280
FAKTOR PENYEBAB STAGNANT DAN STOCKOUT BAHAN MAKANAN KERING DI INSTALASI GIZI RSUD BHAKTI DHARMA HUSADA SURABAYA DETERMINANT FACTOR IN STAGNANT AND STOCKOUT OF DRY FOOD INVENTORY IN NUTRITION UNIT OF BHAKTI DHARMA HUSADA GENERAL HOSPITAL SURABAYA 1
2
Siti Nur Jayani , Widodo J. Pudjirahardjo RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya E-mail:
[email protected]
ABSTRACT Supplies material dry food in installation nutrition during periods of 2012 average rate occurrence stagnant to 40 % and eventful stockout of 29 %. Management supplies food dry important to be implemented well so risk stagnant and stockout can be avoided causes damage loss. The purpose of this research is identify management supplies food dry, and analyzing cause stagnant and stockout groceries dry. This research was descriptive with quantitative approach, which uses observational study and indepth interview conducted by cross sectional. The result showed that in logistic unit of nutrition installation. Stagnant very high occurring in march and may of 29,1 % and groceries dry stockout of 33,4 % in april 2013. Cause stagnant procurement is excessive and change diet food from the patients. The cause of stockout is increasing visits his patient and condition that was limited, and lack of human resources. The conclusion of research indicated that the implementation of a management system in unit logistics nutrition installation has not been optimal so that need to be repaired in planning a food in accordance with the needs, the addition of human resources and evaluating the supply of dry food. Keywords: determinant, dry food, stagnant, stockout
PENDAHULUAN
mengakibatkan
Penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan
hilangnya
pelanggan
(Rangkuti,
1998). RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya dalam
anggaran, menu sampai dengan pendistribusian
menjalankan
makanan
konsumen.
Agar
memberikan
Logistik Instalasi Gizi, khususnya pengelolaan bahan
pelayanan
dengan
optimal,
dibutuhkan
makanan kering belum berjalan dengan baik, karena
berbagai sumber daya yang harus diatur sedemikian
masih terjadi stagnant dan stockout bahan makanan
rupa antara perencanaan kebutuhan, pengadaan,
kering. Data stagnant dan stockout jenis bahan
penyimpanan dan distribusi, serta adanya evaluasi
makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD
sehingga dapat menghasilkan kualitas pelayanan
BDH periode
yang sesuai (Depkes, 2003). Fungsi manajerial
menunjukkan
dalam persediaan sangat penting karena melibatkan
stagnant 40% dan stockout sebesar 29%. Penelitian
investasi uang yang tidak sedikit. Investasi yang
ini bertujuan untuk mengidentifikasi manajemen
digunakan terlalu banyak akan mengakibatkan biaya
persediaan bahan makanan kering dan menganalisis
penyimpanan
faktor
terlalu
dapat
banyak
maka
yang
mungkin
pelayanan
Januari bahwa
penyebab
kesehatan
hingga rata-rata
pada
Desember angka
kejadian stagnantdan
Unit
2012,
kejadian
stockout
mempunyai opportunity cost. Persediaan yang tidak
bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD Bhakti
mencukupi dapat menyebabkan biayakekurangan
Dharma Husada Surabaya. Penelitian ini diharapkan
bahan, tertundanya keuntungan atau bahkan dapat
dapat memberikan rekomendasi untuk perbaikan manajemen persediaan bahan makanan kering di
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
281
Instalasi
Gizi
RSUD
Bhakti
Dharma
Husada
mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Surabaya.
2.
Fungsi Penganggaran.
PUSTAKA
Penganggaran
Manajemen dari sistem timbul
semua
kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian
persediaan(Waluyo, 2006). Persediaan
penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu atau
dan penyediaan, untuk memproses
tidak serta
adalah
adalah
jantung
disebabkan
persediaan
(budgetting),
sinkronnya permintaan waktu
bahan
yang
baku.
digunakan
Empat
faktor
skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994). Dalam fungsi penganggaran, semua
rencana
dari
fungsi
perencanaan
dan
fungsi persediaan menurut Yamit (2003) adalah
penentu
faktor waktu, ketidakpastian
disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang
waktu
datang,
kebutuhan
dikaji
lebih
lanjut
untuk
ketidakpastian penggunaan, dan ekonomis.
tersedia,
Fungsi Manajemen Logistik
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka
1.
anggaran
Fungsi Perencanaan Pengertian
umum
adalah
proses
untuk
merumuskan sasaran dan menentukan langkah-
dengan
tersebut
mengetahui
merupakan
hambatan
anggaran
dan
yang
reliable. 3.
Fungsi Pengadaan
langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai
Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha
tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara
untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang
khusus perencanan logistik adalah merencanakan
dan
kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan
dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum
oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan
ada menjadi ada.Kegiatan ini termasuk dalam usaha
sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing
untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada
organisasi (Subagya, 1994), juga menyatakan bahwa
dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).Fungsi
perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan
pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi
tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman
atau
keadaan atau lingkungan yang merupakan cara
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Cara–
terencana dalam memuat keinginan serta usaha
cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi
merumuskan dasar dan pedoman tindakan.
pengadaan adalah:
Perencanaan
yang
mewujudkan
kebutuhan
a.
Pembelian;
sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang
b.
Penyewaan;
memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk
c.
Peminjaman;
tindakan
yang
d.
Pemberian (hibah);
ada.Suatu rencana harus didukung oleh semua
e.
Penukaran;
pihak,
f.
Pembuatan;
rencana
yang
menuntut
berdasarkan peraturan
adanya
pengendalian
baik
jasa
terhadap
dipaksakan
devisi
akan
sulit
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
yang berlaku
yang
telah
282
g.
Perbaikan.
Penghapusan
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis
yang
menyangkut
pihak
luar
maka
pembebasan
barang
berlaku
perhatian.Pengendalian
barang antara lain:
dari
awal
kegiatan sampai dengan pemeliharaan. 4.
kegiatan
dari
atau
usaha
pertanggungjawaban
sesuai peraturan dan perundang-undangan yang
pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan dilaksanakan
adalah
(Subagya,
Barang
a.
1994).Alasan
hilang,
akibat
penghapusan
kesalahan
sendiri,
Fungsi Penyimpanan
kecelakaan, bencana alam, administrasi yang
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan
salah, tercecer atau tidak ditemukan;
usaha
untuk
persediaan
melakukan
di
tempat
1994).Penyimpanan
pengelolaan
penyimpanan
berfungsi
barang
Teknis dan ekonomis: Setelah nilai barang
b.
(Subagya,
untuk
dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut
menjamin
disebabkan
Kerusakaan
sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya
obsolute
dan biaya serendah-rendahnya.Fungsi ini mencakup
efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang
semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan
tidak
dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah:
ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau
Kualitas
barang
deteriorasi yaitu barang mengurang karena
terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang
susut, menguap atau handling, busuk karena
lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang
5.
tidak dapat dipergunakan lagi.
dapat
dipertahankan,
Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan
7.
tidak
dapat
faktor:
penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi
barang
yang
karena
(meningkatkan
boleh
diperbaiki,
efisiensi
dipergunakan
lagi
atau
menurut
Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari
atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya, 1994).
hasil
Faktor
pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen
yang
mempengaruhi
penyaluran
barang
logistik
antara lain: a.
Proses administrasi;
b.
Proses
penyampaian
yang
penilaian,
sedang
atau
pemantauan
telah
dan
berlangsung
(Subagya, 1994). Bentuk kegiatan pengendalian berita
(data-data
antara lain: a.
informasi);
6.
laporan,
Merumuskan
tatalaksana
dalam
bentuk
c.
Proses pengeluaran fisik barang;
manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
d.
Proses angkutan;
prosedur lain;
e.
Proses pembongkaran dan pemuatan;
f.
Pelaksanaan rencana yang telah ditentukan. Fungsi Penghapusan
b.
Melaksanakan
pengamatan
(Monitoring),
evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran
dan
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
informasi
tentang
283
penyimpangan serta jalannya pelaksanaan
c.
Perhitungan kebutuhan bahan makanan;
dari rencana;
d.
Prosedur pembelian bahan makanan;
guna
e.
Prosedur penerimaan bahan makanan;
dalam
f.
Prosedur penyimpanan bahan makanan;
rangka pencapaian tujuan;
g.
Tehnik persiapan bahan makanan;
Melakukan supervise.
h.
Pengaturan pemasakan makanan;
bahan
i.
Cara pelayanan dan distribusi makanan;
makanan merupakan salah satu logistik yang berada
j.
Pencatatan, pelaporan dan evaluasi
c.
Melakukan
kunjungan
mengidentifikasi
d.
Menurut
Quick
cara
staf
pelaksanaan
(1997),
perbekalan
di rumah sakit. Apabila pengelolaan bahan makanan dilakukan
2. Pengadaan Bahan Makanan
dengan pendekatan manajemen logistik
Pengadaan
adalah
suatu
proses
untuk
tahapan tersebut di atas harus dilakukan. Secara
mendapatkan perbekalan. Tujuan sistem pengadaan
umum siklus dan penggunaan bahan makanan di
adalah untuk mendapatkan bahan makanan dengan
rumah sakit akan mencakup tahap seleksi bahan
mutu yang baik, pengiriman barang terjamin tepat
makanan, tahap pengadaan, tahap distribusi dan
waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan
tahap
tenaga yang berlebihan (Suryawati, 1996).
penggunaan
yang
disusun
berdasarkan
pengalaman tahun yang lalu dan perkiraan yang akan datang, kesemuanya dapat berjalan dengan baik
dengan
adanya
dukungan
dari
Langkah proses pengadaan dimulai dengan (Quick, 1997)
pihak
a.
Review daftar bahan yang akan diadakan;
manajemen yaitu pengorganisasian, dana, sistem
b.
Menentukan jumlah masing-masing item yang
informasi manajemen dan sumber daya manusia. 1. Perencanaan Bahan Makanan.
akan dibeli; c.
Menyesuaikan dengan situasi keuangan;
makanan
d.
Memilih metode pengadaan;
dilakukan agar jumlah persediaan bahan makanan
e.
Memilih supplier atau rekanan;
dapat efisien dan efektif, mendukung kelancaran
f.
Memonitor pengiriman
Perencanaan
proses
pengadaan
produksi
perusahaan
bahan
(rumah
Perencanaan serangkaian
pengadaan
makanan
g.
macam dan jumlah bahan makanan, pengadaan bahan makanan hingga proses penyediaan makanan
Melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian;
adalah
kegiatan mulai dari perencanaan
menerima
barang dan memeriksa;
sakit),
terpenuhinya modal investasi yang memadai.
barang,
h.
Didistribusikan
3. Penyimpanan dan Distribusi Bahan Makanan. Kegiatan
penyimpanan
atau
storage
atau
matang bagi pasien dan karyawan rumah sakit, yang
pergudangan, dimulai dari datangnya barang yang
meliputi (Rahimy, 1997)
diadakan
sampai
adanya
permintaan
untuk
a.
Perencanaan anggaran belanja;
digunakan atau distribusi.Kegiatan penyimpanan dan
b.
Perencanaan menu;
distribusi diawali dengan penerimaan barang di
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
284
gudang, penelitian dan pengecekan, pencatatan
g.
Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak
pengendalian
ada kegiatan serta dibuka pada waktu yang
inventory serta barang dimasukkan dan ditempatkan
telah ditentukan. Pegawai yang masuk keluar
pada tempat yang telah ditentukan di dalam gudang.
gudang juga hanya pegawai yang ditentukan;
pada
kartu
stok
gudang untuk
Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata
h.
makanan
kering
baik
kualitas
maupun
Persyaratan
ruang
i.
b.
c.
d.
e.
f.
hendaknya
Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali
Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara periodik dengan
bahan
mempertimbangkan keadaan ruangan;
makanan kering (gudang) menurut Depkes 2003: a.
kering
seminggu; j.
penyimpanan
harus
berkisar antara 19-21 C;
kuantitas di gudang bahan makanan kering serta pencatatan dan pelaporan (Depkes, 2003).
ruangan
0
cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan
Suhu
Bahan makanan harus ditempatkan secara
k.
Semua lubang yang ada di gudang harus
teratur menurut macam, golongan ataupun
berkasa, serta bila terjadi pengrusakan oleh
urutan pemakaian bahan makanan;
binatang pengerat, harus segera diperbaiki.
Menggunakan bahan yang diterima terlebih
Analisis ABC
dahulu (FIFO = First In First Out). Untuk
Analisis ABC atau dikenal dengan nama analisis
mengetahui bahan makanan yang diterima
Pareto (Pareto analysis) dibuat berdasarkan sebuah
diberi tanda tanggal penerimaan;
konsep
Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan
(Pareto’s Law). Kata Hukum Pareto menyatakan
serta
bagian
bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase
penyimpanan bahan makanan ini, termasuk
terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak
kartu stok bahan makanan harus segera diisi
terbesar
tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya,
pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan
diperiksa dan diteliti secara kontinyu;
peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah,
berbagai
pembukaan
di
yang
dikenal
(80%).
dengan
Analisis
Hukum
ABC adalah
Pareto
metode
dan
dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut
pengeluaran bahan makanan, harus segera
kelompok A, B dan C. Kelompok A biasanya
diisi dan diletakkan pada tempatnya;
sejumlah
Kartu
atau
Gudang
buku
dibuka
penerimaan,
pada
waktu
stok
yang
telah
10-20%
dari
total item dan
merepresentasikan 60-70% total nilai. Kelompok B
ditentukan;
berjumlah
20%
Semua bahan makanan ditempatkan dalam
merepresentasikan 20% total nilai. Kelompok C
keadaan tertutup, terbungkus rapat dan tidak
biasanya
berlubang, diletakkan di atas rak bertingkat
merepresentasikan 10-20% total nilai (Bowersox, et
yang cukup dan kuat dan tidak menempel
al., 2002)
berjumlah
dari
60-70%
pada dinding;
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
total
dari
item
dan
total item dan
285
METODE
3.
Perencanaan kebutuhan bahan makanan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif
4.
Pembelian bahan makanan
dengan pendekatan kuantitatifdan cross sectional.
5.
Penerimaan bahan makanan
Variabel
perencanaan,
6.
Penyimpanan bahan makanan
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi,
7.
Persiapan bahan makanan
penghapusan,
bahan
8.
Pengolahan bahan makanan
makanan kering yang stagnant, bahan makanan
9.
Pendistribusian makanan
kering
10. Pencatatan pelaporan dan evaluasi
yang
diteliti
terdiri
pengendalian,
yang stockout,
penyebab
dari
evaluasi,
penyebab
stockout.Penelitian
stagnant dan
dilakukan
di
unit
Seto, et al. (2004) pada siklus logistik terdiri dari
logistik instalasi gizi RSUD Bhakti Dharma Husada
perencanaan
dan
Surabaya bulan Juni hingga Agustus 2013.
penganggaran,
pengadaan,
Responden penelitian merupakan petugas yang
penerimaan
serta
peramalan
kebutuhan,
penyimpanan
pemeliharaan
dan
penyaluran,
mengelola unit logistik instalasi gizi RSUD BDH
penghapusan dan pengendalian. Berdasarkan Dirjen
Surabaya.Unit analisis dalam penelitian ini adalah
Yanmed, Buku Pedoman Pelayanan Gizi Rumah
instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya. Data primer
Sakit
diperoleh dengan cara melakukan indepth interview
pelayanan gizi rumah sakit meliputi perencanaan
dengan petugas dan observasi. Data sekunder
anggaran belanja, perencanaan menu, perhitungan
diperoleh dengan melihat laporan persediaan bahan
kebutuhan bahan makanan, prosedur pembelian
makanan kering di unit logistik instalasi gizi RSUD
bahan
BDH Surabaya bulan Maret hingga Juli 2013.Teknik
makanan, prosedur penyimpanan bahan makanan,
analisis data dimulai dengan melakukan analisis
teknik
ABC (Bowersox, et al., 2002).Data yang telah
pemasakan bahan makanan, cara pelayanan dan
dikumpulkan
pelaksanaan
distribusi bahan makanan, pencatatan pelayanan
manajemen persediaan dan narasi hasil indepth
dan evaluasi. Dari kedua teori dalam cakupan
interview.
pelayanan
menggambarkan
ada
10
langkah
makanan,
persiapan
gizi
penting
prosedur
bahan
pada
dalam
rangka
penerimaan
makanan,
pengelolaan
bahan
pengaturan
perbekalan
makanan perlu adanya tambahan pada cakupan HASIL DAN PEMBAHASAN
pengelolaan bahan makanan yaitu penghapusan dan
Pengelolaan Persediaan Bahan Makanan Kering di Instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya
evaluasi.
Berdasarkan
kegiatan
tersebut
hasil
tetapi
penelitian
tidak
terdapat
dituliskan
pada
Kegiatan pelayanan gizi di Instalasi Gizi RSUD Kebijakan RSUD BDH Kota Surabaya.Manajemen BDH Kota Surabaya berdasarkan laporan tahun Persediaan telah dilakukan di Unit Logistik Instalasi 2012 mencakup 10 kegiatan yaitu : Gizi RSUD BDH Kota Surabaya. 1.
Perencanaan anggaran belanja
2.
Perencanaan menu
Kegiatan perencanaan bahan makanan kering tidak
ada
perencanaan
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
kebutuhan
perbulan,
286
melainkan perencanaan dilakukan setiap hari, setiap
Kebijakan di RSUD BDH Surabaya belum ada
kali stok bahan tersisa sedikit akan segera dilakukan
kebijakan tertulis yang mengatur batas safety stock
pengadaan.
disesuaikan
di Unit Logistik Instalasi Gizi, sehingga bisa menjadi
dengan anggaran. Apabila anggaran berlebih maka
faktor penyebab adanya stockout karena tidak
akan dapat dilakukan penambahan pemesanan
adanya
dengan
persediaan
Perencanaan
menyamakan
ini
juga
anggaran
yang
telah
ketentuan
untuk
safety
pengaman.
stock
Penerimaan
atau dan
ditetapkan akan dapat mengakibatkan stagnant
pemeriksaan barang yaitu penerimaan oleh petugas
bahan makanan kering, buffer stock yang tidak
yang berada di gudang logistik makanan.Petugas
ditetapkan di Unit Logistik bisa berpengaruh pada
yang
kondisi
pengecekan dengan di dampingi oleh ahli gizi.Pihak
stagnant
bahan
makanan
kering,
berada
di
kecenderungan pengadaan dengan membeli bahan
petugas
dari
makanan fast moving lebih banyak dan pembelian
jumlah,
spesifikasi
sekaligus untuk bahan makanan berharga murah.
kemasan,
gudang
unit logistik
dan
dari
logistik
makanan memeriksa
barang
tanggal
melakukan
yang
dipesan,
kadaluarsa.
Tahap
Sistem pengadaan logistik makanan yang ada di
selanjutnya petugas yang berada di gudang logistik
Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya adalah
memasukkan data barang dalam sistem pancatatan
metode pengadaan langsung, yang dilakukan oleh
gudang yaitu dengan cara manual dengan kartu
petugas logistik makanan gizi.Metode pengadaan
stok.
langsung ini biasanya pembelian dalam jumlah kecil
Menurut pedoman pelayanan gizi rumah sakit,
dan perlu segera tersedia serta relatif agak mahal.
penerimaan bahan makanan adalah suatu kegiatan
Berdasarkan hasil observasi
yang
jadwal
pengadaan
meliputi
pemeriksaan,
pencatatan
dan
bahan makanan kering tidak sesuai jadwal hal ini
pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas
menyebabkan pekerjaan overload tidak efektifnya
bahan
waktu
kering.
pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan
pembelian
(Depkes 2003). Penerimaan bahan makanan kering
pengadaan
bahan
makanan
Pengadaan bahan
makanan
langsung
bahan
makanan
akan
mengalami
diterima sesuai
dengan
dilakukan dengan baik oleh pihak gudang makanan
hambatan
dan ahli gizi, yaitu dengan melakukan pengecekan
kebutuhan bahan makanan. Hal ini juga dapat
diharapkan dapat menjaga kualitas dan kuantitas
menjadi penyebab stockoutnya bahan makanan
bahan makanan yang masuk ke gudang logistik
kering. Persediaan pengaman (safety stock) adalah
makanan
persediaan
menghindari
kosong
tambahan
yang
di
di
yang
bagian
distributor
apabila
melalui
makanan
adakan
untuk
rumah
sakit.
penerimaan
Pengecekan bahan
makanan
untuk yang
melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya
rusak kemasannya atau kadaluarsa, sehingga sesuai
kekurangan bahan (stockout) (Bowersox, et al.,
dengan permintaan dan dapat segera digunakan
2002)
untuk
proses
pelayanan
gizi.
Setelah
proses
penerimaan dan pengecekan bahan makanan kering
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
287
akan di masukkan dan di simpan di gudang logistik
produksi, petugas gudang yang akan menyiapkan
makanan kering.
bahan
Penyimpanan bahan makanan di gudang logistik
dan
diambil
Pendistribusian
oleh
bahan
petugas
makanan
produksi.
tidak
terdapat
makanan dianggap kurang mendukung kegiatan
petugas khusus, yaitu secara langsung dilakukan
penyimpanan, karena masih ada beberapa barang
oleh petugas gudang. Penyaluran bahan makanan
yang diletakkan diluar gudang penyimpanan bahan
adalah
makanan kering. Gudang penyimpanan yang ada di
berdasarkan
Instalasi Gizi belum mempunyai termometer suhu
tersedianya bahan makanan yang siap pakai dengan
ruangan yang memantau kondisi suhu ruangan,
kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai pesanan
sehingga dapat memungkinkan bahan rusak.Setiap
(Depkes, 2003). Sistem distribusi bahan makanan
bahan makanan telah dilengkapi dengan kartu stok
yang ada di Instalasi Gizi sejauh ini sudah sesuai
untuk pencatatan bahan masuk dan keluar serta sisa
dengan protap yang telah ditetapkan rumah sakit
bahan makanan. Metode penyimpanan di Unit
yaitu menggunakan form yang telah ditandatangani
Logistik Gizi menggunakan FEFO (first expired first
oleh penanggung jawab dapur, dan adanya kartu
out) yang seharusnya menurut Depkes (2003)
stok atau buku catatan keluar masuknya bahan
adalah metode FIFO yang harus diterapkan. Hal ini
makanan kering.
dilakukan untuk mencegah bahan yang rusak akibat expired date.
tata
cara
mendistribusikan
permintaan
Pengendalian
harian
logistik
bahan
makanan
dengan
tujuan
makanan
di
Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya belum
Kegiatan penyimpanan bahan makanan kering
menggunakan
metode
khusus.Pengendalian
di Unit Logistik Instalasi Gizi kurang optimal karena
dilakukan secara langsung dilapangan dan secara
kondisi gudang yang kurang mendukung sehingga
tak langsung yaitu melalui laporan persediaan bahan
bisa menyebabkan adanya bahan makanan yang
makanan kering. Pengendalian perlu diperhatikan
stockout. Tidak terdapatnya protap penyimpanan
apabila stok bahan makanan dalam keadaan menipis
bahan makanan kering dan perlunya perbaikan
dan keadaan permintaan bahan makanan melonjak
fasilitas untuk mendukung kualitas bahan makanan
atau dalam keadaan sebaliknya, maka Instalasi Gizi
yang akan digunakan untuk pelayanan gizi dan
dapat mengoreksi kembali dan merevisi daftar
optimalisasi inventory yang mempengaruhi stagnant
perencanaan pengadaan bahan makanan kering,
dan stockoutnya bahan makanan kering di Unit
sehingga hal ini dapat mnegurangi angka kejadian
Logistik Gizi. Optimalisasi kegiatan inventory untuk
stagnant dan stockout bahan mkanan kering di unit
menghindari terjadinya stockout dan stagnant bahan
logistik
makanan yaitu dengan adanya ukuran atau jumlah
manajemen persediaan adalah untuk menyediakan
safety stock. Pendistribusian atau penyaluran bahan
jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan
makanan
produksi
biaya yang rendah. Menurut Waluyo (2006), terdapat
petugas
beberapa
kering
menggunakanform
kepada
petugas
permintaan
dari
gizi.
Menurut
macam
Yamit
sistem
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
(1999),
pengendalian
tujuan
yang
288
digunkan untuk menjaga persediaan tetap stabil,
dilakukan
antar lain Economic Order Quantity (EOQ), Material
dampak
Requirement
kesesuaian dan kegunaan, dalam hal ini diutamakan
Planning
(MRP),
tabel
Material
Production Schedule (MPS) dan Just-In-Time.
terhadap untuk
masukan,
menilai
proses,
relevansi
luaran,
kecukupan,
luaran atau hasil yang dicapai (Depkes, 2003).
Tidak ada protap yang mengatur pengendalian
Kegiatan evaluasi instalasi gizi belum optimal dalam
bahan makanan kering, sehingga pihak RSUD BDH
melakukan evaluasi manajemen pengelolaan bahan
Kota
metode
makanan
kondisi
beberapa masalah manajeman persediaan bahan
manajemen persediaan agar dpat memenuhi tujuan
makanan, antara lain yaitu perencanaan yang belum
manajemen persediaan bahan makanan yaitu tepat
sesuai dengan kebutuhan bahan, pengadaan bahan
waktu, tepat jumlah, tepat kualitas dan biaya
makanan diluar prosedur, kualitas SDM unit logistik
terendah dapat dicapai dena mengurangi stagnant
yang masih kurang, dan sistem pengendalian bahan
dan stockout bahan makanan kering di Unit Logistik
makanan yang belum maksimal karena masih terjadi
Intalasi
adanya stagnant dan stockout bahan makanan
Surabaya
pengendalian
Gizi
harus
yang
RSUD
menentukan
sesuai
BDH
dengan
Surabaya.
Kegiatan
evaluasi di Unit Instalasi Gizi adalah penilaian yang
kering,
sehingga
100
Tabel 1 dapat diketahui bahwa Kelompok A
ditemukan
kering.
Tabel 1 Pengelompokan Bahan Makanan Kering Berdasarkan Analisis ABC No. Kelompok % investasi Nilai investasi 1 A 70 Rp11.026.800 2 B 20 Rp 3.185.500 3 C 10 Rp 1.474.950 Jumlah
masih
∑ bahan
Rp15.687.250
% 6 10 35
11 20 69
51
100
makanan kering, maka kelompok B adalah kelompok
memiliki persentase jumlah sediaan 11 % dan nilai
bahan
makanan
kering
investasi 70% dari total sediaan bahan makanan
pengendalian
kering, maka kelompok A adalah kelompok bahan
sedang.Kelompok C memiliki persentase jumlah
makanan yang memerlukan pengendalian ketat
sediaan 69% dan nilai investasi 10% dari total
karena nilai investasinya yang tinggi. Kelompok A
sediaan bahan makanan kering. Jadi kelompok C
terdiri dari bahan beras, air minum gelas, minyak
adalah kelompok bahanmakanan yang memerlukan
goreng, roti cracker, gula pasir dan tepung kobe.
pengendalian longgar karena nilai investasinya yang
Kelompok B memiliki persentase jumlah sediaan
kecil.
sedang
karena
yang
memerlukan
nilai
investasinya
20% dan nilai investasi 20% dari total sediaan bahan Tabel 2
Data Stagnant berdasarkan ABC di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya Bulan Maret s/d Juni 2013 Stagnant berdasarkan kategori
Bulan Maret
Jumlah A (6)
B (10)
C (35)
2 (33,3%)
7 (70%)
15 (42,9%)
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
24
289
1 (16,7%) 2 (33,3%) 2 (33,3%)
April Mei Juni
5 (50%) 7 (70%) 6 (60%)
Data Tabel 2 di atas adalah data
13 (42,9%) 15 (42,9%) 12 (34,3%)
19 24 20
besar
adalah bahan makanan yang mempunyai nilai
persentase pada kelompok A kejadian stagnant
investasi paling tinggi, sehingga perlu diperhatikan
tertinggi dengan nilai sebesar 33,3% dari jumlah
pada saat pengadaan bahan makanan. Kelompok B
jenis kelompok A yang terjadi pada bulan Maret, Mei
kejadian stagnant tertinggi terjadi pada bulan Maret
dan Juni. Hal ini menunjukkan kurang efektifnya
dan Mei yaitu sebesar 70% dari total bahan
manajemen persediaan, karena pada kelompok A ini
kelompok B.
Tabel 3
Nilai Rupiah StagnantBahan Makanan Kering di Unit Logistik Instalasi Gizi Bulan Juni 2013
No.
Nilai bahan makanan stagnant (Rupiah)
Jumlah jenis bahan yang stagnant
Kategori
1
2
Rp
4.805.500
A
2
6
Rp
4.020.000
B
3
12
Rp
555.750
C
∑
20
Rp
9.381.250
Jumlah jenis bahan makanan kering yang
sebelumnya sudah disediakan kebutuhan untuk
mengalami stagnant sebanyak 20 jenis bahan
beberapa
makanan dengan jumlah kelompok A yang paling
menyebabkan kejadian stagnant . Jadi kedua faktor
sedikit yaitu 2 jenis bahan makanan yaitu air mineral
tersebut menjadi penyebab utama kejadian stagnant
dan gula pasir. Hal ini menandakan bahwa pada
bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD BDH
kelompok A memiliki jumlah jenis bahan makanan
Kota Surabaya.
yang paling sedikit tetapi memiliki efek yang besar
hari, karena perubahan tersebut bisa
Faktor penyebab
stockout bahan
makanan
dengan nilai bahan makanan paling tinggi. Biaya
kering dapat diketahui bahwa sebanyak 3 responden
total yang dikeluarkan untuk pembelian bahan
atau 62,5 % memilih naiknya kunjungan pasien.
makanan yang mengalami stagnant tersebut sebesar
Terdapat 1 responden atau 25% dari total responden
Rp 9.381.250.
memilih
terbatasnya
fasilitas
gudang
untuk
Faktor penyebab stagnant bahan makanan
penyimpanan, dan terdapat 1 responden sebesar
keringadalah sebanyak 2 responden atau 50% dari
12,5 % dari total responden memilih SDM di Instalasi
total responden
gizi
memilih pengadaan bahan yang
yang
tidak
mencukupi
sehingga
terdapat
berlebihan karena perencanaan tidak sesuai dengan
pekerjaan tidak bisa maksimal dalam pengerjaannya.
kebutuhan. Penggunaan bahan makanan pengganti
Terdapat 1 responden yang menjawab 2 faktor
karena menu diet pasien yang berubah dipilih 2
penyebab stockout sehingga frekuensi terdapat 0,5.
responden atau 50 % dari total responden, yang
Jadi faktor penyebab utama stockout adalah naiknya
290
atau
dengan bahan yang fast moving, medium moving
permintaan dari setiap unit yang berlebihan dan stok
dan slow moving. Penambahan SOP manajerial atau
gudang kosong atau sedikit karena perencanaan
protap untuk optimalisasi kegiatan inventory di
pembelian sebagai dasar usulan pembelian tidak
gudang
memperhitungkan secara akurat di Logistik Makanan
persediaan.Pengkajian
Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.
makanan.Pada
kunjungan pasien yang tidak bisa diprediksi
logistik
makanan SDM
pengendalian
untuk di
mengontrol unit
logistik
diperlukan
metode
khusus untuk persediaan bahan makanan kering. SIMPULAN Perencanaan belum dilaksanakan secara efektif karena masih terdapat stagnant dan stockout bahan makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.Laporan persediaan menunjukkan kejadian stagnant sebesar 36,9% dan stockout sebesar 29,9%. Penyebab stockout adalah, naiknya kunjungan pasien, kondisi gudang yang terbatas, serta kondisi SDM yang kurang mencukupi, sedangkan penyebab stagnant adalah, pengadaan bahan makanan yang berlebihan karena pembelian dan
penggunaan
bahan
makanan
lain
akibat
Surabaya
perlu
perubahan diit pasien. RSUD
BDH
Kota
melakukan perencanaan kebutuhan bahan makanan kering yang sesuai kebutuhan riil, perhitungan safety stock untuk setiap bahan makanan agar disesuaikan
DAFTAR PUSTAKA Bowersox, D., Closs J. David, dan Cooper M. Bixby, 2002. Supply Chain Logistics Management. Boston: Brent gordon. Depkes RI., 2003. Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Direktoral jenderal Bina Kesehatan Masyarakat. Jakarta Quick, D., 1997. Managing Drug Supply, The Selection, Procurement, Distribution, And Use of Pharmaceuticals. Boston Massachusetts: Kumarianpress inc. Rahimy, R., 1997. Manajemen Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Yogyakarta: CV Andi Offset. Rangkuti, F., 1998. Manajemen Persediaan Aplikasi Di Bidang Bisnis. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Sabarguna, B. S., 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi. Daerah Istimewa Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng. Seto, Nita, dan Trianan, 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press Subagya, M., 1994. Manajemen Logistik. keempat ed. Jakarta: PT Gunung Agung. Suryawati, 1996. Efisiensi Pengelolaan Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta: UGM. Waluyo, D., 2006. Analisis Penyebab Utama Stagnant pada Manajemen Persediaan Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri. In: Tesis. Surabaya: Universitas Airlangga, pp. 1-5. Yamit, S., 2003. Manajemn Persediaan.Yogyakarta: EKONISIA Fakultas Ekonomi UI.
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
