42
BAB III ANALISIS SISTEM
Bab ini akan menjelaskan tentang deskripsi permasalahan sistem, proses produksi dan prosedur persediaan bahan baku pada Perusahaan Roti Morning Bakery, analisis kebutuhan sistem, analisis fungsional sistem, analisis pengguna sistem dan analisis kemampuan sistem
3.1
Deskripsi Permasalahan Sistem
Perusahaan
Morning
Bakery
merupakan
sebuah
perusahaan
yang
memproduksi kebutuhan konsumen berupa roti. Dalam proses produksinya, perusahaan roti Morning Bakery memerlukan bahan baku berupa tepung terigu, gula dan mentega. Ketiga bahan baku tersebut merupakan bahan baku utama dalam proses produksi. Sedangkan bahan baku pembantu diantaranya berupa calsium, gluten, garam dan air (water). Pada proses pengadaan bahan baku, perusahaan Morning Bakery hanya menerima
informasi dari departemen pengadaan yang bertugas melaksanakan
pemesanan dan pembelian bahan serta barang yang diperlukan termasuk pesanan dan bahan baku roti. Namun hal ini terkadang menyebabkan kurang terkontrolnya jumlah stock bahan baku karena perhitungan antara jumlah produksi dan jumlah kebutuhan bahan baku yang digunakan sering mengalami kesalahan. Masalah lain yang sering timbul yaitu proses produksi terkadang dapat melebihi kapasitas mesin dan bahkan
43
waktu penyelesaian produksi menjadi tidak tepat. Bila masalah tersebut terjadi terus menerus bukan tidak mungkin dapat merembet ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan sebaliknya jumlah produk berlebih karena tidak semuanya habis terjual. Hal ini sangat berkaitan erat dengan kegiatan penggunaan persediaan bahan baku, persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan yang datang.
3.2
Proses Produksi Perusahaan Morning Bakery
Dalam memproduksi suatu produk, perusahaan Morning Bakery mempunyai tahapan-tahapan tentang bagaimana produk roti tersebut diproduksi. Mulai dari penggunaan bahan baku sampai menjadi sebuah produk dan akhirnya dipasarkan ke konsumen. Kebutuhan bahan baku untuk proses produksi disesuaikan dengan jumlah produk yang akan dihasilkan, dalam hal ini bahan baku yang digunakan oleh perusahaan Morning Bakery yang diperoleh dari distributor bahan baku roti adalah tepung terigu, gula dan mentega sebagai bahan baku utama, serta calsium, gluten, garam dan air sebagai bahan baku pendukung. Untuk memberikan gambaran mengenai penggunaan bahan baku yang erat kaitannya dengan persediaan bahan baku, maka akan diberikan penjelasan tentang
44
proses produksi roti mulai dari data bahan baku yang diolah sampai menjadi suatu produk dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini :
Tepung
Ragi
Mentega
Gula
Calsium
Garam
Air
Hasil Pengadukan Mixer
Kalis
Rol
Mesin Pembagi
Masukkan ke Loyang Masa Permentasi
Masukan Open
Roti Jadi
Sumber : Perusahaan Roti Morning Bakery Gambar 3.1 Proses Produksi Roti
Dari gambar 3.1 di atas dapat dijelaskan, bahwa proses produksi dimulai dari penggunaan bahan baku tepung terigu, gula, ragi, calsium dan air dicampurkan menjadi satu adonan. Kemudian dimasukkan ke dalam tempat dan dihaluskan dengan menggunakan mesin pengaduk (mixer) kurang lebih selama 15 sampai 30 menit. selanjutnya diamkan adonan tersebut hingga 30 menit atau tunggu sampai adonan tersebut tidak lengket di tangan (kalis), kemudian masukkan ke dalam mesin
45
penghalus (rol) untuk membuktikan bahwa adonan campuran tersebut benar-benar sudah halus. Kemudian masukkan ke dalam mesin pembagi untuk dibagi biar menjadi sebuah roti. Kemudian masukkan ke loyang tunggu kurang lebih 30 menit sampai roti mengembang (masa fermentasi) lalu masukkan ke oven tunggu kurang lebih 15 sampai 30 menit lalu keluarkan. Jadilah roti dan kemudian diamkan sampai dingin lalu masukan ke dalam kemasan plastik. Proses produksi pada perusahaan Morning Bakery berdasarkan atas permintaan setiap hari dan pesanan roti dengan ketentuan yang telah ada sebelumnya. Maksudnya bahwa proses produksi pada perusahaan dilakukan dengan kapasitas yang telah ditentukan sesuai yang diminta oleh para konsumen. Jika ada permintaan diluar dari permintaan yang biasanya maka proses produksi ditingkatkan. Lain halnya dengan pesanan, jika ada pesanan maka pesanan tersebut harus ditentukan jumlah pesanan, jenis dan waktu penyelesaian pemesan tersebut. Sedangkan waktu penyelesaian pesanan tergantung dari banyaknya pesanan yang dipesan, bila pesananannya cukup banyak, maka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya memerlukan waktu tambahan. Pesanan dibuat setelah bagian produksi menerima pesanan dari bagian pemasaran dan selanjutnya dikerjakan dengan waktu yang diminta dari pemesan.
3.3 Analaisis Kebutuhan Sistem
3.3.1
Analisis kebutuhan Data Masukan
a. Nama dokumen
: Data Permintaan Roti
46
Sumber
: Pelanggan
Fungsi
: Berisi data-data berupa data data permintaan roti
b. Nama dokumen
: Data Permintaan Bahan Baku
Sumber
: Gudang
Fungsi
: Berisi data-data permintaan bahan baku untuk produksi
c. Nama dokumen
: Data Bahan Baku
Sumber
: Supplier
Fungsi
: Berisi data-data berupa bahan baku beserta jumlahnya
3.3.2
Analisis kebutuhan Data Keluaran
a. Nama dokumen
: Laporan Permintaan Roti
Sumber
: Marketing
Distribusi
: Produski
Fungsi
: Berisi data-data Permintaan roti berdasarkan jumlah permintaan
b. Nama dokumen
: Laporan Pemesanan Bahan Baku
Sumber
: Gudang
Distribusi
: Pimpinan
Fungsi
: Berisi data laporan pemesanan bahan baku
c. Nama dokumen
: Laporan Data Hasil Produksi
Sumber
: Produksi
Distribusi
: Pimpinan
Fungsi
: Berisi data hasil produksi
47
d. Nama dokumen
: Laporan Persediaan bahan baku
Sumber
: Gudang
Distribusi
: Pimpinan
Fungsi
: Berisi data Laporan persediaan bahan baku
3.4 Prosedur Penyediaan Bahan Baku Roti Pada Perusahaan Morning Bakery Tanjungpinang Yang Sedang Berjalan
Prosedur penyediaan bahan baku roti pada perusahaan Morning Bakery yaitu : a. Pelanggan merupakan toko-toko distributor penjual roti, dimana produk akan dipasakan melalui Pelanggan. Pelanggan melakukan permintaan roti melalui marketing. b. Marketing akan melakukan
permintaan roti dengan membuat laporan
permintaan roti yang berisi jumlah permintaan roti yang diminta oleh Pelanggan, kepada bagian produksi. c. Produksi akan melakukan permintaan kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi produk roti, kepada bagian gudang. d. Gudang akan melakukan pengecekan persediaan bahan baku yang disimpan di gudang. Apabila bahan baku yang diminta tersedia maka bahan baku akan langsung diberikan kepada bagian produksi. Tetapi apabila bahan baku tidak ada atau kurang maka bagian gudang akan membuat laporan pemesanan bahan baku. e. Laporan pemesanan bahan baku tersebut akan diberikan kepada pimpinan, yang tujuannya untuk meminta persetujuan pengadaan bahan baku. Laporan pemesanan
bahan baku tersebut selanjutnya akan diperiksa oleh pimpinan.
48
Apabila pengadaan bahan baku disetujui atau di acc, pimpinan akan memberikan data laporan pemesanan bahan baku dan biaya ke bagian pengadaan. Untuk selanjutnya dilakukan proses pembelian bahan baku apa saja yang dibutuhkan. f. Pengadaan melakukan transaksi pembelian bahan baku ke distributor, Setelah melakukan pembelian kemudian distributor bahan baku roti memberikan nota pembelian dan bahan baku roti yang dibutuhkan kepada bagian penggadaan. Setelah bahan baku dibeli, oleh bagian pengadaan lalu diserahkan ke bagian gudang dengan memberikan nota belanja beserta bahan bakunya. g. Kemudian bagian gudang akan membuat laporan persediaan bahan baku dan menyerahkan data laporan laporan persediaan bahan baku tersebut kepada pimpinan, untuk selanjutnya diperiksa ulang oleh pimpinan kemudian diarsipkan. Untuk memperjelas prosedur penyediaan bahan baku roti yang sedang berjalan dalam perusahaan Morning Bakery maka diperlukan suatu flowmap untuk penggambaran sistemnya. Flowmap atau bagian alir dokumen merupakan bagian alir yang menunjukan arus dari laporan dan data-data dari suatu pihak (entitas) ke pihak yang lainya. Dalam Flowmap berjalan terdapat 7 entitas yang terlibat diantaranya adalah : 1. Pelanggan 2. Marketing 3. Produksi 4 Gudang 5. Pimpinan 6. Pengadaan 7. Ditributor
49
Berikut ini adalah gambar flowmap (bagan alir dokumen) prosedur penyedian bahan baku pada perusahaan Morning Bakery :
Pelanggan
Marketing
Produksi
Laporan Permintaan Roti Data Pesanan Roti
Pimpinan
Gudang
Pengadaan
Surat Pemesanan Bahan Baku
Data Permintaan Bahan Baku
Surat Pemesanan Bahan Baku
Data Pesanan Roti Membuat Data permintaan bahan baku Membuat Laporan Permintaan Roti
SUPPLIER
Pemesanan Bahan Baku
Acc Cek Bahan Baku
Proses Pemesanan
T Y
Ada Tidak
Data Pemintaan Bahan Baku
TTP
Memenuhi
Nota Pembelian Surat Pemesanan Bahan Baku (Acc)
Laporan permintaan Roti Bahan Baku Produksi
Nota Pembelian
Bahan Baku Produksi
Buat Surat Pemesanan Bahan Baku
Proses Produksi
Surat Pemesanan Bahan Baku
Data Hasil Produksi
Hasil Produksi
Membuat Data Hasil Produksi
Data Hasil Produksi 1
Nota Pembelian
Laporan Persediaan Bahan Baku Membuat Laporan Persediaan Bahan Baku
Laporan Persediaan Bahan Baku
2
50
Gambar 3.2 Flow Map Penyediaan Bahan Baku Roti Pada Perusahaan Morning Bakery Yang Berjalan
3.5
Analisis Fungsional Sistem
Pada penelitian ini fungsional sistem berupa proses perhitungan penentuan jumlah optimal penggadaan bahan baku mengunakan metode MRP. Untuk memperjelas perhitungan penentuan jumlah optimal penggadaan bahan baku mengunakan metode MRP, akan diberikan contoh sebagai berikut :
Langkah 1
:
Tentukan waktu (periode) perhitungan MRP, dalam penelitian ini periode bulanan, yang diuraikan dalam empat minggu
Langkah 2
:
Hitung jumlah kebutuhan bahan baku utama yang harus dipenuhi pada bulan sebelumnya. Berupa tepung terigu, gula dan mentega, yang dihitung dalam perbandingan masing-masing, untuk menghasilkan 1 buah roti. Perhitungan persentase pemakaian dari setiap bahan baku untuk setiap roti yang dihasilkan dengan perbandingan yang sudah ditetapkan yaitu tepung terigu sebanyak 25 kg, gula sebanyak 6 kg, dan mentega sebanyak 2 kg akan menghasilkan produk total sebanyak 1122 buah roti (sumber : Morning Bakery). Tepung terigu : 25 kg / 1122 Unit = 0,02228 kg Gula
: 6 kg/1122 unit = 0,005347 kg
51
Mentega
: 2 kg/1122 unit = 0,001782 kg
Langkah 3 : Hitung jumlah permintaan pada bulan sebelumnya dengan periode waktu per minggu dilihat pada table 3.1 dibawah ini :
Tabel 3.1 Permintaan Konsumen Deskripsi (Minggu)
1
2
3
4
Total
Permintaan (buah)
2586
2838
2371
2199
9994
Rencana Produksi (buah)
2586
2838
2371
2199
9994
Inventory (buah)
604
604
604
604
2416
Langkah 4 : Penentuan jumlah produksi per hari (sumber : Morning Bakery) adalah : 480 buah roti.
Langkah 5 : Hitung On hand, Lot Size, Gross Requirement, Project on hand, project available 1. Tepung terigu On Hand = Persediaan Akhir roti x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti = 604 buah x 0,02228 kg = 13 kg Lot Size
= Produksi / hari x hari kerja x kebutuhan 1 buah roti
52
= 480 x 6 hari x 0,02228 = 64 kg Gross Requirements = Permintaan per minggu x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti Minggu ke 1 = 2586 x 0,02228 = 58 kg Minggu ke 2 = 2838 x 0,02228 = 63 kg Minggu ke 3 = 2371 x 0,02228 = 53 kg Minggu ke 4 = 2199 x 0,02228 = 49 kg
Project On Hand = On Hand pada awal Periode + scheduled Receipts – Gross Requirements Minggu ke 1 = 13 + 64 – 58 = 19 kg Minggu ke 2 = 19 + 64 – 63 = 20 kg Minggu ke 3 = 20 + 64 – 53 = 31 kg Minggu ke 4 = 31 + 0 – 49 = -18 kg Project Avialable = On hand pada awal periode + schedulled receipts + planned order receipts - gross requirements Minggu ke 1 = 13 + 64 + 0 - 58 = 19 kg Minggu ke 2 = 19 + 64 + 0 – 63 = 20 kg Minggu ke 3 = 20 + 64 + 0 – 53 = 31 kg Minggu ke 4 = 31 + 0 + 64 – 49 = 46 kg
Tabel 3.2 Perhitungan MRP Tepung Terigu Lead Time = 1 minggu
Lot Size
= 64
53
On Hand
= 13
Safety Stock = 0
lead Time
Time Periods (week)
On head : 13
1
2
3
4
Gross Requirements
58
63
53
49
Schedule Receipts
64
64
64
Projected on hand
19
20
31
-18
Projected Available
19
20
31
46
Net Requirements
18
Planned order recepts
64
Planned order Release
64
2. Gula On Hand = Persediaan Akhir roti x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti = 604 buah x 0,005347kg = 3 kg. Lot Size
= Produksi / hari x hari kerja x kebutuhan 1 buah roti = 480 x 6 hari x 0,005347= 15 kg.
Gross Requirements = Permintaan per minggu x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti Minggu ke 1 = 2586 x 0,005374 = 14 kg Minggu ke 2 = 2838 x 0,005374 = 15 kg Minggu ke 3 = 2371 x 0,005374 = 13 kg Minggu ke 4 = 2199 x 0,005374 = 12 kg Project On Hand = On Hand pada awal Periode + scheduled Receipts – Gross Requirements Minggu ke 1 = 3 + 15 – 14 = 4 kg
54
Minggu ke 2 = 4 + 15 – 15 = 4 kg Minggu ke 3 = 4 + 15 – 13 = 6 kg Minggu ke 4 = 6 + 0 – 12 = -6 kg Project Avialable = On hand pada awal periode + schedulled receipts + planned order receipts - gross requirements Minggu ke 1 = 3 + 15 + 0 - 14 = 4 kg Minggu ke 2 = 4 + 15 + 0 – 15 = 4 kg Minggu ke 3 = 4 + 15 + 0 – 13 = 6 kg Minggu ke 4 = 6 + 0 + 15 – 12 = 9 kg
Tabel 3.2 Perhitungan MRP Tepung Terigu Lead Time = 1 minggu
Lot Size
On Hand
Safety Stock = 0
=3
lead Time
3. Mentega
= 15
Time Periods (week)
On head : 3
1
2
3
4
Gross Requirements
14
15
13
12
Schedule Receipts
15
15
15
Projected on hand
4
4
6
-6
Projected Available
4
4
6
9
Net Requirements
6
Planned order recepts
15
Planned order Release
15
55
On Hand = Persediaan Akhir roti x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti = 604 buah x 0,001782 kg = 1 kg. Lot Size
= Produksi / hari x hari kerja x kebutuhan 1 buah roti = 480 x 6 hari x 0,001782 = 5 kg
Gross Requirements = Permintaan per minggu x kebutuhan terigu untuk 1 buah roti Minggu ke 1 = 2586 x 0,001782 = 4,6 kg Minggu ke 2 = 2838 x 0,001782 = 5 kg Minggu ke 3 = 2371 x 0,001782 = 4,2 kg Minggu ke 4 = 2199 x 0,001782 = 3,9 kg Project On Hand = On Hand pada awal Periode + scheduled Receipts – Gross Requirements
Minggu ke 1 = 1 + 5 – 4,6 =1,4 kg Minggu ke 2 = 1,4 + 5 – 5 = 1,4 kg Minggu ke 3 = 1,4 + 5 – 4,2 = 2,2 kg Minggu ke 4 = 2,2 + 0 – 3,9 = -1,7 kg Project Avialable = On hand pada awal periode + schedulled receipts + planned order receipts - gross requirements Minggu ke 1 = 1 + 5 + 0 – 4,6 = 1,4 kg Minggu ke 2 = 1,4 + 5 + 0 – 5 = 1,4 kg Minggu ke 3 = 1,4 + 5 + 0 – 4,2 = 2,2 kg Minggu ke 4 = 2,2 + 0 + 5 – 3,9 = 3,3 kg
56
Tabel 3.2 Perhitungan MRP Tepung Terigu Lead Time = 1 minggu
Lot Size
On Hand
Safety Stock = 0
=1
lead Time
3.6
=5
Time Periods (week)
On head : 3
1
2
3
4
Gross Requirements
4,6
5
4,2
3,9
Schedule Receipts
5
5
5
Projected on hand
1,4
1,4
2,2
-1,7
Projected Available
1,4
1,4
2,2
3,3
Net Requirements
1,7
Planned order recepts
5
Planned order Release
5
Analisis Pengguna Sistem
Pengguna sistem terbagi menjadi dua bagian yaitu : a. Bagian Gudang Sistem ini akan digunakan oleh bagian gudang untuk mengakses data perhitungan pengadaan bahan baku, sesuai dengan permintaan produksi b. Bagian Pengadaan Sistem ini akan digunakan oleh bagian pengadaan untuk menghitung data kekurangan bahan baku, yang akan digunakan untuk proses pembelian.
57
3.7
Analisis Kelemahan Sistem
Pada analisis kelemahan sistem dimana jumlah persediaan yang kurang sama tidak baiknya dengan jumlah persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing. Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu: 1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya 2. Resiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka resiko kerusakan barang semakin tinggi 3. Resiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan out of date atau ketinggalan zaman.
