De ICT monitor mbo 2015

De ICTmonitor mbo 2015 Na de start van de ICTmonitor voor het mbo in 2013 brengt Kennisnet in samenwerking met saMBOICT en Berenschot de ICTmonitor 2015 uit. Met deze monitor wordt een bijdrage geleverd aan een beter zicht op de ictorganisatie en bedrijfsvoering in het mbo. Daarmee worden de ictverantwoordelijken in onze mbo instellingen ondersteund in de opgave om hun bestuur, medewerkers en studenten te voorzien van goede en betaalbare ict. Zij werken voortdurend aan programma's en projecten om de applicaties, de infrastructuur en de interne organisatie te verbeteren en de kosten te verlagen. Het blijkt erg nuttig te zijn wanneer deze verantwoordelijken en de sector als geheel meer inzicht hebben in hoe andere mbo instellingen bezig zijn met de verschillende aspecten van ictorganisatie, infrastructuur, applicaties, formatie, kosten en hoe de eigen instelling ten opzichte van de hele sector er voor staat. De nu voorliggende monitor is een doorontwikkelde versie van het afgelopen jaar en deze zou een beter beeld kunnen gaan leveren door bij een meerderheid van de instellingen informatie over ict op te vragen. En wel zo dat de toegevoegde waarde voor een individuele mbo instelling duidelijk opweegt tegen de inspanning voor het opzoeken en invullen van de gevraagde informatie. De ICTmonitor is een aanvulling op de Vier in balans monitor van Kennisnet en is intussen ook afgestemd met de mbo benchmark van de MBO Raad. Het invullen van de ICTmonitor kost 2 tot 4 uur. De invultijd hangt wel sterk af van de beschikbaarheid van informatie. Het is handig om voordat u begint met invullen de bijgaande handleiding goed door te nemen en de volgende gegevens bij de hand te hebben: het jaarverslag 2014 de ictuitgaven 2014 en het budget 2015 de formatie aan ict, per functie, binnen en buiten de ictafdeling aantallen en typen beheerde ictwerkplekken en servers overzicht van belangrijke applicaties overzicht van belangrijke projecten Wel zijn de eerste drie vragen over de totale baten, medewerkers en deelnemers nu niet verplicht om in te vullen. Die verzamelen we nu uit de DUO open data. Daarmee is het invullen weer iets makkelijker geworden. Het is niet nodig om alle cijfers tot aan de komma exact kloppend te krijgen. Het gaat in deze monitor om de ordegroottes en de trends, niet over de centen. Zodra u een bladzijde met vragen heeft ingevuld worden de gegevens automatisch opgeslagen, u kunt het invullen daarna dus onderbreken en later weer hervatten zonder dat gegevens verloren gaan. Aan het eind van de vragenlijst treft u een knop aan met 'Alles verwerken'. Wanneer u die aanklikt wordt de vragenlijst definitief afgesloten en gaat de verwerking van start. Wanneer u vragen heeft over de ICTmonitor kunt u contact opnemen met Kennisnet (Leo Bakker, telefoon nr. 0653420445, email: [email protected]). De sluitingsdatum van de enquête is 1 november 2015. Daarna verwerkt Berenschot de gegevens. Het is mogelijk dat Berenschot contact opneemt ter verheldering van uw antwoorden. In januari 2016 ontvangt u een rapportage met de resultaten van de monitor voor de hele sector met een overzicht van uw positie ten opzichte van de andere deelnemers. Er wordt naar gestreefd om minimaal 75 procent van de mboinstellingen te laten deelnemen.

ICT-monitor mbo 2015

Handleiding

1

Algemene gegevens

Naam instelling Naam invuller Functie invuller Emailadres Naam 2e invuller Functie 2e invuller Emailadres 2e invuller

1. Geef hieronder het totaal aan baten aan voor het mboonderwijs in 2014 in duizenden euro's (volgens het jaarverslag). In de kern richt de ICTmonitor zich op het mboonderwijs, echter indien uw instelling ook voonderwijs aanbiedt én de ictafdeling ook daar de ictdiensten levert én u de kosten en diensten voor mbo en vo niet kunt scheiden, vul hier dan ook de baten voor het voonderwijs in 2014 in. Mbo inclusief educatie (€ x 1.000) Vo/vmbo (€ x 1.000)

2. Aantal ingeschreven mbodeelnemers op 1/10/2015. Mbo Beroeps Opleidende Leerweg (BOL) Mbo Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Educatie

Indien u bij vraag 1 ook baten voor voonderwijs hebt opgegeven, vul dan hier het aantal ingeschreven vodeelnemers, inclusief vmbo, op 1/10/2015 in: Vo/vmbo

3. Vastgestelde formatie per 1/1/2015 voor het mbogedeelte van de onderwijsinstelling in hele fte. Indien u bij vraag 1 ook de baten voor voonderwijs hebt opgegeven, vul dan hier de vastgestelde formatie per 1/1/2015 voor het vogedeelte van de onderwijsinstelling in hele fte

4. Aantal locaties waar de school gevestigd is:


Handleiding

2

Organisatie algemeen Organisatie van de ict 5. Wie is budgethouder van (een onderdeel van) het ictbudget? (meerdere antwoorden mogelijk) Lid CvB Directeur bedrijfsvoering Directeur(en) opleiding(en) Hoofd ict Hoofd van een stafafdeling anders dan ict

Anders, namelijk:

6. Bij wie is de CIO (Chief Information Officer) rol belegd? De CIOrol moet ervoor zorgen dat de instelling precies die informatie(systemen) krijgt die ze nodig heeft om haar doelen te bereiken. Lid college van bestuur Directeur bedrijfsvoering Directeur(en) opleiding(en) Hoofd ict Hoofd van een stafafdeling anders dan ict Er is geen CIO Anders, namelijk:

7. Hoe is de ictaanbodorganisatie ingericht? 1 centrale ictorganisatie 1 centrale ictorganisatie + decentrale eenheden Meerdere decentrale eenheden Externe partij (outsourcing) Anders, namelijk:


Handleiding

3

8. Hoe is de ictvraagorganisatie ingericht? Er is geen duidelijke informatiemanagementfunctie Er is een Informatiemanager per (groep van) opleiding(en) Er is een centrale groep informatiemanagement Anders, namelijk:


Handleiding

4

Organisatie algemeen Ictbeleid 9. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ictraad (maar dat kan ook het college van bestuur zijn), waarin voor de hele instelling het strategische meerjarenbeleid voor ict wordt vastgesteld? Nee Nee, maar we zijn wel bezig een dergelijk orgaan op te zetten Ja, het beleidsorgaan bestaat, er is nog geen strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd Ja, en er is een strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd

10. Is er in het meerjarenbeleid van de organisatie een paragraaf opgenomen over groene ict? Ja deze is opgenomen Nee, maar deze in ontwikkeling Nee deze is niet opgenomen

11. Is er een specifieke visie bepaald over de rol van ict in het onderwijsproces? Nee Ja, impliciet Ja, beschreven Ja, beschreven en vastgesteld

12. Is er een organisatorische scheiding aangebracht tussen ictbeleid en ictuitvoering? Nee, beleid en uitvoering rapporteren aan dezelfde manager Nee, maar we zijn daar wel mee bezig Ja, beleid en uitvoering rapporteren aan verschillende managers Anders, namelijk:


Handleiding

5

13. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ictportfolioboard, waarin de verdeling van ictbudget en ictcapaciteit over de projecten wordt vastgesteld? Ja Nee Nee, maar we zijn daar wel mee bezig Anders, namelijk:


Handleiding

6

Organisatie algemeen Gebruik van businesscases

14. Worden er businesscases opgesteld voor grote projecten? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd

15. Worden in die businesscases de kosten, baten en terugverdientijd aangegeven? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd

16. Wordt de businesscase ook na de start van het project nog gebruikt om zicht te houden op de kosten, baten en terugverdientijd? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd


Handleiding

7

Organisatie algemeen Kwaliteit 17. Is er een kwaliteitsmodel voor ictdienstverlening geïmplementeerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Nee Ja, namelijk Bisl Ja, namelijk ITIL Ja, namelijk INK

Ja, namelijk:

18. Wordt de klanttevredenheid over de ictvoorzieningen onder studenten gemeten? Nee Minder dan eens per 3 jaar Ja, tenminste om de 3 jaar Ja, elk jaar

19. Wordt de klanttevredenheid over de ictvoorzieningen onder medewerkers gemeten? Nee Minder dan eens per 3 jaar Ja, tenminste om de 3 jaar Ja, elk jaar


Handleiding

8

ICTmonitor mbo Volwassenheid 20. Hoe zou je nu de volwassenheid van de ictdienstverlening beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal

21. Hoe zou je nu de volwassenheid van het management van afnemersvragen (demand management) beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal


Handleiding

9

ICTmonitor mbo Leveranciersmanagement 22. Hoe worden de leveranciers aangestuurd? Centrale inkooporganisatie Door ictinkoop Door meerdere afdelingen Anders, namelijk:

23. Maakt u gebruik van Service Level Agreements (SLA's) met uw leveranciers? Nee Ja, maar niet altijd Ja


Handleiding

10

Samenwerking 24. Wordt er met andere instellingen samengewerkt op het gebied van ict? Nee Nee, maar zijn we wel mee bezig Ja. Geef dan hieronder aan met welke instelling en wat het doel daarvan is:


Handleiding

11

Visie op ict Visie op ict 25. Is er aandacht voor ict in de plannen die niet vanuit de ict worden geïnitieerd? Bijvoorbeeld in plannen voor Focus op Vakmanschap of digitaal examineren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. 1

2

3

4

5

26. Stelt de directie voldoende tijd en middelen beschikbaar om de ictonderdelen uit de plannen, zoals in de vorige vraag genoemd, te realiseren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. 1


2

3

4

Handleiding

5

12

Visie op ict Architectuur 27. Hoe beoordeelt u de volwassenheid van het werken onder (ict)architectuur? Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal

28. In hoeverre speelt architectuur een rol bij investeringsbeslissingen? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal geen rol en 5 = zeer grote rol. 1


2

3

4

Handleiding

5

Weet ik niet

13

Visie op ict Innovaties 29. In welke ictinnovaties wordt er in 2015 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Er wordt in 2015 niet geïnvesteerd in ictinnovaties Bring Your Own Device (BYOD) Desktop virtualisatie Cloud/Software as a Service (SaaS) Infrastructure as a Service (IaaS)/Platform as a Service (PaaS) Groene ict

Anders, namelijk:

30. In welke ictgerelateerde onderwijsinnovaties wordt er in 2015 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Learning analytics Tablets Augmented reality Flipping the classroom

Anders, namelijk:

31. Welke uitspraken ten aanzien van cloud computing zijn van toepassing op uw organisatie? Er is een beleid vastgesteld voor cloud computing Het merendeel van de applicaties is naar de cloud gemigreerd Er heeft een ictorganisatieverandering plaatsgevonden, als gevolg van de transitie naar de cloud Er staan nog ictorganisatieveranderingen op stapel Transities naar de cloud zijn in het verleden soepel verlopen Wij hebben positieve ervaringen met cloud


Handleiding

14

Informatieveiligheid en privacy Informatiebeveiliging 32. Welke uitspraken ten aanzien van informatieveiligheid en privacy zijn van toepassing op uw organisatie? Er is een beleidsplan voor informatieveiligheid vastgesteld Er is een analyse gemaakt van de risico's Er zijn maatregelen genomen om de risico's te reduceren Er is een medewerker informatiebeveiliging aangesteld Er worden tenminste eens per 3 jaar externe itaudits uitgevoerd Er is een beleidsplan voor privacy vastgesteld Er is een medewerker privacy aangesteld


Handleiding

15

Informatieveiligheid en privacy Werkplekken 33. Geef hieronder aan hoeveel vaste pc's er per groep in beheer zijn. Indien uw instelling voor een bepaalde groep gebruikers geen vaste pc's in beheer heeft, vul dan 0 in. Voor studenten Voor docenten Voor administratieve medewerkers Voor andere groepen gebruikers

34. Hoeveel laptops en tablets zijn er in beheer? Indien uw instelling geen laptops en/of tablets in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal laptops Aantal tablets


Handleiding

16

Telefonie

35. Maakt telefonie onderdeel uit van takenpakket van de ictorganisatie? Nee Ja, maar alleen de infrastructuur Ja, maar alleen de toestellen Ja

36. Hoeveel procent van de aansluitingen is Voice over IP (VoIP)? n.v.t.

0%

25%

50%

75%

100%

37. Hoeveel smartphones zijn er in beheer? Indien uw instelling geen smartphones in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal smartphones


Handleiding

17

Netwerk 38. Zijn er mogelijkheden voor thuiswerken? Nee Ja, alleen toegang tot data Ja, toegang tot applicaties en data

39. Hoe is uw internetverbinding ingericht? Eén centrale verbinding Elke locatie verbonden Anders, namelijk:

40. Is er een backupverbinding om storingen op te kunnen vangen? Ja Nee

41. Wat is de internetcapaciteit van de hoofdverbinding? Aantal Megabits/sec

42. Wat is de gemiddelde internetcapaciteit van de andere verbindingen? Vul 0 in als uw instelling maar 1 verbinding heeft. Aantal Megabits/sec

43. In welk deel van de voor studenten en medewerkers toegankelijke ruimtes is wifi beschikbaar? 0%


25%

50%

Handleiding

75%

100%

18

Netwerk Servers en opslag 44. Kunt u aangeven hoeveel servers er binnen uw instelling zijn? Aantal fysieke servers Aantal virtuele servers

45. Kunt u aangeven hoeveel gebouwen met serverruimtes er binnen uw instelling zijn? Indien uw instelling geen serverruimtes heeft, vul dan 0 in. Aantal gebouwen met 1 of meer serverruimtes

46. Kunt u aangeven hoe groot de opslagcapaciteit, in terabytes, van uw instelling is, in huis en in de cloud? Terabyte opslagcapaciteit in huis Terabyte opslagcapaciteit in de cloud


Handleiding

19

Netwerk Andere ictapparatuur 47. Kunt u aangeven hoeveel digitale schoolborden er binnen uw instelling aanwezig zijn?

48. Kunt u aangeven hoeveel printers/copiers er binnen uw instelling aanwezig zijn?


Handleiding

20

Netwerk Applicaties voor bedrijfsvoering 49. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van bedrijfsvoering? Geef per bedrijfsvoering aan welk pakket/versie binnen uw instelling wordt gebruikt en of u gebruik maakt van Software as a Service (SaaS). Pakketten Studentenregistratie

SaaS

Anders, namelijk: Pakketten Studiebegeleiding

SaaS

Anders, namelijk: Pakketten Planning/roostering

SaaS

Anders, namelijk: Pakketten Financiën

SaaS

Anders, namelijk: SaaS Hrm

Anders, namelijk: SaaS CRM

Anders, namelijk: SaaS Office

Anders, namelijk:


Handleiding

21

Netwerk Applicaties voor onderwijs 50. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van onderwijsondersteuning? Geef per onderdeel aan welk pakket/versie het meest binnen uw instelling wordt gebruikt en of u gebruik maakt van Software as a Service (SaaS). Pakketten ELO

SaaS

Anders, namelijk: Saas Portfolio

Anders, namelijk: Saas Collaboration

Anders, namelijk:


Handleiding

22

Zelf doen of uitbesteden 51. Geef hieronder in de eerste kolom aan wat binnen de instelling zelf wordt gedaan en wat wordt uitbesteed. Geef in de tweede kolom aan wat de toekomstwens van uw school is. Zelf of uitbesteed

Toekomstwens

Werkplekbeheer

Helpdesk

Netwerkbeheer

Systeembeheer

Applicatiebeheer

Applicatieontwikkeling


Handleiding

23

Formatie voor ict 52. Kunt u aangeven wat de totale bezetting in fte is, zowel binnen als buiten de ictafdeling, maar wel binnen de instelling? Het gaat hierbij om de functies leidinggevenden, secretariaat ict, beleidsmedewerkers I&A, systeem en netwerkbeheer, helpdesk medewerkers, applicatiebeheerders, functioneel beheerders, projectleiders ict/applicatieontwikkeling, beveiligingsexperts, informatiemanagers, ictcoördinatoren, applicatieontwikkelaars, medewerkers managementinfomatievoorziening, websitebeheerders, webredacteuren en overige ictmedewerkers. Fte binnen de ictafdeling Fte buiten de ictafdeling 53. Kunt u aangeven hoeveel fte aan welke functie is toegekend? Maak hierbij weer onderscheid tussen de ict’ers binnen de ictafdeling en ict’ers buiten de ictafdeling.

Binnen de ictafdeling Leidinggevenden Secretariaat ict Beleidsmedewerkers I&A Systeem en netwerkbeheer Helpdesk medewerkers Applicatiebeheerders Functioneel beheerders Projectleiders ict / applicatieontwikkeling Beveiligingsexperts Informatiemanagers ictcoördinatoren Applicatieontwikkelaars Medewerkers managementinformatievoorziening Websitebeheerders Webredacteuren Overige ictmedewerkers


Handleiding

24

Buiten de ictafdeling


Handleiding

25

Formatie voor ict Opleidingsbudget 54. Wat is het totale opleidingsbudget in 2015 (in duizenden euro's) voor alle medewerkers van de ictafdeling? (€ x 1.000)


Handleiding

26

Formatie voor ict Kosten 2014 en begroting 2015 55. Kunt u hieronder in duizenden euro's aangeven welke kosten er binnen de ictafdeling van uw instelling in 2014 zijn gemaakt en welke er zijn begroot voor 2015? Vul dit in per onderdeel en ook het totaal aan kosten. Indien er voor een bepaald onderdeel geen kosten zijn gemaakt of begroot, vul dan 0 in. Ga bij de salarislasten ict uit van het bruto salaris inclusief werkgeverslasten. Bedragen in x 1000 euro.

Uitgaven 2014 Salarislasten ict (binnen de ictafdeling) Inhuur externe consultants of externe expertise Uitbesteding van ictdiensten (incl. outsourcing), maar exclusief clouddiensten Uitbesteding in de vorm van clouddiensten Hardware, eenmalige aanschaf + jaarlijkse onderhoudskosten Software, eenmalige aanschaf + jaarlijkse licentie en onderhoudskosten Afschrijvingen hard en software (zie handleiding) Datacommunicatie Telefonie Organisatiekosten (zie handleiding) Totaal

Begroting 2015


Handleiding

27

Formatie voor ict Investeringen 56. Kunt u aangeven wat de drie grootste ictinvesteringsprojecten in kalenderjaar 2015 zijn? Geef de naam, het onderwerp en het bedrag in euro's (x €1000) van de drie projecten. Project 1 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)

Project 2 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)

Project 3 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)


Handleiding

28

Afsluiting

U bent aan het einde van deze vragenlijst gekomen Bedankt voor het invullen van deze vragenlijst. U kunt nog terug naar de vorige pagina's om eventueel uw antwoorden aan te passen. Bent u klaar met de vragenlijst? Ja Nee


Handleiding

29

De ICT monitor mbo 2015

Recommend Documents