Výukový materiál pro projekt Facility management v efektivní organizaci reg. č. CZ.1.07/3.2.07/03.0055
Facility management pro vedoucí pracovníky Ing. David PEŠEK
Materiál je publikován pod licencí Creative Commons Uveďte autora-Neužívejte komerčně-Nezasahujte do díla 3.0 Česko
FaM pro vedoucí pracovníky Výstup z projektu Facility management v efektivní organizaci Ing. David PEŠEK
Krajské zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků a informační centrum, Nový Jičín, příspěvková organizace, 2014. Vydání první.
Vydáno s podporou Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu České republiky, projekt reg. č. CZ.1.07/3.2.07/03.0055.
Uveďte autora-Neužívejte dílo komerčně-Nezasahujte do díla 3.0 Česko (CC BY-NCND 3.0)
Vydalo Krajské zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků a informační centrum, Nový Jičín, příspěvková organizace, Štefánikova 7/826, 741 11 Nový Jičín ISBN 978-80-87744-05-5
Stránka 2 z 43
Obsah 1. Úvodem ....................................................................................................................................................4 2. O projektu.................................................................................................................................................5 Hlavní cíle projektu Facility management v efektivní organizaci ...................................................5 3. Facility management ................................................................................................................................7 4. Facility management ve službách KÚ MSK ............................................................................................ 10 Hlavní agendy podpory Facility managementu v Moravskoslezském kraji ..................................... 13 Inventarizace nemovitého majetku ............................................................................................ 13 Akce reprodukce majetku ........................................................................................................... 13 Evidence nájemních smluv .......................................................................................................... 13 Likvidace pojistných událostí vázaných na nemovitosti.............................................................. 13 Energetický management ........................................................................................................... 14 5. Data a informace ................................................................................................................................... 14 6. Životnost stavebních objektů ................................................................................................................ 22 7. Údržba budov ........................................................................................................................................ 24 8. Technická zařízení budov ...................................................................................................................... 25 9. Dokumentace ........................................................................................................................................ 27 10. Pasportizace .......................................................................................................................................... 29 11. Softwarová podpora při výkonu facility managementu ........................................................................ 30 12. Stručný slovník pojmů ........................................................................................................................... 34 13. Standardy v oblasti Facility managementu ........................................................................................... 41 14. Citace a zdroje ....................................................................................................................................... 43
Stránka 3 z 43
1. Úvodem Vítejte u čtení manuálu určeného pro účastníky kurzu souběžně pořádaného se zaváděním podpůrného systému pro správu majetku Moravskoslezského kraje. Manuál je určen pro získání základního přehledu o projektu zavádění softwarové podpory systému správy majetku, v dalších kapitolách také o konkrétních modulech, které jsou a budou v rámci projektu do konce roku 2014 zaváděny.
Stránka 4 z 43
2. O projektu Hlavní důvody zavádění softwarové podpory při řízení Facility Managementu v MSK:
zjednodušení práce příspěvkové organizace (investiční požadavky se zadávají pouze jednou, nikoliv každý rok znova apod.);
snaha o řízení správy majetku – optimalizace využití finančních prostředků;
reakce na postupné zvyšování tempa změn (slučování škol, prodeje budov, …);
snaha o prokázání efektivity řízení správy majetku;
sdružování reprodukčních aktivit (ať investic, nebo evropských projektů).
Hlavní cíle projektu Facility management v efektivní organizaci V tomto projektu chceme dosáhnout vyšší připravenosti pracovníků organizací zřízených ÚSC při implementaci facility managementu jako moderního a sjednocujícího nástroje pro efektivní plánování a řízení správy majetku. K naplnění cíle budeme postupovat ve třech krocích: 1. Připravíme nový portál věnovaný problematice facility managementu v organizacích veřejné správy. Jeho obsahem budou aktuální informace z této oblasti a poskytneme na něm poradenské a konzultační služby pro pracovníky organizací zřizovaných ÚSC (tj. pro cca 850 potenciálních uživatelů). 2. Připravíme 3 nové vzdělávací programy, vč. e-learningu a výukových materiálů:- Facility management pro vedoucí pracovníky (18 h)- Facility management v praxi organizace (24 h)- Efektivní a bezpečná práce na počítači s aplikacemi podporujícími facility management (40 h). 3. Pilotně ověříme tyto připravené vzdělávací programy, každý z nich na skupině 30 účastníků a zpracujeme evaluaci tohoto ověření. Celkovým výstupem projektu budou kompletně připravené a ověřené 3 vzdělávací programy a systém podpůrných nástrojů (expertní tým, portál a jeho služby, e-learning vč. výukových materiálů), které budeme po skončení projektu nadále realizovat resp. provozovat v závislosti na požadavcích cílové skupiny. Takto budeme zajišťovat stále aktuální připravenost pracovníků organizací ÚSC na efektivní práci se svěřeným majetkem.
Stránka 5 z 43
Základní informace o vzdělávání v rámci projektu:
Vzdělávacím cílem programu je seznámení účastníků kurzů s konkrétními funkcemi nově zaváděné centralizované softwarové aplikace pro podporu řízení facility managementu v Moravskoslezském kraji v oblastech práce s investičními požadavky, inventurami ploch a nemovitého majetku, vyřizováním pojistných událostí, dílčího řízení spotřeby energií a řízením nájmů a pronájmů a motivace účastníků kurzů k aktivní a kvalifikované spolupráci při správě majetku.
Klíčové kompetence budou posilovány v oblastech zpracování investičních požadavků a dalších povinností správce svěřeného majetku, zejména správné a úplné evidence ploch a zařízení, vyřizování pojistných událostí a zpracování administrativy související s nájmy a pronájmy.
Pokračování aktivit projektu Předpokládáme, že v dalším programovacím období, kterému se dnes říká Horizont 2020, dojde k dalšímu rozšíření působnosti informačního systému majetku kraje.
Stránka 6 z 43
3. Facility management V této kapitole se zabýváme obecným popisem tématu / oblasti. Facility management lze chápat jako integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivitu vlastní základní činnosti. Integrovaný systém řízení, jak v organizacích sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Cílem je posílit ty procesy v organizaci, pomocí nichž pracoviště a pracovníci podají nejlepší výkony a v konečném důsledku pozitivně přispějí k ekonomickému růstu a celkovému úspěchu organizace. Technický Facility management tvoří páteř portfolia služeb, je chápán komplexně, jako systémová a integrovaná činnost definovaná v normě ČSN EN 15 221-1. Pod technickým FM rozumíme komplexní technickou správu objektu, pokrývající každodenní technickou správu a údržbu i odborné revize, servisy a audity. V rámci Facility managementu jsou nastavené standardy tak, aby docházelo ke konstantnímu zvyšování hodnoty nemovitostí. Právě v technické správě nemovitostí se skrývají významné finanční úspory. Díky pečlivé správě svěřeného objektu nebo areálu lze prodlužovat životní cyklus nemovitosti a šetřit prostředky na provoz. Facility management představuje smluvně dohodnutý režim poskytování služeb. Vychází z a významově připomíná tradiční správu budov. Všeobecně uznávaná definice principů Facility managementu je někdy nazývána „3P“. Do oblasti působnosti Facility managementu spadají: 1. Lidské zdroje = Pracovníci (anglicky People) 2. Činnosti = Procesy = Práce (anglicky Processes) 3. Místo výkonu činnosti = Pracoviště (anglicky Place) Optimálním provázáním těchto tří složek se vytvářejí podmínky, které zkvalitňují práci každého pracovníka a které vedou k zefektivnění hlavního předmětu činnosti organizace (viz. Obr. č. 1).
Obr. č. 1: Synergie „3P“ – Sladění oblastí FM
Stránka 7 z 43
People Lidé
Place Místo
Processes Proces y
Základní aspekty Facility managementu tedy jsou:
Facility management je o řízení podpůrných procesů (vedlejších činností);
Facility management je o sloučení procesů (vedlejší činnosti jsou centrálně řízeny FM);
Facility management jednotně řídí veškeré podpůrné činnosti (převážně služby);
měřítkem kvality FM je přínos hlavním procesům (a zaměstnancům);
hranici mezi hlavními a podpůrnými procesy stanoví vedení společnosti a v čase se mění;
Facility management není o revoluci, ale je o kontinuálním zkvalitňování procesů;
Facility management přináší profesionalitu do podpůrných procesů.
Dle organizace IFMA (Celosvětová asociace manažerů facility managementu) lze facility management definovat jako „metodu, jak v organizaci sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti". Cílem facility managementu je „posílit ty procesy v organizaci, pomocí nichž pracoviště a pracovníci podají nejlepší výkony a v konečném důsledku pozitivně přispějí k ekonomickému růstu a celkovému úspěchu organizace". Jiná definice říká, že facility management „má za cíl integrované řízení všech služeb, které podporují hlavní činnost společnosti“. Property management je obor řízení, jehož předmětem je optimální využití prostor vlastního či pronajatého majetku. Cílem Property managementu je zajištění takových prostorových podmínek, které nejlépe provozně, ekonomicky, fyzicky i psychicky vyhovují majitelům i uživatelům nemovitosti či pozemku. Property management zahrnuje rovněž hledání nových nájemců, výběr nájemného a poplatků za zprostředkované služby, údržbu daného areálu a majetku. Property management v pojetí bytových domů je řešen konkrétními společnostmi, které se na výše zmíněné činnosti specializují. Asset managementem se míní systematické a koordinované činnosti a postupy, kterými organizace v průběhu životního cyklu optimálně a trvale spravuje svůj majetek a aktiva, jejich související stav a výkonnost, rizika a výdaje za účelem dosažení svých organizačních strategických plánů. Cílem Asset managementu je řízení aktiv tak, aby jejích provozování generovalo maximální přidanou hodnotu. Historie a vývoj Facility managementu S pojmem Facility management jsme se začali setkávat před rokem 1980 ve Spojených státech amerických v souvislosti se správci budov či majetku. Před užíváním termínu Facility managementu (dále FM) existovaly také profese zabývající se činnostmi, které připomínaly výkon FM, ale jejich výkon nebyl řízený a zdaleka se mu nekladla taková důležitost jako dnes. Stránka 8 z 43
V květnu 1980 byla na setkání zájemců o FM jmenována organizace známá jako National Facility Management Association, ze které rok na to vznikla dnes již známá International Facility Management Association (IFMA). Do Evropy Facility management pronikl až počátkem 90. let. První země, které toto odvětví na našem kontinentu zaregistrovaly, byly Skandinávské země, Velká Británie a Francie s Beneluxem. Německy mluvící země zaregistrovaly toto odvětví až o 5 let později. První zemí zavádějící FM v postkomunistické zóně bylo Maďarsko. V této zemi vznikla národní asociace Facility manažerů (HUFMA) již roku 1998. Prvním postkomunistickým státem, který se zapojil do celosvětové sítě Facility manažerů IFMA je Česká republika, která byla do tohoto sdružení přijata v dubnu roku 2000. V současnosti má asociace členy, pobočky a přidružené organizace po celém světě a pyšní se 18.000 členy pocházejících z 67 zemí a 130 poboček. Standardy v oblasti FM Nové normy řady ČSN EN 15 221 jsou odborným přínosem k řešení problematiky FM. Sjednocují nejednotnou terminologii a definují rozsah a obsah FM. Základní pojmy Facility managementu najdete v kapitole 13.
Stránka 9 z 43
4. Facility management ve službách KÚ MSK V prostředí Moravskoslezského kraje budou procesy správy majetku podporovány prostřednictvím aplikace FaMa+ od společnosti TESCO SW, a.s. Tento CAFM systém je postupně implementován v úzké spolupráci s odborem majetkovým a investičním KÚ MSK a v této kapitole popisujeme hlavní agendy, které jsou v pilotním provozu podporovány.
Obr. 2: Prostředí FAMA+, TESCO SW a.s. Hlavním cílem nasazení systému CAFM je podpora pověřených správců majetku jednotlivých příspěvkových organizací a samozřejmě také – v rámci centralizace informací o majetku – podpora rozhodování o majetku ze strany úředníků KÚ MSK. V rámci přípravy pilotního provozu byla importována data z katastru nemovitostí, takže pro jednotlivé příspěvkové organizace jsou dostupná data o jejich nemovitostních poměrech a není třeba všechny údaje zavádět ponovu. Hlavním prostředím pro oblast správy majetku se dnes stává „Portál úředníka“, do kterého budou postupně integrovány všechny softwarově podporované agendy práce pověřeného správce majetku (ale i další agendy). Klíčovým procesem se tak pro rozjezd pilotního projektu stává inventarizace nemovitého majetku – kontrola správnosti importu, ale také kontrola údajů v katastru nemovitostí.
Stránka 10 z 43
Základní pojmy v systému FaMa+ pro nemovitý majetek v Moravskoslezském kraji:
Subjekt
Plocha
Areál
Informační systém FaMa+ disponuje pro potřeby prostorového pasportu obecným formulářem Plochy. Zde se evidují všechny typy a druhy ploch, související s parcelami a stavebními objekty. Systém je postaven tak, aby uživateli umožnil detailní záznam jak parcely KN, tak i jednotlivých pozemků v jejich funkční podobě – komunikace, chodníky, trávníky, parkoviště, hřiště apod. Obdobně můžeme řešit budovy KN jako samostatné části budov, ale i ostatní stavební objekty, jako jsou ploty, technické objekty, altány, stavební objekty sportovišť apod. Tohoto formuláře tak v systému majetkové evidence MSK využíváme i pro nejvyšší úroveň celé hierarchie, tedy pro Areál příspěvkové organizace, kterým je v evidenci vlastní název příspěvkové organizace, konkrétně tedy subjekt PO. V tomto případě je tak pojem Areál PO totožný s pojmem Subjekt, u některých PO však může znamenat pouze jednu konkrétní budovu. Celá řada příspěvkových organizací však disponuje i dalšími objekty, ve kterých vykonává svou činnost, které jsou mimo jejich základní sídelní areál. V tom případě užíváme pojem Areál pro tzv. Podřízený areál, kterým mohou být detašovaná pracoviště, Domovy mládeže, střediska praktické výuky a podobně. Pojem Plocha tak znamená z pohledu aplikace FaMa+ obecný formulář po evidenci všech typů a druhů ploch a z pohledu majetkové evidence pak znamená konkrétní plochu pozemku, místnosti, podlaží, plochu plotu, plochu parkoviště apod. Pojem Subjekt tedy znamená nejvyšší úroveň plochy v systému FaMa+ a představuje sídelní Areál PO. Pojem Areál pak vedle sídelního místa PO představuje další místa působnosti PO, tedy Podřízený areál (areály).
Stránka 11 z 43
Prakticky tak dle množství objektů konkrétní PO může celá hierarchie vypadat například takto:
Subjekt PO (Areál PO)
Parcela KN (Plocha)
Budova A (Budova)
Podlaží 1 (Plocha)
Místnost 1 (Plocha)
…detail úrovně Podlaží a níže je pro PO volitelná hierarchie.
Detašované pracoviště (Podřízený areál)
Parcela KN (Plocha)
Budova A (Budova)
Podlaží 1 (Plocha)
Místnost 1 (Plocha)
Hřiště (Plocha - typ)
Zahradní altán (Plocha - typ)
…garáž, objekt transformátoru, příjezdová komunikace, zděný plot atd. Obr. 3: Ukázka možné hierarchie příspěvkové organizace
Stránka 12 z 43
Hlavní agendy podpory Facility managementu v Moravskoslezském kraji Hlavní agendy, které jsou v pilotním provozu podporovány:
Inventarizace nemovitého majetku;
Akce reprodukce majetku;
Evidence nájemních smluv;
Likvidace pojistných událostí vázaných na nemovitosti;
Energetický management.
Inventarizace nemovitého majetku Nejdůležitější částí práce do konce dubna 2014 je provést důkladnou kontrolu dat v systému Fama Plus obsažených tak, aby především aktivity Akce reprodukce majetku a případně i Majetkoprávní operace byly prováděny a evidovány s pravdivými - a tedy spolehlivými - údaji.
Akce reprodukce majetku Je klíčovou agendou rozjezdové fáze projektu facility managementu. Jejím hlavním cílem je shromáždit pokud možno všechny požadavky na reprodukci majetku, které v majetku MSK existují. V agendě jsou překlopeny listy do této doby používaných „investičních požadavků“. Očekávaným efektem je stanovení celkových nákladů na uvedení veškerého majetku do optimálního stavu a také stanovení úrovní stavu majetku tak, aby bylo možno efektivně plánovat rozpočet kraje v této oblasti.
Evidence nájemních smluv Hlavním účelem agendy je inventarizovat všechny nájemní a především pronájemní smlouvy, které se týkají nemovitostí, a tím získat přehled o celkových možnostech a výkonu nájemní agendy za nemovitosti v kraji. Výsledkem agendy budou informační podklady pro hodnocení výhodnosti uzavíraných smluv a také podklady pro inventarizaci nájemních smluv v oblasti majetku kraje.
Likvidace pojistných událostí vázaných na nemovitosti Tato agenda zůstává v působnosti SATUM, do facility managementu jsou nově zapojeny pouze pojistné události propojené / navázané na nemovitý majetek kraje, a to tak, že začátek evidence pojistné události probíhá v systému FAMA+, údaje o zaevidovaných informacích jsou pak dále přeposlány do systému SATUM k dalšímu zpracování.
Stránka 13 z 43
Energetický management Klíčovou úlohou této agendy je podpořit proces pravidelné měsíční evidence odečtů energií tak, aby tyto mohly sloužit jako podkladové informace o rozhodování při investicích do oblastí zateplení případně jiných investic vedoucích k úsporám energií.
5. Data a informace Cílem této kapitoly je na konkrétních příkladech a v kontextu tématu facility managementu popsat rozdíl mezi pojmy „data“ a „informace“ a stručně nastínit potřeby sběru, ukládání a třídění dat jako zdroje informací. Při využívání počítačových programů se přirozeně hovoří o Datech a Informacích. Co vlastně jsou Data? Co to jsou Informace? Definic pro pojem Data bychom našli mnoho, avšak v souvislosti s oblastí výpočetní techniky lze pro lepší pochopení použít dvě následující:
Data jsou jen potenciální informace, které na informace zhodnocuje až informační proces (subjekt řízení). Takže např. bezchybně a včas doručená zpráva nemusí mít pro řídícího pracovníka informační charakter [3];
Data představují odraz jevů, procesů a vlastností, které existují a probíhají v části reálného světa, kterou odrážejí. Jsou vyjádřením skutečnosti a myšlenek v předepsané podobě tak, aby je bylo možné přenášet a zpracovávat [3]. Pro jednoduchý příklad použijme prostý formulář, charakterizující velikost plochy místnosti:
Obr. č. 4: Příklad formátu ploch Tyto tři údaje jsou pro nás konkrétní data o velikosti místnosti. Představují 3 konkrétní datové položky. Pro pojem Informace nalezneme definic a charakteristik ještě více, než pro data. Habr a Vepřek uvádějí [4], že informace je neenergetická veličina úměrná zmenšení entropie systému nebo že informace je zpráva, která je výrokem a zmenšuje (svým sémantickým významem, z hlediska místa, kam byla doručená, a času, kdy byla doručená) entropii systému [4]. Jiní autoři definují informaci jako obsah toho, co si vyměňujeme s okolním světem, když se mu přizpůsobujeme, a když na něho působíme svým přizpůsobováním.
Stránka 14 z 43
Informace se staly významným výrobním zdrojem, proto je třeba procesu jejich získávání věnovat patřičnou pozornost, aby se efektivnost tohoto procesu nestala limitujícím faktorem dalšího rozvoje podniku. Informaci je možné použít k ulehčení, resp. zlepšení rozhodnutí nebo činnosti [3]. Pro naši oblast FM použijme následující definice:
Informace jsou výsledkem zpracování dat. Tento proces přetváří data tak, aby mohl příjemce výsledek použít, aby zvýšil svou "úroveň vědění".
Informací rozumíme přetvořená data, kterým uživatel připisuje určitý význam, které uspokojují konkrétní informační objektivní potřebu svého příjemce.
Opět se pro ilustraci vraťme k našemu příkladu dat:
Obr. č. 5: Příklad formátu ploch Jestliže tyto tři datové položky představují data, potom jejich libovolná interpretace již představuje konkrétní informace: „Tato místnost je dostatečně velká jako kancelář pro dvě osoby“, „Tato místnost není dostatečně velká jako zasedací místnost pro 20 osob“, …atd. Pokud bychom k těmto třem parametrům přidali další datové položky, např. Počet dveří a Počet oken:
Obr. č. 6: Příklad formátu dalších parametrů můžeme interpretovat další informaci, a to že „Tato místnost je průchozí“ nebo že „Tato místnost má zajištěno dostatečné větrání pro 2 pracoviště“ a podobně. V oblasti facility managementu se pracuje s obrovským množstvím dat. Jejich sběr, ukládání a zpracování na požadované informace jsou každodenní činností všech zainteresovaných osob v celém cyklu procesů FM. V praxi se běžně pracuje s následujícími dvěma typy dat:
Papírová data Papírová forma je i dnes poměrně běžnou formou ukládání dat. Data na papíře se sdružují do složek, složky do šanonů a šanony se archivují v archivních boxech.
Elektronická data
Stránka 15 z 43
Elektronická data se ukládají na datových nosičích v podobě:
Textové – prosté zapsání dat do textů (textové editory);
Tabulkové – již strukturovaná data (tabulkové editory);
Databázové – rovněž strukturovaná data, avšak hierarchicky tříděná s vazbami mezi sebou (databázové aplikace);
Grafické – především výkresová dokumentace, ale i schémata, fotografie, mapy.
Je zcela zřejmé, jakých efektů lze dosáhnout díky využití druhé kategorie dat, kdy elektronicky uložená data lze výrazně efektivněji využívat:
Rychleji vyhledat a získat či poskytnout požadované informace;
Snadněji data třídit, separovat či vybrat jen požadovaná (dle typu, dle data pořízení apod.);
Výrazně rychleji data agregovat z různých zdrojů do jednoho reportu (součtů, sestav, grafů apod.);
Sdílet data v reálném čase s více uživateli.
Pořizování, ukládání a využívání dat pro facility management lze v následujícím funkčním rozdělení:
1. Statická data Statickými daty jsou zejména číselníky a katalogy (tzv. normativní datová základna) a dále pak veškerá pasportizační data, tzn. data o budovách, plochách, zařízeních a ostatním majetku, tedy data parametrická a hodnotová, v čase se příliš neměnící. Příklad: budovy, pozemky, místnosti, nájemní plochy, byty, parkovací plochy, výtah, jeřáb, vozidlo, čidlo, klíč, osoba, smlouva, měřidlo… a jejich údaje plošné, datumové, katastrální, ekonomické, provozní, výkonové…
Stránka 16 z 43
Obr. 7: Statická data = příklad formuláře plochy typu místnost
2. Dynamická data Dynamická data představují obraz procesů a činností, které se realizují nad objekty statických dat. Jsou proměnné v čase, tj. jejich hodnoty se v čase mění, u měřidel například i v průběhu několika vteřin. Rovněž hodnoty ekonomické, zejména nákladové, patří mezi dynamická data. Příklad: Zakázky a činnosti realizované při správě a provozu budovy, nákladové či výnosové zúčtovací hodnoty při realizaci nájemních vztahů, využití zdrojů při realizaci libovolného procesu, hodnoty opotřebení zjištěné při procesu pasportizace, provozní - měřené hodnoty při sledování provozu zařízení (najeté km vozidla, odebraná spotřeba energetických médií při provozu objektu či zařízení, stavy a hodnoty work-flow procesů aj.
Stránka 17 z 43
Obr. 8: Ukázka části dynamických dat vybrané úklidové zakázky
3. Výstupní a informační data Představují vybraná data obou předchozích kategorií shrnutá do konkrétní informace či informace poskytující sestavy (reporty). Výstupní data slouží zpravidla pro analytické rozbory, srovnání či podklady pro strategické rozhodování či plánování. Z jednoduchých tabulkových přehledů lze pořizovat jen sestavy, které přímo odpovídají konkrétní tabulce či výsledkovému přehledu či grafu. Naproti tomu sofistikované informační systémy zpravidla využívají specializovaných reportovacích nástrojů, prostřednictvím kterých lze data agregovat z více různých tabulek a formulářů systému a vytvářet tak výstupní sestavy dle potřeb uživatelů. Výstupní data jsou zpravidla zobrazována v podobě textové, tabulkové nebo grafické vč. Grafů, a to s výstupem na připojené tiskárny případně pouze náhledy a dále pak i výstupy do konkrétních souborů obvyklých formátů (XLS, PDF, JPG apod.).
Stránka 18 z 43
Obr. 9: Příklad zúčtovací výstupní sestavy
Druhy a množství dat Každá dynamická (procesní) data vyžadují pro svou evidenci data statická. Každý proces, každá činnost, zakázka či úkol, se vždy vztahuje k nějakému objektu. Těmito objekty jsou převážně pasportizační data o stavebních objektech, jeho plochách nebo zařízeních, avšak praxe ukazuje, že předmětem sledování procesů bývají často lidé, útvary organizační struktury nebo nájemníci, tedy nákladová střediska. Je proto nezbytné se primárně zaměřit na identifikaci statických dat. Jsou-li jimi subjekty nákladových středisek, bývají zdroje poměrně snadné a rovněž tak i jejich sběr a ukládání. Potřebných údajů bývá jen několik málo a většinou nepřesahují počet dvou desítek datových položek. Naprosto rozdílný je však stav u dat pasportizačního charakteru. Jejich množství a složitost struktury je dána požadovanou mírou detailizace. Řada procesů facility managementu zůstává v úrovni budov a významných prvků technických zařízení. V praxi se však často ukazuje potřeba větší míry detailu a struktury. Takřka nikdy není potřebná množina dat okamžitě k dispozici. Mezi oprávněné obavy budoucích uživatelů proto patří, kde a jak data posbírat. Těchto datových zdrojů je několik:
1. Elektronická výkresová dokumentace V převážné většině je tato dokumentace nositelem základních informací o plochách, a to zejména v podobě vázané databáze, ale i výkresové legendy budovy či ploch. Ne vždy musí jít o dokumentaci
Stránka 19 z 43
standardu CAD nebo GIS, svá data může poskytnout jakýkoliv vektorový výkres, avšak zejména CAD dokumentace bývá na data nejvíce „bohatá“.
2. Digitalizace papírové výkresové dokumentace U starších objektů lze získat výkresovou dokumentaci v papírové podobě. V případě převodu této formy na digitální prostřednictvím scanu snímků a následným překreslením lze získat novou vektorovou formu výkresu s výše popsaným zdrojem dat.
3. Fyzický sběr dat na místě Tam, kde není výkresová dokumentace k dispozici nebo pokud nejsou patřičné údaje a parametry zaneseny do výkresu, lze provést fyzické zaměření ploch a požadovaných údajů s následnou centrální evidencí a případným zakreslením do vektorové schematické nebo klasické stavební dokumentace typu CAD či GIS.
4. Dodavatelé projekčních služeb Sběr dat bývá časově i finančně poměrně náročnou záležitostí. V případě plánovaných rekonstrukcí či výstavby nových objektů jsou právě projektanti tvůrci všech dat, se kterými se lze u stavebních objektů setkat. Tak, jako existují tvůrci dokumentace stavby, mohou být i tvůrci základního rámce pasportizačních dat.
5. Dodavatelé stavby Vyprojektovaná budova dosud není stavba, avšak data vytvořená od projektantů jsou dodavateli stavby již jen konkretizována a upřesňována. Pokud nejsou projekční data pro pasport budovy vytvořena, mohou tato data pořídit dodavatelé staveb a rekonstrukcí. V zásadě je již dle zákona vytvářena Dokumentace skutečného provedení stavby (DSPS) jako nezbytná dokumentace pro kolaudaci objektu, zahrnující jak výkresovou, tak popisnou část. Centralizace údajů a upřesnění této dokumentace dle požadavků budoucího uživatele či provozovatele dle zásad facility managementu tak může být velmi snadným zdrojem velkého množství požadovaných údajů.
6. Dodavatelé technických zařízení a technologií Každý dodavatel technických zařízení budov a ostatních technologií a zařízení má rovněž k dispozici svou dokumentaci, zahrnující veškerá zásadní data stejným způsobem, jako dodavatelé stavby. I zde je možno využít veškerých dat od těchto dodavatelů.
7. Dodavatelé servisních služeb Nejsou-li k dispozici data z výkresové dokumentace ani od dodavatelů stavby či zařízení, mohou být zdrojem pro tato data obdobným způsobem dodavatelé servisních služeb. A to zejména pro data, jež bývají nezbytná pro realizaci správy a provozu objektů, neboť právě tito dodavatelé často zajišťují své služby a mohou tak aktualizovat dostupné údaje nebo v rámci svých služeb data pořídit s ohledem na profesionální znalost sepisovaných objektů.
Stránka 20 z 43
8. Všeobecné centrální registry Primárně lze pro data normativní základny, tj. pro číselníky, ale i ostatní požadovaná data využít centrálních registrů. Takovými registry jsou
Katastr nemovitostí – data lze získat z obecně přístupného registru na Internetu (http://nahlizenidokn.cuzk.cz/) nebo prostřednictvím Informačního systému Katastru nemovitostí (ISKN), dostupného za úplatu u této instituce.
Informace o zeměpisném uspořádání naší země, všech městech a obcích, konkrétních adresách stavebních objektů a jejich číslech lze rovněž získat v „Územně identifikačním registru adres“ Od roku 2012 byl tento registr změněn a stal se „součástí“ KN, rovněž na Internetu (http://www.cuzk.cz/Dokument.aspx?MENUID=10769&AKCE=DOC:10-vybudovani-RUIAN)
Registry ekonomických subjektů lze rovněž vyhledávat na Internetu. Je jím především registr subjektů zapsaných do obchodních rejstříků (http://portal.justice.cz/justice2/uvod/uvod.aspx) a registr všech ekonomických subjektů s přiděleným Identifikačním číslem (http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares.html) Registr silnic, resp. silničních úseků s příslušnými uzly a kříženími lze nalézt v registru Ředitelství silnic a dálnic (http://www.rsd.cz/Silnicni-a-dalnicni-sit/Silnicni-databanka) Obdobné registry a centrální číselníky postupně vznikají. Jejich širší využitelnost a datovou nezbytnost si dnes uvědomuje celá řada dalších institucí a subjektů. Vznikají tak další centrální registry s otevřenou či omezenou přístupností. Již dnes tak v Evropě vznikl první registr technických zařízení a technologií s aktivním využitím v tvorbě CAD dokumentací, které lze následně využít dle výše uvedeného jako zásadní zdroj dat popisných údajů a parametrů technických zařízení. Je však otázkou času, jak a v jakém rozsahu bude využíván projektanty a díky nim dostupná data jako klíčový zdroj dat. Uvedeným standardem pro technická zařízení v Evropě je norma VDI3805 (http://www.vdi3805.org/index.php nebo http://www.vdi3805.eu/). V blízké budoucnosti lze očekávat vznik dalších registrů typových a druhových skupin, jakou může být například zdravotnická technika apod.
Stránka 21 z 43
6. Životnost stavebních objektů Stavební objekty stejně jako kterýkoliv jiný výrobek mají svou životnost. Tedy určité časové období, po které jsou dané výrobky, ať stavební či jiné, schopny plnit svou funkci a jejich stav umožňuje vlastníkovi mít užitek z této věci, resp. stavebního objektu. Stavby po fyzické stránce se skládají z jednotlivých konstrukčních prvků. Do těchto konstrukčních prvků spadají např. svislé nosné konstrukce, zastřešení, výplně otvorů, podlahy apod., a vzájemně tvoří ucelené části stavby. Z časového hlediska životnosti konstrukčních prvků rozdělujeme konstrukční prvky na:
Prvky s dlouhodobou životností: o
Základy;
o
Svislé nosné konstrukce (do těchto konstrukcí je možno zařadit i komíny);
o
Vodorovné nosné konstrukce;
o
Střešní nosné konstrukce;
o
Schodišťové konstrukce.
Prvky s krátkodobou životností: o
Povrchové úpravy stěn (omítky, obklady, nátěry,…);
o
Podlahy;
o
Oplechování;
o
Výplně otvorů;
o
Izolační vrstvy, apod..
Za prvky dlouhodobé životnosti označujeme konstrukční prvky, které svou technickou životností dosahují min. 80 let.
Stránka 22 z 43
U stavebních objektů rozeznáváme obecně tyto druhy životností:
technická životnost - doba, kterou počítáme od vzniku stavby do jejího zchátrání a technického zániku za předpokladu běžné údržby. Obvykle převyšuje ekonomickou životnost;
ekonomická životnost - doba, kterou počítáme od vzniku stavby do okamžiku ztráty ekonomické užitečnosti a smysluplnosti, tzn. okamžik trvalé ztráty výnosů nebo ztráta využitelnosti změnou vnějších podmínek bez možnosti jiného využití;
morální životnost - doba, kterou počítáme od vzniku stavby do okamžiku zastarání stavby – dispoziční řešení, styl, standardy a technologie, změny trhu, rozvoj území apod.;
právní životnost - doba od kolaudačního souhlasu do okamžiku rozhodnutí, resp. povolení o odstranění stavby.
Na technickou životnost mají vliv především konstrukční systém, údržba, rekonstrukce a modernizace. Životnost staveb podstatně ovlivňuje způsob založení stavby, návrh stavby, konstrukční systém, technologické provedení prvků dlouhodobé životnosti. Dále pak intenzita užívání, údržba, rekonstrukce, modernizace, generální opravy apod. Pro ekonomickou životnost je důležitá doba využitelnosti stavby. Za okamžik ekonomického zániku stavby lze považovat situaci, kdy je výhodnější na daném místě stávající stavbu zlikvidovat a postavit novou, která bude přinášet vyšší výnosy. Kritériem může být i výše nákladů na běžnou údržbu v porovnání s výnosy z nemovitosti. Okamžikem ekonomického zániku je rovněž situace, kdy zanikne v daném místě důvod pro daný druh provozu a jednoúčelovou stavbu nelze využít pro jinou funkci. Životnost můžeme tedy definovat jako dobu, po kterou by objekt (konstrukce) měla vyhovovat požadavkům provozu v přepokládaných podmínkách. Za tuto dobu se objekt (konstrukce) dostane do mezního stavu, resp. stane se nepoužitelnou. Vyjadřuje se zpravidla počtem roků, který se u různých druhů objektů (konstrukcí) liší. Základní podmínkou dlouhé životnosti je pravidelná (cyklická) údržba a úpravy budov pro jejich co nejlepší využití.
Stránka 23 z 43
7. Údržba budov Podle stavebního zákona se údržbou stavby rozumějí práce, jimiž se zabezpečuje její dobrý stavební stav tak, aby nedocházelo ke znehodnocení stavby a co nejvíce se prodloužila její uživatelnost. Údržba stavby je povinností každého jejího vlastníka. Vlastník má povinnost udržovat stavbu v souladu s dokumentací ověřenou stavebním úřadem a rozhodnutím stavebního úřadu tak, aby nevzniklo nebezpečí požárních a hygienických závad, nedošlo ke znehodnocení stavby nebo jejího vzhledu a aby se co nejvíce prodloužila její uživatelnost, tedy výnos z ní. Údržba stavebních konstrukcí, technických systémů, přístrojů a součástek je tedy soubor činností, které mají zajistit, že se zachová jejich provozuschopný stav, nebo při poruše bude tento stav rychle obnoven. Do údržby stavebních objektů zahrnujeme diagnostické, údržbové a opravárenské postupy. Jen tak je možno celou problematiku řešit komplexně a hledat cesty jak zdokonalit údržbové postupy u tak velkého bohatství společnosti, jakým nemovitý majetek nepochybně je, a předat ho dalším generacím v provozuschopném stavu. Zkušenosti s údržbou z minulosti či přítomnosti v soukromém i státním sektoru by mohly napovídat, že údržba je činnost související s opravou zařízení či budov po tom, až se stane nefunkční. V pojetí komplexní péče o nemovitý majetek je tento přístup považován za nejhorší možný v péči o aktivum vlastníka. Údržba slouží k předcházení provozních výpadků. Dalšími očekávanými přínosy mohou být:
Prodloužení a optimální využití životnosti budov;
Zlepšení provozní bezpečnosti;
Zvýšení připravenosti budovy plnit požadovanou funkci;
Optimalizace provozních procesů;
Snížení počtu poruch;
Plánování nákladů na provoz budovy.
Stránka 24 z 43
8. Technická zařízení budov Stavby, to nejsou jen konstrukční celky jako zdi, stropy, podlaží aj., ale jsou to také technická zařízení budov, která stavbám vdechnou život a upravují pocitové vnímání vnitřního prostředí a zároveň možnosti způsobu jeho užívání. TZB zahrnuje obory:
Instalace (vytápění, vzduchotechnika, klimatizace, chlazení, rozvod plynu, vody a kanalizace, centrální vysavače);
Elektrotechnické rozvody (měření a regulace, elektrorozvody, zabezpečovací technika, řídicí systémy pro veškerá technická zařízení, hromosvody, telefonní rozvody, rozvody televizního signálu, počítačové sítě apod.);
Další technická zařízení v budovách (osvětlení, výtahy apod.).
V dnešní době nových technologických zařízení, která ovlivňují nejen vnitřní prostředí, ale zároveň subjektivní pocit kohokoliv v daném objektu, stojí za zmínku, že dnešní vybavení budov a objektů bez rozdílu dané funkce zaznamenalo za posledních 20 let výrazný pokrok. Nově budovaným objektům jsou již v koncepční fázi výstavbového projektu určovány druhy a způsoby řízení a regulace vnitřního prostředí. Budovy jsou navrhovány s nepřeberným množstvím zařízení, které automaticky na základě referenčních nastavení vyhodnocují a regulují vnitřní prostředí a starají se o to, aby se uživatelé budov cítili příjemně, bez ohledu na roční období či část dne a zajišťují a řídí naši pohodu. Vyhrazená technická zařízení Vyhrazenými technickými zařízeními jsou zařízení se zvýšenou mírou ohrožení zdraví a bezpečnosti osob a majetku. Tato zařízení podléhají dozoru podle zákona č. 174/1968 Sb., o státním odborném dozoru nad bezpečností práce, ve znění pozdějších předpisů. [2] Cílem právní úpravy je stanovovat obecné požadavky a postupy platné pro provoz vybraných technických zařízení, přičemž požadavky na vlastní provoz technického zařízení pro specifické podmínky a prostředí a specifický účel (například pro práce v podzemí) uvádí prováděcí právní předpis vydaný k zákonu v gesci příslušného ministerstva nebo ústředního správního úřadu. Právní předpisy vyjadřují veřejný zájem o technická zařízení s vyšší mírou ohrožení života a zdraví.
Stránka 25 z 43
Mezi vyhrazená technická zařízení patří:
Elektrická;
Zdvihací;
Plynová;
Tlaková;
Požárně bezpečnostní (upravuje zák. č. 133/1985 Sb., o požární ochraně).
Na tato vyhrazená technická zařízení se vztahuje povinnost provádět pravidelné revize a kontroly v periodických cyklech, které blíže specifikují další legislativní požadavky a normy. O vykonaných revizích je vystavena revizní zpráva, která musí být uchována a na vyžádání kontrolního orgánu předložena. Revize a zkoušky smí provádět pouze příslušný autorizovaný revizní technik.
Stránka 26 z 43
9. Dokumentace Stavební dílo je dlouhodobým technickoekonomickým statkem. Vyžaduje proto postupy, které umožňují jeho dlouhodobé sledování a ochranu před neodbornými zásahy. Základem pro sestavení těchto postupů je dostatek dostupných a kvalitních informací. Při správě budov se těmito informacemi myslí dokumentace dané budovy. Dobrou dokumentací ale nerozumíme pouze technický projekt stavby a jeho změny. K dobré kvalitě správy každé budovy jsou potřebné i další písemnosti, které by měl mít každý vlastník nebo správce tohoto majetku k dispozici a v pořádku. Jsou to:
písemnosti o nabytí a vlastnictví nemovitosti;
písemnosti k současnému stavebnětechnickému stavu nemovitosti (Jednou z možností dokumentace, která slouží ke sledování stavebně technického stavu jako celku, je pasport budovy.);
písemnosti související s nájmem bytů nebo nebytových prostor (jedná-li se o bytový dům);
písemnosti související s prováděním oprav a dalších stavebních prací a zajišťování služeb;
písemnosti související s výpočtem nájemného a úhrad za plnění poskytovaná s užíváním bytů a nebytových prostor (jedná-li se o bytový dům);
písemnosti související s prodejem jednotlivých bytů (jedná-li se o bytový dům);
účetní doklady včetně dokladů k daním a poplatkům;
smlouvy s peněžními ústavy, doklady o půjčkách či příspěvcích;
pracovní smlouvy a další dohody o pracích;
také údaje uvedené v informačním systému pro podporu Facility Managementu.
Dokladová část provozu stavby Dokladová část provozu stavby je soubor dokumentů obsahujících průvodní dokumentaci, záznam o poslední nebo mimořádné revizi nebo kontrole, stanoví-li tak zvláštní právní předpis, nebo pokud takový právní předpis není vydán, stanoví-li tak průvodní dokumentace nebo zaměstnavatel. Průvodní dokumentace je soubor dokumentů obsahujících návod výrobce pro montáž, manipulaci, opravy, údržbu, výchozí a následné pravidelné kontroly a revize zařízení, jakož i pokyny pro případnou výměnu nebo změnu částí zařízení. Stránka 27 z 43
Pojištění majetku Jedním z dokumentů, souvisejících s objektem, je pojistná smlouva, která zajišťuje komplexní pojištění nemovitosti. Zahrnuje živelné pojištění proti požáru, povodni, větru, sesuvu půdy, havárii vodovodu, pojištění pro případ odcizení stavebních částí budovy, pojištění pro případ vandalismu, pojištění skla, pojištění elektronických zařízení a pojištění dokumentace. Součástí dokumentace je uzavření pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám a pojištění pokrývající ztrátu nebo škody vztahující se k movitému zařízení, nábytku a vybavení uvnitř budovy, případně i vně budovy. Smlouvy s dodavateli energií K dokumentaci náleží také smlouvy, uzavřené s dodavateli médií, jako jsou smlouvy na dodávku a odběr vody, elektrické energie, plynu, odvodu splaškových vod, odvodu dešťových vod, dále smlouvy o telefonním, případně internetovém připojení. Evidence měřičů V objektu jsou hlavní měřiče spotřeby energií umístěny na patě domu. Pro rozúčtování nákladů spotřeby jednotlivých energií, a to zvlášť pro rodinné bydlení a zvlášť pro provozní prodejní část objektu, slouží podružné měřiče, které jsou taktéž umístěny objektu. Pro vlastní evidenci spotřeby jednotlivých médií jsou důležitá evidenční čísla jednotlivých měřičů, datum jejich montáže a počáteční stavy. Servisní smlouvy, smlouvy o provádění revizí V objektech se vyskytují různé druhy technického zařízení a vybavení. Technická zařízení představují souhrn těchto zařízení, která zabezpečují funkci stavby obecně. Pro správné a bezpečné fungování je zapotřebí provádět pravidelný servis a revize. Účelem revizí je ověřit především bezpečnost zařízení, to znamená zjistit veškeré závady, které ohrožují nebo by mohly ohrozit bezpečnost uživatelů. Zhodnocení stavu revidovaného zařízení z hlediska bezpečnosti je úkolem revizního technika. Navazujícími dokumenty k servisním a revizním smlouvám jsou plány kontrol, údržby a revizí, které obsahují i vyhodnocení rizik technických zařízení a stanovení přesného postupu při vzniku mimořádných situací, které mohou v daném objektu vzniknout (požár, únik plynu apod.)
Stránka 28 z 43
10. Pasportizace Správa nemovitostí znamená pro každého správce nutnost soustavné péče o tento majetek. Efektivní využívání nemovitého majetku (bytových domů, administrativních budov apod.) se snahou o trvalé zlepšování jeho technického zařízení a vybavení, ale i jeho technického stavu vyžaduje důslednou evidenci. Nástrojem, který sleduje zajištění maximální efektivnosti a hospodárnosti vynakládání prostředků na údržbu a opravy, je pasportizace. Pasportizace nemovitostí je základem technicky doloženého poznání jejich stavebnětechnického stavu. Za předpokladu správné aplikace přispívá pasportizace podstatným způsobem k maximální efektivnosti a hospodárnosti při provozu a správě tohoto majetku. Každý vlastník stavebního objektu může tedy z pasportizace získat nezbytné základní informace, jako např. optimální potřebu oprav, výši zanedbanosti z minulých let ve finančním vyjádření i měrných jednotkách, optimální roční potřebu oprav podle jednotlivých konstrukčních prvků, návrh na likvidaci zanedbanosti podle pořadí důležitosti, zhodnocení objektu při rozhodování o jeho prodeji, demolici, modernizaci či rekonstrukci apod. Na tomto místě je nutno zmínit rozdíl mezi inventarizací a pasportizací. Inventarizace je v podstatě také evidencí, ale pouze evidencí vybavenosti, tzn. množství jednotlivých prvků na rozdíl od pasportizace, která nás informuje jednak o množství (popř. ploše) jednotlivých prvků a zároveň také zaznamenává jejich stav či umístění. Do celkového systému komplexního hodnocení kvality budov je tedy třeba zahrnout nejen kritéria, která hodnotí vlastní provoz budovy, ale také kritéria, která hodnotí kvalitu řízení tohoto provozu, tedy systém posuzování kvality řídících nástrojů, které jsou používány při správě budov. Dokumentace stavebního objektu se v současné době dostává na novou platformu. Vedle technické dokumentace se staví základy (i když z počátku pouze na doporučené bázi) pro nový pohled hodnocení objektů a jejich užitných hodnot. Utváří se rovněž požadavky na dlouhodobé sledování objektu z hlediska jeho užitné a ekonomické kvality. Z ekonomického hlediska jsou podstatné otázky transparentnosti již vynaložených a perspektiva do budoucna vynakládaných prostředků na údržbu a obnovu objektu. Příkladem může být německé Spolkové ministerstvo pro dopravu, stavebnictví a bytovou výstavbu, které nechalo vypracovat studii nazvanou Akta domu, doporučující uchovávání a soustřeďování podkladů o nově pořizovaných stavebních objektech. Současně s dokumentem Akta domu bylo doporučeno zavést (jako součást) tzv. Pas objektu pro novostavby a rodinné domy. Pas obsahuje nejdůležitější data o budově a vytváří tak transparentní přehled o navrhování, konstrukci, realizaci objektu. Jednotná struktura umožňuje porovnání věcných náležitostí. Dokument Akta domu, je členěn:
část I
Projektová dokumentace a dokumentace pořízení objektu,
část II
Užívání objektu,
část III
Smluvní dokumentace.
Stránka 29 z 43
Stavebník nebo kupující mohou získat systematický přehled o objektu. Financující subjekt získá data pro hodnotové parametry objektu. Pasportizace zůstává jedním ze základních nástrojů finančního plánování obnovy a zhodnocení budov sloužící zejména k:
ekonomické bilanci a rentabilitě objektu;
požadavkům na investice a opravy;
plánování a optimalizaci vynaložených nákladů na údržbu a obnovu;
zpracování energetického průkazu budovy;
komplexnímu hodnocení kvality budov v rámci životního cyklu;
hodnocení nákladů životního cyklu budov.
Pasport stavby je jedním z dokumentů, který zvyšuje užitné i komerční hodnoty stavebních objektů a informuje uživatele a případné provozovatele v budoucnu o tom, že s objektem bylo v minulosti nakládáno profesionálně, že vkládané prostředky do jeho obnovy a údržby je možné ověřit na základě dokumentace. Cílem pasportizace nemovitosti obecně, je získat přehled o současném stavu nemovitosti, o množství a technickém stavu jednotlivých konstrukčních prvků a technických zařízeních. Vyhodnocení aktualizovaného pasportu umožnuje i stanovit náklady na další období a stanovení potřeb oprav dle cyklů životnosti tj. preventivních a periodických oprav konstrukčních prvků. Uplatnění pasportizace v podmínkách společenství vlastníků jednotek:
Pro provádění oprav a stanovení jejich výměr,
Pro prodej bytu a darování bytu,
Pro archivaci dokladů a argumentaci,
Pro realizaci přístaveb, nástaveb a modernizací.
11. Softwarová podpora při výkonu facility managementu Více než 20 let využívá celá řada společností, institucí či organizací některý ze systémů zařaditelných do kategorie CAFM systémů, tedy počítačových programů pro řízení procesů facility managementu.
Stránka 30 z 43
Do dnešní podoby se řada českých systémů vyvíjela postupně. Správci objektů, správci majetku, provozovatelé budov a areálů, vedoucí údržby a provozu technologií, ti všichni dříve či později pochopili, že výpočetní technika jim může významně pomoci v jejich každodenní práci. Vedle softwarových firem tak zejména mladí programátoři byli tvůrci malých databázových programů a prográmků, které byly zaváděny pro jednotlivé činnosti a oblasti řešení procesů FM. Vedle těchto však existovala a dodnes existuje řada malých aplikací, určených původně k jinému účelu, avšak pro evidenci a plán činností, které se pravidelně opakují. Pro tyto účely lze využít jakéhokoliv programu pracujícího s kalendářem s upomínací funkcí. Svou neméně významnou roli samozřejmě sehrály již zmiňované kancelářské aplikace a rovněž i programy pro e-mailovou komunikaci, obsahující vedle funkcí kalendáře a možnosti plánování i možnosti definice úkolů s následnými záznamy realizované skutečnosti apod. I dnes jsou stále drobné aplikace pro dílčí oblasti FM využívané, neboť celá řada podpůrných procesů provází každodenně takřka všechny subjekty nejen podnikatelského charakteru. Setkat se tak v praxi můžeme například s programy pro:
Řízení a plánování BOZP A PO
Systémy evidence odpadového hospodářství
Knihy jízd a podpůrné evidence vozového parku
Skartační a spisové aplikace pro podnikový archiv
…atd.
Svůj vývoj mají různé další technologie, které se svou softwarovou podporou významně prolínají s CAFM systémy. Instalací technologií tak lze získat například aplikace pro:
Sledování provozu vozidel prostřednictvím GPS zařízení
Evidenci a následnou inventarizaci majetku pomocí systémů čárového kódu nebo RFID technologií
Sledování provozu prostřednictvím kamerových systémů či jiných záznamových zařízení
Veškeré další technologie slaboproudých systémů v budovách a areálech
a tak podobně
Další vývoj ekonomických a účetních programů, zahrnujících majetkovou evidenci se rovněž prolíná s řadou oblastí vlastních právě CAFM systémům. Vybrané oblasti procesů FM pokrývají další typy informačních systémů, kterými jsou zejména:
Stránka 31 z 43
EAM systémy (Enterprise Asset Management) pro Podnikové řízení aktiv, zejména majetkových
CMMS systémy (Computerized Maintenance Management Software) – pro řízení a plánování procesů údržby
Je přirozené, že facility procesy zahrnují osoby a další subjekty odběratelsko-dodavatelských vztahů. Je přirozené, že se při realizaci podpůrných procesů pracuje s velkým množstvím další elektronické i papírové dokumentace, kterou lze v systémech tzv. „připojovat“. Setkat se tak v rámci CAFM systémů proto můžeme i s dalšími typy informačních systémů, jakými jsou:
CRM systém (Customer Relationship Management) pro řízení vztahů se zákazníkem
DMS systém (Document Management System) pro řízení a správu podnikové dokumentace
Z výše uvedeného vyplývá, že je velmi nesnadné definovat informační systém, určený pro řízení podpůrných procesů, tedy Facility management. S ohledem na jejich značný rozsah a záběr jednotlivých činností - navíc na rozdíl od ekonomiky či daní nezarámovaný legislativními hranicemi - by se dal pojmem CAFM systém označit každý, který nějakým dílem či částí zasahuje do některé z jeho oblastí. Avšak využívání pouze kancelářských aplikací či několika dalších malých SW produktů pro podpůrné procesy přináší významné negativní dopady, kterými jsou především:
Informace nejsou dostupné pro všechny uživatele!
Neexistuje technologická možnost integrace dat s dalšími systémy (vzájemná vazba)
Nemožnost agregace dat z různorodých programů a nemožnost tvorby nezbytných komplexních výstupů (datové souhrny)
Nemožnost alokace vybraných dat (např. nákladů) na příslušná nákladová střediska z více různých procesních částí, pokrytých různými aplikacemi
Nutnost mnoha zaškolení na různé SW produkty
Redundance dat a nutnost vícenásobného zadávání údajů
Vzhledem k vývoji těchto systémů v celém světě je však zřejmé, že si označení „CAFM“ zaslouží pouze a výhradně takové systémy, které komplexně pokrývají statickou, dynamickou i výstupní oblast dat. Jde tedy o systémy, kterými lze komplexně pokrývat všechny obvyklé oblasti a činnosti podpůrných procesů a především splňují podmínku omezení výše uvedených negativních dopadů.
Stránka 32 z 43
Softwarová podpora facility managementu v Moravskoslezském kraji bude zajišťována prostřednictvím systému FAMA+ od společnosti TESCO SW, a.s., upraveného na míru potřebám řízení správy nemovitostí v Moravskoslezském kraji.
Obr. 10: Náhled pracovního prostředí
Stránka 33 z 43
12. Stručný slovník pojmů
ASP (Application Service Providing) – poskytování aplikačních služeb - forma outsourcingu IT, zákazník nekupuje aplikaci, ale pouze platí za její používání. Aplikace jako taková je provozována na infrastruktuře poskytovatele a zákazník k ní přistupuje přes internet, zpravidla přes webové rozhraní. TESCO SW kompletně zodpovídá za správu aplikace (provoz, zálohování dat, údržba) a za rozvoj aplikace (její upgrade).
Asset management - je profesionální správa různých cenných papírů (akcie, dluhopisy) a aktiv (např. nemovitosti) s cílem přinést investorům specifické užitky. Investoři mohou být instituce (pojišťovny, penzijní fondy, firmy atd.) nebo soukromí investoři (oba typy mohou investovat buď přímo, nebo zprostředkovaně přes instituce kolektivního investování, například investiční fondy, burzovně obchodovatelné fondy.
Area management (řízení ploch) – správa určení, zatřídění a využití jednotlivých ploch nemovitostí. Nedílnou součástí je přesná adresace všech nákladových položek vztažených vždy na konkrétní plochy.
BCP (business continuity planing) - plánování kontinuity činností definuje strategii řešení krizových situací. Plán je určen k předcházení krizí, resp. úspornému řešení potíží a rychlému návratu společnosti do normálního chodu. Nezbytnou součástí plánování je identifikace krizových událostí, které mohou ohrozit chod organizace, analýza pravděpodobnosti výskytu a velikosti dopadu na fungování společnosti. Nejdůležitější etapou je vytvoření strategie obnovy chodu společnosti.
BIM (Building Information Modeling) - je proces vytváření a správy dat o budově během celého jejího životního cyklu. Informační model budovy je v podstatě digitální model, který reprezentuje fyzický a funkční objekt s jeho charakteristikami.
BOZP – bezpečnost a ochrana zdraví při práci
Building line technology - liniové technologické vybavení staveb (sanita, elektro, plyn).
Building technology – technologické vybavení staveb
Cable management (správa kabeláže) - přehled všech elektrických vodičů (elektro, počítačové sítě, telefonní rozvody, atd.), jejich řídících uzlů a koncovek.
CAFM (computer-aided facility management) - programový informační systém pro správu podpůrných činností, zpravidla podporovaný grafickým znázorněním správy prostor a zařízení (CAD/GIS). Systémy CAFM slouží k zefektivnění podpůrných procesů a vytvoření informačních zdrojů pro rychlé rozhodování vrcholového managementu společnosti.
Stránka 34 z 43
CFM (Certificated Facility Manager) - titul je udělován asociací IFMA. Držitel titulu musí prostřednictvím zkoušky prokázat své znalosti v oboru, okamžitý úsudek při řešení modelových situací a v neposlední řadě praktické zkušenosti získané praxí.
Cleaning management (úklidové služby) - zatříděné plochy podle typu úklidu, jeho náročnosti (časové i nákladové), četnosti a časové dostupnosti. Řízení a koordinace v čase a prostoru.
Cleaning service (správa úklidu) - činnosti zajišťující čistotu prostor. Jedná se o úklid např. kancelářských prostor, vybavení místností, mytí oken, garáží a parkovacích ploch atd.
Cloud computing – poskytování služeb či programů uložených na serverech na internetu tím, že uživatelé k nim mohou přistupovat např. pomocí webového prohlížeče nebo klienta dané aplikace a používat prakticky odkudkoliv.
Core business (hlavní předmět podnikání) - soustředění výrobního programu na relativně úzkou oblast, ve které podnik může dosáhnout konkurenčních výhod.
Cost accounting (účetní evidence) - přesná evidence nákladovosti všech činností, odpisů, nájmů, poplatků, atd. přesně zadefinovaná na nejnižší účetní nákladovou jednotku (např. m2 místnosti, osobu, středisko, …).
Due diligence (obvyklá opatrnost) – sestavení, smysluplné vyhodnocení o ověření informací o organizaci na příslušné úrovni FM-smlouvy, potřebné pro vyhodnocení správnosti a komplexnosti v patřičném stádiu vypracování dohody.
EDM (Electronic document management) - počítačový systém, který zajišťuje jednotný systém tvorby, přenosů, archivace a sledování dokumentů. Minimalizuje četnost kopií dokumentů, snižuje nákladovost a výrazně zkracuje dostupnost. Někdy též jako DMS (Document management Systém).
EFMC – evropská konference facility managementu.
Energetický management - Energetický management (EM) je řídicí proces pro zajištění energetických potřeb. V širším pohledu je EM součástí komplexu činností, které se zabývají správou majetku (Facility Management). EM klade důraz na analýzu, kontrolu a predikci dlouhodobých spotřeb energií a médií.
Facility management - metoda, jak nejlépe sladit pracovníky, pracovní prostředí a procesy uvnitř organizace. Její aplikací mohou firmy dosáhnout úspor ploch a nákladů ve výši desítek procent.
Stránka 35 z 43
Facility manager - zabezpečuje optimální a efektivní řízení všech úkonů tak, aby veškerá zařízení a technologie byly optimálně funkční v souladu s potřebami jejich uživatelů. Současně však musí řídit i další služby, které se k budově a jejímu provozu vážou.
Facility Services (podpůrné procesy) - procesy v organizacích, které podporují hlavní činnost. Patří sem oblast ekonomických agend, komunikace, informační technologie a oblast správy a využití movitého i nemovitého majetku včetně všech souvisejících služeb.
Fleet management – (práva vozového parku nebo systémy pro správu vozového parku) je nejednoznačný název označující širokou paletu řešení v oblasti informačních technologií pro různé použití v automobilovém průmyslu.
FM Competence (kompetence FM) - pracovní činnosti facility managerů jsou členěny do 8 oblastí kompetencí. Jednotlivé kompetence popisují činnosti, které jsou předmětem zájmu facility managerů.
FM-služby – podpůrné zajišťování základních činností společnosti dodávané interním nebo externím poskytovatelem.
GIS (geografický informační systém) – systém pro získávání, ukládání, analýzu a vizualizaci dat, která mají prostorový vztah k zemskému povrchu. GIS umožňuje vytvářet „modely“ částí zemského povrchu pomocí SW a HW prostředků. Praktické využití: evidence katastru nemovitostí, plánování výstavby silnic,…
Helpdesk - je pracoviště nebo služba, poskytující pomoc z různých oblastí různým subjektům. Nejčastěji je možné se s tímto pojmem setkat v oblasti IS/ICT včetně HelpDesk pracovišť na podporu FM procesů, dohledových pracovišť, dispečinků budov apod.
ICT (Informační a komunikační technologie) - hardwarové a softwarové prostředky sloužící k zajištění informačního procesu.
IFM (Integrated Facility Management) - integrovaný facility management je spojení různých podpůrných činností do jednoho celku.
IFMA (International Facility Management Association) - Mezinárodní nezisková organizace International Facility Management Association sdružující více než 18 000 odborníků na celém světě. V USA vznikla v roce 1980, do Evropy se dostává v devadesátých letech. Česká pobočka vznikla v roce 2000.
Insourcing (vlastní zdroje - pracovníci organizace) - realizace činností pomocí vlastních pracovníků.
Stránka 36 z 43
Integrated planning (integrované plánování) - plánování procesů s komplexním zohledněním všech oborů, které se dotýkají předmětu plánu po celou dobu jeho „životnosti“. Cílem je optimalizace celého procesu z hlediska provozního, finančního, etického a ekologického. Proces je plánován od ideje až po konec životnosti předmětu plánování.
Integrované FM-služby – soubor FM-služeb, které jsou navzájem provázány
Key administration (správa klíčů) - evidence, přidělení a zajištění bezpečnosti všech „klíčů“ objektu. (Klíčem může být i magnetická, děrová karta nebo jiný systém včetně centrálního elektronického systému).
KKS (kódování technologií a technologických celků) - standardní identifikace zařízení v zemích EU, jednotné označení pro všechny typy energetických celků a doplňkových provozů. Jednotné a společné použití pro strojní a stavební techniku, elektrotechniku a řídící systémy současně s označením podle vykonávané funkce technologie, polohopisu ovládacích komponentů (skříně elektro a řízení) a umístění - instalace zařízení na stavbách a objektech.
Knowledge management (řízení znalostí) - řízený informační proces, kde získáním určitých znalostí, jejich aplikací a následnou zkušeností z této aplikace se organizace „samovzdělává“ a přirozenou cestou (avšak řízenou) rozvíjí informační systém.
KPI (Key performance indicators) - klíčové výkonnostní ukazatele sestavené na základě SLA, které umožňují promítnutí úrovně kvality poskytované služby do způsobu hodnocení. Každý ukazatel má v dohodě určitou váhu a nedodržení úrovně kvality má za následek sankci – např. ve formě slevy z fakturace ve výši určitého procenta z měsíčního obratu služby.
Koncový uživatel (end user) – osoba, která přijímá FM – služby.
Maintenance (údržba) - řízený proces zajištění optimálního stavu budov a jejich vybavení.
Majetek (facility) – hmotný majetek, který podporuje organizaci.
Management budov (building management) - odborné řízení všech činností souvisejících s provozem budov mající za cíl optimální a ekonomicky efektivní využití nemovitosti.
Meeting room management (řízení zasedacích místností) - procesní správa využití zasedacích místností (jejich obsazenosti, vybavení a obsluhy) – zahrnuje i služby spojené s využíváním těchto místností.
Mobiliář – veškeré mobilní vybavení, zařízení objektu, areálu, regionu…
Stránka 37 z 43
Office space (kancelářská plocha).
Hrubá plocha = celková půdorysná plocha včetně plochy stavebních konstrukcí.
Čistá plocha = provozně využitelná plocha.
Kancelářská plocha = užitná plocha využívaná pro kancelářský provoz.
Optimising of processes (optimalizace procesů) - stanovení nejefektivnějšího způsobu provedení procesů (neznamená vždy nejlevnější).
Outsourcing services (externí služby) - služby, které jsou zajišťovány objednanou, většinou specializovanou organizací nebo pracovníky.
Pasport – dokumentace popisující architekturu stavby, doklad o vybavenosti, informace o technických parametrech, stavu, způsobu použití atd.
Pasportizace – zpracování technické dokumentace do jednotné soustavy, inventarizace jeho skutečného stavu.
Poskytovatel FM-služeb – organizace, která poskytuje klientovi komplexní soubor FM-služeb v rámci termínů a podmínek FM – smlouvy.
Property management – komplexní správa budov a nemovitostí v oblasti pronájmů, tj. řízení nájemních vztahů, realizace smluvních vztahů, rozpady nákladů a řízení zúčtovacích procesů.
RFID (Radio Frequency Identification) - je další generace identifikátorů navržených (nejen) k identifikaci zboží, navazující na systém čárových kódů. Stejně jako čárové kódy slouží k bezkontaktní komunikaci na krátkou vzdálenost.
RM (risk management) - analýza nebezpečnosti jednotlivých procesů, stanovení pořadí nebezpečnosti, definice a popis jejich omezení resp. nápravy s cílem minimálních ztrát.
SCADA - je zkratka pro "supervisory control and data acquisition", tedy "dispečerské řízení a sběr dat". Obvykle se tento pojem používá pro průmyslové řídicí systémy, které z centrálního pracoviště monitorují průmyslová zařízení a procesy a umožňují jejich ovládání.
SL (Servis Level) - přesná očekávání (stanovení rozsahu služby, času a osoby, která službu vykonává), které definuje odběratel služby. V jejich rámci se kvantifikují rizika plynoucí z neposkytnutí služby ve sjednaném rozsahu.
Stránka 38 z 43
SLA (Servis level agreement) – označuje smlouvu sjednanou mezi poskytovatelem služby a jejím konzumentem. Každé prodání (poskytnutí) produktu nebo služby (software, FM služby, výrobku,...) je provedeno zároveň s definicí toho produktu. Tato definice by měla uživateli i výrobci vymezit jasná pravidla, jak se o produkt/službu dále starat, jak jej používat a jeho cenu.
Technická infrastruktura (technická zařízení budov TZB) – požadavky klienta na technické vybavení budovy jsou uspokojovány službami, které zajišťují příjemné klima, světlo/stín, elektrický proud, vodu a plyn.
Workflow - je schéma provádění nějaké komplexnější činnosti (procesu), rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby. Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů.
FaM – Facility management v podmínkách MSK, tj. Majetkový portál na Portále úředníka.
FM – facility management.
AM – Asset management.
PM – Property management.
MSK – Moravskoslezský kraj.
KÚ MSK – Krajský úřad MSK.
PO – příspěvková organizace (dle kontextu).
PO – požární ochrana (dle kontextu).
ICT – informační a komunikační technologie.
KVIC - Krajské zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků a informační centrum, Nový Jičín, příspěvková organizace.
FaMa+ - informační systém typu CAFM, v podmínkách MSK aplikace Majetkový portál MSK.
IFMA - International Facility Management Association.
IFMA CZ – Národní IFMA v ČR.
SW – software – počítačové programy a aplikace.
Stránka 39 z 43
CAFM – Computer Aided Facility Management – informační systém na podporu procesů a FM služeb.
XLS, PDF, JPG – jednotlivé typy datových formátů.
CAD – Computer Aided Design – Informační systém pro tvorbu projektové výkresové dokumentace.
GIS – Geografic Information Systém – informační systém pro tvorbu mapových a zeměpisných objektů.
DSPS – Dokumentace skutečného provedení stavby.
KN – Katastr nemovitostí.
ISKN – informační systém KN.
BOZP – Bezpečnost a ochrana zdraví při práci.
GPS – Global Positioning System, česky Globální polohovací systém, je vojenský globální družicový polohový systém.
RFID – Radiofrekvenční identifikace.
Stránka 40 z 43
13. Standardy v oblasti Facility managementu Nové normy řady ČSN EN 15 221 jsou odborným přínosem k řešení problematiky FM. Sjednocují nejednotnou terminologii a definují rozsah a obsah FM.
ČSN EN 15221–1 Facility management - Část 1: Termíny a definice
První část této normy se zabývá terminologií v oblasti Facility managementu a rovněž poskytuje přehled o jeho rozsahu. Dle této normy je řečeno, že smyslem Facility managementu není pouze údržba, úklid, outsourcování podpůrných procesů, ale že Facility management je propojení celkem tří řízení – Property, Asset a Facility managementu.
ČSN EN 15221–2 Facility management - Část 2: Průvodce přípravou smluv o facility managementu
Cílem této evropské normy je poskytnout návod na přípravu Facility management smlouvy. Takováto smlouva ve své podstatě definuje vztah mezi organizací, která získává Facility služby (klient) na jedné straně, na druhé straně organizací, která poskytuje tyto služby (poskytovatel Facility management služeb). Tato evropská norma je vytvořena přednostně pro organizace, které si přisvojily integrované Facility služby a/nebo funkční hledisko. V souladu s technickým vývojem a rozvojem ekonomických systémů budou růst požadavky na tento druh Facility služeb jak národních, tak mezinárodních.
ČSN EN 15221-3 Facility management - Část 3: Návod pro kvalitu ve facility managementu
Efektivní FM přináší hodnotu organizaci a všem souvisejícím subjektům (zúčastněným stranám). Tato evropská norma je primárně určená pro organizace, které přijaly postupy pro zlepšení kvality spolu s definicí úrovně služeb (SL) a využití metrik Cílem této evropské normy je poskytnout návod jak dosáhnout, zlepšit a měřit kvalitu v FM. Norma je určena pro využití managementem, konzultanty a odborníky jak v organizaci klienta, tak v organizaci poskytovatele.
ČSN EN 15221-4 Facility management - Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu
Na základě různých definic je nejvíce zřejmý závěr, že taxonomie je systém třídění pro lepší řízení/správu informací, který přispívá ke zlepšování schopnosti uživatelů udržovat a zlepšovat provozní činnost jejich podnikání. Klíčová koncepce spočívá ve způsobu, jak využít taxonomii pro zlepšení provozování podnikání. ČSN EN 15221-4 stanovuje taxonomii, která zahrnuje model vztahů, strukturu produktů/služeb a systém klasifikace. Tato norma proto představuje koncept standardizovaných (klasifikovaných) FM produktů. Stránka 41 z 43
ČSN EN 15221-5 Facility management - Část 5: Návod pro procesy ve facility managementu
Cílem této normy je poskytnout obecný postup (pokyny) na rozvoj a zlepšování svých procesů pro podporu primární činnosti (předmět podnikání) všem zúčastněným stranám zabývajících se FM, zejména poskytovatelům a jejich klientům. Při zavádění normy by organizace měly být schopné pochopit důležitost FM procesů pro jejich efektivitu a měly by být schopné posouzení vyspělosti jejich stávajících činností.
ČSN EN 15221-6 Facility management - Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility managementu
V zájmu podpory jednotného evropského přístupu k FM tento dokument poskytuje konstruktivní rámec s jasnými termíny, definicemi a principy měření podlahových ploch a prostor staveb napříč zúčastněných stran ve stavebnictví. Stručně řečeno, měření konkrétní podlahové plochy u téže budovy se bude dle jednotlivých národních norem lišit až o 30%, což jasně ukazuje potřebu jednotného evropského přístupu k oblasti „plošného a prostorového měření“.
ČSN EN 15221-7 Facility management – Část 7: Směrnice pro benchmarking výkonnosti
Poslední a nejmladší normou v oblasti facility managementu je norma zabývající se benchmarkingem. Tato norma nabyla účinnost v pátém měsíci roku 2014 a uzavírá soubor norem ČSN EN 15221. Jak již název napovídá, tato norma se zabývá benchmarkingem v FM, což může být objasněno jako nepřetržitý a systematický proces porovnávání a měření produktů, procesů a metod vlastní organizace. Smyslem benchmarkingu je zjištění pozice vlastní společnosti na trhu a její zlepšení na základě srovnání s konkurencí a s důrazem na využití vlastních předností a potlačení vlastních nedostatků. Součástí zlepšení by mělo být i učení se od konkurenčních společností.
Stránka 42 z 43
14. Citace a zdroje [1] KUDA, František, BERÁNKOVÁ, Eva a kol. Facility managemen v technické správě a údržbě budov. 1. vyd. Praha : Professional Publishing, 2012. ISBN 978-80-7431-114-7. [2] VYSKOČIL, Vlastimil K., KUDA, František a kol. Management podpůrných procesů, Facility management, 2. vyd. Praha : Management Press, 2011. ISBN 978-80-7431-046-1. [3] VANĚK, Jindřich. Informační systém firmy. 1. vyd. Karviná : Slezská univerzita v Opavě, 2003. ISBN 80-7248-252-1. [4] HABR, Jaroslav, VEPŘEK, Jaromír. Systémová analýza a syntéza, 2. vyd. Praha : SNTL, 1986. ISBN 04340-86.
Stránka 43 z 43
