EMCI CODE OF CONDUCT INCLUSIVE EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS

EUROPEAN MARITIME CERTIFICATION INSTITUTE EMCI CODE OF CONDUCT INCLUDING EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS EMCI GEDRAGSREGELS INCLUSIEF EMCI PROCEDURE VEREISTEN V.2 (JANUARY.2013)

EMCI CODE OF CONDUCT INCLUSIVE EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS OBLIGATORY FOR ALL EMCI MARITIME PRACTITIONERS (COMPANIES AS WELL AS INDIVIDUAL CERTIFIED PROFESSIONALS) YACHTBROKERS – SHIPBROKERS - YACHTSURVEYORS – MARINESURVEYORS HARBOURMASTERS - MARITIME MEDIATORS VERSION 2 (JANUARY 2013)

© 2013 / ADRINTREG / EMCI / WCEI All rights reserved. No part of this publication (this document) may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, digital, mechanical, by photocopying, recording or otherwise, without the prior written permission of NV Worldwide Certification & Examination Institute (NV WCEI). NV WCEI has its statutory seat in Rotterdam and is registered with the Dutch Chamber of Commerce in Rotterdam (the Netherlands) under file number 24348278. Legal action will be taken against any improper use. Any legal and non-legal expenses, specifically all damage or loss that has been or will be suffered, will be charged to and recovered from the offender by NV WCEI.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave ( dit document ) mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, digitaal, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NV Worldwide Certification & Examination Institute (NV WCEI), statutair gevestigd te Rotterdam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam (Nederland) onder nummer 24348278. Tegen misbruik zal worden opgetreden. In voorkomend geval worden alle in- en buitenrechtelijke kosten, waaronder nadrukkelijke mede begrepen alle geleden en nog te lijden schade en nadeel, door NV WCEI in rekening gebracht aan alsmede verhaald op de overtreder.

© 2013 / ADRINTREG / EMCI / WCEI WCEI is ISO 9001:2008 certified by Lloyds Register Netherlands. The ISO 9001:2008 certification is registered with DAR and UKAS. ADR International Register and EMCI are the registered trade names and actvities of WCEI.

1


TABLE OF CONTENTS / INHOUDSOPGAVE TABLE OF CONTENTS / INHOUDSOPGAVE ........................................................... 2 ISO 9001:2008 STATEMENT .............................................................................. 3 EMCI CODE OF CONDUCT / EMCI GEDRAGSREGELS ............................................. 4 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR ESCROW MANAGEMENT ......................... 14 EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR DERDENGELDEN BEHEER ........................... 14 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR APPRAISING / VALUATION ...................... 15 EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR TAXEREN .................................................. 15 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR SURVEYS .............................................. 17 EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR KEURINGEN .............................................. 17 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS ON INFORMATIONSUPPLY TO BUYERS ............ 19 EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR INFORMATIEVOORZIENING AAN KOPERS ..... 19 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS ON INFORMATIONSUPPLY TO SELLERS ........... 20 EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR INFORMATIEVOORZIENING AAN VERKOPERS 20 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS AGREEMENT OF BROKERAGE ......................... 21 EMCI PROCEDURE VEREISTEN MAKELAARDIJ OVEREENKOMST ............................ 21 EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS AGREEMENT OF SALE AND PURCHASE ............ 22 EMCI PROCEDURE VEREISTEN OVEREENKOMST VAN KOOP EN VERKOOP ............. 22


2


ISO 9001:2008 STATEMENT LIST OF VERSION NUMBERS Version

Active per

Expired per

Status

Reference

1 2

01.01.2012 01.01.2013

01.01.2013 n.a.

Expired Valid

WCEI Board 22.11.2012 WCEI Board 22.11.2012

LIST OF CHANGES Version

Changes

Specification

1

New document

Introduction new document

2

Lay-out Renumeration EMCI Procedure Requirements

Complete lay-out overhaul Complete renumeration ADDED: all EMCI Procedure Requirements


3


EMCI CODE OF CONDUCT / EMCI GEDRAGSREGELS 1

ENGLISH

NEDERLANDS

1.0.1

GENERAL

ALGEMEEN

All EMCI Maritime Practitioners are submitted to these rules.

Alle EMCI Maritime Practitioners vallen onder de werking van dit reglement.

The terms in these EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements shall have the meanings respectively assigned to them as stated in the List of WCEI Terms & Definitions.

De in deze EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten gebruikte begrippen hebben de betekenis zoals genoemd in de List of WCEI terms & Definitions.

1.0.1.1

1.0.1.2

1.0.1.3

1.0.2

1.0.2.1

1.0.2.2

Till 2011.12.31 for all professions within the certification scope ‘maritime practitioner’ separate codes of conduct applied. Up from 2012.01.01 one code of conduct for all maritime practitioners applies.

Tot 2011.12.31 bestonden voor iedere beroepsgroep binnen het certificatieschema ‘maritime practitioner’ eigen gedragsregels. Vanaf 2012.01.01 zijn alle gedragsregels samengevoegd en vallen alle maritime practitioners onder de samengevoegde gedragsregels.

OBJECTIVES

DOELSTELLING

This EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements aim to maintain the best possible image for the profession.

De EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten hebben tot doel een optimaal beroepsimago te handhaven.

This EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements are a guideline for all EMCI Maritime Practitioners, individual certified & registered as well as company based certified and registered, who in practising their profession and business may experience ethical problems when dealing with the interests of colleagues and/or principals and customers.

De EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten vormen hiermee de leidraad voor alle EMCI Maritime Practitioners, zowel individueel gecertificeerde professionals als gecertificeerde bedrijven, die door de uitoefening van hun beroep en het bedrijf in ethische problemen kunnen geraken met de belangen van collegae en/of opdrachtgevers.


4


1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.2

1.2.1

APPLICABILITY

TOEPASBAARHEID

The EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements apply to all EMCI Maritime Practitioners.

EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten gelden voor alle EMCI Maritime Practitioners.

An EMCI Maritime Practitioner may not ignore the code of conduct.

Een EMCI Maritime Practitioner kan zich niet onttrekken aan de EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten.

The EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements will also apply to the EMCI Maritime Practitioner who have been suspended.

Een geschorste EMCI Maritime Practitioner valt onder de werking van de EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten.

Cancellation, termination or annulment of an EMCI Maritime Practitioners’s certification, for whatever reason, does not relieve the ADR practitioner from having the The EMCI Code of Conduct and the EMCI Procedure Requirements apply to his or her actions if these took place in the period in which the certification was valid.

Opzegging, beëindiging of royement van de certificering van de EMCI Maritime Practitioner, om welke reden dan ook, ontslaat de EMCI Maritime Practitioner niet van de toepasbaarheid van de EMCI Gedragsregels en de EMCI Procedure Vereisten voor zover en indien van de EMCI Maritime Practitioner zijn / haar handelen, doen of nalaten betrekking heeft op de periode waarin de certificering geldig was.

The term ‘maritime practitioner’ includes brokers barges & house boats, harbourmasters, marinesurveyors, maritime mediators, shipbrokers, yachtbrokers, yachtsurveyors.

Het begrip ‘maritime practitioner’ omvat expert pleziervaart, jachtmakelaar, havenmeester, makelaar woonarken & woonschepen, maritiem expert, maritieme mediator, scheepsmakelaar.

SUITABILITY

GESCHIKTHEID

The EMCI Maritime Practitioner must carry out the assignment given to him/her to the best of his/her ability.

De EMCI Maritime Practitioner behoort de hem / haar verstrekte opdracht(en) zorgvuldig en naar beste kunnen en vermogen uit te voeren.


5


1.2.2

1.2.3

1.3

1.3.1

The EMCI Maritime Practitioner must not accept any assignment for which he/she lacks the knowledge and/or skills to carry it out, unless he is able to subcontract the assignment to one or more colleague ADR practotioners who do have the necessary knowledge and/or skills with the approval of the principal.

De EMCI Maritime Practitioner behoort geen opdrachten te aanvaarden voor de uitvoering waarvan de EMCI Maritime Practitioner de vereiste deskundigheid mist, tenzij de ontbrekende kennis en/of ervaring aanwezig is bij één of meer door de EMCI Maritime Practitioner en met goedvinden van de principaal ingeschakelde collega EMCI Maritime Practitioner.

The EMCI Maritime Practitioner him/herself must be physically and mentally capable of carrying out the assignment.

De EMCI Maritime Practitioner in persoon dient fysiek en mentaal in staat te zijn de opdracht uit te voeren.

AUTHORITY

BEVOEGDHEIDEN

An EMCI Maritime Practitioner must never give the impression that he or she has more authority than he/she has actually been given

De EMCI Maritime Practitioner mag nimmer de indruk wekken meer bevoegdheden te hebben dan hem / haar feitelijk werd verleend.

1.4

EMPLOYEE AND/OR THIRD PARTY SKILLS

1.4.1

An EMCI Maritime Practitioner will make sure that his/her employees possess the highest level of professional skills possible in his or her field.

1.4.2

1.5

1.5.1

VAKBEKWAAMHEID MEDEWERKERS EN/OF DERDEN De EMCI Maritime Practitioner zal ervoor zorgen dat de bij hem / haar in dienst zijnde medewerkers een zo hoog mogelijke graad van vakbekwaamheid bezitten op diens vakgebied.

The previous paragraph also applies to any knowledge acquired externally – be this through a temp agency or subcontracted – and activities or actions carried out by third parties other than the EMCI Maritime Practitioner’s own employees.

Het in het vorige lid bepaalde geldt eveneens voor door de EMCI Maritime Practitioner ingeleende of ingehuurde externe kennis, werkzaamheden of prestaties van derden anders dan de eigen medewerkers.

DAMAGES TO AND/OR LOSS SUFFERED BY COLLEAGUES

COLLEGIALE SCHADE EN/OF NADEEL

An EMCI Maritime Practitioner should refrain from taking part in any activity or behaviour which may cause damage or harm to other EMCI Maritime Practitioners and/or certified colleagues, in general and in relation to his or her principals.

De EMCI Maritime Practitioner dient zich te onthouden van handelingen en/of gedragingen die collegae EMCI Maritime Practitioners en/of collega EMCI Maritime Practitioners (kunnen) schaden of nadeel (kunnen) berokkenen, zowel in het algemeen als in relatie tot hun principalen.


6


FRATERNAL OFFERINGS

COLLEGIAAL AANBOD

If the assignment is offered to him by a colleague, an EMCI Maritime Practitioner must provide clear communication on whether the assignment parties were known to him through a colleague or another reliable source.

De EMCI Maritime Practitioner zal over de door collegae aan hem / haar aangeboden opdracht een duidelijke uitspraak doen of de aangeboden opdracht hem / haar bekend was via andere betrouwbare bron.

1.6.2

If the assignment parties were not known to him, a reasonable fee will be agreed upon.

Bij onbekendheid zal een redelijke samenwerkingsmodus worden overeengekomen.

1.7

ANNOUNCEMENTS AMONG COLLEAGUES

ONDERLINGE MEDEDELINGEN

Announcements made by EMCI Maritime Practitioners among themselves and those made to their customers will be dealt with in a businesslike, responsible and confidential way.

De mededelingen van EMCI Maritime Practitioners onderling en hun cliënten zullen steeds op een zakelijke verantwoorde en vertrouwelijke manier worden behandeld.

AMICABLE EMPLOYEES

COLLEGIALE MEDEWERKERS

An EMCI Maritime Practitioner should refrain from encouraging a colleague’s employee from ending his/her contract with that colleague.

De EMCI Maritime Practitioner behoort zich ervan te onthouden medewerkers van collegae te bewegen tot het beëindigen van de werkrelatie met die collegae.

However, if a EMCI Maritime Practitioner is approached by a colleague’s employee because the employee wishes to collaborate with him or wants to work for him, the EMCI Maritime Practitioner should discuss this possibility with his colleagues before entering into an agreement with said employee.

Indien echter een EMCI Maritime Practitioner wordt benaderd door medewerker(s) van collegae met oog op een mogelijke samenwerking of dienstbetrekking behoort de EMCI Maritime Practitioner deze mogelijkheid met betrokken collegae te bespreken alvorens een overeenkomst aan te gaan met bedoelde medewerker.

MAINTAINING ONE’S NAME AND FAME

BEHOUD VAN NAAM EN FAAM

1.6

1.6.1

1.7.1

1.8

1.8.1

1.8.2

1.9

1.9.1

The EMCI Maritime Practitioner will refrain from making remarks to third parties which will potentially damage the name and fame of said colleague.

De EMCI Maritime Practitioner zal zich onthouden van uitlatingen tegenover derden waardoor de naam en faam van de bedoelde collegae kan worden geschaad.


7


1.10

1.10.1

1.11

1.11.1

1.12

1.12.1

1.13

1.13.1

1.13.2

1.13.3

DISPUTES AMONG COLLEAGUES

COLLEGIALE GESCHILLEN

In case of a dispute with a colleague, an EMCI Maritime Practitioner must assume a fair position towards him/her and attempt to resolve the dispute amicably.

De EMCI Maritime Practitioner zal ten opzichte van zijn / haar collegae een fair standpunt innemen en eventuele geschillen in der minne trachten te schikken.

USE OF A DISTINCTIVE TITLE

GEBRUIK ONDERSCHEIDENDE TITEL

With due regard to the provisions of this code of conduct and the area in which the EMCI Maritime Practitioner is certified, there are no limitations to the use of the title ‘EMCI Maritime Practitioner’.

Met inachtneming van het gestelde in deze gedragsregels alsmede met in achtneming van het functiegebied waarin de EMCI Maritime Practitioner is gecertificeerd, is het gebruik van de titel EMCI Maritime Practitioner niet aan beperkingen gebonden.

OPERATING PROCEDURE

WERKWIJZE De EMCI Maritime Practitioner vervult de door de opdrachtgever opgedragen werkzaamheden en/of taken op een integere, inzichtelijke en voortvarende wijze.

The EMCI Maritime Practitioner will carry out activities and/or tasks commissioned by a customer promptly and in an honest and insightful way. DESCRIPTION OF INSTRUCTION AND PRICE The EMCI Maritime Practitioner and customer must always agree upon the terms of reference, prior to carrying out the instruction.

OPDRACHTOMSCHRIJVING EN PRIJS De EMCI Maritime Practitioner komt altijd met de opdrachtgever(s) een opdrachtomschrijving overeen.

If an EMCI Maritime Practitioner works with a set of terms and conditions, these are considered to be part of the terms of reference.

Indien de EMCI Maritime Practitioner werkt met algemene voorwaarden worden de algemene voorwaarden geacht deel uit te maken van de opdrachtomschrijving.

The terms of reference contains at least a complete description of the work and method, such as the assignment, the honorarium (the fee), the method of advertising, appraising, investigation and selling, the method of reporting, the conditions to the assignment.

Uit de opdrachtsomschrijving blijkt tenminste de opdracht, het honorarium, de methode van adverteren, inspectie, onderzoek, taxeren en verkoop, de methode van rapporteren en de gestelde voorwaarden.


8


1.13.4

1.13.5

1.14

1.14.1

1.14.2

1.14.3

1.14.4

A EMCI Maritime Practitioner and customer must also agree upon the assignment to be paid prior to any work commencing.

Eveneens komt de EMCI Maritime Practitioner met de opdrachtgever voor de aanvang van de feitelijke uitvoering van de opdracht de prijs (het honorarium) overeen.

A EMCI Maritime Practitioner will cite either a fixed price or a method of calculating it.

Als prijs (honorarium) benoemt de EMCI Maritime Practitioner een geldbedrag of een berekeningsmethodiek.

TESTING

TOETSING

Upon the request of an EMCI Maritime Practitioner, a colleague of the EMCI Maritime Practitioner, an aggrieved third party or the customer, the actions, doings or failings of one or more EMCI Maritime Practitioners, a group of EMCI Maritime Practitioners or a colleague EMCI Maritime Practitioner may be examined for compatibility with the code of conduct and standing rules regulating complaints and disciplinary actions.

Op verzoek van de EMCI Maritime Practitioner, een collega van de EMCI Maritime Practitioner, de benadeelde of de opdrachtgever(s) kan het handelen, het doen of nalaten van de EMCI Maritime Practitioner, van meer EMCI Maritime Practitioners, van een groep EMCI Maritime Practitioners of van de collega(e) EMCI Maritime Practitioner(s) worden getoetst aan de gedragsregels en het reglement klachten tuchtrecht.

Such testing/review will always be based solely upon the code of conduct and the regulations or disciplinary rules applicable at the time when the action, doing or failure took place.

Toetsing geschiedt altijd en uitsluitend op basis van de gedragsregels en het reglement klachten tuchtrecht zoals geldend op het feitelijke moment dat de handeling of het doen of nalaten plaatsvond.

Testing will be based upon a complaint made by a stakeholder or someone who has incurred a loss.

Toetsing geschiedt aan de hand van een klacht van een belanghebbende of de benadeelde.

In the general interest of the profession, EMCI and/or any other trade or legitimate professional organisation – to the extent to which their clauses of association demonstrate this – is/are authorized, either independently or in commission, to lodge a complaint if there is no aggrieved party or stakeholder at hand.

EMCI en/of iedere andere branche- en beroepsorganisatie, voor zover hun status blijkt uit geldige statuten van de organisatie, zijn bevoegd om, afzonderlijk of in commissie, bij afwezigheid van belanghebbende(n) of benadeelde(n) een klacht aanhangig maken teneinde te toetsen in het algemeen belang van de beroepsgroep.


9


1.15

1.15.1

EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS

EMCI PROCEDURE VEREISTEN

All EMCI Maritime Practitioner are subjected to EMCI Procedure Requirements. These EMCI Proceduree requirements apply for all EMCI Maritime Practitioners.

Alle EMCI Maritime Practitioners zijn onderworpen aan de EMCI Procedure Vereisten. Deze EMCI Procedure Vereisten van toepassing op EMCI Maritime Practitioners.

1.16

SPECIAL CLAUSES FOR MARITME BROKERS

1.16.1

With due regard to the provisions of this EMCI Code of Conduct and EMCI Procedure Requirements and the area in which the Maritime Practitioner is certified, there are no limitations to the use of the title ‘broker barges and houseboats’, ‘shipbroker’ and ‘yachtbroker’

1.17

1.17.1

SPECIAL CLAUSES FOR MARINESURVEYORS With due regard to the provisions of this EMCI Code of Conduct and EMCI Procedure Requirements and the area in which the Maritime Practitioner is certified, there are no limitations to the use of the title ‘marinesurveyor’ and ‘yachtsurveyor’

1.18

SPECIAL CLAUSES FOR YACHTAPPRAISERS

1.18.1

The title EMCI Yachtappraiser is a subtitle only. The use of the subtitle EMCI Yachtappraiser is exclusively reserved for the EMCI individual certified maritime brokers and marinesurveyors.

BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR MARITIME MAKELAARS Met inachtneming van het gestelde in de EMCI Gedragsregels en EMCI Procedure Vereisten alsmede met in achtneming van het functiegebied waarin de Maritime Practitioner is gecertificeerd, is het gebruik van de titel ‘jachtmakelaar’, ‘scheepsmakelaar’ en ‘makelaar woonarken en woonschepen’ niet aan beperkingen gebonden. BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR MARINESURVEYORS Met inachtneming van het gestelde in de EMCI Gedragsregels en EMCI Procedure Vereisten alsmede met in achtneming van het functiegebied waarin de Maritime Practitioner is gecertificeerd, is het gebruik van de titel ‘marinesurveyor’ en ‘expert pleziervaart’ niet aan beperkingen gebonden. BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR TAXATEURS PLEZIERVAARTUIGEN De titel EMCI Taxateur Pleziervaartuigen is uitsluitend een subtitel. Het gebruik van de subtitel EMCI Taxateur Pleziervaartuigen is exclusief voorbehouden aan de individueel EMCI gecertificeerde maritieme makelaars en marinesurveyors.


10


1.19

1.19.1

1.20 1.20.1 1.21

1.21.1

1.22 1.22.1

1.22.1.1

SPECIAL CLAUSES FOR MARITIME MEDIATORS In exeption to this EMCI Code of Conduct and EMCI procedure Requirements only the Code of Conduct of the ADR International Register applies for all EMCI maritime mediators.

BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR MARITIEME MEDIATORS Als uitzondering op de bepalingen in de EMCI Gedragsregels en EMCI Procedure Vereisten geldt dat alle EMCI maritieme mediators uitsluitend vallen onder de werking van de gedragsregels binnen het ADR International Register.

SPECIAL CLAUSES FOR HARBOURMASTERS

BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR HAVENMEESTERS

There are no special clauses for harbourmasters.

Er zijn geen bijzondere bepalingen voor havenmeesters.

SPECIAL PROVISIONS

BIJZONDERE BEPALINGEN

In cases not provided for by this code of conduct, the point of departure will be that an EMCI Maritime Practitioner's conduct must be in keeping with the standing of the profession as laid down in the relevant EMCI Certification Scheme and standards, including all underlying documents and regulations set by EMCI; this behaviour must not damage the image of the profession or its members.

In alle gevallen waarin de gedragsregels niet specifiek voorzien geldt het uitgangspunt dat het optreden van de EMCI Maritime Practitioner in overeenstemming dient te zijn met het aanzien van het beroep zoals dat blijkt uit het relevante Certificatieschema en standaards waaronder mede begrepen alle onderliggende documenten en reglementen zoals vastgesteld door EMCI alsmede dat het aanzien en het imago van het beroep en de beroepsgroep niet mag worden geschaad.

FINAL CLAUSES

SLOTBEPALINGEN

LIABILITY

AANSPRAKELIJKHEID

EMCI does not accept any liability whatsoever for actions and/or behaviour resulting from this document.

EMCI aanvaardt geen aansprakelijkheid, in welke vorm dan ook, voor het handelen en/of optreden verband houdende met onderhavig reglement.

EMCI emphatically denies liability of any kind.

EMCI wijst iedere aansprakelijkheid nadrukkelijk van de hand.


11


1.22.2 1.22.2.1 1.22.3

1.22.3.1

1.22.4

1.22.4.1

1.22.5 1.22.5.1

AUTHORITY

BEVOEGDHEID

EMCI is authorized to set and alter this code.

EMCI is bevoegd tot het vaststellen en wijzigen van dit reglement.

CONFIDENTIALITY

GEHEIMHOUDING

EMCI, its management, its committees as well as individual committee members are obliged to keep their knowledge of EMCI Maritime Practitioners and/or third parties, information regarding companies, agencies, and any organizations and/or persons about which they have information as a result of their role within EMCI strictly confidential.

EMCI, de directie, de commissies alsmede de individuele commissieleden zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht jegens de EMCI Maritime Practitioners en/of derden met betrekking tot de kennis en/of de informatie omtrent bedrijven, EMCI Maritime Practitioners, instanties, organisaties en/of personen welke kennis en/of informatie tot hen is gekomen op grond van hun functie binnen EMCI.

Any breach of confidentiality is grounds for the removal of the person from his/her position and if they are EMCI Maritime Practitioners grounds for examination of compatibility with the code of conduct and the standing rules regulating complaints and disciplinary action.

Het schenden van de geheimhoudingsplicht is grond voor ontzetting uit de functie en ingeval van het zijn van EMCI Maritime Practitioner grond voor toetsing aan de gedragsregels op basis van het reglement klachten tuchtrecht.

DISPUTES

GESCHILLEN

Should a dispute occur because this code does not or does not adequately cover a situation, EMCI is authorized without prejudice to the provisions of the CLAUSEs of association to leave no stone unturned to alter the statutes of EMCI.

Voor zover en indien dit reglement iets niet of onvolledig regelt en/of leidt tot een geschil is EMCI bevoegd, onverlet het bepaalde in de statuten van EMCI

If EMCI does not settle the dispute, the dispute will be subject to mediation. If mediation is not successful, the dispute will be brought before a NEDERLANDS court.

Indien EMCI geen besluit neemt ten aanzien van het geschil, wordt het geschil onderworpen aan mediation. Indien de mediation niet slaagt wordt het geschil aan de bevoegde Nederlandse rechter voorgelegd.

MULTILINGUAL

MEERTALIGHEID

In cases where more than one language is in use, English will be the language of choice.

Bij meertaligheid prefereert de Engelse taal boven elke andere taal.


12


1.22.6

1.22.6.1

1.22.7 1.22.7.1

SETTLEMENT

VASTSTELLING

This version of this EMCI Code of Conduct and EMCI Procedure Requirements was enacted on the date as stated in the header of these Rules. All other versions are hereby repealed and replaced by the current code with said date and version number.

Deze EMCI Gedragsregels en EMCI procedure Requirements zijn met dagtekening en versienummer zoals vermeld in de ‘header’ van dit document vastgesteld door de WCEI directie. Hiermee zijn eerdere versies van dit reglement vervallen, niet meer van toepassing en vervangen door het voorliggende reglement met genoemde dagtekening en nummering.

LAW

WET

This code shall be governed by Dutch law only.

Uitsluitend de Nederlandse wetgeving is van toepassing.


13


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR ESCROW MANAGEMENT EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR DERDENGELDEN BEHEER

ENGLISH

DUTCH

1.

All EMCI Maritime Practitioners have the obligation to separate escrow capital from private capital and the companies capital.

Alle certificatehouder zijn verplicht derdengelden te scheiden van het kapitaal van de onderneming en privé kapitaal.

2.

If escrow capital is handled by an EMCI Maritime Practitioner the escrow capital is to be managed by dedicated escrow management procedures and routed via an independent legal body with its own escrow account.

Indien een EMCI Maritime Practitioner derdengeld beheert bestaat de verplichting het derdengeld te beheren op basis van specifieke management procedures en via de derdengelden rekening van een separate rechtspersoon.

3.

EMCI authorized escrow management solutions: Independent legal body for escrow management with its own escrow account; Independent official public notary with its own escrow account Independent attorney with its own escrow account Independent accountant with its own escrow account Escrow management facilities of the Global Network Group

EMCI goedgekeurde beheerstructuren derdengelden: Onafhankelijke stichting beheer derdengelden Onafhankelijke notaris met eigen derdengelden rekening (kwaliteitsrekening) Onafhankelijke advocaat met eigen derdengeldenrekening (kwaliteitsrekening) Onafhankelijke accountant met eigen derdengelden rekening (kwaliteitsrekening) Derdengelden beheer via Stichting Beheer Derdengelden Global Network Group

4.

The handling and management of escrow captital must be included in and covered by the personal and company liability insurance of the EMCI Maritime Practitioner.

Het behandelen en beheren van derdengelden dient te zijn inbegrepen in en gedekt door de bedrijfs- en persoonsgebonden aansprakelijkheidsverzekering van de EMCI Maritime Practitioner.

5.

Misuge of escrow capital will be punished. The EMCI Maritime Practitioners risks immediate suspension and/or expulsion.

Misbruik van derdengelden wordt gestrafd. De EMCI Maritime Practitioner riskeert onmiddelijke schorsing en/of royement.


14


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR APPRAISING / VALUATION EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR TAXEREN

1.

1.1

1.2

1.3

ENGLISH

DUTCH

APPRAISING FOR BANKING PURPOSES

TAXEREN VOOR BANCAIRE DOELEINDEN

An appraisal instruction that is used either to obtain or to maintain financing from a bank or finance company is only valid if the report is executed using the fixed appraisal report provided by said bank or finance company.

Een taxatieopdracht ten behoeve van het verkrijgen of behouden van een financiering bij een bank of financiële instelling kwalificeert uitsluitend indien de rapportage wordt uitgevoerd met behulp van het vaste taxatie rapport zoals verstrekt door de bank of financiële instelling.

An appraiser is obliged to respond immediately to any requests by the bank or finance company for further information about the appraisal report he has provided.

De taxateur is gehouden op eerste verzoek van de bank of financiële instelling nadere inlichtingen te verstrekken met betrekking tot het door de taxateur afgegeven taxatierapport.

The appraiser is not responsible or liable for the format of the appraisal report as provided and required by the bank or finance company.

De taxateur is niet verantwoordelijk of aansprakeijk voor het taxatie format zoals aangereikt en verplicht door de bank of financiële instelling.


15


2.

APPRAISAL REPORT

TAXATIERAPPORT Het taxatie rapport omvat tenminste:

The appraisal report contains at least:

ALGEMEEN Naam en details van deteur, opdrachtgever en scheepseigenaar Omschrijving doelstelling taxatie Datum, tijd en locatie van de taxatie opdracht Taxatie verklaring afgegeven en ondertekend door de EMCI gecertificeerde taxateur Scheepsgegevens (Bouwwerf, bouwjaar, bouwnummer, jaar 1e tewaterlating, type, naam, operationele en technische gegevens, beschikbare apparatuur) Bijzondere gegevens en bevindingen Taxatie referentie tabel Indien wenselijk, gevraagd of vereist: toepasselijk bewijsmateriaal als bijlage voegen

GENERAL Name and details of the valuer, assignment principal and shipowner Description appraisal purposes Date, time and location of the appraisal assignment Appraisal declaration issued and signed by the EMCI certified appraiser Shipdetails (Shipyard,year of construction, construction number, year of first launching, type, name, operational and technical specifications, available equipment) Special details and remarks Appraising reference matrix If necessary, requested or mandatory: relevant proof of evidence to be attached to the appraisal report

2.1 1. 2. 3. 4.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

1.

APPRAISING VALUES Current market value and its conditions Liquidation value and its conditions Original and current new price (if known) Insured for (if known) and its conditions

2. 3. 4.

STATUS CLARIFICATION OF CE and/or other official quality marks Insurance position Legal positions with regard to ship mortgages or shiploans, sequestration, other entailing rights Maintenance, executed as well as necessary or expected Ownership Shipping registar VAT Shiprelated documents, permits and certificates

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

TAXATIEWAARDEN Huidige dagwaarde en gekoppelde voorwaarden Executiewaarde en gekoppelde voorwaarden Oorspronkelijke en huidige nieuwwaarde (indien bekend) Verzekerde waarde (indien bekend) en gekoppelde voorwaarden STATUS BEOEMING VAN CE en/of andere officiële keurmerken Verzekeringspositie Juridishe posities met betrekking hypotheken, leningen, beslag en andere bezwarende rechten Onderhoud, zowel uitgevoerd als noodzakelijk als verwacht Eigendom Scheepsregister (kadaster) BTW Schipgerelateerde documenten, vergunningen en certificaten


16


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS FOR SURVEYS EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR KEURINGEN

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

ENGLISH

DUTCH

SURVEYS FOR BANKING AND INSURANCE PURPOSES

KEUREN VOOR BANCAIRE EN VERZEKERINGS DOELEINDEN

An survey instruction that is used either to obtain or to maintain financing from a bank or finance company is only valid if the report is executed using the fixed survey report provided by said bank or finance company.

An survey instruction that is used either to obtain or to maintain an insurance policy from an insurance company or to settle a loss, damage or defect related to an existing insurance policy is only valid if the report is executed using the fixed survey report provided by said insurance company.

A surveyor is obliged to respond immediately to any requests by the bank or finance company or insurance company for further information about the survey report he has provided.

The surveyor is not responsible or liable for the surveyformat as provided and required by the bank or finance company or insurance company.

Een keuringsopdracht ten behoeve van het verkrijgen of behouden van een financiering bij een bank of financiële instelling kwalificeert uitsluitend indien de rapportage wordt uitgevoerd met behulp van het vaste keuringsrapport zoals verstrekt door de bank of financiële instelling. Een keuringsopdracht ten behoeve van het verkrijgen of behouden van een verzekeringspolis of om een totaal verlies, schade of defect te regelen bij een verzekeringsmaatschappij kwalificeert uitsluitend indien de rapportage wordt uitgevoerd met behulp van het vaste keuringsrapport zoals verstrekt door de verzekeringsmaatschappij. De expert is gehouden op eerste verzoek van de bank of financiële instelling of verzekeringsmaatschappij nadere inlichtingen te verstrekken met betrekking tot het door de expert afgegeven taxatierapport. De expert is niet verantwoordelijk of aansprakeijk voor het keuringsformat zoals aangereikt en verplicht door de bank of financiële instelling of verzekeringsmaatschappij.


17


2.

SURVEY REPORT

KEURINGSRAPPORT

The survey report contains at least: GENERAL Name and details of the surveyor, assignment principal and shipowner Description survey purposes Date, time, location and weather conditions of / during the survey Survey declaration issued and signed by the EMCI certified surveyor Shipdetails (Shipyard,year of construction, construction number, year of first launching, type, name) Special details and remarks If necessary, requested or mandatory: relevant proof of evidence to be attached to the survey report 1. 2. 3. 2.1

4. 5. 6.

1.

2.

SURVEY Description used survey method Specification used survey equipment and calibration status Specification applicable survey standards Survey findings Survey judgement Survey conclusions and recommendations ATTACHMENTS Relevant documents, such as quotes for repairs and maintenance, user instructions, product specifications etcetera Proof of evidence, such as photos, videos, expert – specialist - witness declarations etcetera NOTE! The decription of the survey method together with the specifications of the survey standards and survey equipment should result in the same and equal outcomes if a contra survey is executed under the same circumstances against / with the same method, standards and equipment.

Het keuringsrapport omvat tenminste: Naam en details van de expert, opdrachtgever en scheepseigenaar Beschrijving doelstelling keuringsopdracht Datum, tijd, locatie en weersomstandigheden van / tijdens de keuring Keuringsverklaring afgegeven en ondertekend door de EMCI gecertificeerde expert Scheepsgegevens (Bouwwerf, bouwjaar, bouwnummer, jaar 1e tewaterlating, type, naam) Bijzondere gegevens en bevindingen Indien wenselijk, gevraagd of vereist: toepasselijk bewijsmateriaal als bijlage voegen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.

2.

KEURING Omschrijving tpegepaste keuringsmethodiek Specificatie gebruikte keuringsapparatuur en de ijkingsgegevens hiervan Specificatie van de toegepaste keuringsnormen Keuringsbevindingen Keuringsbeoordeling Keuringsconclusies en aanbevelingen BIJLAGEN Relevante documenten zoals offertes voor reparative en onderhoud, gebruiksaanwijzingen, product specificities etcetera Bewijsmiddelen zoals foto’s, video’s, verklaringen van experts, specialisten of getuigen, etcetera Opmerking! De omschrijving van de keuringsmethodiel tesamen met de keuringsnormen en keuringsapparatuur dient te borgen dat een contra expertise onder identieke omstandigheden en met gelijke methode, normen en apparatuur dezelfde keurings resultaten oplevert.


18


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS ON INFORMATIONSUPPLY TO BUYERS EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR INFORMATIEVOORZIENING AAN KOPERS

1.

ENGLISH

DUTCH

The maritime broker, or a maritime specialist on behalf of the broker, supplies the buyer before signing the agreement on sale and purchase at least with the hereafter stated information:

De maritieme makelaar, of een maritieme specialist namens de maritieme makelaar, informeert de koper voor het ondertekenen van de overeenkomst van koop en verkoop met betrekking tot tenminste de hierna benoemde informatie:

GENERAL Shipdetails (Shipyard,year of construction, construction number, year of first launching, type, name, operational and technical specifications, available equipment) Known non-conformities and defects Asking price STATUS CLARIFICATION OF 1. CE and/or other official quality marks 2. Legal positions with regard to ship mortgages or shiploans, sequestration, other entailing rights 3. Ownership 4. Shipping registar 5. VAT 6. Shiprelated documents, permits and certificates

2.

The maritime brokers points out to the buyer its legal research obligations. If the buyer renounces the buyer should sign an renouncement statement.

ALGEMEEN Scheepsgegevens (Bouwwerf, bouwjaar, bouwnummer, jaar 1e tewaterlating, type, naam, operationele en technische gegevens, beschikbare apparatuur) Bekende gebreken en defecten Vraagprijs STATUS BENOEMING VAN 1. CE en/of andere officiële keurmerken 2. Juridishe posities met betrekking hypotheken, leningen, beslag en andere bezwarende rechten 3. Eigendom 4. Scheepsregister (kadaster) 5. BTW 6. Schipgerelateerde documenten, vergunningen en certificaten De maritieme makelaar wijst de koper op zijn / haar wettelijke onderzoeksplicht. Indien de koper hiervan afziet dient de koper een afstandsverklaring te tekenen.


19


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS ON INFORMATIONSUPPLY TO SELLERS EMCI PROCEDURE VEREISTEN VOOR INFORMATIEVOORZIENING AAN VERKOPERS

1.

2.

3.

ENGLISH

DUTCH

The maritime broker, or a maritime specialist on behalf of the broker, supplies the seller, as its principal, during the whote brokerage process at least with the hereafter stated information:

De maritieme makelaar, of een maritieme specialist namens de maritieme makelaar, informeert de verkoper, in zijn / haar hoedanigheid als opdrachtgever, tijdens het gehele makelaardijproces met betrekking tot tenminste de hierna benoemde informatie:

Communication & status updates potential or candidate buyers Communication & status update initialized negotationsproces Communication & status updates initialized shipsurvey(s) Communication & status updates initiatlized shipmaintenance or repair Communication & status updates ship or seller or buyer related issues such CE or other quality marks, VAT, import, export, registar and ownership, mortgages, loans, sequestrations, other entailing rights, documents, permits, certificates Legal rights on negotiation Current market value

Communicatie en status updates potentiële en kandidaat kopers Communicatie en status updates in gang gezet onderhandelingsproces Communicatie en status updates in gang gazette keuringen Communicatie en status updates in gang gezet onderhoud en reparaties Communicatie en status updates met betrekking tot schip of verkoper of koper gerelateerde zaken zoals CE en/of andere officiële keurmerken, BTW, import, export, register (kadaster) en eigendom, hypotheken, leningen, beslagen, andere bezwarende rechten, documenten, vergunningen, certificaten Wettelijk rechten met betrekking tot onderhandelingen Huidige marktwaarde

The maritime brokers points out to the seller its legal information transparency obligations. If the seller renounces the broker is to resign from the assignment.

De maritieme makelaar wijst de verkoper op zijn / haar wettelijke informatieplicht. Indien de verkoper hiervan afziet is de makelaar gehouden de opdracht terug te geven.

All substantial legal actions, such as maintenance, repairs, transportation, price agreement, transfer of ownership, cash- or banktransactions, to executed or ordered by the maritime broker, should be authorized in a formal document signed by the principal.

Alle wezenlijke juridische handelingen, zoals onderhoud, reparatie, transport, prijsovereenstemming, eigendomsoverdracht, kasen bankhandelingen, uit te voeren door de maritieme makelaar of namens deze, dienen te zijn geautoriseerd op basis van een door de opdrachtgever schriftelijke en getekend document.


20


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS AGREEMENT OF BROKERAGE EMCI PROCEDURE VEREISTEN MAKELAARDIJ OVEREENKOMST

1.

ENGLISH

DUTCH

The agreement of brokerage contains at least:

De makelaardij overeenkomst omvat tenminste:

Name and details of the broker, principal and/or shipowner Description agreement purposes Terms on fee, costs and its settlement Guidelines for the transaction period, asking price, selling price and negotations Legal clauses on general conditions, duration, language, applicable law, dispute resolution, court settlement, Shipdetails (Shipyard,year of construction, construction number, year of first launching, type, name, operational and technical specifications, available equipment, known non conformities and defects) If necessary, requested or mandatory: relevant other information Attachtments: 1. Copy valid ID principal 2. Copy valid ID shipowner 3. Copy certificate of competence maritime broker

Naam en details van de makelaar, opdrachtgever en/of scheepseigenaar Omschrijving doelstelling overeenkomst Afspraken over honorarium, kosten en afrekening Richtlijnen voor de transactieperiode, vraagprijs, verkoopprijs en onderhandelingen Juridische bepalingen met betrekking tot algemene voorwaarden, geldigheid en duur, taal, toepasselijke wetgeving, geschillen clausule, procesafspraken Scheepsgegevens (Bouwwerf, bouwjaar, bouwnummer, jaar 1e tewaterlating, type, naam, operationele en technische gegevens, beschikbare apparatuur, bekende gebreken en defecten) Indien wenselijk, gevraagd of vereist: relevante andere informatie Bijlagen: 1. Kopie geldig ID opdrachtgever 2. Kopie geldig ID scheepseigenaar 3. Kopie certificaat van vakbekwaamheid maritieme makelaar


21


EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS AGREEMENT OF SALE AND PURCHASE EMCI PROCEDURE VEREISTEN OVEREENKOMST VAN KOOP EN VERKOOP

ENGLISH

DUTCH De overeenkomst van koop en verkoop omvat tenminste:

The agreement of sale and purchase contains at least:

Naam en details van verkoper en koper Omschrijving doelstelling overeenkomst

Name and details of the seller and buyer Description agreement purposes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1.

Agreement clauses on Appraising Survey(s), repairs and maintenance Sea trial(s) and conditions VAT Import / export CE, other quality marks Transfer of and/or qualifying for documents, permits and certificates Price, payment method & procedures Legal delivery, acceptance and transfer of ownership Legal clauses on general conditions, duration, language, applicable law, dispute resolution, court settlement, Shipdetails (Shipyard,year of construction, construction number, year of first launching, type, name, operational and technical specifications, available equipment, known non conformities and defects) If necessary, requested or mandatory: relevant other information Attachtments: 1. Copy valid ID seller 2. Copy valid ID buyer 3. Copy relevant (transfer) documents, permits and certificates

Overeenstemmingsbepalingen over Taxeren Keuring, reparative en onderhoud Proefvaart en de proefvaartcondities BTW Import / export CE of ander officiële keurmerken Overdracht van of kwalificatie voor documenten, vergunningen en certificaten 8. Prijs, betaalmethoden en procedures 9. Juridische levering, acceptatie en eigendomsoverdracht 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Juridische bepalingen met betrekking tot algemene voorwaarden, geldigheid en duur, taal, toepasselijke wetgeving, geschillen clausule, procesafspraken Scheepsgegevens (Bouwwerf, bouwjaar, bouwnummer, jaar 1e tewaterlating, type, naam, operationele en technische gegevens, beschikbare apparatuur, bekende gebreken en defecten) Indien wenselijk, gevraagd of vereist: relevante andere informatie Bijlagen: 1. Kopie geldig ID verkoper 2. Kopie geldig ID koper 3. Kopie relevant (overdrachts) documenten, vergunningen en certificaten


22

EMCI CODE OF CONDUCT INCLUSIVE EMCI PROCEDURE REQUIREMENTS

Recommend Documents