JURNAL PERMATA INDONESIA Volume 6, Nomor 2, November 2015 ISSN 2086 – 9185
Halaman : 23 - 35
EVALUASI PENYELENGGARAAN FILING REKAM MEDIS MENGGUNAKAN RE-AIM FRAMEWORK DI RUMAH SAKIT CAKRA HUSADA KLATEN Ikhsanuddin Asdiyantoro1, Anas Rahmad Hidayat2, Harpeni Siswatibudi3 POLTEKKES Permata Indonesia
Abstrak: Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa setiap rumah sakit harus menyimpan rahasia kedokteran. Unit rekam medis bertanggung jawab memelihara rekam medis khususnya bagian filing (Hatta, 2012). Rumah Sakit Cakra Husada Klaten belum pernah melakukan evaluasi mengenai penyelenggaraan penyimpanan berkas rekam medis, sehingga menarik jika dilakukan evaluasi penyelenggaraan filing rekam medis di Rumah Sakit Cakra Husada Klaten dengan harapan dapat mengidentifikasi masalah kemudian memberikan rekomendasi tindakan lanjut yang harus dilakukan kaitannya dengan penyelenggaraan filing rekam medis di Rumah Sakit Cakra Husada Klaten. Mengetahui evaluasi penyelenggaraan filing rekam medis menggunakan RE-AIM Framework di Rumah Sakit Cakra Husada Klaten. Evaluasi menggunakan RE-AIM Framework dengan metode deskriptif kualitatif serta pendekatan cross sectional. Instrumen berupa pedoman observasi, dan pedoman wawancara. Penelitian dilakukan di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Cakra Husada Klaten dari tanggal 15 Juni 2015 hingga 02 Juli 2015. Berkas rekam medis tersimpan dalam rak filing, namun belum menjamin keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis. Waktu penyediaan berkas saat dibutuhkan telah sesuai standar yang ditetapkan yaitu kurang dari 10 menit (Reach). Petugas yang mamahami pekerjaan, didukung teknologi yang dikuasai sangat mempengaruhi efektivitas (Efficacy). Filing menggunakan metode desentralisasi dengan penjajaran menggunakan Straigt Numerical Filing System (SNFS), serta dibakukan dalam Prosedur Tetap sebagai acuan/ regulasi (Adoption). Seluruh petugas faham dan melakukan langkah-langkah dalam Prosedur Tetap, namun tidak dilakukan penyisiran berkas rekam medis secara rutin (Implementation). Belum dilakukan evaluasi secara berkala (Maintenance). Rumah Sakit Cakra Husada Klaten menggunakan metode desentralisasi dengan penjajaran Straight Numerical Filing System (SNFS). Terdapat kelemahan dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis. Penyisiran berkas rekam medis belum dilaksanakan secara rutin. Perlu pembenahan dalam Prosedur Tetap agar mencakup seluruh sistim penyelenggaraan filing yang sesuai dengan standar akreditasi. Belum tergambar jelas mengenai masa depan atau keberlanjutan dari filing karena tidak dilakukannya evaluasi secara rutin, dan perlu integrasi dari berbagai pihak terkait maintenance filing. Kata Kunci: Evaluasi, Filing, Rekam Medis, RE-AIM Framework. Abstract: Law No. 44 Year 2009 on Hospital stated that every hospital must keep a secret medicine. Medical record unit responsible for maintaining medical records particularly the filing (Hatta, 2012). Chakra Husada Hospital Klaten have never done an evaluation of the 23
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
implementation of medical record file storage, so interesting if done evaluation of filing medical records at the hospital Chakras Husada Klaten in the hope of identifying the problem and then make recommendations that must be carried further action related to the operation of the medical records filing at The Cakra Husada Hospital Klaten. To evaluate the implementation of filing medical records using the RE-AIM framework Chakra Husada Hospital in Klaten. Evaluation using the RE-AIM framework with a qualitative descriptive method and cross sectional approach. Instrument in the form of guidelines for observation, and interview guidelines. The study was conducted at Medical Record Installation of Chakra Husada Hospital Klaten from 15th of June until 2nd July 2015. File medical records stored in the shelf filing, but not ensure the security and confidentiality of medical record file. The time when the file provision required compliance standards set at less than 10 minutes (Reach). The officer in understanding the work, backed-controlled technology greatly affect the effectiveness (Efficacy). Filing method using the juxtaposition of decentralization with straigt Numerical Filing System (SNFS), as well as standardized in SOPs as a reference / regulatory (Adoption). All officers understand and perform the steps in the SOPs, but do not do sweeping medical record file on a regular basis (Implementation). Not to be evaluated periodically (Maintenance). Cakra Husada Hospital Klaten using decentralized with the juxtaposition Straight Numerical Filing System (SNFS). There are weaknesses in maintaining the security and confidentiality of medical record file. Sweep medical record file has not been carried out routinely. SOPs need improvement in order to cover the whole filing system implementation in accordance with accreditation standards. Yet clearly defined the future or sustainability of filing because it does not routinely evaluate, and need the integration of various stakeholders for filing maintenance. Keywords: Evaluation, Filing, Medical Record, RE-AIM framework. meningkatkan kesadaran, kemauan dan
PENDAHULUAN Tujuan sebagaimana
bangsa yang
Indonesia
tercantum
kemampuan hidup sehat bagi setiap orang
dalam
agar
tewujud
derajad
kesehatan
Pembukaan UUD 1945 alinea 4 adalah
masyarakat yang optimal. Keberhasilan
untuk
bangsa
pembangunan kesehatan berperan penting
Indonesia dan seluruh tumpah darah
dalam meningkatkan mutu dan daya saing
Indonesia
manusia Indonesia.
melindungi
dan
segenap
untuk
memajukan
kesejahteraan umum serta mencerdaskan
Senada dengan hal di atas, bahwa
kehidupan bangsa. Untuk mencapai tujuan
kesehatan merupakan hak individualis
tersebut
program
maupun kolektif yang seharusnya dijamin
secara
oleh negara ini dapat kita lihat dalam
diselenggarakan
pembangunan berkelanjutan,
nasional terencana
Pembangunan bagian
integral
dan
kesehatan dan
terarah.
Undang-Undang
merupakan
terpenting
pembangunan
dari
yang
menyebutkan
bahwa
kesehatan
merupakan hak asasi manusia dan setiap
diselenggarakannya kesehatan
Indonesia
Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
pembangunan nasional. Tujuan
Republik
orang mempunyai hak dalam memperoleh
adalah 24
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
kesehatan
yang aman, bermutu, dan
menjaga kerahasiaan suatu informasi yang
terjangkau.
menyangkut rekam medis pasien.
Pelayanan kesehatan yang aman,
Selain itu, fungsi utama rekam
bermutu dan terjangkau diperoleh dari
medis adalah untuk menyimpan data dan
manajemen pelayanan kesehatan yang
informasi pelayanan pasien. Agar fungsi
baik.
itu
Salah
satu
kunci
manajemen
tercapai,
pelayanan kesehatan yang baik adalah
dikembangkan
penyelenggaraan rekam medis, dimana
dengan
rekam medis bertujuan untuk menciptakan
mengembangkan
tertib
administrasi
peranan
penting
pelayanan
beragam secara
metode
efektif
melaksanakan
ataupun
sejumlah
memegang
kebijakan,
dalam
manajemen
termasuk menyimpannya secara mudah
pengumpulan,
medis
diakses disertai dengan keamanan yang
merupakan keterangan baik yang tertulis
baik. Maka, siapapun yang bekerja dalam
maupun yang terekam tentang identitas,
institusi
anamnese,
fisik,
menyimpan kerahasiaan data pasien yang
segala
ada di dalam rekam medis. Unit rekam
yang
medis bertanggung jawab memelihara
diberikan kepada pasien, dan pengobatan
rekam medis khususnya bagian filing
baik yang dirawat inap, rawat jalan
(Hatta, 2012).
pemeriksaan
laboratorium, pelayanan
Rekam
proses
sistem,
yang
kesehatan.
dan
seperti
diagnose
dan
serta
tindakan
medis
maupun yang mendapatkan pelayanan
Berdasarkan
gawat darurat.
Rumah
Salah satu unsur penting dalam rekam
medis
adalah
pelayanan
Sakit
kesehatan
studi
Cakra
wajib
pendahuluan,
Husada
Klaten
menggunakan metode desentralisasi untuk
penyelenggaraan
menyimpan berkas rekam medis, yaitu
penyimpanan berkas rekam medis (filing)
tempat penyimpanan berkas rekam medis
yang bertujuan untuk pendokumentasian
pasien rawat jalan terpisah dengan tempat
berkas rekam medis yang nantinya akan
penyimpanan berkas rekam medis pasien
digunakan kembali untuk memberikan
rawat inap. Sistem penjajaran berkas
pelayanan
rekam
kesehatan
menyeluruh
atau
medis
menggunakan
straight
berkesinambungan
numerical filing system, yaitu penjajaran
kepada pasien. Undang-undang Nomor 44
dengan angka langsung atau urut dari 2
Tahun
Sakit
digit pertama, selanjutnya 2 digit kedua,
menyatakan bahwa setiap rumah sakit
dan kemudian 3 digit terakhir. Rumah
harus menyimpan rahasia kedokteran. Hal
Sakit Cakra Husada Klaten juga belum
tersebut merupakan dasar hukum dalam
pernah
2009
dan
holistik
tentang
Rumah
25
melakukan
evaluasi
mengenai
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
penyelenggaraan
penyimpanan
berkas
di
dalam
suatu
populasi
rekam medis. Oleh karena itu, menarik
(Notoatmodjo, 2012).
jika dilakukan evaluasi penyelenggaraan
Melalui
tertentu
penelitian ini, peneliti
filing rekam medis di Rumah Sakit Cakra
ingin memaparkan penyelenggaraan filing
Husada Klaten dengan harapan dapat
rekam medis untuk kemudian melakukan
mengidentifikasi
evaluasi menggunakan kerangka REAIM
masalah
kemudian
memberikan rekomendasi tindakan lanjut
(Reach,
yang harus dilakukan kaitannya dengan
Implementation, Maintenance).
penyelenggaraan
filing
berkas
rekam
Effectiveness,
Desain
medis di Rumah Sakit Cakra Husada
pendekatan
Klaten.
pengumpulan
penelitian
Adoption,
menggunakan
cross
sectional,
yaitu
data
dilakukan
secara
serentak dalam satu waktu (Arikunto, 2010). Dalam hal ini akan dikumpulkan
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan
datai-data
adalah deskriptif kualitatif. Jenis penelitian
yang
menyangkut
variabel
penelitian pada waktu yang bersamaan.
deskriptif dilakukan terhadap sekumpulan
Sampel
atau
narasumber
yang
objek yang biasanya bertujuan untuk
digunakan adalah 5 (lima) petugas rekam
melihat gambaran fenomena yang terjadi
medis, serta triangulasi oleh kepala rekam medis.
HASIL
utama terdiri dari 5 orang petugas rekam
Karakteristik Narasumber
medis, sedangkan narasumber triangulasi
Dalam penelitian ini terdapat dua
untuk
jenis narasumber, yaitu narasumber utama
menguji
kredibilitas
wawancara adalah kepala rekam medis.
dan narasumber triangulasi. Narasumber
Tabel 4.1 Karakteristik Narasumber No Nama 1 Narasumber 1
hasil
Jabatan Petugas Rekam Medis
2
Narasumber 2
Petugas Rekam Medis
3
Narasumber 3
Petugas Rekam Medis
4
Narasumber 4
Petugas Rekam Medis 26
Pendidikan DIII Rekam Medis SMK
Masa Kerja 1 Tahun
DIII Rekam Medis DIII Rekam
1 Tahun
3 Tahun
1 Tahun
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
5
Narasumber 5
Petugas Rekam Medis
6
Narasumber Triangulasi
Kepala Rekam Medis
mengamati
1 Tahun 8 Tahun
yang ada dalam pedoman observasi, tanda
Hasil Observasi Observasi
Medis DIII Rekam Medis DIII Rekam Medis
dilaksanakan
di
Observasi tidak hanya dilakukan terhadap
lapangan untuk kemudian dilakukan cross
aktivitas penyelenggaraan filing, tetapi
check dengan pedoman observasi yang
juga terhadap dokumen yang terkait
telah disiapkan. Jika pengamatan sesuai
penyelenggaraan filing, dalam hal ini
dengan kriteria yang ada dalam pedoman
adalah Prosedur Tetap Rekam Medis. Dari
observasi, tanda () dibubuhkan pada
observasi yang dilakukan, diperoleh data
kolom
“ya/
fenomena
ada”.
yang
() dibubuhkan pada kolom “tidak”.
dengan ada
Sebaliknya,
jika
sebagai berikut:
pengamatan tidak sesuai dengan kriteria Tabel 4.2 Checklist Observasi Check Ya/ Tidak ada
No
Observasi
1
Apakah seluruh berkas rekam medis tersimpan dalam rak filing? Apakah keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis terjamin? Apakah berkas rekam medis selalu siap/ tersedia saat dibutuhkan? Apakah ada kasus kehilangan/ berkas rekam medis tidak ditemukan? Apakah ada kasus berkas salah letak dalam penyimpanan?
9
Apakah ada prosedur tetap/ SPO (Standar Prosedur Operasional) filing rekam medis? Apakah ada buku register berkas rekam medis keluar/ dipinjam? Apakah digunakan tracer dalam pengambilan berkas rekam medis? Apakah ada buku register berkas rekam medis kembali?
10
Adakah SPM (Standar Pelayanan Minimal) dalam filing?
11
Apakah ada petugas khusus yang bertanggung jawab terhadap filing rekam medis?
2 3 4 5 6 7 8
27
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
No
Check Ya/ Tidak ada
Observasi
12
Apakah seluruh prosedur tetap/ SOP selalu dilaksanakan?
13
16
Apakah ada orang lain/ petugas lain yang membantu filing rekam medis? Apakah petugas mangalami kesulitan dalam mengambil berkas? Apakah petugas mangalami kesulitan dalam mengembalikan berkas? Apakah rutin dilakukan penyisiran berkas salah letak?
17
Apakah map/ folder yang rusak langsung diganti?
18
Apakah dilakukan penyusutan berkas rekam medis inaktif?
19
Apakah ada tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif? Apakah pernah dilakukan pemusnahan berkas rekam medis?
14 15
20 21
Adakah prosedur/ pedoman penanganan berkas rekam medis jika terjadi bencana?
Dapat dikatakan bahwa seluruh
digunakannya tracer sebagai pengganti
berkas rekam medis yang masih aktif
berkas rekam medis yang diambil dari rak
tersimpan dalam rak filing, namun tidak
filing. Petugas tidak mengalami kendala
ada tempat untuk berkas rekam medis non
dalam pengambilan maupun pengembalian
aktif. Keamanan dan kerahasiaan berkas
berkas rekam medis. Penggantian map/
rekam medis tidak terjamin. Berkas rekam
folder rekam medis yang rusak, dan
medis selalu siap/ tersedia saat dibutuhkan
penyusutan berkas rekam medis non aktif
dengan stadar waktu penyediaan berkas
serta pemusnahan berkas rekam medis
10 menit. Selama dilakukan observasi
tidak bernilai guna juga dilaksanakan. Instalasi rekam medis di Rumah
tidak ditemukan berkas rekam medis salah letak atau hilang. Penyelenggaraan filing
Sakit
diatur dalam Protap (prosedur tetap) yang
memiliki pedoman penanganan berkas
mengatur langkah-langkah pengambilan
rekam
dan pengembalian berkas rekam medis,
Penyisiran berkas rekam medis salah letak
penggunaan buku ekspedisi berkas rekam
tidak dilakukan secara rutin karena tidak
medis keluar/ dipinjam dan buku ekspedisi
ada pedoman yang mengatur tentang
berkas
jadwal penyisiran berkas salah letak.
rekam
medis
kembali,
serta 28
Cakra
medis
Husada
jika
Klaten
terjadi
belum
bencana.
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
1.
Reach Dari
Selama data
yang
dilakukan
dikumpulkan,
observasi belum pernah ada
diperoleh informasi bahwa Reach atau
kasus kehilangan berkas atau
jangkauan
penyelenggaraan
berkas salah letak, dan tidak
filing adalah tersimpannya berkas
ada kerusakan pada berkas
rekam medis, terjaganya keamanan
rekam medis.
dalam
dan kerahasiaan berkas rekam medis,
c. Penyediaan
pencarian atau penyediaan berkas
berkas
rekam
medis saat dibutuhkan
rekam medis saat dibutuhkan, serta
Hasil
observasi
penyusutan dan pemusnahan berkas
menunjukkan
rekam medis. Hal tersebut tercermin
penyediaan berkas rekam medis
dalam Prosedur Tetap (Protap) yang
saat
ada di Instalasi Rekam Medis Rumah
hingga 10 menit. Namun dalam
Sakit Cakra Husada Klaten, serta
kenyataannya kurang dari 10
mendapat
menit berkas rekam medis telah
dukungan
dari
hasil
observasi, dan wawancara. a. Penyimpanan
bahwa
dibutuhkan
waktu
adalah
5
tersedia.
berkas
rekam
2. Effectivity
medis
Metode atau sistem yang Hasil wawancara juga
menyatakan
bahwa
digunakan memberi kemudahan
berkas
dalam
praktik
penyelenggaraan
rekam medis telah tertata rapi
filing. Diketahui pula bahwa dalam
dalam rak filing.
filing telah digunakan buku register
b. Keamanan
dan
kerahasiaan
berkas rekam medis keluar dan
berkas rekam medis Prosedur
buku register berkas rekam medis Tetap
kembali yang juga di-back up oleh
mewajibkan pemberian tanda/
komputer
tulisan “SELAIN PETUGAS
penunjang.
REKAM MEDIS DILARANG
teknologi
Selain efek positif yang
MASUK” pada pintu masuk
telah
ruang
informasi
penyimpanan,
sebagai
namun
disebutkan, menunjukkan
beberapa adanya
tanda tersebut tidak terpasang
kelemahan seperti petunjuk dalam
pada
tracer yang masih manual, adanya
pintu
masuk
ruang
penyimpanan.
berkas rekam medis salah letak, dan kurangnya tenaga atau petugas. 29
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
3. Adoption
rekam
Dalam konteks ini, adopsi
tingkat
organisasi
dan
kemudian
menyerahkan berkas rekam medis
dibagi menjadi 2 bagian yaitu adopsi
medis,
ke unit yang membutuhkan.
dan
Prosedur
tingkat individu.
Tetap
juga
mengatur langkah pengembalian
Sedangkan
tingkat
berkas rekam medis dengan cara
digambarkan
menuliskan tanggal kembali berkas
dengan bagaimana kebijakan yang
rekam medis pasien sesuai identitas
ditetapkan oleh organisasi dapat
dalam buku ekspedisi keluar masuk
diterima dan dilaksanakan oleh
rekam medis. Rekam medis yang
petugas rekam medis.
akan
individu,
pada
adopsi
Dari
pengumpulan
dikembalikan
harus
data
dicocokkan dan diteliti agar tidak
yang dilakukan, diketahui bahwa
terjadi missfile. Setelah identitas
metode atau sistim penyimpanan
cocok dengan tracer, rekam medis
yang digunakan di Rumah Sakit
dimasukkan
Cakra
adalah
kemudian tracer diambil. Dalam
dengan
praktiknya,
Husada
metode
Klaten
desentralisasi
sistim penjajaran nomor langsung.
ke
penggunaan
ekspedisi
4. Implementation
dalam
ditunjang
rak,
buku dengan
digunakannya komputer.
Implementasi
merupakan
5. Maintenance
pelaksanaan dari kebijakan yang
Dimensi
maintenance
telah ditetapkan, dalam hal ini
adalah
mengenai
pemeliharaan
adalah penerapan segala aturan
dalam
filing.
Pemeliharaan
yang terdapat pada Prosedur Tetap.
dilakukan terhadap program filing
Dalam prosedur tetap, langkah
yaitu
pengambilan berkas rekam medis
pemutakhiran program atau sistim
yaitu berkas rekam medis yang
yang menunjang penyelenggaraan
diambil harus sesuai dengan nomor
filing.
dengan
dilakukannya
rekam medis pasien, dan pada rekam medis yang diambil diganti dengan diambil,
tracer. petugas
Setelah menulis
PEMBAHASAN
berkas
1. Reach
data
Penyelenggaraan
filing
identitas pasien ke dalam buku
rekam medis di Rumah Sakit Cakra
ekspedisi keluar masuk berkas
Husada 30
dimaksudkan
untuk
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
menunjang tertib administrasi yang
kasus kehilangan dan kerusakan,
menjangkau tersimpannya berkas
atau paling tidak pernah terjadi
rekam medis, menjaga keamanan
kasus tersebut. Berkas rekam medis
dan
rekam
aktif seluruhnya tersimpan dalam
medis, retensi dan pemusnahan,
rak filing, namun untuk berkas
menyediakan berkas rekam medis
rekam medis non aktif belum
jika dibutuhkan, serta penyisiran
memiliki
berkas rekam medis. Hal tersebut
menyimpan, hanya ditumpuk di
sesuai
sudut
kerahasiaan
dengan
Rustiyanto
berkas
pernyataan (2011)
dari
rak
khusus
ruangan.
Petugas
untuk
rekam
yang
medis membutuhkan waktu kurang
menyatakan bahwa fungsi filing
dari 10 menit untuk menyediakan
adalah sebagai berikut:
berkas
a. Menjaga
keamanan
kerahasiaan
dan
berkas
rekam
rekam
Hal
tersebut
memenuhi berkas
saat
dibutuhkan.
medis. b. Menyimpan
medis
rekam
(Standar
kriteria
telah
dari
Pelayanan
SPM
Minimal)
medis dengan metode yang
penyediaan berkas rekam medis.
ditetapkan.
Instalasi rekam medis di Rumah
c. Mencari berkas
atau
menyediakan
rekam
medis
Sakit Cakra Husada melaksanakan
untuk
penyusutan
pelayanan dan keperluan lain.
guna meskipun belum diatur dalam
yang salah letak atau hilang. retensi
pemusnahan
Prosedur Tetap. dan
berkas
2. Effectivity
rekam
Dalam kerangka RE-AIM,
medis.
keberhasilan
Selama
pemusnahan
berkas non aktif dan tidak bernilai
d. Melakukan penyisiran berkas
e. Melakukan
dan
atau
efektivitas
dilakukan
memaparkan dampak dari suatu
penelitian tidak ada berkas hilang
program, termasuk dampak positif
atau digunakan oleh pihak yang
dan negatif kaitannya terhadap
tidak
jangkauan
berwenang.
bukan
berarti
Hal
tersebut
keamanan
dan
Metode
(reach)
dari
desentralisasi
dengan
kerahasiaan berkas rekam medis
penjajaran
terjamin,
beberapa
Filing System (SNFS) memberikan
narasumber menyatakan bahwa ada
keuntungan, yaitu mudah difahami,
karena
31
Straight
filing.
Numerical
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
serta mudah dalam mengambil
(SNFS) diterapkan seperti yang
berkas aktif dan inaktif.
disampaikan Hatta (2012), dalam
Namun
tidak
dapat
bukunya yang berjudul Pedoman
dipungkiri bahwa metode tersebut
Manajemen Informasi Kesehatan di
masih memiliki kelemahan seperti
Sarana
petugas
Untuk metode desentralisasi yang
harus
melihat
seluruh
Pelayanan
Kesehatan.
angka dalam mencari berkas, serta
merupakan
metode desentralisasi memerlukan
rekam medis rawat jalan dengan
tempat lebih untuk menyimpan
rawat inap, hanya berkasnya yang
berkas. Hal tersebut seperti yang
dibuat terpisah, sedangkan untuk
ditulis oleh Hatta (2012) dalam
tempatnya
bukunya
ruangan. Tidak ada alasan pasti
yang
menyebutkan
pemisahan
masih
antara
dalam
keuntungan dan kelemahan metode
mengapa
desentralisasi,
desentralisasi dengan penjajaran
dan
penjajaran
dengan nomor langsung. Penggunaan memberikan
digunakan
satu
metode
SNFS. komputer
keuntungan
Pada
tingkat
organisasi,
dalam
adopsi dinyatakan dengan adanya
Selain
metode atau sistim yang digunakan
menjadi back-up buku ekspedisi
seperti yang telah dipaparkan di
sebagai
atas. Sedangkan untuk regulasinya
penyelenggaraan
yang
filing.
penunjang dapat
administrasi
digunakan
untuk
terdapat pedoman atau petunjuk
melacak keberadaan berkas rekam
penyelenggaraan
medis, komputer berfungsi sebagai
tertuang dalam Protap (Prosedur
alat
Tetap).
komunikasi
ketika
ada
permintaan berkas rekam medis.
Pada
3. Adoption
adopsi
Metode dengan
Desentralisasi
penjajaran
bagaimana
filing
tingkat
yang
individu,
digambarkan
dengan
kebijakan
yang
Straight
ditetapkan oleh organisasi dapat
Numerical Filing System (SNFS)
diterima dan dilaksanakan oleh
adalah metode yang diadopsi untuk
petugas
menyelenggarakan
observasi
filing
rekam
rekam
medis.
dan
Hasil
wawancara
medis di Rumah Sakit Cakra
menunjukkan bahwa petugas telah
Husada. Penjajaran menggunakan
memahami langkah-langkah yang
Straight Numerical Filing System
harus 32
dilakukan
dalam
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
penyelenggaraan filing. Terbukti
meskipun tidak dilakukan secara
dengan
ketentuan
rutin, serta tidak membenarkan
dalam Protap yang berkaitan erat
peminjaman berkas rekam medis
dengan aspek implementasi.
tanpa
sepengetahuan
rekam
medis.
pelaksanaan
4. Implementation Langkah-langkah
atau
adanya
Namun
pedoman
petugas belum
penanganan
kebikajan dalam Prosedur Tetap
rekam medis jika terjadi bencana
diterapkan oleh petugas dalam
menunjukkan
melaksanakan
Tidak
terhadap keamanan berkas rekam
dalam
medis masih lemah. Dilakukan
melaksanakan penyimpanan, dan
pula pemeliharaan program atau
pengambilan berkas rekam medis
sistim dalam filing, serta teknologi
karena
dan
yang menunjang penyelenggaraan
menerapkan langkah-langkah yang
filing seperti pemutakhiran SIRS
ada
Tetap
(Sistim Informasi Rumah Sakit)
penyelenggaraan filing. Hanya saja
meskipun beberapa hanya sebatas
kebijakan dalam penyisiran berkas
wacana.
filing.
ditemukan
kendala
petugas
dalam
hilang
atau
faham
Prosedur
salah
letak
tidak
dilaksanakan secara rutin, tetapi
KESIMPULAN
petugas
1.
tahu
pemeliharaan
bagaimana
Reach
penanganan yang harus dilakukan
Jangkauan atau cakupan dari filing
jika terjadi berkas hilang atau salah
belum sepenuhnya tercapai. Terdapat
letak.
kelemahan dalam menjaga keamanan
5. Maintenance
dan kerahasiaan berkas rekam medis.
Maintenance
atau
2.
Effectivity
pemeliharaan dilakukan terhadap
Metode atau sistim, dan teknologi
berkas
dengan
yang digunakan memberikan efek
menjaga kerahasiaan isi rekam
positif, ditunjang petugas yang dapat
medis, serta menjaga keamanan
meminimalisir kelemahan dari metode
berkas
dan teknologi yang digunakan.
rekam
dari
kerusakan.
medis
kehilangan Langkah
dan yang
3.
Adoption
dilakukan antara lain mengganti
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
map atau folder berkas yang rusak,
menggunakan metode desentralisasi
melakukan
dengan penjajaran Straight Numerical
penyisiran
berkas 33
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
Filing System (SNFS). Kekurangan
ketercapaian
ada pada regulasi/ Prosedur Tetap
filing.
yang belum mencakup seluruh aturan
4.
d.
dengan
Implementation
meningkatkan langkah
dalam
pihak
lain
guna kualitas
penyelenggaraan filing.
penyelenggaraan filing dilaksanakan
5.
Perlu perhatian dan kerja sama
dalam penyelenggaraan filing.
Seluruh
penyelenggaraan
2.
Bagi peneliti selanjutnya
dengan baik. Kelemahan terdapat pada
Perlu
pelaksanaan penyisiran berkas rekam
pengembangan teknologi sebagai alat
medis
bantu penyelenggaraan filing rekam
salah
letak
yang
belum
dilakukan
penelitian
untuk
dilakukan secara rutin.
medis di Rumah Sakit Cakra Husada
Maintenance
Klaten.
Belum tergambar jelas mengenai masa depan atau keberlanjutan dari filing
DAFTAR PUSTAKA
karena tidak dilakukannya evaluasi
1.
secara rutin, dan perlu integrasi dari 2.
berbagai pihak terkait maintenance filing.
SARAN 1.
3.
Bagi Petugas Rekam Medis Rumah Sakit Cakra Husada Klaten a.
Perlu
pembenahan
dalam 4.
Prosedur Tetap agar mencakup semua aturan penyelenggaraan filing yang sesuai dengan standar
5.
akreditasi. b.
Petugas
Rekam
konsisten
Medis
harus
dalam melaksanakan 6.
penyisiran berkas rekam medis. c.
Diharapkan
rutin
melakukan
evaluasi dan pengawasan, dengan cara
mengukur
secara
7.
tepat
34
Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekan Medis di Rumah Sakit Indonesia. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Fertman, Carl I & Diane D Allensworth. 2010. Health Promotion Programs. San Fransisco: Society for Public Health Edication. Hatta, Gemala. 2012. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press. http://www.implementationsciene.com . Operationalizing the RE-AIM framework to evaluate the impact of multi-sector partnerships. Diunduh Tanggal 25 Mei 2015. http://www.ncbi.nlm.nih.gov. Examining an Australian physical activity and nutrition intervention using RE-AIM. Diunduh Tanggal 25 Mei 2015. http://www.ncbi.nlm.nih.gov. Using the RE-AIM Framework in Formative
Ikhsanuddin, Anas, Harpeni | Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis ...............
Evaluation and Program Planning for a Nutrition Intervention in the Lower Mississippi Delta. Diunduh Tanggal 25 Mei 2015. 8. http://www.re-aim.hnfe.vt.edu. REAIM Framework. Diunduh Tanggal 10 Januari 2015. 9. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumag Sakit 10. Maclennan & Petty. 1998. Evaluating Health Promotion and Health Worker Guide. Sidney: National Library of Australia.
11. Notoatmodjo, Soekidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi. Jakarta: Rineka Cipta 12. Rustiyanto, Ery & Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. 13. Sugiyono, 2014. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan Kombinasi (Mixed Method). Bandung: Alfabeta 14. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
35
