EXIDE TECHNOLOGIES BEDRIJFSETHIEK EN PROFESSIONELE GEDRAGSCODE I.
INLEIDING
Exide Technologies heeft een bedrijfsethiek en professionele gedragscode (de “code”) geformuleerd om te kunnen verzekeren dat Exide Technologies en diens dochterondernemingen en andere door Exide gecontroleerde, gelieerde ondernemingen1 (hierna gezamenlijk aangeduid met “Exide” of het “bedrijf”) en diens directie, management en werknemers, op eerlijke, integere wijze en onder strikte naleving van de wet opereren. Deze code geeft de betrokkenheid van het bedrijf weer aangaande deze fundamentele beginselen en biedt richtlijnen waardoor de integriteitsstandaard en bedrijfsethiek van het bedrijf op consistente en effectieve wijze gehandhaafd kunnen worden. Deze code heeft betrekking op alle werknemers van Exide, ongeacht hun functie bij het bedrijf, inclusief de algemeen directeur, financieel directeur, accountant of controller of anderen in soortgelijke functies. Exide en diens werknemers dienen eveneens van derden die Exide vertegenwoordigen – zoals agenten, verkoopvertegenwoordigers en distributeurs – te verlangen dat zij zich ertoe verbinden om in overeenstemming met deze code en andere geldende beleidslijnen van het bedrijf te handelen wanneer zij ten behoeve van Exide opereren. Op een vergelijkbare wijze dienen werknemers met de functie van directeur of een vergelijkbare functie bij een niet-gecontroleerde gelieerde onderneming, voor zover mogelijk, deze onderneming ertoe aan te moedigen zich te houden aan de onderhavige code en andere geldende beleidslijnen van het bedrijf. Exide doet zaken in honderden gemeenschappen in Noord-Amerika alsmede in 80 landen over de gehele wereld. Exide ziet haar werknemers als ambassadeurs van het bedrijf, wiens gedrag, zowel op de werkvloer als erbuiten, een directe, significante invloed heeft op de zaken en reputatie van het bedrijf. Exide verwacht van alle werknemers dat zij: •
zich houden aan alle geldende wetten en regelgevingen met betrekking tot de wereldwijde bedrijfsactiviteiten van Exide;
•
eerlijk, redelijk, ethisch en betrouwbaar zijn bij alle werkzaamheden en relaties van Exide;
•
iedere vorm van belangenverstrengeling tussen werk en persoonlijke zaken vermijden;
•
een arbeidsklimaat bevorderen waar redelijke arbeidspraktijken toegepast worden op ieder lid van de gediversifieerde Exide-gemeenschap;
•
er naar streven een veilige werkomgeving te creëren en het milieu beschermen;
1
Een “gecontroleerde gelieerde onderneming” is een dochteronderneming of andere entiteit die voor meer dan 50% van de stemrechten eigendom is van Exide Technologies of waarbij de zeggenschap over de entiteit bij Exide berust of namens Exide wordt uitgevoerd.
1
II.
•
een werkomgeving handhaven waarin ethisch gedrag erkend en gewaardeerd wordt en alle werknemers tot voorbeeld dient;
•
zich loyaal en toegewijd voor Exide inzetten.
OPZET EN UITVOERING VAN DE CODE Nalevingscomité
Het wereldwijde nalevingscomité van het bedrijf (“nalevingscomité”) verleent advies en assistentie aan werknemers en overziet en begeleidt herzieningen (indien noodzakelijk), alsmede de uitvoering van de code en andere geldende richtlijnen van het bedrijf. Het nalevingscomité overziet (en leidt indien noodzakelijk) eveneens ingestelde onderzoeken naar vermeende schendingen van de code, geldende richtlijnen van het bedrijf en/of geldende wetten. De lijst van leden van het nalevingscomité is op het intranet van het bedrijf in te zien. Melden van overtredingen Indien u meent dat (a) u of iemand anders zich niet aan de code, richtlijnen van het bedrijf of de wet (mogelijkerwijs) heeft gehouden, of (b) indien u zich ervan wil verzekeren dat de handelingen die u wenst te ondernemen of die iemand anders wenst te ondernemen geen inbreuk vormen op de code, de richtlijnen van het bedrijf of de wet, dient u hiervan melding te doen bij: 1.
de manager van de afdeling personeelszaken;
2.
de gratis reactielijn (Feedback Line) van het bedrijf, vermeld in de afzonderlijke bedrijven wereldwijd;
3.
de juridische afdeling;
4.
een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie (met uitzondering van overtredingen in verband met intimidatie); of
5.
een lid van het nalevingscomité.
Er worden geen represailles genomen door het bedrijf tegen diegene die in goed vertrouwen een overtreding of mogelijke overtreding van de code, andere richtlijnen van het bedrijf of de wet meldt. Integendeel, het bedrijf waardeert en vereist zelfs dat werknemers zich inspannen om mogelijke overtredingen mede te delen. Indien u schendingen of vermoede overtredingen meldt, is het voor het bedrijf behulpzaam wanneer u zichzelf bekend maakt, omdat Exide dan beter in staat is de vermoede overtredingen te onderzoeken. Het bedrijf is zich er echter van bewust dat werknemers in sommige gevallen anoniem willen blijven en moedigt derhalve alle in goed vertrouwen gemelde gevallen van overtreding aan. Indien u anoniem een melding doet, verzoekt het bedrijf u om zoveel mogelijk bijzonderheden aangaande de vermeende overtreding, de betrokkenen en de reden van de beschuldiging te geven.
2
Vragen omtrent de code Exide belooft toegankelijke, tijdige en specifieke begeleiding te bieden aan werknemers die vragen hebben omtrent de code of andere richtlijnen van het bedrijf, of die om assistentie verzoeken bij juridische of ethische kwesties. Indien u vragen heeft, wordt u verzocht zich te wenden tot een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie of een medewerker van de juridische afdeling of een lid van het nalevingscomité. De op de juridische afdeling werkzame advocaten zijn bedrijfsjuristen en kunnen derhalve geen persoonlijk juridisch advies verstrekken aan afzonderlijke werknemers. Onderzoeken van overtredingen Na melding worden alle vermeende overtredingen van de wet, de code of andere richtlijnen van het bedrijf onmiddellijk onderzocht. Van de werknemers wordt verwacht dat zij hun medewerking verlenen aan alle bedrijfsonderzoeken. Over het algemeen zijn werknemers niet gemachtigd en is het hen niet toegestaan op eigen initiatief een onderzoek in te stellen. Het onderzoek wordt normaliter verricht door de afdeling personeelszaken, interne bedrijfscontrole en/of de juridische afdeling. Het bedrijf zal, voor zover mogelijk, naar alle redelijkheid haar volledige medewerking verlenen bij onderzoek naar overtredingen door de nationale, provinciale and plaatselijke autoriteiten. Van u wordt zulks eveneens verwacht. Het verbergen van overtredingen of het vervalsen of vernietigen van bewijsmateriaal vormt een overtreding van de onderhavige code en de geldende wetten. Gevolgen van overtredingen Van alle Exide-werknemers wordt verwacht dat zij zich zowel aan letter als de geest van de wet, de code en andere richtlijnen van het bedrijf houden. Indien werknemers een overtreding begaan, worden disciplinaire maatregelen toegepast, waarbij ontslag niet uitgesloten is. Indien men zich niet houdt aan de code, andere bedrijfsrichtlijnen of de wet, kan dit voor de betrokken personen en het bedrijf ernstige gevolgen met zich mee brengen. Indien u de code, andere bedrijfsrichtlijnen en/of de wet overtreedt, stelt u zichzelf mogelijkerwijs bloot aan gerechtelijke vervolging, gevangenisstraf en boetes; bovendien kunt U gesommeerd worden het bedrijf te vergoeden voor de uit deze overtreding voortgekomen verliezen en geleden schade. Het bedrijf kan eveneens vervolgd worden als gevolg van deze overtredingen. Disciplinaire maatregelen als gevolg van overtredingen Hieronder volgen een aantal voorbeelden van aan disciplinaire maatregelen onderhevige handelingen: •
Opdracht geven tot of deelname aan werkzaamheden en handelingen die een overtreding vormen van de geldende wetten, de code of andere richtlijnen van het bedrijf (hierin gedefinieerd als “overtredingen”);
•
Verzuimen overtredingen te melden of het achterhouden van relevante en wezenlijke informatie met betrekking tot overtredingen waarvan u op de hoogte bent of geacht wordt van op de hoogte te zijn;
3
•
Ontoereikend toezicht op een werknemer door diens meerdere waardoor een overtreding door die werknemer niet tijdig voorkomen of ontdekt kan worden;
•
Vergelding, poging tot vergelding of directe of indirecte aanzet tot vergelding op personen die in goed vertrouwen overtredingen melden; en
•
Melding van overtredingen of vermeende overtredingen waarvan u weet of dient te weten dat ze niet waar zijn.
Maatstaven voor disciplinaire maatregelen Het bedrijf zal alle procedures volgen en alle disciplinaire maatregelen nemen die het onder de geldende omstandigheden noodzakelijk acht. Het bedrijf kan de volgende factoren in overweging nemen om bij overtreding de passende disciplinaire maatregelen te bepalen: •
de aard van de overtreding en het daadwerkelijke of potentiële effect dat de overtreding op het bedrijf en andere werknemers heeft of kan hebben;
•
directe of indirecte betrokkenheid bij de overtreding;
•
of de overtreding opzettelijk of onbedoeld was;
•
of de overtreding een eenmalig losstaand voorval betreft of dat er sprake is van een gedragspatroon;
•
of de overtreding door u gemeld werd;
•
of u relevante of wezenlijke informatie betreffende de overtreding heeft achtergehouden;
•
de mate waarin u aan het onderzoek heeft meegewerkt;
•
of de overtreding het gevolg is van nalatigheid bij toezicht op een andere werknemer die de code, andere richtlijnen van het bedrijf of de wet heeft overtreden, en in hoeverre de omstandigheden het gevolg zijn van onvoldoende toezicht of gebrek aan toewijding;
•
of de overtreding vergelding tegen een andere werknemer betrof die een overtreding gemeld heeft of aan een onderzoek heeft meegewerkt, en de aard en het gevolg van deze vergelding;
•
disciplinaire maatregelen die het bedrijf in het verleden voor soortgelijke overtredingen heeft toegepast; en
•
uw gedrag ten opzichte van de code in het verleden.
4
III.
JURIDISCHE EN ETHISCHE NORMEN A. Algemeen
Exide doet zaken in meer dan 80 landen wereldwijd. Hierdoor zijn onze werkzaamheden onderworpen aan de wetten van vele landen, provincies, staten, gemeenten en organisaties (zoals de Europese Unie). Ongeacht uw standplaats dient u te handelen in overeenstemming met zowel de wetten als geldende praktijken van het land waar u werkzaam bent, alsmede met de Amerikaanse wetten en praktijken. De wetten van de Verenigde Staten zijn veelal van toepassing op de werkzaamheden van Exide over de gehele wereld en op de werkzaamheden van bedrijfsmedewerkers, ongeacht waar zij wonen en werken. Andere landen kunnen bovendien hun wetgeving buiten de grenzen van hun grondgebied op hun eigen staatsburgers toepassen. In sommige gevallen kan hierdoor een conflict ontstaan tussen de geldende wetten in twee of meer landen. Indien een zodanig conflict optreedt, is het van groot belang dat u zich voor de oplossing van dat conflict wendt tot de juridische afdeling. Hieronder volgt in deel B een samenvatting van de wetten en ethische richtlijnen die van bijzonder belang zijn voor het bedrijf. Voorts wordt u verzocht om de in detail uiteengezette richtlijnen van het bedrijf, die u kunt vinden op het intranet van het bedrijf, te lezen en te begrijpen. Indien u geen toegang heeft tot het net, kunt u een kopie van deze richtlijnen bij uw manager, de juridische afdeling of een manager van de afdeling personeelszaken aanvragen. U dient deze richtlijnen van het bedrijf door te lezen en in overeenstemming met de inhoud te handelen. Het bedrijf ziet in dat de code en andere richtlijnen van het bedrijf onmogelijk alle mogelijke scenario’s en problemen, waarmee u misschien geconfronteerd wordt, kunnen omvatten. Het bedrijf is derhalve tot op zekere hoogte afhankelijk van de integriteit en het oordeel van de werknemers en vertrouwt erop dat men indien nodig om hulp vraagt en op ethische en verantwoordelijke wijze te werk gaat. B. Beschrijving van bepaalde sleutelwetten en ethische principes 1.
Antitrust- en handelswetten
De antitrust- en handelswetten zijn bedoeld om eerlijke en open concurrentie te waarborgen en te bevorderen. Exide houdt zich strikt aan de geest en intentie van alle antitrust- en handelswetten. Deze wetten houden over het algemeen een verbod in (i) tot het sluiten van overeenkomsten tussen concurrenten met betrekking tot prijszetting, concurrentievoorwaarden of andere concurrentiebeperkende afspraken, en (ii) uitsluiting door bedrijven in een monopolie-positie of in een positie waarin waarschijnlijk marktoverwicht kan worden verworven. Het doel van de antitrust-wetgeving is het aanmoedigen van krachtige concurrentie door prestaties. Volgens de antitrust-wetgeving dienen onwettige overeenkomsten niet noodzakelijk schriftelijk te zijn vastgelegd of te bestaan uit wederzijdse expliciete afspraken. Rechtbanken kunnen – en zullen – uit indirect bewijs zoals de uitwisseling van informatie over bestaande of toekomstige prijzen of concurrentiestrategieën het bestaan van overeenkomsten afleiden. Gesprekken met vertegenwoordigers van concurrenten kunnen, hoe onschuldig het onderwerp van gesprek ook mag lijken, later aan een antitrustonderzoek onderworpen worden. Alle relaties met 5
concurrenten en anderen, inclusief sociale activiteiten, dienen derhalve worden beschouwd als relaties in het openbaar die later onderwerp van onderzoek en interpretatie kunnen zijn. Bijeenkomsten van handels- en vakverenigingen kunnen bijvoorbeeld een legitiem en waardevol doel dienen. Deze bijeenkomsten kunnen echter ook de mogelijkheid tot ongepaste discussies bieden. Informele bijeenkomsten buiten de officiële handelsorganisaties zijn vanuit het zicht van antitrust bijzonder riskant. Werknemers die op sociale gelegenheden verschijnen waar vertegenwoordigers van de concurrentie aanwezig zijn dienen hun conversaties oppervlakkig te houden en onderwerpen met concurrenten die gezien zouden kunnen worden als een samenzwering te vermijden. U dient zich ervan bewust te zijn dat de Amerikaanse antitrust-wetten van toepassing zijn op internationale werkzaamheden die buiten de Verenigde Staten plaatsvinden, indien deze werkzaamheden directe, substantiële en redelijk voorspelbare gevolgen hebben voor de handel binnen de Verenigde Staten. Bovendien zijn gelijksoortige antitrust-wetten van kracht in de Europese Unie en een aantal landen binnen en buiten de Europese Unie. Indien u derhalve zakelijke werkzaamheden voor het bedrijf verricht in het buitenland, dient u in overeenstemming te handelen met de wetten van de desbetreffende landen en met de wetten van de Verenigde Staten, indien van toepassing. Evenzo zijn de antitrust-wetten van de Verenigde Staten van toepassing op alle buitenlandse organisaties die in de Verenigde Staten werkzaam zijn. De uiteenzetting hierboven is geen alomvattende beschrijving van de antitrust-wetgeving. Gelieve contact op te nemen met uw juridische afdeling indien u vragen heeft over de toepassing van de antitrust-wetten op huidige, geplande of toekomstige transacties of praktijken van het bedrijf, of hun toepassing op alle partijen waarmee het bedrijf zaken doet. 2.
Belangenverstrengeling
Overeenkomsten met leveranciers, klanten en derden moeten gebaseerd zijn op economisch voordeel voor het bedrijf en niet op persoonlijk voordeel voor de werknemer. U dient posities of situaties waarin er sprake is van belangenverstrengeling te vermijden tenzij u voorafgaande toestemming heeft ontvangen. Dergelijk gedrag is niet alleen een overtreding van de richtlijnen van het bedrijf maar kan ook een overtreding van de wet zijn. bovendien. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan schadelijk zijn voor het bedrijf en dient derhalve vermeden te worden. Er kan sprake van belangenverstrengeling zijn indien een werknemer of vertegenwoordiger van het bedrijf deelneemt aan activiteiten die de aandacht afleiden van of een belemmering kunnen zijn voor zijn of haar volledige en punctuele dienstverlening aan het bedrijf. Er kan eveneens sprake van belangenverstrengeling zijn indien een werknemer of vertegenwoordiger van het bedrijf, een familielid of een persoon met wie hij of zij, direct of indirect via een andere persoon, een ander bedrijf of andere organisatie, een persoonlijke band heeft, een financieel of ander belang heeft dat de oordeelkundigheid jegens het bedrijf van die werknemer kan beïnvloeden. Het bedrijf heeft de algemene term “familielid” in deze gekozen zodat tenminste de echtgenoot of echtgenote, kinderen, echtgenoot of echtgenote van kinderen, ouders, schoonouders, broers en zussen, pleegkinderen of volwassenen waarmee men samenleeft onder deze term vallen. Omdat er in meerdere situaties belangenverstrengeling kan ontstaan, zal hier niet getracht worden een volledige opsomming te geven. De onderstaande algemene regel omvat echter de meest voorkomende gevallen:
6
Met betrekking tot personen, bedrijven of organisaties die producten of diensten leveren aan het bedrijf, aan wie goederen of diensten worden geleverd, of die concurrenten zijn van het bedrijf, dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen is het de werknemers of vertegenwoordigers van het bedrijf niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming: •
geschenken (van meer dan symbolische waarde) leningen (behalve met bestaande banken of financiële instellingen) of gunsten (zoals traktaties, uitjes) te accepteren die buiten de gewoonlijke zakelijke beleefdheden vallen;
•
compensatie te ontvangen van, of als manager, directeur, vennoot, werknemer, eigenaar of consulent bij een andere onderneming werkzaam te zijn of andere diensten (betaald of onbetaald) te leveren aan een andere onderneming;
•
eigenaar te zijn van of aanzienlijke belangen te hebben in een andere onderneming, met uitzondering van belangen bestaande uit aandelen in een publiekelijk verhandelde onderneming waarvan de aandelen op de open markt worden verhandeld;
•
vertrouwelijke informatie van het bedrijf (zoals hieronder gedefinieerd in deel 8.c.) te openbaren aan personen voor wie deze informatie niet bedoeld is of vertrouwelijke informatie te gebruiken voor eigen belang;
•
direct of indirect deel te hebben aan de aan- of verkoop van eigendommen of eigendomsrechten waarvan gekend was dat deze een bedrijfsbelang vormden; of
•
zaken te doen met ondernemingen op zodanige wijze dat de tegenpartij in de veronderstelling verkeert dat de overeenkomsten met het bedrijf in plaats van met de persoon gesloten werden.
Een “geschenk” is ieder tastbaar artikel van waarde, iedere dienst van waarde of gunst die niet aan alle werknemers op gelijke basis verleend wordt. Voorbeelden van geschenken zijn onder meer: onbeperkt gebruik van een auto, boot, vliegtuig, woning of ander bezit, vergoeding van reizen, vakanties, ontspanning, juridische of boekhoudkundige kosten, persoonlijke financiële en belastingadviesdiensten of honoraria, uitzonderlijke vergoedingen, kortingen of leningen, persoonlijke lidmaatschappen, of het verlenen van diensten ten gunste van een werknemer of diens familie. Indien u in een situatie terecht komt waarin sprake is van belangenverstrengeling, dient u zich onmiddellijk te wenden tot een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, de manager van de afdeling personeelszaken, het nalevingscomité of de juridische afdeling. 3.
Wetten omtrent de effectenhandel en het bekend maken van vertrouwelijke informatie
De Amerikaanse federale wetgeving met betrekking tot effecten, die geldt voor Exide en diens werknemers wereldwijd, verbiedt de aan- of verkoop van effecten van het bedrijf aan andere bedrijven op basis van niet-publieke informatie. Bovendien verbiedt deze wet dat werkgevers, directie, management en werknemers willens en wetens verzuimen om maatregelen te treffen ter voorkoming van handel met voorkennis door diegenen die onder hun directe of indirecte toezicht vallen. 7
Indien u kennis heeft van wezenlijke, nog niet geopenbaarde informatie, mag u geen aandelen of andere effecten (of opties tot koop en verkoop of andere rechten om zulke effecten te kopen of verkopen) van het bedrijf aan- of verkopen tot een redelijke tijd is verstreken nadat de informatie publiekelijk is gemaakt. U dient bovendien zulke vertrouwelijke informatie niet aan personen buiten het bedrijf bekend te maken tot een redelijke tijd is verstreken nadat de informatie publiekelijk is gemaakt. Verder is het altijd ongepast voor werknemers om derden te adviseren over de aan- of verkoop van effecten van het bedrijf. U dient zich ervan bewust te zijn dat het bespreken van de werkzaamheden en vooruitzichten van het bedrijf gerechtelijke aansprakelijkheid tot gevolg kan hebben. Daarom moet geen vertrouwelijke zaken bespreken in het openbaar, zoals aan boord van een vliegtuig, in een lift, of aan een openbare telefoon, waar deze gesprekken kunnen worden gehoord. U dient dezelfde voorzichtigheid in acht te nemen met betrekking tot vertrouwelijke documenten en deze niet te laten liggen op plaatsen waar een toevallige voorbijganger de inhoud kan lezen. Exide neemt haar verantwoordelijkheid als een op de openbare markt verhandelde onderneming zeer serieus. De werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en herzien van rapporten en andere documenten die bij de Amerikaanse Commissie van Toezicht op het effecten- en beurswezen (SEC), aan beurzen en andere regelgevende instanties moeten worden ingediend en gedeponeerd, voor perscommuniqués en andere publiekelijke informatie dienen er zorg voor te dragen dat die informatie volledig, objectief, correct en begrijpelijk is en op tijd wordt verstrekt. De werknemers, die de basisgegevens verstrekken aan de werknemers die deze informatie verwerken – inclusief de financiële verslagen van Exide – en aan de bedrijfsrevisoren, dienen hetzelfde te doen. Voor sleutelpersoneel van het bedrijf, zoals de bedrijfsleiding en andere bedrijfsfunctionarissen, kunnen onder de federale effectenwetgeving nog andere handelsbeperkingen en verslagleggingsverplichtingen gelden. In die gevallen zal de juridische afdeling de personen in kwestie adviseren wanneer ze onder deze bijkomende verplichtingen vallen. 4.
Arbeidsrecht en arbeidswetgeving
Alle werknemers dienen in overeenstemming met de geldende wetten van het arbeidsrecht en de arbeidswetgeving te handelen en dienen verder de doelstellingen van het bedrijf hoog te houden met betrekking tot het waarborgen van gelijke arbeidsvoorwaarden voor iedereen in verband met de indienstneming, taakverdeling, opleiding, bezoldiging, promotie, sociale voorzieningen, orde en ontslag alsmede alle overige arbeidsvoorwaarden. Het bedrijf heeft richtlijnen en programma’s opgesteld om de naleving van de regels van het arbeidsrecht en de arbeidswetgeving en de hierboven genoemde doelstellingen, inclusief het beleid van gelijke tewerkstellingskansen en het beleid aangaande intimidatie en discriminatie, te kunnen verzekeren. a.
Gelijke tewerkstellingskansen, intimidatie en discriminatie
Het bedrijf zet zich in voor gelijke tewerkstellingskansen. Het bedrijf streeft er bovendien naar een werkomgeving te bieden waar alle werknemers comfortabel en productief wijze kunnen samenwerken. Het bedrijf verbiedt intimidatie en discriminatie op basis van ras, religie, kleur, afkomst, lichamelijke of geestelijke handicap, militaire of veteranenstatus, leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur, of andere eigenschappen kenmerken die onder de geldende wetten worden beschermd. De anti-discriminatierichtlijn van het bedrijf omvat alle aspecten van het werk bij Exide, inclusief de
8
indienstneming, taakverdeling, opleiding, bezoldiging, promotie, sociale voorzieningen, orde en ontslag alsmede alle overige arbeidsvoorwaarden. Het bedrijf verbiedt ongewenst gedrag dat leidt tot een intimiderende, vijandige of aanstootgevende werkomgeving (zoals het vertellen van grappen of tonen van affiches, e-mails, foto’s etc., die beledigend kunnen zijn of een lid van een ras, etnische groep belachelijk maken of die seksueel van aard zijn). Ongewenste, seksueel getinte aandacht voor een andere medewerker is eveneens onacceptabel. Het is uw verantwoordelijkheid om uw werkomgeving te vrijwaren van dit soort gedrag. Indien u van mening bent dat u het slachtoffer bent van gedrag dat een overtreding van de bedrijfsrichtlijnen inhoudt, dient u de procedures zoals uiteengezet in deze richtlijnen voor uw regio te volgen. b. Nepotisme (vriendjespolitiek) en andere relaties Volgens het bedrijfsbeleid worden aan iedere werknemer en kandidaat gelijke kansen geboden en worden beslissingen over indienstneming eerlijke en tijdig genomen. Omdat sommige persoonlijke relaties – zoals de relatie tussen familieleden, huisgenoten en personen waarmee men een romantische relatie heeft – belangenverstrengeling of mogelijke belangenverstrengeling tot gevolg kunnen hebben, de werkprestaties of de inzet van de werknemer kunnen beïnvloeden, kan het ongepast zijn dat familieleden of anderen, verwikkeld in een persoonlijke relatie, samenwerken. Beslissingen over indienstneming, promotie, overplaatsing e.d. dienen te worden voorgelegd aan en de schriftelijke toestemming te hebben van de afdeling personeelszaken of de juridische afdeling. 5.
Ongepaste of niet geboekte betalingen; buitensporige geschenken
U mag geen ongepaste betalingen verrichten of helpen verrichten, inclusief omkopingen, steekpenningen of andere betalingen, of geschenken te overhandigen aan regeringsambtenaren, of ongepaste geschenken te geven of in ontvangst te nemen van klanten, leveranciers of andere zakenrelaties. Verder mag u geen geheime of niet geboekte geldmiddelen of vermogen scheppen of in stand houden, of onjuiste of denkbeeldige bedragen boeken in de boekhouding van het bedrijf. Ongepaste betalingen kunnen de vorm aannemen van geschenken, dienstverlening of geld. Zij kunnen rechtstreeks of onrechtstreeks gedaan worden of in ontvangst genomen worden en omvatten eveneens regelingen waardoor anderen worden geholpen of in staat gesteld om ongepaste betalingen te doen of te ontvangen. Ongepaste betalingen omvatten voorts betalingen die bij de wet verboden zijn, zoals alle soorten betalingen aan of van regeringsambtenaren en medewerkers bij regelgevende instanties, betalingen die dienen als omkoping, steekpenning of afbetaling aan of van regeringsambtenaren, klanten, leveranciers en anderen waarmee het bedrijf zaken doet; alsmede betalingen met ongepaste bedoelingen. Verder zijn alle betalingen ongepast die u verkeerd boekt of opzettelijk niet boekt in de bedrijfsboekhouding. U dient alle ontvangen of gedane betalingen te boeken en de ondersteunende documenten waaruit de reden voor de betaling of uitgave blijkt bij te sluiten. gesloten. Niet geboekte betalingen of inkomsten mogen niet plaatsvinden. U dient zich ervan bewust te zijn dat geschenken en betalingen aan regeringsambtenaren de geldende wetten of internationale verdragen kunnen schenden, zelfs als men niet de bedoeling had om de regeringsambtenaar te beïnvloeden. De Amerikaanse wetgeving verbiedt bovendien de omkoping van zowel buitenlandse als binnenlandse regeringsambtenaren. U dient ieder verzoek om ongepaste betalingen van een regeringsambtenaar onmiddellijk te melden bij een hoger geplaatste
9
autoriteit in de bedrijfshiërarchie, bij de manager van de afdeling personeelszaken of de juridische afdeling. De bedrijfsrichtlijnen verbieden bovendien werknemers om buitensporige of ongebruikelijke geschenken of diensten aan te nemen of aan te bieden aan derden waarmee het bedrijf zaken doet, ongeacht of deze geschenken of diensten bestaan uit onwettige of anderszins ongepaste betalingen. 6.
Overheidscontracten
Bij het afsluiten van contracten met nationale, provinciale, plaatselijke of buitenlandse overheidsinstellingen mag men geen valse informatie verstrekken of een valse voorstelling van zaken geven en mag men geen omkopingen, steekpenningen of andere soortgelijke vergoedingen aanbieden of in ontvangst nemen. U dient in overeenstemming met alle nationale, provinciale, plaatselijke en buitenlandse wetten te handelen aangaande offertes en inschrijvingen op contracten met overheidsinstellingen. Er zijn drie fundamentele principes die altijd gelden bij overheidscontracten. •
U mag willens en wetens geen valse of frauduleuze informatie verstrekken of door anderen laten verstrekken aan de overheid of hetzij mondeling of schriftelijk valse vorderingen tot betaling doen. Hieronder vallen offertes, voorstellen, verzoeken om betaling, of andere documenten waarin valse, denkbeeldige of frauduleuze informatie wordt verschaft.
•
U mag in verband met overheidscontracten geen smeergeld, kortingen, fooien of steekpenningen aanbieden, geven, verzoeken of ontvangen.
•
U mag niet trachten inlichtingen te verkrijgen of te ontvangen die het bedrijf niet bevoegd is te bezitten, inclusief maar niet beperkt tot, vertrouwelijke of gepatenteerde informatie van andere concurrenten die op overheidscontracten bieden alsmede nietpublieke overheidsdocumenten met betrekking tot offertes of het selectieproces.
Iedere overtreding of mogelijke overtreding van deze principes dient onmiddellijk gemeld te worden. Dit is van uitzonderlijk belang uit hoofde van een Amerikaanse wet die het aanbieden van, accepteren van of verzoeken om compensatie in ruil voor een voordelige behandeling bij Amerikaanse overheidscontracten verbiedt. Indien niet in overeenstemming met deze en andere soortgelijke wetten wordt gehandeld kunnen de betrokkene(n) en het bedrijf wettelijk aansprakelijk worden gesteld. Indien het een ernstige overtreding betreft, kan dit eveneens tot gevolg hebben dat het bedrijf wordt uitgesloten van het biedingsproces of van mededinging naar toekomstige overheidscontracten. 7.
Reclame
U mag geen reclamemateriaal creëren, goedkeuren of verspreiden, inclusief maar niet beperkt tot etiketten op batterijen en promotiemateriaal, dat onjuist of misleidend is, dat niet voldoende onderbouwd is of op enige ander wijze de geldende wetten en regels overtreedt.
10
De geldende wetten en de richtlijnen van het bedrijf verbieden het gebruik van onjuiste, misleidende of bedrieglijke reclame en aanverwante activiteiten bij de promotie en verkoop van de producten van het bedrijf. Bovendien is eerlijke en juiste reclame belangrijk om de goodwill en reputatie van het bedrijf bij haar klanten en het publiek in het algemeen te behouden. Daarom dient alle reclame juist te zijn en moeten specifieke aanspraken schriftelijk worden gestaafd voordat zij worden gemaakt. Indien u vragen heeft over de juistheid van voorgestelde reclames, brochures of ander promotiemateriaal dient u contact op te nemen met het nalevingscomité of de juridische afdeling van het bedrijf voorafgaand aan de publicatie of distributie van deze materialen. Overeenkomsten met concurrenten over het beperken van reclame, of om op een bepaalde wijze te adverteren kunnen een overtreding van de antitrust-wetten inhouden. Om die reden moet men plannen over reclamecampagnes niet met concurrenten delen. 8.
Intellectueel eigendom
U dient de patenten, auteursrechten, handelsmerken en handelsgeheimen van het bedrijf op zodanige wijze te behandelen dat zij als bedrijfseigendom worden beschermd, en u mag zich de intellectueel eigendom van anderen niet wederrechtelijk toeëigenen of misbruiken. De Amerikaanse en internationale wet regelen het gebruik van materiaal en/of informatie, dat beschermd is door een patent, auteursrecht of handelsmerk of dat als handelsgeheim beschouwd kan worden. Het bedrijf bezit en gebruikt patenten, auteursrechten, handelsmerken en handelsgeheimen en kan in sommige gevallen ook materiaal in bezit hebben dat is gekocht of gebruikt ingevolge een overeenkomst met derden (zoals technisch ontwerp, het recht om een handelsnaam of computersoftware te gebruiken) hetgeen beschermd kan zijn door een patent, auteursrecht of handelsmerk, en/of een handelsgeheim van de andere partij kan zijn. Het gebruik van dit materiaal door het bedrijf dient in overeenstemming te geschieden met de voorwaarden van alle geldende overeenkomsten en wetten betreffende het gebruik van dergelijke materialen. a.
Verplichtingen ten aanzien van auteursrecht
De wet op het Auteursrecht verleent auteursrechten aan de schepper van geschreven werken, zoals boeken, artikelen, tijdschriften, tekeningen, computerprogrammatuur en foto’s. De wet op het Auteursrecht verbiedt het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal zonder toestemming met uitzondering van een beperkt aantal omstandigheden. Schending van dit verbod verplichtingen kan voor zowel de betrokken werknemers als het bedrijf aanzienlijke straffen krachtens het burgerrecht en strafrecht tot gevolg hebben. b. Bescherming van handelsmerken Een handelsmerk is een woord, symbool, voorwerp of combinatie hiervan dat tot doel heeft een product of productlijn of serie diensten te identificeren en te onderscheiden van producten en diensten van andere bedrijven. Het bedrijf bezit een aantal handelsmerken die publiekelijk bekend zijn en daarom zeer waardevol zijn. U dient de handelsmerken van het bedrijf correct te behandelen en het gebruik ervan door derden zonder toestemming onmiddellijk te melden. Het bedrijf dient op dezelfde wijze met de handelsmerken van anderen om te gaan en deze te respecteren en het gebruik van handelsmerken die verwarrend veel lijken op de handelsmerken van 11
andere bedrijven te vermijden. Het gebruik van een woord of ontwerp dat klinkt als, of gelijkenis vertoont met het handelsmerk van een derde kan een vordering wegens inbreuk tot gevolg hebben, vooral als er sprake is van vergelijkbare producten en/of verpakkingen of andere uiterlijke kenmerken (zoals afbeelding, embleem of idee). c.
Handelsgeheimen en vertrouwelijke informatie
Vertrouwelijke informatie is een waardevol bezit van het bedrijf en dient als zodanig te worden behandeld. Het bedrijf heeft haar eigen handelsgeheimen ontwikkeld en bezit eigendomsrechten en vertrouwelijke informatie en heeft wellicht ook de beschikking over de handelsgeheimen, eigendommen en vertrouwelijke informatie van andere bedrijven waarmee zaken worden gedaan. Vertrouwelijke informatie omvat, maar is niet beperkt tot, informatie over aan het bedrijf, diens klanten of partners behorende: •
handelsgeheimen of eigendommen;
•
strategische toelevering of analyse;
•
patentaanvragen, projecten in ontwikkeling of experimenten, formules, testgegevens, prototypes, modellen en productspecificaties;
•
financiële gegevens;
•
verkoop- en marketingstrategieën, plannen en programma’s en informatie over productontwikkeling;
•
klantenlijsten;
•
personeelsinformatie van werknemers en consultanten, inclusief maar niet beperkt tot sociale voorzieningen, bijkomende vergoedingen, salarissen, aandelenopties, compensaties, berekeningen of bonusstelsels, en hun persoonlijke adres en telefoonnummer;
•
bedrijfsstructuur en hiërarchische samenstelling; en
•
ondernemingsplannen.
U dient vertrouwelijke informatie zowel gedurende als na beëindiging van uw loopbaan bij het bedrijf uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden te gebruiken; bovendien mag u dergelijke informatie niet aan onbevoegde werknemers of derden zoals klanten, cliënten of onderaannemers onthullen zonder voorafgaande toestemming van een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, de manager van de afdeling personeelszaken of het nalevingscomité. Voorts dient u onjuist gebruik van vertrouwelijke informatie die afkomstig is van voormalige werknemers of andere bij de onderhandeling van contracten, fusies, overnames of andere zakelijke transacties betrokken partijen als leveranciers, klanten of entiteiten, te vermijden. Voor vragen betreffende de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie kunt u terecht bij een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, de manager van de afdeling personeelszaken, het nalevingscomité of de juridische afdeling. Indien u niet zeker weet of bepaalde informatie vertrouwelijk is dient u het als vertrouwelijke informatie te behandelen totdat het bedrijf heeft 12
meegedeeld dat de informatie niet vertrouwelijk is. Vertrouwelijke informatie blijft te allen tijde bedrijfseigendom. 9.
Milieu, gezondheid en veiligheid
Het bedrijf erkent zijn verplichting als burger en verricht zijn werkzaamheden op een wijze die bevorderlijk is voor een propere, veilige en gezonde omgeving voor de gemeenschappen waar wij werkzaam zijn en voor onze werknemers. Het bedrijf zet zich in voor steun aan het behoud, de bescherming en waar mogelijk de verbetering van het milieu voor toekomstige generaties en verwacht van de werknemers dat zij zich allen bewust zijn van de gevolgen van hun persoonlijke en professionele beslissingen en activiteiten voor het milieu. Exide heeft een leidende positie in een sector die één van de meest succesvolle recycling programma’s tot stand heeft gebracht. Exide en zijn werknemers dienen de bedrijfswerkzaamheden op zodanige wijze uit te voeren dat mogelijke negatieve gevolgen voor het milieu worden beperkt, de gezondheid en veiligheid van de omwonenden en werknemers wordt beschermd, energiebesparing en natuurbehoud worden bevorderd, en dat alle geldende wetten die betrekking hebben op de bescherming van de natuur, en de gezondheid en veiligheid in het algemeen worden nageleefd. Het is werknemers of vertegenwoordigers van het bedrijf niet toegestaan om willens en wetens deel te nemen aan activiteiten die niet in overeenstemming zijn met de wetten aangaande milieu, gezondheid of veiligheid of dergelijke activiteiten toe te laten, te leiden, goed te keuren of zulke activiteiten door derden toe te laten. Voor zowel het bedrijf als de individuele werknemers kan overtreding van de milieu-, gezondheids- en veiligheidswetten en -reglementen ernstige gevolgen met zich mee brengen, aangezien zowel het bedrijf als de individuele werknemers niet alleen aansprakelijk kunnen worden gesteld voor aanzienlijke kosten in verband met het verwijderen van vervuiling bij milieu-ongelukken, maar ook kans lopen op hoge boetes. Iedere bedrijfsmanager van een oven, batterijen- of andersoortige fabriek, distributiecentrum of afdeling, dient toe te zien op de naleving van de milieu-, gezondheids- en veiligheidsreglementen in de fabriek. De afdeling milieu, gezondheid en veiligheid bepaalt het beleid en begeleidt iedere bedrijfsmanager en ander personeel in verband met de naleving van die reglementen. De afdeling milieu, gezondheid en veiligheid ziet ook toe op de uitvoering en doet, indien noodzakelijk, aanbevelingen om de uitvoering te verbeteren. Behalve de bovenstaande stappen wordt van iedere werknemer volledige medewerking verwacht bij de naleving van het milieuprogramma van het bedrijf, waaronder: •
onmiddellijke melding aan een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, de manager van de afdeling personeelszaken of de onderdirecteur van de wereldwijde afdeling milieu, gezondheid en veiligheid, het nalevingscomité of de juridische afdeling, indien u merkt dat het bedrijf een milieu-, gezondheids- of veiligheidswet, reglement of bedrijfsrichtlijn overtreedt of dat een werknemer onjuiste informatie of gegevens verstrekt. Zulke situaties moeten onmiddellijk worden aangepakt of de werkzaamheden die hiervan de oorzaak zijn dienen onmiddellijk te worden gestaakt;
13
•
trachten overtredingen van milieu, gezondheids- en veiligheidswetten te voorkomen, en zulke overtredingen die ondanks de inspanningen van het bedrijf toch plaatsvinden onmiddellijk trachten te corrigeren;
•
streven naar maximalisering van de recycling en minimalisering van het gebruik van producten of systemen die afval creëren of op andere wijze schadelijk zijn voor het milieu. 10. Valse verklaringen en bedrog
U mag op geen enkele wijze deelnemen aan het smeden van plannen om klanten, leveranciers of anderen, waarmee het bedrijf zaken doet, geld, bezittingen of diensten af te troggelen of op bedrieglijke wijze andermans eigendom te ontvreemden of te stelen. U dient te allen tijde waarheidsgetrouwe verklaringen af te leggen ten aanzien van de producten en diensten van het bedrijf en mag nooit wezenlijke informatie verzwijgen tegenover personen waarmee het bedrijf zaken doet of beloften doen die het bedrijf niet kan nakomen. Meer in het bijzonder mag u nooit, hetzij schriftelijk of mondeling, valse verklaringen afleggen, aan regeringsambtenaren. Bovendien mag u nooit willens of wetens wezenlijke feiten achterhouden of door anderen laten achterhouden waarom door overheidsinstellingen is verzocht ten behoeve van een verslag, aanvraag of andere registratie. Deze verbodsbepalingen gelden voor alle communicatie met federale, provinciale, plaatselijke of buitenlandse overheidsinstellingen. U kunt deze bepaling en de wet schenden zelfs als u niet persoonlijk die onjuiste verklaring heeft afgelegd of het wezenlijke feit heeft achtergehouden. Bijvoorbeeld, het is werknemers verboden onjuiste informatie te verschaffen aan andere werknemers of derden waarvan men weet of onder de omstandigheden kan aannemen dat die informatie later aan de overheid zal worden doorgegeven. 11. Diefstal van bedrijfseigendom U mag geen bedrijfseigendom stelen, producten leveren aan personen of instellingen op een wijze die niet in overeenstemming is met de gevestigde bedrijfsrichtlijnen, of enig persoonlijk gewin behalen via een klant, leverancier of andere persoon waarmee het bedrijf zaken doet. Deze verbodsbepaling betreft het onbevoegd gebruik van de communicatiemiddelen, computers, en aanverwante apparatuur of overig bedrijfseigendom, met inbegrip van vertrouwelijke informatie. Als u op de hoogte bent van een geval van diefstal, fraude, bedrog of verduistering van bedrijfseigendom of -middelen, dient u dit onmiddellijk te melden. 12. Boekhouding Werknemers die verantwoordelijk zijn voor de boekhouding dienen alle bedrijfsdocumentatie zorgvuldig bij te houden zodat alle transacties, activa en passiva op de juiste wijze worden weergegeven en zij dienen deze verslagen en de ondersteunende documenten bij te houden en te beschermen overeenkomstig het bedrijfsbeleid, de bedrijfsprocedures evenals de geldende wettelijke en boekhoudkundige vereisten. Indien u meent dat de boekhouding en verslaglegging van het bedrijf niet in overeenstemming met deze vereisten zijn, dient u dit onmiddellijk te melden.
14
a.
Opstellen van verslagen; overeenstemming met GAAP [algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en presentatie]
Het bedrijf dient alle boeken, verslagen en rekeningen die alle transacties, vermogen en activa en alle andere mutaties weergeven die het voorwerp zijn van specifieke boekhoudkundige vereisten (zoals de algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en presentatie en andere regels, verordeningen en vereisten die gelden voor de financiële verslaglegging) op nauwkeurige en correcte wijze bij te houden. Verder dient het bedrijf bewijsstukken van alle activa en passiva te bewaren. Onder geen enkele voorwaarde kan er sprake zijn van ongeboekte middelen of activa, ongeacht het doel waarvoor het middel of activum bedoeld is, of van een ongepaste of onjuiste boeking die bewust in de bedrijfsboekhouding is ingevoerd. Betalingen uit naam van het bedrijf mogen niet worden goedgekeurd of gedaan indien deze bedoeld zijn voor, of indien men weet dat de betaling geheel of gedeeltelijk bedoeld is voor andere doeleinden dan de in de ondersteunende documenten beschreven doeleinden. Alle ontvangsten en betalingen dienen volledig en nauwkeurig in de boekhouding en verslaggeving van het bedrijf te worden genoteerd en dienen te worden ondersteund door de betreffende stukken waarin het doel van de transactie staat vermeld. b. Tijdsduur van bewaring van boeken en administratieve stukken Een groot aantal wetten vereisen de verplichte bewaring van vele soorten boeken en stukken die bedrijven normaliter in archieven bewaren. Overeenkomstig deze wettelijke bepalingen en de bedrijfsvereisten heeft het bedrijf richtlijnen opgesteld voor de bewaring van de bedrijfsadministratieve stukken waarin de passende tijdsduur voor bewaring van de verschillende soorten boekhoudkundige stukken die iedere bedrijfseenheid of dochteronderneming opstelt en ontvangt, is aangegeven. Naast de geldende vereisten ten aanzien van de bewaring van administratieve stukken kan het bestaan van lopende of mogelijke rechtszaken, onderzoeken of dagvaardingen het noodzakelijk maken dat bepaalde informatie en documenten langer dan de door het bedrijf vereiste periode moeten worden bewaard. Het bedrijf heeft richtlijnen opgesteld om de opzettelijke of onbedoelde vernietiging van documenten – hetgeen kan leiden tot rechtsvervolging of belemmering van de rechtsgang – te voorkomen. De juridische afdeling zal aankondigingen verspreiden over zulke zaken indien zij zich voordoen en zal instructies geven over de bewaring van bepaalde documenten totdat de situatie is opgelost. Tenzij de juridische afdeling heeft aangegeven dat er zaken lopen die het behoud van bepaalde documenten vereisen, worden alle documenten aan het einde van de in de bewaringsrichtlijnen uiteengezette periode vernietigd. U dient in overeenstemming te handelen met de voor uw bedrijfseenheid of dochteronderneming geldende richtlijnen voor de bewaring van documenten. Toezichthoudend personeel is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de geldende richtlijnen op hun afdelingen, inclusief de juiste bewaring en vernietiging van de documenten. Gelieve contact op te nemen met uw manager indien u vragen heeft over de bewaringsrichtlijnen die gelden voor uw functie.
15
13. Reageren op verzoeken om inlichtingen van overheid, pers en publiek Het is slechts hiertoe bevoegd personeel toegestaan om in te gaan op verzoeken om inlichtingen door de media, de financiële gemeenschap, beleggers of anderen. Zonder een antwoord proberen te geven dienen alle werknemers dergelijke verzoeken onmiddellijk door te geven aan het hoofd van de desbetreffende bedrijfseenheid en de juridische afdeling. Indien advocaten, regeringsambtenaren (zoals medewerkers van de Amerikaanse justitie, de Amerikaanse federale handelscommissie of andere nationale, provinciale of plaatselijke instellingen), opsporingsambtenaren of andere derden met betrekking tot mogelijke of bestaande rechtszaken of onderzoeken, ongeacht of de rechtszaak of het onderzoek het bedrijf betreft, contact met u opnemen, dient u onmiddellijk de juridische afdeling hiervan op de hoogte te brengen. Werknemers dienen bovendien ieder mondeling of schriftelijk verzoek om informatie, documenten of stellingname te verwijzen naar de juridische afdeling. Onmiddellijk contact met de juridische afdeling is vooral van belang wanneer verzoeken worden ingediend in de vorm van een klacht, dagvaarding, verzoek om getuigenis of ander document waaruit blijkt dat men voor het gerecht moet verschijnen of waarin een juridisch antwoord verwacht wordt. Originele juridische documenten dienen onmiddellijk naar de juridische afdeling te worden gezonden. Onder geen enkele omstandigheid mag u antwoorden, of informatie of documenten verstrekken vooraleer u contact heeft opgenomen met de juridische afdeling. U dient de verzoekende partij in te lichten dat zulke verzoeken volgens de bedrijfsrichtlijnen door de juridische afdeling worden behandeld. 14. Politieke activiteiten en bijdragen Exide handelt in overeenstemming met alle wetten en regelgeving ten aanzien van het gebruik van bedrijfskapitaal, activa, faciliteiten en diensten voor steun aan politieke partijen of kandidaten en handelt eveneens in overeenstemming met alle financieringsrichtlijnen ten aanzien van politieke campagnes en ethische wetten. Het bedrijf zal niet van werknemers of diens familieleden verlangen dat zij deelnemen aan illegale politieke bijdragen, noch verwachten dat zij tijd, moeite of energie besteden aan een kandidaat of politieke partij. Evenzo is het werknemers niet toegestaan om van hun ondergeschikten betrokkenheid bij zulke activiteiten te verlangen. Het is werknemers ten strengste verboden om anderen te dwingen om geld in te zamelen in het belang van of een bijdrage te doen voor een kandidaat of politiek comité. Exide moedigt haar werknemers politiek actief te zijn en hun mening te uiten over beleidszaken en politieke aangelegenheden. Zulke activiteiten dienen echter in de vrije tijd van de werknemer en op eigen kosten plaats te vinden. Het bedrijf erkent het recht om zelfstandig te beslissen of, en aan wie en met hoeveel geld of andere middelen men wenst bij te dragen aan politieke kandidaten. Indien u echter aan zulke activiteiten deelneemt of in het openbaar verklaringen aflegt over uw politieke opinie, mag u niet namens het bedrijf spreken of handelen en moet u voorkomen dat dit als zodanig kan overkomen. Exide kan, in overeenstemming met de wet, haar bedrijfsmiddelen aanwenden om een politiek comité op te richten of een inzameling te organiseren voor een politiek actiecomité en vragen om deelname van de werknemers. Het bedrijf mag met de werknemers, eveneens binnen de grenzen van de wet, de richtlijnen, voorstellen en juridische ontwikkelingen die van belang zijn voor het bedrijf en de werknemers bespreken.
16
15. Zaken in het buitenland Werknemers dienen in overeenstemming met alle wetten van ieder land waarin zij zaken doen, en met de Amerikaanse wetgeving met betrekking tot buitenlandse activiteiten (zoals de wet op buitenlandse corrupte praktijken; wetten die de samenwerking met buitenlandse boycot-acties verbieden of het volgen van embargo’s tegen specifieke landen vereisen; en uitvoerwetten) te handelen. Werknemers dienen eveneens de waarden en normen van de gemeenschappen en landen waarin het bedrijf zaken doet te respecteren en zich hieraan te onderwerpen. a.
Wet op buitenlandse corrupte praktijken
Het is werknemers en vertegenwoordigers van het bedrijf niet toegestaan om betalingen te doen of geld aan te bieden aan buitenlandse regeringsambtenaren of medewerkers van deze regeringsambtenaren, leden van politieke partijen, politieke kandidaten of medewerkers van publieke internationale organisaties (bijvoorbeeld de Verenigde Naties of de Wereldbank) met de bedoeling de ambtenaar te beïnvloeden bij zijn werk of besluitvorming of om het bedrijf te helpen bij het verkrijgen of behouden van zakelijke belangen. Dit beleid geldt voor betalingen in de vorm van geschenken alsmede geldelijke betalingen en betreft zowel het gebruik van persoonlijk als bedrijfskapitaal. Ofschoon de wet bepaalde betalingen aan buitenlandse ambtenaren, waaronder betalingen om bepaalde routine regeringsacties te “versoepelen” in sommige gevallen toestaat, vereist de bepaling van welk soort betaling toelaatbaar is verregaand inzicht en kennis van de gewoonten in het gastland. Dit gedeelte van de wet is zeer ingewikkeld. Een kleine fout kan zowel het bedrijf als de werknemers blootstellen aan vervolging, boetes en inhechtenisneming. Derhalve dient het nalevingscomité of de juridische afdeling voorafgaand toestemming te verlenen aan voorgestelde betalingen die volgens u "versoepelend" zijn of anderszins van de wet zijn uitgezonderd. b. Invoer en douanecontrole De Amerikaanse douane- en handelswetten eisen dat alle ingevoerde goederen op de juiste wijze worden geclassificeerd en naar waarde geschat en de Verenigde Staten binnenkomen met de juiste contingentieverklaringen of in-/uitvoervergunningen, etiketten, vermelding van het land van herkomst, connossementen en handelsfacturen. De Amerikaanse douanewetgeving en de bedrijfsrichtlijnen verbieden bovendien de invoer van overgeladen goederen, waarmee producten worden bedoeld die in het ene land zijn vervaardigd, vervolgens naar een ander land zijn verscheept en dan naar de Verenigde Staten worden verscheept met de etiketten en invoervergunningen van dat tweede land. Met vragen omtrent de invoer van goederen kunt u terecht bij een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, en bij het nalevingscomité of de juridische afdeling. c.
Uitvoercontrole
Volgens de verordeningen betreffende de internationale wapenhandel, beheerd door het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken moet iedere grensoverschrijdende zending Amerikaanse goederen die specifiek ontwikkeld, vervaardigd of aangepast is voor militaire toepassingen voorzien zijn van een aparte vergunning. De uitvoerbepalingen van het Amerikaans Ministerie voor Handel stellen dat de uitvoer van handelsgoederen en -diensten vanuit de Verenigde Staten afhankelijk kan zijn van specifieke, door het Ministerie voor Handel af te geven
17
uitvoervergunningen. Dit kan ook gelden voor de overslag van Amerikaanse goederen in het buitenland tussen twee landen en op de uitvoer van in het buitenland met Amerikaanse onderdelen vervaardigde producten. Met vragen over de uitvoer van goederen kunt u zich wenden tot een hoger geplaatste autoriteit in de bedrijfshiërarchie, en bij het nalevingscomité of de juridische afdeling. d. Anti-boycot wetten Werknemers dienen bij hun werkzaamheden voor het bedrijf in overeenstemming te handelen met de Amerikaanse anti-boycotwetten, die zijn uitgevaardigd om te verhinderen dat ondernemingen meewerken aan de onwettige buitenlandse boycot van landen waarmee de Verenigde Staten bevriend is. Praktisch gezien houden die boycotkwesties vrijwel altijd verband met de Arabische boycot van goederen uit Israël. Over het algemeen verbieden de anti-boycot wetten en regels de deelname aan een buitenlandse boycot, of dit nu gebeurt door middel van (i) weigering om zaken te doen met een ander persoon; (ii) discriminerende tewerkstellingspraktijken; (iii) verstrekking van inlichtingen over het ras, geloof, geslacht of de herkomst van een Amerikaans persoon; (iv) verstrekking van inlichtingen over de betrekkingen of zakelijke overeenkomsten van een persoon met het geboycotte land (bijvoorbeeld Israël) of een persoon waarvan men aanneemt dat aan hem beperkingen zijn opgelegd met betrekking tot zaken doen in de boycotterende landen; of (v) het gebruik van kredietbrieven waarin boycotbepalingen zijn vervat. Aangezien het bedrijf verplicht is verzoeken voor een boycot te melden, dient u in geval van een dergelijk verzoek het nalevingscomité of de juridische afdeling op de hoogte te stellen. e.
Amerikaanse embargo’s
Werknemers dienen bij werkzaamheden voor het bedrijf in overeenstemming met de handelsrestricties te handelen zoals deze zijn opgelegd onder de Amerikaanse “International Emergency Economic Powers Act” [wet economische bevoegdheden tijdens noodtoestand in het buitenland] en de “Trading with the Enemy Act” [wet op handel met de vijand]. Er bestaat eveneens een lijst van personen en instellingen waarmee het bedrijf geen zaken mag doen. De onder deze wetten geldende verbodsbepalingen en beperkingen hebben betrekking op de uitvoer, invoer, reizen, monetaire transacties en vermogen in of zakenrelaties met bepaalde landen, of dit nu rechtstreeks plaatsvindt of middels derden. Vooraleer u zaken doet met een ander land, dient u zich ervan te verzekeren dat er geen handelsbeperkingen van kracht zijn tegen dat land. Alle voorgenomen contacten met landen waartegen een embargo heerst moeten vooraf worden beoordeeld door de juridische afdeling. Het Amerikaanse embargo tegen Cuba heeft zowel betrekking op Amerikaanse ondernemingen als op hun buitenlandse dochterondernemingen. Zowel Canada als de Europese Unie hebben echter een “blokkerende” wetgeving aangenomen die Canadese en Europese bedrijven verbiedt handel met Cuba op grond van het Amerikaanse embargo te weigeren. Om die reden moeten werknemers van dergelijke bedrijven alle met Cuba verbonden kwesties verwijzen naar het nalevingscomité of de juridische afdeling.
18
Verklaring en ontvangstbevestiging Bij deze bevestig ik dat ik “De bedrijfsethiek en professionele gedragscode” (de “code”) van Exide Technologies heb ontvangen en zal lezen. Ik begrijp dat het volgen van de in de code uiteengezette normen en procedures en de geldende bedrijfsrichtlijnen een voorwaarde is voor mijn voortdurende tewerkstelling bij het bedrijf. Ik begrijp eveneens dat, indien ik op vrijwillige basis een dienstverband ben aangegaan, de code noch enige bedrijfsrichtlijn dit vrijwillig dienstverband op enige wijze kan veranderen. De code of de bedrijfsrichtlijnen houden bovendien op geen enkele wijze een arbeidsovereenkomst in. Ik verklaar hierbij dat indien ik de code, de bedrijfsrichtlijnen of de wet overtreed, of hoor van een dergelijke overtreding, ik dit onmiddellijk en volgens de in de onderhavige code uiteengezette procedures zal melden.
____________________________ Naam (in blokletters) ____________________________ Handtekening ____________________________ Datum
19
