EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN JASA PERAWATAN AIR CONDITIONER DAN PIUTANG PADA CV. MAVISTA TECHNIC Adistya Maharani Drs. P. Basuki Hadipradjitno, MBA., MSAcc., Akt ABSTRACT Sales represent one of aspect which is necessary for company effort to obtain profit. Unfavourable sales management directly will harm company. Therefore company need to provide internal control system of sales and account receivable in order to lessen the possibility of the happening of deviation, extravagance, ineffectiveness and inefficiencies which can harm company. CV. Mavista Technic apply such a sales system poured in Company Operational Standart Procedure which is arrange about how process of its management and sales ought to be conducted. Company’s activity to reach target with have been marked with lines have to do control. The control have to give benefit, in this case can improve effectiveness and also operation efficiency. The control also aim to to be everything walk as according to ought to. This material control to account receivable. Target of this Research is to conduct evaluation of internal system sales service control and account receivable at CV. Mavista Technic Air Conditioner. Data collected by observation and interview method. Analysis conducted by qualitative and quantitative method, comparing theory with reality, and also examining related document by using attribute sampling stop or go sampling model. And by using test qualitative to internal control questioner of account receivable which relate at COSO framework at internal control elements. Pursuant to the evaluation, showing that internal system sales service control at CV. Mavista Technic Air Conditioner which covering organization chart, system of authorization and record-keeping procedure, healthy practice and also employees which is qualified according to its responsibility specified by Company Operational Standart Procedure and has not digress from theory of accountancy science. And the result of examination indicate that from internal control activity element and risk less effective, while environmental element of control, information element and communications, and also monitoring element have is effective. Key words : internal control system, sales, account receivable, attribute sampling, stop-or-go sampling.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan perusahaan saat ini semakin pesat. Era saat ini mendorong banyak perusahaan untuk semakin memperluas usahanya dengan meraih pangsa pasar. Hal tersebut mendorong terjadinya persaingan ketat antar perusahaan. Perusahaan adalah suatu instansi yang terorganisir, berdiri dan berjalan yang tidak dapat terlepas dari hukum ekonomi dan prinsip dasar perusahaan pada umumnya. Perusahaan didirikan untuk mencari laba yang sebesar-besarnya dan untuk dipertahankan kelangsungan hidup usahanya. Perusahaan banyak melakukan usaha untuk mencapai tujuannya itu. Tentu saja kelangsungan usaha ini dapat terwujud jika barang atau jasa yang ditawarkan dapat diterima di pasaran, dan dapat menarik pangsa pasar. Oleh karena itu, penting untuk perusahaan mempelajari sistem penjualan, karena penjualan merupakan sumber penghasilan bagi perusahaan. Penjualan yang sukses adalah penjualan yang dapat menguasai pangsa pasar. Dengan peningkatan penjualan maka laba yang akan diperoleh perusahaan
akan
meningkat
serta
perusahaan
akan
dapat
melanjutkan
kelangsungan hidupnya. Evaluasi mengenai sistem pengendalian intern penjualan ini akan memberikan
informasi-informasi
yang
penting
bagi
perusahaan
dalam
menjalankan usahanya dengan baik, dan dapat meningkatkan usahanya. Tentu saja aktivitas penjualan akan menghasilkan produktivitas yang optimal jika diimbangi oleh sistem pengendalian intern penjualan yang baik. (Mulyadi, 2002). Sistem pengendalian intern ini yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai mengenai pencapaian tujuan yaitu, keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.
Oleh karena itu diperlukan evaluasi mengenai sistem
pengendalian intern dan sistem informasi terhadap penjualan untuk tetap mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan serta tercapainya tujuan perusahaan. CV. Mavista Technic merupakan suatu perusahaan yang bergerak di
bidang pelayanan barang dan jasa peralatan mekanikal dan elektrikal. Bidang usahanya meliputi sales, design, instalasi, maintenance, repair, sparepart, dan rental khususnya pada peralatan sistem refrigasi dan tata udara. Dalam penjualan barang, perusahaan juga menawarkan adanya pemberian kredit, sehingga CV. Mavista Technic juga memiliki piutang usaha dalam penjualan barang. Oleh karena itu, kebutuhan akan pengendalian intern terhadap piutang usaha perusahaan juga dibutuhkan. Kecurangan yang mungkin dilakukan melalui ketiga point of payment di atas adalah melalui pencatatan palsu pada lembar kuitansi, yakni data kuitansi yang diberikan kepada pelanggan tidak sama dengan rangkap kuitansi merah dan kuning yang diserahkan kepada bagian piutang dan bagian keuangan. Apabila kecurangan ini terus menerus dilakukan, maka akan sulit bagi masing-masing personil untuk mengingat jatuh tempo setiap pelanggan, yang pada akhirnya menyebabkan meningkatnya jumlah piutang tak tertagih. Transaksi jasa perawatan Air Conditioner merupakan transaksi yang paling banyak terjadi dalam usaha ini sehingga evaluasi sistem dalam penjualan jasa ini perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat kepatuhan terhadap standar operasional perusahaan yang berlaku dan kesesuaian dengan teori yang terdapat dalam ilmu akuntansi, serta memberikan jaminan terhadap kebenaran, kelengkapan dokumen dan pencatatan pada proses penjualan, sehingga akan menghindari adanya penyalahgunaan dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah Sistem pengendalian intern dan sistem informasi dalam suatu perusahaan sangatlah penting, karena pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya dan sistem informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional pada perusahaan CV. Mavista Technic. Pada CV. Mavista Technic, penjualan jasa perawatan Air conditioner merupakan
kegiatan yang paling banyak ditangani oleh perusahaan dan ujung tombak kelangsungan hidup perusahaan. Sehingga penelitian ini hanya dibatasi pada sistem pengendalian intern dan sistem informasi penjualan jasa perawatan Air conditioner. Berdasarkan hal tersebut maka perumusan masalahnya adalah apakah jika menggunakan sistem pengendalian intern penjualan jasa perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic dan piutang usaha dapat dikatakan efektif?
1.3 Tujuan Penelitian Penelitian yang dilakukan ini, memiliki tujuan untuk: Manajemen CV. Mavista Technic sebagai evaluasi penerapan sistem pengendalian intern penjualan jasa perawatan Air Conditioner dan piutang usaha.
TELAAH PUSTAKA
2.1 Landasan Teori dan Penelitian Terdahulu Menurut AICPA dalam SAS 55 dan penjelasan lebih lanjut pada AU 319.09 struktur pengendalian internal suatu perusahaan meliputi kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu perusahaan tersebut akan dapat dicapai. Dari definisi diatas dapat kita lihat bahwa terdapat 3 hal penting yang berkenaan dengan struktur pengendalian intern yaitu kebijakan, prosedur dan tujuan.
2.2 Pengendalian Intern Standar Auditing Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraph 06 mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3. Efektivitas dan efisiensi operasi
2.3 Sistem Pengendalian Intern 2.3.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2002) Sistem pengendalian internal meliputi organisasi,
metode
dan
ukuran-ukuran
yang
dikoordinasikan
untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen. Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian intern, auditor melakukan dua macam pengujian: 1. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian intern Untuk menentukan apakah informasi mengenai pengendalian yang dikumpulkan oleh auditor benar-benar ada, auditor melakukan dua macam pengujian: a. Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu. b. Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat. 2. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern Dalam pengujian tingkat kepatuhan klien terhadap pengendalian intern, auditor dapat menempuh prosedur audit berikut ini: 1. Mengambil sampel bukti kas masuk dan memeriksa kelengkapan dokumen pendukungnya serta tanda tangan pejabat yang berwenang baik dalam bukti kas keluar maupun dokumen pendukungnya. 2. Melaksanakan pengujian bertujuan ganda yang merupakan kombinasi antara pengujian yang tujuannya untuk menilai efektivitas pengendalian intern (pengujian pengendalian) dan pengujian yang tujuannya menilai kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan (pengujian substantif). 2.3.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut
Romney
(2006
:
231)
lima
komponen
Pengendalian Internal COSO yang saling berhubungan, yaitu:
Model
1) Lingkungan Pengendalian 2) Aktivitas Pengendalian 3) Penilaian Resiko 4) Informasi dan Komunikasi 5) Pengawasan 2.3.3
Pengujian Pengendalian Intern Attribute sampling disebut pula dengan proportional sampling.
Digunakan terutama untuk menguji efektivitas pengendalian intern. Ada tiga model attribute sampling (Mulyadi, 2002): (a) Fixed-sample-size attribute Model pengambilan sampel ini adalah model yang paling banyak digunakan dalam audit. Pengambilan sampel dengan model ini ditujukan untuk memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu dalam suatu populasi. (b) Stop-or-go-sampling Model pengambilan sampel ini sering juga disebut dengan decision attribute sampling. Model ini dapat mencegah auditor dari pengambilan sampel yang terlalu banyak, yaitu dengan cara menghentikan pengujian sedini mungkin. Model ini digunakan jika auditor tidak menemukan adanya penyimpangan atau menemukan jumlah penyimpangan tertentu yang telah ditetapkan, ia dapat menghentikan pengambilan sampelnya. (c) Discovery sampling Model pengambilan sampel ini cocok digunakan jika tingkat kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangat rendah (mendekati nol). Dalam model ini auditor menginginkan kemungkinan tertentu untuk menemukan paling tidak satu kesalahan, jika kenyataannya tingkat kesalahan sesungguhnya lebih besar dari yang diharapkan. Discovery sampling dipakai oleh auditor untuk
menemukan
kecurangan, pelanggaran yang serius dari unsur pengendalian intern dan ketidakberesan yang lain.
2.4 Penelitian Terdahulu Tabel 2.1 Hasil-hasil Penelitian Terdahulu No.
1
Judul dan Peneliti
Tujuan Penelitian
Hasil
dan Metode Penelitian
Penelitian
Evaluasi Efektivitas
Tujuan penelitian:
SPI Pengeluaran
Sistem Pengendalian
1. Untuk menganalisis
kas efektif
Intern Penjualan Kredit
faktorfaktor yang
Pada PT. Repex
berpengaruh di dalam
International Branch
pengendalian penjualan
Semarang.
kredit
Peneliti: Achmad Arief Marjuki, 2006
2. Untuk mengetahui pengaruh faktor-faktor kebijakan piutang satu persatu terhadap pengendalian penjualan kredit Metode penelitian: 1. Metode kualitatif: unsur sistem pengendalian intern 2. Metode kuantitatif: atribut sampling/ proportional sampling dengan alat analisis fixed-sample-size attribut sampling
2
Evaluasi Atas Prosedur
Tujuan Penelitian:
Pengendalian
Pemeriksaan
Untuk mengetahui bahwa
Intern penjualan
Operasional Dalam
pengendalian intern penjualan
efektif
Meningkatkan
telah
Efektivitas
berjalan secara efektif
Pengendalian Intern
Metode Penelitian:
Penjualan.
1. Jenis dan sumber data yang
Peneliti: Iriyadi, 2004,
dikumpulkan terdiri dari
Jurnal Ilmiah
data primer dan data
Ranggagading
sekunder yang bersifat kualitati dan kuantitatif 2. Teknik pengambilan data yang dilakukan dengan wawancara dengan pihakpihak yang terkait dalam perusahaan dan meninjau langsung proses kerja dalam perusahaan 3. Alat dan teknik pengumpulan data dengan melakukan penelitian kepustakaan, penelitian lapangan yaitu dengan observasidan interview dan melakukan analisis.
2.5 Kerangka Pemikiran Penelitian ini mengevaluasi sistem pengendalian intern penjualan jasa perawatan Air Conditioner CV. Mavista Technic. Langkah yang dilakukan diawali dengan menguji keberadaan unsur-unsur sistem pengendalian intern dan sistem informasi yang seharusnya berlaku di CV. Mavista Technic dengan berdasar pada Standar Operasional Perusahaan, dan membandingkannya menurut teori kajian pustaka.
Gambar 2.1 Skema Kerangka Teoritis Evaluasi Sistem Pengendalian Intern dan Sistem Informasi Penjualan Jasa Perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic
Sistem pengendalian intern dan sistem informasi penjualan dalam praktik dan standar operasional yang berlaku dalam perusahaan
Sistem penjualan menurut teori
Pencapaian Sistem Pengendalian Intern pada CV. Mavista Technic metode deskriptif analisis dengan pendekatan studi kasus: 1. Membandingkan teori mengenai SPI dengan praktik SPI pada perusahaan 2. Membandingkan praktik pengendalian intern piutang usaha dengan menggunakan COSO pada perusahaan 3. Pengujian sistem otorisasi dan prosedur pencatatan aktivitas penjualan melalui attribute sampling model stopor-go sampling Hasil Penelitian
METODE PENELITIAN
3.1 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional Variabel 3.1.1 Variabel Penelitian 1. Sistem Pengendalian Intern Suatu sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efektivitas dan
efisiensi operasi dan mendorong dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku (Mulyadi, 2000). 2. Efektivitas Efektivitas adalah tujuan dibandingkan dengan kluaran (output). Efektivitas sistem pengendalian intern berarti tujuan dibandingkan dengan keluaran.Sistem pengendalian intern dikatakan efektif jika sistem tersebut telah benar-benar sesuai dengan yang direncanakan oleh perusahaan. (Mulyadi, 2000). 3.1.2 Definisi Operasional Sesuai dengan permasalahan dalam penelitian ini, maka variabel yang diteliti yaitu: 1.
Unsur-unsur Sistem pengendalian Intern
a.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
b.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya.
c.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
2.
Efektivitas Pengujian pengendalian apabila batas ketepatan atas yang dicapai (AUPL) lebih rendah daripada batas ketepatan bawah yang diinginkan (DUPL), maka secara statistik dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern perusahaan adalah efektif. Sebaliknya apabila AUPL lebih tinggi daripada DUPL maka tidak efektif.
3.2 Populasi dan Sampel 3.2.1 Populasi Obyek penelitian pada CV. Mavista Technic yang berkedudukan di Ronodigdayan DN III/ 465, Yogyakarta. Populasi yang digunakan penelitian
ini adalah faktur penjualan jasa perawatan Air conditioner di perusahaan tersebut. 3.2.2 Sampel Sampel yang diambil adalah faktur penjualan jasa perawatan Air conditioner pada tahun 2010 karena dari sejak berdirinya perusahaan, penjualan pada tahun 2010 merupakan yang paling banyak diantara beberapa tahun sebelumnya.
3.3 Teknik Pengambilan Sampling Teknik pengambilan adalah merupakan teknik pengambilan sampel untuk menentukan sampel yang akan digunakan dalam penelitian terdapat berbagai teknik sampling yang digunakan. Teknik sampling yang akan digunakan dalam penelitian adalah attribute sampling atau disebut pula proportional sampling yang digunakan terutama untuk menguji efektivitas pengendalian intern (dalam pengujian pengendalian).
3.4 Jenis dan Sumber Data 3.4.1 Jenis Data Jenis data dalam penelitian ini adalah data subjek (self report data), dan data documenter (documentary data), yaitu: 1. Data Subyek (self report data) Data penelitian yang berupa opini, sikap, pengalaman, atau karakteristik dari
seseorang
atau
sekelompok
orang
yang
menjadi
subjek
penelitian(responden). (Nur Indriantoro dan Bambang Supomo, 2002). 2. Data Dokumenter (documentary data) Data dokumenter adalah jenis data penelitian yang antara lain berupa: faktur, jurnal, surat-surat, notulen hasil rapat, memo, atau alamat dalam bentuk laporan program. Data dokumenter memuat apa dan kapan suatu kejadian atau transaksi, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian. Data documenter dalam penelitian ini adalah formulir-formulir yang terkait dengan aktivitas penjualan jasa CV. Mavista Technic, yaitu
berupa surat penawaran jasa perawatan Air conditioner, surat perjanjian kerja, kwitansi tanda terima, bukti pelaksanaan kerja, dandokumen pendukung lainnnya. 3.4.2 Sumber Data Sumber data dalam penelitian ini meliputi : 1. Data Primer mengacu pada informasi yang diperoleh dari tangan pertamaoleh peneliti yang berkaitan dengan variabel minat untuk tujuan spesifik studi (Uma Sekaran, 2006). Dalam hal ini responden harus menjawabbeberapa pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner yang diberikan oleh peneliti. 2. Data Sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang telah ada (Uma Sekaran, 2006). Data sekunder dalam penelitian iniadalah berupa data dokumen perusahaan, seperti dokumen keuangan, buku standar operasional perusahaan, dokumen-dokumen yang terkait denganpenjualan jasa.
3.5 Teknik Pengambilan Data Dimensi
waktu
penelitian
adalah
cross
sectional
yang
berarti
penelitianhanya dilakukan sekali pada waktu tertentu. Metode yang digunakan adalah metode wawancara, observasi, dan survei dokumen. 3.6 Metode Analisis Data 3.6.1 Metode Kualitatif Metode analisis data pada penelitian ini dengan menggunakan unsur sistem pengendalian intern, yaitu: 1. Struktur organisasi. 2. Otorisasi dan prosedur pencatatan. 3. Praktik yang sehat. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. 3.6.2 Metode Deskriptif Metode deskriptif adalah metode analisis dengan terlebih dehulu mengumpulkan data yang ada kemudian diklarifikasi, dianalisis, dan
selanjutnya diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti. 3.6.3 Metode Kuantitatif Pengujian dilakukan pada kelengkapan dokumen-dokumen seperti formulir penjualan dan bukti-bukti transaksi lainnya, otorisasi yang terdapat dalam dokumen dan nomor urut yang tercetak pada dokumen tersebut. Aktivitas pengendalian yang diuji terhadap faktur penjualan adalah: a. Penggunaan formulir faktur penjualan yang bernomor urut tercetak. b. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir faktur penjualan yangbernomor urut tercetak tersebut. c. Tanda tangan otorisasi atas faktur penjualan dari yang berwenang. d. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam faktur penjualan dengan informasi yang tercantum dalam dokumen pendukungnya, jenis jasa perawatan Air conditioner yang dilakukan. e. Kelengkapan dokumen pendukung faktur penjualan (surat jalan dalam melakukan jasa perawatan Air conditioner). f. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang. g. Kesesuaian harga jual, syarat penjualan, dan potongan yang tercantum dalam faktur penjualan dengan peraturan yang berlaku mengenai hal tersebut. h. Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban atas formulir tersebut. Tahap-tahap pengujian ini adalah sebagai berikut: 1. Penentuan atribut yang akan diperiksa Setelah
dilakukan
analisis
terhadap
sistem
pengendalian
internpenjualan jasa, kemudian dilakukan analisis untuk menguji kekuatan dan kelemahan dokumen-dokumen yang terkait dengan aktivitas penjualan jasa dengan menggunakan attribute sampling. Dengan alat analisis yang digunakan adalah model stop-or-go attribute sampling karena mencegah dari pengambilan sampel yang terlalu banyak, yaitu dengan cara menghentikan pengujian sedini mungkin
dan jika tidak menemukan adanya penyimpangan atau menemukan jumlah
penyimpangan
tertentu
yang
telah
ditetapkan,
maka
pengambilan sampel dapat dihentikan.Pengambilan sampel ini ditujukan untuk memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu dalam suatu populasi. Misalnya dengan memperkirakan berapa persen bukti penjualan jasa yang terdapat dalam populasi tidak dilampiri bukti pendukung yang lengkap. 2. Penentuan populasi Pengujian ini dilakukan pada aktivitas penjualan bulan Januari sampai dengan Desember tahun 2010. Populasi penelitian ini adalah 141 penjualan jasa perawatan Air conditioner karena jumlah transaksi penjualan selama tahun 2010 sebanyak 141 transaksi. 3. Penentuan jumlah sample a.
Penentuan batas ketepatan atas yang diinginkan (desired upperprecision limit/DUPL) 5% dan tingkat keandalan 95%
b.
Langkah berikutnya menentukan besarnya sampel minimal yang harus diambil, dengan menggunakan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian pengendalian. Jika pengendalian intern klien baik tapi tingkat keyakinan tidak 100%, maka sebaiknya tidak menggunakan tingkat keandalan kurang dari 95% dan menggunakan desired upperprecision limit lebih dari 5%. Dengan demikian umumnya dalam pengujian pengendalian tidak pernah memiliki besarnya sampel harus tidak boleh kurang dari 60 tanpa penggantian (Mulyadi, 2002).Besarnya sampel dapat dilihat pada lampiran I (tabel besarnya sample minimum untuk pengujian pengendalian (Zero ExpectedOccurrences)).
c.
Membuat tabel stop-or-go-decision. Setelah besarnya sample minimum ditentukan, langkah selanjutnya adalah membuat table keputusan stop-or-go. Dalam tabel stop-or-go desicion tersebut auditor akan mengambil sampel sampai 4 kali. Umumnya, dalam merancang
tabel
stop-or-go
desicion,
auditor
jarang
merencanakan pengambilan sampel lebih dari 3 kali. Langkah pertama, auditor menentukan besarnya sample minimum dengan menggunakan tabel. Jumlah sampel dicantumkan dalam kolom Besarnya Sampel Kumulatif pada baris Langkah 1. Jika dari pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel tersebut auditor tidak
menemukan
kesalahan,
maka
auditor
menghentikan
pengambilan sampel, dan mengambil kesimpulan bahwa unsur pengendalian internyang diperiksa adalah efektif. Pengambilan sampel dihentikan jika DUPL=AUPL (desire upper precision limit sama dengan achivedupper precision limit). Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, AUPL dihitung dengan rumus sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability AUPL=
for occurrence observed Sample size
Menurut table confidence level factor pada R%=95 dan tingkat kesalahan sama dengan 0 adalah 3, oleh karena itu, AUPL=3÷60=5%.Pada
tingkat
kesalahan
sama
dengan
0,
DUPL=AUPL, dapat disimpulkan jika kesalahan yang dijumpai dalam pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel sama dengan 0, maka unsur pengendalian intern klien adalah baik, karena AUPL tidak melebihi DUPL.Jika kesalahan yang dijumpai dalam pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel tersebut sama dengan 1, maka confidence level factorpada R%=95 adalah sebesar 4,8 (lihat cara pencarian confidence levelfactor dalam Attribute Sampling Table for Determining Stopor-go Sampling dan Upper Precision Limit Population Occurrence RateBased On Sample Results pada lampiran). Dengan demikian, jika tingkat kesalahan yang dijumpai dalam sampel sebanyak 1, AUPL=4,8÷60=8% adalah melebihi DUPL yang ditetapkan sebesar 5%. Oleh karena AUPL>DUPL, auditor perlu mengambil sampel tambahan. Sampel tambahan ini
dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Confidence level factor at desired reliability level for Sample size =
occurrence observed Desired upper precision limit (DUPL)
Besarnya sampel dihitung sebagai berikut: 4,8÷5%=96. Angka besarnya sampel ini kemudian dicantumkan dalam tabel tersebut pada kolom “Besarnya Sampel Kumulatif yang Digunakan” dan baris“Langkah 2”. Langkah 3. Jika dalam pemeriksaan terhadap atribut pada anggota sampel tersebut auditor menemukan 2 kesalahan atau penyimpangan, maka auditor akan mengambil 30 anggota sample tambahan sehingga pada langkah ke-3 ini jumlah sampel kumulatif menjadi sebanyak 126. Jika dari 126 anggota sampel tersebut hanya dijumpai 2 kesalahan, maka achived upper precision limit(AUPL)=6,3÷126=5%. Dengan demikian, jika dari 126 anggota sampel tersebut hanya terdapat 2 kesalahan, auditor akan mengambil kesimpulan bahwa pengendalian intern klien adalah efektif, dan auditor akan menghentikan pengambilan sampelnya, karena AUPL sama dengan DUPL. Namun jika dari 126 anggota sampel tersebut auditor menemukan 3 kesalahan, maka AUPL menjadi sebesar 6,19%(7,8÷126). Dalam keadaan ini auditor memerlukan tambahan sample sebanyak 156 (7,8÷5%) dan pindah ke langkah ke-4. Langkah 4. Jika dalam pemeriksaan terhadap atribut 126 anggota sampel pada Langkah 3 tersebut auditor menemukan 3 kesalahan atau penyimpangan, maka auditor akan mengambil 30 anggota sampel tambahan sehingga pada langkah ke-4 ini jumlah sampel kumulatif menjadi sebanyak 156. Jika dari 156 anggota sample tersebut hanya dijumpai 3 kesalahan, maka achived upper precisionlimit (AUPL) =7,8÷156=5%. Dengan demikian, jika dari 156 anggota sampel tersebut hanya terdapat 3 kesalahan, auditor akan mengambil kesimpulan bahwa pengendalian intern klien adalah efektif, dan auditor akan menghentikan pengambilan sampelnya, karena AUPL sama dengan DUPL. Namun, jika
dari 156 anggota sampel tersebut auditor menemukan 4 kesalahan, maka AUPL menjadi sebesar 5,9%(9,2÷156). Dalam keadaan ini auditor beralih ke langkah ke 5, yaitu mengambil kesimpulan bahwa unsur pengendalian intern yangdiperiksanya tidak dapat dipercaya atau auditor dapat menggunakan fixed sample-size-attribute sampling sebagai alternatif. 4. Seleksi sampel secara acak Sampel sebanyak 60 tersebut dibagi dalam setahun dengan pembagian proporsional.Setiap bulan diambil 5 dokumen sebagai sampel, agar sampel yang diambil dapat mencakup semua bulan dari Januari sampai Desember. 5. Pemeriksaan terhadap Atribut Sampel yang telah terpilih tersebut di atas kemudian diperiksa satu per satu apakah semua atribut yang telah ditentukan memang benar-benar ada. 6. Evaluasi hasil pemeriksaan Evaluasi diperlukan untuk mengetahui apakah unsur struktur pengendalian intern yang diuji telah efektif (AUPL=DUPL) atau tidak efektif (AUPLıDUPL).
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Hasil Penelitian Berdasarkan penelitian yang dilakukan terhadap prosedur kerja, mulai dari mendapatkan calon debitur sampai pelunasan piutang usaha pada CV. Mavista Technic diketahui bahwa manajemen perusahaan memberikan perhatian yang baik terhadap pengendalian intern piutang usaha, baik dari segi pengelolaan hingga pengawasan piutang usaha tersebut. Kewajiban CMO dalam mendapatkan calon debitur yang berkualitas merupakan kekuatan dasar bagi manajemen dalam menghasilkan profit, karena semakin banyak jumlah piutang usaha perusahaan maka semakin besar bunga yang akan diperoleh. Kenyataannya, hal tersebut belum
berjalan dengan baik. Banyaknya debitur yang kurang memenuhi syarat menyebabkan tungginya tunggakan sehingga dapat menyebabkan jumlah piutang tak tertagih semakin tinggi. Sehubungan dengan hal itu, maka manajemen menetapkan kebijakan sebagai sanksi kepada CMO, yakni berupa apabila sebanyak 15% dari jumlah debiturnya menunggak, maka CMO harus melakukan penagihan dan dilarang melakukan kegiatan survei sampai debitur tersebut mampu membayar angsuran. Aktivitas pengendalian intern terhadap piutang usaha pada CV. Mavista Technic kurang efektif, diantaranya aktivitas tanggung jawab ARO dalam melakukan penagihan kepada debitur yang menunggak pada awal angsuran, dalam hal ini usaha untuk menagih belum maksimal, hal ini disebabkan karena adanya tanggung jawab yang sama juga dibebankan kepada CMO, sehingga baik ARO maupun CMO terkesan “lepas tangan”. Aktivitas pemisahan tugas belum efektif yaitu A/R Admin dapat menerima pembayaran debitur. Menurut konsep pengendalian, bagian piutang tidak boleh merangkap menjadi bagian penerimaan. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping atau adanya transaksi palsu atas piutang usaha. Aktivitas pendokumentasian yang belum efektif, dimana bukti penerimaan (BP) yang dikeluarkan oleh DCS dan ARO tidak diserahkan ke bagian collection pada hari itu juga, hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping. Selanjutnya, dalam melakukan penagihan
oleh
CMO
tidak
disertai
bukti
penerimaan,
sehingga
memungkinkan terjadinya pencurian cash dan terjadinya cash lapping. Infromasi dan komunikasi terhadap piutang usaha telah efektif, hal ini ditandai dengan akses yang mudah dan cepat dalam memperoleh data mengenai piutang usaha dan menghubungi pihak-pihak yang berkaitan dengan piutang usaha. Pengawasan atau pemantauan terhadap piutang usaha telah berjalan dengan baik dan efektif. Collection head selalu mengingatkan kepada ARO, DCS maupun CMO atas segala informasi penting yang harus dilakukan mereka. Disamping itu, collection head juga mendatangi rumah atau
perusahaan debitur yang telah menunggak selama 3 bulan guna memperoleh informasi langsung mengenai debitur tersebut.
4.2 Evaluasi Hasil Pemeriksaan Atribut Dalam proses pemeriksaan tidak ditemukan adanya kesalahan atau penyimpangan. Dengan AUPL-nya yaitu sebesar 3% yang lebih kecill dengan DUPL-nya (5%) dapat dikatakan unsur sistem pengendalian intern yang dibuat adalah efektif. Sedangkan hasil pengujian terhadap atribut sistem penjualan, faktur penjualan yang terkait dengan jasa perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic yang terjadi selama 2010 tidak ditemukan adanya penyimpangan (lihat tabel 4.5). Dengan kesalahan nol dapat diketahui AUPLnya sebesar 3% lebih kecil DUPL-nya 5% . Jadi SPI Penjualan Jasa Perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic dapat dikatakan efektif (AUPL = DUPL) dan dapat diandalkan sebagai dasar dalam menentukan prosedur dan luasnya pengujian substantif terhadap pospos yang berhubungan dengan penjualan jasa perawatan Air Conditioner. Kesimpulan dari hasil pemeriksaan adalah bahwa SPI Penjualan Jasa Perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic ternyata efektif pada R%=95% dan DUPL-nya 5%. Jadi SPI Penjualan Jasa tersebut dapat diandalkan sebagai dasar dalam menentukan prosedur dan luasnya pengujian substantif terhadap pos-pos yang berhubungan dengan penjualan jasa. Hasil pemeriksaan ini selengkapnya disajikan pada Tabel 4.5 Hasil Pemeriksaan Terhadap Atribut. Hasil Pemeriksaan Terhadap Atribut Unit
Attribute
Sampling
Jumlah
AUPL
Kesimpulan
Keterangan
Kesalahan
Faktur
Otorisasi
penjualan
Kepala Cabang
0
3%
Efektif
Lihat
(AUPL=DUPL) lampiran
Surat
Otorisasi
Pesanan
Kepala
0
3%
Efektif
Lihat
(AUPL=DUPL) lampiran
cabang, pembeli, Kasir/bagian keuangan yang menerima pembayaran Laporan
Otorisasi
0
3%
Perawatan pembeli,
Efektif
Lihat
(AUPL=DUPL) lampiran
teknisi, dan Kepala Cabang Catatan: Nama Perusahaan
: CV. Mavista Technic
Tujuan Pemeriksaan
: Mengevaluasi SPI Penjualan Jasa Perawatan Air Conditioner
Model Attribute Sample
: Stop-or-Go Attribute Sampling
R%
: 95%
DUPL
: 5%
PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai sistem pengendalian intern dan sistem informasi penjualan jasa perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Unsur-unsur sistem pengendalian intern penjualan perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic cukup memadai.
2. Pemisahan fungsi dan sistem otorisasi yang diterapkan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau kecurangan. 3. Sistem otorisasi dokumen bukti perawatan Air Conditioner yang dilakukan oleh lebih dari satu fungsi memungkinkan terjadi pemeriksaan, sehingga diperoleh keyakinan memadai bahwa unit yang dirawat telah benar-benar lunas pembayarannya. 4. Adanya auditor internal dan eksternal memungkinkan kesalahan atau kecurangan yang terjadi dapat segera diketahui. 5. Hasil pengujian pengendalian intern dengan tingkat keandalan 95% dan tingkat kesalahan 5% menunjukkan keefektifan. Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari hasil penelitian guna menjawab permasalahan mengenai piutang usaha yang dihadapi oleh perusahaan: 1. Secara keseluruhan, pengendalian intern terhadap piutang usaha pada CV. Mavista Technic berjalan cukup efektif, dimana manajemen perusahaan menerapkan konsep dasar dan prinsip-prinsip pengendalian intern, namun di sisi lain terdapat beberapa prosedur yang belum mencerminkan konsep pengendalian intern. 2. Lingkungan pengendalian terhadap piutang usaha pada CV. Mavista Technic sudah berjalan dengan efektif, hal ini ditandai salah satunya dengan penerapan SOP (standard operating procedures) pada divisi collection. 3. Penentuan resiko terhadap piutang usaha pada CV. Mavista Technic kurang efektif karena fungsi yang melakukan penagihan piutang tidak diasuransikan oleh perusahaan. 4. Aktivitas pengendalian intern terhadap piutang usaha pada CV. Mavista Technic kurang efektif. Penyebabnya antara lain: a. Pengiriman barang tanpa adanya otorisasi berupa tanda tangan pada surat order pengiriman oleh fungsi kredit
b. Faktur penjualan yang merupakan dokumen sumber bertambahnya piutang usaha tidak diotorisasi oleh fungsi penagihan c. Faktur prnjualan tidak diotorisasi oleh bagian akuntansi melainkan pada bagian kredit, memo kredit tidak diotorisasi oleh bagian akuntansi melainkan pada bagian piutang. d. Fungsi akuntansi tidak mengirim pernyataan piutang pada setiap debitur e. Pemegang kartu piutang merangkap sebagai penerima kas pada sore harinya f. Aktifitas pendokumentasian yang belum efektif, dimana bukti penerimaan (BP) yang dikeluarkan oleh DCS dan ARO sebagai akibat berkurangnya piutang usaha tidak diserahkan ke bagian collection pada hari itu juga, hal ini memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping. 5. Informasi dan komunikasi mengenai piutang usaha telah diterapkan cukup efektif, baik informasi yang disampaikan oleh manajemen kepada bawahannya maupun informasi yang berasal dari karyawan kepada manajemen. 6. Pengawasan atau pemantauan terhadap piutang usaha telah berjalan baik dan efektif, baik pengawasan yang dilakukan oleh seccion head maupun audit terhadap piutang usaha oleh komite audit. 5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan yang disajikan diatas, maka penulis memberikan saran sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan sistem pengendalian intern dan sistem informasi penjualan jasa perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic sebagai berikut: 1.
Walaupun sistem otorisasi dan pencatatan dalam aktivitas penjualan perawatan Air Conditioner pada CV. Mavista Technic sudah terotorisasi oleh pihak yang berwenang, tetapi harus tetap dilakukan pengawasan untuk mengendalikan pelaksanaannya.
2. Meskipun sudah menggunakan formulir bernomor urut tercetak, penggunaan formulir tersebut tetap dicatat dalam buku penggunaan formulir dan ditetapkan jumlah maksimal formulir yang diperoleh untuk dibawa oleh tenaga pemasaran. 3.
Pemeriksaan mendadak perlu dilakukan oleh auditor intern agar dapat diketahui keefektifan sistem pengendalian yang telah ditetapkan. Saran yang dapat diberikan sebagai tindak lanjut atas pelaksanaan
pengevaluasian piutang usaha perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Hendaknya setiap personil yang melakukan penagihan piutang usaha dilapangan mendapat asuransi, baik asuransi pencurian maupun asuransi kecelakaan. Hal ini dapat mengurangi resiko kerugian perusahaan apabila terjadi pencurian kas dan kecelakaan oleh personil. 2. Hendaknya sebelum unit Air Conditioner dikirim kepada debitur, fungsi penjualan dalam hal ini CMO harus memperoleh surat order pengiriman yang telah diotorisasi oleh fungsi kredit yakni credit analyst. Hal ini bertujuan untuk mengurangi pemberian kredit kepada debitur yang tidak layak. 3. Faktur penjualan sebaiknya diotorisasi oleh fungsi penagihan dalam hal ini collection head, dengan tujuan untuk mengetahui alamat calon debitur, mengukur jumlah piutang usaha debitur, presentase bunga, dan masa angsuran, disamping itu juga bertujuan mengurangi timbulnya piutang macet. 4. Jika memungkinkan, sebaiknya ditetapkan pembagian wewenang antara CMO dengan ARO, sehingga antara CMO dengan ARO tidak saling “menunggu” dalam melakukan penagihan. Jika tidak memungkinkan maka CMO yang melakukan penagihan diberi formulir bukti penerimaan khusus CMO bernomor urut tercetak. 5. Tanggung jawab penuh oleh A/R Admin dalam menerima pembayaran angsuran yang juga merangkap menjadi fungsi pencatat utang usaha sebaiknya tidak dijalankan, akan tetapi penerimaan angsuran menjadi tanggung jawab teller, DCS, dan ARO.
6. Sebaiknya dalam melakukan survei kepada calon debitur, CMO lebih memperhatikan kondisi calon debitur tersebut apakan memenuhi persyaratan atau tidak sehingga layak dilakukan pembiayaan dengan memperhatikan aspek lima “C”. Diharapkan degan debitur yang berkualitas, maka jumlah piutang tak tertaih akan semakin kecil.
DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Kerangka Dasar. Surabaya: Penerbit Citra Media. Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo. 1999. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi Pertama. Yogyakarta. BPFE Ikatan Akuntan Indonesia, Kompartemen Akuntan Publik. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari 2001. Jakarta: PT. Salemba Empat. Iriyadi. 2004. Evaluasi Atas Prosedur Pemeriksaan Operasional Dalam Meningkatkan Efektivitas pengendalian Intern Penjualan. Jurnal Ilmiah Ranggagading Vol.4 No.1 : 75-96. Yos, Feto Daan. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern Pada PT. Gendish Mitra Kinarya. Bekasi: Universitas Gunadarma Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi. (Dipublikasikan). Marjuki, Achmad Arief. 2006. Evaluasi Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Pada PT. Repex International Branch Semarang. Universitas Diponegoro Semarang (Tidak Dipublikasikan). Mulyadi. 2001. Akuntansi Biaya. Yogyakarta: Aditya Media. Mulyadi. 2002. Auditing. Buku Satu dan Dua. Edisi Kelima. Penerbit Salemba Empat: Jakarta. Sekaran, Uma. 2006. Research Methods For Business. Buku Dua. Edisi Empat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Soemarso, SR. 2004a. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta. Soemarso, SR 2004b. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Rineka Cipta.
