ERP-wijzer 2015 De hulp om wegwijs te worden in ERP
□ ERP □ Cloud □ Kosten □ Leveranciers □ Interview
ERP Monitor is onderdeel van EKCIT European Knowledge Centre for Information Technology Disclaimer: de informatie in deze ERP-wijzer is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Er kunnen geen rechten aan de informatie uit deze ERP-wijzer worden ontleend. Hoewel ERP Monitor zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen van deze ERP-wijzer en daarbij gebruik maakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kunnen zij niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. ERP Monitor wijst iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie uitdrukkelijk van de hand. © European Knowledge Center for Information Technology | www.ekcit.eu | februari 2015
INHOUDSOPGAVE
ERP
3
Cloud
4
Kosten traditionele ERP
6
Kosten ERP in de cloud
9
Leveranciers
10
Interview: “Als ik dit van tevoren geweten had…”
12
2
ERP
ERP-wijzer Met deze wijzer proberen we u een onafhankelijk beeld te geven over ERP. In de wijzer wordt uitgelegd wat ERP is en welke voordelen het systeem heeft. ERP in de cloud is op dit moment erg in trek bij steeds meer bedrijven. In het hoofdstuk ‘cloud’ komt u erachter waarom deze trend steeds populairder wordt. Ook biedt deze ERP-wijzer een inzicht in de ERP-kosten, zowel van traditionele ERP als van ERP in de cloud. Een ERP-implementatie vraagt om de nodige voorbereiding. Bent u bijvoorbeeld projectleider, dan is het zaak u goed in te lezen en informatie te verzamelen. Deze informatie kan komen van leveranciers, maar dit zou niet de enige bron moeten zijn. In deze ERP-wijzer proberen we u van objectieve informatie te voorzien die nuttig kan zijn bij het ERPselectietraject.
Wat is ERP? ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem koppelt belangrijke ERPgegevens aan elkaar. Dit kan bijvoorbeeld financiële informatie zijn, of informatie over de actuele voorraad. Door informatie van verschillende bedrijfsafdelingen te combineren, kan een bedrijf sneller en efficiënter opereren. Een ERP-oplossing kan bijvoorbeeld zorgen voor snellere transactietijden en het leveren van real-time informatie voor een nauwkeuriger bedrijfsplanning. Een geslaagde ERPimplementatie kan bijdragen aan een hogere bedrijfsomzet en meer inzicht in bedrijfsprocessen.
3
Cloud
De nieuwste trend op het gebied van ERP is een hosting in de cloud. In 2011 was nog maar 17% van de ERP-implementaties in de cloud, in 2012 groeide dit percentage naar 26%. Uit recent onderzoek blijkt dat steeds meer organisaties een ERP-systeem in de cloud overwegen. Volgens Gartner is 47% van de onderzochte bedrijven van plan om binnen vijf jaar over te stappen op de cloud. Binnen tien jaar zal de markt grootschalig gebruik gaan maken van een volledige ERP-oplossing in de cloud. Maar wat is het voordeel van ERP in de cloud, en hoeveel kost dit eigenlijk? Wat is ERP in de cloud? ERP in de cloud is Enterprise Resource Planningsoftware met een hosting op het internet. Dit betekent dat de ERP-software ‘on demand’ is. De ERP-oplossing wordt dus niet meer op de servers binnen de eigen organisatie geïmplementeerd (on-premise), maar het bedrijf gebruikt de software via internet. De leverancier zorgt voor de installatie, het beheer en het onderhoud. De organisatie heeft hier geen omkijken naar en betaalt de leverancier per maand naar gebruik. Kortom: een organisatie betaalt voor gebruik en niet voor bezit. Er zijn verschillende opties voor de cloud. De bekendste is de public cloud. De software en data staan buiten het eigen netwerk. Hierdoor heeft u geen beheer, daardoor kan er goedkoop en flexibel gebruik worden gemaakt van de software. Een tweede optie is de private
cloud. Software en data worden binnen of buiten uw netwerk beheerd, maar wel in een beschermde omgeving. De organisatie heeft het ICT-systeem volledig in handen, maar heeft het beheer uitbesteed. Tot slot is er de hybride cloud en deze optie combineert de public en private cloud. Standaardsoftware staat in de public cloud en bedrijfsspecifieke software in de private cloud. Voordelen van cloud ERP in de cloud is flexibel en daardoor geschikt voor veel (groeiende) bedrijven. ERP-cloud kan snel worden geïnstalleerd. Bij een traditionele ERP-oplossing komt er bij een update een langdurig installatieproces kijken, terwijl bij ERP-cloud continue het systeem wordt onderhouden en geüpgraded. ERP in de cloud is mobieler, doordat het toegankelijk is via internet. Zo hebben medewerkers niet alleen op het werk, maar ook thuis en op verschillende apparaten het ERP-systeem binnen handbereik. Ook kiezen organisaties voor de cloud vanwege de mogelijkheid om werknemers te verbinden met internationale locaties. Hierdoor kan er met real-time data gewerkt worden, ongeacht verschil in locatie of tijdzone. Besparen met ERP in de cloud Door te kiezen voor een ERP-oplossing in de cloud in plaats van een traditionele ERPimplementatie, kan er op verschillende onderdelen worden bespaard. Een organisatie
4
hoeft bijvoorbeeld niet te investeren in hardware. Er wordt immers gebruik gemaakt van de servers van de leverancier via internet. Er zijn dus ook geen kosten voor het onderhoud van deze servers. Daarnaast hoeft de organisatie zich geen zorgen te maken over de onderhoudskosten van de software. Bij een traditionele ERP-oplossing betaalt een organisatie de licentiekosten van de software, maar bij cloud-ERP is dit niet het geval. De leverancier beheert namelijk de software en de organisatie betaalt maandelijks naar gebruik. Vaak kan het aantal gebruikers per maand worden aangepast, zodat uw ERP-oplossing altijd goed past bij de omvang van uw organisatie. Kosten voor een dagelijkse back-up worden bespaard en ook zijn er bij ERP-cloud geen kosten voor downtime. De leverancier zorgt niet alleen voor de hardware, software en onderhoud, maar zorgt er ook voor dat uw data veilig blijft met firewalls en virusbescherming.
Cloud versus on-premise Een ERP-systeem verbetert het inzicht in bedrijfsprocessen, waardoor de efficiëntie omhoog gaat. Maar merk je verschil in inzicht tussen een traditionele ERP-oplossing (onpremise) of een oplossing in de cloud? Aberdeen Group heeft dit onderzocht en het blijkt dat bedrijven met een cloud-oplossing eerder administratie taken afkrijgen, sneller goederen en service leveren en accurater financieel rapporteren. Zowel een traditionele ERP-oplossing als de ERP-cloud verbeterde de bedrijfsprocessen, maar ERP-cloud steeds met betere cijfers. Een ERP-oplossing in de cloud bespaarde 22% op operationele kosten (traditionele ERP 14%). Daarnaast werd er 20% bespaard op administratieve kosten (traditionele ERP 13%) en werd er 19% beter resultaat behaald op het gebied dienstverlening (traditionele ERP 14%).
Wat beweegt een organisatie tot de cloud? Aberdeen Group deed onderzoek naar de redenen waarom organisaties voor ERP in de cloud kiezen. De voornaamste reden is het ontbreken van kosten voor eigendom van harden software. Voor 82% van de organisaties was dit een doorslaggevende factor. Daarnaast noemt 61% als reden dat ERP in de cloud minder projectkosten met zich meebrengt. Tot slot worden redenen genoemd als ‘minder kosten en moeite voor upgrades (56%)’, ‘eenvoudige implementatie (44%)’ en ‘gelimiteerde IT-kosten (42%)’.
5
Kosten traditionele ERP
De overstap naar een ERP-systeem heeft meestal positieve gevolgen voor uw organisatie. Het inzicht in de bedrijfsprocessen wordt verbeterd, waardoor de efficiëntie omhoog gaat. Leveranciers pronken met alle voordelen van een ERPsysteem, maar de prijzen zijn niet altijd duidelijk. Maar wat zijn nu eigenlijk echt de kosten van een ERP -systeem? Zodra een organisatie het juiste ERP-systeem heeft gekozen, worden offertes aangevraagd bij verschillende leveranciers. Vaak wordt gekozen voor het systeem met de beste licentieprijs. Onterecht, want er zijn veel meer kosten waar een organisatie rekening mee moet houden. De aankoopprijs is slechts een onderdeel van een groter kostenplaatje.
Tabel 1: ERP-kostenverhouding Kleinbedrijf < 50 werknemers Licentie 53% Implementatie 15% Interne kosten 8% Hardware upgrade 5% Onderhoud 19% Totaal 100%
Kleinbedrijf Een organisatie met minder dan 50 werknemers kiest meestal voor een standaard ERP-oplossing. Een klein aantal mensen heeft toegang tot het ERP-systeem en er hoeven amper extra modules aan het ERP-systeem worden toegevoegd. Dit betekent dat er in verhouding weinig implementatiekosten zijn. De licentiekosten zullen het zwaarst wegen op het totale ERP-budget. Middenbedrijf Een organisatie met 50 tot 250 werknemers heeft vaak een ERP-systeem nodig met aanvullende modules. Een standaardpakket voldoet meestal niet aan alle eisen, waardoor er meer maatwerk en extern advies nodig zal zijn. Door de extra modules zal het ERPsysteem zwaarder worden en zal een organisatie moeten investeren in de hardware.
Middenbedrijf <250 werknemers 28% 28% 15% 13% 16% 100%
Grootbedrijf >250 werknemers 24% 25% 24% 13% 14% 100%
6
Grootbedrijf Een organisatie met meer dan 250 werknemers heeft meestal verschillende (internationale) locaties en omvangrijke bedrijfsprocessen. Deze organisaties kunnen kiezen voor een totaalpakket. Alle ERP-functionaliteiten worden in dit soort pakketten aangeboden. De interne kosten drukken zwaarder op het totale budget dan bij het midden- en kleinbedrijf. De reden hiervoor is dat bij een grootschalige ERPimplementatie er vaak een team wordt aangesteld dat zich fulltime bezighoudt met de implementatie. Focus Ondanks de vele verschillen per organisatie, proberen we u toch een beeld te geven van de gemiddelde ERP-kosten. We richten ons daarom op een middenbedrijf dat een gemiddeld ERP-systeem zoekt. Licentiekosten ERP-kosten worden vaak berekend aan de hand van het aantal gebruikers en de hoeveelheid toegangsniveaus die vereist is. Een productiebedrijf zal een complexer ERPsysteem nodig hebben dan een bedrijf van vergelijkbare grootte dat een dienst levert. Bij een middelgroot productiebedrijf of een complex distributiebedrijf moet rekening worden gehouden met ongeveer €3000 per gebruiker. Voor een dienstverlenend bedrijf of een kleiner distributiebedrijf zijn de kosten ongeveer €2000 per gebruiker. Het toewijzen van gelimiteerde toegang voor gebruikers in het systeem kost meestal een paar honderd euro per gebruiker.
Implementatie De implementatiekosten bestaan uit de systeeminstallatie en het op maat maken van de software. De hoogte van de implementatiekosten hangt direct samen met de omvang en complexiteit van het ERP-systeem: hoe complexer het systeem, des te hoger de kosten voor implementatie. Ook de kosten voor de training van personeel lopen op zodra het systeem complexer wordt. Een handig geheugensteuntje voor het middenbedrijf om de minimale kosten van de implementatie in beeld te brengen is de regel ‘software en implementatie is 1:1’. Deze regel houdt in dat een organisatie die €10.000 heeft betaald voor de software (licentiekosten), nog eens een budget van €10.000 euro moet vrijmaken voor de implementatie. De kosten voor de licentie en de implementatie komen dan minimaal op €20.000. Training, onderhoud en nazorg Nadat het ERP-systeem is aangeschaft en de implementatie is voltooid, zijn er nog steeds kosten om rekening mee te houden. Sommige leveranciers hebben een personeelstraining in het servicepakket, terwijl bij andere leveranciers de training extra geld kost. Voor het middenbedrijf geldt dat het onderhoud van het ERP-systeem ongeveer 16% zal zijn van de totale ERP-kosten. Houd er rekening mee dat de nazorg prijzig kan zijn. Lost de leveranciers kinderziektes gratis op, of wordt het in rekening gebracht? Bedenk ook welke upgrades noodzakelijk zijn voor uw organisatie. Een ERPupgrade maakt het systeem vaak zwaarder, waardoor de kans bestaat dat er zwaardere
7
hardware nodig is. De leverancier moet vervolgens de nieuwe mogelijkheden ook weer op maat maken. Maak dus goede prijsafspraken over de fase na de implementatie.
De implementatiekosten zijn 1:1 met de licentiekosten, dus ook €60.000. Afhankelijk van de complexiteit zal een gemiddelde implementatie 4 tot 10 maanden duren.
Return of investment Gezien de grote verschillen tussen organisaties is het qua tijd en geld erg lastig te voorspellen wanneer een organisatie de investering heeft terugverdiend. De opbrengsten moeten vooral gezocht worden in het behalen van doelen. Een organisatie heeft met een ERP-systeem beter inzicht in de bedrijfsprocessen, waardoor de efficiëntie omhoog gaat. Belangrijke processen kunnen worden geautomatiseerd, de klantenservice zal verbeteren en de financiële en administratieve kosten gaan omlaag.
Voor dit rekenvoorbeeld zullen er ongeveer €32.000 aan interne kosten zijn, zoals het loon voor eigen personeelsleden die zich naast hun dagelijkse werk richten op de implementatie.
Rekenvoorbeeld In dit rekenvoorbeeld wordt voor een distributiebedrijf gekozen dat een ERP-systeem zoekt. Het bedrijf wil twintig medewerkers toegang geven tot het ERP-systeem. De licentiekosten zullen dan ongeveer €60.000 bedragen, namelijk 20 medewerkers maal €3000 per gebruiker.
Tabel 2: Kosten ERP distributiebedrijf – 20 users
Licentie Implementatie Interne kosten Hardware upgrade Onderhoud Totaal
28% 28% 15% 13% 16% 100%
€60.000 €60.000 €32.000 €28.000 €34.000 €214.000
Door de komst van een ERP-systeem is vaak een upgrade nodig van de hardware, zoals de aanschaf van nieuwe servers. In dit voorbeeld zijn de kosten voor nieuwe hardware €28.000 euro. De kosten voor het onderhoud bedragen €34.000 en hierbij kan gedacht worden aan updates, het oplossen van bugs en systeemhulp. Sommige leveranciers bieden een onderhoudscontract aan: voor een vaste prijs per jaar wordt het ERP-systeem onderhouden, zodat de continuïteit wordt gewaarborgd. De totaalprijs van het ERP-systeem voor het middelgroot distributiebedrijf komt in dit rekenvoorbeeld uit op €214.000. Bent u benieuwd naar de ERP-prijzen afgesteld op uw organisatie, of wilt u weten welke leveranciers goede service verlenen? ERP Monitor beschikt over een database met honderden gegevens over ervaringen van collega IT-managers met leveranciers, en deelt deze informatie graag met u. Bel ons even voor een advies op maat: +31 20 30 80 476.
8
Kosten ERP in de cloud
Kosten De kosten voor een ERP-systeem in de cloud zijn in veel gevallen lager dan een traditioneel ERP-systeem. De prijzen van softwarepakketten van grote softwarebedrijven zoals SAP, Oracle en Microsoft verschillen niet veel van elkaar. Houd er rekening mee dat lage maandelijkse kosten vaak betekent dat u voor advies, ondersteuning en nazorg een extra rekening kunt krijgen. Zo kost SAP Business One Hosting bij sommige leveranciers slechts 29 euro per gebruiker per maand (starterspakket) en kost de duurste optie 69 euro per gebruiker per maand (volledig pakket). Bij andere leveranciers kost hetzelfde systeem (SAP Business One) 120 euro per gebruiker per maand, maar is er meer service inbegrepen.
Microsoft NAV
Rekenvoorbeeld Voor het rekenvoorbeeld hebben voor Microsoft Dynamics NAV gekozen. Deze prijzen zullen ongeveer overeenkomen met pakketten van andere softwarebedrijven. De licentiekosten per maand zijn €140. De leverancier zal eenmalig installatiekosten in rekening brengen van €1000. Na een jaar betaalt een organisatie voor een ERP-systeem in de cloud met vijftien gebruikers ongeveer €26.200. Bent u benieuwd naar de prijzen van cloudpakketten van leveranciers die passen bij uw bedrijf? ERP Monitor beschikt over dit soort informatie en deelt deze graag met u. Bel ons even op: +31 2030 80476.
5 gebruikers
15 gebruikers
Na 1 jaar
Na 5 jaar
Na 1 jaar
Na 5 jaar
Dynamics NAV 2013
€140,-
Per gebruiker per maand
€8.400
€42.000
€25.200
€126.000
Installatie NAV 2013
€1000,-
eenmalig
€1.000
€1000
€1000
€1000
€9.400
€43.000
€26.200
€127.000
TOTAAL
9
Leveranciers
Leverancier Na de ERP-productkeuze moet een partij worden uitgezocht die het systeem implementeert. Deze leverancierskeuze is niet zo gemakkelijk als het in eerste instantie lijkt. Natuurlijk, de verschillende leveranciers zullen hetzelfde ERP-product implementeren. Maar voor een soepele implementatie zal ook de leverancierskeuze weloverwogen gemaakt moeten worden. Een leverancier moet passen bij uw organisatie. Leverancier checklist √ ERP-ervaring √ ERP-achtergrond √ Werkwijze √ Begrip √ Nazorg
Erp-ervaring Het eerste waar u op moet letten bij het selecteren van een leverancier is de ervaring. Hoeveel ERP-systemen heeft de leverancier succesvol geïmplementeerd? En zijn er ook mislukte projecten geweest in het verleden? En zo ja, hoe is de leverancier hiermee omgegaan? Het is belangrijk om deze informatie goed in kaart te hebben.
ERP-achtergrond Naast de ervaring van het implementeren van ERP-systemen is het een voordeel als de leverancier ook in uw specifieke sector ervaring heeft. Het ERP-pakket moet namelijk aangepast worden aan alle eisen die in uw sector van belang zijn. Zelfs de implementatie van hetzelfde pakket binnen dezelfde sector kan verschillen. Het is een pluspunt wanneer de leverancier diverse ERP-pakketten heeft geïmplementeerd bij bedrijven binnen uw sector die erg overeenkomen met uw eigen wensen. Werkwijze De hoeveelheid ervaring zou niet het enige criterium mogen zijn van de leverancierselectie. Hoe gaat de leverancier om met het uitvoeringsproces zodra hij de opdracht binnen heeft? Voert de leverancier uw opdrachten nauwkeurig uit en worden alle risico’s vermeden? Het is van belang om te weten wat de aanpak is van de leverancier tijdens de implementatie. Welke methodes worden er gehanteerd zodat uw ERPimplementatie vlekkeloos verloopt, ook tijdens stressmomenten? Een betrouwbare leverancier probeert de kosten te beperken en doorlooptijden te minimaliseren. Maar hoe hoger de kosten en hoe langer de implementatie duurt, des te hoger de rekening van deze leverancier wordt…
10
Begrip Het zorgvuldig formuleren van uw doelen is de volgende stap. Het standaardpakket moet namelijk op maat worden gemaakt voor uw organisatie. Welke functionaliteiten mogen niet ontbreken en waarin maakt u het verschil binnen uw sector? De leverancier moet niet alleen uw opdracht volledig begrijpen, maar idealiter ook meedenken en goede oplossingen aandragen. Een goede leverancier biedt uw organisatie oplossingen aan die uw kansen vergroten om uw doelen te behalen. Een leverancier die zich betrokken voelt bij uw organisatie is een goede basis voor een samenwerking.
Database Een leverancier laat graag alle positieve en succesvolle implementaties zien, maar hoe komt uw organisatie erachter of er ook minder succesvolle implementaties zijn voorgekomen? En hoe zal de leverancier reageren als het project tegenvallers kent? ERP Monitor beschikt over een database met honderden gegevens over ervaringen van collega ITmanagers met leveranciers, en deelt deze informatie graag met u. Bel ons even op: +31 2030 80476.
Nazorg Zodra de implementatie voltooid is, kan het zijn dat de leverancier minder aandacht heeft om u te helpen met uw nieuwe ERP-systeem. Hoe gaat de leverancier om als er zich na een paar maanden bugs voordoen in het systeem? Helpen ze u direct, of moet u weken wachten? En hoe zit het met updates van het ERPsysteem? In sommige gevallen horen de herstelwerkzaamheden omtrent bugs en de installatie van updates binnen het servicepakket van de leverancier, maar in andere gevallen worden deze diensten als extra kosten berekend. Maak daarom voor de implementatie altijd duidelijke afspraken over de gang van zaken na de implementatie.
11
“Als ik dit van tevoren geweten had…” Interview over een mislukte ERP-implementatie
Inleiding ERP Monitor ging in september 2014 opzoek naar een organisatie waar de ERPimplementatie mislukte. Een lastige opgave, want organisaties staan niet in de rij om mislukkingen of negatieve verhalen over zichzelf te verspreiden. Toch is het gelukt om een IT Manager te vinden die openstond voor een openhartig vraaggesprek. Gezien de mogelijke negatieve gevolgen van het interview voor de organisatie, de IT manager of de leverancier, heeft ERP Monitor het interview geanonimiseerd.
Nam u te veel hooi op de vork? “Ja, misschien wel. Naast mijn dagelijkse werkzaamheden moest ik het ERP-project leiden. Er was weinig tijd om ons goed te verdiepen in de materie, waardoor we te weinig kennis bezaten over ERPimplementaties. Hierdoor lieten we ons teveel leiden door de leverancier en kozen we uiteindelijk voor een ERP-systeem met te veel functionaliteiten. Vooraf hadden we de doelen en wensen helder moeten hebben, pas daarna had de leverancier erbij betrokken moeten worden.”
U bent IT manager bij een productiebedrijf. Waarom werd er destijds een ERP-oplossing aangeschaft? “We zijn een jong en snel groeiend bedrijf. Vorig jaar hebben we voor het eerst nieuwe vestigingen geopend. Om de bedrijfskosten te drukken en meer inzicht te hebben in bedrijfsprocessen hebben we het besluit genomen om een ERP-systeem te gebruiken. Van de directie kreeg ik de leiding over het ERPproject.”
Te weinig kennis en een ERP-systeem dat niet helemaal past bij de organisatie. Dat voorspelt niet veel goeds voor de implementatie. “Klopt. Tijdens de implementatie leer je veel over het ERP-systeem. Telkens als er een implementatiesessie was geweest, kregen we opdrachten van de leverancier. Zie het als een soort huiswerk. We moesten de processen duidelijk maken en de informatie verzamelen die in het systeem verwerkt moest worden. Soms hadden we de informatie niet op tijd verzameld en dat leidde tot vertraging. Ook het maatwerk van de leverancier duurde erg lang, omdat er heel veel functionaliteiten in het pakket zaten. De vertraging wekte aan verschillende kanten irritatie op in het team.”
Had u ervaring met ERP-implementaties? “Nee, dit was de eerste keer. Ik heb hiervoor wel gewerkt bij bedrijven die gebruik maakten van ERP-systemen, maar ik had geen ervaring in het uitzoeken of implementeren van het systeem.”
12
Hoe ging het personeel om met de implementatie? “Aan het begin van de implementatiefase was er weerstand. Medewerkers dachten dat ze meer werk moesten leveren om de implementatie te laten slagen. Ook werd gedacht dat ze vaker gecontroleerd zouden worden en dat de leidinggevende meer inzicht zou krijgen in hoe goed of slecht medewerkers hun werk uitvoeren. We hebben uitgelegd welke voordelen het ERP-systeem zou hebben en dat het ook prettiger werken is voor het personeel. Halverwege de implementatie kregen we klachten dat het personeel te weinig op de hoogte werd gehouden. Dat hebben we toen veranderd. Wekelijks werd een e-mail verstuurd met een update. Zodra er successen werden behaald, werd het direct gecommuniceerd met het personeel. Hierdoor groeide de motivatie en de betrokkenheid.” De implementatiefase duurde langer dan gedacht. Werd het budget ook overschreden? “Ja, uiteindelijk werd het budget met ongeveer 35% overschreden, een hoop geld. Door de vertraging tijdens de implementatie, namen ook de kosten toe. Ook hebben we een onafhankelijk adviseur ingehuurd voor een kritische blik tijdens de implementatiefase. Dit was een lastig besluit, omdat je daarmee eigenlijk aangeeft dat je de situatie niet helemaal meer onder controle hebt. Maar het bleek een goed besluit te zijn. Samen met de leverancier en de adviseur hebben we het ERPsysteem beter laten aansluiten bij de wensen van onze organisatie.”
Heeft u tips voor organisaties zodat zij niet dezelfde fouten maken tijdens een ERPimplementatie? “Ja, zorg dat je vooraf je doelen en eisen in kaart hebt gebracht. Zo wordt duidelijk waar de organisatie behoefte aan heeft en kan er passende software bij gezocht worden. Informeer ook altijd je personeel, zij moeten er tenslotte mee werken. Zorg ook voor voldoende budget. Plan alle kosten voor de komende vijf jaar, dus ook van training, updates en bugfixes.” Tot slot: is het ERP-systeem na de turbulente implementatie uiteindelijk naar tevredenheid in gebruik? “Ja, gelukkig wel. Ik ben blij dat het systeem nu goed draait, maar als ik van tevoren geweten had hoe het proces zou verlopen… Uiteindelijk is alles goed gekomen en profiteren we nu van een uitstekend ERP-systeem. Het personeel is ingewerkt en de efficiëntie gaat omhoog. De managers zijn tevreden over de snelheid waarmee er inzichtelijke rapporten kunnen worden gemaakt. Ook tijdens ons productieproces gaat nu veel automatisch.”
13
