SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
ERP beruházások gazdasági értékelése Rózsa Tünde1 1
DE ATC AVK Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, Debrecen, Böszörményi u. 138
Absztrakt. Egy ERP rendszer bevezetése minden esetben nagy anyagi megterhelést jelent a vállalkozások számára. A beruházási költségek megtérülése azonban nehezen mérhető. A cikk egy kalkulátor bemutatását célozza, amellyel viszonylag könnyen előre lehet vetíteni a megtérülési jellemzőket. A kalkulátor a betáplált adatok alapján a megszokott beruházás értékelő mutatókat (ROI, NPV, TCO, megtérülési idő,..) számolja ki. Fontos részét képezi a kalkulátornak, hogy bizonyos mutatókat ajánl a nehezen számszerűsíthető előnyök mellé. Kulcsszavak. Információs rendszer, ERP, ERP beruházás, beruházás értékelés
Bevezetés A kis- és középvállalkozások közül egyre többen tartják fontosnak, hogy gazdasági folyamataikat egy ERP segítségével tartsák nyilván és eredményeit felhasználják az irányításban is. Nagy probléma, hogy egy ERP megtérülése, nagyrészt abból az okból kifolyólag, hogy a vállalat összes területét érinti, nehezen mérhető (Bőgel, 2003). A kis- és közép vállalkozások a beruházáson kívül nehezen tudnak arra is tőkét fordítani, hogy komplex felméréssel igazolják a beruházás létjogosultságát. Ezért fontosnak tartottunk egy könnyen használható ERP beruházás értékelő segédeszközt kidolgozni.
Beruházás értékelő mutatók Az ERP beruházások értékelésére az alábbiakban ismertetett mutatókat használja a kalkulátor.
ROI (return on investment) A ROI (return on investment), azaz a befektetés megtérülése mutató, az IT beruházások leggyakrabban használt indikátora. A ROI azt mutatja meg, hogy a beruházás következtében származó haszon hány százalékát képezi a befektetett tőkének. Különböző ROI mutatók segítségével lehet a beruházásokat értékelni. Beszélhetünk egyszerű ROI (ROI), aritmetikai ROI-ról (ROIarit), logaritmikus ROI-ról (ROIlog) (Internet 1). Az k-ik időszaki ROI kiszámítása: R ROI k = k , Ik ahol ROIk – a beruházás kezdetétől az k-ik időszakig figyelembe vett ROI Rk - a beruházás [0,k] időszakhoz tartozó pénzáram Ik – a beruházás megvalósítása érdekében a [0,k] időszakban befektetett tőke A ROIarit kiszámítása: I f − Ii ROI arit = , Ii ahol If – A beruházás végső értéke Ii – A beruházás kezdeti értéke A ROIlog kiszámítása: ⎛If ⎞ ROI log = ln⎜⎜ ⎟⎟ , ⎝ Ii ⎠ ahol If – A beruházás végső értéke 1
SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
Ii – A beruházás kezdeti értéke Az..1. táblázat szerint lehet a kiszámított ROI alapján a beruházás értékelést elvégezni: ROI>0 ROI<0 ROIarit>0 ROIarit<0 ROIlog>0 ROIlog<0
1. táblázat: Beruházás értékelés ROI alapján A beruházás nyereséges A beruházás veszteséges A beruházás nyereséges A beruházás veszteséges A beruházás nyereséges A beruházás veszteséges
NPV Az NPV (net present value), azaz a nettó jelenérték mutató a hosszú távú beruházások értékelésére alkalmas pénzügyi mutató. Abból az alapvető meggondolásból indul ki, hogy a ma kapott pénz mindig többet ér mint a későbbiekben kapott. Az idő múlásának a figyelembe vételével az NPV a beruházás következtében létrejövő pénzáramok mai értékre való diszkontálását végzi (Brealey/Myers,1996). Kiszámolási módja a következő: n Ci , NPV = −C 0 + ∑ i i =1 (1 + r ) ahol C0- a beruházás megvalósítása érdekében befektetett tőke Ci- a beruházás következtében keletkező i-ik időszakhoz tartozó nettó pénzáram r - a diszkontráta n - a beruházás vizsgált élettartama Az adott időszaki pénzáram, az alábbiak szerint számolható: Ci = Bi − K i , ahol Bi – i-edik időszak bevételeinek összege Ki – i-edik időszak kiadásainak összege A NPV alapján a következő értékelést lehet elvégezni (2. táblázat) NPV>0 NPV=0 NPV<0
2. táblázat: NPV alapján történő beruházás értékelés Érdemes a beruházást véghezvinni, nagy valószínűséggel a vállalkozás számára nyereséges lesz. Más módszerekhez kell folyamodni a jó döntés érdekében. A beruházást nem érdemes végrehajtani, valószínűleg veszteséges lesz.
IRR (rate of return) Az IRR (rate of return) azaz a belső megtérülési ráta, azt fejezi ki, hogy a beruházás hány milyen ráta mellett lesz nullszaldós. Kiszámolási módja (Brealey/Myers,1996): NPV IRR = 0 , ahol NPVIRR – a beruházás IRR függvényében meghatározott nettó jelenértéke Az IRR alapján történő értékelés egy elvárt haszonkulcs függvényébe értékelhető.
Megtérülési idő A beruházás megtérülési ideje a nettó jelenértékek idősorának szakaszosan halmozott értékeiből számítható ki. A szakaszos számítási mód azt jelzi, hogy meg kell néznünk az addig halmozott nettó jelenértéket évről évre. A beruházás abban az évben térül meg, amikor a nettó jelenérték először lép a pozitív tartományba.
2
SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
A kalkulátor felépítése Az általam felépített kalkulátor egyelőre excel formátumban érhető el, ahol a munkalapok a 1. ábra szerinti elrendezésben találhatók. Címlap
Tartalmazza a kalkulátor által használt módszerek, mutatók rövid leírását, és a kalkulátor használatának leírását.
Leírás
Itt adható meg, hogy a felhasználó milyen modulokat, funkciókat kíván megvásárolni, valamint az adott funkciók licence árát.
Licence kalkulátor
A bekerülési költségek és az üzemeltetés kapcsán felmerült költségek adhatók itt meg, néhány a kalkulátor szempontjából fontos, általános adat mellett.
Kalkulátor Kiadások
A bevételek, alatt azokat a bevételként, vagy költségcsökkenésként felmerült tételeket kell feltünztetni, amelyek a beruházás következtében közvetlen, vagy közvetett módon felmerülnek
Bevételek
Összesített adatokat tartlamaz a Költségek és Bevételek lapról, valamint tartalmazza a kiszámolt mutatók értékét is.
Összegzés
FIA
Pénzügyi tényezõk alapján elvégzett elemzés
Különbözõ összesített adatok diagrammos megjelenítése
Diagrammok
1. ábra: A kalkulátor munkalapjainak felépítése A kalkulátor tartalmaz egy leírást a kiszámolt mutatókról, illetve a kalkulátor kezeléséről. A licence kalkulátor, a funkciókhoz kötött értékelést végzi el (Herdon at al., 2006). Használata nem automatizálható, hisz rendszere válogatja, hogy melyek az alapfunkciók, melyek a kiegészítő funkciók. Ezen felül nehezen tudja figyelembe venni az adott kedvezményeket, ennek oka, hogy ezek általában az ajánlatadás pillanatában dőlnek el. Az alkalmazása az ajánlatok összehasonlításánál használható eredményesen. A kiadások munkalap a projekt érdekében felmerült kiadásokat tartalmazza. A bevételek munkalap a projekt következtében megvalósulni látszó előnyöket számszerűsíti. Ezek keletkezhetnek, bevétel növekményként, vagy kiadás csökkenésként egyaránt. Az összegzés munkafüzetlap tartalmazza a korábban megadott bevételekből és
3
SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
kiadásokból, az indikátorok számolásához szükséges összegzéseket, diszkontálást valamint a kiszámolt mutatók értékelését is. A diagrammok munkafüzetlap a szemléltetés és érthetőség elősegítése érdekében tartalmazza az összegzések alapján készült diagrammokat.
A figyelembe vett kiadások, költségek A kalkulátor legsarkalatosabb pontja a kiadások és bevételek munkafüzetlapok pontos kitöltése. A kalkulátor az alábbi tételeket tartalmazza a kiadások munkafüzetlapon (Bőgel – Forgács;2003): • Szoftverkiadások • Hardver kiadások • Tanácsadás • Személyi költségek • Oktatás • Egyéb kiadások
Előnyök számszerűsítése A bevételek munkafüzetlapon az alábbi tételek szerepelnek: • Közvetlen előnyökből származó bevételek, költség csökkenések • Közvetett előnyökből származó bevételek, költség csökkenések A közvetlen kategóriába az alábbi tételeket soroltam (Bőgel – Forgács, 2003): • Eszközállomány csökkenéséből származó költségcsökkenés • Elosztásból származó profitnövekmény • Keresztértékesítési bevételek növekedése • Visszatérő kezelési költségek csökkenése • Értéknövelő eladásokból szárma profitnövekmény • Hatékonyabb értékestésből származó többlet profit • Csökkenetett személyi állomány • Posta és nyomdaköltségek csökkenése • Az értékesített árúk utólagosan felmerült költségeinek csökkenése A közvetett kategóriába az alábbi előnyöket próbáltam számszerűsíteni (Bőgel – Forgács; 2003): • Javuló információ ellátás és hozzáférés • Javuló technológiai menedzsment • Javuló folyamat menedzsment • Javuló partnerkapcsolat • Javuló jövedelem tőkésítési lehetőség • A vállalati struktúra előnyös változása • Raktárkészlet optimalizálása • Logisztikai költségek csökkenése • Hatékonyság javulás
Konkrét alkalmazás A kalkulátort alkalmaztuk egy konkrét projekt keretén belül. 2006-2007 évben került bevezetésre egy ERP rendszer a szóban forgó vállalatnál. A megadott kiadások és bevételek egy része konkrétan felmerült kiadás, vagy szerződésben vállalat kötelezettség. A előnyök számszerűsítésére legtöbb esetben gyors kalkulátorokat hoztunk létre. Véleményünk szerint, főleg a közvetlen előnyök számszerűsítése vállalat specifikus, ezért a gyors kalkulátorok többségét projektenként kell létrehozni.
4
SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
Ilyen gyors kalkulátor látható a 3. táblázatban: 3. táblázat: Gyors kalkulátor Gyorskalkulátor az eszközcsökkenésből származó haszon becslésére Éves átlagos eszköz érték Elvárt/megvalósult eszközcsökenés százalékos mértéke Tőke százalékos költsége Becsült éves haszon
200 000 eFt raktárkészlet 15,00% 10% 3 000 eFt
Az alapadatok betáplálása után a 4. táblázatban látható eredmény született. 4. táblázat: ERP megtérülés Pénzügyi analízis Start 1 év -18 278 3 856 -18 278 2 699
Nettó cash flow Nettó cash flow (adózás utáni) ROI- direct és indirect ROI (direct) NPV (direct és indirect) NPV (direct) Megtérülési idő Éves átlagos birtoklási költség 10-Éves IRR
… … …
10 év Összesen 3 856 18 638 2 699 13 047
-18278 3505,4545 3280 3505,4545 -18 278 -40 -292 -44 0,3236094 1,312396974 1,3700806
15% -40% 15 282 -20 358 5+ 5 036 7%
Az eredményekből kitűnik, hogy a direkt előnyöket figyelembe véve a beruházás 10 évre számolva veszteséges, az NPV -20 millió forint, míg ha a közvetett előnyöket is figyelembe vesszük már az 5-ik évben megtérül a beruházás. Start 120000
10 év
1 év
100000
109 877
80000 69 000 60000
9 év
62 100 98 765
20000
10 000 6 900
21 000
Számítások szerinti
13 800
0
55 200
8 év
2 év
40000
20 700
32 100
Elvárt 3 év
87 654
27 600 41 400
54 321
76 543
7 év
43 210
34 500
48 300
4 év
76 543
6 év
5 év
2. ábra: Elvárt és számítások szerinti eredmény összehasonlítása A kalkulátor segítségével lehetőség van összehasonlítani a befektetett tőke elvárt hozamát a
5
SUMMER UNIVERSITY ON IT IN AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT – 2007 DEBRECEN, HUNGARY
kalkulátor által számolt hozammal. Ezt a diagrammot láthatjuk a 2. ábraán.
Következtetés Az informatikai beruházások értékelésére első esetben a beruházás előkészítési fázisában kerül sor, ez képezheti alapját az ERP kiválasztásának és magának a beruházási döntésnek. Az értékelési modellekről, módszerekről elmondható, hogy egy-két módszer alapján elvégzett számítások nem nyújtanak megfelelő és biztonságos alapot a döntéshez. A helyes döntéshez szükségszerű az ERP beruházások elemzésére használatos módszerek közül azokat alkalmazni melyek a felmerülő probléma eldöntésére alkalmas mutatókat szolgáltatnak. A döntési folyamatban viszont nem csupán a módszerek bírnak jelentőséggel, hanem a módszereket alkalmazók is. Ezért elkerülhetetlen megfelelő informatikai, pénzügyi és szakmai ismeretekkel rendelkező szakemberek alkalmazása a döntési folyamat során. Az általunk készített kalkulátor még korántsem tekinthető teljes körűnek. Igyekeztem olyan értékelési módszereket válogatni és testreszabni, melyek egy ERP beruházásokhoz kapcsolódó vizsgálati eljáráshoz nélkülözhetetlenek és a döntéshez, illetve a későbbi ellenőrzéshez is megfelelő alapot szolgáltatva segíthetik az ERP beruházás értékelést.
Hivatkozások Brealey/Myers (1996): Modern vállalati pénzügyek. Budapest, Panem Kft.Coombs, Bőgel – Forgács (2003): Informatikai beruházás-Üzleti megtérülés. Budapest, Műszaki kiadó. Bőgel György (2003): Informatikai beruházások üzleti értékelése. CEO Herdon, M. – Füzesi, I. (2006): Quality control and product tracing in ERP systems, Computers in Agriculture and Natural Resources. Proceedings of the 4th World Congress. Orlando Florida, 2006. 518-521 p. ISBN 1-892769-55-7. Mártonffy Attila (2004): A TCO mint közös nevező. IT BUSINESS II. évfolyam 2. szám. Január 20. Budapest Internet 1: Rate of return. http://en.wikipedia.org/wiki/Return_on_Investment
6
