Entry Voice Mail voor HiPath-systemen. Gebruiksaanwijzing voor uw telefoon

Entry Voice Mail voor HiPath-systemen Gebruiksaanwijzing voor uw telefoon

Over deze gebruiksaanwijzing

Over deze gebruiksaanwijzing Deze gebruiksaanwijzing is bedoeld voor de gebruikers van Entry Voice Mail en voor het technisch personeel dat Entry Voice Mail op uw HiPath installeert. Alle functies die u kunt uitvoeren via uw telefoon worden beschreven. Als bepaalde functies niet beschikbaar zijn, kan dit de volgende oorzaken hebben: • De functie is niet voor u ingesteld. Neem contact op met de systeembeheerder. • Deze functie is op uw Entry Voice Mail of uw HiPath niet beschikbaar - neem contact op met het servicepersoneel of met uw leverancier voor een eventuele upgrade. Deze publicatie bevat uitsluitend een algemene beschrijving van de functies. Bij gebruik van het product kan de functionaliteit afwijken van de beschrijving, omdat het product inmiddels verder is ontwikkeld of omdat de functionaliteit voor de betreffende markt niet van toepassing is. De beschreven functies zijn alleen van toepassing, voor zover ze bij het afsluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk zijn overeengekomen. De gebruikte merken zijn eigendom van Siemens AG of van de respectievelijke eigenaren.

Certificering Dit toestel is geproduceerd volgens de richtlijnen van het gecertificeerde milieubeheersysteem ISO 14001 Hierbij wordt gegarandeerd dat er zo min mogelijk grondstoffen en energie worden verbruikt en dat er zo weinig mogelijk afvalstoffen worden geproduceerd. Elektrische en elektronische producten mogen niet bij het huisvuil worden aangeboden maar dienen naar speciale inzamelingscentra te worden gebracht die zijn bepaald door de overheid of plaatselijke autoriteiten. De juiste manier van weggooien en afzonderlijke inzameling van uw oude apparaat helpt mogelijke negatieve consequenties voor het milieu en de menselijke gezondheid te voorkomen. Het is een eerste vereiste voor hergebruik en recycling van tweedehands elektrische en elektronische apparatuur. Uitgebreide informatie over het verwijderen van oude apparatuur kunt u verkrijgen bij uw gemeente, het regionale reinigingsbedrijf, de vakhandel waar u het product hebt gekocht, of bij uw verkoper / vertegenwoordiger. Deze hiervoor aangehaalde vermeldingen zijn uitsluiten geldig voor apparaten die in de landen van de Europese Unie worden verkocht en worden geïnstalleerd en die voldoen aan de Europese richtlijn 2002/96/EC. In landen buiten de Europese Unie kunnen daarvan afwijkende verordeningen voor het verwijderen van elektrische en elektronische apparatuur van toepassing zijn.

2

Inhaltsverzeichnis Over deze gebruiksaanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Certificering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Over de bediening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Functieoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Over deze gebruiksaanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Mailboxen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Persoonlijke standaard-mailbox configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Persoonlijke standaard-mailbox inschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Signalering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoniste -mailbox inschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 7 7 8

Toegang tot uw standaard-mailbox. . . . . . . . . . . . . . 9 Persoonlijke standaard-mailbox openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 In uw standaard-mailbox navigeren/akoestische bedieningsinstructies 10 Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw standaard-mailbox. . . . . 12 Overzicht - Berichtenmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Mailbox/bericht beluisteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Begroetingen opnemen en selecteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Begroeting instellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Berichtopname in-/uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Codenummer voor persoonlijke standaard-mailbox wijzigen . . . . . . . . 16

Toegang tot de telefoniste-mailboxen . . . . . . . . . . 17 Telefoniste-mailbox openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . In de telefoniste-mailbox navigeren/akoestische bedieningsinstructies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw telefoniste-mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Begroetingen opnemen en selecteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Begroeting instellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Codenummer voor telefoniste-mailbox wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . .

17 17 18 19 20 21

Functies voor de opbeller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Trefwoordenregister. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3

Over de bediening

Over de bediening Entry Voice Mail EVM breidt uw HiPath uit met een VoiceMail-applicatie. Alle voor u mogelijke functies kunt u aansturen via de toetsen van uw optiPoint-telefoon of een willekeurige andere telefoon met toonkiezen (DTMF). Uw Entry Voice Mail ondersteunt u daarbij steeds met context gevoelige meldingen. Uw Entry Voice Mail wordt met behulp van PC-beheersoftware geïnstalleerd/geactiveerd door het verantwoordelijke servicepersoneel.

Functieoverzicht De Entry Voice Mail heeft de volgende functies en faciliteiten: • 24 standaard-mailboxen/voicemailboxen 4 telefoniste-mailboxen/automatische telefoniste/AutoAttendant (automatische oproepbeantwoording, begroeting met doorschakelmogelijkheid, dag-/nachtbedrijf, verkort kiezen). – bij HiPath 1200: 24 standaard-mailboxen + 4 Telefoniste-mailboxen – bij HiPath 500/2000/3000/5000: 24 standaard-mailboxen, waarvan max. 4 Telefoniste-mailboxen • Automatische configuratie van de mailboxen mogelijk De gebruiker kan zelf de mailboxen configureren. • Melding/muziek voor melden • Maximaal twee verschillende begroetingsteksten1 • De keuze van de begroetingen kan handmatig of tijdafhankelijk voor dag-/nachtstand plaatsvinden. • Contextsensitieve bedieningsinstructies (in 7 talen beschikbaar) Meldingen informeren de gebruiker over de mogelijke opties die in het actuele menu ter beschikking staan. • Er zijn 2 gelijktijdig te gebruiken poorten beschikbaar voor voicemail en telefoniste-boxen. • Maximaal 120 minuten opnamecapaciteit1. • Max. lengte van een voicemailbericht per mailbox = 5 minuten, instelbaar van 1-5 minuten, standaardwaarde = 2 minuten • Vermelding van datum en tijd bij elk bericht. Het aantal (n) in de EVM opgeslagen berichten wordt weergegeven op het display van de optiPoint: Bijv."3 nieuwe berichten" • Doorsturen van faxberichten (automatische faxtoonherkenning) naar een voorgedefinieerde bestemming. • Waarschuwing bij geheugen meer dan 80% vol. [1]

4

De opnamekwaliteit van de begroetingen kan via een PC-beheerprogramma worden ingesteld. Er zijn drie mogelijkheden: - begroetingen en berichten geheugen-geoptimaliseerd - begroetingen in HiQuality; berichten geheugen-geoptimaliseerd - begroetingen en berichten in HiQuality 120 minuten spraakopnamecapaciteit kunnen alleen met de instelling "Begroetingen en berichten geheugengeoptimaliseerd" worden gerealiseerd. De spraakopnamecapaciteit kan worden beïnvloed door niet benodigde talen te wissen.

Over de bediening •

Opnemen van individuele meldingen via de PC-beheersoftware1.

Over deze gebruiksaanwijzing Bedieningsstappen worden in de linker kolom in logische volgorde grafisch weergegeven. De diverse grafische weergaven hebben de volgende betekenis:

o Telefoonnummer of functiecode invoeren. dd Funciecode invoeren.

[1]

Afhankelijk van de softwareversie van uw HiPath

5

Mailboxen

Mailboxen Uw Entry Voice Mail biedt maximaal 24 standaard-mailboxen. Bij HiPath 1200 kunnen er daarnaast nog 4 Telefoniste -mailboxen worden geconfigueerd. Bij HiPath 500/2000/3000/5000 kunnen van de 24 standaard-mailboxen er maximaal 4 als Telefoniste -mailbox worden geconfigureerd. De rest kan als persoonlijke mailbox worden gebruikt. Welke mailbox voor u is geconfigureerd, hoort u van het servicepersoneel of van de beheerder. Als er voor u nog geen mailbox geconfigureerd is, kunt u er via de autoconfiguratie-optie voor zorgen dat er bij de eerste keer bellen automatisch een mailbox wordt toegewezen. Om toegang tot de mailboxen te krijgen, dient er eerst een codenummer te worden ingevoerdÆ Pagina 9. De telefoniste-mailboxen Æ Pagina 17 worden door het servicepersoneel of de beheerder voor u geconfigureerd en ingesteld overeenkomstig de behoefte. De persoonlijke standaard-mailbox beantwoordt oproepen, begroet de beller met uw persoonlijke of standaard-boodschap en stelt de beller in de gelegenheid een boodschap in te spreken. Bijvoorbeeld: "U bent verbonden met de mailbox van Andries Burghgraef. Ik ben op dit moment niet op mijn plaats, maar als u na de toon een boodschap achterlaat, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug." De telefoniste-mailbox biedt behalve een melding/begroetingstekst ook nog de mogelijkheid om u of een collega rechtstreeks te bereiken. Het servicepersoneel of de beheerder kan de volgende soorten telefoniste-mailbox configureren: • Automatische oproepbeantwoording zonder doorverbindmogelijkheid De beller hoort alleen een begroetingstekst. • Begroetingstekst met doorverbindmogelijkheid – De beller hoort een melding/muziek en wordt vervolgens bijv. met de telefoniste verbonden. Voorbeeld: "Hartelijk welkom. Op dit moment zijn helaas alle medewerkers bezet. Blijft u aan de lijn, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen" – De beller kan na de begroetingstekst een interne medewerker bereiken door een intern nummer te kiezen. Voorbeeld: "Hallo, degene die u wilt spreken, is op dit moment niet bereikbaar. U kunt echter wel een collega spreken. Kies daarvoor na de toon het nummer 14" . – De beller kan na de begroetingstekst een interne of externe medewerker bereiken door een verkort kiesnummer (0-9) in te toetsen. De handmatige begroetingstekst is geactiveerd Æ Pagina 15. Bij de automatische begroeting ("Automatisch dag/nachtstand") kunnen - afhankelijk van de dag- of nachtinstelling - diverse personen

6

Mailboxen worden bereikt. Voorbeeld: "Goedendag. Hebt u vragen over onze producten, kies een "1" . Wilt u onze hotline spreken, kies een "2" .

Persoonlijke standaard-mailbox configureren Wanneer het servicepersoneel resp. de beheerder nog geen persoonlijke standaard-mailbox heeft geconfigureerd, kunt u dat heel eenvoudig zelf doen. Voorwaarde: De autoconfiguratie voor standaard-mailboxen is vrijgegeven door het servicepersoneel resp. de beheerder.

o Code voor "Entry Voice Mail" invoeren (code ontvangt u van het servicepersoneel of de beheerder).

o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren (standaard = 1234). Let op bericht!

Wijzig dit codenummer de eerste keer dat u uw standaard-mailbox opent! Æ Pagina 16. Zijn er geen mailboxen meer beschikbaar, neem dan contact op met het servicepersoneel of de beheerder.

Persoonlijke standaard-mailbox inschakelen Om ervoor te zorgen dat oproepen bij de Entry Voice Mail terechtkomen, dient u op uw telefoon bijv. een oproepomleiding of een oproepdoorschakeling te definiëren.Hoe u een oproepomleiding kunt in-/uitschakelen, leest u in de gebruiksaanwijzing van het betreffende toestel. Als omleidingsbestemming voert u het telefoonnummer in van uw Entry Voice Mail (informeer bij het servicepersoneel of de beheerder). Is er nog geen persoonlijke standaard-mailbox geconfigureerd, dan hoort de beller, wanneer de mailbox is ingeschakeld, een bericht of komt bij de telefoniste terecht.

Signalering Als uw telefoon een postbuslampje heeft (Message Waiting Indication), licht dit automatisch op, wanneer er voor u een nieuw bericht is binnengekomen. Bij optiPoint-toestellen met display wordt het aantal opgeslagen nieuwe berichten weergegeven: Bijv."3 nieuwe berichten" . Daarnaast hoort u na het opnemen van de hoorn een speciale kiestoon, die aangeeft dat er een nieuw bericht is binnengekomen. De signalering wordt meteen na binnenkomst van het eerste nieuwe bericht ingesteld en na het beluisteren automatisch weer gewist. 7

Mailboxen

Telefoniste -mailbox inschakelen Oproepen kunnen (mits zodanig geconfigureerd, vraag uw systeembeheerder) ook naar max. 4 Telefoniste -mailboxen/auto-attendant-consoles worden omgeleid, Op uw telefoon een oproepomleiding of bijv. een oproepdoorschakeling definiëren. Hoe u een oproepomleiding kunt in-/uitschakelen, leest u in de gebruiksaanwijzing van het betreffende toestel. Als omleidingsbestemming voert u het telefoonnummer in van de gewenste Telefoniste-mailboxen (informeer bij het servicepersoneel of de beheerder).

8

Toegang tot uw standaard-mailbox

Toegang tot uw standaard-mailbox Om uw persoonlijke mailbox te kunnen uitluisteren of instellen dient u deze eerst te openen.

Persoonlijke standaard-mailbox openen Het openen van de gewenste mailbox functioneert alleen zoals beschreven, wanneer het standaard-codenummer bij het configueren van de mailbox (zoals aanbevolen) gewijzigd is Æ Pagina 7, Æ Pagina 16. Op het eigen toestel


of indien aanwezig/geconfigureerd, "Postbustoets" indrukken of "bedieningsinstructies op de optiPoint volgen. Zie ook de gebruiksaanwijzing van uw telefoon.

o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren. Volg de akoestische bedieningsinstructies! Op andere interne toestellen


o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren. o Persoonlijk mailbox-nummer invoeren (eigen interne telefoonnummer). of Op uw toestel is de omleiding naar de Entry Voice Mail ingeschakeld:

o q Uw interne toestelnummer invoeren en tijdens het bericht de sterretjetoets indrukken.

o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren. Volg de akoestische bedieningsinstructies!

9

Toegang tot uw standaard-mailbox Op externe toestellen

o Verbinding met de HiPath tot stand brengen (het telefoonnummer kunt u opvragen bij de beheerder of het servicepersoneel).

o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren. o Persoonlijk mailbox-nummer invoeren (eigen interne telefoonnummer). of Op uw toestel is de omleiding naar de Entry Voice Mail ingeschakeld:

o q Uw telefoonnummer invoeren en nog tijdens het bericht de sterretje-toets indrukken.

o Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer invoeren. o Persoonlijk mailbox-nummer invoeren (eigen interne telefoonnummer). Volg de akoestische bedieningsinstructies!

In uw standaard-mailbox navigeren/akoestische bedieningsinstructies U kunt nu in de 5 aangeboden statusmeldingen/functies navigeren, berichten beluisteren, melding selecteren/opnemen of instellingen uitvoeren. • Berichten beluisteren Æ Pagina 14 Er zijn geen berichten, nieuwe berichten of reeds beluisterde berichten (het aantal berichten wordt genoemd, nieuwe berichten worden als eerste genoemd, elk bericht is voorzien van een datum/tijd-indicatie). • Begroeting 1/dag of begroeting 2/nachtÆ Pagina 14 • Begroeting instellen, "handmatig" of "automatisch dag-/ nachtstand"Æ Pagina 15 • Berichtopname in-/uitgeschakeldÆ Pagina 16 • Codenummer van de standaard-mailbox wijzigen Æ Pagina 16 Zie ook "Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw standaardmailbox" Æ Pagina 12.

10

Toegang tot uw standaard-mailbox Navigeren kunt u met de cijfertoetsen van uw telefoon. Volg gewoon de instructies. De volgende invoer is mogelijk, afhankelijk van de geselecteerde statusmelding:

g Code invoeren om naar de volgende melding te gaan. e Code invoeren om naar de vorige melding te gaan. f Code invoeren om de actuele melding te herhalen. dd Code invoeren om het bericht te wissen. d Code invoeren, • • • •

om een persoonlijke begroetingstekst op te nemen, om de standaardbegroeting in te schakelen, om de berichtopname in-/uit te schakelen of om het codenummer voor uw mailbox te wijzigen.

q Code invoeren, om alle berichten over te slaan, naar de volgende statusmelding.

r Opname beëindigen. l Code invoeren, • •

om naar begroeting 1 of 2 te gaan of om de begroetingstekst voor dag-/nachtmodus in te stellen

t Entry Voice Mail beëindigen, op elk moment mogelijk.

11


Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw standaard-mailbox o: Code van de Entry Voice Mail o: Persoonlijk standaard-mailbox-codenummer

Statusmeldingen Berichten (Menu Æ Pagina 13 )

g

e

e

Selectie Begroeting

g

e Begroeting instellen

g

e Berichtopname aan/uit

g g

12

e Codenummer

e

1: Vorige statusmelding of bericht 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding of volgend bericht (nieuwe berichten worden het eerst genoemd, dan de reeds opgevraagde, nog niet gewiste berichten. Na het laatste bericht komt de volgende statusmelding) 0 0: Wissen : alle berichten overslaan en naar de volgende statusmelding gaan

*

1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 8: Volgende begroetingstekst 0: Opnemen/Standaardbegroeting (#: opname beëindigen) 1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 8: In-/uitschakelen (handmatige begroetingstekst of "Automatisch dag-/nachtstand")

1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 0: In-/uitschakelen 1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 0: Wijzigen; Codenummer tweemaal invoeren


Overzicht - Berichtenmenu g

e Melding: aantal nieuwe berichten1

g

e 1e nieuwe bericht2

g

e (...) nieuwe bericht

e Melding: aantal berichten

g

e 1e bericht

e

g nieuw bericht

e [1] Als er geen nieuwe berichten zijn, wordt u daar met een aparte melding expliciet op gewezen. [2] Als u een nieuw bericht beluistert tot de datumvermelding of langer dan 5 seconden, verliest dit bericht de status "nieuw" en krijgt automatisch de status "beluisterd".

13


Mailbox/bericht beluisteren Na het openen van de mailbox wordt als eerste de berichten-weergavefunctie aangeboden. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Berichten" opgeroepen Æ Pagina 9. Let goed op de meldingen!

g Code invoeren om naar het volgende bericht resp. de volgende functie te gaan.

Nieuwe berichten worden het eerst genoemd, dan de reeds beluisterde, nog niet gewiste berichten en daarna de eerder beluisterde nieuwe berichten, voor zover ze nog niet gewist zijn. Elk bericht is voorzien van datum en tijd, die aan het einde van het bericht wordt vermeld. U bereikt de volgende mailbox-functie "Begroeting selecteren" wanneer: • u nog tijdens de berichtaankondiging op g drukt, • er geen berichten aanwezig zijn of • alle berichten beluisterd of overgeslagen zijn.

e Code invoeren om naar het vorige bericht resp. de vorige functie te gaan. f Code invoeren om het laatst beluisterde bericht te herhalen. dd Code invoeren om het geselecteerde/laatst gehoorde bericht te herhalen. Na het invoeren van de eerste d dient u met nog een d het wissen te bevestigen.

q Alle berichten overslaan en naar de volgende mailboxfunctie "Begroeting selecteren" gaan.

Begroetingen opnemen en selecteren U kunt voor uw standaard-mailbox maximaal 2 begroetingen via uw telefoon opnemen. Als u geen persoonlijke begroetingstekst opneemt, hoort de beller de standaard-begroeting van het systeem. De gekozen begroetingstekst werkt pas, als in de mailbox-functie "Selecteren-begroetingstekst" "handmatig" is geselecteerd Æ Pagina 15. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "begroetingstekst" opgeroepen Æ Pagina 9. Let goed op de meldingen! U hoort de actuele begroetingstekst.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Begroeting instellen" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Mailbox-berichten" te gaan.

14


f Code invoeren om de geselecteerde/laatst gehoorde begroeting te herhalen. De gekozen begroetingstekst is geactiveerd.

l Code invoeren om naar de volgende begroeting te gaan. De gekozen begroetingstekst wordt geactiveerd.

d Code invoeren om • •

een actuele systeembegroeting te weigeren en door een persoonlijke begroeting te vervangen (nieuw opnemen). een persoonlijke begroeting te wissen en door een systeembegroeting te vervangen.

De laatst opgenomen begroeting wordt geactiveerd.

r Opname beëindigen.

De opname wordt vervolgens direct weergegeven.

Begroeting instellen U kunt kiezen hoe de beller de door u opgenomen/geselecteerde begroetingen te horen krijgt, namelijk via handmatige aansturing - dus zoals vooraf ingesteld - (Æ Pagina 14) of via automatische aansturing ("Automatisch dag/nachtstand"), afhankelijk van de dag-/nachtstand van uw HiPath. Bij automatische aansturing wordt begroeting 1 in de dagstand gebruikt en begroeting 2 in de nachtstand. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Begroeting selecteren" opgeroepen Æ Pagina 9. Let goed op de meldingen! De huidige status "handmatig" of "automatisch" wordt meegedeeld.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Berichtopname in-/ uitschakelen" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Begroeting selecteren" te gaan.

f Code invoeren, de huidige status wordt meegedeeld. De gemelde status is geactiveerd.

l Code invoeren, naar andere status gaan.

De gekozen status wordt meegedeeld en geactiveerd.

15


Berichtopname in-/uitschakelen U kunt instellen of bellers wel of geen berichten voor u mogen achterlaten; Berichtopname aan of uit. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Berichtopname aan/uit" opgeroepen Æ Pagina 9. Let goed op de meldingen! De huidige status "aan" of "uit" wordt meegedeeld.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Codenummer" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Begroeting instellen" te gaan.


d Code invoeren, naar andere status gaan.


Codenummer voor persoonlijke standaard-mailbox wijzigen Uw persoonlijke standaard-mailbox is met een 4-cijferig codenummer beveiligd tegen onbevoegd gebruik. Dit codenummer is bij levering ingesteld op "1234" . Wijzig dit codenummer de eerste keer dat u uw mailbox opent! Alleen cijfers (0-9) zijn toegestaan. Mocht u uw codenummer vergeten zijn, dan kan het servicepersoneel of de beheerder de code resetten naar de standaardwaarde. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Codenummer" opgeroepen Æ Pagina 9. Let goed op de meldingen! Uw actuele codenummer wordt meegedeeld.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Berichten" te gaan. e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Berichtopname" te gaan. f Code invoeren, het actuele codenummer wordt meegedeeld. Het gemelde codenummer is geactiveerd.

d Code invoeren, u wordt verzocht om een nieuw codenummer in te voeren.

Voor de zekerheid dient u aansluitend op dit verzoek het nieuwe codenummer nogmaals in te voeren. Het ingevoerde codenummer wordt meegedeeld en geactiveerd.

16

Toegang tot de telefoniste-mailboxen

Toegang tot de telefoniste-mailboxen Dit hoofdstuk is alleen bedoeld voor bevoegd personeel. Wanneer het servicepersoneel resp. de beheerder telefoniste-mailboxen heeft geconfigureerd, kunnen deze mailboxen verder worden ingesteld.

Telefoniste-mailbox openen Het openen van de gewenste mailbox functioneert alleen zoals beschreven, wanneer het telefoniste-mailbox-codenummer bij het configueren van de mailbox (zoals aanbevolen) gewijzigd is Æ Pagina 21.

o Code voor "Entry Voice Mail" invoeren. o Codenummer telefoniste-mailbox invoeren. o Nummer van de telefoniste-mailbox invoeren. Volg de akoestische bedieningsinstructies! of

o q Virtueel nummer van de telefoniste-mailbox invoeren en nog tijdens het bericht de sterretje-toets indrukken.

o Codenummer telefoniste-mailbox invoeren. Volg de akoestische bedieningsinstructies!

In de telefoniste-mailbox navigeren/akoestische bedieningsinstructies U kunt nu in de 3 aangeboden statusmeldingen/functies navigeren, Melding selecteren/opnemen en codenummer telefoniste-mailbox wijzigen. • Begroeting 1/dag of begroeting 2/nacht Æ Pagina 19 • Begroeting instellen, "handmatig" of "automatisch dag-/ nachtstand"Æ Pagina 20 • Codenummer van de mailbox wijzigenÆ Pagina 21 Zie ook "Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw telefonistemailbox" Æ Pagina 18. Navigeren kunt u met de cijfertoetsen van uw telefoon. Volg gewoon de instructies. De volgende invoer is mogelijk, afhankelijk van de geselecteerde statusmelding:

g Code invoeren om naar de volgende melding te gaan. e Code invoeren om naar de vorige melding te gaan. 17


f Code invoeren om de actuele melding te herhalen. d Code invoeren, • • •

om een begroeting voor de telefoniste-mailbox op te nemen, om de standaardbegroeting in te schakelen, om het codenummer voor de telefoniste-mailbox te wijzigen.


l Code invoeren, • •

om naar begroeting 1 of 2 te gaan, of om de begroetingstekst voor dag-/nachtmodus in te stellen

t Entry Voice Mail beëindigen, op elk moment mogelijk.

Overzicht - berichtenmenu en codes voor uw telefoniste-mailbox o: Code van de Entry Voice Mail o: Codenummer van uw telefoniste-mailbox Statusmeldingen Selectie Begroeting

g

e

1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 8: In-/uitschakelen (handmatige begroetingstekst of "Automatisch dag-/nachtstand")

Begroeting instellen

g g

18

e Codenummer

1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 8: Volgende begroetingstekst 0: Opnemen/Standaardbegroeting (#: opname beëindigen)

e

1: Vorige statusmelding 2: Herhalen 3: Volgende statusmelding 0: Wijzigen; Codenummer tweemaal invoeren


Begroetingen opnemen en selecteren U kunt voor uw telefoniste-mailbox maximaal 2 begroetingen via uw telefoon opnemen. Als u geen begroeting opneemt, hoort de beller de standaard-begroeting van het systeem. De gekozen begroetingstekst werkt pas, als in de mailbox-functie "Selecteren-begroetingstekst" "handmatig" is geselecteerd Æ Pagina 20. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "begroetingstekst" opgeroepen Æ Pagina 17. Let goed op de meldingen! U hoort de actuele begroetingstekst.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Begroeting instellen" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Codenummer" te gaan. f Code invoeren om de geselecteerde/laatst gehoorde begroeting te herhalen. De gekozen begroetingstekst is geactiveerd.

l Code invoeren om naar de volgende begroeting te gaan. De gekozen begroetingstekst wordt geactiveerd.

d Code invoeren om • •

een actuele systeembegroeting te wissen en door een andere begroeting te vervangen (nieuw opnemen). een opgenomen begroeting te wissen en door een systeembegroeting te vervangen.

De laatst opgenomen begroeting wordt geactiveerd.


De opname wordt vervolgens direct weergegeven.

19


Begroeting instellen U kunt kiezen hoe de beller de door u opgenomen/geselecteerde begroetingen te horen krijgt, namelijk via handmatige aansturing - dus zoals vooraf ingesteld - (Æ Pagina 19) of via automatische aansturing ("Automatisch dag/nachtstand"), afhankelijk van de dag-/nachtstand van uw HiPath. Bij automatische aansturing wordt begroeting 1 in de dagstand gebruikt en begroeting 2 in de nachtstand. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Begroeting selecteren" opgeroepen Æ Pagina 17. Let goed op de meldingen! De huidige status "handmatig" of "automatisch" wordt meegedeeld.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Codenummer" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Begroeting selecteren" te gaan.


l Code invoeren, naar andere status gaan.


20


Codenummer voor telefoniste-mailbox wijzigen De telefoniste-mailbox is met een 4-cijferig codenummer beveiligd tegen onbevoegd gebruik. Dit codenummer luidt bij levering standaard "0000" (HiPath 1200) of "1234" (HiPath 500/2000/3000/5000). Wijzig dit codenummer de eerste keer dat u de telefoniste-mailbox opent! Alleen cijfers (0-9) zijn toegestaan. Mocht u het codenummer vergeten zijn, dan kunt u dit nummer via de PC-beheersoftware weer resetten naar de standaardwaarde. Voorwaarde: U hebt uw mailbox geopend en de functie "Codenummer" opgeroepen Æ Pagina 17. Let goed op de meldingen! Uw actuele codenummer wordt meegedeeld.

g Code invoeren om naar de volgende mailbox-functie "Begroeting selecteren" te gaan.

e Code invoeren om naar de vorige mailbox-functie "Begroeting instellen" te gaan.

f Code invoeren, het actuele codenummer wordt meegedeeld. Het gemelde codenummer is geactiveerd.

d Code invoeren, u wordt verzocht om een nieuw codenummer in te voeren.

Voor de zekerheid dient u aansluitend op dit verzoek het nieuwe codenummer nogmaals in te voeren. Het ingevoerde codenummer wordt meegedeeld en geactiveerd.

21

Functies voor de opbeller

Functies voor de opbeller Naast de mogelijkheid om berichten achter te laten, kunnen bellers ook bepaalde functies bedienen: Telefoniste opbellen Mits gedefinieerd, kan de beller de begroetingsmelding op elk moment afbreken en zichzelf met de telefoniste laten verbinden..

d Toets indrukken. Begroeting afbreken De opbeller kan de begroeting op elk moment afbreken en - als de opnamefunctie geactiveerd is Æ Pagina 16 - direct na de toon beginnen met het inspreken van zijn bericht.

r Toets indrukken. Wachten op toon en vervolgens spreken. Persoonlijke standaard-mailbox/telefoniste-mailbox openen De opbeller kan de begroeting op elk moment afbreken en zijn persoonlijke standaard-mailbox of een telefoniste-mailbox (alleen vanaf intern mogelijk) openen Æ Pagina 9 en Æ Pagina 17.

q Toets indrukken. Volg de akoestische bedieningsinstructies! Telefoniste-mailbox-functies gebruiken Mits gedefinieerd, kan de opbeller verschillende vastgelegde bestemmingen bereiken Æ Pagina 6. Volg de akoestische bedieningsinstructies!

o Aangegeven toetsen indrukken.

22

Trefwoordenregister

Trefwoordenregister A Automatische faxtoonherkenning ............. 4

B Begroeting dag/nacht ................................................. 15 handmatig ................................................ 15 opnemen, selecteren ............................ 14 Begroetingstekst telefoniste-mailbox ................................ 19 Begroetingstekst opnemen ............... 14, 19 Beluisteren bericht, mailbox ...................................... 14 Bericht beluisteren ..................................... 14 Berichtenmenu-overzicht .......................... 13 Berichtopname aan/uit .............................. 16

C Codenummer wijzigen .............................. 16 telefoniste-mailbox ................................ 21 Context gevoelige bedieningsinstructies . 4

M Mailboxen aantal .......................................................... 6 beluisteren ............................................... 14 inschakelen ................................................ 7 uitschakelen .............................................. 7 Melding voorbeelden .............................................. 6 Meldingenmenu, overzicht ....................... 12 telefoniste-mailbox ................................. 18 Minuten spraakopnamecapaciteit ............. 4

N Navigeren in mailbox ........................... 10, 17

O Overzicht berichtenmenu ........................................ 13 meldingenmenu ..................................... 12

P PC-beheersoftware ............................ 4, 5, 21

S D Dag/Nacht-begroeting ............................... 15 telefoniste-mailbox ................................ 20 Doorsturen van faxberichten ..................... 4

Selecteren begroetingstekst .............. 14, 19 Signalering ..................................................... 7 postbuslampje .......................................... 7 speciale kiestoon ...................................... 7 Standaard-mailbox ....................................... 6 toegang, openen ................................ 9, 22

F Functiecodes ........................................ 12, 18 Functieoverzicht ........................................... 4 Functies voor de opbeller ......................... 22

H Handmatige begroeting ............................ 15

I Inschakelen berichtopname ........................................ 16 mailbox ....................................................... 7

T Telefoniste-mailbox met doorverbindmogelijkheid ................ 6 soorten ....................................................... 6 toegang, openen .............................. 17, 22 zonder doorverbindmogelijkheid ........... 6 telefoniste-mailbox ...................................... 6

U Uitschakelen berichtopname ........................................ 16 Uitschakelen mailbox .................................. 7 23

www.siemens.com/hiPath

Deze publicatie bevat uitsluitend een algemene beschrijving van de functies. Bij gebruik van het product kan de functionaliteit afwijken van de beschrijving, omdat het product inmiddels verder is ontwikkeld of omdat de functionaliteit voor de betreffende markt niet van toepassing is. De beschreven functies zijn alleen van toepassing, voor zover ze bij het afsluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk zijn overeengekomen. De gebruikte merken zijn eigendom van Siemens AG of van de respectievelijke eigenaren.

(c) Siemens AG 2005 Siemens Communications Hofmannstr. 51 • d-81359 München Bestelnr.: A31003-S2550-B100-2-5419 Levering zolang de voorraad strekt. Technische wijzigingen voorbehouden 19.09.05

Entry Voice Mail voor HiPath-systemen. Gebruiksaanwijzing voor uw telefoon

Recommend Documents