Praktische hulp bij de keuze van een ERP‐pakket in de Bouw Peter Van Damme
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Abc‐DigiBouw Wat is ERP Valkuilen Methodiek en stappenplan Conclusie Hulpmiddelen
ABC‐DigiBouw Advies m.b.t het afstemmen van de interne organisatie en de ICT‐omgeving om betere beslissingen in de bedrijfsvoering te kunnen nemen • •
ABC DigiBouw kan zowel op Europees als op Vlaams vlak op financiële ondersteuning rekenen. ABC DigiBouw krijgt financiële steun van het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), met een maximum van € 1.134.362 gespreid over twee jaar.
Dromen?
Wat is nu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) is een geïntegreerd geheel van modules die aan de onderneming de nodige informatie verschaffen voor een optimaal gebruik van haar middelen (financiën,human resources, productiecapaciteiten, voorraden,tijd, …).
Noodzaak • Afremming van een project door tekort aan materialen • Leveringstermijnen kloppen niet • Te weinig inzicht in kosten • Relevante info verspreid over de organisatie • Meerdere ingaves van identieke info • Grote manuele inspanning voor verzamelen van kerncijfers • Geen efficiënt voorraadbeheer
Valkuilen
De hoofdzonden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Geen duidelijke eisen & wensen Alle elementen komen niet aan bod. Vooroordelen t.o.v nieuwe technologiën Ons kent Ons Verhouding technische eis/Gebruikerseisen Beperkte interne competentie software + ondercapaciteit Invloed van niet‐essentiele elementen en trendy functionaliteiten 8. Aankoop zonder waterdichte garantie 9. Onderschatting naar impact implementatie 10. Verkeerde kostenbesparing
7‐stappenplan 1 2 3 4 5 6 7
• Informeer de organisatie • Inventariseer bedrijfsproces/behoeften • Onderzoek relevante leveranciers • Lastenboek • Voorbeelddossier/demo leverancier • Demo gebruikers • Negotatie/principebeslissing/contract
•Informeer de organisatie
1
1
1. Informeer de organisatie
Het succes van een applicatie wordt bepaald door de aanvaarding van de gebruikers • • • •
Leg de doelstelling/ planning van het project uit Betrek iedereen in de keuze van het pakket Stel de betrokkenen gerust inzake de verandering Organiseer op verschillende tijdstippen mogelijkheid tot vragen
2
•Inventariseer bedrijfsproces/ behoeften
Vertrekpunt
Publicatie WTCB‐Contact nr 17‐ Maart 2008
Werkwijze Inventaris Processen • • • • • •
Beschrijf Bouwproces van offerte tot oplevering Beschrijf ondersteunende processen. Beschrijf managementprocessen. Gebruik ISO‐certificering als voorbereiding. Pas verbeteringen toe voor de implementatie. ABC‐Digibouw ICT‐Scan
Extern advies Inventaris Complexe processen & Behoeften • Huur een extern technologie‐onafhankelijk adviesburo in • Gebruik subsidie Strategisch Ondernemen of KMO ‐ portefeuille
Behoeftenanalyse Elementen • Gebruik een Behoeftenmatrix • Gebruik MusCoW‐principe • Respecteer 80/20 regel
• Onderzoek relevante leveranciers
3
Lijst van relevante Leveranciers Selectie‐criteria • Vertaalslag interne werking naar software • Bouwgerelateerd • Referenties
ABC DigiBouw Aannemers Begeleiden en Coachen naar het Digitale bouwbedrijf Houben nv Verslag IT Scan 25/11/2010
Leverancierslijst: ERP Voor de Bouw | 25/11/2010 – ABC DigiBouw 1
•Stel Lastenboek op
4
Lastenboek Doelstelling is synergie • Gestructureerde communicatie naar relevante leveranciers • Basis voor vergelijking leveranciers • Unieke karakter van de onderneming • Overzicht behouden
Lastenboek Inhoud
1. Korte & bondige Samenvatting 2. Contactinformatie: Aanspreekpunten 3. Profiel Leverancier: interne organisatie & financiele status 4. Applicatie‐overzicht; Informatiestromen, databasestructuur, hardwarevereisten en integratie andere systemen 5. Implementatieplan
Lastenboek Inhoud 6. Helpdesk en support: Support op afstand, interventie on‐site, preventief onderhoud, maandelijkse rapportage 7. Kostenoverzicht: software, onderhoudscontract, updates, licentiekosten, …… 8. Historiek laatste 3 jaar 9. Toekomstige ontwikkelingen en participatie klanten 10. Referenties: Bedrijven, modules en aantal gebruikers.
•Voorbeelddossier/demo leveranciers
5
Voorbeelddossier/ demo leveranciers Concrete toetsing via voorbeelddossier 1. Kies volledig afgewerkt dossier vanaf offerte tot oplevering van de werf 2. Inventariseer per fase de knelpunten 3. Bespreek de resultaten met de leverancier inzake mogelijke aanpassingen (80/20 regel)
•Demo voor de gebruikers
6
Voorbeelddossier/ demo leveranciers Hands‐on demo voor gebruikers 1. Kies representatieve gebruikers voor de onderneming 2. Werk een evaluatieformulier uit 3. Inventariseer de feedback en bespreek mogelijke aanpassingen op gebruikersniveau en ‐opleiding
•Principebeslissing/Negotatie/Contract
7
Principebeslissing en Contract Principe‐beslissing 1. Maak een vergelijking van leveranciers op basis van structuur lastenboek 2. Geef een weging aan de verschillende factoren. 3. Stel volgorde van leveranciers op
Principebeslissing en Contract Contract 1. Bij twijfel stel letter of intent op met voorwaarden die nog moeten ingevuld worden. 2. Gebruik delen van het lastenboek om garanties te verkrijgen.
Conclusie • • • • • • • •
Evalueer de noodzaak van een ERP Stel je eigen methodiek samen Objectiveer en formaliseer Besteed extra zorg aan het bedrijfsproces en de behoeftenanalyse Kies een beperkt aantal relevante leveranciers Stel een lastenboek op Organiseer demo’s (voorbeelddossier/gebruikers) Evalueer de leveranciers op dezelfde parameters
Hulpmiddelen • • • • • • •
Studie ERP E&Y ABC‐dienstverlening: IT‐SCAN Hulp van experten Leverancierlijst Template behoefte‐analyse Template lastenboek Beslissingsmatrix
Contacteer Peter Van Damme Vlaamse Confederatie Bouw Lombardstraat 34‐42 1000 Brussel www.vcb.be Tel. +32 (0) 2 545 57 49 Mob. +32 (0) 473 84 52 18
[email protected]
