A Kaposvári Egyetem SOCRATES/ERASMUS szabályzata A hallgatók és oktatók kiválasztásának menetére, az ösztöndíjak kifizetésének gyakorlatára, valamint a programok gyakorlati megvalósítására Az Európai Unió SOCRATES oktatási programján belül a felsőoktatásra vonatkozó ERASMUS program megvalósításáról, alkalmazásáról a Kaposvári Egyetemen. A szabályzat az Európai Unió SOCRATES/ERASMUS programját irányító Brüsszeli Nemzetközi Iroda szabályzatának és a Magyar Nemzeti SOCRATES Iroda, a TEMPUS Közalapítvány szabályzatainak keretei között meghatározza a hallgatói és oktatói mobilitás feltételeit, szabályait, eljárási rendjét. Az intézmény illetve jogelődje, a Csokonai Vitéz Mihály Tanítóképző Főiskola, 1997 óta vesz részt a SOCRATES/ERASMUS program megvalósításában, a TEMPUS Közalapítvánnyal kötött szerződés, ill. pályázat elnyerése alapján. I. Általános rendelkezések 1. Az intézményen belül az ERASMUS program megvalósításáért az ERASMUS koordinátor felel. 2. A bilaterális szerződések, a Tempus Közalapítvány részére küldött beszámolók, illetve az oktatói és hallgatói támogatási szerződések aláírására a Kaposvári Egyetem rektora, jogosult. Az oktatói és hallgatói támogatási szerződéseket a rektor távolléte esetén az általános rektorhelyettes írja alá. 3. A hallgatói tanulmányi szerződéseket a karok oktatási főigazgató-helyettesei vagy dékánhelyettesei látják el kézjegyükkel. 4. Minden egyéb dokumentumot az intézményi Erasmus-koordinátor ír alá. 5. A programmal kapcsolatos gyakorlati teendőket a külügyi referens látja el. Ez jelenti • • • • •
az intézmény és a Tempus Közalapítvány közötti kapcsolattartást a programokkal kapcsolatos esetleges változások figyelemmel kísérését a beutazó és kiutazó hallgatókkal, oktatókkal kapcsolatos ügyintézést a szükséges beszámolók, jelentések elkészítését és határidőre történő benyújtását az intézményi Erasmus-honlapra felkerülő cikkek elkészítését, a honlap folyamatos figyelemmel kísérését, ezzel kapcsolatban a szükséges frissítések kezdeményezését
II. Hallgatói Mobilitás 1. Minden év márciusában kerülnek meghirdetésre a következő tanévre beadható hallgatói mobilitás pályázatok. A jelentkezés feltételei: • legalább két lezárt félév • érvényes hallgatói jogviszony
• • • •
3,51 feletti átlag a fogadó intézmény oktatási nyelvének alapos ismerete önrész vállalása email elérhetőség
A pályázati felhívás a következőket tartalmazza: • a megpályázható ösztöndíj-lehetőségek, ezen belül: ¾ intézmények neve ¾ szakterület ¾ ösztöndíj időtartama ¾ a képzés nyelve • a pályázat beadásának feltételei • csatolandó dokumentumok listája • a pályázat beadásának határideje • elérhetőségek (bővebb felvilágosítás hol kérhető) 2. A pályázatokat a Központi Szolgáltató Irodába kell eljuttatni a megadott határidőre. Amennyiben a pályázati kiírás másként nem rendelkezik, a következő dokumentumokat kell a pályázathoz csatolni: • • • • • • •
a leckekönyv másolata az eddig elvégzett félévekről nyelvvizsga-bizonyítvány másolata, ennek hiányában az Idegen Nyelvi Tanszék vagy az Idegennyelvi Központ ajánlása iratkozási lap másolata nyilatkozat a szükséges önrész vállalásáról ajánlások (tanszéki, szakfelelősi, kollégiumi, HÖK, szakdolgozati konzulens, stb.) egyéb, a pályázat elbírálását befolyásoló dokumentumok, igazolások (pl. demonstrátori tisztségről) 2 db. Igazolványkép
(A jelentkezési lap és az önrész vállalásáról szóló nyilatkozat megtalálható a Letöltések menüpont alatt) Amennyiben a kért dokumentumok nem érkeznek meg a pályázattal egyszerre, hiánypótlásra a határidő lejárta előtt van lehetőség. 3. A benyújtott pályázatokat legkésőbb minden év június 30-ig a Kaposvári Egyetem Külügyi Bizottsága bírálja el. A döntésről a külügyi referens a partnerintézményeket elektronikus vagy postai úton értesíti. A Külügyi Bizottság tagjai: Elnök: ERASMUS koordinátor. Titkár: külügyi referens. Tagok: • az általános és oktatási kari főigazgató-helyettesek és dékánhelyettesek • a gyakorlati képzést irányító kari főigazgató-helyettes (a Pedagógiai Főiskolai Kar esetében) • a Hallgatói Önkormányzat képviselői
Bírálati szempontok: • •
tanulmányi eredmény nyelvtudás szintje (a fogadó intézmény oktatási nyelve), előnyt élveznek a nyelvvizsgával rendelkező hallgatók
A pályázatok elbírálásánál előnyben kell részesíteni: • • • •
azt a pályázót, aki tanterven kívüli tevékenységet folytatott aki tanulmányi versenyen vett részt aki demonstrátori munkát végzett aki a külföldi cserehallgatók, -oktatók, illetve vendégek programjának megszervezésében és lebonyolításában részt vállalt
A pályázati eredmények felkerülnek a Kaposvári Egyetem honlapjára, illetve a pályázók emailben vagy postai úton értesítést kapnak a döntés meghozatalától számított egy héten belül. Ez előtt az idő előtt a pályázatok eredményéről információ nem adható ki. 3. A nyertes pályázóknak a kiutazás előtt a következő tennivalói vannak: •
• • • • •
•
• • •
fogadó intézmény jelentkezési lapjának kitöltése. (A pályázó a jelentkezési lapot és a kitöltéshez szükséges információt a külügyi referenstől megkapja. A kitöltött jelentkezési lapot a pályázó a külügyi referensnek elektronikusan, illetve kinyomtatva, aláírva legkésőbb a fogadó intézmény által szabott jelentkezési határidő előtt két héttel átadja.) amennyiben szükséges, a vízumhoz szükséges igazolás/ok beszerzése beiratkozás a következő félévre diákigazolvány érvényesítése gondoskodni az utazásról, repülőjegy foglalásról, stb. Az utazással kapcsolatos információkról a hallgató tájékoztatja a fogadó intézmény koordinátorát és a külügyi referenst biztosítások /beteg-poggyász/ megkötése (külön biztosítás vonatkozik a kiutazó hallgatókra!) tanulmányok egyeztetése az oktatási főigazgató- vagy dékánhelyettessel, illetve az „Itthoni tantárgyi követelmények teljesítése külföldi ERASMUS tanulmányokra utazó hallgatóknak” elnevezésű táblázat kitöltése, aláiratása az adott félévben őt oktató tanárokkal kapcsolatfelvétel a fogadó intézmény koordinátorával. (Az érkezés és visszautazás pontos dátumának egyeztetése, szállás foglalása. A fogadó intézménnyel való egyeztetésben a külügyi referens segítséget nyújt.) a felvenni kívánt órák tervezett listájának elkészítése a fogadó intézmény honlapján található, vagy ha van ilyen, a nyomtatott kurzuskatalógusból kiegészítő támogatási lehetőségek felkutatása (önkormányzat, HÖK, pályázatok, stb.) A források felkutatásában a külügyi referens segítséget nyújt. A Hallgatói Önkormányzatnak beadható szociális támogatás kérelem formanyomtatványa megtalálható a Letöltések menüpont alatt.
4. A sikeres pályázókkal az intézmény a kiutazás időpontja előtt 14 nappal tanulmányi, továbbá ösztöndíjszerződést (másnéven támogatási szerződés) köt.
A szerződés aláírása előtt a hallgató a következő dokumentumokat adja át a külügyi referensnek: • • •
beiratkozási lap fénymásolata oktatókkal egyeztetett és aláírásukkal igazolt követelmények táblázata az utolsó lezárt félév átlagát igazolandó, a leckekönyv megfelelő oldalainak másolata
A hallgatói támogatási szerződést a hallgató aláírja, ezt követően a Kaposvári Egyetem rektora, távollétében az általános rektorhelyettes látja el kézjegyével. A szerződés megkötése előtt a hallgatók el kell juttassák a Központi Szolgáltató Irodába bankszámlaszámukat, illetve a számlavezető bankjuk címét. A támogatási szerződés két példányban készül, egyik példányát a hallgató kapja, a másik a Központi Szolgáltató Irodában marad. A tanulmányi szerződést a hallgató, az ERASMUS koordinátor és a kari oktatási főigazgatóhelyettes vagy dékánhelyettes írja alá, amelyet a hallgató két példányban magával visz a fogadó intézménybe, az ottani képviselővel aláiratja, és kitöltve visszahozza az egyik példányt, amelyet a külügyi referensnek visszaérkezésekor átad. A támogatási és a tanulmányi szerződésen kívül a hallgató a következő dokumentumokat kapja: • Erasmus iránytű (Tempus Közalapítvány tájékoztatója) • Erasmus hallgatói mobilitás alapelvei • a fogadó intézményben teljesített tanulmányi eredmények feljegyzésére szolgáló Transcript of Records nevű nyomtatvány (a tanulmányok elismertetéséhez szükséges) • Hallgatói beszámoló nyomtatvány, amelyet az önállóan írt, fényképekkel ellátott, minimum 6 oldalas beszámolóval együtt legkésőbb a visszaérkezést követően két héttel le kell adni a külügyi referensnek A Hallgatói mobilitás alapelvei és a Hallgatói beszámoló nyomtatványok megtalálhatók a Letöltések menüpont alatt. 5. A hallgató tennivalói a fogadó intézménybe történő megérkezéskor • • •
a külügyi referens és koordinátor értesítése e-mailen folyamatos kapcsolattartás a külügyi referenssel a külföldi tanulmányok teljesítése mellett a hazai tanulmányok figyelemmel kísérése (kapcsolattartás oktatókkal, csoporttársakkal, szakdolgozati konzulenssel)
6. Visszaérkezés után két héten belül a hallgató leadja a kitöltött „Hallgatói beszámoló” formanyomtatványt és az élménybeszámolót, az utóbbit elektronikus formában is, a külügyi referensnek. 7. Az ösztöndíjra vonatkozó szabályok: A TEMPUS Nemzeti Iroda által küldött tájékoztató és az elfogadott és aláírt Intézményi Szerződésben közölt támogatás ismeretében kerül elosztásra az ösztöndíjkeret, a pályázatot nyert hallgatók között. A támogatás összegét a fogadó országra érvényes, TEMPUS Iroda
által közölt minimális havi megélhetési költségek és a kinn tartózkodási idő alapján határozza meg az intézmény. Az Erasmus támogatást a hallgató a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően, a hallgató bankszámlájára történő utalással kapja meg. A banki átutalás folyamatából adódó késésekért a külügyi referens felelősséget nem vállal. A hallgató az előleg átutalása után fennmaradó ösztöndíjat csak abban az esetben kapja meg, ha a kinn tartózkodása során tanulmányi kötelezettségeinek eleget tesz. A hallgató köteles az önhibájából vagy önhibáján kívüli okokból meghiúsult vagy részben meghiúsult kiutazásra már átutalt támogatást az ösztöndíjszerződésben rögzített módon és mértékben az intézmény felé visszafizetni. Minden más, az ösztöndíjjal kapcsolatos kérdésben a Támogatási Szerződésben foglaltak az irányadók. A hallgatói mobilitási keretből fennmaradó összeg – amennyiben van ilyen – az adott tanévet követő szeptember 30-ig kerül szétosztásra a programban részt vett hallgatók között. 8. Pótpályázat kiírása A tavaszi pályázati forduló lezárását követően az esetlegesen fennmaradó ösztöndíjas helyek az adott tanév októberében pótpályázat keretében kerülnek meghirdetésre. Az őszi pályázati fordulóban értelemszerűen csak a tavaszi félévben igénybe vehető ösztöndíjas helyek pályázhatók. A Külügyi Bizottság a beadott pályázatokat legkésőbb november 30-ig elbírálja. Minden más téren az őszi pályázatokra is a fenti pontokban leírt szabályok vonatkoznak. III. Oktatói Mobilitás 1. Minden év márciusában kerülnek meghirdetésre a következő tanévre beadható oktatói mobilitás pályázatok. A jelentkezés feltételei: • az idegennyelv-ismeret • pályázati program • az intézménynél teljes munkaidejű közalkalmazotti munkaviszony igazolása • pozitív visszajelzés a fogadó intézménytől • tanszékvezetői (illetve tanszékvezető esetén felsőbb vezetői) javaslat A pályázati felhívás a következőket tartalmazza: • a megpályázható ösztöndíj-lehetőségek, ezen belül: ¾ intézmények neve ¾ szakterület ¾ ösztöndíj időtartama ¾ az oktatás nyelve • a pályázat beadásának feltételei • csatolandó dokumentumok listája • a pályázat beadásának határideje • elérhetőségek (bővebb felvilágosítás hol kérhető) 2. A pályázatokat a Központi Szolgáltató Irodába kell eljuttatni. Amennyiben a pályázati kiírás másként nem rendelkezik, a következő dokumentumokat kell a pályázathoz csatolni:
• • • •
pályázati kérelem oktatói adatlap / publikációs jegyzék szakmai tudományos életrajz előadástémák / előadás vázlat
3. A benyújtott pályázatok elbírálása folyamatosan történik, a bírálatot a Kaposvári Egyetem Külügyi Bizottsága végzi. A döntésről a külügyi referens a partnerintézményeket elektronikus vagy postai úton értesíti. A Külügyi Bizottság tagjai: Elnök: ERASMUS koordinátor. Titkár: külügyi referens. Tagok: • az általános és oktatási kari főigazgató-helyettesek és dékánhelyettesek • a gyakorlati képzést irányító kari főigazgató-helyettes (a Pedagógiai Főiskolai Kar esetében) Bírálati szempontok: • • • •
volt-e már az oktató Erasmus támogatással külföldön (előnyt élveznek azok az oktatók, akik először vesznek részt a programban) intézményi státusz (előnyt élveznek a végleges állományhoz tartozó oktatók az óraadókkal szemben) nyelvtudás szintje (a fogadó intézmény oktatási nyelve) tudományos fokozat
A bírálati eredményről az oktatók emailben vagy személyesen kapnak értesítést a döntéshozatalt követő egy héten belül. 3. A nyertes pályázóknak a kiutazás előtt a következő tennivalói vannak: • • • • •
kapcsolatfelvétel a fogadó intézménnyel, program egyeztetése a fogadó intézmény koordinátorával. További kérdések tisztázása (pl. szállás). A fogadó intézménnyel való egyeztetésben a külügyi referens segítséget nyújt. amennyiben szükséges, a vízumhoz szükséges igazolás/ok beszerzése gondoskodni az utazásról, repülőjegy foglalásról, stb. Az utazással kapcsolatos információkról az oktató tájékoztatja a fogadó intézmény koordinátorát és a külügyi referenst biztosítások /beteg-poggyász/ megkötése kiegészítő anyagi források felkutatása (tanszéki, kari keretből, Tudományos Bizottság, egyéb intézményi és azon kívüli lehetőségek)
4. A sikeres pályázókkal az intézmény a kiutazás időpontja előtt 14 nappal támogatási szerződést köt. Az oktatói támogatási szerződést az oktató aláírja, ezt követően a Kaposvári Egyetem rektora, távollétében az általános rektorhelyettes látja el kézjegyével. A szerződés megkötése előtt az oktatók el kell juttassák a Központi Szolgáltató Irodába bankszámlaszámukat, illetve a
számlavezető bankjuk címét. A támogatási szerződés két példányban készül, egyik példányát az oktató kapja, a másik a Központi Szolgáltató Irodában marad. A támogatási szerződésen kívül az oktató a következő dokumentumokat kapja: • Az oktatói mobilitás alapelvei • Oktatói beszámoló formanyomtatvány Az Oktatói Mobilitás Alapelvei és az Oktatói Beszámoló nyomtatványok megtalálhatók a Letöltések menüpont alatt. 5. Az oktató tennivalói a fogadó intézménybe történő megérkezéskor • • • •
a külügyi referens és koordinátor értesítése e-mailen a kiadásokról nyilvántartás vezetése, a kiadásokat igazoló számlák, blokkok, jegyek megőrzése (lásd az Oktatói Mobilitás Pénzügyi Szabályzatát a Letöltések menüpont alatt) a fogadó intézményben a koordinátorral és az oktatókkal közös programok során az egyetemeink közötti kapcsolat további elmélyítése a fogadó intézménytől a minimálisan elfogadott 8 óra oktatását igazoló dokumentum beszerzése
6. Visszaérkezés után két héten belül az oktató leadja a kitöltött „Oktatói beszámoló” formanyomtatványt, a kiadások listáját és az azokat igazoló számlákat, illetve blokkokat a külügyi referensnek. 7. Az ösztöndíjra vonatkozó szabályok: Az Erasmus támogatást az oktató a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően, a bankszámlájára történő utalással kapja meg. A banki átutalás folyamatából adódó késésekért a külügyi referens felelősséget nem vállal. Minden más, az ösztöndíjjal kapcsolatos kérdésben a Támogatási Szerződésben és az Oktatói Mobilitás Pénzügyi Szabályzatában foglaltak az irányadók. 8. Pótpályázat kiírása Amennyiben a pályázati kiírást követően, a tavaszi félévben elbírált pályázatokon kívül marad még az oktatói mobilitásra kapott keretből, az összeg az adott tanév októberében meghirdetett pótpályázat keretében kerül felosztásra. IV. Bejövő hallgatók, oktatók 1. Az intézményünkben tanulni vagy oktatni szándékozó hallgatók, oktatók jelentkezése esetén a külügyi referens egyezteti az időpontokat és a programot a Kaposvári Egyetem és a küldő intézmény Erasmus koordinátorával, a vendégoktatóval vagy –hallgatóval, illetve az érintett tanszékekkel vagy karokkal. 2. A külügyi referens és az Erasmus koordinátor felelős a látogatással kapcsolatos papírmunkákért.
3. A külügyi referens segítséget nyújt a beutazó oktatóknak és hallgatóknak a következő tevékenységekben: • • • • • •
jelentkeztetésük, tájékoztatásuk a rendőrségi ügyintézés adategyeztetés a váratlanul felmerülő problémák megoldása segítségnyújtás a vízumbeszerzéssel, szállásbiztosítással kapcsolatban információnyújtásra, tanulmányi munka szervezésére és utazásra vonatkozó ügyintézés
A szabályzatot összeállította: Kapitány Zoltán külügyi és pályázati referens Engedélyezte: Kis Jenőné dr. Kenesei Éva Erasmus-koordinátor
