ERASMUS+ OPROEP 2014 KERNACTIE 2 ‘SAMENWERKING VOOR INNOVATIE EN DE UITWISSELING VAN GOEDE PRAKTIJKEN’
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN Versie 27.03.2014
DEZE HANDLEIDING GEEFT EEN OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE ASPECTEN VAN EEN STRATEGISCH PARTNERSCHAP. DEZE HANDLEIDING VERVANGT DE ERASMUS+ PROGRAMME GUIDE 20141 (EEN PUBLICATIE VAN DE EUROPESE COMMISSIE) NIET.
1. WELKE MOGELIJKHEDEN BIEDT DEZE ACTIE? Een STRATEGISCH PARTNERSCHAP biedt de mogelijkheid aan organisaties om samen te werken zodat ze vernieuwende praktijken kunnen implementeren die leiden tot institutionele modernisering, maatschappelijke innovatie en een hoge kwaliteit van onderwijs, opleiding, leren en jeugdwerk . Het kan gaan om zowel kleinschalige samenwerkingsverbanden als om ‘grote projecten’ die duidelijk ‘product’-gericht zijn. Afhankelijk van het domein (schoolonderwijs, hoger onderwijs, beroepsopleiding, volwasseneneducatie, jeugd) zijn tijdens het project kort- en langdurende opleidings- en leeractiviteiten mogelijk voor personeel en/of lerenden. Deze activiteiten moeten geïntegreerd zijn in een strategisch partnerschap en zijn geen doel op zich. Een STRATEGISCH PARTNERSCHAP kan zowel voor een specifiek domein (schoolonderwijs, hoger onderwijs, beroepsopleiding, volwasseneneducatie, jeugd) geformuleerd worden als cross-sectoraal (over meer dan 1 van de hiervoor vermelde domeinen). Op pagina 242 en volgende van de Programme Guide vindt u, ter inspiratie, een aantal voorbeelden van strategische partnerschappen.
2. WIE KAN AANVRAGEN? Elke OPENBARE OF PRIVÉ-ORGANISATIE die een legale status heeft in een Erasmus+ Programmaland2 kan een aanvraag indienen. Deze coördinerende organisatie dient een aanvraag in namens alle betrokken organisaties. Het kan gaan om een school, een instelling voor hoger onderwijs3, een organisatie voor beroepsopleiding of volwasseneneducatie, een bedrijf, een sociale partner, een kamer van koophandel, een beroepsvereniging, een onderzoekscentrum, een stichting, een vzw, een NGO, een culturele organisatie, een museum, een bibliotheek, een CLB, een koepelorganisatie, een overheid, … Een organisatie kan meer dan één aanvraag voor een strategisch partnerschap indienen als het gaat om VERSCHILLENDE aanvragen. Indien zou blijken dat het identieke of gelijkaardige aanvragen betreft, dan worden ze alle onontvankelijk.
3. WIE KAN DEELNEMEN? Elke OPENBARE OF PRIVÉ-ORGANISATIE die een legale status heeft in een Erasmus+ Programmaland of een partnerland4 kan partner zijn in een project. Organisaties uit een partnerland kunnen betrokken worden voor zover hun deelname een essentiële meerwaarde levert voor het project. (Indien de evaluatoren menen dat dit niet het geval is, vervalt de hele aanvraag!) 1
Te downloaden van www.epos-vlaanderen.be. De Erasmus+ Programmalanden zijn de landen van de Europese Unie + IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en de Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië (inclusief hun overzeese gebieden). 3 Een instelling voor hoger onderwijs moet een Europees Charter voor Hoger Onderwijs bezitten. 4 De partnerlanden staan vermeld in de Programme Guide op pagina 106. 2
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 2
4. WELKE FORMELE REGELS ZIJN VASTGELEGD? Een strategisch partnerschap vereist de samenwerking van minstens 3 organisaties uit 3 programmalanden. Bij partnerschappen met alleen scholen (in het domein schooleducatie) zijn er minstens 2 organisaties uit 2 programmalanden nodig. Regiopartnerschappen (in het domein schooleducatie) vereisen de samenwerking van minstens 2 lokale of regionale schooloverheden uit 2 programmalanden, één school uit elk land en één lokale organisatie actief in andere velden van onderwijs, opleiding, jeugd of de arbeidsmarkt uit elk land. De duurtijd van het project is 2 of 3 jaar. Het start op 1 september 2014.
5. WELKE PROJECTFINANCIERING IS VOORZIEN? 5.1. ORGANISATIE EN MANAGEMENT Om het project uit te voeren ontvangt de coördinerende organisatie een forfaitair bedrag van € 500 per maand; voor elke partnerorganisatie is dit € 250 per maand. Het budget is bedoeld voor de planning, de onderlinge communicatie, het aanmaken van kleinschalig didactisch materiaal, activiteiten met personeel en lerenden, mentoring & monitoring, het geven van informatie, de promotie en disseminatie (bv. brochures, folders, website enz.). De totale beurs voor deze rubriek bedraagt maximaal € 2.750 per maand. Indien er meer dan 10 organisaties samenwerken in het project, ontvangt de coördinerende organisatie steeds € 500 per maand. Het resterende bedrag per maand wordt verdeeld over de partners. 5.2. TRANSNATIONALE PROJECTVERGADERINGEN Voor de reis- en verblijfskosten ontvangt elke organisatie een forfaitair bedrag afhankelijk van de afstand van de vertrekplaats (= het adres van de organisatie) tot de plaats van bestemming. 100 tot 1999 km
€ 575 per persoon per vergadering
2000 km en meer
€ 760 per persoon per vergadering
De totale beurs voor deze rubriek bedraagt maximaal € 23.000 per jaar. Voor het berekenen van de afstand gebruikt u het instrument dat de Europese Commissie ter beschikking stelt op http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm. 5.3. INTELLECTUELE RESULTATEN U kan een budget vragen voor de ontwikkeling van substantiële resultaten en ‘outputs’: curricula, pedagogisch/didactisch materiaal, ICT-middelen, analyses, studies, … Een beperkte output zoals bijvoorbeeld een doorsnee projectwebsite, is GEEN substantieel resultaat en moet dan ook gefinancierd worden met het budget voor ‘organisatie en management’. De financiering van de intellectuele resultaten is afhankelijk van de personeelsinvestering die hiervoor gebeurt. Hierbij wordt rekening gehouden met het land van de medewerker,
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 3
het aantal dagen en de personeelscategorie. Meer informatie vindt u in de ‘Programme Guide’, p. 105-106. 5.4. MULTIPLIER EVENTS Dit is een bijdrage tot de organisatiekosten van nationale en transnationale evenementen in een programmaland om de intellectuele resultaten van het project te verspreiden. Deze financiering is enkel mogelijk voor projecten die ook een budget ‘intellectuele resultaten’ hebben. Een forfaitair bedrag kan gevraagd worden per deelnemer aan een evenement (€ 100 per deelnemer uit het land waarin het evenement plaats vindt – 200 € per deelnemer uit een ander land). De totale beurs voor deze rubriek bedraagt maximaal € 30.000 per project. 5.5. UITZONDERLIJKE KOSTEN Dit is een bijdrage tot de reële kosten gelinkt aan de uitbesteding van taken of de aankoop van materiaal:
U kan taken uitbesteden die niet door de deelnemende organisaties kunnen uitgevoerd worden (motivatie hiervoor is noodzakelijk).
U kan materiaal aankopen dat noodzakelijk is voor het project, maar normaal gezien niet gebruikt wordt door de deelnemende organisaties. Kantoormateriaal valt NIET onder ‘uitzonderlijke kosten’.
Financiering: 75% van de ontvankelijke kosten met een maximum van € 50.000 per project. 5.6. SPECIAL NEEDS / BIJZONDERE NODEN Bijkomende subsidiëring voor deelname van mensen met een functiebeperking (bijvoorbeeld omwille van een rolstoel) kan uitzonderlijk toegekend worden mits motivering in de aanvraag. Het gaat dus om bijkomende kosten die niet gedekt worden met de andere budgetonderdelen. Financiering: 100% van de ontvankelijke kosten. 5.7. OPLEIDINGS- EN LEERACTIVITEITEN Zoals vermeld in 1., kan u als onderdeel van een strategisch partnerschap ook opleidings- en leeractiviteiten plannen voor lerenden en medewerkers van de betrokken organisaties. U zal in de aanvraag duidelijk moeten maken dat deze activiteiten noodzakelijk zijn om de objectieven en de resultaten te realiseren. Meer informatie over de inhoud van deze activiteiten vindt u in de Programme Guide, pagina 239-241. De mogelijkheden zijn afhankelijk van het domein waarbinnen uw strategisch partnerschap gesitueerd is:
schooleducatie
Short-term exhanges of groups of pupils Accompanying persons for short-term exchanges of groups of pupils Short-term joint staff training events Long-term study mobility of pupils Long-term teaching assignments
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 4
hoger onderwijs
Short-term blended mobility of higher education students Short-term intensive study programme for teaching staff Long-term teaching assignments
beroepsopleiding
Short-term blended mobility of VET learners Accompanying persons for short-term blended mobility of VET learners Short-term joint staff training events Long-term teaching or training assignments
volwasseneneducatie
Short-term blended mobility of adult learners Accompanying persons for short-term blended mobility of adult learners Short-term joint staff training events Long-term teaching or training assignments
cross-sectoraal
Alle hierboven vermelde domeinspecifieke activiteiten + de mogelijkheden voor het domein ‘jeugd’: Short-term blended mobility of young people Accompanying persons for short-term blended mobility of young people Short-term training events for youth workers Long-term mobility of youth workers
Kortdurend betekent 5 dagen tot 2 maanden; langdurend betekent 2 tot 12 maanden (1 maand = 30 dagen). Activiteiten voor lerenden en langdurende activiteiten zijn enkel mogelijk bij partners in programmalanden. FINANCIERING VAN OPLEIDINGS- EN LEERACTIVITEITEN TRANSPORT: afhankelijk van de afstand van de vertrekplaats (= het adres van de organisatie) tot de plaats van bestemming 100 tot 1999 km
€ 275 per persoon per activiteit
2000 km en meer
€ 360 per persoon per activiteit
Voor het berekenen van de afstand gebruikt u het instrument dat de Europese Commissie ter beschikking stelt op http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm. VERBLIJF: U kan hiervoor een forfaitair bedrag vragen per deelnemer per dag. Het bedrag is afhankelijk van de activiteit. U vindt deze bedragen in de Programme Guide op pagina 104. TAAL: Indien u initiatieven organiseert om de taalkennis van de deelnemers te verhogen (taal gebruikt voor opleiding of leeromgeving), kan u hiervoor een budget aanvragen. Dit bedraagt € 150 per deelnemer, maar is enkel mogelijk voor activiteiten van 2 tot 12 maanden.
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 5
6. HOE GEBEURT DE AANVRAAG? 6.1. DE AANVRAAGPROCEDURE U moet voor deze oproepronde het AANVRAAGFORMULIER ERASMUS+ / CALL 2014 / KA2 - COOPERATION AND INNOVATION FOR GOOD PRACTICES gebruiken. Hiervan bestaan 5 versies: ‘Strategic Partnerships for school education’, ‘Strategic Partnerships for higher education’, ‘Strategic Partnerships for vocational education and training’, ‘Strategic Partnerships for adult education’, ‘Strategic Partnerships addressing more than one field’. Het is dit laatste document dat u moet gebruiken wanneer u een crosssectoraal voorstel wil indienen. Aanvragen die gebruik maken van een ander document, zijn onontvankelijk. Het aanvraagformulier is een PDF-document. Om het document te kunnen invullen, dient u te beschikken over minimaal versie 10 van Adobe Reader. Adobe Reader is vrij beschikbaar op www.adobe.com.
Download het document van www.epos-vlaanderen.be en sla het op.
Activeer Javascript (kies ‘eenmalig activeren voor dit document’).
Wanneer u het e-Formulier volledig hebt ingevuld: valideer het document. Hierbij wordt gecontroleerd of de noodzakelijke informatie is ingevuld en voldoet aan een aantal eisen.
Bij hoofdstuk L.: klik op ‘PRINT DECLARATION OF HONOUR’, laat dit document ondertekenen, scan het en voeg het toe bij M. Annexes.
Dien het e-Formulier elektronisch in: maak een verbinding met internet en klik op ‘Submit online’.
Sla het eForm (nà submission) op. Dit is uw bewijs dat de aanvraag elektronisch werd verstuurd (zie N.4. Submission summary).
Indien u nadien nog wijzigingen wil aanbrengen aan uw voorstel, kan dit – u moet dan de aangepaste aanvraag opnieuw tijdig elektronisch indienen (het NA zal de laatste aanvraag in aanmerking nemen). DE AANVRAAG MOET ELEKTRONISCH VERSTUURD ZIJN TEN LAATSTE OP 30 APRIL 2014 OM 12 UUR ’S MIDDAGS.
6.2. HET AANVRAAGFORMULIER HET AANVRAAGFORMULIER WORDT DOOR EPOS ENKEL TER BESCHIKKING GESTELD IN HET ENGELS. U VULT HET NATUURLIJK IN IN DE VOERTAAL VAN HET PROJECT. ALGEMEEN
In de meeste velden heeft u 5000 karakters ter beschikking.
De roodomkaderde velden zijn verplicht in te vullen.
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 6
B. CONTEXT Indien u een cross-sectoraal voorstel formuleert, moet u aangeven in welk domein de meeste impact zal gerealiseerd worden. Dit is belangrijk omdat de financiering van het project vanuit dit domein zal gebeuren. B.1. PROJECT IDENTIFICATION
Project start date: het project start op 1 september 2014.
Project end date: het project eindigt op 31 augustus 2016 (project van 2 jaar) of 31 augustus 2017 (project van 3 jaar).
B.2. NATIONAL AGENCY OF THE APPLICANT ORGANISATION EPOS vzw is BE02 (België). C. PARTICIPATING ORGANISATIONS
Elke deelnemende organisatie moet via de PI-Code aangevuld worden. De handleiding voor de PI-Code vindt u op www.epos-vlaanderen.be.
‘Associated partners’ zijn enkel mogelijk in de regiopartnerschappen binnen schooleducatie. Dit zijn organisaties die u voor heel specifieke expertise en/of activiteiten bij uw project wil betrekken, zonder dat ze formeel partner zijn in het project en zonder dat ze financiële steun van het project ontvangen.
C.1.3. BACKGROUND AND EXPERIENCE Het volstaat om enkel de LLP-projecten waaraan u geparticipeerd heeft in de laatste 3 jaar te vermelden. D. DESCRIPTION OF THE PROJECT Rationale: hoe spoort uw project met de beleidsdoelstellingen en –prioriteiten van Erasmus+? (zie Programme Guide, p. 26-27) F. IMPLEMENTATION De activiteiten die u plant om de doelstellingen te realiseren, moeten hier beschreven worden:
De activiteiten die u plant voor ‘’PROJECTMANAGEMENT EN PROJECTUITVOERING’ moet u beschrijven in het eerste antwoordveld van F.
De activiteiten waarvoor u een budget vraagt via ‘INTELLECTUELE RESULTATEN’ / ‘MULTIPLIER EVENTS’ moet u beschrijven in F.2.
De activiteiten waarvoor u een budget vraagt via ‘OPLEIDINGS- EN LEERACTIVITEITEN’ moet u beschrijven in F.3.
De tijdsplanning van al deze activiteiten moet u visualiseren in de TIJDSTABEL die u moet bijvoegen bij de aanvraag. (Het model hiervan is beschikbaar op www.eposvlaanderen.be.) F.2.3. LEARNING/TEACHING/TRAINING ACTIVITIES Als u begeleiders plant voor bv. ‘short-term blended mobility’, moet u deze begeleiders onderbrengen in een aparte ‘activity’ (waarbij ‘No of participants’ gelijk is aan Accompanying Persons (out of total number of Participants). Vermeld ze dus NIET bij de ‘activity’ van de lerenden.
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 7
I. PROJECT SUMMARY Deze samenvatting zal gebruikt worden voor verdere communicatie. Besteed er dus de nodige aandacht aan. Als u de aanvraag in het Engeles formuleert, kopieer dan de tekst in het tweede veld. J. CHECK LIST In tegenstelling tot wat in het aanvraagformulier vermeld staat, is het toevoegen van een MANDATE LETTER geen verplichting (deze documenten moeten ten laatste bij het afsluiten van het contract beschikbaar zijn). Wij adviseren echter wel om de MANDATE LETTERS toch al bij het aanvraagformulier te voegen: omdat dit document ondertekend wordt door de partnerorganisatie en de coördinator, kan het gezien worden als een bevestiging dat de partnerorganisatie effectief weet heeft van haar rol in het projectvoorstel (en versterkt het de kwaliteitsbeoordeling van het consortium). Een model van de ‘mandate letter’ vindt u op www.epos-vlaanderen.be. Mandate letters worden niet gevraagd voor de partnerorganisaties in projecten met enkel scholen (in het domein schooleducatie) en voor de ‘associated partners’ in de regiopartnerschappen (binnen het domein schooleducatie).
7. HOE VERLOOPT DE EVALUATIE EN SELECTIE? 7.1. ONTVANKELIJKHEID Het NA van de coördinator gaat eerst na of de aanvraag beantwoordt aan enkele formele vereisten (tijdig ingediend? Ondertekend luik O. toegevoegd?...). Is dat OK, dan gaat de aanvraag door naar de volgende stap. Zo niet, dan is de aanvraag onontvankelijk en wordt ze niet geëvalueerd. 7.2. VALIDERING VAN DE ORGANISATIES Elke organisatie zal gevalideerd worden door haar Nationaal Agentschap (op basis van de informatie die beschikbaar is in de Unique Registration Facility (die u gebruikt voor de PIcode). Als de coördinerende organisatie niet gevalideerd wordt, vervalt de hele projectaanvraag. Als een partnerorganisatie niet wordt gevalideerd, valt de partner definitief weg; het NA van de coördinator kan beslissen om de hele projectaanvraag te schrappen of om te bekijken of het project kan starten zonder deze partner. 7.3. EVALUATIE De aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld door 2 experten. Zij beoordelen elk apart en onafhankelijk de aanvraag volgens de criteria ‘relevantie’ (30 punten), ‘kwaliteit van de projectbeschrijving en -implementatie’ (20 punten), ‘kwaliteit van het projectteam en de manier van samenwerking’ (20 punten) en ‘impact en disseminatie’ (30 punten). GEDETAILLEERDE INFORMATIE OVER DE BEOORDELINGSCRITERIA VINDT U IN DE ‘GUIDE FOR EXPERTS ON QUALITY ASSESSMENT’5 (PAGINA 33 EN VOLGENDE)
5
Te downloaden van www.epos-vlaanderen.be
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 8
Op basis van hun individuele evaluatie komen beide evaluatoren tot een gemeenschappelijke score en een gemeenschappelijke commentaar (bestemd voor de aanvrager). Om in aanmerking te komen voor betoelaging moet het voorstel minstens 60/100 scoren en voor elk criterium minstens de helft van de punten. 7.4. SELECTIE Vermoedelijk wordt de coördinerende organisatie in juni 2014 geïnformeerd over het resultaat van de aanvraag: zij krijgt nieuws over goed- of afkeuring (of misschien “reserve”, omwille van budgettaire beperkingen), over de toegekende score, over de inhoudelijke commentaren van de experten en over het toegekende budget. Bij goedkeuring volgt een beurscontract, te ondertekenen door de coördinerende organisatie en het NA. Hierna zal de coördinator 80% van het toegekende budget ontvangen (bij projecten van 2 jaar) of 40% (bij projecten van 3 jaar). Uitzondering: bij projecten met alleen scholen (in het domein schooleducatie), is er een contract tussen elke school en haar Nationaal Agentschap.
8. WELKE RAPPORTEN WORDEN VERWACHT? Projecten van 3 jaar moeten een interimrapport indienen (via de coördinerende organisatie6). Dit kan aanleiding geven tot het uitbetalen van een tweede voorschot van 40%. Vermoedelijk zal EPOS, in het kader van zijn monitoringsopdracht, ook aan projecten van 2 jaar vragen om een interimrapport in te dienen. Na het einde van uw project zal de coördinator namens alle partners een inhoudelijk en financieel eindverslag moeten indienen6. Op basis van die beoordeling zal het eindsaldo van de subsidie berekend worden.
9. WELKE CONTROLES WORDEN UITGEVOERD? 9.1. CONTROLE EINDVERSLAG Zowel het inhoudelijk als het financieel eindrapport zullen beoordeeld worden. Op basis van die beoordeling zal het eindsaldo van de subsidie berekend worden. 9.2. DESK CHECK Steekproefsgewijs zullen bij een aantal projecten de bewijsstukken van gerealiseerde activiteiten worden opgevraagd en gecontroleerd. Bij ‘forfaitaire bedragen’ spitst deze controle zich niét toe op het nagaan waaraan u hoeveel spendeerde, wél op het nagaan of de geplande activiteiten daadwerkelijk gerealiseerd werden. De opgevraagde bewijsstukken zijn dus niet nodig om de kostprijs van een activiteit te bewijzen, wel om het effectief plaatsvinden ervan aan te tonen. Bij ‘vergoeding op basis van reële kosten’ zullen de documenten die de reële kost onderbouwen, wél belangrijk zijn. 9.3. ON THE SPOT CHECK Steekproefsgewijs zal bij een aantal projecten tijdens het project een controle ter plaatse (= bij de coördinator) gebeuren. 6
Uitzondering: bij projecten met alleen scholen (in het domein schooleducatie), moet elke school rapporteren aan haar Nationaal Agentschap.
HANDLEIDING STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN 2014 / p. 9
