Boekhouden voor beginners Exploitatierekening, rekeningschema en balans; een introductie in de wereld van het boekhouden, voor wie hier weinig kaas van heeft gegeten. De balans De balans is een staat van bezittingen en schulden, opgemaakt aan het einde van een boekjaar. Meestal is het boekjaar gelijk aan een kalenderjaar. Debet op de balans staat het kapitaal. Dit bestaat uit de diverse bezittingen (activa). Bij elkaar vormen die de kapitaalsbestanddelen. Bijvoorbeeld: • Materiële vaste activa (gebouwen, inventaris, computers, vervoermiddelen). • Financiële vaste activa (waarborgen). • Vlottende activa (debiteuren, voorraden). • Liquide middelen (kas, bank). Credit op de balans staat het vermogen. Hieronder vallen: • Eigen vermogen (algemene reserve, risicoreserve, bestemmingsreserves, resultaat lopend jaar). • Schulden op lange termijn, dus langer dan één jaar (banklening, hypotheek, leaseverplichtingen). • Schulden op korte termijn, dus korter dan één jaar (rekening-courant krediet, crediteuren, belastingen). • Voorzieningen (jubileum, driejaarlijks congres, onderhoud, meerjarig project Patiëntenfonds). Voorzieningen met een korte tijdsduur (vakantiegeld of een projectsubsidie) vallen ook wel onder schulden op korte termijn. De exploitatierekening Dit is een staat van opbrengsten en kosten (baten en lasten), over de hele periode van het boekjaar. Dit is dus wat anders dan inkomsten en uitgaven. Opbrengsten versus inkomsten In jaar één kunnen er inkomsten uit contributies zijn, die betrekking hebben op het lidmaatschap in jaar twee. Deze horen dan niet als opbrengst in de exploitatierekening van jaar een opgenomen te worden, maar als opbrengst in jaar twee. In jaar een boekt men ‘vooruit ontvangen contributies’ credit op de balans onder de rubriek ‘schulden op korte termijn’. Kosten versus uitgaven De telefoonrekening over de laatste twee maanden van jaar een wordt pas betaald in (januari) jaar twee. De telefoonkosten worden als kosten in jaar een geboekt in de exploitatierekening. De uitgave die pas in jaar twee plaatsvindt, wordt als ‘te betalen kosten’ credit op de balans van jaar een geboekt, onder de rubriek schulden op korte termijn. Een rekeningschema Een rekeningschema van een boekhouding bestaat zowel uit balans- als exploitatierekeningen. Iedere rekening kan slechts één functie vervullen: ofwel de rekening van bezit of schuld (de balansrekening), of de vermogensrekening (exploitatierekening). Rekeningschema's kennen een decimale codering (0 t/m 9). Bij een vereniging of stichting zullen niet alle tien rubrieken in gebruik zijn. Van belang zijn: Rubriek 0: Rekeningen van vaste activa en kapitaal. Rubriek 1: Financiële rekeningen. Rubriek 2: Neutrale of tussenrekeningen. Rubriek 4. Kostensoorten. Rubriek 5: Kostenplaatsen. Rubriek 8: Opbrengsten.
Versie 5 januari 2009
1
Rubriek 5 zal niet altijd in gebruik zijn, omdat hierin de kostensoorten zoals reiskosten of drukkosten uit rubriek 4 worden doorberekend aan een aantal afdelingen of kostenplaatsen (bijvoorbeeld lotgenotencontact of voorlichting). In rubriek 4 kunt u ook een aantal kostenplaatsen opnemen in het rekeningschema. Rubriek 5 wordt dan niet gebruikt. Keuze administratiepakket Veel organisaties vinden het lastig een passend softwaresysteem voor de financiële administratie te kiezen. Wanneer u informatie nodig heeft over de verschillende pakketten op de markt, of hulp wenst bij de keuze voor een nieuw systeem, kunt u contact opnemen met PGOsupport. Voorbeelden Hieronder vindt u voorbeelden van een rekeningschema, balans en exploitatierekening. Voorbeeld rekeningschema Balansrekeningen MATERIELE VASTE ACTIVA 0100 Kantoorinventaris 0110 Computers FINANCIELE VASTE ACTIVA 0500 Waarborgen EIGEN VERMOGEN 0600 Algemene reserve 0610 Risicoreserve Fonds PGO 0620 Reserve Wetenschappelijk Onderzoek 0695 Resultaat lopend jaar VOORZIENINGEN 0900 Voorziening Jubileum 0910 Voorziening Congres 0920 Voorziening Meerjarig Project VLOTTENDE ACTIVA 1000 Kas 1010 Bank 1020 Deposito’s 1090 Kruisposten 1100 Debiteuren 1110 Nog te ontvangen subsidies 1120 Voorraden 1140 Overige vorderingen 1150 Vooruitbetaalde kosten KORTLOPENDE SCHULDEN 1200 Crediteuren 1210 Te betalen loonheffing 1220 Te betalen sociale lasten 1230 Te betalen vakantiegeld 1240 Vooruit ontvangen contributies 1270 Nog te besteden projectsubsidies NEUTRALE REKENINGEN 2000 Netto lonen 2020 Tussenrekening Exploitatierekeningen
Versie 5 januari 2009
2
OPBRENGSTEN 8000 Contributies 8010 Donaties 8025 Sponsoring 8030 Bijdragen activiteiten 8040 Verkoop brochures 8050 Subsidie Fonds PGO 8055 Overige subsidies 8090 Rente PERSONEELSKOSTEN 4000 Bruto-lonen 4005 Vakantiegeld 4010 Sociale lasten 4020 Pensioenpremie 4030 Vergoedingen 4040 Uitzendpersoneel 4090 Doorberekening personeelskosten VOORWAARDENSCHEPPENDE KOSTEN 4100 Huisvesting 4110 Bestuurskosten 4120 Kantoorkosten 4130 Reiskosten 4140 Cursussen/opleidingen 4150 Administratiekosten 4160 Verzekeringen 4170 Voorziening Jubileum 4180 Doorberekende personeelskosten 4190 Afschrijvingen
LOTGENOTENCONTACT 4200 Werkgroepen 4220 Contactdagen 4230 Jaarlijkse ledendag VOORLICHTING 4300 Verenigingsblad 4310 Website 4320 Brochures BELANGENBEHARTIGING 4400 Belangenbehartiging ALGEMENE KOSTEN 4500 Bankkosten 4550 Toevoeging Risicoreserve Voorbeeld van een exploitatierekening EXPLOITATIEREKENING
Contributies
Versie 5 januari 2009
Realisatie 2006
Realisatie 2007
Begroting 2008
20.000
21.500
20.000
3
Donaties Bijdragen activiteiten Verkoop brochures Giften Legaten Sponsoring Subsidies Bijdrage loterij Rente
1.500 13.000 2.000 4.000
1.750 12.000 2.000 3.000
400
2.000 13.000 2.500 4.500 3.500 3.000 40.000 3.000 350
TOTAAL OPBRENGSTEN
85.900
93.350
87.000
Landelijke dag Regionale contacten
15.000 3.500
16.000 4.000
15.000 4.000
LOTGENOTENCONTACT
18.500
20.000
19.000
Brochures Verenigingsblad Website
8.000 25.000 1.500
6.000 27.000 1.750
7.000 26.000 1.500
VOORLICHTING
34.500
34.750
34.500
1.500
2.500
1.500
7.500 12.000 6.000 3.000
7.500 12.500 7.000 3.000
2.000
6.500 14.700 6.000 2.700 3.500 2.000
VOORWAARDENSCH. KOSTEN
30.500
35.400
32.000
TOTAAL KOSTEN
85.000
92.650
87.000
Totaal opbrengsten Totaal kosten
85.900 85.000
93.350 92.650
87.000 87.000
900
700
0
BELANGENBEHARTIGING
Bestuurskosten Huisvesting Kantoorkosten Administratiekosten Bestemmingsfondsen Afschrijvingen
RESULTAAT
Versie 5 januari 2009
5.000 40.000
5.000 40.000 3.000 250
2.000
4
Voorbeeld van een balans BALANS PER 31 DECEMBER 2006
ACTIVA
PASSIVA 31.12.03
31.12.04
Kantoorinventaris Automatisering
4.000 2.000
3.000 1.000
VASTE ACTIVA
6.000
4.000
Contributies Donaties Subsidies Sponsoring VLOTTENDE ACTIVA
625 100 8.000 1.000
9.100
750 75 8.000 3.000
11.075
Bank Depositos
1.700 10.000
4.500 10.000
LIQUIDE MIDDELEN
11.700
14.500
BALANSTOTAAL
26.800
29.575
Versie 5 januari 2009
31.12.03
31.12.04
Algemene reserve Risicoreserve Bestemmingsfondsen
16.000 2.000 4.000
16.000 2.700 7.500
EIGEN VERMOGEN
22.000
26.200
VOORZIENINGEN
1.000
1.000
Crediteuren
3.200
1.850
600
525
KORTLOPENDE SCHULDEN
3.800
2.375
BALANSTOTAAL
26.800
29.575
Nog te betalen
5
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2006
Vaste activa per 31.12.2003 Afschrijvingen 2004 Investeringen
6.000 -2.000 0
Vaste activa per 31.12.2004
4.000
Fonds PGO/S9999
8.000
Farmacie Farmacie
2.000 1.000
Sponsoring
3.000
Versie 5 januari 2009
Risicoreserve per 31.12.2003 Toevoeging 2004
2.000 700
Risicoreserve per 31.12.2004
2.700
Bestemmingsfondsen per 31.12.2003 Legaat
4.000 3.500
Bestemmingsfondsen per 31.12.2004
7.500
6
