Evaluasi Atas Proses Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi Dalam Proses Pembelian Dan Pengeluaran Kas Di Perusahaan Minyak Pelumas

Evaluasi Atas Proses Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi Dalam Proses Pembelian Dan Pengeluaran Kas Di Perusahaan Minyak Pelumas Dian Susilowati, Ronny K.H.Moentoro Departemen Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Salemba, Indonesia

Abstrak Studi ini menganalisis implementasi perubahan sistem informasi akuntansi di suatu perusahaan Indonesia yang meningkatkan sistemnya dengan melakukan komputerisasi siklus pembeliannya. Perangkat lunak yang diimplementasikan adalah SAGE ACCPAC. Studi dilakukan terhadap 3 (tiga) hal. Pertama, analisis dilakukan untuk melihat bagaimana perusahaan tersebut menerapkan change management dalam persiapan dan proses implementasi sistem yang baru. Kedua, melihat manfaat dan kinerja dari perangkat lunak baru tersebut setelah diimplementasikan. Ketiga, menelaah penyesuaian dan kecukupan sistem pengendalian internal setelah adanya sistem yang baru tersebut. Studi ini dilakukan melalui studi kepustakaan, observasi langsung , dan wawancara yang menggunakan daftar pertanyaan panduan. Hasil studi menunjukkan bahwa perusahaan telah melakukan change management dengan cukup baik; manfaat dan peningkatan kinerja yang baik dari ACCPAC dirasakan oleh karyawan yang menggunakan perangkat lunak tersebut; dan penyesuaian terhadap sistem pengendalian setelah implementasi perangkat lunak cukup memadai. Walaupun demikian, beberapa kelemahan dalam implementasi sistem baru tersebut dapat diidentifikasi, dan oleh karenanya saran perbaikan diberikan oleh penulis.

Evaluation of The Implementation Process of Accounting Software in Purchase Process and Cash Disbursement in an Oil Lubricant Company Abstract This sudy analizes the implementation of changes in the accounting information system at an Indonesian firm that is moving towards a computerized purchasing cycle. The software implemented is SAGE ACCPAC. The study has 3 (three) points of interest. First, analysis is done to determine whether the firm has practised change management before and during the implementation process. Second, to see the benefit and performance of the new system. Third, to investigate the changes and adequacy of the internal control system after the existance of the new system. The study was performed through literature survey, direct observation, and interviews using a questionnaire as a guideline. Results of the study shows the the firm has adequately practised change management; Employees using ACCPAC feel that the software is useful and improves performance; and adjustments were adequately made to the internal control system after the implementation of the new software. However, a few weaknesses were identified in the implementation of the new system and accordingly, improvement suggestions are given by the writer. Keywords : Accounting Information System, change management in the implementation of information systems, SAGE ACCPAC software, adjustments of internal control systems after the implenentation of new software.

Pendahuluan Persaingan bisnis di era globalisasi semakin ketat, untuk menghadapi persaingan ini, perusahaan mencari terobosan baru dengan memanfaatkan teknologi. Dewasa ini perkembangan industri otomotif semakin berkembang pesat. Persaingan dalam industri otomotif juga semakin ketat. Oleh karena itu, dalam skripsi ini penulis melakukan studi kasus

Evaluasi atas proses…, Dian Susilowati, FE UI, 2013

pada perusahaan minyak pelumas, yaitu PT.MI yang merupakan produsen minyak pelumas untuk memenuhi kebutuhan industri otomotif dalam memproduksi spare part. Management PT.MI berencana mengadakan perubahan dalam sistem akuntansi secara manual berubah menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dalam implementasi software baru, perusahaan memerlukan persiapan dan change management berperan dalam implementasi software baru di perusahaan terutama dalam menghadapi masalah SDM. Karyawan akan mengalami perubahan dalam bekerja dari cara manual menjadi bekerja dengan menggunakan software sistem akuntansi. Oleh karena itu, bagaimana penerapan perusahaan dalam change management sangat dibutuhkan, agar karyawan dapat menerima perubahan tersebut menuju ke tujuan perusahaan yang lebih baik. • Rumusan masalah, terdiri dari : 1. Bagaimanakah change management pada PT.MI diterapkan pada implementasi software baru, ACCPAC? 2. Bagaimanakah kinerja software ACCPAC dalam melakukan proses pembelian dan pengeluaran kas untuk bahan baku? 3. Bagaimanakah penyesuaian aktivitas pengendalian internal setelah implementasi sistem akuntansi ACCPAC untuk proses pembelian bahan baku dan pengeluaran kas? • Penelitian ini bertujuan untuk : 1. Mengetahui kecukupan pelaksanaan change management yang dilakukan PT.MI terkait penerapan software baru, ACCPAC, mulai dari langkah-langkah persiapan sampai dengan penerapan software. 2. Mengetahui kinerja software akuntansi ACCPAC untuk modul pembelian dan pengeluaran kas untuk bahan baku. 3. Mengetahui penyesuaian aktivitas pengendalian internal yang diperlukan untuk proses pembelian dan pengeluaran kas pada bahan baku dengan menggunakan software ACCPAC. Tinjauan Teoritis 1. Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnard dan Hopwood (2003) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Menurut Romney dan Steinhart (2012) sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa komponen, yaitu people,


procedures and Instructions, data, software, information yechnology infrastructure, internal control and Securit. Menurut Romney dan Steinhart (2012); Wilkinson et al (2000), siklus transaksi pada dasarnya dapat dibagi menjadi 5 subsistem, yaitu : Siklus Pendapatan (Revenue Cycle), Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle), Siklus Produksi (Production Cycle), Siklus Manajemen Sumber Daya (Human Resource Management and Payroll Cycle), dan Siklus Keuangan (Financing Cycle). 2. Pengembangan Sistem Informasi Aspek relevan dalam pengembangan sistem informasi diperlukan untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut : Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna (Aspek Sumber Daya Manusia), Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi, Dukungan Manajemen, dan Tingkat Kompleksitas dan Resiko (Aspek Teknis). 3. Change Management Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapakan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk berubah dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut. •

Tahap – Tahap Perubahan Program Change Management akan menciptakan visi yang jelas dan terfokus, yang akan menuntun arah perubahan kearah yang tepat. Menurut Lewin (1951); Mander, Gomes and Castel (2002) pada dasarnya proses perubahan terdiri dari tiga tahap, yaitu unfreezing, changing dan refreezing. Gambar berikut menunjukkan pendekatan klasik tentang model change management

yang diperkenalkan oleh Kurt Lewin yang

mencakup tiga fase, sebagai berikut : Kurt Lewin 3 Phases Change Management Model

Gambar 1 Change Management Model (Sumber: www.strategies-for-managingchange.com/kurt-lewin.html)


a. Tahap Pencairan (Unfreezing) Merupakan tahap awal dari persiapan perubahan yang terdiri dari berbagai kegiatan yang dapat dilakukan perusahaan untuk membantu anggota organisasi memahami bahwa suatu perubahan diperlukan. Harus ditanamkan motivasi yang kuat untuk mau berubah dari keadaan keseimbangan semula menjadi keseimbangan baru. Melakukan evaluasi mendalam mengenai kondisi internal dan eksternal. b. Tahap Perubahan (Changing ) Tahap ini disebut juga implementasi. Pada tahap ini sudah dimulai adanya suatu pergerakan ke arah sesuatu yang baru atau perkembangan yang terbaru. Secara bertahap tapi pasti perubahan dilakukan hinga tercapai kondisi baru. Tahap ini dapat terjadi apabila terdapat informasi yang cukup serta sikap dan kemampuan untuk berubah, serta memiliki kemampuan untuk memahami masalah serta mencari solusinya. Aktivitas perubahan berlangsung dalam situasi dan kondisi yang juga berubah, sehingga dibutuhkan kecepatan dan fleksibilitas dalam derajat tertentu. Perusahaan perlu menyeimbangkan antara hal-hal yang bersifat teknis dengan hal-hal terkait budaya perusahaan. c. Tahap Pembekuan (Refreezing) Merupakan pengelolaan hasil perubahan atau membekukan hasil perubahan yang telah terjadi menjadi permanen. Pada tahap ini perusahaan telah mencapai tingkat atau tahapan yang baru dengan keseimbangan yang baru. Proses pencapaian yang baru perlu dipertahankan dan harus terdapat upaya untuk mendapatkan umpan balik. 4. Penanganan Proses Perubahan Ketika Implementasi Software Baru Karyawan melihat perubahan sebagai ancaman yang akan mengganggu kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan dan mungkin menempatkan pekerjaan mereka dalam bahaya. Oleh karena itu, manajemen harus mengelola perubahan, sehingga mereka dapat mencapai hasil positif sesuai yang diharapkan. Dalam mengelola proses perubahan diperlukan analisis, komunikasi, dan kepemimpinan yang memadai dari awal proses sampai setelah perangkat lunak digunakan (Muntoro, 1987). Dengan berpedoman pada tahap-tahap perubahan dari Lewin (1951), maka dapat dipertimbangkan langkah-langkah proses perubahan ketika menerapkan software baru, sebagai berikut : a. Tahap Pencaiaran (Unfreezing) Dalam persiapan perubahan untuk implementasi software baru, beberapa langkah dapat dilakukan sebagai berikut :


1) Menyewa Konsultan Merupakan salah satu langkah yang harus diambil untuk perusahaan berukuran menengah yang tidak memiliki keterampilan yang tepat dan efektif untuk mengelola dan memantau perubahan. Penjual perangkat lunak juga tidak mungkin memiliki keterampilan yang diperlukan karena di luar kompetensi inti mereka, yang sedang mengembangkan dan menjual perangkat lunak. Dengan demikian, seorang konsultan berpengalaman

bisa

membantu

mengidentifikasi

masalah

dan

membimbing

perusahaan melalui proses proaktif. 2) Informasi Dini Kepada Karyawan Semua karyawan yang akan dipengaruhi oleh perubahan perangkat lunak harus diberitahukan sedini mungkin. Karyawan perlu tahu apa yang akan terjadi ketika diadakan implementasi software baru, mengapa perubahan dilakukan, perubahan apa yang diharapkan untuk dicapai, siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan, dan bagaimana dampaknya. 3) Sosialisasi Kepada Karyawan Salah satu cara yang baik untuk membuka saluran komunikasi adalah melakukan sosialisasi antar departemen yang membahas secara detail pengaruh dari perubahan dan alasan untuk perubahan. Dengan adanya sistem baru, komunikasi baru antara departemen yang sebelumnya tidak berhubungan dapat memicu konflik, sehingga sosialisasi diperlukan sebagai persiapan dalam menghadapi masalah tersebut. 4) Top Management Support Manajemen harus menunjukkan kepemimpinan yang tepat serta berfokus pada komunikasi yang jujur dan terbuka. Kebanyakan keputusan diumumkan melalui memo atau cara yang serupa, sehingga tidak efektif ketika perubahan besar, seperti implementasi perangkat lunak dilakukan. Hal ini mungkin terjadi karena karyawan tidak percaya bahwa eksekutif tingkat atas berada di balik keputusan dan mungkin akan mengabaikannya. Semua tingkat manajemen harus menyadari bahwa kehadiran mereka diperlukan dan secara aktif terlibat dalam manajemen perubahan. b. Tahap Perubahan (Changing) Pada tahap perubahan/implementasi software baru, beberapa langkah dapat dilakukan sebagai berikut : 1) Partisipasi Keterlibatan dan komunikasi karyawan sangatlah penting. Komunikasi ini harus berjalan dua arah. Oleh karena itu management harus terbuka untuk menerima


masukan karyawan agar mereka merasa bahwa partisipasi dan masukan karyawan diperhatikkan. Dengan demikian, mereka akan memiliki sense of ownership terhadap software baru tersebut dan akan menerima serta memeliharanya dengan baik di masa mendatang. 2) Pelatihan (Training) Pelatihan diberikan kepada karyawan agar mereka memiliki kemampuan teknis dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan software baru. Pelatihan yang diberikan berupa penjelasan modul – modul pada software, pelatihan trial and error berupa simulasi pemrosesan dan pengolahan informasi menggunakan software, serta penjelasan prosedur-prosedur penggunaan software baru. 3) Perangkat Lunak Baru Perangkat lunak baru harus ‘terjual’ untuk karyawan, ini berarti bahwa semua langkah harus diambil untuk memastikan bahwa semua karyawan "dibeli" ke sistem baru. Mereka harus mengerti bahwa mereka memiliki saham dalam keberhasilan akhir dari sistem yang akan berdampak pada organisasi secara keseluruhan, dan berpotensi terhadap pekerjaan mereka. c. Tahap Pembekuan (Refreezing) Pada tahap pembekukan implementasi software baru, beberapa langkah dapat dilakukan sebagai berikut : 1) Closure Langkah penutupan ini dilakukan dengan menyatakan bahwa implementasi software baru telah tercapai dan proses perubahan ditutup. Manajemen menyatakan bahwa software baru tersebut telah menjadi bagian dari sistem informasi perusahaan. 2) Dokumentasi Langkah ini diperlukan untuk mendokumentasikan proses perubahan ketika implementasi software baru. Terkadang karena kesibukan saat melakukan perubahan sistem baru, perusahaan lupa untuk melakukan dokumentasi. Salah satu cara untuk menetapkan sistem baru adalah dengan diselesaikannya proses dokumentasi. Sistem telah mapan jika sudah ada dokumentasi yang memadai sebab dokumentasi merupakan pedoman dalam pengembangan sistem. 5. Kinerja Software Menurut McCall (1977) dan Roger (2002), kinerja suatu software dapat diukur dengan indikator yang mencerminkan kepuasan pengguna (user) dalam menggunakan software,yaitu :


1. Informativeness Kepuasan pengguna ditinjau dari informasi yang dihasilkan oleh software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). 2. Information Format Kepuasan pengguna dilihat dari output yang dihasilkan berupa laporan. 3. Ease of Use Kepuasan pengguna dari sisi kemudahan pengguna atau user-friendly dalam menggunakan sistem, seperti memasukkan data, mengolah data, dan mencari informasi yang dibutuhkan. 4. Timeliness Kepuasan pengguna dari sisi ketepatan waktu sistem dalam menyajikan atau menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 5. Reliability Kepuasan pengguna dilihat dari sejauh mana suatu software dapat diharapkan untuk melaksanakan fungsinya dengan ketelitian yang diperlukan ketika software menerima input kemudian mengolahnya menjadi informasi. 6. Sistem Pembelian Bahan Baku Fungsi yang terkait dengan aktivitas pembelian menurut Hall (2001) adalah sebagai berikut : Fungsi Gudang (Inventory Control), Fungsi Pembelian (Purchasing Department), Fungsi Penerimaan (Receiving), dan Fungsi Akuntansi (Account Payable Department). Menurut Wilkinson et al (2000), beberapa dokumen yang digunakan untuk proses pembelian, antara lain : Permintaan Pembelian (Purchase Requisition), Pesanan Pembelian (Purchase Order), Laporan penerimaan (Receiving Report), dan Quotation. 7. Sistem Pengeluaran Kas Fungsi yang terkait dengan aktivitas pengeluaran kas menurut Hall (2001) adalah sebagai berikut : Fungsi Akuntansi (Account Payable Department), Fungsi Kas (Cash Disbursement Department), dan Fungsi Pemeriksaan Internal (Independent Verification by the General Ledger Department). Menurut Hall (2001), beberapa dokumen yang digunakan dalam proses pengeluaran kas, antara lain : Tagihan Pemasok (Supplier Invoice), Bukti kas keluar (Cash Disbursement Voucher) dan Cek (Check). 8. Sistem pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinhart (2012) pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan


handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. -‐

Komponen Pengendalian Internal (COSO) Pada tahun 1992, Committee of Sponsoring Organization (COSO) mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan definisi pengendalian internal dan memberikan petunjuk untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal. Pengendalian internal meliputi lima komponen pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen untuk memberikan jaminan bahwa sasaran hasil pengendalian manajemen akan terpenuhi. Komponen pengendalian internal (COSO) terdiri dari : - Lingkungan Pengendalian ( Control Environment ) - Penaksiran Risiko ( Risk Assessment ) - Aktivitas Pengendalian ( Control Activities ) 1. Pemisahan Kewajiban yang Memadai (Adequate Separation of Duties ) 2. Otorisasi yang Sesuai dari Transaksi dan Aktivitas ( Proper Authorization of Transaction and Activities) 3. Dokumen dan Catatan yang Memadai (Adequate Documents and Records) 4. Pengendalian Fisik Atas Aset dan Catatan ( Physical Control Over Assets and Records) 5. Pemeriksaan Independen Atas Kinerja (Independent Checks on Performance) - Informasi Dan Komunikasi ( Information and Communication ) - Pengawasan ( Monitoring )

Metode Penelitian 1. Pertanyaan Penelitian a. Change Management Berisi pertanyaan untuk mengetahui change management yang dilakukan PT.MI terkait implementasi software baru dari langkah-langkah persiapan sampai dengan penerapan software. Daftar pertanyaan merujuk kepada tahap-tahap perubahan dari Lewin (1951) dan Unpublished Dissertation dari Muntoro (1987) serta disesuaikan dengan kondisi PT.MI. b. Kinerja Software ACCPAC Berisi pertanyaan tentang kinerja software ACCPAC untuk bagian pembelian dan pengeluaran kas. Daftar pertanyaan merujuk kepada pengukuran kinerja software dari


McCall (1977) dan Roger (2002) dengan indikator yang mencerminkan kepuasan pengguna (user) dalam menggunakan software, dan disesuaikan dengan kondisi PT.MI. c. Aktivitas Pengendalian Internal Berisi pertanyaan tentang penyesuaian aktivitas pengendalian internal untuk proses pembelian bahan baku dan pengeluran kas dengan menggunakan software ACCPAC. Daftar pertanyaan berikut merujuk kepada komponen pengendalian internal (COSO) berupa aktivitas pengendalian internal menurut Arens (2012) dan disesuaikan dengan kondisi PT.MI. 2. Metode Pengumpulan data a.

Metode Penelitian Studi Pustaka ( Library Research ) Penelitian pustaka dilakukan dengan mengumpulkan, membaca dan mempelajari teoriteori pendukung dari literatur, buku dan sumber lainnya. Penulis juga membaca beberapa tugas akhir mahasiswa-mahasiswa lain yang ada di perpustakaan dengan tema yang terkait dengan judul skripsi ini.

b.

Metode Penelitian Lapangan ( Field Research ) a. Menyusun Panduan b. Wawancara Wawancara

dilakukan

dengan

menggunakan

kuesioner

panduan

untuk

mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini. Wawancara dilakukan dengan cara tatap muka dengan narasumber berjumlah enam orang, yang terdiri dari : satu orang accounting manager, satu orang staf pembelian (purchasing), dan dua orang staf finance & accounting. Serta wawancara dengan salah seorang staf yang sudah resign berkaitan dengan pengumpulan informasi tentang software ACCPAC. Wawancara dilakukan dengan karyawan yang bekerja di kantor Jakarta karena penulis terbatas jarak dan waktu, serta mayoritas dilakukan pada level staf karena penelitian ini akan melihat hasil perubahan yang dilakukan oleh PT.MI pada level staf. Hasil wawancara bersifat subyektif karena sedikit narasumber yang diwawancarai. c. Observasi & Dokumentasi Peneliti melakukan observasi ke bagian pembelian dan pengeluaran kas di PT.MI, mengamati karyawan bagian terkait ketika mereka bekerja menggunakan software


ACCPAC. Penulis juga melakukan dokumentasi dalam mengumpulkan data yang diperlukan terkait dengan pembelian bahan baku dan pengeluaran kas. 3. Metode Analisis Penulis menggunakan metode deskriptif dengan membandingkan proses yang terjadi di lapangan dengan bahan-bahan literatur yang terkait. Pembahasan 1. Evaluasi Change Management Pada Implementasi Software ACCPAC PT.MI Secara keseluruhan, tahap perubahan yang dilakukan PT.MI telah memadai. Berikut tabel hasil review change management PT.MI: Tabel 1 Hasil Review Pelaksanaan Change Management PT.MI No

Pelaksanaan Change Management

Hasil Wawancara

A

Tahap Pencairan (Unfreezing)

1

Informasi mengenai implementasi software ACCPAC disampaikan cukup dini.

Memadai

2

Informasi implementasi ACCPAC disampaikan dengan jelas.

Memadai

3

Frekuensi pemberian informasi terkait implementasi ACCPAC diberikan secara

Memadai

cukup. 4

Top management memberikan sosialisasi implementasi ACCPAC.

5

Management menyewa konsultan dalam membantu penyampaian sosialisasi

Memadai Baik

software ACCPAC. 6

Dukungan dari top management terhadap implementasi ACCPAC diperlihatkan

Memadai

secara jelas. B

Tahap Perubahan (Changing / Implementation)

1

Management terbuka untuk menerima masukan karyawan.

Memadai

2

Karyawan berpartisipasi atas implementasi ACCPAC, sehingga memiliki sense of

Memadai

ownership terhadap software ACCPAC. 3

Management memberikan training software ACCPAC kepada karyawan terkait.

Baik

4

Materi dalam training diberikan secara lengkap dan jelas.

Memadai

5

Diberikan simulasi input proses transaksi ke sistem ACCPAC (trial & error

Memadai

transaction) saat training. C

Tahap Pembekuan (Refreezing)

1

Management melakukan closure sebagai penutupan proses perubahan.

Memadai

2

Dilakukan dokumentasi atas implementasi ACCPAC.

Memadai

3

Perubahan yang diinginkan telah tercapai.

Sumber : Hasil Olah Penulis


Baik

2. Evaluasi Terhadap Kinerja Software ACCPAC Dalam Proses Pembelian Bahan Baku Dan Pengeluaran Kas

Tabel 2 Hasil Review Kinerja Software ACCPAC PT.MI Pada Proses Pembelian dan Pengeluaran Kas KESIMPULAN No

KINERJA SOFTWARE

YA/

KETERANGAN

TIDAK A

INFORMATIVENESS

1

Software ACCPAC menghasilkan informasi yang detil dan akurat.

YA

- Bagian Pembelian : berisi detil informasi nama vendor, alamat, jenis barang, harga, kuantitas, dll. - Bagian Pengeluaran Kas : berisi detil no invoice, jumlah tagihan, nama barang, dll.

2

Software ACCPAC meyediakan informasi yang relevan.

YA

Informasi pada modul Purchase Order terkait dengan modul Account Payable.

3

Informasi yang dihasilkan sesuai dengan kenyataan atau kejadian yang

YA

Berdasarkan hasil input dokumen transaksi.

YA

Dapat dipilih informasi apa saja yang ingin ditampilkan untuk

sesungguhnya. 4

Software ACCPAC menyediakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan bagian pembelian dan pengeluaran kas.

laporan.

B

INFORMATION FORMAT

1

Informasi yang disajikan jelas untuk dimengerti.

YA

Pengguna mudah membaca informasi pada ACCPAC.

2

Tata letak (display) mudah dibaca.

YA

Gambar display modul dapat dilihat di lampiran.

3

Sistem memberikan kebebasan memilih informasi yang sesuai kebutuhan

YA

Pengguna dapat memilih informasi apa yang ingin ditampilkan.

YA

Laporan disajikan dari chrystal report ACCPAC.

bagian pembelian dan pengeluaran kas. 4

Keluaran (report) disajikan dalam format yang sesuai dengan kebutuhan bagian pembelian dan pengeluaran kas.


Kesimpulan Change management pada PT.MI sudah dilakukan dengan baik, mulai dari langkah-langkah persiapan sampai dengan implementasi software ACCPAC. Perubahan tersebut sudah direncanakan dan dikelola dengan baik. Namun pada tahap changing/implementation, training di Thailand terbagi menjadi dua kelompok, sehingga kurang efisien. Kinerja software ACCPAC berpengaruh terhadap karyawan, sehingga mempermudah pekerjaan dan menjadi lebih efisien dalam penghematan waktu, akses data tepat waktu, serta data yang disajikan lebih

akurat.

Karyawan

merasakan

manfaat

dari

implementasi

sistem

akuntansi

terkomputerisasi, ACCPAC. Namun, terkadang staf pembelian di Jakarta membutuhkan waktu lama untuk loading ACCPAC karena server berpusat di pabrik, dan hanya dihubungakan dengan router di Jakarta. Dengan adanya implementasi software ACCPAC serta mempertimbangkan kondisi perusahaan dan kegiatan bisnis yang dijalankan, penyesuaian aktivitas pengendalian internal untuk proses pembelian bahan baku dan pengeluran kas sudah cukup efektif dan mendukung terciptanya pengendalian internal yang baik. Sehingga tetap menjamin kerahasiaan dan keamanan data. Namun sayangnya, pembuatan purchase requestion (PR) dari user di pabrik masih dilakukan secara manual melalui form Purchase Requisition. Keterbatasan Penelitian Wawancara hanya dilakukan dengan 6 (enam) narasumber, sehingga hasil wawancara bersifat subyektif. Mayoritas wawancara dilakukan pada level staf, sehingga hasil penelitian hanya melihat hasil perubahan yang dilakukan oleh PT.MI pada level staf. Saran Pada tahap changing/implementation jika diadakan perubahan berikutnya, training dilakukan sekaligus, sehingga lebih efektif dan efisien. Perencanaan waktu training harus dilakukan dengan baik, sehingga tidak mengganggu proses kegiatan di perusahaan. Jalur komunikasi ACCPAC dilakukan secara langsung dan diperlancar menggunakan kapasitas router dengan bandwidth internet yang lebih besar, sehingga waktu loading lebih singkat. Pembuatan purchase requestion (PR) dari user di pabrik dilakukan secara online dengan ACCPAC, sehingga akurasi dan keamanan data bisa lebih terjamin.


Daftar Referensi Arens, Alvin A., Randal J.Elder, and Mark S.Beasley. (2012). Auditing And

Assurance

Services (14th ed.). New York : Pearson Prentice Hall. Bodnar, George H. and William S. Hopwood. (2003). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia Terjemahan. Jakarta : PT.Indeks Kelompok Gramedia. Hall, James A. (2001). Accounting Information Systems (3rd ed.). South-Western College Publishing. McCalman, James and Robert A.Paton. (1992). Change Management : A Guide to Effective Implementation (1st ed.) London : Paul Chapman Publishing Ltd. McLeod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prenhallindo. Muntoro, Ronny Kusuma. (1987). The Use Of organization Behavior Methods In The Development Of Computerized Accounting Systems In Indonesia : An Attitudinal Survey, Unpublished Dissertation. University Of Southern California. Los Angeles. Nadler, D.A. and Thusman, M.L. (1983). A General Diagnostic Model for Organizational Behavior. New York: MacGraw Hill. O’Brien, James A. and Marakas, George M. (2011). Management Information Systems (10th ed). New York : McGraw-Hill/ Irwin. Rainer, R.Kelly, and Casey G. Cegielski. (2011). Introduction to Information Systems. Enabling and Transforming Business. International Student Version (3rd ed.). John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd. Robbins, Stephen P. (2006). Perilaku Organisasi. (Benyamin Molan, Penerjemah). Jakarta: PT.Indeks Kelompok Gramedia.

Romney, Marshal, and Paul Steinbart. (2012). Accounting Information System (12 th ed.). New Jersey : Pearson Prentice Hall. Stewart, Jim. (1997). Managing Change Through Training and Development. Edisi Indonesia Terjemahan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Wallace Jr. M.J. and A.D. Szilagy Jr. (1982). Managing Behavior in Organization. Glenview: Scott, Foresman and Company. Wilkinson, Joseph W. Cerullo, Michael J. Raval, Vasant, and Wong-On-Wing, Bernard. (2000). Accounting Information System: Essential Concept and Applications (4th ed). Jhon Wiley & Sons,Inc.


2. Evaluasi Terhadap Kinerja Software ACCPAC Dalam Proses Pembelian Bahan Baku Dan Pengeluaran Kas

Tabel 2 Hasil Review Kinerja Software ACCPAC PT.MI Pada Proses Pembelian dan Pengeluaran Kas KESIMPULAN No

KINERJA SOFTWARE

YA/

KETERANGAN

TIDAK A

INFORMATIVENESS

1

Software ACCPAC menghasilkan informasi yang detil dan akurat.

YA

- Bagian Pembelian : berisi detil informasi nama vendor, alamat, jenis barang, harga, kuantitas, dll. - Bagian Pengeluaran Kas : berisi detil no invoice, jumlah tagihan, nama barang, dll.

2

Software ACCPAC meyediakan informasi yang relevan.

YA

Informasi pada modul Purchase Order terkait dengan modul Account Payable.

3

Informasi yang dihasilkan sesuai dengan kenyataan atau kejadian yang

YA

Berdasarkan hasil input dokumen transaksi.

YA

Dapat dipilih informasi apa saja yang ingin ditampilkan untuk

sesungguhnya. 4

Software ACCPAC menyediakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan bagian pembelian dan pengeluaran kas.

laporan.

B

INFORMATION FORMAT

1

Informasi yang disajikan jelas untuk dimengerti.

YA

Pengguna mudah membaca informasi pada ACCPAC.

2

Tata letak (display) mudah dibaca.

YA

Gambar display modul dapat dilihat di lampiran.

3

Sistem memberikan kebebasan memilih informasi yang sesuai kebutuhan

YA

Pengguna dapat memilih informasi apa yang ingin ditampilkan.

YA

Laporan disajikan dari chrystal report ACCPAC.

bagian pembelian dan pengeluaran kas. 4

Keluaran (report) disajikan dalam format yang sesuai dengan kebutuhan bagian pembelian dan pengeluaran kas.


KESIMPULAN No

KINERJA SOFTWARE

YA/

KETERANGAN

TIDAK C

EASE OF USE

1

Software ACCPAC mudah diakses oleh staf pembelian dan pengeluaran

YA

kas.

Dapat diakses dengan user ID dan password dari person in charge terkait. (Lampiran 14, No.1)

2

Software ACCPAC mudah dipahami dan dipelajari.

YA

Sesuai training simulasi ACCPAC dan hardcopy modul.

3

Software ACCPAC mudah digunakan.

YA

Karyawan sudah diberikan training di Jakarta & Thailand.

D

TIMELINESS

1

Software ACCPAC menyediakan informasi yang terkini (up to date).

YA

Data diinput berdasarkan transaksi terkini.

2

Software

YA

Keputusan untuk pembelian dapat dilihat melalui data di modul PO

ACCPAC

mendukung

penyediaan

informasi

untuk

pengambilan keputusan yang bersifat cepat.

(Lampiran 14, No.3), sedangkan bagian pengeluaran kas di modul AP (Lampiran 14, No.6).

3

Software ACCPAC menyediakan laporan yang bersifat periodik secara

YA

tepat.

Laporan dapat dipilih sesuai tanggal yang diinginkan ataupun sesuai batch transaksi (Lampiran 14, No.9).

E

RELIABILITY

1

Software ACCPAC jarang crash ataupun not responding.

TIDAK

PT.MI memiliki 5 (lima) license, sehingga terkadang user bergantian menggunakanya.

2

Software ACCPAC tidak memerlukan waktu lama untuk loading.

TIDAK

Bagian pembelian dan pengeluaran kas di Jakarta terkadang memerlukan waktu lama untuk loading karena server terletak di pabrik, dan hanya dihubungkan dengan router di Jakarta.

3

Software ACCPAC menyediakan informasi yang handal / reliable.

YA

Informasi sesuai transaksi yang terjadi dan dapat dipercaya.

4

Software ACCPAC menyediakan dokumentasi yang handal / reliable.

YA

Informasi sesuai dokumen pendukung.



3.

Evaluasi Pengendalian Internal Dengan Software ACCPAC Pada Proses Pembelian Dan Pengeluaran Kas Untuk Bahan Baku

a. Bagian Pembelian Berikut pembahasan aktivitas pengendalian internal yang sudah dilakukan oleh perusahaan pada proses pembelian bahan baku berdasarkan hasil wawancara dengan menggunakan kuesioner panduan kepada bagian pembelian. Tabel 3 Hasil Analisis Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pembelian Bahan Baku No 1

Aktivitas

Menurut Arens (2012) dan Romney

Pengendalian

(2012)

Adequate Separation Duties

Pengendalian of

internal

yang

baik

mensyaratkan bahwa pemisahan tugas efektif dicapai ketika fungsi pencatatan dipisahkan

dengan

penyimpanan.

Penerapan Pengendalian PT.MI

Keterangan

• Bagian pembelian memiliki job description dan

Akses ke ACCPAC berdasarkan person in charge bagian terkait (Lampiran 14, No.12).

prosedur pembelian secara tertulis. • Pemisahan tugas di PT.MI cukup baik, pegawai bagian pembelian terpisah dengan bagian pengeluaran kas.

Sehingga pegawai tidak berada dalam

Contohnya,

bagian

pembelian

bertugas

membuat PO, sehingga pada ACCPAC hanya dapat mengakses modul Purchase Order.

posisi unutk melakukan penipuan. 2

Proper

Pengendalian

internal

yang

baik

• Wewenang untuk otorisasi pembelian sudah jelas,

Authorization

mensyaratkan bahwa setiap transaksi

permintaan material (Purchase Requisition) diotorisasi

menggunakan form PR dari user dan sudah

and Activities

harus disahkan

oleh

diotorisasi. Kemudian PR

(diotorisasi) dengan benar oleh pihak yang berwenang.

Pembuatan

Purchase

Requisition

Factory Manager dan Direktur Produksi (Lampiran 7).

di-input ke ACCPAC untuk membuat PO

• PO dibuat berdasarkan PR dan setelah menerima

pada modul Purchase Order sub modul PO Transaction-Purchase Order Entry.

quotation dari supplier (Lampiran 8). • Pemesanan material (Purchase Order) diotorisasi oleh Direktur dengan ketentuan berikut: -

Purchase

Order

senilai

<

Rp

diotorisasi oleh seorang direktur.


100,000,000

No.

Aktivitas


Pengendalian

(2012)

Penerapan Pengendalian PT.MI -

Purchase

Order

senilai

>

Rp

Keterangan

100,000,000

diotorisasi oleh dua orang direktur. • Bagian pembelian memverifikasi keberadaan otorisasi yang sesuai sebelum PO dikirim ke supplier. 3

Adequate Documents

Dokumen and

Records

harus

untuk

PT.MI telah bersertifikasi ISO 9001:2008 dari Tuv Nord

wajar

tentang kelengkapan administrasi. Oleh karena itu, PT.MI

(Lampiran 14, No.4) dilakukan secara

dikendalikan

memiliki dokumen yang memadai, Bagian pembelian di

urut dengan adanya batch number. Data

dengan baik dan semua transaksi

Jakarta Office memiliki dokumen yang telah bernomor

dapat ditelusuri dengan menggunakan

dicatat dengan tepat. Dokumen harus

urut.

nomor PO.

diberikan

a. Dokumen pembelian sudah lengkap, terdiri dari :

memberikan bahwa

memadai

jaminan

semua

nomor

asset

urut

dipertanggungjawabkan

yang

agar

dapat untuk

mengurangi penipuan.

- purchase requisition (PR) - purchase order ( PO) - quotation

• Pembuatan

PO

melalui

ACCPAC

• Pada ACCPAC terdapat data lengkap pemasok, seperti anama, alamat, NPWP, dan contact person.

b. Dokumen PO berisi info, sebagai berikut: - Spesifikasi (jenis barang yang dipesan ) - Kualitas dan Kuantitas - Harga Satuan dan Jumlah Harga - Tanggal dan Lokasi Pengiriman Barang 4

Physical Control

Aset dan catatan perusahaan harus

Dokumen terkait pembelian pada tahun berjalan disimpan

Dilakukan back up data bagian pembelian

Over Assets and

dilindungi agar tidak hilang, rusak,

oleh staf bagian pembelian, difiling pada bantex PO, dan

pada ACCPAC melalui external hard disk.

Records

maupun dicuri. Menyediakan tempat

dokumen disimpan di ruangan bagian pembelian.

Serta

penyimpanan yang aman merupakan

Sedangkan file tahun lalu disimpan pada lemari file

dengan password dan user ID yang hanya bisa

langkah untuk menjaga aset. Ketika

khusus yang terkunci di kantor pusat (pabrik).

diakses oleh staf terkait, manager dan direktur

perusahaan sudah terkomputerisasi,

data

bagian

(Lampiran 14, No.1).


pembelian

dilindungi

No.

Aktivitas


Pengendalian

(2012)


Keterangan

harus ada pengendalian akses untuk memastikan bahwa hanya orang yang berhak yang dapat mempunyai akses ke perangkat lunak dan arsip data. 5

Independent Checks Performance

Pemeriksaan on

independen

verifikasi internal bertujuan

atau

Pengecekan independen atas kinerja pada PT.MI cukup

Software

untuk

baik. Bahan baku yang dibeli oleh bagian pembelian

pembelian. Ketika bagian gudang menginput

dapat digunakan dalam produksi dan spesifikasi yang

penerimaan barang pada PO receipt entry,

memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat.

ACCPAC

memudahkan

proses

maka secara diminta oleh user. Barang datang tepat waktu, sehingga

otomatis akan terhubung dengan sub modul

tidak mengganggu jalannya produksi.

PO Order Entry di bagian pembelian. PO outstanding akan berkurang, dan inventory akan bertambah.



b. Bagian Pengeluaran Kas

Berikut pembahasan aktivitas pengendalian internal pada proses pengeluaran kas berdasarkan hasil wawancara dengan menggunakan kuesioner panduan. Tabel 4 Hasil Analisis Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pengeluaran Kas No 1

Aktivitas

Menurut Arens (2012) dan

Pengendalian

Romney (2012)


Pengendalian internal yang baik of

mensyaratkan

bahwa

pemisahan

tugas efektif dicapai ketika fungsi pencatatan penyimpanan.

dipisahkan

dengan

Sehingga

pegawai


Keterangan

• Memiliki daftar uraian tugas, prosedur dan kebijakan

Akses ke ACCPAC berdasarkan person in charge bagian terkait. Contohnya, bagian

pembayaran hutang. • Pemisahan tugas di PT.MI cukup baik, pegawai bagian pengeluaran

kas

terpisah

dari

bagian

pecatatan,

pengeluaran kas hanya dapat mengakses modul Account Payable.

penerimaan kas, dan pembelian.

tidak berada dalam posisi unutk melakukan penipuan. 2

Proper

Pengendalian internal yang baik

Authorization

mensyaratkan

and Activities

transaksi harus disahkan (diotorisasi)

bahwa dengan

pihak yang berwenang.

benar

setiap

• Dokumen terkait diperiksa oleh supervisor sebelum dilakukan pengeluaran kas.

Listing Payment (Lampiran 10) yang dibuat menggunakan ACCPAC kemudian dicetak untuk

oleh

• Wewenang untuk otorisasi pada pengeluaran kas sudah jelas, Direktur Keuangan menandatangani listing payment sebagai otorisasi sebelum dilakukan pembayaran ke bank. Direktur juga melakukan approval transaksi pembayaran melalui internet banking (Lampiran 11) dengan ketentuan sebagai berikut : - Transaksi < Rp 100,000,000 = approval 1 (satu) Direktur • Transaksi > Rp 100,000,000 = approval 2 (dua) Direktur


ditandatangani oleh direktur.

No 3

Aktivitas


Pengendalian

Romney (2012)

Adequate Documents

and

Records


Keterangan

Dokumen harus memadai untuk


Input data faktur pemasok ke ACCPAC

memberikan jaminan yang wajar


dilakukan secara urut dengan adanya batch

bahwa semua asset dikendalikan

memiliki dokumen yang memadai. Bagian pengeluaran kas

number.


di Jakarta Sales Office memiliki dokumen yang telah

menggunakan nama pemasok dan nomor

dicatat

Dokumen

bernomor urut. Ada pemisahan antara dokumen hutang

invoice.

harus diberikan nomor urut agar

yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar. Serta

dapat dipertanggungjawabkan untuk

membuat pencatatan voucher register.


a. Sebelum dilakukan pengeluaran kas, bagian terkait

dengan

tepat.

Data

dapat

ditelusuri

dengan

memeriksa kelengkapan dokumen berikut : - Faktur Pemasok dan Faktur Pajak - Purchase Order ( PO ) Surat Tanda Terima Barang/Surat Jalan dari supplier yang sudah diotorisasi dan distempel ‘RECEIVED’ oleh bagian warehouse. b. Faktur pemasok di stempel ‘PAID’ setelah dibayar. c. Bagian pengeluaran kas mengirimkan tanda bukti pembayaran ke pemasok sesuai permintaan pemasok. Copy bukti pembayaran dikirim ke bagian accounting (Lampiran 12). 4

Physical Control


Dokumen yang terkait pengeluaran kas pada tahun berjalan

Dilakukan back up data bagian pengeluaran

Over Assets and


disimpan oleh staf bagian pengeluaran kas dan accounting

kas pada ACCPAC melalui external hard

Records

maupun

pada ruangan departemen mereka, difiling pada bantex

disk. Data bagian pengeluaran kas dilindungi

berdasarkan bulan dan mata uang. Sedangkan file tahun lalu


dicuri.

Menyediakan

tempat penyimpanan yang aman


No

Aktivitas



Keterangan

Pengendalian

Romney (2012) merupakan langkah untuk menjaga

disimpan pada lemari file khusus yang terkunci di kantor

diakses oleh PIC terkait (Lampiran 14, No.1).

aset.

pusat.

Ketika

perusahaan

terkomputerisasi, pengendalian

sudah

harus akses

ada untuk

memastikan bahwa hanya orang yang berhak yang dapat mempunyai akses ke perangkat lunak dan arsip data. 5


Pemeriksaan on

independen

atau


verifikasi internal bertujuan untuk

baik.

atas

laporan A/P Aged Payables Report pada

memastikan

pengeluaran kas dengan bank statement secara periodik.

ACCPAC (Lampiran 14, No.10), sehingga

Melaporkan pengeluaran kas secara bulanan kepada

dapat dilakukan pembayaran berdasarkan

management.

due date invoice.

bahwa

seluruh

transaksi diproses secara akurat.

Dilakukan

rekonsiliasi

secara

berkala

• Jatuh tempo hutang dapat dilihat melalui

• ACCPAC akan mencegah pengolahan dari pembayaran atas faktur pemasok jika tidak ada nomor PO atau receiving report yang cocok untuk faktur yang tercatat dalam sistem.



KESIMPULAN No

KINERJA SOFTWARE

YA/

KETERANGAN

TIDAK C

EASE OF USE

1

Software ACCPAC mudah diakses oleh staf pembelian dan pengeluaran

YA

kas.

Dapat diakses dengan user ID dan password dari person in charge terkait. (Lampiran 14, No.1)

2

Software ACCPAC mudah dipahami dan dipelajari.

YA

Sesuai training simulasi ACCPAC dan hardcopy modul.

3

Software ACCPAC mudah digunakan.

YA

Karyawan sudah diberikan training di Jakarta & Thailand.

D

TIMELINESS

1

Software ACCPAC menyediakan informasi yang terkini (up to date).

YA

Data diinput berdasarkan transaksi terkini.

2

Software

YA

Keputusan untuk pembelian dapat dilihat melalui data di modul PO

ACCPAC

mendukung

penyediaan

informasi

untuk

pengambilan keputusan yang bersifat cepat.

(Lampiran 14, No.3), sedangkan bagian pengeluaran kas di modul AP (Lampiran 14, No.6).

3

Software ACCPAC menyediakan laporan yang bersifat periodik secara

YA

tepat.

Laporan dapat dipilih sesuai tanggal yang diinginkan ataupun sesuai batch transaksi (Lampiran 14, No.9).

E

RELIABILITY

1

Software ACCPAC jarang crash ataupun not responding.

TIDAK

PT.MI memiliki 5 (lima) license, sehingga terkadang user bergantian menggunakanya.

2

Software ACCPAC tidak memerlukan waktu lama untuk loading.

TIDAK

Bagian pembelian dan pengeluaran kas di Jakarta terkadang memerlukan waktu lama untuk loading karena server terletak di pabrik, dan hanya dihubungkan dengan router di Jakarta.

3

Software ACCPAC menyediakan informasi yang handal / reliable.

YA

Informasi sesuai transaksi yang terjadi dan dapat dipercaya.

4

Software ACCPAC menyediakan dokumentasi yang handal / reliable.

YA

Informasi sesuai dokumen pendukung.



3.

Evaluasi Pengendalian Internal Dengan Software ACCPAC Pada Proses Pembelian Dan Pengeluaran Kas Untuk Bahan Baku

a. Bagian Pembelian Berikut pembahasan aktivitas pengendalian internal yang sudah dilakukan oleh perusahaan pada proses pembelian bahan baku berdasarkan hasil wawancara dengan menggunakan kuesioner panduan kepada bagian pembelian. Tabel 3 Hasil Analisis Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pembelian Bahan Baku No 1

Aktivitas


Pengendalian

(2012)


Pengendalian of

internal

yang

baik

mensyaratkan bahwa pemisahan tugas efektif dicapai ketika fungsi pencatatan dipisahkan

dengan

penyimpanan.


Keterangan

• Bagian pembelian memiliki job description dan

Akses ke ACCPAC berdasarkan person in charge bagian terkait (Lampiran 14, No.12).

prosedur pembelian secara tertulis. • Pemisahan tugas di PT.MI cukup baik, pegawai bagian pembelian terpisah dengan bagian pengeluaran kas.

Sehingga pegawai tidak berada dalam

Contohnya,

bagian

pembelian

bertugas

membuat PO, sehingga pada ACCPAC hanya dapat mengakses modul Purchase Order.

posisi unutk melakukan penipuan. 2

Proper

Pengendalian

internal

yang

baik

• Wewenang untuk otorisasi pembelian sudah jelas,

Authorization

mensyaratkan bahwa setiap transaksi

permintaan material (Purchase Requisition) diotorisasi

menggunakan form PR dari user dan sudah

and Activities

harus disahkan

oleh

diotorisasi. Kemudian PR

(diotorisasi) dengan benar oleh pihak yang berwenang.

Pembuatan

Purchase

Requisition

Factory Manager dan Direktur Produksi (Lampiran 7).

di-input ke ACCPAC untuk membuat PO

• PO dibuat berdasarkan PR dan setelah menerima

pada modul Purchase Order sub modul PO Transaction-Purchase Order Entry.

quotation dari supplier (Lampiran 8). • Pemesanan material (Purchase Order) diotorisasi oleh Direktur dengan ketentuan berikut: -

Purchase

Order

senilai

<

Rp

diotorisasi oleh seorang direktur.


100,000,000

No.

Aktivitas


Pengendalian

(2012)

Penerapan Pengendalian PT.MI -

Purchase

Order

senilai

>

Rp

Keterangan

100,000,000

diotorisasi oleh dua orang direktur. • Bagian pembelian memverifikasi keberadaan otorisasi yang sesuai sebelum PO dikirim ke supplier. 3

Adequate Documents

Dokumen and

Records

harus

untuk


wajar


(Lampiran 14, No.4) dilakukan secara

dikendalikan

memiliki dokumen yang memadai, Bagian pembelian di

urut dengan adanya batch number. Data


Jakarta Office memiliki dokumen yang telah bernomor

dapat ditelusuri dengan menggunakan

dicatat dengan tepat. Dokumen harus

urut.

nomor PO.

diberikan

a. Dokumen pembelian sudah lengkap, terdiri dari :

memberikan bahwa

memadai

jaminan

semua

nomor

asset

urut

dipertanggungjawabkan

yang

agar

dapat untuk


- purchase requisition (PR) - purchase order ( PO) - quotation

• Pembuatan

PO

melalui

ACCPAC

• Pada ACCPAC terdapat data lengkap pemasok, seperti anama, alamat, NPWP, dan contact person.

b. Dokumen PO berisi info, sebagai berikut: - Spesifikasi (jenis barang yang dipesan ) - Kualitas dan Kuantitas - Harga Satuan dan Jumlah Harga - Tanggal dan Lokasi Pengiriman Barang 4

Physical Control


Dokumen terkait pembelian pada tahun berjalan disimpan

Dilakukan back up data bagian pembelian

Over Assets and


oleh staf bagian pembelian, difiling pada bantex PO, dan

pada ACCPAC melalui external hard disk.

Records

maupun dicuri. Menyediakan tempat

dokumen disimpan di ruangan bagian pembelian.

Serta

penyimpanan yang aman merupakan

Sedangkan file tahun lalu disimpan pada lemari file


langkah untuk menjaga aset. Ketika

khusus yang terkunci di kantor pusat (pabrik).

diakses oleh staf terkait, manager dan direktur

perusahaan sudah terkomputerisasi,

data

bagian

(Lampiran 14, No.1).


pembelian

dilindungi

No.

Aktivitas


Pengendalian

(2012)


Keterangan

harus ada pengendalian akses untuk memastikan bahwa hanya orang yang berhak yang dapat mempunyai akses ke perangkat lunak dan arsip data. 5


Pemeriksaan on

independen

verifikasi internal bertujuan

atau


Software

untuk

baik. Bahan baku yang dibeli oleh bagian pembelian

pembelian. Ketika bagian gudang menginput

dapat digunakan dalam produksi dan spesifikasi yang

penerimaan barang pada PO receipt entry,

memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat.

ACCPAC

memudahkan

proses

maka secara diminta oleh user. Barang datang tepat waktu, sehingga

otomatis akan terhubung dengan sub modul

tidak mengganggu jalannya produksi.

PO Order Entry di bagian pembelian. PO outstanding akan berkurang, dan inventory akan bertambah.



b. Bagian Pengeluaran Kas

Berikut pembahasan aktivitas pengendalian internal pada proses pengeluaran kas berdasarkan hasil wawancara dengan menggunakan kuesioner panduan. Tabel 4 Hasil Analisis Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pengeluaran Kas No 1

Aktivitas


Pengendalian

Romney (2012)


Pengendalian internal yang baik of

mensyaratkan

bahwa

pemisahan

tugas efektif dicapai ketika fungsi pencatatan penyimpanan.

dipisahkan

dengan

Sehingga

pegawai


Keterangan

• Memiliki daftar uraian tugas, prosedur dan kebijakan

Akses ke ACCPAC berdasarkan person in charge bagian terkait. Contohnya, bagian

pembayaran hutang. • Pemisahan tugas di PT.MI cukup baik, pegawai bagian pengeluaran

kas

terpisah

dari

bagian

pecatatan,

pengeluaran kas hanya dapat mengakses modul Account Payable.

penerimaan kas, dan pembelian.

tidak berada dalam posisi unutk melakukan penipuan. 2

Proper

Pengendalian internal yang baik

Authorization

mensyaratkan

and Activities

transaksi harus disahkan (diotorisasi)

bahwa dengan

pihak yang berwenang.

benar

setiap

• Dokumen terkait diperiksa oleh supervisor sebelum dilakukan pengeluaran kas.

Listing Payment (Lampiran 10) yang dibuat menggunakan ACCPAC kemudian dicetak untuk

oleh

• Wewenang untuk otorisasi pada pengeluaran kas sudah jelas, Direktur Keuangan menandatangani listing payment sebagai otorisasi sebelum dilakukan pembayaran ke bank. Direktur juga melakukan approval transaksi pembayaran melalui internet banking (Lampiran 11) dengan ketentuan sebagai berikut : - Transaksi < Rp 100,000,000 = approval 1 (satu) Direktur • Transaksi > Rp 100,000,000 = approval 2 (dua) Direktur


ditandatangani oleh direktur.

No 3

Aktivitas


Pengendalian

Romney (2012)

Adequate Documents

and

Records


Keterangan

Dokumen harus memadai untuk


Input data faktur pemasok ke ACCPAC

memberikan jaminan yang wajar


dilakukan secara urut dengan adanya batch

bahwa semua asset dikendalikan

memiliki dokumen yang memadai. Bagian pengeluaran kas

number.


di Jakarta Sales Office memiliki dokumen yang telah

menggunakan nama pemasok dan nomor

dicatat

Dokumen

bernomor urut. Ada pemisahan antara dokumen hutang

invoice.

harus diberikan nomor urut agar

yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar. Serta

dapat dipertanggungjawabkan untuk

membuat pencatatan voucher register.


a. Sebelum dilakukan pengeluaran kas, bagian terkait

dengan

tepat.

Data

dapat

ditelusuri

dengan

memeriksa kelengkapan dokumen berikut : - Faktur Pemasok dan Faktur Pajak - Purchase Order ( PO ) Surat Tanda Terima Barang/Surat Jalan dari supplier yang sudah diotorisasi dan distempel ‘RECEIVED’ oleh bagian warehouse. b. Faktur pemasok di stempel ‘PAID’ setelah dibayar. c. Bagian pengeluaran kas mengirimkan tanda bukti pembayaran ke pemasok sesuai permintaan pemasok. Copy bukti pembayaran dikirim ke bagian accounting (Lampiran 12). 4

Physical Control


Dokumen yang terkait pengeluaran kas pada tahun berjalan

Dilakukan back up data bagian pengeluaran

Over Assets and


disimpan oleh staf bagian pengeluaran kas dan accounting

kas pada ACCPAC melalui external hard

Records

maupun

pada ruangan departemen mereka, difiling pada bantex

disk. Data bagian pengeluaran kas dilindungi

berdasarkan bulan dan mata uang. Sedangkan file tahun lalu


dicuri.

Menyediakan

tempat penyimpanan yang aman


No

Aktivitas



Keterangan

Pengendalian

Romney (2012) merupakan langkah untuk menjaga

disimpan pada lemari file khusus yang terkunci di kantor

diakses oleh PIC terkait (Lampiran 14, No.1).

aset.

pusat.

Ketika

perusahaan

terkomputerisasi, pengendalian

sudah

harus akses

ada untuk

memastikan bahwa hanya orang yang berhak yang dapat mempunyai akses ke perangkat lunak dan arsip data. 5


Pemeriksaan on

independen

atau


verifikasi internal bertujuan untuk

baik.

atas

laporan A/P Aged Payables Report pada

memastikan

pengeluaran kas dengan bank statement secara periodik.

ACCPAC (Lampiran 14, No.10), sehingga

Melaporkan pengeluaran kas secara bulanan kepada

dapat dilakukan pembayaran berdasarkan

management.

due date invoice.

bahwa

seluruh

transaksi diproses secara akurat.

Dilakukan

rekonsiliasi

secara

berkala

• Jatuh tempo hutang dapat dilihat melalui

• ACCPAC akan mencegah pengolahan dari pembayaran atas faktur pemasok jika tidak ada nomor PO atau receiving report yang cocok untuk faktur yang tercatat dalam sistem.



Evaluasi Atas Proses Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi Dalam Proses Pembelian Dan Pengeluaran Kas Di Perusahaan Minyak Pelumas

Recommend Documents