2004. De huidige toepassing Musnet kent al meerdere jaren geen evolutief of correctief onderhoud meer. Deze toepassing is daardoor niet meer aangepast aan de evoluerende systeemomgevingen, noch functioneel noch bevredigend. Er is anderzijds gedurende vele manjaren data-input geïnvesteerd aan registratie van archiefgegevens in Musnet (300.000 registraties van sommige fiches) om deze digitaal ter beschikking te hebben en om betere opzoekingen te kunnen doen 1.2. Voorwerp van de opdracht De opdrachtnemer heeft als taak een informaticatoepassing voor archiefbeheer te implementeren, waarmee men gegevens van diverse archiefbronnen van de dienst Oorlogsslachtoffers kan registreren, beheren en consulteren. Deze toepassing is ter vervanging van de bestaande toepassing Basisfiches (Musnet). De gevraagde oplossing dient te voldoen aan de vereisten zoals verder vermeld in dit bestek. Hierbij zal hij eveneens de gegevens van de bestaande toepassing migreren naar de nieuwe toepassing. De gegevens zijn historische/persoonlijke feiten over oorlogsslachtoffers en bibliografische gegevens. Deze dienen te worden opgeslagen in een relationele database (SQL Server of Oracle). Hierbij dienen de gegevens ook gehistoriseerd te worden (versiebeheer van de gegevens). De bedoeling van deze opdracht is: · een software aan te schaffen voor collectiebeheer waar de gegevens van verschillende databanken worden ingevoerd en aan elkaar gekoppeld worden, dit om opzoekingen van historische gegevens te vergemakkelijken. · de archiefbestanden (in dit geval van de dienst Oorlogsslachtoffers) te inventariseren, te beschrijven (metagegevens / referentiegegevens), om daar opzoekingen op te kunnen doen bijvoorbeeld voor onderzoek en om deze (selectief) te kunnen aanbieden (dus toegangsbeheer) via het web. Het gaat tevens om een overname van reeds ingebrachte gegevens in een niet meer onderhouden toepassing. · het mogelijk maken onbeperkt specifieke metagegevens te kunnen maken in functie van het archiefbestand. 4

1.3. Procedure Voor deze opdracht wordt gebruik gemaakt van de procedure van de open offerteaanvraag. Varianten zijn niet toegestaan.

1.4. Percelen De opdracht omvat één perceel. 1.5. Wijze van prijsbepaling Dit is een opdracht tegen globale prijs (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 4)

1.6. Duurzame ontwikkeling Alle federale aanbestedende overheden onderworpen aan artikel 2, 1° tot 4°, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat moeten zich houden aan de omzendbrief van 16 mei 2014. Daarom werd in het kader van deze overheidsopdracht bij het vaststellen van het voorwerp, de criteria en de voorwaarden van het bestek maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en de mogelijkheden op vlak van sociaalprofessionele inschakeling van mensen die moeilijke toegang krijgen tot de arbeidsmarkt.

1.7. Belangenvermenging. In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Sociale Zekerheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit FOD Sociale Zekerheid op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. 2. Duur van de overeenkomst.

De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. Na de gunning van de opdracht zal een kick-off-vergadering worden georganiseerd, waarna de projectfase van start gaat. Deze projectfase mag niet langer duren dan 6 maanden.

5

De projectfase wordt afgerond bij de voorlopige oplevering, die afhankelijk is van het slagen van de acceptatietests. Na de ondertekening van voorlopige oplevering van de informaticatoepassing, installatie, configuratie en migratie start het onderhoud. Het onderhoud wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar en verlengbaar met driemaal één jaar tot een maximumduur van 4 jaar. Indien de opdracht niet verlengd wordt, kan de opdrachtnemer uit hoofde van deze beslissing geen schadevergoeding eisen. 3. Aanbestedende overheid – bijkomende inlichtingen.

De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door Frank Van Massenhove, Voorzitter van het Directiecomité van FOD Sociale Zekerheid, Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Nathalie Orban, mail: [email protected] Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten en inzake de procedure kunnen worden opgevraagd op : e-mail: [email protected] 4. Opdrachtcentrale De FOD Sociale Zekerheid treedt in het kader van deze opdracht op als opdrachtcentrale zoals bedoeld in artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 200 6. Worden beschouwd als klanten, zij die bestellingen op dit contract kunnen plaatsen: -

De federale administraties en andere diensten van de Staat; De Kamer en de Senaat; Het Rekenhof; Het Grondwettelijk hof; De Raad van State; De bijzondere korpsen van de Staat; De geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus; De federale publiekrechtelijke personen2. ;

De klant is de bevoorrechte gesprekspartner aangaande alle briefwisseling betreffende de bestelbon en de uitvoering ervan. Aangezien de door de aanbestedende overheid FOD Sociale Zekerheid afgesloten opdracht ten behoeve is van de verschillende overheidsdiensten, stellen voor de uitvoering van de opdracht in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten de benamingen: “bestemmeling”, “bestellende klant”, “betalende klant” zich in de plaats van “aanbestedende overheid” of de vermelding FOD Sociale Zekerheid in het koninklijk besluit van 14 januari 2013, en dit voor alles wat de bestellingen van deze klanten betreft, meer in het bijzonder in de bepalingen betreffende de betalingen, de keuringen, de boeten wegens laattijdige uitvoering en maatregelen van ambtswege. De klant is de bevoorrechte De klant is de correspondent bij uitstek voor elk contact betreffende de bestelbon en de uitvoering ervan. Enkel de instellingen die een beroep doen op de opdrachtencentrale zijn vrijgesteld van de verplichting om zelf een procedure voor overheidsopdrachten te organiseren (artikel 15 van de wet van 15 juni 2006). De inschrijver verbindt zich ertoe de federale overheidsinstellingen en de openbare nutsinstellingen gedurende de hele duur van de opdracht de in zijn offerte vermelde voorwaarden te bieden. Tevens kunnen deze overheidsdiensten dit bestek gebruiken om de nodige bestellingen te plaatsen voor de realisatie van een gelijkaardig project. 6

De FOD Sociale Zekerheid kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de andere begunstigden.

5. Leidende dienst – leidende ambtenaar. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidende ambtenaar is: De heer Van Massenhove, Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Sociale Zekerheid of zijn afgevaardigde 6. Informatiesessie. Er wordt geen informatiesessie voorzien. Er wordt geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 4 september 2015 zijn voorgelegd. Deze vragen mogen uitsluitend per e-mail worden gesteld op adres [email protected] en met vermelding van het besteknummer. Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bestek vermelden, zodat er snel kan worden op geantwoord (bv. deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pag. 1). Gelieve ook aan te duiden welke taal van het bestek u gebruikt (de paginanummering kan verschillen van taal tot taal). Indien er vragen en antwoorden zijn zullen deze zal als erratum worden gepubliceerd op PUBLICPROCUREMENT.BE (https:/enot.publicprocurement.be).

7. Indieningsrecht en opening van de offertes. 7.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes Elke inschrijver mag slechts één offerte per opdracht indienen. Inschrijvers die een offerte indienen als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid worden gewezen op de bepalingen van artikel 82, §2 van het KB van 15 juli 2011, dat stelt: “Als de offerte wordt ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid, wordt § 1 nageleefd door elke deelnemer aan de combinatie”, waarbij § 1 bepaalt : “De inschrijver ondertekent de offerte en de eventuele samenvattende opmeting of inventaris en de andere bijlagen bij de offerte. Ook de eventueel geboden prijstoeslagen, prijskortingen of verbeteringen bedoeld in artikel 81, eerste lid, 2°, en de doorhalin gen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen in de offerte en haar bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht betreffende met name prijzen, termijnen en technische specificaties kunnen beïnvloeden, worden door de inschrijver ondertekend. De bepalingen van dit lid zijn niet van toepassing als de offerte en haar bijlagen elektronisch ondertekend zijn.” De offertes worden vóór de opening van de offertes verplicht elektronisch ingediend via de applicatie e-tendering (zie verder voor meer informatie). Voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011).

7

Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. De via elektronische middelen ingediende offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011.

Aan te stippen valt dat het versturen van een offerte via email niet aan deze voorwaarden beantwoordt. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.

Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0)2 790 52 00

7.2. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, v erzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting 7.3 Opening van de offertes

De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats te : FOD Sociale Zekerheid 8

Finance Tower T02 (2e verdieping) Kruidtuinlaan 50 1000 Brussel Datum: 1 oktober 2015 om 14:15 uur. Enkel offertes ingediend via E-tendering die bij de voorzitter toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart en dus het uiterste tijdstip op E-tendering is verstreken, kunnen worden aanvaard.

8. Beschrijving van de gewenste situatie. Een gedetailleerde omschrijving van de opdracht is beschreven in het punt B “TECHNISCH GEDEELTE” van dit bestek (vanaf pag. 21)

9. Documenten van toepassing op de opdracht 9.1. Wetgeving -

-

Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Wet van 17 juni 2013 – Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren ; Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen.

9.2. Opdrachtdocumenten.

- Onderhavig bestek nr. 2015-00037, alsook het erbij gevoegd offerteformulier, prijsoverzicht en -

antwoordblad gevraagde functies. Eventuele vragen en antwoorden gepubliceerd op “e-notification”.

10. Offertes. 10.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

9

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : -

een gedetailleerd prijsoverzicht. Hiervoor dient het bijgevoegd formulier (voorzien bij de “BIJLAGEN”) te worden ingevuld ; de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW; het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW; het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW); de handtekening(en) van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);

10.2 Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 150 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. Vanaf de datum van de gunning van de opdracht en gedurende een periode van 3 jaar kunnen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 26 § 1, 2° b van de wet van 15 juni 2006, nieuwe werken of diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten door dezelfde aanbestedende overheid worden gegund aan degene die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisontwerp en dit ontwerp het voorwerp uitmaakte van de oorspronkelijke opdracht. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de toewijzing van de oorspronkelijke opdracht. In het hierboven bedoelde geval verbindt de inschrijver zich ertoe de geldigheid van de voorwaarden van zijn offerte te handhaven voor eventuele bijkomende bestellingen. Hij verduidelijkt in zijn offerte de bijzonderheden en criteria op basis waarvan de prijzen eventueel zullen worden aangepast overeenkomstig de prijsreglementering.

10.3. Bij de offerte te voegen documenten en attesten. De inschrijvers voegen bij hun offerte: A. alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 14 hierna); B. de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen. Hiervoor voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden. C. het bijgevoegde offerteformulier D. een prijsoverzicht (model in bijlage) E. het ingevulde antwoordblad met betrekking tot de gevraagde functies 10

11. Demonstraties De FOD behoudt zich het recht een demonstratie en/of referenties te eisen met betrekking tot de door de inschrijver voorgestelde oplossing of tot het voorgestelde materieel. Aan de hand hiervan zal het moeten kunnen uitmaken of het aangeboden materieel voldoet aan de eisen van onderhavig bestek. De hieruit voortvloeiende kosten zijn ten laste van de inschrijver. Voor deze opdracht wordt een demo verwacht die beantwoordt aan de vereisten beschreven onder “B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN”. Beschrijving van de opdracht.

12. Prijzen. 12.1. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn prijs alle mogelijke kosten die op de diensten en de levering wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. Alle andere diensten zijn in de prijs inbegrepen. Krachtens het besluit van de Ministerraad van 28 maart 2014 dienen overheidsdiensten te besparen inzake ICT-activiteiten en ICT-kredieten. De inschrijver dient daarom de maximale kortingen op de initiële prijzen te vermelden en toe te passen en ook de kortingen voor grote volumes te vermelden en toe te passen. 12.2. Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid of van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:

P = P0 x (S /S0) P = herziene prijs; P0 = prijs van de offerte; S0 = loonindex Agoria – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, overeenkomsten vanaf 11 juli 1981, geldig de maand voorafgaand aan herziening (uitsluitend voor de Belgische ondernemingen). Buitenlandse ondernemingen moeten een gelijkaardige index voorstellen. S = = loonindex Agoria – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, overeenkomsten vanaf 11 juli 1981, geldig de maand voorafgaand aan het openen van de offertes (uitsluitend voor de Belgische ondernemingen). Buitenlandse ondernemingen moeten een gelijkaardige index voorstellen. De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte 11

van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). 13. Waarborg voor de aangeboden oplossing De waarborgtermijn is vastgesteld op minstens één jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Tijdens de waarborgtermijn kan de Federale Overheidsdienst de leverancier er schriftelijk toe aanmanen het opgeleverde systeem in overeenstemming te brengen met alle vastgelegde specificaties, vermeld in dit bestek of aangegeven tijdens het project. De leverancier geeft hieraan gevolg binnen een termijn van drie weken ingaande op de dag van verzending van het schrijven. Indien binnen de aangeduide termijn hieraan geen gevolg zou worden gegeven, zal de Federale Overheidsdienst het recht hebben het werk te laten uitvoeren op kosten van de inschrijver. De inschrijvers mogen in hun offerte een langere waarborgtermijn voorstellen.

14. Selectie – Regelmatigheid van de offertes- Gunningscriteria. 14.1. Selectie. De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hieronder vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de bij punt 14.3 van dit bestek vermelde gunningscriteria, voor zover deze offertes vormelijk en materieel regelmatig zijn. 14.1.1.Toegangsrecht. Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste criterium. §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2°

op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000,00 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 12

2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000,00 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. § 2.

§.3.

Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake bet aling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede criterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Stra fwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde criterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; Vierde criterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.

13

Vijfde criterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Zesde criterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. Zevende criterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

14.1.2. Kwalitatieve selectie van de inschrijver Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt de inschrijver steeds voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt.

14.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver •

De inschrijver moet over referenties beschikken met betrekking tot opdrachten uitgevoerd in de loop van de voorbije drie jaren.

•

De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van de voornaamste klanten met vermelding van minstens drie gelijkaardige referenties in het domein die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De leveringen worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van leveringen voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. 14

•

De inschrijvers zijn verplicht het bewijs te leveren van hun technische en professionele bekwaamheid om de opdracht behoorlijk te kunnen realiseren. Bij zijn offerte voegt hij: -

een beschrijving van de technische uitrusting waarover hij beschikt die bij de uitvoering van de opdracht zal worden gebruikt; een beschrijving van de maatregelen die zal treffen om de kwaliteit te waarborgen; een beschrijving van de mogelijkheden waarover hij beschikt op het vlak van studie en onderzoek.

Belangrijke opmerking: De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte hij van plan is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. •

De inschrijver toont aan ervaring te hebben met soortgelijke opdrachten. Hij moet verplicht het aantal beschikbare personen vermelden om deze diensten kunnen verzorgen met vermelding van de aangeboden profielen. Het kwalificatieniveau van deze personen moet worden gedefinieerd met betrekking tot de taken waarmee ze belast worden, niet met betrekking tot hun beroepsgebonden en algemene ervaring.

•

De inschrijver moet de voldoende garanties voorleggen in verband met de continuïteit en het onderhoud van de voorgestelde oplossing.

•

In geval van stopzetting van de activiteit zelf of van ondersteuning en onderhoud van de oplossing door de inschrijver moet de FOD kunnen beschikken over de broncode van de software opdat de applicatie verder zou kunnen worden gebruikt.

14.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 14.3. Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest voordelige offerte worden de regelmatige offertes van de gekozen inschrijvers getoetst aan een aantal gunningscriteria. Deze criteria worden gewogen teneinde een eindklassement te verkrijgen. 14.3.1.Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria zijn de volgende:

a) De prijs (weging : 40) b) Aangeboden functionaliteiten en het voldoen aan de technische specificaties (weging : 30) c) Voorstel van aanpak (weging : 20) d) De kwaliteit van het onderhoudscontract (weging: 10)

15

14.3.2..Beoordeling van de gunningscriteria •

Beoordeling criterium prijs (40%) De beoordeling zal gebeuren op basis van de eenmalige uitgaven (aanschaf licenties, installatie, migratie en opleiding) en de kost voor het onderhoud (4 jaren). Voor het berekenen van de punten voor het criterium prijs zal volgende methode worden toegepast: P = Pn x (Y/Z) waarbij : P = het globaal gewogen gewicht Pn = het gewicht van de prijs Y = het kleinste voorgestelde bedrag van alle kandidaten Z = het bedrag voorgesteld door de kandidaat waarvan de offerte wordt geëvalueerd

•

Beoordeling van de aangeboden functionaliteiten en het voldoen aan de technische specificaties (30%) Het technisch en het functioneel voldoen van de toepassing aan de gevraagde specificaties. De inschrijver levert de nodige documentatie waarmee hij dit aantoont en gebruikt het model van opgelijste functies (bijlage C : Antwoordblad) die hij puntsgewijs beantwoordt (en eventueel refereert naar de bijgeleverde documentatie). Er wordt aan de inschrijver gevraagd om een demo te geven om bepaalde functionaliteiten te tonen (het voorwerp van de demo is beschreven onder “B TECHNISCH GEDEELTE- Beschrijving van de opdracht.). Deze demo zal ondersteunend gebruikt worden om het voldoen aan de betreffende specificaties te beoordelen.

•

Beoordeling van het voorstel van aanpak (20%) -

•

De definitie van de benodigde infrastructuur (hardware, software en logische) De voorstelling van de projectmatige aanpak Plan van aanpak naar opleiding Plan van aanpak hoe de migratie van gegevens zal verlopen Een voorstel van de inschrijver van hoe hij het werk zal uitvoeren alsmede de werklast voor de inschrijver en de FOD.

Beoordeling van de kwaliteit van het onderhoudscontract (10%) -

De wijze waarop de leverancier ondersteuning zal geven (bv contactpersoon, hulplijn, forums, etc.) Informatie over toekomstige versies Responstijd tussen incident en interventie Kwaliteit van het onderhoudscontract

14.3.3. Eindquotering. De punten voor de 4 gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die het hoogste puntenaantal behaalt nadat de aanbestedende overheid met betrekking tot die inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft gecontroleerd en op 16

voorwaarde dat de controle heeft aangetoond dat de impliciete verklaring op erewoord overeenstemt met de werkelijkheid.

15. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

2°

3°

4°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° 2° 3° 4° 5)

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier o f van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de

17

inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als : 1° in geval van de voorlopige oplevering : verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering : verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. 16. Opleveringen. 16.1. De Projectfase Tijdens deze fase wordt de oplossing geïmplementeerd. De firma in voor de analyses (behoefteanalyse, functionele analyse, technische analyse), ontwikkelingen, configuraties, de migraties van de gegevens en opleidingen om de voorgestelde oplossing te kunnen uitvoeren. De offerte dient de verschillende stappen te vermelden die tijdens de projectfase worden voorzien evenals de deliverables van elke stap en een voorlopige planning. 16.2. Voorlopige oplevering. De voorlopige oplevering is bedoeld om vast te stellen of de uitgevoerde opdracht ten allen tijde onder normale gebruiksomstandigheden beantwoordt aan de in het bestek vermelde technische en functionele specificaties. De voorlopige oplevering gebeurt nadat de installatie, configuratie en migratie van de informaticatoepassing, met succes verlopen is. Voor wat de levering van licenties betreft wordt de voorlopige oplevering als definitieve oplevering beschouwd. Wanneer de controleverrichtingen met succes zijn verricht, maakt de FOD Sociale Zekerheid een proces-verbaal van oplevering op van de ontwikkelingen die onder de betrokken fase vallen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering wordt ondertekend door de twee partijen. De dienstverlener voorziet een garantieperiode van minstens 1 jaar. 16.3. Definitieve oplevering. De definitieve oplevering zal vastgelegd worden op verzoek van de leverancier, na afloop van de garantietermijn maar minstens een jaar na de voorlopige oplevering, mits de FOD tijdens die periode geen klachten betreffende de goede werking ervan heeft geformuleerd. De definitieve oplevering vindt plaats op voorwaarde dat de verrichtingen voor het nazicht van de conformiteit succesvol zijn verlopen. De definitieve oplevering zal vastgelegd worden in een proces-verbaal, ondertekend door de opdrachtnemer en de FOD Sociale Zekerheid. De FOD Sociale Zekerheid beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van oplevering op te maken.

18

16.4. Opleveringskosten De reis- en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid zijn ten laste van de leverancier. 16.5. Sancties Indien de controleprocedure niet gunstig wordt beoordeeld om andere redenen dan overmacht en zonder dat er een fout is in hoofde van de FOD, wordt de tekortkoming vastgesteld in een procesverbaal; een afschrift van dit proces-verbaal zal via een ter post aangetekende zending aan de dienstverlener worden betekend. Deze kennisgeving geldt als ingebrekestelling en wordt geacht te hebben plaatsgevonden op de dag volgend op de neerlegging van de aangetekende zending op het postkantoor. Vanaf de datum van deze kennisgeving heeft de dienstverlener een maand tijd om haar verplichtingen na te leven. Indien bij het verstrijken van deze extra termijn geen enkele gunstig bevonden test werd uitgevoerd, wordt dit feit vastgelegd in een tweede proces-verbaal dat in dezelfde vorm als het eerste aan de dienstverlener wordt gericht en betekend. Bij niet-nakoming wordt een boete opgelegd. De FOD heeft geenszins de bedoeling de kosten te drukken door middel van boeten. De bedoeling is wel de inschrijver op kordate wijze aan te sporen zijn verbintenissen na te komen, omdat het niet-naleven ervan schade zou berokkenen aan de gebruikers.

17. Uitvoering van de opdracht. 17.1. Termijnen en clausules. a) De maatschappij verbindt zich ertoe haar taken uit te voeren binnen de in gemeen overleg vastgestelde termijnen. De uitvoering van de voorgestelde oplossing (projectfase) moet in elk geval binnen de 6 maanden gebeuren. b) Voor de uitvoering van onderhavige opdracht, en behoudens andersluidende bepaling, gaat iedere termijn in op de dag na deze waarop het feit dat als vertrekpunt voor deze termijn wordt genomen heeft plaatsgehad. c) Wanneer de kennisgeving van een beslissing of van een mededeling een termijn doet ingaan, wordt het document betekend per aangetekend schrijven. In dat geval wordt de aanvang van de termijn vastgelegd op de eerste werkdag na de dag van de afgifte ter post. d) Wanneer de termijn is bepaald in dagen, zijn dit - behoudens andersluidende bepaling kalenderdagen; de termijn verstrijkt in dit geval op het einde van de laatste dag van de bepaalde periode. Wanneer de termijn is bepaald in dagen, wordt er gerekend van X tot Y; bestaat er geen zoveelste in de maand waarin de termijn verstrijkt, dan verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, zondag of feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van de eerste daarop volgende werkdag.

17.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO te respecteren, en in het bijzonder :

19

1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 janua ri 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. 17.2. Plaats waar de levering en diensten moeten worden uitgevoerd. De software en diensten zijn bestemd voor : FOD Sociale Finance Tower Kruidtuinlaan 50 1000 Brussel 17.3.. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien bij de software of bij de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de leverancier worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De leverancier is verplicht om niet conforme software te vervangen of niet conforme uitgevoerde diensten te herbeginnen. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum de levering en voor beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van geleverde software of van de lijst van gepresteerde diensten of factuur wordt gesteld. 18. Taalgebruik De inschrijver dient de nodige maatregelen te nemen opdat de contacten met het personeel in het Frans en in het Nederlands kunnen verlopen. De aangeboden toepassing dient minstens beschikbaar te zijn in het Nederlands, het Frans en zo mogelijk ook het Engels. De toepassing volgt de taal van de gebruiker. 19. Facturatie en betaling van de diensten. De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van de oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: FOD SOCIALE ZEKERHEID Cel Facturatie /ICT Finance Tower Kruidtuinlaan 50 bus 160, 1000 BRUSSEL BTW nummer FOD Sociale Zekerheid : BE 0367 303 366 20

Enkel behoorlijke leveringen of behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van de het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

De periodieke vergoedingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd met jaarlijkse vervaldagen; de facturatie met betrekking tot de licenties gebeurt bij de aanvang van de termijn; De factuur met vermelding van de btw en van het dossiernummer dient te worden opgesteld in EURO.

20. Aanbestedingsberichten, rechtzettingen, vragen en antwoorden. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten, rechtzettingen en de antwoorden op de gestelde vragen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben., 21. Bijzondere verbintenissen voor de leverancier voor wat de diensten betreft. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.

22. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

21

B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. 1. Beschrijving van de opdracht. De opdrachtnemer heeft als taak een informaticatoepassing voor archiefbeheer aan te leveren, waarmee men gegevens van diverse archiefbronnen van de dienst Oorlogsslachtoffers kan registreren, beheren en consulteren. Deze toepassing is ter vervanging van de bestaande toepassing Basisfiches (Musnet). De gevraagde oplossing dient te voldoen aan de vereisten zoals verder vermeld in dit bestek. Hierbij zal hij eveneens de gegevens van de bestaande toepassing migreren naar de nieuwe toepassing. De gegevens zijn historische/persoonlijke feiten over oorlogsslachtoffers en bibliografische gegevens. Deze dienen te worden opgeslagen in een relationele database (SQL Server of Oracle). Hierbij dienen de gegevens ook gehistoriseerd te worden (versiebeheer van de gegevens). Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om volgende opdrachten te presteren : • Opleveren van een nieuwe toepassing volgens de specificaties (licenties/installatie/configuratie) • Migratie van de gegevens van de huidige toepassing (Musnet) naar de nieuwe toepassing • Het beschikbaar stellen van documentatie van de toepassing • Opleiding voorzien voor de gebruikers (key-users) en ondersteunend ICT personeel (systeembeheerders) • Onderhoud te voorzien op de opgeleverde toepassing De te presteren opdrachten moeten in eerste instantie de dienst oorlogsslachtoffers toe laten om probleemloos over te gaan naar een nieuwe toepassing. In tweede instantie moet het de dienst oorlogsslachtoffers toe laten om de toepassing open te zetten voor derden (bv universiteiten) via het internet. Van de huidige toepassing kan men in bijlage (Huidige versie_nl.docx) een beschrijving vinden met screenshots vinden. De op te leveren toepassing moet minstens de bestaande functionaliteit aanbieden en voldoen aan de nieuwe functionele en technische vereisten zoals verder in dit bestek beschreven. Clause IPv6 Version NL: “De leverancier moet garanderen dat alle hardware, software en diensten met netwerkfunctionaliteit ook IPv6 ondersteunen. Deze ondersteuning moet evenwaardig zijn aan de IPv4-ondersteuning, met inbegrip van (maar niet noodzakelijk beperkt tot) performantie, functionaliteit, beveiliging, monitoring en updates. De leverancier garandeert bovendien dat deze ondersteuning onmiddellijk beschikbaar is, er moet met andere woorden niet gewacht worden op bepaalde updates van producten of diensten. De leverancier mag voor de ondersteuning van IPv6 geen extra kost aanrekenen.”

FUNCTIES DIE BIJ DE DEMONSTRATIES VAN HET VOORGESTELDE PRODUCT AAN BOD MOETEN KOMEN a) Gebruikersbeheer Creatie van twee gebruikersgroepen, namelijk de gebruikers binnen de organisatie en de externe gebruikers (lezers). • Interne gebruikers verdelen in 3 categorieën in functie van hun toegangsniveau : beheerder (onbeperkte lees- en schrijftoegang tot alle gegevens en beheer van de 22

• • •

gebruiker-accounts); ‘encodeur’ (lees- en schrijftoegang tot een van de databanken) en lezer (enkel leestoegang tot een of meerdere databanken) Creatie van tijdelijke leestoegang voor externe gebruikers Demonstratie van de datatoegang in functie van elk van beide groepen Tonen hoe de schrijf- of leestoegang tot een specifiek veld of bestand kan worden geblokkeerd

b) Creatie van verschillende databanken Demonstratie van de verschillende mogelijkheden van de applicatie wat betreft uitsplitsing van gegevens in verschillende databanken naar analogie met de archieven in kwestie (bv. Een databank voor de persoonlijke dossiers, een databank voor de algemene documentatie en een databank voor de bibliotheek).

c) Creatie, wijziging en verwijderen van databestanden •

• • • • • •

Creatie van een nieuw soort bestand voor elke reeds aangemaakte databank (bv. Een bestand met de identificatiegegevens van een persoon, een bestand met de omschrijving van archiefdocumenten, een bestand met de velden voor het invoeren van een bibliografisch werk) Demonstreren hoe een bestand kan worden gewijzigd of verwijderd in functie van de voorafgaandelijk aan een gebruiker toegekende rechten Demonstratie data-invoer in gecreëerde bestanden aan de hand van een paar voorbeelden Tonen hoe gegevensinvoer in bestanden kan worden opgevolgd (informatie over de invoerder, aanmaakdatum en wijzigingsdata) Tonen van interface na invoering van de fiches Demonstratie van het gebruik van een woordenboek om het invoer van gegevens te vergemakkelijken (voeden en gebruik van dit woordenboek) Demonstratie van het gebruik van een spellingcorrector

d) Creatie, wijziging en verwijdering van velden • • •

Tonen hoe gegroepeerde wijzigingen kunnen worden aangebracht (bv. wijzigen van de inhoud van één veld in 10 bestanden tegelijk) Tonen hoe een extra veld kan worden toegevoegd of een overbodig veld verwijderd Verschillende manieren tonen om velden in te vullen (tekstveld, veld met afrollijst, data-veld, checkbox, …)

e) Importeren / Exporteren • •

f)

Demonstreren hoe resultaten van zoekopdrachten kunnen worden geëxporteerd naar een aangepast veld (pdf, word) Demonstreren hoe gegevens kunnen worden geïmporteerd uit Excel of platte bestanden

Thesaurus •

Tonen hoe een thesaurus kan worden geïmplementeerd en gevoed

23

g) Tools voor zoekopdrachten en raadpleging • •

•

Demonstratie van de tools waarover externe gebruikers beschikken om zoekopdrachten uit te voeren (taalkeuze, ondersteuning, voorgestelde interface, …) Demonstratie van de verschillende manieren om zoekopdrachten uit te voeren (eenvoudig zoeken, uitgebreid zoeken, gekruiste zoekopdracht in verschillende databanken tegelijk, zoeken met filter, zoeken op veld, fonetische zoekopdracht, fulltext zoekopdracht, gebruik van een thesaurus, gebruik van wild cards, …) Tonen hoe men een aanvraagformulier kan versturen voor de raadpleging van een geselecteerd document

1.1. Opleveren van een nieuwe toepassing

Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om een generieke, intuïtieve et gebruiksvriendelijke toepassing op te leveren die voldoet aan de specificaties zoals hieronder vermeld. 1.1.1.

Licenties

Er wordt gevraagd aan de leverancier om in zijn offerte de licentievoorwaarden op te nemen. De op te leveren toepassing zal gebruikt worden door volgende gebruikers: * Ondersteunend ICT personeel (systeembeheerders): 2 * Functioneel beheerder (niet ICT) van de toepassing: 2 * Ontwerpers van de fiches: 2 (actueel dezelfde personen als de functionele beheerders -niet ICT) * Encodeurs (gegevensinvoer) van de fiches: 10 * Consultatie van de fiches (medewerkers van de FOD): 13 * Consultatie van de fiches (externe gebruikers, niet gerelateerd aan de FOD): +/- 25 gelijktijdig Deze voorziene gebruikers dienen voorzien te zijn in het voorstel. De prijzen per licentietype dienen te worden vermeld, alsook de prijzen voor uitbreidingen.

1.1.2.

Technische specificaties

De toepassing dient gebouwd te zijn volgens web2.0 standaarden. Hiermee wordt bedoeld dat de toepassing volledig web-georiënteerd is. Alle handelingen kunnen vanuit een webbrowser gerealiseerd worden. De browsers die ondersteund dienen te worden zijn: * Microsoft Internet Explorer 9 en hoger * Chrome, actuele versie * Firefox, actuele versie * Safari, actuele versie Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd de toepassing te installeren in de test- en productieomgeving van de FOD en daarbij te voorzien in een bruikbare installatiedocumentatie. De FOD kan standaard een aantal configuraties beschikbaar stellen. Hiervoor verwijzen we naar de betreffende bijlages: • Beschrijving UNIX-platform NL.doc • Spécifications Techniques des nouvelles applications Unix_FR.doc • Technische Specificaties nieuwe Unix Applicaties_NL.doc 24

• • •

Technische Specificaties Windows client.doc TechSpecTender_W2K_FR.doc TechSpecTender_WindowsServer_FR.doc

Indien de aangeboden toepassing afwijkende vereisten heeft, dan kan de opdrachtgever een afwijking voorstellen in zijn offerte. Eventuele extra inspanningen, bijkomende licenties en hardware dienen te worden opgenomen in zijn offerte. De kosten die hieraan verbonden zijn dienen eveneens te worden opgenomen en maken dus deel uit van zijn offerte. De inschrijver toont in zijn offerte aan dat zijn aangeboden oplossing voldoende performant is. Hij geeft hierbij aan wat de te verwachten responstijden van de toepassing zullen zijn. Les tests de performance pour vérifier que la solution rencontre les objectifs devront être réalisés par l’adjudicataire et validés par le SPF au moment de la réception. De toepassing dient te voldoen aan de algemene veiligheidsnormen. Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd in zijn offerte aan te tonen dat zijn toepassing in lijn is met de veiligheidsnormen. De toepassing dient dus beveiligd te worden d.m.v. Active Directory. Het moet mogelijk zijn om verschillende rollen te definiëren en deze te koppelen met Active Directory (o.a. rol van beheerder, dossierbeheerder, lezer, gast, …). Op dataniveau moet de toepassing het mogelijk maken dat er granulair tot op veldniveau kan beveiligd worden (bv. Een bepaalde gebruiker/groep mag enkel een gedeelte van een fiche zien). Bij voorkeur maakt de toepassing gebruik van single sign-on. De toepassing kan dus gebruik maken van windows integrated security of van claims based security. Hierdoor dient de gebruiker niet (opnieuw) in te loggen in de toepassing, maar gebeurt dit automatisch. De aangeboden licenties laten de FOD toe om de toepassing (met inbegrip van de database) te installeren/herinstalleren in zijn eigen datacenter of op een andere, eventueel publiek datacenter (bv Azure, Amazon, …), hetzij een ander datacenter van de overheid (vb Fedict/Smals/…), met behoud van reeds aangekochte gebruikslicenties. Er wordt eveneens aan de opdrachtnemer gevraagd om aan te geven in welke mate zijn aangeboden oplossing voldoet aan responsive web design (zie http://en.wikipedia.org/wiki/Responsive_web_design). Hij dient hiervoor een aantal schermafdrukken aan zijn offerte toe te voegen. 1.1.3.

Functionele specificaties voor de toepassing

a) Taalgebruik De aangeboden toepassing dient minstens beschikbaar te zijn in het Nederlands, het Frans en zo mogelijk ook het Engels. De toepassing volgt de taal van de gebruiker. Er is een online help beschikbaar voor de gebruikers in zijn taal (minstens Nederlands, Frans en eventueel Engels). Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd een voorbeeld van zijn helppagina’s (een aantal voorbeeldparagrafen) mee op te nemen in zijn offerte.

25

b) Toepassingsgebied De toepassing biedt de mogelijkheid om meerdere collecties te beheren. Iedere collectie kan uit verschillende soorten fiches bestaan. Actueel bevat de huidige toepassing verschillende soorten fiches: 1. Themagebonden en geografische fiches: dit zijn handgeschreven fiches met de entry en de titel van het document, de referentie om het document terug te vinden, een samenvatting van het document, de bron, de auteur en de aanmaakdatum. 2. De fiches met persoonlijke dossiers: dit zijn handgeschreven fiches met de naam, voornaam en geboorteplaats en –datum van het slachtoffer alsook de referentie om het dossier terug te vinden (deze gegevens zullen niet online worden gezet). 3. Monografieën: bevatten referenties zoals de auteur, de titel, de uitgeverij, de uitgavedatum, het aantal pagina’s, enz. 4. Tijdschriftartikels : bevatten artikelreferenties zoals de auteur, de titel, de uitgeverij, de uitgavedatum, het tijdschriftnummer, het aantal pagina’s, enz. 5. Thesaurus: databank met sleutelwoorden gekoppeld aan de thema- en geografische bestanden, de monografieën en de tijdschriften (de thesaurus werd tot nu toe nog niet gevoed, maar de structuur is aanwezig in Musnet). Tijdens de implementatie/configuratie worden dezelfde bestandstypes voorzien zoals momenteel reeds in Musnet bestaan. Deze configuratie zal verder ook nodig zijn voor de migratie van de gegevens vanuit Musnet.

De toepassing laat toe om fiches te beheren, te ontwerpen, aan te maken, te wijzigen en te consulteren. Het beheer van de fiches zal gebeuren door een beheerder van de toepassing. De beheermogelijkheden zijn minstens de volgende: •

Rights Management • Wijzigen van rechten van andere gebruikers • Gebruikers toevoegen en verwijderen. • Groepen definiëren (bv beheerders zonder delete rechten) • Tijdelijk accounts aanmaken voor gasten • Logging (audit logs) verwijderen / raadplegen

•

Algemene functies: • Historiek van de fiches raadplegen en vorige versies terugzetten. o Een fiche kan als het ware beschouwd worden als een steekkaart met bv gegevens over een oorlogsslachtoffer • Templates beheren (toevoegen / kopiëren / verwijderen) • Gegevens importeren en exporteren naar/uit de database, met inbegrip van bulk import / export van gegevens • Mogelijkheid om controles te doen naar dubbels en deze te verwijderen en/of samen te voegen. • Templates beschikbaar stellen aan een groep • Collecties aanmaken / beheren • Mogelijkheid voor bulk wijzigingen (bv de inhoud van veld X van voor iedere fiche van type Y wijzigen van Anvers naar Antwerp) • Beheer van een lexicon (een mogelijkheid aanleveren om veel gebruikte termen versneld in te geven)

Het ingeven/aanpassen van gegevens zal gebeuren door een ‘encodeur’ . Hij heeft hierbij de volgende mogelijkheden: •

Creatie van een nieuwe vooringevulde fiche (id, tijdstip) 26

• • • •

Aanpassen van bestaande fiches Verwijderen van bestaande fiches Hij heeft hiervoor de thesaurus en de lexicon ter beschikking om zijn werk te vereenvoudigen Mogelijkheid tot gebruik van een spellingscontrole

Het ontwerpen van fiches zal gebeuren door een ontwerper. De ontwerpmogelijkheden zijn minstens de volgende: • Aanmaak van nieuwe type fiches • De ontwerper heeft de mogelijkheid velden bij te maken, te wijzigen en te verwijderen • Keuze uit verschillende soorten o.a. o Textbox o Multi-line textbox o Dropdown (combobox / multi-select) o Date/time textbox (optional with calendar) o Checkbox (true/false) o ID field o Look-up field (naar bv een andere fiche, al dan niet van een andere collectie) o Opslaan van media (afbeeldingen / video / …) o Verwijzingen (hyperlinks) • De kunnen vooraf ingevuld zijn en voorzien zijn van een validatie (bv via reguliere expressies) •

• •

Volgende dienen steeds te zijn opgenomen op een fiche o ID van het fiche o ID van de persoon die de fiche laatst heeft gewijzigd/aangemaakt o Datetime van de laatste wijziging aan de fiche De toepassing laat de ontwerper vrij om de volgorde van de velden te kiezen en de lay-out te bepalen De toepassing biedt de mogelijkheid aan om een ontwerp als template op te slaan

In bijlage (Velden en gevraagde wijzigingen data.docx) kan u een overzicht vinden van de velden zoals deze zullen worden gebruikt in de fiches.

Consultatie van gegevens Een gebruiker of een gast kan opzoekingen doen in de voor hem aangeboden gegevens. De toepassing dient dus de mogelijkheid te bieden om gegevens granulair te beveiligen. De mate van granulariteit wordt bepaald door een beheerder van de toepassing. Logische filters om deze granulariteit te bereiken zijn dus filters op type fiche, filters op basis van de inhoud van een veld etc. Er wordt aan de opdrachtnemer ook gevraagd de functionaliteiten van zijn zoekmotor aan te tonen in zijn offerte. De zoekmachine moet nauwkeurig en efficiënt zijn, en dient volgende zaken mogelijk te maken: • • • • •

•

Opzoekingen met logische operatoren Fonetische opzoekingen doen Toe laten om wildcards te gebruiken Zoeken binnen een collectie of overschrijdend zoeken in alle databases of eventueel in metagegevens Gebruik maken van de thesaurus. Hiermee moet het mogelijk zijn hiërarchische verbanden aan te maken tussen termen om gekruiste zoekopdrachten in alle databanken uit te voeren op sleutelwoord of hiërarchie van zoektermen. De thesaurus kan deel uitmaken van de applicatie (wij zorgen dan voor de invoer) of ons helemaal afgewerkt aangeleverd worden. Momenteel beschikken we enkel over een structuur die eventueel in de nieuwe toepassing kan worden geïmplementeerd. Meertalige zoekopdrachten (Nederlands, Frans)

27

Verder heeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn opzoeking verder te verfijnen, te sorteren en desgewenst op te slaan voor toekomstig (her)gebruik. De opzoekingen dienen voor audit redenen te worden opgeslagen in de database (logging) De gebruiker kan bijkomende info over een fiche aanvragen via een aanvraagformulier. Via een vooraf ingevuld formulier (met o.a. ID fiche, naam van de aanvrager, etc.) kan hij zijn aanvraag richten aan de dienst oorlogsslachtoffers. De dienst krijgt een notificatie per mail als er een nieuwe aanvraag is.

Export/print van gegevens Een gebruiker heeft zowel de mogelijkheid om een enkele fiche of om het resultaat van een opzoeking te exporteren of af te drukken. Hij kan hiervoor kiezen om het resultaat te exporteren naar pdf, csv of Excel. Hij kan desgewenst het resultaat afdrukken of versturen per mail.

Import en exportmogelijkheden van gegevens (bulk) De opdrachtnemer wordt gevraagd de import mogelijkheden van de toepassing te beschrijven. Meer specifiek de mogelijkheid om vanuit bv Excel meerdere fiches per keer te importeren. Er wordt eveneens aan de opdrachtnemer gevraagd om de export mogelijkheden te beschrijven. Deze omvat minstens een beschrijving hoe men een export kan doen van een opzoeken en een omschrijving hoe men de ganse database kan exporteren. Plusieurs inventaires ont été encodés en format Excel. La plupart ont été encodés avec les mêmes champs que Musnet et si ce n’est pas le cas, seules quelques petites modifications sont à envisager. (zie bijlage velden en gevraagde wijzigingen)

Publiekelijk zetten van gegevens aan derden: De op te leveren oplossing moet de mogelijkheid bieden om externe gebruikers, denk hierbij aan bijvoorbeeld medewerkers van een universiteit, toe te laten om een subset van de gegevens te consulteren. Dit betekent dus dat deze gebruikers in de database kunnen worden aangemaakt en dat de toepassing toelaat om de gegevens granulair te beveiligen. Zo mag een externe gebruiker bijvoorbeeld geen toegang hebben tot bepaalde velden van een fiche of tot bepaalde fiches. Daartoe zou de toepassing hetzij onmiddellijk, hetzij in een volgende fase toegankelijk moeten worden gesteld vanaf het internet. De FOD SZ kan hiervoor een reverse proxy voorzien om dit mogelijk te maken. De communicatie tussen deze gebruikers en de webserver dient volledig versleuteld te zijn.

1.2. Migratie van de gegevens van de huidige toepassing (Musnet) naar de nieuwe toepassing Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd de bestaande gegevens te migreren naar de nieuwe toepassing. De bestaande gegevens bevinden zich in Oracle, maar kunnen door de FOD geëxporteerd worden naar een flat-file (zonder transformaties). Verder beschikt ook Musnet over een exportmogelijkheid naar XL bestanden, waar gebruik van kan worden gemaakt. Indien gewenst kan de inschrijver gebruik maken van de ETL infrastructuur van de FOD (IBM Datastage). Hij kan eveneens gebruik maken van de import/export mogelijkheden van de aangeboden applicatie of van de standaard functionaliteiten van de onderliggende database. De transformatie en de load dienen te gebeuren door de inschrijver. De huidige structuur van de database kan u vinden in volgende bijlage: • Huidige versie_NL.docx Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om in zijn offerte een plan van aanpak voor te stellen, met inbegrip van een indicatieve planning. 28

1.3. Beschikbaar stellen van de documentatie Er wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om kwalitatieve documentatie te voorzien voor zowel de gebruikers van de nieuwe software alsook voor het ondersteunend ICT personeel. Documentatie voor eindgebruikers dient beschikbaar te zijn in het Nederlands en in het Frans. Documentatie voor het ondersteunden ICT personeel mag in het Engels of in het ‘Nederlands en het Frans’.

1.4. Opleiding

• Opleiding voorzien voor de gebruikers (key-users) De FOD past voor deze applicatie het principe toe van train-the-trainer. Er wordt dus aan de inschrijver gevraagd om een groep van maximaal 6 personen op te leiden met het oogpunt opdat zij de andere gebruikers kunnen opleiden. Deze opleiding dient te gebeuren aan de hand van de testomgeving om zo realistische oefeningen te kunnen maken, waarbij enkele gewenste verbeteringen op de bestaande toepassing kunnen uitgevoerd worden. De key user zal hierbij de nodige vaardigheden verwerven waardoor deze autonoom fiches kan ontwerpen, beheren, updaten en consulteren. De Inschrijver dient in digitale vorm het trainingsmateriaal (handleiding, syllabus, cursus, oefeningen, enz.) te voorzien. Dit trainingsmateriaal is in het Nederlands en het Frans. De opleiding wordt bij voorkeur gegeven met behulp van de opgeleverde toepassing (met dus de gegevens van de FOD / Acceptatie omgeving).

• Opleiding voorzien voor het ondersteunend ICT personeel Er wordt dus aan de inschrijver gevraagd om 2 personen op te leiden voor het beheer van de toepassing (als systeembeheerder). Deze personen zullen tijdens deze opleiding het nodige inzicht in de technische omgeving verwerven. Hij zal dan ook de kennis opdoen om de toepassing te monitoren, te herstarten, te backuppen/restoren, te (her)configureren, te herinstalleren, enz. De opleidingen worden gegeven in het hoofdkantoor van de FOD Sociale Zekerheid (ttz Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel)

De Inschrijver dient dus eveneens in digitale vorm het trainingsmateriaal (handleiding, syllabus, cursus, oefeningen, etc.) te voorzien. Dit trainingsmateriaal is in het Engels of in het ‘Nederlands en Frans’ De opleiding wordt bij voorkeur gegeven met behulp van de opgeleverde toepassing (met dus de gegevens van de FOD / Acceptatie omgeving). De opleidingen worden gegeven in het hoofdkantoor van de FOD Sociale ZekerheidKruidtuinlaan 50, 1000 Brussel. Voor elke opleiding moet de inschrijver in zijn offerte minstens de volgende informatie vermelden: o De belangrijkste behandelde thema’s (titels van de hoofdstukken) o Duur van de opleiding 29

o o

Vereiste voorkennis Taal

1.5. Garantie, onderhoud en updates van de software en eventuele hardware De inschrijver voorziet de garantie van 1 jaar op de software (na oplevering van de toepassing) op eventuele fouten (bugs). In zijn offerte verklaart de inschrijver zich uitdrukkelijk akkoord om het onderhoud van geleverde software (standaardproducten zowel als maatwerk) en eventuele hardware te verzorgen. In zijn offerte vermeldt hij bovendien voor alle standaardsoftware en eventuele hardware de jaarlijkse onderhoudsprijzen, en maakt een voorstel van onderhoudscontract op, waarin de rechten en plichten van beide partijen duidelijk worden omschreven. De Federale Overheidsdienst behoudt zich het recht voor om de opdracht al dan niet af te sluiten. Het eerste jaar onderhoud moet worden voorzien in de opdracht. De ingangsdatum en duur van het onderhoud vangt aan na oplevering van de toepassing (met uitzondering van de licenties. Het onderhoud vangt hierbij aan bij de levering van deze licenties) . De begin en einddatum van de contracten zullen in samenspraak met de FOD worden bepaald en wordt ten minste gewaarborgd gedurende vier jaar. Onder onderhoud van de software, verstaat men : • Het beschikbaar stellen van nieuwe versies en installatie-instructies. • adaptief onderhoud om het systeem compatibel te houden met eventuele upgrades van bepaalde componenten van de standaard- en/of systeemsoftware of de hardware. • Correctief onderhoud (correcties van bugs in de software) Onder onderhoud van de eventuele hardware, verstaat men : • •

de tijdige vervanging, reparatie of herconfiguratie van (falende) hardware componenten; het inladen van nieuwe firmware of microcode indien dat nodig is

In zijn onderhoudscontract staat eveneens vermeld welke ondersteuning aangeboden wordt. Hij vermeld hierbij de responstijd tussen het melden van een incident en de uitvoering van de interventie. Hij vermeldt eveneens hoe de communicatie zal verlopen, hoe nieuwe versies worden aangekondigd, welke nieuwe functionaliteiten we mogen verwachten (roadmap) en wat de frequentie is van nieuwe versies. Er wordt eveneens aan de inschrijver gevraagd om 2 dagen/jaar ondersteuning aan de eindgebruiker te voorzien. Er wordt gevraagd aan de leverancier om 2 dagen ondersteuning (ondersteunend ICT personeel, bv ondersteuning bij een incident) per jaar (overdraagbaar) te voorzien die de FOD vrijblijvend kan opnemen over een periode van 4 jaar. De inschrijver voorziet in zijn offerte het onderhoudscontract voor het eerste jaar. Daarna staat het de FOD vrij dit contract jaarlijks te verlengen met een maximumduur van vier jaar.

30

C. BIJLAGEN. A. B. C. D. E.

Een offerteformulier. Model van eenheidsprijslijst Antwoordblad gevraagde functies MUSNETMODEL (afzonderlijk bijgevoegd) Huidige versie (afzonderlijk bijgevoegd)

GOEDGEKEURD: 1000 BRUSSEL,

F. VAN MASSENHOVE, Voorzitter van het Directiecomité van FOD Sociale zekerheid.

31

BIJLAGE A :

OFFERTEFORMULIER

FOD Sociale Zekerheid Finance Tower, Kruidtuinlaan, 50 bus 140, 1000 BRUSSEL Contactpersoon : xxxxxxxx Email : [email protected]

BESTEK NR. 2015_0000xx Open offerteaanvraag betreffende “Web georiënteerde toepassing ter digitale inventarisering van de Oorlogsslachtoffers archieven” de FOD Sociale Zekerheid De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw

1

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres (straat) (postcode en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. 2015_0000xx, van de hiervoor omschreven levering/dienst, vormende het ENIGE PERCEEL van dit document, tegen de hieronder vermelde forfaitaire eenheidsprijzen, uitgedrukt in letters en cijfers, uitgedrukt in EURO, excl. Btw:

1

De niet correcte vermelding schrappen.

32

a)

globale prijs eenmalige kosten (licenties, installatie, configuratie, migratie, opleiding), excl. BTW,

[in letters en in cijfers in EURO]

waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EURO]

wat een globale prijs, inclusief BTW, geeft van:

[in letters en in cijfers in EURO]

b) Prijs voor het 1ste jaar onderhoud , excl. BTW,

[in letters en in cijfers in EURO]

waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EURO]

ste

Totale prijs onderhoud 1

jaar onderhoud, inclusief BTW,

[in letters en in cijfers in EURO] ……………………………………………………………………………………………………………………. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

33

het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de

Nederlandse/Franse (*)

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat) (postcode en gemeente) (

en F-nummer) (e-mailadres)

Gedaan:

Te

op

201.

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD, <postnummer + plaats>,



PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD : -

Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de selectiecriteria en van de gunningscriteria; . Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.

34

BIJLAGE B :

Model van PRIJSOVERZICHT

Gelieve de volgende tabel in te vullen om de FOD SZ een gedetailleerde uitsplitsing van de verschillende prijzen te bieden. Indien de aanvraag schriftelijk wordt ingediend, gelieve tevens een kopie in Excel bij te voegen. Opmerking: Indien geopteerd wordt voor de interne middelen van de FOD, dient het profiel en de werklast ervan ook te worden vermeld.

Omschrijving

Korting

Totale prijs excl. Btw

Btw

Totale prijs incl. Btw

Softwarelicenties Installatie - Configuratie Migratie gegevens

Opleiding TOTAAL Onderhoud ste

1 Jaar onderhoud de 2 jaar de 3 jaar de 4 jaar

35

BIJLAGE C : Criterium C - Antwoordblad gevraagde functies TECHNISCH

Antwoord ja/neen

Verwijzing

De toepassing is web georiënteerd De toepassing ondersteunt diverse en recente browsers De toepassing maakt gebruik van standaard databases (Oracle of SQL Server) De toepassing is (aantoonbaar) performant De toepassing sluit aan op ActiveDirectory De toepassing maakt gebruik van single sign on De toepassing is (her)installeerbaar in een cloud-omgeving De toepassing is gebaseerd op “responsive design” De toepassing is IPv6-compatibel FUNCTIONEEL De toepassing is tweetalig (NL en FR) De toepassing is bijkomend ook in het Engels De toepassing volgt de taal van de gebruiker De toepassing ondersteunt helppagina's in meerdere talen De toepassing laat toe om meerdere collecties te beheren De toepassing laat toe om fiches te beheren, te ontwerpen, aan te maken en te consulteren De toepassing laat de beheerder toe om rechten te beheren De toepassing laat de beheerder toe om fiches te raadplegen en om vorige versies terug te zetten De toepassing laat de beheerder toe om templates te beheren De toepassing laat de beheerder toe om gegevens te importeren/exporteren naar/uit de database, met inbegrip van bulk operaties De toepassing laat de beheerder toe om controle te doen naar dubbels en deze te verwijderen en/of samen te voegen De toepassing laat de beheerder toe om templates beschikbaar te stellen aan een groep De toepassing laat de beheerder toe om collecties aan te maken/te beheren

36

De toepassing laat de beheerder toe om bulk wijzigingen aan te brengen De toepassing laat de beheerder toe om een lexicon te beheren De toepassing laat de encodeur toe om nieuwe voor ingevulde fiches aan te maken De toepassing laat de encodeur toe om bestaande fiches te wijzigen De toepassing laat de encodeur toe om fiches te verwijderen De toepassing laat de encodeur toe om een thesaurus en een lexicon te gebruiken De toepassing geeft de encodeur de mogelijkheden van een autocorrect functie De toepassing laat de ontwerper toe om nieuwe type fiches aan te maken De toepassing laat de ontwerper toe om nieuwe velden bij te maken/ te wijzigen en te verwijderen De toepassing laat de ontwerper toe om verschillende soorten controls te gebruiken (cf. bestek) De 'controls' laten toe om vooraf ingevuld te zijn en te zijn voorzien van een validatie (bv via reguliere expressies) Een fiche beschikt steeds over een ID, een ID van de persoon die laatste wijziging heeft aangebracht en een datetime van de laatste wijziging De toepassing laat toe om de volgorde en de lay-out an de fiches zelf te bepalen De toepassing laat toe om opzoekingen te doen met logische operatoren De toepassing laat toe om fonetische opzoekingen te doen De toepassing laat toe om wildcards in zoekopdrachten te gebruiken De toepassing laat toe om binnen een collectie of overschrijdend te zoeken De toepassing laat toe om een thesaurus te gebruiken in een zoekopdracht De toepassing laat toe om een opzoeking verder te verfijnen De toepassing slaat opzoekingen op in de database voor auditredenen De toepassing laat toe meertalige opzoekingen NL en FR uit te voeren De toepassing laat toe een opzoeking op metagegevens uit te voeren De toepassing laat toe om een aanvraagformulier op te sturen, de aanvrager krijgt hiervan een mailbevestiging De toepassing laat toe om een fiche of het resultaat van een zoekopdracht te exporteren naar pdf,csv en Excel De toepassing laat toe om fiches te importeren startend vanaf een Excel bestand

37

De toepassing laat toe dat externe gebruikers de gegevens te consulteren, hiervoor schermt de toepassing de gegevens af dat slechts een subset kan worden geconsulteerd door externen. Dans ce cadre l’application doit offrir la possibilité de bloquer une consultation externe. BIJLAGE D : MUSNETMODEL afzonderlijk bijgevoegd

BIJLAGE E : HUIDIGE VERSIE afzonderlijk bijgevoegd

38