ÉRTESÍTŐ. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság. Utasítások. 7. szám 128. évfolyam március 1. TARTALOM

7. szám

128. évfolyam

2013. március 1.

ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM Utasítások

Oldal

15/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről. 685

3/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) ÁVIGH számú általános vezérigaz- Oldal gató-helyettesi utasítás a D. 3. sz. a Pályavasút munkagépeinek és vasúti járműveinek üzemeltetési és karbantartási műszaki előírásai című utasítás hatályba léptetéséről. 747 Egyéb közlemény

16/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. kinnlévőségeinek kezeléséről. 693

Utasítások

Meghívó

747

2.0. HATÁLy És fELELőssÉG MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás hatálya

15/2013. (III. 01. MÁV ÉRT. 7.) EVIG szÁMú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zRT. MUnkAVÁLLALóI IdEIGLEnEs küLföLdI kIküLdETÉsÉnEk REndjÉRőL. 1.0. Az UTAsíTÁs cÉLjA Az ideiglenes külföldi kiküldetések tervezési és engedélyezési rendjének, a kiküldetések szakmai, pénzügyi és adminisztrációs előkészítésének, a valutaellátmány és szállásköltség mértékének, a kiküldetési költségek elszámolási alapelveinek, a kiutazások eredményei hasznosításának, valamint a határátlépési igazolványok beszerzésének és használatának normatív szabályozása.

Az utasításban foglalt szabályokat a MÁV Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseire, valamint a 4.9. pont szerinti útiokmányok beszerzésére és használatára kell alkalmazni. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére és valamennyi munkavállalójára, akiknek a kiküldetését a 4.2. pont szerint engedélyezték, kivéve a Munka Törvénykönyve 208.§.-a szerint vezető állású munkavállalókat, akiknek külföldi kiküldetéseiről az MNV Zrt. alapítói határozatban rendelkezik. Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről szóló 67/2009. (MÁV Ért.31.) vezérigazgatói utasításban szabályozott külföldi munkavégzésre, kivéve annak 4.9. pontját a határátlépési igazolványok tárgyában.

686

A MÁV Zrt. Értesítője

Az utasítás hatálybalépését követően alapítói/közgyűlési határozat alapján a MÁV-GÉPÉSZET Zrt., a MÁVSTART Zrt. és a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. jelen ajánlott mintautasítás alapján kidolgozzák saját kiküldetési szabályzatukat, figyelemmel a MÁV Zrt.-vel az ideiglenes külföldi kiküldetések tárgyában kötött megbízási szerződésekben foglaltakra. 2.2. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Nemzetközi Kapcsolatok Szervezet (a továbbiakban: NKSZ). 3.0. fOGALMAk Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV Zrt. által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. Határátlépési igazolvány: határátlépésre jogosító okmány, mely annak a magyar állampolgárnak adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges. kiküldött: a MÁV Zrt.-vel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy. 4.0. Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A kiküldetések prioritásai A kiutazások engedélyezése során prioritást kell biztosítani: - az EU intézményeinél befolyással rendelkező fórumokra, a közösségi előírások adaptálását elősegítő nemzetközi szervezetekbe történő kiutazásoknak, - a MÁV Zrt. jogainak érvényesítését elősegítő, eredményeinek bemutatását célzó utazásoknak, - beruházásokkal, illetve beszerzésekkel, tenderekkel kapcsolatosan a külföldi partnerrel folytatott tárgyalásoknak, típusvizsgálatoknak és átvételeknek, - a Társaságnál előállított termékek, valamint az általa nyújtott szolgáltatások értékesítését elősegítő utazásoknak, - a MÁV Zrt. különböző szervezetei, egységei által valamely nemzetközi szervezet vagy külföldi fél megbízása alapján végzett tervezési, kutatási, kísérleti munkáknak,

7. szám

- a vasúti szállítási volumenek növelésére irányuló, értékesítési tevékenységgel, valamint az árufuvarozási korridorokkal kapcsolatos kiküldetéseknek, - a műszaki fejlődést, a szakmai színvonal növelését elősegítő szakértői utazásoknak, - a nemzetközi szervezetekben vállalt, a Társaság érdekeit is szolgáló kölcsönös kötelezettségek teljesítésére vonatkozó utazásoknak. 4.2. A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése 4.2.1. kiküldetési költségkeret meghatározása Az éves kiküldetési költségkeretet és annak belső megosztását szervezeti egységekre lebontva, az elnök-vezérigazgató engedélyezi az éves üzleti tervben, a Nemzetközi Kapcsolatok Szervezetének javaslata alapján, a Kontrolling Igazgatóság jóváhagyásával, figyelemmel az alábbi szempontokra: - a MÁV Zrt. nemzetközi stratégiája, - a 4.1. pontban szereplő prioritások, - az előző év tényadatai és felhasználási tapasztalatai. A költségkeret optimális felhasználása és jobb tervezhetősége érdekében a rendelkezésre álló költségkeret 85%-a osztható fel a szervezeti egységek között, a fennmaradó 15% általános elnök-vezérigazgatói tartalékalapot képez. A kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői azzal saját hatáskörben gazdálkodnak és gondoskodnak arról, hogy év közbeni túllépésre ne kerüljön sor. A kiküldetési költségfelhasználást NKSZ folyamatosan figyeli: negyedévenként göngyölített kimutatást terjeszt az elnök-vezérigazgató, az általános vezérigazgató-helyettesek és a kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői elé. A kimutatást a Kontrolling Igazgatóság részére is megküldi tájékoztatásul. 4.2.2 kiutazások engedélyezése Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket esedékességükkor engedélyezi: - az elnök-vezérigazgató: a közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői, valamint a nem főtevékenységi szervezeti egységek munkavállalói; - vezérigazgató-helyettes: a közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői, - főtevékenységi kör vezető: az irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői és munkavállalói részére. Elnök-vezérigazgató, vezérigazgató-helyettesek, illetve főtevékenységi kör vezető a továbbiakban együttesen „engedélyezők”, külön-külön „engedélyező”.

7. szám


A kiküldetések utólagos engedélyezésére kivételes, rendkívüli méltánylást igénylő esetekben (pl. rendkívüli esemény, soron kívüli egyeztetés), kerülhet sor. A kiküldetés csak abban az esetben engedélyezhető, ha a kiküldött a korábbi utazásáról az útijelentést leadta és a felvett ellátmánnyal (útielőleg) elszámolt. 4.3. A kiküldetések pénzügyi előkészítése, a kiküldöttek költségtérítése Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyek napidíja 44 euró. A szállásköltség naponta elszámolható összege legfeljebb 120 euró lehet. A kiküldöttek kötelesek a költségmegtakarítást célzó rendelkezéseket, útmutatásokat figyelembe venni és érvényesíteni, különös tekintettel az alábbi szempontokra: - egy értekezlet – egy résztvevő tárgyalóképes nyelvismerettel elv lehetőség szerinti érvényesítése; - költségtérítéses tanulmányutakon, kiállításokon való részvétel szakmailag alátámasztott kérelmezése; - szakmai konferenciákon a Társaság képviselete lehetőség szerint előadói minőségben, a költségek legalább egy részének a szervező/meghívó általi megtérítése mellett; - a közvetlenül, valamint a legfeljebb egy éjszakai utazással elérhető célállomások esetén a vasúti közlekedés előnyben részesítése, amennyiben a kiküldetés összköltsége alacsonyabb, mint repülővel történő utazás esetén; - az érvényes szálláskeret betartása és betartatása; - elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevétele: - a kiutazási napok számának az értekezlet programjához szorosan igazodó tervezése. Az adott utazásra vonatkozó, felhasználható ellátmány (útielőleg) számítása az alábbi pontokban foglaltak figyelembevételével történik. 4.3.1. napidíj Napidíj a kiküldetésben lévő munkavállalónak - a kiutazással kapcsolatos többletköltségei fedezetére - a kiküldetés tartamára járó költségtérítés. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb indokolt kiküldetés esetén a kinn-tartózkodást és az elszámolást a kiküldetést engedélyezőkkel utólag jóvá kell hagyatni. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetében a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja, repülőgéppel vagy ha-

687

jóval történő utazásnál az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít. Ha a fennmaradó rész meghaladja a 4 órát, de kevesebb mint nyolc óra, a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíjat étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. Ezekben az esetekben is megilleti napidíj a kiküldöttet az oda- és visszautazás napjára, figyelemmel a jelen pont első bekezdésében foglaltakra. 4.3.2. szállásköltség A kiküldetés során kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő összeg. Rendelkezésre bocsátása útielőlegként történik, amely összeggel a kiküldött köteles számlával elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett kötelező reggeli költsége is. Ha a meghívó tartalmazza, hogy a meghívó fél a szállást biztosítja a kiküldött részére, úgy szállásköltség nem folyósítható. Az érvényesíthető szállásköltség túllépését – indokolt esetben a kiküldött munkavállaló kiküldetését elrendelő vezető engedélyezi. 4.3.3. Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a pályaudvarig vagy a repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig szükség szerint taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számla alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. b) Külföldön: A kiküldött külföldre érkezésekor, átszálláskor, továbbá hazaindulásakor ugyancsak szükség szerint taxit vehet igénybe a szállás és a közlekedési eszköz érkezési/indulási helye között, amelynek díját számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. Közösségi közlekedési költségek: a külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta) alapján számolhatók el. Hálókocsi díjak: - ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott, az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kötelező szervízdíjat, pótdíjat elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően,

688


- ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem kapott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldöttek nevét. A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult, amelyet a Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyveléstől (PFK) ügyiratban kell igényelni. Az elszámolási előleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV Zrt. alkalmazottai részére a házipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvett összeggel, bizonylattal igazoltan az általános szabályok szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni. 4.3.4. dologi kiadások A dologi kiadások a szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások. Az alábbiakban részletezett, a kiküldött által megelőlegezett kiadásokat utólag számlával vagy egyéb bizonylattal történő elszámolás alapján a kiküldöttnek megtéríti: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításokhoz, szakmai rendezvényekhez kapcsolódó költségek (pl. belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - úti-okmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum kiállításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket (pl. fénykép), - valuta váltásánál felmerült költségek, - repülőtéri parkolási díj, - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek (pl. hivatalos célú internet használat). Az egyes költségek elszámolhatóságának részletes szabályait a Számviteli Szervezet külön utasításban szabályozza. 4.4. A kiküldetések adminisztrációs előkészítése 4.4.1. kiutazási ügyiratok A kiküldetések előkészítését úgy kell intézni, hogy az engedélyező által aláírt ügyirat - rendkívüli méltánylást igénylő eseteket kivéve (pl. baleset, késedelmes meghívás)-, az utazás megkezdése előtt legkésőbb öt munkanappal megérkezzen az NKSZ-re, a gyakorlati előkészítéshez és valutaellátmány igényléséhez. A diszkont légitársaságok járatainak igénybevételi szándéka esetén az ügyiratot a megrendelés érdekében a kiutazás tényének ismertté válását követően haladéktalanul el kell juttatni.

7. szám

A külföldi kiküldetési ügyiratnak tartalmaznia kell: - a meghívót (részletes programmal, napirenddel), - a kiutazás célját, a részvétel indokoltságát, - a kiküldetés időpontját, - a kiutazás helyét (ország, város), - a tárgyalási és az utazási napok számát, - a tárgyalások kezdésének és befejezésének időpontját, - a kiutazó nevét, munkakörét, szervezeti egységét, - első alkalommal történő kiküldetés esetében a kiutazó nyelvtudását, úti-okmány számát, születési dátumát, a szolgálati hely kódját, - a költségeket biztosító szerv megnevezését, - más szervezeti egység költségkeretére vagy külön projektek terhére történő kiküldetésekre vonatkozó adatokat (pl. szolgálati hely kód, UTK szám, költségviselés aránya), indokolással együtt, - az utazás várható költségeit, - a tárgyaláson képviselendő álláspontot a titokvédelmi szabályok megtartásával. Ha MÁV Zrt. munkavállaló mellett MÁV Zrt.-n kívüli szerv munkavállalója is részt vesz a kiutazáson, akkor a MÁV Zrt. szervezeti egység által az NKSZ-ra benyújtandó kiutazási javaslatnak a költségviselés feltételeire is ki kell terjednie. 4.4.2. közlekedési mód Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Ennek érdekében a kiküldött az ügyiratba előzetes összehasonlító kalkulációt helyez az úticél megközelítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközök árai - elsősorban vonat - tekintetében, feltüntetve az utazással összefüggésben várható további költségeket is (napidíj, szállásköltség, szervízdíj, stb.). A számításnál a kiutazó felhasználhatja az NKSZ által összeállított és a MÁV belső hálózatán hozzáférhető költségkalkuláció mintát is. Az optimális változatról figyelemmel a várható költségekre, a kiküldetés időtartamára, a kiküldött egyéb feladataira, stb. - a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője dönt. Amennyiben az NKSZ az ügyiratban szereplő utazási módnál költségkímélőbb változatot tud ajánlani, arról haladéktalanul tájékoztatja a kiküldöttet és a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőt. Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. A négy óra repülési időt meghaladó Európán kívüli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál az osztály meghatározása az elnök-vezérigazgató egyedi elbírálása alá esik. A repülőjegyek beszerzését az NKSZ végzi az engedélyezett ügyiratok alapján, figyelemmel a költségtakarékosság szempontjaira.

7. szám


A kiutazáshoz szükséges vasúti utazási okmányok (szabadjegy, hálókocsijegy) előzetes biztosítása céljából az utazás engedélyezése után a Melléklet szerinti „Jegyigénylés” nyomtatványt meg kell küldeni a rajta feltüntetett címre. Az utazási okmányok átvétele a MÁV-START Zrt. kijelölt szolgálati helyén az eredeti, aláírt „Jegyigénylés” nyomtatvány bemutatásával a kiutazást közvetlenül megelőző munkanapon lehetséges és a visszaadása a megérkezést követő első munkanapon kötelező.

689

dött anyagi felelősséggel tartozik a felvett előlegekkel való szabályszerű elszámolásért. A költségelszámolás részletes szabályait a Számviteli Szervezet külön utasításban szabályozza. 4.7. útijelentés készítése és hasznosítása

Vállalati tulajdonú gépjármű külföldön történő használatát a vonatkozó MÁV Zrt. utasítás szabályozza.

A külföldi utazásról történő visszatérést követően tíz munkanapon belül egy nyomtatott példányban útijelentést kell leadni az NKSZ részére. Az útijelentés ellenőrzését a kiküldő munkáltató aláírásával igazolni köteles.

A Basware rendszerben a repülőjegy beszerzésre vonatkozó MÁV Zrt. igények rögzítését az NKSZ végzi, annak ellenőrzését és jóváhagyását a kiküldetést engedélyező vezető, illetve a szervezet ellenőre teheti meg.

A kiutazások eredményességének javítása érdekében az útijelentéseket elektronikus formában is el kell juttatni az NKSZ részére, amely gondoskodik azok belső hálózaton történő elhelyezéséről.1

4.4.3. Vegyes rendelkezések

Az útijelentésnek tartalmaznia kell:

A szállodafoglalást és a vasúti menetjegyek beszerzését a kiküldöttek intézik, kivéve az elnök- vezérigazgatót és általános vezérigazgató-helyetteseket, akiknek utaztatásáról az NKSZ gondoskodik.

- a tárgyalás helyét (ország, város, intézmény) és idejét, - a tárgyalás célját, - a tárgyaláson résztvevők partnerek megnevezését, - a tárgyalás napirendjét és lényeges elemeit, - a tárgyalás előtt jóváhagyott álláspontok érvényesítését, a tárgyalás eredményét, - az átadott és átvett dokumentációkat, - a kiküldetés közvetlen céljától eltérő egyéb tevékenységet (pl. előadás tartását, funkcióvállalást), - a rendkívüli eseményeket és a kiutazással kapcsolatos egyéb észrevételeket.

A betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártya az utazást megelőző 5 nappal az NKSZ-n vehető át. A kiküldetési ügyiratot a felfektető szervezeti egység az útijelentés és költség-elszámolási nyomtatvány másolati példányával együtt, a tényleges költségek feltüntetése mellett irattározza. 4.5. A kiküldetések szakmai előkészítése A kiküldő munkáltatók a kiküldötteket kötelesek érdemben eligazítani, megadni a tárgyaláson elérendő célokat és meghatározni a kiutazó személyek állásfoglalásait. Ha több MÁV Zrt. szervezeti egység vagy MÁV Zrt.-n kívüli szerv/leányvállalat is érintett a külföldi tárgyaláson, akkor a kiküldetés megkezdése előtt egyeztetni kell a képviselendő álláspontot. Vita esetén - szervezeti hovatartozás szerint - az elnök-vezérigazgató vagy általános vezérigazgató-helyettesek döntenek. Szükség esetén az egyeztetés eredményét emlékeztetőben, jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 4.6. Ideiglenes külföldi kiküldetések költségelszámolásának alapelvei A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és az engedélyezővel aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapig az NKSZ-re beérkezzen. Az elszámolások minden esetben kiküldöttenként és kiutazásonként egyedileg történnek. A kikül-

A kiküldött útijelentésében foglaltakat a kiküldő munkáltató értékeli. Szükség esetén köteles az útijelentésben foglaltak alapján felügyeleti területén megtenni a nemzetközi vonatkozású és belső intézkedéseket, annak érdekében, hogy a külföldi kiutazás eredményei, az ott meghatározott feladatok megvalósításra, a tapasztalatok hasznosításra kerüljenek. A kiküldetést engedélyező vezető az útijelentéseket indokolt esetben bemutatja az elnök- vezérigazgatónak, ill. a tárgy szerint illetékes általános vezérigazgató-helyettesnek. Amennyiben az útijelentésben érintett nemzetközi vonatkozású és belső intézkedések végrehajtása a MÁV Zrt. több szervezeti egységét érinti, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról; ha a feladatok végrehajtása MÁV Zrt.-n kívüli szerveket is érint, intézkedik az érdekeltek tájékoztatásáról; szükség esetén figyelemmel kíséri a végrehajtás helyzetét, és koordinálja a tervezett intézkedéseket. A MÁV Zrt. az üzleti titkot nem tartalmazó útijelentésekhez – kölcsönösségi alapon – hozzáférést biztosít a MÁV-START Zrt., a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. és a MÁVTRAKCIÓ Zrt. részére.

690


4.8. Vízum beszerzése Vízumköteles országba történő utazás esetén az elnökvezérigazgató és az általános vezérigazgató-helyettesek esetében az NKSZ, egyéb esetben a kiküldöttek gondoskodnak a vízum beszerzéséről. A vízum a MÁV Zrt.vel szerződött utazási irodán keresztül is beszerezhető. 4.9. Határátlépési igazolványok beszerzése és használata 4.9.1. Határátlépési igazolvány kiadásának elvi előfeltételei és viszonylatai Határátlépési igazolvány a MÁV Zrt. olyan munkavállalójának adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges, amit a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője aláírásával igazol. Határátlépési igazolványok a szomszéd országok viszonylatában kerülnek kiadásra és csak a bejegyzett viszonylatban érvényesek. 4.9.2. Határátlépési igazolványok kiadásának adminisztratív előfeltételei Határátlépési igazolvány kiállítását az érintett szervezeti egységek a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül kezdeményezhetik az NKSZ-nél. A kiállítást a MÁV Zrt. munkavállalói számára az NKSZ igényli a hatóságnál. A határátlépési igazolvány kiállításához, érvényesítéséhez szükséges: - 2 db, egy évnél nem régebbi fénykép (igazolványkép), 1 db útlevélkérő lap (írógéppel, vagy nyomtatott betűvel kitöltve, az adatok valódiságát a személyi igazolvánnyal egyeztetni kell), - érvényesítéshez ezen kívül a lejárt (régi) igazolványt is csatolni kell. A határátlépési igazolványokat 5 évi érvényességgel az útlevélhatóság állítja ki. A kiállított okmányokat a kiadó szervnél kizárólag az NKSZ megbízottjai vehetik át, és ők adják tovább kimutathatóan a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységének, amely nyilvántartásba vétel után kimutathatóan továbbítja az érintett szervezeti egységek részére. 4.9.3. A határátlépési igazolványok tárolása A határátlépési igazolvány tárolásáról az érintett szervezeti egységek kötelesek gondoskodni. A határátlépési igazolványok tárolási helyét a munkáltatói jogkör gya-

7. szám

korló jelöli ki. A tárolás szigorúan elzárt helyen, az adatvédelmi törvények figyelembevételével történik. 4.9.4. A határátlépési igazolványok eseti kiadása A határátlépési igazolvány kiadását és visszavételét a munkáltatói jogkör gyakorló, illetve az általa megbízott felelős beosztott átadási könyvben köteles vezetni, amelyben a kiküldött munkavállaló az átvételt, az átvevő a visszavételt aláírásával igazolja. Az átadási könyvnek tartalmaznia kell: - a határátlépési igazolvány tulajdonosának nevét, - a kiutazás helyét, - a határátlépési igazolvány számát, - a kiadás és visszaszolgáltatás idejét, - a kiutazó munkavállaló és a visszavevő aláírását. 4.9.5. A határátlépési igazolványok kiadása tartós használatra A határforgalmat ellátó munkavállalók, valamint a vonatforgalom lebonyolításában résztvevők, ha a szolgálati helyüktől rendszeresen távol váltanak, vagy egyéb indokolt körülmény miatt a határátlépési igazolványuk szolgálatonkénti átvétele és leadása szolgálatuk akadálymentes ellátása nélkül nem lehetséges, igazolványaikat maguknál tarthatják. Ennek engedélyezése az időtartam meghatározásával együtt - a munkavállaló körülményeit és szakmai munkáját mérlegelve - a munkáltatói jogkör gyakorló feladata. 4.9.6. A határátlépési igazolványok használata A határátlépési igazolvány megőrzéséért és szabályszerű felhasználásáért az érintett munkavállalót fegyelmi és büntetőjogi felelősség terheli. Ezt a munkavállalóval a határátlépési igazolvány első átadásakor írásban közölni kell. A tartósan kiadott határátlépési igazolványt a munkavállaló köteles szolgálatában állandóan magánál tartani, havonként ellenőrzésre bemutatni a munkáltatói jogkör gyakorlójának. A határátlépési igazolványt tartósan magánál tartó munkavállaló, ha egy hétnél hosszabb betegállományba kerül, vagy szabadságra megy, valamint ha magánútlevéllel külföldre utazik, köteles az igazolványát a munkáltatói jogkör gyakorlónak leadni. A dokumentum elvesztését a munkavállaló azonnal jelenti a munkáltatói jogkör gyakorlójának.

7. szám


4.9.7. A határátlépési igazolvány cseréje, pótlása és selejtezése A határátlépési igazolvány cseréje az új határátlépési igazolvány beszerzésével azonos eljárás szerint történik. A határátlépési igazolványok elvesztését az érintett szervezeti egység vezetője a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül írásban köteles az NKSZ tudomására hozni. Egyidejűleg az eseményről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységének útján az NKSZ részére haladéktalanul fel kell terjeszteni. Amennyiben a munkavállaló határátlépési igazolványra nem jogosító munkakörbe kerül, vagy munkaviszonya megszűnik, a határátlépési igazolványt selejtezés céljából a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül az NKSZ részére haladéktalanul meg kell küldeni. Az okmányra való jogosultság megszűnése esetén az NKSZ az igazolványt az útlevélhatóságnak kimutathatóan leadja. 5.0. HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk, HATÁLyOn kíVüL HELyEzÉsEk - 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról, - 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény végrehajtásáról, - 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről, - MNV Zrt. 364/2012. (IX.18.) számú alapítói határozata, - 67/2009. (MÁV Ért.31.) vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről, - 7/2011.(XII.16. MÁV Ért.27. ) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról - 32/2012. (MÁV Ért.14.) EVIG sz. utasítás a MÁV Zrt. tulajdonát képező és a flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 6/2010.(I.29. MÁV Ért.2.) EVIG számú utasítással módosított 54/2009.(VIII.14. MÁV Ért.24.) vezérigazgatói utasítás az MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről.

691

6.0. HATÁLybALÉpÉs 6.1. Az utasítás a közzétételt követő 15. napon lép hatályba. Jelen utasítást a hatálybalépést követően engedélyezett kiküldetésekre kell alkalmazni. 6.2. Az utasítás MÁV Zrt.-nél történő hatályba lépését követően az NKSZ a MÁV Csoport 2. 1. pontjában felsorolt leányvállalatok vonatkozásában – a jelen utasításban foglalt alapelvek és megjelenítése érdekében – kezdeményezi a vonatkozó tulajdonosi (MÁV-START Zrt.), illetve közgyűlés tartása nélkül hozott határozat kiadását (MÁV-TRAKCIÓ Zrt., MÁV-GÉPÉSZET Zrt). 7.0. MELLÉkLET Melléklet Jegyigénylés külföldi szolgálati utazáshoz (nyomtatvány)

Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

692


7. szám

1. sz. melléklet

7. szám


16/2013. (III. 01. MÁV ÉRT. 7.) EVIG szÁMú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zRT. kInnLÉVősÉGEInEk kEzELÉsÉRőL. 1.0. Az UTAsíTÁs cÉLjA A kinnlévőség kezelési utasítás célja a MÁV Zrt. számviteli információs rendszerében nyilvántartott követelések, kiemelten a határidőn túli követelések mielőbbi bekövetelésével kapcsolatos eljárásrendjének meghatározása. Az utasításban meghatározásra kerülnek azok a feladatok is, melyeket az esedékesség napjáig ki nem egyenlített követelések mielőbbi rendezése érdekében kell végrehajtani, valamint meghatározásra kerülnek azok az intézkedések, amelyeket a késett, illetve a követelés ki nem egyenlítéséből adódó pénzügyi hátrányok csökkentése érdekében kell megtenni.

693

2.0. HATÁLy És fELELőssÉG MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Az utasítás szervezeti hatálya kiterjed a MÁV Zrt – és alapítói határozatban kiadott kötelezés alapján - a MÁV Vagyonkezelő Zrt. és a MÁV Ingatlankezelő Kft. valamennyi szervezeti egységére, melyek a jelen utasításban előírt feladatok ellátásában részt vesznek. 2.2. Az utasítás tárgyi hatálya A MÁV Zrt. számviteli információs rendszerében (GIRben illetve a GIR-t kiegészítő egyéb nyilvántartásokban) analitikusan nyilvántartott kinnlévőségek, melynek főbb csoportjai a következők:

694


2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős. 3.0. fOGALMAk MEGHATÁROzÁsA követelés: A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) szerint azok a különféle szállítási, vállalkozási, szolgáltatási és egyéb szerződésekből jogszerűen eredő, pénzformában kifejezett fizetési igények, amelyek a vállalkozó által már teljesített, a másik fél által elfogadott, elismert termékértékesítéshez, szolgáltatásteljesítéshez, hitelviszonyt megtestesítő értékpapír, tulajdoni részesedést jelentő befektetés értékesítéséhez, kölcsönnyújtáshoz, előlegfizetéshez kapcsolódnak. kinnlévőség: A Sztv. szerint a partner által elfogadott, nem vitatott, de ki nem egyenlített tartozás értéke, beleértve annak késedelmi kamatait, egyéb járulékait és kötbéreket. kinnlévőség kezelés: Az a munkafolyamat, amely a követelés nyilvántartásba vételétől annak lezárásáig tart. A lezárás történhet a követelés kiegyenlítésével, elengedésével, leírásával vagy eladásához kapcsolódó kivezetésével. szerződéskötő szervezet: Az a szervezet, amely a szerződéskötési folyamat teljességéért felel, a szerződés előkészítésétől, a partner kiválasztásán át, a szerződés aláírásáig.

7. szám

döntéshozó jogosultság: A KKR-ben létrehozott olyan rögzítői jogosultság, amely alkalmas a döntéselőkészítő jogosultsággal rendelkező munkatárs által előkészített döntési javaslat jóváhagyására vagy elvetésére. Csak a döntéshozói jogosultsággal történő jóváhagyással válik a javaslat elfogadottá, ez teremti meg a lehetőséget a kinnlévőség további rendezéséhez. kimenő számla könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a teljesített szolgáltatásokból eredő követelések nyilvántartása és kezelése. Ingatlan könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a MÁV Zrt. tulajdonában vagy vagyonkezelésében lévő ingatlanok hasznosításával összefüggő pénzügyi és számviteli feladatok végzése, beleértve a lakóingatlanok hasznosításból eredő egyes kinnlévőségek kezelését. Végzi még a feladatköréből eredően a szervezethez rendelt bankszámlákkal kapcsolatos könyvelési feladatokat is. pénzforgalmi könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a bankszámlákon és pénztárakban megjelenő tranzakciók könyvelése mellett a kedvezményes kamatozású lakáskölcsönökkel és a részletre értékesített bérlakásokkal kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok teljes körű végzése.

üzleti szervezet: A szerződés teljesítésében részt vevő bármely szervezet.

bejövő számla könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a bejövő szállítói számlák és egyéb fizetési kötelezettséget tartalmazó bizonylatok könyvelése és kifizetésre történő előkészítése.

döntéshozó – jelen utasítás szempontjából: A követeléshez rendelhető, a szerződéskötő szervezet szerinti, MSZSZ-ben meghatározott főtevékenységi kör, mely a fennálló körülmények értékelésével dönt a lejárt tartozás rendezésének módjáról.

bejövő számla könyvelés (szeged): A szervezeti egység szegedi részlege teljes körűen ellátja a káreseményekkel kapcsolatos számviteli feladatokat, köztük a kár-helyreállítási költségek nyilvántartását, kiszámlázását és bekövetelését.

döntéshozó – dHL szerinti: A döntési és hatásköri listában egyes témakörökhöz és értékhatáshoz rendelt vezető

Minősítési lehetőségek: A kinnlévőség-kezelési folyamatban a követelés felett rendelkező döntéshozók számára fennálló döntési lehetőségek. Minden minősítési formánál mérlegelni kell az alábbi lehetséges eljárások felmerülő költségeinek és a kezelendő kinnlevőség öszszegének arányát, mivel a költségeket illetve a követelés rendezésével kapcsolatos egyes elszámolt ráfordításokat a döntéshozó szervezet viseli. A döntéshozók által végzett minősítések minden esetben tétel szintűek. A Jogi Igazgatóság a részére átadott követelések értékelése során dönthet felszámolási eljárás indítása mellett, amely már partner szintű minősítési lehetőség.

döntéselőkészítő jogosultság: A KKR-ben a létrehozott olyan rögzítő jogosultság, mellyel a kinnlévőség minősítéséhez szükséges valamennyi munkafolyamat elvégezhető, kivéve az előkészített döntési javaslat jóváhagyása. (Amennyiben egy főtevékenységi körhöz kétszintű a jóváhagyási hierarchia került a KKR-ben beállításra, a döntés előkészítők feladata az utasításban egyébként döntéshozó részére jelzett feladat végrehajtása.)

7. szám


695

696


Részletfizetési megállapodás: Határidőben fizetni nem tudó partner vagy a MÁV Zrt. kezdeményezésére kötött külön megállapodás, mely alapján a partner az eredeti fizetési határidőhöz és ütemezéshez képest kedvezőbb feltételekkel (később, több részletben) egyenlítheti ki tartozását. A részletfizetés engedélyezésének szabályait a DHL tartalmazza. Részletfizetési megállapodás megkötésére a kinnlévőség kezelési folyamat során bármikor van lehetőség. behajthatatlansági nyilatkozat: A felszámoló által kiadott a Tao tv. és a Sztv. szerinti, a követelés behajthatatlanságára vonatkozó nyilatkozat, melyet egyrészt kiadhat a hitelező kérésére a nyilvántartásba vételi díj megfizetése nélkül az eljárás elején, másrészt a nyilvántartásba vételi díj megfizetése mellett, a felszámolási eljárás lezárását követően. A behajthatatlansági nyilatkozattal azonos módon kezelhető a Cégközlönyben megjelenő hirdetmény az adóssal szembeni egyszerűsített felszámolási eljárásról, mivel ebben az esetben az adósnak a vagyona a felszámolási eljárás várható költségeire sem nyújtanak fedezetet. követelés leírása: A Sztv. 3.§ (4) bekezdés 10. pontjában meghatározott bármely feltétel fennállása esetén behajthatatlannak minősített követelés kivezetése a számviteli nyilvántartásból. Behajthatatlannak minősül egy követelés: a) amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben

7. szám

fedezi (amennyiben a végrehajtás közvetlenül nem vezetett eredményre és a végrehajtást szüneteltetik, az óvatosság elvéből következően a behajthatatlanság nemleges foglalási jegyzőkönyv alapján - vélelmezhető), b) amelyet a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás, az önkormányzatok adósságrendezési eljárása során egyezségi megállapodás keretében elengedett, c) amelyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerint nincs fedezet, d) amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, e) amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, amelynél a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével (a végrehajtás veszteséget eredményez vagy növeli a veszteséget), amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása “igazoltan” nem járt eredménnyel, f) amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, g) amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. A behajthatatlanság tényét és mértékét bizonyítani kell. A követelés behajthatatlanságáról nem a döntéshozó (szerződéskötő) szervezet dönt, hanem a törvényi feltételek mérlegelésével a DHL vonatkozó pontja szerinti vezető engedélyezi a végrehajtást. A követelés leírása a feltételek fennállása esetén nem tekintendő minősítései lehetőségnek, annak végrehajtása kötelező.

7. szám


Alkalmazott rövidítések: Sztv. - 2000. évi C. tv a számvitelről Tao tv. - 1996. évi LXXXI. tv. a társasági adóról és az osztalékadóról Csődtv. - 1991. évi XLIX. törvény a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról MSZSZ: - A MÁV Zrt. Működési és Szervezeti szabályzata DHL: - Az MSZSZ mellékletét képező Döntési és Hatásköri Lista VEZINFO: - A MÁV Zrt. számviteli információs rendszerén (GIR) alapuló Vezetői Információs Rendszer, mely támogatja a GIR Kinnlévőség modulban rögzített követelések bekövetelésének folyamatát. KKR rendszer: A VEZINFO alkalmazás kinnlévőségkezelést támogató almodulja. MTR IGM: MÁV Térinformatikai Rendszer Ingatlangazdálkodási Modulja KSZK: Kimenő Számla Könyvelés BSZK: Bejövő Számla Könyvelés IGI: Ingatlangazdálkodási Igazgatóság ISZE: Ingatlankezelési Szolgáltató Egység MÁV VK: MÁV Vagyonkezelő Zrt. 4.0. Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A követeléskezelés általános folyamata a GIR kinnlévőség modulban analitikusan nyilvántartott vevő tételek esetén A GIR Kinnlévőség modulban történik a teljesített szolgáltatásokból, értékesítésekből származó, valamint a jelenlegi és a volt munkavállalókkal szembeni egyes követelések analitikus nyilvántartása. A MÁV Zrt. elismert követeléseinek meghatározó hányada ebbe a kategóriába tartozik. A GIR Kinnlévőség modulban analitikusan nyilvántartott, de nem az általános eljárásrend szerint kezelendő követelések a következők: 1) A MÁV Zrt. többségi tulajdonában lévő társaságokkal szemben nyilvántartott követelések (az érintett társaságok listáját jelen utasítás 3. számú melléklete tartalmazza). 2) Ingatlanhasznosítással kapcsolatos követelések, ideértve mind az üzleti célú ingatlan bérleti szerződésekkel, mind pedig a lakásbérleti szerződésekkel kapcsolatos követeléseket (beleértve a bérlőkkel kötött közüzemi szerződésekkel kapcsolatos követeléseket is). 3) A nyilvántartott kártérítési igényekből eredő követelések. A sikeres kinnlévőség-kezelési folyamatot mindenekelőtt a megalapozott szerződéskötés készíti elő, mely magában foglalja a partner előzetes vizsgálatát, majd a

697

szerződéskötést követő folyamatos figyelemmel kísérését, az utasításban előírtak szerint vevőminősítés végzését és a biztosítékok körültekintő alkalmazását (az utasítás megjelenésének időpontjában hatályos a 22/2007. (VIII.31. MÁV Ért. 29.) VIG számú utasítás a szerződéskötések rendjéről és a 4/2010. (I.29. MÁV Ért. 2.) EVIG sz.: a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól c. utasítások rendelkezései szerint). 4.1.1. A lejárt követelések kezelésének általános szabályai A kinnlévőség kezelés folyamatának összefoglaló táblázatát az utasítás 1. számú melléklete, folyamatábráját az utasítás 2. számú melléklete tartalmazza. A hálózat-hozzáférési szerződés keretében nyújtott szolgáltatásokból eredő kinnlévőségek esetében a jelen fejezetben foglalt rendelkezéseket a 38/2011. (IX. 30. MÁV Ért. 19.) EVIG számú, a vevőminősítésre és kinnlévőség-kezelésre a nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózatot és pályavasúti szolgáltatásokat hálózat hozzáférési szerződés keretében igénybe vevő, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendő eljárási rendről szóló utasításban foglaltakkal együtt kell alkalmazni. 4.1.1.1.. A nyilvántartások naprakészségének biztosítása A VEZINFO-ban kimutatott követelésállomány naprakészségének biztosítása érdekében: • a KSZK biztosítja a vevő partnerekkel kapcsolatos tranzakciók – beleértve a technikai kifizetéseket is naprakész könyvelését, • a Pénzforgalmi Könyvelés a befizetések naprakész rögzítését és vevő számlákkal történő összevezetését. A bankszámla-kivonatok és a csekkes befizetések GIRbe történt elektronikus betöltését követően azok feldolgozását és a befolyások számlához való hozzárendelését haladéktalanul el kell végezni, de a kivonatokat csak a papír alapú kivonatokkal történt egyeztetést követően lehet készre állítani. 4.1.1.2. A 15 napon túl lejárt vevőállomány vizsgálata A követeléskezelő munkatárs a KKR-ben az erre a célra kifejlesztett kimutatás futtatásával naponta lekérdezi azokat a partnereket, amelyekkel szemben 15 napon túl lejárt követelést tartunk nyilván, és még nem kerültek felszólításra. A fizetési felszólítás kiküldése előtt a következő ellenőrzéseket illetve rendezéseket kell végrehajtani:

698


ØEllenőrizni kell, hogy a vevői tartozás mellett a partnernek van-e szállítói egyenlege is. Amennyiben igen, a követeléskezelő kezdeményezi a kompenzálást. Az egymással összevezethető vevő követelések és szállítói kötelezettségek beazonosítását, a kompenzálások előkészítését a KSZK a VEZINFO erre a célra fejlesztett menüpontja támogatásával végzi. • Ha a partner szállítói és vevői tételei már egyaránt lejártak és a felek közötti jogviszony másként nem rendelkezik, egyoldalú kompenzálást kell végrehajtani és erről a partnert értesíteni. Az egyoldalú kompenzálást a KSZK legkésőbb az erről szóló értesítés kiküldését következő munkanapon végrehajtja. A végrehajtott kompenzálásról szóló értesítést az utasítás 4.a. számú melléklete tartalmazza. • Ha a partner vevő jellegű tételei már lejártak, de a szállítói még nem, és a felek közötti jogviszony másként nem rendelkezik, a kompenzálás végrehajtását egyeztetni szükséges. A KSZK e-mailben vagy levélben kéri fel a partnert a kölcsönös beszámítás elvégzésére, melyhez csatolja a nyitott tételekről készített kimutatást. Az e-mailben a KSZK felhívja a partner figyelmét a kompenzálási megállapodás 10 munkanapon belüli aláírásának jelentőségére. Az e-mail megküldésével együtt a követeléskezelő a nyitott szállítói tételek fizetési módját a GIR Kötelezettség modulban „elszámolás”-ra állítja át. Az egyeztetést követően az érdekelt felek aláírásával megállapodás készül. A követeléskezelő a partnerrel folytatott egyeztetést kiemelt figyelemmel kezeli. Ha a partner a levél kézhezvételétől számítva 10 munkanapon belül érdemben nem válaszol, a fizetési felszólítást az eredeti tartalommal ki kell a részére küldeni. Ezzel egyidejűleg a szállítói számlák fizetési módját az eredeti fizetési módra kell visszaállítani. Amennyiben a kompenzálásra nem kerül sor, a számla fizetési módját vissza kell állítani a kompenzálást megelőző állapotba. Ha az egyeztetések elhúzódása miatt az egyoldalú kompenzálás feltételei létrejönnek, a partner értesítése mellett az egyoldalú kompenzálást végre kell hajtani. A kompenzálási megállapodás mintáját jelen utasítás 4.b. számú melléklete tartalmazza. ØA GIR Kinnlévőség modulban futtatott kimutatással (Nem hozzárendelt befolyások listája) ellenőrizni kell a partnerrel kapcsolatosan nyilvántartott nem hozzárendelt befolyásokat is és e-mailben kezdeményezni kell azok rendezését a Pénzforgalmi könyvelésnél. A Pénzforgalmi könyvelés a rendezést 3 munkanapon belül köteles végrehajtani és erről a követeléskezelőt e-mailben kell tájékoztatni. ØAmennyiben a fizetési felszólítás hozzá nem rendelt jóváírást tartalmaz, a követeléskezelő e-mailben felkéri a jóváíró számla rögzítőjét annak rendezésére. A rendezést 3 munkanapon belül végre kell hajtani és erről a követeléskezelőt e-mailben kell tájékoztatni.

7. szám

4.1.1.3. kiemelés a fizetési felszólítás folyamatából A VEZINFO lehetőséget ad arra, hogy bizonyos cégek a lejárt követelések ellenőrzése illetve a fizetési felszólítások folyamatából kiemelésre kerüljenek. Vevő partnert kiemelni a felszólítási folyamatból csakis megalapozottan és dokumentáltan szabad: - Ha a vevővel szemben nyilvántartott lejárt követelés összege 1 millió Ft vagy az alatt van, a vevő felszólítási folyamatból történő kiemelésére a KSZK vezetője ad engedélyt. - Ha a lejárt követelés összege 1 millió Ft-ot meghaladja, az engedélyt a Könyvelés vezetője jogosult megadni. A felszólítási folyamatból kiemelt vevőkről a 4.3. pont szerinti vezetői tájékoztatóban 15 naponta készül adatszolgáltatás. A KSZK köteles azt is figyelemmel kísérni, hogy a partnerek csakis a szükséges ideig legyenek kiemelve az általános követeléskezelési folyamatból. A KSZK vezetője által kijelölt munkatárs havonta legalább egyszer kimutathatóan köteles ellenőrizni a felszólításból tartósan kihagyottak listáját és szükség esetén intézkedni az átsorolásról. 4.1.1.4. Az 1. szintű fizetési felszólítás kiküldése Az előző pontban előírt rendezések megtörténte után a követeléskezelő elkészíti és kinyomtatja az 1. szintű fizetési felszólító levelet, amely tájékoztatásként tartalmazza a fizetési felszólításban szereplő tételek után a nyomtatás napjáig számított késedelmi kamatokat is. A felszólító levelet a KKR a feldolgozás elindításával automatikusan hozza létre, a MÁV Zrt. Ügyviteli Utasításában meghatározott informatikai rendszerből kapott iktatószámmal látja el és szkennelt aláírással küldi nyomtatásra. A KKR rendszer a döntéshozók részére a megküldött felszólításokról tájékoztatást küld. A vevővel kapcsolatban álló üzleti területnek 15 napon belül fel kell venni a kapcsolatot a vevővel és meg kell állapodnia a tartozás rendezéséről, illetve ennek hiányában fel kell mondani a szerződést. Az 500 ezer Ft feletti összeget tartalmazó 1. szintű fizetési felszólítást a KSZK tértivevénnyel küldi ki az adós részére. (Az 1. szintű fizetési felszólítás mintáját jelen utasítás 4.c. számú melléklete tartalmazza.) 4.1.1.5. A partner reklamációjának kezelése Ha a partner a felszólításban szereplő valamely tételt vitatja, akkor azt a követeléskezelési folyamat folytatása (2. szintű fizetési felszólítás kiküldése) előtt el kell elbírálni. Amennyiben a partner reklamációját nem a Számviteli

7. szám


Szervezetnek, hanem a szerződéskötő szervezetnek küldi meg közvetlenül, a szerződéskötő szervezet köteles azt 5 munkanapon belül saját álláspontjával kiegészítve a követeléskezelő részére megküldeni. A partner által vitatott tételeket a GIR Kintlévőség modulban minden esetben a „Vitatott összeg” mező kitöltésével a kimenő számla könyvelő haladéktalanul megjelöli. Ezt követően – ha a reklamációt saját hatáskörben el tudja intézni - a kimenő számla könyvelő 3 munkanapon belül gondoskodik az észrevétel elbírálásáról. Ha indokolt, a rendezésbe bevonja szerződéskötő szervezetet, illetve értesíti a szükséges rendezések elvégzéséről: - Ha a reklamáció elbírálásának eredményeként a követelés a GIR-ben rendeződik (pl. jóváíró számla vagy befolyás hozzáegyeztetése miatt), a tétel a KKR rendszerben is automatikusan lezárásra kerül. - Ha az üzleti szervezet a reklamációt nem minősíti jogosnak, akkor erről az üzleti szervezetnek értesítenie kell a partnert és a KSZK-t. A KSZK a fizetési felszólításról leveszi a várakoztatást és 2. szintű felszólításként kiküldi azt. Ha az üzleti szervezet 15 nap elteltével sem válaszol, akkor a KSZK e-mailben felkéri a szerződéskötő szervezetet a mielőbbi válaszadásra. A felkérést másolatban megküldi a szerződéskötő szervezet szerinti főtevékenységi kör vezetésének. A partner részére megküldött fizetési felszólításon a reklamált tételek külön jelöléssel kerülnek feltüntetésre oly módon, hogy ez nem jelentheti a vitatás jogszerűségének elismerését. 4.1.1.6. Részletfizetési kérelmek intézése A partnereknek a kinnlévőség kezelési folyamatban a tartozása végleges rendezésének megtörténtéig van lehetőségük részletfizetésre vonatkozó kérelmet benyújtaniuk. Ha a kérelmét nem a KSZK, hanem a MÁV Zrt. bármely más szervezeti egysége részére küldi meg, akkor a megkapott dokumentumokat feltölti a KKR-be, és e-mailben (MVZ-KSZK_Adatközlők) értesíti a KSZK-t a dokumentum feltöltéséről. Amennyiben a címzett szervezetnek nincs hozzáférése a KKR-hez, a részletfizetési kérelmet 1 munkanapon belül kimutathatóan a döntéshozó szervezeten belül olyan munkatárs részére továbbítja, akinek a dokumentum feltöltését el tudja végezni. Amennyiben a címzett szervezet nem áll szerződéses kapcsolatban a partnerrel, a részletfizetési kérelmet legkésőbb 3 munkanapon belül kimutathatóan továbbítja a KSZK részére. A KSZK a partnerhez rendelten rögzíti a részletfizetési igényt, mely tartalmazza a partner nyitott számláinak módosított fizetési ütemezését és az egyes fizetési ütemekhez rendelt határidőt. A részletfizetési igény elbírálásának ideje alatt a partnernek a KKR nem készít fizetési felszólítást.

699

A részletfizetési igényt a KKR átadja a Pénzgazdálkodás részletfizetés előkészítő jogosultsággal rendelkező munkatársának, aki a partnerre és a szerződéses kapcsolatra vonatkozó információk alapján javaslatot készít a DHL szerinti döntéshozónak. A Pénzgazdálkodás a részletfizetési igény felülvizsgálatát 10 munkanapon belül köteles elvégezni. A DHL szerinti döntéshozó a KKR-ben rögzíti a részletfizetés engedélyezésére vonatkozó döntését. Amennyiben a részletfizetésre vonatkozó döntés: a.) Elutasítás: A DHL szerinti döntéshozó a részletfizetési kérelmet visszairányítja a KKR adminisztrátorhoz, aki a partnernek megküldi az elutasításra vonatkozó értesítést. Az értesítés megküldését követően a KSZK a kinnlévőség kezelési folyamatot az általános szabályok szerint folytatja. (Az elutasító levél mintáját az utasítás 4.d . számú melléklete tartalmazza.) b.) Engedélyezés: A DHL szerinti döntéshozó a részletfizetési kérelmet visszairányítja a KKR adminisztrátorhoz, aki a partnernek megküldi a részletfizetési megállapodást. A részletfizetés engedélyezéséről a Jogi Igazgatóságot haladéktalanul értesíteni kell. (A részletfizetési megállapodás mintáját az utasítás 4.e. számú melléklete tartalmazza.) A követeléskezelő a rendszerben folyamatosan nyomon követi, hogy a részletfizetéshez kapcsolódó lejárati határidőket betartja-e a partner. A Pénzforgalmi Könyvelés a befolyásokat a rendelkezésükre bocsátott részletfizetési megállapodás számlarészletezése alapján vezeti össze a számlákkal. A részletfizetési megállapodás hatálya alatt a KKR a partnernek nem küld fizetési felszólítást. Amennyiben a partner nem tartja be a határidőket, a megállapodás érvényét veszíti, ezért a követeléskezelő a partner által teljesített befizetések ellenőrzését követően érvényteleníti azt és erről értesítési a döntéshozót és a partnert. A részletfizetési megállapodás megszűnéséről a KSZK levélben értesítést küld a partnernek (ennek mintáját az utasítás 4.f. számú melléklete tartalmazza) és a Jogi Igazgatóságnak.. A részletfizetési megállapodás megszűnésének következtében a még nyitott követelésre a rendszer kiküldi a soron következő felszólító levelet. Amennyiben megállapítható, hogy a partner a megállapodásnak megfelelően fizette a részleteket, de a befizetések összevezetése nem annak megfelelően történt, a befizetések összevezetésének módosítása mellett a KSZK vezetője engedélyezheti, hogy a megszűnésről szóló levél ne kerüljön kiküldésre. 4.1.1.7. A 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése A követeléskezelő a KKR rendszerben naponta ellenőrzi, hogy mely partnerek esetén telt el 15 nap az 1. szintű felszólító levél kiküldése után úgy, hogy a partner nem reagált és nem is fizetett. Ezen vevők részére elkészíti a 2. szintű felszólító levelet.

700


Ez a felszólító levél tartalmazza az összes lejárt tételt és nemfizetés esetén alkalmazandó jogi lépéseket. Ezek megalapozása érdekében az aláírt, iktatott 2. szintű fizetési felszólító levelet a KSZK tértivevénnyel postázza ki. A tértivevényes kézbesítés adatait a kézbesítési események időrendi sorrendjében a KKR-be be kell rögzíteni (küldemény azonosítója, a kézbesítés jellege és annak adatai). Ha a fizetési felszólítás „Ismeretlen helyre költözött” megjegyzéssel érkezik vissza, a 40.000,- Ft feletti összeget tartalmazó felszólítások esetében: - ha a partner a hivatalos cégjegyzékben szerepel, akkor törvényességi felügyeleti eljárás megindítását kell kezdeményezni a Jogi Igazgatóságnál, - minden más esetben a partner új címét megkísérli lakcím kutatással kideríteni és a felszólítást ismételten kiküldeni. A rendszer a döntéshozók részére a megküldött felszólításokról tájékoztatást küld. A 2. szintű felszólító levél mintáját jelen utasítás 4.g. számú melléklete tartalmazza. Amennyiben a partner a kiküldött fizetési felszólításra reagál (reklamáció vagy részletfizetési kérelem), azt a. 4.1.1. 5. és 4.1.1. 6. pontokban leírtak szerint kell intézni. 4.1.1.8. kiegészítő fizetési felszólítás küldése Amennyiben a 2. szintű felszólítás után (azok teljes körű rendezése nélkül) a partnernek további lejárt követelése keletkezett, a követeléskezelő azok lejárta után 5 nappal kiegészítő felszólítást küld a partner részére. A KSZK naponta kimutatás futtatásával ellenőrzi, hogy a 2. szintű fizetési felszólítás megküldése után a partnernek keletkezett-e új, kiegyenlítetlen tétele. Amennyiben igen, a kiegészítő fizetési felszólítást az üzleti terület értesítése mellett a KSZK megküldi részére. A kiegészítő fizetési felszólítás a korábban reklamált tételek mellett tartalmazza a 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése óta keletkezett követeléseket, valamint a felszólításban szereplő nyitott tételekre a felszólítás elkészülte napjáig számított késedelmi kamatot. A kiegészítő fizetési felszólítás mintáját az utasítás 4.h. számú melléklete tartalmazza. A kiegészítő fizetési felszólítást összeghatárra tekintet nélkül tértivevénnyel meg kell küldeni a nem fizető partner részére. A tértivevényes kézbesítés adatait a kézbesítési események időrendi sorrendjében a KKR-be be kell rögzíteni (küldemény azonosítója, a kézbesítés jellege és annak adatai). Ha a fizetési felszólítás „Ismeretlen helyre költözött” megjegyzéssel érkezik vissza, a 40.000,- Ft feletti összeget tartalmazó felszólítások esetében:

7. szám

- ha a partner a hivatalos cégjegyzékben szerepel, akkor törvényességi felügyeleti eljárás megindítását kell kezdeményezni a Jogi Igazgatóságnál, minden más esetben a partner új címét megkísérli lakcím kutatással kideríteni és a felszólítást ismételten kiküldeni. 4.1.1.9. A lejárt követelések minősítése a) A szerződéskötő szervezetek szerinti döntéshozók minősítése A követeléskezelő a második fizetési felszólítás kiküldése után 15 napig vár arra, hogy a partner megfizesse a tartozását vagy reklamációt nyújtson be. Az eredménytelen fizetési felszólítások után, legkésőbb 3 munkanapon belül a követeléskezelő minősítésre küldi a kinnlévőséget a döntésre jogosult szervezetnek. A minősítendő tételekről a döntéshozók e-mail útján automatikus üzenetet kapnak. A döntéshozó jellemzően a szerződéskötő szervezet szerinti főtevékenységi kör. A szerződéskötő szervezet az alábbi sorrend szerint kerül meghatározásra: - a GIR-ben nyilvántartott követelés főkönyvi számlakombináció szervezet szegmense szerint, - az árbevétel kontírozásban alkalmazott szervezeti kód szerinti döntéshozó, amennyiben az minden számlasorban azonos. - a GIR-ben nyilvántartott vevő szerződésben rögzített tulajdonos szervezet szerint. Amennyiben a döntéshozó a fenti módon nem állapítható meg, a döntéshozó szervezet a Pénzgazdálkodás. Volt munkavállalóval kapcsolatos követelésnél a munkáltatói jogkörgyakorló szervezet a megalapozott döntéshozatalhoz írásban információt kérhet - a munkavállaló személyével kapcsolatos adatokról a Humánszolgáltató Szervezettől (e-mail: [email protected]), - a nyilvántartott követeléssel kapcsolatos további adatokról a követelés számviteli nyilvántartásba vételéhez adatot szolgáltató szervezettől (pl. mobiltelefon költségtúllépés esetén az Infokommunikációs Igazgatóságtól). Jelenlegi munkavállalóval kapcsolatos követelésnél a munkavállalóval kapcsolatos további információ kérhető még a Humánerőforrás Igazgatóság illetékes humánpartnerétől is. Az írásbeli választ a munkáltatói jogkör gyakorló szervezet részére minden szervezetnek 5 munkanapon belül meg kell adni, beleértve a nemleges választ is. A Humánszolgáltató Szervezet és a Humánerőforrás Igazgatóság illetékes humánpartnere felkérés esetén a követelés jogi eljárásához köteles biztosítani a beterjesztendő dokumentumok eredeti példányát. Az alkalmazható és a rendszerből választható minősítési kategóriák:

7. szám


Ø jogi eljárás: A döntéshozó konkrét eljárás típus megadása nélkül választhatja ezt a minősítési kategóriát. A minősítést követően a KKR-be fel kell tölteni a követelésre vonatkozó, rendelkezésre álló dokumentumokat, melyeket a KSZK kiegészít a nála rendelkezésre álló bizonylatokkal, dokumentumokkal. A jogi eljárás megindítását a KSZK ügyiratban kezdeményezi a követelésre vonatkozó valamennyi dokumentum becsatolásával. A Jogi Igazgatóság a rendelkezésre álló valamennyi információ birtokában dönt a jogi eljárás konkrét formájáról. ØEladás (faktorálás): A követelés eladására vonatkozó döntési jogosultságot a hatályos DHL tartalmazza. A KKR-ben történő minősítés előtt az eladást a DHL szerinti döntéshozóval rendszeren kívül kell engedélyeztetni. Az eladást a KKR-ben bejegyzett minősítéssel kell kezdeményezni, melyet a rendszer továbbít a Pénzgazdálkodás részére. Eladásra csak olyan követelést szabad kijelölni, melyet a vonatkozó dokumentációval megfelelően alá lehet támasztani! A követelést alátámasztó bizonylatokat a követeléshez kapcsolódóan a KKR-be fel kell tölteni. ØElengedés: Követelés és a hozzá kapcsolódó késedelmi kamat elengedésénél a hatályos DHL rendelkezései szerint kell eljárni. Az elengedést a KKR-ben bejegyzett minősítéssel kell kezdeményezni, melyet a rendszer továbbít a Pénzgazdálkodás részére. A minősítéshez csatolni kell minden olyan bizonylatot, amely alátámasztja a javaslatot, mint pl. szerződés, partnerrel történt egyeztetések dokumentumai, részletfizetési megállapodás, az elengedési javaslat indoklása stb. ØEgyedi üzleti döntés: A döntéshozó a lejárt követelések értékelése során kivételes esetben, a partnerrel fennálló üzleti kapcsolat értékelését követően hozhat az előzőektől eltérő, egyedi döntést. Ilyen indok lehet a partnerrel fennálló régi kapcsolat, a forgalom jellege miatt a vevő meghatározó nagyságrendű stb. A döntéshozó pl. maga kezdeményezheti a részletfizetés felajánlását, vagy folyamatban lévő és még nem kiszámlázott szállítói teljesítéssel történő kompenzálást. A döntéshozó e minősítési kategóriát minden esetben írásban köteles a pénzügyi igazgató részére megindokolni, aki a döntéseket egyedileg bírálja el és egyben meghatározza e minősítési kategória alkalmazhatóságának határidejét is. Amennyiben a pénzügyi igazgató a döntéshozó felterjesztését nem fogadja el, a döntéshozó ismételten minősíti a lejárt követeléseket. Az ismételt minősítés elvégzésére 10 nap áll a döntéshozó rendelkezésére, amennyiben ezt határidőben nem teszi meg, a KSZK emailben kéri a minősítés mielőbbi elvégzését. A döntéshozóknak a minősítést – melybe beletartozik a döntés meghozatala és a minősítés eredményének KKRben történő dokumentálása – lehetőleg 15, de maximum 30 napon belül el kell végezniük. A minősítésre rendelkezésre álló 15 napos határidő meghosszabbítására csak

701

indokolt esetben, pl. az ügy bonyolultsága, a döntéshozó szervezet területi széttagoltsága esetében van lehetőség. • Amennyiben a főtevékenységi kör sajátosságai (területi széttagoltság, nagy tételszám) miatt a döntéshozó általi felülvizsgálatot a döntés-előkészítők általi előzetes vizsgálat és dokumentumfeltöltés előzi meg, a tevékenységet úgy kell szervezni, hogy az előírt határidőn belül valamennyi feladat végrehajtásra kerüljön. • A döntéshozónak – amennyiben a döntéséhez a DHLben meghatározott jóváhagyás tartozik - úgy kell eljárnia, hogy a rendelkezésére álló határidőn belül minden szükséges jóváhagyást megszerezzen. • A döntéshozónak ellenőrizni kell, hogy a partnerrel kapcsolatosan van-e nyilvántartott biztosíték. A lejárt követelés minősítése mellett ennek felhasználására és feltöltésére vonatkozóan is rendelkeznie kell. Amennyiben a döntéshozó határidőn belül a minősítés eredményét nem közli, a KSZK e-mailben felkéri a mielőbbi pótlásra és szükség esetén személyes egyeztetéssel támogatja a minősítés mielőbbi elvégzését. A KSZK a szerződéskötő szervezet részére a minősítés mielőbbi elvégzése érdekében küldött értesítését másolatban megküldi a főtevékenységi kör vezetésének is. Ezzel egy időben a tételekhez kapcsolódó, rendelkezésükre álló dokumentumokat (jogi eljárás esetén eredeti dokumentumok szükségesek, amennyiben azok rendelkezésre állnak), át kell adni a követeléskezelő részére (szerződés, teljesítésigazolás, elengedés esetén az elengedésről szóló dokumentum), és rendszerben jelölni kell, hogy milyen dokumentumokat adtak át. A döntéshozó emellett a KKR-ben az átadandó dokumentumok megjelölése és csatolása mellett nyilatkozni köteles arról, hogy a rendelkezésére álló dokumentumokat teljes körűen átadásra kerültek. A döntéshozók rögzítik a rendszerben a minősítést, bejelölik, hogy mely dokumentumokat adják át a követeléskezelőnek, és a hiányzó dokumentumok okát szövegesen rögzítik a rendszerben. Kétszintű jóváhagyás esetén a döntéshozó a minősítés jóváhagyása előtt meggyőződik arról, hogy a döntés előkészítők a szükséges dokumentumokat feltöltötték, a hiányzó dokumentumok okát rögzítették a rendszerbe. A követeléskezelő bejegyzi a rendszerbe dokumentumok tényleges beérkezését. b) A pénzgazdálkodás részvétele a minősítésben Eladás: Az eladásra minősített tételekhez a KSZK a KKR-ben döntéshozók által csatolt dokumentumhoz még feltölti a Számvitelnél rendelkezésre álló bizonylatokat, majd a tételt továbbítja a Pénzgazdálkodás részére.

702


7. szám

A Pénzgazdálkodás ellenőrzi a csatolt dokumentumokat. Amennyiben az eladásra vonatkozó döntéshez további információra van szüksége, annak pótlását e-mailben kéri a KSZK-tól illetve a döntéshozótól. A csatolt dokumentumok és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a követelés eladásáról: - Amennyiben egyetért a javaslattal, döntéséről és az eladás várható végrehajtásáról értesíti a KSZK-t és a döntéshozót. - Ha a Pénzgazdálkodás nem ért egyet a követelés eladására vonatkozó javaslattal, a tételt a KSZK és az üzleti terület egyidejű értesítése mellett továbbítja a Jogi Igazgatósághoz a szükséges jogi intézkedések megtétele érdekében.

 Nem fizető partnerekkel szemben felszámolási eljárást indítani csak a partnerrel szerződéses viszonyban lévő valamennyi szervezettel történt fenti egyeztetést követően lehet, valamennyi érintett szervezet jóváhagyását követően. Egységes álláspont hiányában, a MÁV Zrt. pénzügyi érdekeire tekintettel a Jogi Igazgatóság dönthet a felszámolás megindításáról, melynek költségeit a szerződéskötők a nyilvántartott kinnlevőség összegének arányában ebben az esetben is kötelesek viselni. A felszámolási eljárás indítására vonatkozó döntésről a Jogi Igazgatóság értesíti a KSZK-t, aki az eljárás megindításához a jelen utasítás 4.13. fejezetében leírt feladatokat hajtja végre. A követelések minősítésének folyamatábráját az utasítás 11. számú melléklete tartalmazza.

Elengedés:

4.2. behajthatatlan követelések leírása a sztv. alapján

Az elengedésre minősített tételekhez a KSZK a KKRben döntéshozók által csatolt dokumentumhoz még feltölti a Számvitelnél rendelkezésre álló bizonylatokat, majd a tételt továbbítja a Pénzgazdálkodás részére. A Pénzgazdálkodás értékeli a csatolt dokumentumokat és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a követelés elengedéséről: - Amennyiben egyetért a javaslattal, intézi a DHL szerinti jóváhagyást. - Ha a Pénzgazdálkodás nem ért egyet a javaslattal, más minősítésre tesz javaslatot. A minősítési kategóriának megfelelően intézi a követelés további rendezését. c) A jogi Igazgatóság részvétele a minősítésben A Jogi Igazgatóság az előzetes minősítéseket követően részére továbbított tételeknél ellenőrzi a rendelkezésre álló dokumentumokat. Amennyiben a konkrét jogi eljárás meghatározásához további információra van szükség, annak pótlását e-mailben kéri a KSZK-tól illetve a döntéshozótól. A csatolt dokumentumok és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a konkrét jogi eljárásról és erről tájékoztatja az érintetteket. - Ha a Jogi Igazgatóság a feltételek értékelését követően fizetési meghagyás vagy peres eljárás indítását tartja indokoltnak, döntéséről értesíti a KSZK-t. A KSZK a követelésre vonatkozó dokumentumokat ügyiratba helyezi és a választott eljárás lefolytatására átadja a Jogi Igazgatóságnak. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. A tétel státuszát a KKR-ben a választott jogi eljárásnak megfelelően módosítja. Amennyiben a Jogi Igazgatóság felszámolási eljárás megindítását javasolja, a KSZK az eljárási illeték és a közzétételi költségtérítés viselésére vonatkozó nyilatkozattal kéri a döntéshozó szervezetek egyetértését a felszámolási eljárás megindításához.

Ha a nyitott követeléssel kapcsolatosan fennáll a Sztv. 3. § (3) bekezdés 10. pontjában vagy a MÁV Zrt. hatályos értékelési szabályzata szerint a behajthatatlanságra vonatkozó bármely feltétel, a kinnlévőség kezelésben részt vevő szervezet, amely a feltételek fennállását észleli, köteles a követelés leírását a Számviteli Szervezetnél ügyiratban kezdeményezni. A DHL-ben meghatározott jóváhagyás megszerzését és a tétel rendezését a követelés analitikus nyilvántartása szerinti illetékes szervezet intézi (ld. 2.2. pont). A cégnyilvántartásból törölt cégekkel szemben nyilvántartott követelések leírását külön jóváhagyás nélkül, a Számviteli Szervezet vagy a Könyvelés vezetőjének engedély alapján kell elvégezni. 4.3. A folyamatba épített kontrollok A KSZK köteles figyelemmel kísérni a teljes behajtási folyamatot, a végrehajtás pillanatnyi státuszától függetlenül. A behajtási folyamatban meghatározott végrehajtási határidők betartása érdekében a VEZINFO a következő ellenőrző kimutatásokat állítja elő: • A KSZK vezetője és kinnlévőség kezeléssel foglalkozó kijelölt munkatársai naponta kapnak adatszolgáltatást azokról a tételekről, ahol az előírt határidő túllépésre került. A tételeket kötelesek áttekinteni és a késést okozó szervezet értesítésével intézkedni abban az esetben, ha a határidő túllépése nem indokolt. • A KSZK, a Könyvelés, a Számviteli Szervezet, a Pénzgazdálkodás és a Pénzügyi Igazgatóság vezetői 15 naponta kapnak partnerenkénti tételes tájékoztatást a MÁV Zrt. szállítói és vevői tételeiről, azok korstruktúra szerinti összetételéről, az esetleges behajtási folyamat pillanatnyi státuszáról, valamint a behajtási folyamatban érintett tételek döntéshozónként megoszlásáról. A kapott adatszolgáltatás alapján a számviteli nyilvántartásban vagy a kinnlévőség kezelésben feltárt eltérések

7. szám


felszámolása érdekében valamennyien kötelesek haladéktalanul intézkedni (pl. elhúzódó minősítések esetén a pénzügyi igazgató nevében fel kell szólítani az illetékes főtevékenységi kör vezetőjét stb.). 4.4. A késedelmi kamatszámítás alapelvei A vevő partnerek késett fizetéséből adódó finanszírozási hátrányok csökkentése és a fizetési fegyelmük javítása érdekében a MÁV Zrt. a vonatkozó jogszabályok és a szerződésben rögzített feltételek alapján késedelmi kamat megfizetését kéri. A késedelmi kamatkövetelés közlésének és bekövetelésének módja a következő: 1. Az esedékességig ki nem egyenlített számlákról jelen utasításban szabályozott módon fizetési felszólítást kell kiküldeni (1. szintű, 2. szintű és kiegészítő fizetési felszólítás). Mindhárom fizetési felszólítás tartalmazza a dokumentum kiállítása napjáig terjedően a nyitott tételekre számított késedelmi kamatot. A kamatkalkulációt a VEZINFO a fizetési felszólítás elkészítésével egyidejűleg, automatikusan végzi. A fizetési felszólítás tartalmaz még egy figyelmeztetést is arra vonatkozóan, hogy a számlák pénzügyi rendezése után kamatszámla kerül kiállításra és megküldésre. A kamatkalkuláció alapján a GIR-ben késedelmi kamatkövetelés nem kerül rögzítésre. 2. A lejárt számlák megfizetését követően negyedévente a KSZK a GIR-ben lefuttatja a MÁV – késedelmi kamat kimutatást, amely valamennyi kiegyenlített tételre vonatkozóan elvégzi a késedelmi kamatszámítást (teljes és részkiegyenlítés egyaránt). A kimutatáson szereplő tételeket a KSZK köteles tételesen felülvizsgálni a kamatszámítás jogosságát és megfelelőségét illetően. A felülvizsgált késedelmi kamatokról a GIR Kinnlévőség modulban a partner nevére szóló számla készül. A késedelmi kamatszámlákat minden negyedév végét követő 30 napon belül kell a partnerek részére megküldeni. A kamatszámlán megkülönböztetésre kerül a partner által a fizetési felszólítás alapján pénzügyileg már rendezett és a még megfizetendő kamat. Ettől eltérő - Az 5.000,- Ft-ot el nem érő késedelmi kamatkövetelések, melyekről negyedévente nem készül kamatszámla. Amennyiben a késedelmi kamat összege a következő negyedévek valamelyikében a követelés elévülésének időpontjáig ezt az összeghatárt átlépi, a kamatszámlát a partnernek ki kell küldeni. - A MÁV Zrt. konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalatai részére a kamatszámlákat az intercompany egyeztetésekre tekintettel a negyedévet követő hónapban a GIR Kinnlévőség modul zárásáig akkor is ki kell küldeni, ha a kamatszámla alapját képező tételek teljes körű felülvizsgálatát nem sikerült elvégezni. - Évente egyszer, az egyenlegközlők kiküldésével együtt valamennyi 1000,- Ft-on felüli késedelmi kamatra vonatkozó számlát ki kell küldeni. Ha a partner a fizetési felszólítás alapján korábban már

703

fizetett nyitott tételekre számított késedelmi kamatot, a pénzügyileg rendezendő összegből a korábban már megfizetett késedelmi kamatot le kell vonni. Ennek eljárásrendje a következő: - A Pénzforgalmi Könyvelés (lakóingatlanok hasznosításával kapcsolatos követeléseknél az Ingatlan Könyvelés) a befolyt kamatokat hozzá nem rendelt befolyásként rögzíti úgy, hogy a tranzakciónál a „hivatkozási szám” mezőbe a „KAMAT/dátum” bejegyzést teszi. - A kamatszámla kiállításakor a számla könyvelője a Nem hozzárendelt befolyások listája alapján beazonosítja a fizetési felszólítások alapján a partner által megfizetett kamatösszegeket és erről e-mailben értesíti a Pénzforgalmi Könyvelést. - A Pénzforgalmi Könyvelés a szükséges összevezetéseket elvégzi. 4.5. A MÁV zrt. többségi tulajdonában álló társaságokkal szemben fennálló határidőn túli követelések kezelése 4.5.1. A követelések naprakész nyilvántartásának biztosítása, fizetési felszólítás kiküldése Jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a MÁV Zrt. többségi tulajdonában álló társaságokkal szemben nyilvántartott valamennyi követelés esetében, függetlenül attól, hogy a követelés mely döntéshozó szervezethez rendelhető. (Az érintett leányvállalatok listáját az utasítás 3. számú melléklete tartalmazza.) A leányvállalatokkal kapcsolatos kinnlévőség kezelés szabályai: • A MÁV Zrt. többségi tulajdonában álló társaságot a felszólítási folyamatból kiemelni nem lehet. • A fizetési felszólítások kiküldése előtt végrehajtandó rendezések megegyeznek a kinnlévőség kezelés általános folyamata 4.1.1. pontjában leírtakkal. A rendezés során a kompenzálási lehetőségek feltárását, majd a kompenzálás végrehajtását minden esetben kezdeményezni kell, és a partner jóváhagyása esetén a nyilvántartott követelés rendezését haladéktalanul el kell végezni. • A társaságok részére a fizetési felszólításokat nem folyamatosan, a 15 napon túl lejárt tartozások keletkezését követően kell futtatni, hanem havonta egyszer, 20-án vagy az azt követő első munkanapon valamennyi, az előző havi felszólítás óta keletkezett, de legalább 15 napja késett követelésre kell elkészíteni és kiküldeni. A soron következő fizetési felszólítást az előzőben szereplő tételek rendezésétől függetlenül mindig el kell készíteni és ki kell küldeni. • A fizetési felszólítások szövege minden esetben azonos. Ennek mintáját az utasítás 5. számú melléklete tartalmazza. • A leányvállalatok részére a fizetési felszólítások ki-

704


küldése összeghatárra tekintet nélkül nem tértivevénnyel történik. • A partner reklamációjának kezelése megegyezik az általános folyamat 4.1.1.5. pontjában leírtakkal. • A partner részletfizetési kérelmének kezelése – beleértve az alkalmazandó levélmintákat is – megegyezik az általános folyamat 4.1.1. 6. pontjában leírtakkal. • Amennyiben a leányvállalat a kinnlévőség kezelési folyamat során - számláit reklamálja, - részletfizetési kérelmet nyújt be vagy - ha számlái kompenzálásra lettek kijelölve, a KSZK a tételeket a KKR-ben a státuszának megfelelő jelöléssel látja el. A fizetési felszólításon a jelölt tételekhez megjelenik annak státusza is. 4.5.2. A nyitott követelések rendezése Ha a fizetési felszólításon szereplő tételek a fizetési felszólítás keltétől számított 45 napon belül nem kerülnek kiegyenlítésre, a Pénzgazdálkodás a rendszer automatikus értesítése alapján, a KSZK tételhez való hozzáférésének megtartása mellett belép a rendezésbe. A Pénzgazdálkodás a követelések mielőbbi rendezése érdekében: • közvetlenül egyeztet a leányvállalattal és • szükség esetén felveszi a kapcsolatot az ügyben érintett MÁV szervezeti egységekkel, a szerződéskötő szervezetekkel, Beszámolókészítéssel stb. A rendezés során keletkező dokumentumokat a Pénzgazdálkodás feltölti a KKR-be. A Pénzgazdálkodás egyeztetése eredményeként végrehajtandó rendezésekről a KKR-be tett bejegyzés útján értesíti a Számvitel illetékes ügyintézőjét, melyről a KKR e-mail üzenetet küld. 4.6. Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos kinnlévőségek kezelése Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos követelések kiszámlázását a Számviteli Szervezet Ingatlan Könyvelés, a határidőn túli követelések kezelésével kapcsolatos, a Számvitel hatáskörébe tartozó feladatok végzését a KSZK végzi. A kinnlévőség kezelés sajátosságai a következők: • A bérleti szerződések és a hozzá kapcsolódó kiegészítő (közüzemi) szerződések kötésében több szervezet vesz részt: - az IGI és területi szervezetei, - a hatályos ingatlanhasznosítási és ingatlanrendezési tevékenységre vonatkozó megbízási szerződés alapján a MÁV VK, - valamint a MÁV Zrt. IGI-n kívüli más szervezete, mint a Központi Energiagazdálkodás. Minden olyan tétel esetén, amelyre vonatkozóan a szerződéskötés más szervezet hatásköre, ugyanakkor a költ-

7. szám

ségek és bevételek tervezése az IGI hatáskörébe tartozik, a szerződéskötő szervezet köteles megküldeni a szerződések másolatát az IGI illetékes területi központja részére és a MÁV VK illetékes területi központja részére. • A fentiek következtében a határidőn túli követelések minősítését az IGI területi központjai és a MÁV VK területi központjai megosztva végzik. • Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos kinnlévőségek kezelésénél az általános szabályok mellett az ingatlanbérletre vonatkozó jogszabályokat is figyelembe kell venni, melynek következtében az általánostól lényegesen különböző eljárásrendet kell kialakítani. • Az üzleti célú ingatlanbérleti szerződések jelentős hányada tartalmaz a pénzügyi biztosítékok nyújtására vonatkozó rendelkezéseket, ezért jelen fejezetben a kinnlévőség kezelés során alkalmazandó intézkedések mellett megadjuk a pénzügyi biztosítékok felhasználásának szabályait is. • Mivel a bérleti szerződések jogszerű felmondása érdekében a fizetési felszólítások megküldésének bizonyíthatósága kiemelt jelentőséggel bír, a fizetési felszólításokat minden esetben, összeghatártól függetlenül tértivevénnyel kell megküldeni úgy, hogy biztosítani kell a levél kiküldésére és átvételére vonatkozó adatok nyilvántartását (átvétel dátuma, a kézbesítés eredményére vonatkozó információk). Jelen fejezetben nem szabályozott kérdések esetében az utasítás 4.1.1. fejezete szerinti általános eljárásrend szerint kell eljárni. 4.6.1. pénzügyi biztosítékok Az ingatlanbérleti szerződésekben a következő pénzügyi biztosítékok kerülnek alkalmazásra (felhasználásuk sorrendjében): I. Beszedési megbízás II. Kaució (óvadék) III. Bankgarancia A pénzügyi biztosítékok nyújtásának és felhasználásának szabályairól mindig az ingatlanbérleti szerződésben kell megállapodni. • A beszedési megbízás érvényesítésére vonatkozó felhatalmazói levél eredeti példányát a bérlő köteles a szerződéskötéskor a szerződéskötéskor eljáró rendelkezésére bocsátani, aki a dokumentumot a szerződés egy eredeti aláírt példányával együtt köteles megőrizni. A partnertől meg kell követelni, hogy valamennyi bankszámlájára vonatkozóan adjon felhatalmazói levelet, melyet a szerződéskötéskor a hatályos cégkivonattal egyeztetve MÁV VK ellenőrzi. Csak olyan felhatalmazói levél fogadható el, melyen sem a beszedési megbízás felső értékhatára, sem a sorba állítás időtartama nincs külön meghatározva. Ezen túl a MÁV VK évente legalább egyszer köteles ellenőrizni, hogy

7. szám


az érintett partnerek valamennyi élő bankszámlájára vonatkozóan álljon rendelkezésre felhatalmazói levél. Amennyiben eltérést tapasztal, a szerződés vonatkozó pontjára hivatkozva felszólítja a partnert a soron kívüli pótlásra. A beszedési megbízás érvényesítését a Pénzgazdálkodás minden esetben csak a szerződéskötő szervezet (MÁV VK) kezdeményezése alapján végzi. Ha van beszedési megbízás, azt a KKR-ben fel kell tüntetni, be kell szkennelni. • Az óvadék (kaució) összegének egyedi szerződésekhez rendelt nyilvántartását a felhasználásra és feltöltésre vonatkozó információkkal együtt a MÁV VK végzi az MTR IGM rendszerben. Az óvadék (kaució) összegének partnerenkénti és szerződésenkénti nyilvántartását az Ingatlan Könyvelés vezeti. Ha az Ingatlan Könyvelés a bankszámla forgalom feldolgozása során új vagy korábban kötött szerződéshez kapcsolódó óvadék (kaució) jóváírását észleli, erről a bankszámla kivonat másolat megküldésével együtt haladéktalanul köteles értesíteni a MÁV Vagyonkezelő Zrt-t, aki az ingatlanbérleti szerződés adatai között ezt a tényt nyilvántartásba veszi. A MÁV Zrt. az óvadékot (kauciót) jellemzően a bérleti szerződés felmondása esetén az ingatlan visszavételét követően vagy más indokolt esetben használja fel a bérlő fennálló tartozásai illetve a bérleményben okozott károk helyreállítására. Az óvadék (kaució) felhasználása illetve a MÁV rendelkezésére bocsátott összeg feltöltése mindig a MÁV VK rendelkezése alapján történik. A MÁV VK a bérlőnek küldött rendelkezésének másolatát mindig köteles haladéktalanul megküldeni az Ingatlan Könyvelés részére is. • A szerződéskötés során a MÁV Zrt. által előzetesen meghatározott követelményeknek megfelelő bankgarancia fogadható el. A bankgarancia elfogadásának és átvételének menete a következő: - A szerződéskötő szervezet még a bankgarancia kiadása előtt annak szövegtervezetét e-mailen megküldi a Pénzgazdálkodás részére ([email protected]), amely azt a Jogi Igazgatóság bevonásával felülvizsgálja. Az elfogadásról öt munkanapon belül e-mailben értesíti a szerződéskötő szervezetet, melyet követően a bankgarancia véglegesíthető. Ha a bankgarancia nem elfogadható, a Pénzgazdálkodás írásban (e-mail) jelzi a hiányosságokat/módosításokat és kéri azok pótlását/átvezetését. Az utóbbi esetben a bankgarancia szövegtervezetének kiadás előtti ismét meg kell küldeni a Pénzgazdálkodás részére felülvizsgálat céljából. - A Pénzgazdálkodás jóváhagyását követően a Bérlő elkészítteti bankjával a végleges bankgarancia eredeti példányát, azt átadja a szerződéskötő szervezetnek, aki azt továbbítja a Pénzgazdálkodásnak. - A Pénzgazdálkodás a kapott bankgaranciát a kibocsátó bank bevonásával ellenőrzi és az ellenőrzés eredményéről tájékoztatja a szerződéskötő szervezetet. Nem megfelelés esetén a Pénzgazdálkodás írásban jelzi a

705

pótlandó hiányosságokat/megteendő módosításokat a szerződéskötő szervezet részére. A javított bankgaranciát a kibocsátó bank bevonásával ismét felül kell vizsgálni. - A felülvizsgált és elfogadott bankgaranciák eredeti példányait a Pénzgazdálkodás tárolja, nyilvántartja és kezeli. 4.6.2. A biztosíték érvényesítésének menete a következő: Beszedési megbízás: - Amennyiben a nem fizető partnerrel kapcsolatosan a MÁV Zrt. rendelkezik pénzügyi biztosítékkal, és a fennálló üzleti kapcsolat jellege alapján indokolt annak felhasználása, a MÁV VK dönt arról, hogy a rendelkezésre álló biztosítékok hogyan kerüljenek felhasználásra. A döntésről értesíti az eljárás lefolytatására felhatalmazott Pénzgazdálkodást. Az értesítésben egyértelműen meg kell adnia, hogy a biztosítékot mely számlák kiegyenlítésére kell felhasználni. - Amennyiben a partnernek több bankszámlájára vonatkozóan rendelkezésre áll meghatalmazó levél, valamennyi bankszámla ellen a határidőn túli követelés teljes összegére kell a beszedési megbízást benyújtani. - A felhasználható pénzügyi biztosítékkal rendelkező partnerek beazonosítását és annak felhasználására vonatkozó rendelkezés kiadását az 1. szintű fizetési felszólító levélben foglalt fizetési határidő lejártát és a MÁV VK erről történő értesítését követő 2 munkanapon belül el kell végezni. - A MÁV VK hivatalos levélben rendelkezik a Pénzgazdálkodás részére a beszedési megbízás alkalmazásáról. (Hivatalos levél megküldésének minősül az aláírt levél szkennelt verziójának elektronikus megküldése a Pénzgazdálkodás részére, az aláírt eredeti levél postai úton történő megküldése mellett.) A hivatalos levélnek tartalmaznia kell az alábbiakat: • A beszedendő összeg és annak számlák szerinti bontása, • A beszedés célzott bankszámlaszámai, • A beszedések ismétlésének száma, • Beadás gyakoriságának meghatározása (hetente, naponta) (nem lehet rövidebb, mint a sorbanállási idő), • A beszedési megbízáson meghatározott sorbanállási idő, • A beszedési megbízások bank által hitelesített példányának másolata. - A Pénzgazdálkodás a döntésről szóló értesítés kézhezvételét követő 2 (kettő) munkanapon belül kiállítja az első beszedési megbízást és benyújtja a banknak, majd tett intézkedéseiről haladéktalanul értesíti a MÁV Vagyonkezelő Zrt-t és az Ingatlan Könyvelést. - Az Ingatlan Könyvelés soron kívül értesíti a Pénzgazdálkodást beszedési megbízás alapján történő jóváírásról

706


- A Pénzgazdálkodás a beszedési megbízás ismételt benyújtásakor csökkenti a jóváírt összeggel a MÁV VK által meghatározott eredeti összeget. - Az utolsó beszedési benyújtását követően a Pénzgazdálkodás szintén értesítést küld a MÁV VK és az Ingatlan Könyvelés részére. - Ha a megbízás teljesül, arról az érintettek a partner számláinak lekérdezésével értesülnek (GIR, VEZINFO). - Ha a partnertől a nyilvántartott tartozásnál nagyobb összeg kerül bekövetelésre, a KSZK közvetlenül egyezteti vele, hogy a túlfizetést hogyan kell kezelni (hozzávezetni más számláihoz, visszautalni). Bankgarancia: - Amennyiben a beszedési megbízások nem vezettek eredményre – figyelembe véve a Pénzgazdálkodás utolsó benyújtásról szóló értesítését, a sorbanállási időt és a befolyás 3 munkanapos könyvelési időigényét - a MÁV VK 1 munkanapon belül rendelkezik a bérlő bankgaranciájának érvényesítéséről és írásban hivatalosan felkéri a Pénzgazdálkodást a nála letétbe helyezett bankgarancia érvényesítésére. Az értesítésben egyértelműen meg kell adnia, hogy a biztosítékot mely számlák - A Pénzgazdálkodás a bankgarancia érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket 5 (öt) munkanapon - A Pénzgazdálkodás a döntésnek megfelelően tett intézkedéseiről haladéktalanul értesíti a MÁV VK-t és a Számvitelt. - Ha a megbízás teljesül, arról az érintettek a partner számláinak lekérdezésével értesülnek (GIR, VEZINFO). - Amennyiben a bankgarancia felhasználásra kerül, a MÁV VK az erről szóló írásos (e-mail) értesítését követő 10 munkanapon belül intézkedik annak megújításáról. Óvadék (kaució) Az óvadékot (kauciót) a MÁV Zrt. jellemzően a bérleti szerződés felmondásakor használja fel a bérlő tartozásainak kiegyenlítésére és a bérleményben keletkezett károk felszámolásához. A szerződéses kapcsolat lezárása során a partnerrel fennálló üzleti kapcsolat értékelését követően, 2 munkanapon belül a MÁV VK dönt a rendelkezésre álló óvadék (kaució) felhasználásáról vagy visszautalásáról: - Amennyiben a nyilvántartott óvadékot (kauciót) számlával kell összevezetni, erről a MÁV VK e-mailben értesíti az Ingatlan Könyvelést. A rendelkezésben egyértelműen meg kell adni, hogy a biztosítékot mely számlák kiegyenlítésére kell felhasználni. A biztosítékot a bérlő valamennyi kiegyenlítetlen számlájának kiegyenlítésére kell felhasználni. Amennyiben ez nem lehetséges, abban az esetben elsősorban költség, kamat, majd tőketartozásra kell elszámolni. A tőketartozások közül először a régebbi tartozásokat kell kiegyenlíteni. - Ha a nyilvántartott óvadék (kaució) visszautalásra

7. szám

kerül a partnernek, egyértelműen meg kell adni a partner bankszámlájának számát. Az Ingatlan Könyvelés a döntésnek megfelelően végrehajtja a rendezést és erről értesíti a MÁV VK-t. A rendezésről az érintettek a partner számláinak lekérdezésével értesülnek (GIR, VEZINFO). 4.6.3. Az 1. szintű fizetési felszólítás kiküldése A nyilvántartások naprakészségének biztosítása és a 15 napon túl lejárt vevőállomány vizsgálata jelen utasítás 4.1.1. fejezete szerinti általános eljárásrend szerint történik, azzal a különbséggel, hogy a bérleti díjakkal kapcsolatosan a nem hozzárendelt befolyások ellenőrzését, rendezését, pénzügyi biztosítékok felhasználásának könyvelését, valamint a jóváírások számlához való vezetését az Ingatlan Könyvelés végzi. Az 1. szintű fizetési felszólítás elkészítése és nyomtatása ugyancsak az általános szabályok szerint történik. Amennyiben egy fizetési felszólítás tartalmaz olyan tételt, mely az IGI döntési kompetenciájába tartozik, a KKR a partner részére jelen utasítás 6.a. számú mellékletében szereplő fizetési felszólítást készíti el. A fizetési felszólítás felhívja a figyelmet arra, ha a bérlő tartozását 8 napon belül nem egyenlíti ki, bérleti szerződése felmondásra kerül. A KKR a fizetési felszólítás megküldéséről automatikus üzenetet küld a szerződéskötő szervezeteknek, köztük a MÁV Vagyonkezelő Zrt-nek, aki az ingatlanbérleti szerződésekről vezetett nyilvántartás alapján beazonosítja, hogy a felszólítottak közül mely partnereknél rendelkezik pénzügyi biztosítékkal. Az 1. szintű fizetési felszólítás felszólításban a bérlő részére rendelkezésre álló fizetési határidő eredménytelen elteltét és a MÁV VK erről történő értesítését követően haladéktalanul meg kell kezdeni a pénzügyi biztosítékok érvényesítését. A KSZK a fizetési felszólítás postázásával egyidejűleg bejegyzi a tértivevény számát és a kiküldés dátumát a KKR-be, majd a tértivevény visszaérkezésekor az átvételre vonatkozó adatokat (átvétel dátuma, a kézbesítés eredményére vonatkozó információk). A fizetési felszólítás kézbesítésével kapcsolatban a következő esetek fordulhatnak elő: a) A címzett átvette a levelet és a tértivevény visszaérkezett. A KSZK a KKR erre kifejlesztett mezőjébe felveszi a kézbesítés dátumát. b) A címzett nem vette át a levelet, de a tértivevény visszaérkezett: a kézbesítés napja az a nap, amikor a posta a levél visszaküldését elrendelte. A KSZK az előzőek szerint a KKR-be rögzíti az információt. c) Ha nem érkezett vissza a tértivevény, akkor a partner részére a 2. szintű fizetési felszólítást is tértivevénnyel kell kiküldeni.

7. szám


d) A levelet „Címzett ismeretlen” megjelöléssel a posta visszaküldi. Amennyiben a tartozás a fizetési felszólításon megjelölt határidőig nem kerül kiegyenlítésre, a kézbesítés időpontját követő 9. napon a MÁV VK illetékes területi központja a KKR-ből lekérdezi az érintett partnerek tételeit, majd ezt követően a pénzügyi biztosítékok felhasználására vonatkozó információk figyelembe vételével intézkedik a szerződés – szükség esetén közjegyzői okiratba foglalt – felmondásáról és az ingatlan visszavételéről az 1. szintű felszólító levél kézbesítését követő 10. naptári napig. Az intézkedéséről értesítést küld az Ingatlan Könyvelésnek (közjegyzői okiratba foglalt felmondásra abban az esetben van szükség, ha a bérlő a kiürítést közjegyzői okiratban vállalta). 4.6.4. A partner reklamációjának kezelése Az 1. szintű fizetési felszólítás alapján a partner reklamációját - az ingatlan bérleti díjtartozással kapcsolatban csak a MÁV VK illetékes területi központjának, - közüzemi díjtartozással kapcsolatban Ingatlankezelési Szolgáltató Egység illetékes területi központjának címezve küldheti meg. A MÁV VK és az ISZE illetékes területi központjai kivizsgálják a bérlő reklamációját. Amennyiben a reklamáció jogos és az a számlázást is érinti, a vonatkozó dokumentumokat mellékelve továbbítja az Ingatlan Könyvelés részére, Ha a reklamációt a bérlő a Számviteli Szervezet részére közvetlenül küldi meg, azt előzetes felülvizsgálat után kell a téma szerinti illetékes szervezet részére megküldeni. Az Ingatlan Könyvelés a kapott dokumentumok alapján elvégzi a szükséges rendezéseket (pl. jóváíró számla kiállítása). A reklamációk alapján a rendezést lehetőleg a 2. szintű fizetési felszólítás kiküldését megelőzően el kell végezni. 4.6.5. Részletfizetési kérelmek intézése A bérlők részletfizetési kérelmeit a KSZK a 4.1.1.6. fejezet szerinti általános szabályok szerint intézi. 4.6.6. A 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése Ingatlant érintő tételek esetében – függetlenül a MÁV VK eljárásától – a KSZK az általános szabályok szerint kiküldi a 2. szintű felszólítást. A küldendő 2. szintű fizetési felszólítás mintáját az utasítás 6.b. számú melléklete tartalmazza.

707

4.6.7. kiegészítő fizetési felszólítás küldése Ingatlant érintő tételek esetében – függetlenül a MÁV VK eljárásától – a KSZK az általános szabályok szerint küldi ki a kiegészítő felszólítást. A felszólítás megegyezik a 4.h. számú mellékletben szereplő mintával. 4.6.8. A lejárt követelések minősítése Ha a partner a második fizetési felszólítás kiküldését követő 15 nap elteltével nem rendezi tartozását, a partnerrel fennálló szerződéses viszony jellegétől függően a következőképpen kell eljárni: a. Hatályos bérleti szerződés fennállása esetén, melyhez kapcsolódhat közüzemi szerződés is A KSZK a partner nyitott tételeit a MÁV VK illetékes területi központjához irányítja minősítésre. A követelések minősítésének előkészítését a KKR-ben döntés-előkészítő jogosultsággal rendelkező munkatársak végzik, akik a szerződéses kapcsolat sajátosságai mellett kötelesek azt is vizsgálni, hogy a bérlő a szerződés felmondását követően visszaadta-e az ingatlant. • Ha a bérlő az ingatlant visszaadta, a követelés minősítését az általános szabályok szerint kell elvégezni. • Ha a bérlő az ingatlant nem adta vissza, a döntés-előkészítő által javasolható minősítés csak a peres eljárás lehet (kiürítési per kezdeményezése). A döntés-előkészítő mindkét esetben köteles feltölteni a minősítendő tételekhez tartozó valamennyi dokumentumot és megjegyzésként fel kell tüntetnie a bérlemény visszaadására vonatkozó információt is. Amennyiben valamely dokumentum nem áll rendelkezésre, azt is köteles a megjegyzés rovatba beírni. Az előkészítés után a minősítendő tételeket átadja a MÁV VK KKR-ben döntéshozó jogosultsággal rendelkező munkatársainak, akik a felterjesztett döntési javaslatot - jóváhagyás nélkül visszairányítja a döntés-előkészítőhöz úgy, hogy megjegyzés rovatban feltünteti a jóváhagyás visszautasításának okát, vagy - jóváhagyja az erre a célra szolgáló mezőben jelölve. A követelés minősítését a döntés-előkészítőnek és a döntéshozónak úgy kell elvégezni, hogy a minősítésre rendelkezésre álló határidőn belül valamennyi vonatkozó dokumentumot fel kell tölteni illetve az előkészített javaslat jóváhagyására is sor kerüljön. Ha a bérlő a tartozását megfizette, de a bérleményt nem adta vissza a MÁV Zrt-nek, az IGI az ingatlan visszavételét ismételten megkísérli. Amennyiben a visszavétel nem járt sikerrel, kiürítési pert az IGI ügyiratban KKRen kívül, közvetlenül kezdeményezi a Jogi Igazgatóságnál.

708


7. szám

b. Önálló közüzemi szerződésekkel kapcsolatos követelések kezelése

4.7. MÁV zrt. által bérbeadott lakásokkal kapcsolatos kinnlévőségek kezelése

A MÁV Zrt. kizárólag vízi közmű szolgáltatást nyújt az idegen tulajdonban lévő ingatlanok fogyasztói részére.

A MÁV Zrt. által bérbeadott lakásokkal kapcsolatos bérleti díj és közüzemi díj követelések nyilvántartását és a határidőn túli követelések kezelésével kapcsolatos, a Számvitel hatáskörébe tartozó feladatok végzését teljes körűen az Ingatlan Könyvelés végzi.

A MÁV Zrt. - a jogszabályoknak megfelelően – nem nyújt energia (gáz, villany, távhő) továbbadási szolgáltatást az idegen tulajdonban ingatlanokban található fogyasztók részére. Kivételt képeznek ez alól a MÁV Zrt által értékesített lakások, melyek esetében továbbra is MÁV hálózatról biztosított az energia ellátás. A kinnlévőség kezelés során az általános eljárásrendnek megfelelően kell eljárni úgy, hogy a vízi közmű szerződés felmondása és a vízi közmű szolgáltatás korlátozása esetén az alábbi eljárás követendő: Vízi közmű szolgáltatással kapcsolatban felmerülő feladatok ellátása az IGI ISZE hatáskörébe tartozik. III.1. Ivóvízhez kapcsolódó szerződésből származó követelések esetén az alábbi két típusú követelést különböztetjük meg: III.1.a. Termelési ivóvízhez kapcsolódó szerződésből származó követelések kezelése esetén a III.2. pontban foglaltak az irányadóak. III.1.b.Tényleges ivóvízhez kapcsolódó szerződésből származó követelések kezelése esetén az Ingatlankezelési Szolgáltató Egység illetékes területi központja intézkedik az ivóvíz szolgáltatás korlátozásáról a jogszabályoknak és az egyedi vízi közmű szerződés feltételeinek megfelelően. III.2. Technológiai vízi közmű szerződésből eredő követelések esetén ISZE illetékes területi központjai egyedileg áttekintik az ide vonatkozó jogszabályi korlátozásokat és az egyedi vízi közmű szerződés feltételeit. Ezek figyelembe vételével – a jogszabályi és szerződéses rendelkezések keretei között – az illetékes területi központ felmondja a vízi közmű szerződést. Az egyes vízi közmű szerződések alapján nyújtott teljesítmények a számviteli rendszerben történő megkülönböztetéséhez a szerződést kezelő szervezetek adatot szolgáltatnak (technológiai víz, tényleges ivóvíz) az Ingatlan Könyvelés részére. Ezen tényt a KKR-ben rögzítik partnerenként – és ahol szükséges – tételenkénti bontásban a megjegyzés rovatok kitöltésével.

A kiszámlázást alátámasztó adatok rögzítése és feldolgozása, majd a lakóknak küldendő számlák előállítása a GIR-hez interfésszel kapcsolódó Lakbérnyilvántartó Rendszerben történik. A Lakbérnyilvántartó Rendszer a bérlőnként és jogcímenként előállított számlák adatait elektronikusan adja át a GIR Kinnlévőség modulnak. A lakókkal kapcsolatos valamennyi követelés analitikus nyilvántartása a GIR Kinnlévőség modulban történik. A bérbeadott lakásokkal kapcsolatos, határidőn túli követelések kezelése a KKR-ben, a többi vevő tételtől elkülönítetten történik. Az elkülönítés a lakók egyedi vevők egyedi partner kategóriába sorolásával valósul meg: a lakásbérleti szerződéssel rendelkező vevőket LAKÓ kategóriába sorolva kell a vevő partnerek között nyilvántartásba venni. 4.7.1. A lakóknak küldendő fizetési felszólítások általános szabályai a következők: 1) A lakáshasználattal kapcsolatos bérleti és közüzemi díjak kiszámlázása havonta egyszer, a kapcsolódó adatok feldolgozását követően történik. A tárgyhavi számlákat az Ingatlan Könyvelés az ÁFA-zárást követően állítja elő és küldi ki a lakóknak úgy, hogy annak esedékessége a tárgyhó utolsó napjára esik. Mivel a számlák esedékessége azonos időpontra esik, a lakókkal kapcsolatos felszólítások kiküldése nem folyamatosan, hanem havonta ütemezett módon történik. A számlák esedékessége minden esetben a tárgyhó utolsó napjára esik. A fizetési felszólításokat a tárgyhóban kiküldött számlák esedékességétől számított 16. napon, azaz a tárgyhót követő hónap 16-án kell futtatni. Annak érdekében, hogy a nyilvántartásban a lakó tartozásának pontos összege szerepeljen, a következő rendezéseket el kell végezni: • Naprakészen el kell végezni a befizetések és munkabérből történt levonások feldolgozását. • Ellenőrizni kell, hogy a lakókkal kapcsolatosan nyilvántartott, nem hozzárendelt befolyások a számlákkal teljes körűen összevezetésre kerüljenek. • A lakók kivizsgált jogos reklamációja alapján a szükséges rendezéseket el kell végezni (pl. jóváíró számlák könyvelése és összevezetése). Valamennyi rendezést az Ingatlan Könyvelés saját hatáskörben végzi. 2) Valamennyi fizetési felszólítást (1. szintű, 2. szintű és kiegészítő) ezen a napon kell futtatni és elküldeni központi nyomtatásra. A fizetési felszólítások kiküldése

7. szám


ugyancsak központilag történik. Ha a tartozás összege meghaladja az 500 ezer Ft-ot, a felszólítást tértivevénnyel kell kiküldeni. 3) A kinnlévőség kezelés általános szabályai szerint a 2. szintű fizetési felszólítást kell tértivevénnyel kiküldeni. 4) LAKÓ kategóriába sorolt partnert a felszólítási folyamatból kiemelni nem lehet. 5) A lakóknak küldött fizetési felszólítás kiküldéséről külön értesítést a döntéshozóknak nem kell küldeni. A kinnlévőség kezelési folyamat állapotáról a döntéshozó főtevékenységi kör (illetve annak megbízottja) a VEZINFO-ból közvetlenül tájékozódik. 4.7.2. Az 1. szintű fizetési felszólítás kiküldése Az előzőekben előírt rendezések megtörténte után az Ingatlan Könyvelés elkészíti az 1. szintű fizetési felszólító levelet, amely tájékoztatásként tartalmazza jogcímenkénti bontásban a fizetési felszólításban szereplő tételek után a nyomtatás napjáig számított késedelmi kamatokat is. Az 1. szintű fizetési felszólítás felkéri a lakót tartozása 8 napon belüli rendezésére. A felszólító levelet a KKR a feldolgozás elindításával automatikusan hozza létre, iktatószámmal látja el és szkennelt aláírással küldi központi nyomtatásra. A lakóknak küldendő 1. szintű fizetési felszólítás mintáját az utasítás 7.a.. számú melléklete tartalmazza. 4.7.3. A lakó reklamációjának kezelése Ha a lakó a felszólításban szereplő valamely tételt vitatja, akkor azt a követeléskezelési folyamat folytatása (2. szintű fizetési felszólítás kiküldése) és a következő havi számla kiküldése előtt lehetőleg el kell bírálni. Amennyiben a partner reklamációját nem a Számviteli Szervezetnek, hanem az IGI vagy az irányítása alá tartozó vagy vele szerződéses viszonyban álló más szervezetnek közvetlenül küldi meg, a címzett köteles azt 5 munkanapon belül saját álláspontjával kiegészítve az Ingatlan Könyvelés részére megküldeni. A partner által vitatott tételeket a GIR Kinnlévőség modulban minden esetben a „Vitatott összeg” mező kitöltésével az Ingatlan Könyvelés haladéktalanul megjelöli és 3 munkanapon belül gondoskodik az észrevétel elbírálásáról. Ha indokolt, a reklamációt megküldi a MÁV Ingatlankezelő Kft. illetékes szervezeti egysége részére, aki részt vesz a reklamáció kivizsgálásában és rendezésében. A partner részére megküldött fizetési felszólításon a reklamált tételek külön jelöléssel kerülnek feltüntetésre oly módon, hogy az nem jelentheti a vitatás jogszerűségének elismerését.

709

4.7.4. Részletfizetési kérelmek kezelése Amennyiben a lakó részletfizetési kérelemmel fordul a MÁV Zrt-hez, azt a 4.1.1.6. pontban leírtak szerint az Ingatlan Könyvelés KKR adminisztrátor jogosultsággal rendelkező munkatársa rögzíti a KKR-ben és az általános szabályok szerint intézi annak jóváhagyását. Amennyiben a Pénzgazdálkodás a részletfizetés engedélyezése során indokoltnak tartja, a döntés meghozatala előtt megkéri az IGI előzetes véleményét. A részletfizetés jóváhagyása a Pénzgazdálkodás döntéselőkészítését követően a hatályos DHL szerint történik. A részletfizetési igény felülvizsgálatát a Pénzgazdálkodás 10 munkanapon belül köteles elvégezni. Az elfogadott részletfizetésről a KKR rendszerben történt bejegyzés alapján az Ingatlan Könyvelés küld értesítést a lakónak. A részletfizetés engedélyezéséről szóló levél mintáját az utasítás 7.b. számú melléklete tartalmazza. A részletfizetés alapján a lakók a részleteket készpénzátutalási megbízáson fizetik, melyet a részletfizetés engedélyezéséről szóló értesítéshez mellékelve kapnak. Ha a lakó a számláit munkabérből történő levonással egyenlíti ki, a partnertörzsben alkalmazott beállítással biztosítani kell, hogy a részletfizetés tartama alatt csak az aktuális számláit egyenlítse ki munkabérből történő levonással. Amennyiben szükséges, az Ingatlan Könyvelés kezdeményezi a partnertörzsben a lakóhoz tartozó beállítás módosítását. Ha a részletfizetés hatályát veszti (akár a hátralék megfizetésével, akár az engedély viszszavonásával), az Ingatlan Könyvelés haladéktalanul gondoskodik a partnertörzsben a lakó eredeti beállításainak visszaállításáról. Amennyiben a döntésre jogosult nem fogadja el a lakó részletfizetési kérelmét és ezt a tényt a KKR-be bejegyzi, ugyancsak az Ingatlan Könyvelés küldi ki a lakó részére az elutasításról szóló értesítést. Ebben az esetben a 2. szintű fizetési felszólítást soron kívül ki kell küldeni a lakónak. (Az értesítés mintáját az utasítás 7.c. számú melléklete tartalmazza.) Az Ingatlan Könyvelés kíséri figyelemmel a részletfizetésben foglalt feltételek teljesülését is. Amennyiben a lakó nem tartja be a határidőket, az engedélyt a MÁV Zrt. visszavonja, amit az Ingatlan Könyvelés érvénytelenít a KKR-ben és az engedély visszavonásáról levélben értesítést küld a partnernek. A részletfizetés visszavonása következtében a még nyitott követelésre a rendszer kiküldi a 2. szintű felszólító levelet. Ha a lakó nem teljesíti a részletfizetési engedélyben előírt feltételeket, a részére a 7.d. számú mellékletben szereplő minta szerinti értesítést kell megküldeni.

710


4.7.5. A 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése Amennyiben a lakó az előző hónapban kiküldött 1. szintű fizetési felszólításban szereplő tartozását még nem rendezte teljes összegben, a KKR a következő havi fizetési felszólítások futtatása során elkészíti a 2. szintű fizetési felszólítást, melynek kiküldésére ugyancsak központi nyomtatást követően kerül sor. A 2. szintű fizetési felszólítás figyelmezteti a lakót a nem fizetés esetén alkalmazandó eljárásokra:  bérleti díj tartozás esetén a bérleti szerződés felmondására,  közüzemi díj tartozás esetén a szolgáltatások jogszabályban foglaltak szerinti korlátozására és  és jogi eljárás megindítására. A 2. szintű fizetési felszólítást tértivevénnyel kell kiküldeni. A levél átvételének időpontját a KKR-be haladéktalanul be kell tölteni, hogy a tértivevénnyel kiküldött fizetési felszólítások kézbesítésének adatai bármikor naprakészen rendelkezésre álljanak. A lakóknak küldendő 2. szintű fizetési felszólítás mintáját az utasítás 7.e. számú melléklete tartalmazza. 4.7.6. nem fizetés esetén alkalmazandó további eljárás Ha a lakó a fizetési felszólítások kézhezvételét követően sem rendezi a tartozását, azt nem kell megküldeni minősítésre, hanem az ügyletnek megfelelő jogi eljárás lefolytatására közvetlenül a Jogi Igazgatóságnak kell átadni. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. Tekintettel arra, hogy nem fizetés esetén a lakásbérleti szerződés felmondását a KKR-ből kiküldött 2. szintű fizetési felszólítás alapján kezdeményezi a Jogi Igazgatóság, melynek végrehajtására a vonatkozó 1993. évi LXXVII. törvény rendelkezései alapján nagyon rövid idő áll rendelkezésre, az Ingatlan Könyvelés a 2. szintű fizetési felszólítás kiküldését megelőzően köteles összegyűjteni a jogi eljárás megindításához szükséges valamennyi dokumentumot. Felkérés esetén a lakásbérleti szerződések megkötésében és kezelésében résztvevő szervezetek (IGI, illetve megbízottja) 5 munkanapon belül kötelesek a kért információt / dokumentumot az Ingatlan Könyvelés rendelkezésére bocsátani. Az átadás előtt ellenőrizni kell, hogy a lakónak a lakáshasználattal kapcsolatos tételeken kívül van-e más típusú tartozása is. Amennyiben igen, ezen tételekre vonatkozó dokumentációt a követelés szerinti főtevékenységi körtől kell bekérnie. Az Ingatlan Könyvelés a 2. szintű fizetési felszólítás átvételére vonatkozó értesítést követő munkanapon meg

7. szám

küldi az ügyiratot a Jogi Igazgatóság részére a jogi eljárás lefolytatásához. Amennyiben a lakó a felszólításban szereplő határidőn belül nem rendezi a tartozását, a Jogi Igazgatóság a fizetési felszólítás kézhezvételétől számítottan a törvényes határidőn belül felmondja a bérleti szerződést, és az ügyeket egyedileg értékelve dönt a jogi eljárás megindításáról. a) Ha a lakó a felmondásban szereplő határidőre a lakás kiürítéséről nem gondoskodik, úgy a Jogi Igazgatóság kiürítési pert indít, melynek során a még nyitott követeléseket (beleértve a használati díjakat is) érvényesíti. b) Ha a lakó a felszólításban szereplő tartozását a felmondási idő alatt nem fizeti meg, de a lakás kiürítéséről a felmondólevél hatására gondoskodik, a Jogi Igazgatóság fizetési meghagyás útján érvényesíti a lakó fennálló tartozásait. Az Ingatlan Könyvelés az eljárás során a Jogi Igazgatóság a felkérésére köteles információt szolgáltatni. Az Ingatlan Könyvelés (lakberugyfelszolgá[email protected]) a lakó tartozásáról legkésőbb a megkeresést követő munkanap 15 óráig köteles a tájékoztatást e-mailben megadni a Jogi Igazgatóság részére ([email protected]). A Jogi Igazgatóság az elindított eljárás lényeges adatairól és állapotváltozásáról e-mailben értesíti az Ingatlan Könyvelést, aki a KKR-ben a partner adatainál ezt nyilvántartásba veszi (pl. ha a peres eljárás elindul, „Peres eljárás elindult”, „Fizetési meghagyás indítva” stb.) 4.7.7. késedelmi kamatszámítás a LAkó kategóriába sorolt partnereknél a) A LAKÓ kategóriába sorolt partnereknél az esedékességig ki nem egyenlített számlákra számított nyitott kamatot az általános szabályok szerint a KKR által előállított 1. és 2. szintű fizetési felszólítás tartalmazza. A kamatkövetelést a GIR-ben nem kell rögzíteni. b) A lejárt számlák megfizetését követően az Ingatlan Könyvelés elkülönítetten a lakókra vonatkozóan negyedévente a GIR-ben lefuttatja a MÁV – késedelmi kamat kimutatást, amely valamennyi kiegyenlített tételre vonatkozóan elvégzi a késedelmi kamatszámítást (teljes és részkiegyenlítés egyaránt). A kimutatáson szereplő tételeket köteles tételesen felülvizsgálni a kamatszámítás jogosságát és megfelelőségét illetően. A felülvizsgálatot a lakók valamennyi késetten kiegyenlített tételére vonatkozóan el kell végezni. A felülvizsgált késedelmi kamatokról a GIR Kinnlévőség modulban a lakó nevére szóló számla készül. A késedelmi kamatszámlákat minden negyedév végét követő 30 napon belül kell részére megküldeni. A késedelmi kamatszámlát csak akkor kell kiállítani és megküldeni, ha a késedelmi kamat összege eléri vagy meghaladja az 1000,- Ft-ot.

7. szám


Évente egyszer, az egyenlegközlők kiküldésével együtt valamennyi 500,- Ft-on felüli késedelmi kamatra vonatkozó számlát is ki kell küldeni. 4.8. kártérítési igényekkel kapcsolatos kinnlévőségek kezelése A GIR Kinnlévőség modulban a külső partnerekkel szemben fennálló, kártérítési igényekből eredő követelések két csoportba oszthatók: 1) Biztosító társaságokkal szemben fennálló követelések, melyeknél a határidőn túli követelések kezelése jelen fejezetben található egyedi szabályok szerint történik. 2) Nem biztosító társaságokkal / károkozókkal szemben fennálló követelések, melyeknél a határidőn túli követelések kezelése az általános szabályok (4.1. fejezet) szerint történik. A követelések nyilvántartását a káreseményre vonatkozó dokumentumok (ügyirat, kárbejelentő, biztosítási szerződés, kárösszesítő, kárszámla stb.) alapján a BSZK Szeged végzi. A káreseményekről a következő nyilvántartásokat kell vezetni: a. Az adatközlő alapján a követelés rögzítése a GIR Kinnlévőség modulban, a 0. számlaosztályban: - a biztosító társaságoknak elküldött kártérítési igényeket a 089902 főkönyvi számon, - a károkozóknak kiszámlázott követeléseket a 089901 főkönyvi számon kell nyilvántartásba venni. A két csoporthoz eltérő kinnlévőség kezelési folyamat tartozik, melyet a KKR-ben az alkalmazott főkönyvi szám és a GIR-ben alkalmazott kinnlévőség tranzakció („Kártérítés biztosító”) típus szerint szétválasztva kell megvalósítani. b. A számviteli nyilvántartással összhangban lévő, a káreseményre vonatkozó valamennyi lényeges információt tartalmazó kiegészítő manuális nyilvántartás. 4.8.1. biztosító társaságokkal szemben nyilvántartott követelések kezelésének általános szabályai E csoportba tartozó követelések nyilvántartásba vétele a bekövetkezett kár összegét alátámasztó bizonylatok (kárösszesítő) mellett mindig valamilyen biztosítási szerződés alapján történik (MÁV Zrt. saját biztosítási szerződési illetve a külső károkozó felelősségbiztosítása), ezért a kárrendezést és a kártérítések bekövetelését a vonatkozó jogszabályok és a biztosítási szerződésben foglaltak szerint kell végrehajtani. A biztosító társaságok részére a KKR a 089902 főkönyvi számon „Kártérítés biztosító” tranzakciótípussal nyilvántartott kárigényekkel kapcsolatos követelésekre vonatkozóan nem készít fizetési felszólítást.

711

Amennyiben korábban nem erre a főkönyvi számra könyvelt követelésre a KKR fizetési felszólítást készít, a KSZK azt köteles megküldeni a BSZK Szeged részére, aki a felszólítást felülvizsgálja és a rendelkezésére álló kiegészítő információk alapján egyedileg rendezi. 4.8.2. Első szintű tájékoztató levél kiküldése A BSZK Szeged a biztosítókkal szembeni nyitott kárigényeket minden hónapban a GIR Kinnlévőség modul zárását követő 10 munkanapon belül tételesen felülvizsgálja. Amennyiben a kiegészítő manuális nyilvántartása alapján nem áll rendelkezésére olyan információ, mely indokolná a kárrendezés időbeni elhúzódását, egy tájékoztatást kérő levélben a rendelkezésre álló információk összefoglalása mellett felkéri a biztosító társaságot a közölt egyenleg visszaigazolására és információt kér a kárigény érvényesítésére vonatkozóan. (Az első szintű tájékoztató levél mintáját jelen utasítás 8.a. számú melléklete tartalmazza.) 4.8.3. Második szintű tájékoztató levél kiküldése Amennyiben a BSZK Szeged a következő havi GIR Kinnlévőség modul zárását követő felülvizsgálat során azt tapasztalja, hogy a biztosító a kárigényt még nem egyenlítette ki és nem áll rendelkezésére olyan információ, mely indokolná a kárrendezés időbeni elhúzódását, kiküldi a második szintű tájékoztató levelet. Ez a levél a rendelkezésre álló információk összefoglalása és a korábban megküldött tájékoztató levélre történő hivatkozás mellett ismételten felkéri a biztosító társaságot a közölt egyenleg visszaigazolására és információt kér a kárigény érvényesítésére vonatkozóan. (A második szintű tájékoztató levél mintáját jelen utasítás 8.b. számú melléklete tartalmazza.) 4.8.4. A rendezetlen kártérítési igények megküldése a károsult főtevékenységi köröknek Amennyiben a BSZK Szeged a második szintű tájékoztató levél kiküldése utáni, soron következő tételes felülvizsgálat során azt tapasztalja, hogy a kárigény kiegyenlítése még nem történt meg és nem áll rendelkezésére olyan információ, mely indokolná a kárrendezés időbeni elhúzódását, a kárigényt a vonatkozó dokumentumok másolatával együtt megküldi a károsult főtevékenységi kör részére további intézésre. A károsult főtevékenységi kör rendelkezésére a következő lehetőségek állnak: - A biztosítóval való közvetlen kapcsolatfelvétel a mielőbbi rendezés érdekében. - Az ügy átadása a Jogi Igazgatóság részére. A károsult főtevékenységi kör köteles írásban tájékoztatást adni az üggyel kapcsolatos valamennyi érdemi in

712


formációról, amit a BSZK Szeged bevezet saját manuális nyilvántartásába. A BSZK Szeged a főtevékenységi köröknek átadott ügyeket negyedévente felülvizsgálja, és azokban az ügyekben, ahol nem áll rendelkezésére olyan információ, mely indokolná a kárrendezés időbeni elhúzódását, írásban tájékoztatást kér. A kártérítési igényekkel kapcsolatos lejárt követeléseknél a Pályavasút Üzemeltetés esetében az Ügyfélkapcsolat és Értékesítés a szerződéskötő (jogosult) szervezet közreműködésével végzi a minősítést. Az információkérést a BSZK saját hatáskörben intézi, rendkívüli esetben, amennyiben indokoltnak tartja, a tájékoztatást a Számviteli Szervezet vezetője nevében kéri meg. Biztosító társaságokkal szemben nyilvántartott kártérítési követeléseink esetében a késedelmi kamat kiszámlázásától eltekintünk. 4.9. kamatmentes lakáskölcsönökkel kapcsolatos kinnlévőségek kezelése A követelések a kölcsönt folyósító pénzintézet szerint két fő típusba sorolhatók: • OTP által folyósított kölcsönök, • Takarékszövetkezetek által folyósított kölcsönök. E két típusnál alkalmazott eljárásrendek egymástól részben eltérőek. A lejárt követelések figyelésének és rendezésének eljárásrendje: 1) Az analitikus nyilvántartások aktualizálását a Pénzforgalmi Könyvelés végzi a következő módon: • Az OTP által folyósított kölcsönök analitikus nyilvántartása a MÁV Informatika Zrt-vel kötött Szolgáltatási Szerződés keretében üzemeltetett KÖLCSÖN programmal történik. A követelésállomány frissítését az OTPtől negyedévente kapott elektronikus adatállomány felhasználásával végzik. • A takarékszövetkezetek a negyedéves forgalom adatait papír alapú bizonylaton adják át, az excel alapú analitikus kimutatás frissítése manuálisan történik. 2) Az 1. szintű fizetési felszólítás megküldése Az OTP által folyósított kölcsönöknél a fizetési felszólítást a bank küldi ki, melyben felkéri az ügyfelet a fennálló hátralék 8 napon belüli befizetésére, valamint tájékoztatja arról, hogy a fennálló hátralékról értesíti a munkáltatót is a követelés bírósági úton történő érvényesítése érdekében. A Pénzforgalmi könyvelés ügyintézője az OTP által kiküldött 1. szintű felszólítás tényét nyilvántartásába felveszi. • Mivel a kölcsön folyósításában a pénzintézet csak közvetítőként szerepel, a hátralék behajtásával a továbbiakban nem foglalkozik.

7. szám

• A takarékszövetkezetek által folyósított kölcsönök esetében a pénzintézetek nem küldenek ki semmilyen fizetési felszólítást. A Pénzforgalmi Könyvelés ügyintézője a negyedéves forgalmi adatok frissítését követően beazonosítja a nem fizető adósokat és részükre megküldi a 9. számú melléklet szerinti fizetési felszólítást és ennek tényét nyilvántartásba veszi. A fizetési felszólítást valamennyi lejárt követelés esetében ki kell küldeni. A fizetési felszólítás figyelmezteti az ügyfelet arra, hogy a törlesztés elmaradása miatt szerződésszegést követett el, így a MÁV Zrt. kilátásba helyezi a szerződés felmondását, melyet követően az adós a teljes tartozását egy összegben lesz köteles visszafizetni. 3) További felszólítások kiküldése Mindkét kölcsönfajtánál az analitikus nyilvántartás soron következő frissítését követően az ügyintéző ellenőrzi, hogy a fizetési felszólítás kiküldését követően megtörtént-e a hátralék rendezése. Amennyiben nem, az adósnak újabb, az előzővel azonos mintájú fizetési felszólítást kell kiküldeni. Amennyiben a követelés teljes összege meghaladja a 10.000,- Ft-ot, a fizetési felszólításokat minden esetben tértivevénnyel kell megküldeni. Az ügyintéző az adóshoz rendelten köteles nyilvántartásba venni a fizetési felszólítás kiküldésének idejét. A Jogi Igazgatóságnak csak olyan ügyet szabad átadni, ahol a partner felszólítása legalább kétszer megtörtént. 4) Részletfizetési kérelmek intézése  A részletfizetési kérelmeket az adósok a Pénzforgalmi Könyvelés részére nyújtják be. A kérelmet befogadó szervezet ellenőrzi az adatok teljességét, szükség szerint egyeztet a kölcsönnyújtásban eljáró szervezetekkel és az adóssal. - Az egyeztetést követő 5 munkanapon belül Pénzforgalmi Könyvelés köteles a kérelmet a kölcsönre vonatkozó valamennyi lényeges információ feltüntetésével levélben felterjeszteni a Pénzgazdálkodás részére. - A kérelmeket a DHL szerinti döntéshozónak az adósra és a fennálló tartozásra vonatkozó véleményével kiegészítve a Pénzgazdálkodás terjeszti fel. A részletfizetési igény felülvizsgálatát a Pénzgazdálkodás 10 munkanapon belül köteles elvégezni. - A részletfizetési kérelemre vonatkozó döntést a Pénzgazdálkodás küldi meg a Pénzforgalmi Könyvelésnek, - aki a döntésről értesíti a kérelmezőt. 5) A tartozás részbeni elengedése A munkavállalói kamatmentes lakáskölcsön tartozás egy része, az adós méltányossági kérelmére - különösen indokolt esetben, rendkívüli méltányosságból, egyedi elbírálás vagy megállapodás alapján- mérséklésre kerülhet. Az elengedés engedélyezése a DHL-ben rögzített szabályok szerint történik.

7. szám


Lakáskölcsön elengedése esetén, annak érdekében, hogy az adós az SZJA törvényben előírt adófizetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Pénzforgalmi Könyvelés a következőképpen kár el: - Amennyiben az adós a lakáskölcsön elengedésének időpontjában a MÁV Zrt. munkavállalója, a kölcsön nyújtásának és elengedésének körülményeire tekintettel a kölcsön elengedése adómentes. Ebben az esetben a Pénzforgalmi könyvelés értesíti az adóst az elengedéséről és rendezi a nyilvántartást.  - Amennyiben az adós a lakáskölcsön elengedésének időpontjában nem a MÁV Zrt. munkavállalója, a Pénzforgalmi Könyvelés rendezi a nyilvántartást és az elengedésről szóló értesítéssel együtt az elengedett lakáskölcsön kapcsán keletkezett adóköteles jövedelem adóelőlegének megállapításához egy tájékoztatót is küld az adósnak. 6) A tartozás megküldése a Jogi Igazgatóságnak. A Pénzforgalmi Könyvelés a teljes követelést annak minősítése nélkül ügyiratban átadja a Jogi Igazgatóság részére. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. A Jogi Igazgatóság a kölcsönszerződést a MÁV Zrt. nevében felmondja. A rendelkezésre álló dokumentumok és a követelés összege alapján a Jogi Igazgatóság a következő döntéseket hozhatja: - Fizetési meghagyás / peres eljárás indítása: ebben az esetben az ügyirat visszairányítása nélkül e-mailben értesíti a Pénzforgalmi Könyvelést az eljárás elindításáról és az eljárás fontosabb lépéseiről. Az eljárás lezárását követően az ügyiratot visszaküldi a Pénzforgalmi Könyvelés részére. - Javaslatot tehet a követelés elengedésére: ebben az esetben az ügyiratot a javaslat bejegyzését követően visszairányítja a Pénzforgalmi Könyvelésre, aki azt engedélyezteti a DHL szerint döntéshozóval, majd az elengedésre vonatkozó döntést követően elvégzi a számviteli nyilvántartás rendezését. Ha a nyitott követeléssel kapcsolatosan fennáll a Sztv. 3. § (3) bekezdés 10. pontjában a behajthatatlanságra vonatkozó bármely feltétel, a Pénzforgalmi Könyvelés ügyiratban kezdeményezi a leírás engedélyezését, majd elvégzi a tartozás kivezetését. A kamatmentes lakáskölcsönökkel kapcsolatos valamennyi elektronikus levelezést a [email protected] e-mail címre kell megküldeni. 4.10. Részletre értékesített bérlakásokkal kapcsolatos kinnlévőségek kezelése A részletre értékesített bérlakásokkal kapcsolatos követelések analitikus nyilvántartásba vétele a felek által aláírt szerződés alapján történik. Az analitikus

713

nyilvántartása, mely alkalmas a követelések partnerenkénti és fizetési határidő szerinti nyomon követésére, a GIR-től független. A követelések nyilvántartásba vétele a MÁV Zrt. számviteli rendszerében a manuális nyilvántartás analitikus adatainak felhasználásával a GIR Főkönyvi modulban történik. A lejárt követelések figyelésének és rendezésének eljárásrendje: 1) Az analitikus nyilvántartások aktualizálása: A Pénzforgalmi Könyvelés a bankszámlakivonatok, munkabérből történt levonások, csekkes és pénztári befizetések feldolgozásával havonta aktualizálja a követeléseket nyilvántartó manuális nyilvántartást. 2) Fizetési felszólítás megküldése A havonkénti frissítést követően 3 munkanapon belül, az analitikus nyilvántartásból a Pénzforgalmi Könyvelés beazonosítja a nem fizető adósokat. Fizetési felszólítást akkor kell kiküldeni az adós részére, ha a késedelem meghaladja a két hónapot. (Mintáját az utasítás 10. számú melléklete tartalmazza.) A fizetési felszólítások kiküldése emellett csak abban az esetben lehetséges, ha már lejárt a szerződésben rögzített türelmi idő. A fizetési felszólítás kiküldése mindig kimutatható módon, tértivevénnyel kell, hogy történjen. Amennyiben az adatok következő havi aktualizálásakor az ügyintéző azt tapasztalja, hogy az adós nem fizeti ki a tartozását, ismét fizetési felszólítást küld ki részére, melynek mintája megegyezik a 10. számú mellékletben szereplő mintával. A fizetési felszólítások kiküldésének tényét az analitikus nyilvántartásba be kell jegyezni. A Jogi Igazgatóságnak csak olyan ügyet szabad átadni, ahol a partner felszólítása legalább kétszer megtörtént. 3) Részletfizetési kérelmek intézése: - A részletfizetési kérelmeket az adósok a Pénzforgalmi Könyvelésnek nyújtják be, aki ellenőrzi az adatok teljességét, szükség szerint egyeztet a az adóssal. - Az egyeztetést követő 5 munkanapon belül Pénzforgalmi Könyvelés köteles a kérelmet a kölcsönre vonatkozó valamennyi lényeges információ feltüntetésével levélben felterjeszteni a Pénzgazdálkodás részére. - A kérelmeket a DHL szerinti döntéshozónak az adósra és a fennálló tartozásra vonatkozó véleményével kiegészítve a Pénzgazdálkodás terjeszti fel. A részletfizetési igény felülvizsgálatát a Pénzgazdálkodás 10 munkanapon belül köteles elvégezni. - A részletfizetési kérelemre vonatkozó döntést a Pénzgazdálkodás küldi meg a Pénzforgalmi Könyvelésnek,

714


- aki a döntésről értesíti a kérelmezőt, és ha a részletfizetés engedélyezésre került, akkor az analitikus nyilvántartásban módosítja a havi törlesztés összegét. 4) A tartozás megküldése a Jogi Igazgatóságnak. A Pénzforgalmi Könyvelés a kinnlévőséget annak minősítése nélkül ügyiratban átadja a Jogi Igazgatóság részére. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. A rendelkezésre álló dokumentumok és a követelés összege alapján a Jogi Igazgatóság a szerződés felmondása mellett a következő döntéseket hozhatja: - Fizetési meghagyás / peres eljárás indítása: ebben az esetben az ügyirat visszairányítása nélkül e-mailben értesíti a Pénzforgalmi Könyvelést az eljárás elindításáról és az eljárás fontosabb lépéseiről. Az eljárás lezárását követően az ügyiratot visszaküldi a Pénzforgalmi Könyvelés részére. - Javaslatot tehet a követelés elengedésére: ebben az esetben az ügyiratot a javaslat bejegyzését követően visszairányítja a Pénzforgalmi Könyvelésre, aki azt engedélyezteti a DHL szerint döntéshozóval, majd az elengedésre vonatkozó döntést követően elvégzi a számviteli nyilvántartás rendezését. Ha a nyitott követeléssel kapcsolatosan fennáll a Sztv. 3. § (3) bekezdés 10. pontjában a behajthatatlanságra vonatkozó bármely feltétel, a Pénzforgalmi Könyvelés ügyiratban kezdeményezi a leírás engedélyezését, majd elvégzi a tartozás kivezetését. A részletre értékesített bérlakások törlesztésével kapcsolatos valamennyi elektronikus levelezést a [email protected] e-mail címre kell megküldeni. 4.11. Tagi kölcsönökkel kapcsolatos kinnlévőségek és az osztalék-követelések kezelése A részesedési viszonyban lévő vállalkozások részére folyósított kölcsönök nyilvántartása manuális analitikus nyilvántartás alapján a GIR Főkönyvi modulban történik. A kölcsön folyósítását illetve annak szerződés szerinti törlesztését a Pénzgazdálkodás figyeli. Amennyiben az adós a szerződéstől eltérően késetten vagy nem fizet, a Pénzgazdálkodás figyelemfelkeltő levelet küld részére, melyben közli a késedelmes fizetés miatt felmerült kamat összegét is. A kölcsönök törlesztését és a késedelmi kamatok megfizetését a Pénzgazdálkodás saját hatáskörben figyeli, melyhez esetenként adatszolgáltatást kér a Számvitel illetékes szervezeti egységétől. Amennyiben a tagi kölcsön törlesztése nem történik meg a megkötött megállapodásban foglalt határidőben, a meghosszabbítást, a részletfizetés engedélyezését il-

7. szám

letve a követelés elengedését a DHL szerinti döntési hatáskörrel rendelkező vezetőnél a Pénzgazdálkodás és / vagy a Portfoliógazdálkodási Igazgatóság kezdeményezi. A részesedési viszonyban lévő vállalkozásokkal szemben fennálló osztalékköveteléseket a GIR Kinnlévőség modulban tartjuk nyilván. Az osztalékra vonatkozó tulajdonosi határozat alapján a követelést a Számviteli Szervezet Beszámolókészítés MÁV szervezeti egysége rögzíti, melynek kezelése ezt követően a 4.5. fejezetben rögzített szabályok szerint történik. 4.12. Hozzáférés a kkR rendszeréhez A KKR-hez a következő szintű hozzáférési jogosultságokat lehet igényelni: • Kinnlévőség kezelő jogosultság a Számviteli Szervezet munkatársai részére. • Döntéselőkészítő jogosultság: alkalmas a felhasználóhoz rendelt szervezetek körére vonatkozóan a be nem folyt követelésekkel kapcsolatos minősítésekre vonatkozó javaslat előkészítésére, a vonatkozó dokumentumok KKR-be történő feltöltésének elvégzésére. • Döntéshozó jogosultság: alkalmas a felhasználóhoz rendelt szervezetek körére vonatkozóan a be nem folyt követelésekkel kapcsolatos minősítések elvégzésére, vagy előkészített minősítési javaslat jóváhagyására, valamint a vonatkozó dokumentumok KKR-be történő feltöltésének elvégzésére. • DHL szerinti döntéshozáshoz szükséges jogosultság: a DHL-ben megnevezett pozíciókat betöltő munkavállalókhoz rendelt jogosultság (pl. részletfizetés engedélyezése). • Amennyiben egy főtevékenységi körhöz kétszintű a jóváhagyási hierarchia került a KKR-ben beállításra, a döntés előkészítők feladata az utasításban egyébként döntéshozó részére jelzett feladat végrehajtása. • A Pénzgazdálkodás munkatársai részére a leányvállalati követelések és a részletfizetési kérelmek kezelését biztosító egyedi jogosultság. • Jogi véleményező: valamennyi szervezetre vonatkozó lekérdezési lehetőséget biztosít. Mindegyik jogosultság típust a következő módon kell igényelni: • A döntéshozó szervezet illetve a Jogi Igazgatóság vezetője a KSZK vezetője részére e-mailben vagy levélben küldi meg a jogosultságigénylést, mely a következő adatokat tartalmazza: Teljes név E-mail cím Telefonszám GIR felhasználói azonosító Felhasználói azonosító Van-e már hozzáférése a VEZINFO rendszerhez Az igényelt jogosultság típus megnevezése

7. szám


• A kért jogosultságigényt a KSZK vezetője ellenőrzi, majd intézkedik a kért jogosultságigénylés beállítása érdekében. • A jogosultság beállítását követően a felhasználó az általa megadott e-mail címre értesítést kap. 4.13. A számviteli szervezet feladatai csőd-, felszámolási és végelszámolási eljárásokban A KSZK az OPTEN céginformációs program segítségével folyamatosan figyelemmel kíséri a Cégközlönyben megjelenő, gazdasági társaságokkal kapcsolatos közleményeket. Kiemelt figyelemmel kezeli a csőd- és felszámolási és végelszámolási eljárásról megjelent hirdetményeket, melyekkel kapcsolatosan a következő bejelentéseket kell végrehajtani: - Csődeljárás esetén a csődeljárás elrendeléséről szóló végzés közzétételétől számított 30 napon belül kell a társasággal szemben fennálló követeléseket bejelenteni - Felszámolási eljárás esetén a felszámolást elrendelő végzés közzétételétől számított 40 napon belül kell az ismert követeléseket bejelenteni a felszámolónak. - Végelszámolás esetén a végelszámolás megindításának közzétételét követő 40 napon belül kell a követeléseket bejelenteni a végelszámolónak. Amennyiben a KSZK ügyintézője - gazdálkodó szervezetek esetében az OPTEN program, - civil szervezetek (alapítványok, egyesületek) esetében a törvényszékek által vezetett, interneten nyilvánosságra hozott adatok segítségével beazonosítja, hogy olyan partnert érintően indult eljárás, mellyel szemben nyitott követelést tartunk nyilván, a követelések bekövetelése érdekében a következő intézkedéseket köteles megtenni: 1. A felszámolás, csődeljárás, végelszámolás kezdő időpontjára vonatkozóan a számviteli információs rendszerből beazonosítja a partnerrel szemben nyilvántartott követelés összegét és főtevékenységi körönkénti megoszlását. 2. A csőd-, felszámolás és végelszámolás alá került partnerre vonatkozóan a – függetlenül attól, hogy a partnernek van-e nyitott követelése vagy sem – a KSZK a GIR-ben lefuttatja a MÁV – Késedelmi kamat kimutatást valamennyi kiegyenlített tételre vonatkozóan (a teljes és részkiegyenlítésekre egyaránt). A felülvizsgált kimutatás alapján számlát állít ki és megküldi a partner részére. 3. Az Opten programból megkapott lista alapján a bankszámla-kezelő mind a szállítói, mind pedig a vevői törzsben az értesítés kézhezvételét követően haladéktalanul elvégzi az előírt kiegészítést illetve átsorolást. 4. Összesíti a partnerrel szemben nyilvántartott követeléseket úgy, hogy a hirdetmény megjelentetését követően kiszámlázott késedelmi kamat is szerepeljen benn.

715

5. A KSZK a követelést a Csődtv-ben meghatározott határidőn belül bejelenti. 6. A szerződéskötő üzleti területek közreműködésével összegyűjti a nyitott követelésre vonatkozó összes dokumentumot és a bejelentés másolatával együtt ügyiratba helyezi. 7. Az eljárás megindulásáról és a bejelentés megküldéséről levélben tájékoztatja a szerződéskötő szervezetek szerinti főtevékenységi körök vezetését, melyben kéri nyilatkozatukat az eljárásban való részvételről, illetve az ezzel járó kötelezettségek vállalásáról (pl. regisztrációs díj megfizetése). 8. Amennyiben a döntéshozók vállalják a követelés összege 1%-ának megfelelő regisztrációs díj megfizetését, a KSZK intézi annak átutalását. 9. Ha a szerződéskötő üzleti területek nem vállalják a regisztrációs díj megfizetését, a KSZK a nyitott követelések rendezéséhez a felszámolótól behajthatatlansági nyilatkozatot kér, egyben intézi annak a nyilatkozat díjának megfizetését. 10. Az ügyiratot az eljárásban történő részvételre vonatkozó nyilatkozatokkal, az eljáráshoz kötődő díjak megfizetésére vonatkozó dokumentumokkal együtt átadja a Jogi Igazgatóság részére. A megindított eljárásokban a MÁV Zrt. képviseletét a Jogi Igazgatóság, a Pénzügyi Igazgatóság és a tartozással érintett szervezeti egység együttesen látja el, akik szükség esetén a DHL szerinti döntéshozók döntését közvetlenül kérik meg. 11. A KSZK véleményezi a felszámoló, végelszámoló, vagyonfelügyelő által megküldött pénzügyi/számviteli kimutatásokat, iratokat (pl. mérlegek, vagyonfelosztási javaslatok, stb.) 12. A behajthatatlansági nyilatkozat, a megtörtént kifizetések és az eljárás során átadott bizonylatok alapján a Számvitel elvégzi a nyitott követelések rendezését. 4.14. A számviteli szervezet feladatai egyes cégeljárással kapcsolatos eljárásokban a) Társaság átalakulása: Gazdasági társaságok átalakulásáról a társasági szerződés aláírását követő 8 napon belül az érintett társaság)ok) a Cégközlönyben közlemény közzétételét kötelesek kezdeményezni. A hitelezőknek az átalakulásra vonatkozó második döntést követő 30 napon belül kell az elismert követeléseket bejelenteni, melyen belül a még nem lejárt követelésekre biztosíték kérhető. Amennyiben a társasággal kapcsolatos követelések rendezéséhez szükséges (pl. annak egyértelmű beazonosításához, hogy a nyilvántartott követelés mely utód társasághoz kerül), az átalakulásra vonatkozó dokumentumok a társaság székhelyén vagy a cégbíróságon tekinthetők meg. A társaságok átalakulására vonatkozó, Cégközlönyben megjelenő hirdetmények alapján be kell azonosítani azokat a cégeket, melyekkel szemben a MÁV Zrt. követelést tart nyilván. A KSZK által készített előterjesztés alapján a biztosíték kéréséről a Pénzgazdálkodás veze-

716


tője dönt. Az átalakulás alatt lévő cégtől a biztosíték megkérését a Jogi Igazgatóság végzi. b) Ismeretlen székhelyű cég megszüntetésére irányuló törvényességi felügyeleti eljárás: Ha a Cégbíróság tudomást szerez arról, hogy a cég székhelyén illetve telephelyén, fióktelepén nem található, illetve vezető tisztségviselői sem lelhetők fel, a Cégközlönyben közzétett hirdetményben hívja fel a cég tagjait a tényleges törvényes működés helyreállítására. Amennyiben a törvényes működés helyreállítása nem történik meg, a Cégbíróság határozatot hoz a megszűntetésre irányuló eljárás lefolytatására, melyről szóló végzést a Cégközlönyben közzéteszi. A hitelezők a végzés közzétételétől számított 30 napon belül jelenthetik be a hitelezői igényeiket. Amennyiben a Cégközlönyben olyan céggel szemben indított felügyeleti eljárás indításáról szóló végzés jelenik meg, mellyel szemben a MÁV Zrt. követelést tart nyilván, a KSZK a követelésre vonatkozó dokumentumokat tartalmazó ügyiratot átadja a Jogi Igazgatóságnak, aki a hitelezői igényt a Cégbíróságnak bejelenti és a későbbiekben köteles a MÁV Zrt. nevében eljárni. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. 5.1. HIVATkOzÁsOk 1) 2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról 2) 1991. évi XLIX. törvény a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról 3) 2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról 4) 2000. évi C. törvény a számvitelről 5) 1990. évi XCIII. Törvény az illetékekről 6) 1993. évi LXXVIII. törvény a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról 7) 2011. évi CLXXXI. törvény a civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról 8) 22/2007. (VIII.31. MÁV Ért. 29.) VIG számú utasítás a szerződéskötések rendjéről 9) 4/2010. (I.29. MÁV Ért. 2.) EVIG sz.: a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól 10) 30/2012. (V.25. MÁV Ért.13.) EVIG sz. utasítás MÁV Zrt. Számviteli politikája 11) 31/2012. (V.25. MÁV Ért.13.) EVIG sz. utasítás MÁV Zrt. Értékelési szabályzata 12) 38/2011. (IX. 30. MÁV Ért. 19.) EVIG számú utasítás a vevőminősítésre és kinnlévőség-kezelésre a nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózatot és pályavasúti szol-

7. szám

gáltatásokat hálózat hozzáférési szerződés keretében igénybe vevő, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendő eljárási rendről 5.2. MódOsíTÁsOk És HATÁLyOn kíVüL HELyEzÉsEk Jelen utasítás hatályba lépésével a - 2/2011. (I.28. MÁV 1.) EVIG. számú utasítás A MÁV Zrt. kinnlévőségének kezeléséről és a - 35/1994. (MÁV Ért.19.) MF-PüF.-IJI számú utasítás a munkavállalókkal szembeni munkaviszonyból származó tartozások érvényesítésének rendjéről munkaviszonyuk megszüntetésekor (megszűnésekor) hatályukat veszti. 6.0. HATÁLybA LÉpTETÉs Az utasítás a MÁV Értesítőben történő megjelenés napján lép hatályba. Az utasítás hatályba lépésének napján folyamatban lévő ügyekre is a jelen utasítás szerinti szabályokat kell alkalmazni. Az utasítás MÁV Zrt-nél történő hatályba lépését követően a Számviteli szervezet a MÁV Vagyonkezelő Zrtnél és a MÁV Ingatlankezelő Kft-nél történő alkalmazás érdekében kezdeményezi a vonatkozó tulajdonosi határozat kiadását. 7.0. MELLÉkLETEk 1. számú melléklet: A kinnlévőség kezelési folyamat összefoglaló táblázata 2. számú melléklet: Kinnlévőség kezelés – összefoglaló folyamatábra 3. számú melléklet: A MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok listája A kinnlévőség kezelés általános folyamatának mellékletei 4.a. számú melléklet: Értesítés kompenzálásról 4.b. számú melléklet: Kompenzálási megállapodás mintája 4.c. számú melléklet: 1. szintű fizetési felszólítás mintája 4.d. számú melléklet: Részletfizetési kérelem elutasítása

7. szám


4.e. számú melléklet: Részletfizetési megállapodás mintája 4.f. számú melléklet: Részletfizetés megszűnése 4.g. számú melléklet 2. szintű fizetési felszólítás mintája 4.h. számú melléklet: Kiegészítő fizetési felszólítás mintája A MÁV Zrt. többségi tulajdonában lévő társaságokkal kapcsolatos kinnlévőség kezelés mellékletei 5. számú melléklet: Leányvállalatoknak küldendő fizetési felszólítás Üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos kinnlévőség kezelés mellékletei 6.a. számú melléklet: 1. szintű fizetési felszólítás mintája 6.b. számú melléklet: 2. szintű fizetési felszólítás mintája Lakókkal kapcsolatos kinnlévőség kezelés mellékletei 7.a. számú melléklet: 1. szintű fizetési felszólítás mintája 7.b. számú melléklet: Részletfizetés engedélyezése 7.c. számú melléklet: Részletfizetési kérelem elutasítása 7.d. számú melléklet: Részletfizetés felmondása 7.e. számú melléklet: 2. szintű fizetési felszólítás Kártérítési igényekkel kapcsolatos kinnlévőség kezelés mellékletei: 8.a. számú melléklet: 1. szintű tájékoztató levél mintája 8.b. számú melléklet: 2. szintű tájékoztató levél mintája Kamatmentes lakáskölcsönökkel kapcsolatos kinnlévőség kezelés melléklete: 9. számú melléklet: fizetési felszólítás mintája –kedvezményes lakáskölcsönök Részletre értékesített bérlakásokkal kapcsolatos kinnlévőség kezelés melléklete:

717

10. számú melléklet: fizetési felszólítás mintája – részletre értékesített bérlakások 11. számú melléklet: A követelés minősítésének folyamatábrája (általános folyamat) Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

718


7. szám

1. sz. melléklet

7. szám


719

720


7. szám

2. sz. melléklet 1.

7. szám


721

3. sz. melléklet

722


7. szám

4/a sz. melléklet

7. szám


723

4/b sz. melléklet

724


7. szám

4/c sz. melléklet

7. szám


725

4/d sz. melléklet

726


7. szám

4/e sz. melléklet

7. szám


727

Iktatószám: Tárgy: részletfizetés Előadó: Email: Telefon:

RÉSZLETFIZETÉSI MEGÁLLAPODÁS Mely létrejött egyrészről PARTNER NEVE VÁROS UTCA ADÓSZÁM CÉGJEGYZÉKSZÁM mint Adós, másrészről MÁV Zrt. Székhelye: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60. Adószáma: 10856417-2-44 Cégjegyzékszáma: Fővárosi Bíróság mint Cégbíróság, Cg.01-10-042272 mint Szállító részéről. A Felek az Adós MÁV Zrt-nél a mai napon nyilvántartott tartozásainak módosított törlesztésére vonatkozóan megállapodtak abban, hogy az Adós a törlesztést x hónapra az alábbi táblázatban megjelölt részletekben és esedékességgel teljesíti:

Az Adós a befizetést átutalással teljesítheti a MÁV Zrt. Kereskedelmi és Hitelbanknál vezetett 1030000220365222-70073285. számú bankszámlájára. Az Adós kötelezettséget vállal arra, hogy további, jelen megállapodásban nem ismertetett tartozásait a számlákon megadott határidőben kiegyenlíti. Az Adós tudomásul veszi, hogy amennyiben a tartozásának törlesztését nem a jelen megállapodásban foglaltak szerint teljesíti, illetve további tartozása merül fel, amit az esedékesség napján nem fizet meg, a megállapodás bármely elmulasztott fizetési határnap (több határnap elmulasztása esetén a legrégebben elmulasztott határnap) lejártát követő 8. napon megszűnik, mely napon az Adós teljes nyilvántartott tartozása esedékessé válik. Megszűnés esetén az Adós kötelezettséget vállal arra, hogy a teljes tartozását a jelen megállapodás megszűnését követő 8 napon belül kiegyenlíti. Kelt. Adós

MÁV Zrt. Kimenő Számla Könyvelés

728


7. szám

4/f sz. melléklet

7. szám


729

4/g sz. melléklet

730


7. szám

4/h sz. melléklet

7. szám


731

5. sz. melléklet

732


7. szám

6/a sz. melléklet

7. szám


733

6/b sz. melléklet

734


7. szám

7. szám


735

7/a sz. melléklet

736


7. szám

7/b sz. melléklet

7. szám


737

738


7. szám

7/c sz. melléklet

7. szám


739

7/d sz. melléklet

740


7. szám

7/e sz. melléklet

7. szám


741

742


7. szám

8/a sz. melléklet

7. szám


743

8/b sz. melléklet

744


7. szám

9. sz. melléklet

7. szám


745

10. sz. melléklet

746


7. szám

11. sz. melléklet

7. szám


3/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) ÁVIGH szÁMú ÁltalÁnos VezÉrIGazGató-HelyettesI utasítÁs a D. 3. sz. a PÁlyaVasút MunkaGÉPeInek És VasútI jÁrMűVeInek üzeMeltetÉsI És karbantartÁsI MűszakI előírÁsaI cíMű utasítÁs HatÁlyba lÉPtetÉsÉről. A MÁV Zrt szervezetében bekövetkezett szervezeti és ezzel összefüggő technológiai változások szükségessé tették a D. 3. sz. „gyűrűs utasítás” formátumú Utasítás teljes belsőrész-cserés módszerrel végrehajtandó újbóli kiadását. A korábban kiadott, P-2550/2006 számon jóváhagyott, D.3.-as Utasítás külső borítója a továbbiakban is használatban marad. A D. 3. sz. „A Pályavasút munkagépeinek és vasúti járműveinek üzemeltetési és karbantartási műszaki előírásai”-ról szóló Utasítást a közzététel napjától hatályba léptetem. A Pályavasút munkagépeinek és vasúti járműveinek üzemeltetéssel és karbantartással kapcsolatos tevékenységeket ezen időponttól kezdődően a P-654/2012 sz.-on jóváhagyott D. 3. sz Utasításban előírtak szerint kell végezni. Az Utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a P-2550/2006 számon jóváhagyott, korábbi D.3. Utasítás. Pál László s.k. általános vezérigazgató-helyettes

747

Meghívó Értesítjük tisztelt tagjainkat, hogy a Mozdonyvezetők, Vasútüzemi Dolgozók segélyező egyesülete 2013. április 04. napjának 9.00 órájára renDkíVülI közGyűlÉst HíV össze a közgyűlés helye az egyesület központi Irodájának tanácsterme (1145 Budapest Uzsoki u. 40.) A Közgyűlés napirendje: Az Egyesület Alapszabályának módosítása, a Fővárosi Törvényszék határozata alapján. A Közgyűlés az Alapszabály 13.§. 7. pontja szerint akkor határozatképes, ha azon a tagok legalább fele jelen van. a közgyűlés határozatképtelensége esetén a 2013. április 04. napján 10.00 órakor ugyanott megtartandó, megismételt közgyűlés, a fenti napirend tekintetében a megjelentek számára tekintet nélkül határozatképes. Tisztelt Tagtársaink megjelenésére és aktív közreműködésére feltétlenül számítunk! Mozdonyvezetők, Vasútüzemi Dolgozók segélyező egyesületének Választmánya

748


Szerkeszti a MÁV Zrt. Jogi Igazgatóság. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelős a Szerkesztőbizottság. Kiadja a MÁV Zrt. Felelős kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60.)

HU ISSN 1419–3973 Nyomda: Oláh Nyomdaipari Kft. Felelős vezető: Oláh Miklós vezérigazgató

7. szám

ÉRTESÍTŐ. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság. Utasítások. 7. szám 128. évfolyam március 1. TARTALOM

Recommend Documents