JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 6 No. 1, April 2006 : 1 – 6
EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT DALAM MENINGKATKAN KOLEKTIBILITAS PIUTANG PADA PT. AUSTINDO NUSANTARA JAYA FINANCE Oleh
H. Moermahadi Soerja Djanegara dan Livia Ivonie Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRACT The collectibility of credit is influenced by the internal control of credit selling. If the internal control of credit selling has been believable and plain, then in managing its credit, the firm will be made easier because there is no negative impact from dibitors with stuck claim. When credit can be recovered in due time without any obstacle, then the collectibility degree will be high. On the contrary, when the firm does not have believable and plain internal control, it will produce negative impact on credit management because of stuck claim with the result that the collectibility degree will decrease. Keywords: Internal Control; Credit Selling; The collectibility of credit.
PENDAHULUAN Dalam pembiayaan pembelian mobil, perusahaan leasing yang disebut sebagai kreditur membantu konsumen yang disebut sebagai debitur, melunasi sisa pembayarannya kepada dealer atau showroom sebagai pihak perantara. Sejak saat itu debitur hanya berurusan dengan kreditur. Mobil dapat digunakan sepenuhnya oleh debitur dengan jaminan BPKB (Bukti Pemilik Kendaraan Bermotor) yang ditahan oleh perusahaan leasing. Selama masa kredit, debitur melakukan pembayaran hutangnya ditambah dengan bunga yang sudah ditetapkan, secara berkala sampai seluruh hutangnya terlunasi, setelah itu mobil baru dapat diakui sepenuhnya menjadi milik debitur.
Perusahaan leasing memerlukan keahlian khusus dalam memberikan kredit pembelian mobil kepada masyarakat. Karena tidak jarang, pemberian kredit yang cuma – cuma akan meningkatkan volume piutang tidak tertagih. Jadi untuk kelancaran piutang tertagih maka perusahaan leasing, memerlukan pengendalian intern penjualan kredit yang memadai agar asset yang dimiliki aman dan kegiatan operasional dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan keuntungan yang selalu meningkat. PT. Austindo Nusantara Jaya Finance merupakan salah satu perusahaan leasing yang mengkhususkan kegiatan pembiayaan pembelian kendaraan roda empat (mobil) yang digunakan untuk pribadi atau untuk kegiatan usaha suatu perusahaan. Volume penjualan kredit yang dilakukan perusahaan ini sangat tinggi. Maka dari itu sangat
DJANEGARA dan IVONIE, Evaluasi atas Pengendalian Intern Penjualan Kredit
diperlukan pengendalian intern penjualan kredit yang benar–benar dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kolektibilitas piutangnya.
METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Penelitian deskriptif/studi kasus, yaitu dengan mengumpulkan data yang sesuai dengan masalah-masalah yang ada dan sesuai dengan tujuan penelitian, dimana data tersebut dapat diolah, dianalisa, dan diproses lebih lanjut sehingga, dari data tersebut dapat menjawab pertanyaan yang ada pada identifikasi masalah. Ruang lingkup pembahasan dibatasi pada sistem dan prosedur pengendalian intern penjualan kredit serta pengaruhnya terhadap tingkat kolektibilitas piutang.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pengelolaan Piutang PT. Austindo Nusantara Jaya Finance Dalam mengelola piutangnya PT. Austindo Nusantara Jaya Finance memiliki sistem dan prosedur yang jelas, hal ini dilakukan agar piutang yang ada tidak akan hilang atau tidak tertagih, yang akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Juga dengan maksud akan mempermudah debitur dalam membayar angsuran hutangnya dan mempermudah pengelolaan piutang bagi perusahaan, yang diharapkan dapat mengurangi kredit bermasalah dan meningkatkan tingkat kolektibilitas piutang. Adapun sistem dan prosedur adalah sebagai berikut 1. Setiap debitur dibuatkan daftar umur piutang yang disebut Contract Card ,. Satu buah Contract Card hanya bisa menampung satu kendaraan saja. Jadi walaupun satu debitur dengan satu jenis mobil tetapi ada dua atau lebih kendaraan, maka Contract Card tetap akan dibuat sesuai dengan jumlah kendaraan. Didalam Contract Card terdapat nama debitur, nomor kontrak, 2
tanggal jatuh tempo, nama dan jenis kendaraan, total hutang, hutang tanpa bunga, bunga, lamanya angsuran, prosentase bunga, dan tabel umur piutang. 2. Dalam membayar angsurannya debitur kepada perusahaan tidak melalui pihak perusahaan. Jadi semua pembayaran angsuran atau apapun juga (denda) harus langsung melalui bank rekening perusahaan. Hal ini diterapkan dengan maksud agar mengurangi resiko sebagai berikut : a. Terjadinya tercecer uang sehingga menyebabkan kehilangan. b. Memberi peluang kepada karyawan untuk melakukan tindakan kriminal seperti mencuri. c. Terjadinya human error yang menyebabkan kesalahan penginputan angsuran. Biasanya terjadi karena terlalu banyak yang antri, bila melalui bank tentu resiko ini tidak akan dialami oleh pihak perusahaan. Jadi debitur melakukan pembayaran hanya melalui pihak bank perusahaan dengan berbagai cara, yaitu : - Bilyet Giro (BG), cara ini debitur akan membuka Bilyet Giro (BG) dengan tanggal jatuh tempo pada setiap jatuh tempo angsuran harus dibayar dan nominal sesuai dengan angsuran. Adapun jumlahnya Bilyet Giro (BG) yang dititipkan oleh debitur sesuai dengan lama angsuran kreditnya. Jadi dari bagian Loan Admin (LA) yang akan mencairkannya ke bank perusahaan yaitu Bank Central Asia (BCA), setiap tanggal jatuh tempo giro tersebut. - Setor Tunai, cara ini debitur akan langsung datang ke Bank Central Asia lalu mentransfer angsurannya kerekening PT. Austindo Nusantara Jaya Finance. - ATM BCA, sehingga memudah debitur mentransfer dana kapan saja. Tanpa terikat dengan jam kerja teller di bank. Pada saat
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 1, April 2006
pencetakan mutasi rekening harian perusahaan, nomor rekening debitur akan ikut tercetak, sehingga memudahkan bagian Loan Admin (LA) dalam mengidentifikasikan angsuran. 3. Dana yang sudah efektif masuk ke bank perusahaan akan dibukukan pada keesokan harinya. Bagian Loan Admin (LA) akan membukukan berdasarkan cetakan mutasi rekening dari Bank Central Asia (BCA), yang dicetak melalui mesin fax. Pada saat pencetakan pun harus memasukan kode PIN. Jadi tidak bisa sembarang orang bisa mencetak mutasi rekening bank. Dan tidak mungkin ada kesalahan data (angsuran atas nama si A menjadi angsuran atas nama si B) karena data yang dikeluarkan oleh bank sangat akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Setelah itu baru diidentifikasikan satu per satu berdasarkan nominal angsuran, nama dan no kontrak debitur yang tercetak atau nomor rekening debitur bila transfer menggunakan ATM. Setelah teridentifikasi semua maka data bisa langsung diinput ke sistem oleh bagian Loan Admin. 4. Pada saat penginputan data, setiap individu memiliki kode password tersendiri. Hal ini diterapkan demi keamanan data yang akan diinput (tidak ada pemalsuan data). Jadi tidak ada data yang sembarangan masuk kedalam sistem. Dan personal yang menginputnyapun harus dapat bertanggung jawab atas data yang diinputnya. 5. Laporan debitur yang sudah bayar angsuran pada hari kemarin sudah bisa langsung dicetak melalui sistem. Dan Supervisor Loan Admin akan langsung mengecek kebenaran penginputan, apakah sudah benar-benar sesuai dengan mutasi rekening bank perusahaan. Bila sudah benar data bisa langsung dijadikan informasi bagi pihak yang berkepentingan seperti bagian Remedial, Branch Manager, Credit Admin. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penyimpanan
data yang salah berlarut – larut dan juga menghindari resiko kesengajaan dari peng-input (Loan Admin Staff) dalam menginput data yang salah demi keuntungan pribadi. Jadi ada suatu monitoring dalam pengelolaan piutang perusahaan. 6. Setiap debitur yang menunggak akan langsung masuk kedalam daftar Over Due. Lalu sistem akan secara otomatis membuat sebagai berikut : a. Surat peringatan berdasarkan lamanya keterlambatan. b. Daftar piutang tertunggak, yang dikelompokan berdasarkan lamanya tunggakan. Dan dalam laporan tersebut sudah ada nomor yang dapat dihubungi, jumlah angsuran, lama angsuran, jumlah denda yang harus dibayar, jenis kendaraan yang dikreditkan, dan kolom keterangan yang akan diisi oleh bagian remedial sebagai laporannya telah menindaklanjuti debitur tersebut. 7. Daftar piutang tertunggak harus ditindak lanjuti semenjak dini piutang tersebut tertunggak. Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas penindak lanjutan ini yang utama adalah Bagian Remedial. Bagian Remedial bertindak berdasarkan daftar piutang tertunggak yang sudah dibuat oleh sistem atas data dari bagian Loan Admin (LA). Lalu bagian Remedial menghubungi debitur tersebut melalui telepone, dan meminta penjelasan atas keterlambatan yang terjadi dan memohon untuk segera dibayar. Hal ini dilakukan bila keterlambatan masih dibawah 2 hari. Bila lebih dari 2 hari, debitur masih belum membayar juga maka Surat Peringatan akan segera muncul pada sistem untuk dicetak dan segera dikirimkan oleh bagian remedial. Bila hal ini sudah terjadi maka dari pihak Credit Marketing Officer (CMO) harus membantu menindaklanjuti dengan menghubungi melalui pesawat telephone, apabila sampai dengan surat peringatan berikutnya masih belum juga dibayar, maka Credit Marketing Officer (CMO) wajib mencari tahu keberadaan debitur 3
DJANEGARA dan IVONIE, Evaluasi atas Pengendalian Intern Penjualan Kredit
dan mobilnya, lalu memohon untuk segera dibayar tunggakannya. Apabila sampai dua minggu dari Surat Peringatan Ketiga masih belum ada tanggapan dari debitur maka pihak Remedial akan mengeluarkan Surat Penarikan Kendaraan untuk penarikan mobil. Adapun surat tersebut sudah atas seijin dari Branch Manager. 8. Dalam tahap pengiriman surat peringatan ini, pihak Remedial tidak hanya menunggu tanggapan dari debitur tetapi, pihak Remedial pun akan mencari tahu alasan terjadinya keterlambatan pembayaran dengan melalui telepon. 9. Bila ada debitur yang menunggak dan lalu membayar hutangnya maka debitur tersebut harus membayar angsuran berikut dendanya. Adapun besarnya denda dikalkulasi dari : Denda = Besarnya angsuran x 0,2 % x lamanya hari tunggakan Tetapi denda dapat dibayarkan pada akhir angsuran ketika akan mengambil BPKB. Denda dijumlahkan seluruhnya dari awal angsuran sampai akhir angsuran. Denda yang tertunggak tidak akan menambah jumlah denda lagi, yang penting angsuran jatuh tempo sudah dibayar. Dari hasil Internal Control Questionare atas Piutang membuktikan bahwa PT. Austindo Nusantara Jaya Finance sudah memiliki pengendalian intern pengelolaan piutang yang baik. Hal ini tercermin dalam kegiatan operasionalnya sudah mengandung komponen-komponen pengendalian intern, seperti adanya otorisasi yang layak dan tegas dalam pengeluaran jaminan (BPKB). B.
Pengaruh Pengendalian Intern Penjualan Kredit Terhadap Tingkat Kolektibilitas Piutang
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Austindo Nusantara Jaya Finance dapat diperoleh bahwa, pengendalian intern penjualan kredit sangat berpengaruh terhadap tingkat kolektibilitas piutang. Apabila dalam menjual kreditnya perusahaan tidak menggunakan pengendalian intern maka 4
akan merusak tingkat kolektibilitas piutang. Hal tersebut dapat dilihat dari : 1. Penyaringan pertama yang dilakukan oleh Credit Marketing Officer (CMO), semua calon debitur diwajibkan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan dengan maksud bahwa ada kepastian keberadaan calon debitur dari tempat tinggalnya untuk menghindari kaburnya calon debitur, pekerjaannya untuk memastikan bahwa calon debitur tersebut benar-benar sanggup dalam membayar tunggakannya, usianya untuk menghindari terjadinya kematian calon debitur, dan masih banyak yang lainnya. Hal ini dilakukan dengan maksud untuk mengurangi resiko hilangnya tanggung jawab dari debitur nanti dalam membayar hutangnya. 2. Penyaringan kedua yang dilakukan oleh Credit Investigation (CI), semua calon debitur akan mengalami proses penelitian lapangan. Hal ini dilakukan dengan maksud bahwa data-data yang sudah diberikan oleh calon debitur seperti PBB, KTP, Kartu Keluarga dan lain-lain keberadaannya adalah benar-benar sah dan tidak ada manipulasi dari pihak manapun, yang bermaksud untuk mengelabui perusahaan untuk mendapatkan kredit atau keuntungan pribadi atau kelompok yang nantinya akan merugikan pihak perusahaan. 3. Penyaringan ketiga dan selanjutnya, semua calon debitur tidak terkecuali akan mengalami proses penelitian dan penganalisaan dengan beberapa tahap. Hal ini dilakukan dengan maksud untuk memastikan calon debitur dengan keberadaannya sudah layak untuk diberikan kredit sehingga, mengurangi resiko ketidakmampuan debitur nantinya dalam membayar hutangnya. Dan juga mengurangi resiko adanya manipulasi data oleh pihak-pihak tertentu atau kesalahan perhitungan atau kesalahan memenuhi persyaratan, maka dari itu dilakukan pemeriksaan ulang oleh beberapa tahap. Jadi adanya suatu
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 1, April 2006
otorisasi yang layak dalam perusahaan ini. 4. Kebijakan-kebijakan dan ketentuanketentuan yang sudah ditetapkan PT. Austindo Nusantara Jaya Finance, ditetapkan dengan maksud adanya penafsiran resiko sehingga seandainya ada resiko kerugian yang harus ditanggung oleh perusahaan maka tidak akan sampai merugikan asset perusahaan. Hal tersebut diatas membuktikan bahwa bila tahap-tahap pengendalian intern tersebut diatas tidak dapat dilaksanakan maka akan secara otomatis akan menghasilkan resiko kerugian yang besar seperti hilangnya tanggung jawab dari debitur, ketidakmampuan debitur dalam membayar hutangnya dan juga resiko-resiko lainnya yang tidak dapat di tangani oleh perusahaan. Dan juga dalam pengelolaan piutangnya harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak akan membuat kacau kegiatan operasional perusahaan yang akhirnya bisa merugikan perusahaan yaitu tidak tertagihnya piutang. Piutang setiap debitur dikelola dengan sebaik mungkin, dengan beberapa ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan seperti yang sudah dijabarkan diatas. Agar setiap piutang yang ada, tidak akan mengalami salah pencatatan atau menjadi piutang tak tertagih, yang akan menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Pada grafik tersebut membuktikan bahwa tingkat kolektibilitas piutang pada PT. Austindo Nusantara Jaya Finance masih dianggap baik. Karena dilihat pada tingkat piutang yang dihasilkan dari penjualan kredit dimulai pada bulan Januari 2005 sampai
dengan Juli 2005, setiap bulannya mengalami peningkatan dan penurunan hanya sedikit. Hal ini menyatakan tingkat penjualan kredit pada perusahaan cukup baik. Bila dibandingkan dengan tingkat over due, setiap bulannya tingkat over due mengalami kenaikan dan penurunan sedikit juga. Tingkat kolektibilitas seperti ini masih dianggap dapat ditoleransi. Karena tingkat piutang yang dihasilkan dari penjualan kreditnya masih tinggi dibandingkan dengan tingkat over due yang terjadi.
KESIMPULAN Berdasarkan uraian dan penelitian yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. PT. Austindo Nusantara Jaya Finance merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan konsumen dalam membeli mobil, memiliki sistem dan prosedur dalam menjalankan aktivitas operasionalnya, yaitu sistem dan prosedur dalam menjual kredit dan pengeloaan piutang. Yang didalamnya terdapat pengumpulan data calon debitur, penganalisaan data dan keberadaan calon debitur, realisasi terjadinya piutang setelah penganalisaan dengan membuat Contract Card (Daftar Umur Piutang), pembayaran sisa pembelian mobil oleh debitur kepada dealer, cara-cara dan tahapan dalam membayar angsuran oleh debitur dan penanganan piutang yang terbayar maupun tertunggak. Dalam tahapan-tahapan tersebut semuanya saling berkaitan dan berhubungan, karena untuk menangani suatu transaksi melibatkan semua bagian / fungsi yang ada pada perusahaan tersebut, walaupun dengan spesifikasi tugas yang berbeda-beda namun semuanya saling berkaitan. 2. Pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sudah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ciri-ciri pengendalian intern yang baik, yaitu : a. Adanya lingkungan pengendalian yang memadai, seperti diadakannya seminar atau raker sebagai penanaman
5
DJANEGARA dan IVONIE, Evaluasi atas Pengendalian Intern Penjualan Kredit
dasar-dasar integritas dan nilai-nilai etis bagi karyawannya. b. Dilakukannya penafsiran resiko dalam melakukan suatu transaksi. Terlihat adanya suatu ketentuan dan kebijakan dalam menjual kredit. c. Sudah diterapkannya aktivitas pengendalian yang terlihat dari adanya pemisahan tugas dan fungsi yang layak, serta otorisasi yang layak dalam setiap kegiatan operasional, yang terbagi dalam suatu struktur organisasi yang jelas. d. Adanya suatu sistem yang membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya sehingga komunikasi antar setiap bagian maupun individu bisa berjalan lancar dalam mengirimkan dan menyampaikan informasi. e. Adanya pemantauan dari setiap bagian yang mempunyai bawahan, sehingga setiap bagian baik dari level yang paling bawah sampai dengan level yang paling atas ada yang memonitor. 3. Tingkat kolektibilitas perusahaan dipengaruhi oleh pengendalian intern penjualan kredit. Apabila pengendalian intern penjualan kredit sudah baik dan jelas maka dalam pengelolaan piutangnya perusahaan akan dimudahkan karena tidak menghasilkan dampak buruk dari debitur yang menghasilkan piutang tidak tertagih. Bila piutang dapat tertagih atau kembali secara tepat waktu tanpa hambatan apapun maka tingkat kolektibilitas piutang dapat tinggi. Demikian sebalikanya bila perusahaan tidak memiliki pengendalian intern yang baik dan jelas, maka akan menghasilkan dampak buruk pada pengelolaan piutangnya, karena terjadinya piutang tak tertagih sehingga tingkat kolektibilitas akan menurun. Hal tersebut diatas dapat berlaku dengan syarat, perusahaan tersebut memiliki sumber daya manusia yang berkualitas, memiliki dasar-dasar integritas dan nilai-nilai etis.
6
DAFTAR PUSTAKA Baridwan Zaki, Dr., MSc., Ak, Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 5. Yogyakarta : BPFE, 1997. Bodnar, George H., William S. Hopwwed, Accounting Information Systems. New Jersey : Pretince Hall, Inc, 2000. Boockholdt J. L., PhD., CPA., CMA. Accounting Information Systems : Transaction Processing and Controls. Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc, 1999. Harnanto, Drs., M.Soc., Sc., Akt. Akuntansi Keuangan Menengah. Buku Satu. BPFE-Yogyakarta. Yogyakarta, 2002 Hartadi Bambang, Drs., M.M., Akt. Sistem Pengendalian Intern dalam hubungannya dengan manajemen dan audit. Edisi Ketiga. BPFE-Yogyakarta. Yogyakarta, 1999. Hollander Anita S., Denna Eric L., Cherrington J. Owen. Accounting, Information, Technology, and Business Solutions. Second Edition. Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc, 2000. Ikatan Akuntan Indonesia. Standar Akuntansi Keuangan (PSAK). No.30 Salemba Empat. Jakarta, 2002. Lesmana Rico., dan Surjanto, Rudy. Financial Performance Analyzing. PT.Elex Media Komputindo. Jakarta, 2003. Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Salemba Empat. Jakarta, 2001. Narko, Drs., M.M., Akt. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama. Yogyakarta, 2002. Purwono Edi. Aspek-Aspek EDP Audit Pengendalian Internal pada Komputerisasi. ANDI. Yogyakarta, 2004 Romney B. Marshall., Steinbart Paul John. Accounting Information Systems. Ninth Edition. New Jersey : Pearson Education, Inc, 2003.
