FAQ kwaliteitskader VGN
Inhoud 1.
Werking portal ............................................................................................ 2 1.1 Inloggen .............................................................................................. 2 1.2 Locaties ............................................................................................... 3 1.3 Invullen van vragenlijsten ...................................................................... 3 1.4 Aanleveren van vragenlijsten .................................................................. 5 1.5 Rapportagemodule ................................................................................ 6
2.
Pijler 1 - algemene vragen ............................................................................ 7
3.
Pijler 1 - inhoudelijke vragen ........................................................................ 9
4.
Pijler 2A - algemene vragen .........................................................................10
5.
Pijler 2A - inhoudelijke vragen .....................................................................11
6.
Overige vragen Pijler 1 en 2A .......................................................................14
1. Werking portal
1.1
Inloggen
Met welke gegevens kan ik inloggen in de nieuwe portal? U logt in met uw emailadres (in de meeste gevallen uw werk-emailadres) en het wachtwoord dat u heeft gekregen bij registratie voor de portal. Ik ben mijn wachtwoord vergeten, kan ik een nieuwe krijgen? Ga naar de inlogpagina (https://www.mediquestportal.nl/vgn.aspx) en klik op de knop Wachtwoord vergeten. Vul uw gebruikersnaam in, dit is uw emailadres. Klik op Volgende en vul de datum van vandaag in, klik op Volgende. U krijgt dan een email toegestuurd (naar het emailadres dat is ingevuld) met een nieuw wachtwoord. Het inloggen lukt niet/Mijn combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord werkt niet? Het is het makkelijkst om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Zie de vraag hierboven voor de werkwijze. Ik krijg geen email toegestuurd bij gebruik van de wachtwoord-vergeten functie. In dat geval staat uw emailadres niet of niet goed geregistreerd in de portal. De eerste contactpersoon van elke organisatie beheert de gebruikers van de portal. Vraag daarom deze persoon om te controleren of en hoe uw emailadres, waarmee u zou moeten kunnen inloggen, geregistreerd staat. De internetbeveiliging zou ook nog een rol kunnen spelen in het tegenhouden van het versturen van het wachtwoord, dit komt echter zelden voor. Krijgen nieuwe begeleiders een wachtwoord van MediQuest? Nee. De eerste keer inloggen door een begeleider gebeurt alleen op uitnodiging van de eerste contactpersoon. De eerste contactpersoon registreert de begeleider in de portal, waarna deze persoon een email ontvangt met een link naar een nieuw wachtwoord. De activeringslink uit de mail werkt niet. Ik krijg de foutmelding: Er trad een fout op bij het activeren van uw account…. De activeringslink, die wordt toegestuurd bij het aanmaken van een nieuw account kan slechts eenmaal gebruikt worden. Deze link is dus al gebruikt en de account is niet succesvol geactiveerd. Vraag uw contactpersoon om uw account in de portal te verwijderen en opnieuw aan te maken.
1.2
Locaties
Waarom kan ik een bepaalde locatie niet zien in de portal? Als begeleider of invuller bent u alleen gemachtigd om bepaalde locaties te zien waaraan u bent gekoppeld in de portal. De eerste contactpersoon van uw organisatie kan u koppelen aan de juiste locaties. Wanneer bepaalde locaties dus niet zichtbaar zijn, dient u hiervoor contact op te nemen met de eerste contactpersoon voor de VGN portal van uw organisatie. In de loop van het jaar komen er mogelijk nieuwe locaties bij. Kunnen deze nog toegevoegd worden? Ja, in de portal kunnen eerste en tweede contactpersonen nieuwe locaties toevoegen (ga hiervoor in de portal naar Locatiegegevens). Let op: vanaf meetjaar 2015 gaat de organisatie zelf de niveau-indeling van locaties in de rapportagemodule beheren. Hoe voeg ik nieuwe locaties toe? In de portal voegt u de nieuwe locatienaam toe. Deze wijziging geeft u door aan MediQuest, waarna MedQuest de wijziging zal doorvoeren in de rapportage. In de loop van 2015 zal de rapportagemodule de nieuwe locaties automatisch gaan herkennen, de niveau-indeling is dan echter nog wel onbekend. Daarom dient u alleen nog in de rapportagemodule aan te geven wat het niveau is van de nieuwe locatie in de organisatie. Waarom moet ik wijzigingen in locatienamen doorgeven aan MediQuest? MediQuest voert de wijzigingen door in de rapportagemodule. Indien een locatienaam niet bekend is in de rapportage, worden de vragenlijsten uit de portal van deze locatie niet ingelezen in de rapportage. Aan het eind van het meetjaar komen deze resultaten te staan onder locatie ‘Onbekend’. Is het nodig om een locatienaam EN locatiecode in te vullen? Nee, alleen de locatienaam is verplicht. U kunt zelf bepalen of u de locatiecode(s) ook in wil vullen. Het is mogelijk om een algemene locatiecode in te vullen (bv. van een kostenplaats) en het 12-cijferig KVK vestigingsnummer kan ingevuld worden.
1.3
Invullen van vragenlijsten
Hoe vind ik een vragenlijst van een cliënt die al in de portal staat? Ga in het menu naar Vragenlijsten, kies een locatie, klik op Openen en ga helemaal naar onderaan de pagina. Onder Vragenlijsten zoeken / maak selectie staat het overzicht van cliënten van de locatie die u heeft geopend. Als u wil zoeken naar een cliënt, vul dan alleen de achternaam van de cliënt in. De vragenlijst van deze cliënt zal dan verschijnen. Hoe kan ik een vragenlijst die al in de portal staat bewerken? D.m.v. de icoontjes in de kolom ‘Acties’. Met het potloodje kunt u de vragenlijst vanaf vraag 1 doorlopen.
Kan ik halverwege het invullen van een vragenlijst stoppen, en later weer verder gaan waar ik gebleven was? Ja, dit is mogelijk. De vragen worden bij het doorlopen van de vragenlijst per vraag opgeslagen. Hoe kan ik bv. bij vraag 10 weer verdergaan met invullen? Zoek de vragenlijst op (zie hierboven). Klik op het icoontje ‘overzicht’ in de kolom ‘Acties’ van de betreffende vragenlijst. De vragen komen dan onder elkaar in beeld. U kunt vervolgens op een vraag klikken, en de vragenlijst vanaf daar verder doorlopen. Kan ik bij een gedeeltelijk ingevulde vragenlijst direct naar de vraag gaan waar ik gebleven was? Ja, dit is mogelijk. Zoek de vragenlijst op (zie hierboven). Klik op het icoontje ‘overzicht’ in de kolom ‘Acties’ van de betreffende vragenlijst. De vragen komen dan onder elkaar in beeld. U kunt vervolgens op een vraag klikken, en de vragenlijst vanaf daar verder doorlopen. Ik wil een tweeling invoeren en krijg bij het invullen van de tweede persoon een foutmelding (er bestaat al een niet aangeleverde vragenlijst met dezelfde geboortedatum en achternaam…)? De portal controleert of er geen dubbele cliënten worden ingevoerd (op een combinatie van locatie/achternaam/geboortedatum). Zet het cijfer 1 achter de achternaam van de tweede persoon. De cliënt kan op deze manier wel worden ingevoerd. Bij het invullen van een vragenlijst krijg ik de volgende foutmelding: Er is iets mis gegaan met het valideren van uw antwoorden. Er bestaat al een niet aangeleverde vragenlijst met dezelfde geboortedatum en achternaam…, wat nu? Je probeert een cliënt in te voeren die al in de portal staat. Ga terug naar Vragenlijsten, open de locatie en bekijk het overzicht van cliënten. De cliënt zal nu minimaal twee keer in de portal staan. Verwijder de dubbelen en zorg dat je 1 vragenlijst overhoudt. De resterende vragenlijst kun je invullen d.m.v. het potloodje onder ‘Acties’. Hoe controleer ik of alle vragenlijsten van een bepaalde locatie volledig zijn ingevuld? Onder Samenvatting in de module Vragenlijsten is te zien hoeveel vragenlijsten er onvolledig zijn ingevuld. Hoe kan ik onvolledige vragenlijsten makkelijk opsporen? Onvolledige vragenlijsten zijn makkelijk op te sporen door in de module Vragenlijsten helemaal onderaan naar Vragenlijsten zoeken / maak selectie te gaan. Aan het icoontje in de kolom S (status) is duidelijk te zien welke vragenlijsten nog niet volledig zijn ingevuld, deze vragenlijsten hebben een X.
Zijn ingevulde en geaccordeerde vragenlijsten later nog opvraagbaar? Ja, de ingevulde vragenlijsten blijven opvraagbaar in de portal staan, hier kunt u altijd in kijken. Ook de vragenlijsten die vanuit het ECD d.m.v. een xml-bestand zijn geüpload komen in de portal te staan. Is er een mogelijkheid ingevulde vragenlijsten te printen, of er een download van te maken? Ja, zowel printen als downloaden is mogelijk. Gebruik hiervoor het print-icoontje onder ‘Acties’ in het overzicht van vragenlijsten. Kan je een eenmaal geaccordeerde en opgestuurde vragenlijst later nog wijzigen? Ja dit kan. U kunt de vragenlijst aanpassen en opnieuw opsturen naar de landelijke database. Een nieuwe aanlevering van een vragenlijst van een bepaalde cliënt overschrijft de eerder aangeleverde vragenlijst van deze cliënt.
1.4
Aanleveren van vragenlijsten
Als een vragenlijst niet helemaal is ingevuld, kan deze dan toch verstuurd worden? Nee, pas wanneer alle vragen zijn ingevuld en het ‘akkoord’ is gegeven aan het eind van de vragenlijst dan wordt deze vragenlijst gezien als volledig ingevuld. Bij een aanlevering aan de landelijke database worden alleen volledig ingevulde vragenlijsten opgestuurd! Hoe controleer ik of een vragenlijst al is aangeleverd? Aan de Status (S) van een vragenlijst ziet u of deze is aangeleverd, dit dient een icoontje van een tonnetje te zijn. Een Status van een vinkje betekend: volledig ingevuld, maar nog niet aangeleverd. Let op: indien u de vragenlijst weer opent na aanlevering, zal de status terug veranderen in een vinkje, de vragenlijst is dan niet meer aangeleverd. De status is veranderd van een tonnetje naar een vinkje, hoe kan dit? Indien u de vragenlijst weer opent na aanlevering, zal de status terug veranderen in een vinkje, de vragenlijst is dan niet meer aangeleverd. Hoe controleer ik of alle vragenlijsten van een bepaalde locatie zijn verzonden? Ga in het menu van de portal naar Vragenlijsten. Selecteer de gewenste locatie. Onder de blauwe knop Samenvatting ziet u hoeveel vragenlijsten er zijn aangeleverd en hoeveel er nog niet zijn aangeleverd. Vragenlijst Pijler 1 wordt hierin niet meegeteld! Wanneer is een vragenlijst verzonden? Wanneer u op ‘akkoord’ heeft gedrukt na het invullen van de vragenlijst is deze volledig ingevuld. De vragenlijst is dan nog niet verzonden! Hiervoor dien je een aanlevering te doen aan de landelijke database. Let op: gebruikers met de rol invuller zijn niet bevoegd om aan te leveren aan de landelijke database (de blauwe knop: Aanleveren aan landelijke database is voor hen niet zichtbaar).
Moet ik elke vragenlijst apart verzenden? Nee, de aanlevering hoeft niet per vragenlijst te worden gedaan, maar dit is wel mogelijk. Als een aanlevering wordt gedaan, worden alle vragenlijsten die op dat moment volledig zijn ingevuld, aangeleverd aan de landelijke database. Ik heb een vragenlijst gewijzigd, moet ik dan een nieuwe aanlevering doen? Ja, als je een antwoord in een vragenlijst wijzigt, moet je een nieuwe aanlevering aan de landelijke database uitvoeren om ervoor te zorgen dat de wijziging in de resultaten van de rapportage terecht komt. Aan de status van de vragenlijst kun je altijd zien of er nog een aanlevering nodig is. Als je een vragenlijst wijzigt zal deze status terug veranderen naar een vinkje (=volledig ingevuld). Hiermee geeft de portal aan dat een nieuwe aanlevering nodig is.
1.5
Rapportagemodule
Hoe kom ik in de rapportage van pijler 1 en 2a? U logt in op de nieuwe VGN portal en klikt op de tab Rapportage. Daar vindt u zowel de rapportages over het huidige jaar als eerdere jaren. Indien deze tab niet zichtbaar is voor u, bent u niet bevoegd om de rapportagemodule in te zien. Ik zie de tab Rapportage niet, hoe komt dit? U heeft dan (nog) geen toegang tot de rapportage. Hoe verkrijg ik toegang tot de rapportagemodule? De eerste contactpersoon kan andere gebruikers toegang geven tot de rapportagemodule. Neem hiervoor daarom contact op met de eerste contactpersoon van uw organisatie voor de VGN portal. Ik heb toegang gekregen via mijn contactpersoon, maar zie de rapportage niet? Als de bevoegdheid voor toegang tot de rapportage is aangevinkt in de portal, moet deze aanvraag nog verwerkt worden door MediQuest. Deze verwerking vindt tweewekelijks plaats. U zult hier waarschijnlijk op moeten wachten. Hoe kan ik als eerste contactpersoon gebruikers toegang geven tot de rapportagemodule? Ga naar de pagina Gebruikers, wijzig de gegevens van een gebruiker en vink daarbij aan dat deze persoon toegang hoort te krijgen tot de rapportage. Wat moet ik in de rapportagemodule doen met nieuwe locaties? Nieuwe locaties kunt u per email doorgeven aan MediQuest. MediQuest voert de wijzigingen door in de rapportage. In de loop van 2015 zal het herkennen van locatiewijzigingen in de portal door de rapportage worden geautomatiseerd. De rapportagemodule gaat ‘zien’ welke locaties onbekend zijn en vraagt u deze aan de niveau-indeling toe te voegen. Als deze wijziging is doorgevoerd, ontvangt u hier een bericht over.
1.6
ECD upload
Welke locatie moet ik kiezen als ik voor de hele organisatie een bestand wil uploaden? Kies dan ‘meerdere locaties’. Let op: in het XML-bestand dient het locatieattribuut voor alle vragenlijsten vermeld te staan, zodat een uitsplitsing van de vragenlijsten naar locaties kan worden gemaakt. Welke locatie moet ik kiezen als het XML-bestand slechts 1 locatieattribuut bevat? Kies dan toch ‘meerdere locaties’. Indien het locatieattribuut wordt vermeld dient er altijd voor ‘meerdere locaties’ te worden gekozen. De upload onder de betreffende locatienaam zal een foutmelding geven. Welke locatie moet ik kiezen als het XML-bestand geen locatieattribuut bevat? Kies dan voor de juiste locatienaam. De vragenlijsten komen dan onder deze gekozen locatie in de portal te staan. Een upload onder ‘meerdere locaties’ van een XMLbestand zonder locatieattribuut zal een foutmelding geven. Kan ik de vragenlijsten die ik heb geüpload vanuit het ECD terugvinden in de portal? Ja. De vragenlijsten in het XML-bestand zullen direct na de upload zichtbaar worden in de module ‘Vragenlijsten’ van de portal. Er worden foutmeldingen vermeld in het verwerkingsverslag, wat nu? De upload is dan niet gelukt. U dient het XML of CSV bestand aan te passen en opnieuw te uploaden. In het verwerkingsverslag wordt aangegeven waarom het uploaden niet gelukt is. Ik begrijp de foutmeldingen in het werkingsverslag niet, wat nu? Uw ECD leverancier kan u eventueel helpen bij het begrijpen van de foutmeldingen, zodat u weet welke aanpassingen u moet maken. Zo niet, dan kunt u contact opnemen met MediQuest. Kan ik meerdere ECD-uploads voor de hele organisatie uitvoeren? Ja dat is mogelijk. Een nieuwe upload overschrijft de oude. Hierbij worden alleen nieuwe of gewijzigde vragenlijsten in de database aangepast.
2.
Pijler 1 - algemene vragen
Wanneer moet de vragenlijst voor Pijler 1 ingevuld zijn? Uiterlijk 15 februari 2015, 24.00 uur.
Hoe vaak moet Pijler 1 worden ingevuld, voor elke locatie? Nee, Pijler 1 hoeft niet voor elke locatie te worden ingevuld. Pijler 1 is een vragenlijst op organisatieniveau en hoeft slecht eenmaal te worden ingevuld! Het maakt niet uit onder welke locatie dit wordt gedaan. Als Pijler 1 onder een bepaalde locatie van een organisatie wordt ingevuld, zal deze ook onder de andere locaties van de organisatie zichtbaar worden als zijnde ingevuld. Onze organisatie bestaat uit meerdere dochter-ondernemingen. Moet ik Pijler 1 nu ook meerdere malen aanleveren? Wanneer u voor het Jaardocument één keer moet aanleveren, levert u ook Pijler 1 één keer aan. Levert u voor het Jaardocument meerdere keren aan, dan levert u ook Pijler 1 meerdere keren aan. Onze organisatie heeft een andere instelling overgenomen. Deze instelling blijft als zelfstandige stichting bestaan, met onze instelling als enige bestuurder. Dat houdt in dat wij ook voor de overgenomen instelling allerlei gegevens op MediQuest zullen gaan invullen. Kan de VGN ervoor zorgen dat ook de overgenomen organisatie op MediQuest geplaatst wordt en dat we ook daarvoor een inlognaam en wachtwoord krijgen? Dat kan, maar het is maar de vraag of dit nodig is. Wordt voor de overgenomen instelling ook apart voor het JMV aangeleverd? Dan moet ook Pijler 1 worden ingevuld. Dat kan worden aangemeld bij Kees Verheijke van MediQuest,
[email protected]. Hoeft niet apart voor het JMV te worden aangeleverd? Dan hoeft voor de overgenomen instelling niet apart aangeleverd te worden voor Pijler 1 en worden de cliënten gescoord voor Pijler 1 en Pijler 2A voor de eigen organisaties. Het is voor onze organisatie onmogelijk om bepaalde vragen van Pijler 1 in te vullen. Wij zijn een grote organisatie met een klein deel gehandicaptenzorg. Het is onmogelijk om bijvoorbeeld ziekteverzuimcijfers toe te schrijven aan de medewerkers die GZ zorg bieden. Dan kan een schatting gemaakt worden van het percentage dienstverlening dat er voor het deel gehandicaptenzorg besteed wordt ten opzichte van de andere soort(en) zorg. Kan dit echt niet, dan in alle gevallen het totaal aangeven. Tel je bij Pijler 1 alle cliënten mee? Of alleen die cliënten met een ZZP en extramurale cliënten met behandeling groep? Bij Pijler 1 tel je alle cliënten mee. Het gaat om de kerngegevens kwaliteit op organisatieniveau. Dus bij een vraag over bijvoorbeeld zorgplanevaluaties of over de uitgevoerde risico-inventarisatie wordt het percentage van alle cliënten ingevuld.
3. Pijler 1 - inhoudelijke vragen Vraag 5: zorg- en ondersteuningsplan Hoe toon je aan dat een cliënt heeft ingestemd met zijn ondersteuningsplan? Door middel van een handtekening. Wanneer een cliënt niet zelf kan tekenen tekent zijn wettelijk vertegenwoordiger. Wanneer de cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger niet tot bespreking van de evaluatie of het actualiseren van het plan bereid zijn, toon je aan in het ondersteuningsplan wat de reden is dat er niet getekend is. Vraag 8: vrijheidsbeperkende maatregelen Gevraagd wordt naar welke type vrijheidsbeperkende maatregelen er worden toegepast in het kader van de BOPZ. Gaat het om maatregelen die daadwerkelijk worden toegepast? Of maatregelen die toegepast kunnen worden (die dus geen contra-indicatie vormen tot opname)? Gevraagd wordt naar maatregelen die worden toegepast en niet naar maatregelen die kunnen worden toegepast. Vraag 9: medicatieveiligheid Gevraagd wordt of wij verantwoordelijk zijn voor toezicht op medicatie en of we hier een vaste werkwijze voor hebben. Wat wordt onder toezicht verstaan? Bedoeld wordt dat er medicijnen toegediend worden waarvoor je als organisatie verantwoordelijk bent en je erop toeziet dat dit op een juiste wijze gebeurt. Vraag 11: kenmerken medewerkers Wanneer een medewerker 3 scholingen heeft gevolgd, moeten wij deze dan als 1 tellen of als 3? Deze tel je als 1 mee. Mag bij de vraag naar het ziekteverzuim ook gegevens gebruikt worden van Beaufort in plaats van Vernet? Ja, zolang dezelfde definities worden gehanteerd. Besteedt uw organisatie jaarlijks meer of minder dan 2% van de loonsom aan scholing en scholingsactiviteiten voor uw medewerkers? Wat wordt precies onder scholingskosten verstaan? Vallen verletkosten hier bijvoorbeeld ook onder? Wat precies tot het budget van 2% van de loonsom bij scholingsbeleid behoort, is niet geregeld in de CAO Gehandicaptenzorg. Dit betekent dat de werkgever hieraan zelf, bij voorkeur in samenspraak met de OR, invulling aan kan geven. Bij de vraag naar het ziekteverzuim, is dit inclusief of exclusief zwangerschapsverloven? Dit is exclusief zwangerschapsverloven.
4.
Pijler 2A - algemene vragen
Tot wanneer kunnen we vragenlijsten voor cliënten die in 2015 gescoord moeten worden invoeren? Tot uiterlijk 1 januari 2016. Voor welke cliënten dient een vragenlijst te worden ingevuld? Er dienen alleen vragenlijsten te worden ingevuld voor cliënten die minimaal 3 maanden in zorg zijn bij uw organisatie. Pijler 2A wordt ingevuld voor alle cliënten die onder de wet WLZ vallen. Het is nog niet bekend voor welke groep WLZ cliënten de vragenlijst dient te worden ingevuld. Indien u hier meer over wil weten, neem dan contact op met de VGN. Dient er een vragenlijst ingevuld te worden voor een overleden cliënt? U kunt een overleden cliënt verwijderen uit de lijst als er nog geen vragenlijst voor deze cliënt was ingevuld. Het is dus niet nodig om achteraf vragenlijsten in te vullen voor cliënten die zijn overleden of om een andere rede de afdeling hebben verlaten. Indien er echter al een vragenlijst is ingevuld voor een cliënt die de afdeling heeft verlaten, dan dient u deze wel in de portal te laten staan! Hoe gaan we om met cliënten die in 2015 in zorg komen en langer dan 3 maanden in zorg zijn? Vul je na 3 maanden de lijst in, of pas na een jaar, dus in het volgende meetjaar? Het is niet nodig om voor nieuwe cliënten een vragenlijst in te vullen. Deze cliënten neem je mee in het volgende meetjaar. Wat wordt precies bedoeld met in zorg zijn. Betekent dat het moment dat de zorg aanvangt, of het moment dat de zorg is toegewezen? Het moment dat de zorg aanvangt. Een aantal cliënten met een ZZP gaat over naar de gemeenten. Moeten we deze nog wel scoren? Je scoort deze cliënten zolang ze bij jullie in zorg zijn. Wanneer een cliënt geen zorg meer van jullie ontvangt, dan hoef je ze uiteraard ook niet meer te scoren. Welke cliënten staan al in de portal? Alle cliënten die aan het eind van 2014 een volledig ingevulde vragenlijst hadden in de portal, zijn overgezet naar het nieuwe meetjaar. Je hoeft voor deze cliënten alleen die vragen te wijzigen waarbij er iets is veranderd ten opzichte van het vorige jaar en de nieuwe vragen van dit jaar in te vullen. Nieuwe cliënten staan nog niet in de portal en kun je zelf toevoegen via de knop ‘Vragenlijst pijler 2a toevoegen’. De vragen hebben betrekking op de afgelopen 12 maanden. Als iemand korter dan 12 maanden in zorg is, hoeft daar dan geen vragenlijst voor te worden ingevuld? Jawel, wanneer een cliënt korter dan 12 maanden in zorg is, vul je de vragenlijst in wanneer deze uit zorg gaat, dus bij de eindevaluatie. Dit geldt niet voor cliënten die korter dan 3 maanden in zorg zijn geweest, voor die cliënten hoeft geen vragenlijst te worden ingevuld.
Kunnen we cliënten die in eerdere jaren zijn ingevoerd en geen zorg meer ontvangen, verwijderen? Ja, deze cliënten kunt u gemakkelijk verwijderen door te klikken op het prullenbakicoontje onder ‘Acties’ in het overzicht van cliënten. Wanneer kan ik een cliënt uit het systeem verwijderen? Bijvoorbeeld wanneer deze overlijdt of elders zorg ontvangt? Een cliënt kan alleen worden verwijderd als deze persoon de instelling heeft verlaten of is overleden en er nog geen vragenlijst voor deze cliënt was ingevuld. Is er wel al een vragenlijst voor de cliënt ingevuld, dan dien je de cliënt tot het eind van het jaar in de portal te laten staan. Verwijder je de cliënt eerder, dan verdwijnen de ingevoerde data uit de database en ga je dus cliënten missen. Kan je in de rapportage ook filteren op bijvoorbeeld ZZP? Ja. In zowel de landelijke rapportages als in de instellingsrapportage kan worden gefilterd op ZZP. Je kunt dus groepen er buiten laten voor verbeterinformatie of toelichting. Wat zijn de consequenties wanneer wij niet 100% van alle cliënten met een ZZP of een indicatie behandeling groep hebben gescoord? Er kunnen altijd begrijpelijke redenen zijn voor het feit dat niet 100% gescoord wordt. Wanneer dit goed uitgelegd kan worden, zullen de consequenties mogelijk niet groot zijn. Echter, wanneer het om een aanzienlijk aantal gaat dat niet gescoord is, dan kan dat wel degelijk consequenties hebben. Er wordt een aantal vragen gesteld die zeer privacy gevoelig zijn. Zijn er cliëntenorganisaties betrokken geweest bij de totstandkoming van de vragenlijsten? Ja, het LSR en Platform VG zijn betrokken geweest. Overigens is de privacy van de cliënten gewaarborgd, de ingevoerde gegevens worden op zo’n wijze door geleverd dat deze op geen enkele wijze zijn terug te leiden op een individu.
5.
Pijler 2A - inhoudelijke vragen
Onderdeel A: Grondslag en zorgzwaarte Wat houdt VPT (Volledig Pakket Thuis) in? Een cliënt ontvangt VPT indien het volledige zorgpakket, wat anders in de instelling zou worden geleverd, in dit geval bij de cliënt thuis wordt geleverd. De ZZP van de cliënt komt niet voor in de antwoordopties (deze loopt bv. maar tot ZZP 5 en de cliënt heeft ZZP 6). Het aantal ZZP’s waaruit kan worden gekozen is afhankelijk van de ZZP grondslag die in de vraag ervoor gekozen is. Er zijn bv. slecht 5 ZZP’s voor de grondslag Licht verstandelijk beperkt.
Wij hebben cliënten die wel een ZZP indicatie hebben, maar van ons alleen dagbesteding of ambulante zorg krijgen. Moeten wij hier een ZZP aanvinken? Ja, er wordt in beeld gebracht welke zorgzwaarte een cliënt heeft, ongeacht of deze het wonen nu wel of niet bij de organisatie afneemt. Bij de vraag: welk type zorg levert uw organisatie aan deze cliënt. Valt een centrum voor scholing en training onder dagbesteding/school? Ja Wij hebben verschillende cliënten die vanuit de historie cliënt bij ons zijn maar geen ZZP indicatie hebben. Ze zijn zogenaamd sectorvreemd. Er zijn hierover afspraken gemaakt met het zorgkantoor. Gaan deze cliënten gewoon mee in de routine van het kwaliteitskader? Ja. Er is een verschil tussen legitimatielijst (cliënten die al heel lang bij zorginstellingen zijn en op termijn vanzelf een ZZP krijgen). Hiervoor hebben organisaties zelf een ZZP ingeschat en die moeten ze dan gebruiken. Bij sectorvreemd is er (meestal) met het zorgkantoor een afspraak gemaakt over hoe deze cliënt in de systematiek gescoord of omgerekend kan worden. De ZZP die daar dan uit komt kan gebruikt worden in het kwaliteitskader. We hebben cliënten die wel een ZZP indicatie hebben, maar deze nog niet gebruiken. Nemen we deze mee? Ja Van mensen met een PGB is vaak niet bekend welke ZZP ze hebben. Hoe gaan we daarmee om? Mensen met een PGB hoeven niet te worden meegenomen voor Pijler 2A.
Vraag 1: zorgafspraken en ondersteuningsplan Gevraagd wordt of er aantoonbare mondelinge of schriftelijke overeenstemming is. Hoe moeten wij dit aantonen? Door middel van een handtekening. Wanneer een cliënt niet zelf kan tekenen tekent zijn wettelijk vertegenwoordiger. Wanneer de cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger niet tot bespreking van de evaluatie of het actualiseren van het plan bereid zijn, toon je aan in het ondersteuningsplan wat de reden is dat er niet getekend is. Gevraagd wordt of het ondersteuningsplan de afgelopen 12 maanden is geëvalueerd. Wij vullen de vragenlijst in bij de evaluatie van het ondersteuningsplan, dus hier is het antwoord dan toch altijd JA? Nee, dit is niet de bedoeling. We willen zicht krijgen op de vraag of de ondersteuningsplannen daadwerkelijk jaarlijks worden geëvalueerd.
Vraag 3: risico-inventarisatie - vrijheidsbeperkende maatregelen Bij de vraag: is de maatregel geëvalueerd? Moet de maatregel met de cliënt zijn geëvalueerd? Dat hoeft niet, zolang je maar kan aantonen dat er een evaluatie heeft plaatsgevonden. Hier is de vraag of de wet BOPZ van toepassing is op de locatie weggelaten. Waarom is dit? Omdat we zicht willen krijgen op alle vrijheidsbeperkende maatregelen. Of de wet BOPZ nu van toepassing is op de locatie of niet. Wij hebben cliënten met een M&M akkoord, vul je hier JA of NEE in bij de vraag of er vrijheidsbeperkende maatregelen zijn genomen? Hier vul je JA in. Zie boven. Gevraagd wordt of het effect van de genomen maatregel is geëvalueerd. Wat wordt hier precies mee bedoeld? Bedoeld wordt of geëvalueerd is of de maatregel werkte of niet en of gekeken wordt naar andere mogelijkheden/maatregelen. Wanneer een cliënt vrijwillig op de instelling is en vrijwillig gefixeerd wordt, bijvoorbeeld met een band in een rolstoel, vul je dan JA in bij de vraag of er sprake is geweest van vrijheidsbeperkende maatregelen? Ja. Wat is de definities van separeren? Separatie: Het voor verzorging, verpleging en behandeling insluiten van een cliënt in een speciaal daarvoor bestemde en door de minister als separeerverblijf goedgekeurde ruimte. De cliënt wordt ingesloten, het gaat daarbij om een noodsituatie waarin de cliënt niet op een andere manier te handhaven is in een groep. Wat is de definitie van afzondering? Afzondering: hiervan is sprake wanneer de cliënt alleen of met begeleidende medewerkers in een door de instelling op voorhand aangewezen afzonderingsruimte wordt geplaatst. Andere benamingen voor deze kamers zijn: beveiligde kamer, timeout kamer, prikkelarme kamer en observatieruimte. Het principe is dat de cliënt ingesloten wordt en de ruimte niet kan verlaten zonder tussenkomst van het personeel. Een separeer is een kale kamer met een matras en een deken met een aparte natte ruimte. In een afzonderingskamer staan wat meer dingen: een bed, tafel, stoel, kast en een wastafel. Bij de vraag of er bij de cliënt sprake is geweest van fixatie: wordt hier ook fysieke fixatie onder verstaan zoals het tegen de grond werken of vast zetten in een houdgreep? Bij de vraag of er bij de cliënt sprake is geweest van fixatie: wordt hier ook fysieke fixatie onder verstaan zoals het tegen de grond werken of vast zetten in een houdgreep? Dit wordt namelijk ook gescoord bij de M&M en er wordt dusdanig ook melding van gemaakt.
Vraag 3: risico-inventarisatie – Veiligheid
Gevraagd wordt of er bij de cliënt incidenten zijn geweest op gebied van agressie. Tel je hierbij ook agressie in de thuissituatie mee? Nee, alleen op die locaties waar de organisatie verantwoordelijk voor is. Bij de vraag naar incidenten op gebied van agressie: wordt hier bedoeld de cliënt als dader of als slachtoffer? En als bedoeld wordt de cliënt als dader, tel je dan ook agressie tegen zichzelf mee? Hier wordt bedoeld agressie in de breedste zin van het woord. Dus zowel de cliënt als dader als als slachtoffer en agressie tegen zichzelf en tegen anderen. Wat wordt verstaan onder een ‘incident’ op gebied van verslaving? Ernstige gezondheidsverstoring zoals vergiftiging of ongelukken. Matig (onvoldoende) aanspreekbaar, wel duidelijk onder invloed), ernstig (niet aanspreekbaar, eventueel in combinatie met (sub)comateuze toestand, wild/agressief, gestoorde ‘vitale parameters’- temperatuur, pols en bloeddruk). Als een incident maar 1x is voorgekomen, vul je dan ook ‘Ja’ in? Ja.
6. Overige vragen Waarom wordt de database ondergebracht bij MediQuest? De VGN heeft zelf niet de kennis, middelen en faciliteiten om het verwerken en bewerken van de gegevens te doen. MediQuest heeft zich als Trusted Third Party in het verleden meerdere keren bewezen. Wat komt er in het Jaardocument (JMV)? Pijler 1 (kerngegevens kwaliteit op organisatieniveau) en Pijler 2A (kerngegevens kwaliteit op cliëntniveau. Deze gegevens worden gepresenteerd op organisatieniveau), vormen sinds verslagjaar 2012 de input voor de kwaliteitsparagraaf/DigiMV in het wettelijk verplichte Jaardocument Maartschappelijke Verantwoording. Op de site van MediQuest staat dat het maatschappelijk verslag deel uit maakt van het JMV. Op de site van het CIBG staat dat het maatschappelijk verslag vervallen is. Hoe zit dit? Het maatschappelijk verslag is inderdaad vervallen, hiervoor in de plaats komt het directieverslag. Zie boven: hoe zit het dan met de beloofde administratieve lastenverlichting? Het JMV is het afgelopen jaar doorgenomen op tabellen die niet worden gebruikt door de afnemers van het Jaardocument. Verder is er een aantal tabellen aangepast zodat ze beter aansluiten bij de veranderingen die in 2012 in het werkveld zijn doorgevoerd.
Wij komen er achter dat wij een fout hebben gemaakt bij het invullen van de vragenlijst. Het zorgkantoor verzoekt ons deze fout te herstellen. Kan dit nog? Nee, wanneer de vragenlijst eenmaal geaccordeerd is en de gegevens zijn verwerkt, doorgevoerd en gepubliceerd, kunnen er in principe geen wijzigingen meer worden doorgevoerd. Dit kan alleen bij hoge uitzondering. Wij raden u aan om goed aan het zorgkantoor uit te leggen dat er sprake is van een vergissing. Zijn er voorbeelden van het meten van doelen in het ondersteuningsplan met als doel daar geaggregeerde gegevens uit te halen met betrekking tot doelrealisatie? Als het om het vaststellen van doelen gaat of doelen gehaald zijn, kan de systematiek van Goal attainment scaling gebruikt worden (GAS). Op internet is hier uitgebreide informatie over te vinden. Gaat het meer om de software matige kant? In sommige software kun je gebruik maken van een doelenbibliotheek, waarin vooraf doelen zijn geformuleerd.
