Global Code of Conduct Global Compliance Office
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Juli 2015
Een bericht van John Greisch & Ilana Shulman Beste Hill-Rom-collega’s, Hierbij ontvangt u wederom onze Hill-Rom Wereldwijde gedragscode, een van de meest belangrijke hulpmiddelen die onze missie om onze patiënten en zorgverleners betere resultaten te bieden verder helpt. Integriteit is een van de meest diepgewortelde waarden van ons bedrijf, en het ligt aan de basis van onze inzet bij Hill-Rom. Onze doorlopende groei en mogelijkheid om te voldoen aan onze inzet voor onze patiënten, hangt af van de integriteit van onze mensen. Het is absoluut noodzakelijk om er elke dag wereldwijd voor te zorgen dat we op een verantwoorde manier handelen, in naleving van wet- en regelgevingen, om elke dag succesvol te kunnen zijn en te kunnen groeien in de toekomst. Compliance moet niet alleen iets zijn dat we doen, het moet aan de basis liggen van wie wij als bedrijf en als individu zijn. Om die reden zeggen wij ook altijd dat integriteit begint bij ons allemaal. Het draait om hoe wij ons elke dag gedragen — elke medewerker, elke dag, in elke situatie en omstandigheid. Elk besluit dat genomen moet worden tijdens het dagelijkse werk kan het vertrouwen in onze producten en ons bedrijf versterken ofwel schaden. Er zijn meerdere jaren voor nodig om een goede reputatie op te bouwen en een bedrijf te worden waar men vertrouwen in heeft. Die reputatie en dat vertrouwen moet worden beschermd. Gezien het belang van compliance, en in naleving van ons streven naar doorlopende verbetering, is het Global Compliance Office altijd bezig ons wereldwijde complianceprogramma te versterken. De Wereldwijde gedragscode is bedoeld om ieder van ons een praktische set principes, beleidsregels en procedures te geven waarmee we de complexe en sterk gereguleerde wereld van de gezondheidszorg kunnen navigeren. Door de code te begrijpen en volgen, hebben we de beschikking over een draaiboek waarmee we in naleving van alle wet- en regelgevingen kunnen handelen, en kunnen we onszelf houden aan de hoogste standaarden binnen het bedrijfsleven. Wij moeten allemaal, ieder jaar, de Wereldwijde gedragscode lezen en accepteren om ons eraan te houden. Wij willen u vragen hier uw volledige aandacht aan te besteden, en om hulp in te roepen bij onderwerpen die niet duidelijk zijn voor u. Wij sporen u aan om eventuele zorgen of vragen die u hebt gewoon bij ons te melden. De gedragscode en het Global Compliance Office vormen samen een onschatbare bron van informatie, aanbevelingen en ondersteuning waar we allemaal gebruik van kunnen maken.
Onze kernwaarden:
Bedankt voor uw inzet voor compliance en voor uw harde werk namens de patiënten en zorgverleners die wij van dienst zijn. Met vriendelijke groet,
Respect | Reactievermogen | Resultaten | Integriteit | Plezier John Greisch Ilana Shulman Chief Executive Officer Chief Compliance Officer
Hill-Rom internationale gedragscode 2
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 3
Doel Naleving van deze Wereldwijde code, ons beleid en onze procedures is essentieel voor het behoud van ons succes in de hoog complexe en wereldwijde gezondheidssector. Onze naleving hieraan en hierdoor onze reputatie zijn afhankelijk van onze dagelijkse doen en laten. Het naleven van onze Wereldwijde code helpt ons om de toepasbare wetten en voorschriften in onze streng gereguleerde sector te respecteren, waardoor we het vertrouwen van onze belangrijkste stakeholders winnen.
Toepasbaarheid
De Wereldwijde gedragscode van Hill-Rom past onze waarden toe op de dagelijkse zakelijke situaties waar we mee te maken hebben. De code toont hoe onze normen voor zakelijk gedrag toegepast worden in de interactie met ieder van de belangrijke stakeholders van Hill-Rom: onze klanten en patiënten, onze collega’s, ons bedrijf en onze investeerders, regulerende overheidsinstellingen en onze gemeenschappen en het publiek.
Integriteit@het werk
Deze Wereldwijde gedragscode en alle relevante bedrijfsbeleid en de bedrijfsprocedures gelden voor iedereen die voor Hill-Rom zakendoet. Hieronder vallen medewerkers, functionarissen, directeuren, agenten, verkopers en consulenten. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om de normen omschreven in onze Wereldwijde code en al het relevante bedrijfsbeleid en alle bedrijfsprocedures te kennen en na te leven. Tevens wordt van ieder van ons verwacht dat we vragen en zorgen over naleving van onze Wereldwijde code via daarvoor bestemde kanalen uiten om te garanderen dat de normen van HillRom gerespecteerd worden.
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Schendingen van deze Wereldwijde code of relevante beleidsbepalingen en procedures kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met contractbeëindiging, tenzij verboden onder toepasselijke wetgeving. Het niet naleven kan tevens leiden tot aanzienlijke civiele en criminele aansprakelijkheid voor individuele medewerkers en ons bedrijf, naast schade aan onze reputatie.
Verwachtingen van managers Managers hebben de verantwoordelijkheid om het goede voorbeeld te geven. Ze moeten de hoogste normen van zakelijk gedrag stellen en laten zien dat ze de Wereldwijde code elke dag naleven. Daarnaast wordt er van managers verwacht dat ze anderen inspireren tot naleving en persoonlijke verantwoording. Als u een manager bent, dient u: • e rvoor te zorgen dat uw medewerkers hun verantwoordelijkheden volgens de Wereldwijde code, bedrijfsbeleid en -procedures, en volgens relevante wetgeving en reguleringen kennen; • e en open omgeving te creëren waar uw medewerkers en andere medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen en zorgen of ongepast gedrag te melden; • rekening te houden met de factor naleving bij het beoordelen van medewerkers; en • v ragen of zorgen via de daarvoor bestemde kanalen te melden, waaronder uw manager en de afdeling Compliance. Als manager dient u er tevens voor te zorgen dat medewerkers, aannemersof anderen die in goed vertrouwen melding doen, beschermd worden tegen elke vorm van represaille. Informeer uw medewerkers duidelijk over het beleid t.a.v. represailles van Hill-Rom. Onderneem de juiste actie als u een wraakactie heeft gezien of vermoedt, en rapporteer dergelijk gedrag aan het Global Compliance Office. Zie bladzijde acht van deze Wereldwijde gedragscode voor meer informatie over het beleid t.a.v. represailles van Hill-Rom.
Hill-Rom internationale gedragscode 4
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 5
Onze belangrijkste stakeholders: • Patiënten en klanten • Collega’s • Bedrijf en investeerders • Regulerende overheidsinstellingen • Gemeenschappen en het publiek
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Patiënten en klanten De patiënten die onze producten gebruiken, hun verzorgers en onze andere klanten, vormen de basis van onze onderneming. Ze rekenen erop dat wij betaalbare producten en diensten van hoge kwaliteit leveren die aan hun wensen voldoen. We kunnen aan hun wensen voldoen als we ons richten op het naleven van onze normen voor ontwerp en productie van kwaliteitsproducten, precieze en eerlijke communicatie met onze klanten, gepaste interactie met zorgverleners en het beschermen van persoonlijke gegevens.
Collega’s We zijn bij Hill-Rom een gemeenschap van personen die allemaal samenwerken om onze bedrijfsvisie en -missie te realiseren. Als internationale organisatie hechten wij waarde aan de diversiteit van onze medewerkers en zijn we ons bewust van de unieke capaciteiten van iedere persoon die bijdraagt aan ons succes. Om ons individuele en bedrijfspotentieel ten volste te benutten, moet er een werkomgeving heersen van vertrouwen en respect voor ieder individu. Het moet ons doel zijn om een omgeving te waarborgen waarin geen plaats is voor onwettige discriminatie en intimidatie en waarin open communicatie mogelijk is.
Bedrijf en investeerders We hebben allemaal een verantwoordelijkheid ten aanzien van ons bedrijf en onze stakeholders. Als medewerkers zijn we er verantwoordelijk voor om namens ons bedrijf en de belangen van ons bedrijf te handelen en niet in ons eigen belang. We zijn er verantwoordelijk voor om te zorgen dat de boekhouding en de administratie van ons bedrijf nauwkeurig zijn, dat informatie die we tijdens onze werkzaamheden te weten komen niet ongepast gebruikt wordt en dat we met grote zorg met bedrijfseigendom en -informatie omgaan. Tevens hebben we de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de partijen met wie we zaken doen onze toewijding delen om onze bedrijfsnormen voor zakelijke integriteit na te leven.
Regulerende overheidsinstellingen De gezondheidszorg is dynamisch, streng gereguleerd en in toenemende mate afhankelijk van internationale overheden die klant en betaler zijn. Door deze Wereldwijde code en alle relevante wetten en reguleringen na te leven behouden we onze positie als een vertrouwd en betrouwbaar bedrijf bij alle regulerende overheidsinstellingen en agentschappen die invloed hebben op of deelnemen aan de markten voor onze producten en diensten.
Gemeenschappen en het publiek Als internationaal bedrijf voor gezondheidszorg met duizenden medewerkers hebben we ook een verantwoordelijkheid ten aanzien van de gemeenschappen waarin we leven en werken, en ten aanzien van het publiek in het algemeen. Het is belangrijk dat we verantwoordelijk handelen in alle aspecten van onze plaatselijke en landelijke gemeenschappen, inclusief in de politieke, milieu- en liefdadigheidsactiviteiten waaraan we deelnemen. Hill-Rom internationale gedragscode 6
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 7
In onze Wereldwijde gedragscode kunnen niet alle situaties opgenomen worden waarmee we te maken kunnen krijgen. Het is ontworpen om de belangrijke kwesties te behandelen die we gewoonlijk tegenkomen en om ons duidelijke richtlijnen te bieden voor deze kwesties. Het biedt tevens duidelijke richting zodat we snel kunnen handelen en erop kunnen vertrouwen dat onze acties gepast en in overeenstemming zijn met onze Wereldwijde code en onze waarden.
Ieder van ons is verantwoordelijk voor het kennen en naleven van beleid en procedures die relevant zijn voor onze individuele zakelijke activiteiten.
Daarnaast kunt u uw vragen via tal van andere kanalen stellen, zoals:
Hulpmiddelen voor naleving
Human Resources
Compliance Helpline
Voor de situaties die niet direct in de Wereldwijde code besproken worden, beschikken we over een aantal andere hulpmiddelen. Wanneer u richtlijnen zoekt, raadpleeg dan eerst deze Wereldwijde code en relevant beleid of procedures. Ons bedrijf hanteert beleid en talrijke procedures die specifieke richtlijnen bieden voor veel functies binnen ons bedrijf. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het kennen en naleven van beleid en procedures die relevant zijn voor onze individuele zakelijke activiteiten. Er wordt in onze Wereldwijde code naar dit beleid verwezen en het is tevens beschikbaar op het intranet van ons bedrijf.
Neem contact op met de afdeling Human Resources voor kwesties aangaande werkgelegenheid, zoals mogelijke discriminatie of intimidatie en zorgen over het management.
U kunt uw melding ook via de ComplianceHelpline doen, die door een onafhankelijk bureau wordt beheerd. De Compliance Helpline is 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar en heeft vertalers paraat als dat nodig is. Waar toegestaan door plaatselijke wetgeving kunt u ervoor kiezen anoniem melding te doen via de Compliance Helpline.Human Resources.
Bespreek het met uw manager als u na het lezen van de Wereldwijde code en relevant beleid en procedures nog vragen heeft over te ondernemen acties. U kunt zich binnen de organisatie ook wenden tot vakexperts.
Beleid t.a.v. represailles Hill-Rom hanteert een streng beleid t.a.v. represailles. Elke medewerker, aannemer of andere persoon die in goed vertrouwen zorgen meldt of vragen heeft over zakelijke praktijken of het niet naleven van de Wereldwijde code, beleid of procedures wordt tegen represailles beschermd. Een melding “in goed vertrouwen” houdt in dat een individu serieus melding gedaan heeft van een kwestie waarvan hij/zij gelooft dat het gaat om een overtreding van deze Wereldwijde code, van bedrijfsbeleid, bedrijfsprocedures of de wet. Onder represailles verstaan we het weigeren van voordelen, beëindiging van dienstverband, degradatie in functie, schorsing, dreigementen, intimidatie of discriminatie.
Hill-Rom internationale gedragscode 8
Bespreek het met uw manager als u na het lezen van de Wereldwijde code en relevant beleid en procedures nog vragen heeft over te ondernemen acties. In de meeste gevallen is uw manager het beste in staat om vragen en zorgen te beantwoorden. Als u zich niet op uw gemak voelt om met uw manager te spreken, kunt u zich tot een andere Hill-Rom manager wenden.
Afdeling Legal Neem contact op met de afdeling Legal voor vragen over wetten en reguleringen die op onze zakelijke activiteiten van toepassing kunnen zijn. Er zijn advocaten beschikbaar voor alle zakelijke activiteiten binnen het bedrijf, naast vakexperts die u kunnen assisteren.
Afdeling Finance Neem contact op met de financiële vertegenwoordiger van uw team voor vragen over financiële zaken of boekhouding.
Afdeling Compliance De afdeling Compliance is beschikbaar voor vragen of zorgen over onze Wereldwijde code of bedrijfsbeleid en -procedures. Daarnaast, als er een situatie ontstaat waarin u zich meer op uw gemak voelt om vragen of zorgen te uiten tegen iemand anders dan uw manager of een expert in dit onderwerp, dan kunt u uw vragen of zorgen uiten bij het Global Compliance Office. Als naar uw identiteit gevraagd wordt , zal deze, voor zover wettelijk toegestaan, strikt vertrouwelijk behandeld worden. Door uw identiteit vertrouwelijk te houdenkunt u het onderzoek dat Hill-Rom naar uw zorgen instelt echter beperken.
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 9
Contactinformatie Compliance Stel een vraag
Email :
[email protected] Telefoonnr.: 1-877-638-8093
Uit uw zorgen Compliance Helpline
Compliance Helpline De Compliance Helpline is een hulpmiddel waarmee we zorgen over daadwerkelijk of mogelijk ongepast gedrag kunnen melden. Het is 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar en er zijn vertalers paraat voor als dat nodig is. Waar toegestaan door plaatselijke wetgeving kunt u ervoor kiezen anoniem melding te maken via de Compliance Helpline. Alle gegevens die via de Compliance Helpline ontvangen worden, zijn beveiligd en zullen strikt vertrouwelijk worden gehouden, voor zover dit wettelijk is toegestaan. U kunt een van de twee volgende methodes gebruiken om een melding door te geven via de Compliance Helpline: • online door u aan te melden op www.Hill-Rom.EthicsPoint.com of • telefonisch via de volgende nummers: U.S.
1-866-433-8442
Australia
1-800-339276
Austria
0800-291870
Belgium
0800-77004
Canada
1-866-433-8442 (English) or 1-855-350-9393 (French)
China (Northern)
10-800-712-1239
China (Southern)
10-800-120-1239
Czech Republic
800-142-550
France
0800-902500
Germany
0800-1016582
Hong Kong
800-964214
India
000-800-100-1071
Italy
800-786907
Ireland
1-800-61-5403
Japan
00531-121520 (Japanese) or 0044-22-11-2505 (English)
Lebanon
01-426-801
Mexico
001-8008407907 (Spanish) or 001-866-737-6850 (English)
Netherlands
0800-0226174
Norway
800-15654
Poland
0-0800-121-15-71
Portugal
800-8-12-499
Russia
8-10-8002-6053011
United Arab Emirates
8000-021
Singapore
800-1204201
Spain
900-991498
Sweden
020-79-8729
Switzerland
0800-562907
Turkey
0811-288-0001
United Kingdom
08-000328483
Deze nummers kunnen gewijzigd worden. Als een landelijk nummer niet werkt, meld u zich dan aan op http://www.hill-rom.EthicsPoint.com om een melding door te geven. Hill-Rom internationale gedragscode 10
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 11
Inhoudsopgave
I. KLANTEN EN PATIЁNTEN
1
V. GEMEENSCHAPPEN EN HET PUBLIEK
42
Creëren van innovatieve producten van hoge kwaliteit
15
Milieubescherming
43
Nauwkeurige en eerlijke communicatie
15
Interactie met zorgverlenende instanties
16
44 44
Overheidscontracten en -aanbestedingen
17
Gegevensbescherming
18
20
II. COLLEGA’S
Werkgelegenheidspraktijken
21
Gezondheid en veiligheid op de werkplek
22
Gegevensbescherming van medewerkers
23
III. BEDRIJF EN INVESTEERDERS
24
Vermijden van belangenconflicten
25
Uitwisselen van relatiegeschenken
26
Leveranciers
27
Nauwkeurig bijhouden van boekhouding en administratie
28
Handel met voorkennis
29
Beschermen van bedrijfsinformatie en -eigendommen
30
Zakelijke informatie
31
Communicatie met investeerders, de pers, belangengroepen en via de sociale media
32
IV. REGULERENDE INSTANTIES
VI. BEKENDMAKING VAN VRIJWARINGSCLAUSULES
VII. CERTIFICATIE
46
47
34
Wetten en reguleringen m.b.t. de gezondheidszorg
35
Wetten m.b.t. omkoping en corruptie
36
Wereldwijde handelscontroles en boycots
38
Naleven van wereldwijde concurrentiewetgeving
39
Overheidsaudits, -enquêtes en -onderzoeken
40
Hill-Rom internationale gedragscode 12
Politieke activiteiten en bijdrages Betrokkenheid bij de gemeenschap
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 13
I. Klanten en patiënten Creëren van innovatieve producten van hoge kwaliteit We moeten er allemaal aan werken om producten te leveren die veilig en effectief zijn voor het bestemde gebruik. We moeten:
Elke interactie met gezondheidsdiensten, patiënten, betalende partijen en andere klanten vormt een kans om onze toewijding te tonen aan het verbeteren van de vooruitzichten van patiënten en verzorgers. Meer dan 80 jaar lang hebben we langdurige relaties onderhouden met een grote verscheidenheid aan klanten. Duizenden ziekenhuizen en andere gezondheidsdiensten rekenen op Hill-Rom voor het leveren van veilige, efficiënte en effectieve zorgverlening. We moeten eraan werken om het vertrouwen en de positieve relaties die we met onze klanten hebben, te behouden.
Hill-Rom internationale gedragscode 14
•o nze producten ontwerpen, goedkeuren, testen en beoordelen om aan de huidige industrienormen te voldoen en om de veiligheid en de vooruitzichten van patiënten te maximaliseren; •o nze producten in navolging van onze standaard bedrijfsprocedures vervaardigen en onderhouden en hier nooit van afwijken; • a lle regulaire vereisten voor productveiligheid en -labeling opvolgen; • e rvoor zorgen dat onze leveranciers onze vereisten voor leveranciers naleven; en • problemen met kwaliteit en veiligheid onmiddellijk melden.
Melden van potentiële problemen met producten We moeten ook goed letten op problemen met onze producten wanneer ze gebruikt worden. We kunnen op veel verschillende manieren geïnformeerd worden over problemen met de kwaliteit en veiligheid van onze producten - via onze leveranciers, telefoongesprekken, e-mails, blogs, chatsites, brieven, fax en zelfs in gesprek met de buren. We moeten deze informatie, ongeacht de bron, onmiddellijk melden. Als u uit een bron verneemt dat onze producten niet naar behoren werken of onveilig zijn, moet u dit binnen 24 uur melden bij de Technical Services Hotline in uw land.
Nauwkeurige en eerlijke communicatie We maken uitsluitend reclame voor onze producten en verkopen ze uitsluitend op basis van hun werkzaamheid, kwaliteit, veiligheid en prijs. Alle informatie die we aan onze klanten en patiënten over onze producten en diensten leveren, inclusief de beschikbaarheid en bezorging van onze producten moet eerlijk en weloverwogen zijn en moet worden ondersteund door gegevens en relevante werkervaring. Al het materiaal dat we creëren voor marketing en de verkoop van onze producten moet worden gecontroleerd en goedgekeurd door Regulatory Affairs (Regulatoire zaken) en de afdeling Legal (Juridische zaken).
Juli 2015
V
Rose bereidt een zending brancards voor wanneer ze merkt dat enkele zijrails niet goed aansluiten. Het lijkt erop dat het vergrendelingsmechanisme uit een ander materiaal is vervaardigd dan wat ze daarvoor heeft gezien. Ze realiseert zich dat de veiligheid van patiënten erg belangrijk is, maar is zich er ook van bewust dat deze bestelling laat is en dat de klant er ontevreden over is dat de bestelling nog niet is geleverd. Moet ze dit melden?
A
Ja. Rose moet de situatie onmiddellijk melden bij haar manager, een ander lid van het managementteam, of bij de afdeling Quality Control en Regulatory Affairs. Op tijd willen leveren kan nooit een excuus zijn om een product dat misschien niet naar behoren werkt aan een klant te versturen. Hierdoor kunnen patiënten gevaar lopen en kan de reputatie van ons bedrijf en van onze medewerkers worden geschaad.
Hill-Rom internationale gedragscode 15
V
Angela werkt al maanden met het account van een groot ziekenhuis om aan hen een matras van Hill-Rom te verkopen. Ze heeft het ziekenhuis voorgesteld om het matras enkele weken uit te proberen om te kijken of het ziekenhuis het matras daadwerkelijk bevalt. Angela volgt HillRoms evaluatieprocedure en stelt een evaluatieperiode voor het ziekenhuis op van 30 dagen. Na 30 dagen heeft het ziekenhuis nog geen beslissing genomen. Angela besluit om de evaluatieperiode te verlengen. Dit gaat langer dan zes maanden zo door zonder dat de klant een beslissing neemt over de aankoop van het product, terwijl Angela doorgaat met het verlengen van de evaluatieperiode. Heeft Angela juist gehandeld?
A
Nee. Het aanbieden van een korte evaluatieperiode voor een product is een gebruikelijke praktijk. De evaluatieperiode had echter normaal gesproken na de oorspronkelijke 30 dagen moeten worden beëindigd. Voor verlengingen dient het beleid van Hill-Rom te worden nageleefd en het is over het algemeen niet gepast om een evaluatie met meer dan 90 dagen te verlengen. Het niet tijdig beëindigen van een productevaluatie is een overtreding van het bedrijfsbeleid. Daarnaast kan het gratis gebruik van een product van Hill-Rom na de evaluatieperiode worden gezien als een ongepaste stimulans voor de zorginstelling, wat tot criminele of civielrechtelijke straffen tegen ons bedrijf kan leiden.
Hill-Rom internationale gedragscode 16
Interactie met zorgverlenende instanties
Overheidscontracten en -aanbestedingen
Het is ons verboden om iets van waarde aan een bestaande of potentiële klant aan te bieden teneinde de keuze voor onze producten ongepast te beïnvloeden. Als ongepaste stimulansen gelden, maar zijn niet limitatief: ongepaste maaltijden, entertainment, reizen, geschenken, gratis producten of diensten, honoraria, (studie)beurzen of toelagen. Onder bepaalde omstandigheden kunnen we goedgekeurd educatief materiaal, maaltijden of andere voorwerpen met waarde aanbieden in overeenstemming met bedrijfsbeleid en -procedures.
Wanneer we direct met overheidsinstanties op overheidsaanbestedingen en -contracten ingaan, moeten we ons houden aan een complexe combinatie van regels en moeten we nauw samenwerken met de afdeling Legal. Als we deze regels niet naleven, kan dat leiden tot het verlies van contracten en aanzienlijke of zelfs criminele aansprakelijkheid.
Hill-Rom heeft een beleid opgesteld t.a.v. interacties met dienstverleners in de gezondheidszorg. Onze verkoop- en marketingteams moeten dit beleid,naast relevante procedures, kennen en opvolgen in hun omgang met Amerikaanse dienstverleners in de gezondheidszorg. Naleven van deze regels is essentieel voor onze stakeholders en voor onze belangrijkste doelstelling om de vooruitzichten voor onze patiënten en hun verzorgers te verbeteren. Niet naleven van het beleid van Hill-Rom en van wettelijke voorschriften kan leiden tot aanzienlijke boetes voor criminele of civielrechtelijke overtredingen en mogelijk zelfs tot persoonlijke criminele aansprakelijkheid. Daarnaast kan het niet naleven van deze regels onze reputatie op de markt, ons merk en ons succes direct beïnvloeden. Neem contact op met uw manager of de afdeling Global Compliance, wanneer u er onzeker over bent of een maaltijd of ander geschenk gepast is.
We moeten er ten minste voor zorgen dat: • a lle vertegenwoordigingen aan de overheid m.b.t. projectvoorstellen, offertes en rapporten volledig, nauwkeurig en niet misleidend zijn; • a lle declaraties precies overeenkomstig de werkzaamheden zijn en geen bedragen vermelden die hoger zijn dan de bedragen waarop Hill-Rom recht heeft; •w e in goed vertrouwen meewerken aan alle overheidsverzoeken tot het uitvoeren van audits en inspecties, en •w e vermoedelijke overtredingen van wetten of reguleringen, bedrijfsbeleid of onze contractuele verplichtingen onmiddellijk bij de afdeling Legal melden. Voor medewerkers in de VS: raadpleeg het beleid t.a.v. fraude, afval en misbruik en het beleid t.a.v. verkoop aan de overheid voor aanvullende richtlijnen m.b.t. het reageren op overheidsaanbestedingen of -contracten. Voor medewerkers buiten de VS: neem contact op met de afdeling Legal voor aanvullende informatie over het aangaan van overheidscontracten.
Juni 2015
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Hill-Rom internationale gedragscode 17
V
Bianca werkt op de afdeling Accounts Receivable van Hill-Rom. Bianca moet voor haar werk soms facturen en andere documenten versturen die patiëntgegevens bevatten. Bianca heeft een factuur die patiëntgegevens bevat per ongeluk naar de verkeerde patiënt verstuurd. Wat moet ze doen?
A
Bianca moet haar manager en de Hill-Rom Privacy Officer onmiddellijk informeren. Hill-Rom kan wettelijk verplicht zijn om de patiënt erover te informeren dat zijn of haar gegevens per ongeluk aan een andere patiënt zijn verstrekt. Bianca moet ervoor zorgen dat ze alle relevante gegevens, zoals de datum waarop ze de vergissing maakte en wanneer ze ontdekte dat ze de gegevens per ongeluk had vrijgegeven direct bij de Privacy Officer meldt.
Gegevensbescherming We moeten zorgdragen voor de bescherming van alle persoonlijke gegevens die we tijdens het uitvoeren van onze werkzaamheden ontvangen van patiënten, klanten, leveranciers, aannemers, aanbieders en anderen.
Patiëntgegevens We moeten de medische en andere patiëntgegevens die we ontvangen of opvragen tijdens onze werkzaamheden gepast beschermen. Als een bedrijf in medische apparatuur en technologie moeten we verscheidene wetten voor de bescherming van gezondheidsinformatie kennen en volledig naleven.
Wat zijn patiëntgegevens? Patiëntgegevens zijn gegevens over de gezondheid, het gebruik van gezondheidszorg of de betaling voor gezondheidszorg die met een bepaalde persoon in verband kunnen worden gebracht. Hieronder vallen gegevens m.b.t. de conditie, gebruikte diensten, facturen, medische tabellen en verzekeringsdekking van een patiënt.
Overtredingen van de wetten op de bescherming van medische gegevens kunnen leiden tot civielrechtelijke aansprakelijkheid en/of boetes. Neem contact op met de Privacy Officer van Hill-Rom of de afdeling Legal als u meer informatie over medische gegevens nodig heeft. De Hill-Rom Privacy Officer kan bereikt worden per telefoon via 312-819-9308, of per e-mail via
[email protected].
Gegevens van klanten en leveranciers We moeten tevens de vertrouwelijke gegevens van onze klanten, leveranciers, aannemers en verkopers beschermen. Vertrouwelijke gegevens zijn bijv. zakelijke rapporten of gegevens, persoonlijke en financiële gegevens, persoonlijke identificatienummers, bankgegevens, handelsgeheimen en eigendomsrechtelijke gegevens. Als u toegang heeft tot of op andere wijze in contact komt met dit type gegevens, moet u ervoor zorgen dat deze behandeld worden conform ons beleid t.a.v. vertrouwelijke informatie, onze geheimhoudingsverklaringen en eventuele verplichtingen tot vertrouwelijkheid in overeenkomsten met externe partijen. Neem contact op met de Privacy Officer of de afdeling Legal voor meer informatie.
Hill-Rom internationale gedragscode 18
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 19
II. Collega’s Werkgelegenheidspraktijken Antidiscriminatie
Als een wereldwijd bedrijf wonen en werken we in veel verschillende landen. Ongeacht waar we werkzaam zijn, we werken allemaal samen aan het ontwikkelen en leveren van superieure producten aan klanten en patiënten wereldwijd. Er zijn duizenden van ons die samenwerken om dit te bereiken. We komen dan wel uit een grote verscheidenheid aan culturen en we hebben verschillende perspectieven, maar deze diversiteit vormt een sterk fundament.
We nemen onze medewerkers uitsluitend aan en bevorderen hen uitsluitend op basis van werkgerelateerde kwalificaties. We treffen geen beslissingen over het wel of niet aannemen op basis van ras, kleur, geslacht, leeftijd, herkomst, religie, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit en -uiting, burgerlijke staat, nationaliteit, handicap, veteranenstatus of enige andere wettelijk beschermde factor, in overeenstemming met plaatselijke wetten.
Anti-intimidatie Onze werkomgeving moet een veilige en inspirerende omgeving zijn, waar elk van ons kan werken zonder geïntimideerd te worden. Intimidatie kan fysiek, verbaal of visueel zijn. Voorbeelden van intimiderend gedrag zijn ongewenste seksuele avances of opmerkingen, stuitende grappen en beledigende opmerkingen. In welke vorm ook, dit is altijd ongepast.
Wat is intimidatie? Intimiderend gedrag is gedrag dat een aanstootgevende, intimiderende, vernederende of vijandelijke werkomgeving creëert die de werkzaamheden van een andere persoon op onredelijke wijze stoort.
Naleving van plaatselijke werkgelegenheidswetten en loonwetten Het is ons doel om een positieve sociale aanwezigheid te hebben in elke gemeenschap waarin we werkzaam zijn. We bevorderen principiële mensenrechten door het naleven van toepasselijke plaatselijke werkgelegenheidswetten en we staan geen kinderarbeid of dwangarbeid toe door ons bedrijf, door onze verkopers of onze leveranciers. We houden ons ook aan alle toepasselijke wetten t.a.v. loon en werkuren, waaronder regels voor minimumloon, overwerk en maximum aantal uren.
V
Ruths manager geeft haar de laatste tijd een ongemakkelijk gevoel. Hij betrekt haar vaak in gesprekken over zijn persoonlijke leven, waaronder zijn recente huwelijksproblemen. Door hun gesprekken voelt Ruth zich niet op haar gemak en heeft liever dat hij zich beperkt tot gesprekken over het werk. Ze heeft dit aan haar manager kenbaar gemaakt, maar hij blijft haar bij haar bureau of op de gang over zijn problemen aanspreken. Wat moet ze doen om deze situatie op te lossen?
A
Hoewel de Wereldwijde code niet bedoeld is om werknemers te verbieden om hun persoonlijke ervaringen met elkaar te delen, is een van de hoofddoelen het garanderen dat alle medewerkers met waardigheid en respect worden behandeld. Omdat Ruth haar manager duidelijk heeft gemaakt dat deze gesprekken ongewenst zijn en haar een ongemakkelijk gevoel geven, kan haar manager door zijn gedrag de Wereldwijde code van Hill-Rom en het intimidatiebeleid overtreden. Ze moet zijn gedrag onmiddellijk bij haar vertegenwoordiger van Human Resources melden - en onthouden dat het bedrijf degene die vermoedelijke intimidatie meldt tegen represailles beschermt.
Als u vragen of zorgen heeft omtrent uw werkgelegenheid, neem dan contact op met uw manager, uw vertegenwoordiger van Human Resources, of de afdeling Legal.
Hill-Rom internationale gedragscode 20
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 21
Gezondheid en veiligheid op de werkplek
Gegevensbescherming van medewerkers
We zetten ons volledig in voor het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving. We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om al het veiligheidsbeleid en de veiligheidsprocedures, naast de toepasselijke wet- en regelgevingen, te kennen en na te leven. Niets rechtvaardigt het omzeilen of negeren van veiligheidsregels - ongeacht of dit bedrijfsbeleid, regelgeving of wetten zijn. Als u op de hoogte bent of het vermoeden heeft van veiligheidskwesties of onveilige werkomstandigheden, moet u de situatie onmiddellijk bij uw manager, uw plaatselijke verantwoordelijke voor veiligheid of de afdeling Legal melden.
We moeten ervoor zorgen dat persoonlijke gegevens over huidige, vorige of toekomstige medewerkers te allen tijde worden beschermd. Over het algemeen moeten we persoonlijke gegevens uitsluitend met personen verzamelen, gebruiken en delendie een legitieme noodzaak hebben om ze te gebruiken en die ze ook in overeenstemming met Hill-Roms beleid zullen beschermen. Waar gepast moeten we een kennisgeving afgeven over hoe Hill-Rom met de persoonlijke gegevens van medewerkers zal omgaan en hoe Hill-Rom de individuele keuzes m.b.t. het verzamelen, gebruiken en vrijgeven van persoonlijke gegevens zal respecteren. We moeten persoonlijke gegevens conform bedrijfsbeleid bewaren of vernietigen.
Geweld en wapens op de werkvloer
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Bij Hill-Rom is geen plaats voor fysieke intimidatie, dreigementen van geweld en fysiek misbruik. Hetzelfde geldt voor alle soorten wapens. Het is de taak van ons allemaal om een veilige en respectvolle werkplek te creëren. Als u op de hoogte bent of het vermoeden heeft van incidenten of dreigementen van geweld op de werkvloer, meld uw zorgen dan onmiddellijk. Als u gelooft dat er een noodsituatie is of dat iemand in direct gevaar verkeert, neem dan contact op met de plaatselijke verantwoordelijke voor veiligheid en/ of de plaatselijke autoriteiten.
Wat zijn persoonlijke gegevens? Persoonlijke gegevens zijn gegevens waarmee, alleen of in combinatie met overige gegevens, een specifieke persoon geïdentificeerd kan worden. Ze bevatten persoonsgegevens zoals naam, adres, e-mailadres, geboortedatum, nummer van het rijbewijs, financiële gegevens, burgerservicenummer of overige identificatiegegevens van de overheid en andere instanties.
De Hill-Rom Privacy Officer kan bereikt worden per telefoon via 312-819-9308, of per e-mail via
[email protected].
Alcohol- en drugsmisbruik We mogen ons niet onder invloed van drugs of alcohol op bedrijfsterrein of in bedrijfsvoertuigen bevinden, of werkzaamheden voor het bedrijf uitvoeren. In zeldzame gevallen kunnen we alcohol tot ons nemen tijdens aangewezen werkgelegenheden. Hieronder vallen vakantiefeesten of bedrijfsvieringen. Op al deze gelegenheden dient alcohol slechts met mate te worden genuttigd. Om meer te weten te komen over het beleid t.a.v. drugs- en alcoholgebruik op uw locatie, dient u contact op te nemen met uw vertegenwoordiger van Human Resources.
Hill-Rom internationale gedragscode 22
Als u gelooft dat persoonlijke gegevens over medewerkers van Hill-Rom ongepast vrijgegeven of gebruikt zijn, neem dan onmiddellijk contact op met de Privacy Officer of de afdeling Legal. Doet u dit niet, dan kan dat leiden tot boetes en/of wettelijke maatregelen tegen ons bedrijf.
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 23
III. Bedrijf en investeerders Vermijden van belangenconflicten
De voortzetting van ons succes is afhankelijk van het behoud van onze financiële prestaties. We streven ernaar om tijdig eerlijke en nauwkeurige gegevens aan onze aandeelhouders te verstrekken inzake onze prestaties en om duidelijke informatie openbaar te maken in alle publieke rapporten en communicatie.
We moeten te allen tijde uitsluitend in het beste belang van ons bedrijf en onze aandeelhouders handelen. Dit houdt in dat we nooit mogen toestaan dat persoonlijke of familiebelangen onze professionele beslissingen beïnvloeden. Daarnaast moet u potentiële conflicten tussen uw persoonlijke belangen en die van het bedrijf herkennen en in samenwerking met het management oplossen.
Wat is een belangenconflict? Een belangenconflict ontstaat wanneer uw persoonlijke relaties, activiteiten, verbanden of financiële belangen ons onafhankelijke oordeel of onze verplichting om in het belang van ons bedrijf te handelen, storen of zelfs maar de schijn wekken te storen. Er zijn vele situaties waaruit een mogelijk belangenconflict kan ontstaan, maar de meest voorkomende type conflicten waar wij mee te maken hebben, zijn: •h et hebben van een aanzienlijk financieel of professioneel belang bij een verkoper, klant, concurrent, distributeur of ander bedrijf met wie wij zakendoen; •H et gebruiken van zakelijke kansen van Hill-Rom voor eigen kansen, bijvoorbeeld door nevenpraktijken. •h et werken voor of samenwerken met een bedrijf dat concurrent is van of dat contracten heeft met Hill-Rom; •h et nemen van persoonlijke beslissingen op basis van familieleden, vrienden of degene met wie we een romantische relatie hebben; •h et betrekken van ons bedrijf in een zakelijke relatie met een familielid of met een bedrijf waarin een familielid aan aanzienlijk financieel belang heeft; en •h et deelnemen aan zakelijke activiteiten buiten ons bedrijf die met ons bedrijf concurreren of die ons vermogen belemmeren om de juiste hoeveelheid tijd en zorg aan de ons toegewezen verantwoordelijkheden op het werk te besteden.
V
Julian beheert een aantal zakelijke relaties met leveranciers van Hill-Rom. Zijn zus is eigenaar van een bedrijf dat met ons wil zakendoen. Julians afdeling beoordeelt op het moment voorstellen van potentiële nieuwe leveranciers, en hij vertelt zijn zus om een voorstel van haar bedrijf in te dienen. Zonder zijn persoonlijke relatie te bespreken, overtuigt Julian de rest van zijn team dat het bedrijf van zijn zus de beste kandidaat is. Haar bedrijf krijgt vervolgens het contract. Heeft Julian iets verkeerd gedaan?
A
Ja. Door het contract aan het bedrijf van zijn zus toe te kennen zonder hun relatie kenbaar te maken, heeft Julian een belangenconflict gecreëerd. Voordat het bedrijf van zijn zus door Hill-Rom als beste kandidaat erkend kan worden, moet Julian de relatie kenbaar maken met het bedrijf dat met ons wil zakendoen. Hij kan ook niet deelnemen aan, of pogen invloed uit te oefenen op het proces van toekenning. Dit garandeert dat Hill-Rom de best mogelijke zakelijke partners behoudt die worden geselecteerd zonder persoonlijke voorkeuren. Het garandeert tevens dat onze leverancier een eerlijke kans krijgt om te concurreren voor ons contract.
Ieder van ons moet potentiële conflicten of de schijn van een conflict wanneer dit zich voordoet, vaststellen en bespreken met onze manager. Indien u overweegt actie te ondernemen die de schijn van een belangenconflict kan wekken, dient u van tevoren schriftelijke goedkeuring van uw manager te krijgen. Indien u een manager bent en u heeft extra richtlijnen nodig over een potentieel conflict, neem dan contact op met uw vertegenwoordiger van Human Resources of met de afdeling Compliance.
Hill-Rom internationale gedragscode 24
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 25
V
Alan heeft onlangs een aantal leveranciers relaties overgenomen en wil graag solide relaties opbouwen. Een leverancier heeft Alan en een paar collega’s uitgenodigd voor een sportevenement samen met vertegenwoordigers van de leverancier. Na het ontvangen van een officiële uitnodiging merkt Alan dat de leverancier hem heeft uitgenodigd voor de bedrijfsbox van de leverancier. Alan wil de leverancier niet beledigen, maar voelt zich niet op zijn gemak vanwege de overdadige aard van de bedrijfsbox. Moet Alan gaan?
A
Nee. Hoewel het incidenteel bijwonen van evenementen een uitstekende manier kan zijn om goodwill tussen ons bedrijf en zijn zakelijke partners te ontwikkelen, kunnen deze evenementen niet overdadig van aard zijn. Het bijwonen van een sportevenement in een exclusieve bedrijfsbox kan - of kan ogenschijnlijk - een verplichting creëren aan de kant van Hill-Rom. Alan moet de uitnodiging beleefd afwijzen.
Uitwisselen van relatiegeschenken
Leveranciers
We moeten objectieve zakelijke beslissingen nemen op basis van verdienste en niet op basis van ongepaste geschenken of entertainment die externe partijen aanbieden.
We selecteren onze leveranciers op basis van prijs, kwaliteit, bezorging, service, reputatie en zakenpraktijken. We rekenen erop dat onze leveranciers kwaliteitsproducten en -diensten leveren voor ons bedrijf en onze klanten. Het is essentieel dat onze leveranciers onze toewijding aan integer zakendoen delen en dat zij alle toepasselijke wet- en regelgevingen naleven.
Geschenken We kunnen nooit geschenken aanbieden of verstrekken aan een klant, leverancier, distributeur, verkoper of ander persoon met wie we zaken doen of pogen zaken te doen. Als gebruikelijke relatiegeschenken kunnen we incidentele geschenken zoals een koffiemok aannemen zolang een dergelijk geschenk een geringe waarde heeft, niet als overdadig kan worden gezien en niet bedoeld is voor het ongepast beïnvloeden van onze zakelijke beslissingen.
Maaltijden en overige gastvrijheden We kunnen incidenteel maaltijden of gastvrijheden van een klant, leverancier, distributeur, verkoper of andere persoon met wie we zakendoen aannemen, zolang een dergelijke maaltijd of gastvrijheid:
Bij het selecteren of werken met een leverancier of potentiële leverancier moeten we: • eerlijke en open concurrentie aangaan; • e rvoor zorgen dat leveranciers goede reputatie en kwalificaties hebben; • e rvoor zorgen dat de betrokkenheid van een leverancier geen daadwerkelijk of ogenschijnlijk belangenconflict creëert; en • leveranciers conform bedrijfsbeleid evalueren en goedkeuren voordat we materialen, onderdelen, producten of diensten van hen kopen
• Redelijk in waarde is en niet overdadig: • Wordt aangeboden in het kader van een zakelijke relatie; en • Niet met waarschijnlijkheid als een poging gezien kan worden om een zakelijke beslissing ongepast te beïnvloeden. Voor specifieke details over het wel of niet aannemen van bepaalde geschenken en relatiegeschenken, raadpleegt u ons beleid t.a.v. het uitwisselen van relatiegeschenken. Indien u zorgen heeft over een specifiek relatiegeschenk bespreekt u dit met uw manager of met de afdeling Compliance.
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Hill-Rom internationale gedragscode 26
Juni 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 27
V
Marissa, een regiodirectrice van Hill-Rom, en haar verkoopteam hebben het winstdoel voor het kwartaal overtroffen. Marissa is van plan om het deel van de winst dat boven de doelstelling van haar gebied ligt voor het volgende kwartaal te rapporteren. Op deze manier zullen ze de doelstelling voor het volgende kwartaal eveneens halen. Kan zij dit doen?
A
Nee. Marissa en haar teammoeten alle winst rapporteren in de periode waarin de winst geboekt is. Dit is noodzakelijk voor het naleven van aanvaardbare boekhoudprincipes. Naast het naleven van toepasselijke wetten en normen moeten we ervoor zorgen dat we nauwkeurige boekhouding en administratie bijhouden, zodat we nauwkeurige zakelijke beslissingen kunnen nemen die ten gunste zijn van onze aandeelhouders en van ons bedrijf.
Nauwkeurig bijhouden van boekhouding en administratie Al onze stakeholders - en vooral onze investeerders, auditors en regelgevende instanties - rekenen erop dat wij een administratie aanhouden van onze zakelijke activiteiten waarop wij en ook zij kunnen vertrouwen. We moeten gegevens registreren en rapporteren, zodat het een nauwkeurig en volledig beeld geeft van onze zakelijke transacties. We mogen nooit zelfstandig of samen met anderen bewust onvolledige of misleidende gegevens creëren of de timing van een evenement of transactie onvolledig of misleidend weergeven. Ieder van ons is verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van de administratie die we aanleggen en aanhouden.
Handel met voorkennis Het is ons streng verboden om effecten van Hill-Rom (zoals aandelen, opties en obligaties) of de effecten van andere bedrijven te kopen of verkopen, op basis van gevoelige bedrijfsinformatie die we op talrijke manieren tot ons krijgen, o.a. door ons werk bij Hill-Rom. Het is ons ook verboden om deze informatie met anderen buiten ons bedrijf te delen, zodat zij effecten van Hill-Rom of andere bedrijven kunnen kopen of verkopen met het voordeel van gevoelige bedrijfsinformatie. Directeuren, functionarissen en andere aangewezen “insiders” kunnen op nog strengere beperkingen rekenen.
Wat is gevoelige bedrijfsinformatie”? Dit is over het algemeen informatie die niet openbaar gemaakt wordt en die een redelijke investeerder belangrijk zou vinden bij het beslissen om effecten van een bedrijf te kopen, verkopen of te behouden. Gegevens worden alleen als openbaar beschouwd wanneer het algemeen beschikbaar is gemaakt aan investeerders, zoals het indienen van gegevens bij de U.S. Securities and Exchange Commission of in persberichten en wanneer investeerders een redelijke periode hebben gekregen om op de gegevens te reageren (normaal gesproken binnen twee handelsdagen).
Productie We moeten onze gegevens voor productie en kwaliteitsinspectie nauwkeurig en volledig bijhouden om rapportage voor onderzoek, audits en regelgevende instanties mogelijk te maken.
Verkoop en distributie We moeten nauwkeurige geschreven rapporten van onze verkoop en distributie bijhouden, zodat we nauwkeurige financiële rapporten en prognoses kunnen opstellen.
Financiële gegevens Het is essentieel dat we nauwkeurige financiële gegevens aanmaken en bijhouden. We moeten volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke gegevens vrijgevenin de rapporten die ons bedrijf indient bij financiële regelgevende instanties en in overige openbare publicaties die ons bedrijf afgeeft. We moeten dit doen in overeenstemming met de algemeen geaccepteerde beginselen van boekhouding en overige toepasselijke richtlijnen voor audits en regelgeving. Indien u verneemt dat bedrijfsboeken en -rapporten onnauwkeurig en misleidend zijn, moet u deze kwestie onmiddellijk met uw manager bespreken. Onnauwkeurige financiële rapporten moeten onmiddellijk bij de financiële vertegenwoordiger van uw team of de afdeling Finance of Compliance worden gemeld.
Voorbeelden van gevoelige bedrijfsinformatie zijn: •n iet-openbare financiële resultaten, zoals maand- of kwartaalcijfers, netto inkomen of verdienste per aandeel; • fusies, aankopen en belangrijke zakelijke ontwikkelingen; • belangrijke ontwikkelingen m.b.t. wetgeving of rechtszaken; en •o ntwikkeling of beschikbaar komen van belangrijke nieuwe producten of het terugroepen van bestaande producten. Overtreding van wetten t.a.v. handel met voorkennis is een ernstig misdrijf en kan leiden tot aanzienlijke civielrechtelijke en criminele straffen. We moeten ons beleid t.a.v. handel met voorkennis naleven en onze vragen bespreken met de afdeling Legal voordat we overgaan tot het handelen in de effecten van Hill-Rom.
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Hill-Rom internationale gedragscode 28
Juni 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 29
Beschermen van bedrijfsinformatie en -eigendommen
V
Andrew werkt op de afdeling Marketing van Hill-Rom. Tijdens het bijwonen van een handelscongres wordt Andrews laptop gestolen. Andrew weet dat er gevoelige bedrijfsgegevens op de laptop staan. Wat moet Andrew doen?
A
Andrew moet zijn manager en de helpdesk van de ICTafdeling onmiddellijk op de hoogte brengen. Hij moet de helpdesk informeren over alle vertrouwelijke gegevens die op zijn laptop kunnen zijn opgeslagen.
Intellectueel eigendom en vertrouwelijke informatie We mogen geen intellectueel eigendom van het bedrijf of vertrouwelijke zakelijke gegevens aan personen binnen of buiten het bedrijf bekendmaken, tenzij ze een geldige zakelijke noodzaak hebben om ervan te weten en wanneer we van tevoren toestemming hebben gekregen van het management. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om te weten welke gegevens vertrouwelijk zijn en om al het beleid na te leven om deze gegevens te beschermen. Het ongepast vrijgeven van intellectueel eigendom of vertrouwelijke zakelijke gegevens kan de financiële stabiliteit en de concurrentiepositie van ons bedrijf negatief beïnvloeden.
Zakelijke informatie We respecteren de vertrouwelijke en bedrijfseigen gegevens van onze concurrenten en onze klanten. Daarom kunnen we uitsluitend wettelijke en ethische methodes hanteren bij het verzamelen van informatie over onze concurrenten en klanten. We kunnen zakelijke informatie verzamelen uit openbare bronnen, zoals bedrijfswebsites, gepubliceerde artikelen, advertenties, openbare presentaties en van klanten die geen verplichting tot vertrouwelijkheid zijn aangegaan. We moeten tevens onze agenten, consulenten of overige zakelijke partners die namens ons gegevens verzamelen op de hoogte brengen dat zij gelijke richtlijnen hanteren als Hill-Rom, wanneer zij namens ons optreden. We moeten niet:
Wat is intellectueel eigendom? Intellectueel eigendom omvat octrooien, handelsgeheimen, handelsmerken, auteursrechten, ontwerprechten, merkdesigns, logo’s, knowhow, foto’s/video’s, namen en gelijkenissen van individuen en overig ontastbaar bedrijfsof commercieel eigendom.
We moeten voorkomen dat onze gesprekken door buitenstaanders gehoord worden en ervoor zorgen dat gevoelige documenten veilig zijn en onze mobiele apparaten zoals computer en telefoons niet onbeheerd worden achtergelaten of kwijtraken. Onze verplichting om het intellectuele eigendom van ons bedrijf en de gevoelige bedrijfsgegevens vertrouwelijk te houden gaat zelfs door wanneer we ons dienstverband bij Hill-Rom beëindigd hebben.
•p roberen om gevoelige informatie rechtstreeks van een concurrent te verkrijgen; • liegen of verkeerde voorstellingen gebruiken wanneer we informatie verzamelen, of verdekte methodes gebruiken voor het verzamelen van informatie; of •m edewerkers aannemen met de bedoeling om van hen vertrouwelijke gegevens te verkrijgen. Bij het per ongeluk ontvangen van vertrouwelijke informatie over een concurrent of klant neemt u onmiddellijk contact op met de afdeling Legal zonder de informatie aan anderen door te geven, zodat de juiste maatregelen kunnen worden getroffen om met de situatie om te gaan.
Wat zijn vertrouwelijke bedrijfsgegevens? Vertrouwelijke bedrijfsgegevens zijn bedrijfsgegevens die niet openbaar zijn. Deze gegevens bestaan uit nieuwe productdesigns of productontwikkelingsplannen, financiële gegevens en prognoses, zakelijke ontwikkelingsplannen, strategische plannen, klantenlijsten, gegevens over verkoopen marketing, prijzen, klanten- en leverancierscontracten en wachtwoorden.
V
Alberto heeft Vicki onlangs aangenomen, die hiervoor op de afdeling Marketing van een van de concurrenten van Hill-Rom werkte. Alberto wil Vicki vragen naar de marketingplannen van onze concurrent voor een product dat door de concurrent ontwikkeld wordt. Mag Albert Vicki om deze informatie vragen?
A
Nee. Het zou ongepast zijn voor Alberto om dat aan Vicki te vragen, of voor Vicki om vertrouwelijke gegevens of bedrijfseigen gegevens over haar vorige werkgever te verstrekken.
Raadpleeg het beleid t.a.v. intellectueel eigendom, het beleid t.a.v. vertrouwelijke informatie en de geheimhoudingsverklaringen of de afdeling Legal voor meer richtlijnen over uw verplichtingen t.a.v. het intellectueel eigendom en de vertrouwelijke bedrijfsgegevens van Hill-Rom.
Fysiek eigendom We moeten letten op het voorkomen van diefstal, vernieling of misbruik van het fysieke eigendom van Hill-Rom, waaronder bedrijfsfondsen, apparatuur, communicatiesystemen en faciliteiten. We moeten bedrijfseigendom uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden gebruiken, behalve voor het incidentele persoonlijke gebruik van communicatiesystemen en nooit voor eigen gewin of dat van iemand anders. Hill-Rom internationale gedragscode 30
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 31
V
Deann werd door Nick, een medewerker bij een branchetijdschrift, benaderd. Hij wil een artikel in een te publiceren nieuwsbrief opnemen waarin beschreven wordt hoe een product van Hill-Rom door een klant werd gebruikt om de productiviteit bij een instelling voor spoedeisende zorg te verbeteren. Deann leverde informatie aan Nick en Nick stuurde haar een kladversie van het artikel ter beoordeling. Na beoordeling vroeg Deann Nick om een uitspraak van haar uit het artikel te verwijderen. Vervolgens keurde ze de overige informatie in het artikel goed. Heeft Deann juist gehandeld?
A
Nee. Hoewel het artikel geen rechtstreeks citaat van een medewerker van Hill-Rom bevatte, had Deann met de V.P. van Corporate Communications samen moeten werken om te bepalen of het gepast is voor het bedrijf om informatie aan het branchetijdschrift te verstrekken en, indien ja, welke informatie gepast geweest zou zijn.
Hill-Rom internationale gedragscode 32
Communicatie met investeerders, de pers, belangengroepen en via de sociale media Als bedrijf moeten we via één communicatiekanaal de investeerders, de analisten, de pers en de openbare belangengroepen tw woord staan, conform alle toepasselijke wetten en het bedrijfsbeleid. We mogen niet namens Hill-Rom spreken, tenzij dit volgens ons beleid t.a.v. openbaarmaking is toegestaan.
Verzoeken om inlichtingen Als u een verzoek ontvangt om informatie over Hill-Rom te verstrekken, houd dan de volgende stappen in gedachte: • alle aanvragen van de media en publieke belangengroepen, of voor publieke bekrachtiging of verklaringen van steun aan het bedrijf, moeten gerefereerd worden naar het Corporate Communications Department en • alle verzoeken van investeringsanalisten moeten doorverwezen worden naar de V.P. van Investor Relations.
Verstrekken van communicatie Zo is het ook verboden om namens Hill-Rom het woord te voeren met de pers, investeerders of openbare belangengroepen, tenzij we daarvoor toestemming hebben volgens ons beleid t.a.v. openbaarmaking.
Sociale media Het internet biedt ons unieke mogelijkheden om te luisteren naar, leren over en om onze band met interne en externe stakeholders te versterken, via een verscheidenheid aan middelen zoals blogs, sites voor sociaal netwerken en chatrooms. We mogen dergelijke sociale media echter niet gebruiken om namens Hill-Rom te spreken, zaken te doen of anderszins in te gaan op verzoeken om informatie voor bedrijfsdoeleinden, tenzij voor het gebruik van een dergelijk middel toestemming is verleend door het Executive Leadership Team of door hen aangewezen personen. Zo mogen we in onze puur persoonlijke communicatie via sociale media ook geen vertrouwelijke gegevens over Hill-Rom delen of de indruk wekken dat we namens Hill-Rom spreken.
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 33
IV. Regulerende instanties Als een bedrijf in medische apparatuur en technologie hebben we te maken met veel wet- en regelgevingen die van invloed zijn op hoe ons bedrijf zakendoet. Deze wet- en regelgevingen zijn ontwikkeld om patiënten en de kwaliteit van de gezondheidszorg die zij ontvangen, te beschermen. Voor elk bedrijf dat succesvol wil zijn, is het belangrijk dat iedere medewerker de wetten en reguleringen kent die relevant zijn voor hun werkzaamheden. Dit houdt in dat elk van ons kennis moet hebben van en toegewijd moet zijn om de wet- en regelgevingen na te leven die op onze werkzaamheden betrekking hebben.
Hill-Rom internationale gedragscode 34
Wetten en reguleringen m.b.t. de gezondheidszorg We leven alle wet- en regelgevingen m.b.t. gezondheidszorg van de VS en van het buitenland strikt op bij de ontwikkeling, productie, promotie, verkoop en distributie van onze producten. We moeten deze voorschriften naast beleid en procedures m.b.t. gezondheidszorg van HillRom volledig begrijpen en naleven. Er wordt tevens van ons verwacht dat we vermoedelijke overtredingen van toepasselijke voorschriften uit de VS voor de gezondheidszorg, naast overige overtredingen van Hill-Roms beleid en procedures onmiddellijk bij de afdeling Compliance melden.
Wetten t.a.v. medische apparatuur We moeten alle toepasselijke wet- en regelgevingen en bedrijfsvoorschriften tijdens ontwerp, testen, productie, promotie, registratie, goedkeuring en distributie van onze producten naleven. Deze wetten variëren van land tot land en we moeten ervoor zorgen dat we de wetten van de landen waar we zakendoen, kennen en naleven. Daarnaast moet onze communicatie met overheidsinstellingen die medische apparatuur reguleren - zoals de U.S. Food and Drug Administration en vergelijkbare regelgevende instanties in andere landen - volledig, nauwkeurig en niet misleidend zijn.
Promotie en verkoop We verkopen onze producten op basis van hun werkzaamheid, kwaliteit, veiligheid en prijs. Niet op basis van ongepaste financiële stimulansen, geschenken, ongepaste maaltijden of entertainment met klanten, gezondheidsdiensten of patiënten. Daarnaast moeten we onze producten uitsluitend voor geautoriseerd gebruik promoten en op de markt brengen en uitsluitend materialen gebruiken die in overeenstemming met het bedrijfsbeleid goedgekeurd zijn.Raadpleeg de secties over nauwkeurige en eerlijke informatie en interactie met zorginstellingen op pagina’s 15 en 16 van deze Wereldwijde code.
Bronnen Voor meer informatie betreffende ons bedrijfsbeleid aangaande het naleven van wetgeving over medische apparatuur, verkoop- en promotiepraktijken en restitutie en facturatie raadpleegt u: • de kwaliteitshandleiding
Restitutie en facturatie We moeten ervoor zorgen dat restitutie aan openbare en particuliere betalers altijd legitiem is en is toegestaan door toepasselijke regels m.b.t. de relatie. We moeten er tevens voor zorgen dat declaraties die we voorbereiden en versturen aan openbare of particuliere betalers nauwkeurig zijn en conform alle toepasselijke voorschriften. Indien u betrokken bent bij facturatie en incasso, wordt er van u verwacht dat u het facturatiebeleid en alle procedures daaromtrent kent naast de toepasselijke voorschriften van betalende partijen. Hill-Rom factureert uitsluitend voor goederen en diensten die correct besteld en geleverd of uitgevoerd zijn.
Openbaarmaking van de status van een niet in aanmerking komend persoon Ons bedrijf neemt geen personen aan die fraude of ander wederrechtelijke acties tegen de gezondheidsprogramma’s van de VS hebben gepleegd. Personen die bij deze praktijken betrokken zijn, hebben een kennisgeving ontvangen dat hun namen vermeld staan op een van de uitzonderingslijsten die door de overheid van de VS worden bijgehouden. Indien uof iemand met wie u samenwerkt op een van deze uitzonderingslijsten vermeld staat, meld dat dan onmiddellijk bij de afdeling Compliance.
Juli 2015
•h et beleid t.a.v. interacties met zorgverlenende instellingen •C ompliance m.b.t. betalende externe partijen Handleiding •B eleid t.a.v. fraude, afval en misbruik We moeten ook regelmatig Quality Assurance en Regulatory Affairs, het programma aangaande betalende externe partijen, de afdelingen Legal, Compliance en andere vakexperts van Hill-Rom raadplegen, wanneer we willen weten of ons gedrag in overeenstemming is met toepasselijke wetgeving. Indien u gelooft dat Hill-Rom gezondheidswetten of -reguleringen heeft overtreden, meld uw zorgen dan onmiddellijk bij de afdeling Compliance.
Hill-Rom internationale gedragscode 35
Wetten m.b.t. omkoping en corruptie
Betrekken van externe partijen
Wij ontvangen overheidsgoedkeuringen om onze producten te vervaardigen, importeren en exporteren, vervoeren en te verkopen, omdat we aan overheidsvoorschriften voldoen, niet omdat we regelgevende instanties omkopen of anderszins ongepast beïnvloeden. Op dezelfde wijze ontvangen we commerciële contracten van overheden en particuliere klanten, omdat we producten en diensten van de hoogste kwaliteit bieden en niet omdat we onze klanten “afbetalen”. We werken niet samen, of staan van anderen, zoals agenten en distributeurs, niet toe om te doen wat wij niet mogen doen.
We mogen nooit externe partijen, zoals distributeurs, agenten, lobbyisten en consulenten, aannemen met het doel hen om te kopen of een situatie aan te gaan waarbij we geloven dat de externe partij illegale betalingen verricht. We moeten externe partijen die namens ons werkzaamheden uitvoeren op gepaste wijze aan een onderzoek onderwerpen. Indien u vermoedt dat een externe partij die in verband wordt gebracht met ons bedrijf illegale betalingen verricht, meld dit dan onmiddellijk bij de afdeling Compliance.
Alle landen waarin we zakendoen, beschikken over wetten die het bedrijven en individuen verbiedt om smeergeld te betalen of om aan corrupte activiteiten deel te nemen, teneinde zakelijke beslissingen te beïnvloeden. Wij houden ons aan deze wetten en we staan pogingen om zakelijke beslissingen ongepast te beïnvloeden met het doel een gunstige behandeling van ons bedrijf te verkrijgen, niet toe. Hill-Rom dient zich te houden aan de wetten van de VS die het Hill-Rom verbieden om iets waardevols aan te bieden of betalen aan een overheidsfunctionaris in ruil voor het winnen van een ongepast zakelijk voordeel. In veel landen worden aanzienlijke delen van het gezondheidsstelsel door de overheid geregeld en bekostigd, en nagenoeg alle professionele zorgverleners - waaronder ziekenhuismanagement, artsen verplegers en inkoopmanagers kunnen medewerkers van overheidsinstanties zijn en beschouwd worden als overheidsfunctionarissen.
De gevolgen van het overtreden van anticorruptiewetgeving kunnen aanzienlijk zijn. Het betalen van illegaal smeergeld kan zowel ons bedrijf als individuele personen die zich schuldig maken aan illegale praktijken, leiden tot aanzienlijke criminele en civielrechtelijke boetes en mogelijk zelfs gevangenisstraf. Daarnaast kan het omkopen van een overheidsfunctionaris of andere persoon in het ene land leiden tot criminele of civielrechtelijke aansprakelijkheid niet alleen in dat land, maar tevens in een ander land. Bespreek met uw manager, de afdeling Legal, of de afdeling Compliance of een betaling aan een overheidsfunctionaris of andere persoon gepast is. Indien het als gepast word geacht, moet de betaling correct geregistreerd en gerapporteerd worden, zodat Hill-Rom aan alle toepasselijke wetten voldoet. Raadpleeg ons wereldwijde beleid inzake anticorruptie, of neem contact op met uw manager of de afdeling Compliance voor verdere richtlijnen.
Omkoping van overheidsfunctionarissen We mogen nooit iets van waarde aanbieden, schenken of betalen aan een overheidsfunctionaris met het doel om zaken te verkrijgen of behouden of om officiële besluitvorming ongepast te beïnvloeden. Een “overheidsfunctionaris” kan een federale, landelijke of plaatselijke overheidsmedewerker, een politieke kandidaat en zelfs een medewerker van een bedrijf zijn dat overheidseigendom, zoals artsen in openbare ziekenhuizen. Het is niet altijd duidelijk dat u met een overheidsfunctionaris te maken heeft. Daarom dient u eventuele vragen met uw manager of de afdeling Compliance Office te bespreken.
V
Stefan wil graag een consulent aannemen om hen te assisteren bij het aanmelden van een nieuw bed van Hill-Rom bij het Ministerie van Gezondheid. Stefan weet dat het gewoonlijk meerdere maanden duurt om aanmelding bij de overheidsinstantie te voltooien voordat een apparaat wordt toegelaten op de markt in zijn land. Een consulent die Stefan wil aannemen, heeft Stefan echter laten weten dat hij binnen twee weken goedkeuring kan krijgen. Stefan wil dit nieuwe bed erg graag aanmelden moet hij de consulent inhuren?
A
Stefan moet het proces van controle en onderzoek doorlopen, dat vermeld staat in het wereldwijde anticorruptiebeleid voordat hij een consulent aanneemt. De belofte van de consulent om het product binnen erg korte tijd aan te melden, wekt het vermoeden dat de consulent illegale betalingen kan verrichten om de aanmeldperiode te verkorten. Stefan moet het bespreken met de afdeling Legal of Compliance voordat hij de volgende stap kan nemen. Het aanbieden van smeergeld via een externe partij is een ernstige zaak en kan tot disciplinaire maatregelen leiden, inclusief het beïndigen van het dienstverband.
Commerciële omkoping Bedrijfsmedewerkers en anderen die namens ons werken is het tevens verboden om deel te nemen aan elke vorm van commerciële omkoping. We moeten nooit zakelijke beslissingen nemen op basis van persoonlijke voordelen die ons worden aangeboden. En we mogen nooit smeergeld aanbieden aan of een kickback ontvangen van onze klanten, leveranciers, patiënten, overige commerciële partners of anderen die namens hen werken. Hill-Rom internationale gedragscode 36
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Juni 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 37
Wereldwijde handelscontroles en boycots
V
Kyle gaat op reis om eenpotentiële klant in Duitsland te ontmoeten. Deel van zijn reisdoel is het ontwerp voor een nieuw medisch apparaat te presenteren dat Hill-Rom wil gaan produceren. Kyle brengt zijn laptop mee waarop het productontwerp staat, naast een scala aan verkoop- en marketingbrochures. Wat dient Kyle te weten over exportwetgeving?
A
Kyle moet zich realiseren dat elke vorm van technologie die hij met zich meeneemt op internationale reizen als export gezien kan worden. Exportcontroles zijn van toepassing op de meeste producten, software of technologie en samples, laptops, schematische tekeningen en producthandleidingen. Kyle moet ervoor zorgen dat hij de controle en het beheer behoudt van dergelijke producten tijdens zijn reis. Hij moet er tevens voor zorgen dat het volgens exportwetgeving van de VS toegestaan is om deze voorwerpen in zijn handbagage mee te nemen, en dat hij alle vereiste licenties heeft verkregen. Zijn reis naar Duitsland kan zonder aanzienlijke problemen verlopen, maar wanneer hij de volgende keer naar een ander land wordt gestuurd moet hij rekening houden met de regelgeving voor die bestemming. Hij moet contact opnemen met de afdeling Legal indien hij vragen heeft over de voorwerpen die hij als handbagage meeneemt.
We moeten de complexe regels naleven die van toepassing zijn op de export van onze producten en technologie van het ene land naar het andere, alsmede de regels die bepalen met wie we zaken kunnen doen. In het algemeen geldt dat wanneer we onze producten en technologie van het ene naar het andere land versturen, of wanneer we een zakelijke relatie met andere entiteiten aangaan, dat degene van ons die voor internationale operaties verantwoordelijk zijn nauw met de afdeling Legal moeten samenwerken om ons beleid en procedure m.b.t. handelscontroles te begrijpen en toe te passen. Er zijn drie algemene type handelsproblemen die optreden:
Sancties De VS en andere landen leggen volledige of gedeeltelijke beperkingen op aan bepaalde landen, entiteiten en personen die geen geschikte licentie hebben. We moeten ervoor zorgen dat Hill-Rom geen verbod opgelegd krijgt wegens het sturen van producten of technologie aan landen, of voor het doen van zaken met entiteiten en personen waarvoor we een licentie nodig hebben.
Exportcontroles De VS en andere landen beperken de export van bepaalde technologie en informatie zonder een geschikte licentie, ongeacht de bestemming. We moeten ervoor zorgen dat wanneer we producten entechnologie exporteren van het ene naar het andere land, we geen licentie nodig hebben, of dat we over de juiste licentie beschikken.
Boycots Sommige landen vereisen dat verkopers het zakendoen met een specifiek land, bedrijf of persoon boycotten. Bepaalde boycotaanvragen moeten aan de overheid van de VS gerapporteerd worden. Omdat anti-boycotwetten complex zijn, moeten alle aanvragen direct aan de Juridische afdeling gerapporteerd worden. Neem contact op met de afdeling Legal als u vragen heeft of richtlijnen voor het beleid over handelscontroles nodig heeft.
Naleven van wereldwijde concurrentiewetgeving We behalen onze resultaten op basis van de kwaliteit van onze producten en onze medewerkers, nooit d.m.v. oneerlijke bedrijfspraktijken. We moeten alle concurrentiewetgeving (ook wel “antitrustwetgeving”) naleven die op onze werkzaamheden van toepassing is. Deze wetten kunnen van markt tot markt variëren, maar hun doelstelling is dezelfde. Ze zijn ontworpen om vrije en open concurrentie te behouden en ze bevorderen een concurrerende markt. Het niet naleven van deze wetten kan aanzienlijke en verregaande gevolgen hebben voor ons bedrijf en voor de betrokken personen.
Delen van informatie We mogen geen commerciële of marktinformatie met onze concurrenten delen t.a.v. prijzen, verkoopvoorwaarden, kosten, markten of klanten.
Samenspannen met concurrenten We mogen het met concurrenten niet hebben over prijsbepalingen of een prijs overeenkomen, markten of tenders toewijzen klanten of leveranciers discrimineren, of activiteiten op andere wijze coördineren.
Beperken van klanten en leveranciers We moeten goedkeuring verkrijgen van de afdeling Legal, indien we overwegen om een overeenkomst met een klant aan te gaan, waarbij een klant verboden wordt om producten van onze concurrenten te betrekken. We moeten het ook met de afdeling Legal bespreken en goedkeuring verkrijgen, indien we overwegen om een overeenkomst met een leverancier aan te gaan waarbij beperkingen t.a.v. het leveren aan een van onze concurrenten worden gesteld. Voor aanvullende richtlijnen raadpleegt u ons antitrustbeleid, dat te vinden is op ons intranet of bij de afdeling Legal. Meld het onmiddellijk bij de afdeling Legal, indien een concurrent of leverancier een discussie begint die zorgen over antitrust bij u wekken.
Regels Voor Omgang met Concurrenten U Moet Altijd: • weigeren aan discussies of gesprekken deel te nemen die als niet-concurrerend beschouwd kunnen worden; • daadwerkelijke of potentiële anti- concurrerende discussies die u heeft waargenomen of waaraan u heeft deelgenomen bij de afdeling Legal of Compliance melden; • vragen om advies bij de afdeling Legal indien u vertrouwelijke of bedrijfseigen gegevens over de concurrenten van Hill-Rom heeft aangetroffen.
Hill-Rom internationale gedragscode 38
Juli 2015
V
Carla heeft een goede vriend die bij een van de concurrenten van Hill-Rom werkt. Ze ontmoeten elkaar voor de lunch en Carla onthult dat Hill-Rom van plan is om een offerte te plaatsen voor een aanzienlijke opdracht bij een plaatselijk ziekenhuis. Haar vriend geeft aan dat hij het moeilijk heeft met zijn baan en vraagt haar of ze kan overwegen om de offerte niet te plaatsen, zodat zijn bedrijf een betere kans maakt om de opdracht binnen te halen. Carla wil haar vriend helpen, maar weet dat wat hij van haar vraagt niet correct is. Wat moet Carla doen?
A
Carla moet weigeren om met haar vriend over dit onderwerp te praten en moet het gesprek onmiddellijk doorgeven aan de afdeling Legal of Compliance. We moeten met een concurrent nooit praten over het verdelen van klanten, aannemers of verkopers. Het is illegaal om een overeenkomst, zelfs een informele mondelinge, met een concurrent aan te gaan die de concurrentie beperkt. Daarnaast mogen we nooit gegevens met onze concurrenten delen. Dit geldt voor offertes, voorstellen of strategieën. Wanneer Carla hier melding van maakt, moet ze ervoor zorgen dat ze haar openbaarmaking over de plannen van Hill-Rom over de offerte voor de aanzienlijke opdracht vermeldt, zodat Hill-Rom de juiste maatregelen kan treffen. Aan de sectorpublicatie en, zo ja, welke informatie zou dan gepast zijn om te verstrekken.
U Moet Nooit: • vertrouwelijke informatie met concurrenten delen - inclusief offertes, voorstellen of strategieën; • prijzen, formeel of informeel met concurrenten bespreken; • er formeel of informeel mee instemmen om markten of gebieden toe te wijzen.
Hill-Rom internationale gedragscode 39
Overheidsaudits, -enquêtes en -onderzoeken We moeten alle contactpersonen bij de overheid professioneel en serieus behandelen. Zoals met iedereen moeten we eerlijk zijn en niet misleidend.Voor alle niet-regulaire verzoeken of vragen van regelgevende overheidsinstellingen moeten we samenwerken met de afdeling Legal.
Government Audits en inspecties We moeten alle audits en inspecties in overeenstemming met ons beleid voor overheidsaudits, navragen en onderzoekof andere toepasselijke procedures behandelen. We moeten eerlijk en volledig alle vragen beantwoorden en we zorgen dat personen en documenten op verzoek beschikbaar zijn. Neem zo nodig contact op met de afdeling Legal of met Quality Assurance en Regulatory Affairs.
Niet-reguliere navragen In onze streng gereguleerde branche kunnen we reguliere en niet-reguliere correspondentie van de overheid krijgen. Alle reguliere correspondentie met de overheid en reguliere inspecties moeten conform beleid en procedures van de betreffende afdeling afgehandeld worden. Niet-reguliere navragen, zoals verzoeken om documenten, kennisgevingen, gerechtelijke bevelen en verzoeken om informatie van een congreslid moeten onmiddellijk doorgestuurd worden naar de afdeling Legal voor de juiste afhandeling volgens het beleid voor overheidsaudits, navragen en onderzoek.
Uitvoering huiszoekingsbevel Neem onmiddellijk contact op met de afdeling Legal of de leidinggevende van uw werklocatie in het onwaarschijnlijke geval dat politie een huiszoekingsbevel poogt uit te voeren. U moet naam en telefoonnummer van de leidinggevende agent en een kopie van het huiszoekingsbevel en van overig relevant papierwerk maken. U moet tevens beleefd, professioneel en coöperatief blijven. Houd bij welke voorwerpen en documenten de agenten in beslag nemen en vermeld dergelijke informatie bij de afdeling Legal in navolging van het beleid voor overheidsaudits, navragen en onderzoek.
Verzoeken om een interview
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Hill-Rom internationale gedragscode 40
Indien een overheidsagent poogt met u te spreken over Hill-Rom, heeft het de voorkeur, maar is het niet verplicht, om voordat u met hem spreekt, contact op te nemen met de afdeling Legal, zodat Hill-Rom de gelegenheid heeft om vertrouwelijke informatie te beschermen en om wettelijke privileges in aanspraak te nemen. Het is uw recht om eerst met de agent te spreken of dit te weigeren als u dat verkiest. Neem in elk geval dat zich dergelijk contact voordoet zo snel mogelijk contact op met de afdeling Legal. Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 41
V. Gemeenschappen En Het Publiek Milieubescherming
We begrijpen bij Hill-Rom dat de voortdurende vitaliteit van gemeenschappen waarin we zakendoen een directe invloed uitoefent op de gezondheid op de lange termijn van ons bedrijf. We zijn daarom toegewijd om actief in onze gemeenschappen deel te nemen. We streven ernaar om de wereldwijde gemeenschapen waar we zakendoen, te verbeteren. Niet alleen middels de producten en diensten van hoge kwaliteit die we bieden, maar tevens door onze bijdragen. In elke gemeenschap waarin we zakendoen, ondersteunen we onze gemeenschappen, beschermen we het milieu en voeren we verantwoorde politieke activiteiten uit.
Hill-Rom internationale gedragscode 42
We streven er bij Hill-Rom naar om aan alle toepasselijke milieuwetgevingen, -regelgevingen en vergunningen te voldoen of deze te overstijgen. We maken ook gebruik van milieuvriendelijke productiemethodes ter bescherming van de omliggende omgeving. Milieureguleringen kunnen bestaan uit regels die het gebruik, de controle, het vervoer, de opslag en de verwijdering van gereguleerde materialen omschrijven die in het milieu terecht kunnen komen als afvalwater, luchtuitstoot, vast afval, gevaarlijk afval of niet beheerste lekkages. Zelfs niet-gereguleerde materialen moeten op een verantwoorde en duurzame wijze beheerd worden. Veel van deze materialen kunnen ook negatieve invloed hebben op het milieu wanneer ze niet goed behandeld worden. Er wordt van ons verwacht dat we regelgevingen m.b.t. gezondheid, veiligheid en milieu in onze dagelijkse activiteiten begrijpen en naleven. Als u voor uw werkzaamheden in contact komt met gereguleerde materialen of wanneer er van u verwacht wordt dat u beslissingen neemt over gebruik, opslag, transport of verwijdering van materialen, moet u weten hoe deze wetmatig, verantwoord en veilig gehanteerd moeten worden. Raadpleeg ons milieubeleid of onsbeleid voor gezondheid en veiligheid voor verdere richtlijnen. Neem contact op met de Director of Environmental Health and Safety of met de afdeling Legal.
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 43
Politieke activiteiten en bijdrages Waar gepast en legaal kan uw bedrijf ervoor kiezen om zichzelf te betrekken bij politieke discussies over kwesties die relevant zijn voor ons bedrijf en om politieke bijdragen te maken. We kunnen pas deelnemen aan politieke activiteiten en aan discussies namens Hill-Rom, wanneer zulke activiteiten zijn goedgekeurd door de V.P. van Government Affairs. We kunnen uitsluitend bijdragen aan overheidsverkiezingen maken waar zulke bijdrage wettelijk toegestaan zijn en in overeenstemming zijn met ons beleid t.a.v. politieke bijdragen. Ons bedrijf erkent ons individuele recht om deel te nemen aan de gemeenschappen waarin we leven en werken. We kunnen echter uitsluitend in onze eigen tijd en met eigen middelen deelnemen aan politieke activiteiten. We mogen nooit Hill-Roms naam, tijd, fondsen, faciliteiten, bedrijfsmiddelen of andere bronnen gebruiken of lijken te gebruiken, direct of indirect, voor politieke doeleinden of bijdrage zonder geschreven goedkeuring van de V.P. van Government Affairs.
Politiek actiecomité Ons bedrijf heeft het Hill-Rom Holdings, Inc. Political Action Committee (HRPAC) georganiseerd. Dit comité zamelt vrijwillige bijdragen van bedrijfsmedewerkers in om kandidaten voor de federale overheid van de VS te steunen, zoals wettelijk toegestaan. Neem contact op met de V.P. van Government Affairs voor meer informatie over de HRPAC.
Betrokkenheid bij de gemeenschap Onze missie bevat een verplichting aan de gemeenschappen waarin we werken en leven. Het erkennen van sociale verantwoordelijkheid d.m.v. actief burgerschap en door verstandige schenkingen is deel van onze niet aflatende toewijding aan onze gemeenschappen.
Integriteit@het werk
CONFORMITEIT. Het begint bij u.
Hill-Rom internationale gedragscode 44
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 45
VI. Bekendmaking van vrijwaringsclausules Elke vrijwaring van enige voorziening in deze Wereldwijde code moet van tevoren door de Raad van Bestuur van Hill-Rom of een geschikte commissie van de Raad van Bestuur worden goedgekeurd. Elke vrijwaring van de Wereldwijde code die goedgekeurd is door de Raad van Bestuur voor een algemeen directeur (executive officer) of directeur moet direct aan de aandeelhouders worden gemeld.
Hill-Rom internationale gedragscode 46
VII. Certificering Ik heb mijn exemplaar van de Hill-Rom Wereldwijde gedragscode ontvangen en doorgenomen. Ik begrijp dat naleving van de Wereldwijde gedragscode en al het relevante beleid een voorwaarde is voor mijn aanstelling bij Hill-Rom. Ik ben me ervan bewust dat Hill-Rom de hoogste vorm van integriteit van me verwacht bij alle werkzaamheden die ik uitvoer. Ik begrijp dat het onmogelijk is voor Hill-Rom om elke mogelijke handeling te vermelden die een schending van deze Wereldwijde gedragscode kan betekenen, en dat Hill-Rom zich bij schendingen het recht voorbehoudt om disciplinaire maatregelen te treffen tot en met contractbeëindiging, tenzij verboden onder toepasselijke wetgeving. Ik heb de Wereldwijde gedragscode gronding gelezen en ik stem ermee in om me aan de erin genoemde normen te houden. Ik begrijp dat de Wereldwijde gedragscode wanneer nodig bijgewerkt kan worden en dat het mijn verantwoordelijkheid is om de recentste versie te lezen en na te leven. Ik ben me niet bewust van enige schending van de Wereldwijde gedragscode die ik niet bij mijn manager of relevante bron heb gemeld. Daarnaast begrijp ik dat deze Wereldwijde gedragscode geen arbeidsovereenkomst is, die onderhevig is aan toepasselijke plaatselijke wetgeving. Niets in de Wereldwijde gedragscode is bedoeld om het beleid van Hill-Rom van `employment at will’, of enige arbeidsovereenkomst in dit kader, in de betreffende rechtsgebieden te veranderen.
Juli 2015
Hill-Rom internationale gedragscode 47
Hill-Rom Hill-Rom Corporate Corporate Offices Offices 1069Two State Prudential Route 46Plaza, East Suite 4100 Batesville, 180 N.IN Stetson 47006Avenue USA 812.934.7777 Chicago, IL 60601