Examineringsorganisatie op de kop (Conferentie kwaliteitsnetwerk MBO oktober 2015)
Wat was er aan de hand bij ROC A12 medio 2013? • Reputatieprobleem in de regio • Dalend studentenaantal
• Kwaliteit onderwijs & examinering staat onder druk • Zorgelijke cultuur t.a.v. eigenaarschap en kwaliteitsbewustzijn
• Grote afstand tussen management en onderwijsuitvoering • Enz., enz.
Het was duidelijk, er moest iets gebeuren, dus ….. • Breed samengestelde werkgroep is op zoek gegaan naar inspirerende oplossingen.
Wat waren belangrijke bevindingen? • Teams zijn ‘verwaarloosd’ (geen aandacht, geen info) • Capaciteit medewerkers wordt onvoldoende gezien en benut • Wel eenheid in beleid maar er is een te grote variatie in uitvoeringskwaliteit • Onvoldoende eigenaarschap (“mensen handelen vanuit een tweedehands-verantwoordelijkheid) • Onvoldoende onderwijskundig leiderschap (ook de afdelingsmanager staat te ver van teams en studenten af …) • Examinering: beleidsrijk maar uitvoeringsarm… • Kwaliteitszorg: Sterk gebaseerd op vullen van de systemen • Om financieel gezond te blijven moeten we reorganiseren
Conclusie: We moeten “andersom denken”, dus ….. Ga uit van de Bedoeling! Inspiratie: Verdraaide organisatie (Wouter Hart)
De Pijl draait bij ROCA12 … • De systeemwereld van de doelen overwoekerde bij ons de leefwereld van de bedoeling; • Door teveel focus op de systeemdoelen beantwoorden we niet meer aan onze bedoeling
• Dus nu zeggen we: - Stel de Bedoeling centraal; - Geef de Bedoeling betekenis; - de Bedoeling wordt ‘geladen’ met leidende principes.
Essentie van verandering • Focus op leren in de organisatie • Oplossingen van de mensen die er mee moeten werken • Systemen zijn nuttig en noodzakelijk maar denken en doen start vanuit de Bedoeling: wat is het effect voor student? • Organisatie kantelen: oriëntatie niet langer op ‘boven’ (de leidinggevende) maar op ‘buiten’ (de student) • De Pijl moet gaan draaien! NB: eerste reacties intern: vaag, onconventioneel, onzeker, licht chaotisch
: vooral op de klant
Leidende principes Algemeen: veranderen van A naar B volgens de principes van B • • • •
Minder beleid Regelruimte geven aan teams Benoemen van gewenst gedrag Teams moeten het snappen, moeten gegevens en informatie tot hun beschikking hebben waar ze mee uit de voeten kunnen • Teams: inbreng en invloed op hun eigen werk • De lijn bepaalt en vraagt; De staf adviseert en geeft support • Teamplannen: geen format (nou , eh, vooruit, drie A’s (Analyse, Ambitie, Actie))
Aansturing ROC • Niet langer 5 ROC-directeuren met een portefeuille (en eigen afdelingen en bureaus ……) en 11 afdelingsmanagers die elk 3 á 4 teams aanstuurden • Maar nu 4 locatiedirecteuren (en 1 algemeen directeur) • Onderwijsteams hebben teamleiding (kan 1 zijn, kunnen 2 zijn, kunnen 3 zijn, ….): variatie mag (‘eindelijk’ !) • Dus: Een forse afslanking van het management.
Wat waren de gevolgen voor onze Examenorganisatie? • 7 DomeinExamenCommissies, bestaande uit en onder aansturing van afdelingsmanager(s) zijn ter ziele. • De stafdienst die de DEC’s op de achtergrond ondersteunde werd opgeheven. Dus ………………. • Behoefte aan een herontwerp van de Examenorganisatie, maar nu ingestoken vanuit “de Bedoeling”, de Procesarchitectuur Examinering en de interne behoefte om binnen ROC-verband duidelijke locaties te positioneren.
We kiezen voor: ExamenCommissieOpLocatie (ECOL) • De leden van de ECOL zien we als bewakers én als dragers van de examenkwaliteit
Rolverdeling t.a.v. Examinering Gezamenlijk referentiekader (o.a. Handboek, reglement, OER, ...)
Examencommissie 1. Bewaakt kwaliteit: • Examenplan • Exameninstrumenten • Afname en beoordeling • Voorbereiden diplomeren • Deskundigheid 2. Diplomeren 3. Daarnaast: • Vrijstellingsverzoek • Aangepast examen • Klachten/onregelmatigheid • Onderzoek/evaluatie • Rapportage/Advies
Onderwijsteam (uitvoering) • Eigenaar examenplan • Inkoop/constructie examens • Afnemen examen • Beoordelen student • Diplomadossier student • Diplomeren voorbereiden Teamleiding ( = ROC-afhankelijk): • Verantwoordelijk voor de actuele bedrijfsvoering • Verantwoordelijk voor de actuele examineringskwaliteit • Verantwoordelijk voor de deskundigheid van medewerkers
Organogram examenorganisatie
Samenstelling ECOL • ECOL-leden zijn docenten die werken bij de aangesloten opleidingenclusters; • één ECOL-lid voor de generieke vakken; • Deskundigheid ECOL-leden staat voorop bij deze samenstelling. • ECOL-leden zijn voor het eigen OT zowel de examineringsautoriteit als ambassadeur; • Focus op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering; • Voorzitter stimuleert het werken vanuit een gemeenschappelijk referentiekader • Secretaris komt uit het team OO
Stelling1 Een locatie EC is beter voor de student dan een domein EC
eens
oneens
Stelling 2 Lijnmanagers moeten beter geen deel uitmaken van de examencommissie
voor
tegen
Samenstelling en rol CEC • Lid ROC-directie is voorzitter van de CEC • Leden zijn de ECOL-vz en leden van de CVC • Zorgt voor legitimering en articulatie van de spelregels op ROCA12niveau • Leden van de CEC gericht op de interactie tussen locaties, processen, besturing en het afleggen van verantwoording op ROCA12-niveau. • De CEC adviseert de directie over beleidskaders voor examinering en borging van de kwaliteit op ROCA12-niveau
Kwaliteitsborging van de examinering Welk resultaat willen we bereiken? De Examencommissie moet met gepaste trots kunnen zeggen:
Een diploma is terecht afgegeven en is van waarde voor de student. Als consequentie betekent deze grondhouding:
• ‘strikte’ diplomering naleven door ECOL; • Op korte termijn ‘gedoe’ met OT; • Perspectief op kwaliteitsbewustzijn.
ECOL-lid als kwaliteitsbewaker Wat is hier voor nodig? • Drie dominante aspecten (bron Cinop):
Waar hebben we het over?
Kortom: we hebben een uitdaging!!
Maar: • Veel is al op ons ROC beschikbaar en • We werken met de Procesarchitectuur Examinering
Stelling 3 Bij ons op school voelt iedere examenfunctionaris zich eigenaar van de examenkwaliteit
ja
Nee
Hoe pakken we de verandering aan? • Route A: de invoeringsbenadering •
Doel 1 : Actualiseren van thema’s uit het handboek examinering per uitvoeringslocatie in samenhang met de examenorganisatie op ROC-niveau. • Doel 2: Invoeren en implementeren van handboek examinering per locatie. Hanteren van een zelfgekozen, planmatige aanpak. NB: ROC- en Locatieleiding zal gaandeweg ondersteunen, faciliteren, controleren en monitoren van het veranderproces
• Route B: de betrokkenheidsbenadering • •
Doel 1: Professionaliseren van examenfunctionarissen; Doel 2: Vanuit betrokkenheid werken aan examinering, dus oog en aandacht voor knelpunten die per locatie het veranderproces in de weg staan, terugkerende problemen en de eigen rol daarbij. ECOL-leden denken en handelen pro-actief.
Dat betekent voor de ECOL-leden: Keuzes maken
Fouten durven maken
Succesfactoren • ECOL is een volwaardige gesprekspartner voor het locatiemanagement • ECOL wordt door de onderwijsteams gezien (en aanvaard) als bewaker van de examenkwaliteit
• De rol van de ECOL is goed gelegitimeerd en gefaciliteerd
Stelling 4 Bij ons op school is de EC een gelijkwaardige gesprekspartner voor het management
Ja
Nee
Stelling 5 Onderwijsteams aanvaarden de ECOL als bewaker van de examenkwaliteit.
Nodig
Hoeft niet
Stelling 6 Bij ons op school past de facilitering van de EC bij de rol van de EC
Ja
Nee
Zelfevaluatie oktober 2015 a.d.h.v. thema’s Procesarchitectuur 1. KADERS STELLEN : glas voor 80 % gevuld 2. Leren (formatief/summatief): glas voor 90 % gevuld 3. Construeren/vaststellen : glas voor 70 % gevuld 4. Examineren : glas voor 50 % gevuld 5. Diplomeren : glas voor 60 % gevuld 6. Kwaliteitsborging : glas voor 50 % gevuld
Tenslotte: Een bewezen strategie
Het pad ontstaat door erop te lopen
Stelling 7 Een cultuurverandering is hard werken en duurt minimaal 2 jaar klopt onzin
Behoefte aan de presentatie?
[email protected]
