Evaluatie adviesgesprek Het verkrijgen van de uitnodigingen.
Opzet De enquêtes worden uitgevoerd m.b.v. de online mogelijkheden op tevreden.nl. Elke apotheek heeft hier zijn eigen account en kan ook zelf de resultaten inzien en analyseren. Service Apotheek kan centraal een overal rapport inzien en analyseren. De patiënten worden door de apotheek uitgenodigd, d.m.v.: • • •
Uitnodiging versturen per mail, of Code kaartje, of Meegeven van de Enquête (papieren enquête)
Maken van de uitnodigingen De apotheek doet voor alle methoden de voorbereidingen zelf vanuit zijn serviceapotheek.tevreden.nl account. (bent u uw inlog gegevens kwijt, neem dan contact met Service Apotheek via:
[email protected]). Onderstaand wordt beschreven: • • • •
Uitnodiging versturen per mail Hoe u een codekaartje maakt, Hoe een gecodeerde papieren enquête maakt, Invullen/verwerken van de enquête,
pag. 2 pag. 3 pag. 10 pag. 13
1
Uitnodiging versturen per mail. Onderstaand de stappen om een uitnodiging per mail te versturen.
•
Ga naar serviceapotheek.tevreden.nl
•
Vul de apotheek gegevens rechts boven in bij in het inlog veld o Indien de gegevens kwijt zijn kun je deze op vragen bij
[email protected] Ga na inloggen naar het tabblad ‘Tevredenheidsonderzoek’ Op de map van jou apotheek in het linker menu en open vervolgens de map ‘Evaluatie medicatiereview’
• •
• •
Klik op ‘Evaluatie medicatieadviesgesprek’ Klik vervolgens in de linker balk in het blok ‘Onderzoek uitvoeren’ op ‘Per e-mail’.
•
Vul voor het versturen van een e-mail naar de patiënt in: o E-mail: e-mail adres van de patiënt (indien niet aanwezig, vragen aan patiënt) o Achternaam: Achternaam van de patiënt. Klik vervolgens op de ‘verzenden’ button. Patiënt ontvangt een persoonlijke uitnodiging per mail.
• •
2
Zelf code stickers maken. Wat heeft u nodig: • • • •
Avery sticker vellen 7656 (25 vellen) o Te bestellen bij Holland Pharma, artikelnummer 817280 Avery wizard voor Microsoft Office (downloaden van www.avery.nl , onder tabblad software). Service apotheek KTO flyers o Te bestelen bij Holland Pharma, ZI-nummer: 15693503 Word & Excel.
Hoe maakt u de sticker vellen Codes aanmaken 1. Ga naar service apotheek.tevreden.nl en log in met uw inloggegevens. Vul hier uw inlog gegevens in
2. Als u ingelogd bent gaat u naar het tabblad ‘Tevredenheidsonderzoek’
Tabblad tevredenheidsonderzoek
3
3. Vervolgens klapt de map van uw apotheek uit.
Klink op ‘+’ om uit te klappen
4. Kies vervolgens voor de map ‘Evaluatie Medicatiereview’ en vervolgens document ’Evaluatie Medicatie advies gesprek’ .
Kies hier de enquête
4
5. Kies vervolgens uit het onderste menu (Onderzoek uitvoeren) ‘Per code/flyer’.
Per code/flyer
6. Om een Excel bestand met codes te maken, vult u het volgende in bij: Kies het type uitnodiging:
alleen lijst met respondentcodes (XLS)
Registreren in responsrate:
ja, meteen
Vragen om responsgegevens: nee, er wordt niet gevraagd om respondentgegevens Kies het aantal exemplaren:
84 (hiermee komt het precies op 1 stickervel)
(wilt u meer codes, ga dan na stap 7 terug naar stap 4) E-mailadres:
vul hier adres waar het bestand heen gestuurd word.
Alles ingevuld? druk nu op de knop ‘genereer uitnodiging!’ en u krijgt de melding dat bestand verzonden is.
7. Er wordt nu een mailtje naar het ingevulde e-mail adres gestuurd. Sla het Excel bestand op met een herkenbare naam, bv. ‘codes bezoek’, op uw pc.
5
Template maken in word 1. Download van www.avery.nl de Avery wizard en installeer deze op uw pc. In Word is nu een extra werkbalk ‘Avery’ zichtbaar. 2. Open nu de Avery wizard in word door op het blauwe icoontje te klikken.
3. Klik in de Avery wizard nu op volgende en vul in het zoekscherm ‘7656’ om bij het juiste format etiketten te komen. En selecteer de regel ‘L7656’
4. Klik op ‘volgende’ en selecteer in onderstaand scherm ‘staand’, gevolgd door volgende
6
5. Kies nu de optie ‘Gegevens uit een bestaand bestand samenvoegen’, gevolg door te klikken op ‘volgende’.
6. Klik nu op de Excel-button en ‘zoek gegevens bestand door te bladeren naar het bestand met de codes. Klik nu op ‘volgende’.
Blader om te zoeken naar het bestand
7
7. Kies in het scherm ‘veldnamen’ de regel ’Vragenlijst’ en klik vervolgens op de button ‘veld aan ontwerp toevoegen’. Selecteer nu <
> en verander het lettertype naar puntgrote 12. Klik nu op ‘volgende’.
Lettertype & grootte
Kies ‘Vragenlijst’
Veld toevoegen
8. Selecteer nu bij ‘samenvoegingsrichting’: ‘Omlaag doorvoeren’.
9. U kunt controleren of het goed gaat met ‘Afdrukvoorbeeld’ of u onderstaand scherm krijgt. Of u kunt direct op ‘voltooien’ klikken.
8
10. U kunt nu vanuit word dit bestand afdrukken. Zorg ervoor dat u het stickervel op de juiste wijze in de printer legt. Code-flyers maken 1. Plak de sticker op het daarvoor bestemde vakje van de flyer.
9
De papieren Enquête Onderstaand de stappen die de apotheek moet doorlopen.
•
Ga naar serviceapotheek.tevreden.nl
•
Vul de apotheek gegevens rechts boven in bij in het in log veld o Indien de gegevens kwijt zijn kun je deze op vragen bij [email protected] Ga na inloggen naar het tabblad ‘Tevredenheidsonderzoek’ Op de map van jou apotheek in het linker menu en open vervolgens de map ‘’ Evaluatie medicatiereview’
• •
• •
Klik op ‘Evaluatie medicatieadviesgesprek’ Klik vervolgens in de linker balk in het blok ‘Onderzoek uitvoeren’ op ‘per code/flyer’.
10
•
Er zijn nu twee mogelijkheden: o Je wilt enkel enquêtes of je wilt enquêtes met een begeleidende brief. Beide zijn voorzien van een unieke verwerkingscode o Voor het aanmaken van enkel enquêtes: In het rechterscherm bij: • Kies type uitnodiging: alleen vragenlijst (PDF) • Registreren in responsrates?: ja, meteen • Vragen om respondentgegevens?: nee, er wordt niet gevraagd … • Kies het aantal exemplaren: keuze van hoeveelheid • E-mailadres: vul hier mailadres in waar bestand ontvangen kan worden.
•
Druk nu op ‘Genereer uitnodigingen’ o Er wordt een pdf bestand gestuurd naar opgegeven mailadres.
11
o
Voor het aanmaken van enquetes met voorbrief: In het rechterscherm bij: • Kies type uitnodiging: voorbrief en vragenlijst (PDF) • Registreren in responsrates?: ja, meteen • Vragen om respondentgegevens?: nee, er wordt niet gevraagd … • Kies het aantal exemplaren: keuze van hoeveelheid • E-mailadres: vul hier mailadres in waar bestand ontvangen kan worden.
•
Druk nu op ‘Genereer uitnodigingen’ o Er wordt een pdf bestand gestuurd naar opgegeven mailadres.
LET op: Het is van belang dat u bij het aantal exemplaren het aantal invult, zodat u bij elke enquête een uniek nummer ontvangt. Dit is van belang voor de betrouwbaarheid en validatie van de enquête. Op het opgegeven mailadres ontvangt u nu van ‘[email protected]’ een mail met in de bijlage een PDF bestand. Dit pdf bestand bevat de enquêtes die u door middel van bovenstaande stappen heeft aangemaakt. Het pdf bestand print vervolgens uit. U heeft nu een stapel unieke enquêtes.
12
Invullen / Verwerken van de enquêtes. Uitnodiging per e-mail: De patiënt heeft een e-mail ontvangen met een persoonlijke link naar de enquête. Na invullen wordt de enquête automatisch verwerkt. U hoeft hier verder niks aan te doen.
Codekaartjes De patiënt gaat naar serviceapotheek.tevreden.nl en vult de code van het kaartje in het blokje ‘Reageer met uw code’
Verwerken papieren enquête Nadat de enquêtes van de patiënten retour zijn gekomen, verwerkt de apotheek deze via serviceapotheek.tevreden.nl. Op elke enquête staat een referentie nummer, voorbeeld: 11732727-947653. De code wilt u in op de website in bij het blokje ‘Reageer met uw code’. Vervolgens kunt u de ingevulde enquête verwerken. Op deze wijze brengt u alle retour gebrachte/zonden enquêtes in. U dient de originele papieren versie te bewaren.
13
