Erasmus+ szabályzat

Erasmus+ Erasmus+ szabályzat

2015. 2015.

Beosztás Név

ERASMUS+ SZABÁLYZAT

Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 2/19.

Készítette intézményi Erasmus koordinátor

Ellenőrizte mb. jogi igazgató

Busa Zsuzsanna

dr. Bíró Barbara

2015. február 16.

2015. február 18.

Jóváhagyta Szenátus nevében: rektor Helgertné Dr. Szabó Ilona Eszter

Aláírás Kelt

2015. február 26.

Tartalomjegyzék Szabályzat célja .......................................................................................................................... 3 Szabályzat hatálya ...................................................................................................................... 4 Kapcsolódó dokumentumok....................................................................................................... 4 Fogalmak .................................................................................................................................... 4 Általános szabályok.................................................................................................................... 6 Rektor feladatai .......................................................................................................................... 6 Intézményi Erasmus Koordinátor feladatai................................................................................ 6 Intézeti Erasmus koordinátor feladatai....................................................................................... 8 Turizmus, Területfejlesztési és Idegen Nyelvi Intézet ............................................................... 8 Kancellár .................................................................................................................................... 8 Gazdasági igazgató..................................................................................................................... 8 KÁB ........................................................................................................................................... 9 Intézetigazgató ........................................................................................................................... 9 Erasmus Bizottság ...................................................................................................................... 9 Hallgatói tanulmányi célú mobilitás eljárási rendje ................................................................... 9 Hallgatói szakmai gyakorlati célú mobilitás eljárási rendje..................................................... 11 Bejövő Erasmus hallgatók ügyeivel kapcsolatos feladatok ..................................................... 13 ESN Gyöngyös eljárásrendje ................................................................................................... 14 Oktatók képzési célú mobilitásának eljárásrendje.................................................................... 15 Munkatársak képzési célú mobilitásának eljárásrendje ........................................................... 16 Finanszírozás rendje ................................................................................................................. 18 Nyilvánosság biztosítása .......................................................................................................... 18 Vegyes rendelkezések .............................................................................................................. 19

Kiadás 00.

Fejezet száma


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 3/19.

Változás tárgya 75/2014/2015. SZN határozat Kiadás Egyidejűleg az Erasmus szabályzat (2013) 00. kiadásának hatályon kívül helyezése

Kiadás dátuma 2015.03.01.

Szabályzat célja 1.§ (1) Jelen szabályzat a Károly Róbert Főiskolán folyó Erasmus+ program 1. pályázati kategóriájában megvalósuló egyéni mobilitási projektekkel összefüggően végzett tevékenységek szabályozására szolgál. (2) Jelen szabályzat célja egy egységes, átlátható és gazdaságos pályázati rendszer szabályzati kereteinek, valamint a pályázat hatékony megvalósítását szolgáló feltételrendszer megteremtése a hallgatók és a munkatársak, szakemberek, oktatók mobilitására vonatkozóan. (3) Az Erasmus+ mobilitási program konkrét célja: a) a hallgatók támogatása a kompetenciák (tudás, készségek és hozzáállás) elsajátításában személyes fejlődésük elősegítése és az európai, illetve Európán kívüli munkaerőpiacon való foglalkoztathatóságuk javítása érdekében; b) az oktatásban, a képzésben és az ifjúsági területen dolgozók szakmai fejlődésének támogatása az oktatás, a képzés és az ifjúsági munka egész Európára kiterjedő megújításának és fejlesztésének érdekében; c) különösen a résztvevők idegen nyelvi kompetenciájának javítása; d) a résztvevők más kultúrákkal és országokkal kapcsolatos tudatosságának és megértésének növelése az aktív társadalmi szerepvállalás és az európai polgárság eszméjének, valamint az európai identitás érzékenység érdekében, a nemzetközi kapcsolatépítés és hálózatépítés lehetőségnek megteremtése a résztvevők számára; e) oktatási, képzés és ifjúsági területen tevékenykedő intézmények kapacitásának növelése, vonzerejének és nemzetközi dimenziójának megerősítése annak érdekében, hogy olyan tevékenységeket és programokat szervezhessenek, amelyek – akár Európában, akár Európán kívül – jobban megfelelnek az egyéni igényeknek; f) a formális és a nem formális oktatás, illetve a szakképzés, a foglalkoztatás és a vállalkozások közötti szinergiák és átjárási lehetőségek megerősítése; g) a külföldi tanulási időszak során szerzett kompetenciák jobb elismerésének biztosítása.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 4/19.

Szabályzat hatálya 2.§ (1) Jelen szabályzat hatálya kiterjed: a) a tanulmányi célú hallgatói mobilitásban résztvevő hallgatókra (beutazó és kiutazó), a szakmai gyakorlati célú mobilitásban résztvevő hallgatókra, valamint a munkatársak oktatási és képzési célú mobilitásban résztvevő oktató és nem-oktató munkatársakra; b) az Erasmus+ program szervezésében és lebonyolításában résztvevő, a főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban, munkaviszonyban, illetve egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre, valamennyi szervezeti egységre. (2) A szabályzat hatálya az Erasmus+ program felsőoktatásra vonatkozó mobilitási programra terjed ki. Kapcsolódó dokumentumok 3.§ (1) Jelen szabályzathoz kapcsolódó dokumentumok: a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Európai Parlament és a Tanácsvonatkozó rendelete TEMPUS Közalapítvány létrehozásáról szóló 1007/1996. (II. 7.) Korm. határozat TEMPUS Közalapítvány Alapító Okirata Erasmus Felsőoktatási Charta (ECHE) az Európai Bizottság Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynöksége által minden évben kiadott „Pályázati útmutató” az Erasmus Felsőoktatási Chartával rendelkező intézmények által alkalmazandó „Mobilitási alapelvek” Erasmus Hallgatói Charta, amely tájékoztatást nyújt a hallgató jogairól és kötelezettségeiről, valamint arról, hogy az Erasmus+ mobilitás egyes szakaszaiban mit várhat el a hallgatótól a küldő és a fogadó intézmény a mindenkor hatályos Főpályázat és Támogatási szerződés Hallgatói Követelményrendszer Fogalmak 4.§

(1) Jelen szabályzat értelmében: a) ERASMUS+ program: a 2014-2020 közötti időszak uniós oktatási, képzési, ifjúságügyi és sportprogramja, mely az európai és a nemzetközi együttműködés dimenziójára egyaránt kiterjed, valamint a 2007-2013 közötti időszakban a felsőoktatás, a szakképzés, a közoktatás, a felnőtt tanulás és az ifjúságügy terén végrehajtott európai programok integrációjának eredményeként jött létre. b) ECHE: Erasmus Charter for Higher Education (Erasmus Felsőoktatási Charta). Az Európai Bizottság által adott írásos dokumentum, mely lehetőséget nyújt a támogat-


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 5/19.

ható felsőoktatási intézménynek, hogy részt vegyen az Erasmus tevékenységekben. A Karta megfogalmazza azokat az alapelveket, melyeket az intézménynek be kell tartania a jó minőségű mobilitás és együttműködés megszervezése és végrehajtása során, és meghatározza a követelményeket, melyeknek érvényesülniük kell a jó minőségű szolgáltatások és eljárások, illetve a megbízható és átlátható információnyújtás során. c) Intézményi támogatási szerződés: a Tempus Közalapítvány és a főiskola között a főpályázat alapján megkötött szerződés. d) Alapelvek: a kedvezményezett intézmény által alkalmazandó mobilitási alapelveket rögzíti. Az intézményi támogatási szerződés 3. számú melléklete. e) nemzeti iroda: a Tempus Közalapítvány által működtetett szervezet, amely közvetítő szerepet tölt be az Európai Bizottság és a magyarországi felsőoktatási intézmények között az Erasmus+ program keretében. f) partnerintézmény: olyan ECHE-vel rendelkező felsőoktatási intézmény, mellyel szemben a Károly Róbert Főiskola érvényes bilaterális megállapodással rendelkezik g) bilaterális szerződés: a partnerintézményekkel kötött kétoldalú megállapodás, mely az Erasmus+ program keretén belül megvalósított mobilitásokra irányul h) támogatási szerződés: a mobilitásban részt vevő fél (támogatott) és a rektor (támogató) által megkötött szerződés, amely a jogszabályi és egyéb előírások között meghatározza a mobilitás rendjét, a finanszírozás szabályait i) Mobility Agreement: tanulmányi megállapodás, amely a támogatási szerződés melléklete és tartalmazza a hallgató által felvett kurzusokat, a hallgató, a fogadó és a küldő intézmény aláírásával j) Erasmus Hallgatói Charta: a mobilitásban résztvevő hallgatók jogait és kötelezettségeit rögzíti. k) Transcript of Records: tanulmányi átirat, amely tartalmazza a hallgató által teljesített kurzusokat. A Mobility Agreement része, minden esetben a fogadó intézmény állítja ki. l) Letter of Nomination: igazolás, amely tartalmazza a sikeres pályázat tényét. A küldő intézmény állítja ki és továbbítja a fogadó intézménynek. m) Letter of Acceptance: igazolás, amely rögzíti a mobilitásra jogosult pályázó fogadó intézménybe történő befogadását. A fogadó intézmény állítja ki és továbbítja a küldő intézménynek. n) Confirmation of Exchange: a fogadó intézmény állítja ki, amely igazolja a mobilitás tényének megvalósulását. o) Képzési Megállapodás: háromoldalú megállapodás, mely létrejön a hallgató, a küldő intézmény és a fogadó szervezet között. A Képzési Megállapodás rögzíti a szakmai gyakorlat időtartamát, a képzés részletes programtervét, a gyakorlat során elnyert szaktudást és készségeket, a hallgatói feladatait, valamint egy értékelési és monitoring tervet. A támogatási szerződés melléklete. p) Minőségvállalási Nyilatkozat: a Képzési Megállapodásban szereplő felek jogait és kötelezettségei rögzíti. q) Confirmation of Placement: a fogadó szervezet által kibocsátott befogadó nyilatkozat, melyet a hallgató köteles az intézményi koordinátor részére eljuttatni. r) Certificate of Placement: a szakmai gyakorlat megvalósulását igazolja.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 6/19.

Általános szabályok 5.§ (1) A főiskola a nemzeti iroda felhívására a rektor döntése alapján a kancellár egyetértésével pályázatot nyújt be, amelynek eredményeként Intézményi támogatási szerződést ír alá. (2) Az ECHE alapján az intézmény nemzetközi bilaterális szerződéseket köt más Erasmus Felsőoktatási Chartával rendelkező intézményekkel, amelyek rögzítik az intézmények közötti együttműködés, valamint a mobilitások lebonyolításának kereteit. (3) Az Erasmus mobilitás lebonyolítására a kapcsolódó jogszabályok, az Intézményi támogatási szerződés, valamint az ECHE és a bilaterális szerződések keretei között kerül sor. (4) Az ECHE alapján centralizált projektek megvalósításához az Európai Bizottsághoz, decentralizált tevékenységek pénzügyi támogatásához a nemzeti irodához fordul a főiskola. Rektor feladatai 6.§ (1) A rektor feladata: a) valamennyi programra vonatkozóan döntés a főpályázat beadásáról a kancellár egyetértésével, b) éves költségvetés jóváhagyása, c) intézményi támogatási szerződés aláírása, d) ECHE aláírása, módosítás kezdeményezése e) a kancellár véleményének figyelembe vételével a beszámoló (évközi, év végi) intézményi elfogadása és aláírása, f) hallgatói, oktatói és személyzeti támogatási szerződések aláírása, g) bilaterális szerződések aláírása. Intézményi Erasmus Koordinátor feladatai 7.§ (1) Az intézményi Erasmus koordinátor feladata: a) előkészíti, majd a jelen szabályzat szerinti bizottsági véleményezését és kancellár jóváhagyást követően véleményezésre és döntésre a Vezetői értekezlet elé terjeszti, majd a testületi döntés alapján véglegesíti a minden tanévben a nemzeti irodához benyújtandó intézményi főpályázatot, b) javaslatot tesz az egyes ösztöndíjak összegére és előkészíti az éves költségvetési tervet és jóváhagyásra elküldi a gazdasági igazgatóhoz minden év november 30-áig, c) elkészíti, véleményezésre és jóváhagyásra a kancellárnak benyújtja az évközi beszámolókat és az év végi intézményi beszámolókat (az év végit minden év október 30áig),


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 7/19.

d) őszi félévben (tavaszi pályázatra) október 1-jéig, tavaszi félévben (őszi pályázatra) március 1-jéig gondoskodik a hallgatói pályázati feltételek meghatározásáról és Erasmus Bizottság elé terjesztéséről, majd a bizottsági döntést követően a kiírásról, e) őszi félévben (tavaszi pályázatra) október 1-jéig, tavaszi félévben (őszi pályázatra) március 1-jéig gondoskodik az oktatói és személyzeti pályázati feltételek meghatározásáról és Erasmus Bizottság elé terjesztéséről, majd a bizottsági döntést követően a felhívások közzétételéről, f) koordinálja a beérkező hallgatói és munkatársi pályázatok fogadását és előkészíti az Erasmus Bizottság részére döntéshozatal céljából, g) kezdeményezi, megszervezi a hallgatók számára kötelező nyelvi szintfelmérőt, közreműködik annak lebonyolításban, h) az Erasmus+ mobilitási program adminisztrációja keretében felelős az egyes mobilitásoknál releváns dokumentumok kiállításáért, kezeléséért: – támogatási szerződések – Mobility Agreement – Confirmation of Exchange – Letter of Nomination – Letter of Acceptance – Training Agreement and Quality Commitment i) koordinálja a beutazó hallgatókkal kapcsolatos ügyek adminisztrációját (pl. adatrögzítés, diákotthoni elhelyezés, szállásfoglalás, kurzusjelentkezések), j) koordinálja a kiutazó hallgatókkal kapcsolatos ügyek adminisztrációját (pl. fogadja a jelentkezéseket, adatrögzítés), k) koordinálja a be- és kiutazó oktatók mobilitásával kapcsolatos ügyek adminisztrációját (pl. kiírja a pályázatot, fogadja a beérkező pályázatokat, munkaterveket, elkészíti a Bizottság jegyzőkönyvét), l) képzési célú munkatársi mobilitás keretén belül koordinálja a beutazó nem oktató munkatársak mobilitásának adminisztrációját, m) összegyűjti az intézetek által meghirdetett idegennyelvű kurzusokat, gondoskodik a közzétételükről, rögzíti azokat a GTR-ben, n) aláírja a hallgatói tanulmányi megállapodásokat a beutazó és a kiutazó hallgatók esetében, o) kapcsolatot tart a partnerintézményekkel, felügyeli a fennálló bilaterális szerződések megújítását, p) kapcsolatot tart az Európai Bizottsággal és a nemzeti irodával, q) kapcsolatot tart a mobilitásban részt vevő hallgatókkal, oktatókkal és nem oktató munkatársakkal, r) részt vesz az Erasmus+ mobilitási programot érintő konferenciákon, rendezvényeken, találkozókon, tájékoztató napokon, s) minden nyertes támogatási szerződéssel rendelkező Erasmus+ mobilitási programra vonatkozóan elkészíti és benyújtja jóváhagyásra annak végrehajtási tervét és költségvetését, beleértve a közvetett költségek tervét is. A program végrehajtása kizárólag az elfogadott program és költségterv alapján indulhat, illetve valósulhat meg.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 8/19.

Intézeti Erasmus koordinátor feladatai 8.§ (1) Az intézeti Erasmus koordinátor feladata: a) irányítja az intézeti Erasmus+ szakmai tevékenységet, b) koordinálja az intézethez tartozó partnerintézményekkel való kapcsolattartást, c) a főiskola Erasmus+ tevékenységében érvényesíti a vonatkozó jogszabályokban, Intézményi támogatási szerződésben és egyéb dokumentumokban előírt kötelezettségeket, d) felügyeli az intézeti Erasmus+ tevékenységet, e) javaslatot tesz az Erasmus+ keretein belül további programokban való részvételre, f) javaslatot tesz új partnerintézményekre, g) részvétel a hallgatói, oktatói és személyzeti pályázatok elbírálását végző bizottság munkájában, h) hallgatói tanulmányi megállapodások szakmai bírálata és aláírása. Turizmus, Területfejlesztési és Idegen Nyelvi Intézet 9.§ (1) A Turizmus, Területfejlesztési és Idegen Nyelvi Intézet felelős a nyelvi szintfelmérő lebonyolításáért, az értékelésért, az alapján a pályázói rangsor felállításáért. Kancellár 10.§ (1) A kancellár: a) egyetértési jogot gyakorol valamennyi programra esetén a főpályázat benyújtásakor, b) egyetértési jogot gyakorol az éves költségvetés elfogadásakor. Gazdasági igazgató 11.§ (1) A gazdasági igazgató, mint pénzügyi felelős feladata: a) közreműködés az éves költségvetés előkészítésében, b) közreműködés a nemzeti iroda által megállapított pályázati összegek felosztásában, c) felelős az intézményi Erasmus koordinátor által leadott támogatási szerződések alapján a támogatási összegek, egyéb kiadásáért határidőre történő utalásáért, d) pénzügyi bizonylatok őrzése, közreműködés az ellenőrzésekben. e) véleményezi, jóváhagyja és döntésre a rektornak továbbítja az évközi és az év végi intézményi beszámolókat.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 9/19.

KÁB 12.§ (1) A KÁB felelős a hazautazó hallgatók külföldön elért eredményeinek értékeléséért (tantárgybeszámítás és elismerés). Intézetigazgató 13.§ (1) Intézetigazgató feladata: a) az intézet által meghirdetett idegen nyelvű kurzusok összegyűjtése, az intézeti Erasmus koordinátor közreműködésével az aktuális lista megküldése az intézményi Erasmus koordinátor részére, őszi félévre vonatkozóan február 15-ig, tavaszi félévre vonatkozóan szeptember 15-ig, b) hallgatói mobilitás keretén belül ki és beutazó utazó hallgatók mobilitásával kapcsolatos, a képzést érintő szakmai tanácsadás, c) oktatási célú mobilitás keretén belül beutazó munkatársa mobilitásának koordinálása, d) oktatási és képzési célú mobilitási megállapodások aláírása. Erasmus Bizottság 14.§ (1) A Erasmus Bizottság feladata a beérkező hallgatói, oktatói és személyzeti pályázatok elbírálása. (2) Az Erasmus Bizottság tagjai: a) b) c) d)

az intézményi Erasmus koordinátor, mint elnök és szakmai felelős, az intézetigazgató, vagy az általa delegált intézeti Erasmus koordinátor, a gazdasági igazgató, mint pénzügyi felelős, a hallgatói mobilitást érintő döntésekben HÖK által delegált hallgató.

(3) Az Erasmus Bizottság az intézményi Erasmus koordinátor előterjesztése alapján a rektor jóváhagyása előtt előzetesen véleményezi valamennyi programra vonatkozóan a főpályázatot. (4) Az Erasmus Bizottság az intézményi Erasmus koordinátor előterjesztése alapján dönt a hallgatói, oktatói és személyzeti mobilitási pályázatok feltételeiről. Hallgatói tanulmányi célú mobilitás eljárási rendje 15.§ (1) Hallgatók tanulmányi célú mobilitására a pályázati eljárás lebonyolítását követően kerül sor.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 10/19.

(2) A pályázati eljárás keretében egy tanéven belül két alkalommal kerül sor pályázati kiírásra. Az aktuális jelentkezési határidők megtalálhatóak a főiskola honlapján, amelyek közzétételéről az intézményi Erasmus koordinátor gondoskodik. (3) Pályázatot bármely aktív hallgató jogosult benyújtani, de a mobilitásra kizárólag két eredményesen lezárt félévet követően kerülhet sor. (4) Felsőoktatási tanulmányai alatt a hallgató csak egy alkalommal veheti igénybe a tanulmányi célú Erasmus ösztöndíjat. (5) Hosszabbításra csak egy tanéven belül kerülhet sor. A hosszabbítás nem minősül újbóli pályázat benyújtásának. (6) A hallgató köteles a jelentkezési lapot elektronikus és nyomtatott formában is eljuttatni az intézményi Erasmus koordinátorhoz a pályázati kiírásban meghatározott időpontig. (7) A pályázati eljárás részeként a jelentkező hallgató idegen nyelvű nyelvi szintfelmérő tesztet tölt ki, amelynek eredménye és az utolsó két lezárt félév tanulmányi eredménye együttesen meghatározzák a hallgató esélyeit a pályázati elbírálásban. (8) A pályázatokat az intézményi Erasmus koordinátor javaslata alapján az Erasmus Bizottság bírálja el. (9) A hallgató kiutazása előtt az Erasmus ösztöndíj teljes összegét rögzítő támogatási szerződést, valamint a külföldi tanulmányi követelmények teljesítésével kapcsolatos tanulmányi megállapodást köteles kötni. A tanulmányi megállapodást a hallgató, a fogadó intézmény és a főiskola nevében az intézményi Erasmus koordinátorok írják alá. A hallgató addig nem kezdheti meg a mobilitását, amíg a támogatási szerződést és tanulmányi megállapodást nem írja alá. (10) Amennyiben a hallgató nem kívánja igénybe venni a számára megítélt tanulmányi ösztöndíjat és támogatási szerződést még nem írt alá, köteles erről az intézményi Erasmus koordinátort haladéktalanul értesíteni. (11) A hallgató külföldi tartózkodása idejére Erasmus ösztöndíjban részesül, amelynek összege függ a külföldön történő tartózkodás idejétől és az Európai Bizottság által minden tanévben kiadott pályázati útmutatóban célországonként meghatározott rátáktól. Az ösztöndíj kifizetése euró átutalással történik. A hallgató a támogatási szerződésben meghatározott összeg 80%-át előlegként kapja meg, majd az on-line EU Survey beérkezését követő 15 napon belül az intézmény köteles az ösztöndíj összegének fennálló 20%-át átutalni a hallgató részére. (12) A hallgató külföldre történő megérkezését követő 15 napon belül köteles az intézményi Erasmus koordinátorral e-mailben felvenni a kapcsolatot. (13) A résztvevő hallgató a mobilitási időtartam megkezdését és befejezését megelőzően online nyelvi kompetencia (megfelelőségi) felmérést kell teljesítsen, ha a külföldi tanulás vagy a munka fő nyelve az angol, a francia, a német, az olasz vagy a spanyol – kivéve az előbbi nyelveket anyanyelvi szinten beszélőket. A résztvevő azonnal értesíti az intézményt, amennyiben nem képes az online felmérést elvégezni. (14) A kiutazó hallgató kötelezettségei: a) támogatási szerződés, tanulmányi megállapodás aláírása,


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 11/19.

b) c) d) e) f)

online nyelvi kompetencia felmérés teljesítése bejelentkezés aktív félévre, amennyiben releváns költségtérítés illetve egyéb díj megfizetése, kedvezményes tanulmányi rend kérelmezése, a mobilitás keretében minimum 30 ECTS kredit, vagy amennyiben a partnerintézmény nem alkalmaz ECTS kreditrendszert, öt tantárgy teljesítése, g) felvenni a kapcsolatot az Erasmus koordinátorral, h) írásban nyilatkozni, hogy korábban sem a főiskolán, sem más felsőoktatási intézményben nem vett részt tanulmányi célú Erasmus mobilitási programban, i) a tanulmányi célú mobilitást követően on-line EU Survey beküldése. (15) A hallgatói mobilitás meghiúsulásának esetei és következményei: a) a hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve tanulmányi szerződéssel rendelkezik, de a kiutazás nem valósul meg, köteles a kiutazás támogatási szerződésben megjelölt napjától számított 15 napon belül a részére addig kiutalt támogatás teljes összegét euróban visszafizetni a főiskola részére. b) hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve tanulmányi szerződéssel rendelkezik, a kiutazás megvalósul, de a mobilitás csak részlegesen teljesül, köteles a Confirmation of Exchange keltétől számított 15 napon belül a részére addig kiutalt támogatás teljes összegét euróban visszafizetni a főiskola részére. c) hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve tanulmányi szerződéssel rendelkezik, a kiutazás megvalósul, a mobilitás teljesül, de a hallgató nem teljesíti a tanulmányi szerződésben szereplő kurzusok egyikét sem, köteles a támogatási összeg második részletét (a teljes támogatási összeg 40%) a Confirmation of Exchange keltétől számított 15 napon belül euróban visszafizetni a főiskola részére. Köteles továbbá a nem teljesített tárgyaknak megfelelő kreditértékű idegen nyelvű kurzust felvenni és teljesíteni. d) hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve tanulmányi szerződéssel rendelkezik, a kiutazás megvalósul, a mobilitás teljesül, de a hallgató nem teljesíti a tanulmányi szerződésben szereplő kurzusok egy részét, köteles a nem teljesített tárgyaknak megfelelő kreditértékű idegen nyelvű kurzust felvenni és teljesíteni. Hallgatói szakmai gyakorlati célú mobilitás eljárási rendje 16.§ (1) Hallgatók szakmai gyakorlatra irányuló mobilitására a pályázati eljárás lebonyolítását követően kerül sor. (2) A pályázati eljárás keretében egy tanéven belül a pályáztatás folyamatos. (3) Pályázatot bármely aktív hallgató jogosult benyújtani. (4) Felsőoktatási tanulmányai alatt a hallgató csak egy alkalommal veheti igénybe a szakmai gyakorlati célú Erasmus ösztöndíjat. (5) A hallgató köteles a jelentkezési lapot elektronikus és nyomtatott formában, a szakfelelős által jóváhagyott és aláírt munkanaplót nyomtatott formában eljuttatni az intézményi Erasmus koordinátorhoz.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 12/19.

(6) A pályázatokat az intézményi Erasmus koordinátor javaslata alapján az Erasmus Bizottság bírálja el. (7) A szakmai gyakorlatban résztvevő hallgató kiutazása előtt támogatási szerződést köt a küldő intézménnyel, melyben rögzítik az Erasmus támogatás teljes összegét, valamint a külföldi szakmai gyakorlati követelmények teljesítésével kapcsolatos feltételeket. (8) Amennyiben a hallgató nem kívánja igénybe venni a számára megítélt ösztöndíj támogatást és támogatási szerződést még nem írt alá, köteles erről az intézményi Erasmus koordinátort haladéktalanul értesíteni. (9) A hallgató visszaérkezését követően köteles eleget tenni a támogatási szerződésben foglalt beszámolási kötelezettségének. A hallgatói záróbeszámolót a nemzeti iroda által minden tanévben meghatározott szabályok és forma szerint kell elkészíteni. (10) A kiutazó hallgató kötelezettségei: a) szakfelelős által jóváhagyott munkaterv birtokában képzési megállapodás és támogatási szerződés aláírása, b) online nyelvi kompetencia felmérés teljesítése, c) Confirmation of Placement befogadó nyilatkozat megküldése, d) bejelentkezés aktív félévre e) amennyiben releváns költségtérítés illetve egyéb díj megfizetése, f) felvenni a kapcsolatot az Erasmus koordinátorral, g) írásban nyilatkozni, hogy korábban sem a főiskolán, sem más felsőoktatási intézményben nem vett részt szakmai gyakorlatra irányuló Erasmus mobilitási programban, h) Certificate of Placement igazolás megküldése, i) a szakmai gyakorlat befejezését követően on-line EU Survey benyújtása (11) A hallgató külföldi tartózkodása idejére Erasmus ösztöndíjban részesül, amelynek összege függ a külföldön történő tartózkodás idejétől és az Európai Bizottság által minden tanévben kiadott pályázati útmutatóban célországonként meghatározott rátáktól. Az ösztöndíj kifizetése euró átutalással történik. A hallgató a támogatási szerződésben meghatározott összeg 80%-át előlegként kapja meg, majd az on-line EU Survey beérkezését követő 15 napon belül az intézmény köteles az ösztöndíj összegének fennálló 20%-át átutalni a hallgató részére. (12) A szakmai gyakorlat meghiúsulásának esetei és következményei: a) a hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve képzési megállapodással rendelkezik, de a kiutazás nem valósul meg, köteles a kiutazás támogatási szerződésben megjelölt napjától számított 15 napon belül a részére addig kiutalt támogatás teljes összegét euróban visszafizetni a főiskola részére. b) hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve képzési megállapodással rendelkezik, a kiutazás megvalósul, de a mobilitás csak részlegesen teljesül, köteles a Confirmation of Placement keltétől számított 15 napon belül a részére addig kiutalt támogatás teljes összegét euróban visszafizetni a főiskola részére. c) hallgató aláírt támogatási szerződéssel, illetve képzési megállapodással rendelkezik, a kiutazás megvalósul, a mobilitás teljesül, de a hallgató nem teljesíti a képzési megállapodásban foglaltakat, az Erasmus Bizottság egyéni elbírálásban részesül.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 13/19.

Bejövő Erasmus hallgatók ügyeivel kapcsolatos feladatok 17.§ (1) Az intézményi Erasmus koordinátor az elektronikusan és nyomtatott formában beérkezett jelentkezési adatok alapján elkészíti a bejövő Erasmus hallgatók adatbázisát a GTRben. Az adatbázis következő adatokat tartalmazza: a) b) c) d)

a bejövő Erasmus hallgatók személyes adatait és a tartózkodás időtartamát, a küldő intézmények adatait, a hallgatók által felvételre megjelölt kurzusokat (tanulmányi megállapodás szerint), diákotthoni elhelyezésre vonatkozó adatokat.

(2) Az elkészített adatbázist az intézményi Erasmus koordinátor eljuttatja az Oktatási Igazgatóságnak és a megjelölt kurzusok alapján érintett intézeteknek intézkedés céljából. (3) A beutazó hallgató diákotthoni elhelyezésre alanyi jogon jogosult. Amennyiben elhelyezésre igényt tart, azt köteles jelezni az intézményi Erasmus koordinátornak, aki az igényt további ügyintézés végett továbbítja a jelzést diákotthoni koordinátornak. A beutazó hallgató a diákotthoni elhelyezésért a mindenkor hatályos szabályzat szerint térítési díjat köteles fizetni. (4) Az érintett intézet akkor köteles az idegen nyelvű kurzust meghirdetni, amennyiben a bejövő Erasmus hallgatók legalább 50%-a jelzi a kurzuson való részvételi szándékát. Amennyiben a bejövő Erasmus hallgatók kevesebb, mint 50%-a kívánja felvenni az adott kurzust, és az intézet ezért azt nem hirdeti meg, a hallgató köteles más kurzust választani. (5) Az intézményi Erasmus koordinátor köteles a külföldi hallgatók részére az elvégzett kurzusokat és eredményeket tartalmazó tanulmányi átiratot, valamint a tartózkodást igazoló dokumentumot a tartózkodási idő befejezését követő 15 munkanapon belül a hallgatók és a partnerintézmények részére eljuttatni. (6) A beutazó hallgató ideiglenes diákigazolvány igénylésére jogosult. (7) A beutazó hallgató kötelezettségei: a) tanulmányi megállapodás aláírása, b) aktív félév bejelentő kitöltése, c) diákotthoni elhelyezés esetén bentlakási szerződés aláírása, diákotthoni szabályok betartása, d) a Hallgatói Követelményrendszer szerint az államilag támogatott hallgatók részére térítési díj ellenében igénybe vehető szolgáltatásokért az előírt díjat megfizetni, e) a tűz- és vagyonvédelemre, valamint a hallgatói balesetvédelemre vonatkozó szabályok betartása, (8) Amennyiben a beutazó hallgató súlyosan megszegi a mobilitási és intézményi szabályokat, az intézményi Erasmus koordinátor a rektor előzetes jóváhagyásával felmondja a tanulmányi szerződést.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 14/19.

ESN Gyöngyös eljárásrendje 18.§ (1) Az ESN Gyöngyös az ESN Hungary non-profit diákszervezet egyik szekciója, amelynek feladatkörébe tartozó tevékenységek: a) a cserediákok szükségleteinek és elvárásainak kielégítése helyi, nemzeti és nemzetközi szinten, b) cserediákok társadalmi beilleszkedésének és boldogulásának elősegítése, c) a magyar és külföldi hallgatók közötti kapcsolat elmélyítése, d) az Erasmus, és más cserehallgatói program hirdetése a magyar főiskolások/egyetemisták körében, e) a Magyarországra érkező külföldi cserediákok segítése az új kulturális környezetben, f) a mobilitásban résztvevő magyar hallgatók felkészítése a külföldi tartózkodásra, g) hazatérő magyar hallgatók reintegrációjának elősegítése. (2) A főiskolát az ESN Hungary szervezetben a rektor meghatalmazása alapján a HÖK külügyekért felelős képviselő képviseli. (3) Az ESN Gyöngyös szekció az ESN Hungary szekciójaként, egyben a HÖK szervezeti egységeként működik. A szekció működéséért hallgatói szinten a külügyekért felelős képviselő felel, irányítja annak működését. A működést hallgatói szinten a HÖK elnök, főiskolai szinten az általános és stratégiai rektorhelyettes felügyeli az intézményi Erasmus koordinátor bevonásával. (4) A külügyekért felelős képviselő feladatai: a) b) c) d) e)

képviseli a főiskolát az ESN Hungary szervezetben, nyomon követi a tagdíjbefizetés teljesítését, irányítja az ESN Gyöngyös szekció működését, javaslatot tesz a mentorok személyére, meghatározza a mentorok feladatait, koordinálja azok munkáját és beszámoltatja őket, f) stratégiai és pénzügyi előirányzati tervet készít és nyújt be, g) beszámolót készít a mentorok és saját maga által elvégzett feladatokról.

(5) Az ESN Gyöngyös szekció tagja lehet minden, a Károly Róbert Főiskolán hallgatói jogviszonnyal rendelkező mentor vagy alumni tag. (6) A mentornak jelentkezők a HÖK részére, ezen belül a külügyekért felelős képviselőnek nyújtják be jelentkezésüket (7) A mentorok egyes, személyre szabott feladatait a külügyekért felelős képviselő határozza meg. Ezek a feladatok a következők lehetnek: a) külföldi hallgatók fogadása érkezéskor, kísérete távozáskor, b) különféle adminisztrációs ügyekben való segítségnyújtás (pl. beiratkozás, diákigazolvány kiállítása, tartózkodási engedély ügyintézése), c) az iskola, a kollégium, a város és a környék bemutatása, valamint a külföldi hallgatók eszkortja,


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 15/19.

d) a bejövő hallgatók részére különféle kulturális és szociális rendezvények, szabadidős programok szervezésében való részvétel (pl. múzeumlátogatások, városnéző programok, kirándulások). (8) Az intézményi Erasmus koordinátor az ESN Gyöngyös részére minden tanévben az Erasmus szervezési költségből meghatározott keretösszeget különít el a szervezet kiadásainak (tagsági díjak, konferenciák részvételi díjai, szekciókirándulások, bejövő hallgatókkal kapcsolatos kiadások) finanszírozása céljából. A keretösszeg nagysága függ a Tempus Közalapítvány által az adott tanévben a főiskola részére megítélt szervezési költség mértékétől, de maximum 100 €/hó lehet. (9) A külügyekért felelős képviselő minden félév megkezdése előtt – meghatározott határidővel (augusztus 15. és január 15.) – stratégiai és pénzügyi előirányzat tervet kötelese benyújtani az intézményi Erasmus koordinátornak az adott félévben tervezett feladatokról, a rendelkezésre álló finanszírozási keret felhasználásáról. (10) Az intézményi Erasmus koordinátor elbírálja a számára benyújtott tervezetet és megfelelőség esetén meghatározott határidővel (szeptember 1. és február 1.) intézkedik az adott félévre meghatározott keretösszeg rendelkezésre bocsátásáról. (11) A külügyekért felelős képviselő az adott félév minden hónap utolsó napjáig köteles beszámolót készíteni a mentorok által elvégzett feladatokról, valamint a felhasznált összegeket alátámasztó számlákkal és bizonylatokkal elszámolni. A teljesítés igazolója az intézményi Erasmus koordinátor. (12) A külügyekért felelős képviselő minden félév végén köteles záróbeszámolót készíteni, melyben részletezi az elvégzett feladatokat és értékeli a félévet. Oktatók képzési célú mobilitásának eljárásrendje 19.§ (1) A munkatársak oktatási célú mobilitásai az Szja törvény 1. melléklet 4.7. pontja hatálya alá tartozó európai uniós és hazai költségvetési forrásból finanszírozott nemzetközi oktatási mobilitási programok. A pályázattípus célja: a) felsőoktatási intézmények oktatóinak külföldi partnerintézményben végzett oktatás célú mobilitása, illetve külföldi vállalkozás szakértőjének magyarországi felsőoktatási intézményben végzett oktatás célú mobilitása, b) azon hallgatók számára is elérhetővé tenni azt a tudást és tapasztalatot, amit egy másik európai egyetem oktatója nyújthat, akik nem tudnak részt venni a hallgatói mobilitásban, c) a szakértelem és tapasztalat cseréje, bővítése, d) a képzési programok kínálatának és tartalmának gazdagítása. (2) Egy munkatárs több alkalommal is kaphat oktatási célú ösztöndíjat külföldi oktatási tevékenység céljából. (3) oktatási célú ösztöndíjra a főiskola teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott közalkalmazottja jogosult.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 16/19.

(4) A pályázati eljárás keretén belül az oktató köteles az Erasmus jelentkezési lapot, valamint a külföldi partnerintézmény és az adott intézetvezető által jóváhagyott oktatói munkatervet az intézményi Erasmus koordinátor részére eljuttatni, a tervezett kiutazást megelőzően legalább 60 nappal. (5) A pályázatokat az intézményi Erasmus koordinátor javaslata alapján az Erasmus Bizottság bírálja el. (6) Amennyiben az oktatási célú mobilitás nem valósul meg, a pályázó köteles azt jelezni az intézményi Erasmus koordinátornak. A felszabadult mobilitási helyet az intézményi Erasmus koordinátor meghirdeti a főiskola munkatársai között. A felszabadult ösztöndíjra beérkezett pályázatokkal kapcsolatban az intézményi Erasmus koordinátor javaslatára az Erasmus Bizottság dönt. Az ösztöndíjat fel nem használó oktató a meghiúsulást követő tanévben nem jogosult ösztöndíjra. Amennyiben az oktató rajta kívül álló okok miatt nem eleget tenni oktatási kötelezettségének, a következő tanévben ismét pályázhat. (7) Az oktató a sikeres pályázati eljárást követően, kiutazása előtt az Erasmus ösztöndíj teljes összegét rögzítő támogatási szerződést köteles kötni. A támogatási szerződést egyrészről az oktató, másrészről az intézmény képviselőjeként a rektor írják alá. Az oktató a mindenkor hatályos szabályok szerint aláírt kiutazási engedély birtokában jogosult a kiutazásra. A kiutazási engedélyben a rektor és a közvetlen vezető meghatározza azt a célt, amelyet a kiutazás szolgál. (8) Az oktató külföldi tartózkodása idejére Erasmus ösztöndíjban részesül, amelynek összege függ a külföldön történő tartózkodás idejétől és az Európai Bizottság által minden tanévben kiadott, célországonként meghatározott rátáktól. Az ösztöndíj kifizetése euró átutalással történik. Az oktató a támogatási szerződésben meghatározott összeg 100%-át előlegként kapja meg. (9) A támogatási összeg két részből áll: utazási támogatás és megélhetésre adott támogatás. A támogatási szerződésben az utazási költség címén átadott támogatással az oktató köteles elszámolni. Az elszámolás számlával vagy bizonylattal történik. (10) Az oktató hazaérkezését követő 5 munkanapon belül köteles a fogadó intézmény által kiállított, a külföldi oktatási tevékenység tényét és időtartamát igazoló dokumentumot, továbbá amennyiben releváns az utazási számlákat és/vagy bizonylatokat az intézményi Erasmus koordinátornak leadni. (11) Az oktató visszaérkezését követően köteles eleget tenni a támogatási szerződésben foglalt beszámolási kötelezettségének. Az oktatói beszámolót a nemzeti iroda által minden tanévben meghatározott szabályok és forma szerint kell elkészíteni. Munkatársak képzési célú mobilitásának eljárásrendje 20.§ (1) A munkatársak képzési célú mobilitásai az Szja törvény 1. melléklet 4.7. pontja hatálya alá tartozó európai uniós és hazai költségvetési forrásból finanszírozott nemzetközi képzési mobilitási programok. A munkatársak képzési célú mobilitásának célja, hogy a főiskola adminisztratív állományában foglalkoztatott közalkalmazottak képzési célú mobilitását elősegítse, amelynek keretén belül három féle támogatási lehetőség létezik:


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 17/19.

a) felsőoktatási intézmények munkatársainak mobilitása külföldi vállalatokhoz, tudástranszfer és gyakorlati készségek fejlesztése érdekében, b) adminisztratív és más nem oktató munkatársak mobilitása külföldi partnerintézményhez, jó gyakorlatok azonosítása és átvétele, valamint a jelenlegi betöltött munkakörhöz szükséges készségek továbbfejlesztése, c) képzési célú oktatói mobilitás, melynek során nem oktató tevékenység valósul meg. (2) Adminisztratív személyzeti mobilitásban az vehet részt, aki a) a főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban áll, b) nyelvtudása alapján alkalmas a részvételre. (3) A pályázati eljárás keretén belül az adminisztratív személyzet köteles az Erasmus jelentkezési lapot, valamint a külföldi partnerintézmény és az adott egységvezető által jóváhagyott egyéni munkatervet az intézményi Erasmus koordinátor részére eljuttatni, a tervezett kiutazást megelőzően legalább 60 nappal. (4) A pályázatokat az intézményi Erasmus koordinátor javaslata alapján az Erasmus Bizottság bírálja el. (5) Az adminisztratív személyzet a sikeres pályázati eljárást követően, kiutazása előtt az Erasmus ösztöndíj teljes összegét rögzítő támogatási szerződést köteles kötni. A támogatási szerződést egyrészről a közalkalmazott, másrészről az intézmény képviselőjeként a rektor írják alá. A közalkalmazott a mindenkor hatályos szabályok szerint aláírt kiutazási engedély birtokában jogosult a kiutazásra. A kiutazási engedélyben a rektor és a közvetlen vezető meghatározza azt a célt, amelyet a kiutazás szolgál. Az elszámolásnak a kiküldetés szabályai szerint kell megtörténnie. (6) A támogatott pályázó külföldi tartózkodása idejére Erasmus ösztöndíjban részesül, amelynek összege függ a külföldön történő tartózkodás idejétől és az Európai Bizottság által minden tanévben kiadott, célországonként meghatározott rátáktól. Az ösztöndíj kifizetése euró átutalással történik és átalánydíjként kerül kifizetésre. A mobilitásban részt vevő személyzet a támogatási szerződésben meghatározott összeg 100%-át előlegként kapja meg. (7) A támogatási összeg két részből állhat: utazási támogatás és megélhetésre adott támogatás. A támogatási szerződésben az utazási költség címén átadott támogatással az oktató köteles elszámolni. Az elszámolás számlával vagy bizonylattal történik. (8) A támogatott pályázó hazaérkezését követő 5 munkanapon belül köteles a fogadó intézmény által kiállított, a külföldi oktatási tevékenység tényét és időtartamát igazoló dokumentumot, továbbá az utazási számlákat és/vagy bizonylatokat az intézményi Erasmus koordinátornak leadni. (9) A támogatott pályázó visszaérkezését követően köteles eleget tenni a támogatási szerződésben foglalt beszámolási kötelezettségének. A beszámolót a nemzeti iroda által minden tanévben meghatározott szabályok és forma szerint kell elkészíteni.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 18/19.

Finanszírozás rendje 21.§ (1) Az Erasmus+ program forrása a nemzeti irodától kapott támogatás. (2) A nemzeti iroda a hozzá minden évben benyújtott intézményi főpályázat alapján a főiskola részére támogatási összeget határoz meg a projekt finanszírozása céljából, amely összeg az alábbi költségekre fordítható: a) tanulmányi célú hallgatói mobilitásra, b) szakmai gyakorlati célú hallgatói mobilitásra c) oktatói tanulmányutakra (beleértve a kimenő oktatókat és a külföldi vállalkozásoktól Magyarországra érkező előadókat), d) személyzet képzésére, e) a mobilitások szervezési költségeire. (3) A főiskola a nemzeti irodával Intézményi támogatási szerződést köt, amelyet egyrészről a nemzeti iroda képviseletében az elnök, másrészről a főiskola nevében a rektor írnak alá. (4) Az intézményi Erasmus koordinátor az Intézményi támogatási szerződésben meghatározott összeget a jóváhagyott létszámokhoz és időtartamokhoz igazítva – a megengedett átcsoportosításokkal – felosztja az egyes tételeken belül és a mobilitások között. (5) A felosztásnál alkalmazandó elvek: a) a felosztás az Európai Bizottság által minden évben kiadott Erasmus+ „Pályázati útmutató” pénzügyi rendelkezésében célországonként meghatározott rátarendszer figyelembe vételével történik, melyen belül a nemzeti iroda határozza meg a konkrétan használandó rátákat, b) a felosztásnál követendő cél, hogy minél több pályázó részesülhessen ösztöndíjban. (6) Az intézményi koordinátor által készített költségvetést a Kancellár hagyja jóvá. (7) Az ösztöndíjak utalása mindig euróban, az egyéni támogatási szerződésekben rögzített feltételek betartásával történik. Nyilvánosság biztosítása 22.§ (1) Az ECHE-t és az Erasmus Programnyilatkozatot mindenki számára hozzáférhetővé kell tenni. Ennek biztosítása érdekében a mindenkor érvényes ECHE-t és Erasmus Programnyilatkozatot a főiskola honlapján közzé kell tenni. A közzétételről az intézményi Erasmus koordinátor, mint adatfelelős gondoskodik úgy, hogy az érvényes ECHE-t és Erasmus Programnyilatkozatot közzététel érdekében megküldi az illetékes munkatársnak. (2) A főiskola köteles az Európai Bizottság arculati kézikönyvének megfelelően feltüntetni bármilyen, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken, vagy anyagon és bármilyen sajtóközlésben vagy interjúban azt, hogy a


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 19/19.

támogatást az Erasmus+ program keretében kapta. Az e bekezdésben foglaltak teljesítéséért az intézményi Erasmus koordinátor a felelős. (3) A nyilvánosság biztosítása körében a pályázat és a támogató által előírt, valamint a hazai jogszabályi követelményeknek való megfelelésért a projektvezető a felelős. Vegyes rendelkezések 23.§ (1) A mobilitás keretében a nemzeti iroda által kiadott, valamint a főiskola által meghatározott mindenkor érvényes, hallgatói és munkatársi mobilitásokra vonatkozó Erasmus segédtáblák és iratminták (http://www.tka.hu/palyazatok/925/palyazati-dokumentumok) alkalmazandók.

Erasmus+ szabályzat

Recommend Documents