Evaluatie evenement Amsterdam Open Air 2012

Groengebied Amstelland AB 29-11-2012 Agendapunt 3c mededeling evaluatie evenement Amsterdam Open Air BIJLAGE 1

Evaluatie evenement Amsterdam Open Air 2012 1. Inleiding Op 26 en 27 mei 2012 heeft bij de Noordoever Gaasperplas in Amsterdam-Zuidoost voor de tweede keer, onder goede weersomstandigheden het openluchtfestival Amsterdam Open Air plaatsgevonden. Dit jaar was het voor het eerst een tweedaags festival. Het festivalterrein omvatte een groot deel van de noordoever van de Gaasperplas. Dit is het voormalige Floriadeterrein, gelegen achter de hoofdingang en daarmee vlakbij het metrostation Gaasperplas. De organisator had een aanvraag ingediend bij de gemeente voor 35.000 bezoekers. De gemeente heeft een vergunning verleend voor 30.000 bezoekers, met een maximum van 17.500 bezoekers per dag. Met circa 25.000 bezoekers was het festival goed bezocht. Als beheerder van het Gaasperplaspark is Groengebied Amstelland nauw betrokken geweest bij de voorbereidingen van het festival. In deze evaluatie staan de belangrijkste leerervaringen en aandachtspunten. N.B. Deze evaluatie kan gezien worden als een aanvulling op de evaluatie van 2011.

2. Invulling proces Amsterdam Open Air De in de taken en verantwoordelijkheden uit het evenementenbeleid GGA heeft Groengebied Amstelland voor Amsterdam Open Air ingevuld. 2.1. Onderzoek naar broedvogels en Vleermuizen Voorafgaand aan de eerste editie van het festival is een QuickScan flora en fauna uitgevoerd. Het ecologisch adviesbureau dat deze QuickScan heeft uitgevoerd kwam tot de conclusie dat het houden van het festival niet strijdig is met de flora en fauna wet indien een aantal voorzorgsmaatregelen in acht worden genomen. Deze voorzorgsmaatregelen zijn in 2011 en 2012 getroffen. In de evaluatie van 2011 kwam naar voren dat dit een goed element is dat moet worden behouden, omdat het laten uitvoeren van een natuurtoets door een onafhankelijk bureau duidelijkheid geeft over de maatregelen die moeten worden getroffen om eventuele aanwezige natuurwaarden op het festivalterrein te behouden. In vervolg op dit eerste onderzoek heeft het bestuur van Groengebied Amstelland besloten een aanvullend onderzoek uit te voeren voor de editie van 2012. Dit onderzoek had betrekking op het effect van geluid op broedende vogels. Tijdens de voorbereiding van dit onderzoek heeft een omwonende een melding gedaan van een mogelijke overtreding van de flora- en fauna wet bij de Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit, die deze melding doorgegeven heeft aan de Dienst Regelingen van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, wat gezien kan worden als een verzoek tot handhaving. De inspectie van het ministerie heeft Groengebied Amstelland gevraagd om informatie, waarop de QuickScan Flora en fauna en de conceptopzet voor het aanvullend onderzoek zijn toegestuurd. De inspectie heeft het groengebied in reactie daarop aanwijzingen gegeven waarmee in de definitieve onderzoeksopzet en bij het treffen van voorzorgsmaatregelen(mitigerende maatregelen) voor de editie van 2012 rekening is gehouden. Met de inspectie is ook afgestemd over het gevoerde maaibeheer.

Evaluatie evenement Amsterdam Open Air 2012 - pagina 1 van 6

Op 18 mei 2012 heeft de staatssecretaris geoordeeld, op basis van de onderzoeken, voorgenomen voorzorgsmaatregelen en het gevoerde beheer, geen aanleiding te zien handhavend op te treden en het verzoek tot handhaving af te wijzen. Inmiddels toont ook het onderzoek naar effecten van geluid op broedvogels aan dat er nagenoeg geen effect waarneembaar is op broedende vogels. Dit onderzoek is uitgevoerd door bureau Waardenburg. Zij hebben al meerder onderzoeken gedaan naar effecten van geluid van evenementen op broedvogels. De uitkomsten van het onderzoek bij Amsterdam Open Air sluiten aan bij de uitkomsten van eerdere onderzoeken elders. Het volledige rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen is als bijlage 3 toegevoegd 2.2. Maaibeheer Uit de evaluatie van 2011 kwam het volgende aandachtspunt naar voren:  Ondanks dat er geen sprake is van het maaien van wettelijk beschermde planten moet Groengebied Amstelland voorkomen dat door aanpassingen in beheer ter voorbereiding op een evenement waardevolle plantensoorten negatieve gevolgen ondervinden. Voorafgaand aan het evenement is door de ecoloog van Recreatie Noord Holland gekeken naar mogelijke rode lijst soorten op de grasparkeerplaatsen, voordat deze gemaaid werden. Er bleken op die plaatsen geen rode lijst soorten voor te komen. Schrale grasparkeerplaatsen met interessante kruiden en graslanden zijn ook zoveel mogelijk gespaard gebleven (niet of zo laat mogelijk gemaaid). Op het evenemententerrein zijn interessante vegetatieranden (gras/ruigte) zoveel mogelijk gespaard gebleven door dat in een vroeg stadium deze gedeelten door de organisatie met lint zijn afgezet. 2.3. Communicatie 2.3.1. Conclusies evaluatie 2011 Uit de evaluatie van 2011 kwamen de volgende aandachtspunten op het gebied van communicatie naar voren:  De gemeente dient voorafgaand aan het evenement tijdig duidelijkheid te geven over de afdeling die verantwoordelijk is voor het afgeven van de vergunning en welke inspanningen de organisator hiervoor moet leveren;  Groengebied Amstelland dient in aanloop naar het evenement altijd op de hoogte te zijn van aanpassingen in de omvang van het evenemententerrein en het daaraan verbonden aantal bezoekers. Hierin ligt een taak van de organisator. Groengebied Amstelland dient de organisator hierop tijdig aan te spreken;  Dit geldt eveneens voor afspraken die de organisator maakt met de brandweer in verband met veiligheid. Ook op dit punt zal Groengebied Amstelland de organisator moeten aanspreken;  Speciaal aandachtspunt vormt de status van het evenementenbeleid van Groengebied Amstelland. Omdat dit beleid de kaders van evenementen beschrijft dient hieraan steeds getoetst te worden en dient voor alle betrokkenen de status van dit beleid duidelijk te zijn. Voor geïnteresseerden dient dit beleid openbaar toegankelijk te zijn.


Daarnaast werd aangegeven in de evaluatie dat de goede elementen in de communicatie behouden moesten worden:  Korte, directe lijnen van Groengebied Amstelland met de gemeente en de organisator zorgen ervoor dat partijen elkaar snel weten te vinden en elkaar snel op de hoogte van ontwikkelingen kunnen brengen;  Duidelijkheid over de interne projectorganisatie en de daarbij behorende rollen en taken, zowel intern als extern, draagt bij aan een gestructureerde en efficiënte werkwijze;  Transparante en open communicatie met omwonenden en het snel en persoonlijk beantwoorden van individuele vragen van omwonenden draagt bij aan het creëren van draagvlak voor evenementen. Overigens dienen betrokken partijen tijdig afspraken te maken over hun rol en verantwoordelijk bij de communicatie met de diverse doelgroepen. Hieronder wordt per paragraaf, waar dit aan de orde is, besproken hoe er met de conclusies en aanbevelingen uit 2011 is omgegaan. 2.3.2. Met het bestuur In de algemene bestuursvergadering van 10 november 2011 is de evaluatie van de editie 2011 aan de orde geweest. De conclusies en aanbevelingen uit deze evaluatie zijn uiteraard meegenomen bij de editie 2012 2.3.3. Met vergunningverlener Stadsdeel Zuidoost Naar aanleiding van de evaluatie van 2011 kan gezegd worden dat de vergunningaanvraag voor 2012 door Stadsdeel Zuidoost voortvarend is opgepakt er was meer duidelijk over de verantwoordelijke afdeling voor vergunningverlening en de inspanningen die de organisator moest leveren. In december 2011 vond het eerste afstemmingsoverleg plaats met de hulpdiensten, gevolgd door een overleg in januari 2012. Daarna duurde het nog wel lang tot alle hulpdiensten hun adviezen hadden afgegeven. De vergunning is uiteindelijk 1 week voor het evenement afgegeven. 2.3.4 Met de organisator In 2012 was de samenwerking met de communicatieafdeling van de organisatie uitstekend, waarbij er duidelijk rekening gehouden is met de conclusies uit de evaluatie van 2011, namelijk dat de organisator vanaf het begin af aan duidelijk is geweest over de te gebruiken terreinen en de bezoekersaantallen. De eventuele wijzigingen zijn vroegtijdig aangegeven. De organisator zorgde daarbij dat ook voor communicatie over de eigen initiatieven, zoals een cadeau voor de omgeving. De korte, directe lijnen met de organisator zijn gehandhaafd. Ook dit jaar heeft er tijdens het evenement zelf enkele keren overleg plaatsgevonden met de organisator, gemeente en politie waarbij ook vertegenwoordigers van Groengebied Amstelland aanwezig waren. Als beheerder heeft Groengebied Amstelland hier vooral de gebiedskennis ingebracht waardoor snel op aandachtspunten kon worden ingespeeld.


2.3.5. Met omwonenden In 2012 is in grote lijnen voor dezelfde aanpak van de communicatie met omwonenden gekozen als in het eerste jaar, omdat het nu om een twee daags festival ging met grotere bezoekersaantallen. (maximaal 30.000 bezoekers ten opzichte van 10.000 in 2011). Er zijn dit jaar, namens de organisator en Groengebied Amstelland uitnodigingen voor een informatieavond voor omwonenden uitgegaan. Deze brieven zijn dit jaar nog ruimer verspreid (14.000 exemplaren). Op de informatieavond kwamen circa 50 personen af. De avond is goed verlopen. Naast kritische geluiden lieten ook voorstanders van zich horen. De vraag is of een dergelijke avond volgend jaar nog nodig is, of dat er kan worden volstaan met een (of twee) brieven aan bewoners. De vragen specifiek gericht aan Groengebied Amstelland, die voorafgaand aan het evenement via e-mail zijn binnengekomen, zijn beantwoord. Overigens waren deze vragen weer afkomstig van een kleine groep. In totaal zijn op deze wijze circa 10 tot 15 vragen beantwoord. De meeste vragen hadden betrekking op:  Het tijdstip van het evenement omdat dit in het broedseizoen viel;  De beperkte toegankelijkheid van het park zoals de gestremde paden;  Het maaien van kruidenrijke zoomen;  De geluidsoverlast tijdens het evenement. Net als vorig jaar was er sprake van een sterke wind uit het noorden die waarschijnlijk zorgde voor extra geluidsoverlast voor de woonwijk aan de zuidkant van de Gaasperplas. Uit deze wijk kwamen meerdere klachten over geluidsoverlast. Ook na het evenement werden de beheerders van Groengebied Amstelland tijdens terreinbezoek enkele keren aangesproken over de geluidsoverlast. Het is aan te bevelen dat de gemeenten bij de communicatie naar omwonenden over grootschalige evenementen aangeeft dat deze geluidsoverlast kunnen veroorzaken, maar dat de gemeente voor zover mogelijk deze overlast zo goed mogelijk verdeelt over de stad. Aandachtspunt in de communicatie met omwonenden is de status van het evenementenbeleid van Groengebied Amstelland. Dit beleid kunnen belangstellenden vinden op de website van Groengebied Amstelland. Het betreft echter, net als in 2011, nog steeds conceptbeleid, dat ter inspraak is voorgelegd aan de raden van de participerende gemeenten. Daarna heeft definitieve vaststelling op zich laten wachten, omdat nog geen overeenstemming was met de participanten over de nieuwe algemene verordening, waar ook nog een wijziging met betrekking tot evenementen in stond. In de najaarsvergadering kan het bestuur het evenementenbeleid definitief vaststellen. Voor betrokkenen en dus ook omwonenden was de status van dit beleid, zeker in het begin van het proces, niet geheel duidelijk. 2.3.6. Intern De projectgroep die door Groengebied Amstelland is ingesteld voor de voorbereiding en ondersteuning van het festival Amsterdam Open Air 2012 heeft ook dit jaar naar tevredenheid gefunctioneerd. De projectleider fungeerde als centrale aanspreekpunt voor zowel de organisator van het festival als Stadsdeel Zuidoost. Omdat de betrokken partijen dit centrale aanspreekpunt ook als zondanig gebruikten, kon de projectleider de vragen doorspelen naar de intern verantwoordelijken en deskundige medewerkers. De communicatie met de beheermedewerkers van Groengebied Amstelland verliep naar tevredenheid. Toezichthouders van Groengebied Amstelland hebben tijdens het festival toezichttaken buiten het festivalterrein uitgevoerd en hadden op het festivalterrein zelf geen taken. Dit was voor alle partijen duidelijk en heeft goed gewerkt.


3. Nazorg Doordat voorafgaande aan het evenement er veel neerslag was gevallen, waren de terreinen verzadigd met water en kwetsbaar. Dit heeft er toe geleid dat er de nodige sporen zijn gereden. De schade is op kosten van de organisator hersteld. Echter doordat daarna er regelmatig grote hoeveelheden neerslag is gevallen duurt het herstel van de grasmat dit jaar aanmerkelijk langer dan vorig jaar. Er wordt met de organisator gekeken naar maatregelen om dit in de toekomst te kunnen voorkomen. Bij het nemen van eventuele maatregelen kan gedacht worden aan het verbeteren van de afwatering d.m.v. drainage en/of het opvullen van enkele terreinen. De vragen van omwonenden die tijdens of na afloop van het evenement zijn gesteld, zijn verzameld en zijn/worden beantwoord door het Stadsdeel Zuidoost vanwege eenduidige berichtgeving. Stadsdeel Amsterdam Zuidoost heeft met de betrokken partijen kort na het evenement geëvalueerd. Over het algemeen zijn alle partijen tevreden over het verloop van het festival. De verbeterpunten worden meegenomen in de voorbereidingen van volgend jaar.

4. Conclusie Een van de evaluatiepunten uit het evenementenbeleid van Groengebied Amstelland is de goede samenwerking die uit de evaluatie moet blijken:  De organisator van grote evenementen is tevreden over de communicatie met de gemeenten;  Gemeenten en Groengebied Amstelland zijn tevreden over de onderlinge samenwerking. Uit de gesprekken met betrokken partijen en uit deze evaluatie blijkt dat beide vragen positief kunnen worden beantwoord wanneer enkele aandachts- en verbeterpunten in acht worden genomen. Het betreft de volgende aandachts- en verbeterpunten  De gemeente dient nog meer de coördinerende rol te vervullen als vergunningverlener als bevoegd gezag. Dit door te zorgen dat de hulpdiensten tijdig hun advies in indienen, zodat ook tijdig duidelijkheid kan worden gegeven aan de organisator waar zij aan moeten voldoen;  Het is aan te bevelen dat de gemeenten bij de communicatie naar omwonenden over grootschalige evenementen aangeeft dat deze geluidsoverlast kunnen veroorzaken, maar dat de gemeente voor zover mogelijk zich zal inzetten om deze overlast zo goed mogelijk te verdelen over de stad.  Het groengebied dient zo spoedig mogelijk in afstemming met de organisator te kijken hoe de waterhuishouding kan worden verbeterd, zodat de draagkracht van het evenementen terreinen wordt verbeterd, er daardoor minder schade zal ontstaan en bij e.v.t. schade dat de terreinen spoediger zullen herstellen. Uitgangspunt hierbij zal zijn dat de organisatie die kosten voor zijn rekening neemt, die uitsluitend noodzakelijk zijn voor het evenement;  Het door het bestuur vaststellen van het evenementenbeleid van Groengebied Amstelland. Omdat dit beleid de kaders van evenementen beschrijft dient hieraan steeds getoetst te worden en dient voor alle betrokkenen de status van dit beleid duidelijk te zijn. Voor geïnteresseerden dient dit beleid openbaar toegankelijk te zijn (publicatie, website e.d.).


Buiten de bovenomschreven aandachts- en verbeterpunten is het uiteraard ook van belang de goede elementen te behouden omdat deze hun werking hebben bewezen tijdens het eerste en tweede jaar Amsterdam Open Air. Er is gebleken dat:  Korte directe lijnen van Groengebied Amstelland met de gemeente en de organisator zorgen er voor dat de partijen elkaar snel weten te vinden en elkaar snel op de hoogte van ontwikkelingen kunnen brengen;  Duidelijkheid over de interne projectorganisatie en de daarbij behorende rollen en taken zowel intern als extern draagt bij aan een gestructureerde en efficiënte werkwijze;  Rekening houden met de uitkomsten van de QuickScan flora en fauna en het aanvullend onderzoek op het gebied van broedende vogels en Vleermuizen;  Transparante en open communicatie met omwonenden draagt bij aan het creëren van draagvlak voor evenementen en het snel en persoonlijk beantwoorden van individuele vragen van omwonenden is hierbij een belangrijk element. Overigens dienen betrokken partijen tijdig afspraken te maken over hun rol en verantwoordelijk bij de communicatie met de diverse doelgroepen.


Evaluatie evenement Amsterdam Open Air 2012

Recommend Documents