ESETTANULMÁNY XAPT - HANSA
Microsoft Dynamics AX alapú raktárirányítás
A Hansa-Kontakt hatékonyságát és versenyképességét a Microsoft Dynamics AX alapú raktárirányítással növeli A CBA és Partner hálózatokat létrehozó, több ezer üzletet kiszolgáló nagykereskedő új logisztikai központjában a másfélszeresére nőtt forgalmat változatlan létszámmal tudja kezelni.
A Hansa-Kontakt az egyedi fejlesztésű rendszer használatával járó kockázatot kívánta megszüntetni, amikor 2007-ben új vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. Másrészt akkori szegedi, kecskeméti, makói és csongrádi telephelyeinek összevonását, új logisztikai bázis építését és a partnerhálózat további bővítését tervezte. Ezért olyan megoldást keresett, amely hatékonyabb működést tesz lehetővé, és az átalakítással járó változásokat is zökkenőmentesen kezeli. Az élelmiszer, ital és vegyiáru nagy- és kiskereskedelemben négy délkelet-magyarországi megyét, valamint Pest megye déli részét ellátó, a CBA és a Partner üzletláncot létrehozó Hansa-Kontakt a Microsoft Dynamics AX vállalatirányítási rendszer és a rá épülő XAPT iSCM iparági megoldás bevezetése mellett döntött. Ezzel a korábbi, papír alapú működésről online rendszer, vonalkódolvasós PDA-k használatára váltott raktárában, így a telephelyek összevonását követően másfélszeresre nőtt forgalmat is változatlan létszámmal tudta kezelni. A téves árukivételek és -kiszállítások száma minimálisra csökkent, és a raktári dolgozók létszámát rugalmasan igazíthatja az idényjellegű forgalomváltozásokhoz, mivel az új alkalmazottak betanítása napokról egy órára csökkent. A Dynamics AX rendszerben elérhető, percre pontos adatok az alkalmazotti teljesítmény egzakt mérését, a tehergépkocsik jobb feltöltését, a tervezéstől a kontrollig a hatékonyabb gazdasági irányítás kialakítását, a további fejlesztések támogatását is lehetővé tették.
1
„A Dynamics AX és iSCM hatékonyságnövelő erejét jól érzékelteti, hogy a szegedi központban, ahol az éles indítás történt, a többi telephely bevonását követően változatlan létszám mellett másfélszeres forgalmat tudtunk kiszolgálni.” Varró Zoltán Raktárigazgató Hansa-Kontakt Kft.
Az ügyfél Az élelmiszer, ital és vegyiáru nagy- és kiskereskedelemben négy délkelet-magyarországi megyét, valamint Pest megye déli részét ellátó, a CBA és a Partner üzletláncot létrehozó Hansa-Kontakt Kft. 1995-ben alakult Szegeden. A közel 30 milliárd forint éves forgalmú, 390 főt foglalkoztató vállalat a Dreher Sörgyárak kiemelt logisztikai szolgáltató partnere. A cég 2009 őszén költözött új, 28 négyzetméteres logisztikai bázisára, amelyet 4 milliárd forintos beruházással épített a Szegedi Ipari és Logisztikai Központban. A CBA üzletlánc Magyarország egyik vezető élelmiszer kiskereskedelmi lánca. A hálózatot 2400 bolt, több mint 800 magyar kisvállalkozás és 20 középvállalat alkotja, közel 30 000 alkalmazottnak biztosítva munkát. A Partner hálózathoz további 250 üzlet tartozik. A magyar tulajdonú Hansa-Kontakt sikerrel állja a versenyt a piac multinacionális szereplőivel. Lekeny György, a cég ügyvezetője szerint a versenyben maradáshoz fejleszteni kell. Az elmúlt másfél évtizedben a vállalat valamennyi fejlesztésére azért került sor, hogy ugyanolyan költséghatékonyságot érhessen el, mint azok a versenytársak, akik sokkal jobb körülmények között startolhattak.
Az üzleti probléma A Hansa-Kontakt mint kereskedő cég számára a beszerzés és az értékesítés, valamint a raktárkezelés, röviden az ügyfelek gyors és pontos kiszolgálása a legfontosabb folyamat. Ezért kulcsfontosságú, hogy e folyamatokat olyan rendszer támogassa, amelyben pontosan és naprakészen követhető, hogy milyen áruból, milyen csomagolásban, milyen áron mennyi fogy. Ez elengedhetetlen a megrendelések gyors és pontos teljesítéséhez. A tévedések ugyanis közvetlen anyagi következményekkel járnak: ha a megrendeltnél több árut adnak ki, az veszteség a cég számára, ha kevesebbet, az még rosszabb, mert az ügyfél elégedetlenségéhez, elvesztéséhez vezet.
2
Másrészt a rendszernek részletes és megbízható információt kell adnia ahhoz, hogy a nagyszámú partnerrel a Hansa-Kontakt éves keret megállapodásokat köthessen a rendelt áru mennyiségére, lehívásának ütemezésére nézve. Ez nemcsak a beszerzés számára nélkülözhetetlen, hanem a partnereknek adott árakat is ennek alapján szabják meg. Nem utolsósorban a hatékony szállítmányszervezéshez már a rendelés felvételekor tudni kell, hogy az árut melyik jármű, mely fuvar keretében, mikor fogja kiszállítani. A Hansa-Kontakt ezeket a folyamatokat korábban egy saját fejlesztésű rendszerrel támogatta, amely igényeire szabottan készült, így jó ideig megfelelt az elvárásoknak. A cég és a partnerhálózat dinamikus növekedésével, valamint az ezt kísérő, folyamatos innovációval, a változások kezelésével azonban egyre nehezebben birkózott meg. Gondot okozott az is, hogy ez a rendszer offline működött, a raktári alkalmazottak nyomtatott kiszedési jegyekkel, árutárolási javaslatokkal és egyéb munkalapokkal dolgoztak, ami a kimenő információk esetében szűk keresztmetszetet jelentett, de az eltérések visszavezetését is megnehezítette, mivel az rengeteg manuális munkával járt. Mindez lassította és túlzottan erőforrás-igényessé tette a folyamatot, miközben az információk sem voltak percre készek. Ha például egy áruból nem volt meg a kívánt mennyiség a jelzett polcon, akkor ez a beszerzés számára csak később jelent meg a rendszerben. Minden házon belül fejlesztett, egyedi rendszer bizonyos kockázatot is hordoz magában, mert a vele kapcsolatos tudás egy-két személyhez kötődik. Ha velük történik valami, vagy távoznak a cégtől, az a vállalat működésére is kihatással van. Ezért általános tendencia, hogy az ilyen rendszereket a cégek még akkor is lecserélik, ha azok megfelelnek az elvárásoknak. A Hansa-Kontakt is ezt a kockázatot kívánta megszüntetni, amikor 2007-ben új vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. Másrészt akkori szegedi, kecskeméti, makói és csongrádi telephelyeinek összevonását, új logisztikai bázis építését és a partnerhálózat további bővítését tervezte. Ezért olyan megoldást keresett, amely hatékonyabb működést tesz lehetővé, és az átalakítással járó változásokat is zökkenőmentesen kezeli. „A vonalkódolvasós PDA-knak köszönhetően nem függünk többé az emberierőforrás-tényezőktől, az idényben foglalkoztatottak is azonnal megkezdhetik a munkát, ami a létszám forgalomhoz illeszkedő, rugalmas alakításával együtt komoly költségmegtakarítást jelent. Az online rendszer pedig a hibákat és az ezekből eredő anyagi vagy presztízs veszteséget is minimalizálja.” Varró Zoltán raktárigazgató Hansa-Kontakt Kft.
A megoldás A leendő rendszer kiválasztását alapos előkészítés előzte meg, amelynek során több nemzetközi szállító vállalatirányítási rendszere is látómezőbe került. Elég hamar kikristályosodott azonban, hogy az érvek a Microsoft Dynamics AX bevezetése mellett szólnak. „Egyik fontos elvárásunk az volt, hogy a leendő rendszer adatkapcsolatot biztosítson számunkra a Dreher SAP vállalatirányítási rendszeréhez” – mondta Varró Zoltán, raktárigazgató. – Mégsem SAP-t választottunk, mert arra a megállapításra jutottunk, hogy a Dynamics AX-szel és az XAPT által hozzáfejlesztett iSCM iparági megoldással a nagykereskedelmi tevékenységre jellemző, több telephelyet felölelő és dinamikusan változó logisztikai folyamatokat idő, költség és erőforrás tekintetében egyaránt hatékonyabban, gyorsan és rugalmasan követhetjük le.
3
A többszörös díjnyertes Microsoft-partner XAPT nagykereskedők számára fejlesztett iSCM ellátásilánc -kezelő megoldása több modulból épül fel – az iWMS és iTRANS a raktárirányítás és a szállításszervezés területét, az iFMCG pedig a komplex árazás, az akciók, promóciók, termék-összecsomagolások, árdiszkontok, sorkedvezmények, továbbá a jövedéki adó, a raklapok és göngyölegek kezelését segíti iparág specifikus funkciókkal. Ennek alapján a Hansa-Kontakt 2007 végén adott megbízást az XAPT Hungary Kft.-nek a Microsoft Dynamics AX és az iSCM bevezetésére, és a projekt 2008 februárjában indult. A bevezetés feszített tempóban zajlott, és mindkét fél részéről komoly odafigyelést, szoros együttműködést igényelt. Az online működő, vezeték nélküli vonalkódolvasókat használó rendszerrel új terület jelent meg a Hansa-Kontakt életében, az XAPT pedig a raktári, logisztikai, szállítmányozási területen szerzett tapasztalatait hasznosítva oldotta meg az FMCG-re jellemző, speciális igényeket. A megoldás részeként a több mint 60 raktári dolgozó vonalkódolvasóval ellátott PDA-kat kapott. A Dynamics AX-ből online kapcsolaton keresztül ezekre érkeznek a munkalapok és szállítólevelek, amelyek tartalmazzák, hogy milyen áruból, mely polcról, mennyit és melyik tehergépkocsira kell pakolniuk, ezek a termékek mely megrendelés és fuvar részét képezik. A vonalkódolvasós PDA-k használatát támogató iWMS-ben olyan feladatkiosztó logika, vezérlés működik, amely figyeli, hogy mely (pl. hűtött, magaspolcos) raktárban hány dolgozó tartózkodik, és milyen képességekkel rendelkezik (pl. targoncás vagy gyalogos). Ennek megfelelően a rendszer, a kivételeket is kezelve, a beérkező megrendelések alapján automatikusan kiosztja a feladatokat – ahhoz, hogy ezek a feladatok értelmesek legyenek, nagyon gondos modellezésre volt szükség a Hansa-Kontakt és az XAPT részéről. A Dreher vállalatirányítási rendszere a projekt során kialakított kapcsolaton keresztül adja át az ügyfeleitől felvett megrendeléseket, a szállítási kondíciókkal együtt. A Hansa-Kontakt az adatokat olyan formában kapja meg, hogy ezeket a megrendeléseket ugyanúgy tudja kezelni, mint a saját Dynamics AX rendszerében rögzített megrendeléseket. Itt sem az interfész fejlesztése jelentette a komoly feladatot, hanem az átadásra kerülő adatok mögött levő gazdasági-logisztikai események és folyamatok, az üzleti logika megfeleltetése a két oldalon, különös tekintettel a kivételek kezelésére, amit a Hansa-Kontakt és az XAPT sikerrel megoldott. Pontosan 12 hónappal a bevezetés megkezdése után a Dynamics AX és az iSCM rendszer 2009 februárjában élesben indult a Hansa-Kontakt akkori, szegedi központjában. A vállalat ezt a rendszert vitte az év szeptemberében megnyílt új logisztikai bázisára.
Eredmények és tapasztalatok A Hansa-Kontakt olyan idényjellegű termékeket is forgalmaz, mint például a sör és az ásványvíz, ezért raktárában nagy az ebből adódó személyi fluktuáció. Ezért nagy előny, hogy a vonalkódolvasós PDA-k használatát az alkalmazottak egy óra leforgása alatt elsajátítják, a betanításuk nem telik napokba, mint a korábbi, papír alapú működés idején.
4
„Ennek köszönhetően nem függünk többé az ilyen jellegű emberierőforrás-tényezőktől, az idényben foglalkoztatottak is azonnal megkezdhetik a munkát, ami a létszám forgalomhoz illeszkedő rugalmas alakításával együtt komoly költségmegtakarítást jelent” – mondta Varró Zoltán, raktárigazgató. – Az online rendszer a hibákat és az ezekből eredő anyagi vagy presztízs veszteséget is minimalizálja. A raktározáshoz, be- és kiszállításokhoz kapcsolódó téves kiszedések, komissiózások, kiszállítások száma drasztikusan lecsökkent, a kiszolgálás gyorsasága és pontossága többé nem múlik emberi tényezőn. Mivel a Dynamics AX rendszerben percre pontos készletinformációk állnak rendelkezésre, egy megrendelés beérkezésekor a Hansa-Kontakt azonnal meg tudja mondani, hogy az áru hány raklapnyi, mekkora térfogatú lesz, milyen járművel, mikor tudja kiszállítani. Ez a fuvarszervezés hatékonyságát is javítja, mivel a tehergépkocsik jobban kitölthetők, és az ügyfél is gyors, pontos információt kap az áru érkezéséről. – „A Dynamics AX és iSCM hatékonyságnövelő erejét jól érzékelteti, hogy a szegedi központban, ahol az éles indítás történt, a többi telephely bevonását követően változatlan létszám mellett másfélszeres forgalmat tudtunk kiszolgálni” – emelte ki Varró Zoltán, raktárigazgató. További előny, hogy a Dynamics AX és iSCM rendszerrel a Hansa-Kontakt teljeskörű gazdasági irányítást valósíthatott meg, erősítette a megrendelések kezelése, a raktári és a szállítási folyamatok feletti kontrollt, és a tervezéshez is hatékony eszköztámogatást kapott. Ennek alapja, hogy az online működő rendszerben minden adat azonnal megjelenik, a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók, a vezetők minden pillanatban az aktuális állapotot látják. – „A papír alapú működés idején nem nyílt lehetőség ilyen szintű kontrollra, sem az alkalmazotti teljesítmény mérésére” – mondta Varró Zoltán, raktárigazgató. – Az online rendszerben viszont a feladatok a kiosztástól a teljesítésig nyomon követhetők, így az egyéni teljesítmény méréséhez is minden adat rendelkezésre áll csakúgy, mint a követelmények és a premizálás meghatározásához. Az egzakt méréssel az alkalmazottak is tisztában vannak, és ez önmagában jobb teljesítményre ösztönzi őket. De egy ilyen fejlett eszközökkel felszerelt raktárban a dolgozók is eleve jobban megbecsülik a munkájukat. A Dynamics AX rendszerben a keret megállapodások megkötéséhez szükséges információk kinyerése is sokkal könnyebbé vált, kevesebb emberi erőforrást igényel. Ha egy kiélezett versenyhelyzetben egy cég olyan dinamikusan tud nőni, mint a Hansa-Kontakt, akkor az azt jelenti, hogy a cég nem követi a bevált gyakorlatot, hanem maga találja ki és diktálja azt. Ennek megfelelően nagy számú riport fejlesztésére volt szükség az eddigiekben, ezen a téren a Hansa-Kontakt és az XAPT kapcsolata ma is intenzív. A Dynamics AX ésszerű keretek között nagy mozgásteret ad felhasználóinak, a lekérdezéseket a Hansa-Kontakt önállóan, vagy rövid konzultációt követően el tudja készíteni. Nagyobb fejlesztéseknél azonban komolyabb tanácsadói közreműködés is szükséges. A Hansa-Kontakt az XAPT közreműködésével például kialakított egy bemutatótermet, ahol az ügyfél egy vonalkódolvasós PDA-val a termékmintákon végighaladva leadhatja megrendelését, majd egy kávé mellett egy nagy kijelzőn végigkísérheti, hogy a raktárban hogyan halad az áru kiszedése és berakodása.
5
– „Várakozásainknak megfelelően a Dynamics AX rendszerben rugalmasan és költséghatékony módon tudjuk követni a folyamatos üzleti innovációval járó változásokat” – mondta Varró Zoltán, raktárigazgató. – „Ehhez az XAPT-tól is minden segítséget megkapunk. Partnerünk felkészült szakemberei iparág specifikus megoldásukat és tapasztalatukat hasznosítva egy év alatt sikerrel alakítottak ki egy igényeinknek mindenben megfelelő vállalatirányítási rendszert, és további fejlesztéseinket is nagy hozzáértéssel és rendelkezésre állás mellett támogatják.” A Hansa-Kontakt a kiskereskedelem területén is meg kíván jelenni saját bolthálózattal. Ezt a terjeszkedést a Dynamics AX és iSCM bevezetésével megvalósított gazdasági irányítás és kontroll, az elért hatékonyság fogja segíteni. Ezen a területen a Microsoft is rendelkezik Dynamics AX alapú kiskereskedelmi megoldással, így a lehetőség adott, hogy a két területet a Hansa-Kontakt egy rendszerben kezelje.
6
Rövid összefoglaló A Hansa-Kontakt hatékonyságát és versenyképességét a Microsoft Dynamics AX alapú raktárirányítással növeli
Ország Magyarország
Iparág Logisztika
Ügyfélprofil Az élelmiszer, ital és vegyiáru nagy- és kiskereskedelemben négy délkelet-magyarországi megyét, valamint Pest megye déli részét ellátó, a CBA és a Partner üzletláncot létrehozó Hansa-Kontakt Kft. 1995-ben alakult Szegeden. A közel 30 milliárd forint éves forgalmú, 390 főt foglalkoztató vállalat a Dreher Sörgyárak kiemelt logisztikai szolgáltató partnere. A cég 2009 őszén költözött új, 28 ezer négyzetméteres logisztikai bázisára, amelyet jelentős beruházással épített a Szegedi Ipari és Logisztikai Központban.
Az üzleti helyzet A Hansa-Kontakt az egyedi fejlesztésű rendszer használatával járó kockázatot kívánta megszüntetni, amikor 2007-ben új vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. Másrészt akkori szegedi, kecskeméti, makói és csongrádi telephelyeinek összevonását, új logisztikai bázis építését és a partnerhálózat további bővítését tervezte. Ezért olyan megoldást keresett, amely hatékonyabb működést tesz lehetővé, és az átalakítással járó változásokat is zökkenőmentesen kezeli.
Előnyök A telephelyek összevonását követően másfélszeres forgalom kezelése változatlan létszámmal, a téves árukivételek és -kiszállítások száma minimálisra csökkent, a raktári dolgozók létszáma rugalmasan igazítható az idényjellegű termékekhez köthető forgalomváltozásokhoz, az új alkalmazottak betanítása a vonalkódolvasós PDA-k használatával napokról egy órára csökkent, az alkalmazotti teljesítmény egzakt mérése, hatékonyabb szállításszervezés, a tehergépkocsik jobb feltöltése, percre pontos adatok a beszerzés és a tervezés számára, adatkapcsolat a kiemelt partner vállalatirányítási rendszerével, a folyamatos üzleti innováció és terjeszkedés költséghatékony támogatása a rendszerben
Megoldás Microsoft Dynamics AX és XAPT iSCM
7
