CODE OF CONDUCT. Tatanan Perilaku

CODE OF CONDUCT

Tatanan Perilaku

PT ASAHIMAS FLAT GLASS Tbk



CONTENTS DAFTAR ISI Message from Top Management (Pesan dari Top Management) Business Ethics (Etika Bisnis)

CODE OF CONDUCT TATANAN PERILAKU

5

Social Responsibilities (Tanggung Jawab Sosial)

22

Anti Monopoly Policy (Kebijakan Anti Monopoli)

29

Disclosure of Information (Pengungkapan Informasi)

32

Political Activities (Kegiatan Politik)

40

Business Activities (Kegiatan Bisnis)

44

Commissioners Duties & Responsibilities (Tugas & Tanggung Jawab Para Komisaris)

47

JAKARTA, SEPTEMBER 2006

MESSAGE FROM TOP MANAGEMENT

CONTENTS DAFTAR ISI

Jakarta, September 2006

Directors Duties & Responsibilities (Tugas & Tanggung Jawab Para Direktur)

50

To Asahimas Staff/Employees:

Audit System (Sistem Audit)

54

In view of the highly competitive nature and business globalization and in its capacity as a public company, Asahimas has to be a front runner to implement good corporate governance in a most professional level.

Stakeholders (Stakeholder)

59

We have to conduct our business operation based on the good corporate governance principles i.e.: Transparency, Fairness, Professionalism, Accountability and Responsibility.

Moral Behavior (Perilaku Moral)

65

We have to carry out those principles consistently in operating our business in order to accommodate the stakeholders’ hope to move up to a more higher ethical standards and practices.

Integrity of Transaction (Integritas Transaksi)

70

In that regard, the adoption ‘Code of Conduct’ in Asahimas as the fundamental moral and spirit will bring about a new distinctive competitive advantage for the company.

Question & Answer (Pertanyaan dan Jawaban)

73

Code of conduct is a clear and ethical behavior set out as the ground rules for all employees as a standard behavior throughout the company. We should show great concern to the communities where we operate businesses in a proper manner and exercise the highest degree of honesty and integrity in our dealings with other parties. Our ultimate objective in implementing this code of conduct is in achieving our mission “TO BUILD THE WORLD A BETTER PLACE FOR LIVING” through sustainable company performance. Kenzo Moriyama President Director

Andi Purnomo Vice President Director

COMPLIANCE WITH LAWS & REGULATIONS PATUH KEPADA HUKUM DAN PERATURAN Commitment to the prevailing laws and regulations Komitmen kepada hukum dan peraturan yang berlaku All staff/employees and the Management are committed to the prevailing laws and regulations in the Company.

BUSINESS ETHICS (ETIKA BISNIS)

The Management will provide the laws and regulations to all staff/employees. Seluruh staf/karyawan dan Manajemen mempunyai komitmen untuk mematuhi undang-undang dan peraturan-peraturan yang berlaku terhadap Perseroan. Manajemen akan menyediakan undang-undang dan peraturanperaturan tersebut untuk seluruh staf/karyawan.

5

6

COMPLIANCE WITH LAWS & REGULATIONS PATUH KEPADA HUKUM DAN PERATURAN

COMPLIANCE WITH LAWS & REGULATIONS PATUH KEPADA HUKUM DAN PERATURAN

Compliance with laws, regulations and agreements Patuh kepada undang-undang, peraturan, dan kesepakatan yang berlaku

Working relationship with the Company Hubungan kerja dengan Perseroan

Every Commissioner/Director/staff/employee should act and be responsible to comply with the prevailing laws, rules and approved collective agreements. Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya bertindak dan bertanggungjawab untuk mematuhi undang-undang dan peraturanperaturan yang berlaku, serta kesepakatan yang telah disetujui bersama.

7

All staff/employees and the Management should comply with all provisions on working relationship as stated in the Collective Labor Agreement (CLA), signed by both the Management and the employees representative of which is also registered at the Ministry of Manpower and Transmigration. Seluruh staf/karyawan dan Manajemen seharusnya mematuhi semua ketentuan hubungan kerja yang tercantum dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang telah ditandatangani oleh Manajemen dan wakil karyawan serta terdaftar pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

8

TRANSACTIONS WITH CUSTOMERS AND SUPPLIERS TRANSAKSI DENGAN PELANGGAN DAN PEMASOK


All Transactions should be fair competition Seluruh transaksi seharusnya wajar

In preparation and implementation of agreements Pembuatan perjanjian dan pelaksanaannya

Each Commissioner/Director/staff/employee has responsibility respectively in conducting any of the Company’s business activities which strive for fair competition.

All agreements should be prepared properly and its implementation should be conducted in accordance with the provisions of the agreement.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan memiliki tanggung jawab masing-masing dalam melaksanakan aktivitas usaha yang mengarah kepada persaingan yang sehat.

Semua perjanjian seharusnya dipersiapkan dengan cermat dan pelaksanaannya seharusnya dilakukan sesuai dengan ketentuan perjanjian tersebut.

9

10


RELATIONSHIP WITH CUSTOMERS HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN

Goods to be delivered should be of quality in accordance with the contract Mutu barang yang dikirim seharusnya sesuai dengan Perjanjian The Company should ensure that only quality products are supplied/delivered. Perseroan seharusnya memastikan bahwa hanya produk berkualitas yang disediakan/dikirimkan.

11

Guarantees on the Company’s Products Jaminan Atas Produk-Produk Perseroan

The Company is committed to be responsible for every Company’s products according to the term of warranty, agreements and prevailing regulations. Perseroan mempunyai komitmen untuk bertanggung jawab atas setiap produk Perseroan sesuai dengan masa garansi, perjanjian dan perundangan-undangan yang berlaku.

12

CONFLICT OF INTEREST BENTURAN KEPENTINGAN


Disclosure of Company’s Confidential Information Pengungkapan informasi rahasia Perseroan

Business transactions with the Company Transaksi dagang dengan Perseroan

A Commissioner/Director/staff/employee should not disclose any confidential information at own interest.

To maintain the Company’s independence and to prevent occurrence of a conflict of interest, Commissioner/Director/staff/employee, on behalf of Company, should not transact business with any Party, such as supplier, contractor, agent or any such a kind of business of which the Commissioner/Director/staff/employee may have a special relationship with the party through ownership or a family relationship by blood or marriage.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya tidak mengungkapkan informasi rahasia untuk kepentingan pribadi.

Untuk mempertahankan kemandirian Perseroan dan mencegah terjadinya benturan kepentingan, Komisaris/Direktur/staf/karyawan baik langsung maupun tidak langsung, atas nama Perseroan, seharusnya tidak melakukan transaksi dagang dengan suatu pihak, baik sebagai pemasok, kontraktor, agen ataupun kegiatan lain yang sejenis, di mana Komisaris/Direktur/staf/karyawan, mempunyai hubungan istimewa (dengan pihak tersebut), baik karena penyertaan modal, hubungan keluarga sedarah atau semenda.

13

14


CONFIDENTIALITY KERAHASIAAN

Receiving gifts or presents Penerimaan pemberian atau hadiah

Disclosure of Company’s info Mengungkapkan rahasia Perseroan

To maintain the Company’s independence, every Commissioner/ Director/staff/employee should refuse any gifts, presents or entertainment from the Company’s associates except for un-avoided reasons, and report the gift, presents or entertainment to the superior.

Commissioners/Directors/staff/employees should not disclose any of the Company’s confidential information to third parties, except being authorized by the Management.

Untuk mempertahankan kemandirian Perseroan, setiap Komisaris/ Direktur/staf/karyawan seharusnya menolak pemberian, hadiah atau jamuan dari relasi Perseroan kecuali untuk alasan yang tidak dapat dihindari dan harus melaporkan pemberian, hadiah atau jamuan tersebut kepada atasannya.

15

Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya tidak membuka rahasia Perseroan kepada pihak luar, kecuali diberi wewenang khusus untuk itu oleh Manajemen.

16



Maintaining the Company’s confidential documents Menjaga dokumen rahasia Perseroan

To keep confidential information after resignation or retirement Menjaga rahasia Perseroan meskipun telah berhenti bekerja atau pensiun

Every Commissioner/Director/staff/employee should keep secured the Company’s confidential documents. Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya memelihara dokumen-dokumen atau data-data Perseroan yang bersifat rahasia.

A Commissioner/Director/staff/employee who has retired or resigned from the Company, should keep in confidential the Company’s information obtained during his/her employment with the Company. Seorang Komisaris/Direktur/staf/karyawan yang sudah pensiun atau berhenti bekerja di Perseroan, seharusnya tetap menjaga rahasia Perseroan yang diketahuinya selama bekerja di Perseroan.

17

18

COMPANY ASSETS/RESOURCES HARTA DAN SUMBER DAYA PERSEROAN

COMPANY ASSETS/RESOURCES HARTA DAN SUMBER DAYA PERSEROAN

Securing the Company’s assets Pengamanan aset Perseroan

Entertainment and gifts from the Company Jamuan dan hadiah dari Perseroan

Every Commissioner/Director/staff/employee who has an access to the Company’s assets, is fully responsible to protect the assets with high integrity and to avoid any misuse of them. This includes protection of equipment and materials from possible damage and loss.

Commissioners/Directors/staff/employees, with position related to Company’s associates, in offering gifts and entertainment should comply with regulation which is determined by the Company, in order to create a fair business relationship between the Company and its relations.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan yang mempunyai akses kepada aset Perseroan bertanggung jawab penuh untuk menjaga aset tersebut dengan integritas yang tinggi dan menghindari penggunaan yang tidak sah. Dalam hal ini termasuk pengamanan peralatan dan bahan-bahan dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan.

Komisaris/Direktur/staf/karyawan yang pekerjaannya berhubungan dengan relasi Perseroan, dalam memberikan hadiah dan jamuan seharusnya mentaati peraturan yang telah ditetapkan oleh Perseroan, demi menciptakan hubungan bisnis yang sehat antara Perseroan dengan relasi tersebut.

19

20

COMPANY ASSETS/RESOURCES HARTA DAN SUMBER DAYA PERSEROAN Assets are only for the Company’s interest Aset Perseroan hanya untuk kepentingan Perseroan

All the Company’s tangible and intangible assets (for instance trade secrets and production formula) should only be used by Commissioners/Directors/staff/employees in the interest of the Company. Seluruh aset Perseroan baik yang berwujud maupun yang tak berwujud (seperti rahasia dagang dan formula produksi) seharusnya hanya digunakan oleh Komisaris/ Direktur/staf/kar yawan untuk kepentingan Perseroan.

SOCIAL RESPONSIBILITIES (TANGGUNG JAWAB SOSIAL)

21

22

ENVIRONMENT ISSUES MASALAH LINGKUNGAN

ENVIRONMENT ISSUES MASALAH LINGKUNGAN

Working Environment Lingkungan Kerja

Living Environment Lingkungan Hidup

The Company is committed to ensure the occupational health and safety of every Commissioner/Director/staff/employee who works in the Company’s premises, by providing a safe and healthy working condition.

The Company is committed to prevent pollution resulted from its factory’s operations.

Perseroan mempunyai komitmen untuk menjaga kesehatan dan keamanan setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan yang bekerja di lingkungan Perseroan, dengan menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman.

Perseroan mempunyai komitmen untuk menjaga agar tidak terjadi pencemaran lingkungan hidup sebagai akibat kegiatan industri.

The Management will exert their best efforts to avoid accidents and illness in the working area. Manajemen akan berusaha sebaik-baiknya untuk menghindari terjadinya kecelakaan kerja maupun penyakit di lingkungan kerja.

23

24

SOCIAL ISSUES MASALAH KEMASYARAKATAN

RELATIONSHIP WITH SOCIETY HUBUNGAN DENGAN MASYARAKAT

Social Contribution Kontribusi Sosial

Responsibilities for the Company’s Products Tanggung Jawab Atas Produk-Produk Perseroan

The Company is committed to participate in developing its surroundings, small-scale industries and other important social activities.

Company is committed to produce good quality and safe products, which are not dangerous to human safety and environment according to the prevailing regulations and standardization

Perseroan mempunyai komitmen untuk berpartisipasi dalam pengembangan masyarakat sekitar, industri berskala kecil dan kegiatan sosial penting lainnya.

Perseroan mempunyai komitmen untuk menghasilkan produk-produk yang bermutu, aman dan tidak membahayakan keselamatan manusia serta lingkungan sesuai dengan peraturan dan standarisasi yang berlaku.

25

26



Peace and Safety Perdamaian dan Keamanan

Company’s role in Society Peran Perseroan Dalam Masyarakat

Company is committed not to enter into transactions, either directly or indirectly, with respect to products which may be used for a part of or production of weapons.

In carrying out its operation the Company should always observe its responsibility to society.

Perseroan mempunyai komitmen untuk tidak melakukan transaksi, baik langsung maupun tidak langsung, mengenai produk-produk yang digunakan sebagai bagian atau digunakan untuk memproduksi senjata.

Dalam menjalankan kegiatan usahanya Perseroan seharusnya selalu memperhatikan tanggung jawabnya terhadap masyarakat.

The company should never sell or export all kind of products to other companies who intend to endanger or destroy the peace and safety of the world. Perseroan tidak akan pernah menjual atau mengekspor segala produk kepada pihak atau perusahaan yang bermaksud membahayakan bahkan menghancurkan perdamaian dan keamanan dunia.

27

28

ANTI MONOPOLY LAW UNDANG-UNDANG ANTI MONOPOLI Monopoly and Unfair Competition Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat

ANTI MONOPOLY POLICY (KEBIJAKAN ANTI MONOPOLI)

29

The definition of monopoly is: one business entity or one group of business entities who control over production and or marketing of certain goods or services. This condition produces unfair business activities and could harm public interest. It is the policy of the Company to comply with the Anti Monopoly Law and to avoid unfair competition. Definisi monopoli adalah: menguasai produksi dan atau pemasaran barang-barang atau jasa-jasa tertentu oleh suatu badan usaha atau suatu kelompok badan usaha. Hal ini mengakibatkan persaingan usaha tidak sehat dan dapat merugikan kepentingan umum. Perseroan mempunyai kebijaksanaan untuk mematuhi Undang-undang Tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat.

30

ANTI MONOPOLY LAW UNDANG-UNDANG ANTI MONOPOLI Agreement with competitor Perjanjian Dengan Pesaing

Every Commissioner/Director/staff/employee is prohibited from entering into any discussions, formal/informal agreements with our competitors on any aspects of the Company’s business. These include such as price, cost, profit, terms of sales, market share, production volume, sales territory, customer allocation and method of distribution. Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya tidak melakukan pembicaraan, membuat perjanjian resmi atau tidak resmi dengan pesaing kita, mengenai segala aspek bisnis Perseroan, yang meliputi harga, biaya, keuntungan, syarat-syarat penjualan, pangsa pasar, volume produksi, wilayah penjualan, pengalokasian langganan dan metode pendistribusian.

31

DISCLOSURE OF INFORMATION (PENGUNGKAPAN INFORMASI)

32

DISCLOSURE OF INFORMATION PENGUNGKAPAN INFORMASI


Handling Enquiry from Media, Public, Institutions and Others Penanganan permintaan informasi dari media, masyarakat, lembaga-lembaga dan pihak lain

Accuracy and Prompt Akurat dan Ketepatan Waktu

Information to media, public, institutions and others concerning on the Company’s business should only be provided by certain appointed staff who receive authority from the Management. Informasi kepada media, masyarakat, lembaga-lembaga dan pihak lain mengenai usaha Perseroan seharusnya hanya diberikan oleh staf tertentu yang diberi wewenang oleh Manajemen.

Every information provided to external parties should be accurate and prompt. Setiap informasi yang diberikan kepada pihak luar seharusnya akurat dan tepat waktu.

33

34



Flow of Information Arus informasi

Confidentiality of Information About Other Companies Kerahasiaan Informasi tentang Perusahaan Lain

Every staff/employee who has no authority but receives an enquiry for information from external parties, should forward the enquiry to staff authorized by the Company. Setiap staf/karyawan yang tidak berwenang, yang menerima permintaan informasi dari pihak luar, seharusnya meneruskan permintaan tersebut kepada staf yang berwenang di Perseroan.

35

The Company is committed to keep confidential important information of its stakeholders, therefore every Commissioner/Director/staff/ employee should keep confidential, not disclose to other parties and not use for his/her own interest any information regarding other companies known by him/her. Perseroan mempunyai komitmen untuk menjaga kerahasiaan informasi penting tentang para stakeholdernya, oleh karena itu setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya menjaga kerahasiaan, tidak mengungkapkan kepada pihak lain dan tidak menggunakan untuk kepentingan pribadinya informasi tentang Perusahaan lain yang diketahuinya.

36


UTILIZATION OF INFORMATION PEMANFAATAN INFORMASI

Confidentiality of Information about the Company’s Internal Parties Kerahasiaan Informasi tentang Pihak Intern Perseroan

Insider Information Informasi Orang Dalam

The Company is committed to keep confidential information on all of its personnel according to prevailing laws and regulations. Every Commissioner/Director/staff/employee should not disclose confidential information of other internal parties in accordance with the Company’s commitment. Perseroan mempunyai komitmen untuk menjaga kerahasiaan informasi para karyawannya sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan seharusnya tidak mengungkapkan informasi rahasia mengenai pihak intern lain sesuai dengan komitmen Perseroan tersebut.

37

Every staff/employee and the Management shall not use any important information and such information has not been released yet by the Company, which may effect the share price of the Company for entering into transactions will respect to the Company’s shares, either on their own account or by using other persons names. Setiap staf/karyawan dan Manajemen tidak boleh menggunakan informasi yang penting yang tidak/belum dipublikasikan oleh Perseroan yang dapat mempengaruhi harga saham Perseroan, untuk melakukan transaksi saham Perseroan, baik atas nama sendiri ataupun dengan menggunakan nama orang lain.

38

UTILIZATION OF INFORMATION PEMANFAATAN INFORMASI Trade Secret Rahasia Dagang

Every Commissioner/Director/staff/employee shall protect the Company’s trade secrets, and shall not publish or disclose to third party or use them for his/her own interest. The Company’s Trade Secrets consist of: production method, processing method, sales method or other information in the field of technology and/or business which has an economic value and is not known by the public.

POLITICAL ACTIVITIES (KEGIATAN POLITIK)

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan harus menjaga rahasia dagang Perseroan, dan tidak mempublikasikan atau mengungkapkan kepada pihak ketiga atau mempergunakannya untuk kepentingan sendiri. Rahasia dagang Perseroan tersebut meliputi: metode produksi, metode pengolahan, metode penjualan atau informasi lain dalam bidang teknologi dan/atau bisnis yang memiliki nilai ekonomis dan tidak diketahui oleh masyarakat.

39

40

POLITICAL ACTIVITIES KEGIATAN POLITIK

POLITICAL ACTIVITIES KEGIATAN POLITIK

Company’s policy towards political Activities Kebijakan Perseroan terhadap Kegiatan Politik

Involvement in Political Activities Keterlibatan staf/karyawan dalam kegiatan Politik

The Company adopts a policy not to enter political activities, act neutral and does not give special attention to any political party. Perseroan memilih kebijakan untuk tidak mengambil bagian dalam kegiatan politik dan bersikap netral serta tidak memberikan perhatian khusus kepada partai politik mana pun.

41

The Company acknowledges the right of all staff/employees be involved in political activities, but they should not undertake such activities during working hours nor represent the Company whatsoever. Perseroan mengakui hak staf/karyawan untuk terlibat dalam kegiatan politik, namun staf/karyawan sama sekali tidak boleh melakukan kegiatan tersebut pada jam kerja dan bertindak atas nama Perseroan.

42

POLITICAL ACTIVITIES KEGIATAN POLITIK Restriction on having political activities in the area of the Company Larangan untuk melakukan kegiatan politik dalam wilayah Perseroan The Company’s areas and assets must not be used for any political events and political attributes whatsoever. Wilayah dan aset Perseroan sama sekali tidak boleh dipergunakan untuk semua kegiatan politik dan pemasangan atribut-atribut politik.

43

BUSINESS ACTIVITIES (KEGIATAN BISNIS)

44

MULTINATIONAL ACTIVITIES KEGIATAN MULTINASIONAL

BUSINESS ACTIVITIES KEGIATAN BISNIS

To Conduct Business Menjalankan Usaha

Risk Management Manajemen Risiko

The Company shall adopt a policy to implement the best ethical standards in conducting its business activity wherever.

The Company resolves to abide by the national and international trade regulations and also to take actions to minimize the risk in conducting such trading.

Perseroan memilih kebijakan untuk menjalankan standar etika yang terbaik dalam menjalankan usahanya di mana pun.

45

Perseroan berketetapan untuk mematuhi seluruh peraturan perdagangan nasional dan internasional dan juga mengambil langkah-langkah untuk memperkecil risiko dalam melakukan perdagangan tersebut.

46

COMMISSIONERS DUTIES & RESPONSIBILITIES TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA KOMISARIS Appointment and Duties Pengangkatan dan tugas

COMMISSIONERS DUTIES & RESPONSIBILITIES (TUGAS DAN TANGUNG JAWAB PARA KOMISARIS)

Nomination and appointment of Commissioners should refer to the Company’s Articles of Association including their duties and responsibilities.

47

48

Pemilihan dan pengangkatan Komisaris seharusnya mengacu pada Anggaran Dasar Perseroan mencakup hal-hal yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka.

COMMISSIONERS DUTIES & RESPONSIBILITIES TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA KOMISARIS Good Corporate Governance Oriented Berorientasi pada Good Corporate Governance

In fulfilling the duty and responsibility in his supervisory function as a commissioner, he should comply with the Good Corporate Governance principles. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan sebagai tugas dan tanggung jawab mereka, Komisaris seharusnya menjalankan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.

DIRECTORS DUTIES & RESPONSIBILITIES (TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA DIREKTUR)

49

50

DIRECTORS DUTIES & RESPONSIBILITIES TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA DIREKTUR

DIRECTORS DUTIES & RESPONSIBILITIES TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA DIREKTUR

Appointment and Duties Pengangkatan dan tugas

Good Corporate Governance Oriented Berorientasi pada Good Corporate Governance

Nomination and appointment of Directors should refer to the Company’s Articles of Association including their duties and responsibilities.

The Directors should comply with the Good Corporate Governance principles in performing their duties and responsibilities. Directors should be the pioneers in the “Good Corporate Governance” program in the Company.

Pemilihan dan pengangkatan Direktur seharusnya mengacu pada Anggaran Dasar Perseroan mencakup hal-hal yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka

51

Para Direktur seharusnya menjalankan prinsip-prinsip “Good Corporate Governance” dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka. Direktur seharusnya menjadi pelopor dalam program “Good Corporate Governance” dalam Perseroan.

52

DIRECTORS DUTIES & RESPONSIBILITIES TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA DIREKTUR Moral responsibilities of Directors Tanggung jawab moral Direktur

The basic moral responsibility of Directors is to exercise their business judgment in what they believe to be in the best interests of the Company and shareholders. All Directors should contribute time and best efforts in conducting their duties and responsibilities. Dasar tanggung jawab moral dari Direktur adalah menggunakan pertimbangan bisnis mereka dalam hal yang diyakini mereka sebagai yang terbaik bagi Perseroan dan pemegang saham. Semua Direktur seharusnya mencurahkan waktu dan usaha yang terbaik dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka.

AUDIT SYSTEM (SISTEM AUDIT)

53

54

AUDIT SYSTEM SISTEM AUDIT


Audit Committee Komite Audit

The Audit Committee is a committee established by the Board of Commissioners in order to assist them in their supervisory function as the Board by performing necessar y examinations and investigations on the Company’s overall operation. Komite Audit adalah suatu komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris Perseroan untuk membantu fungsi pengawasan Dewan Komisaris dengan melaksanakan pemeriksaan dan penelitian yang perlu terhadap kegiatan Perseroan secara keseluruhan.

Audit Committee Komite Audit

The Audit Committee members shall consist of independent parties who do not have any affiliated relations with the Company or the Management. Anggota Komite Audit terdiri dari pihak-pihak independen yang tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan Perseroan ataupun Manajemen Perseroan. The duty, authority and responsibility of the Audit Committee are arranged pursuant to capital market regulations and the Audit Committee Charter. Tugas, wewenang dan tanggung jawab Komite Audit diatur berdasarkan peraturan pasar modal yang berlaku dan Piagam Komite Audit.

55

56



External Audit Pemeriksaan Ekstern

Internal Audit Pemeriksaan Intern

In running its business, the Company should appoint an independent external auditor to audit the books, financial data and other documents.

The Company has established an Internal Audit which has the function to assist the Audit Committee who has the duties to conduct internal control in its function as a part of the Company’s organization.

Dalam menjalankan usahanya, Perseroan harus menunjuk auditor ekstern yang independen untuk mengaudit pembukuan, data keuangan dan dokumen-dokumen lain.

57

Perseroan telah membentuk Internal Audit yang berfungsi untuk membantu tugas-tugas Komite Audit, yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengendalian intern dalam fungsinya sebagai bagian dari organisasi Perseroan.

58

STAKEHOLDERS STAKEHOLDER Company’s Policy Regarding The Stakeholders Kebijaksanaan Perseroan terhadap Stakeholder

In running its business, the Company is committed to develop open and fair relationship with every stakeholder.

STAKEHOLDERS (STAKEHOLDER)

Dalam menjalankan usahanya Perseroan mempunyai komitmen untuk mengembangkan hubungan yang terbuka dan jujur dengan setiap stakeholder. Stakeholders are the parties having a stake in the Company, such as: shareholders, employees, creditors, suppliers, customers, government and society. Stakeholder adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dalam Perseroan, antara lain: pemegang saham, karyawan, kreditor, rekanan, pelanggan, pemerintah dan masyarakat.

59

60

SHAREHOLDERS PEMEGANG SAHAM

TREATMENT TO STAFF/EMPLOYEES PERLAKUAN TERHADAP STAF/PEKERJA

Shareholders’ Rights Hak Pemegang Saham

Rights and Responsibilities of Staff/Employees Hak dan Tanggung Jawab Staf/Karyawan

Company is committed to protect the rights of shareholders and to implement the principles of equality of right to every shareholder, based on the Company’s Articles of Association, Limited Liability Company Law and other related regulations.

The Company is committed to respect the rights and responsibilities of every staff/employee in conducting their work according to the organization structure and their job responsibilities.

Perseroan mempunyai komitmen untuk melindungi hak-hak pemegang saham dan memberlakukan prinsip-prinsip persamaan hak bagi setiap pemegang saham, berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar Perseroan, Undang-Undang Perseroan Terbatas dan peraturanperaturan terkait lainnya.

Perseroan mempunyai komitmen untuk menghargai hak dan tanggung jawab setiap staf/karyawan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan struktur organisasi dan tanggung jawab pekerjaannya.

61

62

TREATMENT TO STAFF/EMPLOYEES PERLAKUAN TERHADAP STAF/KARYAWAN

TRANSACTIONS WITH CREDITORS TRANSAKSI DENGAN KREDITOR

Equality of Treatment Persamaan Perlakuan

Negative Covenants Aturan Pembatasan

In the recruitment process the Company is committed to treat fairly every candidate for staff/employee, without any discrimination against gender, physical condition, religion or belief, race and class.

The Company is committed to adhere to the negative covenants which have been agreed between the Company and the Creditors.

Perseroan mempunyai komitmen untuk memberlakukan proses perekrutan yang adil terhadap setiap calon staf/karyawan, tanpa melakukan diskriminasi terhadap jenis kelamin, kondisi fisik, agama atau kepercayaan,ras dan golongan.

63

Perseroan mempunyai komitmen untuk mentaati Aturan Pembatasan (Negative Covenants) yang telah disetujui oleh Perseroan dan Kreditur.

64

UNPLEASANT BEHAVIOR PERBUATAN TIDAK MENYENANGKAN Sexual Harassment Pelecehan Seksual

Every Commissioner/Director/Staff/Employee should avoid sexual harassment.

MORAL BEHAVIOR (PERILAKU MORAL)

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan harus menghindari terjadinya pelecehan seksual.

65

66

UNPLEASANT BEHAVIOR PERBUATAN TIDAK MENYENANGKAN

UNPLEASANT BEHAVIOR PERBUATAN TIDAK MENYENANGKAN

Respecting The Norms of Society Penghormatan terhadap Norma Kemasyarakatan

Pressure on Subordinate Tekanan kepada Bawahan

Every Commissioner/Director/Staff/Employee should not behave against the common norms prevailing in society.

Every Commissioners/Directors/Staff/Employees should not misuse his/her position and authority personally, to intimidate his/her subordinates in various manners which may damage their psychological condition.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan tidak boleh melakukan tindakan yang bertentangan dengan norma kebiasaan yang berlaku dalam masyarakat.

67

Setiap Komisaris/Direktur/staf/kar yawan tidak boleh menyalahgunakan kedudukan dan wewenangnya secara pribadi untuk mengintimidasi bawahannya dengan berbagai cara sehingga mempengaruhi keadaan rohaninya.

68

UNPLEASANT BEHAVIOR PERBUATAN TIDAK MENYENANGKAN Obedience to Superior Kepatuhan Terhadap Atasan

In connection with the work relationship, every staff/employee should obey their superior’s policy and not perform unpleasant acts against their superior, such as threats, violence, terror. Berkaitan dengan hubungan kerja, setiap staf/karyawan harus mematuhi kebijaksanaan atasannya dan tidak boleh melakukan perbuatan yang tidak menyenangkan terhadap atasannya, antara lain : ancaman, kekerasan, teror.

INTEGRITY OF TRANSACTION (INTEGRITAS TRANSAKSI)

69

70

RECORDING FINANCIAL/ ACCOUNTING TRANSACTIONS PENCATATAN TRANSAKSI KEUANGAN/ AKUNTANSI

RECORDING FINANCIAL/ ACCOUNTING TRANSACTIONS PENCATATAN TRANSAKSI KEUANGAN/ AKUNTANSI

Validity of Financial/AccountingTransaction Keabsahan Transaksi Keuangan/Akuntansi

Accuracy of Transaction Keakuratan Transaksi

Every Commissioner/Director/staff/employee shall not record unreal/fictitious and or untrue transactions into the financial / accounting documents of the Company.

Every Commissioner/Director/staff/employee shall not engineer the recording of work completion, goods received from suppliers, sales to customers or data of the production result.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan tidak boleh membukukan transaksi yang tidak nyata/fiktif dan atau tidak benar dalam dokumendokumen keuangan/akuntansi Perseroan.

Setiap Komisaris/Direktur/staf/karyawan tidak boleh merekayasa pencatatan penyelesaian pekerjaan, penerimaan barang dari pemasok, penjualan kepada pelanggan atau data hasil produksi.

71

72

Compliance With Laws & Regulations Patuh Kepada Hukum Dan Peraturan Q.1. The Code of Conduct contains normative recommendations and prohibitions as well as the 2005 schedule, i.e. step IV. Is there any further step after this step? Code of Conduct berisi anjuran dan larangan yang bersifat normatif serta schedule tahun 2005 yaitu step IV. Adakah tindak lanjutan setelah langkah ini ?

QUESTION & ANSWER (PERTANYAAN & JAWABAN)

A.1.

The next step is an additional step in the form of questions and answers as a result of making the Code of Conduct known to those concerned, as well as revisions/additions of the Code of Conduct. It is possible that in the future there will be other adjustments to the Code of Conduct in accordance with current development. Langkah selanjutnya adalah hal tambahan berupa pertanyaan dan jawaban yang timbul dari sosialisasi Code of Conduct serta revisi/tambahan materi Code of Conduct. Tidak tertutup kemungkinan dalam tahun-tahun mendatang akan ada lagi penyesuaian dari materi Code of Conduct sesuai dengan perkembangan terkini.

73

Q.2

It is recommended that the Company takes steps to make the Code of Conduct known to the parties concerned or hold trainings regarding the Code of Conduct.

74

Q.4

Sebaiknya Perseroan mengadakan sosialisasi atau training mengenai buku Code of Conduct untuk yang berkepentingan. A.2

Q.3

A.4

Perseroan telah mensosialisasikan Code of Conduct di 3 (tiga) pabrik di Jakarta, Sidoarjo dan Cikampek, mulai tingkatan G5 ke atas dan diharapkan mereka dapat meneruskannya kepada para bawahannya.

Q.5

Sekedar harapan semoga Code of Conduct Perseroan tidak hanya menjadi retorika atau panduan yang bersifat simbolik saja, tetapi dapat diterapkan oleh seluruh Komisaris / Direktur/Staf/Karyawan Perseroan sesuai peran masingmasing. A.3

Mengingat isi buku Code of Conduct yang baik, akan lebih baik bila buku tersebut didistribusikan kepada semua karyawan tidak hanya sebatas G-5 ke atas.

The Company has made the Code of Conduct known in 3 factories, Jakarta, Sidoarjo & Cikampek starting from level G-5 upwards and it is expected they will pass it to their subordinates.

We hope that Company’s Code of Conduct will not only be rhetoric or a mere symbol for guidance, but can be implemented by all Commissioners/Directors/staff/employees of the Company in accordance with their roles.

Considering that the content of Code of Conduct is good, it would be good if it is distributed to all employees, and not only limited to those of the G-5 level and upwards.

Basically, Code of Conduct applies to all employees, therefore your suggestion will be considered. Pada dasarnya Code of Conduct berlaku untuk seluruh karyawan, jadi usul tersebut akan kami pertimbangkan. What is the Company is view on contract employee and temporary workers who have been working for many years? Bagaimana pandangan Perseroan terhadap karyawan kontrak dan karyawan sementara yang secara nyata telah bekerja selama bertahun-tahun?

A.5

The Company’s view is in accordance with the prevailing Law and Regulation on Manpower. Pandangan Perseroan mengacu kepada Undang-Undang dan Peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Thank you for your hope, it is our collective duty to implement the Code of Conduct as a form of Good Corporate Governance Practice in the Company. Terima kasih untuk harapannya, memang menjadi tugas kita bersama untuk menerapkan Code of Conduct sebagai salah satu wujud praktek Good Corporate Governance dalam Perseroan. 75

76

Q.6

A.6

In the “Employment Relationship with the Company (Section of Compliance with Laws and Regulations)”, it is stated that staff/employees should comply with the provisions of the Collective Labor Agreement (CLA). However, why does the CLA not include staff of level G5 upwards?

Q.8

Dalam ”Hubungan Kerja dengan Perseroan (bagian patuh Kepada Hukum dan Peraturan)”, dinyatakan bahwa staf/karyawan seharusnya mematuhi Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Namun, mengapa PKB tidak mencantumkan staff dari golongan G5 ke atas?

A.8

In principle, the CLA applies to all employees of the Company, including those of level G5 and upwards, although they are not mentioned specifically. Pada prinsipnya PKB berlaku untuk seluruh karyawan Perseroan, termasuk mereka dari golongan G5 ke atas, meskipun mereka tidak disebut secara khusus.

Q.7

How does the Company control the implementation of Code of Conduct? Bagaimana Perseroan mengawasi pelaksanaan Code of Conduct? Basically, all parties within the Company are executors and supervisors of the implementation of the Code of Conduct. Therefore, all of us can report on the implementation and supervision of Code of Conduct according to the Company’s organization structure. Pada dasarnya seluruh pihak dalam Perseroan adalah pelaksana dan pengawas atas pelaksanaan Code of Conduct. Jadi kita semua dapat melaporkan pelaksanaan dan pengawasan atas Code of Conduct sesuai struktur organisasi Perseroan.

What is the sanction if someone violates or does not obey the Code of Conduct? Apakah sanksinya jika seseorang melanggar atau tidak mematuhi Code of Conduct ?

A.7

The main sanction of a violation of the Code of Conduct is a moral sanction. Sanksi pelanggaran Code of Conduct terutama adalah sanksi moral.

77

Q.9

Is there any organ in the Company which has the authority to monitor, investigate and follow up any violation of the Code of Conduct ? Adakah organ dalam Perseroan yang mengawasi, menyelidiki dan menindaklanjuti pelanggaran Code of Conduct ?

A.9

The Company has assigned Corporate Affairs as the business unit which controls the implementation of Good Corporate Governance within the Company, including compliance with the Code of Conduct. All parties can submit evidence of any violation of the Code of Conduct to Top Management through Corporate Affairs. Subsequently, the Top Management can assign Corporate Affairs to investigate and follows up said case. Perseroan telah menugaskan Corporate Affairs sebagai business unit officer yang mengontrol pelaksanaan Good Corporate Governance dalam Perseroan, termasuk kepatuhan pada Code of Conduct. Seluruh pihak dapat menyampaikan bukti-bukti pelanggaran Code of Conduct kepada Top Management melalui Corporate Affairs. Selanjutnya Top Management dapat memerintahkan Corporate Affairs untuk menyelidiki dan menindaklanjuti kasus pelanggaran tersebut.

78

Transaction With Customers And Suppliers Transaksi Dengan Pelanggan Dan Pemasok Q.10 What if the Company sell glass at a low price with the purpose to undermine our competitors? Bagaimana bila Perseroan menjual kaca dengan harga yang murah dengan tujuan menjatuhkan pesaing kita ? A.10 It will give rise to an indication of violation of the Law on Anti Monopoly and Unfair Competition by the Company. Hal itu akan menimbulkan indikasi ada pelanggaran terhadap Undang-Undang Anti Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat. Q.11 What if any customer wants to buy the Company’s low quality products (transition glass)? Or purchase low quality products at a low price? Bagaimana bila ada konsumen yang ingin membeli barang produk kaca yang berkualitas rendah (kaca transisi)? Atau membeli yang tidak berkualitas dengan harga murah ? A.11 The Company is committed to produce and sell quality products. Perusahaan mempunyai komitmen untuk memproduksi dan menjual produk-produk yang bermutu.

79

80

Conflict of Interest Benturan Kepentingan Q.12 In connection with business transactions of the Company, how does the Company know whether someone has a conflict of interest or not ? Berkaitan dengan transaksi bisnis Perseroan, bagaimana cara Perseroan mengetahui apakah seseorang mempunyai benturan kepentingan atau tidak ? A.12 We are aware that information of an employee’s involvement in a conflict of interest transaction is confidential information. Therefore, the Company will carry out special investigations to collect data, information and other necessary evidence. Kita menyadari bahwa keterlibatan karyawan dalam suatu transaksi benturan kepentingan adalah informasi yang rahasia. Oleh karena itu, Perseroan akan melakukan pemeriksaan khusus untuk mengumpulkan data, informasi dan bukti-bukti penting lain.

Q.13 How does the Company examine and give a sanction if there is a conflict of interest transaction ? Bagaimana Perseroan memeriksa dan memberikan sanksi bila terjadi benturan kepentingan ? A.13 The Company is committed to check the implementation of the Code of Conduct periodically, and any violation will be reported to the Top Management, including sanction according to prevailing laws and regulations. Perseroan berkomitmen untuk memeriksa implementasi Code of Conduct secara periodik, dan jika ada pelanggaran, akan dilaporkan kepada Top Management, termasuk sanksi sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku. Q.14 Is any Department allowed to sell waste materials / assets to third party through the Cooperative? Apakah diperkenankan bagi suatu Departemen untuk menjual bahan/barang bekas kepada pihak luar melalui Koperasi? A.14 The sale of waste materials/assets shall be done in accordance with the Standard Operation Procedure (SOP) issued by the Corporate HSE Coordination and shall be approved by the Management. Penjualan bahan/barang bekas harus sesuai dengan SOP yang telah dikeluarkan oleh Corporate HSE Coordination dan telah disetujui oleh Manajemen.

81

82

Q.15 Why there are still many rumors of violation of the prohibition of a conflict of interest which mentions involvement of vendors who have close relationship with a commissioner/ director/staff/employee of the Company?

Social Issues Masalah Kemasyarakatan

Mengapa masih banyak kabar burung/isu-isu mengenai pelanggaran terhadap larangan transaksi benturan kepentingan yang mengatakan ada keterlibatan rekanan yang memiliki hubungan dekat dengan Komisaris /Direktur/Staf/Karyawan Perseroan? A.15 The Company is committed to not respond to such rumors, except if there is indication and the Company obtained strong evidence regarding the occurrence of a conflict of interest transaction, to respect the principle of presumption of innocence. Perseroan mempunyai komitmen untuk tidak menanggapi kabar burung tersebut, kecuali telah ada indikasi dan diperoleh bukti-bukti yang kuat mengenai terjadinya transaksi benturan kepentingan, demi menghormati azas praduga tak bersalah.

83

Q.16 What is the Company's policy on education matters? It still seems unclear. Bagaimana kebijakan Perseroan terhadap dunia pendidikan? Tampaknya masih belum jelas. A.16 So far, the Company’s policy is to grant scholarships to people living in the factory’s surrounding, assist in distributing scholarship from the Asahi Glass Indonesia/Japan Foundation, participate in educational exhibitions and the publication of scientific books, as well as give educational material to the people. Sejauh ini Perseroan mempunyai kebijakan untuk memberikan beasiswa kepada masyarakat sekitar pabrik, membantu penyaluran beasiswa dari Yayasan Asahi Glass Indonesia/Jepang, berpartisipasi dalam pameran pendidikan dan penerbitan buku-buku ilmu pengetahuan serta memberikan perangkat pendidikan kepada masyarakat.

84

Q.17 Why does the Company not provide scholarships to children of its employee/staff, for example those who perform well or study for certain Departments at college or University? Mengapa Perseroan tidak memberikan beasiswa kepada putra-putri karyawan/staffnya, misalnya kepada yang berprestasi atau yang belajar pada jurusan-jurusan tertentu di sekolah tinggi dan universitas ? A.17 In the framework of increasing Employee Satisfaction, the Company has planned a program to grant scholarships to children of it employees who perform well at school. Dalam rangka peningkatan Kepuasan Karyawan, Perseroan telah merencanakan suatu program pemberian beasiswa kepada putra-putri kar yawannya yang berprestasi.

Q.18 With respect to social issue, what endeavor has the Company made to develop society and small scale industries, what is the progress from year to year, and what is the percentage of fund allocated from the Company’s profit? Dalam hal kemasyarakatan, apa saja yang telah diupayakan oleh Perseroan untuk mengembangkan masyarakat dan industri kecil, bagaimana perkembangannya dari tahun ke tahun, dan berapa persen alokasi dananya dari keuntungan Perusahaan ? A.18 Although not on a big scale, the Company has given aid to people living in the factory’s surrounding and rendering assistance to some small scale industries. The Company is committed to continue its endeavor in increasing its contribution. At the moment, the Company is sounding out the possibility of allocating a certain percentage of the Company’s net profit to finance the Company’s Corporate Social Responsibility (CSR) activities. Meskipun belum terlalu besar, namun Perseroan telah memberikan bantuan kepada masyarakat sekitar pabrik dan beberapa industri kecil. Perseroan mempunyai komitmen untuk terus berusaha meningkatkan kontribusinya tersebut. Saat ini Perseroan sedang menjajaki kemungkinan pengalokasian sekian persen dari laba bersih Perseroan untuk membiayai kegiatan CSR Perseroan.

85

86

Relationship With Society Hubungan Dengan Masyarakat

Disclosure of Information Pengungkapan Informasi

Q.19 What is the Company's policy in the market for manpower in relation to the Company’s position as user of manpower?

Q.20 How do we split data/information, whether they are confidential or not for the Company?

Apa kebijakan Perusahaan dalam pasar tenaga kerja sehubungan dengan posisi Perseroan sebagai pengguna tenaga kerja ?

Bagaimana kita memilah data/informasi, apakah rahasia atau bukan rahasia bagi Perseroan ?

A.19 If so required, the Company will look for workers in the market and carry out a fair selection according to the rules determined by the Company. Apabila diperlukan, Perseroan akan mencari tenaga kerja dari pasar dan melakukan seleksi secara adil sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh Perseroan.

87

A.20 We have adopted the Information Security Policy (ISP) from Asahi Glass Company Ltd (AGC) which determines the criteria for data/information to be classified as confidential or not. In addition, data or information is classified as not confidential if it has been disclosed by the Company to public. Saat ini kita telah mengadopsi Information Security Policy (ISP) dari Asahi Glass Company Ltd (AGC) yang menetapkan persyaratan untuk data/informasi yang diklasifikasikan sebagai rahasia atau tidak. Tambahan pula, data atau informasi diklasifikasikan sebagai bukan rahasia jika sudah diungkapkan oleh Perseroan kepada publik.

88

Q.21 To what extent does the Company disclose information, for example in the event of a plan for relocation, would it not be better if stakeholders could be informed of this plan long before its execution? Sejauh mana Perseroan melaksanakan keterbukaan informasi, misalnya bila ada rencana relokasi bukankah sebaiknya diinformasikan jauh-jauh hari dengan stakeholder ? A.21 As a public company, so far the Company has disclosed information based on prevailing regulations in the capital market and the law on Limited Liability Company. Therefore, stakeholders can find those information in the capital market or newspapers for certain activities. Sebagai perusahaan publik, sejauh ini Perseroan telah melaksanakan keterbukaan informasi berdasarkan peraturan yang berlaku di pasar modal dan Undang-Undang Perseroan Terbatas. Oleh karena itu, stakeholder dapat mencari informasi tersebut di pasar modal atau surat kabar untuk aktivitas tertentu.

Audit System Sistem Audit Q.22 What is the scope of the Audit Committee’s reviews of the Company? Sejauh manakah ruang lingkup pemeriksaan Komite Audit terhadap Perseroan ? A.22 The scope of Audit Committee’s review is to review the entire activities in the Company, starting from the employees activities up to Top Management activities based on authority given by the Board of Commissioners. Ruang lingkup pemeriksaan Komite Audit adalah untuk seluruh kegiatan yang ada di Perseroan mulai dari yang dilakukan oleh karyawan hingga Top Management berdasarkan wewenang yang diberikan oleh Dewan Komisaris.

89

90

Q.23 How many times in a year, does the Audit Committee carry out a review of the Company’s activities?

Q.25 Is there any limitation to the Company in appointing the External Auditors (how many times) ?

Berapa kali dalam setahun Komite Audit melaksanakan pemeriksaan terhadap kegiatan Perseroan ?

Apakah ada batasan bagi Perseroan dalam penunjukan Auditor Eksternal (berapa kali) ?

A.23 In Principle, the Audit Committee reports their monitoring activities on the Company to the Board of Commissioners every 3 months. However, if there is certain matter as provided in the capital market regulations, the Audit Committee can at any time carry out a special investigation.

A.25 The Company applies the Minister of Finance’s regulation regarding appointment of Accounting Firm and its signing Partner as limitation. Currently, the prevailing limitation is 5 consecutive years for an Accounting Firm and 3 consecutive years for its signing Partner in auditing financial statements of a public company.

Pada prinsipnya Komite Audit melaporkan aktivitas pemantauan terhadap Perseroan kepada Dewan Komisaris setiap 3 bulan sekali, namun jika ada masalah tertentu sebagaimana diatur dalam peraturan pasar modal maka Komite Audit dapat melakukan pemeriksaan khusus setiap waktu.

Perseroan menerapkan peraturan Menteri Keuangan tentang penunjukan Kantor Akuntan dan Partner penandatangannya sebagai batasannya. Saat ini pembatasan yang berlaku adalah 5 tahun berturut-turut bagi Kantor Akuntan dan 3 tahun berturut-turut bagi Partner penandatangannya dalam mengaudit laporan keuangan perusahaan publik.

Q.24 What steps are actually taken by the Board of Commissioners, if it finds and irregularity in the implementation of the Company's activities? Apa tindakan nyata dari Dewan Komisaris, apabila mereka menemukan penyimpangan pelaksanaan kegiatan Perseroan ? A.24 The Board of Commissioners can directly investigate the matter or assign the Audit Committee to conduct a special investigation on the irregularity. Based on the investigation result, the Board of Commissioners will take the necessary actions in accordance with the Company’s Articles of Association. Dewan Komisaris dapat memeriksa langsung atau menugaskan Komite Audit untuk melakukan pemeriksaan khusus terhadap penyimpangan tersebut. Berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut Dewan Komisaris akan mengambil tindakan-tindakan yang dianggap perlu sesuai dengan Anggaran Dasar Perseroan. 91

Q.26 Does the internal auditor have the authority to audit transaction between a division and a third party? If not, who has such authority? Apakah internal audit berwenang untuk mengaudit transaksi suatu divisi dengan pihak luar? Jika tidak, siapa yang berwenang melakukannya ? A.26 The Internal Auditor is given extensive authority by the Top Management and the Board of Commissioners through the Audit Committee, to audit all Company’s activities, including transactions with a third party. Internal Audit diberi wewenang yang luas oleh Top Management maupun Dewan Komisaris melalui Komite Audit, untuk mengaudit seluruh kegiatan Perseroan, termasuk transaksi dengan pihak luar.

92

Q.27 When and to whom are the result of the Internal Auditor’s review reported ? Kapan dan kepada siapa hasil review Internal Auditor tersebut dilaporkan ? A.27 The audit results are reported to the Top Management or Audit Committee and the time depends on the type of the assignment. For regular reviews the report is submitted after comments on the finding and recommendations have been provided by the auditee. For special investigation, the progress report is submitted from time to time without comment from the auditee. Hasil audit dilaporkan kepada Top Management atau Komite Audit yang waktunya bergantung kepada jenis penugasannya. Untuk regular review laporan disampaikan setelah komentar atas temuan dan rekomendasi diberikan oleh auditee. Sedangkan untuk investigasi khusus, progres laporan disampaikan dari waktu ke waktu tanpa komentar dari auditee terlebih dahulu.

Treatment to Staff/Employee Perlakuan Terhadap Staff/Karyawan Q.28 The Company should not only apply the principle of “Equal Treatment” mentioned in the section “Treatment to Staff/Employees”, during the recruitment process, but also to those who are already staff/employees of the Company. Prinsip ”Persamaan Perlakuan” yang tercantum pada seksi ”Perlakuan terhadap Staf/Karyawan”, seharusnya tidak hanya diberlakukan pada proses perekrutan tetapi juga terhadap staf/karyawan yang sudah ada. A.28 The treatment of staff/employees is provided by the Company in accordance with the prevailing Law and Regulations on Manpower, for example as stated in the Collective Labor Agreement and other Company’s rules. Perlakuan terhadap staf/karyawan yang sudah ada telah diatur oleh Perseroan sesuai dengan undang-undang dan peraturan tenaga kerja yang berlaku, misalnya sebagaimana dinyatakan dalam Perjanjian Kerja Bersama dan peraturan Perseroan lainnya. Q.29 Does the Code of Conduct only apply to the staff or also to employees? Apakah Code of Conduct berlaku untuk staf saja atau juga untuk karyawan ? A.29 The Code of Conduct applies to all staff and employees. Code of Conduct berlaku untuk seluruh staff dan karyawan.

93

94

Q.30 May employees know the contents of the Code of Conduct?

Q.32 What if a superior instruct his/her subordinate after office hours and gives to much work (overload)?

Bolehkah karyawan mengetahui isi buku Code of Conduct ? A.30 Since it applies to all employees, it is only proper that employees should know the contents of the Code of Conduct. Karena berlaku juga bagi seluruh karyawan, maka sudah sepatutnya para karyawan juga mengetahui buku Code of Conduct. Q.31 How do we know whether or not there is any discrimination with respect to the physical condition and religion of staff/employees? Bagaimana kita mengetahui ada atau tidak adanya diskriminasi mengenai kondisi fisik & agama staf/karyawan ? A.31 In principle, the Company is committed not to discriminate its staff and employees. Discrimination can be known based on a complaint and strong evidence submitted by a party who knows about the discrimination. Pada prinsipnya Perseroan mempunyai komitmen untuk tidak melakukan diskriminasi terhadap staf dan karyawannya. Diskriminasi dapat diketahui berdasarkan pengaduan dan bukti-bukti yang kuat yang disampaikan oleh pihak yang mengetahui adanya diskriminasi tersebut.

Bagaimana jika ada atasan yang menginstruksikan bawahannya untuk bertugas di luar jam kerja dan memberikan beban kerja yang berlebihan (overload) ? A.32 Orders for overtime work are provided in Collective Labor Agreement and other Company’s regulation. If a subordinate feels he or she is given to much work, the matter should be discussed with his or her superior in an amicable way. If he/she is still not satisfies, he/she could submit a complaint according to the prevailing regulations and organization structure. Instruksi untuk tugas di luar jam kerja diatur dalam Perjanjian Kerja Bersama dan Peraturan Perseroan lainnya. Bila seorang bawahan merasa diberikan beban yang berlebihan, maka sebaiknya dia mendiskusikannya dengan atasan yang bersangkutan secara kekeluargaan. Bila masih kurang puas, maka dia dapat menyampaikan keluh kesahnya sesuai dengan aturan dan struktur organisasi yang ada. Q.33 What if someone is given much responsibility but feels that he/she does not receive a reward that is proportionate to such responsibility? Bagaimana jika seseorang diberi tanggung jawab kerja yang besar tetapi merasa tidak mendapatkan penghargaan yang setimpal ? A.33 That person could submit a complaint in accordance with the prevailing regulations and organization structure. Orang tersebut dapat menyampaikan keluh kesahnya sesuai dengan peraturan dan struktur organisasi yang ada.

95

96

Unpleasant Behavior Perbuatan Tidak Menyenangkan Q.34 Why does the Code of Conduct use term of “should” and not “must”, and also use term spiritual which usually relates to religion? Mengapa Code of Conduct menggunakan istilah should (seharusnya) dan bukan menggunakan must (harus), juga menggunakan istilah rohani yang biasanya berkaitan dengan agama ?

Q.35 What is an example of behavior which is against the common norms prevailing in society and in the Company? Apakah contoh tindakan yang bertentangan dengan yang norma kebiasaan yang berlaku dalam masyarakat dan dalam Perseroan ? A.35 An example of behavior which is against the common norms prevailing in society is a couple who live together without being married, while an example of behavior which against the common norms prevailing in the Company is having lunch in the dinning room without using meals card, except persons who are exempted form such requirement. Contoh tindakan yang bertentangan dengan norma kebiasaan di masyarakat adalah, seseorang dan pasangannya hidup bersama tanpa ikatan pernikahan, sedangkan tindakan yang bertentangan dengan kebiasaan dalam Perseroan adalah makan siang di dinning room tanpa menggunakan kartu makan, kecuali untuk seseorang yang dikecualikan dari hal itu.

A.34 The Code of Conduct is not a regulation but represents a moral appeal which should be adhered to, so the term “should” is more appropriate, while the term spiritual can be interpreted here as pertaining to the soul, which should not always be related to religion. Code of Conduct bukanlah suatu peraturan namun suatu himbauan moral yang seharusnya diikuti, jadi istilah should lebih tepat, sedangkan istilah rohani di sini dapat juga diartikan kejiwaan, tidak harus selalu berkaitan dengan agama.

Q.36 What is the follow-up action if a Commissioner or Director intimidates to their subordinate? Apa tindak lanjut jika Komisaris atau Direktur melakukan intimidasi kepada bawahan ? A.36 The party who has been intimidated could report such behavior in accordance with the rules and organization structure of the Company. Pihak yang merasa diintimidasi dapat melaporkan perbuatan tersebut sesuai dengan peraturan dan struktur organisasi Perseroan.

2002 Step I

- Business Ethics - Social Responsibilities - Anti Monopoly Policy

2003 - Disclosure of Information - Political Activities - Business Activity Step II

Sanksi pelanggaran tersebut adalah sesuai dengan peraturan yang ada di dalam Perseroan, antara lain yang terdapat dalam Perjanjian Kerja Bersama.

Step III

A.37 The Sanction on such violation is in accordance with regulations in the Company, among others which are stated in the Collective Labor Agreement.

Step IV

Apakah sanksinya jika seseorang melanggar ketentuan keakuratan transaksi, antara lain dengan merekayasa pencatatan penyelesaian pekerjaan atau data hasil produksi ?

-

Q.37 What is the sanction if someone violates the provisions on accuracy of transaction, among others by manipulating the recording of work completion or the production data?

Code of Conduct Implementation Steps

Recording Financial/Accounting Transactions Pencatatan Transaksi Keuangan/Akuntansi

- Commissioners Duties & Responsibilities - Directors Duties & Responsibilities 2003 - Audit System

98

Stakeholders Moral Behavior Schedule Confidential Information Integrity of Transaction 2004 - 2006 Question & Answer

97

99

CODE OF CONDUCT. Tatanan Perilaku

Recommend Documents