Evaluasi sistem dan prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan j’rot galery di Klaten Oleh : Riasti F.3302181
BAB I PENDAHULUAN
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan Perusahaan J’ROT GALERY adalah perusahaan yang bergerak di bidang meubel kayu antik milik Bapak H. Jarod Santoka. Bapak H. Jarod Santoka selain sebagai pemilik juga menjabat sebagai pimpinan perusahaan. Perusahaan J’ROT GALERY didirikan pada bulan April 1999 dan telah didaftarkan ke Kantor Departemen Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Klaten dengan nomor 97-213/11.12/TDUP/V/1999. Perusahaan J’ROT GALERY berlokasi di Jalan Makam Ronggo Warsito Nomor 01 Jatipuro, Trucuk, Klaten. Sebelum menempati tempat yang ditempati sekarang, awal mulanya perusahaan menempati rumah orang tuanya di Gulan, Wanglu, Trucuk, Klaten. Sebelum mendirikan perusahaan J’ROT GALERY Bapak Jarod Santoka telah memperhitungkan segala sesuatu yang diperlukan misalnya,
besarnya modal, tenaga kerja yang terampil, pemasaran hasil produknya. Besarnya modal yang digunakan Bapak Jarod Santoka untuk mendirikan perusahaan J’ROT GALERY adalah sebesar Rp 90.000.000,00. Dengan segala asset yang dimiliki, Perusahaan J’ROT GALERY berusaha untuk tetap eksis dalam percaturan dunia usaha meubel antik yang persaingannya sangat ketat untuk saat sekarang ini.
B. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang tugas dan tanggung jawab serta hubungan antara bagian-bagian dalam perusahaan. Tujuan diadakan struktur organisasi adalah untuk mempermudah pimpinan perusahaan dalam mengkoordinasi bawahannya. Dengan struktur organisasi dapat diketahui wewenang dan tanggung jawab dari personil yang memangku jabatan dalam organisasi. Adapun struktur organisasi yang digunakan perusahaan J’ROT GALERY adalah berbentuk struktur organisasi garis. Gambar struktur organisasi perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai berikut ini (terdapat pada gambar I.1).
DIREKTUR
GENERAL MANAGER
EXPORT
STUFFING
PERSONALIA
ADM. GUDANG
MANDOR POLITUR
PERENCANAAN & PENGENDALIAN PROD.
QC. DALAM
MANDOR SERVIS KAYU
BAHAN LOGISTIK
ADM. & KEUANGAN
PEMBELIAN
KASIR
QC. LUAR
MANDOR AMPLAS
Gambar. 1.1. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN J’ROT GALERY
C. Deskripsi Jabatan Tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai berikut ini: 1. Direktur Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Menetapkan kebijaksanaan dalam jangka pendek, menengah, dan panjang bagi perusahaan. b. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan. 2. General Manager Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : a. Menjalankan semua fungsi-fungsi dari manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. b. Menetapkan berbagai peraturan pelaksanaan tugas semua karyawan perusahaan. c. Mengelola perusahaan dengan penuh rasa tanggung jawab. 3. Personalia Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Pencarian, interview dan seleksi, pengangkatan, penetapan tarif, upah serta cuti bagi karyawan. b. Menciptakan suasana kerja yang menarik dan sehat dengan jalan memelihara hubungan kerja yang harmonis di antara karyawan. c. Mengadakan hubungan dengan instansi pemerintah mengenai semua hal yang bersangkutan dengan masalah tenaga kerja.
14
d. Mempekerjakan setiap karyawan berdasarkan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. e. Menciptakan komunikasi yang bebas dan terarah antara karyawan dan pemilik berdasarkan atas moral dan etika yang baik. f. Memberi bimbingan dan pendidikan kerja secara terus menerus kepada karyawan agar dapat memperoleh kemajuan dan peningkatan mutu kerja. 4. Export Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pengiriman kontainer. b. Berkoordinasi dengan bagian perencanaan dan pengendalian produksi, General manager, dan stuffing. c. Bertanggung
jawab
atas
kelancaran
dokumen-dokumen
yang
berhubungan langsung maupun tidak langsung terhadap export. 5. Perencanaan dan Pengendalian Produksi Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Menyusun jadwal kerja. b. Mengeluarkan perintah kerja pada bagian produksi. c. Memeriksa penyebab keterlambatan dan kemacetan kerja. d. Bertanggung jawab atas kegiatan seluruh karyawan dalam proses produksi.
15
6. Administrasi dan Keuangan Tugas bagian administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : a. Mengadakan hubungan dengan instansi-instansi lain yang ada kaitannya dengan perusahaan. b. Melaksanakan pekerjaan yang ada hubungannya dengan surat menyurat. c. Pengawasan presensi dan jam kerja karyawan. d.
Membuat daftar kas dan laporan pembukuan setiap bulan.
e. Berkoordinasi dengan bagian pembelian, Personalia, dan General Manager. f. Menyiapkan acara bagi General Manager dan bagian lain. g.
Menghitung besarnya upah tiap karyawan yang meliputi penerimaan dan potongan.
7. Pembelian Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Memberikan informasi, instruksi, koreksi, dan pembinaan yang cukup pada bawahannya. b. Bertanggung jawab atas persediaan barang-barang yang akan diproduksi berdasarkan pesanan. c. Melaksanakan
kegiatan
administrasi
pembelian
laporannya ke bagian administrasi dan keuangan.
16
dan
membuat
d. Melaksanakan pembelian dengan penggunaan surat perintah borong dan
melakukan
koordinasi
dengan
bagian
perencanaan
dan
pengendalian produksi. 8. Administrasi Gudang Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Mengisi kartu stok barang dalam gudang yang berisikan penerimaan barang, pengeluaran barang, dan barang yang tersisa. b. Menerima barang dari pengrajin berdasarkan surat perintah borong dan daftar order. c. Membuat dokumen berita acara penerimaan barang dan mencatat jika ada keadaan barang yang datang tidak cocok dengan surat perintah borong. d. Memeriksa kualitas barang yang dikirim. e. Membuat catatan setiap penerimaan barang dari suplier dan pengeluaran barang dari gudang. 9. Quality Control Luar Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Mengadakan pembinaan terhadap pengrajin yang menjadi tanggung jawabnya mengenai kualitas maupun bentuk barang yang dibuat oleh pengrajin. b. Berkoordinasi dengan bagian pembelian dan Quality Control dalam. c. Bertanggung jawab atas kualitas barang yang masih berada di pengrajin.
17
10. Logistik Bahan Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Membuat laporan hasil pembelian pada bagian administrasi dan keuangan. b. Berkoordinasi dengan bagian produksi dan administrasi keuangan. c. Bertanggung jawab atas bahan-bahan yang diperlukan oleh proses produksi. d. Membuat laporan berkala mengenai penerimaan, pengeluaran dan sisa bahan yang dipakai. 11. Stuffing Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Mempersiapkan barang-barang yang akan dikirim. b. Membuat laporan fisik setiap hari mengenai barang yang sudah dibungkus (packing). c. Membuat laporan mengenai hasil stuffing dan melaporkan ke bagian export, perencanaan dan pengendalian produksi serta administrasi gudang. 12. Quality Control Dalam Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas penerimaan barang mentah atau jadi baik kualitas maupun kuantitas. b. Melaporkan hasil proses produksi dalam satu hari ke bagian perencanaan dan pengendaalian produksi.
18
c. Melaporkan persediaan barang yang ada di gudang baik mentah maupun jadi serta barang dalam proses. 13. Mandor Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan proses produksi di departemennya masing-masing. b. Melaksanakan
koordinasi
dengan
karyawan
bawahannya
dan
departemen yang terkait. c. Membuat laporan hasil kerja karyawan dan diserahkan ke bagian Personalia. d. Bertanggung jawab atas kualitas kerja dan disiplin karyawan. 14. Kasir Bertugas membayarkan upah kepada karyawan yang dimasukkan dalam amplop dan disertai dangan slip upah.
D. Kegiatan Perusahaan Usaha yang dilakukan perusahaan J’ROT GALERY adalah usaha yang berhubungan langsung dengan penjualan barang yaitu meubel kayu antik. Jika terjadi permintaan pembelian yang mendadak perusahaan membeli barang setengah jadi dari para pengrajin yang ada di sekitar perusahaan tersebut berada. Dengan sedikit proses penyelesaian akhir, maka barang tersebut siap untuk dipasarkan. Dalam proses ini ada empat kegiatan pokok yang dilakukan oleh perusahaan, secara garis besar empat kegitan pokok tersebut adalah :
19
1. Pengamplasan Yaitu proses penghalusan permukaan kayu menggunakan amplas dan juga pemeriksaan tingkat kekeringan dari kayu, sehingga sesuai dengan keinginan dari pembeli. Adapun ukuran amplas yang dipakai antara 100, 120, dan 400. 2. Cat dan Politur Yaitu proses pemberian warna ataupun corak dari meubel yang akan dipasarkan. Bahan yang dipakai antara lain politur, spirtus, serlak, dan cat, sehingga barang yang diproses sesuai dengan keinginan konsumen baik dari segi warna atau corak dan tingkat kehalusan cat dan politur. 3. Servis Kayu Yaitu Kegiatan yang dilakukan untuk memperbaiki barang-barang yang masuk dalam gudang, menyangkut kualitas kekuatan kayu dan bentuk barang yang sesuai dengan keinginan pembeli. 4. Stuffing Yaitu proses yang berhubungan dengan pembungkusan barang yang akan dikirim serta pengaturan tempat pada truk pengangkut barang.
E. Latar Belakang Masalah Dalam era perdagangan bebas dimungkinkan persaingan antar perusahaan makin tinggi. Hal ini akan memacu pada setiap perusahaan untuk selalu memiliki produk yang berkualitas tinggi serta mendorong pihak manajemen untuk melakukan perbaikan-perbaikan dari segi kualitas maupun
20
kuantitas barang yang diproduksi. Dengan semakin majunya perusahaan, maka diikuti dengan berkembangnya aktivitas perusahaan salah satunya adalah aktivitas pembelian bahan baku. Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk menangani transaksi pembelian tunai dan kredit. Transaksi pembelian erat kaitannya secara langsung dengan pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan, maka harus terdapat prosedur yang baik untuk mencegah terjadinya penyelewengan dalam pembelian. Kegiatan pembelian dimulai dengan diajukannya permintaan pembelian barang ke bagian pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, Pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian. Pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri (Mulyadi, 2001:299). Pembelian lokal bahan baku melibatkan bagian produksi gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Bukti-bukti yang digunakan dalam pembelian lokal bahan baku adalah surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari penjual. Sistem pembelian lokal bahan baku terdiri dari prosedur permintaan barang, prosedur
21
pencatatan penerimaan barang di gudang, dan pencatatan utang (Depdikbud, 1990/1991). Sistem pembelian yang digunakan dalam perusahaan J’ROT GALERY adalah sistem pembelian lokal. Berdasarkan arti penting informasi tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan “EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN J’ROT GALERY DI KLATEN”.
F. Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang masalah yang diuraikan di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY DI KLATEN ? 2.
Apakah kelebihan dan kelemahan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY DI KLATEN ?
G. Tujuan Penelitian Tujuan dilakukan penelitian pada J’ROT GALERY adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY DI KLATEN. 2. Untuk mengevaluasi sistem pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY DI KLATEN.
22
H. Manfaat Penelitian Bagi Perusahaan J’ROT GALERY Manfaat penelitian bagi perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan mengenai bagaimana sistem dan prosedur pembelian yang baik, sehingga perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan perusahaan dalam sistem pembelian dan dapat melakukan perbaikan mengenai sistem pembelian.
I.
Metode Penelitian Untuk memperoleh data-data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik pengumpulan data seperti berikut ini: 1. Interview (wawancara), yaitu mengadakan wawancara atau tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian pada perusahaan J’ROT GALERY. 2. Studi Pustaka, yaitu mengumpulkan data dengan cara membaca bukubuku yang ada hubungannya dengan masalah yang akan diteliti guna mendapatkan pengertian secara teoritis tentang masalah yang akan diteliti tersebut.
23
BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Landasan Teori Suatu sistem dalam perusahaan sangat membantu jalannya kegiatan perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan serta memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak yang terkait. Oleh karena itu sistem yang baik sangat diperlukan bagi perusahaan untuk tetap terus berada pada kondisi optimal. Sebelum membahas Sistem Informasi Akuntansi, penulis akan menguraikan terlebih dahulu mengenai sistem dan prosedur yang membentuk suatu Sistem Informasi Akuntansi. 1. Pengertian Sistem dan Prosedur a. Menurut Mulyadi (2001 : 5) Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. b. W Gerald Cold dalam Baridwan (1979 : 1) Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang
24
15
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang terjadi. c. Sugiarto (1985 : 29) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama, prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan dan pengumpulan kas dan sebagainya. d. Harnanto (1987 : 391) Sistem
adalah
suatu kerangka
dari
prosedur-prosedur yang
diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan. Prosedur adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses/operasi) yang diperlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. Berdasarkan uraian definisi atau pengertian sistem dan prosedur diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urut-urutan kegiatan klerikal, kegiatan klerikal yang dimaksud dari definisi tersebut merupakan
16
kegiatan yang dilakukan untuk mencatat dalam formulir, buku jurnal, buku pembantu, dan buku besar yakni meliputi: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan, dan membandingkan. Prosedur yang baik akan menciptakan sistem yang baik pula, keduanya saling berhubungan, dengan demikian manfaat dari sistem adalah memudahkan dalam memilih perlakuan tujuan. 2. Pengertian Sistem Akuntansi Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli, yang dapat diuraikan sebagai berikut: a. Mulyadi (2001 : 3) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. b. Baridwan (1979 : 1) Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku catatan, prosedurprosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan.
17
c. Sugiarto (1984 : 23) Sistem akuntansi adalah Sistem akuntansi terdiri dari kegiatankegiatan manusia yang menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut, alatalat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan yang ada dalam suatu organisasi guna menyajikan suatu informasi keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, terutama pengelola perusahaan. d. Soemarso (1994 : 624) Sistem akuntansi adalah suatu jaringan urutan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu organisasi. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (1997 : 19-20) adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengelolaan intern d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Suatu sistem dalam perusahaan sangat membantu jalannya kegiatan perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan serta dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak yang terkait, oleh karena itu sistem yang baik sangat diperlukan bagi perusahaan untuk tetap terus berada
18
pada kondisi optimal. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu lainnya perusahaan sering melakukan transaksi pembelian, oleh karena itu diperlukan suatu sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik yang memenuhi syarat-syarat sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya penyelewengan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar. 1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian, baik barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:301), prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. a. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian, sesuai dengan jenis, mutu dan kualitas barang. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
19
c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan
dengan
pembelian
dan
menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sebagai catatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2. Bagian yang terlibat dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian adalah
20
a. Bagian gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi ketersediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan. b. Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Bagian penerimaan Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang tersebut diterima oleh perusahaan. d. Bagian akuntansi Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 3. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
21
a. Surat permintaan pembelian Dokumen ini diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, mutu dan kuantitas sesuai dengan surat tersebut. b. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi. c. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. d. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu dan kuantitas barang sesuai yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat-surat perubahan order pembelian Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas,
jadwal
penyerahan
barang,
spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
22
f. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Register bukti kas keluar b. Jurnal pembelian c. Kartu utang d. Kartu persediaan Adapun sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY adalah : 1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku secara tunai pada perusahaan J’ROT GALERY adalah: a. Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya dengan yang diminta. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
23
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian mengirimkan surat perintah borong order kepada pemasok yang telah dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order. e. Prosedur pencatatan pengeluaran kas Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur
24
dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut, kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam jurnal umum. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku secara kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah: a. Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya dengan yang diminta. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian mengirimkan surat perintah borong order kepada pemasok yang telah
25
dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order. e. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut, kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam jurnal umum. Bila faktur dari pemasok telah jatuh tempo, maka faktur dari pemasok, surat perintah borong order, dan tanda terima barang masuk dibandingkan untuk dibuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir.
26
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah a. Prosedur penerimaan pesanan Dalam prosedur ini Direktur menerima pesanan dari konsumen, dan konsumen menginginkan agar barang pesanan tersebut segera dikirimkan. b. Prosedur Permintaan barang Dalam prosedur ini Direktur memberitahukan ke bagian produksi bahwa ada pesanan mendadak yang harus segera dikirim ke konsumen. Setelah itu bagian produksi ke gudang, apakah persediaan barang jadi di gudang mencukupi kuantitasnya. Apabila persediaan di gudang habis atau kurang jumlahnya, maka bagian produksi mengajukan permintaan pembelian secara lisan untuk membeli barang setengah jadi karena ada pesanan mendadak dari konsumen. c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian, untuk memungkinkan pemilihan pengrajin yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. d. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat perintah borong order ke pengrajin yang telah dipilih dan memberitahukan ke bagian-bagian yang lain yang terkait dalam
27
transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian perusahaan yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. e. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang dari pengrajin, tetapi sebelum barang diterima bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pengrajin, kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk untuk menyatakan bahwa barang tersebut telah diterima dari pengrajin dan sudah sesuai dengan surat perintah borong order. f. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk telah ada dan sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diinginkan, kemudian bagian administrasi keuangan membandingkan ke 3 formulir tersebut dan menyelenggarakan pencatatan utang kedalam jurnal umum. Setelah membandingkan ke 3 formulir tersebut dan faktur dari pengrajin telah jatuh tempo, maka bagian administrasi keuangan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir.
28
2. Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah a. Direktur Direktur menerima pesanan dari konsumen kemudian memberitahukan ke bagian produksi bahwa ada pesanan mendadak dari konsumen. b. Bagian produksi Bagian produksi bertanggungjawab mengecek ke gudang apakah persediaan barang jadi mencukupi kuantitasnya. Apabila barang persediaan di gudang habis atau kurang kuantitasnya, maka bagian produksi bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian barang setengah jadi ke bagian pembelian karena ada pesanan mendadak dari konsumen. c. Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian dan menentukan pengrajin sebagai pemasok. Bagian pembelian juga bertanggungjawab membuat surat perintah borong order sesuai dengan permintaan pembelian. d. Bagian administrasi gudang Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang diterima
dari
pengrajin.
Bagian
administrasi
bertanggungjawab membuat tanda terima barang masuk.
gudang
juga
29
e. Quality control luar Bagian ini bertanggungjawab untuk memeriksa jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pengrajin. f. Quality control dalam Bagian ini bertanggungjawab untuk mengawasi bagian-bagian yang lain yang terkait dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga bekerjasama
dengan
bagian
administrasi
gudang
untuk
bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pengrajin. g. Bagian Administrasi keuangan Bagian ini bertanggungjawab atas pencatatan pembelian baik secara tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah membandingkan faktur dari pengrajin, surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk. h. Kasir Bagian ini bertanggungjawab dalam pembayaran atau pelunasan setelah menerima nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan. Sedangkan bagian-bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah: a. Bagian administrasi gudang Bagian administrasi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian, setelah mengecek bahwa
30
bahan baku yang diminta benar-benar telah habis kuantitasnya. Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang-barang yang diterima dari pemasok. Bagian administrasi gudang juga bertanggung jawab dalam membuat tanda terima barang masuk. b. Bagian pembelian Bagian pembelian bertanggung jawab membuat surat perintah borong order sesuai dengan permintaan pembelian oleh bagian administrasi gudang setelah sebelumnya mengecek ke gudang bahwa barang benarbenar habis atau kurang kuantitasnya. Bagian pembelian juga bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan surat perintah borong order kepada pemasok yang di pilih. c.
Bagian logistik bahan Bagian ini bertanggung jawab atas bahan-bahan yang diperlukan oleh proses produksi, serta bertanggung jawab untuk membuat laporan hasil pembelian pada bagian administrasi keuangan.
d. Quality control luar Bagian ini bertanggung jawab atas jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pemasok.
31
e. Quality control dalam Bagian ini bertanggung jawab untuk mengatasi bagian-bagian yang lain dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya pembelian bahan baku, dan bekerjasama dengan bagian administrasi gudang untuk bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang-barang yang diterima dari pengrajin f. Bagian administrasi keuangan Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian baik secara tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah membandingkan faktur dari pemasok, surat perintah borong order, dan tanda terima barang masuk. g.
Kasir Bagian kasir bertanggung jawab dalam pembayaran atau pelunasan setelah menerima faktur dan nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah : a. Surat perintah borong order (SPBO) Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian sebagai pemberitahuan kepada bagian-bagian yang terkait dalam transaksi pembelian, untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah barang order
32
setelah bagian pembelian memperoleh informasi mengenai harga barang dan telah menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang. Surat perintah borong order dibuat rangkap 3, dan didistribusikan: 1) Lembar 1 berwarna putih
: untuk pengrajin atau pemasok
2) Lembar 2 berwarna biru
: untuk bagian administrasi keuangan
3) Lembar 3 berwarna kuning : untuk bagian pembelian b. Tanda terima barang masuk (TTBM) Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang dibeli telah diterima dari pemasok sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah borong order. Tanda terima barang masuk dibuat rangkap 3, dan didistribusikan: 1) Lembar 1 berwarna putih
:untuk pengrajin atau pemasok
2) Lembar 2 berwarna biru
:untuk
bagian
administrasi
keuangan 3) Lembar 3 berwarna kuning
:untuk bagian produksi
c. Nota pembayaran Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran utang ke pemasok. Nota pembayaran dibuat rangkap 2, dan didistribusikan:
33
1) Lembar 2 berwarna putih
: untuk bagian administrasi keuangan
2) Lembar 3 berwarna merah muda
: untuk bagian produksi
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah : Jurnal Umum Jurnal Umum dibuat oleh bagian administrasi keuangan digunakan oleh perusahaan J’ROT GALERY untuk mencatat pembelian yang telah terjadi.
C. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern Sistem akuntansi merupakan unsur dari kegiatan perusahaan yang dilaksanakan secara rutin untuk dapat melaksanakan dengan baik maka didalamnya harus melekat unsur-unsur sistem pengendalian intern. Dengan adanya
sistem
pengendalian
akuntansi
intern,
yang
didalamnya
dipertimbangkan
diharapkan
pengawasan
terhadap
sistem
bagian-bagian
operasional perusahaan, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terjamin keandalan dan ketelitiannya. Pembentukan sistem akuntansi berhubungan erat dengan sistem pengendalian intern, apabila sistem akuntansi dikembangkan didasarkan pada unsur-unsur sistem pengendalian intern, maka hasil dari sistem akuntansi adalah informasi yang akurat dan andal, tujuan sistem pengendalian intern juga tercapai. Tujuan utama sistem pengendalian intern menurut Mulyadi adalah:
34
1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Elemen-elemen sistem pengendalian intern dalam sistem pembelian menurut Mulyadi (1989:316): 1. Organisasi a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi akuntansi. 2. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan a. Surat permintaan pembelian harus diotorisasi oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
35
f. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Praktik Yang Sehat a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
36
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. j. Bukti kas keluar beserta dokumen dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada pemasok.
D. Evaluasi terhadap sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY Dari jaringan prosedur, bagian-bagian yang terlibat, dokumen-dokumen yang digunakan, catatan akuntansi dan unsur-unsur sistem pengendalian intern tersebut akan penulis evaluasi satu persatu tentang sistem pengendalian intern pada perusahaan J’ROT GALERY. 1. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian secara tunai pada perusahaan J’ROT GALERY a. Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang, bagian administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat dipertanggungjawabkan.
37
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak tetapi perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi. d. Prosedur penerimaan barang Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak sehingga pemakaiannya kurang dapat dipertanggungjawabkan. e. Prosedur pencatatan pengeluaran kas Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membandingkannya untuk pencatatan pengeluaran kas kedalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir. Sedangkan evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian secara kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah:
38
a. Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang.Bagian administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat dipertanggungjawabkan. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak tetapi perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi. d. Prosedur penerimaan barang Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak tetapi sudah diterapkan sistem otorisasi.
39
e. Prosedur pencatatan utang Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membandingkannya untuk pencatatan utang ke dalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh bagian kasir. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah a. Prosedur penerimaan pesanan Prosedur yang digunakan perusahaan J’ROT GALERY pada pembelian barang setengah jadi, yang pertama adalah prosedur penerimaan pesanan yang dilakukan oleh Direktur yang menerima pesanan mendadak dari konsumen. b. Prosedur permintaan barang Dalam prosedur ini bagian produksi mengajukan permintaan ke bagian pembelian setelah bagian produksi mengecek barang ke gudang. c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin Dalam prosedur ini yang mencari informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian serta memilih pengrajin sebagai pemasok adalah bagian pembelian.
40
d. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat perintah borong order ke pengrajin. e. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini belum ada pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan penyimpanan barang. Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pengrajin. f. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan membandingkan faktur dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membuat nota pembayaran guna dilakukan pembayaran oleh bagian kasir. 2. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai dan kredit pada perusahaan J’ROT GALERY. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem dan prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY akan dapat diketahui apakah sistem akuntansi telah sesuai dengan pelaksanaannya. a. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian, bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control dalam untuk menyimpan dan menerima
41
barang yang diterima dari supplier serta membuat tanda terima barang masuk. b. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang ke pemasok yang telah dipilih sebelumnya dan membuat surat perintah borong order yang ditujukan ke bagian administrasi keuangan, pemasok, dan pembelian. c. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan quality control dalam Kedua bagian ini bertanggung jawab dalam menerima dan menyimpan barang dari pemasok, dengan adanya bagian quality control dalam maka akan terjadi pengawasan dengan baik sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan akan kecil dalam pembelian bahan baku. d. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan kasir Bagian administrasi keuangan membuat catatan atas pembelian secara tunai maupun kredit, sedangkan untuk pembayaran atau pelunasan utang dilaksanakan oleh bagian kasir setelah menerima faktur dan nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
42
e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan quality control luar. Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah a. Fungsi produksi dilakukan oleh bagian produksi Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengecek ke gudang setelah Direktur menerima pesanan mendadak, apabila persediaan di gudang tidak mencukupi kuantitasnya, maka bagian produksi mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian. b. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan quality control dalam Pada perusahaan J’ROT GALERY bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pengrajin perusahaan belum memisahkan kedua fungsi ini sehingga memungkinkan terjadinya penyelewengan pada perusahaan seperti kolusi. c. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh fungsi pembelian Pada perusahaan J’ROT GALERY Bagian pembelian bertugas mencari informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian,
43
kemudian memilih pengrajin dan membuat surat perintah borong order. d. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan kasir Bagian administrasi keuangan bertugas membandingkan Fakturdari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian membuat mencatat pembelian secara tunai maupun kredit ke dalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran yang diserahkan ke bagian kasir untuk dilakukan pengeluaran kas. e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan quality control luar Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi pembelian. 3. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan dalam sistem dan prosedur pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit dan pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY untuk digunakan sebagai bukti bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi. a. Surat perintah borong order Dibuat oleh bagian pembelian sebagai surat pemberitahuan ke bagian lain yang terkait dalam transaksi pembelian.
44
b. Tanda terima barang masuk Tanda terima barang masuk dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk menunjukkan bahwa bahan baku telah diterima dari pemasok atau pengrajin sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah borong order. c. Nota pembayaran Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran. 4. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY. Jurnal umum Jurnal ini diselenggarakan oleh perusahaan J’ROT GALERY untuk mencatat pembelian bahan baku yang dilakukan oleh bagian pembelian, catatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi keuangan. 5. Evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada perusahaan J’ROT GALERY a. Organisasi 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern (melakukan pengujian atas kebenaran perkalian, penjumlahan, dan pengurangan angka-angka yang ditentukan dalam formulir, serta penelitian cara penjumlahan atau pencatatan)
45
dalam
pelaksanaan
transaksi
pembelian.
Dalam
transaksi
pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan pemasok atau pengrajin yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat perintah borong order. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi administrasi keuangan. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi administrasi keuangan yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. 3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari pengrajin. bertanggung
Fungsi jawab
penyimpanan atas
merupakan
penyimpanan
barang
fungsi
yang
yang
telah
dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan, kedua fungsi ini harus dipisahkan untuk menjamin ketelitian dan keakuratannya.
46
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi administrasi gudang, pembelian, penerimaan, administrasi keuangan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut, setiap transaksi harus melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. 1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang Dalam mengajukan permintaan pembelian fungsi administrasi gudang tidak membuat surat permintaan pembelian melainkan secara lisan memberitahukan ke fungsi pembelian bahwa persediaan bahan baku di gudang telah habis atau kurang kuantitasnya. 2) Surat perintah borong order diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi Surat perintah borong order dibuat oleh fungsi pembelian untuk pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan kepada pihak luar. Oleh karena surat perintah borong order harus diotorisasi oleh bagian yang berwenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan perusahaan.
47
3) Tanda terima barang masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang yaitu fungsi administrasi gudang dan quality control dalam. Tanda terima masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang yaitu fungsi administrasi gudang . Dokumen ini dikirim ke fungsi administrasi keuangan untuk dilaksanakan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok atau pengrajin apakah sudah sesuai dengan surat perintah borong order yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi administrasi keuangan atau pejabat yang lebih tinggi Dalam transaksi pembelian, fungsi administrasi keuangan menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber seperti surat perintah borong order, tanda terima barang masuk, faktur dari pemasok atau pengrajin kemudian ketiga dokumen tersebut dibandingkan untuk menyelenggarakan pengeluaran kas (nota pembayaran) yang diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan. 5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung oleh surat perintah borong order, tanda terima barang masuk dan faktur dari pemasok. Bagian
administrasi
keuangan
melaksanakan
pencatatan
berdasarkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat perintah borong order, tanda terima barang masuk, dan faktur dari pengrajin.
48
6) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan. Pencatatan utang yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY berdasarkan pada bukti kas keluar. c. Praktik yang sehat. 1) Surat
permintaan
pembelian
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi administrasi gudang Dalam mengajukan permintaan pembelian, fungsi administrasi gudang tidak membuat surat permintaan pembelian tetapi secara lisan memberitahukan kepada fungsi pembelian. 2) Surat perintah borong order bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian Surat perintah borong order pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan
transaksi
dan
pemakaiannya
kurang
dapat
dipertanggungjawabkan. 3) Tanda terima barang masuk bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan Tanda terima barang masuk pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan
transaksi
dipertanggungjawabkan.
dan
pemakaiannya
kurang
dapat
49
4) Pemasok dipilih berdasarkan penawaran harga barang dari berbagai pemasok atau pengrajin Fungsi pembelian bertugas untuk mencari informasi mengenai harga barang dan menentukan pemasok atau pengrajin yang dipilih dalam pengadaan barang, pemasok atau pengrajin dipilih tidak berdasarkan pada hubungan istimewa dengan fungsi pembelian tetapi berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok atau pengrajin. 5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan yaitu bagian administrasi gudang dan quality control dalam jika bagian tersebut telah menerima tembusan surat perintah barang order dari bagian pembelian. Sebelum barang diterima dari pemasok atau pengrajin, barang diperiksa oleh fungsi quality control luar dan barang tersebut diterima oleh fungsi penerimaan yaitu fungsi administrasi gudang dan fungsi quality control dalam setelah menerima tembusan surat perintah borong order dari fungsi pembelian. 6) Fungsi penerimaan melaksanakan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat perintah borong order. Fungsi penerimaan bekerja sama dengan fungsi quality control luar untuk melakukan pemeriksaan yang diterima dari pemasok
50
atau pengrajin apakah sudah sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah borong order. 7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok atau pengrajin sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Sebelum fungsi akuntansi keuangan melakukan pencatatan terhadap pengeluaran kas, fungsi ini melakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok atau pengrajin sehingga dapat terjamin ketelitian dan keandalannya. 8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dan rekening kontrol dalam buku besar. Rekonsiliasi digunakan untuk mencocokkan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. 9) Pembayaran faktur dari pemasok atau pengrajin dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Untuk memperoleh potongan tunai, fungsi administrasi keuangan dan kasir sering melakukan pembayaran sebelum faktur tersebut jatuh tempo.
51
10) Nota pembayaran beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh bagian kasir setelah cek dikirimkan ke pemasok atau pengrajin. Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan berdasarkan atas surat perintah borong order, tanda terima barang masuk, dan faktur dari pemasok atau pengrajin. Dokumen tersebut dicap “lunas” untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari satu kali.
BAB III TEMUAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam sistem pembelian yang diterapkan di perusahaan J’ROT GALERY, maka dapat dikemukakan beberapa kelebihan dan kelemahan yang dapat penulis jabarkan adalah : A. Kelebihan Kelebihan-kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY adalah: 1. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan. Hal ini menjamin adanya pembagian tugas yang teliti dan dapat dipercaya 2. Fungsi
pembelian
terpisah
dari
fungsi
akuntansi,
fungsi
yang
melaksanakan pencatatan utang dan yang melakukan pembayaran terhadap barang yang dibeli harus dipisahkan dari fungsi yang melaksanakan pembelian. Pemisahan fungsi ini juga dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau satu fungsi yaitu administrasi gudang, pembelian, penerimaan, dan administrasi keuangan. 4. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada pengeluaran kas yang didukung oleh surat perintah borong order, tanda terima barang masuk,
51
52
sehingga akan terbukti adanya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan diterimanya barang. 5. Kegiatan pengecekan terhadap barang yang diterima telah dilakukan untuk menghindari kekeliruan 6. Nota pembayaran dicap “lunas” oleh bagian administrasi keuangan setelah melakukan pelunasan pembayaran kepada pengrajin untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 7. Pada surat perintah borong order, tanda terima barang masuk, nota pembayaran diterapkan tanda tangan dari bagian yang berwenang sebagai bukti adanya otorisasi dari bagian yang memerlukan, bagian yang mengajukan dan bagian yang menyetujui diadakannya pembelian.
B. Kelemahan Kelemahan yang dapat ditemukan pada perusahaan J’ROT GALERY antara lain : 1. Masih terdapat satu fungsi yang menjalankan dua fungsi penerimaan dan penyimpanan barang yang dilakukan oleh bagian administrasi gudang dan quality control dalam. Hal ini memungkinkan timbulnya tanggung jawab ganda. Jika tidak terdapat pemisahan fungsi maka informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan digudang tidak terjamin ketelitian dan keakuratannya. Penyelewengan yang sering terjadi adalah adanya praktik kolusi.
53
2. Perusahaan belum membuat surat permintaan pembelian sehingga bagian administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian. 3. Surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan transaksi dan pemakaiannya kurang dapat dipertanggung jawabkan. 4. Perusahaan tidak membuat bagan alir sistem pembelian bahan baku, sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan tidak dapat dilakukan dengan mudah oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi pembelian tersebut.
BAB IV REKOMENDASI
A. Kesimpulan Berdasarkan temuan pada BAB III yang berisi beberapa kebaikan dan kelemahan pada perusahaan J’ROT GALERY maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY sudah cukup baik dan telah memenuhi syarat sistem pengendalian intern yang baik. Hal ini terbukti adanya: 1. Transaksi pembelian tidak hanya dilakukan oleh satu fungsi. Hal ini memungkinkan adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Adanya sistem otorisasi pada bagian yang berwenang. 3. Adanya kegiatan pengecekan terhadap barang yang diterima untuk menghindari adanya kekeliruan. Disamping beberapa kebaikan pada sistem pembelian tersebut, masih terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki oleh penulis.
B. Saran Berdasarkan beberapa kelemahan sistem pembelian pada perusahaan J’ROT GALERY, maka penulis akan memberikan saran dalam hal untuk mencapai sistem akuntansi pembelian bahan baku dan sistem pengendalian intern dalam sistem pembelian yang lebih baik.
54
1. Sebaiknya ada pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan penyimpanan barang. Fungsi penerimaan barang berfungsi menerima barang dari pemasok, dan melakukan pemeriksaan terhadap mutu, jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, juga melakukan penolakan bila barang yang diterima tidak sesuai dengan syarat yang ditentukan. Fungsi penyimpanan bertugas menyimpan barang dan mengeluarkan barang dari gudang, juga mengontrol barang di gudang. 2. Sebaiknya perusahaan membuat surat permintaan pembelian, sehingga bagian administrasi gudang mempunyai bukti bahwa telah mengajukan permintaan pembelian ke bagian pembelian. 3. Sebaiknya surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk bernomor urut tercetak, sehingga dapat menambah tingkat keakuratan transaksi dan pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini dimaksudkan agar bila terjadi kekeliruan atau hilang mudah diketahui. 4. Perusahaan sebaiknya membuat bagan alir sistem akuntansi pembelian bahan baku, agar prosedur-prosedur yang dilakukan pada perusahaan tersebut dapat dipahami dengan mudah oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi pembelian.
55
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1979. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta: AA YKPN. Harnanto. 1987. Sistem Akuntansi Survai dan Teknik Analisis. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE UGM. Mulyadi. 1997. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Soemarso. 1994. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kedua. Jakarta: FE UI. Sugiarto. 1985. Sistem Akuntansi dan Permasalahannya. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE UGM.
56
Bagian Administrasi Gudang Pemasok Mulai Bersama barang Mengajukan permintaan pembelian
Faktur
Secara lisan
Mengecek barang
1
Membuat TTBM Faktur 3 2 TTBM 1
Pemasok
Bagian produksi
Keterangan: TTBM = Tanda Terima Barang Masuk
Flowchart pembelian bahan baku secara kredit (lanjutan)
57
3
Bagian Pembelian
1
Mengecek ke gudang
Mencari informasi harga barang dan syarat pembayaran
Memilih pemasok Membuat SPBO
3 2 SPBO 1
Pemasok Keterangan:
2 T
SPBO = Surat Perintah Borong Order
Flowchat pembelian bahan baku (lanjutan)
58
Administrasi Keuangan 2
3
SPBO 2
Faktur TTBM 3
Membandingkan ketiga formulir Mencatat ke utang harga Jurnal umum Membuat nota pembayaran
2 NP 1 Faktur TTBM 3 SPBO 2
T Keterangan: NP = Nota Pembayaran
Selesai
Bagian Produksi
Flowchart pembelian bahan baku (lanjutan)
59
Direktur
Bagian Produksi
1
Mulai
Menerima pesanan dari konsumen
Mengecek ke gudang
Mengajukan permintaan pembelian
1
Secara lisan
2
Flowchart pembelian barang setengah jadi (lanjutan)
60
Bagian Pembelian
2
Mencari informasi harga barang dan syarat pembayaran
Memilih pengrajin Membuat SPBO
3 2 SPBO 1
pengrajin Keterangan:
3 T
SPBO = Surat Perintah Borong Order
Flowchat pembelian barang setengah jadi (lanjutan)
61
Administrasi Keuangan 3
4
SPBO 2
Faktur TTBM 3
Membandingkan ketiga formulir Mencatat ke utang harga Jurnal umum Membuat nota pembayaran
2 NP 1 Faktur TTBM 3 SPBO 2
T Keterangan: NP = Nota Pembayaran
Selesai
Bagian produksi
Flowchart pembelian bahan baku (lanjutan)
62
Bagian Administrasi Gudang
Pengrajin Bersama Barang Faktur
Mengecek barang
Membuat TTBM Faktur 3 2 TTBM 1
Pengrajin
Bagian produksi
4
Keterangan: TTBM = Tanda terima barang masuk
Flowchart pembelian barang setengah jadi (lanjutan)
63
