Evaluasi Manajemen Kinerja Pertemuan keenam
Manajemen Kinerja, Manajemen 2 sks
Evaluasi Kinerja Evaluasi Kinerja sebagai proses penilai pejabat yang melakukan penilaian (appraiser), mengumpulkan informasi mengenai kinerja ternilai, pegawai yang dinilai (appraise) yang didokumentasikan secara formal untuk menilai kinerja ternilai dengan membandingkannya dengan standar kinerjanya secara periodik untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM.(Wirawan, 2009)
Fungsi Evaluasi Kinerja 1.
2. 3. 4.
5.
6. 7.
Memberikan balikan kepada pegawai ternilai mengenai kinerjanya Alat promosi dan demosi Alat memotivasi ternilai Sebagai alat pemutusan hubungan kerja danmerampingkan organisasi Menyediakan alasan hukum untuk pengambilankeputusan personalia Penetuan dan pengukuran tujuan kinerja Konseling kinerja buruk
Lanjutan… Fungsi evalusi kinerja 8.
9.
10.
11.
Mendukung perencanaan sumber daya manusia Menentukan kebutuhan pengembangan SDM Merencanakan dan memvalidasi perekrutan tenaga baru Alat manajemen kinerja organisasi
13.
Pemberdayaan pegawai Menghukum anggota
14.
Penelitian.(Wirawan, 2009:24-25)
12.
HAL-HAL yang Dievaluasi Keahlian (Skills)/Kemampuan (Abilities)/Kebutuhan (Needs)/Kendala (Traits of Individuals) Berkaitan dengan Kebijakan dan Budaya yang terdapat dalam Organisasi Pencapaian dan Output (Result in Outcomes)
Kewenangan Evaluasi Superior Only Subordinate(s) Peers/Co-workers Self Customers Others Subordinates All Stakeholders
Metode Pendekatan Review indikator internal industry atau organisasi sejenis (Consistent indicators across industry or similar organizations) Perbandingan seluruh indikator dalam ruang lingkup organisasi (Comparison of indicators over time in organization) Perbandingan indikator dengan standard industri (Comparisons with pre-determined standard)
Pendekatan Utama Comparative Attribute Behavioral
Mengembangkan system evaluasi kinerja 1. Membentuk Tim l konsultan manajemen SDM l manajer SDM l supervisor l wakil dari karyawan.2. 2. Analisis Pekerjaan l Jenis informasi yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaanadalah sebagai berikut. l Kewajiban dan tanggung jawab. l Karakteristik yang disyaratkan untuk melakukan pekerjaan. l Kondisi kerja. l Keluaran kerja
3. Menentukan Tujuan Evaluasi Kerja l Tujuan evaluasi ada duayaitu : − −
Tujuan umum dari evaluasi adalah untuk evaluasikaryawan secara rutin. Tujuan khusus dari evaluasi kerja digunakan untuksituasi tertentu, misal saat akan melakukan PHK
4. Menentukan Dimensi Kinerja Dimensi kinerja adalah unrsur unsur dalam pekerjaanyang menunjukkan kinerja. Secara umum, dimensi kinerjadikelompokkan menjadi 3 jenis : l hasil kerja l perilaku kerja l sifat pribadi yang berhubungan dengan pekerjaan
5. Pendekatan Sistem Evaluasi Kinerja Pendekatan sifat pribadi Pendekatan hasil kerja Pendekatan perilaku kerja Pendekatan campuran 6. Menentukan Proses Evaluasi Kinerja Penilai : l individual (single appraisal) atau l sejumlah orang yang diberi wewenang untuk melakukan halitu (multiple appraisal) Ternilai : l pegawai secara individual atau l semua pegawai suatu unit atau tim kerja
Matriks Evalusi Kinerja Tim Kerja
Permasalahan dan Kendala dalam Evaluasi dan Pengukuran Controllability Motivational impact “Fallout” Role Modeling Impact Reliability Relevance Control
Periode Evaluasi Probation Periode Tahunan/Periodically/Annually (tanggal ulang tahun, tanggal penugasan) Semi-Periodik (Semi-annually) Timbulnya Kejadian (For Cause) Rutinitas dan Kelangsungan (Ongoing) Kebutuhan (As needed)
Metode Penilaian Kinerja Traditional Management-by-Objective Assessment Center Peer Review Panel Critical Events Upward Feedback 360 Degree
Tehnik Evaluasi Manajemen Kinerja Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Ø
Ø
Model penilaian umpan balik 360-derajat Model skala penilaian (rating scales method) Model insiden kritis (critical incident method) Model esai (essay method) Model standar kerja (work standards method) Model peringkat (ranking method) Model distribusi dipaksakan (forced distribution method) Model skala penilaian berjangkar keperilakuan (behaviorallyanchored rating scale /BARS) Sistem berbasis-hasil (Results-based system)
Model penilaian umpan balik 360derajat l
l
Meliputi masukan evaluasi dari banyak level dalam perusahaan sebagaimana pula dari sumber-sumber eksternal. Dalam metode ini, orang-orang di sekitar karyawan yangdinilai bisa memberikan nilai, termasuk manajer senior,karyawan itu sendiri, atasan, bawahan, anggota tim, dan pelanggan internal atau eksternal
Model skala penilaian (rating scales method) l
l
l
Menilai para karyawan berdasarkan faktor-faktor yang telahditetapkan. Para evaluator menilai kinerja pada sebuah skala yang meliputi beberapa kategori, biasanya dalam angka 5 sampai 7, yangdidefinisikan dengan kata sifat seperti luar biasa, memenuhi harapan, atau butuh perbaikan◦ Faktor-faktor yang dipilih untuk evaluasi biasanya ada dua macam: − −
Faktor yang berhubungan dengan jabatan (job-related) Karakteristik-karakteristik pribadi
Ratings Example: Scales Rate the employee’s behavior on the scale provided. Excellent Good Fair Poor N/A 4 3 2 1 ___ Reasoning ability Decisiveness in Decision-making Imagination & originality Ability to plan and control Cooperation with peers Cooperation with management Professionalism Interpersonal skills
4 4 4 4 4 4 4 4
3 3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1
___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___
Modelinsiden kritis (critical incident method) l
l
l
Metode penilaian kinerja yang membutuhkan pemeliharaan dokumen-dokumen tertulis mengenai tindakan-tindakan karyawan yang sangat positif dan sangat negatif. Ketika tindakan tersebut, yang disebut insiden kritis, mempengaruhi efektivitas departemen sacara signifikan, secara positif ataupun negatif, manajer mencatatnya. Pada akhir periode penilaian, penilai menggunakan catatan-catatan tersebut bersama dengan data-data lainnya untukmengevaluasi kinerja karyawan
Critical Incident Example Employee Name:___________________________________ Date of Incident:__________________ Type of Incident:___________________________________ Individuals Involved: Description of Incident: Outcome of Incident: Recommendations:
Date Discussed with Employee:____________ Supervisor Signature:______________________________ Employee Signature: _____________________________
Model esai (essay method) l
l
l
Penilai menulis narasi singkat yang menggambarkan kinerja karyawan. Metode ini cenderung berfokus pada perilaku ekstrim dalam pekerjaan karyawan alih-alih kinerja rutin harian. Penilaian jenis ini sangat bergantung pada kemampuan si penilai dalam menulis
Modelstandar kerja (work standards medel) l
l
l
Membandingkan kinerja setiap karyawan dengan standar yangtelah ditetapkan atau tingkat output yang diharapkan. Standar-standar mencerminkan output normal dari seorangkaryawan rata-rata yang bekerja dengan kecepatan normal. Model untuk menentukan standar kerja: −
Studi waktu (time study)
−
Pengambilan sampel pekerjaan (work sampling)
Model distribusi dipaksakan (forced distributionmethod) Mengharuskan penilai untuk membagi orang-orang dalam sebuahkelompok kerja ke dalam sejumlah kategori terbatas, mirip suatudistribusi frekuensi normal
Forced Distribution (Example)
Pace each of the employees in your department in the following categories based upon overall or specific category performance: Top 10 percent: 10-49 percent: 50 – 89 percent: Bottom 10 percent: Outstanding: Average: Good: Below Average: Unacceptable:
Modelskala penilaian berjangkar keperilakuan (behaviorally anchored rating scale/BARS) l
l
Menggabungkan unsur-unsur skala penilaian tradisional denganmetode insiden kritis. Berbagai tingkat kinerja ditunjukkan sepanjang sebuah skala yangmasingmasing dideskripsikan menurut perilaku kerja spesifikseorang karyawan
Ratings Example: BARS Indicate the appropriate level of performance on each factor:
Quantity of work Volume low & erratic
Quality of work Results always accurate; model work
Judgment Systematic, analytical, good with complex problems
Satisfactory steady volume
Volume above expectations
Results accurate and Results generally thorough inaccurate and not thorough
Practical judgment, solves problems, difficulty with assessing relative value of factors
Does not always show good judgment; problem analysis not always adequate
Model peringkat (ranking method) l
l
l
Penilai menempatkan seluruh karyawan dari sebuah kelompokdalam urutan kinerja keseluruhan. Sebagai contoh, karyawan terbaik dalam kelompok diberi peringkat tertinggi, dan yang terburuk diberi peringkat terendah.Anda mengikuti prosedur ini hingga Anda memeringkat semuakaryawan. Kesulitan timbul ketika semua orang bekerja pada tingkat yangsebanding (sebagaimana dipersepsikan oleh si evaluator)
Ranking (Example) l
Manajer melakukan ranking seluruh karyawan dari kriteria terbaik sampai dengan terburuk, dengan didasarkan pada: − Performance Total Karyawan − Kriteria Khusus (seperti komunikasi, customer relation skills, dll).
Ratings Example (Checklists)
Program Auditor: _____ 1. Unable to separate important from irrelevant data. _____ 2. Omits important info from summaries. _____ 3. Cross-references to improve reporting. _____ 4. Produces summaries which lead to good reports. _____ 5. Requires excessive instruction to produce work. _____ 6. Unable to reduce data to manageable form. _____ 7. Communicates well with peers on reports. _____ 8. Fails to meet deadlines. _____ 9. Provides detailed, professional work. _____ 10. Protects confidentiality of information.
Sistem berbasis-hasil (Resultsbased system) l
l
l
Di masa lalu merupakan suatu bentuk manajemen berdasarkantujuan (management by objectives) Manajer dan bawahan secara bersama-sama menyepakati tujuan-tujuan untuk periode penilaian berikutnya. Dalam sistem tersebut, salah satu tujuannya misalkan saja adalahmengurangi limbah sebesar 10 persen. Pada akhir periode penilaian, sebuah evaluasi berfokus pada seberapa baik karyawan mencapai tujuan tersebut
Paired Comparisons (Example) Rank each employee grouping overall or on a characteristic: Employee A and Employee B Employee B and Employee C Employee A and Employee C Employee C and Employee D Employee D and Employee A Employee D and Employee B etc.
General Electric’s Distribution The Vitality Curve
