EXTRA INFORMATIE Voor docenten Boekhouden in een horecabedrijf met Exact Online ISBN 978-90-74625-54-8
Aanmaken van de opleiding- en docentenaccounts Het stappenplan van het voorbereiden van de cursusomgeving voor de opleiding en docent(en): 1. De opleiding meldt zich bij Exact: Ivo Hoogwerf Sales Executive Education
[email protected] +31 (0)15 711 51 00 2. Exact neemt dan vervolgens contact op om de mogelijkheden te bespreken en de opleidingen docentenaccounts worden geleverd. 3. De opleiding die hun docentenaccount(s) aanmaken dienen ook een profiel in het Accountancy Center aan te maken zodat studenten hun administratie kunnen koppelen met de docentenaccount. Dit dient dus direct na het aanmaken van het docentenaccounts uitgevoerd te worden EN NOG VOORDAT de studenten hun accounts aanmaken:
Aanvragen van de registratiecodes voor de studentenaccounts Het stappenplan van het voorbereiden van de cursusomgeving voor de studenten: 1. De opleiding vraagt bij Exact registratiecodes aan voor de benodigde Exact Online Studentaccounts. Neem hiervoor contact op met: Ivo Hoogwerf Sales Executive Education
[email protected] +31 (0)15 711 51 00 2. Vermeldt bij de aanvraag: a. b. c. d.
Methode: Exact Online van PlanBoek Uitgeverij. De gegevens van uw opleiding. De contactpersoon van uw opleiding. Het aantal benodigde Exact Online Student-accounts.
3. Exact levert registratiecodes met een link naar de PlanBoek Uitgeverij methode. De registratiecodes zijn na activering 12 maanden te gebruiken. 4. De opleiding distribueert de licenties naar de leerlingen. 5. De leerlingen kunnen nu beginnen met het cursusboek!
Meekijken met de studenten Als de docent het meekijken in de administraties van de studenten wilt activeren dienen de studenten het stappenplan ‘Een Exact Online account (opnieuw) koppelen met de opleiding’ nog uit te voeren. Dit stappenplan is te downloaden via www.planboekuitgeverij.nl.
Instructie syntax bedrijfsnaam In paragraaf 1.3 ‘Aanmaken Exact Online administratie’, onderdeel a ‘Activeren Exact Online-account’, punt 8 dient de student een bedrijfsnaam op te geven. In verband met overzicht en het makkelijk kunnen volgen van de vorderingen van de studenten voor de docenten adviseren wij de bedrijfsnaam als volgt op te bouwen: ’t Hart van Nederland-
--<Student> Dus bijvoorbeeld: ‘t Hart van Nederland-SGRooiPannen-Horeca3A-HuijbersB Of ‘t Hart van Nederland-Deltion-Horeca-B.Huijbers Het belangrijkste bij de keuze voor de bedrijfsnaam is dat de docenten binnen dezelfde opleiding onderscheid hebben welke leerlingen bij welke docent horen voor deze cursus.
Procedures Een aantal op zichzelf staande procedures die mogelijk tijdens de cursus uitgevoerd dienen te worden.
Het openen van administraties van de studenten 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Log in op [Exact Online]. Klik bovenin op de [naam van de administratie]. Klik op het [vergrootglas]. Er verschijnt een overzicht met alle administraties die geopend kunnen worden. Klik op een administratie om deze direct te openen. Is de administratie van de student niet terug te vinden, dan zijn de volgende scenario’s mogelijk:
De student heeft zijn account niet geactiveerd. De student heeft paragraaf 1.3 ‘Aanmaken Exact Online administratie’ uit het boek niet correct doorlopen. De student heeft de instructie ‘Een Exact Online account (opnieuw) koppelen met de opleiding’ nog niet uitgevoerd. Je hebt geen rechten op de administratie. Om dit te controleren en te wijzigen kan je de procedure ‘Administraties van studenten toewijzen aan hun docenten’.
Administraties van studenten toewijzen aan hun docenten Aan het Exact Online-account van de onderwijsinstelling kunnen vele Exact Onlineaccounts van studenten gekoppeld zijn. Exact Online kan zo ingesteld worden zodat docenten alleen de administraties van hun studenten kunnen zien. Dit kan op de volgende manier ingesteld worden: 1. Log in op de [Exact Online]. 2. Klik bovenin op de [naam van de administratie]. Zorg ervoor dat dit niet een administratie van een student is. 3. Klik op [Stamgegevens]. 4. Ga naar [Gebruikers – Overzicht]. 5. Klik op de betreffende gebruiker. 6. Ga nu naar [Monitor – Administraties: Toegangsrechten]. 7. Vervolgens kan bepaald worden op welke administraties deze gebruiker rechten of geen rechten heeft. Dit doe je door een administratie te selecteren en deze vervolgens te verplaatsen naar de juiste kolom via de pijltjes tussen de kolommen. 8. Klik vervolgens op [Bewaren]. 9. Herhaal dit voor de overige gebruikers.
Een extra gebruiker aanmaken met de juiste rechten 1. Log in op [Exact Online]. 2. Klik bovenin op de [naam van de administratie]. Zorg ervoor dat dit niet een administratie van een student is. 3. Klik op [Stamgegevens]. 4. Ga naar [Gebruikers – Overzicht]. 5. Klik op [Nieuw]. 6. Klik op [Standaard – Alle rechten].
7. Vul de gegevens van de nieuwe gebruiker in en klik op [Bewaren]. Er wordt nu een automatisch gegenereerd wachtwoord gestuurd naar het opgegeven e-mailadres. De docent kan nu inloggen op Exact Online. 8. Ga nu terug naar [Gebruikers – Overzicht]. 9. Klik op de naam van de zojuist aangemaakte gebruiker. 10. Ga in de gebruikerskaart naar [Monitor – Rechten]. 11. Vink hier in tabblad [Algemeen] de velden [Accountancyrapportage bekijken], [Licentie beheren] en [Rechten toekennen] aan. 12. Klik op [Bewaren]. 13. Herhaal dit voor de overige gebruikers. De stappen 8 t/m 12 zijn ook uit te voeren voor al eerder aangemaakte gebruikers.
Productondersteuning Support Exact beschikt over een uitgebreid online helpcenter, te bereiken via www.exact.nl dus vragen kunnen via diverse communicatiekanalen gesteld worden. Training Wegwijs worden in Exact Online? Docenten kunnen zich aanmelden voor een gratis training via de Exact website: http://www.exact.nl/support-en-training/trainingen/gratis-trainingen. Webinar Een indruk krijgen van Exact Online? Docenten en eventueel ook studenten kunnen de volgende webinar bekijken van circa 30 minuten: http://exact.adobeconnect.com/p4ds1yqles8/.
--EINDE--
