FACULTEIT INGENIEURSWETENSCHAPPEN
Schriftelijk en mondeling rapporteren Tips en richtlijnen voor ingenieursstudenten
Inhoud
1
Schriftelijk rapporteren .......................................................................................... 4 1.1 1.2
1.3
2
Stappen in het schrijfproces ........................................................................... 5 Inhoud en structuur van een technisch-wetenschappelijke tekst ................... 6 1.2.1 Titel ....................................................................................................... 7 1.2.2 Abstract ................................................................................................ 8 1.2.3 Inhoudstafel .......................................................................................... 9 1.2.4 Lijsten van tabellen, figuren en grafieken .......................................... 10 1.2.5 Inleiding .............................................................................................. 11 1.2.6 Hoofdtekst .......................................................................................... 12 1.2.7 Besluit ................................................................................................. 13 1.2.8 Referentielijst ...................................................................................... 14 1.2.9 Bijlagen ............................................................................................... 15 Vorm en taalgebruik in een technisch-wetenschappelijke tekst ................... 16 1.3.1 Schrijfstijl ............................................................................................ 17 1.3.2 Taalgebruik ......................................................................................... 18 1.3.3 Organisatie en structuur ..................................................................... 20 1.3.4 Tabellen, figuren en grafieken ............................................................ 23 1.3.5 Symbolen, formules en vergelijkingen ............................................... 25 1.3.6 Referenties ......................................................................................... 26
Mondeling rapporteren ......................................................................................... 30 2.1 2.2 2.3 2.4
Stappen in de voorbereiding......................................................................... 31 Structuur van de presentatie ........................................................................ 32 Verbale communicatie .................................................................................. 33 Non-verbale communicatie ........................................................................... 34
|3
1
Schriftelijk rapporteren
Schriftelijk rapporteren is een essentieel en substantieel onderdeel van elke technisch-wetenschappelijke activiteit. Via schriftelijke verslagen dragen we bevindingen en resultaten van onderzoek over en kunnen we de impact van het gedane werk maximaliseren. In de professionele context dienen ingenieurs eveneens veelvuldig te rapporteren naar het management en interne en externe klanten. Een goed verslag opstellen is geen sinecure. Daarom geven we hier enkele basisprincipes, tips en goede en slechte voorbeelden.
Inhoud
|4
Onderwerp Stappen in het schrijfproces Inhoud en structuur van een technischwetenschappelijk verslag Vorm en taalgebruik in een technisch-wetenschappelijk verslag
Zie pagina
5 6 16
1.1
Stappen in het schrijfproces
Schriftelijke communicatie is belangrijk en haalt voordeel uit een strategische en methodische aanpak. Om een goed technisch-wetenschappelijk verslag te schrijven, doorloop je best een aantal stappen.
Stappen
Het schrijfproces kunnen we opsplitsen in drie eenvoudige stappen: Stap 1
Handeling Plan het document
2
Schrijf het document
3
Werk het document af
Richtlijn Denk na over de inhoud van je verslag (wat? en waarom?). Het is ook belangrijk om je doelpubliek voor ogen te houden (voor wie?). Selecteer en organiseer de inhoud van je document en schets de structuur. Bij het schrijven bouw je de tekst niveau per niveau op, van globaliteit naar detail. Maak het document op en zorg dat de opmaak de inhoud ondersteunt. Herlees de inhoud en herbekijk eventueel de indeling van je document. Bij het nalezen let je in het bijzonder op spel- en taalfouten en controleer je de schrijfstijl van je tekst.
|5
1.2
Inhoud en structuur van een technisch-wetenschappelijke tekst
In deze sectie komen tips aan bod per onderdeel van een technisch-wetenschappelijke tekst, in de volgorde waarmee ze normaal in een tekst voorkomen.
|6
1.2.1
Doel
Keuze van een geode titel
Titel
De titel heeft als doel de lezer een nauwkeurig idee te geven van de inhoud. Formuleer een titel zo specifiek mogelijk en zorg dat de vlag de lading dekt. Elk woord moet nauwkeurig worden afgewogen.
1. Kies voor een titel die niet te lang, maar wel zo specifiek mogelijk is (1). Specificeer de titel eventueel verder via een ondertitel. 2. Probeer afkortingen of Engelse begrippen zo veel mogelijk te vermijden in een titel (2). 3. Leg de definitieve titel pas vast op het einde van het project of onderzoek. De oorspronkelijke werktitel kan soms afwijken van het uiteindelijke resultaat.
1
Niet… “Ontwerp van een luchtbellendetector”
2
“Ontwerp en bouw van een UAV”
Voorbeeld
Wel… “Ontwerp van een ultrasone luchtbellendetector voor bloedlijnen” “Ontwerp en bouw van een onbemand vliegend object”
|7
1.2.2
Doel
Opmaak van een heldere abstract
|8
Abstract
Het doel van een abstract is om de lezer een korte samenvatting te geven van de inhoud van de tekst. Het abstract omvat een bundeling van alle relevante en voornaamste bevindingen en besluiten. De eigen bijdrage moet hierin duidelijk naar voren komen.
1. Zorg ervoor dat een abstract geen extract of geen kopie is van de inleiding, maar volledig op zichzelf staat. 2. Zorg ervoor dat een abstract toegankelijk geschreven is en geen terminologie bevat die niet door iedereen in het vakgebied gekend is. 3. Integreer geen uitgebreide achtergrondinformatie in het abstract. Het is meestal beperkt tot 300 à 400 woorden. 4. Neem geen tabellen en figuren op in een abstract, tenzij anders vermeld. 5. Neem geen referenties op in een abstract, tenzij anders vermeld. 6. Schrijf de abstract pas helemaal op het einde van het project of onderzoek, wanneer de inhoud en de voornaamste bevindingen en besluiten gekend zijn.
1.2.3
Doel
Opmaak van een verzorgde inhoudstafel
Inhoudstafel
Het doel van de inhoudstafel is de opbouw en structuur van een tekst in een oogopslag weer te geven, zodat de lezer gemakkelijk naar een bepaald onderdeel van de tekst kan springen. Een inhoudstafel moet logisch en transparant worden ingedeeld.
1. Gebruik "Inhoud" als aanduiding voor de inhoudstafel. 2. Controleer het inspringen van titels: hoofdtitels (Inhoud, Inleiding, Besluit en Bijlagen) staan aan de kantlijn en titels van paragrafen springen in. Ook elk nieuw niveau (bv. 3.1.1) springt in ten opzichte van het vorige niveau (bv. 3.1.1). 3. Zorg voor een overzichtelijk geheel met titels of hoofdingen die zo significant mogelijk zijn. Verdeel alle onderwerpen in deelonderwerpen, maar let erop dat elk deelonderwerp maar tot één onderwerp van hoger niveau kan behoren. Hou er ook rekening mee dat elk deelonderwerp op hetzelfde niveau moet staan met minstens één ander deelonderwerp. Rangschik alle deelonderwerpen op een systematische manier volgens een bepaald ordeningsprincipe. Gebruik eventueel parallelle verwoording of parallelle constructies om onderdelen te benoemen: Niet… 3.1.1 Hoe wordt warmte opgewekt 3.1.2 Meting van warmte 3.1.3 Warmteoverdracht
Veelgemaakte fouten
Wel… 3.1.1 Warmteopwekking 3.1.2 Warmtemeting 3.1.3 Warmteoverdracht
1. Vermijd een te gedetailleerde opdeling van de inhoudstafel. Een opdeling gaat
maximum tot in de derde (bv. 3.1.1) of vierde graad (bv. 3.1.1.1). 2. Kijk na dat de inhoudstafel alle titels of hoofdingen uit de tekst bevat en dat de titels of hoofdingen uit de inhoudstafel overeenstemmen met deze uit de tekst.
|9
1.2.4
Lijsten van tabellen, figuren en grafieken
Doel
Lijsten van tabellen, figuren en grafieken helpen lezers om de voor hun interessante informatie op te zoeken en terug te vinden in de tekst. Een lijst van symbolen en afkortingen stelt lezers in staat om snel de betekenis van elk symbool en elke afkorting terug te vinden. Het bijhouden van deze lijsten stelt de auteur in staat om systematiek in de notatie te bewaren. Op die manier kan het consequent gebruik van dezelfde symbolen bewaakt worden en dubbel gebruik van dezelfde symbolen vermeden.
Plaatsing
Lijsten worden samengesteld tijdens het schrijven en standaard ingevoegd na de inhoudstafel.
| 10
1.2.5
Doel
Opbouw van een goede inleiding
De inleiding moet de aandacht trekken en de lezer aansporen om verder te lezen. In de inleiding moet kort het probleem of de probleemstelling worden geschetst, relevante literatuur, gevolgde werkwijze, de inhoud in hoofdlijnen alsook de opbouw van de tekst worden weergegeven. Eventueel kun je ook de relevantie van het werk aangeven.
Stap 1 2
3 4
Veelgemaakte fouten
Inleiding
Element Schets het probleem en situeer het in zijn context. Definieer sleutelbegrippen en verklaar nieuwe begrippen waar nodig. Leg het verband met relevante literatuur en eventuele vorige studie(s). Bespreek relevante referenties kort en verwijs ernaar in de tekst en in de referentielijst. Geef een beknopt overzicht van de activiteiten en beschrijf de gevolgde werkwijze. Licht ten slotte kort de opbouw van de tekst toe. Verwijs hierbij expliciet naar de verschillende hoofdstukken en/of paragrafen van de tekst.
1. Een inleiding is altijd uitgebreider dan een abstract. 2. In de inleiding worden referenties best zorgvuldig uitgekozen en beperkt tot die referenties die het meest relevant zijn voor de eigen tekst of het eigen onderzoek.
| 11
1.2.6
Doel
Hoofdtekst
In de hoofdtekst worden alle gebruikte methoden en resultaten gerapporteerd alsook alle ondersteunende feiten en analyses om de besluiten te ondersteunen.
Opbouw van een tekst in hoofdstukken
1. Deel de hoofdtekst in in hoofdstukken op een logische en transparante manier. In de regel gaat het over de onderdelen methodologie, resultaten en discussie of interpretatie: Methodologie: beschrijving van de uitwerking van de opdracht of het project, de gevolgde werkwijze met objectieve argumenten voor gemaakte keuzes. Resultaten: rapportering van resultaten en analyses, volledige bespreking van relevante resultaten en interpretatie, rapportering van eventuele beperkingen en implicaties voor de interpretatie van de resultaten. Zorg dat in de interpretatie de redenering voldoende diepgaand en genuanceerd is en eventuele veronderstellingen voldoende worden gemotiveerd. Discussie: bespreking van de voornaamste bevindingen, terugkoppeling naar de probleemstelling, consistente onderbouwing van argumentatie en conclusies met aandacht voor alternatieve verklaringen. 2. Zorg voor een evenwichtige en gelijkmatige verdeling van de hoofdtekst. Lange hoofdstukken kunnen soms verder worden opgedeeld in kleinere hoofdstukken. Te kleine hoofdstukken kunnen zich eventueel in een ander hoofdstuk laten opnemen.
Opbouw van hoofdstukken in paragrafen
1. Deel hoofdstukken op een systematische manier in in paragrafen. 2. Zorg voor passende titels of hoofdingen. Gebruik eventueel parallelle verwoording of parallelle constructies om onderdelen te benoemen. 3. Start elk hoofdstuk met een inleiding die kort de gevolgde werkwijze, voornaamste besluiten en de opbouw van het hoofdstuk beschrijft. 4. Eindig elk hoofdstuk met een besluit dat kort de voornaamste resultaten van het hoofdstuk samenvat. Geef hier ook aan wat de relatie of het verband is met andere hoofdstukken in de tekst en welke bijdrage elk hoofdstuk levert in het geheel van de tekst.
| 12
1.2.7
Doel
Opbouw van een krachtig besluit
Een besluit vormt het sluitstuk van de schriftelijke tekst. Het besluit is belangrijk omdat het, naast de inleiding, bij een ‘eerste lezing’ zeker zal worden doorgenomen.
Stap 1 2 3
Veelgemaakte fouten
Besluit
Element Herneem en vat de voornaamste bevindingen, besluiten en bijdragen uit de hoofdtekst samen. Bespreek de resultaten kritisch en geef een antwoord op de centrale vraagstelling. Sluit af met voorstellen voor verbetering en/of suggesties voor verder onderzoek.
1. Voeg nooit nieuwe informatie toe aan het besluit. 2. Confronteer de resultaten met die uit eerder gepubliceerd werk, maar voer geen uitgebreide discussie. 3. Hou rekening met de beperkingen van het onderzoek en de bijhorende implicaties voor de interpretatie van de resultaten en het onderzoek in het algemeen.
| 13
1.2.8
Referentielijst
Doel
In een technisch-wetenschappelijke tekst of verslag hoort altijd een referentielijst thuis. De referentielijst bevat de volledige lijst van literatuur en bronnen waarnaar in de tekst wordt verwezen.
Opdeling van referentielijst
De meest gebruikelijke opdeling of volgorde voor een referentielijst is de alfabetische rangschikking volgens eerste auteur. Indien er met een systeem van volgnummers wordt gewerkt, is de referentielijst opgebouwd volgens de volgorde waarin de referenties voorkomen en genummerd zijn in de tekst.
Verschil met bibiografie
Er is een verschil tussen een referentielijst en een bibliografie. Een bibliografie is een inventaris van alle literatuur die je doorgenomen hebt tijdens een bepaalde periode. Een referentielijst bevat alleen die werken uit de literatuur die je hebt gebruikt bij het opstellen van je tekst en waarnaar je in de tekst verwijst. In een technisch-wetenschappelijke tekst of verslag hoort wel altijd een referentielijst thuis, maar geen bibliografie.
Veelgemaakte fouten
| 14
1. Stel een referentielijst bij voorkeur samen tijdens het schrijven. 2. Let erop dat een referentielijst steeds nauwkeurig en volledig is. 3. Zorg ervoor dat de eerste regel van een referentie aan de kantlijn staat en dat elke volgende lijn van een referentie inspringt (bv. 0,5 cm).
1.2.9
Doel
Veelgemaakte fouten
Bijlagen
In de bijlagen kunnen details worden opgenomen die niet essentieel zijn voor het begrijpen van de tekst, zoals lange bewijsvoeringen, berekeningen en uitgebreide experimentele resultaten. Deze onderdelen van de tekst kunnen de leesbaarheid schaden.
1. Nummer elke bijlage en verwijs in de tekst naar (het nummer van) elke bijlage. 2. Net zoals tabellen, figuren en grafieken moeten bijlagen voor zich spreken. Er hoeft geen verdere uitleg te worden voorzien.
| 15
1.3
Vorm en taalgebruik in een technisch-wetenschappelijke tekst
In deze sectie gaan we dieper in op en worden er tips gegeven wat betreft de vorm van en taalgebruik in een technisch-wetenschappelijke tekst.
| 16
1.3.1
Doel
Schrijfstijl
Een technisch-wetenschappelijke tekst is onpersoonlijk, neutraal en hoort objectief, formeel en zakelijk geschreven te zijn. De schrijftaal is bondig met specifieke en kernachtige bewoordingen. Bovendien moet de schrijfstijl duidelijk zijn en leiden tot een goed begrip van de betekenis.
1. Vermijd spreektaal en informeel taalgebruik. Overbodige en nietszeggende woorden, zoals ‘dus', 'ook', 'wel' moeten worden geschrapt. Informeel of gekleurd taalgebruik is volledig uit den boze in een academische tekst. 2. Vermijd persoonlijk of verhalend taalgebruik. Spreek de lezer niet aan en stel geen retorische vragen. Het gebruik van persoonlijke voornaamwoorden, zoals ‘ik', 'jij/je', 'wij/we', 'u' past niet in een objectieve, wetenschappelijke tekst (1,2). 3. Vermijd vaag taalgebruik en vage formuleringen zoals ‘verschillende', 'sommige', 'enkele', 'bepaalde', 'vele'. Het onpersoonlijke 'men' is past ook niet in een wetenschappelijke of academische stijl. Wees altijd duidelijk, specifiek, nauwkeurig en direct. Zoek naar specifieke en kernachtige woorden die objectief en concreet beschrijven wat je bedoelt (3). 4. Vermijd omslachtig taalgebruik of archaïsche elementen. Gebruik 'maar' of 'echter' in plaats van 'doch'. Gebruik 'ook' of 'alsook' in plaats van 'alsmede’. Gebruik 'daarom' of 'bijgevolg' in plaats van ‘derhalve’ of ‘dientengevolge’. 5. Let op met een overdreven gebruik van afkortingen in academische en technisch-wetenschappelijke teksten.
Schrijfstijl in een technischwetenschappelij ke tekst
Voorbeeld 1
2
3
Niet… “In deze tekst heb ik de beweging van planeten en satellieten uitgelegd.” “Om de snelheid van de raket te bepalen, moesten we onderstaande berekeningen maken.” “Verschillende parameters zijn nodig om de beginsnelheid van de raket te bekomen.”
Wel… “Deze tekst behandelt de beweging van planeten en satellieten.” “De snelheid van de raket volgt uit onderstaande berekening.” “De beginsnelheid van de raket is afhankelijk van het volume water in de raket en het volume en de druk van de lucht in de raket.”
| 17
1.3.2
Doel
De auteur van een technisch-wetenschappelijke tekst moet voldoende oog hebben voor taalgebruik en een correcte grammatica en spelling.
1. Schrijf een getal voluit indien het het eerste woord van een zin betreft (4). 2. Schrijf eenvoudige hoofd- en rangtelwoorden tot twaalf voluit, alsook de tientallen tot honderd, de honderdtallen tot duizend, enzovoort (5,6). Opgelet, op deze regel bestaan er een aantal uitzonderingen: Bij exacte informatie (maten, gewichten, temperaturen, jaartallen,...) is het gebruikelijk om getallen in cijfervorm te noteren. Schrijf steeds een spatie tussen cijfer en eenheid (7). Geef geen onnodig veel cijfers na de komma weer in de tekst of in een vergelijking, tenzij anders vermeld. Percentages worden normaal niet voluit geschreven, behalve als ze het eerste woord van een zin betreffen.
Schrijfwijze van cijfers
Voorbeeld 4
5
6 7
Grammatica en spelling
| 18
Taalgebruik
Niet… "20 procent van de oorspronkelijke energie gaat verloren bij de compressietest." "Dit verslag zal handelen over de productie van 2 soorten polyurethaanschuim." "De test werd 3 maal uitgevoerd." "Met een dikte van één cm is dit schuim uitermate geschikt voor het vervaardigen van een tussenzool voor loopschoenen."
Wel… "Twintig procent van de oorspronkelijke energie gaat verloren bij de compressietest." "Dit verslag handelt over de productie van twee soorten polyurethaanschuim." "De test werd driemaal uitgevoerd." "Met een dikte van 1 cm is dit schuim uitermate geschikt voor het vervaardigen van een tussenzool voor loopschoenen."
3. Schrijf samengestelde woorden in het Nederlands altijd aan elkaar (8). Opgelet voor deze veelgemaakte fouten: Schrijf combinaties van een deelwoord met 'veel' of 'weinig' als bijvoeglijk naamwoord aan elkaar (9). Schrijf 'te veel', 'te kort' of 'te goed' als bijvoeglijk naamwoord altijd in twee woorden. Als zelfstandig naamwoord schrijf je deze wel aan elkaar: 'teveel', 'tekort' en 'tegoed'. Schrijf 'ten minste' altijd in twee woorden als de betekenis 'minstens' of 'minimaal' wordt bedoeld. Schrijf 'tenminste' in één woord als 'althans' wordt bedoeld. Schrijf 'ten slotte' altijd in twee woorden als de betekenis 'tot slot' wordt bedoeld. Schrijf 'tenslotte' alleen als synoniem voor 'immers' (10). 4. Gebruik 'als' na een vergelijking waarin er sprake is van gelijkheid ('even groot als', 'zo ... als',...) en 'dan' na een vergrotende trap: 'meer dan', 'groter dan',... (11).
5. Let op voor het onnodig gebruik van Engelstalige woorden in een Nederlandstalige tekst. Plaats Engelse vaktermen in het cursief. 6. Probeer nooit letterlijk uit het Engels of uit een andere taal te vertalen, want leenvertalingen zijn soms in strijd met de Nederlandse taal. Bovendien is Nederlandstalige terminologie altijd te verkiezen.
Voorbeeld 8 9
10 11
Niet… "De eerste brainstorm sessie heeft tot enkele ideeën geleid." "Polyurethaan is een veel gebruikte stof die in verschillende vormen en maten voorkomt." "Tenslotte berekenen we de warmtestijging en temperatuur." "De perforaties zorgen er voor dat het materiaal sneller uitrekt als gewoon aluminium."
Wel… "De eerste brainstormsessie heeft tot enkele ideeën geleid." "Polyurethaan is een veelgebruikte stof die in verschillende vormen en maten voorkomt." "Ten slotte berekenen we de warmtestijging en temperatuur." "De perforaties zorgen ervoor dat het materiaal sneller uitrekt dan gewoon aluminium."
| 19
1.3.3
Inleiding
Een technisch-wetenschappelijke tekst heeft een logische indeling en volgorde. De tekst bestaat uit verschillende hoofdstukken en paragrafen, die goed op elkaar aansluiten. De paragrafen bestaan uit opeenvolgende alinea's met een overzichtelijke en uniforme lay-out zonder te veel opsommingen.
1. Deel de tekst op in alinea's en zorg ervoor dat alle alinea's min of meer gelijkmatig verdeeld zijn. 2. Bouw alinea's op uitgaande van een kernzin. Deze zin drukt kernachtig de gedachte uit die vervat zit in die alinea. 3. Ontwikkel de alinea consequent volgens een eenduidige systematiek, bijvoorbeeld van algemeen naar specifiek of van theorie naar praktijk. 4. Probeer binnen een alinea consequent te zijn in het gebruik van werkwoordstijden. 5. Besteed aandacht aan de overgangen tussen alinea's onderling en tussen de zinnen binnen een alinea. Maak verbanden tussen alinea's helder met behulp van overgangszinnen. Geef verbanden en de gevolgde logica tussen verschillende zinnen aan met behulp van signaal-, verbindings-, en verwijswoorden. Die maken van een alinea een samenhangend geheel. a. Signaalwoorden: die, dat, deze, dit,... b. Verbindingswoorden: maar, echter, dus, toch,... c. Verwijswoorden: ten eerste, daarnaast, ten slotte,... 6. Let op. Als de aanwijzende voornaamwoorden 'die' en 'dat' zelfstandig worden gebruikt, verwijzen ze terug naar een persoon of zaak die al eerder genoemd is (12,13). De aanwijzende voornaamwoorden 'deze' en 'dit' wijzen vooruit.
Opbouw van een alinea
Voorbeelden 12
13
Zinsbouw in een alinea
| 20
Organisatie en structuur
Niet… "De test vertoont enkele afwijkingen. Deze zijn te wijten aan de lage nauwkeurigheid van onze lat." "Een beschermende rand rond de propellers is aangewezen. Dit verhoogt de veiligheid en de robuustheid van het object."
Wel… "De test vertoont enkele afwijkingen. Die zijn te wijten aan de lage nauwkeurigheid van onze lat." "Een beschermende rand rond de propellers is aangewezen. Dat verhoogt de veiligheid en de robuustheid van het object."
7. Vermijd ingewikkelde zinsconstructies die de tekst onnodig complex maken. 8. Gebruik bij voorkeur relatief korte zinnen met kernachtige formuleringen. Deel lange zinnen (vanaf 35 woorden) op in twee. Dat verhoogt de leesbaarheid (14). 9. Zorg voor een correcte interpunctie. Dat is van vitaal belang voor de leesbaarheid van een technisch-wetenschappelijke tekst.
Vergeet geen leestekens te plaatsen: vooral de komma wordt regelmatig vergeten (15). Zorg ervoor dat je leestekens correct gebruikt. Plaats geen komma waar een dubbelpunt hoort (16). Voor een opsomming staat een dubbelpunt, tussen de onderdelen van een opsomming staat een komma (puntkomma indien alle onderdelen op een aparte regel staan) en na het laatste onderdeel volgt een punt. Plaats geen overbodige leestekens (17). 10. Introduceer slechts één nieuwe gedachte per zin en plaats de essentie vooraan (18). Maak voornaamste onderdeel onderwerp, maar vermijd daarbij het gebruik van de eerste persoon ('ik', 'wij/we') of persoonlijke voornaamwoorden. 11. Vermijd nodeloze herhalingen van woorden of delen van zinnen (19). 12. Begin een zin nooit met een voegwoord zoals 'of', 'en' of 'maar' (20).
Voorbeelden 14
15 16
17
18
19
20
Niet… "In de gebruikte testopstelling is de propeller met motor bevestigd aan een weegschaal die het verschil meet tussen de kracht die de motor in rust op de meter uitoefent en de kracht die de motor op vol vermogen op de meter uitoefent." "Doordat de cilinders roteren wordt het balletje weggeschoten." "Polyurethaanschuimen kennen uiteenlopende toepassingen in auto's, als vulling voor autostoelen, als isolatiemateriaal tegen de lawaaihinder tijdens het rijden, en ook het dashboard en zelfs de armleuningen zijn soms uit polyurethaanschuimen gemaakt." "In de gebruikte testopstelling, is de propeller met motor bevestigd aan een weegschaal." "Een andere toepassing van een wielmechanisme is de werpmachine." "De kleine verschillen die er tussen de theorie en de praktijk zijn, zijn te wijten aan de volgende factoren." “Maar deze afwijking is echter te wijten aan het verschil in samenstelling en massadichtheid.”
Wel… "In de gebruikte testopstelling is de propeller met motor aan een weegschaal bevestigd. Die meet het verschil tussen de kracht die de motor in rust op de meter uitoefent en de kracht die de motor op vol vermogen op de meter uitoefent." "Doordat de cilinders roteren, wordt het balletje weggeschoten." "Polyurethaanschuimen kennen uiteenlopende toepassingen in auto's: als vulling voor autostoelen, als isolatiemateriaal tegen lawaaihinder, als bestanddeel van het dashboard en de armleuningen."
"In de gebruikte testopstelling is de propeller met motor bevestigd aan een weegschaal." "De werpmachine vormt een andere toepassing van een wielmechanisme." "De kleine verschillen tussen theorie en praktijk zijn te wijten aan de volgende factoren." “Deze afwijking is echter te wijten aan het verschil in samenstelling en massadichtheid.”
| 21
13. Kies zo veel mogelijk voor actieve werkwoordsvormen en formuleringen (21,22,23). Passieve constructies zijn niet fout, maar verhogen de kans op omslachtig taalgebruik. 14. Vermijd het gebruik van hulpwerkwoorden zoals 'kunnen', 'mogen', 'zullen', 'zouden'. 15. Gebruik zo veel mogelijk de onvoltooid tegenwoordige tijd. Abstract, methodologie en resultaten kunnen in de verleden tijd geschreven worden. Inleiding, discussie en besluit zijn altijd in de tegenwoordige tijd geschreven. Eventueel kun je bij het literatuuroverzicht wel de verleden tijd gebruiken. 16. Probeer waar mogelijk een zelfstandig naamwoord te vervangen door een werkwoord (24). De 'naamwoordstijl' (gebruik van zelfstandige naamwoorden in plaats van werkwoorden) wordt in verband gebracht met vaag taalgebruik.
Gebruik van werkwoordsvormen en -tijden in een alinea
Voorbeeld 21
22 23 24
Woordkeuze in een alinea
| 22
Niet… “In dit hoofdstuk wordt de beweging van planeten en satellieten beschreven.” “In figuur 5 wordt de reactievergelijking getoond.” “Volgende resultaten worden bekomen in deze proef.” “Er is een goede overeenstemming tussen het frequentiespectrum van het bewerkte materiaal en het originele spectrum.”
Wel… “Deze tekst beschrijft de beweging van planeten en satellieten.” “Figuur 5 toont de reactievergelijking." “Deze proef geeft volgende resultaten.” "Het frequentiespectrum van het bewerkte materiaal en het originele spectrum stemmen goed overeen."
17. Definieer specifieke begrippen steeds op de eerste maal dat zij voorkomen in de tekst. 18. Kies steeds de meest specifieke term en gebruik ook altijd dezelfde term of hetzelfde woord om naar hetzelfde begrip te verwijzen. In een technisch-wetenschappelijke tekst zijn eenduidigheid en ondubbelzinnigheid heel belangrijk.
1.3.4
Doel
Tabellen, figuren en grafieken
Een tabel, figuur of grafiek zegt soms meer dan duizend woorden, op voorwaarde dat je kiest voor de voorstelling van de meest sprekende resultaten.
Uitwerking
1. Wees selectief omtrent de informatie die je in een tabel en figuur wil presenteren. Presenteer alleen de meest relevante resultaten. Stel jezelf altijd de vraag of de tabel, figuur of grafiek nieuwe, interessante informatie bijbrengt voor de lezer. 2. Voorzie elke tabel, figuur of grafiek van een nummer, titel en/of verklarend onderschrift dat de boodschap duidelijk maakt. De titel en het onderschrift staan niet in een kader. Een tabel krijgt een titel bovenaan. Een figuur krijgt een verklarend onderschrift. 3. In de begeleidende tekst wordt naar elke tabel, figuur of grafiek minstens eenmaal verwezen. Bij het verwijzen naar een tabel, figuur of grafiek wordt gebruik gemaakt van de onvoltooid tegenwoordige tijd. 4. Zorg ervoor dat elke referentie in de tekst het correcte nummer van de tabel, figuur of grafiek vermeldt. De tekst wijst op de meest significante resultaten en laat de interpretatie nooit volledig over aan de lezer. 5. Indien je een figuur gebruikt uit een andere bron neem je ook een bronverwijzing op.
Tabellen
6. Zorg ervoor dat elke tabel in hetzelfde lettertype en in dezelfde lettergrootte staat als de rest van de tekst. 7. Zorg ervoor dat de namen van de categorieën duidelijk gescheiden zijn van het cijfergebied, bijvoorbeeld door de namen van de categorieën in een andere tekenstijl (bv. vet) te plaatsen. Vergeet ook niet om de eenheden te vermelden. 8. Zorg ervoor dat decimale tabellen decimaal worden uitgelijnd. Als het cijfergebied enkel gehele getallen bevat, kunnen die rechts worden uitgelijnd. 9. Let op eenvoud. Overbodige details of elementen, zoals onnodige horizontale of verticale randen, kunnen de aandacht afleiden van de essentie.
Grafieken
10. Benoem assen. 11. Geef grootheden en eenheden weer en zorg dat schalen steeds vermeld zijn. 12. Waak erover dat de horizontale (x) as en de verticale (y) as van een grafiek elkaar in het nulpunt snijden. Pas de assen van de grafiek zodanig aan dat deze niet voor of onder 0 gaan als dit niet relevant is. 13. Waak erover dat zowel de x- als de y-as met gelijke intervallen werken, dus dat de assen in gelijke delen zijn verdeeld. 14. Zorg er steeds voor dat er een legende of bijschrift aanwezig is. 15. Waak erover dat grafieken voldoende groot en leesbaar zijn. Tabellen, figuren en grafieken moeten het lezen en begrijpen van de tekst immers gemakkelijker maken.
| 23
16. Let op eenvoud. Overbodige details of elementen, zoals maatstreepjes, horizontale of verticale rasterlijnen, kunnen de aandacht afleiden van de essentie (25). Om die reden gebruik je ook best geen driedimensionale grafieken. 17. Zorg voor eenzelfde indeling, grootte en lay-out om grafieken onderling vergelijkbaar te maken. Probeer, waar mogelijk, dingen die je in één grafiek moet vergelijken, weer te geven met een legende.
Niet…
Voorbeeld 25
| 24
Wel…
1.3.5
Richtlijnen
Voorbeeld
Symbolen, formules en vergelijkingen
1. Gebruik steeds dezelfde standaardsymbolen en standaardnotaties en schrijf symbolen bij voorkeur in het cursief. 2. Net zoals bij begrippen, definieer je niet voor de hand liggende symbolen op de plaats waar die het eerst voorkomen in de tekst. Gebruik ook altijd consequent dezelfde symbolen. 3. Houd tijdens het schrijven een (genummerde) lijst bij, zodat je dubbel gebruik van symbolen vermijdt. Pas ook op voor het door elkaar gebruiken van hoofd- en kleine letters. 4. Formules of vergelijkingen worden met een vergelijkingseditor zoals MathType (d.i. de vergelijkingseditor van MS Word) in de tekst geplaatst. 5. Integreer korte formules in de tekst, plaats langere formules op een aparte regel in de tekst. Gebruik ook leestekens.
“Dit geeft als resultaat y = ax2 + bx + c, waarbij a, b en c bepaald worden in (3.23).”
| 25
1.3.6
Referenties
Doel
Referenties zijn een essentieel onderdeel van elke technisch-wetenschappelijke tekst. Indien de tekst iets dat zelf niet is gevonden of waargenomen, vermeldt, dient er een verwijzing te worden opgenomen naar de bron. Dit geldt ook voor ideeën en feiten die in eigen woorden worden weergegeven (d.i. parafraseren) maar die oorspronkelijk van een andere auteur zijn. KU Leuven definieert plagiaat als volgt: 'Plagiaat is elke overname van het werk (ideeën, teksten, structuren, beelden, plannen, …) van zichzelf of van anderen, op identieke wijze of onder licht gewijzigde vorm en zonder adequate bronvermelding' (KU Leuven, 04.07.2013). Zie ook http://www.kuleuven.be/plagiaat/.
Basisprincipes
In de tekst wordt naar alle referenties verwezen en alle referenties uit de tekst worden opgenomen in de referentielijst. Een correcte bronverwijzing bestaat uit twee delen: Element 1 Een korte verwijzing naar de bron in de tekst; 2 Een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte bron(nen) in de referentielijst. Elke referentie, zowel in de tekst als in de referentielijst, dient alle nodige informatie te bevatten. Essentiële onderdelen van een referentie in de referentielijst zijn: De familiena(a)m(en) van de auteur(s); Het jaartal van publicatie; De titel van de publicatie; Eventueel de naam van het tijdschrift met volumenummer en begin- en eindpagina; Eventueel de publicatieplaats en naam van de uitgeverij; Eventueel de raadplegingsdatum van een website, enzoverder.
In de tekst en in de referentielijst is er een eenduidige systematiek van Methode van bronvermelding bronvermelding. Dit wil zeggen dat je consequent dient te zijn in de methode van bronvermelding die doorheen de tekst wordt gebruikt. Er zijn over het algemeen twee methoden van bronvermelding, voor in de tekst en in de referentielijst: Methode 1 Refereren met auteursnaam en jaartal van publicatie, volgens de A-stijl; 2 Refereren met een volgnummer.
Voorbeeld methode 1
| 26
Tekstreferenties Verwijs in de tekst zelf naar de bron door de familiena(a)m(en) van de auteur(s) en het jaartal van publicatie weer te geven tussen ronde haakjes, gescheiden door een komma. Vermeld het jaartal van publicatie tussen ronde haakjes als je de auteur(s) rechtstreeks in een zin noemt.
Eén auteur Twee auteurs
Meer dan twee auteurs
Verwijzing… (Auteur, jaartal, eventueel geraadpleegde pagina(‘s)). (Auteur 1 & Auteur 2, jaartal, eventueel geraadpleegde pagina(‘s)). Als er twee auteurs zijn, verwijs je steeds naar beide. Bij drie, vier, vijf,... auteurs verwijs je naar alle auteurs en schrijf je de familienamen van alle auteurs voluit in de eerste tekstreferentie. Nadien verwijs je enkel naar de eerste auteur, met vermelding van et al.: (Auteur 1 et al., jaartal, eventueel geraadpleegde pagina(‘s)).
Indien er in eenzelfde referentie naar verschillende bronnen moet worden verwezen, dan worden deze chronologisch volgens jaartal achter elkaar geplaatst, gescheiden door een puntkomma. Indien er in eenzelfde referentie meerdere verwijzingen zijn naar eenzelfde auteur met verschillende jaartallen van publicatie, zetten we de opeenvolgende jaartallen achter de auteur in eenzelfde tekstreferentie. De familienaam van de auteur wordt dus maar eenmaal vermeld en het oudste jaartal staat eerst. Indien er in eenzelfde referentie meerdere verwijzingen zijn naar eenzelfde auteur met dezelfde jaartallen van publicatie, voegen we een kleine letter toe (a, b, c) na het jaartal van publicatie. De rangschikking gebeurt alfabetisch per titel. De bron waarvan de eerste letter uit de titel alfabetisch gezien eerst komt, krijgt letter a. In de referentielijst wordt dan ook eerst naar het jaartal van publicatie met letter a verwezen. Indien naar een referentie uit een andere publicatie wordt verwezen, dan wordt dat gedaan onder de vorm: (Auteur 2, jaartal in Auteur 1, jaartal, eventueel geraadpleegde pagina(‘s)).
Citeren Indien je een zin of een stuk tekst letterlijk wil overnemen, dan wordt dat gedaan door de betrokken auteurs te citeren. Er zijn grofweg twee soorten citaten: Citaat in de tekst: voornamelijk korte citaten. Citaten in de tekst staan tussen enkele aanhalingstekens. Blokcitaat: een langer stuk geciteerde tekst. Het gehele blokcitaat springt in (bv. op 0,5 cm) en staat niet tussen aanhalingstekens. Opgelet Indien een deel uit een citaat wordt weggelaten, wordt het vervangen door drie puntjes tussen ronde haakjes. Indien er iets aan een citaat moet worden toegevoegd, wordt het tussen vierkante haken geplaatst. Elk citaat wordt gevolgd door een referentie met een verwijzing naar de auteur, het jaartal van publicatie en de begin- en eindpagina tussen ronde haakjes. Let wel, gebruik alleen een citaat wanneer dit relevant is en een meerwaarde heeft voor de tekst. Wees verder zuinig met citaten. Referentie bij een tabel, figuur of grafiek Indien je een tabel, figuur of grafiek overneemt uit een andere publicatie, dien je naar de oorspronkelijke bron te verwijzen door de
| 27
familiena(a)m(en) van de auteur(s), het jaartal van publicatie en het paginanummer te vermelden. Voorbeeld: Bron: Auteur, jaartal, p. (paginanummer). Referentielijst In de referentielijst beschrijf je alle referenties uit de tekst in detail. Hier worden dus altijd alle auteurs vermeld. De lijst is alfabetisch gerangschikt volgens de familienaam van de eerste auteur. Voor elke categorie of elk type bron is er een bepaald format waarmee de referentie in de referentielijst moet worden weergegeven:
Boek
Verwijzing… Auteur(s) (publicatiejaar). Titel van het boek. Publicatieplaats: Uitgeverij.
Wetenschappelijk tijdschrift
Auteur(s) (publicatiejaar). Titel van het artikel. Naam van het tijdschrift, volumenummer(nummer binnen het volume), beginpagina-eindpagina.
Krant
Auteur(s) (exacte publicatiedatum). Titel van het artikel. Naam van de krant, beginpagina-eindpagina.
Masterproef of doctoraatsverhandeling
Auteur(s) (academiejaar). Titel van de verhandeling [Documenttype]. Plaats: Onderwijsinstelling.
Congrespaper
Auteur(s) (publicatiejaar). Titel van de paper. Paper gepresenteerd op Congres van datum in Plaats.
Website
Auteur(s) (datum van laatste update). Titel van het document. [Raadplegingsdatum, uitgever: URL].
In de referentielijst zijn: Meerdere verwijzingen naar eenzelfde auteur met verschillende jaartallen van publicatie gerangschikt op publicatiedatum. Meerdere verwijzingen naar eenzelfde auteur met dezelfde jaartallen van publicatie alfabetisch gerangschikt per titel. De eerste bron krijgt dan een kleine letter a na het jaartal van publicatie, de tweede een kleine letter b, de derde een kleine letter c,… Indien je in de tekst naar een referentie uit een andere publicatie verwijst, neem je alleen de bron op in de referentielijst die je effectief hebt doorgenomen (d.i. de secundaire bron). Probeer in de mate van het mogelijke wel altijd de primaire bron te bestuderen.
| 28
Voorbeeld methode 2
Tekstreferenties en referenties in de referentielijst Verwijs in de tekst naar de bron met een nummer tussen vierkante haakjes, zoals in [1]. De eerste tekstreferentie krijgt vanzelfsprekend volgnummer 1 en het gebruik van volgnummers loopt door in de tekst. Elke referentie krijgt op die manier een uniek volgnummer. Plaats de volgnummers achter elkaar indien in eenzelfde tekstreferentie meerdere verwijzingen moeten worden opgenomen, zoals in [2,3]. Herhaal in de referentielijst alle referenties in detail en dit in de volgorde waarop ze voorkomen en genummerd zijn in de tekst. Elke referentie wordt voorafgegaan door haar volgnummer tussen vierkante haakjes. Opgelet Zorg ervoor dat alle referenties uit de tekst opgenomen zijn in de referentielijst. In de referentielijst mogen enkel die referenties staan die ook in de tekst zijn vermeld. Gebruik bij het verwijzen één systeem en doe dat consequent. Indien je kiest om te refereren met een volgnummer, rangschik de referentielijst dan niet alfabetisch. Let op met informatie die je niet kan toewijzen aan een bron. Kennis is alleen maar bruikbaar als die kan worden teruggebracht tot een (wetenschappelijke) bron.
| 29
2
Mondeling rapporteren
Sterke presentatievaardigheden zijn een belangrijke troef voor ingenieurs: in het werkveld besteden ingenieurs gemiddeld een derde van hun tijd aan mondelinge discussies of presentaties.
Inhoud
| 30
Onderwerp Stappen in de voorbereiding Structuur van de presentatie Verbale communicatie Non-verbale communicatie
Zie pagina 31 32 33 34
2.1
Stappen
Stappen in de voorbereiding
Om presentaties voor te bereiden en uiteindelijk een doeltreffende presentatie te geven, doorloop je best volgende stappen: Stap 1
Handeling Plan de presentatie
2
Bepaal de boodschap
3
Ontwerp de slides
4
Geef de presentatie
5
Beantwoord vragen
Richtlijn Denk na over de inhoud (wat?), het doel van de presentatie (waarom?) en het doelpubliek (voor wie?). Houd ook rekening met eventuele beperkingen in tijd (wanneer? en hoe lang?) en ruimte (waar?). Bepaal de structuur en de inhoud van de presentatie. Neem alleen op wat absoluut noodzakelijk is voor de boodschap en aansluit bij de voorkennis van het publiek. Formuleer de kernboodschap en de hoofdpunten van je betoog. Bepaal welke boodschap het publiek moet onthouden en onderbouw die boodschap met inhoudelijke argumenten. Denk na over hoe je het doelpubliek bij het verhaal kan betrekken. Zorg voor maximum één gedachte per slide. Opteer voor een kleine hoeveelheid tekst op de slides, maar zorg eventueel voor visuele ondersteuning om de aandacht van het publiek vast te houden. Te veel detail leidt het publiek af. Bereid je goed voor en zorg dat je de inhoud van de presentatie beheerst. Besteed aandacht aan zowel je verbale als non-verbale communicatie tijdens de presentatie. Luister naar de vragen en zorg dat je elke vraag goed begrepen hebt. Denk na en formuleer een gepast antwoord.
| 31
2.2
Structuur van de presentatie
Verloop van de presentatie
Hieronder formuleren we enkele basisrichtlijnen voor het geven van een mondelinge presentatie: 1. Open de presentatie op een prikkelende manier. 2. Beschrijf en situeer kort het onderwerp. 3. Maak de structuur, opbouw en doelstelling van de presentatie duidelijk en toegankelijk voor het publiek. Geef het publiek een overzicht van de onderdelen die je in de presentatie zult behandelen. 4. Formuleer de boodschap helder, samenhangend en to the point. 5. Bouw de presentatie logisch op met heldere overgangen tussen de onderdelen. 6. Verhelder de boodschap met sprekende tabellen, figuren en grafieken of illustraties. Doe dit vooral wanneer dit een duidelijke meerwaarde oplevert voor de presentatie. 7. Vat de hoofdpunten samen in een besluit en eindig met een krachtige slotzin.
Beantwoorden van vragen
De belangrijkste aandachtspunten bij het beantwoorden van vragen zijn de volgende: 1. Tracht onverwachte vragen steeds adequaat te beantwoorden. 2. Verduidelijk elementen voor het publiek als dit gevraagd wordt.
| 32
2.3
Verbale communicatie
Stemgebruik
Probeer tijdens je presentatie aandacht te besteden aan je spreektempo, volume, articulatie en intonatie: 1. Spreek met een rustig tempo met voldoende variatie. 2. Maak jezelf duidelijk verstaanbaar en spreek met aangepast volume. 3. Articuleer goed en let op een zuivere uitspraak. 4. Maak op de juiste wijze gebruik van intonatie.
Taalgebruik
De belangrijkste aandachtspunten wat taalgebruik betreft zijn de volgende: 1. Verzorg het taalgebruik en gebruik standaardtaal. 2. Gebruik eerder formele spreektaal en probeer het gebruik van stopwoorden tot een minimum te beperken. 3. Zorg dat de presentatie en het taalgebruik aansluiten bij de voorkennis van het publiek.
| 33
2.4
Non-verbale communicatie
Houding
1. 2. 3. 4.
Mediagebruik
1. Als spreker dien je de hulpmiddelen die je gebruikt, vlot te kunnen hanteren, eventuele storingen op te merken en er gepast op te reageren. 2. Zorg dat slides altijd leesbaar zijn en geen te grote hoeveelheid tekst bevatten. Kies een goed leesbaar lettertype, een aangepaste lettergrootte en let op het kleurcontrast van de tekst en de achtergrond. Hou rekening met de 7x7 regel: gebruik niet meer dan zeven regels per slide en zeven woorden per regel. Gebruik parallelle verwoording of parallelle structuur in opeenvolgende regels in een slide. Beperk de hoeveelheid kleuren en animatie-effecten die je in de presentatie gebruikt. 3. Zorg dat slides functioneel zijn en een toegevoegde waarde hebben. Eventuele afbeeldingen moeten relevant zijn voor de presentatie en de presentatie ondersteunen.
Tijdsbeheer
| 34
Probeer door je houding effectief gebruik te maken van de ruimte. Zorg dat gebaren, mimiek en lichaamstaal de boodschap ondersteunen. Zorg dat je als spreker enthousiast overkomt en levendigheid uitstraalt. Zorg dat je interageert met het publiek en dat je hun aandacht kan vasthouden. 5. Probeer voldoende oogcontact te houden met het publiek.
Let steeds op de timing van je presentatie en in het bijzonder op volgende punten: 1. Zorg dat de presentatie voldoet aan de eisen van minimale en maximale tijdsduur. 2. Zorg dat de verdeling van de presentatie per groepslid evenwichtig en te verantwoorden is.
FACULTEIT INGENIEURSWETENSCHAPPEN Kasteelpark Arenberg 1 bus 2200 3001 HEVERLEE, België tel. + 32 16 32 12 01
[email protected] www.eng.kuleuven.be
