AVEXXAPT ESETTANULMÁNY
Vállalkozásból vállalat Microsoft Dynamics NAV-val
Funkcionalitás, rendszer-bevezetési határidő, szoftveres támogatás – három kiemelt szempont az ERP-rendszerek megválasztásánál. Az AVEX Zrt. tulajdonosai, egyben vezetői nagyon keményen megküzdöttek azért, hogy egy hasznos, az üzleti folyamatok minden részletét valóban támogató vállalatirányítási rendszerrel dolgozhassanak. Átvizsgálták, elemezték, majd átszervezték a cég belső működését, addig hajlítgatták és igazgatták a szervezet struktúráját és működését, amíg a cégcsoport végül elérte azt a fejlettségi szintet, hogy érdemes legyen bevezetni egy olyan ERP rendszert, amelytől minden üzletvitellel kapcsolatos kérdésükre választ kaphatnak. A Microsoft Dynamics NAV bevezetése előtt történt házon belüli előkészítés önmagában is tanulságos történet, hiszen végül annak eredményeként vált alkalmassá az AVEX Zrt. hogy ne csak túlélje a gazdasági válság nehéz periódusait, hanem továbbra is profitábilis, piacvezető cégként működjön.
Az ügyfél Az AVEX Kft. a Hauser termékcsoport forgalmazásával kezdte működését 1991-ben. Az indulás óta változatlanul családi kézben lévő céget már a második generáció irányítja, de az alapelvek ugyanazok maradtak, mint amit az alapítók lefektettek: bizalom, munka, innováció és kiváló márkaérték. Az időközben zrt-vé alakult cég profilja kibővült, jelenleg három üzletágban tevékenykednek: a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen (Százhalombattán és Csepelen) foglalkoznak kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással. Ezen kívül iSolutions néven saját informatikai szolgáltató ágazatot hoztak létre – ez a csapat üzemelteti a cégcsoport teljes IT-rendszerét és látja el az informatikai igazgatói funkciót is. A Microsoft technológiák alkalmazása szerver és kliens oldalon mindvégig szerves részét képezte a cég működé-sének, 2010-ben mindhárom üzletág-nál egyszerre vezették be a Microsoft Dynamics NAV integrált vállalat-irányítási rendszert, amelynek üzemel-tetését a saját csapatukkal végzik. Az ERP rendszer összesen 50 felhasználó mindennapi munkáját segíti.
1
Az üzleti probléma Az AVEX Zrt. olyan piaci környezetben működik (hipermarketek, elektronikai áruházláncok, sport áruházláncok beszállítói), amelyre komoly konkurencia és árharc jellemző, ezért kritikusan fontos a logisztikai folyamatok hatékony, megbízható működtetése, és ezáltal a nyereséget biztosító árszint meghatározása. 2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére „19-re lapot húzunk”. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatásokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója A megalakulást követően vállalatirányítási rendszerként évekig a hazai fejlesztésű Nagy Machinátort, valamint egyedi fejlesztésű sziget-megoldásokat használtak. Emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat többszörös rögzítéssel, manuálisan kellett felvinni a kezdetleges adatbázisokba. Így azonban a cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információhoz, illetve a cég gazdasági helyzetét mutató adatokhoz. Mindez gyakorlatilag lehetetlenné tette a termelés vevői igényekhez igazított ütemezését, de a kialakított ütemterv alapján a beszerzések tervezését sem tudták pontosan elvégezni. A beszerzésekre jellemző hosszú átfutási (akár 4-5 hónap) idők miatt kritikussá vált az értékesítés pontos tervezése. Az AVEX Zrt. főként nagykereskedőkön keresztül értékesíti termékeit, akiknél kényelmi szempontok is szerepet játszanak egy adott szállító kiválasz-tásában, így szükségük volt egy korszerű, egyszerűen használható B2B megoldásra is.
A megoldás A cégvezetés évek óta gondolkodott egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésén, de különböző okok miatt halogatták a beruházást. A 2008-as gazdasági válság idején megváltozott üzleti környezet azonban döntésre késztette a menedzsmentet: vagy előre menekülnek és beruháznak, vagy veszélyeztetik a cég stabil és nyereséges működtetését. Az évek során ugyanis egyértelműen bebizonyosodott, hogy korszerű vállalatirányítási rendszer nélkül még a legjobban kialakított szervezet sem képes teljesítménye maximumát nyújtani és megtartani, vagy erősíteni piaci pozícióit. „– A cég dinamikus növekedése ellenére a szűk tulajdonosi körben pontosan láttuk, hogy irányítási problémák vannak. Már 2000-ben megfogalmazódott, hogy profi vállalatirányítási rendszert kellene bevezetni, de az akkori próbálkozás sikertelen volt, sőt, valójában egy kudarcélmény volt a teljes szervezet számára. Olyannyira, hogy 2000. márciusában visszaálltunk az újonnan bevezetett rendszerről a régire, amit eleve már le akartunk váltani...” – emlékezett vissza a sikertelen kísérletre Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója, aki testvérével 2003-től vett részt a cég irányításában. 2010 elején leültünk és végigbeszéltük, megterveztük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg. A megvalósításhoz utófinanszírozási konstrukcióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhattuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgáltatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert. Azóta eltelt egy év, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk. Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója
2
Javaslatukra 2005-ben úgy döntött a menedzsment, hogy ismét nekifutnak egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének. „– A problémák ugyanazok voltak, mint korábban: nem, vagy csak lassan, ráadásul rendezetlenül jöttek az adatok, annak ellenére, hogy elindítottunk egy kontrolling rendszert. Akkor léptünk kapcsolatba az XAPT Hungary Kft.-vel, nekiálltunk kidolgozni az együttműködés feltételeit. Az utolsó pillanatban azonban egy külső partnerrel is átvilágíttattuk a céget, és fel kellett ismernünk, hogy nem oldottuk meg azokat a gondokat, amelyek a múltkori kudarchoz vezettek. Be kellett látnunk, hogy nem a bevezető partnerrel volt probléma – hanem velünk.” – mondta a vezérigazgató. Nagyon fontos momentum, hogy a cégvezetés felismerte: egy vállalat-irányítási rendszer önmagában nem visz szervezettséget egy cégbe – egy jól szervezett cégnél azonban tervezhető jövőkép rajzolható ki egy megfelelően testre szabott ERP rendszerrel. Eldöntötték azt is, hogy megszerzik az ISO minősítést, kialakítják a belső szabályozást, tisztázzák a tevékenységi és felelősségi köröket, elkészítik a szervezeti ábrát, hogy egyértelmű legyen a cég belső hierarchiája, a továbbiakban pedig tervekre, és azok rendszeres ellenőrzésére építve dolgoznak. 2007 óta már a testvérpár vezeti az AVEX Zrt.-t, akiknek nem sokkal később már komoly gondokkal kellett szembenézni: 2008 őszén a cég életébe is „beköszönt” a gazdasági válság. „– Egészen addig megmaradtunk a hagyományos, manuális adatrögzítésnél, amíg nem alakult ki a ma már létező korszerű belső kultúra, és a szervezetünk nem fejlődött olyanná, amikor már bevezethető az ERP rendszer. 2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére „19-re lapot húzunk”. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatásokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés.” – mondta Purnhauser Dénes. Az XAPT szakemberei a Microsoft Dynamics NAV rendszer segítségével a szigetrendszerekben működő funkciókat egy egységes, integrált rendszerbe terelték, amelyhez egy teljesen integrált B2B és B2C webáruházat is kapcsoltak, és dedikált nagyvevők esetén biztosították az elektronikus rendelések fogadását is. A 2010-ben bevezetett Microsoft Dynamics NAV az AVEX Zrt. üzleti folyamatait nagyobb mértékben lefedi: az értékesítés megtervezésétől, a vevői igények rögzítésén át, a termelés és beszerzés megtervezésén keresztül a kiszállításig, számlázásig, valamint a főkönyvi könyvelésig és a vezetői riportok előállításáig. Végül az XAPT szakértőinek tanácsára a Dynamics NAV úgynevezett „Advanced Management” csomagját vezették be, amiben a teljes ügyvitel modulcsoport (pénzügy, számvitel, készlet, raktár, termelés, CRM) szerepel. „– 2010 elején leültünk és megterveztük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg. A megvalósításhoz utófinanszírozási konstrukcióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhattuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgáltatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk.” – fogalmazott a vezérigazgató. A bevezetés két fázisban történt meg: az első lépcsőben a pénzügyi, kereskedelmi, beszerzési, logisztikai és termelési folyamatok lefedése valósult meg, a második fázisban bekapcsolták a webáruházat, valamint véglegesítették a vezetői riportokat, kialakították az értékesítés tervezését és ennek alapján a beszerzés optimalizálást. A bevezetés során az XAPT szakemberei által kialakított webáruházat a Dynamics NAV rendszerbe integráltan beépülő Sana E-commerce megoldással valósították meg, amely online kapcsolatot biztosít a weben elérhető és a rendszerben nyilvántartott adatok között.
3
Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüly-lyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt – 2011-ben és 2012-ben már nyugodtan alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig a helyes döntéseket tudtunk meghozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk. Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója
Eredmények és tapasztalatok A Dynamics NAV alapokon megvalósított megoldás kezeli a teljes AVEX cégcsoport működését, beleértve a kerékpár és háztartási gép üzletágat, valamint az informatikai szolgáltató ágazatot, ezzel biztosítva a csoport pénzügyi konszolidációját. A standard funkciókat számos helyen kiegészítették olyan, egyedi igények alapján megvalósított fejlesztésekkel, mint például a vonalkódos azonosítás, a bérmunka-folyamatok támogatása, a speciális üzletkötői tevékenység támogatása, a kampányok, akciók kezelése és a konténer-kihasználás optimalizálása. Az adminisztráció csökkenésével a cégcsoport működési hatékonysága jelentősen növekedett. A folyamatok integrált kezelése és a naprakész adatszolgáltatás támogatja a megalapozott vezetői döntéseket, ezzel jelentősen növeli a cég versenyképességét. „– A Dynamics NAV szolgáltatásai nagyban hozzájárultak ahhoz, hogy az elmúlt évben vállalattá szerveződött a korábbi vállalkozás. A bevezetés óta valóban a teljes cégcsoport, az üzlet-ágak vezetésével tudunk foglalkozni, amit nem tudtunk volna megoldani egy hatékony ERP rendszer nélkül. Gyakorlatilag a menedzsment szabadságát kaptuk meg a NAV-tól, így nemcsak nagyobb részt átláthatjuk, hanem végre irányíthatjuk is az üzleti folyamatokat, kézben tarthatjuk a pénzügyeket, a teljes működést, és pontosan tervezhetjük a tevékenységek minden részletét. A kereskedelemben versenyképesebbekké váltunk, egy komoly cégcsoportot egyetlen felületről és egységesen tudunk kezelni – ezek óriási előnyök. A kerékpár üzletágnál megvalósított, a NAV-val integráltan működő B2B weboldalnak köszönhetően ma már elektronikus formában történik a cég teljes értékesítésének több mint 50 százaléka.” – mondta Purnhauser Dénes. Az AVEX Zrt. több mint 150 beszállítóval dolgozik, a háztartási eszközök üzletág 40 ügyfélnek értékesít, a kerékpár üzletág 300 végpont felé szállítja ki az összeszerelt bicikliket. A forgalom növekedését jól mutatja, hogy az elmúlt években megtízszereződött a kimenő és bejövő számlák mennyisége, amit képtelenség lett volna a korábbi módszerekkel kezelni. „– Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüllyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt – 2011-ben és 2012-ben szintén óriási a kihívás, de legalább tudjuk, hogy hogyan döntsünk, így jóval nyugodtabban alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig helyes döntéseket tudtunk hozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk.” – foglalta össze tapasztalatait Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója.
3
Rövid összefoglaló Vállalkozásból lett vállalattá az AVEX a Microsoft Dynamics NAV segítségével
Ország Magyarország
Iparág Nagykereskedelem
Ügyfélprofil Az AVEX a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen foglalkozik kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással.
Az üzleti helyzet A megalakulást követően vállalatirányítási rendszerként évekig a hazai fejlesztésű Nagy Machinátort, valamint egyedi fejlesztésű sziget-megoldásokat használtak. Emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat többszörös rögzítéssel, manuálisan kellett felvinni a kezdetleges adatbázisokba. Így azonban a cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információhoz.
Előnyök A Microsoft Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn azAVEX-nek minden helyzetre van hatékony stratégiája, így mindig helyes döntéseket tudnak hozni, mivel a menedzsment mindig naprakész kimutatások alapján dönthet.
Megoldás Microsoft Dynamics NAV, webshop
4
