Evenementen Jaarverslag Sus Ciechanska Evenementen Manager der s.v. NOVA 2013-2014
Delft, 24 september 2014
Voorwoord Dit jaarverslag is bedoeld om alle grote evenementen van het bestuursjaar 2013-2014 te archiveren en samen te vatten. Hopelijk is het een goede bodem voor het aankomend bestuur, vol met ideeën, waarschuwingen en aanbevelingen. Ook wordt er bij bijbehorende evenementen (waar het specifiek bekend is) kort uitgelegd hoe de financiële situatie, die evenementen betreft, er uit komt te zien. Indien je nog vragen heb over de informatie in dit verslag neemt gerust contact met mij op.
Veel plezier met lezen van dit document!
Sus.
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 2 1.
SooSen ............................................................................................................................................. 5 1.1
Kwartaal I ................................................................................................................................. 5
1.1.1
Week I – DiGoNo1 ............................................................................................................ 5
1.1.2
Week II – SpeciaalBierenSooS1 ........................................................................................ 5
1.1.3
Week III – NOVALive1 ...................................................................................................... 5
1.1.4
Week IV – VrouwenSooS1 ................................................................................................ 5
1.1.5
Week V – OktoberFest2 ................................................................................................... 5
1.1.6
Week VI – Tappersgilde2.................................................................................................. 6
1.1.7
Week VII – HalloweenSooS2 ............................................................................................ 6
1.2
Kwartaal II ................................................................................................................................ 6
1.2.1
Week I – DecibelSooS2 ..................................................................................................... 6
1.2.2
Week II – BeaujolaisSooS2 ............................................................................................... 6
1.2.3
Week III – AngSooS2........................................................................................................ 6
1.2.4
Week V – Kerstdiner3....................................................................................................... 6
1.2.5
Week VI – Eerstejaars feest: Goed Fout!2 ....................................................................... 7
1.2.6
Week VII – LANSooS2 ....................................................................................................... 7
1.3
Kwartaal III ............................................................................................................................... 7
1.3.1
Week I – Anti-WISPO2 ...................................................................................................... 7
1.3.2
Week II – NOVAJaarnach2................................................................................................ 7
1.3.3
Week III – DecibelSooS2 ................................................................................................... 7
1.3.4
Week V – NOVALive2 ....................................................................................................... 8
1.3.5
Week VI – 90’s SooS2 ....................................................................................................... 8
1.3.6
Week VII – VrouwenSooS2 ............................................................................................... 8
1.4
Kwartaal IV .............................................................................................................................. 8
1.4.1
Week I – ZwembadSooS2 ................................................................................................. 8
1.4.2
Week II – RockAmSooS2................................................................................................... 8
1.4.3
Week III – GroenAlsGrasSooS2......................................................................................... 9
1.4.4
Week IV – SpeciaalBierenSooS2 ....................................................................................... 9
1.4.5
Week V – SipkeSooS2 ....................................................................................................... 9
1.4.6
Week VI – Wat Ik Vroeger Later Niet Wilde Worden- SooS2........................................... 9
1.5
Josse en Nicke’s PubQuiz Zonder Pub Met SooS-SooS2 .......................................................... 9
2.
3.
4.
Kwartaal feesten............................................................................................................................ 11 2.1
AprésSooShut1 ....................................................................................................................... 11
2.2
HawaiiSooS4 ........................................................................................................................... 11
2.3
De Club4 ................................................................................................................................. 11
2.4
Barbecue Open Podium5 ....................................................................................................... 12
Overige evenementen ................................................................................................................... 13 3.1
Bedrijvendagen...................................................................................................................... 13
3.2
OuweLullenSooS .................................................................................................................... 13
3.3
WISPO .................................................................................................................................... 14
3.4
Eerstejaars Weekend............................................................................................................. 14
3.5
NOVAWeekend...................................................................................................................... 15
3.6
ZeilWeekend .......................................................................................................................... 15
3.7
Commissie Bedankje ............................................................................................................. 16
Afsluit evenementen ..................................................................................................................... 17 4.1
DIAS ....................................................................................................................................... 17
4.2
OWee ..................................................................................................................................... 17
Nawoord ................................................................................................................................................ 18
1. SooSen 1.1 Kwartaal I 1.1.1 Week I – DiGoNo1 Zoals elk jaar begon het bestuursjaar 2013- 2014 met het overgangsfeest- DIAS Goes NOVA (DiGoNo). Het aankomend bestuur heeft gelijk opgemerkt dat de aanwezigheid van de Code Geel Commissie toch wel van groot belang is. Helaas zijn er in het jaar 2012-2013 geen vrijwilligers geweest om deze commissie te vormen. Dit heeft gezorgd voor een aantal problemen, onder andere de bestelde opblaas spellen, die deze middag buiten opgezet zouden worden konden helaas niet gehuurd worden door de niet betaalde factuur van de OWee. Verder was er geen aandacht besteed aan de aankleding in de SooS. Na wat obstakels is het uiteindelijk gelukt om een opblaasbare boksring te regelen. Daarnaast was er buiten het zwembad te vinden. Samen met het prachtig weer en een heerlijke BBQ was het avondje compleet.
1.1.2 Week II – SpeciaalBierenSooS1 Wat deze SpeciaalBierenSooS anders maakte dan de vorige edities van dit feest wat het feit dat het dé eerste SpeciaalBierenSooS was nadat er een nieuwe biercontract is aangesloten met ABInbev. Het betekende dat er dit keer zes vaste biertappunten aanwezig waren achter de bar, plus een extra mobietap. Hierdoor was het mogelijk om bijzonder veel tapbieren te kunnen aanbieden zonder extra tappunten hoeven bij te bestellen. Daar hebben de leden heel erg van genoten, vooral van alle speciale bieren die Hertog Jan te bieden heeft.
1.1.3 Week III – NOVALive1 Deze avond stond er heel veel op de planning. Deze avond was in het algemeen, meer dan gebruikelijk, georganiseerd door de leden. Vanaf 16:00 kon iedereen in de SooS genieten van gratis hamburgers en patat, medemogelijk gemaakt door een paar doorzetters die al vanaf vroege uurtjes bezig waren met alles voor te bereiden. Ook het podium en techniek moesten paar dagen van tevoren opgebouwd worden. Die avond zelf konden mensen genieten van vier verschillende bandjes: -
NOVABand Erik-Jan & de Combiknallers 1UP Good Meat
De live muziek ging in de SooS tot late nachtuurtjes door. Op dezelfde avond werd er buiten de Propedeuse-borrel gehouden. Hoewel vooral het oud bestuur hiermee bezig zou zijn, is het in de praktijk anders geweest. Daarom is het hierna besloten om de Pborrel in aankomende jaren in de combinatie met een ander feest te geven.
1.1.4 Week IV – VrouwenSooS1 De laatste SooS van de Code Geel. Tijdens deze editie hebben de vrouwen gezamenlijk gegourmet. Op de planning stond ook sieraden maken. De combinatie van de activiteiten bleek een succes te zijn, er waren meer dan 20 dames lang geweest. Helaas is het niet gelukt om uiteindelijk aan het einde van de avond te gaan stappen.
1.1.5 Week V – OktoberFest2 Ook dit jaar is er speciaal voor die avond een busje bij Korspershoek gehuurd om héél veel bladeren naar de SooS te kunnen vervoeren. Dit keer is het gelukt om de bladeren van de bladerendepot in
Delft te kunnen halen (Aart van der Leeuwlaan, Delft). Het was in een keer genoeg voor de hele SooS, het is dus zeker een aanrader! Verder heeft meneer Jeucken weer heerlijk gekookt. Hij was heel blij met de organisatie, de gemaakte afspraken en de aanwezigheid van de hulphandjes. Ook dit jaar kon men voor maar €7,50 onbeperkt de pullen vullen. In vergelijking met het jaar daarvoor zijn er dit jaar stevige pullen besteld via ABInbev. Dat heeft grote invloed gehad op het aantal ongelukken, dat significant lager lag dan het jaar ervoor.
1.1.6 Week VI – Tappersgilde2 Dé mogelijkheid om de SooS echt goed te leren kennen. De nieuwe leden kregen die avond alle benodigde informatie om in de SooS voor de rest van het jaar te kunnen functioneren. De leden konden ook leren tappen, helaas werden er dit jaar geen diploma’s uitgereikt, hoewel dat wel beloofd was.
1.1.7 Week VII – HalloweenSooS2 Wat die avond zeker gelukt is, was de aankleding. De SooS was prachtig aangekleed en om daarin te komen moet men eerst door een zelf gebouwde griezeltunnel die in de gang stond. Vooral deze was goed gelukt, men heeft er extra van genoten. De bar stond vol met pompoen lampionnen (die niet lang nadat ze aanstonden al in de brand stonden) en de vulling daarvan beviel de meeste mensen heel erg in de heerlijke ovenschotel. Het beste kostuum werd beloond met een leuk pakketje van wat speciale biertjes. Er waren aardig wat verklede mensen aanwezig de avond, waardoor de sfeer nog leuker was.
1.2 Kwartaal II 1.2.1 Week I – DecibelSooS2 Een bijzonder mooie en drukke DecibelSooS! Deze avond hebben vijf verschillende DJ’s gezorgd voor hard geluid. Extra sub woofers en andere techniek gadgets zorgden voor een extra sfeertje.
1.2.2 Week II – BeaujolaisSooS2 De smerigste SooS van het jaar. Speciaal voor deze avond wordt het Franse specifiek, Beaujolais Primeur wijn, naar de SooS geïmporteerd, die alleen in deze herfstige maanden verkrijgbaar is. En bij wijn horen natuurlijk allemaal lekker hapjes: kaasplankje, druiven, stokbrood. Ook verschillende spelletjes ontbraken die avond niet. De sfeer die avond werd extra verzorgd door alle dronken koppen van de Bedrijvendag Crew die twee uur lang gratis bier mocht drinken.
1.2.3 Week III – AngSooS2 Een van de SooSen die door studieverenigingen georganiseerd werd. Heel veel natuurkundigen dus, die vermaakt werden door onder andere, de meidenact. Verder werd die avond het nieuwe ledenshirt gepresenteerd en mocht men zijn kennis testen in de Angstrijd.
1.2.4 Week V – Kerstdiner3 De SooS in de WinderWonderland thema, met prachtig wit en blauwe aankleding en zelfs een welkomsdrankje in de thema kleuren! Een varkensspies die buiten klaar wordt gemaakt en alle mensen met bijzonder netten kleren. Dat zie je niet vaak. Alle 90 zitplaatsen waren bezet, de SooS was dus lekker vol die avond. De commissie heeft de hele week zijn best gedaan om een heerlijk, vijf gangen menu neer te zetten, wat ook zeker gelukt is. Alles werd compleet gemaakt met een luxe wijn selectie, die nog weken na het diner heel graag gedronken werd in de SooS. Helaas is het dit jaar niet gelukt om danslessen te organiseren. Dat had gelukkig geen invloed op de stemming van de bezoekers, want dansen ontbrak die avond zeker niet in de SooS.
1.2.5 Week VI – Eerstejaars feest: Goed Fout!2 Het feest is volledig door de eerstejaars commissie georganiseerd. Naast heel veel foute muziek, kostuums en dansjes waren er een paar leuke spelletjes die avond aanwezig- onder andere het rad vol met foute opdrachten, bier pong tafel en Meneer de Krokodil. De meest opmerkelijke personages waren Annie en Bob de Rooij die samen die avond drankjes stonden te serveren.
1.2.6 Week VII – LANSooS2 Dus ook SooS voor de nerds. De enige SooS in het jaar die ook voor de echte games liefhebbers bedoeld is. Er was van alles in de SooS te vinden: genoeg Monster Energy Drink, game plekken, Game Cube met oldschool spelletjes. Deze SooS werd zelfs live uitgezonden op de website van de vereniging! Full package dus. Voor de echte doorzetters stond ontbijtje om 7 uur ’s ochtends klaar. Wat deze LANSooS ook speciaal maakte was het feit dat het de eerste avond was waar de Hertog Jan Grand Prestige op de tap ging. Dit heeft gezorgd voor een extra sfeertje, die je meestal bij dit soort avonden mist. Uiteindelijk hadden de laatste die-hards na 32 uur lang de SooS verlaten.
1.3 Kwartaal III 1.3.1 Week I – Anti-WISPO2 Terwijl de mensen in Flaine helemaal los gingen, gebeurde er in de SooS ook dingen. De ANTI-Wispo commissie heeft ervoor gezorgd dat iedereen die achterbleef ook een leuke donderdag avond kon hebben. En dus hebben ze een heerlijk zwembadje gebouwd midden in de SooS, waar ze lekker in de warmte een filmpje op het grote scherm konden kijken. Misschien moet ik hier niet te veel over vertellen, anders lijkt het mensen zo leuk dat ze volgend jaar gewoon expres niet mee gaan met de WISPO. Het is wel van groot belang om zo’n zwembad wel goed te bouwen! Door allemaal lekkages kreeg het bestuur in de week na de WISPO beetje veel gezeik van de school omdat er overal in de noodgang water lag. Hierdoor zijn we officieel gevraagd door de directie van school om in de toekomst zeer zorgvulig over zwembadden bouwen na te denken.
1.3.2 Week II – NOVAJaarnach2 De verjaardag van S.V. NOVA! Dat moet natuurlijk gevierd worden. Zoals elk jaar werd er ook dit jaar een super grote taart gemaakt, bestaand uit 54 cakes, 12 liter slagroom, 12 poten jam en 6 potten chocopasta. In de SooS werd een safe-zone gebouwd om daarin veilig met taarten te kunnen gooien. Naast dé taart werden er bij de Makro 38 extra taarten besteld, zodat iedereen iets had om te gooien. Wat dit jaar heel anders was dan de jaren hiervoor was het feestje in de gang. Een groep mensen die dit jaar geen zin hadden in 38 seconden taart gooien, 3,8 uur schoonmaken hebben een eigen feestje in de gang gebouwd en het verjaardag van de vereniging op een rustige manier met een biertje gevierd. Dat bleek een groot succes te zijn.
1.3.3 Week III – DecibelSooS2 De tweede DecibelSooS van het jaar. Deze editie was ook lekker vol, maar helaas niet zo vol als de eerste keer. Dit keer werd het feest samen met het dispuut Angela’s Angels georganiseerd. Er was een leuke promoactie bedacht voor in de school – er werd gratis energy drank uitgedeeld in de pauzes.
Die avond zelf kon men een uur lang genieten van de Happy Hour- twee biertjes voor de prijs van een. De tijd werd goed bijgehouden op een in het podium ingebouwde scherm.
1.3.4 Week V – NOVALive2 Ook de tweede editie van het jaar. Dit keer werden er Turkse pizza gratis uitgedeeld. Hierbij ging het even mis. Het Facilitair Bedrijf heeft besloten om die dag lang te komen om de keuken te controleren en aangezien de jongens van de snackcommissie zich niet heel streng aan de hygiëne eisen hebben gehouden, waren de resultaten hiervan niet de beste. Tijdens deze avond kon men drie bandjes bewonderen: -
Under Construction The Falcons Capital S
1.3.5 Week VI – 90’s SooS2 Dit feest was samen met de tweede Bedrijvendag van het jaar gecombineerd. Mensen met verschillende outfits waren er die avond aanwezig en de sfeer werd versterkt door speciaal geselecteerde muziek uit dit mooie decennia. Helaas niet zo druk als gehoopt. Zelfs mensen naar de SooS te lokken door iedereen die verkleed zou komen een drankje aan te bieden is niet echt een succes geweest.
1.3.6 Week VII – VrouwenSooS2 Alweer zo’n avondje alleen voor de vrouwen. Dit keer stond er sushi op de menu! De meiden konden zelf hun eigen sushi rol maken, zowel met vis, vegetarisch als met vlees voor diegene die niet van vis hielden. Na de sushi maken kwam tijd voor wijnproeverij. Speciaal hiervoor zijn er zes luxe wijn soorten besteld, dus iedereen vond iets lekkers tussen. Daarbij kon geen kaasplankje ontbreken die voor de bijbehorende wijnen werd samengesteld.
1.4 Kwartaal IV 1.4.1 Week I – ZwembadSooS2 De avond voor OuweLullenSooS en de dag van Slopend Survival Run. Er moest dus een SooS bedacht worden die aan ene kant niet te veel tijd zou kosten om te organiseren maar die wel leuk zou aansluiten aan de run, waar veel mensen mee hebben gedaan. Wat kan dan beter dan lekker buiten van eerste zomerse dagen genieten in een nieuw ingekochte zwembad en een BBQ? Het bleek dus een geniaal idee te zijn. Een warm bad nadat je kilometers heb gerend en 38 obstakels tegen bent gekomen? Ja graag! Aan het einde van de avond zat het zwembad van 13.000 liter vol met mensen. Er is zelfs een glijbaan gebouwd!
1.4.2 Week II – RockAmSooS2 Een nieuwe SooS speciaal voor mensen die ook van wat harder muziekje houden, wel zo anders dan een DecibelSooS. Deze SooS werd op de donderdag voor de echte RockAmRing georganiseerd. Hoewel het idee wel leuk was, was de uitvoering daarvan al iets minder. Heel jammer dat er weinig aankleding en promotie aanwezig waren omdat hoewel er zeker genoeg animo voor dit feest was, was de SooS die avond bijna leeg. Aan het einde van de avond is er nog een poging gedaan om karaoke in het thema weg te starten, maar dit bleek ook geen succes te zijn. Heel veel leuke concepten dus, zeker om volgend jaar weer om te proberen!
1.4.3 Week III – GroenAlsGrasSooS2 Weer een SooS in samenwerking met een studievereniging, dit keer van een studievereniging van InHolland, FMC. Op zich een heel belangrijke groep werkelijke maar ook potentiële leden. FMC is studievereniging van alle “groene” opleidingen van InHolland, dat moest dus ook in het thema terugkomen. Hierdoor dus de GroenAlsGrasSooS. En groen was het- mooie kunstgras maat, overal bloemen, koeien en paarden. Zelfs het bier was groen! Dit soort feesten versterken de band met sv’s en zorgen ervoor dat ook de InHollanders zich thuis voelen in de SooS.
1.4.4 Week IV – SpeciaalBierenSooS2 Weer beetje hetzelfde verhaal zoals elke keer met dit feestje. Dit keer was er ook wijnenkaart aanwezig! Zeker een succes. Verder als je je ooit afvraagt waar de waterput vandaan komt- hierbij is het allemaal begonnen! Ook de lampions overal in de SooS waren een leuk idee, hoewel sommige mensen van school het zeker niet zo brandveilig zouden beschouwen.
1.4.5 Week V – SipkeSooS2 De laatste SooS van het jaar die in de samenwerking met de studievereniging werd georganiseerd. Dit keer weer studievereniging van InHolland- Sipke Wynia. Ook tijdens dit feest stond er eerst een BBQ op de planning vervolg door een feestje beneden in de SooS. Hiervoor wilde het bestuur van de Sipke Wynia eerst een leuk thema bedenken, dat is echter niet zo goed gelukt. In de eerste instantie wilde ze het feest noemen: “MH370, helemaal van de kaart!”, dat vond het bestuur van NOVA echter te gevoelig voor een feest thema. Uiteindelijk is het wel lekker druk geweest, ook zeker een aanrader voor volgend jaar. Altijd goed voor de naamsbekendheid!
1.4.6 Week VI – Wat Ik Vroeger Later Niet Wilde Worden- SooS2 De allerlaatste SooS van het jaar, in de week voor Barbecue Open Podium. Omdat er in verband met BBQ OP heel veel in de laatste weken te doen is, was er niet heel veel aandacht besteed aan deze SooS. De bedoeling was om verkleed te komen als iemand die je nooit in je leven wilden worden. Wel een goed idee zo’n rustig SooS aan het einde van het jaar.
1.5 Josse en Nicke’s PubQuiz Zonder Pub Met SooS-SooS2 Dit jaar is er een mooi traditie geboren- in de week tussen de toestweken werd er steeds een nieuwe editie van een pubquiz georganiseerd. De pubquiz masters, Josse en Nicke, hebben speciaal voor deze gelegenheid een lijst vragen voorbereid die in teams van twee beantwoord konden worden. Aan het einde zouden er drie winnende teams gekozen worden en werden er drie hoofdprijzen uitgereikt. Ook waren er tijdens deze avonden gratis nacho’s met verschillende dips aanwezig die leden geweldig vonden als een tussendoortje tussen de rondes. Het is tot aan het einde een groot succes geweest, het is nooit hiervoor gelukt om zo veel mensen naar de SooS te lokken in die stille en rustige tentamenweken. Financiële situatie1 Al de bovenstaande evenementen hebben dit jaar een gezamenlijk budget gehad- namelijk post eerste maand kosten (Code Geel). Voor deze evenementen is er begin vorig jaar in totaal €3.500,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €3.743,07 uitgegeven voor het organiseren van deze evenementen. Er is geen concrete reden waarom er hier overheen is gegaan, behalve het feit dat er in de eerste maand het bestuur nog weinig ervaring heeft voor het geld goed uitgeven. Bovendien vond het bestuur het belangrijk om te zorgen dat de vereniging een goed eerste indruk maakt in de Code Geel. Tevens werd zeer weinig overzicht gehouden over de uitgaven aangezien er geen commissie was in dit jaar.
Financiële situatie2 Al de bovenstaande evenementen hebben dit jaar een gezamenlijk budget gehad- namelijk post kleine evenementen. Voor deze evenementen is er begin vorig jaar in totaal €6.000,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €5.310,85 uitgegeven voor het organiseren van deze evenementen. De begroting en de uitgaven komen dus redelijk met elkaar overeen. Financiële situatie3 Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €1.000,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €784,35 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. De begroting en de uitgaven komen dus redelijk met elkaar overeen.
2. Kwartaal feesten 2.1 AprésSooShut1 Het eerste kwartaal feest van het jaar, ook de afsluiting van de Code Geel, dus de introductie maand van de vereniging. Dit feest staat al jaren lang standaard op het programma. Ook dit jaar is er een externe DJ uitgenodigd – DJ Joey b die gast DJ is bij de ApreSkiHut in Rotterdam. Hij heeft gezorgd voor de aller gekste aprés ski muziek. Verder is er een Flugel meter gebouwd waarin men lege flesjes kon gooien. Elke keer dat 38 cm van de meter vol raakte was het weer tijd voor een gratis rondje Jägermeister. Dit feest blijft nog voor lange jaren een van de meest legendarische edities van alle AprésSooSHutten door het bezoek van Sinterklaas en zijn (haar?) Pieten. Met zakken vol met Kruidnoten kwamen ze ook gezellig langs om dit geniaal feest te vieren. Ik heb nog nooit daarvoor en nooit daarna de SooS zó goor meegemaakt. Pieten, bedankt.
2.2 HawaiiSooS4 Al 3de keer werd dit feest samen met studievereniging Fibonacci georganiseerd. Dit keer besloot studievereniging Ångström zich ook aan te sluiten. Speciaal hiervoor is er een zwembadcommissie ontstaan en die heeft het geweldig gedaan. Op deze koude dag, midden in december stond er een zwembad met inhoud van 38 kubieke Anthony’s midden in de SooS. Maar dat was niet alles natuurlijk. Ook dit jaar is er een wedstrijd geweest tussen al de drie verenigingen om het meeste cocktails te verkopen. NOVA heeft besloten om een SlushPuppy apparaat te huren en dit als haar cocktail te verkopen. We waren verschillende smaken van zowel Slush als de alcoholische toevoeging verkrijgbaar. En dat bleek een groot succes te zijn. NOVA heeft ruim drie keer zo veel cocktails als de andere twee verenigingen verkocht. Er hoeft niet veel gezegd te worden over de standaard elementen die bij HawaiiSooS niet mogen ontbreken: zand, Hawaiikransen en opblaasdieren. Verder was er de hele avond een surf film te zien op de beamer. Waar misschien wel beter over nagedacht kon worden was het idee om tijdens dit feest sterke drank te gaan schenken. Dat heeft voor veel ellende gezorgd, hiervoor kan je wat kleurrijke *letterlijk) verhalen bij onze voorzitter van toen ophalen. Persoonlijk vond ik dit hét mooiste feest van het jaar. En dat heb ik iedereen tijdens de jaarvergadering beloofd. Gelukt dus.
2.3 De Club4 Het kwartaal feest van blok III. Het idee was simpel- een luxe feest in de gang van de SooS. Dus iets wat nog nooit eerder is gebeurd. Hiervoor is er een brede promo gelopen door heel Delft, door middel van poster en flyers. Speciaal voor dit feest heeft DanceFX alles uit de kast gehaald. Er waren trussen, het beste geluids- en verlichtings-systemen, DJ sets en dergelijke. Hier zijn ook vrij veel middelen voor vrij gemaakt. Het vliegtuig dat midden in de gang van de SooS gebouwd is als een DJ booth, had ingebouwde CO2 jets, er was garderobe, zelfgebouwde bar, luxe drankjes, chique bartenders, zelfs een rode loper en balonnenboog voor de deur. Iedereen kreeg een welkomsdrankje in zijn hand geduwd bij de ingang, een heel smerige Prosecco. Misschien moest men daar even
langer over nadenken. Verder maakte alles een mooi geheel. Het resultaat? De gang stond vol met bezoekers! En wat was dat weer een feest. Zeker een om nooit te vergeten.
2.4 Barbecue Open Podium5 Hét afsluit feest van het schooljaar. Ook dit jaar is er een mini festival buiten op het grasveld georganiseerd. Er was een groot podium, Infopunt, bar onder een grote partytent, genoeg barbecues en vlees natuurlijk! De dag begon vroeg, want al om 8u ’s ochtends stond het podium opgebouwd op het gras veld. Daarna moest nog de hele boel opgebouwd te worden. Maar om 16:00 uur was het zover! Alles stond klaar en de tap ging open. Het eerste bandje dat op het podium stond was de NOVABand. Daarna volgde The Four, 1UP, Andere Koek en Good Meat. Een mooie, volle line up dus. Wat dit jaar heel bijzonder was aan BBQ-OP is het feit dat er die avond de eerste wedstrijd van het WK voetbal uitgezonden werd. En dan ook tussen Nederland en Spanje! Dat konen we niet zomaar laten liggen. En dus heeft de commissie een groot scherm gehuurd en een licentie geregeld om voetbal uit te zenden die avond. Dat heeft gezorgd voor extra publiek, en voordat iedereen het wist stond het grasveld vol met mensen. Maar dat was niet de enige reden geweest waarom het zo lekker druk was. De commissie heeft dit jaar besloten om dit evenement meer naar buiten te brengen. En dus is er een grote promo actie opgesteld. Er hingen banners in paar essentiële punten van Delft en bij de ingang van de school, de tunnel werd meerdere keren helemaal onder geplaakt met posters en er waren genoeg flyers uitgedeeld al weken voor het evenement. Op deze manier is het gelukt om ook de studenten van TU Delft aan te spreken, helaas was BBQ-OP precies op dezelfde datum een ander groot feest van TU georganiseerd- De BK Beats waardoor groot potentieel publiek moest kiezen. Financiële situatie4 Al de bovenstaande evenementen hebben dit jaar een gezamenlijk budget gehad- namelijk post kwartaal feesten. Voor deze evenementen is er begin vorig jaar in totaal €2.000,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €2.599,97 uitgegeven voor het organiseren van deze evenementen. Wat de reden hiervoor kan zijn dat er overheen is gegaan is het feit dat het bestuur deze feesten heel belangrijk vond. Dat zijn dé feesten die mensen echt naar de SooS toe trekken en betrokken laten blijven. Daarom vonden zij het een goede investering in de vereniging. Financiële situatie5 Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €5.500,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €7.638,23 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. Er zijn meerdere redenen waarom er hierbij ruim €2.000,00 overeen is gegaan. Ten eerste WK op een grote buiten scherm mogelijk maken kostte flink wat geld. Hier moest een licentie, een buiten scherm en buitenbeamer voor geregeld worden. Verder was er vrij veel geld aan de hele brede promo actie besteed. Uiteindelijk is er een beslissing gemaakt door het bestuur om niet op dit evenement te gaan sparen omdat naar de verwachtingen de vereniging te veel winst aan het einde van het jaar zou maken.
3. Overige evenementen 3.1 Bedrijvendagen Ook dit jaar hebben we in de samenwerking met De Haagse Hogeschool twee Bedrijvendagen gehouden. En dit jaar nog succesvoller dan de jaren daarvoor! Ja hoor, we kunnen er trots op zijn dat het ons gelukt is het record te breken. Tijdens het tweede Bedrijvendag waren er maar liefst 49 bedrijven! Wat dit jaar bijzonder over de Bedrijvendagen te vertellen is: -
-
-
-
al vanaf het begin van het jaar is er een nieuwe contactpersoon geweest als het om het organiseren van dit evenement ging- Ramona Thoen. Het heeft weinig invloed gehad op de manier waarop de Bedrijvendagen georganiseerd waren. Tijdens de eerste Bedrijvendag zijn er problemen geweest met de Rozema bestelling. Deze zijn uiteindelijk opgelost door met de eigenaar, Gertjan Rozema, persoonlijk te spreken. Tijdens de eerste Bedrijvendag is er in de laatste 10 minuten het brandalarm afgegaan. Het is heel goed door de commissie afgehandeld, door de BHV’ers op verantwoordelijke manier in te zetten om de bedrijven te informeren en door rustig te blijven. Het bleek een vals alarm te zijn. Tijdens de tweede Bedrijvendag moest er een auto gehuurd te worden. Dat had te maken met de Nucleaire Top in Den Haag waardoor Makro geen bestellingen kon bezorgen. De auto was nodig om de boodschappen voor de lunch naar de SooS te kunnen vervoeren. Aan het einde van dit jaar heeft de school een reorganisatie gehouden. Wat dat voor de Bedrijvendag betekent is dat het nieuw bestuur nieuwe medewerkers van de school moet contacteren om met ze nieuwe afspraken over de organisatie van de Bedrijvendagen te maken.
Meer over de financiële bijdrage van de Bedrijvendagen is te vinden in het jaarverslag van de secretaris der s.v. NOVA, Astrid van Huizen.
3.2 OuweLullenSooS De eerste OuweLullenSooS van het jaar is op vrijdag 1 november gehouden. Het was lekker druk en iedereen had het naar hun zin. Zoals gebruikelijk moest er die avond het DvB cadeau gekozen worden. Het bestuur heeft in de eerste instantie 3 mogelijkheden voorbereid: - 8 podium delen - Aanhanger - 2 CDJ 2000 Nexus Door te stemmen hebben de donateurs een aanhanger gekozen. Deze is in maart 2014 aangeschaft. De tweede OuweLullenSooS was speciaal! De DvB (Donateuren en Verleden Bond) bestond toen precies 10 jaar. Daarom werd er dit keer een luxe diner georganiseerd. Dat heeft een groot invloed gehad op het aantal ouwelullen, dat er deze avond in de SooS aanwezig waren. Naast veel bekende gezichten kon men ook heel oude OuweLullen spreken, zelfs de eerste SooSbaas was er ook. Verder werd er die avond, zoals gebruikelijk bij de tweede OuweLullenSooS van het jaar, het DvB cadeau gepresenteerd. De aanhanger werd speciaal hiervoor naar beneden gedragen en ingepakt. De donateurs waren hier heel erg blij mee!
Financiële situatie Dit evenement maakte gebruikt van het postje Ledenavonden kosten waarop ook andere kosten worden geboekt. Het is dus moeilijk om te zeggen wat voor invloed dit evenement op dat postje heeft gehad.
3.3 WISPO Dit jaarlijkse evenement heeft dit jaar in Flaine, Frankrijk plaats gevonden tussen 7 en 16 februari. Dankzij een grote promo actie zijn er in totaal 72 mensen mee gegaan. Het is een stuk minder dan het jaar daarvoor maar nog steeds best wel aardig! Dit jaar anders dan vorige keren zijn wij met SkiStuds gegaan. Op zich ging het prima maar ze kunnen nog wel wat leren over klant vriendelijkheid. Maar we hebben de eerste reprimande wel zo verdiend. Al die party poppers en rotzooi in de bus waren echt niet goed. Als er al over bus wordt besproken- blijkbaar is het niet toegestaan om tassen vol met voedsel (zogenaamde voedselpakketen) niet mee te nemen naar het dorp. Toen de buschauffeurs erachter kwamen dat we dat van plan waren, begonnen ze een beetje moeilijk te doen. Uiteindelijk is er maar een klein deel van alles wat werd ingekocht meegenomen en random verdeeld tussen de mensen. Maar het kon in ieder geval wat beter naar de deelnemers toe gecommuniceerd worden, zodat ze wisten wat ze met het avondeten moesten gaan doen (wat de eerste twee avonden niet het geval was). Ook de eerste avond ging de communicatie tussen de commissie, SkiStuds, bestuur en deelnemers niet zo soepel. Als dat beter was gegaan moesten mensen waarschijnlijk niet zo lang ongeduldig in de kou gaan staan. Maar goed, verbeter puntje voor volgend jaar. De rest van de week verliep vrij rustig. Er zijn wel paar ongelukken geweest, waardoor mensen of naar huis moesten vliegen of een paar keer bij het politie bureau moesten zijn maar ah ja, zo is het altijd tijdens de WISPO. Financiële situatie Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €600,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €786,12 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. De begroting en de uitgaven komen dus redelijk met elkaar overeen. Er is verder geen concrete reden voor de overschrijding.
3.4 Eerstejaars Weekend Dit bestuursjaar heeft studentenvereniging NOVA voor het eerste keer ooit een Eerstejaarsweekend georganiseerd. Het is op vrij korte termijn geregeld en er werd niet over alles nagedacht. En zo bijvoorbeeld moesten de eerstejaars samen met hun mentoren naar de locatie (die trouwens op een boerderij 15 minuten lopen vanaf de SooS lag) toe lopen vanaf een punt waar ze met een auto door een commissie lid werden achtergelaten. Een groep was soort van verdwaald en kwam pas midden in de nacht aan op de locatie. Tegelijker tijd is er weinig rekening gehouden met het feit dat mensen op verschillende locaties geen eten hebben gehad etc. Heel veel gezeik dus. Ook bleek het dat men niet heel goed heeft nagedacht over hoeveelheid bier en andere drank dat er tijdens zo’n weekend gedronken wordt. En dus draaide de SooS daar een groot verlies op. De volgende dag begon met leuke spelletjes en het was echt super leuk om elke keer langs koeien te lopen naar de WC. Het hele weekend moesten de eerstejaars “nou en munten” verdienen door verschillende spelletjes te spelen en opdrachten uit te voeren. Daarmee konden ze uiteindelijk wat leuke NOVA spulletjes “kopen”. De eerstejaars werden ook vermaakt door de NOVABand en DJ Ary, PubQuiz en bier cantus.
Financiële situatie Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €1.400,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €2.254,07 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. De reden waarom er hier over het budget heen is gegaan heeft ten eerste zeker veel te maken met de verkeerde bier verbruik schatting. Deze kosten worden dus deels op SooS ingeboekt. Verder is het de eerste keer geweest dat dit evenement werd georganiseerd waardoor er geen kennis beschikbaar was over eventuele kosten ervan. Er moet in de volgende jaren beter gekeken worden naar wat er voor de organisatie van zo’n weekend werkelijk nodig is en op basis daarvan moet een realistische begroting gemaakt worden.
3.5 NOVAWeekend Doffe ellende. Letterlijk. Tip nummer een: noem je evenement nooit op zo’n manier. NOOIT. Dit jaar waren we weer terug naar de Mortel. Prima locatie waar iedereen veel vrijheid heeft gekregen. De eerste avond, nadat iedereen gegeten heeft en voorgedrongen heeft, is iedereen naar de kroeg vertrokken. Ze vonden ons daar echt geweldig. En dat waren we ook. Alleen het Jezus standbeeld vond het allemaal niet zo grappig. Ah ja, zo heilig zijn we niet (snap je hem?). De volgende ochtend werden we wakker… Ja en hoe ook. Was het sneeuw, was het as, was het coca? Nee hoor. Poederblusser. Blijkbaar met heel veel meuk erin waardoor mensen ziek werden en er ambulance assistentie nodig was. Nadat het duidelijk is geworden dat niemand in levensgevaar was zijn mensen weer verder gegaan met leuke dingen doen: zwemmen, paintballen en in de avond ook BBQ-en. Later gingen mensen nog uit in de grootste discotheek in Nederland – Time Out. Wat hadden ze daar voor gave lichten. En 12 zalen. De avond werd afgesloten met een vuurkampje op onze feest boerderij. En toen was het zondag, tijd om alles netjes op te ruimen en weer naar huis te gaan. Financiële situatie Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €1.500,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €1.544,93 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. De begroting en de uitgaven komen dus redelijk met elkaar overeen.
3.6 ZeilWeekend Het zeilweekend, terug van weg geweest. Nu voor de tweede keer op rij georganiseerd. Dit jaar tijdens het Hemelvaart weekend gehouden, iedereen was dus lekker vrij. Het vond plaats op het Grevelingenmeer, en er waren meerdere boten met zeil-enthousiastelingen. Natuurlijk ging er, net als met de WISPO traditie is geworden, een bier team mee. Heet weer zat mee, er is lekker gebarbecued op een onbewoond eiland, en een plaatselijke kroeg is onveilig gemaakt. Financiële situatie Voor dit evenement is er begin vorig jaar in totaal €1.000,00 begroot. Uiteindelijk is er in totaal €1782.22 uitgegeven voor het organiseren van dit evenement. De reden waarom hier overheen is gegaan is het feit dat de commissie hun plan niet kon realiseren met begrootte budget en aan het bestuur voor meer vermogen vroeg. Omdat er een grote animo voor dit evenement was met een leuke en goed gespecificeerde planning, is er hier akkoord mee gegaan.
3.7 Commissie Bedankje Het bestuur heeft besloten om ook dit jaar alle commissies leden te laten zien dat ze heel dankbaar waren voor alles wat ze in het jaar voor de vereniging hebben gedaan. Dat hebben ze gedaan door ze allemaal uit te nodigen op een commissie uitje. Daarvoor is er op een avond in mei een diner gehouden bij chinees wok restaurant Royal Palace in Delft. Het was een leuke manier om iedereen te bedanken voor zich actief in te zetten en het is zeker een aanrader om dat elk jaar te doen. Financiële situatie Dit evenement maakte gebruikt van het postje Ledenavonden kosten waarop ook andere kosten worden geboekt. Het is dus moeilijk om te zeggen wat voor invloed dit evenement op dat postje heeft gehad.
4. Afsluit evenementen 4.1 DIAS Ja, het was echt de laatste DIAS van De Haagse Hogeschool. En daarom was deze DIAS extra speciaal. Dit jaar bestond NOVACrew uit 12 mensen. De thema dit jaar was Wild Wild West. En dus werd de NOVAKar helemaal omgebouwd naar een postkoets. De SooS is een Saloon geworden met een echte saloon deur en een stoomtrein. NOVACrew heeft zelfs voor een “echte” paard gezorgd voor de enige echte Lucky Luke! Het programma stond alweer vol met verschillende activiteiten. Tijdens de Foto Puzzel Tocht heeft de NOVACrew de eerstejaars met foto spel beziggehouden waarbij ze verschillende gekke opdrachten moesten doen waarvan vervolgens foto’s werden gemaakt. Voor de nachtsurvival hebben ze een stier en bruine bonen soep geregeld. Tijdens de sport middag bij Sport en Cultuur hebben ze de deelnemers persoonlijke spelletjes laten doen waarvoor ze dollars konden winnen. Aan het einde van het weekend werd het bekend gemaakt dat de prijs voor het meeste dollars verzamelen een bedrag op de NOVA pas was om uit te geven in de SooS. Een leuk manier dus om mensen te motiveren om zich in te schrijven! De team kamp was eieren gooien en de kleding lijn. In de avond kon iedereen tijdens het schimmelspel de geschiedenis van NOVA leren kennen. De laatste dag ging de NOVACrew helpen met Kwibussen trekken en mee doen aan het volleybal toernooi.
4.2 OWee Dit jaar heeft NOVA voor de tweede keer mee gedaan aan de OWee. Er is speciaal daarvoor een commissie opgesteld die samen een programma van deze week heeft opgebouwd. Deze zag er als volgt uit: Maandagavond - Speciaal Bieren SooS. Dus heel veel speciale biertje, zowel op de tap als in de fles. En heerlijke kaasplankjes natuurlijk! Dinsdagavond - Een combinatie tussen NOVA Live en BBQ-OP. Dus eerst een BBQ buiten en daarna binnen een paar live bandjes. Om 23:00 begon Guy met draaien en kon het feest beginnen. Om twaalf uur was er een Happy Hardcore Hour van DJ Ary, dus happy hardcore en ook nog twee biertjes voor de prijs van een! Woensdag - AprèsSooShut. Deze avond is er een traditionele Flugel wedstrijd geweest, maar ook een Cocktail Happy Hour en een Slushpuppy Happy Hour, want alleen Flugel was natuurlijk niet genoeg zoete meuk. De hele avond mocht men genieten van de tunes van DJ Yorick. Donderdag - Go Wild Go NOVA. Omdat het de laatste dag was van de OWee zijn er deze avond weinig deelnemers lang gekomen. Het is dus een gezellige bar hang avond geworden. Behalve feestjes is de algemene promotie van de vereniging heel belangrijk. Daarom heeft NOVA er veel tijd in gestoken om aanwezig te zijn bij de Informarkt op de Grote Markt in Delft tijdens de eerste dag. Met de NOVAKar probeerden een paar leden van onze vereniging de deelnemers van de OWee kennis ta laten maken met NOVA en ze te overtuigen om die avond naar de SooS te komen. Op de tweede dag heeft de voorzitter, Anthony, ook deel genomen aan het presidentenforum. Tijdens drie rondes mocht hij aan ongeveer 2.500 deelnemers vertellen wat NOVA is en waar zij voor staat. Dat is een hele belangrijke mogelijkheid om de vereniging op grote schaal te promoten. Financiële situatie Over de afsluit evenementen van dit jaar zijn nog geen financiële gegevens over bekend omdat het officieel gezien in het volgend boekhoudjaar zit.
Nawoord Tot slot wil ik hierbij iedereen die mij afgelopen jaar heeft geholpen van harte bedanken. Vooral de leden van mijn fantastische commissies en de vrijwilligers die alle evenementen mogelijk hebben gemaakt. Zonder jullie had ik het nooit gered. Bedankt.
Tot SooS, Sus Ciechanska, Evenementen Manager der S.V. NOVA, 2013-2014.
