PROSEDUR CARGO IMPORT PT. GAPURA ANGKASA BANDARA SOEKARNO HATTA CENGKARENG JAKARTA Endang Kusnadi Slamet STTKD Yogyakarta ABSTRAK Harapan konsumen dengan adanya penyedia jasa yang diberikan adalah untuk mempermudah mereka atas pengiriman barang dan penerimaan barang yang tepat pada tujuan dan waktu. Usaha yang dilakukan perusahaan penyedia jasa adalah membantu konsumen secara maksimal sehingga tidak mengecewakan konsumen, karena dapat memperburuk citra perusahaan penerbangan itu sendiri. Bagian gudang pengiriman dan penerimaan barang selalu berhadapan secara langsung dengan konsumen yaitu shipper dan consignee, sehingga konsumen bisa menilai atas pelayanan yang diperolehnya. Salah satu pelayanan yang diberikan kepada konsumen adalah pelayanan dalam hal penerimaan barang kiriman yang berkaitan dengan prosedur dari awal pesawat datang sampai barang diterima oleh konsumen yaitu consignee. Analisis deskriptif digunakan untuk menganalisis data dalam penelitian ini. Prosedur dan pemecahan masalah penelitian dilakukan dengan cara memaparkan objek yeng diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Data-data yang telah terkumpul dianalisis menggunakan interpretasi kemudian ditarik kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang ada. Sumber data dalam penelitian ini menggunakan data sekunder. Data diperoleh dengan menggunakan studi pustaka, baik berupa buku, majalah dan data-data atau dokumen yang diambil dari internet. Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur cargo import terbagi menjadi dua prosedur yaitu prosedur pada alur perdokumenan dan prosedur pada alur barang/cargo. Alur pada perdokumenan yaitu melalui acceptance, docpros, perpajakan/administrasi, lokasi. Alur pada barang/cargo yaitu melalui gudang, proses breakdown, lokasi. Pengirim (shipper) berupa agen atau perseorangan mengirim barang (cargo) kepada penerima (consignee) berupa agen atau perseorangan yang ditangani oleh pihak pengangkut (carrier) kemudian dikerjakan oleh pihak ground handling. Dalam kegiatan tersebut dikenakan pajak atas biaya penyewaan gudang dan jasa dari fasilitas yang diberikan oleh perusahaan.
Kata Kunci: cargo import, analisis deskriptif, PT. Gapura Angkasa
PENDAHULUAN Pelayanan merupakan suatu tindakan yang dilakukan oleh penyedia jasa untuk memenuhi kebutuhan customer. Aktivitas pelayanan setidaknya melibatkan dua pihak yang saling berhubungan atau berinteraksi, yaitu disatu pihak sebagai pemberi pelayanan dan dipihak lain
sebagai yang membutuhkan dan berhak mendapatkan pelayanan. Pelayanan biasanya diberikan kepada konsumen, dan harus dilakukan secara maksimal, sehingga konsumen merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan atau penyedia jasa. Saat ini banyak perusahaan penerbangan domestik maupun internasional yang mensubkontrakan pekerjaan ground handling-nya kepada perusahaan penyedia jasa ground handling. Kenyataan ini semakin mendorong tumbuh kembangnya perusahaan ground handling di indonesia untuk meningkatan kualitas layanan di satu sisi dan memperluas pasarnya di sisi lainnya. Pasar jasa angkutan udara di indonesia memperlihatkan perkembangan yang sangat signifikan, sehingga perusahaan menjalankan kegiatan jasa dengan sangat gesit dalam salah satu unit kerja utama yang menunjang bisnis angkutan udara dapat terlaksana secara oprasional yaitu cargo handling. Harapan konsumen dengan adanya penyedia jasa yang diberikan adalah untuk mempermudah mereka atas pengiriman barang dan penerimaan barang yang tepat pada tujuan dan waktu. Usaha yang dilakukan perusahaan penyedia jasa adalah membantu konsumen secara maksimal sehingga tidak mengecewakan konsumen, karena dapat memperburuk citra perusahaan penerbangan itu sendiri. Bagian gudang pengiriman dan penerimaan barang selalu berhadapan secara langsung dengan konsumen yaitu shipper dan consignee, sehingga konsumen bisa menilai atas pelayanan yang diperolehnya. Salah satu pelayanan yang diberikan kepada konsumen adalah pelayanan dalam hal penerimaan barang kiriman yang berkaitan dengan prosedur dari awal pesawat datang sampai barang diterima oleh konsumen yaitu consignee.
LANDASAN TEORI Cargo Cargo didefinisikan secara sederhana adalah semua barang (goods) yang dikirim melalui udara (pesawat terbang), laut (kapal), atau darat (truk kontainer) yang biasanya untuk diperdagangkan, baik antar wilayah/kota di dalam negeri maupun antar negara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor. Apapun jenisnya semua barang kiriman, kecuali benda-benda pos dan bagasi penumpang baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk keperluan lainnya (nonkomersial). Cargo tersebut harus
dilengkapi dengan dokumen pengangkutan (SMU atau Air Way Bill) dikatagorikan sebagai cargo.
Cargo Handling Cargo Handling adalah suatu rangkaian proses pekerjaan penyelesaian cargo saat mulai diterima sampai dimuat kedalam pesawat untuk diangkut dari suatu kota ke kota dalam dan luar negeri.
Pihak-Pihak Terkait Ada tiga pihak utama yang terkait dengan penerimaan cargo, yaitu pihak pengirim (shipper), penerima (consignee), pihak pengangkut (carrier), pihak ground handling, warehouse operator. Shipper bisa berupa perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah freight forwarder (agen cargo).
Carrier/Pihak Pengangkut Carrier bisa berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline/air charter yang juga berfungsi sebagai pengangkut cargo. Pesawat yang dipakai khusus untuk mengangkut cargo saja disebut cargo aircraft atau freighter, sedangkan pesawat yang bisa digunakan untuk mengangkut cargo atau sebaliknya untuk mengangkut penumpang dikenal dengan istilah combine aircraft.
Aturan main yang harus diperhatikan Dalam praktiknya, pengiriman cargo harus mengikuti aturan main yang telah ditetapan, dimana hal-hal berikut harus diperhatikan, seperti jenis dan sifat barang yang dikirim, marking, labeling, berat dan jumlah barang yang dikirim, kota dan negara tujuan barang akan dikirim, peraturan-peraturan setempat menyangkut dokumen-dokumen pelengkap serta masalah biaya-biaya.
Berikut adalah gambar yang memperlihatkan hubungan antara pengiriman, operator, dan penerima.
3.1 Gambar Hubungan Antara Pengirim, Operator Dan Penerima Klasifikasi Cargo Berdasarkan cara penanganannya, cargo dibagi dalam dua golongan besar, yaitu General Cargo dan Cpesial Cargo . Berdasarkan cara pelayanan dan jenis produknya, menurut “IATA AHM” cargo dibagi menjadi General Cargo,Special Shipment,dan Specialized Cargo Product. METODOLOGI Analisis deskriptif digunakan untuk menganalisis data dalam penelitian ini. Prosedur dan pemecahan masalah penelitian dilakukan dengan cara memaparkan objek yeng diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Data-data yang telah terkumpul dianalisis menggunakan interpretasi kemudian ditarik kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang ada. Sumber data dalam penelitian ini menggunakan data sekunder. Data diperoleh dengan menggunakan studi pustaka, baik berupa buku, majalah dan data-data atau dokumen yang diambil dari internet.
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Cargo Import Dalam proses cargo import terbagi dalam dua prosedur yaitu prosedur perdokumenan dan prosedur pergudangan, Kedua proses tersebut dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan dengan lokasi yang berbeda. Prosedur perdokumenan dan prosedur pergudangan sangat berketergantungan dalam hal ini, karena proses tersebut dapat berjalan dengan adanya cargo/barang yang disertai dengan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan cargo tersebut. Prosedur Perdokumenan a. Acceptance Acceptance yaitu unit yang bertugas sebagai penerimaan barang baik outgoing maupun incoming, juga bertugas untuk memberikan break down plan kepada petugas untuk mempersiapkan cargo tersebut, serta memiliki tugas untuk melakukan verifikasi dokumen sebelum menjalani proses berikutnya. Pada bagian ini data /informasi keberangkatan dan kedatangan pesawat disampaikan oleh bandara keberangkatan, bandara transit, airlines dan shipper. Pada tahap awal ini acceptance yang bertanggung jawab melaksanakan tugasnya dengan turun langsung ke apron untuk memulai kegiatan perdokumenan. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 1. Mendapatkan inward manifest dari PDE (Pertukaran Data Elektronik) manifest. 2. Pengambilan dokumen AWB dari pesawat oleh acceptance untuk dipersiapkan. 3. Lembar dokumen AWB di cek pada Inward Manifest. 4. Copy 4 AWB disimpan acceptance sebagai bukti, copy 2 di serahkan kepada docpros untuk consignee. 5. Data AWB diInput dan dikirim ke docpros untuk DO (Delivered Order). 6. Untuk cargo yang bermasalah dibuatkan CIR (Cargo Irregularity Report).
b. Docpros (Dokument Procesing) Docpros atau dokument procesing adalah suatu proses dalam membuat atau menyesuaikan dokumen sebagai pendukung dan syarat pengeluaran barang. Dokumen tersebut berupa AWB (Air Way Bill) yang akan kembali diproses dan dipersiapkan. Pada tahap kedua ini yang bertanggung jawab atas proses perdokumenan setelah acceptance menyerahkan wewenangnya dan menyelesaikan tugasnya. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 1. Dokpros mengambil AWB (Air Way Bill) dari acceptance. 2. Melakukan pemberitahuan NOA (Notice Of Arrival) kepada consignee, melalui fax mengisikan lembar NOA, melalui telepon, dan E-Mail. 3. Pembuatan DO (Delivered Order) sebagai surat pengantar pembayaran sewa gudang, copy putih (gapura), copy merah (bea cukai), copy biru (Kasir). 4. Pembuatan SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang).
c. Pajak/Administrasi Dalam proses administrasi adanya pembayaran atas penyewaan gudang dan biaya lain-lain yang terkait dengan kargo tersebut, yang dibayarkan oleh consignee kepada operator pergudangan pada saat pengambilan barang yang akan menghasilkan lembar faktur pajak. Faktur pajak yaitu bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKJ) karena penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP) atau oleh Ditjen Bea dan Cukai karena impor BKP. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan Nota Pembayaran Jasa Gudang (NPJG) berdasarkan DO. 2. Pembayaran ke kasir atas sewa gudang. 3. Pembuatan Faktur Pajak berdasarkan NPJG.
d. Lokasi Import Lokasi import adalah lokasi dimana proses pengambilan barang berlangsung oleh consignee. Pada tahap ini terjadi proses penyerahan dokumen-dokumen yang
telah dipersiapkan dari tahap awal perdokumenan hingga tahap terakhir. Dokumen tersebut diserahkan sebagai syarat pengambilan barang oleh consignee. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan Stock Opname •
Mencatat no Master AWB
•
Mencatat no HAWB (House Air Way Bill)
•
Mencatat Jumlah cargo
•
Mencatat nama shipper/agent
•
Mencatat no flight
•
Melaksanakan komputerisasi / mendata pada managemen sistem warehousing
•
Croscek daerah tujuan akhir
2. Mengeluarkan barang sesuai persyaratan dokumen yang telah di lengkapi, •
MAWB (Master Air Way Bill), bila ada House dicantumkan HAWB (House Air Way Bill)
•
DO (Delivered Order)
•
SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang)
•
NPJG (Nota Pembayaran Jasa Gudang)
•
SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran barang) dari Bea dan Cukai
Prosedur Pergudangan a. Gudang Gudang yaitu tempat penyimpanan barang/cargo yang akan diangkut (outbound/export) maupun datang (inbound/import) melalui pesawat udara yang menggunakan dokumen penerbangan. Lokasi ini adalah tahap awal dimana barang/Cargo ditempatkan untuk melalui proses breakdown dan penempatan pada area storage di lokasi import.
b. Breakdown Breakdown Cargo adalah keiatan pembongkaran cargo dari ULD/gerobak yang dilakukan oleh bagian kedatangan setelah Cargo tiba di gudang untuk ditempatkan pada lokasi dalam gudang sebelum Cargo tersebut diambil oleh consignee/penerima. 1. Yang perlu diperhatikan dalam breakdown adalah: •
Dibuatkan Checklist
•
Packing
•
Labeling
•
Special shipment
•
Marking
2. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut: •
Petugas mendapatkan breakdown plan dari petugas acceptance.
•
Memeriksa kondisi ULD.
•
Membongkar Cargo.
•
Mencatat kondisi ULD, nomor ULD, kondisi segel (apabila ada), nomor MAWB dan jumlah per ULD, nomor HAWB dan jumlah per ULD, jenis, warna, dan ciri kemasan.
•
Melokasikan cargo sesuai permintaan, jenis cargo, dan tujuan.
•
Untuk cargo lanjut, disiapkan cargo serta dokumen untuk diproses lebih lanjut.
•
Menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
•
Mengirim hasil breakdown ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau e-mail.
c. Lokasi Impor Lokasi impor adalah lokasi dimana proses persiapan barang/cargo berlansung. Lokasi tersebut berhubungan langsung dengan pergudangan tempat Cargo impor disimpan pada area storage. 1. Import Storage, penempatan Cargo sesuai area-area yang sudah disediakan. Adapun prosesnya sebagai berikut: •
Menerima Cargo hasil proses breakdown.
•
Menempatkan Cargo pada area storage/rak-rak sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan berdasarkan atas permintaan, jenis Cargo, nomor AWB, jenis komoditas, ukuran atau berat.
• +
Menyiapkan Cargo yang akan diserahkan kepada consignee.
* +
&
*
/3
• •
,$ 0
Serah terima • •
Manifest & AWB
&
1 0
#
Kargo
!
"
•
#
•
#
$ ! '$
%& %
(
#
"
• • •
1
• •
& & 2 0
0
) *
! • •
+
*
'
0
" •
0
•
" !
•
( 0 1
+ , !
Alokasi
&
•
• •
&
• • •
+-.-/
4
•
&
#
4.1 Diagram Alur Cargo Import FLOW CHART IMPORT CARGO
FLIGHT ARRIVAL Air Cargo & Manifest
GUDANG
ACCEPTANCE
BREAK DOWN
DOCPROS
LOKASI
PAJAK
CONSIGNEE
Gambar 4.1. Flow Chart Import Cargo
KESIMPULAN 1. Prosedur cargo import terbagi menjadi dua prosedur yaitu prosedur pada alur perdokumenan dan prosedur pada alur barang/cargo. 2. Alur pada perdokumenan yaitu melalui acceptance, docpros, perpajakan/administrasi, lokasi. 3. Alur pada barang/cargo yaitu melalui gudang, proses breakdown, lokasi. 4. Pengirim (shipper) berupa agen atau perseorangan mengirim barang (cargo) kepada penerima (consignee) berupa agen atau perseorangan yang ditangani oleh pihak pengangkut (carrier) kemudian dikerjakan oleh pihak ground handling. 5. Dalam kegiatan tersebut dikenakan pajak atas biaya penyewaan gudang dan jasa dari fasilitas yang diberikan oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Irianto, Agus., Managing Airline Reservation System, 2009, Rajawali Pers, Jakarta. Manitik, Silvi Dwi., www.silvidwimanitik.blogdetik.com/e-ticketing/, di akses pada tanggal 09 September 2013 pukul 19.44 WIB Kotler, Philip., dan Keller, Kevin Lane., Manajemen Pemasaran (Jilid 1) 2009, Erlangga, Jakarta Wibowo, Karyanto., Materi Kuliah Ticketing and Reservation, 2012, Yogyakarta. 2009, “Materi Training Gapura Angkasa Airport Service” http:// cgk.gapura.co.id
