De ICT monitor mbo 2014

Ict-monitor MBO 2014  

De ICT­monitor mbo 2014 Na de start van de ict monitor voor het mbo in 2013 brengt Kennisnet in samenwerking met saMBO­ICT en Berenschot de ict monitor voor het  mbo 2014 uit. Met deze monitor wordt een bijdrage geleverd aan een beter zicht op de ict organisatie en bedrijfsvoering in het mbo.  Daarmee worden de ict verantwoordelijken in onze mbo instellingen ondersteund in de opgave om hun bestuur, medewerkers en studenten te  voorzien van goede en betaalbare ict. Zij werken voortdurend aan programma’s en projecten om de applicaties, de infrastructuur en de  interne organisatie te verbeteren en de kosten te verlagen.Het blijkt erg nuttig te zijn wanneer deze verantwoordelijken en de sector als geheel  meer inzicht hebben in hoe andere mbo instellingen bezig zijn met de verschillende aspecten van ict – organisatie, infrastructuur, applicaties,  formatie, kosten en hoe de eigen instelling ten opzichte van de hele sector er voor staat.   De nu voorliggende monitor is een doorontwikkelde versie van het afgelopen jaar en deze zou een beter beeld kunnen gaan leveren door bij  een meerderheid van de instellingen informatie over ict op te vragen. En wel zo dat de toegevoegde waarde voor een individuele mbo  instelling duidelijk opweegt tegen de inspanning voor het opzoeken en invullen van de gevraagde informatie. De ict monitor is een  aanvulling op de Vier in Balans monitor van Kennisnet en is intussen ook afgestemd met de mbo benchmark van de MBO Raad.   Het invullen van de ict monitor kost 2 tot 4 uur. De invultijd hangt wel sterk af van de beschikbaarheid van informatie. Het is handig om  voordat u begint met invullen de bijgaande handleiding goed door te nemen en de volgende gegevens bij de hand te hebben:  l

het jaarverslag 2013  

l

de ict uitgaven 2013 en het budget 2014  

l

de formatie aan ict, per functie, binnen en buiten de ict afdeling  

l

aantallen en typen beheerde ict werkplekken en servers  

l

overzicht van belangrijke applicaties  

l

overzicht van belangrijke projecten 

Het is niet nodig om alle cijfers tot aan de komma exact kloppend te krijgen. Het gaat in deze monitor om de ordegroottes en de trends, niet  over de centen.   Zodra u een vraag heeft ingevuld worden de gegevens automatisch opgeslagen, u kunt het invullen dus onderbreken en later weer hervatten  zonder dat gegevens verloren gaan (dit is nieuw in 2014!). Aan het eind van de vragenlijst treft u een knop aan met “Alles verwerken”.  Wanneer u die aanklikt wordt de vragenijst definitief afgesloten en gaat de verwerking van start.   Wanneer u vragen heeft over de ict monitor kunt u contact opnemen met Kennisnet: Leo Bakker, tel. Nr. 0653420445, mail:  [email protected].  De sluitingsdatum van de enquête is 15 november 2014. Daarna verwerkt Berenschot de gegevens. Het is mogelijk dat Berenschot contact  opneemt ter verheldering van uw antwoorden. In januari 2015 ontvangt u een rapportage met de resultaten van de monitor voor de hele  sector met een overzicht van uw positie ten opzichte van de andere deelnemers. Er wordt naar gestreefd om minimaal 60% van de mbo  instellingen te laten deelnemen. 

 

Page 1

Ict-monitor MBO 2014 Algemene gegevens

 

Naam instelling Naam invuller Functie invuller E­mailadres Naam 2e invuller Functie 2e invuller E­mailadres 2e invuller

1. Geef hieronder het totaal aan baten aan voor het MBO onderwijs in 2013 in duizenden Euro's (volgens het jaarverslag). In de kern richt de ICT­monitor zich op het MBO­ onderwijs, echter indien uw instelling ook VO onderwijs aanbiedt én de ICT­afdeling ook daar de ICT diensten levert én u de kosten en diensten voor MBO en VO niet kunt scheiden, vul hier dan ook de baten voor het VO onderwijs in 2013 in. MBO inclusief Educatie (€ x 1.000) VO/VMBO (€ x 1.000)

2. Aantal ingeschreven MBO­deelnemers op 1/10/2014. MBO BOL MBO BBL Educatie

Indien u bij vraag 1 ook baten voor VO onderwijs hebt opgegeven, vul dan hier het aantal  ingeschreven VO­deelnemers, inclusief VMBO, op 1/10/2014 in:  VO/VMBO

3. Vastgestelde formatie per 1/1/2014 voor het MBO­gedeelte van de onderwijsinstelling in hele FTE. Indien u bij vraag 1 ook de baten voor VO onderwijs hebt opgegeven, vul dan hier de  vastgestelde formatie per 1/1/2014 voor het VO­gedeelte van de onderwijsinstelling in hele FTE   

Page 2

Ict-monitor MBO 2014 4. Aantal locaties waar de school gevestigd is:  

 

Page 3

Ict-monitor MBO 2014 Organisatie algemeen ­ organisatie van de ICT

 

5. Wie is budgethouder van (een onderdeel van) het ICT budget? (meerdere antwoorden mogelijk) c Lid CvB d e f g

 

c Directeur bedrijfsvoering d e f g

 

c Directeur(en) opleiding(en) d e f g c Hoofd ICT d e f g

 

 

c Hoofd van een stafafdeling anders dan ICT d e f g c Anders, namelijk: d e f g

 

   

6. Bij wie is de CIO rol belegd? NB: CIO = Chief Information Officer. De CIO rol moet er voor zorgen dat de instelling precies die informatie(systemen) krijgt die ze nodig heeft om haar doelen te bereiken. j Lid CvB k l m n

 

j Directeur bedrijfsvoering k l m n

 

j Directeur(en) opleiding(en) k l m n j Hoofd ICT k l m n

 

 

j Hoofd van een stafafdeling anders dan ICT k l m n j Er is geen CIO k l m n

 

 

j Anders, namelijk: k l m n

   

7. Hoe is de ict aanbod­organisatie ingericht? j 1 centrale ict­organisatie k l m n

 

j 1 centrale ict­organisatie + decentrale eenheden k l m n j Meerdere decentrale eenheden k l m n j Externe partij (outsourcing) k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

 

 

 

5 6  

Page 4

Ict-monitor MBO 2014 8. Hoe is de ict vraag­organisatie ingericht? j Er is geen duidelijke informatiemanagementfunctie k l m n

   

j Er is een Informatiemanager per (groep van) opleiding(en) k l m n j Er is een centrale groep informatiemanagement k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

 

5 6  

 

Page 5

Ict-monitor MBO 2014 Organisatie algemeen ­ ICT­beleid

 

9. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ict Raad (maar dat kan ook het CvB zijn), waarin voor de hele instelling het strategische meerjarenbeleid voor ict wordt vastgesteld? j Nee k l m n

 

j Nee, maar we zijn wel bezig een dergelijk orgaan op te zetten k l m n

 

j Ja, het beleidsorgaan bestaat, er is nog geen strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd k l m n j Ja, en er is een strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd k l m n

 

 

10. Is er in het meerjarenbeleid een paragraaf opgenomen over Green­IT? j Ja deze is opgenomen k l m n

 

j Nee, maar deze in ontwikkeling k l m n j Nee deze is niet opgenomen k l m n

 

 

11. Is er een specifieke visie bepaald over de rol van ict in het onderwijsproces? j Nee k l m n

 

j Ja, impliciet k l m n

 

j Ja, beschreven k l m n

 

j Ja, beschreven en vastgesteld k l m n

 

12. Is er een organisatorische scheiding aangebracht tussen ict beleid en ict uitvoering? j Nee, beleid en uitvoering rapporteren aan dezelfde manager k l m n j Nee, maar we zijn daar wel mee bezig k l m n

 

 

j Ja, beleid en uitvoering rapporteren aan verschillende managers k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

   

Page 6

Ict-monitor MBO 2014 13. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ict Portfolioboard, waarin de verdeling van ict budget en ict capaciteit over de projecten wordt vastgesteld? j Nee k l m n

 

j Nee, maar we zijn daar wel mee bezig k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

   

 

Page 7

Ict-monitor MBO 2014 Organisatie algemeen ­ Gebruik van businesscase

 

14. Worden er businesscases opgesteld voor grote projecten? j Nee k l m n

 

j Soms k l m n

 

j Altijd, maar ze zijn beperkt k l m n j Altijd k l m n

 

 

15. Worden in die businesscases de kosten, baten en terugverdientijd aangegeven? j Nee k l m n

 

j Soms k l m n

 

j Altijd, maar ze zijn beperkt k l m n j Altijd k l m n

 

 

16. Wordt de business case ook na de start van het project nog gebruikt om zicht te houden op de kosten, baten en terugverdientijd? j Nee k l m n

 

j Soms k l m n

 

j Altijd, maar ze zijn beperkt k l m n j Altijd k l m n

 

 

 

Page 8

Ict-monitor MBO 2014 Organisatie algemeen ­ kwaliteit

 

17. Is er een kwaliteitsmodel voor ict dienstverlening geïmplementeerd? (meerdere antwoorden mogelijk) c Nee d e f g

 

c Ja, namelijk Bisl d e f g

 

c Ja, namelijk ITIL d e f g c Ja, namelijk INK d e f g c Ja, namelijk: d e f g

 

 

   

18. Wordt de klanttevredenheid over de ICT­voorzieningen onder studenten gemeten? j Nee k l m n

 

j Minder dan eens per 3 jaar k l m n j Ja, tenminste om de 3 jaar k l m n j Ja, elk jaar k l m n

 

 

 

19. Wordt de klanttevredenheid over de ICT­voorzieningen onder medewerkers gemeten? j Nee k l m n

 

j Minder dan eens per 3 jaar k l m n j Ja, tenminste om de 3 jaar k l m n j Ja, elk jaar k l m n

 

 

 

 

Page 9

Ict-monitor MBO 2014 Ict­monitor MBO ­ Volwassenheid

 

20. Hoe zou je nu de volwassenheid van de ict dienstverlening beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus j Initieel k l m n

 

j Herhalend k l m n

 

j Gedefinieerd k l m n j Beheerst k l m n

 

 

j Optimaal k l m n

 

21. Hoe zou je nu de volwassenheid van het management van afnemersvragen (demand management) beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus j Initieel k l m n

 

j Herhalend k l m n

 

j Gedefinieerd k l m n j Beheerst k l m n

 

 

j Optimaal k l m n

 

 

Page 10

Ict-monitor MBO 2014 ICT monitor MBO ­ leveranciersmanagement

 

22. Hoe worden de leveranciers aangestuurd? j Centrale inkooporganisatie k l m n j Door ICT­inkoop k l m n

 

 

j Door meerdere afdelingen k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

   

23. Maakt u gebruik van SLA's met uw leveranciers? j Nee k l m n

 

j Ja, maar niet altijd k l m n j Ja k l m n

 

 

 

Page 11

Ict-monitor MBO 2014 Samenwerking

 

24. Wordt er met andere instellingen samengewerkt op het gebied van ict? j Nee k l m n

 

j Nee, maar zijn we wel mee bezig k l m n

 

j Ja. Geef dan hieronder aan met welke instelling en wat het doel daarvan is: k l m n

 

5 6  

 

Page 12

Ict-monitor MBO 2014 Visie op ICT ­ Visie op ICT

 

25. Is er aandacht voor ICT in de plannen die niet vanuit de ICT worden geïnitieerd? Bijvoorbeeld in plannen voor Focus op Vakmanschap of Digitaal Examineren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. j 1 k l m n

 

j 2 k l m n

 

j 3 k l m n

 

j 4 k l m n

 

j 5 k l m n

 

26. Stelt de directie voldoende tijd en middelen beschikbaar om de ict onderdelen uit de plannen, zoals in de vorige vraag genoemd, te realiseren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. j 1 k l m n

 

j 2 k l m n

 

j 3 k l m n

 

j 4 k l m n

 

j 5 k l m n

 

 

Page 13

Ict-monitor MBO 2014 Visie op ICT ­ architectuur

 

27. Hoe beoordeelt u de volwassenheid van het werken onder (ict)architectuur? j Initieel k l m n

 

j Herhalend k l m n

 

j Gedefinieerd k l m n j Beheerst k l m n

 

 

j Optimaal k l m n

 

28. In hoeverre speelt architectuur een rol bij investeringsbeslissingen? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal geen rol en 5 = zeer grote rol. j 1 k l m n

 

j 2 k l m n

 

j 3 k l m n

 

j 4 k l m n

 

j 5 k l m n

 

j Weet ik niet k l m n

 

 

Page 14

Ict-monitor MBO 2014 Visie op ICT ­ innovaties

 

29. In welke ict innovaties wordt er in 2014 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) c Er wordt in 2014 niet geïnvesteerd in ICT­innovaties d e f g c Byod d e f g

 

 

c Desktop virtualisatie d e f g c Cloud/SAAS d e f g c IAAS/PAAS d e f g c Green IT d e f g

 

 

 

 

c Anders, namelijk: d e f g

   

30. In welke ICT­gerelateerde onderwijsinnovaties wordt er in 2014 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) c Learning analystics d e f g

 

 

c Tablets d e f g

c Augmented reality d e f g

 

c Flipping the classroom d e f g c Anders, namelijk: d e f g

 

   

31. Welke uitspraken ten aanzien van cloud computing zijn van toepassing op uw organisatie? c Er is een beleid vastgesteld voor cloud computing d e f g

 

c Het merendeel van de applicaties is naar de cloud gemigreerd d e f g

 

c Er heeft een ict­organisatieverandering plaatsgevonden, als gevolg van de transitie naar de cloud d e f g c Er staan nog ict­organisatieveranderingen op stapel d e f g

 

c Transities naar de cloud zijn in het verleden soepel verlopen d e f g c Wij hebben positieve ervaringen met cloud d e f g

 

 

 

 

Page 15

Ict-monitor MBO 2014 Informatieveiligheid en Privacy ­ informatiebeveiliging

 

32. Welke uitspraken ten aanzien van informatieveiligheid en privacy zijn van toepassing op uw organisatie? c Er is een beleidsplan voor informatieveiligheid vastgesteld d e f g

 

 

c Er is een analyse gemaakt van de risico’s d e f g

c Er zijn maatregelen genomen om de risico’s te reduceren d e f g c Er is een information security officer aangesteld d e f g

 

c Er worden tenminste eens per 3 jaar IT­audits uitgevoerd d e f g c Er is een beleidsplan voor privacy vastgesteld d e f g c Er is een privacy officer aangesteld d e f g

 

 

 

 

 

Page 16

Ict-monitor MBO 2014 Informatieveiligheid en Privacy ­ werkplekken

 

33. Geef hieronder aan hoeveel vaste PC's er per groep in beheer zijn. Indien uw instelling voor een bepaalde groep gebruikers geen vaste PC's in beheer heeft, vul dan 0 in. Voor studenten Voor docenten Voor administratieve medewerkers Voor andere groepen gebruikers

34. Hoeveel laptops en tablets zijn er in beheer? Indien uw instelling geen laptops en/of tablets in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal laptops Aantal tablets

 

Page 17

Ict-monitor MBO 2014  

Telefonie

35. Maakt telefonie onderdeel uit van takenpakket van de ICT­organisatie? j Nee k l m n

 

j Ja, maar alleen de infrastructuur k l m n j Ja, maar alleen de toestellen k l m n j Ja k l m n

 

 

 

36. Hoeveel procent van de aansluitingen is VOIP? j n.v.t. k l m n

 

j 0% k l m n

 

j 25% k l m n

 

j 50% k l m n

 

j 75% k l m n

 

j 100% k l m n

 

37. Hoeveel smartphones zijn er in beheer? Indien uw instelling geen smartphones in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal smartphones

 

Page 18

Ict-monitor MBO 2014 Netwerk

 

38. Zijn er mogelijkheden voor thuiswerken? j Nee k l m n

 

j Ja, alleen toegang tot data k l m n

 

j Ja, toegang tot applicaties en data k l m n

 

39. Hoe is uw internetverbinding ingericht? j Eén centrale verbinding k l m n j Elke locatie verbonden k l m n j Anders, namelijk: k l m n

 

 

   

40. Is er een backup verbinding om storingen op te kunnen vangen? j Ja k l m n

 

j Nee k l m n

 

41. Wat is de internetcapaciteit van de hoofdverbinding? Aantal Megabits/sec

42. Wat is de gemiddelde internetcapaciteit van de andere verbindingen? Vul 0 in als uw instelling maar 1 verbinding heeft. Aantal Megabits/sec

43. In welk deel van de voor studenten en medewerkers toegankelijke ruimtes is wifi beschikbaar? j 0% k l m n

 

j 25% k l m n

 

j 50% k l m n

 

j 75% k l m n

 

j 100% k l m n

 

 

Page 19

Ict-monitor MBO 2014 Netwerk ­ servers en opslag

 

44. Kunt u aangeven hoeveel servers er binnen uw instelling zijn? Aantal fysieke servers Aantal virtuele servers

45. Kunt u aangeven hoeveel gebouwen met serverruimtes er binnen uw instelling zijn? Indien uw instelling geen serverruimtes heeft, vul dan 0 in. Aantal gebouwen met 1 of meer serverruimtes

46. Kunt u aangeven hoe groot de opslagcapaciteit, in Terabytes, van uw instelling is, in huis en in de cloud? Tbyte opslagcapaciteit in huis Tbyte opslagcapaciteit in de cloud

 

Page 20

Ict-monitor MBO 2014 Netwerk ­ andere ICT­apparatuur

 

47. Kunt u aangeven hoeveel digitale schoolborden er binnen uw instelling aanwezig zijn?  

48. Kunt u aangeven hoeveel printers/copiers er binnen uw instelling aanwezig zijn?  

 

Page 21

Ict-monitor MBO 2014 Netwerk ­ applicaties voor bedrijfsvoering

 

49. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van bedrijfsvoering? Geef per bedrijfsvoering aan welk pakket/versie binnen uw instelling wordt gebruikt en of u  gebruik maakt van Saas.  Pakketten

Saas

6

Studentenregistratie

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

Studiebegeleiding

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

Planning/roostering

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

Financiën

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

HRM

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

CRM

6

Anders, namelijk:  Pakketten Office

Saas

6

6

Anders, namelijk: 

 

Page 22

Ict-monitor MBO 2014 Netwerk ­ applicaties voor onderwijs

 

50. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van onderwijsondersteuning? Geef per onderdeel aan welk pakket/versie het meest binnen uw instelling wordt gebruikt en of u  gebruik maakt van Saas.  Pakketten

Saas

6

ELO

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

Portfolio

6

Anders, namelijk:  Pakketten

Saas

6

Collaboration

6

Anders, namelijk: 

 

Page 23

Ict-monitor MBO 2014 Zelf doen of uitbesteden

 

51. Geef hieronder in de eerste kolom aan wat binnen de instelling zelf wordt gedaan en wat wordt uitbesteed. Geef in de tweede kolom aan wat de toekomstwens van uw school is. Zelf of uitbesteed

Toekomstwens

Werkplekbeheer

6

6

Helpdesk

6

6

Netwerkbeheer

6

6

Systeembeheer

6

6

Applicatiebeheer

6

6

Applicatieontwikkeling

6

6

 

Page 24

Ict-monitor MBO 2014 Formatie voor ICT

 

52. Kunt u aangeven wat de totale bezetting in FTE is, zowel binnen als buiten de ict afdeling, maar wel binnen de instelling? Het gaat hierbij om de functies leidinggevenden, secretariaat ICT, beleidsmedewerkers I&A,  systeem­ en netwerkbeheer, helpdesk medewerkers, applicatiebeheerders, functioneel  beheerders, projectleiders ict/applicatieontwikkeling, beveiligingsexperts, informatiemanagers,  ict coördinatoren, applicatieontwikkelaars, medewerkers managementinfomatievoorziening,  websitebeheerders, webredacteuren en overige ict medewerkers.  FTE binnen de ICT­afdeling FTE buiten de ICT­afdeling

53. Kunt u aangeven hoeveel FTE aan welke functie is toegekend? Maak hierbij weer onderscheid tussen de ict’ers binnen de ict afdeling en ict’ers buiten de ict afdeling.

Binnen  de ICT­afdeling Leidinggevenden Secretariaat ICT Beleidsmedewerkers I&A Systeem­ en Netwerkbeheer Helpdesk medewerkers Applicatiebeheerders Functioneel Beheerders Projectleiders ICT/applicatieontwikkeling Beveiligingsexperts Informatiemanagers ICT­coördinatoren Applicatieontwikkelaars Medewerkers managementinformatievoorziening Websitebeheerders Webredacteuren Overige ICT­medewerkers

Page 25

Ict-monitor MBO 2014 Buiten  de ICT­afdeling

 

Page 26

Ict-monitor MBO 2014 Formatie voor ICT ­ Opleidingsbudget

 

54. Wat is het totale opleidingsbudget in 2014 (in duizenden Euro's) voor alle medewerkers van de ict afdeling? (€ x 1.000)

 

Page 27

Ict-monitor MBO 2014 Formatie voor ICT ­ Kosten 2013 en begroting 2014

 

55. Kunt u hieronder in duizenden Euro's aangeven welke kosten er binnen de ict  afdeling van uw instelling in 2013 zijn gemaakt en welke er zijn begroot voor 2014? Vul dit in per onderdeel en ook het totaal aan kosten. Indien er voor een bepaald onderdeel geen  kosten zijn gemaakt of begroot, vul dan 0 in. Ga bij de salarislasten ict uit van het bruto salaris  inclusief werkgeverslasten.  Bedragen in x €1000.   Uitgaven 2013 Begroting 2014    Salarislasten ict (binnen de ict­afdeling) Inhuur externe consultants of externe expertise Uitbesteding van ict­diensten (incl. outsourcing), maar exclusief clouddiensten Uitbesteding in de vorm van clouddiensten Hardware, eenmalige aanschaf + jaarlijkse onderhoudskosten Software, eenmalige aanschaf + jaarlijkse licentie­ en onderhoudskosten Afschrijvingen hard en software (zie handleiding) Datacommunicatie Telefonie Organisatiekosten (Zie handleiding) Totaal

 

Page 28

Ict-monitor MBO 2014 Formatie voor ICT ­ Investeringen

 

56. Kunt u aangeven wat de drie grootste ict investeringsprojecten in kalenderjaar 2014 zijn? Geef de naam, het onderwerp en het bedrag in Euro's (x €1000) van de drie projecten. 

Project 1 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)

Project 2 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)

Project 3 Naam Onderwerp Bedrag (€ x 1.000)

 

Page 29

Ict-monitor MBO 2014 Afsluiting

 

U bent aan het einde van deze vragenlijst gekomen Bedankt voor het invullen van deze vragenlijst.   U kunt nog terug naar de vorige pagina's om eventueel uw antwoorden aan te  passen.  Als u klaar bent klik dan op "gereed" om uw antwoorden in te sturen 

Page 30