Factsheet Europees Vrijwilligerswerk (EVS) - Youth in Action EVS organisatie worden Deze factsheet is voor organisaties die met Europees Vrijwilligerswerk (EVS) aan de slag willen gaan. Wat houdt EVS in, wat zijn de taken van een EVS organisatie en aan welke voorwaarden dient een EVS project te voldoen?
Wat is Europees Vrijwilligerswerk en wat zijn de criteria? EVS is onderdeel van het Youth in Action subsidieprogramma van de Europese Commissie. In Nederland wordt dit programma uitgevoerd door het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), afdeling Internationaal. Dit is het Nationaal Agentschap. Met EVS kunnen jongeren bijna kosteloos tussen de twee en twaalf maanden naar het (Europese) buitenland om als vrijwilliger mee te werken in een lokaal project dat zelf is uitgekozen. Er zijn veel verschillende projecten mogelijk, zoals het organiseren van sportactiviteiten in een kindertehuis, de publiciteit regelen voor een milieuorganisatie of het geven van theaterworkshops aan scholieren. EVS bevordert niet alleen de solidariteit en tolerantie tussen jongeren van verschillende nationaliteiten, maar stimuleert jongeren ook om actief deel te nemen aan de maatschappij. Lokale, regionale en landelijke non-profit organisaties kunnen jongeren uitzenden en ontvangen. De organisatie moet zich hiervoor wel eerst officieel aanmelden bij Youth in Action. Deelnemers De deelnemende jongeren zijn tussen de 18 en 30 jaar oud. In uitzonderlijke gevallen is de minimumleeftijd 16 jaar. Met EVS is zowel individueel als groepsvrijwilligerswerk mogelijk: Bij individueel vrijwilligerswerk zijn één vrijwilliger, een zendorganisatie en een gastorganisatie betrokken. Bij groepsvrijwilligerswerk nemen twee of meer jongeren gezamenlijk deel aan een vrijwilligersactiviteit op lokaal, regionaal, nationaal of internationaal niveau. Een organisatie kan per keer subsidie aanvragen voor één tot honderd jongeren. De organisatie die de subsidie aanvraagt voor het project, wordt de coördinerende organisatie genoemd. Dit kan de zend- of gastorganisatie zijn, maar ook een derde organisatie in één van de deelnemende landen.
N
Duur Het project duurt maximaal 24 maanden, inclusief voorbereiding, evaluatie en afronding. De daadwerkelijke EVS activiteit duurt minimaal twee maanden en maximaal twaalf maanden. Voor jongeren in een kwetsbare positie is EVS mogelijk vanaf twee weken en is de minimale leeftijd 16 jaar. Groepsvrijwilligerswerk is ook mogelijk vanaf twee weken. Landen Het project vindt altijd plaats in een ander land dan waar de vrijwilliger woont. Een EVS project is mogelijk in de volgende landen: Binnen Europa in de ‘programmalanden’: alle lidstaten van de Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Turkije. In één van de ‘buurlanden van Europa’: in Zuidoost-Europa, Oost-Europa en in de Kaukasus, of in één van de Euro-Med landen in het Mediterrane gebied. Projecten in deze landen moeten in Nederland of in een ander deelnemend programmaland worden aangevraagd. In ‘andere partnerlanden in de wereld’. Aanvragen voor EVS- projecten in één van deze landen worden centraal in Brussel ingediend bij het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, audiovisuele middelen en cultuur. In het algemeen geldt dat het aantal vrijwilligers uit partnerlanden in een project niet hoger mag zijn dat het aantal vrijwilligers uit programmalanden. Vergoeding De activiteiten die de jongeren tijdens het project uitvoeren zijn non-profit en worden niet betaald. Wel ontvangen vrijwilligers een reiskostenvergoeding en zakgeld, kost en inwoning en taaltraining. De betrokken organisaties regelen deze zaken met subsidie van Youth in Action. EVS is echter gebaseerd op het principe van cofinanciering: het is de bedoeling dat de gast- en zendorganisatie een deel van de kosten op zich nemen. Wat doen de partners in een EVS project?
V
ZO
GO
De vrijwilliger (V) zorgt voor: het vinden van een gastproject, zo nodig geholpen door de zendorganisatie actieve inzet tijdens het EVS project deelname aan de verplichte EVS trainingen
O
De zendorganisatie (ZO) zorgt voor: het zoeken naar een gastproject met de vrijwilliger de voorbereiding van de vrijwilliger de reis de aanvullende AXA verzekering die de vrijwilliger krijgt contact met de vrijwilliger tijdens het EVS project follow-up de Youthpass, een Europees certificaat voor de jongere De gastorganisatie (GO) zorgt voor: het aanbieden van een geschikt project met duidelijke taken begeleiding op het project kost en inwoning uitbetaling zakgeld taaltraining lokaal vervoer van huis naar werk Waaraan moet een EVS project inhoudelijk voldoen? De volgende thema’s zijn van belang voor EVS projecten: Europees actief burgerschap niet-formeel leren participatie van jongeren culturele verscheidenheid integratie van kwetsbare jongeren promotie van Youth in Action delen van ervaringen Meer informatie over deze thema’s is te vinden op onze website. Een EVS project bestaat uit onbetaalde activiteiten. EVS is geen stage of vervangende dienstplicht. EVS vrijwilligers mogen niet de plaats innemen van betaalde werknemers. Het is de bedoeling dat het EVS project een meerwaarde heeft voor de lokale omgeving.
Hoe word je EVS organisatie? Organisaties die mee willen doen aan EVS kunnen het basisformulier Expression of Interest (EI) invullen en zich hiermee aanmelden bij het Nationaal Agentschap. Het formulier is te vinden op de website (onder downloads/aanvraagformulieren). Bij het invullen van dit formulier kan worden aangegeven of je gast-, zend- en/of coördinerende organisatie wilt zijn. Toekomstige gastorganisaties vullen ook hun globale projectvoorstel in op het formulier. Youth in Action beoordeelt vervolgens in hoeverre de organisatie een partner is die voldoet aan de kwaliteitseisen om EVS te begeleiden. Het Nationaal Agentschap heeft in principe zes weken de tijd om tot een oordeel te komen. Na goedkeuring komt de EI in de Europese database van EVS organisaties te staan. De EI is maximaal drie jaar geldig. Nu kan er een subsidieaanvraag voor EVS ingediend worden.
P
Hoe verloopt het aanvragen van de subsidie? Als alle partners het eens zijn over een project, kan het aanvraagformulier voor subsidie worden ingevuld. Dit formulier is te vinden op de website van Youth in Action (onder downloads/aanvraagformulieren). De organisatie die de subsidie aanvraagt voor het project, wordt de coördinerende organisatie genoemd. Dit kan de zend- of gastorganisatie zijn, maar ook een derde organisatie in één van de deelnemende landen. De aanvraag wordt ingediend bij het Nationaal Agentschap in het land van de coördinerende organisatie. In Nederland is dat de afdeling Internationaal van het Nederlands Jeugdinstituut. Wanneer zijn de deadlines voor aanvragen? Er zijn vijf deadlines per jaar voor EVS projecten die in een programmaland worden ingediend. De eerste kosten voor een project kunnen drie maanden na de deadline worden gemaakt. Deadline: Voor projecten die starten tussen: 1 februari 1 mei - 30 september 1 april 1 juli - 30 november 1 juni 1 september - 31 januari 1 september 1 december - 30 april 1 november 1 februari - 31 juli Projecten met partnerlanden uit de rest van de wereld dienen hun aanvragen centraal in Brussel in. Hiervoor gelden drie deadlines: februari, juni en september. Kijk voor de aanvraagformulieren en de juiste voorwaarden op de website van het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, audiovisuele middelen en cultuur. Hoe verloopt de financiering? De subsidiëring van een EVS project is gebaseerd op cofinanciering. Youth in Action geeft financiële ondersteuning voor: reiskosten voor de jongere onkostenvergoeding voor de zendorganisatie (een eenmalig vast bedrag per vrijwilliger) onkostenvergoeding voor de gastorganisatie (een vast bedrag per vrijwilliger per maand) zakgeldvergoeding voor de vrijwilliger per maand (bedrag per land verschillend) trainingen voor de vrijwilliger: pre-departure, on-arrival, midterm. In de programmalanden en in Zuidoost-Europa worden deze kosteloos aangeboden door de Nationale Agentschappen. De trainingen zijn verplicht. coördinatiekosten bij drie of meer partnerorganisaties (een vast bedrag per organisatie en vrijwilliger) eventuele vervolgactiviteiten om de zichtbaarheid te vergroten (max. 10% procent van de toegekende subsidie) visumkosten Voor kwetsbare jongeren is er daarnaast subsidie voor: voorbereidend bezoek (reiskosten en een vast bedrag per persoon per dag (maximaal twee dagen) extra ondersteuning en begeleiding (vast bedrag per vrijwilliger per maand) Een overzicht van de subsidiebedragen is te downloaden van onze website (onder downloads/subsidiebedragen).
Q
NJi/ Youth in Action Peter Pieters (
[email protected] of 030 230 6471) Mireille Unger (
[email protected] of 030 230 6508) Catharijnesingel 47 Postbus 19221 3501 DE Utrecht T: 030 230 6550 F: 030 230 6540 E-mail:
[email protected] Website: www.youthinaction.nl Het Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs, audiovisuele middelen en cultuur: http://eacea.ec.europa.eu/index.htm Database van goedgekeurde EVS projecten in Europa: http://ec.europa.eu/youth/evs/aod/hei_en.cfm Databank voor EVS organisaties en vrijwilligers: http://www.youthnetworks.eu Trainingen Regelmatig worden er nationale en internationale trainingen georganiseerd voor beginnende EVS organisaties. Kijk hiervoor op de website van Youth in Action.
R
