ENDNOTE (VERSIE X EN LATER) EEN INLEIDING

ENDNOTE (VERSIE X EN LATER) EEN INLEIDING

MTSO-INFO 23

DIMITRI MORTELMANS 2008

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 275.55.35 - Fax : +32 (03) 275.57.93

MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

ENDNOTE. EEN INLEIDING Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 2 2 BASISELEMENTEN IN ENDNOTE......................................................................................................... 2 3 EEN NIEUWE BIBLIOTHEEK AANMAKEN EN ACTIEF MAKEN ................................................. 3 4 REFERENTIES INVOEREN EN BEHEREN .......................................................................................... 4 4.1 REFERENTIETYPEN BEGRIJPEN EN WIJZIGEN ............................................................................................ 4 4.2 REFERENTIES INVOEREN .......................................................................................................................... 8 4.3 REFERENTIES CONTROLEREN EN BEHEREN ............................................................................................ 10 5 CITEREN IN WORD MET BEHULP VAN ENDNOTE ....................................................................... 11 5.1 BASISOPERATIES VAN REFEREREN MET WORD EN ENDNOTE ................................................................. 11 5.2 DE INGEVOEGDE IN-TEKST-CITATIES AANPASSEN .................................................................................. 13 5.3 HET AANPASSEN VAN DE STIJL VAN DE BIBLIOGRAFIE ........................................................................... 16 5.3.1 Standaardstijlen kiezen in Endnote ......................................................................................... 16 5.3.2 De bibliografische stijl in een Word-document aanpassen ..................................................... 18 5.3.3 De vorm van de bibliografie in een document aanpassen. ...................................................... 19 6 HET DOORGEVEN VAN WORDDOCUMENTEN MET ENDNOTE-REFERENTIES .................. 21 7 REFERENTIES ZOEKEN IN ENDNOTE.............................................................................................. 22 8 ONLINE REFERENTIES OVERBRENGEN NAAR JE DATABANK ............................................... 24 9 LIJSTEN IN ENDNOTE ........................................................................................................................... 26 9.1 STANDAARD ENDNOTE-LIJSTEN ............................................................................................................ 26 9.2 HULP BIJ DE INVOER VAN GEGEVENS ..................................................................................................... 27 9.2.1 De autocomplete functie .......................................................................................................... 27 9.2.2 De controlefunctie ................................................................................................................... 28 9.2.3 Het opkuisen van fouten .......................................................................................................... 29 9.3 EIGEN LIJSTEN CREËREN ........................................................................................................................ 30 10 EEN ARTIKEL OPBOUWEN VIA MANUSCRIPT TEMPLATES .................................................. 32 11 ZELF BIBLIOGRAFISCHE STIJLEN AANMAKEN OF WIJZIGEN............................................. 34 11.1 ALGEMENE KEUZEN ............................................................................................................................. 35 11.2 HET UITZICHT VAN IN-TEKST REFERENTIES (CITATIONS)..................................................................... 37 11.3 HET LAY-OUTEN VAN EEN BIBLIOGRAFIE (BIBLIOGRAPHY) ................................................................. 39 11.4 HET LAY-OUTEN VAN CITATEN IN VOETNOTEN (FOOTNOTES) ............................................................. 43

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2

1 Inleiding Zoals de meeste bibliografische programma’s dient EndNote voornamelijk om bibliografische referenties op een efficiënte manier te beheren. Het biedt daartoe een groot arsenaal aan mogelijkheden. De belangrijkste van die functies worden in dit document beschreven. Endnote bewijst daarnaast echter vooral zijn nut als invoegtoepassing voor tekstverwerkingsprogramma’s. Door de koppeling die tussen beide type programma’s bestaat, kunnen referenties zonder problemen aan een tekstdocument toegevoegd worden vanuit Endnote. De tekortkomingen van tekstverwerkers op het vlak van bibliografieën en bibliografische referenties worden daardoor overstegen. 2 Basiselementen in Endnote Het werken met Endnote heeft twee belangrijke componenten. De eerste component is het beheren van bibliografische referenties in het programma zelf en De tweede component is het aanmaken en lay-outen van referenties in Worddocumenten.

Endnote

Word

Beheer referenties Beheer lay-outstijlen Connectie met bibliotheek

In-tekst referenties Voetnoot referenties Bibliografie

Endnote gebruikt een aantal bestandtypen om alle gegevens te beheren. We geven een kort overzicht: .enl .ens

.enz .enf

Endnote Library = De verzameling van alle referenties van een gebruiker. Endnote Style = De verzameling van opmaakkenmerken van een bepaald tijdschrift. Elk tijdschrift heeft een aparte stijl in een apart bestand. (c:\Program Files\Endote\Styles\ ) Endnote Connection File = Een bestand met instructies om in te loggen op een online elektronisch bibliografisch databestand. Endnote Filter = Een bestand met filterinstructies om externe bestanden die uitgevoerd werden ui een bibliografisch programma rechtstreeks in Endnote in te lezen.

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3

3 Een nieuwe bibliotheek aanmaken en actief maken Wanneer je Endnote opstart, zal het programma vragen om een nieuwe Endnotebibliotheek aan te maken, te kijken wat de nieuwe elementen in deze versie van Endnote zijn of een bestaande Endnote-bibliotheek (een enl-bestand) te openen. Als dit de eerste keer is dat je Endnote opstart, zal je nog een nieuwe bibliotheek moeten aanmaken. Kies daarom Annuleren om het openingsscherm te doen verdwijnen.

Om een nieuwe bibliotheek aan te maken, kies je in het menu File voor New of op het icoon (New library) in de werkbalk “. Endnote zal een scherm geven waarin je een naam en een locatie voor je Endnote bibliotheek kan opgeven. Hoewel je kan kiezen waar je dit bestand zet, is het toch aan gewezen om dit in Mijn Documenten te zetten. Op die manier vind je het bestand steeds snel terug. We kiezen in dit voorbeeld om onze nieuwe databank de naam “Mijn Endnote bibliotheek.enl” mee te geven.

In de bibliotheek zitten momenteel nog geen referenties. Daar gaan we dieper op in, in de volgende paragraaf. Voor we referenties toevoegen is het aan te raden om de bibliotheek die je nu aangemaakt hebt in te stellen als opstartbibliotheek. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

4 Dat wil zeggen dat Endnote deze bibliotheek steeds automatisch geopend zal worden wanneer je Endnote opstart. Dit vermijdt dat je keer op keer een vraag krijgt naar een te openen bibliotheek wanneer je Endnote opstart. Klik daarom in het menu Edit op Preferences. De eerste optie die je te zien krijgt is meteen de goede. Als je op de knop Add open libraries klikt, dan zal Endnote de huidige bibliotheek steeds openen wanneer het programma opstart.

Keer terug naar het programma om de invoer van referenties te regelen. 4 Referenties invoeren en beheren 4.1 Referentietypen begrijpen en wijzigen Het invoeren van gegevens in Endnote is gebonden aan een referentietype. Op zich is dat logisch omdat je voor een tijdschriftartikel andere soorten gegevens in de bibliografische referentie hebt staan dan voor een artikel uit een reader. In deze eerste paragraaf geven we een zicht op de manier waarop Endnote omgaat met het verschil aan gegevens in soorten referenties. Endnote kent in totaal 39 verschillende soorten referenties. We zetten de belangrijkste ervan op een rij: Journal article

Tijdschriftartikel

Book

Boek

Edited book

Reader

Book section

Artikel in een reader

Electronic source

Elektronische bron (bv. een artikel op internet)


5 De Endnote bibliotheek is een database waarin elke referentie één record is en waar voor elke record in totaal 52 verschillende gegevens (variabelen) kunnen opgeslagen worden. De nadruk ligt hier op kunnen want voor een referentietype worden niet alle 52 variabelen gebruikt. Voorbeelden van gegevens (variabelen) die je voor een referentie zou kunnen ingeven zijn: auteursnaam, titel, nummer, uitgeverij, abstract, enzovoort. Voor elk referentietype heeft de maker van Endnote een selectie gemaakt van gegevens die mogelijk noodzakelijk zouden kunnen zijn voor dit type. We geven enkele voorbeelden: Journal Article

Variabelen (=Generic) Author Year Title Secondary author Secondary title Place published Publisher Volume Number of volumes Number Pages

Author Year Title Journal Volume Issue Pages

Book Section Author Year Title Editor Book Title City Publisher Volume Number of volumes Pages

De variabelennamen die in de database gebruikt worden, worden weergegeven in het zogenaamde Generic type. We geven in het voorbeeld de eerste elf variabelen van de 52 variabelen die in Generic aanwezig zijn. Het referentietype Journal Article gebruikt van die elf variabelen er slechts 7. Voor een Book Section worden er 10 gebruikt. Merk ook op dat de naamgeving van de variabelen niet in elk referentietype gelijklopend is. Zo wordt de Secondary Title uit het Generic type omgezet in Journal bij het type Journal article en in Book Title wanneer het een Book Section betreft. Volgende tabel illustreert deze omzetting nogmaals:


6 naam in Journal Article

naam in Book Section

wordt opgeslagen in volgende variabele (Generic Type)

Title Journal

Title

Title

Editor

Secondary Author

Book title

Secondary Title

City

Place published

Dit systeem maakt dat Endnote op een heel flexibele manier zo veel verschillende referentietypen aankan en toch slechts een database nodig heeft met 52 variabelen. De gebruiker krijgt per referentietype andere velden te zien die hij moet invullen maar Endnote slaat deze gegevens vaak in dezelfde (generic) variabelen van de database op. Het ingeven van een tijdschrifttitel (Journal) of een reader titel (Book title) resulteert twee maal in een opslag in de variabele “Secondary Title”. Afhankelijk van het referentietype dat de gebruiker opgeeft,krijgt hij ofwel de naam Journal, ofwel de naam Book Titlete zien. Onderliggend betreft het echter dezelfde variabele Secondary Title. Endnote gaat zelfs zo ver om aan de gebruiker toegang te verlenen tot deze naamgeving. Op die manier kan hij zelf bepalen welke gegevens noodzakelijk zijn voor welk referentietype. Hij kan zo echter ook Endnote grondig aanpassen aan zijn eigen wensen. Om dit te doen, kies je in het menu Edit voor Preferences. Ga naar de hoofding Reference Types.

Je kan in eerste instantie kiezen wat het standaard referentietype is. Omdat men er van uitgaat dat je voornamelijk tijdschriftartikels wil invoeren, staat Journal Article als standaard referentietype ingesteld. Je kan dit naar eigen wens veranderen. Wil je de referentietypen zelf gaan wijzigen dan klik je op de knop Modify Reference Types. Je krijgt nu een overzicht van alle referentietypen en de bijhorende variabelen die kunnen ingevuld worden bij elk type. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

7

Normaal gezien zal een gebruiker deze referentietypen niet willen wijzigen. Er is echter een belangrijke uitzondering. Endnote voorziet in zijn variabelen, zeven Custom Variabelen. Dat zijn zeven extra variabelen die een gebruiker zal kan invullen zoals hij dat wenst.

Dit biedt de mogelijkheid om naast het invoeren van de referentiegegevens ook een plaatsbepaling van referenties te doen. Je kan immers in Custom1 de kaft opgeven waar een kopie van een artikel of een boek staat en in Custom2 zou je deze verdeling nog fijner kunnen maken door ook de submap (indien je met gekleurde kartonnen submappen werkt) op te geven (zie voorbeeld). Op die


8 manier vind je een bepaalde referentie ook snel terug in de vele kaften die een onderzoeker in de loop der jaren opbouwt. De voorwaarde daarvoor is wel dat je voor elk referentietype het woord “Kaft” typt in de regel Custom1 en het woord “Submap” bij Custom2. Een snelle manier om dat te realiseren, is te klikken op de knop Apply to all references. Het volstaat dus om in één referentietype de Custom velden aan te passen om deze te kopiëren naar alle andere velden. Het aanpassen van de structuur van de database is belangrijk om te doen vóór je met invoeren begint. Anders moet je later de referenties allemaal afzonderlijk openen om de ontbrekende gegevens bij te vullen. 4.2 Referenties invoeren Het invoeren van een nieuwe referentie in Endnote gebeurt door in het menu References te kiezen voor New, door CTRL + N te typen of door op het icoon (New reference) te klikken. Je krijgt dan een nieuw referentievenster waar nog geen gegevens in staan ingevuld.

De gebruiker kan nu alle gegevens bij deze referentie invullen die hij noodzakelijk acht voor deze referentie.

Bij het invoeren van de gegevens moet je wel volgende opmerkingen in het achterhoofd houden:


9 1. Zorg dat je steeds eerst het juiste referentietype aanklikt. Zoals eerder reeds uiteengezet, verschillen de gegevens die je kan invullen immers sterk tussen deze types. In het voorbeeld geven we de referentie van een boek in. Voor het intypen van de gegevens, moet het referentietype op Book gezet worden om zo de juiste invoervelden te zien. 2. Typ de naam van de auteurs nooit helemaal in hoofdletters. Als je een referentiestijl hebt die dat vereist, dan kan Endnote dit automatisch doen. Omgekeerd (van hoofdletters, kleine letters maken) kan echter niet. 3. Typ bij de auteursnaam eerst de achternaam, dan een komma en dan de voornaam. Endnote zal door de komma het verschil tussen voor- en achternaam maken. 4. Typ de voornamen van de auteurs voluit indien dit in de oorspronkelijke bron staat. Endnote kan voornamen immers zelf omzetten in initialen. Als je in je Endnote database volledige voornamen hebt staan, dan weet je steeds ook het geslacht van de auteur. 5. Soms kom je auteurs tegen die geen voor- en achternaam hebben. Endnote zal echter steeds zelf kiezen wat de voor- en wat de achternaam is als je géén komma gebruikt hebt. Bij “Ministerie voor Volksgezondheid” aanziet hij “Volksgezondheid” als de achternaam en “Ministerie voor” als twee voornamen. Dat geeft fouten bij het aanmaken van de bibliografie en maakt het terugvinden van de referentie in de bibliotheek moeilijk (deze bron staat immers niet bij de M maar bij de V. De juiste manier om dergelijke auteurs in te voeren is het plaatsen van een komma op het einde van de auteur. Op die manier neemt Endnote alles wat vóór de komma staat over als achternaam. Op die manier wordt “Ministerie voor Volksgezondheid,” als één geheel aanzien. 6. Wanneer er meerdere auteurs zijn, voer je deze allemaal in bij Author. Je maakt het verschil tussen de auteurs door te enteren. Elke aparte auteur komt met andere woorden op een aparte rij in het veld Author:

7. Typ voor of na paginanummers nooit “pp” of “pg”. Typ enkel de nummers zelf. Als een bepaald tijdschrift verlangt dat er “pp” of “pg” bij staat, dan kan je dat bij de referentiestijl van dat tijdschrift opgeven. Als je het invoert in de databank, wordt deze tekst bij elke referentie bijgeplaatst, ook al is het niet toegelaten. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

10

Merk tot slot ook op dat elke referentie een uniek intern databasenummer krijgt1. Op zich is dit nummer niet belangrijk. De functie van dat nummer is om elke referentie op een unieke manier te kunnen identificeren. Dat zal cruciaal blijken wanneer Endnote in Worddocumenten citaties moet koppelen aan referenties in zijn database. Daarover later meer. 4.3 Referenties controleren en beheren Referenties kunnen tussen twee Endnote-bibliotheken gekopieerd en geplakt worden. Om een referentie uit een bibliotheek te verwijderen, volstaat het een referentie aan te klikken en op de delete-toets te drukken. Endnote zal steeds bevestiging vragen of een bepaalde referentie verwijderd mag worden. Kijk wel uit met verwijderen want er is geen functie “ongedaan maken”. Wanneer de bibliotheek met referenties heel groot geworden is, is het gevaar van dubbele referenties niet ondenkbaar. Daarom is er in Endnote een controlefunctie ingebouwd die op zoek gaat naar dubbele referenties. Klik voor deze functie in het menu References en kies de optie Find Duplicates. Endnote zal alle unieke referenties verbergen en alleen dubbele referenties in het scherm tonen.

Van elk duo wordt steeds één referentie geselecteerd. Op die manier kan de gebruiker alle dubbele referenties in een keer wegknippen. Opnieuw alle referenties zien, kan door rechts te klikken en in het menu te kiezen voor Show all references.

1

Dat nummer zie je niet als de referentie de eerste keer wordt ingegeven. Sluit de referentie en open deze opnieuw door er op dubbel te klikken. Je ziet het referentienummer nu in de titelbalk van het referentievenster staan. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

11 5 Citeren in Word met behulp van Endnote 5.1 Basisoperaties van refereren met Word en Endnote Endnote werkt nauw samen met Word in het gebruik van de referenties. De basisvoorwaarde is dat de referenties de je in je document wil plaatsen, ingevoerd zijn in de Endnote-database (zie hierboven). Eens dat gedaan is, kan je je referenties toevoegen in het document dat je schrijft. Endnote laat toe om tijdens het schrijven van je tekst, referenties in je document in te voegen. Endnote zal deze referenteis automatisch een lay-out geven en de referenties achteraan het document toevoegen in de bibliografie. Elke nieuwe referentie die je in een document plakt, wordt automatisch ook achteraan het document toegevoegd (op de alfabetisch juiste plaats). Het plaatsen van referenties verloopt als volgt: 1. Je hebt een referentie nodig WORD

2. Je zoekt naar een referentie in je database

3. De referentie wordt in Word geplakt en opgemaakt

ENDNOTE

WORD

We overlopen de verschillende stappen in detail: 1. Je hebt in je tekst een referentie nodig Tijdens het schrijven, gebruik je een idee uit een bron en wil je een referentie naar die bron toevoegen. Belangrijk in deze fase is dat je met de cursor gaat staan op de plaats waar de referentie moet ingevoegd worden. Vervolgens klik je in de Endnote-werkbalk op het icoon Find Citation(s):


12

Als Endnote nog niet geopend is, zal het programma nu spontaan openen. Als het programma al open was, krijg je het Endnote-zoekscherm. 2. Je kiest in Endnote de referentie(s) die je wil gebruiken In het Endnote-zoekscherm kan je onmiddellijk de referentie kiezen die je wil gebruiken. Het aanklikken van een referentie, volstaat om deze te selecteren. Dit gaat er van uit dat je in Endnote de referentiedatabank hebt geopend die je wil gebruiken. Als dat niet het geval is, moet je eerst de juiste databank openen alvorens je referenties kan selecteren. Als je wil zoeken op een bepaalde term in een van de velden, kan je die ingeven in het veld Find.

Je moet in de lijst van referenties alle referenties selecteren die je in Word op die plaats in je document wil gebruiken. Net als in alle Windows-programma’s gelden de Windows-regels van het selecteren hier ook: - Gebruik Shift om een aaneengesloten reeks referenties te selecteren. - Gebruik CTRL (Control) om aparte referenties te selecteren.


13 Dit laatste is belangrijk omdat referenties die samen tussen haken moeten komen, ook samen in Endnote geselecteerd moeten worden. Als je referenties apart selecteert en overbrengt naar Word, komen ze apart tussen haakjes. Dat is meestal niet de manier waarop je naar meerdere referenties tegelijk wil verwijzen. Meerdere referenties moeten in een keer tussen haken komen, meestal gescheiden door puntkomma’s. Om dat effect te bekomen, moet je ze dus tegelijk in Endnote selecteren. 3. Je plakt de geselecteerde referentie(s) in Word Eens je de referenties geselecteerd hebt in Endnote, kies je onderaan in het zoekscherm voor Insert om de referenties aan je Word-document toe te voegen. Het zoekscherm zal automatisch verdwijnen. Het gevolg is dat Endnote de referentie niet alleen in Word zal invoegen maar ook zal lay-outen en de volledige referentie achteraan zal plaatsen. Endnote gaat er automatisch van uit dat de bibliografie achteraan in je document staat. Indien je dat wenst, kan je na het afweken van je document, deze bibliografie verplaatsen in je document. Tijdens het schrijven is het echter aan te raden om de bibliografie achteraan te laten staan. Volgend schema geeft de situatie voor en na het invoegen van een referentie: VOOR

NA

Referentie in de tekst is toegevoegd Volledige referentie is achteraan het document geplaatst Op de plaats waar de cursor stond, is nu een in-tekst referentie naar de geselecteerde bron(nen) ingevoegd. Deze heeft onmiddellijk de lay-out gekregen van de standaardstijl in Endnote (zie verder). Achteraan in het document is deze referentie voluit geplaatst.

5.2 De ingevoegde in-tekst-citaties aanpassen Eens referenties in een tekst zijn gebracht, kan de gebruiker zowel de in-tekst referenties als de bibliografische referenties achteraan het document aanpassen. In deze paragraaf, staan we stil bij het uitzicht van de referenties in de tekst. In de volgende paragraaf, bespreken we hoe de volledige stijl van een bibliografie (inclusief de opmaak van de in-tekst referenties) aangepast kan worden.


14 Klik met de rechtermuisknop op een Endnote-referentie en kies in het contextmenu dat verschijnt voor Edit Citation(s). Soms zie je niet onmiddellijk Edit Citation(s) in het menu. Klik dan ernaast met de rechtmuisknop totdat het item verschijnt.

Als je Edit Citation(s) in het menu hebt aangeklikt, kan je in het menu dat verschijnt, de in-tekst referentie gaan aanpassen.

Je krijgt vijf mogelijke aanpassingen die je kunt doen. We geven voor elk van de mogelijkheden de optie in het venster en het effect in de referentie. Uiteraard kunnen de verschillende aanpassingen ook gecombineerd in één referentie gebruikt worden.


15 1. De auteursnaam weglaten

Van Hove (2001)

2. Het jaartal weglaten

Van Hove (Van Hove)

3. Vooraan tekst toevoegen (Prefix)

Van Hove (Zie: Van Hove, 2001)

4. Tekst achteraan toevoegen (Suffix)

Van Hove (Van Hove, 2001, voor een voorbeeld

5. Pagina’s toevoegen

Van Hove (Van Hove, 2001, pp. 23-33)


16 5.3 Het aanpassen van de stijl van de bibliografie Bij het installeren van Endnote worden er op de harde schijf tientallen bibliografische stijlen geïnstalleerd. Deze kan de gebruiker potentieel hanteren in zijn document. Endnote laat echter niet alle stijlen zien, omdat dit een veel te lange lijst zou opleveren om uit te kiezen. Daarom gaan we eerst in op de manier waarop je in Endnote stijlen die je wil gebruiken “zichtbaar” kan maken, om vervolgens die stijlen in je document te gebruiken. 5.3.1 Standaardstijlen kiezen in Endnote Een Endnote stijl voor een bibliografie is het geheel van regels dat Endnote gebruikt om een bibliografie te lay-outen. Dat omvat zowel de regels om de intekst referenties vorm te geven, als de regels voor referenties in voetnoten en uiteraard de vormgeving van de bibliografie achteraan in het document. Voor die laatste kunnen aparte lay-outregels opgesteld worden voor elk referentietype dat Endnote aanbiedt (zie verder onder 11). Een Endnote-stijl wordt op de harde schijf opgeslagen als een apart bestand met de extensie .enl. Standaard staan deze Endnotestijlen in de directory STYLES van het Endnote-programma2. Je kan online steeds nieuwe stijlen downloaden op http://www.endnote.com/support/enstyles.asp. Deze enl-bestanden bewaar je dan in je STYLES-directory op je harde schijf waarna je ze kan gebruiken. Na installatie toont Endnote slechts een vijftal stijlen. Deze stijlen behoren tot de categorie Generic en geven een soort van algemene lay-out aan de bibliografie. Annotated Author-Date Numbered Print screen

Show All

Geeft een alfabetisch gesorteerde lijst. Lijkt sterk op de Annotated stijl maar geeft auteur-jaar vorm van in-tekst citaties. Geeft een genummerde bibliografie waarbij ook de in-tekst verwijzingen vervangen worden door nummers. Deze stijl kan gebruikt worden om enkel een bibliografie te maken. Er worden geen in-tekst citaties getoond en enkel de bibliografie verschijnt. Deze stijl wordt bijvoorbeeld gebruikt als je een lijst met referenties wil aanmaken, los van een bepaalde tekst. Dit type geeft een uitgebreid overzicht van alle ingevulde velden. De stijl geeft eerst de Endnote-variabelenaam en vervolgens de ingevulde waarde.

Deze stijlen kunnen onmiddellijk in een Word-document toegepast worden, al zal de gebruiker graag de tijdschriften uit de eigen discipline willen gebruiken. Ga

2

Als Endnote op de standaardplaats geïnstalleerd is, betekent dat volgende directory: C:\Program Files\EndNote ?\Styles (waarbij de directory “Endnote” doorgaans het nummer van de versie draagt die je gebruikt). © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

17 daarom naar het Endnote-programma en kies in het menu Edit voor Output Styles en vervolgens voor Output Style Manager:

De Style manager geeft een overzicht van alle stijlen die op de computer zijn geïnstalleerd. Deze stijlen zijn intern in categorieën (per wetenschapsdiscipline) verdeeld. In de lijst zijn een aantal stijlen aangevinkt en andere niet. De aangekruiste stijlen worden zogezegd “geactiveerd” en in de keuzelijst getoond wanneer je bibliografieën in Word wil aanmaken. Het is met andere woorden een persoonlijke selectie van de gebruiker die slechts een beperkt aantal stijlen actief gebruikt. Heeft hij een andere stijl nodig, dan kan hij die in de lijst van de Style Manager aankruisen. De Style Manager maakt het zoeken naar stijlen op een aantal manieren gemakkelijker. Je kan bijvoorbeeld klikken op de titel “Category” bovenaan de tweede kolom om alle stijlen te sorteren op categorie en zo een meer gestructureerd overzicht te krijgen van de beschikbare stijlen. Je kan ook klikken op de knop Find en daar een bepaalde discipline kiezen. Endnote selecteert dan alleen die discipline in het venster zodat kiezen sneller gaat. We gaan op beide manieren nu op zoek naar de APA-stijl:


18 Via het sorteren op Category

Via de FIND-knop

Eens je de stijl gevonden hebt die je wil gebruiken, vink je het vakje voor deze stijl aan om deze in de lijst van stijlen op te nemen die Endnote activeert. 5.3.2 De bibliografische stijl in een Word-document aanpassen Endnote zal na de installatie standaard een van de Generic-stijlen (zie hoger) gebruiken. Wanneer je een bibliografie wil vormgeven in een eigen stijl, moet deze zoals in de vorige paragraaf duidelijk werd gemaakt, eerst ‘geactiveerd’ worden. Eens dat gebeurd is, kan je de stijl gebruiken in je Word-document.


19 Als je referenties invoegt in een document, worden deze automatisch gelay-out (zie hoger). Endnote gebruikt hiervoor de stijl die het laatste gebruikt werd3. Wil je deze lay-out veanderen in die van een ander tijdschrift, dan kies je in de Endnotewerkbalk voor Format Bibliography ( ). Volgend scherm verschijnt:

In het drop-downmenu “With output style” straat de stijl geselecteerd die momenteel actief is. Klik op het driehoekje om de volledige lijst met actieve stijlen te zien en de stijl die jij wil gebruiken, uit te kiezen. Als de stijl die jij wil gebruiken niet in de lijst staat, kan je die aanklikken via de Output Style Manager (zie hoger) of snel vinden door op de knop Browse te klikken en in de lijst die je krijgt, de gewenste stijl aan te klikken. Als je op OK klikt, wordt de stijl van de onmiddellijk aangepast: Keuze: Numbered

Keuze: APA 5th

5.3.3 De vorm van de bibliografie in een document aanpassen. Als je in Word het venster Format Bibliography hebt opgeroepen, zal je merken dat je naast de keuze voor de bibliografische stijl nog drie andere tabbladen toelaten om de lay-out van de bibliografie aan te passen. Deze opties zitten niet in de Endnote-stijl vervat die je kiest, maar kunnen op maat van het document dat je 3

De eerste keer, na de installatie, gebruikt Endnote een van de Generic-stijlen. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

20 aan het schrijven bent, aangepast worden. Het meest belangrijke tabblad in deze is het tweede (Lay-out) waar de vormgeving van de bibliografie in het document bepaald kan worden. Je kan het lettertype instellen, de titel die boven de bibliografie moet komen en de alinea-opmaak bepalen.


21 6 Het doorgeven van Worddocumenten met Endnote-referenties Word-documenten die met Endnote zijn bewerkt, bevatten Endnote-velden met referenties en een Endnote-bibliografie. Dat stelt vragen ten aanzien van de personen die deze documenten krijgen. In principe is het doorgeven van documenten met Endnote-velden geen probleem. Je kan deze documenten op elke PC openen en overal kan je het opgemaakte document lezen. Alle referenties die in een document gebruikt worden, zitten volledig in het Endnote-veld vervat. Als je je document doorgeeft, heeft de volgende gebruiker de beschikking over deze gegevens en kan deze de gegevens opmaken in een andere stijl. Die ingecapselde bibliotheek wordt de “Traveling Library” genoemd. Je kan de referenties die in een document zitten ook converteren naar een nieuwe Endnote-databank, of deze in een bestaande databank importeren. Op die manier kan je via een Word-document een selectie van referenties ook doorgeven aan een andere onderzoeker. Wanneer je zo’n Traveling Library uit een document wil halen, kies je in de Endnote-werkbalk voor Export Traveling Library ( ). Je krijgt dan de mogelijkheid om de referenties i een nieuwe Endnote-database te plaatsen of toe te voegen aan een bestaande databank.

Heel soms geven Word-velden in andere taalversies van Word problemen. Vermits Endnote-referenties vervat zitten in zo’n Word-veld, kan je Endnote vragen om een kopie van je document laten maken waarin alle referenties in gewone tekst omgezet worden. Het voordeel daarvan is dat die referentie steeds juist getoond worden. Het nadeel is dat je alle connecties met Endnote verliest en daarom ook geen wijzigingen meer kan aanbrengen aan de gelay-oute referenties of de bibliografie. Gebruik deze functie dan ook enkel voor documenten die je bij een tijdschrift wil binnensturen en niet als back-up van je document of als enige exemplaar van je document. Om de Endnotevelden in Word te verwijderen, kies je in de Endnotebalk voor de knop Remove Field Codes ( ). Endnote zal een waarschuwing geven over de operatie die je nu gaat doorvoeren.


22

Er wordt een nieuw document gemaakt waarin alle velden verwijderd zijn. In de plaats komt dezelfde tekst maar nu zonder Word-velden. Deze versie kan je aan iemand opsturen die geen Endnote heeft, zonder dat je schrik moet hebben dat de lay-out veranderd zal worden. De operatie is echter zo ingrijpend dat ze zelden of nooit toegepast moet worden. Probeer altijd eerst je versie met Endnote-velden door te sturen en indien dat niet werkt, de velden er uit te verwijderen. 7 Referenties zoeken in Endnote Het voordeel van je referenties in een database te bewaren is dat je de functionaliteit van een database kan gebruiken bij het werken met je referenties. Zo voorziet Endnote uitgebreide zoekmogelijkheden om in je database referenties op te zoeken. De zoekfunctie van Endnote kan op twee manieren gebruikt worden. 1. Zoeken vanuit Word Deze functie hebben we eerder al besproken (zie 5.1). Als je een document schrijft, kan je snel naar de database in Endnote gaan om een referentie op te zoeken en in te voegen. Je klikt daarvoor de zoekfunctie van Endnote aan op de werkbalk ( ). De zoekfunctie die aangeboden wordt is geen verfijnde functie. Je kunt alleen maar zoeken op één term en die term wordt gezocht in alle mogelijk velden van je database. Om echter snel een bepaalde referentie van een bepaalde auteur terug te vinden, is dit wel een heel handig instrument. 2. Zoeken in Endnote Als je gevorderde zoekoperaties wil uitvoeren, is het beter om te zoeken in Endnote. Het zoeken in Endnote verloopt volgens een eliminatieprincipe. Dat wil zeggen dat Endnote in het databasevenster op de achtergrond alleen nog maar de referenties toont die aan de zoekactie voldoen. De anderen worden tijdelijk verborgen. Je roept de zoekfunctie aan door in het menu References te kiezen voor Search References, door CTRL+F te typen of door op het zoekicoon in de werkbalk te klikken ( ). Het Endnote zoekscherm verschijnt dan:


23

De gebruiker kan een onbeperkt aantal zoektermen invoeren. Standaard worden er drie aangeboden maar met de knop Add Field kunnen er zoektermen toegevoegd worden. Je krijgt deze optie enkel wanneer je op de dubbele pijlen linksonder (More) klikt:

De gebruiker kan zoeken in elk Endnote-veld (Any field) maar kan ook opgeven binnen welk specifieke veld er gezocht moet worden. Ook kan hij opgeven of er Booleaanse operatoren gebruikt moeten worden (And – Or – Not).


24 Eens het zoeken is uitgevoerd, brengt Endnote de bibliotheek naar de voorgrond en toont het resultaat. Zoals gezegd toont Endnote enkel die referenties die aan de zoekactie voldeden. Nu kan de gebruiker zelf de referenties selecteren en in een Worddocument plaatsen. Terugkaren naar alle referenties gebeurt door rechts te klikken en in het contextmenu te kiezen voor Show All References.

8 Online referenties overbrengen naar je databank Het invoeren van referenties kan een werk van zeer lange adem zijn. Zeker bij grotere onderzoeksprojecten heb je soms zeer veel literatuur die je in Endnote moet plaatsen. Als je in databases met bibliografische referenties zoekt, kan het soms zijn dat je duizenden resultaten vindt met bronnen die mogelijk interessant kunnen zijn. Om het intypwerk te verminderen en om het snel opbouwen van een Endnote-database in de eigen discipline te versnellen, heeft Endnote de mogelijkheid ingebouwd om online in bibliotheken en databanken te zoeken en van daaruit onmiddellijk referenties te kopiëren naar je eigen Endnotedatabase. De voorwaarde om deze verbindingen te gebruiken zijn ofwel dat het gaat om een openbare catalogus waar je vrij in mag zoeken, ofwel dat je het paswoord hebt tot een betalende bibliografische database. Deze laatste werken met abonnementen en kunnen dus niet vrij doorzocht worden. Endnote zelf biedt tientallen zogenaamde connection files aan die de gebruiker in staat stellen om online naar referenties te zoeken. Hier zijn heel veel gratis bronnen bij zodat het opbouwen van een basisbronnenbestand geen probleem is. Wanneer je meer gespecialiseerde bronnen wenst of wanneer je voornamelijk in wetenschappelijke tijdschriften wil zoeken, is een betalende toegang wellicht noodzakelijk. Raadpleeg hiervoor je eigen bibliotheek om na te gaan in welke mate je met Endnote toegang kan krijgen tot de abonnementen die in je eigen instelling lopen. Een van de bronnen die gratis toegankelijk is vanuit Endnote is de Amerikaanse Library of Congress, de grootste bibliotheek in de wereld. Om verbinding te leggen met deze bibliotheek ga je naar het menu Tools en dan Connect. Klik binnen dat menu opnieuw op Connect en je krijgt een lijst van tientallen online bronnen te © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

25 zien waar je connectie mee kan maken (een actieve internetverbinding is verplicht om verbinding te leggen). In de lijst kies je voor Library of Congress en je klikt vervolgens op Connect.

Endnote probeert nu een verbinding te leggen met deze bibliotheek. Als dat niet lukt, klikt je even later op Connect om het opnieuw te proberen. Als de server druk bezet is, kan het even duren voor je binnen raakt. Elke server laat immers maar een maximum aantal verbindingen tegelijk toe. Als Endnote verbinding heeft, geeft het programma een zoekscherm dat sterk lijkt op het standaardzoekscherm van Endnote. Het grote verschil is dat de bron waarin je zoekt, midden op het scherm, nu niet het eigen databestand maar een online bibliotheek is.

Wanneer we een zoekterm (Alechinsky) opgeven en klikken op Search, begint Endnote de Library of Congress te doorzoeken. Na enige tijd geeft het programma de boodschap dat er in totaal 148 bronnen overeenkomen met onze zoekterm. Als je op OK klikt, zal Endnote al deze referenties binnenhalen in een tijdelijke database.


26

Deze tijdelijke database bevat alle referenties die Endnote uit de Library of Congress gehaald heeft. De volgende stap is het overbrengen van deze referenties naar de eigen databank. Dat kan op twee manieren. Ofwel klik je onmiddellijk in de rechterbovenhoek op Copy All References To om alles te kopiëren. Ofwel kies je in het scherm de referenties die je wil overbrengen en klik je dan op de knop. Endnote zal aangeven hoeveel referenties er werden geselecteerd en dus ook gekopieerd zullen worden.

Als je meer referenties wil, klik je opnieuw op het zoekscherm (dat nu op de achtergrond is geplaatst) en geef je een nieuwe zoekterm in. Endnote zal de nieuwe referenties bijplaatsen in de tijdelijke databank die eerder reeds werd aangemaakt. 9 Lijsten in Endnote Consistentie in het invoeren van de data kan belangrijk zijn om consequente bibliografieën aan te maken. Wanneer auteursnamen op drie verschillende manieren geschreven worden, heeft dat gevolgen voor hoe deze auteur in een bibliografie aangehaald wordt. Endnote heeft daarom een gevorderd systeem van Lijsten opgenomen. Hiermee kan de gebruiker zijn bibliotheek intern consistent houden en bovendien ook hulp krijgen bij het invoeren van zijn gegevens. Merk wel op dat deze lijsten gebonden zijn aan een bepaald Endnote-databestand. 9.1 Standaard Endnote-lijsten Endnote heeft drie ingebouwde standaardlijsten: auteurs (Authors), tijdschriften (Journals) en trefwoorden (Keywords). Deze lijsten worden automatisch © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

27 aangevuld, afhankelijk van de invoer van referenties. Als de gebruiker een auteursnaam in de variabele Author, Secondary Author, Subsidiary Author, Tertiary Author of Translated Author intypt, wordt deze automatisch in de auteurslijst bijgeplaatst. Als we in het menu Tools kiezen voor Open Term List en vervolgens voor Author Term List, krijg je de inhoud te zien van de auteurslijst:

9.2 Hulp bij de invoer van gegevens Op zich heeft de gebruiker weinig aan deze lijsten. Ze worden automatisch bijgehouden en de meeste gebruikers bekijken nooit de inhoud van zo’n lijst. Toch spelen deze lijsten in Endnote een belangrijke rol op de achtergrond bij het consistent houden van de ingevoerde gegevens. Endnote gebruikt de lijsten die hij bijhoudt immers bij het automatisch aanvullen en bij het controleren van ingevoerde gegevens. 9.2.1 De autocomplete functie De autocomplete functie controleert de invoer die een gebruiker doet terwijl hij typt. Endnote controleert de velden die verbonden zijn aan een lijst met items uit die lijst. Als hij bij het invoeren letters uit die lijst herkent, zal hij de rest aanvullen. In het voorbeeld wil de gebruiker de auteur Van Hove intypen en bij het intypen van de letter V suggereert Endnote al eerste auteursnaam die met een V begint:


28

Het deel dat donker geselecteerd staat, werd door Endnote automatisch gesuggereerd. Als dit de goede auteurs is, kan je op het pijltje rechts duwen om de auteur in te voeren. Je bent dan zeker dat de naam van deze auteur exact hetzelfde is ingevoerd als de naam Van Hove die je eerder in je databank hebt gebruikt. Op die manier vermijdt je dat namen verschillende schrijfwijzen krijgen. Als de suggestie na de eerste letter niet de goede was, kan je gewoon verder typen totdat Endnote wel de juiste suggestie doet. Bij tijdschriften komt het bijvoorbeeld voor dat vele tijdschriftnamen starten met “Journal of …”. Als je dan een J intypt, zal Endnote het eerste tijdschrift dat met een J begint suggereren. Je kan dan doortypen totdat de juiste suggestie gedaan wordt. Een alternatief is dat je met de pijltjes toetsen omhoog en oplaag scrolt totdat je de juiste term hebt gevonden. Type gewoon op het pijltje naar boven of het pijltje omlaag om meer suggesties te krijgen die met de letter J beginnen. Welke methode aan te raden is, hangt sterk af van het aantal referentie in de database. Als dat er nog niet veel zijn dan is het scrollen met de pijltjestoets sneller. Als het er wel veel zijn, kan hij best de lijst beperken door nog enkele letters meer van de naam te typen. Een belangrijke opmerking hierbij is dat het tijdschrift, de auteur of het trefwoord al wel aanwezig moet zijn in je databank. Endnote pikt alleen namen op die al in de lijsten staan. Als je voor het eerst een bepaalde auteur gebruikt, zal Endnote niets suggereren. 9.2.2 De controlefunctie Naast het aanvullen van termen, controleert Endnote ook de invoer in velden waar lijsten mee verbonden zijn. De gebruiker maakt niet altijd gebruik van de autocompletefunctie en typt soms snel de auteursnaam in. Wanneer Endnote merkt dat een auteursnaam niet voorkomt in de lijst die hij bijhoudt, zal hij dit aangeven door deze auteur in het rood te kleuren zodra een combinatie van letters niet meer voorkomt. Hierdoor kan de gebruiker zien dat hij een naam ingetypt heeft die nog niet eerder in de lijst is voorgekomen. Indien de gebruiker zeker is dat dit wel het geval moet zijn, dan weet hij onmiddellijk dat de


29 schrijfwijze die hij hanteerde afwijkt van een vorige schrijfwijze van deze auteur. Hij kan dan op zoek gaan naar deze afwijkende schrijfwijze om te zien hoe hij de naam wel of niet zou moeten invoeren.

Dat nieuw ingevoerde gegevens in het auteurs, tijdschrift of trefwoordveld in het rood komen te staan hoeft niet te betekenen dat deze fout ingetypt werden. Wanneer je nieuwe namen invoert, kent Endnote deze ook nog niet en zal hij die steeds in het rood zetten. Eens de referenties is opgeslagen, wordt de nieuwe naam aan de lijst toegevoegd en wordt deze bij de volgende invoer gebruikt. 9.2.3 Het opkuisen van fouten Het bekijken van de lijst van bijvoorbeeld auteurs, kan duidelijk maken dat er toch nog fouten en inconsequenties in de invoer zijn geslopen. Zo voerden we bijvoorbeeld (moedwillig) de foutieve naam Van Hoove in. Deze wordt automatisch opgenomen in de auteurs-lijst:

Als duidelijk wordt in de lijst dat een bepaalde auteur verkeerd is geschreven, kan je door rechts te klikken op deze naam kiezen voor Copy. De verkeerde naam wordt dan naar het klembord gekopieerd. We verlaten de lijst en gaan naar het menu Edit waar je kiest voor Change Text. Je krijgt dan een zoeken © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

30 vervangscherm waarmee je de foutieve auteursnaam in heel je databank kan wijzigen. Kies in het eerste vak voor plakken (CTRL + V) en typ in het onderste veld de juiste auteursnaam.

Als je klikt op de knop Change wordt alle foutieve namen in de databank vervangen door de juiste. Endnote zal wel nog om bevestiging vragen voor de wijzigingen:

Op OK klikken verandert de auteursnaam in de juiste schrijfwijze. Let wel, de naam komt nu consistent voor in de referenties maar de foutieve naam wordt niet automatisch uit de auteurslijst verwijderd. Dat moet je nog handmatig doen. 9.3 Eigen lijsten creëren Als je naast de drie standaardlijsten eigen lijsten wil aanmaken, kies je in het menu Tools voor Define Term Lists. In het scherm dat verschijnt, kies je voor Create List om een nieuwe lijst aan te maken. We werken een voorbeeld uit waarbij we een nieuwe lijst Uitgeverij aanmaken waarin we de namen van de uitgeverijen willen plaatsen.


31

Als je de nieuwe naam hebt ingegeven, klik je op OK en krijg je de nieuwe lijst te zien. Endnote moet voor deze lijst echter eerst nog weten uit welke velden hij informatie moet halen om deze lijst op te bouwen. Klik hiervoor Update List.

In het scherm dat verschijnt, staat een knop Add Field. Als je hierop klikt krijg je een lange lijst van alle interne variabelen van een Endnote-database. In die lijst kies je dan het veld waar Endnote de informatie moet halen voor het bijwerken van deze lijst. In dit voorbeeld gebruiken we het veld Publisher omdat we daar de uitgeverijen invoeren. Eens dat gebeurd is, zal Endnote alle informatie die in Publisher ingevoerd wordt, bijhouden in de lijst Uitgeverij. Het aanmaken van een lijst, biedt nog niet automatisch de functionaliteit van autoaanvullen of aanduiden in rood die we hierboven beschreven hebben. Tot nu toe hebben we immers alleen een lijst aangemaakt waar informatie in terecht komt. Endnote zal niet automatisch deze lijst nu gaan gebruiken voor de controle van de invoer. Dat kunnen we instellen door in het menu Tools te kiezen voor Link Term Lists.


32

In het scherm dat verschijnt, zie je onmiddellijk al dat enkele variabelen (Field) gekoppeld zijn aan bepaalde Lijsten (Linked Term List). Zo wordt het veld Secondary Author gekoppeld aan de lijst Authors. Dat maakt dat alle informatie die in Secondary Author wordt ingevoerd, gecontroleerd wordt in de Author-lijst en dat de autocompletefunctie hier ingesteld is. Willen we dat nu ook doen voor het veld Publisher, dan klikken we in het veld rechts ervan en kiezen daar voor onze lijst Uitgeverij. Vanaf nu wordt ook dit veld automatisch bijgehouden en wordt de autocompletefunctie en de correctiefunctie ook aangeboden voor het veld Publisher. 10 Een artikel opbouwen via Manuscript Templates Endnote biedt de mogelijkheid om een –wetenschappelijk artikel onmiddellijk volgens een bepaalde stijl vorm te geven. Hiermee gaat Endnote verder dan het gewoon opmaken van referenties maar helpt het programma ook om een volledige Word-tekst de juiste lay-out te geven. Ga in Endnote naar het menu Tools en kies voor Manuscript templates. Je krijgt dan een lijst te zien van beschikbare Templates. We kiezen in deze lijst voor APA 5th en klikken op Openen.


33 Onmiddellijk zal Word openen en krijg je een Wizard te zien. Sommige gebruikers krijgen eerst een macro-waarschuwing. Geef aan dat je deze bron vertrouwt en dat je de macro’s wil uitvoeren. Pas daarna zal de Wizard starten. Op het openingsscherm wordt aangegeven dat het document in 5 stappen opgebouwd zal worden en dat meer informatie over APA gevonden kan worden op de website van APA. Klik op Volgende om de Wizard te starten.

In de volgende stappen wordt basisinformatie over het artikel gevraagd. Je kan in de tweede stap de volledige titel en de korte titel (de zogenaamde running head) van het artikel opgeven. In de derde stap geef je de namen van de auteurs op en in de vierde stap kies je uit een lijst de onderdelen van je artikel. Zo kan je opgeven of je tabellen wil toevoegen of niet en dergelijke meer. De vijfde stap sluit de Wizard af en geeft een opgemaakt Word-document in de APA-stijl. In dat document kan je nu beginnen schrijven.


34

11 Zelf bibliografische stijlen aanmaken of wijzigen Endnote biedt zeer veel voorgedefinieerde bibliografische stijlen aan. Een veelgebruikte stijl als APA zal hierbij voor veel tijdschriften volstaan als opmaak van de bibliografische referenties. Toch gebeurt het dat je soms in een tijdschrift wil publiceren dat een afwijkende referentiestijl hanteert of waar je niet onmiddellijk een goede bibliografische stijl voor vindt. In dat geval kan je zelf je eigen stijl gaan definiëren, al dan niet op basis van een bestaande stijl uit Endnote zelf. Stijlen worden beheerd in de Style Manager. Deze vind je in het menu Edit onder Output Styles. We overlopen in deze paragraaf verschillende instellingen die je kan gebruiken bij het opbouwen van een tijdschriftstijl. Het is onmogelijk om alle instellingen gedetailleerd te bespreken. Daarom beperken we ons tot het aangeven van de mogelijkheden. De lezer die zelf stijlen wil aanmaken, zal deze zelf verder kunnen exploreren en testen. We kiezen er voor om de stijl APA 5th in detail te bekijken. Hiervoor klikken we n de Style Manager de APA 5th stijl aan en kiezen voor de knop Edit.


35

Endnote opent de stijl en toont een scherm waarin links alle mogelijke groepen van opties opgesomd staan en rechts de gebruiker de mogelijkheid heeft om de hele stijl te definiëren. De eerste pagina die opent is About this Style waarin de naam van de stijl staat, de categorie waaronder de stijl valt en in het geval van APA 5th een uitgebreide beschrijving van de stijl.

We overlopen stapsgewijs de verschillende onderdelen die in een stijl gedefinieerd kunnen worden. 11.1 Algemene keuzen De eerste groep van vier instellingen bevinden zich op een algemeen niveau. Er kan wat beschrijvende informatie gegeven worden en enkele zeldzame gevallen bij het lay-outen kunnen opgevangen worden. Anonymous works Anonieme werken zijn werken waar de gebruiker geen naam ingevuld heeft bij de auteur. In veel gevallen zal dan XXX of Anonymous gebruikt worden. Je kan bij deze optie aangeven hoe Endnote moet omgaan met deze situatie.


36

Page numbers Bij het opmaken van een bibliografie kan Endnote de paginanummers die door de gebruiker ingegeven zijn een aangepaste lay-out geven. Endnote geeft een zestal mogelijke stijlen van het vermelden van paginanummers. De standaardwaarde is dat hij niets mag veranderen aan de paginanummers die door de auteur zijn ingevoerd. Sommige tijdschriften vereisen echter een aanpassing van de paginanummers en dan kan het nuttig zijn om deze optie te veranderen.

Journal names In de medische wereld, is het heel gebruikelijk om tijdschriftnamen niet voluit te schrijven in de bibliografie. Men volgt daar een systeem van afkortingen. Het werken met de Journal-lijst maakt het mogelijk om dergelijke afkortingen voor tijdschriftnamen in te voeren.


37 11.2 Het uitzicht van in-tekst referenties (Citations) De eerste grote groep van lay-outkenmerken behoort tot de in-tekst referenties. Ook al lijkt het dat dergelijke citaten weinig of geen lay-out behoeven, er is toch meer dat er bij komt kijken om deze citaten een juiste format te geven. Templates De template is het algemene sjabloon om in-tekst citaten op te maken. De meest gebruikt vorm is die van de auteur en het jaartal tussen ronde haken.

in de template maakt Endnote gebruik van een combinatie van gewone tekstkarakters en Endnote-velden. Zo zijn de ronde haken en de komma in het midden gewone tekstkarakters die Endnote moet afdrukken. De termen “Author”, “Year”, “Cited Pages” verwijzen naar velden uit de Endnote database. Daar moet Endnote zijn gegevens halen om de in-tekst citaten te lay-outen. Om in een Template een Endnote-veld in te voegen, gebruik je de knop Insert Field. Endnote kan het onderscheid maken tussen één pagina en meerdere pagina’s. Als de gebruiker slechts één getal ingevoerd heeft, za Endnote dat als één pagina aanzien. In de APA-stijl moet dan p komen, terwijl voor meerdere pagina’s pp moet komen. Dat wordt opgevangen in de Template. Door beide vermeldingen te koppelen met het ^-teken. In de stijl staat p.^pp. Waarmee aangegeven wordt dat Endnote één p met gebruiken als hij maar één pagian vindt en twee p’s als er meerdere pagina’s in het veld staan (die worden herkend door het koppelteken). Ambiguous Citations Ambigue citaten zijn citaten die identiek in het in-tekst citaat zouden voorkomen. Een voorbeeld hiervan is één auteur die in hetzelfde jaar twee werken heeft geschreven die naast elkaar aangehaald worden. De lezer kan in dat geval geen onderscheid maken tussen beide bronnen. Een mogelijk oplossing hier is het gebruiken van letters achter de jaartallen (bv. 1995a, 1995b). Ook auteurs met dezelfde achternamen kunnen een probleem vormen.


38

Author Lists Te grote en lange in-tekst citaten remmen het lezen van teksten af. Daarom bepalen veel tijdschrift dat er in een tekst slechts één auteursnaam mag voorkomen en dat de andere auteurs in de bibliografie maar genoemd moeten worden. In deze instelling geeft Endnote de gebruiker de kans om in te stellen hoe moet worden omgegaan met meerdere auteurs.

Je kan instellen hoe auteurs van elkaar gescheiden moeten worden. Standaard staan hier komma’s. En daarna kan je instellen hoe met meerdere auteurs omgegaan wordt. Moet er slechts één auteur getoond worden ? Moet er et.al. gezet worden als er auteurs weggelaten worden ? Author Name Deze instelling bepaalt hoe auteursnamen weergegeven worden. Eerder werd reeds gezegd dat het aan te raden is om de volledige achternaam én voornaam in de database op te nemen. Ook werd toen gezegd dat het best is om kleine letter te gebruiken in plaats van alles in hoofdletters te typen. Als je die invoer in Endnote respecteert, kan Endnote op basis van die gegevens, de auteursnamen op heel uiteenlopende manieren vormgeven in een document. Hij kan auteursnamen zelf afkorten of in hoofdletters zetten als dat nodig is voor een tijdschrift.


39

Numbering Hier kan men bepalen om enkel nummers te gebruiken als in-tekst citaten. Sommige tijdschriften (voornamelijk uit de exacte wetenschappen) vereisen dit. Sort Order De sorteervolgorde is enkel belangrijk wanneer er meerdere bronnen in één in-tekst citaat geplaatst zijn. De gebruiker kan dan kiezen om deze bronnen volgens jaartal te sorteren, volgens auteursnaam of gewoon te laten in de volgorde die de auteur koos bij het invoegen van het citaat. 11.3 Het lay-outen van een bibliografie (Bibliography) De cruciale groep instellingen zijn de instellingen van de bibliografie. Hier verschillen tijdschriften immers het sterkst van elkaar. Het meeste werk zal de gebruiker hebben met het fijn stellen van de Templates van het tijdschrift. Zeker wanneer je een stijl helemaal van nul moet opstellen kan dit aardig wat werk zijn. Templates Net zoals bij de in-tekst citaten, bepaalt de Template hoe een bepaalde referentie er in de bibliografie zal uitzien. In tegenstelling tot de in-tekst referenties, heb je hier te maken met verschillende soorten referenties: tijdschriftartikels, readers, boeken, artikels in readers enzovoort.


40 Je kan in de eerste plaats referentietypen toevoegen aan de bestaande lijst van referentietypen. Daarna kan je per referentietype de lay-out van de stijlen bepalen. Wanneer je een bepaald type niet definieert, zal Endnote het Generic-type nemen. Je bent dus niet verplicht om alle mogelijke referentietypen te creëren in je stijl. Bij het aanmaken van Templates voor de bibliografie geldt hetzelfde principe als voor in-tekst citaten: gewone teksttekens worden gebruikt in combinatie met Endnotevelden uit de database. We bespreken kort een voorbeeld: Journal article Author. (Year). Title|. [Type of Article]|. Journal|, Volume|(Issue)|, Pages|. Voorbeeld: Van Hove, E., & Suetens, M. (1996). Towards an integrated system of minimal welfare data collection. New Technology in the Human Services, 9(3), 11-17.

In bovenstaande Template wordt bepaald dat de referentie naar een tijdschriftartikel begint met de auteursnaam gevolgd door een punt. Dan volgt het jaartal tussen ronde haken eveneens gevolgd door een punt net als de titel. Het type artikel wordt tussen vierkante haken gegeven en dan volgt de naam van het tijdschrift in cursief, gevolgd door een komma. Op het einde van de referentie komt het volume van het tijdschrift en dan het nummer waarin het artikel verschenen is tussen ronde haken. Na dat nummer volgt een komma en dan de pagina’s waar het artikel terug te vinden is. De referentie eindigt met een punt. Endnote gebruikt vier regels om het formatteren van tekst in een referentie in goede banen te leiden. Deze regels beïnvloeden elkaar bij het formatteren.

REGEL 1: Basis afhankelijkheid Elke tekst of leesteken dat niet afgezonderd staat van een veldnaam, is afhankelijk van het invullen van die veldnaam. Dit betekent dat tekens die tegen een veldnaam staan, alleen maar in de bibliografie getoond zullen worden wanneer er data voor dat veld in de bibliografie gevonden wordt. Als in het voorbeeld hierboven geen “nummer” gevonden wordt in de database dan worden ook geen ronde haken getoond. REGEL 2: Het voorafgaande veld heeft overwicht op het volgende veld Als er tekst of een leesteken staat tussen twee velden, zonder dat er spaties gebruikt worden, dan is dit teken afhankelijk van het invullen van het eerste veld. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

41

REGEL 3: De eerste spatie na een veld is afhankelijk van dat veld. Alle volgende spaties zijn onafhankelijk. Wanneer een veld gevolgd wordt door een spatie, dan is die spatie afhankelijk van het ingevuld zijn van dat veld. Alle spaties die daarna volgen in de Template zullen altijd in de referentie voorkomen. REGEL 4: Onafhankelijke tekst wordt altijd in de referentie getoond. Elke tekst die niet afhankelijk is van een veld zal altijd getoond worden in de referentie.

Je kan in Endnote deze regels omzeilen door het invoeren van een aantal speciale tekens in de Template. We geven nu een overzicht van de mogelijke tekens om bovenstaande regels te omzeilen.

1. De niet-afbrekende spatie Stel je wil de editie van een boek in je referentie opnemen. Je voegt het veld Edition in en wil na dit veld “ed.” plaatsen. Uiteraard moet die “ed.” er enkel komen als Edition is ingevuld. Volgens de regels kan dit niet want enkel de spatie is afhankelijk van Edition. Op dat moment helpt een niet-afbrekende spatie om de tekst “ed.” toch afhankelijk te maken van het al dan niet ingevuld zijn van Edition. Je kan een niet-afbrekende spatie invoegen via de lijst Insert Field of ook door CTRL+ALT+Spatie te typen. De niet-afbrekende spatie zal in de template als een grijze diamant getoond worden. Andere toepassingen van de niet-afbrekende spatie zijn: volumes (vol.) , pagina’s (p. of pp.), editors (ed. of eds.). 2. Geforceerde onafhankelijkheid: de rechte streep (|) Wanneer je niet wil dat een teken dat tegen een veld staat afhankelijk is van dat veld, kan je de rechte streep gebruiken om deze afhankelijkheid ongedaan te maken. Je vindt deze rechte streep bij de 1 op je toetsenbord of je kan ze invoeren via de lijst onder Insert Field. 3. Veldnamen als tekst in de referentie Soms wil je in een referentie een woord gebruiken dat hetzelfde is als een veldnaam van Endnote (bv. Editor). Om dit te verhelpen, moet je dit woord plaatsen tussen twee accent graves (`). Je vindt dit accent grave naast het µ teken op je toetsenbord.


42 4. Scheiding tussen enkelvoud en meervouw in een term Endnote maakt het mogelijk om enkelvouden en meervouden in je referenties te gebruiken. Dat is heel handig om bij een reader “ed.” te plaatsen wanneer er slechts één editor is en “eds.” wanneer er meerdere editoren zijn. Een enkelvoud en meervoud kan je invoegen in een referentie als ze gescheiden worden door een caret-teken (^). Dit teken vind je naast de letter p op je toetsenbord of kan je ook invoegen via Insert Field. Voorbeelden: Ed.^Eds.

Vol.^Vols.

p.^pp.

Endnote vindt meerdere auteurs als er bij de input auteurs op verschillende regels zijn opgegeven. Hij geeft meerdere pagina’s als er een streepje staat tussen twee cijfers in het paginaveld.

Deze regels kunnen heel verwarrend overkomen. De beste methode is trial en error. Probeer een ruwe schets van de stijl op te stellen en kijk wat dat geeft in een concreet artikel. Je kunt aan de hand van fouten die gemaakt orden, stap voor stap bijsturen tot de stijl helemaal naar jouw wens is. Hou er bovendien rekening mee dat enkel de meest belangrijke stijlen het waard zijn om gecreëerd te worden (artikel, boek, reader, artikel uit reader, elektronische bron). Author Lists - Author Name - Editor Lists - Editor Names Deze opties zijn hetzelfde venster als bij de in-tekst referenties. Kijk hierboven voor het aanpassen van deze lijsten. Layout Eerder hebben we al aangegeven dat je de lay-out van de bibliografie kan aanpassen met behulp van de Endnote-werkbalk (zie 5.3.3). In deze optie kan je ook de lay-out regelen waarbij deze in de stijl zelf wordt opgeslagen.


43

Je kan bijvoorbeeld Tabs toevoegen voor een referentie of extra enteren na een referentie. Sort Order De sorteervolgorde volgt hetzelfde venster als bij de in-tekst referenties. Kijk hierboven voor het aanpassen van de sorteervolgorde. Title capitalization Niet alleen de auteursnamen, ook de titels kan men desgewenst in hoofdletters plaatsen. 11.4 Het lay-outen van citaten in voetnoten (Footnotes) Het volgende aspect van een stijl dat men kan veranderen, is de wijze waarop intekst referenties die in voetnoten voorkomen, kan lay-outen. Dat is vooral belangrijk voor mensen die niet met in-tekst verwijzingen werken maar al hun referenties volledig in de voetnoten wensen zien staan. Veel van de opties werden eerder al besproken. We beperken ons dan ook enkel tot de opties die afwijken voor voetnoten. Templates Standaard staat deze optie ingesteld op “Same as in-text citations. De meeste sociaal-wetenschappelijke tijdschriften gebruiken immers gewone intekst citaten in voetnoten.


44

Wanneer je echter aparte stijlen wil, dan kan je hier dezelfde procedures volgen als beschreven werden bij de bibliografische referenties. Je kunt de lay-out van alle mogelijke referentietypen apart bij Templates instellen. Je kan in het menu echter ook kiezen voor “Same as bibliography”. In dat geval moet je hier geen aparte Template creëren omdat de Template van de bibliografie zal gebruikt worden. Kies je voor de laatste keuze “With footnote format” dan kan je aparte voetnootstijlen instellen. Je zal dan ook merken dat er extra opties bijkomen: auteurslijsten auteursnamen, editorlijsten, editornamen en sorteervolgorde. Repeated Citations Wanneer je referenties in voetnoten gebruikt, is er doorgaans ook een aparte regel die het herhaald terugkeren van een bepaalde referentie regelt. Deze regels kan je in deze optie instellen.

12 Werken met tijdelijke referenties

12.1 Cite-while-you-write uitschakelen in Word


45

12.2 De structuur van een tijdelijke referentie Een tijdelijke referenties hebben altijd dezelfde vorm: {Van Hove, 1995 #1046} [ geeft het begin van een tijdelijke referentie aan Eerste auteur Jaartal Intern nummer dat de referentie in de Endnote database identificeert ] geeft het einde van de tijdelijke referentie aan Tijdelijke referenties zijn niet bedoeld om in de definitieve tekst te blijven staan. Ze geven alleen tijdens het schrijven aan waar de auteur een bepaalde bron wil aanhalen. Het voordeel van tijdelijke referenties is dat deze nog op allerhande manieren aangepast kunnen worden, alvorens ze definitief gelay-out worden.

12.3 Tijdelijke referenties invoegen Om een in-tekst verwijzing naar een auteur in te voegen, moet de gebruiker deze referentie selecteren in Endnote. Hij klikt daarvoor in Word op het icoon van Endnote in de Endnote-werkbalk ( ). Endnote komt automatisch naar de voorgrond en de gebruiker kan de gewenste referentie(s) aanklikken. Bij het selecteren van referenties gelden de klassieke Windowsregels: een klik selecteert een referentie, CTRL-toets laat toe om niet-aaneengesloten referenties te selecteren, SHIFT-toets laat toe om een blok van referenties te selecteren. Keer met ALT-Tab terug naar word en klik op het icoon Insert selected citations ( ). Endnote zal in het Word-document een tijdelijke referentie plaatsen. Je kan ook naar Word terugkeren door in het menu Cite while you write te keizen voor de optie Insert selected citation(s).


46

Bij het terugkeren in Word staat de geselecteerde referentie als een tijdelijke Endnote-referentie in de tekst.

12.4 Tijdelijke referenties aanpassen Wanneer je een in-tekst-citaat gebruikt, dan is dat niet steeds van de vorm (AUTEUR, JAARTAL). Dat is echter de standaardvorm die Endnote aanbiedt met zijn in-tekst citaties. Wanneer een tijdelijke referentie geformatteerd wordt, dan verschijnt deze standaardvorm. Dat betekent dat het interne referentienummer niet getoond wordt en de rechte haken vervangen worden door ronde haken. De gebruiker kan op twee manieren van deze standaardvorm afwijken: 1. Een prefix toevoegen De eerste situatie die Endnote toelaat is het plaatsen van extra tekst tussen de eerste ronde haak en de auteursnaam. Volgende voorbeelden illustreren deze mogelijkheid: [cfr: \Van Hove, 1995 #1046] [eg. \Van Hove, 1995 #1046] Belangrijk bij het plaatsen van tekst vooraan in een tijdelijke referentie is de backslash (\). Wanneer je die niet gebruikt, dan kan Endnote niet het onderscheid maken tussen de auteursnaam vooraan en eventuele tekst vooraan. Daarom


47 wordt de overgang tussen prefix en auteursnaam in de tijdelijke referentie gemaakt door de backslash. 2. Een suffix toevoegen Ook het plaatsen van suffixen in een tijdelijke referentie is toegelaten. Dat gebeurt heel vaak om de pagina(s) aan te geven die men van de andere bron heeft geraadpleegd. [Van Hove, 1995 #1046: 20-21] De gebruiker mag alle tekst die hij wenst na het intern Endnote-nummer bijtypen. Een scheidingsteken is nu niet noodzakelijk. Het enige wat hij niet mag doen is het typen van cijfers (bv. paginanummers) onmiddellijk na het interne nummer. Er moet minstens een spatie of een niet-numeriek teken (bv. een dubbelpunt) tussen het intern nummer en de suffix komen. Wat niet mogelijk was tot versie 5.0 was het weglaten van de auteursnaam of het jaartal uit de tijdelijke en definitieve referentie. Endnote kon de referentie niet alleen op het interne nummer terug vinden. Vanaf versie 5.0 is dit veranderd en kan dat wel. We komen daar in de volgende paragraaf op terug. Een speciaal geval is ook het plaatsen van tijdelijke referentie in voetnoten. Sommige auteurs (juristen bijvoorbeeld) gebruiken geen citaten in de tekst maar in voetnoten. Zij willen in deze voetnoot dan ook geen in-tekst referentie tussen haken maar de volledige referentie. Dat is mogelijk maar moet per tijdschrift apart ingesteld worden. Verder in deze tekst worden de manieren behandeld waarop een referentiestijl van een tijdschrift ingesteld wordt. Daar zullen we het eveneens hebben over het lay-outen van referenties in voetnoten. 12.5 Automatische lay-outen tijdens het schrijven (vanaf versie 5.0) Onder het motto “Cite while you write” heeft Endnote het werken met tijdelijke referenties in belangrijke mate overbodig gemaakt en is het systeem van invoegen en aanpassen er merkelijk op vereenvoudigd. Endnote besefte dat veel gebruikers in de war waren door het complexe dubbele systeem van tijdelijke en definitieve referenties. De gebruiker kan er nu voor kiezen om ingevoegde referenties onmiddellijk de op dat moment gebruikte lay-outstijl te geven4. Het Cite while you write systeem kan geactiveerd worden door in de Endnotewerkbalk in Word te kiezen voor de knop Format bibliography ( ). Kies voor het tabblad Instant Formatting:

4

Er is steeds één bepaalde lay-outstijl die standaard ingesteld staat. Deze stijl heeft echter geen consequenties voor de definitieve lay-out. De gebruiker kan op elk moment en zo vaak hij wil van stijl veranderen. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

48

Klik op de knop Enable om het automatisch formatteren aan te zetten. De knop Setting wordt dan ook actief en je kan eventueel nog enkele opties instellen. Eens het automatisch formatten aanstaat, zal Endnote elke tijdelijke referentie die ingevoerd wordt dadelijk een lay-out geven. Dat betekent dat onmiddellijk een mooie referentie met ronde haken verschijnt én dat achteraan het document de bibliografie wordt opgebouwd.

Wanneer nu een volgende referentie ingevoegd wordt, zal ook die automatisch een lay-out krijgen en wordt deze nieuwe bron achteraan in de bibliografie (alfabetisch) toegevoegd.


49 Bovendien is het aanpassen van de referentie nu veel eenvoudiger én uitgebreider gemaakt.

Klik met de rechtermuisknop op een Endnote-referentie en kies in het contextmenu dat verschijnt voor Edit Citation(s). Je krijgt dan volgend scherm te zien:

Nu heb je de mogelijkheid om zowel auteur als jaartal uit de tijdelijke referentie weg te laten. Je kan ook in dit scherm een prefix of een suffix intypen. We hebben de indruk dat het veld “pages” (nog) niet werkt. Normaal gezien zouden de pagina’s na de suffix getypt moeten worden. Dat lukte ons niet en daarom hebben we de pagina’s toegevoegd aan de suffix zelf. Een update later kan mogelijk een oplossing bieden aan deze fout. Nog een volledig voorbeeld:


50 12.6 Bibliografieën vanuit tijdelijke referenties aanmaken Wanneer de gebruiker niet werkt met het automatisch lay-outen van referenties (cite while you write) dan komt er een moment waarop zijn tekst afgewerkt is en hij een bibliografie wil aanmaken en tegelijk alle tijdelijke referenties van Endnote wil omzetten in een definitieve lay-out. Wanneer de gebruiker wel werkt met Cite while you write kan hij volgende instructies ook gebruiken om een nieuwe lay-out aan zijn referenties te geven. Kies in Word voor de Format Bibliography knop op de Endnote werkbalk ( Volgend scherm verschijnt:

).

Endnote wil eerst weten welk document er geformat moet worden. Standaard zal het programma hier het actieve document geven. Daaronder staat de actieve stijl binnen Endnote. Wil de gebruiker andere stijlen gebruiken, dan kan hij uit de lijst een andere stijl uitkiezen. De keuzes die Endnote hier aanbiedt zijn afhankelijk van de aangekruiste stijlen in Endnotes Style Manager (zie hoger). Wil de gebruiker een bijkomende stijl in de lijst kiezen, dan moet hij deze eerst aankruisen in de Style Manager van Endnote zelf.


51

In het tabblad lay-out kan de gebruiker opgeven hoe de bibliografie in Word gelay-out moet worden. Gebruikers die werken met Opmaakprofielen kunnen echter beter het opmaakprofiel Bibliography aanpassen voor een consequente layout van de referenties. Endnote zal in Word nakijken of er een opmaakprofiel Bibliography bestaat. Indien dit het geval is, dan zal Endnote de opmaakkenmerken uit dit profiel overnemen om de bibliografie te lay-outen. Wanneer de gebruiker op OK klikt, zal Endnote kijken in de bibliotheken die op dat moment open zijn naar de gegevens die in het document geciteerd werden. Wanneer Endnote in het document een referentie vindt die hij niet terugvindt in een van de geopende bibliotheken, zal hij het zoekscherm tonen. De gebruiker kan dan in de geopende bibliotheken alsnog zoeken naar de juiste referentie.

Soms merkt de gebruiker dat de juiste bibliotheek niet geopend is. Dan annuleert hij beter het hele proces om eerst de juiste bibliotheek te openen. Wanneer alle referenties doorlopen zijn, heeft Endnote de bibliotheek achteraan toegevoegd en alle in-tekst referenties gelay-out.


ENDNOTE (VERSIE X EN LATER) EEN INLEIDING

Recommend Documents