Emeritor 15 jaar down to earth denken, durven, doen en doorgaan
emeritor the procurement solutions company
www.emeritor.com
emeritor the procurement solutions company
Inhoudsopgave
Voorwoord
5
Concrete aanbestedings- voordelen Ray van Loon & Patrick Spigt, Gemeente Haarlem
26
Ontzorgen als missie Cees Ubink & Caroline van den Bosch
6
Boeiend en uitdagend Jaschenka Willekes
28
Optimaliseren van inkoop Peter Rijkoort, Helvoet Rubber & Plastic Technologies
10
Down-to-earth werkwijze sluit goed aan Ties Tiessen, SNS REAAL
30
Inkoopadviseurs brengen specifieke marktkennis Jan Doosje, AB Oost
12
Professioneel en innovatief Jan Hoff, Cordaan
32
De inkoop van morgen Maarten Erasmus
14
Werken hard en voegen waarde toe Mark Lichteveld, Océ
34
Emeritor als sparringpartner Nol Verhees & Ingrid Hissink, OLVG
16
Specifieke ICT- en inkoopkennis 36 Rob Koning
Een echte inkoopspecialist Frans van Steenis, Staatsloterij
18
INCONTO biedt gebruikersgemak Anja Hoeksma, Omring
Scherpe briefing, heldere boodschap Karina Klaassen
20
Emeritor levert kwaliteit en denkt mee Bert Struijk, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Samenwerking voor de langere termijn Elroy van Duurling, Vebego
22
Meedenken en innoveren Herman Vaarkamp
42
De paarse bril Dennis Dirkzwager
24
Emeritor Inkoopmethodieken
44
38
40
emeritor 15 JAAR
5
Voorwoord
Dit jaar vieren we alweer het 15-jarig bestaan van Emeritor en kijken we terug op de succesvolle ontwikkeling van ons bedrijf. Gezien de vele positieve reacties op de 2 eerdere uitgaven van dit boekje hebben we ervoor gekozen u 15 jaar als 3e in de serie aan te bieden. Met plezier en trots informeren wij u over de status van Emeritor en de ervaringen van onze medewerkers en klanten.
Onze strategie is in 15 jaar tijd niet drastisch veranderd. Met ons ‘denken, durven, doen en doorgaan’ en onze visie verbeeldt in onze inkoopmodellen, bieden we diensten aan die passen bij de ontwikkeling van onze klanten. Diensten die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de publiekeen private sector. Dat doen we vanuit een pragmatische, no-nonsense instelling uitgevoerd door een goed team van ingetogen, integere collega’s. We nemen resultaatsverantwoordelijkheid en worden bij de uitvoering van ons werk echt onderdeel van de organisatie van onze klant. Implementatie van verbeteringen en besparingen, dat is waar het ons om gaat. Ik denk dat we op deze manier veel hebben bereikt en de langdurige relaties die we met onze klanten opbouwen laten zien dat zij dit waarderen. Het interieur van Emeritor als inkoophuis is de afgelopen jaren wel veranderd. De organisatiebrede inkoopverbeterprogramma’s zijn een groot succes en worden steeds frequenter en in de meest uiteenlopende bedrijfstakken uitgevoerd, aangevuld met interim opdrachten en outsourcing. Procure–IT is nu een aantal jaren bij ons als een van onze specialismen, waarmee we een sterk specialisme hebben ontwikkeld op het gebied van IT-inkoop en telecommunicatie. En we melden met trots dat Emeritor onder de naam INCONTO inkoopsoftware ontwikkelt en een sterk groeiend aantal tevreden klanten heeft. Unieke inkoopsoftware gevoed met de kennis en ervaring van alle Emeritor inkoopadviseurs. We introduceerden nieuwe diensten en best practices aangepast aan de nieuwe tijd en aan nieuwe ideeën. We zien een uitdaging om onze verbeterprogramma’s ook richting de publieke sector te brengen. En we verwachten veel van outsourcing van inkoop de komende jaren, waarmee wij heel efficiënt en effectief de inkoopfunctie kunnen uitoefenen, heel aantrekkelijk voor bedrijven met een jaarlijks inkoopvolume tot zo’n € 60 Mio. Dit herinneringsboek vertelt ons verhaal. We leggen zo vast waar we vandaan komen, wie we zijn, wat we doen en hoe onze klanten dit ervaren. Emeritor staat hiervoor nu en in de toekomst. Ik wens u veel leesplezier en dank iedereen voor zijn of haar bijdrage in de afgelopen jaren en in onze gezamenlijke toekomst.
Frans Dagelet, algemeen directeur Nieuwkoop, juni 2013
emeritor 15 JAAR
6
7
Caroline van den Bosch en Cees Ubink Oprichters van Emeritor
Emeritor is 15 jaar geleden ontstaan vanuit het idee dat inkoop organisaties veel te bieden heeft. Destijds stond het vak nog in de kinderschoenen. Cees Ubink en Caroline van den Bosch bouwden een bedrijf met hands on, resultaatgerichte inkoopadviseurs. Inmiddels is Emeritor marktleider in Nederland en werken er meer dan 85 mensen die elke dag opnieuw starten vanuit de overtuiging dat inkoop alles kan bijdragen aan het succes van hun klanten. Wat is er gebeurd in die 15 jaar en wat staat er nog te gebeuren?
hoger dat percentage is, hoe groter de noodzaak om inkoop vanuit een strategisch perspectief te bezien. Niet alleen vanwege de kosten die ermee gemoeid zijn. Ook vanwege de kwaliteit en efficiency van de inkoopprocessen en het afbreukrisico dat de organisatie loopt als een belangrijke leverancier wegvalt of juridische kaders, zoals eigendoms- en auteursrechten, in de basis niet goed geregeld zijn. Er zijn echter nog veel organisaties waar de aandacht voor inkoop niet in verhouding staat met het belang ervan voor de organisatie zelf.’
Helder en concreet vanaf het begin Caroline: ‘Wij zijn 15 jaar geleden gestart met de ambitie om de inkoopfunctie van organisaties te verbeteren. Marktconformiteit aan de leverancierskant is belangrijk, maar we kijken vooral ook naar de kwaliteit en efficiency van de inkoopprocessen en de positionering van inkoop binnen de organisatie. Als die drie pijlers stevig staan, benut je je inkooppotentieel ten volle. De modellen en diensten die we toen hebben ontwikkeld bewijzen nu nog iedere dag hun waarde: het Emeritor Inkoophuis, het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel, onze inkoopverbeterprogramma’s, inkoop outsourcing, INCONTO en onze Executive MBA in Procurement Management. Wat we indertijd bedachten stond op een
paar A4-tjes. De mentaliteit om zaken helder en concreet op papier te zetten én ze ook uit te voeren, tekent ons nog steeds.’
Enorm (on)veranderd Cees: ‘Aan de ene kant is er geweldig veel veranderd in die 15 jaar en aan de andere kant zijn sommige zaken nog net zo als in 1998. Op inkoopgebied is er een enorme professionele slag gemaakt. Het belang van de inkoopfunctie voor de performance van bedrijven is echt toegenomen. Het inkoopquotum van organisaties is in alle branches en industrieën gestegen. Organisaties richten zich meer op kernactiviteiten en kopen al het overige in. Bij bedrijven bestaat gemiddeld 40 tot 70 procent van de omzet uit inkoop. Hoe
het gebied van resources wordt een optimum gezocht: men wil zo min mogelijk verspilling en tegelijkertijd de beschikking hebben over noodzakelijke resources tegen de beste prijs/ kwaliteit. En voor wat betreft het managen van de contracten; vroeger stopte het werk nadat het contract was getekend, nu kijken we ook naar de executie van het contract. De toegevoegde waarde van inkoop is ook zekerstellen dat er wordt gedaan wat is afgesproken.
Grote stappen op inkoopgebied
Inkoop als stand alone functie zal in de toekomst opgaan in de financiële functie van bedrijven. De scope van de huidige inkopers wordt breder.
Caroline: ‘Als er een inkoopfunctie is bij organisaties dan is deze vaak uitvoerend en ondergebracht bij facilitaire services. HRM, ICT, Marketing Communicatie en de operationele afdelingen kopen daarnaast veelal zelf in. Inzicht in het totale inkoopvolume, grip op het inkoopproces en daarbij behorende financiële verplichtingen ontbreekt. Men heeft geen zicht op het besparingspotentieel en kwaliteitsverbeteringen door gecoördineerde inkoop vanuit toetsbare criteria. In de afgelopen vijftien jaar hebben wij veel verschillende bedrijven en overheden begeleid bij het herpositioneren van de inkoopfunctie. Deze organisaties hebben besparingen bereikt en grote stappen gemaakt op inkoopgebied. ‘
Dat zie je ook terugkomen in een derde ontwikkeling. De ontwikkeling van de professionele inkoopfunctie naar het optimaliseren van resources en het managen van de contracten die hiertoe worden aangegaan. Op
Cees: ‘Klanten vertellen ons dat door onze aanpak hun inkoopfunctie blijvend op een hoger, strategisch niveau is gebracht. We analyseren niet alleen, we helpen vooral ook de verbeteringen te realiseren. En op een
De professionaliseringslag van ons vak zet door. We zien de invloed, het gezag en de rol van de financiële functie en de CFO toenemen. Die rol wordt breder en dieper. Wij bewegen en ontwikkelen mee met die veranderingen. Wij denken dat inkopers straks niet meer bestaan. Dat klinkt misschien raar uit de mond van een inkoopspecialist, maar onze wereld wordt virtueel. Het kennen van aanbieders is straks geen privilege meer van de inkoper.
emeritor 15 JAAR
8
9
“Onze organisatie is met de ontwikkelingen meegegroeid. We zijn beter, groter en meer volwassen geworden.”
zodanige manier dat het beklijft. We zijn open en transparant en nemen geen blad voor onze mond. We nemen het voortouw in de implementatie en laten meetbare resultaten zien. Een heel mooi compliment kregen we onlangs van de heer Hans Wind, voormalig ICT-directeur van Randstad. Randstad was onze eerste klant waar we een compleet inkoopverbeterprogramma mochten uitvoeren. Hij vertelde ons -vijftien jaar na dato- dat hij nog steeds met enorm veel respect terugdenkt aan wat wij binnen Randstad op inkoopgebied tot stand gebracht hebben. ‘
de hoogte van alle ontwikkelingen en veranderingen. Deze kennis zetten we overigens niet in om leveranciers ‘op de kop te slaan’ door de laagste prijs na te jagen. Natuurlijk, marktconformiteit is belangrijk, voorwaarde nummer één. Maar het is de kunst om leveranciers daarnaast uit te dagen continu tot verbeteringen te komen, zowel kwalitatief als in de logistieke- en financiële processen. Dat kan in een open en goede verstandhouding. Er zijn leveranciers die zo gelukkig zijn met deze manier van samenwerken dat zij ons gevraagd hebben om hetzelfde te doen voor hun eigen organisatie.’
Inkoopspecialisten en -generalisten Caroline: ‘Naast inkoopprojecten en detacheringsopdrachten, voeren we inmiddels inkoopverbeterprogramma’s uit bij tien organisaties tegelijk. Dat lukt ons omdat we onze dienstverlening hebben verbreed en verdiept. Eén van onze sterke punten is dat we inkoopgeneralisten én -specialisten in huis hebben. Vooral in het aantal specialismen zijn we gegroeid. Ook op gebieden die traditioneel niet tot de inkoopfunctie behoren vanwege de specifieke kennis die daarvoor vereist is. Voorbeelden zijn bouw & renovatie, marketing & communicatie, verzekeringen, telecom, ICT, energie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voor onze klanten betekent dit dat wij op alle denkbare inkoopgebieden zowel vanuit inkoop- als inhoudelijke kennis inkooptrajecten kunnen begeleiden. Onze inkoopadviseurs en -specialisten bewegen zich continu in de inkoop- en leveranciersmarkten. Ze zijn daardoor op
Outsourcing inkoopfunctie Cees: ‘Steeds meer bedrijven oriënteren zich op het outsourcen (van delen van) hun inkoopfunctie. Wij doen dit inmiddels voor onder meer DAS en de Nederlandse Staatsloterij. Waarom? De reden is simpel. Een inkoopvolume van €10 tot 50 miljoen rechtvaardigt de inzet van één inkoper. Tegelijkertijd omvat een dergelijk inkoopvolume gemiddeld 60 verschillende inkooppakketten. Van die ene inkoper kan niemand verwachten dat hij beschikt over up-to-date en direct inzetbare kennis van al die verschillende leveranciersmarkten. Vanuit effectiviteit en efficiency kiezen bedrijven ervoor om de tactische inkoopfunctie structureel aan ons uit te besteden tegen vooraf afgesproken voorwaarden. Ze hebben daarmee toegang tot onze specialisten en zijn verzekerd van meetbare inkoopresultaten; kwalitatief en kwantitatief.’
Een geweldig team Caroline: ‘Onze organisatie is met de ontwikkelingen meegegroeid. We zijn beter, groter en meer volwassen geworden. Zowel in werkprocessen als in automatisering en organisatiegraad. Vijftien jaar geleden vormden Cees en ik de ruggengraat van ons bedrijf. Nu zijn we dat samen met onze algemeen directeur Frans Dagelet en onze zes managing consultants. Tien programmamanagers voeren de inkoopverbeterprogramma’s uit bij klanten en dit aantal groeit gestaag. Cees fungeert voor hen als sparringpartner en coach. Door te spiegelen en kennis en ervaring te delen houdt hij onze organisatie scherp op waar we voor staan. Cees stuurt onze medewerkers op de resultaten bij onze klanten en biedt daarvoor de noodzakelijke kaders.’
tevredenheid. Als team maken wij het verschil. Ik vind het daarom belangrijk dat ze zich bij ons thuis voelen, goed in hun vel zitten en zich blijven ontwikkelen. Ik pols met regelmaat hoe onze medewerkers ervoor staan. We zijn zakelijk en professioneel, maar ook open en familiair.’
Cees: ‘Caroline houdt zich voornamelijk bezig met de acquisitie van nieuwe klanten en de werving van nieuwe adviseurs. Die werving doen we zelf, omdat we geweldig scherp letten op de persoonlijkheid, vaardigheden, kennis en ervaring van onze mensen. Mensen die bij Emeritor werken, moeten waarde toevoegen aan klanten en collega’s. Daarom gebruiken we bij kennismakingsgesprekken onze drie kernwaarden altijd als lakmoesproef. Zijn het betrouwbare, gepassioneerde en initiatiefrijke professionals? Delen ze al hun kennis en kunde? En willen ze resultaten boeken boven verwachtingen?’
Ontzorgen als missie en inkooppotentieel als onderscheidend vermogen
Caroline: ‘Ook diversiteit is cruciaal om de juiste match te maken tussen onze medewerkers en onze klanten. Onze klanten zijn heel divers, zowel in de branches waarin ze actief zijn als in cultuur en organisatievormen. We hebben een geweldig team van goede, gemotiveerde, loyale en hardwerkende mensen met zeer uiteenlopende achtergronden en ervaringen. Ieder van hen levert vanuit eigenheid en specialisme een belangrijke bijdrage aan klant-
“Sturen op nieuwe ontwikkelingen in onze dienstverlening”
Cees: ‘Als we naar de toekomst kijken, is er voor Emeritor nog heel veel groeipotentieel aanwezig; zowel in de markt als in onze eigen organisatie. Toch sturen wij niet op omzetgroei, maar op nieuwe ontwikkelingen in onze dienstverlening. In de breedte door onze diensten bij meer bedrijven en aanbestedende diensten in te zetten. In de diepte door onze inkoopspecialismen verder uit te breiden. Het is net als met ons Inkoopvolwassenheidsmodel. Elke trede brengt ons -met het klantenbelang voor ogen- hoger in professionaliteit, kennis en ervaring en in elke trede die we nemen, ligt een deel van ons track record met bewezen resultaten, besloten.’
emeritor 15 JAAR
10
11
Helvoet Rubber & Plastic Technologies is een hightech producent van kunststofen rubbercomponenten voor onder andere de automotive- en industriële industrie en de medische verpakkingsmarkt. Helvoet heeft 550 medewerkers in dienst, vestigingen in Nederland, België, India en de USA en een omzet van circa 65 miljoen euro. Na een reorganisatie in 2008, waarbij meerdere locaties werden gesloten of afgestoten, startte Helvoet onder begeleiding van Emeritor met een concernbreed inkoopverbeterprogramma.
Peter Rijkoort CEO Helvoet Rubber & Plastic Technologies
“Emeritor bekijkt een inkooptraject over de totale breedte”
Kennismaking met Emeritor ‘Inkoopoptimalisatie is een onderwerp waar veel bedrijven mee bezig zijn. Iedere directeur vraagt zich wel eens af of zijn bedrijf goed inkoopt. En of het aangaan van strategische partnerships de totale inkoopkosten kan reduceren. Op een commerciële bijeenkomst zo’n drie jaar geleden raakte ik hierover in gesprek met Emeritor. Zij gaven aan op welke manier we als Helvoet een besparing konden realiseren op onze inkoop. Ik was onder de indruk van hun kennis en de snelheid waarmee zij onze processen doorzagen. De inschatting was dat wij minimaal 1,5 miljoen euro konden besparen op de inkoop van onze raw materials; een inkooppakket van 22 miljoen euro, dat ongeveer 50% van onze totale inkoop omvat. Wij waren verrast. Wij hebben Emeritor vervolgens de opdracht gegeven om de geschatte, theoretische besparingen om te zetten in daadwerkelijke besparingen. Hiervoor zijn vier inkoopgroepen benoemd, te weten: de Bill of Material (BOM), dit omvat alle producten die wij nodig hebben om ons productieproces te draaien, investeringen, algemene diensten zoals verzekeringen, autolease en uitzendkrachten en als laatste groep de adviseurdiensten.
Voor iedere inkoopgroep zijn er diverse inkoopprojecten benoemd. Emeritor was leidend in deze projecten en bracht de algemene en specifieke inkoopkennis van de verschillende inkoopmarkten in. Onze eigen medewerkers de specifieke bedrijfs- en productiekennis. Dankzij deze combinatie van kennis en professionaliteit zijn we er uiteindelijk in geslaagd om de geschatte besparingen ook te realiseren.
Optimaliseren van inkoop Het proces ernaartoe was niet makkelijk. In eerste instantie namen onze eigen medewerkers een afwachtende houding aan. Vanuit de overtuiging dat zij heel goed wisten wat Helvoet op inkoopgebied nodig heeft. Door daar veel over te praten en door de juiste mensen uit onze organisatie te betrekken bij de inkoopprojecten, groeide het besef dat we door samenwerking juist meerwaarde konden creëren. Emeritors specifieke inkoopkennis, bijvoorbeeld over best practices, clustering van inkoopcategorieën en leveranciersbeoordelingen, was immers complementair aan onze eigen kennis. Emeritor nam het voortouw door te enthousiasmeren en comfort te bieden. En ook door kennis over te dragen en medewerkers te trainen in onderhandelingen en in de logistieke organisatie rondom contractafhandeling. Het optimaliseren van inkooptrajecten gaat niet alleen over het behalen van de laagste prijs, maar ook over het reduceren van verspillingkosten.
Emeritor bekijkt een inkooptraject daarvoor over de totale breedte, waarbij het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden net zo belangrijk zijn als de prijs. Als een contract goed uitonderhandeld en opgesteld wordt, bespaar je al voordat je een euro inkoopt. Een concreet voorbeeld is het optimale voorraadniveau. Onze medewerkers hebben verstand van benodigde voorraadposities in onze organisatie. Emeritor beschikt over best practices en referentiegegevens van andere bedrijven en sectoren. Door die informatie naast elkaar te zetten, hebben wij onze optimale voorraad samen kunnen herijken.
Beheersing van inkoop op lange termijn Nadat de inkoopcontracten afgesloten waren, stopte de betrokkenheid van Emeritor bij onze inkooporganisatie. De inkoopcontracten worden door onze eigen medewerkers beheerd. Waarvan de inkoopmanager overigens van Emeritor afkomstig is. Een uitzondering daarop is de inkoop van investeringen. Bij de renovatie van onze fabriek in Hellevoetsluis maken we nog steeds gebruik van de kennis van Emeritor. Een medewerker van Emeritor begeleidt alle inkooptrajecten hiervoor; het maken van voorcalculaties, het voorselecteren van leveranciers, het opvragen van gedetailleerde offertes en het uitonderhandelen en afsluiten van contracten. Door de inzet van een inkoopconsultant van Emeritor slagen we erin
het project in zijn totaliteit te beheersen. Als eindverantwoordelijke van Helvoet heb ik veel geleerd van het totale inkoopverbetertraject. Enerzijds snap ik beter hoe inkopers denken. Anderzijds kan ik onze klanten nu met overtuigingskracht vertellen dat ons inkoopproces geoptimaliseerd is en dat we marktconform inkopen. Deze kennis is voor ons erg waardevol. Als leverancier van onderdelen zitten wij immers met grote regelmaat aan de onderhandelingstafel.
Blijven verbeteren met inkoop Emeritor is een van de weinige organisaties die op basis van een momentopname kan laten zien wat het besparingspotentieel is en daarnaast ook over de professionaliteit beschikt om dat potentieel daadwerkelijk te realiseren. Kenmerkend is hun kennis, snelheid van handelen en de manier waarop ze omgaan met weerstand. De bewijslast ligt in hun professionele aanpak. Wij hebben de ambitie om onszelf op inkoopvlak te blijven verbeteren en zullen daarbij in de toekomst, bijvoorbeeld bij het herijken van contracten, gebruik blijven maken van de kennis van Emeritor.
emeritor 15 JAAR
12
13
AB Oost is meer dan een uitzendbureau. Een bedrijf van en voor agrariërs met als primaire doelstelling: de continuïteit van het agrarisch bedrijf waarborgen. AB Oost is ook actief in het uitzenden en detacheren van personeel in andere bedrijfstakken. Er werken dagelijks 1.800 vaste medewerkers en duizenden flexibele medewerkers in de provincies Drenthe, Flevoland, Gelderland en Overijssel. In 2011 startte financieel directeur Jan Doosje samen met Emeritor een inkoopverbeterprogramma.
Jan Doosje Financieel Directeur AB Oost
In 2011 hebben wij op strategisch niveau onze organisatie en dienstverlening tegen het licht gehouden door op verschillende organisatiegebieden benchmarks te laten uitvoeren. Voor een benchmark van de strategische inkoopfunctie zijn we door de A&B Groep doorverwezen naar Emeritor. Aan het kennismakingsgesprek dat volgde met Emeritor hielden we een bijzonder goed gevoel over. Op basis daarvan hebben we hen gevraagd onze inkoopfunctie door te lichten.
Emeritor heeft dat voortvarend en met kennis van zaken opgepakt. Om het besparingspotentieel te gelde te maken, heeft Emeritor inkooppakketten samengesteld en voor ieder inkooppakket een inkooptraject opgestart. Bij ieder inkooptraject waren inkoopadviseurs van Emeritor en medewerkers van onze eigen organisatie betrokken. Emeritor leidde de projecten en bracht de noodzakelijk inkoop-, markt- en onderhandelingskennis in, onze eigen medewerkers de kennis van onze organisatie en onze wensen en behoeften.
Inkoopverbeterprogramma Emeritor startte met een kwalitatieve- en kwantitatieve scan. Daaruit bleek dat de inkoopprocessen gestructureerd moesten worden en dat er een besparingspotentieel aanwezig was van 10% van ons inkoopvolume. Die conclusies bevestigden onze eigen vermoedens. We hebben Emeritor vervolgens de opdracht te geven om een inkoopverbeterprogramma uit te voeren.
“Emeritor is professioneel en bijzonder klantgericht”
Succesvolle aanpak We zijn nu bijna anderhalf jaar verder en de laatste inkooptrajecten bevinden zich in een afrondende fase. De andere inkooptrajecten zijn succesvol afgerond en hebben ons naast essentiële kostenvoordelen ook goede, duurzame contracten opgeleverd. Ik vind dat Emeritor dit traject heel professioneel heeft aangepakt. De inkoopadviseurs zijn allemaal écht goed in hun vak en hebben veel inkoopkennis en specifieke marktkennis ingebracht. De samenwerking in de stuurgroep, waarin besluiten genomen werden over de wensen ten aanzien van de inkoopcriteria en inkoopvoordelen, verliep bijzonder goed. In de stuurgroep werd Emeritor vertegenwoordigd door de projectmanager, die dagelijks bij ons aanwezig was, en een van de managing partners. De managing partner volgde met een frisse, scherpe blik de voortgang en schuwde ook de discussie niet over de stappen die
werden genomen door zijn collega. Dat heeft de kwaliteit van het proces alleen maar verbeterd. Ik vond dat zeer professioneel en bijzonder klantgericht.
to-date houden van inkoop- en marktkennis die we niet dagelijks nodig hebben, als dat goed en tegen een eerlijke prijs kan worden ingekocht?
Klantgerichte sparringpartner Besparing in fte Naast het realiseren van het besparingspotentieel heeft Emeritor ons ook geholpen om de inkoopprocessen te structureren en te verbeteren. Door strakke procesafspraken te maken en deze in de toekomst te automatiseren middels INCONTO, is het inkoopproces kwalitatief verbeterd en kunnen we het ook met minder mensen beheren. Een goed voorbeeld daarvan is de nieuwe bestelprocedure die we hebben bepaald. Die heeft ons al 1,5 fte besparing opgeleverd.
De samenwerking met Emeritor is ons heel goed bevallen. De relatie met Emeritor heeft op vele manieren toegevoegde waarde. Er zijn legio inkoopgerelateerde onderwerpen waarover ik graag met Emeritor van ge-dachten blijf wisselen, zoals ons huisvestingsbeleid voor buitenlandse werknemers. Emeritor heeft kennis van zaken en kan daardoor goed meedenken. De wereld om ons heen verandert snel, dat geldt zeker voor inkoop en onze leveranciersmarkten. Het is dan prettig te weten dat we gebruik kunnen blijven maken van de kennis, kunde en ervaring van Emeritor.
Daarnaast hebben we besloten om onze eigen inkoopafdeling terug te brengen naar één tactisch inkoper die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van ons inkoopbeleid. De expertise die nodig is op strategisch niveau, bijvoorbeeld bij toekomstige inkooptrajecten, huren we bij Emeritor in. Emeritors core business is inkoop. Waarom zouden wij zelf tijd en energie steken in het binnenhalen en up-
emeritor 15 JAAR
14
15
Werkzaam bij Emeritor sinds Mei 2003 Opleiding/achtergrond Design Academy Eindhoven MBA Procurement Management Vorige werkgevers EBS, Incase, Philips International Referentieprojecten Trespa, SNS REAAL, Tergooiziekenhuizen, Océ, Zorggroep Almere, Paresto, Frans Maas, HAL Allergy.
“De uitdaging is groot”
Maarten Erasmus Managing Consultant Emeritor
producten en diensten. Er zijn nu al organisaties waar het inkoopvolume 90% van de omzet bedraagt. Ik ben ervan overtuigd dat die trend zich doorzet en misschien wel eindigt in virtuele organisaties. Het netwerk van leveranciers om een organisatie heen wordt daarmee steeds groter. Ze werken kortstondig samen voor de duur van het project en hebben weinig verbinding met de inkopende organisatie of met elkaar. Toch zullen leveranciers moeten voldoen aan de vraag van de inkopende organisatie. Als dat proces niet goed gemanaged wordt, bestaat de kans dat er een toren van Babel ontstaat. De uitdaging is groot. Hoe zorg je ervoor dat leveranciers elkaar en de eigen organisatie goed begrijpen en gaan samenwerken? Omdat de producten, diensten of processen die uitbesteed worden, dichter op de core business van een organisatie zitten, gaan veel organisaties lange termijn relaties aan met leveranciers. Daarmee ontstaat een tweede grote uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat leveranciers, binnen de comfortzone van een lange termijn contract, zichzelf blijven verbeteren, blijven innoveren en mee blijven denken?
Contract- en leveranciersmanagement als antwoord Vak geleerd bij Philips Ik heb het vak geleerd bij Philips. Midden jaren negentig van de vorige eeuw was Philips een van de eerste bedrijven in de wereld die strategische inkoop invoerde. In 2003 begon het bij mij te kriebelen. Mijn passie voor het inkoopvak was zo groot geworden dat ik heel graag in een omgeving wilde werken waar inkoop altijd centraal staat; een bedrijf dat inkoop als core business heeft. Dus maakte ik de overstap naar Emeritor.
De inkoop van morgen Inkoop is steeds professioneler geworden. Organisaties krijgen steeds meer oog voor het inkoopvolume en het belang daarvan voor de
totale performance. Bij veel organisaties heeft inkoop zich ontwikkeld van een bestelafdeling tot een volwassen en strategisch gepositioneerd bedrijfsproces. Aan de andere kant zijn ook de toeleveranciers volwassener geworden. Als gevolg daarvan zijn veel organisaties meer gaan uitbesteden. Dat begon eerst met non product related producten en diensten. Zoals de aanschaf en het onderhoud van kopieerapparaten en de catering. Langzamerhand worden er echter ook steeds meer kritieke werkprocessen uitbesteed. Zoals tekenwerk (DTP), het produceren van onderdelen/halffabricaten benodigd voor het eindproduct of zelfs de ontwikkeling van
Contract- en leveranciersmanagement is het antwoord op die uitdagingen: het bewaken van de voortgang, het meten van de prestaties, het organiseren van lean-sessies, het herbenoemen van efficiencydoelstellingen en dergelijke. Contract- en leveranciersmanagement is een vak apart dat om veel aandacht en expertise vraagt, maar dat in de praktijk nogal eens overschaduwd wordt door de aandacht voor het offertetraject. Het moet uitgevoerd worden onder regie van inkoop. De verantwoordelijkheid die inkoop daarmee draagt is groot, zeker in organisaties waar veel uitbesteed is en de eigen basisorganisatie zo efficiënt en klein mogelijk is ingericht.
Inkoop blijkt doorgaans niet voldoende geëquipeerd om hier goede invulling aan te geven. Ik verwacht daarom dat organisaties in toenemende mate ervoor gaan kiezen om dit onderdeel van inkoop op permanente basis uit te besteden.
Ontwikkeling Emeritor Emeritor speelt in op deze ontwikkelingen door klanten, geïntegreerd in de inkoopverbeterprogramma’s, permanente services aan te bieden, die helpen om contract- en leveranciersmanagement goed uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen en volgen van KPI’s, het inrichten van een inkoopdesk, e-procurement, contractbeheer, het bij elkaar brengen van leveranciersteams, updates van financiële analyses, werkkapitaal programma’s en dergelijke. Voor onze eigen organisatie betekent dit dat we ons blijven ontwikkelen op strategisch niveau, zodat we kansen in de inkoopmarkt blijven vertalen naar een goed gefundeerd advies en realistische besparingspotentie. Daarnaast helpen we onze opdrachtgevers met het daadwerkelijk realiseren van die besparingen, met veel aandacht voor de uitvoering van alle gemaakte plannen. We investeren in mensen die extra services in contract- en leveranciersmanagement kunnen verlenen en de klant bij de les houden of taken uit handen nemen.
Een inkoopwereld te winnen Wij bevinden ons dagelijks in de inkooppraktijk van onze opdrachtgevers. Daar krijgen we iedere keer weer de bevestiging dat er nog ongelofelijk veel te realiseren is op het gebied van kostenbesparingen en kwaliteits- en procesverbeteringen. Zelfs als het gaat om de inkoop van commodities. Tien jaar geleden zeiden we tegen elkaar dat we aan het begin stonden van een enorme ontwikkeling op ons vakgebied. Nu zeg ik nog steeds hetzelfde: we staan nog maar aan het begin. Dat is mijn stellige overtuiging.
emeritor 15 JAAR
16
17
Onze Lieve Vrouw Gasthuis (OLVG) is het grootste algemene ziekenhuis van Amsterdam. Jaarlijks komen er 330.000 patiënten voor onderzoek, ruim 22.000 voor een poliklinische dagbehandeling en ruim 24.000 voor opname. Medio 2013 fuseert het OLVG op bestuurlijk niveau met het Amsterdamse Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. In datzelfde jaar wordt strategisch inkoopmanagement ingevoerd. In het proces daar naartoe wordt het OLVG begeleid door Emeritor.
ruimte bleven maken om na te denken over strategische inkoop. Met als resultaat dat we tot een gezamenlijke inkoopvisie kwamen.’
Nol Verhees inkoopmanager OLVG Ingrid Hissink manager Financiën, Control & Informatievoorziening OLVG
Verhees: ‘Onze inkoop is nu nog operationeel ingesteld. Inkoop stelt contracten op als de dokter de deal al heeft gesloten. We beseffen ons echter dat als we als organisatie willen groeien, we de stap moeten maken naar strategische inkoop. Alleen op die manier is er meer rendement uit Inkoop te halen, creëren we meerwaarde uit onze relaties met leveranciers en kan het inkoop- en betalingsproces beter op elkaar aangesloten en verbeterd worden.’
Sparringpartner Hissink: ‘Een van de gedachtes was om Inkoop bij de afdeling Financiën aan te haken en zo het proces van purchase to pay organisatorisch dichter bij elkaar te brengen. Ik werd gevraagd hierover mee te denken. Omdat ik zelf minder ervaring in het inkoopvak heb, had ik behoefte aan een sparringpartner. Ik had Caroline van den Bosch van Emeritor ooit eerder gesproken.
Zij gaf toen aan dat er in een ziekenhuis op inkoopgebied nog een wereld te verbeteren valt. Die opmerking heb ik altijd onthouden.’ Verhees: ’Voordat we besloten om Emeritor in te schakelen, hebben we gesprekken gevoerd met twee andere partijen. Qua kennis en kunde ontliepen de organisaties elkaar niet veel, maar met Emeritor hadden we beiden direct een goede klik. Dat vonden we erg belangrijk, omdat we op zoek waren naar een échte sparringpartner.’
Verhees: ‘En dat inzichtelijk werd welke stappen gezet moeten worden om te komen tot invulling van die visie. Zo hebben we een inkoopboard geïntroduceerd en de 150 belangrijkste inkoopprojecten voor 2013 benoemd, inclusief besparingsdoelstellingen. De inkoopboard bestaat uit een doorsnede van ons management en wordt voorgezeten door een lid van de Raad van Bestuur. De board is toezichthouder als het gaat om het uitvoeren van het beleid. En als inkoopmanager leg ik aan de board verantwoording af over de voortgang.’
“met Emeritor hadden we beiden direct een goede klik”
Spelregels zijn helder Hissink: ‘De spelregels die we afgesproken hebben, zijn heel helder. Inkoop wordt door Inkoop gedaan, samen met de medische specialisten. Inkoop brengt de inkoopkennis in en de specialisten de medische inhoudelijke kennis die nodig is in een inkooptraject. We streven ernaar dat op termijn 95% van alle inkoop zo gerealiseerd wordt. Ook gaan we aanbesteden op basis van goede programma’s van eisen.
Bij de les houden Hissink: ‘Emeritor, in de persoon van Maarten Erasmus, heeft ons gecoacht bij het formuleren van ons inkoopbeleid. Hij heeft vragen gesteld, instrumenten aangereikt en ons bij de les gehouden. Hij heeft ervoor gezorgd dat we ondanks een drukke dagelijkse praktijk,
aan de directe zorg aan het bed. Dit vraagt van onze inkopers een omschakeling in denken en werken. Daarom voeren we het stap voor stap in en nemen medewerkers mee in het proces. Samen met ons heeft Maarten Erasmus daar veel aandacht aan besteed. Uitleggen, luisteren en laten zien wat de veranderingen gaan opleveren. En samen oplossingen bedenken voor mogelijke problemen of nieuwe werkwijzen. Zo is het ons gezamenlijk verhaal geworden.’
Verhees: ‘Wij verwachten hiermee 15% tot 20% te besparen. Wij hebben een omzet van € 300 miljoen en werken met een marge van 1% tot 2% per jaar. Een kwart van onze kosten zijn inkoopgerelateerd. Iedere euro die we daarin kunnen besparen, kan besteed worden
Professionaliteit Verhees: ‘Met Emeritor hebben we een open en scherpe relatie waarin we goed kunnen samenwerken. Als er iets niet zo soepel loopt, wordt dat door Emeritor direct op tafel gelegd en expliciet gemaakt. Buiten hun kennis, kunde en ervaring waardeer ik Emeritor vanwege het feit dat ze bereid zijn om de sparringpartner op de achtergrond te zijn en die rol bijzonder goed invullen. Ze respecteren ons besluit om in de uitvoering geen externen in te zetten en gaan niet op zoek naar andere wegen om alsnog vervolgopdrachten te scoren. Dat tekent voor mij de professionaliteit van Emeritor.
emeritor 15 JAAR
18
19
De Staatsloterij is Nederlands oudste staatsdeelneming. Het bedrijf werd in 1726 opgericht door de Republiek der Zeven Provinciën met als belangrijkste doelstelling om de gokverslaving tegen te gaan en gelden te genereren voor de republiek. Anno 2013 heeft de Staatsloterij 165 medewerkers, ruim 3.600 verkooppunten en een omzet van 850 miljoen euro op jaarbasis. Algemeen directeur Frans van Steenis startte vrijwel direct na zijn aantreden in 2011 samen met Emeritor een inkoopverbeterprogramma.
Van ‘We hebben al die jaren toch goed ingekocht?’ tot ‘Meekijken is prima, maar het mag de relaties met leveranciers niet schaden’ en ‘Ik moet nog maar zien wat er van komt.’ De adviseurs van Emeritor zijn empathisch en stellen zich niet als wijsneus op. Ze nemen de mensen mee en maken er een gezamenlijke doelstelling van. Ze voelen onze cultuur en organisatie aan, luisteren goed, informeren, geven feedback en maken de oplossingen of mogelijke problemen bespreekbaar. Zonder overigens aan daadkracht te verliezen.
Rugtas vol kennis en ervaring
Frans van Steenis algemeen directeur Staatsloterij
Procesmanagement centraal Inkoop is in onze organisatie van groot belang. Ik heb Emeritor gevraagd om binnen de Staatsloterij een inkoopanalyse te doen, aan te geven op welke inkooponderdelen besparingen gerealiseerd konden worden en ons te helpen bij het inrichten van de inkooporganisatie. Ik heb voor Emeritor gekozen omdat ik bij vorige werkgevers op een uiterst plezierige wijze met ze heb samengewerkt. Bij Emeritor staat het procesmanagement centraal in plaats van sec de inkoop; ze pakken het inkoopproces van a tot z
aan. Daarnaast brengen ze de hoogst mogelijke kennis en kwaliteit in en dragen die over op onze medewerkers, zodat deze het uiteindelijk ook zelf kunnen doen. Op deze manier realiseren ze structurele inkoopbesparingen.
Doortastend Ook bij de Staatsloterij heeft Emeritor dit proces op een uiterst plezierige, beschaafde en doortastende wijze begeleid. Bij iedere verandering zie je een zekere terughoudendheid. De reacties zijn menselijk:
Samen met onze medewerkers heeft Emeritor een groot aantal inkooptrajecten doorlopen, zoals inkoop van media, catering, schoonmaak en leasing. Met Emeritor’s kennis van deze markten is het gelukt goedkoper in te kopen zonder kwaliteit te verliezen. Dat is precies hun toegevoegde waarde. Onze inkoper zal wellicht eens in de twee tot vijf jaar onderhandelingen voeren met een reclamebureau. Emeritor doet dat veel vaker voor meerdere organisaties. Die kennis en ervaring zit in hun rugzak en betaalt zich uit voor ons. Ze doorzien de argumenten en inkoopprocessen gewoon beter omdat ze vaker over de schutting hebben gekeken. Het is hun vak.
Een echte inkoopspecialist Ik vind Emeritor ongelooflijk down to earth, resultaatgericht en hoogst empatisch en dat is iets waar ik erg van houd. Ondanks dat Emeritor geen kleine organisatie meer is, is het een bedrijf met weinig lagen. De DGA’s bijvoorbeeld, Cees Ubink en Caroline van den Bosch, onderhouden zeer nauwe contacten met hun klanten. En dat zie je ook bij de adviseurs. Ze staan niet op afstand, maar zitten letterlijk in de organisatie en staan dicht bij de medewerkers met wie ze samenwerken. Daarnaast zijn de adviseurs zeer resultaatgedreven, maar ook in staat om medewerkers mee te nemen en weerstand weg te nemen. De kracht van Emeritor is dat het een echte inkoopspecialist is. Het is voor mij dé organisatie die in staat is gestructureerde inkoopbesparingen te realiseren en te borgen.
“Na 1,5 jaar samenwerking hebben we miljoenen inkoopbesparingen gerealiseerd”
Significante besparingen Na 1,5 jaar samenwerking hebben we significante inkoopbesparingen gerealiseerd. Dan praat ik echt over miljoenen euro’s. Ten dele door lagere inkoopprijzen uit te onderhandelen, maar ook door in het proces van bestellen tot betalen, betere afspraken te maken en door het contractmanagement beter te organiseren. Emeritor is nu bezig om deze voordelen structureel te verankeren in onze organisatie. Dat betekent met name dat ze het inkoopproces en contractmanagement goed inrichten en onze medewerkers daarin opleiden en begeleiden. Daarnaast werken de adviseurs van Emeritor nog aan een aantal complexere inkoopprojecten, zoals pensioenvoorzieningen.
emeritor 15 JAAR
20
21
“Hoe scherper de briefing, hoe helderder de boodschap”
Werkzaam bij Emeritor sinds April 2011 Opleiding/achtergrond University of Arts Londen Vorige werkgevers Kamer van Koophandel, Etam, Unilever
Overstap van Unilever naar Emeritor Op het moment dat ik een baan aangeboden kreeg bij Emeritor was voor mij de cirkel rond. In de jaren daarvoor had ik de studie Fashion Design in Londen cum laude afgerond en was ik onder meer promotiemanager en teamleider van de inkoopafdeling marketing & sales materials geweest bij Unilever. Ik had geleerd om out of the box te denken, gewerkt in marketing en inkoop en wist wat het was om een brug te slaan tussen inkoop en operationele afdelingen. Dat Emeritor een kleinere organisatie is met korte lijnen en een no-nonsense mentaliteit sprak me enorm aan. Ik had het gevoel dat ik echt toegevoegde waarde kon leveren, zowel vanuit mijn vakkennis als vanuit mijn werk- en levenservaring. Mijn verwachtingen zijn allemaal uitgekomen bij Emeritor. Meer nog. Ik krijg binnen Emeritor alle ruimte om mezelf te ontplooien. Als je aangeeft bepaalde ideeën te hebben of capaciteiten te willen ontwikkelen, mag je daar direct wat mee doen. Zo zit ik bijvoorbeeld met heel veel plezier in de internetredactie van Emeritor.
Specialismes versus generalisten Binnen Emeritor werken zowel inkoopgeneralisten als inkoopspecialisten. Het is een goede mix tussen medewerkers die gespecialiseerd zijn in het begeleiden van
het inkoopproces zelf en medewerkers die vakinhoudelijk veel kennis hebben van een of meerdere productcategorieën. Dat maakt Emeritor in mijn optiek sterk en waardevol voor haar klanten. Afhankelijk van het belang van een bepaalde productgroep voor een bedrijf en het te realiseren besparingspotentieel wordt een specialist ingezet of een generalist. De generalist kan uiteraard altijd terugvallen op de specifieke kennis van de specialist en vice versa. Zelf ben ik samen met mijn collega Inge Norbruis specialist in de productgroep marketing en communicatie en recentelijk is deze productgroep verder uitgebreid.
Specialisme marketing en communicatie Vanuit inkoopperspectief is de productgroep marketing en communicatie redelijk onontgonnen. Binnen veel bedrijven is inkoop niet of nauwelijks betrokken bij dit vakgebied. Dat komt mede omdat het vakgebied heel divers is. Het omvat de inkoop van strategische communicatie, digitale marketing, telemarketing, relatiemarketing, drukwerk, fieldmarketing, evenementen, vormgeving, mediacontracten, pr-bureau, relatiegeschenken, point of sales materialen enzovoorts. En, marketeers zijn over het algemeen extraverte mensen die uitstralen goed te weten wat ze willen. In de praktijk blijkt echter
Referentieprojecten SNS REAAL, Staatsloterij
Karina Klaassen Senior Inkoopadviseur Emeritor
dat ze zich in de keuze voor leveranciers veelal laten leiden door hun onderbuikgevoel, mede omdat creativiteit zo belangrijk is in dit vak. Het lijkt moeilijk om daar objectieve criteria aan te koppelen. Maar dat is niet onmogelijk, integendeel zelfs. Wij laten iedere dag zien dat inkoop heel veel toe kan voegen in de inkoop van marketing en communicatie. Juist door de selectiecriteria vooraf vast te stellen en te objectiveren. Bij de inkoop van drukwerk kan dat bijvoorbeeld gaan om de keuze van papier en criteria in het distributieproces. Bij de keuze voor een reclamebureau draait het meer om vragen als wat voor soort bureau wordt gezocht; een bureau dat leidt of begeleidt, wat wordt van de samenwerking verwacht, hoe belangrijk is
MVO enzovoorts. Marketeers zijn huiverig dat hierdoor de creativiteit verloren gaat, wat ten koste zou gaan van de optimale content. Mijn ervaring bewijst het tegendeel. Juist door vooraf helder antwoord te geven op de vraag wat de verwachtingen exact zijn, wordt het voor leveranciers makkelijker om de optimale content te leveren. Hoe scherper de briefing, hoe helderder de boodschap.
emeritor 15 JAAR
22
23
Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf dat actief is in facility services, personeelsdiensten, de gezondheidszorg en de publieke sector. Het bedrijf kent zijn oorsprong in het zuiden van Nederland, waar oprichter Ton Goedmakers sr. in 1943 startte met het schoonmaakbedrijf Hago. Vebego telt anno 2013 50 eigen bedrijven en 67 joint-ventures met een gezamenlijke omzet van ruim € 1,1 miljard en bijna 50.000 medewerkers. Elroy van Duurling van Vebego startte voor de Nederlandse bedrijven in 2012 met het centraliseren van de inkoopfunctie. Emeritor staat Vebego hierin bij.
Elroy van Duurling Directeur Inkoop en ICT Vebego
geval was bij de kavel huisvesting - zijn onze contactpersonen daar open en eerlijk over. Daarnaast bieden ze direct een oplossing door een professionele partij voor te stellen die wél over die expertise beschikt. Ook heb ik respect voor de manier waarop ze omgaan met onze werkwijze. Vaak heeft Emeritor de regie over het inkoopverbeterprogramma. Bij ons ligt de regie volledig in onze handen. Emeritor gaat daar professioneel en flexibel mee om. Wij maken aan de voorkant een zo goed mogelijke planning, waar Emeritor perfect in meebeweegt.
Succesvolle samenwerking Inkoop op strategische agenda In 2011 hebben we inkoop op onze strategische agenda gezet. Met als doel de inkoopfunctie te professionaliseren, ons inkooprendement te verbeteren en vanaf 2013 100% duurzaam in te kopen, conform de criteria van Agentschap NL. Wij hebben vervolgens Emeritor gevraagd ons te adviseren over hoe we deze doelstellingen kunnen realiseren. Emeritor heeft een kwalitatieve en kwantitatieve analyse gemaakt van onze inkoopfunctie. Zo kregen we inzicht in het geconsolideerde inkoopvolume, het besparingspotentieel per productgroep en de gefragmenteerde manier waarop we inkochten. Emeritor adviseerde ons de inkoop te centraliseren en schetste een aantal scenario’s hoe dat te realiseren. We hebben er uiteindelijk voor gekozen om de weg naar gecentraliseerde inkoop stap voor stap af te leggen. Dat past goed bij onze organisatiecultuur, waarin zelfstandigheid en autonomie belangrijk zijn. Begin 2012 hebben we een kleine, centrale inkoopafdeling ingericht en vervolgens een inkoopprogramma geformuleerd. In dat programma onderscheiden we ongeveer 50 inkoopkavels die we tot 2015 gecoördineerd gaan inkopen; 10 tot 15 kavels per jaar.
Toegevoegde waarde Emeritor Per kavel beslissen we of het inkooptraject
centraal belegd wordt of dat vertegenwoordigers vanuit de diverse resultaat verantwoordelijke eenheden (RVE) erbij betrokken worden. Daarnaast beoordelen we per kavel of we de benodigde product-, markt- en inkoopkennis in huis hebben. Als dat niet het geval is, huren we die deskundigheid in bij Emeritor. Emeritor is voor ons de partij die ons ondersteunt en ons aanvult als de kennis bij ons ontbreekt. De samenwerking verloopt soepel en zeer goed. De inkoopadviseurs van Emeritor voegen veel waarde toe. Ze kennen onze organisatie ondertussen, brengen inkoopkennis en -expertise in en specifieke marktkennis over de kavels. Anders gezegd: ze kennen de marktpartijen, de diensten en producten en de ontwikkelingen. Daarnaast beschikken ze over een hands-on-mentaliteit die heel goed bij ons past, zijn ze flexibel en denken mee. De samenwerking tussen onze inkoopmanager en de inkoopadviseurs van Emeritor is heel natuurlijk. Onze inkoopmanager is ‘regisseur’, projectleider van alle inkooptrajecten. Per inkooptraject bepaalt hij in goed overleg met Emeritor wie welke taak op zich neemt binnen het inkoopproces. Zo verdelen wij de verantwoordelijkheden efficiënt en effectief.
De samenwerking met Emeritor is succesvol. Op de kavels waarbij Emeritor betrokken is geweest, hebben we aansprekende resultaten behaald. Een van de eerste kavels die we hebben opgepakt, is mobiliteit. Van leaseauto’s tot brandstof, wagenparkbeheer en autoverzekeringen. Hier hebben we op jaarbasis 1,8 miljoen euro bespaard. Een
ander voorbeeld is onze ICT. In 2012 hebben we besloten om ook ICT centraal te beleggen. Als eerste stap hebben we een inkooptraject uitgezet voor de centrale infrastructuur en het beheer ervan. De inkoopadviseur van ProcureIT, 100% dochterbedrijf van Emeritor, heeft ons daarin uitstekend begeleid, zowel met inkoopals specifieke ICT-kennis. Wij streven ernaar om eind 2014 alle benoemde inkoopkavels centraal te hebben ingekocht. Dat betekent niet dat onze samenwerking met Emeritor daarna ten einde loopt. Ik ben ervan overtuigd dat we altijd bepaalde inkoop- en marktkennis nodig zullen hebben. Bovendien hebben de inkoopkavels een wederkerig karakter. Zo loopt eind van dit jaar ons tweejarige contract voor mobiele telefonie af. We zullen de expertise van Emeritor dan gebruiken bij het afsluiten van een nieuw contract. Wat mij betreft is het dan ook een samenwerking voor de langere termijn.
“Emeritor is voor ons een zeer betrouwbare, professionele partner”
Emeritor is voor ons een zeer betrouwbare, professionele partner. Op het moment dat Emeritor expertise niet in huis heeft - zoals het
emeritor 15 JAAR
24
25
Werkzaam bij Emeritor sinds Augustus 2005 Opleiding/Achtergrond HBO Logistiek Bedrijfswetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Vorige werkgevers o.a. Electrolux Referentieprojecten DTO, Aebi Schmidt, Staatsloterij, Argos Zorggroep, Holland Casino, diverse Europese aanbestedingstrajecten
Van uitvoerend naar tactische inkoop Ik heb een achtergrond in de ICT en de logistiek. Op het eerste gezicht heeft dat weinig met inkoop te maken, maar er zijn wel degelijk parallellen te trekken. Met name tussen inkoop en logistiek. In beide disciplines zit je midden in de supply chain en houd je je bezig met vraagafstemming. Omdat ik dat proces erg leuk vind, solliciteerde ik in 2005 bij Emeritor. Mijn eerste opdracht was bij DTO, de IT organisatie van het Ministerie van Defensie. Daar ben ik twee jaar gedetacheerd geweest. Eerst als operationeel inkoper, later als contractmanager. Na die twee jaar heb ik meegewerkt aan verschillende inkoopverbeterprogramma’s, samen met andere Emeritor collega’s.
Inkoper of verandermanager In de verbeterprogramma’s ben ik inkoopadviseur en verandermanager. Ik vind dat ook direct de kracht van ons bedrijf. We adviseren hoe inkoop het beste ingericht kan worden en voeren het samen met de klant ook uit. En op een manier dat als we weer weggaan, de organisatie zelf verder kan op de ingeslagen weg. Denken, durven, doen en doorgaan zit echt in onze genen.
Kennisorganisatie Emeritor Emeritor is een kennisorganisatie. Ik voel me daarbij enorm thuis. Ik vind het belangrijk
Dennis Dirkzwager Inkoopadviseur Emeritor
om een intellectuele uitdaging te hebben en voortdurend kennis te vergaren en te delen. In dat laatste zit ook onze meerwaarde voor onze klanten. Iedere Emeritor medewerker kan terugvallen op onze gezamenlijke kennis. De ‘harde’ inkoopkennis is geborgd in onze kennisnetwerk E-way en voor extra achtergrondinformatie of uitleg zoeken we elkaar onderling op. De ‘zachte’ kennis gaat over communicatie, verandermanagement en hoe we ons in een organisatie bewegen om de gestelde doelstellingen te behalen. Als ik op dat vlak ondersteuning of advies nodig heb, kan ik altijd sparren met mijn managing consultant. Daarnaast hebben we binnen Emeritor frequent intervisie sessies. Ik vind dat heel erg waardevol. Als ik zelf een case inbreng, word ik gespiegeld en krijg ik meerdere, mogelijke oplossingen aangedragen. Maar ook het meedenken met anderen is waardevol. Ik leer te luisteren en de juiste vragen te stellen en krijg inzicht in situaties die ik zelf nog niet meegemaakt heb.
Kennisdomein financiële analyse Binnen Emeritor ben ik verantwoordelijk voor het kennisdomein financiële analyses. Ik verzamel, borg en ontwikkel de kennis over dit onderwerp, leid nieuwe collega’s erin op en ben projectleider voor financiële analyses.
“Champion of Change”
Financiële analyses is een kerncompetentie die iedere medewerker moet beheersen. Dat betekent dat ik met name veel tijd besteed aan kennisoverdracht. Daar leer ik zelf ook veel van. Niet iedereen heeft namelijk dezelfde leerstijl als ik, dus ik word uitgedaagd om situationeel leiderschap toe te passen.
Emeritor durft te veranderen Ik vind het interessant om nieuwe ontwikkelingen op te pakken en te onderzoeken wat we daar binnen onze organisatie en bij onze klanten mee kunnen doen. Daar krijg ik binnen Emeritor alle ruimte voor. Emeritor durft te veranderen en is als organisatie continu in beweging. Ook dat maakt het werken bij dit bedrijf zo leuk. Ik zit bijvoorbeeld in de internetredactie van Emeritor en ben betrokken bij de ontwikkeling van ons kennisnetwerk E-way. Daarnaast heb ik samen met mijn collega Miranda Buijs maatschappelijk verantwoord ondernemen ingebracht in het
Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel. Mijn managing consultant noemde mij Champion of Change. Ik zie dat als een mooi compliment.
Paarse bril Werken bij Emeritor is leuk. Ik kan wel zeggen dat ik een paarse bril op heb. Want ondanks dat ik 90% van mijn tijd bij klanten doorbreng, voel ik me verbonden met Emeritor en mijn collega’s. Die verbinding ontstaat omdat ik regelmatig met collega’s in projecten samenwerk en de maandelijkse Emeritor meetings trouw bezoek. Juist omdat we een kennisorganisatie zijn en dus van elkaar afhankelijk, vind ik het erg belangrijk dat de band met mijn collega’s goed is en meer omvat dan alleen een puur zakelijke insteek. Ik investeer daar zelf ook tijd in door bijvoorbeeld etentjes of avondjes uit te organiseren met collega’s. Want hoe beter je elkaar kent, hoe makkelijker je elkaar op afstand kunt vinden.
emeritor 15 JAAR
26
27
Ray van Loon manager Middelen en Services Gemeente Haarlem Patrick Spigt hoofd Juridische Zaken Gemeente Haarlem
“Gemeente Haarlem is in staat inkoopbesparingen echt in te boeken”
Van Loon: ‘In 2009 kwam ik in dienst bij de gemeente Haarlem. Ik trof op het gebied van inkoop een minder professionele organisatie aan dan ik had verwacht. De inkoopkennis die er was, was even daarvoor uit de organisatie vertrokken. Snelheid en een zo laag mogelijke inkoopprijs stonden centraal bij inkoop. Ik heb inkoop vervolgens op de agenda van het directieteam gezet. Om de bewustwording te creëren dat strategisch en gemeenschappelijk inkopen meerwaarde oplevert voor de hele organisatie. In 2010 is Emeritor hier gestart, in de persoon van Edwin Bijlsma. Sindsdien werken we samen aan het centraliseren en professionaliseren van onze inkoop.’
Vervolgens heeft Emeritor het inkoopproces gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Zodanig dat alle medewerkers volgens dezelfde procedure werken en alle informatie die nodig is om het inkoopproces te volgen makkelijk detecteerbaar is. Belangrijk onderdeel van deze uniforme werkwijze is de inkoopkalender en de contractenbank. In de inkoopkalender worden alle voorgenomen inkooptrajecten centraal vastgelegd en de contractenbank bevat alle afgesloten contracten. In het inkoopbeleid, dat we in 2011 vastgesteld hebben, is vastgelegd dat deze instrumenten de basis voor onze inkoopfunctie zijn.’
Concrete aanbestedingsvoordelen Verbeterslagen Spigt: ‘In het eerste jaar hebben we ons geconcentreerd op het verbeteren van de Europese aanbestedingen. Dat was een bewuste keuze. Europese aanbestedingen zijn complexe en langdurige trajecten waarmee veel geld gemoeid is. Door hierin te professionaliseren, konden we de organisatie laten zien wat gemeenschappelijk inkopen oplevert.
Van Loon: ‘Een belangrijk uitgangspunt bij de vaststelling van dat inkoopbeleid was dat alle betrokken partijen – zijnde de budgethouders, de gemeenteraad en onze afdelingen als organisator en regievoerders over de inkoop – voordeel hebben van de aanbestedingsvoordelen die de nieuwe inkoopwijze zou opleveren. Vanuit die gedachte hebben we bepaald dat aanbestedingsvoordelen
uit het budget van de budgethouder gehaald worden en terugvallen naar een centrale stelpost. Dat geld wordt vervolgens gebruikt om de kosten van de inkoopprofessionalisering te betalen, tegenvallers van budgethouders te compenseren en de algemene reserve aan te vullen. Op het moment dat Emeritor startte, beschikte ik nauwelijks over budget voor externe inhuur. Ik was er echter van overtuigd dat Emeritor zichzelf terug zou verdienen in aanbestedingsvoordelen. Dat is gebeurd en op deze manier ook heel zichtbaar gemaakt.’
Verbinding tussen mensen Van Loon: ‘Inkoop is inmiddels meer dan inkoop geworden in onze organisatie. De nieuwe werkwijze levert ons een schat aan informatie op. Informatie die organisatiebreed tot meerwaarde leidt. Een simpel voorbeeld daarvan is dat we inhuurcontracten nu kunnen vergelijken met wat er daadwerkelijk ingehuurd wordt. Zo kunnen we sneller inspelen op afwijkingen die naar voren
komen. We zijn dan ook erg tevreden met het traject dat we samen met Emeritor doorlopen hebben. We hebben concrete, in geld uit te drukken resultaten geboekt. Maar ook wat minder concrete resultaten zoals efficiency voordelen. Of een medewerker nu twintig verschillende contracten moet beheren of één mantelovereenkomst, dat is nogal een verschil.’ Spigt: ‘De wisselwerking tussen de kennis en ervaring van Emeritor en onze kennis van onze organisatie en de gemeentelijke financiële huishouding heeft absoluut zijn vruchten afgeworpen. Wat daarnaast heel belangrijk is geweest, is dat Edwin Bijlsma altijd de verbinding heeft gezocht met onze mensen. Om ze vervolgens vanuit kennis en inhoud mee te nemen naar volgende stappen in het proces. Als je als organisatie echt iets wilt veranderen, draait het voor een groot deel daar om.’
emeritor 15 JAAR
28
29
Werkzaam bij Emeritor sinds van 1999 tot 2005 en vanaf 2007 Opleiding/achtergrond Onderwijskunde Vorige werkgevers Unisys, Citrix Referentieprojecten Helvoet Rubber & Plastic Technologies, SNS REAAL, AB Oost, Trespa, Hevea
De beginperiode Ik ben vanaf de eerste maand na de oprichting in 1998, betrokken bij Emeritor. Fulco van Esveld, die ik nog kende van Unisys, heeft mij gevraagd om hier te komen werken. Uit de beginjaren herinner ik me vooral de periode bij Randstad, waar we ons eerste grote inkoopverbeterprogramma hebben uitgevoerd. Dat was intensief, leerzaam en uitdagend. Ook de teambuildingsbijeenkomsten in België staan me nog helder voor de geest. De locatie had de naam een kasteel te zijn, maar was in werkelijkheid een groot, oud huis, waar we volledig selfsupporting moesten zijn. En dat kunnen mensen van Emeritor wel!
Terug van weggeweest In 2005 konden mijn man en ik beiden een baan krijgen in Singapore. Het avontuur lonkte, dus we vertrokken naar het Verre Oosten. Een fantastische ervaring rijker kwamen we twee jaar later weer terug naar Nederland. Ik was zwanger, maar wilde dolgraag weer aan het werk. Emeritor was ik nooit vergeten. Ik belde Cees Ubink om even bij te praten en vertrok twee uur later met een contract op zak. Ik vond het fantastisch om weer terug te zijn, vooral omdat ik heel graag werk met mensen met wie ik een klik heb. Ik merkte al snel dat Emeritor in de kern niet veranderd was.
Jaschenka Willekes Inkoopadviseur/ INCONTO implementatieconsultant
Variatie in werk Sinds ik terug ben, heb ik veel verschillende dingen gedaan. Ik heb als inkoopadviseur gewerkt bij Helvoet Rubber & Plastic Technologies en SNS REAAL. Twee totaal verschillende bedrijven waar ik met veel plezier mijn bijdrage heb geleverd aan de inkoopverbeterprogramma’s die Emeritor daar heeft uitgevoerd. Nu werk ik al weer een jaar als INCONTO implementatieconsultant. Ik begeleid klanten zoals AB Oost, Trespa en Hevea, bij de implementatie van onze inkoopsoftware. Samen met de klant bepaal ik hoe de software ingericht moet worden: welke gebruikersprofielen nodig zijn, wat het benodigde procuratieschema is, wat voor soort contracten gebruikt gaan worden enzovoorts. Ik richt de software vervolgens in en maak een demo omgeving waarin getest kan worden. Na de testen gaat de omgeving ‘live’ en train ik de gebruikers. Vooral dat laatste vind ik leuk en uitdagend. INCONTO is een gebruikersvriendelijk programma, maar ik merk dat veel mensen hulp nodig hebben bij het maken van de vertaalslag: van hun oude werkwijze naar de nieuwe. Die hulp bied ik hen met veel plezier.
Cultuur Emeritor
“Variatie, vrijheid en vertrouwen”
Wat ons aan Emeritor en dus aan elkaar bindt, zijn wat mij betreft variatie, vrijheid en vertrouwen. Variatie slaat vooral op de inhoud en context van ons werk. Want waar je ook werkt binnen Emeritor, je hebt altijd te maken met een grote diversiteit aan klanten. We werken voor bedrijven in heel veel verschillende branches, met veel verschillende diensten en producten, maar ook met verschillende culturen en werkprocessen. Dat maakt ons werk boeiend en uitdagend. Vrijheid en vertrouwen liggen direct in elkaars verlengde. Emeritor is een open bedrijf dat absoluut niet hiërarchisch ingericht is. Ook krijg je veel ruimte om je eigen kennis te vergroten. Het volgen van opleidingen en het delen van kennis wordt bijzonder gestimuleerd. En als je een goed idee hebt, krijg je de ruimte om het ook uit te gaan voeren. Uit dit alles blijkt dat er veel vertrouwen is in de medewerkers.
emeritor 15 JAAR
30
31
Bank- en verzekeraar SNS REAAL bestaat uit een aantal zelfstandig functionerende bedrijfsonderdelen zoals SNS Bank, de ASN Bank, Regio Bank, verzekeraar REAAL en pensioenverzekeraar Zwitserleven. Vanuit de moedermaatschappij SNS REAAL startte Ties Tiessen, CFO Group Finance, samen met Emeritor een veranderprogramma om de inkoopfunctie te centraliseren en te professionaliseren.
aan deze opdracht. In de personen van Cees Ubink en Caroline van den Bosch heeft Emeritor dat meer dan waargemaakt. Omdat we een vacature hadden voor een inkoopdirecteur heeft Cees Ubink die zelf ad interim ingevuld. Hij heeft in die rol ook veel contractonderhandelingen voor ons gevoerd. Caroline van den Bosch heeft de communicatie, die cruciaal is in een veranderprogramma, voor haar rekening genomen.
Afscheid na een uitstekende prestatie Om draagvlak te creëren is ze continu in gesprek gebleven met de betrokken bedrijfsonderdelen en groepsstaven. Ze legde genomen besluiten uit, lichtte ontwikkelingen toe, benoemde de knelpunten en zocht in gezamenlijkheid naar oplossingen hiervoor. Een deel van het succes van Emeritor is te danken aan deze proactieve en op samenwerking gerichte houding.
Ties Tiessen CFO Group Finance SNS REAAL
We zijn het veranderprogramma gestart met het formeren van de stuurgroep ‘Samen Inkopen’. In die stuurgroep hadden vertegenwoordigers van de groepsstaven ICT, Facilitair Bedrijf en P&O en vertegenwoordigers vanuit de diverse bedrijfsonderdelen en Emeritor zitting. Vanuit de stuurgroep zijn ruim 200 inkoopprojecten benoemd die in deelprojecten uitgevoerd zijn.
Aansprekende resultaten SNS REAAL bestaat uit een aantal merken die eigenlijk stuk voor stuk hun eigen inkoop deden. Onze inkoopfunctie was niet meegegroeid met de omvang van ons bedrijf. Door meer gebruik te maken van onze schaalgrootte vermoedden we een fors besparingspotentieel. De inkoopafspraken moesten meer in lijn komen met de marktpositie van SNS REAAL en haar bedrijfsonderdelen. Een onderzoek van een boardroomconsultant bevestigde dit. Hij adviseerde om de samenwerking tussen inkoop en de business te verbeteren, categoriemanagement in te voeren, de inkoopprocessen en -informatie te verbeteren en de kwaliteit van de eigen inkooporganisatie te upgraden.
“Emeritor heeft de juiste kennis, vaardigheden en mentaliteit”
De kennis en capaciteit voor dit veranderprogramma hadden we zelf niet in huis. Daarom schreven we een inkooptender uit die gewonnen werd door Emeritor. Om meerdere redenen. Emeritor heeft bewezen, jarenlange ervaring met inkoopverandermanagement en beschikt over kennis van zowel categoriemanagement als van de inkoopmarkten. Daarnaast sluit de down-toearth werkwijze van Emeritor goed aan bij de cultuur van SNS REAAL.
Proactieve samenwerking Gezien de grootte van het veranderprogramma heb ik vooraf gevraagd dat de directie van Emeritor zich volledig zou committeren
Vooraf hadden we twee jaar uitgetrokken voor het programma. Samen met Emeritor zijn we erin geslaagd om binnen die tijd aansprekende resultaten te behalen. Op onze inkoop is nu de ‘80-20 regel’ van toepassing. 80% van ons inkoopvolume is op groepsniveau vastgelegd, 20% wordt in overleg met Inkoop decentraal ingekocht.
Na twee jaar hebben we de stuurgroep opgeheven en vervangen door een SNS REAAL Inkoopraad, waarin de belangrijkste stakeholders van de Business Units en Groepsstaven zijn vertegenwoordigd. Ook hebben we een vaste inkoopdirecteur aangesteld en afscheid genomen van Emeritor. Ons bedrijf heeft een dusdanige schaalgrootte dat ik van mening ben dat we de inkoopfunctie in onze eigen organisatie moeten verankeren. Op de weg daar naartoe heeft Emeritor ons uitstekend ondersteund. Emeritor is flexibel en wendbaar. De omvang van het bedrijf maakt het mogelijk dat het management snel kan anticiperen op ontwikkelingen en goed kan inspelen op de behoeften van de klant. Door de inkoop- en marktkennis van de adviseurs van Emeritor hebben wij inkoopcontracten marktconform kunnen afsluiten. Zowel in prijsstelling als in de voorwaarden en samenwerkingafspraken. Emeritor heeft ons veranderprogramma uitstekend begeleid met de juiste kennis, vaardigheden en mentaliteit.
We doen zaken met veel minder leveranciers. Deze leveranciers zijn onze preferred suppliers met wie we een strategische samenwerking zijn aangegaan. Een samenwerking waarin een marktconforme prijs net zo belangrijk is als bijvoorbeeld de ruimte voor de leverancier om te investeren in innovaties en duurzaamheid. Dat is voor SNS REAAL erg belangrijk.
emeritor 15 JAAR
32
33
De Amsterdamse zorginstelling Cordaan biedt zorgdiensten in verpleeg- en verzorghuizen (VenV), de verstandelijke gehandicaptenzorg (VGZ) en de geestelijke gezondheidszorg (GGZ). Cordaan verleent verblijf, zorg en dagbesteding aan haar cliënten thuis en op 90 locaties in Amsterdam. Directeur Huisvesting Jan Hoff startte in 2011 samen met Emeritor met het vastleggen en inkopen van het meerjaren onderhoud voor de gebouwen. Cordaan is ondertussen in 2013 ook gestart met een organisatiebreed met een inkoopverbeterprogramma met Emeritor.
Jan Hoff
“Emeritor is ook op dit specifieke inkoopgebied een innovatief bureau”
De behoeften van onze cliënten veranderen. Zo blijven mensen het liefst zo lang mogelijk zelfstandig wonen. Dat betekent dat de vraag naar plaatsen in een verzorgingshuis daalt. Wij spelen daarop in door onze verzorgingshuizen te transformeren naar verpleeghuizen en door verschillende doelgroepen in één tehuis te huisvesten, die qua zorgvraag en belevingswereld bij elkaar passen. Samen met de directeuren in de Zorg ben ik verantwoordelijk voor die huisvesting. Daarnaast ben ik er verantwoordelijk voor dat onze cliënten en medewerkers kunnen wonen en werken in een goed en veilig gebouw.
BOEI Conditiemeting Tot voor een jaar geleden lag de huisvestingstaak nog bij de Facilitaire Organisatie. Direct na de oprichting van Huisvesting besloot ik een conditiemeting uit te laten voeren van al onze gebouwen. Deze metingen worden verricht door gespecialiseerde bureaus, ook wel BOEIbureaus genoemd.
Voor de selectie van de BOEI-bureaus heb ik de hulp ingeroepen van Emeritor. Ik was op zoek naar een partij die inhoudelijke vakkundigheid combineert met het vermogen om een inkoopen uitvoeringsproces te organiseren en managen. Ik kende Emeritor uit het verleden en wist dat ze hier goed in zijn. De adviseur van Emeritor heeft de selectiecriteria en de longlist van bureaus samengesteld. Daarna heeft hij selectie-gesprekken gevoerd, referenties nagetrokken, offertes opgevraagd en contracten opgesteld. De specifieke technische kennis die hiervoor nodig is, combineerde hij met kennis over inkooptrajecten en –processen. Al deze stappen hebben we gezamenlijk voorbereid en afgerond.
Vraagbaak en inkoopdeskundigheid Na de selectie startten drie bureaus met het uitvoeren van de BOEI-metingen. De informatie uit de metingen vormde de input voor de laatste projectfase. Samen met Emeritor en de BOEIbureaus zijn we gestart met het selecteren van
Directeur Huisvesting Cordaan
partners voor het meerjaren onderhoud van onze gebouwen. Op alle denkbare gebieden: van installateurs tot schildersbedrijven. De BOEI-bureaus en onze eigen organisatie denken hierbij hoofdzakelijk vanuit de techniek en de gebouwen. Emeritor brengt met name de inkoopdeskundigheid in en het vermogen om de inhoudelijke, technische kennis te filteren en te prioriteren.
kwart te besparen op onze onderhoudskosten. Los daarvan zal het aantal schades als gevolg van te laat of onjuist uitgevoerd onderhoud dalen en onze cliënttevredenheid mede hierdoor stijgen.
Professioneel en innovatief
Als procesbewaker stelt de Emeritor adviseur zich op als een professionele opdrachtgever met voldoende inhoudelijke kennis, zonder dat hij op de stoel van de BOEI-bureaus of leveranciers gaat zitten.
Ik ben blij dat ik de hulp van Emeritor heb ingeroepen. Het is prettig werken met de medewerkers van Emeritor. Ze onderscheiden zich door hun inkoop- en technische kennis, hun hands-on-mentaliteit en het vermogen om te luisteren en mee te denken. Daarnaast zijn ze flegmatiek: ze kunnen meeveren zonder het doel en deadlines uit het oog te verliezen.
Dit hele project levert ons veel op: professionele meerjaren onderhoudscontracten en helder inzicht in onze meerjaren onderhoudskosten. En een goed georganiseerd onderhoudsproces, dat in de praktijk goed gemanaged kan worden. Doordat het onderhoud op het juiste moment en gepland uitgevoerd wordt, verwacht ik tot een
Emeritor is ook op dit specifieke inkoopgebied overigens een innovatief bureau. Het gebeurt immers zelden dat een echte inkoopbenadering toegepast wordt op bouw en bouwgerelateerde aanbestedingstrajecten. En juist die benadering levert ons een sprong voorwaarts op als het gaat om het professionaliteit en beheersbaarheid.
emeritor 15 JAAR
34
35
Océ is onderdeel van Canon en houdt zich bezig met het ontwikkelen en produceren van printers. Het bedrijf heeft wereldwijd tien vestigingen en 4.500 medewerkers. Sinds 2000 huurt Océ op regelmatige basis inkoopadviseurs van Emeritor in. Tot volle tevredenheid van Mark Lichteveld, Manager Purchasing NPR.
De samenwerking met Emeritor stamt al uit 2000 en begon bij onze afdeling product related purchasing. Rond 2007 heeft ook de afdeling waar ik nu verantwoordelijk voor ben, nonproduct related purchasing, een raamovereenkomst afgesloten met Emeritor voor de inhuur van inkoopadviseurs.
De beste Wij huren externen in als we inkoopcapaciteit of -kennis over een bepaald inkoopgebied tekortkomen zoals bij ICT of flexibel personeel. Aanvragen zetten we meestal in competitie uit onder de consultancybureaus waarmee we een samenwerking hebben. In veel gevallen komen we bij Emeritor terecht. Puur omdat hun inkoopadviseurs in de interviews als beste uit de bus komen. In vergelijking met andere bureaus doet Emeritor het gewoon heel goed bij ons.
Dezelfde achtergrond Het is voor mij goed merkbaar dat de verschillende adviseurs van Emeritor bij dezelfde organisatie werken. Ze werken vanuit dezelfde cultuur, hanteren uniforme werkwijzen en beschikken allemaal over de juiste inkoopkennis. Of ze intern bij Emeritor vooraf gebrieft worden over onze werkwijzen, procedures, organisatie en cultuur weet ik niet. Opvallend is wel dat ze allemaal snel en soepel zijn ingevoerd en ingewerkt bij ons.
Mark Lichteveld Manager Purchasing NPR Océ
Inkoop als specialisme
“In vergelijking met andere bureaus doet Emeritor het gewoon heel goed bij ons”
Emeritor heeft niet consultancy maar inkoop tot haar specialisme gemaakt. De adviseurs van Emeritor onderscheiden zich dan ook in positieve zin van consultants. Ze verdiepen zich volledig in onze organisatie en cultuur en worden echt onderdeel van onze afdeling. Ze stellen zich absoluut niet op als externen die alles beter weten. Ze werken hard en voegen waarde toe aan onze bestaande organisatie. Als ze aan het einde van de opdracht vertrekken, laten ze echt iets achter. Ze dragen hun kennis en kunde over. Als ze zijn ingezet op een specifiek inkooptraject behalen ze altijd de vooraf gestelde doelstellingen in termen van besparingen en procesverbeteringen. Dat is belangrijk en waardevol. Zeker in deze economisch uitdagende tijden.
emeritor 15 JAAR
36
37
Werkzaam bij Procure-IT sinds Januari 2008
“Goede wisselwerking tussen Emeritor en Procure-IT”
Opleiding/achtergrond Pedagogiek, Universiteit van Amsterdam NIVE 1 en 2 Vorige werkgevers VNU, Neckermann, Comparex Referentieprojecten SLTN, SNS REAAl, Océ
Rob Koning Senior Inkoopadviseur Procure-IT
Achtergrond in ICT Ik heb altijd in de ICT gewerkt. Tien jaar aan de gebruikerskant, van operator tot ICT Manager, tien jaar aan de productmarketingkant bij een leverancier van computers en tien jaar in de verkoop. Sinds 2008 werk ik bij Procure-IT. Procure-IT is gespecialiseerd in het adviseren van private- en publieke organisaties over de inkoop van hardware, software, telecom en ICT-diensten. ProcureIT is opgericht in 1998 en is sinds 2009 een onderdeel van Emeritor.
Inkoop van ICT Bij ICT-inkooptrajecten is het niet genoeg om het inkoopbeleid en -proces te bewaken vanuit algemene inkoopkennis en -ervaring. ICT is een specifiek technisch vakgebied. ICT’ers maken veel gebruik van jargon en worden daardoor niet altijd begrepen door de ICT-gebruikers binnen organisaties. Om de vertaalslag te kunnen maken tussen wensen en eisen van ICT’ers en van gebruikers is het noodzakelijk dat je als inkoper over inhoudelijke ICT-kennis beschikt om de specificaties te kunnen toetsen en objectiveren.
Een van de nieuwe trends in softwareland is de software audit. Dit betekent dat softwareleveranciers hun klanten toegang moeten geven tot alle door hen ontwikkelde software. Die software kan door medewerkers van klanten zonder bestelprocedure gedownload worden in hun eigen ICT-omgeving of in een SaaS omgeving. Verrekening vindt achteraf plaats op basis van registraties van de software en audits bij de klant. Als bedrijven zich hier onvoldoende bewust van zijn, dreigt er een wildgroei aan software binnen de organisatie en een onbeheersbare kostenstijging. Dit kan worden voorkomen door vooraf goed te specificeren welke software daadwerkelijk nodig is en door de inkoopafspraken strakker op te stellen. Hierbij kunnen wij onze klanten, op basis van onze ICT- en marktkennis, enorm goed helpen.
Emeritor en Procure-IT
Boeiende projecten
Er is een zeer goede wisselwerking tussen de algemene, brede inkoopkennis en inkoopspecialismen binnen Emeritor en de specifieke ICT- en inkoopkennis binnen Procure-IT. Door elkaar tijdig te betrekken bij verbeterprogramma’s en inkooptrajecten, analyseren en optimaliseren we gezamenlijk de volledige inkoopomvang en bedienen we de volledige productportefeuille van een organisatie.
Ik zorg ervoor dat er juiste, functionele specificaties komen om de juiste producten en diensten in te kopen op het juiste moment tegen de juiste prijzen en condities. Dat heeft voor mijn klanten in alle gevallen een gunstiger prijsniveau opgeleverd dan waar ze vooraf op rekenden. Zonder overigens aan kwaliteit in te leveren.
Wat ik bijzonder leuk aan mijn werk vind, is de afwisseling in opdrachten en organisaties waar ik werk. Met al die ervaringen, ontwikkel ik mezelf iedere dag en dat sluit heel goed aan op mijn ambitie om het vandaag nog beter te doen dan gisteren. Deze baan past bij mij.
emeritor 15 JAAR
38
39
Omring is een zorginstelling in Noord-Holland. De instelling biedt ouderenzorg, kraamzorg en thuiszorg aan cliënten van Enkhuizen tot Texel. Bij Omring werken 5.000 mensen (3.800 fte) op 30 verschillende locaties. Anja Hoeksma startte in 2006 met het centraliseren van de inkoopcontracten. In 2007 volgde de implementatie van INCONTO, het bestelsysteem van Emeritor.
Anja Hoeksma manager Inkoop Omring
Toen ik zeven jaar geleden bij Omring in dienst kwam, was de inkoop volledig decentraal geregeld. Het gevolg: een wirwar aan contracten, prijsafspraken en bestelprocedures. We lieten veel tijd en geld liggen. Ik ben begonnen met het centraal inkopen van kantoorartikelen. Daarna volgde de restauratieve inkoop. Zo heb ik productgroep voor productgroep opgepakt. Gelijktijdig heb ik de logistieke afhandeling van de bestellingen gereorganiseerd. We zijn van vijf regionale magazijnen overgestapt op één logistiek overslagpunt waar de bestellingen op locatieniveau worden verzameld.
“INCONTO voldoet in alle opzichten aan onze verwachtingen”
het bestellen. Tot dat moment werd er op de locaties op veel verschillende manieren besteld: per fax of e-mail, per telefoon of we haalden het zelf op met de auto of fiets. Dat kostte veel tijd. Niet alleen van de medewerkers in de zorg, maar ook van de administratie. Al die verschillende bonnetjes en facturen! Bovendien hadden we totaal geen inzicht in het bestelpatroon per locatie. Ik heb vervolgens een inkooptraject uitgeschreven voor bestelautomatisering en offertes opgevraagd bij verschillende leveranciers. Naast een goede prijs- en kwaliteitsverhouding was gebruikersgemak mijn belangrijkste selectiecriterium. INCONTO van Emeritor scoorde daarop het beste. Emeritor stelde een projectmanager aan die ons begeleidde bij de implementatie van het programma.
Implementatie per discipline Bonnen en facturen Nadat de basis stond, was het tijd voor de volgende stap in het structureren van inkoop:
We besloten INCONTO per discipline te implementeren en begonnen bij de facilitaire dienst, gevolgd door de schoonmaak, de technische dienst en de verpleegkundigen. De
Emeritor projectmanager stelde per discipline de systeeminrichting in en hielp bij het opstellen van het communicatie- en opleidingsplan. Alle Omring medewerkers werden met collega’s van hetzelfde vakgebied klassikaal getraind in het gebruik van INCONTO. Dat viel eerlijk gezegd niet mee. Dat lag zeker niet aan het programma of de inzet van de Emeritor trainers. Integendeel. Wij hadden ons zelf verkeken op de computerkennis en –ervaring van onze medewerkers. We hebben vervolgens extra trainingen en begeleiding ingezet.
Klantgericht De samenwerking met Emeritor was prettig en constructief. Bij de implementatie loop je altijd wel tegen wat problemen aan. Dat kan aan de mensen liggen of aan de systemen. We werken bijvoorbeeld zo veel mogelijk met koppelingen tussen INCONTO en de productcatalogi van onze voorkeursleveranciers. Op die manier worden wijzigingen in producten en/of prijzen automatisch doorgevoerd. Bij de implementatie van die koppelingen ging er technisch nog al eens wat mis. Buiten onze schuld en die van Emeritor. Emeritor heeft ons daar nooit mee
laten zitten, nam contact op met de leverancier en zorgde ervoor dat het opgelost werd.
De cirkel is rond Inmiddels wordt 90% van onze inkooporders via INCONTO besteld. We zijn nu bezig met de implementatie van INCONTO bij de laatste disciplines. Het programma is ook in de praktijk erg gebruikersvriendelijk gebleken. Het digitaal bestellen levert ons inzicht op en bespaart ons veel tijd. Vooral op de administratie. De volgende stap is de implementatie van de INCONTO module contractmanagement. Dat staat voor de komende maanden gepland. Daarmee is de cirkel voor mij rond. Zo kan ik na deze implementatie de afgesloten contracten vergelijken met de daadwerkelijke bestellingen. Bovendien kunnen we met dat inzicht straks nog beter op de praktijk afgestemde leverancierscontracten opstellen. INCONTO voldoet in alle opzichten aan onze verwachtingen.
emeritor 15 JAAR
40
41
Het inkoopbeleid van het Rijk is centraal belegd onder het DirectoraatGeneraal ‘Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk’. De verantwoordelijke functionaris is de CPO, de heer Eilander. Ieder departement heeft een Coördinerend Directeur Inkoop (CDI). Maandelijks ontmoeten de CPO en alle CDI’s elkaar in de interdepartementale commissie van inkoop en aanbesteding. In dat overleg wordt het rijksinkoopbeleid feitelijk bepaald. Ook beoordeelt dit overleg of het beleid en de daarbij horende inkoop- en aanbestedingsregels correct worden uitgevoerd. En ziet het er op toe dat er een jaarlijkse aanbestedingskalender is waarop alle departementen hun voorgenomen aanbestedingen vermelden.
Bert Struijk Plaatsvervangend Coördinerend Directeur Inkoop Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
Samenwerking bij inkooptrajecten Het streven is om zoveel mogelijk samen te werken bij inkooptrajecten. Vier jaar geleden is hiervoor categoriemanagement ingevoerd. Dit betekent dat inkoopgroepen zoals kantoormeubilair en catering centraal belegd en aangestuurd worden vanuit één ministerie. Het ministerie waar ik werk, BZK, is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de inkoop van uitzendkrachten. We zijn in die rol kennishouder van deze markt en coördineren de aanbestedingen. Dit vergroot de standaardisatie van de ingekochte producten en diensten, bespaart geld en bevordert de samenwerking op producten dienstniveau tussen de departementen. De laatste twee jaar hebben we uitvoering gegeven aan het kabinetsprogramma compacte rijksdienst. Daarin is onder andere bepaald dat de inkoopafdelingen van de verschillende departementen, inclusief categoriemanagement, waar mogelijk samen-
gevoegd worden in shared service centers. Met als doel het aantal inkooppunten van het rijk te verkleinen. Onze inkoopafdeling is opgegaan in Haagse Inkoop Samenwerking (HIS), evenals de inkoopafdelingen van vijf andere ministeries (Sociale Zaken, Buitenlandse Zaken, Algemene Zaken, VWS en Financiën). De HIS valt beleidsmatig onder de verantwoordelijkheid van BZK en wordt door de betrokken departementen aangestuurd.
Inleven en meedenken Emeritor is een van de drie contractpartners van het HIS op het gebied van inkoopadviesdiensten. We hebben een aantal jaar geleden Emeritor geselecteerd op basis van een Europese aanbesteding. Als we inkoopcapaciteit nodig hebben, huren we bij Emeritor inkoopadviseurs in. Ook worden aanbestedingen aan hen uitbesteed op basis van een resultaatverplichting. De samenwerking met Emeritor verloopt prima. De kwaliteit van hun dienstverlening wordt voor een groot
deel bepaald door de adviseurs. En daarover zijn we heel tevreden. De accountmanager van Emeritor kan zich goed inleven in onze cultuur en de specifieke vraag van dat moment. Waardoor de juiste adviseur op de juiste plaats terechtkomt. Als eindverantwoordelijke voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij BZK vind ik het belangrijk om overzicht te houden over de lopende inkoopprojecten door middel van maandelijkse voortgangsrapportages. De adviseurs van Emeritor leveren daarin goed werk en weten precies welke informatie relevant is om te delen. Het is voor ons goed merkbaar dat Emeritor één organisatie is en geen netwerk van freelancers. De inkoopadviseurs spreken dezelfde taal, delen onderling kennis en zijn goed op de hoogte over onze specifieke procedures en werkwijzen. Emeritor levert kwaliteit op het tactische inkoopniveau maar is ook in staat om op strategische niveau mee te denken en te discussiëren. Omdat we op strategisch niveau
zelf veel capaciteit in huis hebben, maken we daar minder gebruik van. Maar het is altijd prettig om met Caroline van den Bosch en haar collega’s van gedachten te wisselen over het inkoopvak.
“Het is goed merkbaar dat Emeritor één organisatie is en geen netwerk van freelancers”
Emeritor zien wij als een verlengstuk van onze inkoopafdeling. We delen informatie en kennis en Emeritor is - als het nodig is aanwezig bij intern overleg, evenals onze andere contractpartners. We hebben in onze aanbesteding gewoon een goede keuze gemaakt.
emeritor 15 JAAR
42
43
Werkzaam bij Emeritor sinds Mei 2007 Opleiding/achtergrond HTS Electrotechniek, HBO Facilitair management, HBO Inkoopmanagement Vorige werkgevers ISS Facility Services Referentieprojecten Aebi Schmidt, Tergooiziekenhuizen, UNIT4, Holland Casino, AB Oost, Hevea
Geen dag spijt Ik heb het erg naar mijn zin. Ik werk gemiddeld ieder jaar bij een andere opdrachtgever in verschillende sectoren en kan veel brengen en veel leren. Ik heb in de avonduren HBO Inkoopmanagement mogen volgen, maar heb ook veel opgestoken van het samenwerken met mijn collega’s in inkoopverbeterprogramma’s bij klanten. Daarin schuilt voor mij overigens de grote kracht van Emeritor. Gezamenlijk
Senior Inkoopadviseur Emeritor
de kwalitatieve scan van de organisatie. Samen met de financiële analyse vormt dit de basis voor het bepalen van het verbeterpotentieel en het verbeterprogramma. Gedurende de uitvoeringsfase werken we als Emeritor team samen binnen verschillende inkooppakketten en rapporteer ik aan de klant over de behaalde resultaten.
Van schoonmaak naar inkoop Ik ben afgestudeerd aan de HTS, in de tijd dat in de techniek de banen niet voor het oprapen lagen. Via mijn studentenbaan kon ik wel fulltime aan de slag bij het schoonmaakbedrijf ISS. Daar ben ik uiteindelijk twintig jaar gebleven. In mijn laatste functie als business unit manager was ik verantwoordelijk voor 300 klanten en stuurde ik zes rayonmanagers en indirect 600 medewerkers aan. Op het gebied van operationeel management heb ik dus alles gezien en meegemaakt. In 2007 besloot ik dat het tijd was voor een volgende stap in mijn carrière. Via een headhuntersbureau kwam ik in contact met Emeritor. De gesprekken met Emeritor verliepen soepel. Emeritor heeft net zo’n hands-on mentaliteit als ikzelf. Er was direct een klik en ik werd aangenomen.
Herman Vaarkamp
beschikken wij over heel veel inkoop- en branchekennis. Kennis die voor klanten makkelijk ontsloten wordt door de manier waarop wij samenwerken. Naast de kennis die digitaal vastgelegd is, kunnen we altijd een beroep op elkaar doen. Met aanbestedingen in de schoonmaak kijk ik vrijwel altijd mee, ongeacht of ik zelf bij de betreffende klant betrokken ben. En andersom kan ik altijd de hulp roepen van collega’s met andere specialismen.
Programmamanager Inmiddels ben ik programmanager. In deze functie ben ik de eindverantwoordelijke voor inkoopverbeterprogramma’s bij klanten. Ik maak
In een verbeterprogramma ligt de focus op het te behalen resultaat. Dat resultaat bestaat uit het realiseren van een besparingspotentieel, maar ook uit het opzetten of verbeteren van een inkoopstructuur waar de organisatie zelf nog jaren verder mee kan. In de praktijk besteed ik veel tijd aan verandermanagement. Ik vind het belangrijk om de medewerkers van de klant duidelijk te maken dat wij niet komen omdat zij het al die jaren niet goed gedaan hebben. Wij bieden extra capaciteit en extra kennis waarmee in gezamenlijkheid grotere stappen gezet kunnen worden. Ik probeer weerstand om te buigen door successen te delen. Meestal begin ik daarom met een productgroep waar snel een goed resultaat behaald kan worden. Als mensen zien wat we samen kunnen bereiken, krijgen ze er lol in. Uit die resultaten haal ik enorm veel voldoening.
“Als mensen zien wat we samen kunnen bereiken, krijgen ze er lol in.’
tegen de beste voorwaarden in te kopen, is het belangrijk om functioneel te specificeren. Dus niet op product- of merkkenmerken, maar op de kenmerken waar het product, de dienst of de oplossing aan moet voldoen of moet opleveren. Leveranciers krijgen dan veel meer ruimte om hun aanbod volledig af te stemmen op de behoeften van de klant. Dat kan tot verrassende oplossingen leiden. Zoals bij Hevea. Hevea is producent van Dunlop laarzen. De zooltjes kopen ze in Azië in. Door functioneel te specificeren en een heldere prijsdoelstelling mee te geven, kwam de leverancier met een groot scala aan alternatieve zolen, waarvan een aantal goedkoper en kwalitatief vergelijkbaar bleek te zijn. In outsourcingstrajecten is het belangrijk om als inkopende partij, naast de juiste functionele specificaties, het einddoel, in termen van kostenbesparing, logistiek en kwaliteit, heel helder te formuleren en bespreekbaar te maken met de leverancier. Alleen dan kunnen in gezamenlijkheid de juiste afspraken gemaakt worden. Bij strategische inkoop moet Inkoop overigens te allen tijde betrokken blijven. Al is het alleen maar om tussentijds te evalueren en de leverancier uit te blijven dagen mee te blijven denken en te innoveren.
Leveranciers Onze toegevoegde waarde ligt, naast procesen verandermanagement, vooral in onze kennis van leveranciersmarkten en de manier waarop een inkooptraject opgezet moet worden. Om de best passende producten of diensten
emeritor 15 JAAR
44
45
Emeritor inkoopmethodieken Organisatiestrategie
Aandacht voor inkoop Ook draagt Inkoop steeds vaker bij aan de implementatie van het MVO beleid bij het afsluiten van nieuwe contracten, waarbij Inkoop in een vroeg stadium harmonie brengt in de MVO doelstellingen van de organisatie en de commerciële belangen die meewegen tijdens een inkoopproces. Vaak kunnen prijsstijgingen op deze manier voorkomen of gecompenseerd worden.
Modellen Emeritor Emeritor werkt onder meer met een drietal door de jaren beproefde modellen, die onze visie hoe hiermee om te gaan vertalen naar de praktijk. De eerste twee modellen laten zien waar iedere organisatie staat met zijn inkoopfunctie en wat de ontwikkel- en transitiemogelijkheden zijn. Het derde model is een implementatiemethodiek voor het managen van inkoopveranderingen en stakeholdermanagement.
Emeritor Inkoophuis
Het Inkoophuis van Emeritor
Vernieuwend voor veel organisaties is de rol van inkoop bij strategische vraagstukken, waarbij Lean Procurement meer en meer zijn intrede doet. Hierbij is het vanuit Inkoop van belang de beslissingen te ondersteunen vanuit de gedachte verspilling uit de gehele supply chain te bannen, waarbij Inkoop bijdraagt aan een duurzame relatie met de betrokken partners door informatie te verstrekken die tot de juiste keuze leidt, contracten af te sluiten die bijdragen aan vermindering van verspilling en een continu lerende organisatie en supply chain bevorderen.
Inkoopproces
De belangstelling voor het inkoopproces is zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid de laatste decennia enorm gegroeid. Dit is in grote mate te danken aan de positieve bijdrage van inkoop aan de resultaten en efficiëntie van organisaties. Hiermee heeft Inkoop zich in veel organisaties ontwikkeld naar de boardroom. Na de afgelopen jaren veelal aandacht te hebben gegeven aan professionalisering van het inkoopproces zelf, is er nu meer aandacht voor het in multidisciplinair teamverband komen tot inkoopstrategieën, stakeholdermanagement en het inrichten van contract- en leveranciersmanagement. De veranderingen en haast onvermijdelijke weerstand bij operationele inkoopafdelingen en hun interne klanten wanneer de plannen ten uitvoer worden gebracht, vereisen een geplande verandertactiek, actieve steun van het hoogste directieniveau en draagvlak bij de stakeholders.
Voor het inrichten van de inkoopfunctie binnen organisaties gebruikt Emeritor haar Inkoophuismethodiek. Indien onvoldoende inzicht bestaat in de huidige situatie wordt aan de hand van het model gestart met een nulmeting, die bestaat uit een kwantitatieve- en een kwalitatieve analyse. Het doel van de nulmeting is het verstrekken van inzicht en het vastleggen van de huidige situatie. Op basis hiervan doet Emeritor aanbevelingen voor onder andere: doelstellingen, inkoopbeleid, inrichting van de inkoopfunctie, personeel en organisatie, inkoopstrategieën, besparingen, inrichting en automatisering van inkoopprocessen, opleidingen en borging in de organisatie.
Emeritor Inkoophuis©, vereenvoudigde weergave
ELEMENTEN OMSCHRIJVING Inkoopproces
De inkoopwerkstromen in overeenstemming met het inkoopproces. Gebruik van beleid, procedures en strategische focus.
Personeel & Inkoopstructuur en -positie. Gebruik van multifunctionele teams. Organisatie Focus op personeelsvaardigheden en delen van ervaring in inkoopactiviteiten. Methoden & Communicatie
Gebruik van standaardtechnieken en ’best practices’ om inkoopwaarde te generen en zichtbaar te maken binnen de organisatie.
Systemen
Zichtbaarheid en traceerbaarheid van bestedingsactiviteiten. Uitvoering van inkoopverbeteringen.
Leveranciers
Inkoopwaarde genereren door een besparingshefboom op de bestedingen op basis van Total Cost of Ownership (TCO), evaluatie
en relatiemanagement. Elementen van het Emeritor Inkoophuis ©
emeritor 15 JAAR
46
47
Emeritor inkoopmethodieken
Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel Het tweede model, het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel is een dynamisch model waarmee voor de vijf onderdelen van het Emeritor Inkoophuis de transitie wordt gepland van ‘gefragmenteerde inkoop’ naar ‘geoptimaliseerde waardeketen’. Het model is gebaseerd op het ‘Capability Maturity Model’ van het ‘Software Engineering Institute’ en adresseert vier aspecten: 1 2 3 4
huidig niveau van ‘volwassenheid’ of ontwikkeling van de inkoopfunctie; potentieel om de huidige werkwijze te optimaliseren; potentieel om waarde en verbeteringen van inkoop te verhogen; stappen te nemen om daadwerkelijk tot deze verbeteringen te komen.
Systemen
Leveranciers
Personeel & Organisatie
Methoden & Communicatie
Proces en Procedures
Systemen
Leveranciers
Personeel & Organisatie
Methoden & Communicatie
Proces en Procedures
Systemen
Leveranciers
Methoden & Communicatie
Proces en Procedures
Personeel & Organisatie
Systemen
Leveranciers
Methoden & Communicatie
Proces en Procedures
Personeel & Organisatie
Systemen
Leveranciers
Personeel & Organisatie
Methoden & Communicatie
Het Emeritor Inkoophuis en Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel worden toegepast als instrument om inkoopontwikkeling te sturen en strategische plannen te ontwikkelen bij een veelheid van organisaties in zowel de private- als de publieke sector.
VOLWASSENHEIDSNIVEAU OMSCHRIJVING
Inkoopvolwassenheidsmodel
Proces en Procedures
Binnen organisaties vindt verandering of verbetering van inkoopresultaat op verschillende wijzen plaats. Het model, zoals hiernaast is aangegeven, telt vijf niveaus van ontwikkeling en biedt een referentiekader voor verbeteringen in de inkoopfunctie.
Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel©
Gefragmenteerde inkoop
Gefragmenteerde lokale inkoopactiviteiten zonder strategische richting, primair gericht op verzoeken van andere functies.
Gestructureerde inkoop
Gestructureerde inkoopactiviteiten op basis van een inkoopbeleid en een inkoopproces. Gebruikmakend van standaardtechnieken en methoden. Focus op kostenbesparing en automatisering van de bestel- en factuurcyclus.
Gecoördineerde toeleveringsketen
Gericht op het versterken van de positie van de organisatie door gebruik te maken van toeleverings- ketenanalyses. Invloed van inkoop is organisatiebreed door metingen en Best Practices te volgen.
Geïntegreerde toeleveringsketen
Afstemming van inkoopstrategie op organisatie- en toeleveringsdoelen. Het delen van gegevens zowel organisatiebreed als binnen de toeleveringsketen om inkoopbesluitvorming te ondersteunen. Groeiende integratie van leveranciers in productontwikkeling.
Geoptimaliseerde waardeketen
Continu proces van kostenanalyse binnen de strategische toeleveringsketen en formele integratie van leverancier(s) in besluitvorming en probleemoplossing, als onderdeel van de waardeketen. Gebruik van intelligente informatie- systemen om informatie te delen en inkoopbesluitvorming te verbeteren.
Karakteristieken van de volwassenheidsniveaus©
emeritor 15 JAAR
48
49
Emeritor inkoopmethodieken
Het is onze visie om in deze transitie naar een hoger ontwikkelingsniveau gebruik te maken van geautomatiseerde hulpmiddelen. Hiermee wordt transparantie, gegevensvergaring voor managementinformatie en kennisdeling en -borging gezekerd, zodat processen niet afhankelijk zijn van individuele medewerkers. Op basis hiervan kan iedere organisatie zijn optimale ontwikkelingsniveau bereiken.
Emeritor softwaretools Emeritor biedt softwarehulpmiddelen op zowel operationeel (INCONTO E-procurement) als tactisch niveau (INCONTO contractmanagement). Emeritor zal verder blijven werken aan innovaties die een bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van de inkoopfunctie waarmee organisaties maximaal rendement en optimale efficiëntie behalen.
Van klein naar groot Inkoophuis
Voor de daadwerkelijke uitvoering kun je niet uit de voeten met het vereenvoudigde model. Het is een geweldig model om nietinkopers in één minuut je plannen toe te lichten, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. We maken gebruik van de uitgebreide versie van het model, waar de uitvoering mee ter hand wordt genomen. Na de vaststelling van de huidige situatie aan de hand van het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel en de kwalitatieve- en kwantitatieve diagnose, wordt een presentatie voor topmanagement voorbereid met bevindingen, aanbevelingen en potentiële verbeteringen en besparingen.
Deze worden vertaald naar doelstellingen en een tijdsplan. De definitieve invulling van het plan vindt plaats aan de hand van te formuleren beleidsuitgangspunten en de vijf kamers van het Emeritor Inkoophuis. Zo wordt er gewerkt aan inkoopstrategieën, de benadering richting leveranciers en het bouwen van de ‘nieuwe’ inkoopfunctie. Voor de inkoopstrategieën worden de totale integrale kosten (TCO) en het waardeketenprincipe gehanteerd voor het product of dienst. Vragen die in multidisciplinaire categorieteams worden beantwoord zijn: 1 Wat zijn de ‘costdrivers’ zowel intern als extern (TCO-factoren)? 2 Welke oplossingen worden vanuit de leveranciersmarkt geboden (supplier industry analysis)? 3 Welke aanbieders zijn er op de markt (long list)? 4 Wat wordt binnen de eigen organisatie gedaan en waar bestaat behoefte aan? 5 Wat is de toegevoegde waarde van de eigen organisatie (demand analysis)? 6 Welke producten of diensten levert de organisatie zelf vervolgens naar de markt? 7 Hoe ziet het huidige proces eruit (intern/ extern) en wat is het ideale plaatje? Hierbij is het noodzakelijk dat Inkoop een organisatiebrede benadering hanteert en kritisch beoordeelt wat de core business is van de organisatie en waar haar kracht ligt. Dit kan tot gevolg hebben dat activiteiten die nu door de organisatie zelf worden gedaan, uitgevraagd gaan worden naar de markt of andersom. De keuze wordt vervolgens niet bij voorbaat gemaakt, maar pas nadat input vanuit de markt verkregen is en onder andere op basis van TCO een insource/ outsource afweging gemaakt kan worden.
Emeritor Inkoophuis ©, uitgebreide weergave
emeritor 15 JAAR
50
51
Emeritor inkoopmethodieken
Implementatiemethodiek
Emeritor Implementatiemethodiek Net als bij andere organisatiewijzigingen zijn medewerkers ook bij inkoopveranderingen veelal terughoudend en dient weerstand overwonnen te worden. Emeritor heeft hiervoor de inkoopimplementatiemethodiek ontwikkeld. Deze methode is er op gericht alle stakeholders op het juiste moment te informeren en medewerkers, die te maken krijgen met de nieuw in te richten inkoopfunctie of de introductie van nieuwe leveranciers, te laten participeren, meedenken en hun bewustzijn en professionaliteit ten aanzien van inkoop te vergroten. Hiermee worden op langere termijn de inkoopresultaten beter en blijvend verankerd. Per organisatieonderdeel wordt een zogenaamde implementatiecel ingericht. De implementatiecel volgt het inkooptraject en wordt begeleid door een facilitator. Facilitators onderhouden de contacten met de relevante organisatieonderdelen. De tijd die hieraan wordt besteed is afhankelijk van het belang van een inkooppakket voor het betreffende organisatieonderdeel. Er zijn drie niveaus van participatie. De mate van participatie van elk organisatieonderdeel voor het doorlopen van het inkoopproces van de inkooppakketten is er een van Co-creëren, Testen of Vertellen.
De implementatiecellen hebben als taak zeker te stellen dat consequenties van de inkoopprojecten worden begrepen en juiste acties worden genomen in de verschillende disciplines en onderdelen van hun organisatie om te zorgen dat: 1 binnen drie maanden na afronding van een inkoopproject de implementatie binnen het organisatieonderdeel is gerealiseerd en de voorgenomen opbrengsten c.q. verbeteringen zijn zeker gesteld; 2 communicatie van de inkoopprojectleiders met de interne klant goed verloopt; 3 het implementatieproces wordt bewaakt en escalaties plaatsvinden indien noodzakelijk.
Emeritor Implementatiemethodiek ©
Emeritor blijft werken aan innovaties op inkoopgebied
emeritor 15 JAAR
