LAPORAN TUGAS AKHIR PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI-S1 UDINUS DALAM MENINGKATKAN DAYA SAING DI ERA ASEAN ECONOMIC COMMUNITY
Disusun Oleh:
Nama
:
Akhmad Kuncara Manik
NIM
:
A12.2011.04456
Program Studi
:
Sistem Informasi - S1
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2015
i
LAPORAN TUGAS AKHIR PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI-S1 UDINUS DALAM MENINGKATKAN DAYA SAING DI ERA ASEAN ECONOMIC COMMUNITY Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro
Disusun Oleh:
Nama
:
Akhmad Kuncara Manik
NIM
:
A12.2011.04456
Program Studi
:
Sistem Informasi - S1
HALAMAN JUDUL
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2015 ii
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR
iii
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
iv
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
vi
UCAPAN TERIMAKASIH
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Alloh SWT yang telah memberikan kekuatan dan petunjuk sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini yang berjudul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Program Studi Sistem Informasi-S1 UDINUS dalam Meningkatkan Daya Saing di Era Asean Economic Community”. Tugas akhir ini tidak akan terselesaikan tanpa adanya doa dan dukungan dari berbagai pihak yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro (UDINUS) Semarang, 2. Dr. Drs. Abdul Syukur, MM, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Affandy, Ph.D, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi-S1 Universitas Dian Nuswantoro. 4. Yupie Kusumawati, SE, M. Kom, selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa memberi arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyusun tugas akhir. 5. Bapak, Ibu, Kakak, Adik selaku keluarga penulis yang senantiasa memberikan dukungan materi maupun moril bagi penulis selama menjalani perkuliahan di UDINUS. 6. Bapak/Ibu dosen, mahasiswa/i, serta kakak-kakak Depkeu di Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya (ITS Surabaya) yang banyak membantu penulis dengan berbagi referensi materi yang mendukung penyusunan tugas akhir ini. 7. Teman-teman seangkatan yang berjuang bersama selama penyusunan tugas akhir dan selama perkuliahan. vii
viii
8. Pihak-pihak lain yang telah mendukung penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam tugas akhir ini. Untuk itu penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada di dalam laporan tugas akhir ini. Semoga laporan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca dan berkontribusi kepada program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS. Penulis menerima dengan senang hati terhadap kritik dan saran untuk menyempurnakan tugas akhir ini.
Semarang, Februari 2015
Penulis
ABSTRAK
Pelaksanaan ASEAN Economic Community (AEC) atau Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) sudah di depan mata yaitu pada akhir tahun 2015. AEC akan merubah ASEAN menjadi kawasan yang bebas bagi keluar masuknya barang, jasa, investasi, modal dan tenaga kerja terampil. Program studi Sistem Informasi-S1 adalah salah satu program studi di UDINUS yang mencetak tenaga ahli di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi. Namun saat ini progdi SI-S1 belum merumuskan strategi dan sistem informasi yang mampu meningkatkan daya saing global. Untuk itu, progdi SI-S1 memerlukan adanya peta strategi dan portofolio aplikasi yang secara jelas mendeskripsikan dukungan IS/IT dalam peningkatan daya saing di era AEC. Peta strategi progdi SI-S1 merupakan paparan mengenai keterkaitan sejumlah Sasaran Strategis dalam bentuk hubungan sebab akibat yang terbagi ke dalam 4 perspektif Balanced Scorecard (BSC) sebagai hasil dari analisis SWOT. Sedangkan portofolio aplikasi merupakan bagian dari Perencanaan Strategis IS/IT yang di dalamnya terangkum pemetaan aplikasi yang potensial di masa sekarang dan masa mendatang hasil dari analisis BSC dan CSF ke dalam matriks McFarlan. Dengan adanya peta strategi dan portofolio aplikasi diharapkan progdi SI-S1 lebih mampu bersaing di era AEC. Portofolio aplikasi hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dipertimbangkan untuk kemudian segera dirancang dan diimplementasi dengan memanfaatkan potensi mahasiswa Sistem InformasiS1. Kata kunci : Perencanaan Strategis Sistem Informasi, AEC, Peta Strategi, Portofolio Aplikasi, Balanced Scorecard. xviii + 98 halaman; 13 gambar; 29 tabel; 1 lampiran Daftar Acuan: 10 (2002 – 2014)
ix
ABSTRACT
The implementation of the AEC or MEA is in sight, by late 2015. AEC will transform Asean into a region that is free for entry and exit of goods, services, investment, capital and skilled manpower. Moreover, Information System is one of the departments in UDINUS who scored experts in the field of information and computer technology. But this time the department has not yet formulated a strategy and information systems that can enhance global competitiveness. Therefore, the department requires a strategy map and application portfolio that clearly describes the support IS/IT in order to increase competitiveness in the era of AEC. A strategy map is the exposure of the connection a number of strategic objectives in the form of a casual link which is divided into four perspectives of the Balanced Scorecard as a result of a SWOT analysis. Whereas application portfolio is part of the information systems strategic planning in which information is summarized mapping of potential applications in the present and the future as a result of the analysis of CSF and BSC into McFarlan matrix. Furthermore, with strategy maps and application portfolio, the department expectations are better able to compete in the era of AEC. Application portfolio, as a result of this study, can be considered to then quickly developed and implemented by exploit the potential of students of the department. Keywords
: Information System Strategic Planning, AEC, Strategy Map, Application Portfolio, Balanced Scorecard xviii + 98 pages; 13 images; 29 tables; 1 appendixe References: 10 (2002 – 2014)
x
DAFTAR ISI
Halaman Judul ........................................................................................................ ii Persetujuan Laporan Tugas Akhir.......................................................................... iii Pengesahan Dewan Penguji ................................................................................... iv Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ............................................................................v Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah Untuk Kepentingan Akademis .. vi Ucapan Terimakasih ............................................................................................. vii Abstrak ................................................................................................................... ix Abstract ....................................................................................................................x Daftar Isi ................................................................................................................ xi Daftar Gambar........................................................................................................xv Daftar Tabel ......................................................................................................... xvi Daftar Lampiran ................................................................................................. xviii Bab 1 PENDAHULUAN .........................................................................................1 1.1
Latar Belakang Masalah ............................................................................1
1.2
Rumusan Masalah .....................................................................................3
1.3
Batasan Masalah ........................................................................................4
1.4
Tujuan Penelitian.......................................................................................4
1.5
Manfaat Penelitian.....................................................................................5
Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................6 2.1
Tinjauan Pustaka .......................................................................................6
2.2
Perbedaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi .............................8
2.3
Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi IS, dan Strategi IT .................8
xi
xii
2.4
Manfaat Perencanaan Strategis Sistem Informasi .....................................9
2.5
Model Strategi SI/TI................................................................................11
2.6
Visi dan Misi ...........................................................................................12
2.7
Analisis dan Matriks SWOT ...................................................................13
2.8
Balanced Scorecard ................................................................................15
2.9
Sasaran Strategis (SS) dan Peta Strategi .................................................17
2.10
Key Performance Indicator dan Inisiatif Strategis ..............................18
2.11
Analisis Critical Success Factor .........................................................18
2.12
Portofolio Aplikasi McFarlan ..............................................................19
2.13
Organisasi dan Daya Saing ..................................................................20
2.14
Asean Economic Community (AEC) ....................................................21
Bab 3 METODE PENELITIAN ............................................................................24 3.1
Metode Pengumpulan Data .....................................................................24
3.1.1
Jenis Data .........................................................................................25
3.1.2
Sumber Data.....................................................................................25
3.2
Metode Analisis.......................................................................................26
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................29 4.1
Profil Universitas Dian Nuswantoro .......................................................29
4.1.1
Visi dan Misi Universitas Dian Nuswantoro ...................................30
4.1.2
Tujuan Universitas Dian Nuswantoro ..............................................30
4.1.3
Sasaran Universitas Dian Nuswantoro .............................................30
4.2
Profil Program Studi Sistem Informasi-S1 UDINUS .............................32
4.2.1
Visi dan Misi Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS ......................32
4.2.2
Sasaran Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS ...............................33
4.2.3
Proses Bisnis Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS ......................33
xiii
4.3
Hasil Penelitian .......................................................................................38
4.3.1
Analisis SWOT Universitas Dian Nuswantoro ................................38
4.3.1.1
Strengths ...................................................................................39
4.3.1.2
Weaknesses ...............................................................................41
4.3.1.3
Opportunities ............................................................................42
4.3.1.4
Threats ......................................................................................42
4.3.2
Rumusan Strategi (Generating Strategies) .......................................43
4.3.3
Peta Strategi UDINUS .....................................................................48
4.3.4
Cascading BSC ke Progdi Sistem Informasi – S1 ...........................49
4.3.4.1
Pengidentifikasian Tujuan Divisi .............................................50
4.3.4.2
Pengidentifikasian Relevansi Divisi .........................................51
4.3.4.3
Pengidentifikasian Pelanggan Divisi ........................................52
4.3.4.4
Pengidentifikasian Aktivitas Divisi ..........................................53
4.3.4.5
Pengidentifikasian Harapan Pelanggan ....................................55
4.3.4.6
Cascading SS Perusahaan ke Divisi .........................................60
4.3.4.7
Memperhatikan Isu-isu Lokal ...................................................61
4.3.4.8
Konsolidasi dan Tes Logika .....................................................62
4.3.4.9
Memilih KPI .............................................................................63
4.3.4.10
Penentuan Target KPI dan Inisiatif Strategis............................66
4.3.5
IS Demands ......................................................................................70
4.3.5.1
Analisis Critical Success Factor (CSF) ....................................70
4.3.5.2
Kebutuhan Data/Informasi dan Potensi Aplikasi .....................74
4.3.6
Portofolio Aplikasi ...........................................................................78
4.3.6.1
Aplikasi Potensial .....................................................................78
4.3.6.2
Matriks CRUD ..........................................................................82
xiv
4.3.6.3
Deskripsi Aplikasi Potensial .....................................................84
4.3.6.4
Pemetaan Aplikasi pada Matriks McFarlan ..............................94
Bab 5 PENUTUP ...................................................................................................98 5.1
Simpulan..................................................................................................98
5.2
Saran ........................................................................................................98
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................100 LAMPIRAN .........................................................................................................102
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI .............9 Gambar 2.2 Model Strategi SI/TI ..........................................................................12 Gambar 2.3 Empat Perspektif BSC .......................................................................16 Gambar 2.4 Peta Strategi .......................................................................................17 Gambar 2.5 Portofolio Aplikasi McFarlan ............................................................20 Gambar 3.1 Metode Analisis Penelitian ................................................................26 Gambar 4.1 Proses Bisnis Inti Progdi Sistem Informasi-S1 ..................................34 Gambar 4.2 Peta Strategi UDINUS .......................................................................49 Gambar 4.3 Sepuluh langkah Cascading Balanced Scorecard .............................50 Gambar 4.4 Relevansi progdi SI-S1 terhadap strategi UDINUS ...........................52 Gambar 4.5 Hasil cascading ke peta strategi progdi SI-S1 ...................................61 Gambar 4.6 Hasil identifikasi isu-isu lokal progdi SI-S1 ......................................62 Gambar 4.7 Hasil konsolidasi dan tes logika peta strategi progdi SI-S1 ...............63
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 PenelitianTerkait ......................................................................................7 Tabel 2.2 Matriks SWOT .......................................................................................14 Tabel 4.1 Matriks SWOT UDINUS .......................................................................43 Tabel 4.2 Pelanggan Progdi Sistem Informasi-S1 .................................................53 Tabel 4.3 Tugas Pokok dan Output Progdi SI-S1 ..................................................53 Tabel 4.4 Harapan pelanggan terhadap output ......................................................55 Tabel 4.5 Key Performance Indicator SS Progdi SI-S1 ........................................63 Tabel 4.6 Target KPI dan Inisiatif Strategis ..........................................................66 Tabel 4.7 Analisis CSF ..........................................................................................70 Tabel 4.8 Kebutuhan Data/Informasi .....................................................................74 Tabel 4.9 Aplikasi Potensial ..................................................................................78 Tabel 4.10 Matriks CRUD .....................................................................................82 Tabel 4.11 Deskripsi aplikasi E-Budgeting............................................................84 Tabel 4.12 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Jual Beli .....................................85 Tabel 4.13 Deskripsi aplikasi SI Alumni ...............................................................85 Tabel 4.14 Deskripsi aplikasi SI Beasiswa Prestasi ...............................................86 Tabel 4.15 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Sarana dan Prasarana .................86 Tabel 4.16 Deskripsi aplikasi Dasboard Kinerja Dosen .......................................87 Tabel 4.17 Deskripsi aplikasi SI Sertifikasi Kompetensi ......................................88 Tabel 4.18 Deskripsi aplikasi Media Interaktif Pembelajaran Bahasa Inggris ......89 Tabel 4.19 Deskripsi aplikasi Distance Learning Information System..................89 xvi
xvii
Tabel 4.20 Deskripsi aplikasi E-Learning .............................................................90 Tabel 4.21 Deskripsi aplikasi SI Log Penelitian dan Pengabdian Masyarakat ......91 Tabel 4.22 Deskripsi Website Progdi Sistem Informasi UDINUS ........................91 Tabel 4.23 Deskripsi aplikasi Strategy Performance Dashboard System .............92 Tabel 4.24 Deskripsi aplikasi SI Pengendalian Kurikulum ...................................93 Tabel 4.25 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Akadmik ....................................93 Tabel 4.26 Daftar pertanyaan untuk pemetaan aplikasi .........................................94 Tabel 4.27 Hasil pertanyaan untuk pemetaan aplikasi ...........................................95 Tabel 4.28 Hasil pemetaan aplikasi ke dalam Matriks McFarlan ..........................97
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Transkrip Wawancara......................................................................102 Lampiran 2. Data Pendukung...............................................................................105
xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Dalam rangka mendorong pertumbuhan ekonomi, mengurangi kemiskinan, meningkatkan standar hidup penduduk, dan meningkatkan daya saing ASEAN di pasar dunia, seluruh negara anggota ASEAN sepakat untuk segera mewujudkan integrasi ekonomi yang disebut dengan ASEAN Economic Community (AEC). Apabila AEC tercapai pada akhir tahun 2015, maka ASEAN akan menjadi pasar tunggal dan berbasis produksi dimana terjadi arus barang, jasa, investasi, dan tenaga kerja terampil yang bebas. [1] Pada saat AEC diberlakukan akan lebih banyak tenaga kerja yang saling berkompetisi merebut lapangan kerja di antara negara ASEAN, terutama tenaga kerja lokal di negara itu sendiri. Tentu bagi tenaga kerja yang memiliki kompetisi kerja tinggi, akan mempunyai kesempatan lebih luas dalam mendapatkan keuntungan ekonomi dengan adanya AEC. Hal ini harus secepatnya disikapi oleh semua lembaga pendidikan khususnya Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan Perguruan Tinggi Swasta (PTS) dalam menghasilkan lulusan yang siap bersaing di pasar global ASEAN karena lembaga perguruan tinggi memiliki posisi dan peran dalam mempersiapkan mahasiswa sebagai tenaga kerja yang terampil. Peran dari perguruan tinggi terhadap masyarakat dalam meningkatkan kesiapan menghadapi AEC adalah seperti yang dilansir dari website Aptisi antara lain [2]: 1.
Meningkatkan kualitas dan cakupan penelitian perguruan tinggi agar dapat memberikan saran kebijakan dan masukan kepada pemerintah dan swasta tentang langkah dan peluang yang dapat diraih oleh Indonesia di pasar ASEAN, atau tentang strategi negara ASEAN lain yang harus diwaspadai oleh Indonesia.
1
2
2.
Memberikan edukasi kepada masyarakat sekitar tentang AEC 2015, yang dapat diselipkan dalam program pengabdian masyarakat atau kuliah kerja nyata.
3.
Memperkuat kapasitas kelembagaan perguruan tinggi menghadapi AEC, bukan saja pada aturan-aturan main yang ada, namun pada organisasi secara keseluruhan. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sudah sejak lama memberikan dorongan pada upaya penguatan itu, yang diintroduksi lewat berbagai aktivitas untuk mengarahkan pada Good University Governance atau Tatakelola perguruan tinggi yang baik.
4.
Selain itu beberapa langkah yang lain adalah melakukan penjaminan mutu dan akreditasi sesuai standar nasional dan internasional.
5.
Dalam mengembangkan kurikulum, selain memasukkan pendidikan soft skill dan entrepreneurship, serta sertifikasi, juga orientasi kepada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) dan Kerangka Kualifikasi Regional (KKR) merupakan suatu keharusan. Oleh karena itu, sosialisasi khususnya tentang KKNI harus lebih ditingkatkan.
6.
Kerjasama-kerjasama baik dengan sesama perguruan tinggi dalam negeri maupun dengan perguruan tinggi luar negeri, khususnya perguruan tinggi ASEAN sangat perlu dalam rangka meningkatkan kapasitas perguruan tinggi, baik melalui proyek-proyek penelitian bersama. Joint seminar menghadirkan dan menjadi dosen tamu internasional, pertukaran mahasiswa, Mutual Recognition Arrangemment (MRA), dan sebagainya.
Universitas Dian Nuswantoro (UDINUS) sebagai salah satu PTS di Jawa Tengah tidak lepas dari persaingan di era AEC. Oleh karena itu, UDINUS harus segera berbenah dan bergegas untuk meningkatkan kesiapannya dalam bersaing. UDINUS dan elemen di dalamnya, termasuk program studi hendaknya memiliki visi, misi, tujuan, dan strategi yang mencerminkan kesiapan terhadap AEC. Strategi sangat diperlukan oleh sebuah organisasi yang telah memiliki visi, karena strategi berperan sebagai tindakan atau cara dalam mencapai visi. Namun saat ini progdi Sistem Informasi-S1 belum memiliki rumusan strategi meskipun telah menentukan sebuah visi. Dalam tugas akhir ini, penelitian yang dilakukan adalah tentang pembuatan perencanaan strategis sistem informasi di program studi Sistem Informasi-S1
3
UDINUS. Penulis merekomendasikan rumusan strategi yang tersusun dalam sebuah peta strategi dengan konsep Balanced Scorecard. Selain itu, sebagai salah satu cara untuk mengeksekusi strategi tersebut ke dalam tindakan, penulis juga merekomendasikan sebuah Portofolio Aplikasi. Portofolio Aplikasi merupakan kumpulan beberapa aplikasi yang berpotensial di masa sekarang dan masa mendatang yang dapat mendukung pelaksanaan strategi. Portofolio aplikasi merupakan bagian dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang di dalamnya terangkum pemetaan sistem informasi yang ada sekarang dan potensi aplikasi yang muncul setelah dilakukan berbagai analisa menggunakan strategic framework. Balanced Scorecard (BSC) adalah suatu alat manajemen kinerja yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non finansial yang kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab-akibat [3]. Sedangkan metode McFarlan merupakan metode yang digunakan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan ke dalam 4 (empat) perspektif [4]. Kedua metode inilah yang akan digunakan dalam penelitian ini. Metode ini pun pernah berhasil digunakan dalam penelitian yang dilakukan oleh Nuranisak Sugesti S. dalam penelitiannya yang berjudul “Perencanaan Portfolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan Strategi Bisnis Program Studi Sistem Informasi ITS” pada tahun 2005. Dengan perencanaan strategis sistem informasi yang baik diharapkan dapat tercipta lingkungan sistem informasi yang kondusif dan dapat menciptakan lulusan yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder, yaitu harus memenuhi kebutuhan profesional (professional needs), kebutuhan masyarakat (social needs), kebutuhan dunia kerja (industrial needs), dan kebutuhan generasi masa depan (scientific vision). [2] 1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat diambil rumusan masalah yaitu: 1.
Sebagai bentuk awal kesiapan menghadapi persaingan di era AEC maka setiap organisasi yang akan terlibat dalam persaingan itu hendaknya memiliki visi, misi, dan inisiatif strategis yang mencerminkan kesiapan di era AEC. Program
4
studi Sistem Informasi-S1 UDINUS saat ini belum memiliki rancangan inisiatif strategis jangka panjang. Oleh karena itu diperlukan suatu perencanaan inisiatif strategis yang digambarkan dalam bentuk peta strategi berdasarkan konsep Balanced Scorecard (BSC). 2.
Salah satu hasil dari perencanaan strategis sistem informasi adalah portofolio aplikasi yang berisi daftar aplikasi potensial di masa depan. Program studi Sistem Informasi-S1 saat ini belum memiliki portofolio aplikasi yang berisi aplikasi potensial di masa depan untuk menghadapi era AEC. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu portofolio aplikasi dimana aplikasi-aplikasi tersebut dapat membantu mencapai target untuk setiap sasaran strategis yang telah dirumuskan.
1.3
Batasan Masalah
Agar tidak terlalu melebar, masalah yang dibahas pada tugas akhir ini akan dibatasi pada 1.
Objek penelitian dilakukan pada program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS.
2.
Perencanaan strategi sistem informasi dilakukan dengan memahami kondisi bisnis dan SI/TI eksisting di progdi SI dengan metode analisis SWOT, Balanced Scorecard dan McFarlan.
3.
Memberikan rekomendasi sasaran strategis, Key Performance Indicator (KPI), target dan inisiatif strategis.
4.
Memberikan rekomendasi portofolio aplikasi kepada program studi Sistem Informasi-S1.
5. 1.4
Tidak melakukan perancangan atau pengembangan aplikasi tertentu. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis bertujuan 1.
Memberikan rekomendasi peta strategi berdasarkan Balanced Scorecard (BSC) dan inisiatif strategis beserta Key Performance Indicator (KPI) dan targetnya kepada program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS.
5
2.
Menginisialisasi, menganalisa, dan menginterpretasikan situasi bisnis dan sistem informasi yang ada sekarang untuk perencanaan portofolio aplikasi mendatang di program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS.
1.5
Manfaat Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas maka manfaat dari penelitian yang dilakukan sebagai berikut 1.
Diharapkan program studi Sistem Informasi memiliki sasaran strategis yang berorientasi pada daya saing terutama dalam lingkup ASEAN.
2.
Dengan adanya strategi yang baik akan menuntun setiap elemen di dalam organisasi untuk bekerja mencapai tujuan yang sama.
3.
Membentuk mahasiswa terampil, kompeten, dan siap bersaing di negara ASEAN.
4.
Dapat membantu manajemen tingkat atas untuk lebih mengetahui kontribusi dari aplikasi-aplikasi yang ada bagi strategi bisnis organisasional.
5.
Memberikan gambaran portofolio aplikasi yang diperlukan bagi program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS.
6.
Menjelaskan hubungan antara aplikasi-aplikasi dengan user dan data-data yang dibutuhkan.
7.
Menjadi bahan studi lanjutan untuk pengembangan perencanaan sistem informasi strategis di kemudian hari.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Tinjauan Pustaka
Banyak penelitian yang berkaitan dengan Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dilakukan oleh peneliti dalam negeri, misalnya: 1.
Penelitian yang dilakukan oleh Nuranisak Sugesti S dan Achmad Holil Noor Ali yang berjudul “Perencanaan Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan Strategi Bisnis Program Studi Sistem Informasi ITS”. Penelitian tersebut dilakukan berdasarkan masalah yang ditemui yaitu Jurusan Sistem Informasi (JSI) ITS dirasa masih kurang eksis dalam persaingan antar jurusan di ITS. Salah satu faktor penyebabnya adalah pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal seperti kurangnya kontribusi, integrasi, dan inovasi. Sehingga diperlukan suatu perencanaan portofolio aplikasi mendatang yang terstruktur, terintegrasi, inovatif, dan memberikan kontribusi dalam pencapaian strategi bisnis JSI. Perencanaan portofolio aplikasi dilakukan dengan memahami kondisi internal/eksternal bisnis dan SI/TI eksisting. Metode yang digunakan antara lain merumuskan visi, misi, dan inisiatif strategis, Analisis Competitive Forces, SWOT, Activity Chain, Balanced Scorecard, Critical Success Factor, dan matriks McFarlan. Hasil akhir dari penelitian ini berupa daftar aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang, di masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi JSI. [5]
2.
Penelitian yang dilakukan oleh Arif Afandy, Khakim Ghozali, dan Feby Artwodini Muqtadiroh yang berjudul “Perencanaan Portofolio Aplikasi PT XYZ Unit Otonom ABC”. Unit Otonom ABC adalah unit otonom yang khusus mengelola gedung perkantoran dari perusahaan induk. Dalam membantu kegiatan proses bisnisnya, maka unit otonom ini sangat menginginkan adanya dukungan sistem informasi dan teknologi informasi agar para pelanggan 6
7
merasa puas dengan layanan yang diberikan. Namun unit Otonom ABC belum memiliki sebuah portofolio aplikasi, untuk itu, unit Otonom ABC memerlukan adanya sebuah portofolio aplikasi yang secara jelas mendeskripsikan dukungan SI/TI untuk 5 tahun. Metode yang digunakan untuk menyusun portofolio aplikasi antara lain menggunakan analisis lingkungan bisnis, analisis lingkungan SI/TI, serta analisis kekuatan bersaing dan analisis SWOT, keadaan eksisting dari unit Otonom ABC akan diteliti sehingga akan menghasilkan portofolio aplikasi kondisi sekarang. Kemudian dilanjutkan dengan analisis Balanced Scorecard (BSC), analisis Critical Success Factor (CSF), dan analisis Value Chain untuk mencari kebutuhan SI/TI mendatang yang akan menghasilkan portofolio aplikasi bagi unit Otonom ABC. Portofolio aplikasi yang sudah jadi kemudian dilakukan pemetaan aplikasi ke dalam sistem aplikasi berdasarkan jenis dukungan terhadap proses bisnis. Hasil akhir dari penelitian ini berupa portofolio aplikasi unit Otonom ABC untuk waktu 5 tahun beserta tahapan pengembangan aplikasi. [6] Tabel 2.1 PenelitianTerkait
Nama No
Peneliti dan
Masalah
Metode
Hasil
Tahun 1.
Nuranisak
Pemanfaatan
Analisis Competitive
Portofolio
Sugesti S &
aplikasi yang
Forces, SWOT,
aplikasi
Achmad Holil
belum optimal
Activity Chain,
mendatang.
Noor Ali, 2005
Balanced Scorecard, Critical Success Factor, dan matriks McFarlan.
2.
Arif Afandy,
Portofolio
Analisis Competitive
Portofolio
Khakim
aplikasi belum
Forces, SWOT,
aplikasi
Ghozali, Feby
ada
Activity Chain,
Artwodini
Balanced Scorecard,
8
Muqtadiroh,
Critical Success
untuk waktu
2010
Factor, dan matriks
5 tahun
McFarlan, Pemetaan Aplikasi ke dalam Sistem Aplikasi, Tahapan Pengembangan Aplikasi
2.2
Perbedaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Menurut Ward & Peppard, Teknologi Informasi (TI) mengacu secara khusus untuk teknologi, seperti hardware, software, dan jaringan telekomunikasi. TI memfasilitasi akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pengiriman, dan berbagi informasi dan konten digital lainnya. UK Academy of Information Systems (UKAIS) mendefinisikan Sistem Informasi (SI) sebagai sarana yang dimanfaatkan orang dan organisasi untuk memanfaatkan teknologi, mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. Dengan demikian, SI berkaitan dengan pemanfaatan tujuan TI. [4] 2.3
Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi IS, dan Strategi IT
Dalam bukunya, Ward dan Peppard mengatakan bahwa kesuksesan proses organisasional tergantung dari banyak faktor. Pemfokusan pada teknologi saja atau aspek bisnis saja, tidak cukup membawa kesuksesan bagi keseluruhan rencana strategis. Sebagian besar dari strategi-strategi TI yang ada, kuat dalam hal teknologi dan terminologi teknis namun lemah pada pengidentifikasian kebutuhan aplikasi dan aspek bisnisnya. Cara yang tepat untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan mengkonsentrasikan atau memikirkan ulang bisnis dengan menganalisa permasalahan bisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan dan menjadikan TI sebagai salah satu resep solusi. Secara garis besar, hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI digambarkan pada Gambar 2.1. [4]
9
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI [4]
Dampak potensial di lingkungan internal maupun eksternal diidentifikasi terlebih dahulu untuk kemudian dievaluasi berdasarkan strategi bisnis yang tengah berjalan. Apakah dampak-dampak tersebut sesuai dan sejalan dengan tujuan organisasi atau tidak. Setelah itu dicarikan solusi sistem informasi apa yang tepat untuk diterapkan, aplikasi-aplikasi seperti apa, siapa penggunanya, dan kapan harus memulai pengembangannya. Strategi SI berperan menentukan sistem informasi atau aplikasi-aplikasi yang tepat untuk diimplementasi, menghimpun segala kebutuhan pengguna terhadap sistem, dan menyusun prioritas pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut. Sedangkan strategi TI berperan untuk menentukan teknologi apa yang tepat untuk sistem informasi yang telah ditetapkan. Strategi TI berfokus pada pemilihan teknologi dan pada pemenuhan kebutuhan dari strategi SI. Keluaran dari Strategi TI yaitu infrastruktur TI dan servis yang diberikan. 2.4
Manfaat Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Menurut Anita Cassidy, perencanaan strategis sistem informasi memiliki manfaat antara lain [7]: 1.
Manajemen yang efektif untuk aset mahal dan kritis terhadap organisasi. Melalui proses perencanaan, organisasi dapat secara proaktif menyeimbangkan
10
kekuatan yang bertentangan dan mengelola arah SI daripada terus menerus membangun investasi SI. Akibatnya, SI akan berada dalam posisi mendukung strategis arah bisnis dengan cara yang paling hemat biaya. 2.
Meningkatkan komunikasi dan hubungan antara bisnis dan SI organisasi. Dengan meningkatkan komunikasi dan menyelaraskan SI, lingkungan sistem secara signifikan dapat meningkatkan bisnis sehingga terasa SI sebagai komponen penting untuk perusahaan mencapai tujuan.
3.
Melalui proses perencanaan, SI dapat menjadi bagian dari solusi untuk tantangan bisnis dan secara signifikan dapat membantu bisnis. SI dapat bekerja dalam kemitraan dengan bisnis yang benar-benar memiliki kepemilikan ke arah SI. Dengan infrastruktur yang tepat, alat, dan teknologi, SI dapat responsif dan proaktif terhadap perubahan kebutuhan bisnis.
4.
Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan teknologi untuk keuntungan kompetitif dan meningkatkan nilai bagi bisnis. Dengan kondisi ekonomi yang kompetitif saat ini, semua perusahaan mencari cara untuk meng-eksekusi lebih efektif, efisien, dan rendah biaya. SI dapat dianggap seperti tuas yang sangat penting untuk mempengaruhi profitabilitas suatu perusaha-an. Intinya adalah bahwa perencanaan SI dapat mempengaruhi profitabilitas dan return investasi perusahaan.
5.
Perencanaan arus informasi dan proses. Proses perencanaan akan mendapatkan masukan dari semua stakeholder, termasuk pelanggan, vendor, dan mitra. Untuk masing-masing stakeholder, perusahaan harus mengidentifikasi dan memperbaiki proses yang digunakan. Akhirnya, perusahaan harus merancang sistem dan proses bisnis sehingga mudah untuk melakukan bisnis dengan perspektif pelanggan eksternal.
6.
Mengalokasikan sumber daya SI yang efektif dan efisien. Departemen SI harus mengelola baik sumber daya berwujud (tangible) dan tidak berwujud (intangible), desain fleksibilitas ke dalam rencana, dan menjadi konsultan bisnis yang berfokus membantu perusahaan mengoptimalkan semua sumber daya, bukan hanya sumber daya komputasi. SI harus memanfaatkan sumber
11
daya komputasi dan manusia untuk mendapatkan nilai terbaik untuk perusahaan. 7.
Mengurangi tenaga dan uang yang dibutuhkan sepanjang siklus hidup sistem. Tanpa perencanaan yang tepat, beberapa langkah dari siklus hidup sistem akan membuang waktu dan uang. Perencanaan langkah strategis juga akan memperoleh dukungan manajemen di seluruh tingkatan organisasi, yang secara signifikan mempercepat proses. Perencanaan yang matang dapat mengurangi waktu pelaksanaan.
2.5
Model Strategi SI/TI
Menurut Ward dan Peppard, model strategi SI/TI terdiri dari masukan (input) dan keluaran (output) seperti diilustrasikan pada Gambar 2.2. [4] 1.
Masukan a.
Lingkungan bisnis internal (the internal business environment): strategi bisnis eksisting, tujuan, sumber daya, proses, kultur dan nilai dalam bisnis.
b.
Lingkungan bisnis eksternal (the external business environment): kondisi ekonomi, industri, politik, dan persaingan dimana organisasi beroperasi.
c.
Lingkungan SI/TI internal (the internal IS/IT environment): Kondisi SI/TI saat ini dalam bisnis, kedewasaan (maturity), kontribusi, cakupan bisnis, portofolio aplikasi kini dan rencana portofolio aplikasi.
d.
Lingkungan SI/TI eksternal (the external IS/IT environment): Tren teknologi dan peluang serta kegunaan SI/TI bagi pihak lain terutama pelanggan, pesaing dan pemasok.
12
Gambar 2.2 Model Strategi SI/TI [4]
2.
Keluaran a.
Strategi manajemen SI/TI (IS/IT management strategies): Memastikan konsistensi dari kebijakan untuk mendukung strategi SI/TI.
b.
Strategi SI bisnis (business IS strategies): Membahas penggunaan SI/TI oleh tiap fungsi atau unit untuk mencapai tujuan bisnisnya.
c.
Strategi TI (IT strategies): Kebijakan dan strategi dalam manajemen teknologi dan sumber daya.
2.6
Visi dan Misi
Menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, visi adalah mimpi atau harapan yang ingin diwujudkan perusahaan atau organisasi di masa depan. Visi memberikan gambaran jelas tentang ke mana arah perusahaan atau organisasi akan melangkah. Tanpa adanya visi, perusahaan atau organisasi beserta elemen di dalamnya tidak memiliki panduan mengenai jalan masa depan yang ingin dicapai. Oleh karena itu,
13
setiap perusahaan atau organisasi perlu untuk merumuskan visi yang mudah dipahami dan dapat memberikan spirit. [8] Menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, misi merupakan pernyataan yang memberikan jawaban atas pertanyaan mengenai alasan dasar keberadaan organisasi atau penjelasan lebih jauh dan operasional dari visi organisasi atau pernyataan yang komperehensif mengenai bagaimana visi akan diwujudkan. Secara umum misi organisasi berisi informasi seperti apa produk atau jasa yang ditawarkan organisasi, siapa konsumen yang ingin dilayani, dan apa nilai-nilai penting yang dijalankan. [8] 2.7
Analisis dan Matriks SWOT
Menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, SWOT adalah konsep strategi modern yang berorientasi pada Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats yang menghasilkan faktor pendorong, penghambat, dan potensi. Asumsi dasar yang melandasi adalah organisasi harus menyelaraskan aktivitas internalnya dengan realitas eksternal agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Masing-masing komponen penyusun SWOT diartikan sebagai berikut [8]: 1.
Kekuatan (Strenghts) adalah sumber daya atau kapasitas organisasi yang dapat digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan.
2.
Kelemahan (Weaknesses) adalah keterbatasan, toleransi, ataupun cacat organisasi yang dapat menghambat pencapaian tujuan.
3.
Peluang (Opportunities) adalah situasi mendukung dalam suatu organisasi yang digambarkan dari kecenderungan atau perubahan sejenis atau pandangan yang
dibutuhkan
untuk
meningkatkan
permintaan
produk/jasa
dan
memungkinkan organisasi untuk meningkatkan posisinya melalui kegiatan suplai. 4.
Ancaman (Threats) adalah situasi eksternal yang tidak mendukung dalam lingkungan organisasi yang berpotensi merusak strategi yang telah disusun sehingga menimbulkan masalah, kerusakan, dan kekeliruan.
14
Matriks SWOT, menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, adalah alat untuk mencocokkan faktor-faktor penting yang akan membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi, yaitu SO (Strenghts-Opportunities atau Kekuatan-Peluang), WO (Weaknesses-Opportunities atau Kelemahan-Peluang), ST (Strenghts-Threats atau Kekuatan-Ancaman), dan WT (Weaknesses-Threats atau KelemahanAncaman). Matriks SWOT juga menggambarkan berbagai alternatif strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan. [8] Tabel 2.2 Matriks SWOT [8]
Strenghts (S) Internal
Weaknesses (W)
1. .......................
1. ........................
2. .......................
2. .......................
3. .......................
3. .......................
Eksternal Opportunities (O)
1.
Strategi SO
Strategi WO
1. .......................
1. .......................
1. .......................
2. .......................
2. .......................
2. .......................
3. .......................
3. .......................
3. .......................
Threats (T)
Strategi ST
Strategi WT
1. .......................
1. .......................
1. .......................
2. .......................
2. .......................
2. .......................
3. .......................
3. .......................
3. .......................
Strategi SO adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan berbagai peluang yang ada.
2.
Strategi WO adalah strategi yang digunakan perusahaan yang seoptimal mungkin meminimalisir kelemahan yang ada untuk memanfaatkan berbagai peluang.
15
3.
Strategi ST adalah strategi yang digunakan untuk memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi berbagai ancaman yang mungkin melingkupi perusahaan,
4.
Strategi WT adalah strategi untuk mengurangi kelemahan agar meminimalisir ancaman yang ada.
2.8
Balanced Scorecard
Menurut Kaplan dan Norton, Balanced Scorecard (BSC) adalah suatu kerangka kerja baru untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan. Selain ukuran kinerja finansial masa lalu, BSC juga memperkenalkan pendorong kinerja finansial masa depan. BSC dapat digunakan untuk [9]: 1.
mengklarifikasi dan menghasilkan konsensus mengenai strategi,
2.
mengkomunikasikan strategi ke seluruh perusahaan,
3.
menyelaraskan berbagai tujuan departemen dan pribadi dengan strategi perusahaan,
4.
mengaitkan berbagai tujuan strategis dengan sasaran jangka panjang dan anggaran tahunan,
5.
mengidentifikasi dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis,
6.
melaksanakan peninjauan ulang strategis secara periodik dan sistematis, dan
7.
mendapatkan umpan balik yang dibutuhkan untuk mempelajari dan memperbaiki strategi.
16
Gambar 2.3 Empat Perspektif BSC [9]
Kaplan dan Norton membagi BSC ke dalam empat perspektif, yaitu: Perspektif Keuangan (Financial Perspective), Perspektif Pelanggan (Customer Perspective), Perspektif Proses Bisnis Internal (Internal Business Process Perspective), dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth Perspective). [9] 1.
Perspektif Finansial BSC menggunakan perspektif finansial karena ukuran finansial sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran kinerja finansial memberikan petunjuk apakah strategi, implementasi, dan pelaksanaanya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba perusahaan.
2.
Perspektif Pelanggan Dalam perspektif pelanggan, para manajer mengidentifikasi pelanggan dan segmen pasar di mana unit bisnis tersebut akan bersaing dan berbagai ukuran kinerja unit bisnis di dalam segmen sasaran.
3.
Perspektif Proses Bisnis Internal Dalam perspektif proses bisnis internal, para eksekutif mengidentifikasi berbagai proses internal penting yang harus dikuasai dengan baik oleh perusahaan. Ukuran proses bisnis internal berfokus kepada berbagai proses
17
internal yang akan berdampak besar kepada kepuasan pelanggan dan pencapaian tujuan finansial perusahaan. 4.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif keempat BSC ini mengidentifikasi infrastruktur yang harus dibangun perusahaan dalam menciptakan pertumbuhan dan peningkatan kinerja jangka panjang.
2.9
Sasaran Strategis (SS) dan Peta Strategi
Menurut Suwardi Luis, Sasaran Strategis (SS) adalah suatu pernyataan yang ringkas dan padat, yang menjelaskan apa yang harus dengan sebaik-baiknya dilakukan oleh organisasi, dalam rangka eksekusi strategi. Sedangkan Peta Strategi (Strategy Map) merupakan suatu paparan mengenai keterkaitan antara sejumlah SS, dalam bentuk hubungan sebab-akibat, yang menjelaskan “perjalanan” strategi organisasi. Terkait dengan penyusunan BSC, keempat perspektif pada BSC merupakan peta wilayah dimana strategi-strategi yang relevan di tiap-tiap bagian diletakkan. Strategistrategi yang relevan tersebut dinamakan dengan Sasaran Strategis (SS) yang sesungguhnya merupakan strategi itu sendiri. [3] Gambar 2.3 merupakan contoh pemetaan peta strategi.
Gambar 2.4 Peta Strategi [3]
18
2.10 Key Performance Indicator dan Inisiatif Strategis Menurut Luis, Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator-indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja. KPI erat kaitannya dengan Sasaran Strategis organisasi karena dapat membantu organisasi menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dihitung. Sedangkan Insiatif Strategis menurut Suwardi Luis adalah inisiatif-inisiatif yang bersifat strategis, yang disusun dan perlu dilaksanakan untuk mencapai target KPI. Inisiatif Strategis juga perlu didukung oleh pelaksana yang kelak akan mengeksekusi inisiatif strategis tersebut. Pelaksana ini bisa seorang individu maupun tim. [3] 2.11 Analisis Critical Success Factor Menurut Ward dan Peppard, analisis Critical Success Factor (CSF) adalah sebuah teknik yang populer tidak hanya untuk mengembangkan sebuah strategi SI/TI tapi juga untuk pengembangan strategi bisnis. CSF merupakan sebuah metode analisis dengan mempertimbangkan beberapa hal yang kritis di dalam lingkungan perusahaan untuk mendefinisikan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi kesuksesan dan keberhasilan perusahaan. Analisis CSF memberikan gambaran pada perusahaan tentang aspek-aspek apa saja di setiap aktivitas dan proses bisnis yang mempengaruhi kinerja perusahaan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan. [4] Peranan CSF dalam perencanaan strategis sistem informasi adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasi, memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, mengusulkan dan memprioritaskan aplikasi SI dan mengevaluasinya. Ward dan Peppard mengungkapkan manfaat dari analisis CSF antara lain [4]: 1.
Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi SI, karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaras-kan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.
19
2.
Analisis CSF menghubungkan proyek sistem informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
3.
Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
4.
Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan dengan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
5.
Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis.
6.
Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
2.12 Portofolio Aplikasi McFarlan Menurut Ward dan Peppard, portofolio aplikasi menampilkan sebuah analisis dari keseluruhan aplikasi perusahaan, baik yang ada saat ini, potensial ataupun yang masih direncanakan. Portofolio Aplikasi digunakan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan. Konsep atau model ini menganalisis semua aplikasi yang ada, sedang dikembangkan atau direncanakan, maupun aplikasi potensial ke dalam 4 (empat) kuadran atau kategori berdasarkan penaksiran kepentingan bisnis saat ini dan mendatang dari aplikasi. Gambar 2.5 di bawah ini membagi aplikasi sistem informasi menjadi empat kuadran berdasarkan kontribusi bisnisnya [4]:
20
Gambar 2.5 Portofolio Aplikasi McFarlan [4]
Berikut penjelasan keempat kuadran di atas yang dipaparkan oleh John Ward dan Joe Peppard [4]: 1.
Strategic. Aplikasi yang kritis terhadap kesuksesan bisnis di masa mendatang. Aplikasi-aplikasi tersebut menciptakan atau mendukung perubahan terhadap bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya dengan memberikan keuntungan kompetitif.
2.
High Potential. Aplikasi-aplikasi inovatif yang mungkin akan menciptakan kesempatan untuk meraih keuntungan di masa mendatang.
3.
Key Operational. Aplikasi-aplikasi yang menopang operasional bisnis organisasi sekarang, menjalankannya, dan menghindarkan dari keadaan yang tidak menguntungkan.
4.
Support. Aplikasi-aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen, namun keberadaannya tidak menopang proses bisnis ataupun memberi keuntungan kompetitif bagi organisasi.
2.13 Organisasi dan Daya Saing Menurut Musa Hubeis dan Mukhamad Najib, yang dimaksud organisasi adalah sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama dan sepakat bekerja sama untuk
21
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Setiap organisasi, baik organisasi yang bersifat profit seperti perusahaan maupun organisasi yang bersifat non-profit seperti organisasi massa, yayasan, dan lainnya tentu menginginkan adanya pertumbuhan dan keberlanjutan dalam setiap aktivitasnya. [8] Saat ini, organisasi/perusahaan berkompetisi tidak hanya di tingkat lokal, tetapi juga di tingkat global. Maka, untuk meningkatkan kinerja keunggulan bersaing di pasar, diperlukan kemampuan sumber daya, di antaranya peran teknologi, termasuk upaya antisipatif ataupun penyesuaian terhadap perubahan lingkungan. Situasi persaingan yang begitu tinggi saat ini telah memaksa perusahaan untuk lebih meningkatkan daya saingnya hingga mencapai tingkatan superior competitive advantage di antara pesaing-pesaingnya. Perusahaan dituntut untuk terus meningkatkan kapasitas dalam usaha memuaskan kebutuhan konsumen dan pemegang saham. [8] 2.14 Asean Economic Community (AEC) Kerjasama ekonomi ASEAN dimulai dengan disahkannya Deklarasi Bangkok tahun 1967 yang bertujuan untuk mempercepat pertumbuhan ekonomi, kemajuan sosial, dan pengembangan budaya. Dalam dinamika perkembangannya, kerjasama ekonomi ASEAN diarahkan pada pembentukan Masyarakat Ekonomi ASEAN (ASEAN Economic Community) yang pelaksanaannya berjalan relatif lebih cepat dibandingkan dengan kerjasama di bidang politik, keamanan, dan sosial budaya. [1] Diawali pada Konferensi Tingkat Tinggi (KTT) ASEAN ke-2 tanggal 15 Desember 1997 di Kuala Lumpur, Malaysia, dengan disepakatinya Visi ASEAN 2020, para kepala negara ASEAN menegaskan bahwa ASEAN akan [1]: 1.
Menciptakan Masyarakat Ekonomi ASEAN yang stabil, makmur, dan memiliki daya saing tinggi yang ditandai dengan arus barang, jasa, investasi dan modal yang bebas, dan pembangunan ekonomi yang merata serta mengurangi kemiskinan dan kesenjangan sosial-ekonomi.
2.
Mempercepat liberalisasi perdagangan di bidang jasa.
22
3.
Meningkatkan pergerakan tenaga profesional dan jasa lainnya secara bebas di kawasan asia tenggara.
Pembentukan AEC pada tahun 2015, ASEAN menyepakati perwujudannya diarahkan pada integrasi ekonomi kawasan yang implementasinya mengacu pada AEC Blueprint. AEC blueprint merupakan pedoman bagi negara-negara anggota ASEAN dalam mewujudkan AEC 2015. AEC blueprint memuat 4 (empat) pilar utama, yaitu [1]: 1.
ASEAN sebagai pasar tunggal dan berbasis produksi tunggal yang didukung dengan elemen aliran bebas barang, jasa, investasi, tenaga kerja terdidik dan aliran modal yang lebih bebas.
2.
ASEAN sebagai kawasan dengan daya saing ekonomi tinggi, dengan elemen peraturan kompetisi, perlindungan konsumen, hak atas kekayaan intelektual, pengembangan infrastruktur, perpajakan, dan e-commerce.
3.
ASEAN sebagai kawasan dengan pengembangan ekonomi yang merata dengan elemen pengembangan usaha kecil dan menengah, dan prakarsa integrasi ASEAN untuk negara-negara CMLV (Cambodia, Myanmar, Laos, dan Vietnam).
4.
ASEAN sebagai kawasan yang terintegrasi secara penuh dengan perekonomian global dengan elemen pendekatan yang koheren dalam hubungan ekonomi di luar kawasan, dan meningkatkan peran serta dalam jejaring produksi global.
Sedangkan peran dari perguruan tinggi terhadap masyarakat dalam meningkatkan kesiapan menghadapi AEC adalah seperti yang dilansir dari website Aptisi antara lain [2]: 1.
Meningkatkan kualitas dan cakupan penelitian perguruan tinggi agar dapat memberikan saran kebijakan dan masukan kepada pemerintah dan swasta tentang langkah dan peluang yang dapat diraih oleh Indonesia di pasar ASEAN, atau tentang strategi negara ASEAN lain yang harus diwaspadai oleh Indonesia.
2.
Memberikan edukasi kepada masyarakat sekitar tentang AEC 2015, yang dapat diselipkan dalam program pengabdian masyarakat atau kuliah kerja nyata.
23
3.
Memperkuat kapasitas kelembagaan perguruan tinggi menghadapi AEC, bukan saja pada aturan-aturan main yang ada, namun pada organisasi secara keseluruhan. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sudah sejak lama memberikan dorongan pada upaya penguatan itu, yang diintroduksi lewat berbagai aktivitas untuk mengarahkan pada Good University Governance atau Tatakelola perguruan tinggi yang baik.
4.
Selain itu beberapa langkah yang lain adalah melakukan penjaminan mutu dan akreditasi sesuai standar nasional dan internasional.
5.
Dalam mengembangkan kurikulum, selain memasukkan pendidikan soft skill dan entrepreneurship, serta sertifikasi, juga orientasi kepada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) dan Kerangka Kualifikasi Regional (KKR) merupakan suatu keharusan. Oleh karena itu, sosialisasi khususnya tentang KKNI harus lebih ditingkatkan.
6.
Kerjasama-kerjasama baik dengan sesama perguruan tinggi dalam negeri maupun dengan perguruan tinggi luar negeri, khususnya perguruan tinggi ASEAN sangat perlu dalam rangka meningkatkan kapasitas perguruan tinggi, baik melalui proyek-proyek penelitian bersama. Joint seminar menghadirkan dan menjadi dosen tamu internasional, pertukaran mahasiswa, Mutual Recognition Arrangemment (MRA), dan sebagainya.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Pada tugas akhir ini penulis melakukan penelitian Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Program Studi Sistem Informasi-S1 Universitas Dian Nuswantoro yang beralamat di Jalan Nakula I No. 5-11 Semarang. 3.1
Metode Pengumpulan Data
Metode penelitian merupakan suatu cara atau prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan perantara teknik tertentu. Metode yang dilakukan dalam pengumpulan data sebagai bahan penelitian antara lain melalui observasi atau pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang berjalan di program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS, dan wawancara dengan narasumber yang terkait dengan penelitian. 1.
Observasi Observasi merupakan proses pengamatan pola prilaku subyek (orang), obyek (benda), atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti. Penulis melakukan observasi terhadap beberapa dokumen milik program studi Sistem Informasi diantaranya adalah dokumen panduan akademik program studi yang memuat profil, visi, misi, tujuan, sasaran, struktur organisasi, jobs description, dan kurikulum serta dokumen Standard Operational Procedure (SOP) kegiatan yang berlangsung di program studi.
2.
Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab atau dengan cara percakapan langsung terhadap sumber-sember data yang dibutuhkan dengan maksud tertentu. Pada penelitian ini penulis melakukan wawancara dan diskusi dengan Sekprogdi SI-S1 untuk
24
25
mendapatkan justifikasi (pembenaran) mengenai latar belakang dan masalah yang diambil penulis, Koordinator BK dan KP untuk memperoleh target KPI. 3.
Studi Literatur Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan mempelajari jurnal-jurnal penelitian dan buku-buku tentang perencanaan strategis sistem informasi. Contoh jurnal yang digunakan penulis adalah jurnal penelitian yang dilakukan oleh Nuranisak Sugesti S dan Achmad Holil Noor Ali (2005) dengan judul “Perencanaan Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan Strategi Bisnis Program Studi Sistem Informasi ITS”. Sedangkan buku yang digunakan penulis sebagai acuan salah satunya berjudul "Strategic Planning for Information System 3rd Edition" yang ditulis oleh John Ward dan Joe Peppard (2002).
3.1.1
Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah data kualitatif. Data kualitatif adalah data yang berbentuk kata-kata, bukan dalam bentuk angka. Data kualitatif diperoleh penulis secara langsung dari sumbernya, yaitu Program Studi Sistem Informasi-S1 UDINUS. Data kualitatif diperoleh melalui pengamatan terhadap dokumen program studi. Data kualitatif yang diperlukan dalam penelitian ini antara lain profil, struktur organisasi, visi, misi, tujuan, sasaran mutu, Standard Operational Procedure (SOP) kegiatan yang berjalan di Program Studi Sistem Informasi-S1, seperti SOP Perkuliahan, Ujian, Penyusunan Skripsi/TA, dan lainlain. 3.1.2
Sumber Data
Berdasarkan sumbernya, data yang digunakan dalam penelitian ini dikelompokkan dalam dua jenis yaitu data primer dan data sekunder. 1.
Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari obyek penelitian. Data primer untuk penelitian ini antara lain profil program studi SI-S1, visi, misi, tujuan, sasaran, struktur organisasi, jobs
26
description, dokumen Standard Operational Procedure (SOP) tiap proses bisnis, daftar aplikasi yang sedang berjalan, dan infrastruktur IT yang beroperasi. 2.
Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada sebelumnya, antara lain jurnal penelitian, buku, dan situs di internet yang terkait dengan topik Perencanaan Strategis Sistem Informasi.
3.2
Metode Analisis
Metode analisis yang dilakukan penulis dalam penelitian ini terdiri dari beberapa metode berbeda yang saling berkaitan satu sama lain. Metode-metode tersebut antara lain analisis SWOT, matriks SWOT, metode penyelarasan (cascading) dengan konsep Balanced Scorecard (BSC), analisis Critical Success Factor (CSF) dan matriks McFarlan. Keterkaitan metode-metode tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini.
Analisis SWOT
Matriks SWOT
Cascading BSC
Analisis Critical Success Factor
Analisis Kebutuhan Data/Informasi
Aplikasi Potensial
Matriks CRUD
Matriks McFarlan
Gambar 3.1 Metode Analisis Penelitian
27
Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing metode yang ada pada Gambar 3.1 di atas: 1.
Analisis SWOT Langkah pertama yang dilakukan penulis adalah mengidentifikasi apa yang menjadi
kekuatan
(Strenghts),
kelemahan
(Weaknesses),
peluang
(Opportunities), dan ancaman (Threats) dari Universitas Dian Nuswantoro. Namun penulis hanya fokus pada SWOT yang dimiliki UDINUS dalam kaitannya dengan kesiapan menghadapi AEC. 2.
Matriks SWOT Matriks SWOT merupakan metode untuk menentukan strategi berdasarkan analisis SWOT yang telah diidentifikasi sebelumnya. Dengan menganalisis hubungan antara faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dengan faktor eksternal (peluang dan ancaman) maka akan muncul kalimat-kalimat strategis.
3.
Cascading BSC Kalimat-kalimat strategis yang teridentifikasi di langkah sebelumnya adalah strategi UDINUS. Untuk menurunkan strategi-strategi tersebut ke dalam strategi
tingkat
program
studi
maka
dilakukan
proses
cascading
(penyelarasan). Proses cascading sendiri terdiri dari 10 (sepuluh) langkah berdasarkan buku yang ditulis oleh Suwardi Luis [3]. Proses cascading bertujuan untuk menentukan strategi pada tingkat program studi SI-S1 yang mana strategi tersebut dapat mendukung pencapaian strategi di tingkat UDINUS. Hasil atau keluaran dari langkah ketiga ini adalah sebuah Peta Strategi program studi SI-S1 beserta KPI dan inisiatif strategis untuk setiap sasaran strategis. Sasaran strategis inilah yang akan digunakan pada langkah berikutnya. 4.
Analisis Critical Success Factor Analisis CSF merupakan bagian dari proses menentukan kebutuhan IS/IT (IS Demands) berdasarkan inisiatif strategis hasil dari langkah sebelumnya. Analisis CSF berperan sebagai penghubung antara sasaran strategis dengan kebutuhan IS/IT yang mendukung untuk pencapaian sasaran strategis progdi Sistem Informasi-S1.
28
5.
Analisis Kebutuhan Data/Informasi Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan data/informasi untuk setiap CSF yang telah teridentifikasi sebelumnya. Data/informasi inilah yang mendasari dalam penentuan aplikasi yang berpotensial bagi progdi Sistem Informasi-S1.
6.
Aplikasi Potensial Aplikasi potensial merupakan daftar aplikasi potensial untuk diterapkan di progdi Sistem Informasi-S1. Aplikasi potensial ini ditentukan berdasarkan kebutuhan data/informasi dari hasil langkah sebelumnya.
7.
Matriks CRUD (Create, Read, Update, Delete) Matriks CRUD merupakan penentuan hak akses pengguna atas aplikasi potensial yang ada. Masing-masing dari aplikasi ditentukan siapa yang menjadi pengguna dan seperti apa hak pengguna atas aplikasi tersebut. Pengguna adalah pelanggan dari progdi Sistem Informasi-S1 yang telah teridentifikasi di proses cascading ditambah dengan administrator sistem yaitu divisi Pusat Sistem Informasi (PSI) UDINUS.
8.
Matriks McFarlan Langkah terakhir yaitu mengelompokkan aplikasi-aplikasi potensial ke dalam matriks McFarlan yang terbagi ke dalam 4 (empat) kuadran, yaitu Strategic, High Potential, Key Operational, dan Support. Pemetaan ini dilakukan dengan cara menjawab beberapa pertanyaan untuk setiap aplikasi.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini berisi uraian hasil penelitian yang telah dilakukan, analisis hasil penelitian, dan pembahasan hasil penelitian. 4.1
Profil Universitas Dian Nuswantoro
Dalam upaya meningkatkan peran pendidikan tinggi di Indonesia dalam konteks persaingan global sehingga mampu memperkuat daya saing bangsa, maka pada tahun 2001 berdasarkan SK Mendiknas RI No. 169/D/O/2001 tanggal 30 Agustus 2001 maka Yayasan Dian Nuswantoro Semarang mendirikan Universitas Dian Nuswantoro (UDINUS) yang merupakan gabungan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika
dan Komputer (STMIK, SK MENDIKBUD No.
10/D/O/1994, tanggal 3 Maret 1994), Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE, SK Mendikbud No. 26/D/O/99, 22 Februari 1999), Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STBA, SK Mendiknas No. No. 27/D/O/2000, tanggal 15 Maret 2000) dan Sekolah Tinggi Kesehatan (STKES, SK Mendiknas No.103/D/O/2000, tanggal 7 Juli 2000) Dian Nuswantoro digabungkan menjadi satu wadah universitas. Dalam penggabungan tersebut, STMIK menjadi Fakultas Ilmu Komputer, STIE menjadi Fakultas Ekonomi, STBA menjadi Fakultas Bahasa dan Sastra, STKES menjadi Fakultas Kesehatan, dan ditambah satu fakultas baru yaitu Fakultas Teknik. Penggabungan sekolah tinggi – sekolah tinggi di bawah naungan Yayasan Dian Nuswantoro ini juga didasari atas upaya untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja kelembagaan, sehingga menjadi organisasi yang sehat (organization health) dalam mengelola pendidikan. Kemudian pada tahun 2002, dibuka Program Pascasarjana Magister Komputer Teknik Informatika berdasarkan SK Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi No. 1322/D/T/2002, tanggal 5 Juli 2002. Sampai saat ini, Universitas Dian Nuswantoro memiliki 5 Fakultas dengan 18 Program Studi dan Program Pascasarjana dengan 2 program studi. 29
30 4.1.1
Visi dan Misi Universitas Dian Nuswantoro
Universitas Dian Nuswantoro memiliki visi “Menjadi Universitas Pilihan Utama di Bidang Pendidikan dan Kewirausahaan”, dan memiliki misi antara lain: 1.
Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang berkualitas
2.
Menumbuhkembangkan kreatifitas dan inovasi civitas akademika yang bermanfaat bagi masyarakat, pemerintah dan dunia usaha.
4.1.2
Tujuan Universitas Dian Nuswantoro
Tujuan dari Universitas Dian Nuswantoro antara lain: 1.
Menghasilkan lulusan yang berkualitas di bidangnya dan berjiwa wirausaha.
2.
Terciptanya atmosfir akademik yang dinamis dan bertanggung jawab.
3.
Terciptanya manajemen pendidikan yang berorientasi pada mutu.
4.
Menghasilkan penelitian yang tepat guna bagi pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni.
5.
Terselenggaranya program pengabdian pada masyarakat yang tepat sasaran sebagai bentuk implementasi Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni.
6.
Terjalinnya kerjasama / kemitraan dalam berbagai bidang, baik dengan lembaga pemerintahan maupun swasta, di tingkat nasional maupun internasional.
7.
Terciptanya sistem pelayanan dan program kerja yang berorientasi pada kepuasan stakeholder.
4.1.3
Sasaran Universitas Dian Nuswantoro
Sasaran yang ditetapkan Universitas Dian Nuswantoro antara lain: 1.
Meningkatnya kualitas Lulusan.
2.
Meningkatnya index prestasi lulusan.
3.
Meningkatnya persentase lulusan yang tepat waktu.
4.
Berkurangnya waktu tunggu dalam mendapatkan atau menciptakan pekerjaan.
5.
Meningkatnya lulusan yang berwirausaha.
31 6.
Atmosfir akademik yang semakin dinamis.
7.
Meningkatnya otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik.
8.
Meningkatnya prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antar sivitas akademika.
9.
Meningkatnya program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik (seminar, symposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, dll).
10. Meningkatnya Program pembinaan akademik, pengembangan sikap mental cendikiawan, serta pelatihan kepemimpinan dan kewirausahaan. 11. Terciptanya manajemen pendidikan yang berorientasi pada mutu. 12. Terselenggaranya fungsi-fungsi organisasi sesuai dengan tugas dan tangung jawab setiap satuan kerja. 13. Terselenggaranya sistem perencanaan dan garis besar rencana jangka panjang, menengah, dan tahun dalam kaitannya dengan visi, misi dan sasaran institusi. 14. Terselenggaranya pengelolahan administrasi yang baik. 15. Terselenggaranya kerjasama dan kemitraan institusi dengan instasi atau pihakpihak tertentu di luar perguruan tinggi. 16. Terselenggaranya sistem monitoring dan evaluasi. 17. Ketersediaan direktori, katalog, dan atau dokumen tertulis yang menjelaskan keseluruhan kegiatan institusi; yang mencakup isi dan pemanfaatan. 18. Menghasilkan penelitian yang tepat guna bagi pengambangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni. 19. Tersedianya agenda penelitian, yaitu rancangan dan implementasi kegiatan penelitian untuk mendapatkan jawaban atau informasi ilmiah atau penerapan ilmu pengetahuan, pengembangan teknologi baru mengenai berbagai isu yang dihadapi masyarakat dan pembangunan. 20. Meningkatnya produktivitas penelitian yang berkualitas, berkelanjutan dan bermanfaat bagi masyarakat, pemerintah, dan dunia usaha. 21. Terselenggaranya perlindungan hasil penelitian dan hak paten.
32 22. Terselenggaranya program pengabdian pada masyarakat yang tepat sasaran sebagai bentuk implementasi Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni. 23. Meningkatnya keterlibatan dosen dan mahasiswa. 24. Meningkatnya jenis dan jumlah kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang relevan dengan institusi dan atau hasil penelitian yang dilakukan oleh dosen. 25. Meningkatnya dampak kegiatan pengabdian kepada masyarakat, program pembangunan pemerintah dan dunia usaha. 26. Meningkatnya sumber dana pengabdian kepada masyarakat. 27. Terjalinnya kerjasama / kemitraan dalam berbagai bidang, baik dengan lembaga pemerintah maupun swasta. ditingkat nasional maupun internasional. 28. Meningkatnya jumlah mitra kerjasama. 29. Meningkatnya kualitas program kerjasama. 30. Terselenggarnya sistem pelayanan dan program kerja yang berorientasi pada kepuasan stakeholder. 4.2
Profil Program Studi Sistem Informasi-S1 UDINUS
Program studi (progdi) Sistem Informasi – S1 Universitas Dian Nuswantoro berdiri pada tahun 1994 dengan nama PS Manajemen Informatika berdasarkan SK Dikti No. 10/D/O/1994 pada tanggal 10 Maret 1994. Pada tahun 2000 berubaha nama menjadi PS Sistem Informasi yang terdaftar pada SK Dikti No. 17/Dikti/Kep/2000 tepatnya pada tanggal 30 Mei 2000. Saat ini Program Studi Sistem Informasi telah terkareditasi dengan predikat B oleh BAN-PT dengan Nomor Akreditasi: 021/BAN-PT/Ak-XIII/S1/II/2011 yang berlaku dari Februari 2011 hingga Februari 2016. 4.2.1
Visi dan Misi Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS
Program Studi Sistem Informasi – S1 memiliki visi “Menjadi Program Studi pilihan utama di bidang pengembangan sistem informasi dengan ciri khas kewirausahaan dalam skala regional dan global”. Sebagai eksistensi program studi dan untuk mewujudkan visi, progdi SI-S1 memiliki misi sebagai berikut:
33 1.
menyelenggarakan pendidikan berbasis kompetensi yang sesuai dengan dinamika masyarakat dan keilmuan,
2.
meningkatkan kerjasama secara institusional dengan berbagai lembaga yang relevan untuk pengembangan dan pemberdayaan Program Studi,
3.
mengembangkan lini usaha yang relevan yang melibatkan civitas akademika untuk mendukung proses pendidikan dan pengabdian pada masyarakat,
4.
mengembangkan penelitian dan pemanfaatan sistem informasi yang menyejahterakan masyarakat dan meningkatkan daya saing bangsa
4.2.2
Sasaran Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS
Program studi Sistem Informasi memiliki sasaran mutu di tahun ajaran 2014 hingga tiga tahun kedepan antara lain: 1.
lulusan bekerja dan atau berwirausaha sesuai bidangnya dalam 6 bulan sebesar 80%
2.
tepat waktu studi minimal 80%
3.
prestasi mahasiswa tingkat nasional dan internasional minimal 50 per tahun
4.
lulusan dengan skor TOEFL minimal 450
5.
lulusan mempunyai kemampuan ICT
6.
Indeks Kepuasan Stakeholder (lulusan dan orang tua) >=3 (skala 4)
7.
Indeks Kinerja Dosen >=3 (skala 4)
8.
Jumlah penelitian yang dipublikasikan = 20 per tahun.
4.2.3
Proses Bisnis Progdi Sistem Informasi-S1 UDINUS
Proses bisnis terdiri dari kegiatan inti yang dilaksanakan oleh program studi Sistem Informasi-S1 untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya, baik pelanggan internal maupun eksternal. Proses-proses bisnis progdi SI-S1 antara lain:
34
Penerimaan Mahasiswa Baru
Registrasi dan Herregistrasi
Perkuliahan
Ujian
Penyusunan Skripsi/Tuga s Akhir
Wisuda
Layanan Karir
Gambar 4.1 Proses Bisnis Inti Progdi Sistem Informasi-S1
1.
Proses Bisnis Penerimaan Mahasiswa Baru Proses bisnis PMB terdiri dari beberapa kegiatan antara lain promosi tentang UDINUS, pendaftaran, soal ujian, seleksi dan koreksi, hasil seleksi, dan evaluasi. Promosi adalah penyampaian informasi tentang Universitas Dian Nuswantoro. Materi promosi minimal harus berisi informasi tentang: a.
Profil Universitas Dian Nuswantoro dan dari mitra kerjasama,
b.
Kompetensi program studi/lembaga/unit,
c.
Program yang ditawarkan dan tujuannya.
Pendaftaran mahasiswa baru UDINUS dapat melalui beberapa jalur pendaftaran, antara lain: a.
Jalur Prestasi (PMDK), adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran siswa SMA/SMK yang berprestasi baik prestasi intrakurikuler (akademik) maupun prestasi ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan sebagainya).
b.
Jalur Reguler adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi yang diselenggarakan oleh Panitia PMB dengan materi tes meliputi: Pengetahuan Logika, Bahasa Inggris, dan materi khusus.
c.
Jalur Transfer adalah jalur penerimaan mahasiswa baru tanpa tes bagi lulusan program diploma semua program studi.
d.
Jalur Kerja Sama adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui kerja sama dengan instansi lain.
e.
Jalur Pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang pindah dari program studi perguruan tinggi lain ke program studi di Universitas Dian Nuswantoro.
35 2.
Proses Bisnis Registrasi dan Herregistrasi Registrasi adalah proses pendaftaran bagi setiap calon mahasiswa baru yang dinyatakan lulus dalam seleksi penerimaan mahasiswa baru dan memperoleh hak penuh sebagai mahasiswa. Herregistrasi adalah proses pendaftaran ulang setiap mahasiswa lama untuk dapat mengikuti kegiatan perkuliahan, memperoleh hak-hak akademik dan menggunakan fasilitas bagi mahasiswa sebagaimana ketentuan yang berlaku pada semester yang berjalan. Di dalam proses bisnis ini terdiri dari beberapa kegiatan antara lain: registrasi, herregistrasi, pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), cuti akademik, putus studi (drop out), pengunduran diri, dan alih program studi mahasiswa.
3.
Proses Bisnis Perkuliahan Proses bisnis perkuliahan bertujuan menyelenggarakan kegiatan perkuliahan yang berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan. Proses bisnis perkuliahan terdiri dari beberapa tahapan antara lain: kegiatan prakuliah, persiapan perkuliahan, pelaksanaan perkuliahan, dan evaluasi proses perkuliahan. a.
Prakuliah Prakuliah adalah serangkaian kegiatan bagi mahasiswa baru yang terdiri dari
Sosialisasi
Pembelajaran
di
Perguruan
Tinggi.
Sosialisasi
dilaksanakan oleh fakultas di bawah koordinasi Universitas sesuai dengan pedoman yang berlaku. b.
Persiapan Perkuliahan Persiapan perkuliahan merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan sebelum proses perkuliahan dimulai yang bertujuan agar kegiatan perkuliahan berjalan dengan baik. Kegiatannya antara lain: penyusunan rencana jadwal kuliah, rencana jadwal UTS dan UAS, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) oleh mahasiswa, daftar hadir kuliah, daftar hadir mengajar, dan daftar realisasi RPKPS.
c.
Pelaksanaan Perkuliahaan
36 Perkuliahan adalah proses pembelajaran yang difasilitasi oleh dosen pengampu sesuai dengan kompetensinya. Perkuliahan dilaksanakan sesuai jadwal, ruang kelas, RPKPS, dan tata tertib. d.
Evaluasi Proses Perkuliahaan Evaluasi adalah suatu cara penilaian tentang penyerapan/pemahaman materi perkuliahan oleh mahasiswa, dengan komponen-komponen evaluasi yang meliputi: presensi, UTS, UAS, tugas, dan evaluasi akademik lainnya. Rapat evaluasi proses perkuliahaan meliputi kehadiran dosen, kehadiran mahasiswa, kesiapan sarana dan prasarana kuliah, perolehan nilai mahasiswa, dan presepsi mahasiswa terhadap dosen (hasil kuisioner).
4.
Proses Bisnis Ujian Proses ujian merupakan bagian dari evaluasi perkuliahan yang pelaksanaannya sesuai kalender akademik. Ujian terdiri dari Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). UTS adalah pengukuran hasil pencapaian mahasiswa terhadap materi kuliah yang dibelajarkan dosen yang dilaksanakan pada pertengahan semester. UAS adalah pengukuran hasil pencapaian mahasiswa terhadap materi kuliah yang dibelajarkan dosen yang dilaksanakan pada akhir semester. Proses bisnis ujian terdiri dari persiapan ujian, pelaksanaan ujian, selesai ujian, dan evaluasi ujian. a. Persiapan ujian meliputi kegiatan menyusun jadwal ujian (tulis dan praktik), verifikasi oleh Dekan, distribusi jadwal ujian ke program studi, persiapan ruang ujian, pencetakan naskah soal ujian, dan pengadaan pengawas ujian. b. Pelaksanaan ujian diikuti oleh mahasiswa yang terdaftar sebagai peserta ujian. Ujian dilakukan di ruang yang telah ditentukan dan dengan diawasi oleh pengawas yang ditunjuk. c. Selesai ujian meliputi penyerahan berkas hasil ujian kepada dosen pengampu, penyerahan nilai oleh dosen pengampu ke Kabag TU, pengumuman nilai mahasiswa melalui SIADIN, dan perubahan nilai bila terdapat keluhan/protes mahasiswa.
37 d. Materi rapat evaluasi proses ujian meliputi persiapan, pelaksanaan, dan selesai ujian serta hal-hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan ujian, untuk kemudian ditentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada periode ujian berikutnya. 5.
Proses Bisnis Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir Skripsi/Tugas Akhir adalah suatu naskah ilmiah yang disusun atas dasar penelitian yang dilakukan mahasiswa yang dibimbing oleh tenaga edukatif dalam rangka penyelesaian studi. Penyusunan skripsi/Tugas Akhir terdiri dari penyusunan proposal TA, pelaksanaan/penelitian TA, ujian skripsi/tugas akhir, dan evaluasi proses penyusunan skripsi/tugas akhir. a. Penyusunan proposal meliputi kegiatan pengajuan tema/topik skripsi/tugas akhir kepada Koordinator TA, penentuan dosen pembimbing yang dilakukan oleh Koordinator TA, dan konsultasi yang dilakukan mahasiswa dengan pembimbing dalam hal: materi penelitian, penentuan judul penelitian, penyusunan proposal penelitian, dan seminar proposal yang diikuti oleh mahasiswa secara terbuka. b. Pelaksanaan/penelitian TA adalah proses penyusunan skripsi di bawah bimbingan dosen pembimbing. Pembimbing TA harus melakukan pembimbingan minimal 8 (delapan) kali dan bertanggung jawab terhadap isi materi skripsi/tugas akhir. c. Ujian skripsi/tugas akhir adalah sidang pertanggungjawaban terhadap hasil penelitian dalam rangka penyusunan skripsi/tugas akhir di depan dewan penguji. d. Rapat evaluasi proses penyusunan skripsi/tugas akhir meliputi: persiapan, pelaksanaan dan ujian skripsi/tugas akhir serta hal-hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan ujian skripsi/tugas akhir.
6.
Proses Bisnis Wisuda Wisuda adalah kegiatan seremonial yang diikuti oleh mahasiswa yang telah berhasil menyelesaikan studi dengan syarat tertentu. Proses bisnis wisuda
38 terdiri
dari
persiapan
wisuda,
pelaksanaan
wisuda,
dan
evaluasi
penyelenggaraan wisuda. a. Persiapan wisuda
merupakan kegiatan
yang dilakukan sebelum
pelaksanaan wisuda yang bertujuan memenuhi segala kebutuhan dalam wisuda. Kebutuhan-kebutuhan tersebut antara lain data calon wisudawan, ijazah, transkrip nilai, buku wisuda, samir, plakat, dan toga. b. Pelaksanaan wisuda antara lain sidang senat terbuka yang dipimpin langsung oleh Rektor dalam rangka wisuda sarjana program D-3, S-1, dan S-2. c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan wisuda meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan wisuda. 7.
Proses Bisnis Layanan Karir Layanan karir merupakan layanan yang diberikan program studi untuk memfasilitasi lulusan/alumni dan dunia industri dalam hal rekrutmen tenaga kerja. Proses bisnisnya terdiri dari dari sistem pengelolaan database lulusan/alumni, sistem layanan kepada dunia industri/pemakai lulusan dan lulusan/alumni dalam kegiatan rekrutmen tenaga kerja.
4.3
Hasil Penelitian
Hasil penelitian berikut mencakup analisis SWOT, dimana hasil analisis SWOT akan dirumuskan ke dalam bentuk kalimat strategi melalui perumusan strategi. Hasil perumusan strategi tersebut akan dipetakan dalam bentuk Peta Strategi berdasarkan konsep Balanced Scorecard. 4.3.1
Analisis SWOT Universitas Dian Nuswantoro
Langkah awal yang harus dilakukan sebelum merancang strategi adalah mengidentifikasi kondisi UDINUS saat ini (existing) baik internal maupun eksternal. Kondisi saat ini bisa diketahui dengan mencari apa yang menjadi
39 kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki UDINUS atau yang lebih dikenal dengan Analisis SWOT. Analisis SWOT difokuskan pada kondisi internal dan eksternal UDINUS dalam kesiapan menghadapi Asean Economic Community (AEC) yang akan diberlakukan akhir 2015. 4.3.1.1 Strengths Strengths atau kekuatan yang dimiliki Universitas Dian Nuswantoro meliputi: 1.
Penyelenggaraan
akademik.
UDINUS
telah
berpengalaman
dalam
penyelenggaraan pendidikan tinggi selama 24 tahun sejak tahun 1990. 2.
UDINUS memiliki sebuah stasiun televisi lokal yang memiliki nilai strategis dalam rangka turut serta mencerdaskan bangsa bernama Televisi Kampus UDINUS (TVKU). TVKU secara resmi berdiri berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah 483/12A/2005 tertanggal 8 Pebruari 2005. TVKU dapat dimanfaatkan sebagai media kreatifitas dan wahana magang bagi mahasiswa UDINUS, dengan harapan akan memperoleh pengalaman, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pertelevisian dengan segala ruang lingkupnya di samping disiplin ilmu yang diambil menurut program studi masing-masing.
3.
UDINUS memiliki gedung perkuliahan yang berlokasi di pusat kota Semarang yaitu di Jl. Imam Bonjol 207 dan Jl. Nakula I 5-11, dan berdekatan dengan landmark kota Semarang yaitu Lawang Sewu dan Tugu Muda. Lokasi yang sangat strategis ini menjadi kekuatan untuk menarik minat masyarakat di dalam maupun luar kota.
4.
UDINUS memiliki beberapa program unggulan untuk meningkatkan mutu pendidikan di UDINUS melalui kerjasama dengan beberapa perguruan tinggi negeri maupun swasta dalam dan luar negeri, antara lain: a. Twinning Program Kerjasama dengan Institut Teknologi Bandung (ITB) dalam bentuk Twinning Program yakni memberikan kesempatan kepada mahasiswa
40 yang telah lolos seleksi untuk menyelesaikan pendidikan di ITB setelah menempuh pendidikan 2 tahun di UDINUS dengan mendapatkan dobel ijazah (ITB dan UDINUS). b. Smart Education Kerjasama dengan Universitas Indonesia (UI) untuk menyelenggarakan beberapa Smart Education di antaranya: Credit Earning yakni membantu mahasiswa mengakses pembelajaran melalui teleconference dan ELearning berbasis web. Credit Transfer yakni memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengambil mata kuliah dalam 1 (satu) semester di UI. Kerjasama juga meliputi Joint Research yakni penelitian bersama yang dilakukan oleh UDINUS dan UI. c. Sit-in Program Kerjasama dengan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) dalam bentuk Sit-in Program yakni memberikan kesempatan pada mahasiswa UDINUS untuk mengambil mata kuliah selama minimal 1 (satu) semester di ITS. Kerjasama juga dalam bentuk Joint Research yakni penelitian bersama yang dilakukan oleh UDINUS dan ITS. d. Joint Program dan Student Exchange Kerjasama dengan Malaysia Multimedia University (MMU), Universitas Kebangsaan Malaysia (UKM), Universitas Teknikal Malaysia Melaka (UteM), dan Chung Yuan Christian University (CYCU) Taiwan dalam bentuk Joint Research dan Student Exchange yakni memberikan kesempatan kepada
seluruh civitas akademika
UDINUS
untuk
memperdalam ilmu di keempat universitas tersebut. 5.
UDINUS memiliki ketersediaan bangunan yang mencukupi meliputi gedung rektorat, ruang perkuliahan, ruang dosen, ruang staf penunjang, gedung unit kegiatan mahasiswa (UKM), lab. komputer, lab. bahasa, lab. kesehatan, lab. elektro, lab. gambar, lab. multimedia, lab. akuntansi, perpustakaan, tempat ibadah, poliklinik, dan kantin.
41 6.
Kegiatan perkuliahan di UDINUS ditunjang dengan fasilitas yang memadai antara lain jumlah ruang kelas yang mencukupi, berpendingin ruangan, dan dilengkapi dengan proyektor.
7.
UDINUS memiliki Standard Operation Precedure (SOP) yang jelas dalam setiap proses bisnisnya, antara lain SOP Standar dan SOP Proses Belajar Mengajar.
8.
Sebagai perguruan tinggi swasta, UDINUS mampu menjalankan kegiatan proses bisnisnya dan menyediakan segala sarana dan prasarana dengan biaya sendiri.
9.
UDINUS memiliki Sistem Informasi terintegrasi yang dikembangkan dan dikelola sendiri untuk segala kegiatan manajerial maupun perkuliahan di lingkungan kampus.
10. Jumlah tenaga pengajar di UDINUS cukup memadai dengan jumlah mahasiswa. Tenaga pengajar di UDINUS terdiri dari dosen tetap dan dosen tidak tetap. 4.3.1.2 Weaknesses Kelemahan yang dimiliki UDINUS antara lain: 1.
Salah satu tantangan perguruan tinggi dalam menghadapi AEC adalah meningkatkan kemampuan mahasiswa, yaitu kemampuan hard skill, soft skill, dan entrepreneurship [10]. Salah satu cara untuk meningkatkan hard skill mahasiswa adalah dengan memberikan fasilitas kursus atau pelatihan sertifikasi kompetensi secara gratis atau dengan biaya yang lebih murah. Namun saat ini UDINUS masih kurang dalam menyediakan fasilitas tersebut. Sedangkan untuk meningkatkan kemampuan soft skill mahasiswa, salah satu cara adalah dengan mewajibkan setiap mahasiswa untuk bergabung dalam sebuah organisasi [10]. Namun saat ini UDINUS belum mewajibkan setiap mahasiswa untuk aktif dalam organisasi.
2.
Kurikulum yang digunakan di program studi belum memenuhi standar kurikulum internasional.
42 3.
Kemampuan dosen dan mahasiswa dalam berbahasa Inggris masih dinilai kurang.
4.
Jumlah tenaga pengajar di UDINUS cukup memadai, namun masih memiliki keterbatasan kompetensi khususnya pada mata kuliah di kurikulum standar internasional.
4.3.1.3 Opportunities Peluang yang dimiliki UDINUS antara lain: 1.
Minat masyarakat yang terus meningkat terhadap pendidikan tinggi di Indonesia khususnya di Semarang dan sekitarnya. Hal ini ditunjukkan oleh jumlah mahasiswa baru yang mengalami kenaikan setiap tahunnya.
2.
Dengan diberlakukannya AEC pada akhir 2015, perguruan tinggi Indonesia memiliki kesempatan untuk membuka cabangnya dan mengirim lulusannya untuk bekerja atau melanjutkan studi di negara anggota se Asean lainnya.
3.
AEC juga membuka peluang bagi perguruan tinggi Indonesia untuk melakukan kerjasama dengan perguruan tinggi asing melalui penelitian bersama atau pertukaran pelajar.
4.
Indonesia memiliki sumber daya alam dan manusia yang melimpah, sehingga Indonesia memiliki peluang sangat besar untuk menjadi negara basis produksi. Situasi ini memberikan peluang kepada para pelaku bisnis usaha kecil menengah (UKM) untuk ekspansi produk atau jasa ke negara anggota Asean lainnya.
4.3.1.4 Threats Ancaman yang dihadapi UDINUS antara lain: 1.
Menjelang pemberlakuan AEC pada akhir 2015 perguruan tinggi se Asean akan dengan leluasa membuka cabangnya di negara anggota Asean lain termasuk Indonesia.
43 2.
Pemberlakuan AEC juga akan membuka pintu bagi tenaga ahli asing untuk bisa bekerja di Indonesia. Hal ini akan menambah persaingan dunia kerja khususnya bagi lulusan perguruan tinggi di Indonesia.
4.3.2
Rumusan Strategi (Generating Strategies)
Berdasarkan faktor-faktor kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman Universitas Dian Nuswantoro, dilakukan perumusan strategi berdasarkan strategi SO (Strengths-Opportunities), strategi WO (Weaknesses-Opportunities), strategi ST (Strengths-Threats), dan strategi WT (Weaknesses-Threats). Semua itu dirumuskan dalam matriks SWOT seperti pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Matriks SWOT UDINUS
Strengths (S) 1. Kegiatan akademik kondusif. 2. Memiliki stasiun televisi sendiri. 3. Lokasi kampus yang
Weaknesses (W) 1. Kurangnya fasilitas peningkatan hard skill, soft skill dan entrepreunership pada mahasiswa di
strategis di pusat kota
luar kegiatan
Semarang.
akademik.
4. Memiliki beberapa
2. Kurikulum belum
program unggulan
memenuhi standar
kerjasama.
kurikulum
5. Fasilitas perkuliahan yang memadai. 6. Memiliki SOP yang jelas. 7. Pembiayaan sendiri. 8. Memiliki sistem informasi terintegrasi.
internasional. 3. Kurangnya kemampuan bahasa Inggris dosen dan mahasiswa. 4. Kurangnya kompetensi dosen
44 9. Jumlah tenaga pengajar yang memadai.
dalam mata kuliah kurikulum internasional.
Opportunities (O) 1. Minat masyarakat terhadap
Strategi SO 1. Mendominasi pasar. (S3O1) 2. Meningkatkan
Strategi WO 1. Meningkatkan daya saing mahasiswa. (W1O3)
pendidikan
penelitian dan
tinggi
pengabdian masyarakat.
memenuhi standar
meningkat.
(S1O1)
nasional dan
2. AEC membuka
3. Meningkatkan jumlah
peluang PT
dan kualitas
untuk membuka
kerjasama/kemitraan di
cabang di negara
berbagai bidang. (S4O3)
Asean lainnya. 3. AEC membuka
4. Pemanfaatan anggaran yang optimal. (S7O1)
2. Kurikulum yang
internasional. (W2O2) 3. Meningkatkan lulusan yang berwirausaha. (W1O4)
peluang kerjasama antar PT se Asean. 4. Peluang UKM untuk ekspansi produk/jasa. Threats (T) 1. Masuknya PT
Strategi ST 1. Menyelenggarakan
Strategi WT 1. Mengembangkan
asing ke dalam
kerjasama dengan
kompetensi
negeri.
institusi dunia usaha.
mahasiswa sesuai
(S4T2)
dengan standar
2. Masuknya tenaga kerja ahli dari
45 negara lain se Asean.
2. Meningkatkan citra. (S2T1) 3. Meningkatkan mutu pendidikan. (S6T2) 4. Pengembangan dan
nasional dan internasional. (W1T2) 2. Mengembangkan kompetensi dosen. (W4T1)
optimalisasi sistem informasi. (S8T1)
Berikut ini adalah penjelasan dari hasil rumusan strategi pada Tabel 4.1: 1.
Strategi SO a.
Mendominasi pasar (S3O1) Strategi dominasi pasar ini bertujuan untuk menarik sebanyak mungkin calon-calon mahasiswa atau lulusan SMA yang ingin melanjutkan studi ke jenjang perguruan tinggi. Strategi ini memanfaatkan lokasi kampus yang strategis dan dengan memanfaatkan situasi minat masyarakat yang meningkat terhadap pendidikan tinggi.
b.
Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat (S1O1) Strategi ini bertujuan sebagai bentuk implementasi ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi masyarakat. Atmosfir akademik yang kondusif akan mendukung terlaksananya kegiatan penelitian yang tepat sasaran terhadap masyarakat, baik penelitian yang dilakukan oleh dosen atau mahasiswa.
c.
Meningkatkan jumlah dan kualitas kerjasama/kemitraan di berbagai bidang (S4O3) Strategi ini bertujuan untuk mengoptimalkan program-program kerjasama unggulan yang dimiliki UDINUS untuk memanfaatkan peluang pada poin 2. Dengan diberlakukannya AEC maka akan membuka peluang kerjasama dengan perguruan tinggi asing. Karena UDINUS telah memiliki beberapa bentuk kerjasama, maka strategi yang tepat untuk memperkuat daya saing
46 adalah meningkatkan jumlah kerjasama dan kualitas kerjasama yang sudah dibentuk sebelumnya. d.
Pemanfaatan anggaran yang optimal (S7O1) Oleh karena UDINUS melakukan pembiayaan secara mandiri, maka strategi ini yang paling tepat digunakan untuk mengoptimalkan penggunaan biaya yang dipakai untuk menjalankan proses bisnis UDINUS.
2.
Strategi WO a.
Meningkatkan daya saing mahasiswa (W1O3) Strategi peningkatan daya saing mahasiswa ini bertujuan untuk meminimalisir kelemahan UDINUS yaitu kurangnya keterampilan mahasiswa dalam soft skill untuk memanfaatkan peluang kerjasama antar perguruan tinggi di Asean. Dengan adanya strategi ini diharapkan mahasiswa mampu bersaing dalam bidang akademik dan keterampilan interpersonal dengan mahasiswa asing dari luar Indonesia.
b.
Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional (W2O2) Perubahan kurikulum akademik merupakan strategi yang bertujuan untuk merubah kurikulum yang digunakan agar sesuai dengan standar kurikulum internasional. Strategi ini bertujuan meningkatkan daya saing dengan mengoptimalkan peluang pembukaan cabang di negara Asean lainnya.
c.
Meningkatkan lulusan yang berwirausaha (W1O4) AEC membuka peluang bagi pelaku UKM untuk memperluas pasar, peluang ini dapat dimanfaatkan dengan menerapkan strategi “peningkatan lulusan yang berwirausaha”. Oleh karena itu, UDINUS perlu untuk meningkatkan kapasitas lulusannya dalam bidang kewirausahaan.
3.
Strategi ST a.
Menyelenggarakan kerjasama dengan institusi dunia usaha (S 4T2) Dengan masuknya tenaga ahli asing ke dalam negeri, maka persaingan dalam pencarian lapangan kerja akan semakin ketat. Hal ini perlu
47 diantisipasi dengan menyelenggarakan kerjasama antara UDINUS dengan institusi di dunia usaha dalam hal perekrutan pegawai dan kerja praktik. b.
Meningkatkan citra (S2T1) Masuknya perguruan tinggi asing ke dalam negeri dapat mengancam popularitas perguruan tinggi dalam negeri termasuk UDINUS. Oleh karena itu, peningkatan citra perlu dilakukan untuk menjaga popularitas di mata masyarakat. Dengan memanfaatkan TVKU, peningkatan citra ini dapat dilakukan dengan menyelenggarakan program-program edukatif yang bermanfaat bagi masyarakat.
c.
Meningkatkan mutu pendidikan (S6T2) Strategi peningkatan mutu pendidikan dilakukan untuk mengantisipasi masuknya tenaga ahli ke dalam negeri dengan meningkatkan mutu di segala bidang, seperti bidang manajemen dan akademik. Strategi ini bertujuan untuk menciptakan mutu pendidikan yang bertaraf internasional dan mencetak lulusan yang siap bersaing.
d.
Pengembangan dan optimalisasi sistem informasi. (S8T1) Teknologi informasi merupakan sektor yang akan terus berkembang seiring dengan perkembangan jaman. Di era globalisasi mendatang, fungsi dari sistem informasi khususnya di perguruan tinggi akan semakin kompleks. Oleh karena itu, sistem informasi yang ada sekarang ini perlu untuk dikembangkan dan dioptimalkan penggunaannya.
4.
Strategi WT a.
Mengembangkan kompetensi mahasiswa sesuai dengan standar nasional dan internasional (W1T2) Masuknya tenaga ahli dari luar negeri juga menuntut mahasiswa untuk memiliki kompetensi bukan lagi ditingkat nasional tetapi kompetensi standar internasional. Oleh karena itu, UDINUS perlu untuk menerapkan strategi ini untuk meminimalisir kelemahan (W) pada poin pertama.
b.
Mengembangkan kompetensi dosen (W4T1)
48 Untuk dapat menyesuaikan diri dengan era globalisasi, khususnya AEC mendatang, maka sangat dibutuhkan tenaga pengajar yang memiliki keahlian/kompetensi yang sesuai standar kurikulum internasional. Diharapkan dengan terpenuhinya kompetensi tenaga pengajar di lingkungan Universitas akan dapat mencetak lulusan yang memiliki kompetensi yang diakui secara internasional. 4.3.3
Peta Strategi UDINUS
Setelah dilakukan perumusan strategi melalui analisis SWOT, langkah selanjutnya adalah memetakan strategi-strategi tersebut ke dalam 4 (empat) perspektif Balanceed Scorecard (BSC) dalam bentuk Sasaran Strategis (SS). Pemetaan ini bertujuan untuk mengetahui keterkaitan antar SS dan bagaimana SS tersebut saling mempengaruhi.
49 Financial Mendominasi pasar
Pemanfaatan anggaran yang optimal
Customer Meningkatkan citra
Meningkatkan lulusan yang berwirausaha
Internal Process Business
Menyelenggarakan kerjasama dengan institusi dunia usaha
Meningkatkan mutu pendidikan
Meningkatkan jumlah dan kualitas kerjasama/kemitraan di berbagai bidang
Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat
Learning & Growth
Meningkatkan daya saing mahasiswa
Mengembangkan kompetensi mahasiswa
Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional
Mengembangkan kompetensi dosen
Pengembangan dan optimasi sistem informasi
Gambar 4.2 Peta Strategi UDINUS
4.3.4
Cascading BSC ke Progdi Sistem Informasi – S1
Cascading biasa diistilahkan dengan proses “penurunan dan penyelarasan”. Setelah peta strategi selesai disusun di tingkat UDINUS, selanjutnya peta strategi tersebut perlu diturunkan dan diselaraskan ke tingkat program studi yang kali ini adalah program studi Sistem Informasi-S1. Proses cascading dilakukan dalam 10 (sepuluh) langkah yang berurutan seperti ditunjukkan pada Gambar 4.3.
50
1. Tujuan Divisi 2. Relevansi Divisi 3. Pelanggan Divisi 4. Aktivitas Divisi 5. Identifikasi Harapan Pelanggan
• analisis visi dan misi divisi
• mengidentifikasi kontribusi dan pengaruh divisi terhadap peta strategi perusahaan
• mengidentifikasi pelanggan divisi
• mengidentifikasi tugas pokok (proses inti) divisi
• mentabulasi output, pelanggan dan ekspektasi pelanggan
6. Menurunkan SS Perusahaan ke Divisi
• meninjau langkah 1, dan mengidentifikasikan SS yang harus diturunkan ke divisi, lalu menentukan SS tambahan yang diperlukan divisi
7. Memperhatikan Isu-isu Lokal
• melihat kembali langkah 2, 3, 4, dan 5, dan mengembangkan SS perspektif pelanggan dan keuangan untuk divisi tersebut, kemudian perspektif proses bisnis internal dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan
8. Konsolidasi dan Tes Logika 9. Memilih KPI 10. Menentukan Target Dan Inisiatif Strategis
• menyusun peta strategi divisi
• mengidentifikasi dan mendefinisikan KPI untuk setiap SS
• menentukan target KPI dan inisiatif strategis untuk setiap SS
Gambar 4.3 Sepuluh langkah Cascading Balanced Scorecard
4.3.4.1 Pengidentifikasian Tujuan Divisi Pada langkah awal proses cascading yang dilakukan adalah analisis visi dan misi progdi Sistem Informasi-S1. Progdi SI-S1 memiliki visi “Menjadi Program Studi pilihan utama di bidang pengembangan sistem informasi dengan ciri khas kewirausahaan dalam skala regional dan global”. Sedangkan progdi SI-S1 memiliki misi sebagai berikut: 1.
menyelenggarakan pendidikan berbasis kompetensi yang sesuai dengan dinamika masyarakat dan keilmuan,
2.
meningkatkan kerjasama secara institusional dengan berbagai lembaga yang relevan untuk pengembangan dan pemberdayaan Program Studi,
51 3.
mengembangkan lini usaha yang relevan yang melibatkan civitas akademika untuk mendukung proses pendidikan dan pengabdian pada masyarakat,
4.
mengembangkan penelitian dan pemanfaatan sistem informasi yang menyejahterakan masyarakat dan meningkatkan daya saing bangsa.
Visi dan misi progdi Sistem Informasi-S1 tersebut akan menjadi panduan utama dalam melakukan proses cascading dan menyusun peta strategi progdi SI-S1. 4.3.4.2 Pengidentifikasian Relevansi Divisi Pada langkah kedua ini dilakukan analisis terhadap peta strategi UDINUS untuk mengetahui keterkaitan antara tugas pokok progdi Sistem Informasi-S1 dengan Sasaran Strategis (SS) yang terdapat di peta strategi UDINUS. Kemudian akan dicari Sasaran Strategis di tingkat UDINUS yang dapat didukung pencapaiannya secara langsung oleh progdi SI-S1. Sasaran Strategis yang relevan dengan progdi SI-S1 diberi bintang berwarna putih, hal ini bertujuan untuk membedakan dengan Sasaran Strategis lain yang tidak relevan secara langsung.
52 Financial Mendominasi pasar
Pemanfaatan anggaran yang optimal
Customer Meningkatkan citra
Meningkatkan lulusan yang berwirausaha
Internal Process Business
Menyelenggarakan kerjasama dengan institusi dunia usaha
Meningkatkan mutu pendidikan
Meningkatkan jumlah dan kualitas kerjasama/kemitraan di berbagai bidang
Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat
Learning & Growth
Meningkatkan daya saing mahasiswa
Mengembangkan kompetensi mahasiswa
Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional
Mengembangkan kompetensi dosen
Pengembangan dan optimasi sistem informasi
Gambar 4.4 Relevansi progdi SI-S1 terhadap strategi UDINUS
4.3.4.3 Pengidentifikasian Pelanggan Divisi Di tahap ini pelanggan internal maupun eksternal progdi Sistem Informasi-S1 diidentifikasi. Pelanggan adalah pihak yang dapat menikmati hasil dari proses bisnis progdi Sistem Informasi-S1 secara langsung. Proses identifikasi pelanggan mengacu pada visi dan misi progdi SI-S1 untuk memahami siapa yang menjadi
53 pelanggan utama. Tabel 4.2 merupakan hasil dari identifikasi pelanggan di progdi SI-S1. Tabel 4.2 Pelanggan Progdi Sistem Informasi-S1
Jenis Pelanggan Internal
Eksternal
Nama Pelanggan -
Dekan Fasilkom
-
Dosen (tetap, tidak tetap, tamu)
-
Mahasiswa
-
Alumni
-
Masyarakat
-
Pengguna lulusan
4.3.4.4 Pengidentifikasian Aktivitas Divisi Pada langkah ini, tugas pokok atau proses-proses inti yang dijalankan oleh progdi Sistem Informasi-S1 diidentifikasi. Tugas pokok atau proses-proses inti merupakan aktivitas atau tugas utama yang dijalankan progdi Sistem Informasi-S1 dan hasil atau keluarannya (output) memberi pengaruh secara langsung terhadap pemenuhan kebutuhan para pelanggannya. Tabel 4.3 menunjukkan hasil identifikasi tugas pokok progdi Sistem Informasi-S1 beserta keluarannya. Tabel 4.3 Tugas Pokok dan Output Progdi SI-S1
No 1
Tugas Pokok
Output
Mendukung proses penerimaan
Proses promosi dan penerimaan
mahasiswa baru.
mahasiswa baru berjalan dengan baik sesuai ketentuan, dan terpenuhinya kuota mahasiswa baru.
54 No 2
Tugas Pokok
Output
Melakukan proses registrasi
Proses registrasi dan herregistrasi
dan herregistrasi.
terlaksana sesuai ketentuan yang tertera di SOP.
3
Memfasilitasi proses
Proses perkuliahan Strata 1 dan
perkuliahan.
Diploma 3 dapat berjalan dengan baik sesuai ketentuan.
4
Memfasilitasi proses ujian.
Proses ujian diikuti oleh mahasiswa yang telah memenuhi syarat-syarat untuk mengikuti ujian.
5
6
Melaksanakan proses
Skripsi/tugas akhir mahasiswa dapat
penyusunan skripsi/tugas akhir
selesai tepat waktu tanpa ada
(TA).
pengunduran waktu.
Memfasilitasi proses wisuda.
Terselenggaranya proses wisuda sesuai ketentuan.
7
Menyediakan sistem layanan
Sistem layanan karir untuk lulusan dan
karir.
dunia industri dalam kegiatan rekrutmen tenaga kerja.
8
Mengelola sistem pengendali
Mutu dan kompetensi dosen yang
mutu dosen.
lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan akademik.
9
Mengelola sistem sarana dan
Terpenuhinya kebutuhan sarana dan
prasarana.
prasarana yang lebih baik untuk menunjang kegiatan akademik.
10
Menyusun buku panduan
Buku panduan akademik yang selalu
akademik
diperbarui setiap tahun ajaran.
55 No 11
Tugas Pokok
Output
Mengelola sistem penunjang
Sistem dan pedoman kegiatan
perkuliahan.
placement test dan evaluasi proses kegiatan penunjang perkuliahaan.
12
Menyediakan proses kegiatan
Terpenuhinya sarana kegiatan
praktikum.
praktikum bagi mahasiswa.
4.3.4.5 Pengidentifikasian Harapan Pelanggan Setelah langkah pertama hingga keempat selesai dilakukan, pada langkah kelima ini dilakukan sinergi antara langkah ketiga dan keempat. Setiap output di langkah keempat dihubungkan dengan tiap pelanggan yang teridentifikasi di langkah ketiga, kemudian ditambahkan ekspektasi dari tiap pelanggan tersebut atas output yang dihasilkan. Tabel 4.4 adalah tampilan matriks output dan harapan pelanggan progdi Sistem Informasi-S1. Tabel 4.4 Harapan pelanggan terhadap output
No 1
Output
Pelanggan
Harapan
Proses promosi dan
Dekan
Terpenuhinya materi
penerimaan mahasiswa
Fasilkom
promosi yang berkaitan
baru berjalan dengan baik sesuai ketentuan,
dengan program studi. Masyarakat
dan terpenuhinya kuota
Terpenuhinya kebutuhan masyarakat akan informasi
mahasiswa baru.
profil maupun proses pendaftaran mahasiswa baru di UDINUS.
2
Proses registrasi dan herregistrasi terlaksana
Mahasiswa
Terpenuhinya hak mahasiswa baru dalam
56 No
Output
Pelanggan
Harapan
sesuai ketentuan yang
mendapatkan informasi
tertera di SOP.
mengenai pelaksanaan kegiatan registrasi. Terpenuhinya hak mahasiswa lama dalam mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan herregistrasi. Tidak ada keterlambatan dalam distribusi KTM.
3
Proses perkuliahan Strata Dosen
Kesesuaian antara
1 dan Diploma 3 dapat
kompetensi dosen dengan
berjalan dengan baik
mata kuliah yang diampu.
sesuai ketentuan.
Mahasiswa
Kesesuaian proses kuliah dengan Rencana Program dan Kegiatan Pengajaran Semester (RPKPS).
Dekan
Terselenggaranya sistem
Fasilkom
perkuliahan tanpa terjadi halangan: ketidakhadiran dosen, perubahan jadwal kuliah, tidak adanya bahan ajar (handout), dan gangguan sarana dan prasarana.
57 No
Output
4
Proses ujian diikuti oleh
Pelanggan Mahasiswa
mahasiswa yang telah
Harapan Semua mahasiswa dapat mengikuti ujian.
memenuhi syarat-syarat
Kartu Hasil Studi (KHS)
untuk mengikuti ujian.
dan transkrip nilai dapat diakses mahasiswa sesuai waktunya. Dosen
Penyerahan nilai ujian pada waktunya.
Dekan
Terselenggaranya proses
Fasilkom
ujian yang berjalan tertib dan lancar tanpa halangan seperti: keterlambatan soal ujian, kekurangan pengawas ujian, dan keterlambatan penyerahan hasil ujian.
5
Skripsi/tugas akhir
Mahasiswa
Tidak terjadi
mahasiswa dapat selesai
keterlambatan pada
tepat waktu tanpa ada
penentuan dosen
pengunduran waktu.
pembimbing dan seminar proposal. Terselesainya skripsi/tugas akhir mahasiswa dengan tepat waktu. Terlaksananya ujian skripsi/tugas akhir dengan
58 No
Output
Pelanggan
Harapan tertib tanpa pengunduran waktu.
6
Terselenggaranya proses
Mahasiswa
wisuda sesuai ketentuan.
Terlaksananya proses wisuda sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Tidak terjadi keterlambatan penerbitan ijazah. Tidak ada kesalahan dalam penulisan ijazah.
7
Sistem layanan karir
Alumni
untuk lulusan dan dunia
Pengelolaan yang baik terhadap database alumni.
industri dalam kegiatan
Terwujudnya layanan yang
rekrutmen tenaga kerja.
baik terhadap alumni dan mahasiswa dalam meningkatkan karirnya. Terjadi peningkatan jumlah lulusan yang berkarya dengan waktu tunggu yang ditetapkan. Dunia industri
Terselenggaranya layanan yang baik kepada dunia industri.
8
Mutu dan kompetensi dosen yang lebih baik
Dosen
Terlaksananya proses pengadaan dosen yang
59 No
Output
Pelanggan
Harapan
dan sesuai dengan
sesuai dengan ketentuan
kebutuhan akademik.
Standard Operational Procedure (SOP). Kesesuian keahlian/kompetensi dosen terhadap mata kuliah yang diampu. Terwujudnya sistem pengembangan dosen yang efektif dan terencana. Indeks Kinerja Dosen (IKD) yang memuaskan.
9
Terpenuhinya kebutuhan
Dosen,
Kesiapan sarana dan
sarana dan prasarana
Mahasiswa
prasarana yang digunakan
yang lebih baik untuk
untuk kegiatan
menunjang kegiatan
perkuliahan.
akademik.
Tidak terjadi gangguan pada kegiatan perkuliahan akibat kerusakan atau kekurangan sarana dan prasarana.
10
Buku panduan akademik
Dekan
Terlaksananya penyusunan
yang selalu diperbarui
Fasilkom,
atau penyempurnaan buku
setiap tahun ajaran.
Dosen,
panduan akademik yang
Mahasiswa
berlangsung tertib.
60 No
Output
Pelanggan
Harapan Tidak terjadi penyimpangan terhadap buku panduan akademik dalam implementasinya. Terlaksananya distribusi buku panduan akademik yang sesuai dengan waktu yang ditentukan.
11
Terpenuhinya sarana
Mahasiswa
Terselenggaranya kegiatan
kegiatan praktikum bagi
praktikum yang sesuai
mahasiswa.
dengan RPKPS dan terdokumentasi dengan baik.
12
Sistem dan pedoman
Mahasiswa
kegiatan placement test dan evaluasi proses kegiatan penunjang perkuliahaan.
Lulusan memiliki skor TOEFL minimal 450. Lulusan yang memiliki kemampuan ICT yang dibuktikan dengan sertifikasi bidang ICT bertaraf nasional atau internasional.
4.3.4.6 Cascading SS Perusahaan ke Divisi Langkah keenam adalah tahapan dimana peta strategi progdi Sistem Informasi-S1 akan disusun. Peta strategi progdi SI-S1 sama seperti peta strategi pada UDINUS yaitu dibagi ke dalam 4 (empat) perspektif Balanced Scorecard. Namun yang
61 membedakan antara keduanya adalah letak Perspektif Keuangan pada progdi SI-S1 berada sejajar dengan Perspektif Pelanggan, ini dikarenakan progdi SI-S1 bertindak sebagai divisi pendukung. Perspektif Keuangan tidak diletakkan di bagian teratas karena aspek keuangan bukan tujuan utama dari divisi pendukung. Sedangkan output utama dari divisi pendukung adalah kepuasan pelanggan. Dalam membangun peta strategi progdi SI-S1, langkah yang dilakukan adalah merujuk kembali pada peta stratagi UDINUS pada langkah pertama dan kedua proses cascading. Sasaran Strategis (SS) pada peta strategi UDINUS yang diberi tanda bintang berwarna putih adalah SS yang berkaitan langsung atau memiliki kontribusi dengan progdi SI-S1. Customer Meningkatkan lulusan yang berwirausaha
Financial Meningkatkan daya saing mahasiswa
Pemanfaatan anggaran yang optimal
Internal Process Business
Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat
Mengembangkan kompetensi mahasiswa
Mengembangkan kompetensi dosen
Learning & Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional
Growth
Gambar 4.5 Hasil cascading ke peta strategi progdi SI-S1
4.3.4.7 Memperhatikan Isu-isu Lokal Langkah ketujuh adalah proses untuk melengkapi peta strategi progdi Sistem Informasi-S1 pada Gambar 4.5 dengan Sasaran Strategis yang muncul setelah menganalisis tugas pokok pada langkah keempat. Tidak semua tugas pokok
62 menjadi SS, karena tugas pokok yang bersifat operasional akan menjadi Inisiatif Strategis pada langkah kesepuluh. Customer
Financial Meningkatkan kepuasan civitas
Meningkatkan lulusan yang berwirausaha
Meningkatkan daya saing mahasiswa
Pemanfaatan anggaran yang optimal
Internal Process Mengembangkan kompetensi dosen
Business
Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat
Mengembangkan kompetensi mahasiswa Meningkatkan layanan akademik
Learning & Growth
Manajemen internal program studi yang kondusif
Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional
Gambar 4.6 Hasil identifikasi isu-isu lokal progdi SI-S1
4.3.4.8 Konsolidasi dan Tes Logika Sasaran Strategis baik yang diturunkan dari Peta Strategi UDINUS maupun SS yang telah ditentukan di langkah ketujuh selesai diidentifikasi dan telah menempati posisinya sesuai dengan keterkaitan perspektif BSC. Kemudian di langkah kedelapan ini yang dilakukan adalah melengkapi Peta Strategis progdi Sistem Informasi-S1, yaitu dengan identifikasi garis hubungan sebab akibat (cause and effect linkage) di antara SS pada Peta Strategis progdi SI-S1. Penyusunan garis hubungan sebab akibat berfokus pada hubungan yang bersifat langsung. Gambar 4.7 merupakan hasil dari langkah kedelapan ini.
63 Customer
Finance Meningkatkan lulusan yang berwirausaha Pemanfaatan anggaran yang optimal
Meningkatkan kepuasan civitas Meningkatkan daya saing mahasiswa
Internal Process Business Mengembangkan kompetensi dosen Meningkatkan layanan akademik Meningkatkan penelitian dan pengabdian masyarakat
Mengembangkan kompetensi mahasiswa
Learning & Growth
Manajemen internal program studi yang kondusif
Kurikulum yang memenuhi standar nasional dan internasional
Gambar 4.7 Hasil konsolidasi dan tes logika peta strategi progdi SI-S1
4.3.4.9 Memilih KPI Langkah kesembilan ini adalah mengidentifikasi dan menentukan Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap SS di peta strategi progdi Sistem Informasi-S1 yang diajukan. Tabel 4.5 Key Performance Indicator SS Progdi SI-S1
Perspektif BSC Finance
Sasaran Strategis
KPI
Pemanfaatan anggaran
Persentase penyimpangan
yang optimal
anggaran
64 Perspektif BSC Customer
Sasaran Strategis
KPI
Meningkatkan kepuasan
Rerata tingkat kepuasan
civitas.
mahasiswa Indeks kepuasan stakeholder
Meningkatkan lulusan
Persentase lulusan yang
yang berwirausaha
berwirausaha
Meningkatkan daya saing Jumlah mahasiswa yang mahasiswa
mengikuti kompetisi tingkat fakultas; UDINUS; nasional; internasional Jumlah mahasiswa penerima beasiswa nasional; internasional
Internal Business Meningkatkan layanan Process
akademik
Persentase komplain yang terselesaikan Rerata waktu jeda penyampaian informasi akademik
Mengembangkan
Jumlah dosen berpendidikan
kompetensi dosen
S3;S2;S1 Indeks kinerja dosen Jumlah dosen bersertifikasi nasional;internasional Jumlah dosen yang mengikuti kompetisi penelitian
65 Perspektif BSC
Sasaran Strategis
KPI Persentase nilai TOEFL dosen di atas 500
Mengembangkan
Jumlah mahasiswa yang
kompetensi mahasiswa.
mendapatkan sertifikasi ICT nasional; internasional Rerata IPK mahasiswa Rerata lama pembimbingan Tugas Akhir Rerata lama pembimbingan Kerja Pratik Rerata lama studi Persentase nilai TOEFL mahasiswa di atas 450 Persentase waktu tunggu lulusan berwirausaha atau bekerja kurang dari 6 bulan
Meningkatkan penelitian
Jumlah kegiatan
dan pengabdian
penelitian/pengabdian
masyarakat.
masyarakat yang melibatkan mahasiswa dan dosen Jumlah publikasi penelitian dalam jurnal Jumlah publikasi penelitian yang menjadi rujukan
66 Perspektif BSC
Sasaran Strategis
KPI
Learning and
Manajemen internal
Indeks kepuasan kerja dosen;
Growth
program studi yang
karyawan
kondusif.
Indeks lingkungan kerja
Kurikulum yang
Persentase kesesuaian dengan
memenuhi standar
standar kurikulum nasional;
nasional dan
internasional
internasional.
4.3.4.10 Penentuan Target KPI dan Inisiatif Strategis Setiap KPI yang telah dibangun di langkah kesembilan selanjutnya akan diberi target agar dapat dipantau proses pencapaiannya. Target yang telah ditentukan kemudian dilengkapi dengan Inisiatif Strategis (IS) sebagai cara untuk pencapaian target. Tabel 4.6 Target KPI dan Inisiatif Strategis Sasaran Strategis
KPI
Pemanfaatan
Persentase
anggaran yang
penyimpangan
optimal
anggaran
Inisiatif Strategis
Target -
Membuat perencanaan dan
0%
laporan realisasi anggaran
Meningkatkan
Rerata tingkat
kepuasan civitas.
kepuasan mahasiswa Indeks kepuasan stakeholder
-
Meningkatkan kualitas layanan
>=3
kepada pelanggan
(skala
internal (civitas)
4)
67 Sasaran Strategis
KPI
Meningkatkan
Persentase lulusan
lulusan yang
yang berwirausaha
Inisiatif Strategis
Target -
Memberikan motivasi dan
berwirausaha
pembinaan kewirausahaan kepada mahasiswa
Meningkatkan
Jumlah mahasiswa
daya saing
yang mengikuti
mahasiswa
kompetisi tingkat fakultas; UDINUS;
-
Membangun rencana kegiatan untuk menciptakan
50
budaya
nasional; internasional
berkompetisi
(per tahun) Jumlah mahasiswa penerima beasiswa
33
nasional; internasional Meningkatkan
Persentase komplain
layanan akademik
yang terselesaikan
100%
-
Meningkatkan kinerja staf
Rerata waktu jeda
pelayanan
penyampaian
akademik
informasi akademik Mengembangkan
Jumlah dosen
kompetensi dosen
berpendidikan
perencanaan karir
S3;S2;S1
dan penjaminan
Indeks kinerja dosen
-
>=3 (skala 4)
Membuat
mutu dosen
68 Sasaran
KPI
Strategis
Inisiatif Strategis
Target
Jumlah dosen
-
Membuat
bersertifikasi
perencanaan
nasional;internasional
sertifikasi dosen
Jumlah dosen yang mengikuti kompetisi penelitian Persentase nilai
-
TOEFL dosen di atas 500
Memberikan pelatihan bahasa Inggris secara
100%
teratur untuk seluruh dosen Mengembangkan
Jumlah mahasiswa
-
kompetensi
yang mendapatkan
layanan sertifikasi
mahasiswa.
sertifikasi nasional;
kompetensi kepada
internasional
mahasiswa -
Rerata IPK
Memberikan
Meningkatkan
mahasiswa
kualitas proses
Rerata lama
belajar mengajar.
pembimbingan Tugas
6 bulan
-
Memberikan
Akhir
pelatihan bahasa
Rerata lama
Inggris secara
pembimbingan Kerja
6 bulan
seluruh mahasiswa
Pratik Persentase ketepatan waktu studi
teratur untuk
80%
69 Sasaran
KPI
Strategis
Inisiatif Strategis
Target
Persentase nilai TOEFL mahasiswa di
100 %
atas 450 Persentase waktu tunggu lulusan berwirausaha atau
80%
bekerja kurang dari 6 bulan Meningkatkan
Jumlah kegiatan
-
Meningkatkan
penelitian dan
penelitian/pengabdian
atmosfir penelitian
pengabdian
masyarakat yang
dan pengabdian
masyarakat.
melibatkan
masyarakat
mahasiswa dan dosen Jumlah publikasi penelitian dalam
20
jurnal (per tahun) Jumlah publikasi penelitian yang menjadi rujukan Manajemen
Indeks kepuasan kerja
Optimasi peran
internal program
dosen; karyawan
fungsional dalam
studi yang
Indeks lingkungan
manajemen program
kondusif.
kerja
studi
Kurikulum yang
Persentase kesesuaian
Pemberlakuan
memenuhi standar dengan standar
kurikulum standar
nasional dan
kurikulum nasional;
nasional; internasional
internasional.
internasional
70 4.3.5
IS Demands
IS Demands atau kebutuhaan IS adalah proses identifikasi dampak dari strategi bisnis terhadap kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya strategi bisnis tersebut. Setiap inisiatif strategis yang telah dirumuskan di langkah sebelumnya akan diidentifikasi Critical Success Factor (CSF) dan aktivitas yang terkait. Kemudian dari aktivitas yang berhasil diidentifikasi akan ditentukan kebutuhan data untuk tiap aktivitas. 4.3.5.1 Analisis Critical Success Factor (CSF) Analisis Critical Success Factor (CSF) dimaksudkan untuk merumuskan faktorfaktor kritis apa saja yang harus diperhatikan oleh progdi Sistem Informasi-S1. Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. Faktor penentu kesuksesan ditentukan berdasarkan strategi organisasi yang telah teridentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan sasaran strategis secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan data/informasi apa yang dibutuhkan. Tabel 4.7 Analisis CSF
Sasaran
Inisiatif
Strategis
Strategis
CSF
Aktivitas
Pemanfaatan
Membuat
Perencanaan
Pembuatan sistem
anggaran yang
perencanaan
anggaran
keuangan
optimal
dan laporan
keuangan
realisasi anggaran Meningkatkan
Meningkatkan
Data/informasi
Penyebaran
kepuasan civitas
kualitas layanan
hasil output yang
data/informasi
kepada
71 Sasaran
Inisiatif
Strategis
Strategis pelanggan
CSF akurat, reliable,
Aktivitas melalui media
internal (civitas) dan real-time
elektronik
Meningkatkan
Memberikan
Minat mahasiswa
Penyuluhan
lulusan yang
motivasi dan
dalam
kewirausahaan rutin
berwirausaha
pembinaan
berwirausaha
melalui kegiatan
kewirausahaan
seminar, expo, dan
kepada
mata kuliah
mahasiswa
kewirausahaan Pembuatan media penjualan elektronik (e-commerce) untuk kalangan UDINUS Pembuatan sistem pemantauan lulusan/alumni.
Meningkatkan
Membangun
Keikutsertaan
Pembuatan media
daya saing
rencana
mahasiswa dalam
informasi beasiswa
mahasiswa
kegiatan untuk
ajang kompetisi
dalam dan luar
menciptakan
mahasiswa
negeri di semua
budaya
nasional maupun
jenjang
berkompetisi
internasional
Meningkatkan
Meningkatkan
Ketersediaan
Penyediaan
layanan
kinerja staf
sarana dan
informasi
akademik
pelayanan
prasarana
ketersediaan ruang
akademik
penunjang
kelas dan
72 Sasaran
Inisiatif
Strategis
Strategis
CSF
Aktivitas
kegiatan
laboratorium
akademik
praktikum
Mengembangkan Membuat
Penilaian kinerja
Pembuatan media
kompetensi
perencanaan
dosen
penilaian dan
dosen
karir dan
pemantauan kinerja
penjaminan
dosen
mutu dosen Membuat
Pemantauan data
Pembuatan media
perencanaan
pengajuan
workshop/pelatihan
sertifikasi dosen sertifikasi dosen
sertifikasi kompetensi
Memberikan
Kemampuan
Perancangan media
pelatihan
dosen dalam
tutorial pelatihan tes
bahasa Inggris
berbahasa Inggris
TOEFL dan media
secara teratur
pasif maupun
interaktif belajar
untuk seluruh
aktif
bahasa Inggris
Mengembangkan Memberikan
Dukungan
Pembuatan media
kompetensi
layanan
fasilitas dan
workshop/pelatihan
mahasiswa
sertifikasi
ketersediaan
sertifikasi
kompetensi
informasi dari
kompetensi
kepada
program studi
dosen
mahasiswa Meningkatkan
Pengembangan
kualitas proses
sistem belajar
73 Sasaran
Inisiatif
Strategis
Strategis
CSF
Aktivitas
belajar
Efektifitas dan
mengajar secara
mengajar
efisiensi proses
online
perkuliahan
Pembuatan media untuk berbagi file materi perkuliahan, pengumpulan tugas, dan kuis online
Memberikan
Kemampuan
Pembuatan media
pelatihan
mahasiswa dalam
tutorial pelatihan tes
bahasa Inggris
berbahasa Inggris
TOEFL dan media
secara teratur
pasif maupun
interaktif belajar
untuk seluruh
aktif
bahasa Inggris
mahasiswa Meningkatkan
Meningkatkan
Keikutsertaan
Pembuatan media
penelitian dan
atmosfir
dosen dan atau
informasi kegiatan
pengabdian
penelitian dan
mahasiswa dalam
penelitian akademik
masyarakat.
pengabdian
kegiatan
masyarakat
penelitian dan pengabdian masyarakat
Pembuatan media informasi program studi Sistem Informasi-S1 untuk masyarakat
Manajemen
Optimasi peran
Kesesuaian peran
Pembuatan sistem
internal program
fungsional
masing-masing
manajemen
studi yang
dalam
fungsional
pendidikan tinggi,
kondusif.
program penjaminan dan pengendali mutu
74 Sasaran
Inisiatif
Strategis
Strategis
CSF
Aktivitas
manajemen
manajemen
serta pencapaian
program studi
program studi
kinerja program studi
Kurikulum yang
Pemberlakuan
Kesesuaian
Pembuatan sistem
memenuhi
kurikulum
kurikulum yang
pengendalian
standar nasional
standar
digunakan di
kurikulum program
dan
nasional;
progdi SI-S1
studi
internasional.
internasional
dengan kurikulum standar Association for Information Systems (AIS)
4.3.5.2 Kebutuhan Data/Informasi dan Potensi Aplikasi Berikut ini adalah pendefinisian kebutuhan data dan informasi dari pendefinisian tiap inisiatif strategis dan aktivitas pada program studi SI-S1. Data dan informasi yang dibutuhkan akan menjadi landasan dalam menentukan aplikasi yang berpotensial. Tabel 4.8 Kebutuhan Data/Informasi
Kebutuhan Sasaran Strategis
Aktivitas
Data/Informasi
Pemanfaatan anggaran
Pembuatan sistem
- Data anggaran
yang optimal
keuangan
- Data transaksi - Data rencana anggaran
75 Kebutuhan Sasaran Strategis
Aktivitas
Data/Informasi
Meningkatkan
Penyebaran data/informasi - Data mahasiswa
kepuasan civitas.
melalui media elektronik
- Data dosen - Data matakuliah - Data jadwal kuliah - Data nilai - Data presensi mahasiswa - Data presensi dosen
Meningkatkan lulusan
Penyuluhan
yang berwirausaha
kewirausahaan rutin
- Informasi seminar kewirausahaan
melalui kegiatan seminar,
- Data mahasiswa
expo, dan mata kuliah
- Data dosen
kewirausahaan
- Informasi event kewirausahaan
Pembuatan media
- Data mahasiswa
penjualan elektronik (e-
- Data dosen
commerce) untuk kalangan - Data karyawan UDINUS Pembuatan sistem
- Data lulusan/alumni
pemantauan lulusan/alumni. Meningkatkan daya
Pembuatan media
saing mahasiswa
informasi beasiswa dalam
internasional
dan luar negeri di semua
- Data mahasiswa
jenjang
- Data beasiswa nasional;
76 Kebutuhan Sasaran Strategis
Aktivitas
Data/Informasi
Meningkatkan layanan
Penyediaan informasi
- Data jadwal kuliah
akademik
ketersediaan ruang kelas
- Data ruang kelas
dan laboratorium
- Data laboratorium
praktikum
- Data praktikum
Mengembangkan
Pembuatan media
- Data dosen
kompetensi dosen
penilaian dan pemantauan
- Data jadwal kuliah
kinerja dosen Pembuatan media
- Data dosen
workshop/pelatihan
- Data sertifikasi dosen
sertifikasi kompetensi Perancangan media
- Data TOEFL test
tutorial pelatihan tes
- Data dosen
TOEFL dan media interaktif belajar bahasa Inggris Mengembangkan
Pembuatan media
kompetensi mahasiswa
workshop/pelatihan
- Informasi sertifikasi nasional; internasional
sertifikasi kompetensi
- Data mahasiswa
Pengembangan sistem
- Data mahasiswa
belajar mengajar secara
- Data dosen
online
- Data jadwal kuliah
Pembuatan media untuk berbagi file materi perkuliahan, pengumpulan tugas, dan kuis online
- Data mata kuliah
77 Kebutuhan Sasaran Strategis
Aktivitas
Data/Informasi
Pembuatan media tutorial
- Data TOEFL test
pelatihan tes TOEFL dan
- Data mahasiswa
media interaktif belajar bahasa Inggris Meningkatkan
Pembuatan media
- Data penelitian
penelitian dan
informasi kegiatan
- Data jurnal akademik
pengabdian masyarakat. penelitian akademik Pembuatan media
- Data profil progdi
informasi program studi
Sistem Informasi-S1
Sistem Informasi-S1 untuk
UDINUS
masyarakat
- Data prestasi mahasiswa
Manajemen internal
Pembuatan sistem
program studi yang
manajemen pendidikan
kondusif.
tinggi, program
- Data visi, misi, tujuan dan strategi - Data KPI dan Target
penjaminan dan pengendali mutu serta pencapaian kinerja program studi Kurikulum yang
Pembuatan sistem
memenuhi standar
pengendalian kurikulum
nasional dan
program studi
internasional.
- Data kurikulum nasional; internasional - Data mata kuliah
78 4.3.6
Portofolio Aplikasi
Portofolio Aplikasi digunakan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap program studi Sistem Informasi-S1. Konsep atau model ini menganalisis semua aplikasi yang berpotensial ke dalam 4 (empat) kuadran atau kategori berdasarkan penaksiran kepentingan bisnis saat ini dan mendatang dari aplikasi. 4.3.6.1 Aplikasi Potensial Aplikasi Potensial merupakan aplikasi yang muncul sebagai hasil dari identifikasi aktivitas dan kebutuhan data yang telah dilakukan di langkah sebelumnya. Tabel 4.9 Aplikasi Potensial
Sasaran Strategis
Aktivitas
Kebutuhan
Aplikasi
Data/Informasi
Potensial
Pemanfaatan
Pembuatan sistem
- Data anggaran
Sistem Informasi
anggaran yang
keuangan
- Data transaksi
Keuangan (E-
- Data rencana
Budgeting)
optimal
anggaran Meningkatkan
Penyebaran
- Data mahasiswa Sistem Informasi
kepuasan civitas.
data/informasi
- Data dosen
melalui media
- Data matakuliah
elektronik
- Data jadwal kuliah - Data nilai - Data presensi mahasiswa - Data presensi dosen
Akademik
79
Sasaran Strategis
Aktivitas
Kebutuhan
Aplikasi
Data/Informasi
Potensial
Meningkatkan
Penyuluhan
- Informasi
lulusan yang
kewirausahaan
seminar
berwirausaha
rutin melalui
kewirausahaan
kegiatan seminar,
- Data mahasiswa
expo, dan mata
- Data dosen
Sistem Informasi Jual Beli
kuliah kewirausahaan Pembuatan media
- Data mahasiswa Sistem Informasi
penjualan
- Data dosen
elektronik (e-
- Data karyawan
Jual Beli
commerce) untuk kalangan UDINUS Pembuatan sistem pemantauan
- Data lulusan/alumni
Sistem Informasi Alumni
lulusan/alumni. Meningkatkan
Pembuatan media
- Data beasiswa
daya saing
informasi beasiswa
nasional;
mahasiswa
dalam dan luar
internasional
negeri di semua
- Data mahasiswa
Sistem Informasi Beasiswa Prestasi
jenjang Meningkatkan
Penyediaan
layanan
informasi
akademik
ketersediaan ruang kelas dan laboratorium praktikum
- Data jadwal kuliah - Data ruang kelas - Data laboratorium
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
80
Sasaran Strategis
Aktivitas
Kebutuhan
Aplikasi
Data/Informasi
Potensial
- Data praktikum Mengembangkan Pembuatan media
- Data dosen
Dashboard
kompetensi
penilaian dan
- Data jadwal
Kinerja Dosen
dosen
pemantauan kinerja
kuliah
dosen Pembuatan media
- Data dosen
Sistem Informasi
workshop/pelatihan - Data sertifikasi
Sertifikasi
sertifikasi
Kompetensi
dosen
kompetensi Perancangan media - Data TOEFL
Media Interaktif
tutorial pelatihan
Pembelajaran
tes TOEFL dan
test - Data dosen
Bahasa Inggris
- Informasi
Sistem Informasi
media interaktif belajar bahasa Inggris Mengembangkan Pembuatan media kompetensi
workshop/pelatihan
sertifikasi
Sertifikasi
mahasiswa
sertifikasi
nasional;
Kompetensi
kompetensi
internasional - Data mahasiswa
Pengembangan
- Data mahasiswa
Distance
sistem belajar
- Data dosen
Learning
mengajar secara
- Data jadwal
Information
online
kuliah
System
81
Sasaran Strategis
Aktivitas Pembuatan media untuk berbagi file
Kebutuhan
Aplikasi
Data/Informasi
Potensial
- Data mata
E-Learning
kuliah
materi perkuliahan, pengumpulan tugas, dan kuis online Pembuatan media tutorial pelatihan tes TOEFL dan
- Data TOEFL test
Media Interaktif Pembelajaran
- Data mahasiswa
Bahasa Inggris
media interaktif belajar bahasa Inggris Meningkatkan
Pembuatan media
- Data penelitian
Sistem Informasi
penelitian dan
informasi kegiatan
- Data jurnal
Log Penelitian
pengabdian
penelitian
akademik
dan Pengabdian
masyarakat.
akademik Pembuatan media
Masyarakat - Data profil
Website Program
informasi program
progdi Sistem
Studi Sistem
studi Sistem
Informasi-S1
Informasi
Informasi-S1 untuk
UDINUS
UDINUS
masyarakat
- Data prestasi mahasiswa
Manajemen
Pembuatan sistem
- Data visi, misi,
Strategy
internal program
manajemen
tujuan dan
Performance
studi yang
pendidikan tinggi,
strategi
Dashboard
kondusif.
program
System
82
Sasaran
Aktivitas
Strategis
penjaminan dan pengendali mutu
Kebutuhan
Aplikasi
Data/Informasi
Potensial
- Data KPI dan Target
serta pencapaian kinerja program studi Kurikulum yang
Pembuatan sistem
- Data kurikulum
Sistem Informasi
memenuhi
pengendalian
nasional;
Pengendalian
standar nasional
kurikulum program
internasional
Kurikulum
dan
studi
- Data mata
internasional.
kuliah
4.3.6.2 Matriks CRUD Analisa CRUD (Create, Read, Update, Delete) memetakan hak dari masingmasing pengguna terhadap aplikasi potensial yang ada. Berikut ini merupakan analisa CRUD dari aplikasi potensial yang telah dihasilkan berdasarkan aktivitas. Tabel 4.10 Matriks CRUD
Mahasiswa
R
RU
-
-
-
-
Sistem Informasi Jual Beli
CRUD
RU
RU
RU
-
-
-
Sistem Informasi Alumni
CRUD
R
R
(E-Budgeting)
-
RU
-
Pengguna Lulusan
Dosen
CRUD
Sistem Informasi Keuangan
Alumni
Dekan
Masyarakat
Pengguna
PSI
Admin
R
83
Prasarana Dashboard Kinerja Dosen Sistem Informasi Sertifikasi Kompetensi
Masyarakat
R
RU
RU
-
-
-
CRUD
R
RU
R
-
-
-
CRUD
R
RU
-
-
-
-
CRUD
R
RU
RU
-
-
-
CRUD
R
RU
RU
-
-
-
CRUD
R
RU
RU
-
-
-
CRUD
R
RU
-
-
-
CRUD
R
RU
R
-
-
-
CRUD
R
R
R
R
R
R
CRUD
R
R
R
-
-
-
Pengguna Lulusan
CRUD
Alumni
Mahasiswa
Sistem Informasi Sarana dan
Dosen
Prestasi
Dekan
Sistem Informasi Beasiswa
Pengguna
PSI
Admin
Media Interaktif Pembelajaran Bahasa Inggris Distance Learning Information System E-Learning
CR UD
Sistem Informasi Log Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Website Program Studi Sistem Informasi UDINUS Strategy Performance Dashboard System
84
Pengguna Lulusan
RU
Masyarakat
CRUD
Dosen
R
Alumni
Sistem Informasi Akademik
CRUD
Mahasiswa
Pengendalian Kurikulum
Dekan
Sistem Informasi
Pengguna
PSI
Admin
R
-
-
-
R
-
-
-
CR UD CR UD
4.3.6.3 Deskripsi Aplikasi Potensial Aplikasi potensial yang telah teridentifikasi di atas merupakan aplikasi usulan yang dapat membantu progdi Sistem Informasi-S1 dalam menjalankan strateginya. Berikut adalah penjelasan atau deskripsi dari setiap aplikasi potensial di atas. Tabel 4.11 Deskripsi aplikasi E-Budgeting
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Anggaran dan Keuangan (E-Budgeting)
Deskripsi
E-Budgeting merupakan sistem aplikasi yang dijadikan alat untuk memudahkan dalam menyusun rencana anggaran, mencatat tiap transaksi keuangan, dan menyediakan informasi laporan keuangan tiap periode.
Tujuan
Mengoptimalkan penggunaan anggaran keuangan dan meningkatkan kesesuaian rencana anggaran dengan realisasi.
Fitur yang tersedia
-
Penyusunan rencana anggaran
-
Pencatatan transaksi
-
Dashboard kondisi keuangan
-
Laporan keuangan
85 Dekan, Kaprogdi, Sekprogdi
Pengguna
Tabel 4.12 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Jual Beli
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Jual Beli
Deskripsi
Sistem Informasi Jual Beli merupakan aplikasi penjualan online yang ditujukan untuk kalangan Universitas, khususnya di program studi Sistem Informasi, yang menyediakan tempat untuk mahasiswa dan dosen menjual atau mencari produk atau jasa apapun secara online.
Tujuan
Meningkatkan atmosfir kewirausahaan di lingkungan program studi dan mendorong minat mahasiswa dalam memulai berwirausaha
Fitur yang tersedia
Pengguna
-
Pasang iklan (promosi) produk atau jasa
-
Timeline iklan produk atau jasa
Dosen, mahasiswa, karyawan
Tabel 4.13 Deskripsi aplikasi SI Alumni
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Alumni
Deskripsi
Sistem informasi alumni merupakan aplikasi yang menyediakan informasi untuk alumni atau lulusan UDINUS terkait dengan lowongan pekerjaan. Aplikasi ini juga menyediakan forum komunikasi antar alumni dan dengan pihak pengguna lulusan atau dunia industri.
Tujuan
-
Menjalin hubungan yang baik dengan alumni dan dunia industri.
86 -
Mengurangi waktu tunggu bagi lulusan untuk mendapatkan pekerjaan
Fitur yang tersedia
-
Curiculum vitae alumni
-
Forum komunikasi alumni
-
Informasi lowongan pekerjaan dan perekrutan
Dekan, Kaprogdi, alumni, pengguna lulusan
Pengguna
Tabel 4.14 Deskripsi aplikasi SI Beasiswa Prestasi
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Beasiswa Prestasi
Deskripsi
Sistem informasi beasiswa pestasi merupakan sistem yang menyediakan berbagai informasi terkait beasiswa, baik dalam maupun luar negeri di semua jenjang.
Tujuan
Meningkatkan daya saing mahasiswa dalam memperoleh beasiswa dan kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa.
Fitur yang tersedia
-
Informasi beasiswa
-
Informasi Program Kreativitas Mahasiswa (PKM)
-
Informasi penerima beasiswa
-
Mini blog sebagai sarana untuk berbagi pengalaman dari para penerima beasiswa
Pengguna
Mahasiswa, dosen
Tabel 4.15 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
Deskripsi
Sistem informasi sarana dan prasarana merupkan sistem yang menyajikan informasi terkait dengan ketersediaan
87 sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan akademik di lingkungan program studi Sistem Informasi-S1. Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana untuk
Tujuan
kegiatan akademik Fitur yang tersedia
-
Informasi ketersediaan ruang kelas dan laboratorium
-
Informasi
Dosen, mahasiswa
Pengguna
Tabel 4.16 Deskripsi aplikasi Dasboard Kinerja Dosen
Nama Aplikasi
Dashboard Kinerja Dosen
Deskripsi
Dashboard Kinerja Dosen merupakan aplikasi yang digunakan untuk memantau serta melakukan penilaian kinerja dosen melalui sebuah interface yang interaktif. Aplikasi ini dapat digunakan oleh ketua program studi maupun dekan. Aplikasi ini menampilkan daftar kehadiran dosen dalam mengajar dan hasil kuisioner penilaian dosen yang dilakukan tiap akhir semester. Melalui aplikasi ini pula dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menentukan perencanaan dan pengembangan karir dosen.
Tujuan
Meningkatkan produktivitas dosen melalui penilaian dan pemantauan kinerja dosen program studi Sistem Informasi
Fitur yang tersedia
-
Informasi kehadiran mengajar dosen
-
Form inputan untuk penilaian dosen
-
Laporan kinerja dosen
-
Dashboard untuk memantau kinerja dosen
88 Dekan, Kaprogdi, dosen
Pengguna
Tabel 4.17 Deskripsi aplikasi SI Sertifikasi Kompetensi
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Sertifikasi Kompetensi
Deskripsi
Sistem informasi sertifikasi kompetensi merupakan aplikasi yang khusus menyediakan berbagai informasi mengenai sertifikasi kompetensi khususnya di bidang ICT
untuk
mahasiswa
maupun
dosen.
Selain
menyediakan informasi mengenai sertifikasi, aplikasi ini juga tersedia media pelatihan atau simulasi untuk menghadapi sertifikasi. Diharapkan dengan sistem ini akan meningkatkan minat mahasiswa dan dosen dalam keikutsertaan mengikuti berbagai sertifikasi nasional maupun internasional. Tujuan
Menambah pengetahuan dan meningkatkan minat mahasiswa dan dosen dalam mengikuti sertifikasi komptensi ICT.
Fitur yang tersedia
-
Informasi jenis sertifikasi nasional dan internasional
-
Simulasi ujian sertifikasi
-
Laporan mahasiswa atau dosen yang mengikuti sertifikasi
Pengguna
Mahasiswa, dosen
89 Tabel 4.18 Deskripsi aplikasi Media Interaktif Pembelajaran Bahasa Inggris
Nama Aplikasi
Media Interaktif Pembelajaran Bahasa Inggris
Deskripsi
Aplikasi ini merupakan media pembelajaran yang ditujukan kepada mahasiswa maupun dosen untuk belajar berbahasa inggris yang disajikan secara interaktif dan menarik. Aplikasi ini juga menyediakan simulasi tes TOEFL untuk penggunanya.
Tujuan
-
Meningkatkan
kemampuan
berbahasa
asing
khususnya bahasa Inggris untuk mahasiswa maupun dosen.
Fitur yang tersedia
Pengguna
-
Meningkatkan perolehan skor TOEFL
-
Pembelajaran interaktif
-
Permainan interaktif
-
Simulasi tes TOEFL
-
Laporan penilaian pengguna
Mahasiswa, dosen
Tabel 4.19 Deskripsi aplikasi Distance Learning Information System
Nama Aplikasi
Distance Learning Information System
Deskripsi
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang sangat strategis menjawab kebutuhan yang mungkin akan muncul dengan diberlakukannya AEC. Karena dengan diberlakukannya AEC tidak menutup kemungkinan warga negara asing akan menjadi mahasiswa UDINUS. Jadi dengan sistem informasi pembelajaran jarak jauh ini, mahasiswa yang sedang berada di luar Indonesia tetap dapat mengikuti perkuliahan.
90 Memenuhi kebutuhan akan perkuliahan jarak jauh
Tujuan
dengan memanfaatkan teknologi internet Fitur yang tersedia
-
Video Conference
-
Pengumuman dari dosen pengampu mata kuliah untuk mahasiswa
-
Pengumpulan tugas kuliah secara online
-
Kuis online
-
Berbagi materi kuliah
Dosen, mahasiswa
Pengguna
Tabel 4.20 Deskripsi aplikasi E-Learning
Nama Aplikasi
E-Learning
Deskripsi
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang dapat digunakan sehari-hari
dalam
kegiatan
perkuliahan,
seperti
pengumuman dosen per matakuliah, pengumpulan tugas, berbagi materi perkuliahan, dan kuis online. Tujuan
Meningkatkan
efisiensi
dan
efektivitas
kegiatan
perkuliahan. Fitur yang tersedia
-
Pengumuman dari dosen pengampu mata kuliah untuk mahasiswa
Pengguna
-
Pengumpulan tugas kuliah secara online
-
Kuis online
-
Berbagi materi kuliah
Mahasiswa, dosen
91 Tabel 4.21 Deskripsi aplikasi SI Log Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Log Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Deskripsi
Aplikasi ini berisi kumpulan dokumentasi kegiatan penelitian yang pernah dilakukan berupa naskah penelitian, hasil, dan jurnal penelitian. Di samping itu, aplikasi ini juga menyediakan informasi rencana penelitian dan atau pengabdian masyarakat yang akan dilakukan. Meningkatkan minat mahasiswa dan dosen dalam
Tujuan
melakukan penelitian yang dapat mendorong kenaikan jumlah kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat. Fitur yang tersedia
-
Informasi
kegiatan
penelitian
dan
pengabdian
masyarakat lainnya Pengguna
Akses jurnal penelitian
Dekan, Kaprogdi, dosen, mahasiswa
Tabel 4.22 Deskripsi Website Progdi Sistem Informasi UDINUS
Nama Aplikasi
Website Program Studi Sistem Informasi UDINUS
Deskripsi
Seperti website pada umumnya, website program studi Sistem Informasi UDINUS menyajikan informasi mengenai profil prgram studi, kurikulum yang sedang berjalan,
prestasi,
kegiatan
penelitian,
kegiatan
kemahasiswaan, dan hal lain yang terkait program studi SI-S1.
92 Tujuan
Program studi Sistem Informasi-S1 UDINUS dapat dikenal oleh semua kalangan masyarakat dan di dunia industri, baik dalam maupun luar negeri.
Fitur yang tersedia
Pengguna
-
Profil
-
Visi, misi, dan tujuan
-
Kurikulum
-
Program kegiatan penelitian
-
Informasi kegiatan kehamasiswaan
-
Informasi pendaftaran
Masyarakat, pengguna lulusan,
Tabel 4.23 Deskripsi aplikasi Strategy Performance Dashboard System
Nama Aplikasi
Strategy Performance Dashboard System
Deskripsi
Strategy Performance Dashboard System merupakan aplikasi digunakan untuk memperoleh informasi dan memantau perkembangan proses pencapaian target program studi SI-S1.
Tujuan
Memastikan sasaran strategis dan target terlaksana sesuai perencanaan.
Fitur yang tersedia
-
Tampilan strategy map
-
Tampilan struktur Balanced Scorecard
-
Tampilan pencapaian target suatu KPI
-
Fungsi peringatan dini terhadap pencapaian KPI yang tidak sesuai dengan target
Pengguna
Laporan pencapaian target
Dekan, Kaprogdi, dosen
93 Tabel 4.24 Deskripsi aplikasi SI Pengendalian Kurikulum
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Pengendalian Kurikulum
Deskripsi
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang berfungsi untuk menyusun Rencana Program dan Kegiatan Pengajaran Semester (RPKPS) tiap matakuliah dan memantaunya selama proses belajar mengajar berlangsung. Memastikan RPKPS dilaksanakan sesuai dengan standar
Tujuan
kurikulum. Fitur yang tersedia
-
Update kurikulum oleh Kaprogdi
-
Pembuatan rencana pembelajaran (RPKPS)
-
Dashboard kesesuaian RPKPS dengan realisasinya saat proses belajar mengajar
Dekan, Kaprogdi, dosen
Pengguna
Tabel 4.25 Deskripsi aplikasi Sistem Informasi Akadmik
Nama Aplikasi
Sistem Informasi Akademik
Deskripsi
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang berfungsi untuk penyampaian atau penyebaran informasi terkait kegiatan akademik, mulai dari input KRS, kegiatan perkuliahan, hingga nilai ujian dan transkrip nilai.
Tujuan
Penyampaian informasi akademik lebih efektif dan efisien, akurat, reliable, dan real time.
Fitur yang tersedia
-
Biodata mahasiswa
-
KRS online
-
Informasi presensi mahasiswa
-
Informasi nilai matakuliah
94 -
Informasi Kerja Praktik, Tugas Akhir dan Wisuda
Dekan, Kaprogdi, dosen, mahasiswa, tata usaha
Pengguna
4.3.6.4 Pemetaan Aplikasi pada Matriks McFarlan Dalam membantu memetakan aplikasi-aplikasi potensial tersebut di atas, maka disediakan beberapa pertanyaan untuk setiap aplikasi. Pertanyaan ini akan membantu dalam pemetaan aplikasi ke dalam 4 (empat) kuadran matrik McFarlan. Tabel 4.26 Daftar pertanyaan untuk pemetaan aplikasi
No A
B
Pertanyaan
Kuadran Matrik McFarlan
Apakah aplikasi menghasilkan sebuah
Strategic; High
keuntungan kompetitif yang jelas bagi bisnis?
Potential
Apakah dengan aplikasi tersebut memungkinkan
Strategic; High
tercapainya obyektif/tujuan bisnis tertentu dan
Potential
atau CSF? C
Apakah dengan aplikasi tersebut dapat mengatasi
Key Operational
kerugian bisnis yang telah diketahui dalam hubungannya dengan para pesaing? D
Apakah dengan aplikasi tersebut dapat mencegah
Key Operational
resiko bisnis yang dapat diduga menjadi masalah utama dalam jangka waktu dekat? E
Apakah dengan aplikasi tersebut dapat meningkatkan produktivitas bisnis sehingga mengurangi biaya jangka panjang?
Support
95 F
Apakah dengan aplikasi tersebut memungkinkan
Key Operational;
organisasi untuk memenuhi kebutuhan yang
Support
muncul? G
Apakah dengan menggunakan aplikasi tersebut
High Potential
dapat menyediakan keuntungan yang masih belum diketahui dengan pasti namun bisa membantu pertanyaan A dan B di atas?
Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan di atas, maka jawaban dari tiap aplikasi potensial ditunjukkan pada Tabel 4.27. Tabel 4.27 Hasil pertanyaan untuk pemetaan aplikasi
Pertanyaan No
Nama Aplikasi A
1
Sistem Informasi Keuangan (EBudgeting)
2
Sistem Informasi Jual Beli
3
Sistem Informasi Alumni
4
Sistem Informasi Beasiswa Prestasi
5
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
6
Dashboard Kinerja Dosen
7
Sistem Informasi Sertifikasi Kompetensi
8
Media Interaktif Pembelajaran Bahasa Inggris
9
Distance Learning Information System
B
C
D
E
F
G
96 Pertanyaan No
Nama Aplikasi A
10
E-Learning
11
Sistem Informasi Log Penelitian dan
B
C
D
E
F
G
Pengabdian Masyarakat 12
Website Program Studi Sistem Informasi UDINUS
13
Strategy Performance Dashboard System
14
Sistem Informasi Pengendalian Kurikulum
15
Sistem Informasi Akademik
Dari hasil jawaban pertanyaan di Tabel 4.27, maka selanjutnya aplikasi-aplikasi tersebut dipetakan ke kuadran matrik McFarlan.
97
Tabel 4.28 Hasil pemetaan aplikasi ke dalam Matriks McFarlan Strategic
High Potential
-
Sistem Informasi Jual Beli
-
Sistem Informasi Beasiswa Prestasi
-
Sistem Informasi Sertifikasi
-
Strategy Performance Dashboard
Kompetensi -
Media Interaktif Pembelajaran
System -
Bahasa Inggris -
Distance Learning Information System
Sistem Informasi Log Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
-
Website Program Studi Sistem Informasi UDINUS
-
Sistem Informasi Keuangan (E-
-
Sistem Informasi Alumni
Budgeting)
-
Sistem Informasi Sarana dan
-
E-Learning
-
Sistem Informasi Pengendalian
Prasarana -
Dashboard Kinerja Dosen
Kurikulum -
Sistem Informasi Akademik Key Operational
Support
BAB 5 PENUTUP
Berdasarkan pada hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka pada bab ini penulis menarik kesimpulan dan memberikan saran bagi peneliti selanjutnya yang berkaitan dengan perencanaan strategis sistem informasi khususnya di lingkup program studi Sistem Informasi-S1 dan umumnya di tingkat universitas. 5.1
Simpulan
Dari uraian pada bab sebelumnya, diperoleh kesimpulan yang berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penulisan laporan tugas akhir ini 1.
Peta strategi program studi Sistem Informasi-S1 merupakan gambaran dari sebuah “perjalanan” Sasaran Strategis yang saling memiliki hubungan sebab akibat antar perspektif. Sasaran Strategis diidentifikasi berdasarkan analisis SWOT dan tupoksi progdi SI-S1 sehingga apabila Sasaran Strategis ini dijalankan dengan baik, maka akan dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi progdi Sistem Informasi-S1 dan UDINUS pada umumnya.
2.
Portofolio Aplikasi merupakan daftar aplikasi yang berpotensial bagi progdi Sistem Informasi-S1 di masa sekarang dan di masa mendatang. Aplikasiaplikasi tersebut merupakan hasil penyelarasan dari masing-masing Sasaran Strategis yang dipetakan berdasarkan matriks McFarlan. Aplikasi-aplikasi ini berperan sebagai salah satu cara untuk menjalankan strategi progdi Sistem Informasi-S1 yang telah dirumuskan sebelumnya.
5.2
Saran
Berdasarkan hasil dari analisis dan pembahasan pada penelitian ini penulis memberikan beberapa saran yang sekiranya bermanfaat bagi penelitan selanjutnya yang berkaitan dengan perencanaan strategis sistem informasi, baik di lingkup 98
99 program studi Sistem Informasi-S1 maupun di tingkat Universitas Dian Nuswantoro. Penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1.
Karena keterbatasan penulis dalam penelitian maka penulis hanya melakukan penelitian perencanaan strategis sistem informasi di program studi Sistem Informasi-S1. Penulis mengharapkan untuk penelitian berikutnya agar melakukan penelitian serupa untuk program studi lain yang ada di Universitas Dian Nuswantoro, divisi atau departemen pendukung lainnya, organisasi kemahasiswaan, dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Penulis juga merekomendasikan penelitian berikutnya untuk penyelarasan strategi hingga ke tingkat individu.
2.
Portofolio aplikasi hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dipertimbangkan untuk kemudian segera dirancang dan diimplementasi dengan memanfaatkan potensi mahasiswa Sistem Informasi-S1 yang sedang atau akan menempuh Tugas Akhir. Jika aplikasi yang dikembangkan dirasa terlalu kompleks untuk dikerjakan secara individu, maka akan lebih efektif jika dikerjakan secara berkelompok dalam sebuah Proyek Akhir.
3.
Penulis merekomendasikan urutan prioritas perancangan aplikasi yaitu dengan mendahulukan aplikasi yang ada di kuadran Key Operational, diikuti dengan Strategic, Support, dan yang terakhir adalah High Potential.
4.
Dalam rangka mempersiapkan diri menghadapi Asean Economic Community (AEC), diharapkan dosen pengampu matakuliah beserta himpunan mahasiswa senantiasa mengedukasi mahasiswa dan masyarakat melalui perkuliahan atau kegiatan pengabdian masyarakat agar lebih siap dalam menghadapi persaingan global.
DAFTAR PUSTAKA
[1] G. Bustami, “Menuju Asean Community 2015,” Departemen Perdagangan Republik Indonesia, [Online]. Available: ditjenkpi.kemendag.go.id. [Diakses Selasa Oktober 2014]. [2] APTISI, "aptisi menyelenggarakan seminar nasional dengan tema kesiapan perguruan tinggi di indonesia dalam memasuki masyarakat ekonomi asean 2015," Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta Indonesia, October 2014. [Online]. Available:
aptisi.org/2014/08/aptisi-menyelenggarakan-seminar-nasional-
dengan-tema-kesiapan-perguruan-tinggi-di-indonesia-dalam-memasukimasyarakat-ekonomi-asean-2015/. [Accessed 1 October 2014]. [3] S. Luis dan P. A. Biromo, "Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards", Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2007. [4] J. Ward dan J. Peppard, "Strategic Planning for Information System 3rd Edition", Chichester: John Wiley & Sons Ltd, 2002. [5] N. S. S. dan A. H. N. Ali, “"Perencanaan Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan Strategi Bisnis Program Studi Sistem Informasi ITS",” Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, vol. 6, pp. 1-6, 2005. [6] A. Afandy, K. Ghozali dan F. A. Muqtadiroh, “Perencanaan Portofolio Aplikasi PT. XYZ Unit Otonom ABC,” Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, vol. 12, pp. 1-12, 2010. [7] A. Cassidy, "A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning 2nd Edition", New York: Auerbach Publications, 2006.
[8] M. Hubeis dan M. Najib, "Manajemen Strategik dalam Pengembangan Daya Saing Organisasi", Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2008. [9] R. S. Kaplan dan D. P. Norton, "The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action", Harvard: Harvard Business School Press, 1996. [10] A. Fauzi, “Implementasi Kemampuan Hard Skill, Soft Skill, dan Entrepreneurship suaramahasiswa.com,
Mahasiswa Kamis
dalam
November
Menghadapi 2014.
[Online].
AEC,” Available:
http://suaramahasiswa.com/implementasi-kemampuan-hard-skill-soft-skilldan-entrepreneurship-mahasiswa-dalam-menghadapi-aec/. Februari 2015].
[Diakses
25
LAMPIRAN
Lampiran 1. Transkrip Wawancara
Tanggal
26 September 2014
Lokasi
Ruang dosen SI-S1
Narasumber
Yupie Kusumawati, SE, M. Kom
Jabatan
Sekretaris Progdi
Tujuan pertanyaan
-
Justifikasi latar belakang dan rumusan masalah penelitian
-
1.
Tugas pokok program studi Sistem Informasi-S1
Apakah program studi Sistem Informasi memiliki visi, misi dan tujuan yang diukur pencapaiannya dan diperbarui secara berkala? Visi, misi dan tujuan diperbarui secara berkala, namun tidak diukur pencapaiannya.
2.
Apakah Ibu tahu tentang adanya ASEAN Economic Community (AEC) pada akhir tahun 2015? Ya, saya tahu.
3.
Apakah visi telah mencerminkan kesiapan menghadapi AEC? Iya, visi progdi Sistem Informasi menyebutkan bahwa program studi ini ingin menjadi pilihan utama dalam skala global.
4.
Apakah progdi Sistem Informasi memiliki perencanaan strategis yang berorientasi pada globalisasi? Progdi Sistem Informasi belum memilikinya.
5.
Apa yang menjadi kekuatan/keunggulan yang dimiliki UDINUS dalam menghadapi AEC? -
Lokasi kampus yang strategis di pusat kota Semarang.
-
Pendanaan mandiri
-
Fasilitas yang lengkap
-
Satu-satunya kampus yang memiliki stasiun televisi sendiri
-
Jumlah tenaga pengajar yang mencukupi
-
Memiliki jalinan kerjasama dengan banyak perguruan tinggi dalam dan luar negeri
-
6.
Sistem informasi yang dikelola dengan baik
Apa yang menjadi kelemahan/kekurangan yang dimiliki UDINUS dalam menghadapi AEC? -
Terbatasnya kompetensi dosen pada matakuliah standar internasional
-
Kurangnya kemampuan soft skill mahasiswa
-
Kemampuan berbahasa Inggris dosen dan mahasiswa yang masih kurang
7.
Apakah aplikasi yang berjalan saat ini dirasa dapat membantu meningkatkan keuntungan kompetitif bagi program studi? Aplikasi yang ada sekarang hanya untuk efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional sehari-hari.
8.
Apa tugas pokok dan fungsi program studi Sistem Informasi ini? Tugas pokok program studi adalah menjalankan proses belajar mengajar sesuai kurikulum kompetensi jurusan. Untuk lebih rinci bisa dilihat di dokumen SOP program studi.
Tanggal
2 Februari 2015
Lokasi
Ruang dosen SI-S1
Narasumber
Agus Winarno, M.Kom
Jabatan
Koordinator BK FIK
Tujuan pertanyaan
Penentuan target skor TOEFL mahasiswa
1. Berapa skor TOEFL minimal untuk mahasiswa? Semester ini masih sama dengan semester sebelumnya yakni 400
2. Berapa persen mahasiswa yang mendapatkan skor di atas 400? Semester ganjil tahun ini sebesar 29%. Sedangkan semester genap tahun sebelumnya adalah sebesar 32%.
3. Apakah program studi menentukan target tertentu untuk perolehan skor TOEFL mahasiswa? Tidak ada target. Tapi kita berharap 100% mahasiswa mendapatkan skor di atas batas minimal.
Lampiran 2. Data Pendukung
Tanggal akses
3 Januari 2014
Sumber
http://bima.dinus.ac.id/main/listPenerima
Tujuan
Mengetahui baseline pencapaian sebagai dasar penentuan target penerima beasiswa
Hasil
Jumlah penerima beasiswa mahasiswa progdi SI-S1 pada tahun 2013 adalah 30.
Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) 2013 Jumlah penerima: 7
Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Peningkatan Prestasi Akademik (BBPPPA) 2013 Jumlah penerima: 13
Beasiswa Bank Rakyat Indonesia (BRI) 2013 Jumlah penerima: 3
Beasiswa Valbury 2013 Jumlah penerima: 7
