EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PENDAPATAN PADA PT. MAGNUS MITRA SEJAHTERA Felicia and Raynaldo and Afriyanto Information Systems, School of Information Systems, BINUS University
Abstrak Tujuan Penelitian, ialah untuk memahami proses sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera, mengidentifikasi kendala yang ada di dalam sistem informasi pendapatan, menentukan resiko dan pengendalian terhadap sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode studi kepustakaan dan studi lapangan. M etode kepustakaan dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis lainnya yang terkait dengan penulisan skripsi. Selain itu, metode lapangan yang dilakukan dengan riset lapangan dengan cara melakukan survei langsung pada perusahaan yang diteliti. Pengumpulan metode lapangan terdiri dari data primer yang diperoleh dari wawancara, pengamatan dan studi dokumentasi mendalam dengan pihak perusahaan, sedangkan data sekunder diperoleh dari data-data yang sudah tersedia dan berkaitan dengan penelitian guna lebih menunjang penelitian ini. Hasil yang dicapai ialah evaluasi berupa temuan, resiko dari temuan tersebut, dan rekomendasi yang disajikan dalam bentuk laporan evaluasi. S impulan dari evaluasi ini adalah secara keseluruhan sistem informasi pendapatan yang berjalan sesuai dengan prosedur-prosedur dan dapat dikatakan cukup baik. Selain itu hanya terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki untuk menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
Kata Kunci: Evaluasi, Pengendalian, Sistem, Informasi, Pendapatan
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada saat ini teknologi informasi merupakan salah satu penunjang utama dalam kegiatan sehari-hari di semua bidang. Seluruh elemen masyarakat membutuhkan fasilitas berbasis sistem informasi yang didukung oleh teknologi tinggi, sehingga dapat memudahkan pemrosesan data dalam perusahaan dari data mentah menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi perusahaan. Perkembangan yang terjadi dalam dunia industri terus memicu setiap perusahaan untuk memperbaiki kinerja dan kegiatan operasionalnya dengan memanfaatkan teknologi informasi berbasis komputer. Sistem yang digunakan pun harus memiliki aplikasi tersendiri yang dapat menunjang keamanan data, pemrosesan data serta dapat mengurangi kecenderungan kesalahan dalam input maupun output data. Kelemahan yang biasanya ditemukan dalam penginputan data adalah bagaimana perusahaan menangani sistem informasi pendapatan. Karena berbagai kesalahan yang terjadi seperti error yang dapat mengganggu kegiatan operasional perusahaan yang berdampak pada proses pendapatan. Oleh karena itu, pentingnya dilakukan evaluasi terhadap kelemahan maupun resiko dalam sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera. M enurut Akmal “evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek faktor - faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor–faktor pendukung yang dimiliki, untuk mencapai tujuan”. Hal-hal tersebut menjadi latar belakang pengumpulan informasi mengenai sistem informasi pendapatan secara langsung maupun tidak langsung pada PT.
M agnus M itra Sejahtera, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang broker asuransi. M aka analisa dan pembahasan tersebut dituangkan di dalam judul “Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera”. 1.2 Ruang Lingkup Karena luasnya sistem informasi yang diterapkan pada PT. M agnus M itra Sejahtera, maka diperlukan batasan-batasan yang menjadi ruang lingkup penelitian ini. Dimana batasan-batasan tersebut yaitu: 1. Evaluasi lebih difokuskan pada sistem informasi pendapatan terutama prosedur mulai dari pencarian client, penerimaan client, penentuan produk asuransi, survei objek asuransi, analisa resiko, penutupan premi, hingga penerbitan polis. 2. Keempat domain CobIT 4.1: Plan and Organize, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang dilakukan adalah: 1. M emahami proses sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera. 2. M engidentifikasi kendala yang ada di dalam sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera. 3. M enentukan risiko dan pengendalian terhadap sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera.
2. Panduan Umum Dalam penelitian ini, dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan beberapa metode, yaitu: 1.
M etode Kepustakaan (Library Research) M etode pengumpulan data yang dilakukan melalui studi pustaka dengan cara membaca buku literatur yang berhubungan secara langsung dengan penelitian yaitu evaluasi pengendalian sistem informasi pendapatan. Selain itu, metode pengumpulan data juga dilakukan dengan me-review hasil penelitian yang telah
dilakukan
sebelumnya oleh
peneliti lain
mengenai
evaluasi
pengendalian sistem informasi pendapatan yang sudah didokumentasikan ke dalam
literatur
maupun
buku.
Dengan
demikian
dapat
dijadikan
pertimbangan dalam mengevaluasi sistem informasi pendapatan yang akan dilakukan. 2.
M etode Lapangan (Field Research) Di samping metode kepustakaan, juga dilakukan riset lapangan dengan cara melakukan survei langsung pada perusahaan yang diteliti untuk mendapatkan data yang diperlukan. Hal ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: a. Wawancara (Interview) Pengumpulan data dilakukan dengan tanya jawab langsung dengan pimpinan serta para staf perusahaan yang bersangkutan. b. Pengamatan (Observation) Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan operasional pada perusahaan.
c.
Studi dokumentasi (Documentation Review) Pengumpulan data dilakukan dengan cara menelusuri dokumen-dokumen yang dapat dijadikan sebagai temuan-temuan atau bukti-bukti audit.
3.
M etode Evaluasi Penelitian dilakukan dengan menggunakan standar CobIT dimana struktur pengendalian ditelaah dan hasil input dan output pada sistem aplikasi yang diuji.
3. Hasil dan Diskusi 3.1 Plan and Organize Dalam hal ini mencakup strategi dan taktik, menekankan pada identifikasi bagaimana teknologi informasi dapat memberikan kontribusi yang terbaik dalam pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memberikan yang terbaik untuk pencapaian objektif bisnis. Dimana dalam PT. M agnus M itra Sejahtera diperoleh temuan-temuan, yaitu: perusahaan tidak memiliki bagian khusus pelaksana TI yang bertugas dalam mengawasi kelangsungan sistem proses bisnis, perusahaan tidak memiliki kamus data dan peraturan kesesuaian antar sistem, dan dapat digunakan untuk pertukaran elemen data pendapatan, perusahaan belum melakukan perencanaan dalam menganalisis, memilih dan menggunakan teknologi yang berpotensi demi mendukung proses bisnis dan strategi bisnis, perusahaan tidak memiliki kerangka proses TI dalam menjalankan perencanaan strategis TI nya. Perusahaan telah memiliki kerangka kerja yang mendefinisikan pendekatan terhadap masalah, resiko dan pengendalian TI yang sejalan dengan kebijakan TI.
3.2 Acquire and Implement Yaitu untuk merealisasikan strategi TI, perlu diatur kebutuhan TI, diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara terpadu dalam proses bisnis perusahaan. Dimana dalam PT. M agnus M itra Sejahtera diperoleh temuan-temuan yaitu: perusahaan belum membuat keputusan secara optimal terhadap kelayakan dalam proses pendapatan. Telah dilakukannya implementasi terhadap pengendalian aplikasi secara akurat, lengkap, dan tepat waktu. Perangkat komputer yang digunakan setiap divisi masih menggunakan teknologi lama. Adanya pemberian pengetahuan terhadap end user dalam menggunakan sistem secara efektif dan efisien dalam mendukung proses bisnis namun terkadang ada yang beberapa end user yang terlewatkan. Pembaharuan sistem dalam perusahaan telah didokumentasikan dengan baik. Perusahaan telah melakukan pengujian terhadap sistem sebelum diterapkan.
3.3 Deliver and Support Yaitu domain ini lebih dipusatkan pada ukuran tentang aspek dukungan TI terhadap kegiatan operasional bisnis (tingkat jasa layanan TI actual atau service level) dan aspek urutan (prioritas implementasi dan untuk pelatihannya). Dimana dalam PT. M agnus M itra Sejahtera diperoleh temuan-temuan yaitu: Tidak ada kebijakan perusahaan bagi karyawan untuk melakukan penggantian password login secara berkala. Parameter laporan produksi harian dan bulanan tidak konsisten. Belum pernah ada simulasi terhadap ancaman atau bencana yang mungkin terjadi pada sistem. Peralatan komputer tidak dilengkapi pengamanan yang baik,
seperti rak bergembok. Perusahaan belum melaksanakan langkah perlindungan terhadap lingkungan luar perusahaan.
3.4 Monitor and Evaluate Yaitu semua proses TI yang perlu dinilai secara berkala agar kualitas dan tujuan dukungan TI tercapai, dan kelengkapannya berdasarkan pada syarat kontrol internal yang baik. Dimana dalam PT. M agnus M itra Sejahtera diperoleh temuan-temuan yaitu: Perusahaan tidak mempunyai sistem pengawasan berupa kamera pengintai (CCTV) di masing-masing lantai kantor dan perusahaan belum melakukan evaluasi secara berkala terhadap seluruh pencapaian perusahaan yang bertolak belakang dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Simpulan Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian sistem informasi pendapatan pada PT. M agnus M itra Sejahtera, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada domain PO, perusahaan tidak memiliki bagian khusus pelaksana TI yang bertugas dalam mengawasi kelangsungan sistem proses bisnis perusahaan. Hal ini dapat berakibat perusahaan tidak mengetahui kekurangan yang terdapat pada sistem. Sehingga perusahaan sebaiknya segera membentuk staf khusus TI untuk mengawasi sistem dan segera memperbaikinya bila ada kekurangan. 2. Pada evaluasi dalam domain AI, perangkat komputer yang digunakan setiap divisi masih menggunakan teknologi lama. Hal ini dapat mengurangi kecepatan
produksi dari karyawan perusahaan, sehingga sebaiknya perusahaan melakukan upgrade terhadap komputer yang dipakai oleh karyawan-karyawannya. 3. Pada hasil evaluasi dalam domain DS, tidak ditemukan kebijakan perusahaan yang mengatur karyawan untuk mengganti password login secara berkala. Hal ini dapat berakibat adanya akses oleh pihak yang tidak berwenang, sehingga perusahaan seharusnya membuat kebijakan bagi karyawan untuk melakukan penggantian password login secara berkala. 4. Pada domain M E, tidak ditemukan satupun kamera pengintai (CCTV) sebagai sistem pengawasan perusahaan. Hal ini dapat berakibat sulit utnuk memantau aktivitas serta keadaan kantor pada jam kerja maupun diluar jam kerja, sehingga perusahaan sebaiknya memasang minimal 1 buah kamera pengintai pada setiap lantai kantor.
Daftar Pustaka Akmal. (2009). Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Edisi 2. Jakarta: Indeks. Aliminsyah. (2007). Kamus Istilah Akuntansi. Bandung: CV. Yrama Widya. Bodnar, G. H., Hopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Yogyakarta: ANDI. Cangemi, M . P., Singleton, T. (2002). Managing The Audit Function A Corporate Audit th Department Procedures Guide. 3 Edition. New Jersey: John Wiley and Sons,
Inc. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Edisi Revisi. Indonesia: M itra Wacana M edia. Gondodiyoto, S. (2007). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi. Indonesia: M itra Wacana M edia. Gondodiyoto & Hendarti. (2006). Binus Jurnal. Noerlina, 1(1), 1-123. Hall, J. A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. Terjemahan Fitriasari dan Kwary. Jakarta: Salemba Empat. M ulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. th O’Brien, J. A., M arakas, G. M . (2008). Management Information System. 8 Edition,
New York: M cGraw Hill International Edition.
O’Brien, J. (2005). ComTech (Computer, M athematics and Engineering Applications). Jurnal Setiabudi, Husni, 1(2), 223-1216. O’Brien, J. (2008). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Terjemahan Fitriasari dan Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Rama, D. V., Jones, F. L. (2008). Accounting Information System. 1st Edition. United States: Thomson South-Western. Romney, M . B., Steinbart, P. J. (2008). Accounting Information System. 11th Edition. New Jersey: Prentice-Hall. Smith J. M ., Skousen, K. F. (2006). Akuntansi Intermediate. Edisi 9. Jakarta: Erlangga. Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Umar, H. (2008). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
EVALUATION CONTROL OF REVENUE INFORMATION SYSTEM AT PT. MAGNUS MITRA SEJAHTERA Felicia and Raynaldo and Afriyanto Information Systems, School of Information Systems, BINUS University
Abstract Research Purposes, is to understand the process of information systems revenues in the PT. Magnus Mitra Sejahtera, identify the constraints that exist in the revenue information system, to determine and control the risks of revenue information system in the PT. Magnus Mitra Sejahtera. The Research Method used are literary study and field work method. Literature study is done by studying books and other written materials related to thesis writing. In addition, methods of field research conducted in the field by carrying out the survey directly to the company under study. Method consists of collecting field data obtained from primary interviews, observation and documentation of in-depth study by the company, while the secondary data obtained from the data already available and are associated with more research to support this research. The Result Achieved are the evaluation of the findings, the risk of these findings, and recommendations presented in the form of an evaluation report. The conclusions of this evaluation are overall revenue information system that runs in accordance with the procedures and can be quite good. In addition there are only a few weaknesses to be improved to support the company in order to maximize performance and effectiveness in achieving corporate goals.
Keywords: Evaluation, Control, Information, System, Revenue
1. Introduction 1.1 Background At the moment, information technology is one of the main support in daily activities in all areas. All elements of society requires a facility-based information systems which supported by high technology, so as to facilitate the processing of raw data in the company into useful information for a company. Developments in the industry continues to lead any company to improve performance and operational activities by utilizing computer-based information technology. The system used must have a separate application that can support data security, data processing and can reduce the tendency of errors in input and output data. Weaknesses that are commonly found in data inputting are how companies handle the revenue information system. Due to various mistakes that occur as errors that may disrupt the company's operations that impact on the revenue. Therefore, the importance of evaluation of the weaknesses and risks in revenue information systems in the PT. Magnus Mitra Sejahtera. According to Akmal "evaluation is an assessment of how the program is run, whether the process and its effects are as expected, and check factors - inhibiting factors encountered and supporting factors that have, to achieve the goal". Those things are a collection of background information about the revenue information system directly or indirectly to the PT. Magnus Mitra Sejahtera, a company engaged in insurance brokerage. Then the analysis and discussion are set forth in the heading "Evaluation Control of Revenue Information System at PT. Magnus Mitra Sejahtera".
1.2 Scope Because the breadth of information systems applied at the PT. Magnus Mitra Sejahtera, then it needs some necessary limits to the scope of this study. Where the limits are: 1. Evaluation is more focused on revenue information systems, primarily from searching clients, client acceptance, determining of insurance products, insurance object surveys, risk analysis, the closure of the premium, until the policy issued. 2. The four CobIT 4.1 domains: Plan and Organize, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. 1.3 Research Purpose The purpose of this research conducted are: 1. Understanding the process of revenue information system at PT. Magnus Mitra Sejahtera. 2. Identify the constraints that exist in revenue information system at PT. Magnus Mitra Sejahtera. 3. Determine and control the risks in revenue information system at PT. Magnus Mitra Sejahtera.
2. General Guidance In this research, performed data collection by using several methods: 1.
Literature Study Methods of data collection conducted through literature study of literature through reading books that relate directly to the evaluation control of revenue
information system. In addition, methods of data collection is done by reviewing the results of research that has been done previously by other researchers regarding the evaluation control of revenue information system that has been documented in the literature and books. Thus it can be taken into consideration in evaluating the control of revenue information system that will be done. 2.
Field Research Beside the literature method, also conducted the field research by conducting surveys directly to the company under investigation to obtain the necessary data. This is done in several ways: a. Interview The data was collected by direct questioning to the leadership of the company and its staff that is concerned. b. Observation Data collection is done by doing direct observation of operations activities in the company. c. Documentation Review Data collection is done by tracing the documents that can be used as the findings or audit evidence.
3.
Evaluation Method Research is carried out by using the CobIT standards which control structure are reviewed and the results of input and output in the application system which tested.
3. Discussion and Result 3.1 Plan and Organize In this case covers the strategy and tactics, emphasizing the identification of how information technology can best contribute in the achievement of corporate goals and can provide the best for the achievement of business objectives. Where in the PT. Magnus Mitra Sejahtera obtained findings, namely: the company does not have a specific part of IT executive in charge of overseeing the continuity of the business process system, the company does not have a dictionary of data between systems and regulatory compliance, and can be used for exchanging data elements of income, the company has not made plans in analyzing, selecting and using technologies that have the potential to support business processes and business strategy, the company does not have the IT process framework in implementing its IT strategic planning. The company already has a framework that defines the approach to the problems, risks and control of IT in line with IT policies.
3.2 Acquire and Implement That is to realize the IT strategy, IT needs to be set, are identified, developed, or implemented in an integrated enterprise business processes. Where in the PT. Magnus Mitra Sejahtera obtained findings are: companies do not make optimal decisions on the feasibility of the process of revenue. Implementation has been done to control the application is accurate, complete, and timely. Computing devices that are used every division is still using old technology. The grant of knowledge to the end user in using the system effectively and
efficiently in support of business processes, but sometimes there is some end users are left out. Renewal in the company's systems have been well documented. The company has tested the system before it is applied.
3.3 Deliver and Support Domain which is more focused on the size of the aspects of IT support for business operations (the actual IT service or service level) and aspects of the order (priority for implementation and training). Where in the PT. Magnus Mitra Sejahtera obtained findings are: there is no company policy for employees to change the login password periodically. Parameters of daily and monthly production reports are not consistent. There has never been a simulation of the threat or disaster that may occur in the system. Computer equipment is not good security features, such as shelf padlocked. Companies have not implemented environmental protection measures outside the company.
3.4 Monitor and Evaluate That is all the IT processes that need to be evaluated regularly so that the quality and IT support goals achieved, and completeness of internal control is based on good terms. Where in the PT. Magnus Mitra Sejahtera obtained findings are: company does not hold a surveillance camera surveillance systems (CCTV) on the each floor and corporate offices have not been doing regular evaluation of the entire achievement of the company as opposed to a predetermined destination.
4. Conclusion Based on the evaluation control of revenue information system at PT. Magnus Mitra Sejahtera, several conclusions can be drawn as follows: 1. In the PO domain, the company has no specific section in charge of implementing IT systems to monitor the continuity of business processes. This could result in the company did not know that there are deficiencies in the system. So the company should immediately form a dedicated IT staff to oversee the system and fix it immediately if there is a shortage. 2. On evaluation in the domain of AI, computer device that is used in every division is still using the old technology. This can reduce the rate of company’s employees production, so the company should upgrade to the computers used by its employees. 3. On the evaluation results in DS domain, there is no company policy that governs employees to periodically change the login password. This can result in lack of access by an unauthorized person, so the company should establish policies for employees to do the login password change periodically. 4. In the ME domain, there is no surveillance cameras (CCTV) as a security system of corporate. This can result in difficult and separately monitor the activities of state's office during normal business hours and outside working hours, so the company should put at least 1 piece of surveillance cameras on every floor of the office.
Bibliography Akmal. (2009). Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Edisi 2. Jakarta: Indeks. Aliminsyah. (2007). Kamus Istilah Akuntansi. Bandung: CV. Yrama Widya. Bodnar, G. H., Hopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Yogyakarta: ANDI. Cangemi, M. P., Singleton, T. (2002). Managing The Audit Function A Corporate Audit Department Procedures Guide. 3th Edition. New Jersey: John Wiley and Sons, Inc. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Edisi Revisi. Indonesia: Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, S. (2007). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi. Indonesia: Mitra Wacana Media. Gondodiyoto & Hendarti. (2006). Binus Jurnal. Noerlina, 1(1), 1-123. Hall, J. A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. Terjemahan Fitriasari dan Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, J. A., Marakas, G. M. (2008). Management Information System. 8th Edition, New York: McGraw Hill International Edition.
O’Brien, J. (2005). ComTech (Computer, Mathematics and Engineering Applications). Jurnal Setiabudi, Husni, 1(2), 223-1216. O’Brien, J. (2008). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Terjemahan Fitriasari dan Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Rama, D. V., Jones, F. L. (2008). Accounting Information System. 1st Edition. United States: Thomson South-Western. Romney, M. B., Steinbart, P. J. (2008). Accounting Information System. 11th Edition. New Jersey: Prentice-Hall. Smith J. M., Skousen, K. F. (2006). Akuntansi Intermediate. Edisi 9. Jakarta: Erlangga. Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Umar, H. (2008). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
